59

Lampiran A.1 Daftar Wawancara

Daftar Wawancara

Nama Narasumber : Ibu Sapnah, A.Mk, S.AP

Jabatan : Arsiparis

Perusahaan : Badan Pendapatan Daerah Kota Bekasi

1. Bagaimana pelaksanaan pengelolaan arsip di bidang Umum dan Kepegawaian

pada Badan Pendapatan Daerah ?

Jawab : Pelaksanaan Pengelolaan Arsip di Bagian Umum dan Kepegawaian

pada Badan Pendapatan Daerah masih menerapkan sistem manual. Dimulai dari

penerimaan surat, pencatatan surat , penyortiran surat, pendistribusian surat,

penggandaan dan penyimpanan surat hingga pemusnahan arsip yang dilihat dari

JRA (Jadwal Retensi Arsip) status arsip permanen atau musnah, jika statusnya

musnah maka akan dimusnahkan, jika statusnya permanen maka arsip di

serahkan ke depo arsip.

2. Bagaimana pelaksanaan pengelolaan surat masuk ?

Jawab : surat masuk di disposisi terlebih dahulu disortir oleh staff penerima

surat masuk mana surat yang ditindak lanjuti oleh kepala badan dan mana surat

yang di tindak lanjuti oleh sekretaris badan. Jika ditindak lanjuti oleh kepala

badan, surat dipilah untuk ditentukan kebidang mana surat akan diproses, lalu

kembali ke staff penerima surat dan di distribusikan ke bidang yang sudah di

cantumkan di lembar disposisi. jika surat ditindak lanjuti oleh sekretaris badan,

maka memakai disposisi khusus untuk sekretaris badan . lalu dipilah kemana

surat akan di diproses. Setelah itu surat kembali ke staff penerima surat lalu surat

di distribusikan ke bidang yang sudah di cantumkan di lembar disposisi

3. Apa saja macam-macam surat masuk yang ada di bidang Umum dan

Kepegawaian pada Badan Pendapatan Daerah ?

Jawab : nota dinas masuk, undangan masuk, informasi produk hukum,

permohonan kebijakan penetapan besarnya PBB, surat keputusan Walikota,

permohonan pengajuan formulir persyaratan PBB, laporan perkembangan

realisasi pendapatan asli daerah

4. Bagaimana pelaksanaan pengurusan surat keluar ?

60

Jawab : Setiap surat yang dikeluarkan oleh Bapenda diparaf terlebih dahulu oleh

Kepala Suku Bidang/Kepala Bidang, lalu surat diparaf oleh Sekretaris dan

digandakan untuk arsip di sekretaris badan. Kemudian surat diserahkan ke

kepala badan untuk di tanda tangani oleh kepada badan, setelah di tanda tangani

di lakukan penomoran sesuai index perihal surat tersebut/ kode klasifikasi

selanjutnya surat di distribusikan

5. Apa saja surat keluar yang ada di bagian Umum dan Kepegawaian pada Badan

Pendapatan Daerah ?

Jawab : Nota pengajuan konsep naskah dinas, penyampaian data SPPT PBB

bermasalah, surat tugas, nota dinas keluar, surat undangan keluar

6. Siapa yang terlibat dalam pengelolaan arsip ?

Jawab : Staff Kepegawaian saat proses penerimaan hingga pendistribusian dan

Arsiparis saat proses penyimpanan arsip hingga pemusnahan.

7. Apa saja peralatan untuk pengelolaan arsip ?

Jawab : filling cabinet, lemari arsip, hanging folder, box arsip, ordner,

perforator, stapler, kertas samson untuk pembungkus arsip sebelum dimasukan

ke box arsip

8. Apa saja dokumen yang ada di ruangan arsip Umum dan Kepegawaian pada

Badan Pendapatan Daerah?

Jawab : Nota pengajuan konsep naskah dinas, penyampaian data SPPT PBB

bermasalah, surat tugas, nota dinas keluar, surat undangan keluar, nota dinas

masuk, undangan masuk, informasi produk hukum, permohonan kebijakan

penetapan besarnya PBB, surat keputusan Walikota, permohonan pengajuan

formulir persyaratan PBB, laporan perkembangan realisasi pendapatan asli

daerah, dan arsip kepegawaian lainnya

9. Bagaimana pelaksanaan penataan arsip yang dilakukan?

Jawab : pemilahan arsip aktif dan inaktif di kelompokan sesuai kode klasifikasi,

tanggal,bulan, tahun

10. Apa cara yang dilakukan dalam pelaksanaan pemeliharaan arsip ?

Jawab : melakukan fumigasi atau pembasmian hama arsip seperti rayap,bakteri,

kecoa, tikus dari arsip tersebut

61

62

Lampiran B.1 Strukrur Organisasi Badan Pendapatan Daerah Kota Bekasi

63

Lampiran C.1 Agenda Surat Masuk

64

Lampiran D.1 Jadwal Retensi Arsip

65

66

67

68

69

70

71

Lampiran E.1 Surat Keputusan

72

Lampiran F.1 Surat Dinas Masuk

73

Lampiran G.1 Permohonan Kebijakan Penetapan Besarnya PBB

74

75

76

Lampiran H.1 Surat Penyampaian Data SPPT PBB Bermasalah

77

Lampiran I.1 Nota Dinas Keluar

78

Lampiran J.1 Surat Tugas

79

Lampiran K.1 Foto saat Wawancara

80

Lampiran L.1 Foto Ruang Arsip Badan Pendapatan Daerah Kota Bekasi

n