daftar isi - sipeg.unj.ac.id

ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................................ i

PENDAHULUAN ................................................................................................................. 1

A. Pendahuluan ............................................................................................................ 1

B. Tujuan ....................................................................................................................... 1

C. Manfaat ..................................................................................................................... 1

D. Ruang Lingkup......................................................................................................... 2

PENGERTIAN MANAJEMEN PERKANTORAN ............................................................ 3

A. Pengenalan Umum tentang Manajemen Perkantoran ...................................... 3

B. Perkantoran Modern .............................................................................................. 4

C. Manajemen Perkantoran ........................................................................................ 6

RUANG LINGKUP PERANAN MANAJEMEN PERKANTORAN ................................ 9

A. Peranan Manajemen Perkantoran ....................................................................... 9

B. Tugas/Kegiatan Kantor......................................................................................... 10

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN PERKANTORAN .................................................... 17

A. Fungsi-fungsi Manajemen Perkantoran............................................................. 17

B. Fungsi Manajemen Menurut George R. Terry ........................................................ 18

C. Fungsi Manajemen Menurut Harold Koontz dan Cyril O‟Donnel ....................... 19

D. Fungsi-Fungsi Pendukung Kantor (Office Support Functions) ............................. 22

E. Sasaran kegiatan Manajemen Perkantoran ..................................................... 22

PERAN MANAJEMEN PERKANTORAN DALAM MENYELENGGARAKAN

PELAYANAN ..................................................................................................................... 24

A. Peran Manajemen Perkantoran dalam menyelenggarakan fungsi pelayanan

24

PEKERJAAN DAN PELAYANAN MANAJEMEN PERKANTORAN ......................... 28

A. Komunikasi Kantor dan Korespondensi ............................................................ 28

B. Pengurusan Surat ................................................................................................. 42

C. Sistem Kearsipan .................................................................................................. 51

D. Pencatatan dan Laporan ...................................................................................... 60

E. Rapat dan Notulen Rapat .................................................................................... 66

F. Menerima, Melayani Tamu dan Melakukan Pembicaraan Lewat Telepon .. 79

PERAN DAN FUNGSI PERKANTORAN ...................................................................... 89

iii

A. Peran Perkantoran ................................................................................................ 89

B. Fungsi Perkantoran............................................................................................... 90

A. Organisasi Kantor ................................................................................................. 92

TATA RUANG KANTOR ................................................................................................ 101

A. Perancangan Tata Ruang .................................................................................. 101

B. Tujuan Pengaturan Tata Ruang ....................................................................... 103

C. Asas Pokok Tata Ruang .................................................................................... 104

D. Tahap-tahap Menentukan Tata Ruang Agar Terstruktur .............................. 105

Prinsip-prinsip Tata Ruang ............................................................................................ 108

E. Macam-macam Tata Ruang Kantor ................................................................. 108

Keuntungan tata ruang kantor bersekat/berkamar adalah: ............................ 109

F. Kondisi Lingkungan dan Fisik Tata Ruang Perkantoran .............................. 111

KEPEMIMPINAN KANTOR ........................................................................................... 115

A. Pengertian Kepemimpinan....................................................................................... 115

B. Teori Kepemimpinan................................................................................................. 118

D. Gaya Kepemimpinan ............................................................................................... 124

E. Jenis-jenis pemimpin ................................................................................................. 128

F. Kekuatan/Power ......................................................................................................... 128

G. Perbedaan Pemimpin dengan Manajer ........................................................... 129

EFISIENSI SISTEM KERJA .......................................................................................... 131

A. Asas – Asas Efisiensi Dalam Pekerjaan Perkantoran ............................... 131

B. Penerapan Efisiensi Perkantoran ..................................................................... 136

Tujuan Efisiensi ............................................................................................................... 136

SISTEM DAN PROSEDUR ........................................................................................... 146

A. Pengertian Sistem dan Prosedur ...................................................................... 146

B. Keuntungan Sistem dan Prosedur ................................................................... 161

TEKNOLOGI INFORMASI PERKANTORAN ............................................................. 165

A. Pengertian Teknologi Informasi Perkantoran ................................................. 165

Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Perkantoran ...................................... 172

A. Kantor Maya (Virtual Office) .............................................................................. 174

SISTEM INFORMASI KANTOR ................................................................................... 176

A. Konsep Dasar Sistem Informasi kantor .................................................................. 176

B. Otomatisasi Perkantoran........................................................................................... 177

iv

C. Sistem Informasi Manajemen ............................................................................ 181

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................................ 193

i

KATA PENGANTAR

Puji syukur penyusun panjatkan kehadirat Allah SWT, karena berkat Rahmat

Hidayah Nya, buku ajar Manajemen Perkantoran ini dapat tersusun.

Buku ajar ini disusun untuk mempermudah mahasiswa dalam mempelajari mata kuliah

Manajemen Perkantoran pada Jurusan Pendidikan Ekonomi dan Administrasi, Khususnya

Program Studi D3 Sekretari dan Konsentrasi Administrasi Perkantoran.

Pada kesempatan ini penyusun mengucapkan terima kasih kepada berbagai pihak

yang telah membantu dan mendukung sehingga tersusunnya buku ajar Manajemen

Perkantoran, ucapan terima kasih ini terutama penyusun sampaikan kepada:

1. Rektor Universitas Negeri Jakarta yang telah memberikan kesempatan kepada

penyusun untuk menerbitkan buku ajar ini.

2. Pembantu Rektor Bidang Akademik Universitas Negeri Jakarta, yang telah

mendukung penerbitan buku ajar ini.

3. Ketua Lembaga Pengembangan Pendidikan (LPP) Universitas Negeri Jakarta, yang

telah memfasilitasi penyusun dalam menerbitkan buku ajar ini.

4. Kepala Pusat Pengembangan Akademik Lembaga Pengembangan Pendidikan (LPP)

Universitas Negeri Jakarta yang telah mendukung penerbitan buku ajar ini.

5. Dekan Fakultas Ekonomi yang telah membeikan kesempatan kepada penyusun

menerbitkan buku ini.

6. Ketua Jurusan Ekonomi dan Administrasi yang juga telah memberikan kesempatan

kepada penyusun untuk mewujudkan buku ajar ini.

Serta seluruh pihak yang telah membantu penyusunan buku ajar ini. Semoga kebaikan

yang telah diberikan menjadi pahala yang berlimpah dari Allah SWT.

Semoga buku ajar ini dapat dimanfaatkan oleh para mahasiswa Universitas Negeri

Jakarta, khususnya dalam mempelajari kepemimpinan.

Terima kasih.

Jakarta, 21 November 2014

Marsofiyati, M. Pd.

Manajemen Perkantoran| 1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Pendahuluan

Buku ajar Manajemen Perkantoran ini dipersiapkan untuk mempermudah

Mahasiswa dalam mempelajari teori Manajemen Perkantoran pada Program Studi D3

Sekretari dan Konsentrasi Administrasi Perkantoran, dengan adanya buku ini diharapkan

mahasiswa dan para pembaca memperoleh pengetahuan tentang perkantoran secara

umum yang akan menuntun apa saja yang merupakan kegiatan, tugas, wewenang dan

tanggung jawab dalam pengelolaan perkantoran secara efektif dan efisien.

Buku ajar ini didahului dengan teori tentang office administration dan office

management, dimana istilah tersebut sering digunakan bergantian untuk memperoleh

konsep manajemen perkantoran. Secara ringkas, buku ini memuat tentang pengertian

manajemen perkantoran, ruang lingkup peranan manajemen perkantorn, fungsi-fungsi

manajemen perkantoran, peran manajemen perkantoran dalam menyelenggarakan fungsi

pelayanan, pekerjaan dan pelayanan perkantoran, peran dan fungsi perkantoran,

organisasi kantor, tata ruang kantor, kepemimpinan kantor, efisiensi sistem kerja, sistem

dan prosedur, teknologi informasi perkantoran, dan sistem informasi kantor.

B. Tujuan

Setelah mempelajari buku ini mahasiswa dapat memahami dan merinci serta

menerapkan dasar, konsep, teori dan aktivitas Perkantoran secara prosedural serta

susunan kerangka, kegiatan, wewenang dan tanggungg jawab dalam pengelolaan

perkantoran.

C. Manfaat

Manfaat buku Manajemen Perkantoran ini adalah sebagai buku pedoman

perkuliahan dan rujukan untuk mengelola perkantoran yang lebih baik. Pemahaman yang

baik tentang manajemen perkantoran akan menghasilkan keputusan yang tepat dan

tindakan yang efektif dan efisien.


D. Ruang Lingkup

Buku ini terdiri dari 14 Bab dengan 13 pokok bahasan yang membahas pengertian

manajemen perkantoran, ruang lingkup peranan manajemen perkantoran, fungsi-fungsi

manajemen perkantoran, peran manajemen perkantoran dalam menyelenggarakan fungsi

pelayanan, pekerjaan dan pelayanan perkantoran, peran dan fungsi perkantoran,

organisasi kantor, tata ruang kantor, kepemimpinan kantor, efisiensi sistem kerja, sistem

dan prosedur, teknologi informasi perkantoran, dan sistem informasi kantor.

E. Petunjuk Penggunaan Buku

Buku ini merupakan salah satu seri manajemen/administrasi, yang membahas

secara detail tentang manajemen perkantoran. Bagi para mahasiswa yang membaca

buku ajar ini, sebaiknya terlebih dahulu memahami apa itu dasar-dasar administrasi,

pengetahuan manajemen dan fungsi-fungsi manajemen. Sehingga akan lebih mudah

memahami dan merinci serta menerapkan konsep dan teori manajemen perkantoran

yang efektif dan efisien.


BAB II

PENGERTIAN MANAJEMEN PERKANTORAN

A. Pengenalan Umum tentang Manajemen Perkantoran

Era globalisasi menuntut organisasi dan pekerjaan kantor melakukan perubahan.

Hal ini sangat diperlukan agar organisasi dapat bertahan dan bersaing di era kompetitif.

Perubahan-perubahan yang dilakukan kantor perlu melibatkan pemikiran individu,

kelompok bahkan seluruh sumber daya organisasi tersebut.

Salah satu teori yang mendasari perubahan organisasi adalah teori Force-Field

(Kurt Lewin, 1951), yang dikenal sebagi bapak manajemen perubahan. Konsepnya yang

dikenal dengan model force-field yang diklasifikasi sebagai model power-based karena

menekankan kekuatan-kekuatan penekanan. Perubahan terjadi karena munculnya

tekanan-tekanan terhadap organisasi, individu, atau kelompok. Kekuatan tekanan (driving

force) akan berhadapan dengan penolakan (resistances) untuk berubah. Perubahan

dapat terjadi dengan memperkuat driving force dan melemahkan resistances to change.

Langkah-langkah yang dapat diambil untuk mengelola perubahan, adalah:

a. Unfreezing

Merupakan suatu proses penyadaran tentang perlunya, atau adanya kebutuhan untuk

berubah.

b. Changing

Merupakan langkah tindakan, baik memperkuat driving force maupun melemahkan

resistances.

c. Refreshing

Membawa kembali organisasi kepada keseimbangan yang baru (a new dynamic

equilibrium).

Dalam melakukan perubahan pada suatu organisasi perlu adanya keseimbangan

antar elemen manajemen.

Elemen Manajemen

Seluruh kegiatan manajemen dapat berjalan dengan baik ditentukan oleh berbagai

macam sumber daya. Secara umum kita mengenal sumber daya dalam manajemen

sebagai elemen manajemen, berikut ini enam elemen Manajemen atau yang biasa

dikenal dengan the Six M’s:


1. Material

Material adalah bahan baku yang dipergunakan dalam proses kegiatan suatu

organisasi.

2. Machines

Machines adalah peralatan yang digunakan untuk mengolah bahan baku tersebut.

3. Money

Money adalah sejumlah uang atau dana yang digunakan untuk memperoleh bahan

baku, peralatan, sewa, dan biaya upah atau gaji karyawan/pegawai.

4. Methods

Methods adalah metode atau cara yang digunakan dalam menjalankan seluruh

kegiatan.

5. Market

Market adalah tempat atau pihak yang menerima produk yang dihasilkan oleh

organisasi. Market (pasar) ini merupakan sumber awal dan akhir informasi yang

diperoleh sebagai dasar membuat keputusn untuk membuat produk.

6. Men

Adalah semua orang yang terlibat dalam kegiatan.

Selain 6 (enam) unsur elemen manajemen di atas, secara umum manajemen

memiliki 4 (empat) unsur yang terdiri dari pimpinan, pelaksana, tujuan yang akan dicapai,

dan kerjasama dalam mencapai tujuan tersebut.

B. Perkantoran Modern

Kata kantor berasal dari bahasa Belanda ”kantoor”. Kantor juga dapat berarti ruang

kerja; ruang berkumpul; ruang dimana pengusaha beserta pegawainya menjalankan

aktivitas-aktivitas pekerjaannya; tempat kedudukan pimpinan suatu administrasi; instansi,

badan, jawatan, atau organisasi.

Kantor dalam bahasa Inggris disebut dengan ”office”, artinya kewajiban, tugas,

fungsi (duty, task, function); jabatan (tenure of official position); markas atau ruang

dimana seorang, pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya

(quarters, or staff or collective authority of company, government department); Jasa

pelayanan (service, kind help); tugas pekerjaan, komposisi dari urusan-urusan tertentu

(the work which it is some body’s duty to do, work, and duties); tempat, gedung, yang

dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha (place, building, rooms, of business and

clerical works).


J.C. Denyer (1973) mengartikan kantor „„the office”. It is any room where clerical

work is normally carried on, whatever name it may be given (Tempat dimana biasanya

pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat itu).

Sedangkan Atmosudirdjo menyebutkan Kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas

tempat, staf personil dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan.

Adapun tujuan kantor adalah:

1. Menerima informasi, dalam bentuk surat, penerimaan telepon, pesanan, faktur, dan

berbagai laporan kegiatan.

2. Merekam dan menyimpan data dan informasi.

3. Mengatur informasi

4. Memberikan informasi

5. Melindungi aset dalam berbagai kegiatan dan mengantisipasi segala hal yang tidak

menguntungkan.

Secara umum, sasaran utama suatu kantor adalah pelayanan dan dukungan

terhadap pihak berkepentingan terlaksana sedemikian rupa sehingga menyenangkan

pihak yang berkepentingan itu serta meningkatkan citra organisasi.

Terdapat sedikitnya 5 kata sepadan untuk istilah kantor, yakni:

1. Jasa, adalah aktivitas ekonomi yang melibatkan sejumlah interaksi dengan konsumen

atau dengan barang-barang.

2. Jabatan, adalah sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama atau

berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan,

pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di

berbagai tempat.

3. Gedung Kantor, adalah barang atau benda tidak bergerak yang dapat menunjang atau

mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja.

4. Ruang Kerja, adalah sebuah ruangan yang dijadikan sebagai tempat untuk bekerja.

5. Biro, adalah usaha yang mengkhususkan diri pada penyediaan jasa bidang tertentu.

Pengertian kantor dapat dirumuskan sebagai tempat atau ruang penyelenggaraan

kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian atau

penyampaian data atau informasi; dan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,

pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian atau penyampaian data atau

informasi. Di samping itu kantor juga sering diartikan sebagai sarana pemusatan kegiatan,

yakni kegiatan yang bersifat administratif, manajerial dan fasilitatif.

Dari berbagai uraian singkat di atas, kantor dapat diartikan dalam arti statis yaitu

tempat, dalam arti dinamis yaitu proses, dan dalam arti fungsional yaitu sarana.


C. Manajemen Perkantoran

Perbedaan istilah office administration dengan office management (Gie, 2000):

1. W. H. Evans ”for our purpose, we may define Office Administration as the function

which involves the management and direction of all phases of the business operation

which impinge upon data processing, communications, and organization memory.”

(Bagi maksud-maksud kita, kita dapat mendefinisikan administrasi perkantoran

sebagai fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi

perusahaan yang mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan

organisasi).

2. Arthur Grager ”Office management is the function of administering the communication

and record services of an organization.”

(Manajemen Perkantoran adalah fungsi tata-penyelenggaraan terhadap komunikasi

dan pelayanan warkat dari suatu organisasi).

3. William Leffingwell & Edwin Robinson ”Office Management as a function, is that

branch of the art and science of management which is concerned with the efficient

performance of office work, whenever and wherever that work is to be done.”

(Manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu

manajemen yang bekenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara

efisien, bilamana dan dimanapun pekerjaan itu harus dilakukan).

4. Littlefield & Peterson ”The term office management will be used in such a broad

sense in this book; it will be consedered to encompass the management of office

work wherever and by whomever performed`”

(Istilah manajemen perkantoran akan dipakai dalam arti luas demikian itu di dalam

buku ini; ini akan dianggap meliputi manajemen mengenai pekerjaan perkantoran

dimanapun dan oleh siapapun dilakukan).

5. John Neuner & Benjamin Haynes ”For this reason office management covers a

narrower filed than the term ’management’ generally implies, office management

concerning itself to a large extent with office supervision.”

6. Hal Nourse, ”It seems to me that office management in the broader sense might

embrace, not only the generally accepted office service functions, but also the areas

of -functional control and administrative direction of most clerical and paperwork.”

(Tampaknya bagi kami manajemen perkantoran dalam arti yang lebih luas dapat

mencakup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah diterima pada

umumnya, melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsional dan

pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis).


7. Edwin Robinson ”Office management is concerned with the direction and supervision

of office work.”

(Manajemen perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan terhadap

pekerjaan perkantoran).

8. William spriegel & Ernest Davies ”Office management is the over-all direction of

clerical activities as distinguished from such activities as transportation,

manufacturing, warehousing, and sales.”

(Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas

tulis sebagaimana dibedakan dari aktivitas-aktivitas seperti pengangkutan,

kepabrikan, pergudangan, dan penjualan).

9. George Terry ”Office Management can be defined as the planning, controlling, and

organizing of office work, and actuating those performing it so as to achieve the

predetermined objectives. It deals with the life cycle of business information and data

from their creation through their maintenance, distribution, and retention, if of

permanent value, or destruction if obsolete.”

(Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian,

dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang

melaksanakannyaagar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Ini

bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak

penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran, dan penyimpanannya kalau

memiliki nilai tetap atau pemusnaannya kalau usang).

Manajemen perkantoran adalah perencanaan pengendalian, dan pengorganisasian

pekerjaan perkantoran serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar

mencapai tujuan organisasi. Lingkup pekerjaan kantor terdapat dua jenis pekerjaan, yakni

pekerjaan tulis-menulis dan bukan tulis-menulis. (Priansa dan Garnida, 2013).

Manajemen perkantoran meliputi rangkaian, seperti tata penyelenggaraan;

pelaksanaan secara efisien; pengendalian, pengawasan dan pengarahan; serta

perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan. (Yatimah, 2013).

Dari definisi-definisi yang dikutip di atas Gie (2000) menjelaskan bahwa manajemen

perkantoran adalah suatu fungsi tertentu. Fungsi adalah sekelompok tugas pekerjaan

meliputi sejumlah aktivitas yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifatnya,

pelaksanaannya atau karena merupakan suatu urutan ataupun secara praktis saling

tergantung satu sama lain. Fungsi dalam suatu organisasi dibebankan kepada seseorang

petugas atau satuan tertentu sebagai tugas yang harus ditunaikan.


Fungsi yang disebut manajemen perkantoran menurut para ahli itu meliputi

rangkaian aktivitas yang berikut:

Manajemen dan pengarahan (Evans)

Tata-penyelenggaraan (Grager)

Pelaksanaan secara efisien (Leffingwell & Robinson)

Manajemen (Littlefield & Peterson)

Pengawasan (Neuner & Haynes)

Pengendalian dan pengarahan (Nourse)

Pengarahan dan pengawasan (Robinson)

Pengarahan (Spriegel & Davies)

Perencanaan, Pengendalian, dan pengorganisasi serta penggerakan (Terry).

Dengan demikian pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian

aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan

(memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol)

sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh

rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work).

Edwin Robinson (Business Organization and Practice, 1953) menyebutkan bahwa

selain pekerjaan perkantoran, masih ada 4 faktor lainnya yang tersangkut oleh

manajemen perkantoran, yaitu pegawai perkantoran, material-perlengkapan, persyaratan,

dan metode dari office work, sedang menurut John H. MacDonald (Office Management,

1947) fungsi office management bertalian dengan 6 hal yang berikut:

1. Kepegawaian perkantoran (Office personnel)

2. Metode perkantoran (Office methods)

3. Perlengkapan perkantoran (Office equipment)

4. Faktor-faktor fisis dalam kantor (Physical factors)

5. Biaya perkantoran (Office costs)

6. Haluan perkantoran (Office policies).


BAB III

RUANG LINGKUP PERANAN MANAJEMEN PERKANTORAN

A. Peranan Manajemen Perkantoran

Kantor terdiri dari beberapa komponen yaitu manusia, sarana fisik yang terdiri dari

material, mesin atau perlengkapan dan peralatan serta uang atau dana, dan sarana non

fisik yang terdiri dari metode dan pasar (market) sebagai pihak yang akan menerima atau

menggunakan produk yang dihasilkan. Pengelolaan yang baik dan efektif dari ketiga

komponen akan meningkatkan nilai yang tinggi bagi perusahaan. Peran penting

manajemen perkantoran dalam perusahaan antara lain:

1. Membantu pihak manajerial dalam membuat keputusan.

2. Membantu bagian lain memberikan pelayanan administrasi.

3. Membantu meningkatkan pelayanan pelanggan.

Menurut Denyer (Umam, 2014) Ada beberapa aspek yang terdapat dalam

manajemen perkantoran, yaitu:

1. Tujuan yang dapat dirumuskan untuk menilai dan menetapkan keberhasilan,

mengarahkan dan mengoordinasikan elemen-elemen manajemen;

2. Organisasi meliputi kegiatan penyusunan pembentukan staf dan alokasi tugas untuk

stef tersebut;

3. Metode adalah urutan pelaksanaan cara dan tempat pelaksanaan manajemen;

4. Personalia meliputi perekrutan staf, tempat, latihan, promosi, dan penghentian

karyawan;

5. Lingkungan meliputi bangunan kantor, perabot, dan kondisi jasmani di dalam kantor;

6. Mesin dan perlengkapan mencakup segenap benda mati yang digunakan di dalam

kantor untuk membentuk pelaksanaan kerja.

