59
Lampiran A.1 Daftar Wawancara
Daftar Wawancara
Nama Narasumber : Ibu Sapnah, A.Mk, S.AP
Jabatan : Arsiparis
Perusahaan : Badan Pendapatan Daerah Kota Bekasi
1. Bagaimana pelaksanaan pengelolaan arsip di bidang Umum dan Kepegawaian
pada Badan Pendapatan Daerah ?
Jawab : Pelaksanaan Pengelolaan Arsip di Bagian Umum dan Kepegawaian
pada Badan Pendapatan Daerah masih menerapkan sistem manual. Dimulai dari
penerimaan surat, pencatatan surat , penyortiran surat, pendistribusian surat,
penggandaan dan penyimpanan surat hingga pemusnahan arsip yang dilihat dari
JRA (Jadwal Retensi Arsip) status arsip permanen atau musnah, jika statusnya
musnah maka akan dimusnahkan, jika statusnya permanen maka arsip di
serahkan ke depo arsip.
2. Bagaimana pelaksanaan pengelolaan surat masuk ?
Jawab : surat masuk di disposisi terlebih dahulu disortir oleh staff penerima
surat masuk mana surat yang ditindak lanjuti oleh kepala badan dan mana surat
yang di tindak lanjuti oleh sekretaris badan. Jika ditindak lanjuti oleh kepala
badan, surat dipilah untuk ditentukan kebidang mana surat akan diproses, lalu
kembali ke staff penerima surat dan di distribusikan ke bidang yang sudah di
cantumkan di lembar disposisi. jika surat ditindak lanjuti oleh sekretaris badan,
maka memakai disposisi khusus untuk sekretaris badan . lalu dipilah kemana
surat akan di diproses. Setelah itu surat kembali ke staff penerima surat lalu surat
di distribusikan ke bidang yang sudah di cantumkan di lembar disposisi
3. Apa saja macam-macam surat masuk yang ada di bidang Umum dan
Kepegawaian pada Badan Pendapatan Daerah ?
Jawab : nota dinas masuk, undangan masuk, informasi produk hukum,
permohonan kebijakan penetapan besarnya PBB, surat keputusan Walikota,
permohonan pengajuan formulir persyaratan PBB, laporan perkembangan
realisasi pendapatan asli daerah
4. Bagaimana pelaksanaan pengurusan surat keluar ?
60
Jawab : Setiap surat yang dikeluarkan oleh Bapenda diparaf terlebih dahulu oleh
Kepala Suku Bidang/Kepala Bidang, lalu surat diparaf oleh Sekretaris dan
digandakan untuk arsip di sekretaris badan. Kemudian surat diserahkan ke
kepala badan untuk di tanda tangani oleh kepada badan, setelah di tanda tangani
di lakukan penomoran sesuai index perihal surat tersebut/ kode klasifikasi
selanjutnya surat di distribusikan
5. Apa saja surat keluar yang ada di bagian Umum dan Kepegawaian pada Badan
Pendapatan Daerah ?
Jawab : Nota pengajuan konsep naskah dinas, penyampaian data SPPT PBB
bermasalah, surat tugas, nota dinas keluar, surat undangan keluar
6. Siapa yang terlibat dalam pengelolaan arsip ?
Jawab : Staff Kepegawaian saat proses penerimaan hingga pendistribusian dan
Arsiparis saat proses penyimpanan arsip hingga pemusnahan.
7. Apa saja peralatan untuk pengelolaan arsip ?
Jawab : filling cabinet, lemari arsip, hanging folder, box arsip, ordner,
perforator, stapler, kertas samson untuk pembungkus arsip sebelum dimasukan
ke box arsip
8. Apa saja dokumen yang ada di ruangan arsip Umum dan Kepegawaian pada
Badan Pendapatan Daerah?
Jawab : Nota pengajuan konsep naskah dinas, penyampaian data SPPT PBB
bermasalah, surat tugas, nota dinas keluar, surat undangan keluar, nota dinas
masuk, undangan masuk, informasi produk hukum, permohonan kebijakan
penetapan besarnya PBB, surat keputusan Walikota, permohonan pengajuan
formulir persyaratan PBB, laporan perkembangan realisasi pendapatan asli
daerah, dan arsip kepegawaian lainnya
9. Bagaimana pelaksanaan penataan arsip yang dilakukan?
Jawab : pemilahan arsip aktif dan inaktif di kelompokan sesuai kode klasifikasi,
tanggal,bulan, tahun
10. Apa cara yang dilakukan dalam pelaksanaan pemeliharaan arsip ?
Jawab : melakukan fumigasi atau pembasmian hama arsip seperti rayap,bakteri,
kecoa, tikus dari arsip tersebut
61
62
Lampiran B.1 Strukrur Organisasi Badan Pendapatan Daerah Kota Bekasi
63
Lampiran C.1 Agenda Surat Masuk
64
Lampiran D.1 Jadwal Retensi Arsip
65
66
67
68
69
70
71
Lampiran E.1 Surat Keputusan
72
Lampiran F.1 Surat Dinas Masuk
73
Lampiran G.1 Permohonan Kebijakan Penetapan Besarnya PBB
74
75
76
Lampiran H.1 Surat Penyampaian Data SPPT PBB Bermasalah
77
Lampiran I.1 Nota Dinas Keluar
78
Lampiran J.1 Surat Tugas
79
Lampiran K.1 Foto saat Wawancara
80
Lampiran L.1 Foto Ruang Arsip Badan Pendapatan Daerah Kota Bekasi
n