Manfaat positif dari pengelolaan bagian perkantoran secara profesional adalah:

1. Efisiensi perusahaan

2. Meningkatkan kinerja atau performance perusahaan

3. Membangun image positif perusahaan

Kegiatan manajemen perkantoran :

1. Menyediakan organisasi kantor yang efektif, agar tercapai efisiensi perusahaan.

2. Mengusahakan fasilitas pelayanan & komunikasi, agar tercipta kinerja yang prima di

dalam perusahaan.


3. Mengelola lingkungan fisik, agar tercipta kenyamanan kerja sehingga karyawan lebih

produktif dalam bekerja.

4. Membuat standar kerja yang akan di gunakan untuk evaluasi kinerja pekerjaan

kantor.

Peranan manajemen perkantoran dapat disimpulkan dalam mengoordinasikan

kegiatan-kegiatan perusahaan. Koordinasi harus di terapkan pada fungsi manajemen

maupun fungsi operasional perusahaan.

B. Tugas/Kegiatan Kantor

Secara umum tugas/kegiatan kantor diklasifikasikan menjadi dua jenis, yaitu:

1. Tugas Pokok (substantif)

Tugas pokok disebut juga dengan kegiatan substantif/operatif, yaitu kegiatan-

kegiatan yang secara langsung berhubungan dengan tujuan organisasi. Oleh karena

tugas pokok berhubungan langsung dengan tujuan organisasi, maka tugas pokok masing-

masing organisasi berbeda-beda. Contohnya tugas pokok Perguruan Tinggi berbeda

dengan tugas pokok Rumah Sakit, di mana pada Perguruan Tinggi dosen yang

memegang peranan dalam melaksanakan tugas pokok yaitu Tri Dharma Perguruan

Tinggi, sedangkan pada Rumah sakit dokter yang memegang peranan dalam

melaksanakan tugas pokoknya yaitu mengobati atau menyembuhkan orang sakit.

2. Tugas Penunjang (fasilitatif)

Tugas penunjang disebut juga dengan kegiatan fasilitatif/administratif, yaitu kegiatan

yang tidak berhubungan langsung dengan tujuan organisasi, yang bersifat membantu,

melayani, memudahkan dan memperlancar tugas pokok. Tugas penunjang/pekerjaan

administratif, diantaranya adalah pekerjaan yang menangani kepegawaian, keuangan dan

perlengkapan. Tugas penunjang disebut juga pekerjaan kantor, dan biasanya pekerjaan

kantor di setiap unit relatif sama.

a. Pekerjaan Kantor

Kegiatan yang ada di lingkungan perkantoran disebut dengan pekerjaan kantor atau

kegiatan tata usaha kantor. Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia tata usaha

adalah penyelenggaraan urusan tulis-menulis, di perusahaan, negara, dan sebagainya,

sedangkan penata usaha adalah orang yang menyelenggarakan tata usaha. Penata

usaha disebut juga dengan administrator tata usaha. Gie (2000:17) menyatakan bahwa

tata usaha merupakan segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah,

menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam

setiap organisasi.


Gie (2000) menyatakan bahwa pada intinya tata usaha kantor berwujud melalui

enam pola perbuatan, yaitu:

1. Menghimpun

Kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya

belum ada atau berserakan dimana-man sehingga siap untuk dipergunakan bilamana

diperlukan.

2. Mencatat

Kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan

yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

Dalam lebih berguna. perkembangan teknologi modern sekarang ini termasuk pula

materi keterangan-keterangan itu dengan alat-alat perekam suara sehingga dapat

didengar, misalnya hasil rekaman.

3. Mengolah

Bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud

menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.

4. Menggandakan

Kegiatan yang memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang

diperlukan.

5. Mengirim

Kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak

lain.

6. Menyimpan

Kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.

Perincian selengkapnya mengenai lingkupan bidang kerja office management telah

disusun oleh Charles O. Libbey yang membaginya dalam 9 bidang dengan lebih daripada

100 hal sebagai berikut (Gie, 2000) :

1. Office Space (Ruang perkantoran)

Space forecasting (Perkiraan kebutuhan ruang)

Space allotment (Penjatahan ruang)

Office layouts (Tataruang perkantoran)

Heating and Ventilating (Pemanasan dan peredaran udara)

Air Conditioning (Pendingin udara)

Acoustics (Pantulan suara)

Painting (Lukisan)

Service facilites (Fasilitas kebersihan)


Assembly rooms (Ruang pertemuan)

Safety factors (Faktor keselamatan)

Moving offices (Memindahkan kantor)

Alterations (Perubahan-perubahan)

Maintenance (Pemeliharaan)

2. Communications (Komunikasi)

Mailing (Pengiriman surat)

Messenger Service (Pelayanan Pesuruh)

Pneumatic tubes (Pipa hantaran)

Telephones (Telepon)

Wiring layouts (Susunan kabel)

Telephone dictation (Pendiktean telepon)

Interoffice telephone system (Sistem telepon antarkantor)

Telegraph and cable service (Telegraf dan pelayanan kawat)

Bulletin Boards (Papan pengumuman)

Reception service (Pelayanan terima tamu)

3. Office Personnel (Pegawai Kantor)

Selection (Pemilihan)

Orientation (Perkenalan)

Training (Pelatihan)

Testing (Pengujian)

Promotion (Kenaikan pangkat)

Turnover (Pergantian)

Suggestion system (System saran)

Pooling employees (Pengerahan pegawai)

Tardiness (Keterlambatan)

Absenteeism (Persoalan mangkir)

Departure interviews (Wawancara Pemberhentian)

Lunchroom facilities (Fasilitas ruang makan siang)

Morale (Semangat kerjasama)

Discipline (Disiplin)

Retirement (Pensiun)

Rating (Penilaian)

Grievances (Pengaduan)


4. Furniture and Equipment (Perabot dan Perlengkapan)

Desks (Meja kerja)

Chairs (Kursi)

Tables (Meja panjang)

Filing Equipment (Perlengkapan arsip)

Vaults and safes (Ruang dan peti besi)

Functional furniture (perabotan fungsional)

Warehousing furniture (perabotan gudang)

Maintenance and repair (pemeliharaan dan perbaikan)

Reference equipment (Perlengkapan acuan)

Supply cabinet and shelving (Lemari perbekalan dan penempatan rak)

Clothing racks (Rak pakaian)

Library furniter (Perabotan perpustakaan)

Evaluation of new equipment (Penilaian perlengkapan baru)

5. Appliances and machines (Peralatan dan Mesin)

Typewriters (Mesin tik)

Adding machines (Mesin tambah)

Billing machines (Mesin faktur)

Book keeping machines (Mesin pembukuan)

Calculating machines (Mesin hitung)

Dictating equipment (Perlengkapan dikte)

Mailing equipment (Perlengkapan surat menyurat)

Visible appliance (Peralatan terlihat)

Miscellaneous office Equipment (Aneka perlengkapan kantor)

6. Supplies and Stationery (Perbekalan dan Keperluan Tulis)

Stationery items (Barang-barang keperluan tulis)

Letterheads (Kertas Surat)

Forms (Formulir)

Janitorial supplies (Perbekalan kebersihan)

Reproduction supplies (Perbekalan penggandaan)

Evaluating of new supplies (Penilaian perbekalan baru)


7. Methods (Metode)

Data processing (Pengolahan bahan keterangan)

Office surveys (Penyelidikan perkantoran)

Measurement of clerical output (pengukuran hasil kerja tulis)

Scheduling of routines (Penjadwalan prosedur rutin)

Charting procedures (Prosedur pembaganan)

Use of films (Pemakaian film)

Statistical analysis (Analisis statistik)

8. Records (Warkat)

Forms coordination (Pengorganisasian formulir)

Form design (Perancangan formulir)

Correspondence services (Pelayanan surat-menyurat)

Form letters (Pola surat)

Letterwriting reviews (Peninjauan surat-menyurat)

Typing pools (Ruang terpusatkan kerja tik)

Reporting methods (Metode pelaporan)

Surveys (Penyelidikan)

Disposal of records (Penyingkiran warkat)

Microfilming (Pembuatan film kecil)

Retention schedules ( Jadwal penyimpanan)

Archival practices and storage (Praktek Kearsipan dan penyimpanan)

9. Executive Controls (Kontrol Pejabat Pimpinan)

Organization planning (Perencanaan organisasi)

Centralization of decentralization (Pemusatan atau pemencaran pelayanan)

of services

Budgetary planning (Perencanaan anggaran)

Forecasting ( penaksiran)

Instruction manuals (Buku Pedoman petunjuk kerja)

Conferences (Konferensi)

Replacement Training (Latihan pemindahan tugas)

Job Analysis (analisis tugas pekerjaan)

Salary standardization (pembakuan gaji)


b. Peran Tata Usaha Sebagai Tugas/Kegiatan Penunjang Perkantoran

Setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu organisasi

tentu mempunyai segi ketatausahaan. Hal ini telah ditegaskan oleh Littlefield dan

Peterson sebagai berikut:

“Setiap pekerjaan dalam suatu organisasi dewasan ini mempunyai segi-segi

pekerjaan perkantoran atau pekerjaan kertas. Dalam kebanyakan pekerjaan-pekerjaan

segi ini hanyalah sebagai akibat dari aktivitas pokok yang dapat berupa produksi,

penjualan, keuangan, pembelian, kepegawaian, teknik, atau salah satu dari banyak

pekerjaan lainnya. Walaupun demikian segi-segi pekerjaan kertas itu harus diurus.”

Selanjutnya kantor dimana tatausaha dilaksanakan kini tidak lagi dapat dipandan

sebagai tempat kerja tambahan saja dalam sesuatu badan usaha, melainkan telah

merupakan bagian yang tak terpisahkan dalam setiap organisasi yang ingin mencapai

sesuatu tujuan.

Jadi, pelaksanaan setiap pekerjaan operatif apapun dan dalam sesuatu organisasi

manapun tentu dilaksanakan tatausaha. Dalam garis besarnya tatausaha ini mempunyai

3 peranan pokok yaitu:

1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari

organisasi.

2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk

membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Tatausaha melayani pelaksanaan suatu pekerjaan operatif dengan menyediakan

beberapa keterangan yang diperlukan. Keterangan-keterangan itu memudahkan

tercapainya tujuan yang diinginkan atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif

yang bersangkutan secara lebih baik. Misalnya tatausaha melayani pekerjaan-pekerjaan

dokter yang mengobati pasien-pasien yang dirawat dalam sebuah rumah sakit yang

menyiapkan kartu-kartu yang memuat keterangan-keterangan tentang riwayat penyakit,

kemajuan dari pengobatan setiap hari atau obat-obat yang telah disuntikkan dari masing-

masing penderita itu. Tanpa kartu pasien itu dokter tidak dapat mengingat semua

keterangan tersebut dan dengan dimikian tujuan penyembuhan juga menjadi sulit. Contoh

lain yaitu pekerjaan pemasaran barang dari suatu perusahaan industri akan dapat

dilakukan dengan lebih baik kalau ada berbagai keterangan mengenai situasi pasar,

keadaan permintaan dan penawaran atau pengimporan barang yang sejenis.

Selanjutnya tatausaha membantu pihak pimpinan organisasi dalam membuat

keputusan dan melakukan tindakan yang tepat. Peranan tatausaha untuk menyediakan


keterangan-keterangan bagi tindakan-tindakan kontrol dari pimpinan juga disebut oleh

Terry dalam perumusannya mengenai pekerjaan perkantoran.

Tatausaha mempunyai 3 ciri utama yaitu:

1. Bersifat pelayanan.

2. Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi.

3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi.

Ciri yang pertama berarti bahwa tatausaha merupakan pekerjaan pelayanan. Telah

dijelaskan bahwa tatausaha melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk

mencapai tujuan dari suatu organisasi. Terry menyebut tatausaha sebagai service work

(pekerjaan pelayanan) yang mempunyai fungsi memudahkan atau meringankan

(facilitating function), yang dilakukan untuk menolong pekerjaan-pekerjaan lain agar dapat

berjalan secara lebih efektif, sedang Harry Wylie dan Robert Brecht menyebut kantor

tatausaha sebagai service unit (satuan organisasi pelayanan) yang tujuannya adalah

memberikan pelayanan kepada berbagai bagian dalam perusahaan.

Konsekuensi dari sifat pelayanan itu ialah bahwa tatausaha dan kantornya tidak

bisa berdiri sendiri. Tatausaha harus selalu dikaitkan dengan pekerjaan operatif atau

fungsi substansi lainnya. Sedang kantor tatausaha tentu senantiasa merupakan bagian

dari suatu organisasi yang berusaha mencapai suatu tujuan tertentu. Dalam perusahaan,

tatausaha tidak langsung mendatangkan laba sebagaimana yang dilakukan oleh

pekerjaan operatif seperti penjualan atau prosuksi. Tatausaha hanya memberikan

berbagai pelayanan dan bantuan agar sasatuan-satuan operatif itu benar-benar

menghasilkan keuntungan atau tujuan badan usaha betul-betul tercapai. Jadi, walaupun

tatausaha mewujudkan banyak dan bermacam-macam pekerjaan dalam kantor, tetapi

ada kesatuan dan kesamaan pada semua kegiatan tersebut yaitu sifat pelayanannya

sebagai salah satu ciri yang utama.


BAB IV

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN PERKANTORAN

A. Fungsi-fungsi Manajemen Perkantoran

Kantor sebagai pusat konsentrasi dalam melaksanakan aktivitas organisasi,

didalamnya terhadap manusia, uang, material, metode, dan pasar sebagai sumber daya

yang akan dikelola. Sumber daya tersebut diperuntukkan bagi pelaksanaan

pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, dan penyaluran informasi agar hasil pekerjaan

kantor tersebut dapat tercapai tujuan, yaitu tersedianya informasi yang siap pakai, maka

hendaklah diterapkan. Fungsi-fungsi manajemen terhadap sumber daya tersebut.

Manajemen kantor berarti suatu pengelolaan data dan informasi tertulis yang

dilakukan secra teratur, sistematis dan terus menerus mengikuti kegiatan organisasi,

dengan tujuan untuk membentuk keberhasilan organisasi yang bersangkutan. Dengan

demikian fungsi manajemen kantor sama dengan fungsi manajemen pada umumnya, di

mana pengelolaannya terfokus pada lingkup pekerjaan kantor.

Berikut ini beberapa Fungsi Manajemen Perkantoran menurut para ahli:

No Penulis Judul Buku Fungsi

1 George R. Terry Principles of Management 1. Planning 2. Organizing 3. Actuating 4. Controlling

2 Henry Fayol General and Industrial Management

1. Planning 2. Organizing 3. Commanding 4. Coordinating 5. Controlling

3 Harlod Koontz dan Cyril O’Donnel

Principles of Management 1. Planning 2. Organizing 3. Staffing 4. Controlling

4 Stephen P. Robbins The Administrative Process 1. Planning 2. Organizing 3. Leading

5 The Liang Gie Ilmu Administrasi 1. Perencanaan 2. Pembuatan

Keputusan 3. Pembimbingan 4. Pengkoordinasi 5. Pengendalian 6. Penyempurnaan

Sumber : Priansa dan Garnida, Manajemen Perkantoran, 2013


B. Fungsi Manajemen Menurut George R. Terry

1. Perencanaan (Planning)

Kegiatan pertama dari pimpinan organisasi/kantor adalah menyusun perencanaan.

Yaitu keseluruhan proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari kegiatan-

kegiatan yang akan dikerjakan di masa yang akan datang, dalam rangka pencapaian

tujuan yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan yang dimaksud, perlu ditentukan

cara mana yang harus ditempuh dengan mempertimbangkan resiko yang mungkin terjadi.

Perencanaan terhadap sumber daya manajemen perkantoran perlu benar-benar

dirumuskan agar sesuai dengan kebutuhan. Berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan dan

keahlian yang diharapkan, demikian pula terhadap pengadaan dan pemeliharaan

peralatan, tata ruang kantor biaya dan sarana penunjang lainnya, agar tercipta tata

hubungan yang efisien.

Penentuan tujuan atau sasaran penting bagi setiap organisasi/kantor karena:

a. Tujuan atau sasaran bersifat memberikan arah;

b. Dengan adanya tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan akan membantu orang-

orang dalam organisasi untuk memotivasi diri;

c. Tujuan atau sasaran akan memfokuskan usaha pelaksanaan organisasi;

d. Sebagaimana disadari bahwa keberadaan sumber daya untuk tujuan atau sasaran

yang telah ditetapkan

e. Tujuan atau sasaran menjadi pedoman bagi penyusunan rencana strategis maupun

rencana operasional organisasi serta pemilihan alternatif keputusannya;

f. Tujuan atau sasaran membantu mengevaluasi kemajuan yang akan dicapai menjadi

pedoman bagi penyusunan. Ini berarti bahwa tujuan atau sasaran yang ingin dicapai

itu bisa dipakai sebagai standardisasi.

2. Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian adalah keseluruhan proses pengelompokan orang, alat-alat,

tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk menciptakan organisasi yang dapat

digerakkan sebagai suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian tujuan yang

telah ditentukan. Pengorganisasian merupakan salah satu dari berbagai tugas pimpinan,

sebagai langkah yang harus dilakukan dalam proses manajemen perkantoran.

Langkah pertama yang sangat penting dalam pengorganisasian, yang umumnya

dilakukan sesudah perencanaan adalah proses mendesain organisasi, yaitu penentuan

struktur organisasi dan unit-unit kerja, serta bagaimana mengkoordinasikan aktivitas

organisasi tersebut.


3. Penggerakan (Actuating)

Penggerakan adalah keseluruhan proses memberikan mo- tif bekerja kepada para

pegawai agar mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi.

Rencana yang telah dirumuskan harus dilaksanakan oleh orang-orang (para pegawai)

yang terkait dalam suatu kerja sama. Untuk maksud tersebut, para pegawai perlu

dirangsang untuk bekerja menurut petunjuk/sistem yang telah digariskan sehingga

memerlukan penggerakan. Dalam rangka penggerakan tersebut, maka kegiatan yang

perlu dilakukan oleh pimpinan, antara lain:

a) Mendorong atau memberi semangat kerja.

b) Memberi pengarahan dan bimbingan kepada seluruh pegawai.

c) Bertindak sebagai motivator, insfirator dan fasilitator bagi setiap pelaksanaan tugas

organisasi.

4. Pengawasan (Controlling)

Pengawasan yaitu proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan

organisasi guna menjamin agar pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai

rencana yang telah ditentukan objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran

meliputi:

a) Kualitas pekerjaan kantor

b) Waktu pekerjaan kantor

c) Metode-metode dan standardisasi pekerjaan kantor

d) Biaya perkantoran

e) Alat peralatan dan perabotan kantor

f) Pelayanan kantor

g) Dokumentasi.

C. Fungsi Manajemen Menurut Harold Koontz dan Cyril O’Donnel

Fungsi manajemen perkantoran menurut Koontz dan O‟Donnel yang meliputi:

perencanaan, pengkoordinasian, penempatan pegawai, dan pengawasan.

1. Perencanaan (Planning)

Dalam melakukan perencanaan seorang pimpinan menggunakan segala bentuk

informasi yang sesuai dengan tepat. Perencanaan adalah suatu proses pemikiran

dan penentuan cara yang matang dari kegiatan yang akan dilaksankan pada masa

yang akan datang. Dalam manajemen perkantoran, perencanaan merupakan aspek

penting strategis, karena menyangkut pencapaian tujuan organisasi. Quible (Sukoco:

2007) memberikan panduan mengenai tanggung jawab yang sesuai dengan fungsi

perencanaan:


a. Mengembangkan tujuan dan sasaran dari masing-masing fungsi serta layanan

kantor, termasuk layout, lingkungan, telekomunikasi, arsip, dan lain-lain.

b. Selalu mengikuti perkembangan terbaru dalam bidang perkantoran dengan

melakukan perubahan-perubahan yang diperlukan untuk menciptakan layanan

dan fungsi kantor yang efektif dan efisien.

c. Menganalisis kebutuhan guna mendesain serta mengimplementasikan secara total

fungsi dan layanan kantor yang baru.

d. Mengembangkan kebijakan yang menjamin tercapainya tujuan dan sasaran

perusahaan.

e. Menjelaskan apa yang dimaksud kantor yang efektif dengan mengimpelentasikan

perubahan yang dianggap perlu pada sistem kantor.

f. Merencananakan anggaran bagi pelaksanaan layanan kantor.

g. Menjelaskan kebutuhan akan personel yang tepat.

h. Menjelaskan kebutuhan akan ruang dan peralatan yang diperlukan.

i. Mendesain sistem dan prosedur administrasi baru.

2. Pengorganisasian (Organizing)

Tujuan Pengorganisasian adalah untuk mengelompokkan kegiatan sumber daya

manusia dan sumber daya lainnya yang dimiliki agar pelaksanaan dari suatu rencana

dapat dicapai secara efektif dan efisien. Pengorganisasian dimaksudkan untuk tidak

terjadi tumpang tindih dalam pekerjaan kantor atau saling mengandalkan sehingga

pekerjaan tidak dilakukan.

Tanggung jawab yang menyertai fungsi pengordinasian adalah:

a. Mendeskripsikan fungsi dan tugas masing-masing pegawai atau karyawan.

b. Mendeskripsikan cara yang paling efektif bagi pegawai atau karyawan dalam

mengerjakan tugas-tugasnya.

c. Mendesain metode dan prosedur kerja yang efisien

d. Menetapkan sistem operasi prosedur masing-masing bagian/departemen, serta

saling berkoordinasi antar bagian-bagian/departemen sehingga tidak ada

pekerjaan yang saling tumpang tindih.

e. Mengembangkan metode dan teknik yang paling efektif agar segala perubahan

dapat segera diatasi.

f. Mendesain prosedur kerja yang efektif dalam penggunaan peralatan atau mesin-

mesin kantor dan sarana prasarana kantor.


3. Penempatan Pegawai (Staffing)

Dalam penempatan pegawai prinsip the right man on the right place adalah hal

mutlak. Kebutuhan pegawai ini didasarkan kepada job analysis, kemudian job

spesification untuk memilih siapa yang berhak untuk menempati suatu jabatan.

Tanggung jawab yang menyertai fungsi penempatan pegawai adalah:

a. Menjamin efisiensi dan efektivitas perekrutan pegawai/karyawan baru melalui

penempatan yang tepat pada posisi yang tepat.

b. Melakukan proses seleksi yang tepat, sesuai dengan kebutuhan dan kondisi

perusahaan.

c. Mendeskripsikan pekerjaan yang akan dilakukan secara jelas dan realistis.

d. Mendeskripsikan tujuan pekerjaan (target) yang realistis.

e. Menyediakan program pelatihan dan training yang tepat.

f. Menyediakan peluang karier dan pengalaman yang jelas.

g. Melakukan sistem penilaian kinerja pegawai yang efektif dan obyektif.

4. Pengawasan (Controlling)

Pengawasan pekerjaan kantor dimaksudkan untuk dapat mengawasi agar seluruh

pekerjaan kantor dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pengawasan ini tidak

hanya dilakukan pada produk/hasil kerja, melainkan pula pada proses kerja.

Tanggung jawab pengawasan ini meliputi:

a. Menggunakan teknik yang efektif dalam mengawasi pegawai/karyawan.

b. Mengembangkan prosedur yang efisien dalam mengontrol kuantitas dan kualitas

yang dilakukan pegawai/karyawan.

c. Mengembangkan prosedur yang efisien dalam menjalankan kerja.

d. Mengembangkan prosedur yang efisien dalam mendeskripsikan pekerjaan yang

tidak terselesaikan.

e. Mengelola unit anggaran dengan tepat dan efisien.

f. Menjamin terlaksananya metode dan prosedur pengawasan secara efektif dan

efisien.

g. Memotivasi pegawai tentang perlunya kesadaran akan biaya yang ditimbulkan.

h. Mengembangkan penilian kinerja yang efektif dan efisien dalam menjelaskan hasil

pekerjaan aktual dengan harapan yang direncanakan.

i. Mengembangkan strategi yang efektif dalam melakukan tindakan koreksi yang

diperlukan.

j. Menggunakan sistem penghargaan yang objektif.


D. Fungsi-Fungsi Pendukung Kantor (Office Support Functions)

Menurut Quible (Sukoco, 2007) ada 5 jenis office support functions:

1. Fungsi Rutin

Yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal

mencakup pencatatan, pengarsipan dan penggandaan. Biasanya fungsi ini

dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan

administrasi sehari-hari.

2. Fungsi Teknis

Yaitu fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran

yang memadai, seperti familieritas dengan beberapa software. Fungsi ini biasanya

dilakukan oleh staf administrasi yang tergabung dalam departemen TI (teknologi

informasi) suatu organisasi.

3. Fungsi Analisis

Yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan

untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan maupun

membuat keputusan. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh seorang asisten manajer

yang bertanggung jawab men-support keputusan yang akan dibuat oleh atasannya.

4. Fungsi Interpersonal

Yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar

mengoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi

sebagai jenjang karier sebelum naik menjadi manajer pada suatu organisasi.

5. Fungsi Manajerial

Yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuruan, dan

pemotivasian, seperti pembuatan anggaran, staffing, dan mengevaluasi karyawan.

Biasanya fungsi ini dilakukan oleh staf setingkat manajer yang bertanggung jawab

terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi suatu organisasi.

E. Sasaran kegiatan Manajemen Perkantoran

Menurut Charles Libbey, beberapa sasaran manajemen perkantoran adalah:

1. Ruang perkantoran (Office Space)

Ruang perkantoran meliputi perkiraan kebutuhan ruang; pemanasan dan peredaran

udara; pendingin udara; pantulan suara; lukisan; fasilitas kebersihan; ruang

pertemuan; faktor keselamatan; pemindahan kantor; perubahan-perubahan;

pemeliharaan.


2. Komunikasi (Communication)

Komunikasi meliputi pengiriman surat; pelayanan pesuruh; telepon; susunan kabel;

sistem telepon antar kantor; papan pengumuman; pelayanan terima tamu.

3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)

Kepegawaian perkantoran meliputi pemilihan; perkenalan; latihan; pengujian;

kenaikan pangkat; pergantian; sistem saran; keterlambatan; wawancara

pemberhentian; fasilitas ruang; semangat kejasama dan disiplin.

4. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)

Perabotan dan perlengkapan meliputi meja kerja; kursi; meja panjang; perlengkapan

arsip; ruang dan peti besi; perabotan fungsional; perabotan gudang; pemeliharaan

dan perbaikan; lemari perbekalan dan penempatan rak dan perabotan perpustakaan.

5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)

Peralatan dan mesin meliputi mesin tik; mesin hitung; perlengkapan kirim surat;

perlengkapan kebersihan; pemeliharaan dan perbaikan; penilaian peralatan dan

mesin baru.

6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)

Perbekalan dan keperluan tulis meliputi barang-barang keperluan tulis; kertas surat;

formulir; perbekalan kebersihan; perbekalan penggandaan; penilaian perbekalan

baru.

7. Metode (Methods)

Metode meliputi pengolahan bahan keterangan; penyelidikan perkantoran;

pengukuran hasil kerja tulis; penjadwalan prosedur rutin.

8. Warkat (Records)

Warkat meliputi pengkoordinasian formulir; perancangan formulir; pelayanan surat-

menyurat; pola surat; peninjauan surat menyurat; pusat pengetikan (typing tools);

metode pelaporan; jadwal penyimpanan; praktik kearsipan dan penyimpanan.

9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)

Kontrol pimpinan pelaksana meliputi perencanaan organisasi pemusatan atau

pemencaran pelayanan; perencanaan anggaran; perkiraan (forecasting); pedoman

petunjuk kerja; latihan pemindahan tugas; dan analisis tugas pekerjaan.


BAB V

PERAN MANAJEMEN PERKANTORAN DALAM MENYELENGGARAKAN

PELAYANAN

A. Peran Manajemen Perkantoran dalam menyelenggarakan fungsi pelayanan

”Office work includes verbal transmission of information and the producing of

written records and report providing the means by which many items may be summarized

quickly to supply a factual basis for managerial control.”

(Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan

pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan

banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol

dari pimpinan)

William Leffingwell dan Edwin Robinson menerangkan bahwa: ”Office work is

concerned primarily with the record of the enterprise-making records, using records, and

preserving them for future reference. These records may be the history of transactions of

the enterprise, represented by the accounts, by correspondence, by contracts, by orders,

by inventories, by plans and schedules, by reports, and by written and printed

memorandums of all kinds.”

(Pekerjaan perkantoran berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan

usaha-pembuatan warkat-warkat, pemakaian warkat-warkat, dan pemeliharaannya guna

dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin

merupakan sejarah dari pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana

digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-

surat pesanan, laporan-laporan, dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak).

Menurut Leffingwell dan Robinson, pekerjaan perkantoran dapat diperinci dalam

kegiatan-kegiatan berikut:

1. Receiving, dispatching, and shipping orders (menerima pesanan-pesanan,

mengantarkan, dan mengirimkannya dengan kapal).

2. Billing (membuat rekening).

3. Correspondence, dictation, typing (surat-menyurat, mendikte, mengetik)

4. Filing (Pengarspian)

5. Passing credit and collecting outstanding accounts (Menyampaikan hutang dan

mengumpulkan perhitungan-perhitingan yang belum diselesaikan).

6. Handling, distributing, and dispatching mail (Mengurus, membagi-bagi dan

mengirimkan surat-surat pos)


7. Duplicating and addressing work (Pekerjaan memperbanyak warkat dan

membubuhkan alamat)

8. Miscellaneous, such as telephone, receiving visitors, messenger (macam-macam

pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh).

9. Special tasks. Objectives; simplication of system; elimination of unnecessary work

(Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem,

menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu).

10. Making records: noting down desired data (membuat warkat-warkat: mencatat data

yang diinginkan).

G.R Terry melakukan penyelidikan pada perusahaan-perusahaan di Amerika

Serikat untuk mengetahui banyaknya waktu bekerja di kantor yang dipakai untuk

pelaksanaan masing-masing kegiatan. Hasil penyelidikannya menunjukkan bahwa waktu

kerja itu dipergunakan untuk 7 macam kegiatan yang pokok dengan persentase sebagai

berikut :

Typing (mengetik) = 24,6%

Calculating (menghitung) = 19,5%

Checking (memeriksa) = 12,3%

Filling (menyimpan warkat) = 10,2%

Telephoning (menelepon) = 8,8%

Duplicating (menggandakan) = 6,4%

Mailing (mengirim surat) = 5,5%

Other (lain-lain) = 12.5%

Peranan pekerjaan kantor dapat dikategorikan dalam dua fungsi yaitu:

1) Bantuan bagi pimpinan (staff function)

Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam

merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan

dan keputusan, agar tepat pada sasaran.

2) Pelayanan bagi masyarakat (public service)

Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan

dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani

segenap kegiatan operatif (tugas-tugas pokok kantor), baik yang bersifat intern

maupun ekstern (pelayanan publik).


Fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan catatan-

catatan. Secara terinci fungsi kantor itu adalah sebagai berikut :

Untuk menerima keterangan.

Misalnya : surat-surat, harga-harga, dan sebagainya

Untuk mencatat keterangan.

Misalnya: catatan –catatan tentang pegawai, harga, dan sebagainya.

Untuk menyusun keterangan.

Misalnya: dalam pembiayaan, pembukuan, dan sebagainya

Untuk memberikan keterangan

Misalnya: Daftar barang-barang dagangan, taksiran-taksiran, dan sebagainya

Untuk menjamin aktiva.

Misalnya: pemeliharaan uang kontan, pengadaan persediaan, dan sebagainya.

B. Ciri-ciri Pekerjaan Kantor

Pekerjaan kantor mempunyai beberapa ciri, diantaranya adalah :

a. Bersifat pelayanan

Pekerjaan kantor merupakan pekerjaan melayani pelaksana pekerjaan operasional

(tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi. G.R. Terry

menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work).

Yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaaan kantor berperan

membantu pekerjaan-pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna.

Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan

sebagai suatu organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan

pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan. Dalam perusahaan,

pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh

pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan. Namun

produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan, apabila

pekerjaan kantor berhail melayani kebutuhan produksi atas penjualan tersebut.

b. Merembes segenap bagian organisasi

Oleh karena pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua perkerjaan

operatif.

c. Dilakukan semua pihak

Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka

pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut.

Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya

bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok


pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi

(dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah. Misalnya

seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan

yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari kantor lain. Seorang mandor

pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur

tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai rendah, selain

bertugas membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan

mengisi buku ekspedisi.

Pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu fungsi yang memberikan

bantuan (facilitating function) dan merupakan urat nadi bagi setiap organisasi

modern. Secara umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas manajerial mulia dari

perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. Sedangkan secara

khusus (tugas operatif sehari hari atau unit) pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas

menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.


BAB VI

PEKERJAAN DAN PELAYANAN MANAJEMEN PERKANTORAN

A. Komunikasi Kantor dan Korespondensi

1. Komunikasi

Menurut Soesanto Komunikasi yang berlangsung di lingkungan kantor dapat berupa

komunikasi internal maupun komunikasi eksternal. Komunikasi internal adalah semua

pesan yang dikirim dan diterima di dalam suatu organisasi baik yang formal maupun yang

informal (Priansa dan Garnida, 2013:87). Tiga dimensi dari komunikasi internal adalah:

1. Komunikasi vertikal

2. Komunikasi Horizontal

3. Komunikasi Diagonal

Komunikasi kantor merupakan proses penyampaian informasi, instruksi atau

perintah mengenai pekerjaan atau tugas tertentu, baik dari atasan kepada bawahan

(pimpinan kepada pegawai) atau sebaliknya, maupun antar pegawai di lingkungan

internal dan eksternal perusahaan.

Komunikasi kantor yang efektif sangat penting bagi organisasi. Oleh karena itu

Priansa (2013) menyebutkan bahwa komunikasi harus memiliki prinsip dasar REACH

(Respect, Empathy, Audible, Clarity, dan Humble)

1. Menghargai (Respect)

2. Empati (Empathy)

3. Memahami (Audible)

4. Jelas (Clarity)

5. Rendah Hati (Humble)

Selain hal tersebut di atas, menurut Cultip dan Center (Priansa dan Garnida, 2013)

terdapat tujuh faktor yang menyebabkan komunikasi efektif (The Seven c’s

communication), yaitu terdiri:

a. Kepercayaan (Credibiltiy)

Dalam komunikasi antara komunikator dengan komunikan harus saling mempercayai.

Kalau tidak ada unsur saling mempercayai, komunikasi tidak akan berhasil.

b. Perhubungan Pertalian (Context)

Keberhasilan komunikasi berhubungan erat dengan situasi atau kondisi lingkungan

pada waktu komunikasi berlangsung. Kepuasan (Content)

c. Kepuasan (Content)

Komunikasi harus dapat menimbulkan rasa kepuasan, antara kedua belah pihak.

Kepuasan ini akan tercapai apabila berita dapat dimengerti oleh komunikan dan


sebaliknya pihak komunikan mau memberikan reaksi atau respons kepda pihak

komunikator.

d. Kejelasan (Clarity)

Kejelasan yang dimaksud adalah kejelasan yang meliputi kejelasan isi berita, kejelasan

akan tujuan yang hendak dicapai, kejelasan istilah-istilah yang dipergunakan dalam

pengoperan lambang-lambang.

e. Kesinambungan dan Konsistensi (Capability and Consistency)

Komunikasi harus dilakukan terus-menerus dan informasi yang disampaikan jangan

bertentangan dengan informasi yang terdahulu.

f. Kemampuan Pihak Penerima Berita (Capability of Audience)

Pengiriman berita harus disesuaikan dengan kemampuan dan pengetahuan pihak

penerima berita. Janganlah mempergunakan istilah-istilah yang kemungkinan tidak

dimengerti oleh pihak penerima berita.

g. Saluran Pengiriman Berita (Channels of distribution)

Agar komunikasi berhasil, hendaknya dipakai saluran-saluran komunikasi yang sudah

biasa dipergunakan dan sudah dikenal oleh umum. Saluran komunikasi yang sering

dipergunakan bisa melalui radio, televise, telepon dan internet.

2. Korespondensi

Komunikasi tidak selalu dapat dilakukan secara lisan. Dalam hal ini, jika tidak dapat

dilakukan secara lisan, komunikasi itu tentu dilakukan secara tertulis. Salah satu sarana

komunikasi tertulis yang umum dikenal adalah surat. Dengan demikian, surat pada

dasarnya dapat dipandang sebagai salah satu jenis alat atau sarana komunikasi.

Sebagai sarana komunikasi tertulis, surat paling tidak melibatkan dua pihak, yaitu

pihak pertama sebagai pengirim surat dan pihak kedua sebagai penerima surat. Pihak

pertama atau pengirim surat dapat berupa perorangan atau instansi dan demikian pula

halnya dengan pihak kedua atau penerima surat. Oleh karena itu, segala sesuatu yang

tertulis di dalam surat tersebut dapat dinilai sebagai cermin pribadi, organisasi, ataupun

instansi pengirimnya.

Korespondensi (correspondence) berarti surat-menyurat atau komunikasi dengan

surat. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) korespondensi berarti hal surat-

menyurat. Ini berarti bahwa korespondensi adalah kegiatan komunikasi dengan

menggunakan media surat. Orang yang berkomunikasi dengan surat disebut

koresponden.


Arti dan Fungsi Surat

Bila ditinjau dari sifat isinya, surat adalah jenis karangan eksposisi (paparan).

Didalam paparan, penulisan mengutarakan maksudnya, menjelaskan sesuatu yang

dipikirkannya dan dirasakannya.

Bila ditinjau dari bentuk tuturannya, surat adalah percakapan yang tertulis. Jadi,

sejenis dengan bentuk percakapan (dialog) seperti yang biasa dipakai di dalam kehidupan

sehari-hari.

Bila ditinjau dari segi fungsinya, surat merupakan suatu alat atau sarana komunikasi

tertulis. Surat dapat dipandang sebagai alat komunikasi tertulis yang paling efisien,

efektif, ekonomis dan praktis. Apa yang dikomunikasikan kepada orang lain secara

tertulis, misalnya berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan, dan sebagainya

akan sampai pada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Tidak demikian

halnya dengan penyampaian secara lisan, sering terjadi perubahan, terutama tentang

isinya, mungkin ditambah atau dikurangi walaupun mungkin tidak disadari, (Sugono,

1997)

Peranan surat sangat jelas, terutama dalam surat resmi, surat perjanjian, surat

sewa menyewa rumah, surat jual beli, surat wasiat dan surat-surat resmi lainnya. Surat-

surat tersebut, selain resmi sifatnya juga mempunyai kekuatan hukum yang dapat

digunakan digunakan sebagai alat bukti tertulis, atau bukti nyata yang sah, “hitam di atas

putih”.

Surat itu dapat juga mencerminkan corak keadaan mentalis, jiwa, dan nilai penulis

surat tersebut. Oleh karena itu, dalam menyusun surat hendaklah selalu berhati-hati dan

berfikir secara cermat agar tidak menimbulkan kesan yang tidak menyenangkan. Dalam

hal ini surat berfungsi sebagai duta organisasi.

Surat resmi yang berisi ketentuan-ketentuan tentang cara-cara melaksanakan

peraturan-peraturan, misalnya surat keputusan atau instruksi, dapat dipakai sebagai

pedoman kerja oleh lembaga atau pejabat yang bersangkutan.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa surat-surat resmi berfungsi sebagai:

1) Alat komunikasi

2) Alat bukti tertulis

3) Alat historis

4) Duta organisasi, dan

5) Pedoman kerja. (Tarigan, 1986)

Surat yang dikirimkan oleh pihak pertama kepada pihak kedua ada kalanya perlu

dibalas. Kegiatan berkomunikasi balas membalas yang dilakukan oleh pihak pertama

kepada pihak kedua dengan alat surat disebut surat menyurat atau korespondensi.


Hubungan surat menyurat itu mungkin terjadi antara orang-orang/pejabat-pejabat dalam

satu kantor/organisasi perusahaan (korespondensi intern), mungkin juga terjadi

antaraorang-orang/pejabat suatu kantor dengan pihak luar (korespondensi ekstern),

(Tarigan, 1990)

Permasalahan Korespondensi

Permasalahan teknis dalam korespondensi ada tujuh hal, yaitu:

a. Susunan redaksi surat tidak menentu

b. Penggunaan bentuk surat tidak menentu

c. Penulisan alamat kurang tepat

d. Kalimat yang digunakan bertele-tele

e. Kalimat yang digunakan tidak sesuai dengan ketatabahasaan

f. Penulisan kata atau istilah tidak tepat

g. Penulisan tidak sesuai kaidah-kaidah Ejaan yang Disempurnakan (EYD), terutama

dalam hal pemakaian huruf capital, pemakaian tanda baca, dan pemenggalan kata

atau suku kata.

Syarat-syarat Surat yang Baik

Surat yang baik haruslah memenuhi syarat-syarat penyusunan sebagai berikut:

Pertama, surat harus disusun dengan teknik penyusunan surat benar yaitu:

1) Penyusunan letak bagian-bagian surat yang tepat sesuai dengan aturan yang telash

ditentukan (lihat format surat)

2) Pengetikan yang betul, jelas, bersih dan rapi.

3) Pemakaian kertas yang sesuai dengan ukuran, jenis dan warna yang telah ditentukan

(oleh kantor atau perusahaan).

Kedua, isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit. Hal itu

menguntungkan kedua belah pihak, yaitu:

1) Penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu.

2) Pengirim memperoleh jawaban secara cepat apa yang dikehendakinya.

Ketiga, bahasa yang digunakan adalah bahasa yang benar (ejaan dan kaidahnya),

bahasa baku, dan bahasa yang efektif. Untuk itu bahasa surat haruslah logis, wajar

hemat, cermat, sopan dan menarik. Sedapat mungkin dihindari pemakaiaan kata-kata

asing yang sudah ada padanya dalam bahasa Indonesia. Juga, harus dihindari gaya yang

keasing – asingan atau yang kedaerah – daerahan. (Muhammad, 2006)


Disamping ketiga syarat diatas, ada hal penting lainnya yang perlu diperhatikan

sehubungan dengan menyusun surat yang baik dan benar, yaitu:

1. Memahami kedudukan masalah yang dihadapi dan akan dikemukakan.

2. Memahami peraturan-peraturn yang berkaitan dengan masalah itu.

3. Mengetahui posisi dan bidang tugasnya.

4. Hal-hal lainnya yang berkaitan dengan ketata usahaan.

Bagian-bagian Surat

Menurut Finoza (2010), bagian-bagian surat resmi pada umumnya adalah:

1. Kepala Surat (Kop)

Hal-hal yang terdapat pada kepala surat, yaitu:

a. Nama organisasi atau lembaga

b. Alamat kantor

c. Nomor telepon

d. Nomor faksimili

e. Nomor kotak pos atau tromol pos

f. Alamat kawat/e-mail

g. Lambang (logo)

2. Nomor

Rangkaian nomor surat umumnya terdiri dari nomor urut, kode intern organisasi,

bulan dan tahun pembuatan surat. Contoh penomoran surat: 12/BS/XI/2014,

menunjukkan bahwa surat tersebut dapat diurai sebagai berikut:

12/BS/XI/2014,

Nomor Urut

Kode Intern Organisasi

Bulan Pembuatan Surat

Tahun Pembuatan Surat

3. Tanggal

Cara penulisan tanggal selalu diikuti oleh bulan dan tahun, ditulis secara lengkap,

contoh: 20 Agustus 2014. Tanggal dalam surat pribadi sebaiknya diawali dengan

alamat pengirim surat, contoh: Jakarta, 20 Agustus 2014, sedangkan untuk surat

resmi yang memakai kepala surat tidak wajib diawali oleh nama kota, karena nama

kota sudah tercantum pada kepala surat, contoh: 20 Agustus 2014. Kecuali untuk kop

surat yang mencantumkan beberapa alamat/kota (dalam hal kantor pusat dan

cabang), maka perlu mencantumkan nama kota untuk mengetahui dari kota mana

surat tersebut berasal.


4. Lampiran

Lampiran adalah sesuatu yang melengkapi surat. Kelengkapan itu umumnya berupa

dokumen yang merupakan kesatuan dengan surat pengantarnya. Lampiran memiliki

dua fungsi, yaitu untuk menyampaikan maksud dan pengantar untuk lampirannya.

Penulisan lampiran dapat ditulis hanya jumlahnya saja atau menyebutkan satu

persatu setiap dokumen yang dilampirkan. Jika surat tidak memiliki lampiran, maka

notasi lampiran tidak perlu dituliskan.

5. Hal atau Perihal

Perihal berfungsi untuk membeikan petunjuk kepada pembaca tentang masalah

pokok surat. Perihal surat sama fungsinya dengan judul pada karangan.

Perihal surat ditulis dengan huruf biasa, gabungan antar huruf kapital dan huruf

kecil, huruf awal setiap kata adalah huruf kapital, kecuali untuk kata depan atau kata

penghubung dituls dengan huruf kecil, dan pada akhir perihal tidak diberi tanda titik.

Contoh: Permohonan Izin untuk Mendirikan Sekolah

6. Alamat Tujuan

Alamat surat tidak wajib diawali dengan kata “kepada” dan sejenisnya asalkan alamat

tujuan ditempatkan pada posisi yang tepat. Penulisan alamat tujuan dapat langsung

diawali Yth., jika ditujukan kepada orang, tetapi tidak dipakai dalam alamat tujuan,

jika surat ditujukan kepada organisasi atau lembaga.

Contoh: Yth. Direktur….

Kepada PT. Bisnis Sejahtera

Contoh penulisan alamat secara lengkap

Yth. Direktur PT. Bisnis Sejahtera

Jl. Raya Pasar Minggu No. 17

Jakarta Selatan 12740

7. Salam Pembuka

Salam pembuka hanya dipakai dalam surat berperihal. Gunanya agar surat tidak

terasa kaku. Secara teoretis pemakaian salam pembuka sifatnya tidak wajib. Surat

berita tanpa salam pembuka sama sekali tidak salah.

Contoh pemakaian salam pembuka dalam surat resmi, yaitu:

Dengan hormat,

Bapak … yang terhormat,

Ibu… yang terhormat,

Saudara… yang saya hormati,

Saudara… yang kami hormati,


Assalamualaikum Wr. Wb.

Salam Sejahtera;

8. Isi Surat

Isi surat terdiri dari alenia pembuka, alenia isi atau alenia transisi dan alenia penutup.

9. Salam Penutup

Seperti halnya salam pembuka, pemakaian salam penutup di dalam surat sifatnya

tidak wajib. Dalam praktik, surat berperihal dan surat niaga selalu memakai salam

penutup, sedangkan dalam surt dinas pemerintah jarang memakai salam penutup.

Berikut ini beberapa contoh salam penutup yang dapat dipakai dalam surat resmi:

a. Hormat kami,

b. Salam kami,

c. Salam hormat,

d. Teriring salam,

e. Disertai salam,

f. Salam takzim,

g. Wasalam,

10. Nama Organisasi yang Mengeluarkan Surat

Nama organisasi tidak perlu dicantumkan jika menggunakan kop surat, kecuali jika

menggunakan lebih dari satu lembar kertas, lembar kedua, ketiga dan seterusnya

tidak lagi memakai kertas berkepala surat sehingga pada bagian akhir surat, nama

organisasi perlu dicantumkan lagi. Pencantuman ini memang bukan merupakan

keharusan karena nama organisasi telah ada pada kepala surat.

11. Jabatan Penanda tangan

Cara penempatan jabatan penanda tangan surat antara surat niaga dan surat dinas

pemerintah dan berbeda karena dua alasan berikut:

a. Dalam surat niaga, di bawah nama penanda tangan jarang dicantumkan nomor

pokok anggota organisasi atau nomor registrasi karyawan. Yang dicantumkan

adalah jabatan penanda tangan.

b. Dalam surat dinas pemerintah, di bawah nama penanda tangan dicantumkan

Nomor Induk Pegawai (NIP).

Contoh penulisan jabatan penanda tangan organisasi, lembaga, atau perusahaan

swasta:


Hormat kami,

Baari Isam, SE, M. Sc. Direktur

Contoh penulisan jabatan penanda tangan dalam surat dinas pemerintah:

Kepala Biro Kepegawaian

Dr. Saputra NIP. ………………………

12. Tanda Tangan dan Nama Penanggungjawab

Dalam tradisi korespondensi Indonesia, yang menanda tangani surat adalah orang

yang namanya tercantum di dalam surat. Yang berwenang menanda tangani sebuah

surat adalah orang yang bertanggung jawab atas kegiatan yang dilaksanakannya

baik atas nama organisasi secara keseluruhan, maupun atas nama unit organisasi.

Pendelegasian wewenang penandatanganan surat menurut cara Indonesia ada

dua macam: 1. Pendelegasian wewenang atas nama (disingkat a.n.), dan

2. Pendelegasian wewenang untuk beliau (disingkat u.b.)

13. Tembusan

Sebuah surat akan mempunyai tembusan bila kopi surat dikirimkan kepada pihak

ketiga yang ada sangkut-paut atau keterkaitannya dengan surat yang dikeluarkan.

Notasi tembusan dapat ditulis “tindasan” atau “carbon copy” / “(c.c)” ditempatkan

di sebelah kiri bawah kertas surat pada margin kiri, lurus ke atas dengan nomor surat

untuk bentuk lurus, atau lurus ke atas dengan posisi nomor, lampiran dan perihal

untuk bentuk resmi.

14. Inisial Pengonsep dan Pengetik

Inisial adalah singkatan nama pengonsep dan pengetik surat. Inisial kebanyakan

terdiri atas dua huruf atau lebih yaitu gabungan antara huruf awal nama kecil dan

huruf awal nama keluarga.

Dalam surat-menyurat Indonesia, inisial merupakan bagian surat yang paling

akhir. Inisial ditempatkan pada kaki surat di bagian kiri bawah kertas surat.

Biasanya inisial pengonsep ditulis dengan huruf kapital, sedangkan inisial

pengetik ditulis dengan huruf kecil. Bila pengonsep surat lebih dari satu orang,

inisialnya ikut dicantumkan.


Contoh:

BI/MS/ok

Baari Isam = Pengonsep atau pemberi perintah membuat surat

Muhamad Saputra = Pengonsep

Ophie Kurniawan = Pengetik

Beberapa instansi ada yang menambahkan sifat surat, seperti surat biasa, segera,

atau rahasia. Notasi sifat surat banyak dipakai dalam surat bentuk resmi Indonesia. notasi

ini umumnya ditempatkan satu kelompok dengan notasi Nomor, Lampiran, dan Perihal.

Jenis-jenis Surat

Dalam kehidupan sehari-hari, kita mengenal bermacam-macam jenis surat. Surat-surat itu

dapat dikelompokkan berdasarkan hal-hal berikut.

1) Berdasarkan Wujud Surat / Cara Pengiriman

Berdasarkan wujud surat, pada umumnya, surat dapat dikelompokkan menjadi:

Kartu Pos

Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran10 × 15 cm.

Lembaran kertas surat ini, biasanya, tebal sehinggaberbentuk kartu. Kegunaan

surat ini untuk menyampaikan berita yangsingkat. Akan tetapi, pesan yang tertulis

dapat diketahui oleh orang lainyang bukan haknya sebab berada pada halaman

terbuka.

Warkat Pos

Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Surat seperti ini

dapat dilipat menjadi abemplop. Jadi, lembaran surat ini dapatdipakai sekaligus

sebagai amplop. Kegunaan surat jenis ini adalah untukmenyampaikan berita yang

agak panjang dalam sehelai kertas, namun pesannya tidak layak untuk diketahui

oleh orang lain.

Telegram

Telegram disebut juga surat kawat. Surat jenis ini adalah surat yang berisikan

pesan yang relatif singkat. Surat ini dikirim dengan bantuan pesawat telegram.

Surat ini akan sampai ke tangan penerima dalam waktu yang singkat. Jenis

telegram terdiri atas telegram umum, telegram dinas, telegram kilat, dan telegram

biasa. Jenis surat ini dapat dibuat di kantor pos atau warung telekomunikasi.

Surat Bersampul

Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorangdengan

menggunakan sampul surat. Berita yang dikirimkandengansurat bersampul ini,


biasanya, berpesan panjang dan tidak layakdiketahui oleh pihak lain. Isi surat

dapat menyangkut rahasia seseorangyang tidak boleh diketahui oleh orang lain.

Surat bersampul memilikikelebihan dibandingkan dengan jenis surat lain, yaitu:

lebih terjamin kerahasiaan isinya

lebih leluasa dalam menulis isi surat

lebih santun dalam surat menyurat

2) Berdasarkan Pembuat Surat

Surat dapat dikelompokkan berdasarkan pembuatnya atau penulisnya. Jenis-jenis

surat berdasarkan pembuat surat dapat dibedakan menjadi:

Surat Pribadi

Jenis surat ini ditulis atas nama pribadi seseorang serta berisi masalah pribadi

penulis, baik yang ditujukan kepada teman, keluarga, sahabat, kenalan. Karena

sifatnya pribadi, dalam surat pribadi terasa hubungan santai, akrab, dan mesra.

Dengan demikian bahasa yang digunakan pun bersifat santai, akrab dan mesra.

Kadang-kadang uraian isi surat diselingi canda dan senda gurau yang menarik

dan mengasyikkan.

Surat Resmi

Surat resmi dibuat oleh suatu instansi, organisasi, atau lembaga perusahaan

tertentu yang ditujukan kepada seseorang atau lembaga tertentu

lainnya.Keberadaan instansi, lembaga, organisasi, dan perusahaan tersebut

disahkan secara hukum. Contoh surat resmi adalah pengumuman, surat edaran,

surat permohonan, surat laporan, surat pengantar, surat keputusan, surat

instruksi, surat tugas, surat kuasa, surat lamaran pekerjaan, surat undangan, surat

perjanjian, dan surat nota dinas.

3) Berdasarkan Pesan Surat

Berdasarkan pesan yang terkandung di dalam surat, jenis surat dapat dibedakan

menjadi:

Surat Keluarga

Surat Setengah Resmi

Surat Sosial

Surat Niaga

Surat Dinas

Surat Pengantar


4) Berdasarkan Kerahasiaan Pesan Surat

Berdasarkan keamanan/kerahasiaan pesan surat, surat dapat dikelompokkan

menjadi:

Surat Sangat Rahasia

Surat ini berisi pesan dokumen penting yang berkaitan denganrahasia atau

keamanan suatu negara. Jenis surat ini dikirim denganmenggunakan tiga buah

sampul. Pada sampul pertama dituliskan kode SR yang merupakan singkatan dari

"Sangat Rahasia". Pada sampul keduadituliskan kode SRS, yaitu singkatan dari

"Sangat Rahasia Sekali" sertadibubuhi segel atau lak untuk membuktikan

keutuhan pesan surat. Pada sampul terakhir (luar) dibuat biasa agar tidak

mengundang kecurigaanorang lain. Surat jenis ini, misalnya, surat dari

kementerian luar negeri,surat untuk negara-negara tetangga, dan surat dokumen

kemiliteran.

Surat Rahasia

Jenis surat ini berisi dokumen ringan yang pesannya hanya pantasdiketahui oleh

satu atau beberapa pejabat tertentu atau yang berwenangpada sebuah instansi.

Pengiriman surat ini menggunakan dua buahsampul. Sampul pertama dituliskan

kode R atau RS, yaitu singkatandari "Rahasia" atau "Rahasia Sekali" serta disegel,

sedangkan sampulkedua tidak diberi kode apapun. Surat jenis ini, misalnya surat

tentangkonduite pejabat dan surat dokumen suatu instansi.

Surat Konfidensial

Surat yang isinya hanya layak diketahui oleh beberapa pejabat tertentu sebab

pesannya memerlukan tindakan kebijaksanaan dari para pejabat tersebut.

Misalnya, surat hasil rapat pimpinan dan usulankenaikan pangkat seseorang.

Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang pesannya dapat diketahui oleh oranglain tanpa

mengakibatkan kerugian bagi pihak manapun. Misalnya,surat edaran dan surat

undangan.


5) Berdasarkan Ruang Lingkup Surat

Jika dikelompokan berdasarkan pada ruang lingkup pemakaiansurat, pada umumnya,

surat dapat dibedakan atas:

Memorandum

Memorandum adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau kepada

pejabat yang setingkat dengan pejabat pembuat memo. Memorandum ini hanya

berisikan catatan singkat tentang pokok-pokokpermasalahan sebagai pesan yang

ingin dikomunikasikan.

Nota

Nota adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan dalam satu kantor

untuk meminta data atau informasi.

Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang dikirimkan kepada orang lain, baik yang berada di

dalam maupun di luar instansi yang bersangkutan.

6) Berdasarkan Jumlah Pembaca Surat

Berdasarkan jumlah pembaca yang dikehendaki oleh surat tersebut, pada umumnya,

surat dapat dibedakan antara lain atas:

Pengumuman

Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang, instansi, atau

pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu per satu.

Pengumuman ini dapat digunakan dalam ruang lingkup yang terbatas maupun

dalam ruang lingkup yang lebih luas.Misalnya pengumuman penerimaan pegawai

dan kelulusan tes.

Surat Edaran

Surat edaran adalah surat yang dikirimkan kepada beberapa orang, baik di dalam

maupun di luar kantor yang bersangkutan. Kadangkadang, surat ini hanya berisi

sesuatu yang hanya diketahui oleh para pejabat tertentu. Ada pula surat edaran

yang dapat disebarkan ke ruang lingkup yang lebih luas.


Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang khusus dikirimkan kepada seseorang yang

namanya tertera pada alamat surat dan hanya untuk diketahui oleh orang yang

dituju.

7) Berdasarkan Penyelesaian Surat

Berdasarkan kepentingan penyelesaiannya atau penyampaian kepada yang dituju,

surat dapat dibedakan antara lain atas:

Surat Kilat

Surat kilat adalah surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada

penerima surat secepat mungkin. Tanggapan yang diharapkan dari surat tersebut

pun perlu dilakukan dengan cepat.

Surat Segera

Pesan dalam jenis surat ini perlu segera disampaikan kepada penerima surat,

tetapi tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti pada surat kilat.

Surat Biasa

Jenis surat ini, baik cara pembuatan atau pengirimannya, tidak harus

diprioritaskan seperti kedua jenis surat di atas.

8) Berdasarkan Pengertian Umum

Surat berdasarkan pengertian umum dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, antara

lain sebagai berikut:

Surat Terbuka

Surat terbuka adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain, baik perorangan

maupun kelompok yang, biasanya, dimuat di media massa atau diedarkan secara

terbuka.

Surat Tertutup

Surat tertutup adalah surat yang cara pengirimannya diberi sampul karena isinya

tidak layak diketahui oleh pihak lain.


Surat Kaleng

Surat kaleng adalah surat yang pengirimannya tidak mencantumkan nama dan

alamat pengirim secara jelas. Pengirim surat ini tidak bertanggung jawab terhadap

isi surat. Akan tetapi, untuk beberapa hal, perlu juga diperhatikan oleh penerima

surat pesan dalam surat itu.

Bahasa Surat

Keberhasilan suatu surat yang utama terletak pada bagian isi. Di bagian ini pula

akan menimbulkan kesan positif atau negative bagi pembaca atau penerima surat.

Kalimat dalam isi surat sebaiknya pendek tetapu jelas dan lengkap. Penggunaan tanda

baca juga harus diperhatikan. Komposisi isi surat harusmenyebabkan dapat dimengerti

dengan cepat oleh pembaca. Meskipun dalam satusurat dikemukakan beberapa pokok

pikiran, tetapi secara keseluruhan haruslah ada hubungan sehingga merupakan satu

kesatuan yang lengkap.

Langkah-langkah dan Kegiatan Menyusun Surat

Dalam surat menyurat terdapat kegiatan :

a. Pendiktean

Keterampilan menuilis singkat sesuai dengan kecepatan pendiktean, perludimiliki

agar yang didiktekan dapat terekam atau tertulis dengan cepat dantepat. Akan lebih

baik bila menggunakan stenografi.

b. Melatinkan

Keterampilan unutk mengalih bahasakan stenografi menjadi tulisan latin biasa, baik

dengan mempergunakan mesin ketik atau tulisan tanganagar hasilnya dapat

dibaca kembali oleh orang lain secara mudah dan jelas.

c. Transkripsi

Dalam hal ini tidak menggunakan pendiktean, maka tape recorder sering

digunakan untuk merekam pesan-pesan atau merekam isi surat yang akan dikirim

oleh pimpinan. Dengan demikian maka kemampuan untuk memindahkan suara yang

keluar dari tape recorder tersebut ke dalam bentuk tulisan harus dimiliki.

d. Mengetik

Pembuatan konsep surat harus didasari oleh penguasaan bahasa, materu yang akan

dikomunikasikan, pendekatan kepada pandangan pembaca atauyang akan dikirimi

surat dan penguasaan perasaan serta pikiran.


e. Mengoreksi

Diharapkan, konsep surat dibuat tidak berulang kali. Oleh sebab itu, adalah

merupakan suatu keharusan untuk dapat melakukan tindakan koreksi atas kesalahan

mengetik, susunan kalimat, atrau pengetikan dalamarti bentuk suratnya.

f. Menandatangani

Langkah terakhir dari kegiatan mempersiapkan surat adalah penandatanganan surat

yang telah sesuai konsep oleh pimpinan. Pimpinanakan bersedia menandatangani

surat yang telah sempurna atau yang tidak mengalami kesalahan.

g. Menggandakan

Yaitu suatu kegiatan untuk memperbanyak atau memproduksi suatu naskah. Untuk

melaksanakan kegiatan ini maka perlu pula mengetahui tentang cara pengoperasian

mesin stensil, photocopy, mencetak dengan menggunakan computer dan lain-lain.

h. Menghitung

Kegiatan penunjang yang berupa penghitungan-penghitunganyang dapat

membantu kelancaran kegiatan lainnya. Dalam melaksanakan bermacam-

macam kegiatan kantor, menghitung merupakan kegiatan yangsaling menunjang dan

tidak berdiri sendiri.

Pembetulan (Revisi Konsep Surat)

Bila surat atau naskah sudah dibuat, hendaknya konsep yang akan diketik tersebut

diteliti kembali. Apabila terdapat kesalahan, baik berupa pengertian kalimat, pemakaian

huruf, tanda baca dan lainnya hendaklah segera dikoreksi dan diperbaiki. Dengan kata

lain, pembuatan konsep harus merevisi konsepnya. Dalam hal ini antara pembuat konsep

dan juru ketik harus mempunyai suatu kode atau tanda yang sama dalam merevisi

konsep termaksud. Keseragaman tanda-tanda tersebut sangat diperlukan, supaya

apa yang dimaksud oleh pembuat konsep dapat dipahami sepenuhnya oleh pengetik.

B. Pengurusan Surat

Dalam suatu perusahaan surat dibedakan menjadi dua macam, yaitu surat masuk

dan keluar.

1. Surat Masuk

Surat masuk sarana komunikasi tertulis yang diterima dari instansi lain atau dari

perorangan. Dapat pula diberikan pengertian surat masuk yang diterimadari

instansi lain, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima dari kurir.


2. Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dikirimkan oleh suatu organisasi kepada pihak

lain. Surat keluar biasanya dikirimkan untuk mejawab dari surat masuk, dan akan

memberikan sesuatu hal.

Tujuan Pengurusan Surat Masuk dan Keluar

Pengurusan Surat Masuk dan Keluar Sistem Buku Agenda diadakan dengan tujuan :

a. Mempercepat proses penyimpanan surat

b. Menjaga kerahasiaan surat

c. Dapat diketemukan kembali jika sewaktu-waktu dibutuhkan

d. Sebagai bukti autentik dan histories.

Pengurusan Surat Sistem Buku Agenda

1. Pengurusan Surat Masuk

Setiap surat masuk yang diterima oleh suatu organisasi pemerintah atau swasta

mempunyai nilai yang sangat penting, baik sebagai alat komunikasi, sebagai pusat

ingatan, sebagai bukti autentik, dan sekaligus dapat menunjukkan dinamika (kegiatan

hidup) organisasi. Karenanya pengurusana surat masuk harus dilakukan setepat-

tepatnya sehingga selalu dapat diikuti proses perkembangannya.

a. Penerimaan Surat

Semua surat yang masuk diterima dan dikumpulkan pada suatu bagian atau

petugas tertentu. Kemudian diteliti alamatnya satu persatu apakah alamatnya benar

atau tidak. Maksudnya apakah semua surat-surat yang masuk itu benar-benar untuk

organisasi yang bersangkutan.

Untuk surat-surat yang salah alamat dipisahkan untuk dikembalikan kepada

pihak pengirim. Apabila pengirimannya melalui pos dapat dikembalikan dengan cara

mengembalikan pada kantor pos dan giro dengan diberi catatan “SALAH ALAMAT”.

Demikian pula apabila pengirimannya melalui biro-biro jasa yang lain.

Untuk surat-surat yang benar pada organisasi yang bersangkutan, pada

amplopnya atau pada suratnya diberi cap tanggal penerimaan. Misalnya surat yang

diterima tanggal pada tanggal 21 Agustus 2014, diberi cap tanggal sesuai tanggal

tersebut.


b. Persortiran Surat

Surat-surat yang telah diberi tanggal penerimaan tadi disortir berdasarkan

tujuannya. Misalnya yang untuk direktur dan untuk bagian-bagian yang ada pada

organisasi yang bersangkutan.

c. Pembukaan Surat

Setelah disortir surat-surat tersebut dibuka satu persatu sambil ditelititentang

kelengkapan-kelengkapan yang ada.Disini tidak semua surat boleh dibuka, tetapi ada

beberapa jenis surat yang tidak boleh dibuka oleh petugas, hanya orang yang dituju

sajalah yang mempunyai hak untuk membuka surat-surat tersebut. Surat-surat

tersebut adalah yang berjenis rahasia dan surat pribadi atau private atau prive.

Untuk membedakan surat-surat tersebut dengan surat yang lain dapat dilihat

dari amplop dan alamatnya. Untuk surat rahasia pada amplopnya akan dibubuhi

tulisan RAHASIA atau RHS. Sedangkan untuk surat pribadi dapat dilihat dari cara

penulisan alamatnya. Surat-surat pribadi alamatnya biasanya tanpa menggunakan

jabatan, tetapi hanya namanya saja. Seperti misalnya:

Yth. Bapak Ir. Sudirman

Kantor Depdiknas Malang

Jalan Veteran 7

Malang 63245

Atau biasanya pada sampulnya ditulis PRIVATE atau PRIVE atau yang lainnya

yang menunjukkan bahwa surat tersebut surat pribadi. Sedangkan untuk yang surat

dinas atau bisnis, biasanya hanya disebutkan jabatannya saja seperti misalnya:

Yth. Direktur PT. SEMBADA

Jalan Arjuna 505

Purwokerto 53181

Setelah surat dibuka isinya dikeluarkan, jangan lupa untuk tetap menyertakan

amplopnya. Jadi isi suratnya tetap menyatu dengan amplopnya, misalnya saja

dengan distaples. Tujuan menyertakan amplopnya adalah untuk:

1. mengetahui alamat si pengirim, apabila pada suratnya tidak ada alamat

pengirimannya

2. menghindari hilangnya sesuatu, apabila misalnya ada lampiran yang teringgal

didalam amplop.

3. Mengetahui tanggal pembuatan surat, apabila pada surat tidak tercantum tanggal

pembuatan surat.


4. Mengetahui tanggal pengiriman surat, khususnya apabila dikirim melalui pos, ini

dapat dijadikan bukti apabila ada protes tentang keterlambatan datangnya surat.

d. Pengagendaan Surat Masuk

Setiap surat yang masuk akan dicatat pada Buku Agenda Surat Masuk. Adapun

yang dicatat adalah nomor urut, tanggal penerimaan, tanggal surat, nomor surat,

perihal surat, asal surat, tujuan surat, keterangan.

Contoh Buku Agenda Surat Masuk Sebagai berikut:

No Tanggal Terima

Tanggal Surat

Nomor Surat

Perihal Asal Surat

Tujuan Ket.

1 18 September 2014

15 September 2014

15/PJK/IX/2014

Pajak Penjualan

Kantor Pajak Malang

Direktur

e. Pengklasifikasian Surat

Surat-surat diklasifikasikan menurut jenisnya dan tingkat kepentingannya,

misalnya surat rahasia, surat pribadi, surat dinas yang harus segera ditanggapi,

surat dinas biasa, surat yang hanya berupa informasi.

f. Pendistribusian Surat

Aktifitas disini adalah menyampaikan surat-surat ke alamat yang dituju.

Tentang alamat yang dituju ada dua kemungkinan, yaitu perorangan, seperti untuk

direktur/pimpinan, dan beberapa orang lainnya.

Untuk surat-surat yang ditujukan kepada pimpinan, sebaiknya dalam

penyampaiannya disusun berdasarkan pengklasifikasian. Susunannya dimulai

dyang paling penting sampai ke yang kurang penting dan ditrmpatkan pada

sebuah map khusus.

Untuk mendistribusikan surat kepada bagian-bagian yang ada pada suatu

organisasi, biasanya ditempuh dengan cara menggunakan Buku Ekspedisi

Intern. Buku ini mencatat tentang identitas surat, tujuan surat, tanda tangan/paraf

penerima surat dan tanggal penerimaan surat. Contoh Buku Ekspedisi Intern

adalah sebagai berikut:


BUKU EKSPEDISI INTERN

No Tanggal Terima

Tanggal Surat

Nomor Surat

Perihal Tujuan Tanda Tangan

Penerima

1 18 September 2014

15 September 2014

15/PJK/IX/2014

Pajak Penjualan

Direktur

Sering terjadi sebuah surat perlu diketahui oleh beberapa pihak. Untuk

surat yang semacam ini cara pendistribusiannya ada beberapa cara yaitu:

a. Diperbanyak

Surat tersebut diperbanyak sejumlah pihak yang harus mendapatkan surat

tersebut,kemudian didistribusikan dengan menggunakan Buku Ekspedisi Intern.

b. Menggunakan Slip Edaran

Yang dimaksud slip edaran adalah lembaran kertas yang memuat pihak-pihak

yang akan dituju oleh surat tertentu. Slip edaran ini nantinya dilampirkan pada

surat yang akan diedarkan.Setiap orang yang telah membaca surat tadi harus

membubuhkan tanda tangan/parafnya dan diberi tanggal, kemudian diedarkan

ke orang berikutnya. Orang yang paling akhir bertugas mengembalikan surat

tersebut ke tempat yang telah ditentukan atau akan ada petugas yang

mengambil surat tersebut.

Jadi disini suratnya tidak diperbanyak, tetapi diedarkan ke pihak-pihak yang

dituju, dengan dilampiri slip edaran. Pada kolom catatan biasanya diisi tentang

perlunya surat tersebut dibaca oleh pihak-pihak yang dituju. Misalnya: “Hanya

sebagai informasi” atau “Hanya untuk diketahui”.

Contoh slip edaran

SLIP EDARAN

Tanggal : Tanggal Surat : Nomor Surat : Perihal :

Catatan :

No.

Tujuan Paraf dan Tanggal


c. Menggunakan Slip Tindakan (Action Slip)

Dengan cara ini surat tadi diperbanyak sebanyak yang diperlukan. Kemudian

masing-masing copy surat tadi dilampiri Slip Tindakan atau sering juga disebut

Slip Penugasan. Bentuk slip tersebut biasanya adalah seperti yang tercantum di

bawah ini. Slip ini diberi tanda pada salah satu atau beberapa perintah yang

harus dilakukan sehubungan dengan surat yang diedarkan.

Untuk melakukan prosedur pengurusan surat masuk system buku agenda,

diperlukan peralatan seperti : Kotak sortir, stempel tanggal, buku agenda,

lembar disposisi, buku ekspedsi intern,dan odner.

2. Pengurusan Surat Keluar

Surat keluar yang dikirimkan kemungkinan disebabkan oleh 3 faktor, yaitu:

a. Merupakan jawaban dari surat masuk

b. Merupakan kebutuhan

c. memberikan informasi tentang sesuatu hal

Dalam menangani surat keluar akan terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai berikut:

a. Pembuatan konsep

Kegiatan yang pertama dalam menangani surat keluar adalah pembuatan

konsep.Ada beberapa hal yang dapat membantu membuat konsep surat dengan

baik, yaitu

1. Penempatan tujuan. Maksudnya adalah sebelum pembuatan konsep-konsep surat

dimulai, harus diketahui terlebih dahulu tujuan pembuatan surat tersebut. Seperti

untuk membalas surat pesanan. Dengan mengetahui tujuan ini akan dapat

diketahui isi dan macam surat yang akan dibuat.

2. Menyediakan informasi pelengkap yang diperlukan. Dengan mengetahui isi dan

macam surat yang akan dibuat, dapat dipersiapkan informasi pendukung yang

diperlukan untuk surat yang akan dibuat dapat dipersiapkan terlebih dahulu.Hal ini

sudah barang tentu akan mempermudah dalam proses penyusunan konsep surat.

3. Mengetahui calon penerima surat. Calon penerima surat perlu di ketahui juga. Hal

ini akan sangat membantu dalam memilih kata-kata dan bahasa yang cocok untuk

digunakan dalam surat yang akan dibuat.

Kemudian dalam pembuatan konsep surat harus diusahakan agar konsep

tersebut sudah dapat mencerminkan surat yang sesungguhnya. Maksudnya harus

sudah dapat mencerminkan surat yang baik seperti, yang telah diterangkan

sebelumnya.


b. Persetujuan konsep

Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetujui oleh pihak yang

bertanggungjawab terhadap surat tersebut. Dalam hal ini biasanya adalah orang

yang akan menandatangani surat.

Untuk surat yang isinya menyangkut lebih dari satu pihak/departeman dalam

suatu organisasi biasanya konsep tersebut akan dikonsultasikan terlebih dahulu

kepada pihak-pihak/departemen-departemen tadi. Sebagai tanda persetujuan

terhadap konsep tadi, maka pejabat yang berkepentingan terhadap surat itu akan

membubuhkan parafnya pada konsep surat.

c. Pemberian nomor surat

Setelah konsep disetujui, konsep tersebut akan dilengkapi atau diberi nomor

surat. Salah satu yang perlu diperhatikan dalam pembuatan/pemberian nomor surat

hendaknya yang jelas, sederhana dan mudah dimengerti serta tetap bentuknya.

Nomor surat biasanya merupakan gabungan dari nomor-nomor dan kode-kode

tertentu, misalnya 231/K/Ps/IX/2014, yang artinya:

- 231 = nomor urut surat

- K = surat keluar

- Ps = kode untuk surat pesanan

- IX = bulan pembuatan surat

- 2014 = tahun pembuatan surat

d. Pengetikan konsep

Setelah konsep surat diberi nomor surat, kemudian diketik. Dalam proses

pengetikan ini, biasanya akan dilakukan hal-hal sebagai berikut;

diteliti apakah semua persyaratannya telah lengkap

dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan

memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu, dilihat dari segi

waktu pengirimannya dan isinya

Setelah kegiatan hal tersebut di atas diteliti, berulang mulai proses pengetikan.

Dalam proses pengetikan surat ini perlu diperhatikan bahwa bentuknya harus

seragam, sesuai dengan aturan yang ada pada organisasi yang bersangkutan. Selain

itu sudah barang tentu harus rapi dan tidak boleh ada kesalahan pengetikan.

Kemudian perlu diperhatikan juga, apabila surat tersebut akan dibuat dalam

jumlah yang banyak, maka perlu dipikirkan cara memperbanyak.


e. Penanda tanganan surat

Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan surat

tersebut siap untuk ditandatangani. Yang dimaksud kelengkapan disini adalah antara

lain: amplop, lampiran-lampiran, dan sebagainya.

Yang berhak menandatangani adalah orang yang akan bertanggungjawab

terhadap isi surat tersebut. Jadi diserahkan kembali kepada orang yang telah

memberikan parafnya pada konsep surat tersebut.

f. Pemberian cap stempel organisasi

Setelah surat ditanda-tangani langkah berikutnya adalah diberi cap stempel

organisasi, yaitu disebelah kiri atas tanda-tangan dan mengenai sebagian tanda-

tangan orang yang bertanggung jawab langsung terhadap surat yang bersangkutan.

g. Pencatatan surat keluar

Langkah berikutnya adalah pencatatan surat pada Buku Agenda Surat Keluar.

Yang dicatat adalah nomor urut, tanggal, tujuan surat, perihal, nomor surat, lampiran,

asal surat, dan keterangan.

Contoh Buku Agenda Surat Keluar adalah sebagai berikut:

No Tanggal Tujuan Surat

Perihal Nomor Surat

Lamp Asal Surat

Ket.

1 18 September 2014

PT. Sinar Makmur Jaya

Penawaran Barang

15/PP/IX/ 2014

2 Bundel Bagian Marketing

Semua surat keluar perlu dicatat padaBuku Agenda Surat Keluar, tujuannya adalah:

1. untuk mengetahui banyaknya surat yang telah dibuat

2. untuk mengontrol surat yang keluar

3. untuk mengetahui jumlah surat-surat yang telah keluar

h. Pengiriman surat

Proses pengiriman surat secara umum ada dua macam, yaitu;

1. dikirim oleh petugas pengiriman surat

2. dikirim melalui jasa pengiriman surat

Oleh karenanya surat-surat yang akan dikirim perlu dipisah-pisahkan terlebih

dahulu, mana yang akan dikirim oleh petugas dan mana yang akan dikirim melalui

jasa pengiriman. Untuk yang dikirim melalui jasa pengiriman perlu dipisah-pisahkan

lagi menurut jenis jasa pengirimannya,yaitu didasarkan kepada tingkat

kepentingannya dan lama waktu pengirimannya. Seperti misalnya apabila akan

menggunakan jasa pos, apakah menggunakan jenis kiriman biasa, kilat, kilat khusus,


tercatat dan sebagainya. Jadi harus dapat menentukan jenis jasa pengiriman yang

tepat sesuai dengan kebutuhan surat yang akan dikirim.

Adapun jasa-jasa pengiriman surat yang dapat dipergunakan adalah ada 3

kemungkinan, yaitu;

1. Perum Pos dan Giro

Jasa yang diberikan oleh PerumPos dan Giro sehubungan dengan

pengiriman surat adalah mengirimkan Surat Pos. Yang dimaksud dengan Surat

Pos adalah nama himpunan umtuk surat, warkat pos, barang cetakan, surat kabar,

dan bungkusan kecil.

Tentang jenis pelayanan yang disediakan antara lain adalah;

1. Biasa, jenis pengiriman ini memakan waktu antara 3 hari -7 hari atau lebih,

tergantung jauh dekatnya alamat tujuan.

2. Kilat, jenis pengiriman ini memakan waktu antara 1 hari – 1 minggu.

3. Kilat khusus, jenis pengiriman ini memakan waktu 24 jam. Tetapi belum semua

kota di Indonesia terjangkau oleh jenis jasa ini.

4. POSPATAS, yaitu singkatan dari Pos Cepat Antar Kota Terbatas, Jasa jenis ini

membutuhkan waktu maksimal 12 jam. Pelayanannya hanya antara jam 07.00

– 23.00 dan untuk kota-kota tertentu saja

5. EMS (Express Mail Service), yaitu merupakan sarana yang terpercaya untuk

kecepatan dan ketepatan kiriman pos ke luar negeri. Jenis pelayanannya ada 2

macam, yaitu:

On Schedule Service (EMS/OS) ,yaitu pelayanan pengiriman EMS dengan

alamat dan jadwal pengiriman tertentu sesuai dengan kontrak yang dibuat

antara pengirim dengan Kantor Pos dan Giro

On Demand Service (EMS/OD), yaitu pelayanan pengiriman EMS yang

dapat dilakukan setiap saat selama loket masih buka.

2. Perum Telekomunikasi

Jenis jasa yang diberikan olah Perumtel antara lain adalah:

Telegram

Telex

Teletex, yaitu suatu jasa teleks dengan kemampuan pengiriman yang lebih

cepat

Telefax (Facsimile), yaitu suatu jasa fotokopi jarak jauh yang dikirimkan melalui

media telekomunikasi dengan kemampuan lebih cepat dan lebih murah.


Electronic Mail (E-Mail), pengiriman berita baik tertulis maupun bentuk suara

yang memakai fasilitas gabungan telekomunikasi dan computer sehingga berita

tersebut dapat disimpan dan diakses dari seluruh penjuru dunia bagi mereka

yang berkepentingan.

3. Jasa Pengiriman Swasta

Yang dimaksud disini adalah biro-biro jasa pengiriman yang disediakan oleh

pihak swasta seperti ELTEHA dan berbagai biro jasa pengiriman yang lain.

Untuk semua surat-surat yang akan dikirimkan, baik oleh petugas sendiri

maupun melalui jasa pengiriman, biasanya dibuatkan atau dicatat pada buku

Ekspedisi Ekstern. Buku ini mencatat surat-surat yang dikirim, kemana tujuannya,

dan siapa yang menerima surat-surat tersebut. Penerima surat akan

membubuhkan tanda tangan atau paraf pada buku tersebut sebagai bukti bahwa

suratnya telah diterima. Untuk surat yang dikirim melalui jasa pengiriman, yang

tanda tangan atau paraf adalah petugas di tempat jasa pengiriman.

Surat keluar yang ditujukan untuk organisasi lain dapat dikirim melalui pos

atau kurir, sedangkan yang ditujukan untuk organisasi sendiri dapat dikirim sendiri

dengan menggunakan buku ekspedisi ekstern.

C. Sistem Kearsipan

Secara etimologi “Arsip” berasal dari bahasa yunani yaitu “Archea” kemudian

berubah menjadi “Archeon” yang berarti catatan atau dokumen mengenai masalah

pemerintah. Dan “Felum” (latin) berarti bendel/kumpulan dari warkat atau dokumen.

Bukti-bukti kegiatan kantor di dalam Ilmu Kearsipan dinamakan arsip. Proses pekerjaan

yang berhubungan dengan pengelolaan arsip disebut dengan kearsipan atau filing.

Tujuan Kearsipan

1. Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.

2. Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepa dan tepat.

3. Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.

4. Penghematan tempat penyimpanan.

5. Menjaga rahasia arsip.

6. Menjaga kelestarian arsip.

7. Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan

penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.


Asas Kearsipan

Asas kearsipan ada 3 macam, yaitu:

1. Asas Sentralisasi

Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan

cara di pusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip.

Keuntungan asas Sentralisasi:

1. Pengawasan akan lebih efektif dan efisien.

2. Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.

Kelemahan asas Sentralisasi:

1. Jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan kesulitan

terpenuhi dalam waktu cepat.

2. Prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang ada di masing-masing unit.

2. Asas Desentralisasi

Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan

disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada dalam

organisasi.

Keuntungan asas Desentralisasi:

1. Tiap unit yang ada dalam organisasi bebas menerapkan sistem kearsipan

yang diinginkan.

2. Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah.

Kelemahan asas Desentralisasi:

1. Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani arsip.

2. Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk menyimpan

arsip.

3. Asas Gabungan

Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan

kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi.

Fungsi Arsip

Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan adalah:

1. Sebagai alat penyimpanan warkat.

2. Sebagai alat bantuan perpustakaan.

3. Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang

merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan

perusahaan.


Kearsipan berarti menhimpan secara teratur tetap warkat-warkat penting

mengenai kemajuan perusahaan.

Records is written knowns facts of events and transactions of the organization.

Records may be in the form of correspondence, data; executed printed forms; and

cards, sheets, or books to which facts are posted.

(Fakta-fakta tertulis yang diketahui tentang peristiwa-peristiwa dan kegiatan-

kegiatan dari organisasi. Warkat-warkat itu dapat terwujud dalam bentuk surat-surat,

data; barang-barang cetakan; kartu-kartu, lembaran-lembaran atau buku-buku dalam

mana dicantumkan fakta-fakta).

Nilai Warkat

A – Administrative value (nilai administrasi)

L – Legal value (nilai hukum)

F – Fiscal value (nilai di bidang keuangan)

R – Research value (nilai penelitian)

E – Educational value (nilai pendidikan)

D – Documentary value (nilai dokumentasi).

Masalah-masalah pokok di bidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh

instansi:

1. Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip sesuatu surat

yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi lainnya.

2. Peminjaman atau pemakaian sesuatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi

lainnya yang jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak

dikembalikan.

3. Bertambahnya terus-menerus surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada

penyingkirannya sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi.

4. Tata kerja dan peralatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan dalam

ilmu kearsipan modern sebagai akibat dari pegawai-pegawai arsip yang tak cakap

dan kurangnya bimbingan yang teratur.

Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut di atas maka perlulah dipelajari,

diatur, dan diperkembangkan pedoman-pedoman mengenai:

a. Sistem penyimpanan warkat yang tepat bagi masing-masing instansi

b. Tatakerja penyimpanan dan pemakaian warkat

c. Penyusutan arsip secara teratur

d. Penataran pegawai-pegawai bagian arsip sehingga memiliki dan dapat

mempraktekkan pengetahuan di bidang kearsipan terbaru yang efisien.


5 (lima) macam sistem penyimpanan warkat

1. Penyimpanan menurut abjad

2. Penyimpanan menurut subyek

3. Penyimpanan menurut wilayah

4. Penyimpanan menurut nomor

5. Penyimpanan menurut tanggal

Masing-masing sistem dapat digunakan sesuai dengan jenis arsip, atau surat

pada suatu organisasi atau perusahaan.Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan

atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad,

numerik/nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang

terkait.

1. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode

penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar

penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan/organisasi, nama

tempat, nama benda dan subjek masalah. Nama-nama diambil dari nama si pengirim

(surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar). Cara menemukan dan

menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda

pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.

Adapun kata tangkap dapat berupa:

Nama orang

Nama perusahaan / organisasi

Nama tempat / daerah

Nama benda / barang

Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai).

Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian

dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Indeks adalah sarana untuk

menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan

suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya,

atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat. Unit adalah bagian

kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri, atau bagian terkecil dari

suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul/caption. Jadi setiap judul memiliki

bagian yang disebut unit. Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau

yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan


arsip. Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip.

Adapun fungsi dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam

arsip yang bersangkutan. Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak

dipakai kepada indeks yang dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks yang

dipakai dengan indeks lain yang dipakai.

Ada dua macam petunjuk silang.

a. Petunjuk silang langsung

Adalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari

satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah.

b. Petunjuk silang tak langsung

Adalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu

masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu.

Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :

Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama

Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.

Menetapkan caption atau judul surat

Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan

Membuat petunjuk silang

Memberi kode surat

Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu

kelompok menurut kode yang ada pada arsip.

Menyusun menurut susunan abjad.

Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.

Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah:

Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu

untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa

laci.

Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip,

berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.

Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk

dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari

karton tebal.


2. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)

Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat

berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.

Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah:

Daftar Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal

yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan.

Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok

tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam

pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah

yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu.

Perlengkapan menyimpan surat

– Filling Cabinet

– Guide

– Folder

– Kartu kendali

Pemberian kode surat

Penyimpanan surat, dengan cara

– Membaca surat untuk mengetahui isi surat

– Memberi kode surat

– Mencatat surat dalam kartu kendali

Menyimpan kartu kendali.

3. Sistem Numerical (Nomor)

Di dalam sistem nomor ada 4 macam sistem, yaitu:

a. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)

Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk

surat yang bersangkutan.

Yang diperlukan dalam sistem ini adalah

a. Perlengkapan yang diperlukan adalah

Filing Cabinet

Guide

Folder

b. Daftar klasifikasi nomor

c. Kartu kendali.

Dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah

yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.

Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu


Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor

Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian

utama

Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian

pembantu.

Guna daftar klasifikasi adalah :

Sebagai pedoman pemberian kode surat

Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan

surat

Uraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet

Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide

Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder

Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan.

Cara penyimpanan surat :

Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya

Memberi kode surat

Mencatat surat kedalam kartu kendali

Mencatat surat pada kartu indeks

Menyimpan surat

Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan

paling depan

b. Sistem nomor menurut Terminal Digit

Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat

memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan

berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.

Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah:

Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10

laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder).

Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang

digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode

untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.


Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut:

a. Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor

guide.

b. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder

Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang

kesekian dalam folder.

Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut

disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke

55.

c. Sistem Nomor Middle Digit

Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan

Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka

yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan

kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat

yang kesekian didalam map. Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam,

sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka

dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan

angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama

dengan Sistem Nomor.

d. Sistem nomor Soundex (phonetic system)

Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan

pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan.

Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan

3 angka.

Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.

4. Sistem Geografis (Wilayah)

Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip

berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat

disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan

berdasarkan geografi/wilayah/kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.

Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan

dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut


sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal. Yang perlu

dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini adalah perlengkapan yang diperlukan

dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali.

Penyimpanan surat melalui prosedur

Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat

tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.

Membaca surat

Memberi kode surat

Mencatat surat pada kartu kendali

Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing

Menyimpan surat

Menyimpan kartu kendali

Penemuan kembali; cara menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem

lainnya.

5. Sistem Chronologis (Tanggal)

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada

tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat

keluar). Yang diperlukan untuk sistem ini adalah perlengkapan yang diperlukan; filling

cabinet, didepan laci dicantumkan judul “tahun”, guide sebanyak 12 buah, masing-

masing untuk satu bulan, folder, dan kartu kendali.

Pembagian sistem tanggal:

a. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)

b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)

c. Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder)

Susunan guide dan folder dalam filling cabinet

a. Laci menggambarkan tahun

b. Guide menggambarkan bulan

c. Folder menggambarkan tanggal

Langkah-langkah dalam penyimpanan surat

a. Menetapkan kode surat sebelum disimpan

b. Mencatat surat pada kartu kendali

c. Menyimpan surat.


D. Pencatatan dan Laporan

Laporan merupakan bentuk komunikasi yang dapat dilakukan secara tertulis atau

lisan mengenai suatu hal tertentu sesuai dengan tujuan penulisannya. Laporan adalah

dokumen ini menganalisis dan mengevaluasi semua aktivitas organisasi dan

menyediakan informasi yang penting berkaitan dengan pengambilan keputusan. Langkah

yang perlu dilakukan dalam menulis laporan adalah merencanakan apa yang dilaporkan,

mengumpulkan data, mengorganisasikan data, dan menulis draft awal sebuah laporan.

Fungsi Laporan

Laporan memiliki berbagai fungsi yang saling berkaitan satu sama lain. Adapun beberapa

manfaat tersebut (Locker 2000) antara lain:

1. Sebagai sarana komunikasi vertical.

Salah satu sarana komunikasi antara atasan dengan bawahan adalah laporan.

Melalaui laporan, pihak bawahan dapat menginformasikan berbagai kegiatan dan

masukan berupa idea tau gagasan terhadap suatu permasalahan. Sedangkan pihak

pimpinan dapat memperoleh beerbagai data dan informasi yang kemudian diolah,

dikembangkan, dan digunakan sebagai pertimbangan pengambilan keputusan serta

perencanaan lebih lanjut. Selain itu, pimpinan juga dapat memberikan penilaian

terhadap permasalahan dan kinerja bawahan. Dengan demikian, laporan menciptakan

komunikasi antara atasan dengan bawahan maupun sebaliknya.

2. Sebagai alat pertanggungjawaban.

Laporan merupakan manifestasi dari bentuk komunikasi vertical dari atas ke bawah.

Sebagai bentuk pertanggungjawaban terhadap tanggung jawab dan wewenang yang

telah diberikan oleh atasan, laporan merupakan alat yang paling tepat untuk

mempertanggungjawabkan kepercayaan dan wewenang yang telah diterimanya.

3. Memberikan informasi penting.

Laporan harus berisi informal factual dan pemikiran-pemikiran yang rasional,

argumental, serta objektif sebagai tanggapan terhadap fenomena factual tersebut.

Oleh karena itu, suatu laporan dapat digunakan sebagai sumber informasi yang

penting dalam pengambilan keputusan manajerial.

4. Sebagai bahan untuk pengambilan keputusan.

Laporan merupakan suatu susunan dan kajian informasi yang dituangkan secara

lengkap, jelas, komprehensif, benar, objektif, dan sitematis. Sehubungan dengan hal

itu, laporan dapat digunakan sebagai sumber pertimbangan untuk pengambilan

kebijakan atau keputusan bagi unit kerja dan organisasi secara keseluruhan. Oleh

karena itu, suatu laporan harus disusun sebagaimana diisyaratkan di atas, karena


apabila dalam laporan disajikan data yang tidak objektif, maka keputusan yang diambil

mungkin menyimpang dan tidak tepat. Dalam penyusunan laporan harus dihindarkan

praktek “ABS” (Asal Bapak Senang), karena hal ini justru akan menghasilkan

keputusan yang tidak tepat dan lambut laun akan menghancurkan organisasi.

Ada beberapa syarat kualitas yang harus dipenuhi sebuah laporan manajerial

(Gie, 2000), yaitu;

1. Kecermatan (accuracy). Laporan manajerial merupakan salah satu bahan yang

akan digunakan oleh seorang pimpinan untuk mengambil keputusan berkaitan

dengan operasi perusahaan yang menjadi wewenangnya.

2. Ketetapan waktu (timelines). Faktor waktu merupakan salah satu factor penting

dalam pengambilan keputusan.

3. Kecukupan (adequacy). Factor ini berkaitan dengan cakupan masalah yang akan

disajikan dalam laporan.

4. Kesederhanan (simplicity). Laporan juga harus dapat menyederhanakan

permasalahan dan pemecahannya dalam bahasa yang mudah dimenegerti dan

mengurangi penggunaan istilah teknis.

5. Kejelasan (clarity). Penggunaan bahasa yang jelas dan tepat harus dilakukan

sebab waktu manajer terbatas dan penyajian data yang telah menjadi informasi

akan mempermudah manajemen mengambil keputusan.

Jenis Laporan

1. Berdasarkan Waktu Penyampaian

Laporan Rutin. Laporan ini sering pula disebut sebagai laporan berkala atau

periodic. Laporan rutin merupakan laporan yang dibuat secara rutin menurut

periode waktu tertentu, misalnya mingguan, bulanan atau triwulan. Laporan ini

biasanya memuat informasi yang berhubungan dengan pelaksanaan aktivitas

organisasi atau tugas individu dalam organisasi.

Laporan Insidential. Laporan ini merupakan laporan yang dibuat dan

disampaikan dengan waktu tidak terjadwal secara tetap. Laporan ini disusun

bila ada sesuatu hal yang dipandang sangat penting untuk disampaikan atau

ada kegiatan yang bersifat khusus dan mendadak.

2. Berdasarkan Cara Penyampaian

Laporan Lisan. Laporan ini memerlukan bentuk penulisan khusus, karena

pelapor mengungkapkan isi laporannya secara lisan kepada pimpinan, baik

bertatap muka secara langsung maupun melalui telepon. Tetapi penting

diperhatikan bahwa menyampaikan laporan melalui telepon, menurut etika


perkantora, dianggap kurang sopan. Laporan lisan disampaikan bila hal-hal

yang dilaporkan hanya bersifat informative dan singkat, tidak memerlukan

perincian yang mendetail.

Laporan Tertulis. Laporan yang disampaikan dalam bentuk tulisan biasanya

diketik di computer, yang memberikan keleluasaan penggunaan data yang

mendukung dalam bentuk diagram maupun gambar yang men dukung isi

laporan. Laporan ini bias berbentuk laporan formal atau informal.

Laporan Visual. Laporan ini merupakan laporan yang disajikan dalam bentuk

gambar, entah itu lukisan, foto, film atau slide. Laporan ini biasa ditemui pada

berita yang ditayangkan dalam televise atau film dokumentasi.

3. Berdasarkan Bentuk

Laporan Berbentuk Surat. Laporan ini dibuat dalam bentuk surat dengan isi

yang terbatas, biasanya hanya poin-poin terpenting yang ditulis didalamnya.

Laporan Berbentuk Formulir. Laporan ini disajikan dalam format yang tetap.

Dengan demikian, yang berubah hanya isi laporan, tetapi materi yang

dilaporkan tetap.

Laporan Berbentuk Karangan atau Naskah. Laporan yang dibuat dalam

bentuk karangan, karena informasi yang disampaikan cukup banyak. Laporan

ini biasanya untuk menulis laporan formal, misalnya skripsi atau thesis

maupun disertasi.

4. Berdasarkan Sifat Penyajian

Laporan Informal. Laporan ini biasanya diwujudkan dalam bentuk e-mail,

memo, atau surat yang dibuat dengan tidak mengikuti aturan pembuatan

laporan pada umumnya. Pembuat laporan dapat membuat bentuk yang

sesuai dengan keinginannya sendiri dan sering tanpa disertai dokumen-

dokumen yang mendukung laporan.

Laporan Formal. Laporan ini sifatnya analitis yang dibuat dengan mengikuti

aturan resmi dalam pembuatan laporan dan didukung oleh dokumen-

dokumen resmi. Salah satu hal yang paling penting adalah pembuat laporan

harus mampu menginterpretasikan data dengan benar. Karena jika keliru

akan berdampak pada kesalahan dalam pembuatan kesimpulan dan

rekomendasi. Dalam kesimpulan, unsure subjektivitas pembuat laporan tidak

boleh dimasukan agar laporan bersifat benar dan objektif.


5. Berdasarkan Maksudnya

Laporan Informatif. Laporan ini biasanya dibuat untuk menginformasikan

tentang sesuatu hal. Karean hanya bersifat member informasi, pelapor tidak

diharuskan untuk member analisis atau rekomendasi terhadap fenomena

yang dilaporkan.

Laporan Rekomendasi. Laporan ini merupakan laporan yang selain

menyampaikan informasi juga menyertakan pendapat si pelapor berupa

penilaian atau tindak lanjut dari penilaian terhadap suatu hal atas dasar

pengamatan sekilas, bukan atas dasar penilitian yang mendalam.

Laporan Pertanggungjawaban. Laporan ini memberikan informasi kepada

atasan mengenai pelaksanaan program kerja tertentu, baik dilihat dari segi

proses, keberhasilan atau kegagalan suatu program, factor penghambat, dan

pendukungnya.

Laporan Analitis. Laporan ini selain memberikan informasi kepada pimpinan,

juga dimaksudkan memberikan sumbangan pemikiran sehubungan dengan

informasi yang dilaporkan berdasarkan analisi yang mendalam.

Laporan Perkembangan. Laporan perkembangan merupakan laporan yang

dibuat untuk menginformasikan perkembangan atau kemajuan mengenai

pelaksanaan suatu kegiatan, program, atau perkembangan organisasi secara

keseluruhan.

Laporan Studi Kelayakan. Laporan ini dibuat atas dasar adanya

permasalahan khusus terhadap suatu program yang dijalankan dan

diupayakan pemecahannya. Laporan ini menganalisis permasalahan khusus

tersebut secara mendalam guna pengambilan keputusan atas dasar penilaian

layak atau tidak layak.

Tata Cara Penyusunan Laporan

Agar suatu laporan dapat berfungsi sebagaimana mestinya dalam proses

penyusunan laporan, selain harus memperhatikan berbagai prinsip dan syarat dalam

penyusunan laporan, juga harus memperhatikan tat caranya. Pada intinya, tata cara

penyusunan laporan dimulai dengan tahap persiapan yang mencakup penentuan

kerangka permasalahan, tujuan penulisan laporan dan proses pengumpulan data,

kemudian membuat kerangka laporan dan diakhiri dengan tahap penulisan laporan itu

sendiri.


Tahap Persiapan

Pada tahap awal ini harus terjawab beberapa pertanyaan penting seperti hal apa

yang akan dilaporkan? Mengapa hal itu dilaporkan? Kapan laporan akan disimpulkan?

Data apa yang penting, baik sebagai data utama maupun data pendukung? Dengan

terjawabnya beberapa pertanyaan ini, maka dapat dirumuskan secara jelas latar dan

masalah laporan, tujuan laporan, target waktu laporan, data yang relavan untuk disajikan,

dan sumber-sumber data.

Pengumpulan dan Penyajian Data

Setelah pertanyaan diatas terjawab, maka langkah berikutnya adalah

merencanakan pengumpulan dan penyajian data. Dalam proses pengumpulan data harus

selalu mengacu pada pemasalahan dan tujuan yang telah ditetapkan. Data dapat

diperoleh dari berbagai sumber, baik sumber primer maupun sumber sekunder. Sumber-

sumber primer antara lain: hasil wawancara, hasil diskusi, hasil pengisian daftar

pertanyaan (kuesioner), dan hasil observasi langsung. Sedangkan sumber-sumber

sekunder antara lain: data hasil perjalanan dinas pimpinan dan akomodasinya, data yang

dihimpun dari hasil rapat, buku-buku pedoman baik pedoman organisasi maupun

pedoman kerja, surat keputusan dan peraturan lainnya, serta data yang ada dalam

organisasi yang tergantung pada materi yang akan dibahas, seperti data tentang

kepegawaian, data keuangan atau data perlengkapan kantor; grafik, table atau data

statistic. Setelah dikumpulkan, kemudian data itu dikelompokkan, data mana yang

menjadi bahan utama dan data pendukung atau penunjang.

Sistematika Laporan

Tahap berikutnya adalah menentukan bagian-bagian utama laporan atau lazim

disebut sistematika laporan, kemudian su-subbagian laporan yang nantinya akan

dijabarkan lebih lanjut dalam kalimat-kalimat.

Secara umum laporan terdiri dari beberapa bagian, yaitu pendahuluan, isi laporan

dan pembahasan, serta penutup atau kesimpulan.

1. Pendahuluan

Pendahuluan memuat latar belakang masalah dan rumusan masalahnya, tujuan

penulisan laporan (harus berkaitan dengan permasalahan), ruang lingkup, dan

sistematika laporan.

2. Isi Laporan dan Pembahasan

Isi laporan sering disebut tubuh laporan, yaitu bagian yang memuat isi utama. Isi

laporan ini akan ditentukan oleh masalah dan maksud laporan. Isi laporan pada


laporan informative akan berbeda apabila dibandingkan dengan laporan rekomendasi,

laporan analitis, laporan pertanggungjawaban, ataupun laporan studi kelayakan.

Apabila pada laporan informative isi laporan berupa informasi tertentu yang mengacu

pada permasalahan, maka laporan yang bersifat analitis atau laporan studi kelayakan

harus berisi informasi yang didukung dengan data yang valid dan terpecaya untuk

mendukung rekomendasi yang diberikan.

3. Penutup

Bagian penutup menandai berakhirnya suatu laporan yang tidak mengandung analisis.

Tetapi jika suatu laporan mengandung analisis, bagian akhir suatu laporan akan

berupa kesimpulan yang berisi penilaian positif atau negative, baik atau buruk, berhasil

atau tidak berhasil, untung atau rugi, ataupun gabungan dari semua itu. Pelapor dapat

menarik kesimpulan jika mereka melakukan analisis atau sebalikanya, tanpa

melakukan analisis, pelapor tidak merumuskan kesimpulan. Apabila pada bagian

kesimpulan menyebutkan kekurangan, pelapor harus memberikan solusi atau saran,

dan saran yang diberikan harus jelas dan bersifat operasional serta diungkapkan

beberapa konsekuensinya.

Urutan Lengkap Laporan Formal

Berikut akan diuraikan bagian-bagian laporan tersebut (Lesikar dkk,1999)

- Halaman Judul

- Daftar Isi

- Pengantar

- Abstraksi

- Pendahuluan

- Isi Laporan

- Kesimpulan

- Rekomendasi atau Saran

- Daftar Pusaka

- Lampiran

Penulisan Laporan

Pada tahap penulisan laporan harus mengacu pada sistematika yang telah

ditetapkan sehingga laporan tersebut dapat tersaji secara runtut, mudahan dipahami dan

dibaca.


E. Rapat dan Notulen Rapat

Rapat ialah pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi

pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan,

merundingkan, dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

Dalam organisasi, secara luas rapat didefinisikan sebagai sebuah pertemuan yang

dihadiri oleh beberapa kumpulan orang untuk membicarakan sesuatu hal penting yang

menyangkut kepentingan bersama di dalam organisasi ataupun kepentingan bersama

dengan pihak internal lainnya guna menghasilkan keuntungan yang optimum.

Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Penyelenggaraan Rapat

Melihat Tujuan Rapat

Mempersiapkan Peserta Rapat

Mempersiapkan Ruangan

Membuat Daftar Acara

Mempersiapkan Bahan Rapat

Mempersiapkan Peralatan Rapat

Mengirimkan Hasil Rapat

Melakukan Pekerjaan-pekerjaan Tindak Lanjut

Fungsi Rapat

Menyebarkan informasi.

Mendapatkan feedback yang diharapkan.

Melahirkan gagasan-gagasan baru yang inovatif dan kreatif.

Memberi solusi bagi permasalahan yang ada.

Membangun kesepakatan terhadap suatu keputusan dan alur tindakan.

Tujuan Rapat

Untuk mencari solusi atas masalah yang menjadi topik, agar peserta rapat dapat ikut

berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi.

Untuk menyampaikan perintah, pernyataan, ataupun menginformasikan keputusan-

keputusan yang sudah diambil sebelumnya kepada pihak yang berkepentingan.

Untuk menjalin kerja sama di bidang bisnis beserta ketentuannya.

Untuk menjembatani segala bentuk perselisihan yang ada secara kekeluargaan.

Sebagai alat koordinasi antarintern atau antar ekstern. Mempersiapkan suatu acara

atau kegiatan.

Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat).


Macam - Macam Rapat

Berdasarkan Tujuan

1) Rapat perundingan; bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan

tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

2) Rapat konfirmasi/penjelasan; tujuannya menyampaikan penjelasan/ konfirmasi

mengenai hal apa saja yang sudah ditetapkan sehingga bisa dijadikan sebagai

pedoman bagi langkah kerja selanjutnya.

3) Rapat pemecahan masalah; untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah

yang sedang terjadi atau dihadapi.

4) Rapat kerja sama; bertujuan untuk menghasilkan kerja sama antara kedua belah

pihak, khususnya dalam berniaga sehingga tercapai kesepakatan bersama yang saling

memberikan laba yang optimum.

Berdasarkan Sifat

1) Rapat formal (formal meeting); Rapat yang bersifat formal, yang dilaksanakan

dengan suatu perencanaan terlebih dahulu sesuai dengan aturan yang berlaku dan

semua peserta rapat memperoleh undangan.

2) Rapat informal (informal meeting); Rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan

tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi.

3) Rapat terbuka; rapat yang dapat dihadiri oleh semua kalangan yang berkepentingan,

baik internal maupun eksternal.

4) Rapat tertutup; rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu

organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut masalah yang sifatnya

rahasia.

Berdasarkan Jangka Waktu

1) Rapat rutin; rapat yang selalu diadakan secara rutin, waktunya sudah tertentu atau

biasa.

2) Rapat insidental; rapat yang diselenggarakan sesekali waktu saja dan umumnya

tanpa perencanaan yang detail jauh-jauh hari.


Berdasarkan Media rapat

1). Teleconference

Adalah rapat yang diikuti oleh peserta yang tidak berhadapan secara langsung (tidak

bertatap muka) karena peserta rapat berada ditempat yang berlainan. Untuk

memfasilitasi agar rapat dapat berlangsung dibutuhkan telepon yang memiliki fasilitas

untuk pembicaraan lebih dari dua orang sekaligus. Biasanya maksimal peserta rapat

adalah 50 orang.

2). Videoconference

Hampir seperti teleconference, tetapi para peserta rapat dapat saling melihat,

sehingga seolah-oleh mereka saling berhadapan. Rapat seperti ini dapat diterapkan

bila ada fasilitas penunjangnya. Biasanya fasilitas penunjang ini berupa audio-visual.

Syarat-Syarat Rapat

Rapat akan menghasilkan tujuan yang diharapkan, jika pelaksanaannya memenuhi

syarat-syarat sebagai berikut :

1) Suasana terbuka

Suasana rapat yang terbuka berarti setiap peserta rapat siap untuk menerima

informasi dari siapa pun.

2) Tidak ada monopoli

Dalam suatu rapat, monopoli pembicaraan oleh seorang peserta rapat atau oleh

pimpinan rapat harus dihindari. Hal ini akan menghambat jalannya rapat karena rapat

menjadi kaku dan peserta rapat menjadi pasif (tidak berpartisipasi). Dalam rapat

semua pihak yang terlibat mempunyai hak yang sama dalam mengeluarkan pendapat.

a. Partisipasi aktif dari peserta rapat

Rapat yang baik apabila para peserta rapat turut aktif dalam memecahkan

permasalahan yang dibahas dalam rapat.

b. Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan. Pimpinan rapat harus dapat

memberikan bimbingan kepada seluruh peserta rapat agar mau berperan aktif

dalam pelaksanaan rapat.

c. Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi, Dalam sebuah rapat terjadi

perdebatan adalah hal yag biasa, namun jika perdebatan menjadi berkepanjangan

dan tidak berdasarkan argumentasi yang benar akan mengakibatkan suasana rapat

menjadi panas dan tegang, dan akhirnya rapat akan dimonopoli oleh peserta yang

saling berdebat.


d. Pertanyaan singkat dan jelas, Pertanyaan–pertanyaan yang diajukan dalam rapat

hendaknya cukup singkat, padat, dan jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh

peserta rapat.

e. Disiplin waktu, Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai waktu yang telah ditentukan

akan membuat para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat

menjadi lebih tertib.

Prinsip dasar penyelenggaraan rapat

Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat

dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai berikut:

Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan urgensi dari

rapat tersebut.

What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk

mempersiapkan agenda rapat.

Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk menentukan

peserta rapat yang diundang.

Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat

penyelenggaraan rapat.

When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari, tanggal

dan waktu rapat akan diselenggarakan.

How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan apakah

rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau

terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan

menggunakan LCD projector, tape, video dan alat lainnya.

Hal-hal Yang Perlu Disiapkan Dalam Menyelenggarakan Rapat

Kegiatan persiapan tersebut meliputi:

1. Mengetahui masalah yang akan dibahas serta peserta rapatnya.

2. Menetapkan kapan dan dimana rapat akan dilangsungkan.

3. Menetapkan agenda rapat, yaitu masalah apa yang akan dibicarakan pada rapat.

4. Membuat undangan dan menyampaikannya pada calon peserta rapat. Dan

mendistribusikan undangan bisa melalui pos, kurir atau fax dan saat ini bisa melalui e-

mail atau SMS.


5. Membuat susunan acara rapat

a. Susunan acara rapat adalah tahapan kegiatan yang akan dilalui dalam rapat. Acara

rapat harus tersusun dengan jelas karena akan mempengaruhi kegiatan lainnya

seperti: bahan apa yang harus disiapkan, Apakah perlu disiapkan akomodasinya,

perlu makan siang dll.

b. Susunan acara rapat juga dapat digunakan sebagai pedoman baik oleh peserta

rapat ataupun penyelenggara. Melalui susunan acara rapat ini pula keberhasilan

rapat dapat diukur dengan jelas.

6. Menyiapkan bahan rapat

Bahan-bahan yang akan dibahas dalam rapat harus disiapkan dengan baik. Dengan

bahan ini peserta rapat akan lebih mudah mengikuti rapat dengan lebih fokus.

7. Mempersiapkan ruang rapat

Ruangan yang akan digunakan untuk rapat harus ditata sedemikian rupa agar rapat

dapat berlangsung dengan lancar dan sesuai dengan tujuan rapat sehingga peserta

rapat dapat mengikuti jalannya rapat dengan nyaman. Selain itu perlu dipikirkan

tentang kenyamanan ruangan dan lingkungan rapat yang dipilih. Ruang lingkup

penyiapan ruang rapat meliputi:

a. Memilih ruangan

Ruang yang akan digunakan untuk rapat harus memadai. Luas ruangan rapat harus

diperhitungkan dengan baik. Ruangan yang terlalu sempit akan membuat peserta

merasa kurang nyaman karena gerakan para peserta tidak akan dapat leluasa.

Sedangkan ruangan yang luas dapat menyebabkan peserta menjadi tidak fokus.

Luas ruang akan terasa nyaman bila setiap orang diberi ruang minimal 1.5 – 2

meter persegi.

b. Mengatur penerangan

Penerangan harus disesuaikan dengan kebutuhan. Tidak boleh terlalu terang,

tetapi juga tidak remang-remang. Penerangan dianggap cukup bila peserta dapat

memiliki pandangan yang jelas untuk membaca tulisan yang ada dilayar atau

papan tulis. Selain itu perlu dipilih jenis lampu yang memiliki warna putih dengan

penempatan yang menyebar diruangan.

c. Mengatur tempat duduk

Pengaturan tempat duduk yang baik akan mendorong keberhasilan rapat. Untuk

mengatur tempat duduk yang baik, seorang sekretaris harus mengetahui jenis rapat

dan tujuannya. Apakah dalam rapat tersebut akan terjadi tukar menukar ide

(diskusi) ataukah peserta rapat hanya datang menerima informasi saja. Selain

bagaimana mengaturnya, tempat duduk (kursi) harus dipilih yang ergonomik,


sehingga membuat peserta dapat duduk dengan nyaman. Berikut ini ada beberapa

model tempat duduk yang dapat dipilih sesuai dengan jenis rapat yang akan

diadakan.

Tempat duduk model O atau konferensi

Dalam model seperti ini tidak nampak kesan bahwa satu peserta lebih dari yang

lain. Semua peserta rapat memiliki kesempatan yang sama untuk menyampaikan

ide-idenya.

Cocok untuk rapat yang bertujuan mendiskusikan suatu masalah.

Cocok untuk rapat direksi atau kelompok kecil

Komunikasi peserta rapat dapat berlangsung ke segala arah.

Efektif digunakan sampai dengan 40 orang peserta

Gambar Tempat Duduk Model O


Tempat Duduk model U

Cocok untuk Rapat Direksi dan tukar pikiran

Sangat bagus untuk presentasi

Memfasilitasi kelompok kecil sampai dengan 20 orang

Gambar Tempat Duduk model U


Bentuk Kelas/Teather

Cocok untuk kegiatan pelatihan dan pendidikan atau seminar

Cocok untuk rapat penyampaian informasi

Komunikasi dalam rapat lebih banyak searah

Dapat memfasilitasi lebih dari 40 orang

Gambar Tempat Duduk Bentuk Kelas/Teather


Bentuk meja bundar (Round Table)

Cocok untuk jamuan makan, Seminar, atau diskusi kelompok-kelompok kecil

Gunakan meja bundar dengan kursi maksimal 8 buah permeja

Gambar Tempat Duduk Bentuk meja bundar (Round Table)


Bentuk Tulang Ikan

Cocok untuk Rapat Direksi, pelatihan dan seminar serta tukar pikiran

Sangat bagus untuk presentasi

Memfasilitasi kelompok kecil sampai dengan 20 orang

Gambar Tempat Duduk Bentuk Tulang Ikan

8. Penyiapan konsumsi

Konsumsi rapat harus dipersiapkan bila menurut agenda rapat akan melewati

waktu istirahat. Konsumsi rapat biasanya berhubungan dengan pengadaan snack,

makan dan minum.

9. Mempersiapkan Peralatan Rapat

Selain penerangan dan tempat duduk, masih ada beberapa peralatan yang perlu

disiapkan, antara lain :


1) Papan tulis dan perlengkapannya

Papan tulis dapat dipilih dari bentuk yang paling sederhana (white board)

sampai dengan yang electronik. Tentu saja pemilihan ini tergantung dari

fasilitas yang tersedia. Selain itu spidol dan penghapus juga harus tersedia.

Usahakan bila perlu ada spidol warna.

2). LCD/OHP dan perangkatnya

LCD/OHP akan sangat membantu peserta rapat untuk lebih memahami apa

yang disampaikan oleh pemimpin rapat (pembicara). Bila alat tersebut

digunakan maka sediakan pula perangkat penunjangnya, yaitu :

a. Meja tempat meletakkan LCD/OHP dengan kabel listrik yang

dibutuhkan.

b. Layar/screen tempat menampilkan tayangan melalui LCD/OHP.

c. Laptop/notebook bila menggunakan LCD. Dan plastik transparan serta

spidol transparan bila menggunakan OHP

d. Chart (kertas untuk menulis yang dibentuk seperti papan tulis)

3). Sound sistem

Bila peserta rapat diatas 20 orang atau ruang yang dipilih sangat luas (lebih

dari keperluan) perlu disiapkan soaund sistem untuk membantu memperkeras

suara. Dengan alat ini bagi pembicara tidak harus capai karena berteriak, dan

bagi peserta akan dapat menyimak pembicaraan dengan baik, sehingga tidak

terjadi kesalahan komunikasi.

4). AC atau Kipas angin

Bila ruangan yang dipilih tidak memiliki ventilasi udara yang cukup dan berada

di lokasi yang cukup panas, maka perlu ditambahkan AC atau kipas angin.

Alat ini akan dapat membantu peserta rapat dapat mengikuti jalannya rapat

dengan nyaman tanpa diganggu rasa gerah yang mengakibatkan peserta

menjadi kurang konsentrasi.

5). Hiasan ruangan

Untuk membantu menyegarkan suasana rapat agar tidak terkesan terlalu kaku

sehingga dapat membantu mencairkan suasana perlu diberikan hiasan

berupa bunga-bunga. Bunga dapat dipih dari plastik atau asli. Yang penting

penempatan bunga tersebut jangan mengganggu pemandangan antar peserta

rapat.


10. Administrasi rapat

Mempersiapkan hal-hal yang akan berhubungan dengan kelancaran rapat, seperti

menyiapkan daftar hadir, kertas-kertas rapat, cek list, rapat dan lain-lain, termasuk

penyiapan penerima tamu.

Penyusunan Agenda Rapat

Agenda Rapat jika disiapkan dengan baik, merupakan komponen yang paling

penting dan ampuh bagi segala jenis rapat. Agenda tersebut merupakan unsur

fundamental dan esensial dan menjadi sarana persiapan serta catatan bagi jalannya

pertemuan.

Manfaat agenda rapat:

1. Memfinalkan susunan dan urutan agenda

2. Mengkaji teknik yang dipilih, proses dan kerangka waktu untuk masing-masing

butir agenda

3. Mengidentifikasi berbagai teknik alternative yang dip[erlukan pada saat rapat

berlangsung

4. Mempersiapkan dokumen agenda final secara fisik

5. Mendapatkan masukan final atau persetujuan peserta kunci

6. Mendistribusikan agenda kepada setiap peserta.

Notulen

Dalam pelaksanaan rapat diperlukan adanya seorang notulis untuk menulis

notulen atau ringkasan tentang hasil pembicaraan dalam suatu rapat yang telah

dilaksanakan, berikut adalah penjelasan tentang notulen rapat dan menyiapkan

notulen. Notulen Rapat Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (618), notulen atau

notula bermakna catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal

yang dibicarakan dan diputuskan. Jadi, notulen adalah sebuah ringkasan tentang

hasil pembicaraan dalam rapat yang bersifat ringkas, padat, sistematis, dan secara

menyeluruh. Notulen selalu memiliki keterkaitan dengan notulis.

Notulis

Notulis merupakan orang yang bertugas untuk membuat notulen. Untuk

menghasilkan notulen yang baik, maka dibutuhkan seorang notulis yang baik pula.

Notulis hendaknya memiliki keterampilan menyimak dan menulis sehingga mampu

menangkap seluruh isi pokok pembicaraan dan menuliskannya dalam notulen secara

sistematis.


Untuk menjadi notulis yang handal, diperlukan beberapa keahlian yang harus

dimiliki seorang notulis. Seorang notulis harus terampil atau mampu:

1. Mendengarkan dan menulis

2. Memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting

3. Konsentrasi yang tinggi

4. Menulis cepat

5. Bersikap obyektif dan jujur

6. Menguasai bahsa teknis baku dan menguasai materi pembahasan

7. Mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notula

8. Menguasai metode pencatatan secara sistematis

9. Menguasai metode pengolahan data

10. Menguasai berbagi hal yang berhubungan dengan rapat.

11. Menyimpulkan hasil rapat

Fungsi Notulen Rapat

Sebagai bukti telah diadakannya suatu rapat.

Sebagai manometer atau ukuran kesuksesan rapat. Apakah semua tujuan rapat

yang tertuang dalam notula telah berhasil dilaksanakan atau tidak.

Dapat digunakan sebagai acuan jika akan diadakan pembahasan mengenai

kegiatan dalam notulen tersebut.

Sebagai sumber informasi bagi yang tidak menghadiri rapat.

Sebagai landasan pertemuan berikutnya.

Sebagai alat pengingat para peserta rapat.

Sebagai bukti sejarah

Bagian-Bagian Notulen

Kepala Notulen Sama halnya dengan surat resmi, dalam notulen resmi terdapat

kepala notulen yang berisi alamat instansi tempat diadakannya rapat.

Judul Notulen Bagian ini mencakup judul rapat yang bersangkutan.

Pemimpin rapat (Ketua dan Sekretaris) Pembuatan notulen oleh Sekretaris, dan

pengesahan notulen oleh Ketua.

Jumlah yang diundang Hadir : Tidak hadir : (Nama sebutkan dalam daftar hadir)

Waktu Pelaksanaan Rapat (mulai dan berakhir). Bagian ini mencakup hari,

tanggal, serta jam dilaksanakannya rapat.

Tempat Pelaksanaan Rapat Berisi tentang tempat diadakannya rapat tersebut.


Susunan Acara (Sebutkan secara berurutan) Bagian ini berisi susunan kegiatan

rapat tersebut, dimulai daripembukaan hingga penutup.

Jalannya meeting (acara 1sampai dengan penutup).

Hasil Rapat, Hasil rapat berisi tentang beberapa keputusan yang telah dimufakati

dalam rapat tersebut, dapat berisi tentang persetujuan hasil rapat pada umumnya

seperti kesimpulan, susunan kepanitiaan, usulanpara peserta rapat, dan jadwal

kegiatan. Tergantung kepada jenisrapat yang dilaksanakan.

Pengesahan notulen oleh ketua (disebelah kiri).

F. Menerima, Melayani Tamu dan Melakukan Pembicaraan Lewat Telepon

Tamu yang berkunjung ke perusahaan harus mendapat pelayanan yang sebaik-

baiknya. Kegiatan menerima dan melayani tamu merupakan suatu hal yang harus

dilakukan pimpinan. Hali ini bertujuan untuk menjalin komunikasi yang baik dengan pihak

luar sebagai pendukung kegiatan perusahaan.

Tamu Kantor

Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok orang yang ingin mengunjungi

perusahaan atau instansi tempat kita bekerja dengan kepentingan dinas maupun pribadi.

Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang ke suatu perusahaan untuk

kepentingan tertentu. Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara

pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, mulai dari membuat

janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu di kantor. Dalam menerima tamu,

ada aturan dan etiket yang harus diketahui, untuk menciptakan suasana aman dan

nyaman kepada tamu dan menimbulkan kesan baik ketika melakukan kerja sama.

Tamu Menurut Kepentingannya

Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok orang yang ingin mengunjungi

perusahaan atau instansi untuk kepentingan tertentu, baik itu kepentingan dinas maupun

pribadi. Salah satu kegiatan kantor adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dengan

tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, mulai dari membuat janji, konfirmasi,

sampai menerima kedatangan tamu di kantor. Dalam menerima tamu, ada aturan dan

etiket yang harus diketahui, untuk menciptakan suasana aman dan nyaman kepada tamu

dan menimbulkan kesan baik ketika melakukan kerja sama.


a.Tamu yang datang untuk minta dana/sumbangan

Tamu yang datang untuk minta dana atau sumbangan biasanya ingin bertemu

langsung dengan pimpinan.berbagai macam alasan dikemukakan bahwa sumbangan

yang diminta itu untuk kegiatan sosial, untuk HUT, untuk bantuan kamanusiaan dan lain

sebagainya. Tamu tipe ini biasanya tidak mau perduli apakah pimpinan punya waktu

untuk menemuinya atau tidak, pokoknya harus bertemu.

Cara terbaik untuk menghadapi tamu bertipe demikian, sekretaris melayani dengan

sabar dan ramah, sambil menyodorkan formulir isian yang harus diisi oleh tamu tersebut.

Formulir itu memuat nama, alamat, dari instansi mana, atau maksud sumbangan yang

diminta, untuk kepentingan apa. Beritahukan bahwa pengisian formulir bagi para tamu

adalah merupakan peraturan. Jadi sang tamu harus mengisinya. Apabila tamu memang

minta sumbangan, maka tamu tersebut di persilahkan untuk menghubungi bagian lain

yang memang khusus menangani dana (sumbangan). Jadi harus bertemu dengan

pimpinan.

b. Tamu yang datang untuk menawarkan barang atau jasa.

Pada umumnya tamu semacam ini sangat sopan dan menyenangkan. Mereka

telah mendapat pelatihan keterampilan sebagai penjual barang atau jasa. Namun

demikian tak jarang para penjual(salesman dan salesgirl) ini meminta untuk bertemu

muka dengan pimpinan. Mereka ingin bicara langsung dengan orang yang mempunyai

wewenang membuat keputusan dalam tawar menawar. Seringkali mereka sendiri

menawarkan"komisi khusus" yang hanya pantas dibicarakan empat mata dengan

pimpinan. Biasanya dalam hal pembelian di suatu perusahaan ada unit khusus yang

manangani, sehingga tidak akan menemui kesulitan. Setelah mereka mengetahui

mengenai hal tersebut, mereka tidak akan mendesak untuk bertemu dengan pimpinan.

c. Tamu yang ingin membeli barang

Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah. Mereka minta

diperhatikan, diistimewakan, minta ingin dipertemukan dangan pimpinan dan sebagainya.

Umumnya pembelian barang di tangani oleh bagian penjualan atau pemasaran. Untuk hal

tersebut bawalah tamu kebagian pembelian. Jangan lupa, perlu menawarkan minuman

kepada tamu.

d. Tamu Aparat Pemerintah

Yang Bersifat Kunjungan Rutin

Biasanya mereka tidak minta bertemu dengan pimpinan, karena sifat bekerja rutin

kepada siapa mereka menghubunginya untuk mendapatkan informasi. Akan lebih baik

bila memberi laporan kepada pimpinan, mungkin pimpinan ingin bertemu untuk


menanyakan sesuatu hal yang penting mengenai peraturan yang belum jelas.

Mungkin sekedar bertemu dan bersalaman sebentar agar pejabat yang berkunjung

merasa senang karena di perhatikan. Hal ini akan membawa dampak positif

dikemudian hari, bila sewaktu-waktu ada kepentingan perusahaan.

Yang Bersifat Kunjungan Khusus

Biasanya pejabat atau aparat pemerintah yang datang ini dalam bentuk

rombongan dengan protokol. Sifat kunjungan tersebut, mungkin berupa kunjungan

resmi dalam rangka peninjauan. Bahkan kedatangan rombongan mereka atas dasar

undangan perusahaan. Dalam hal ini pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut

sendiri. Bahkan harus sudah siap di pinti masuk dalam pakaian lengkap artinya

pakaian formal yaitu jas lengkap, sebelum para tamu turun dari kendaraan. Selain itu

mengatur tata upacara penyambutan tamu agar segala sesuatu berjalan dengan

lancar. Hidangan makanan kecil dan minuman bahkan kenang-kenangan atau

cendera mata perlu dipersiapkan. Kenang-kenangan di berikan bukan hanya bagi

pejabat yang datang, tetapi semua anggota rombongan perlu di beri. Selanjutnya bila

tamu-tamu tersebut harus menginap maka harus secepatnya pesan (booking) hotel.

Untuk tamu-tamu khusus pesanlah hotel yang berbintang kelas satu supaya kalau

sampai terjadi sesuatu di luar dugaan maka perusahaan tidak dapat disalahkan.

e. Tamu-Tamu Teman Pimpinan

Bagaimanapun juga sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh temannya atau

kenalan baik. Mungkin tamu tersebut teman bisnis, relasi mungkin juga teman sekolah

dulu. Dalam hal ini harus cukup mengenal tamu-tamu tersebut. Meskipun mereka sudah

cukup kenal baik denghan pimpinan tetapi perlu ditanyakan terlebih dulu kepada pimpinan

apakah tamu tersebut boleh menemui sekarang atau tidak. Mungkin pimpinan sedang

sibuk, sang tamu harus manunggu. Biasanya tamu yang demikian cukup baik dan sopan.

Yang perlu diperhatikan adalah perilakunya yaitu akan menghambat tugas-tugas

pimpinan ataukah sekedar kangen atau ada urusan bisnis penting.

Bersikaplah ramah kepada semua tamu yang datang. Tugas pelayanan penerima

tamu adalah untuk membantu pimpinan dalam menggunakan waktu secara efektif dan

efisien

Menerima Tamu

Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu. Dalam dunia kerja, tentunya

kita sering menerima tamu atau bertamu ke kantor rekan karena adanya suatu urusan

seperti rapat atau lainnya. Ketika bertamu tentunya kita menginginkan perlakuan yang

baik dari tuan rumah, begitu pula ketika rekan kerja bertamu ke kantor kita, tentunya


menginginkan perlakuan yang sopan dan beretika baik. Agar tamu terkesan dengan

sambutan yang diberikan, berikut adalah etika menerima tamu dalam kantor.

1. Sambut Dengan Tulus

Sambutlah tamu dengan ramah, sopan dan bersemangat secara tulus, buang

semua kepura – puraan, karena umumnya tamu akan mengetahui jika kita hanya

berpura – pura tulus.

Jika kita berada di ruang tertutup, beranjaklah untuk membukakan pintu untuk tamu.

Lakukan sesegera mungkin sebagai tanda penghormatan kita terhadap tamu yang

datang berkunjung.

Sebenarnya tak salah jika kita menerima tamu sambil duduk, tapi akan lebih sopan

jika kita menerima tamu sambil berdiri kemudian memberikan salam dan berjabat

tangan.

2. Cara Duduk

Jika di kantor tersedia ruangan khusus untuk menerima tamu, segera persilahkan

tamu untuk ke ruang tamu dan mempersilahkan duduk.

Jika kita menerima di kursi atau sofa panjang, tempatkan tamu di sebelah kanan

kita, barulah kemudian kita menanyakan identitas dan maksud tujuan tamu tersebut.

3. Janji Temu

Namun jika kita sudah mengetahui identitas tamu dan sudah memiliki janji temu,

maka tak perlu lagi menanyakan hal tersebut.

Sebaiknya kita langsung menunjukan bahwa kita sudah menunggu kehadirannya

dan langsung mempersilahkan masuk ke ruangan yang dituju.

Bila posisi kita adalah sekretaris atau asisten pimpinan, sebaiknya hubungin

pimpinan terlebih dahulu sebelum mempersilahkan tamu masuk untuk mengetahui

apakah pimpinan sudah siap untuk menerima tamu.

Jika tamu diharuskan menunggu sebentar dan kita memiliki beberapa pekerjaan

yang harus dikerjaan, ungkapan dengan baik dan sopan.

4. Perlakuan Baik

Perlakukan tamu dengan baik, bahkan jika tamu salah alamat sekalipun atau datang

hanya untuk mengajukan complaint terhadap perusahaan kita.

jika tamu diharuskan menunggu, bila kondisinya memungkinkab, berikan tamu

suguhan baik berupa majalah, secangkir kopi atau makanan ringan.

5. Mengantar Tamu

Selalu ucapakan terima kasih kepada tamu yang datang karena sudah berkunjung ke

kantor kita. Jika memungkinkan antarkan tamu hingga ke pintu keluar.


Melayani Tamu

Menurut Sedarmayanti, hal – hal yeng perlu dipahami dan dilaksanakan oleh

penerima tamu untuk diterapkan, antara lain:

1. Memberi salam dan menyapa tamu dengan ramah, sopan, dan menanyakan

keperluan tamu serta mempersilahkan tamu mengisi buku tamu.

2. Penerima tamu harus mampu menjaga pambicaraan dan mampu membedakan hal –

hal yang perlu dan tidak perlu untuk dibicarakan dengan tamu.

3. Penerima tamu harus dapat mengarahkan tamu, memberikan informasi yang

dibutuhkan oleh tamu, dan membantu pimpinan dalam melayani dan membuat

perjanjian dengan tamu.

4. Penerima tamu harus memberikan penjelasan dengan baik dan sopan apabila

pimpinan tidak dapat menerima tamu pada waktu yang telah disepakati, dengan

demikian tidak menyinggung perasaan tamu.

5. Usahakan agar tamu merasa senang dan nyaman apabila tamu harus menunggu.

Jika memungkinkan disediakan bahan bacaan (koran, majalah, dan lain- lain) di

ruang tamu.

6. Berikan perhatian kepada setiap tamu dan segera ambil keputusan dengan

pertimbangan tertentu apabila tamu ternyata harus bertemu dengan pejabat atau

bagian lain.

Sedangkan menurut Bendeich, ada sebelas poin yang harus terkandung dalam

menerima tamu, yaitu:

1. Welcome callers pleasantly

Misal:

Tamu baru : “Selamat pagi, ada yang bisa saya bantu?”

Tamu rutin : “Selamat pagi, Ibu Jihan. Bagaimana kabarnya? Kebetulan Pak Johan

sedang menerima tamu, tapi beliau tidak akan membiarkan Ibu

menunggu terlalu lama. Apakah Ibu ingin membaca koran sambil

menunggu beliau?

2. Pay attention

Tamu baru ataupun tamu lama harus diperhatikan dengan baik. Dengarkan terlebih

dahulu apa yang mereka inginkan lalu usahakan untuk membantu mereka.

3. Obtain relevant information

Jika menanyakan tujuan tamu/ klien untuk bertemu dengan seorang pegawai (baik

atasan atau bukan), tunjukkan dengan antusias dan ramah.


4. Help clients wait

Jika ada keterlambatan, segera komunikasikan keterlambatan terseut kepada tamu.

Tawarkan majalah, koran, dan sebagainya. Jika dalam perusahaan terdapat cafe,

maka tamu dapat ditawarkan untuk menikmati minuman ringan.

5. Care for the reception area

Area penerimaan tamu harus teratur, rapi, dan bersih. Akan lebih baik jika disediakan

asbak bersih, koran, atau majalah. Ruangan dapat diperindah dengan pot bunga,

tanaman, dan sebagainya.

6. Establish an executive file

Berguna untuk membantu menghubungi para eksekutif secara tepat dan

menghubungkan klien pada orang yang tepat pula, maka penerima tamu harus

mengetahui jadwal atau lokasi para eksekutifnya.

7. Don’t prejudge

Penerima tamu harus bijaksana dalam menghadapi siapapun tamu yang datang. Jika

tamu yang datang berpenampilan kurang meyakinkan, bukan berarti kita

menganggap mereka tidak penting.

8. Deal with problems

Tamu yang tidak sopan, pemarah, dan lain – lain, harus ditanggapi dengan bijaksana

dan tetap berusaha untuk menjalin kerjasama yang baik dan menerangkan sebaik –

baiknya informasi yang diperlukan oleh tamu tersebut. Jangan mudah terpancing

emosi atau agresif.

9. Satisfy caller’s needs

Jika orang yang berkepentingan sedang tidak ada di tempat, cari alternatif dengan

menghubungkan tamu dengan pihak lain yang lebih tepat untuk menanganinya,

sehingga tamu tidak perlu datang berulang kali. Berika saran agar tamu menelpon

dan membuat janji terlebih dahulu sebelum datang ke perusahaan.

10. Say goodbye

Misalnya: “sampai jumpa, terima kasih atas kunjungan Anda.”

11. Keep an up to date client file and accurate appointment records

Arsip dari setiap klien perlu dijaga dengan baik. Selain itu, setiap tamu yang datang

perlu dibuat pencatatan karena harus di-follow up oleh perusahaan. Dengan

demikian, tidak seorangpun pegawai perkantoran yang mengetahui siapa dan apa

maksud kedatangan tamu yang masuk dan keluar perusahaan, apalagi jika tamu

tersebut tamu yang penting bagi kelangsungan hidup perusahaan.


Setiap perkantoran harus melayani tamu yang datang ke perusahaan dengan baik,

baik tamu yang sudah membuat janji terlebih dahulu maupun tamu yang tidak membuat

janji terlebih dahulu. Penanganan tamu yang baik sangat diperlukan agar tamu merasa

terpuaskan, terutama bagi para stakeholders yang memiliki kepentingan langsung

terhadap perusahaan, dan juga untuk memberikan kesan yang positif terhadap

perusahaan secara keseluruhan.

Kesan pertama yang positif penting dicapai karena selanjutnya dapat

mempermudah hubungan kerjasama yang saling menguntungkan di masa – masa yang

akan datang serta mendukung terciptanya hubungan yang lebih kondusif di antara mitra

bisnis perusahaan.

Melakukan Pembicaraan Melalui Telepon

Bila menyapa seorang tamu, kesan yang mereka dapatkan dengan mudah

diperoleh melalui sikap tubuh, sopan santun, dan penampilan kita. Tidak demikian bila

kita mempergunakan telepon untuk berkomunikasi. Wujud fisik atau penampilan kita tidak

terlihat. Kesan si penelepon terhadap kita khususnya, dan perusahaan pada umumnya,

semata-mata didapat dari suara, apakah riang, penuh perhatian, atau membosankan,

menyakitkan. Suara yang dipancarkan dapat menciptakan lukisan atau image yang

sangat luas, baik tentang sekretaris maupun perusahaan yang dibawa.

a. Menciptakan Kesan yang Baik dengan Telepon

Kesan yang timbul dari suara dalam telepon sangat luas. Kepribadian seseorang

akan jelas tercermin dari bagaimana ia mengatakan sesuatu. Untuk itu, apabila dalam

menelepon suara harus terlihat menyenangkan, ramah tamah, bersahabat, dan penuh

perhatian seperti halnya bertemu langsung dengan penelepon. Ada beberapa hal yang

harus diperhatikan dalam berbicara mengguanakan telepon, yaitu:

1. Telepon yang berdering pada saat sibuk kerap membuat jengkel. Jangan biarkan

emosi yang bicara, terimalah telepon dengan tenang.

2. Berikanlah perhatian sepenuhnya pada saat anda mengangkat telepon.

3. Jangan menerima telepon sambil berbicara dengan orang ketiga ataupun sambil

merokok,bahkan makan.

4. Biasakan selalu tersenyum pada saat menelepon, karena itu membuat kesan lebih

ramah dan sopan.

5. Bicaralah dengan gaya bicara yang wajar.

6. Berbicaralah dengan kecepatan normal, langsung dihadapan transmitter.


7. Berhati-hatilah dalam berbicara, agar nada kesal, tidak sabar tidak kentara pada

suara.

8. Pergunakan kalimat yang jelas dan sistematis.

b. Cara Menerima Telepon

Ada beberapa cara yang harus dilakukan dalam menerima telepon, yaitu :

1. Segeralah mengangkat telepon apabila telepon berdering.

Bersikap bijaksana untuk selalu menganggap bahwa semua telepon yang masuk

adalah penting. Usahakan tidak membiarkan telepon berdering terlalu lama sebab

telepon yang terus menerus berdering akan menjadi sumber suara yang bising dan

dapat mengganggu ketenangan pimpinan.

2. Harus siap mencatat segala sesuatu yang perlu dari pembicaraan telepon tersebut.

Gerakan kedua tangan harus spontan dan sinkron, tangan kiri untuk mengangkat

telepon dan tangan kanan mengambil pulpen/pensil untuk mencatat.

3. Identifikasi diri

Apabila ada telepon langsung dari luar perusahaan, maka sebutkan nama

perusahaan, nama pimpinan atau nama perusahaan. Apabila telepon merupakan

sambungan dari operator, sebutkan nama departemen/bagian atau nama anda, dan

jangan lupa beri salam.

4. Tanyakan Identitas penelepon

Biasanya seseorang yang menelepon langsung menanyakan orang yang ingin

ditemui. Sekretaris harus menanyakan identitas penelepon. Apabila penelepon sudah

menyebutkan namanya, tulis supaya tidak lupa dan membuat anda harus bertanya

lagi.

5. Memilih telepon yang masuk

Apabila penelepon ingin berbicara dengan pimpinan, tanyakan maksudnya terlebih

dahulu. Pimpinan mungkin meminta agar sekretaris pandai menyaring semua telepon

yang masuk. Untuk dapat mengurangi kesibukan pimpinan dalam menerima telepon,

sekretaris harus dapat memilih siapa yang harus diterima oleh pimpinan, dan mana

yang dapat ditangani oleh pejabat dibawahnya.

6. Mengakhiri telepon masuk

Tutuplah pembicaraan dengan kalimat yang sopan. Akhiri pembicaraan dengan

permintaan maaf, tetapi biarkan penelepon yang menutup gagang telepon terlebih

dahulu.


c. Cara Menelepon

Gunakanlah waktu untuk menelepon dengan sebaik-baiknya. Pembicaraan yang

berkepanjangan, berarti pemakaian pulsa telepon lebih banyak dan pada akhirnya

biaya telepon yang tinggi. Berikut dijelaskan tata cara menelepon, yaitu:

1. Rencanakan terlebih dahulu apa tujuan menelepon

Bila ingin menelepon, harus mengetahui terlebih dahulu nomor telepon yang

akan dihubungi. Jangan mengangkat pesawat telepon, jika masih mencari nomor

telepon yang akan dihubungi.

2. Perhatikan telepon yang digunakan

Apabila yang digunakan telepon langsung maka langsung memutar nomor yang

dikehendaki.

3. Mendapat sambungan telepon

Ada dua kemungkinan dalam hal ini, langsung diterima penerima atau diterima

oleh operator.

4. Katakan dengan siapa akan berbicara

Katakan dengan jelas siapa yang akan dituju, dan gunakan kata-kata yang sopan

dan tepat.

5. Identifikasi diri atau nama pimpinan dan perusahaan

Melakukan kegiatan ini apabila berbicara dengan orang yang dituju.

6. Kemukakan maksud menelepon

Apabila saat menelepon langsung berbicara dengan orang yang dituju, maka

jangan lupa tanyakan apakah si penerima mempunyai waktu untuk

membicarakan masalah yang akan dibicarakan.

7. Tinggalkan pesan dan ucapkan terima kasih

Apabila tidak bertemu dengan orang yang dituju, maka jangan lupa

meninggalkan pesan dan sampaikan terima kasih apabila sudah selesai

berbicara.

d. Etika Bertelepon

Dalam berkomunikasi melalui telepon, ada beberapa etika yang harus dilakukan,

diantaranya :

1. Jangan membicarakan informasi rahasia di telepon. Karena sistem telepon yang

kurang bagus, memungkinkan pembicaraan dapat didengar oleh pihak lain.

2. Jangan berbicara terlalu keras. Atur suara pada saat bertelepon, karena suara yang

keras dapat mengganggu ketenangan pimpinan dan karyawan lain.


3. Jangan berbicara dengan orang ketiga pada saat anda bertelepon.

4. Batasi pembicaraan pribadi di telepon. Banyak sekretaris yang diberi tanggung jawab

untuk mengontrol pemakaian telepon.

5. Jangan biarkan telepon dalam posisi terbuka sehingga orang di telepon dapat

mendengar suara-suara yang ada di kantor. Apabila berada di dalam ruangan

tersendiri, maka jangan mengguankan speakerphone.

Jangan memberikan nomor Direct Line pimpinan kepada sembarang orang. Telepon

direct pimpinan berlaku, seperti telepon pribadi.

Untuk menghindari salah paham atau lupa akan pesan telepon yang diterima, maka

diperlukan lembar pesan telepon/ kartu pesan telepon. Berikut ini contoh lembar pesan

telepon secara umum:

LEMBAR PESAN TELEPON

Untuk :

Dari :

Nama Perusahan :

Nomor Telepon :

ISI PESAN

Tanggal:

Jam

:

Diterima oleh:


BAB VII

PERAN DAN FUNGSI PERKANTORAN

A. Peran Perkantoran

Seperti telah disebutkan di bab sebelumnya bahwa istilah kantor dapat diartikan

dalam arti statis yaitu tempat, dalam arti dinamis yaitu proses, dan dalam arti fungsional

yaitu sarana. Berikut ini peranan kantor sebagai tugas ketatausahaan (Gie, 2000) adalah:

1. Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional guna membantu pelaksanaan

perkerjaan pokok untuk mencapai tujuan organisasi.

2. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan atau

membuat tindakan yang tepat.

3. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi secara

keseluruhan.

Manfaat dari adanya ketata usahaan adalah :

1. Kelancaran pekerjaan kantor dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam

pekerjaan.

2. Mengurangi keterlambatan atau hambatan.

3. Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan.

4. Penghematan tenaga kerja dan biaya tata usaha.

5. Koordinasi berbagai seksi dan bagian dalam organisasi.

6. Kemudahan dalam melatih para pegawai tata usaha.

Strategi mencapai kesuksesan dalam menunjang peran perkantoran:

a. Pelajari peraturan jam kerja. Jika ingin mencapai kesuksesan dalam karir buatlah

disiplin waktu. Datanglah ke kantor tepat waktu, kalau bisa datang minimal 15 menit

sebelumnya. Beri waktu untuk rileks sejenak sebelum memulai pekerjaan kantor.

b. Biasakan banyak bertanya. Orang yang malu bertanya akan sesat di jalan. Pepatah

tersebut memang benar makin banyak bertanya makin banyak pula ilmu yang

didapat. Jangan pernah sungkan untuk bertanya sesuatu yang tidak ketahui kepada

orang yang lebih mengerti.

c. Bergaul. Pergaulan yang luas akan membuat banyak memiliki rekan kerja. Tidak

usah malu untuk bergaul dengan semua rekan kerja, mulai dari bawahan maupun

atasan. Hal ini pun dapat membantu jika memiliki masalah mengenai pekerjaan.


d. Hindari politik kantor, apalagi bergosip. Untuk yang satu ini lebih cocok ditujukan bagi

yang memang suka bergosip. Hati-hati gosip pun bisa membawa dalam bahaya.

Usahakan tidak memihak kelompok manapun jika ada yang bersitegang.

e. Bersikap ramah. Selalu tersenyum dan ramah terhadap semua rekan kerja baik

bawahan maupun atasan.

f. Selalu tampil percaya diri dengan segala suasana. Yakinlah kalau bisa melakukan

segala hal yang berkaitan dengan pekerjaan kantor.

g. Selalu bertanya kepada diri sendiri apa yang bisa saya lakukan lebih hari ini. Dengan

adanya pertanyaan ini, memacu untuk lebih berkreatifitas lagi.

h. Jangan pernah menunda-nunda pekerjaan Tuntaskanlah pekerjaan yang memang

seharusnya diselesaikan. Menunda pekerjaan berarti membuat pekerjaan semakin

banyak.

B. Fungsi Perkantoran

Fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan catatan-catatan.

Secara terinci fungsi kantor itu adalah sebagai berikut :

Untuk menerima keterangan.

Misalnya : surat-surat, laporan-laporan, harga-harga baik dari intern maupun dari

ekstern organisasi/perusahaan/instansi.

Untuk mencatat keterangan.

Misalnya: catatan –catatan tentang pegawai, harga, dan kegiatan-kegiatan yang

berhubungan dengan organisasi/perusahaan/instansi.

Untuk menyusun keterangan.

Misalnya: menyusun pembiayaan (RAB), pembukuan, dan laporan keuangan.

Untuk memberikan keterangan

Misalnya: Daftar barang-barang dagangan, taksiran-taksiran, dan rekapitulasi hasil

kegiatan.

Untuk menjamin aktiva.

Misalnya: pemeliharaan uang kontan, pengadaan barang dan persediaan barang.

Fungsi kantor dalam perusahan adalah:

Biasanya bersifat tambahan terhadap tujuan pokok perusahaan.

Misalnya produksi pabrik mendahului administrasi kantor.

Melengkapi tujuan pokok perusahaan.

Adalah tidak mungkin menjlankan pabrik tanpa penyusunan upah, pembelian bahan-

bahan dan sebagainya.


Mengawasi faktor-faktor produksi

Misalnya dengan pengawasan anggaran(budgeter), pengawasan pegawai-pegawai

dan keuangan.

Selain fungsi-fungsi di atas, kantor masih memiliki empat fungsi lain, yaitu:

Pusat syaraf administrasi dan perencanaan kebijaksanaan

Sebagai badan eksekutif, kantor harus bertindak sebagai pusat administrasi.

Administrasi dalam hal ini adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap

usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Unsur-unsur

dari administrasi: pengorganisasian, personalia, keuangan, komunikasi, tata usaha,

dan humas.

Perantara

Kantor bertindak sebagai pusat pelayanan yang menghubungkan antar bagian

dalam organisasi.

Koordinator

Mengawasi dan mengkoordinir seluruh kegiatan organisasi.

Penghubung dengan publik

Mengadakan hubungan dengan pihak luar organisasi dan memberikan dukungan

terhadap organisasi.


BAB VIII

ORGANISASI KANTOR

A. Organisasi Kantor

Organisasi merupakan berasal dari kata “organon” dalam Bahasa Yunani yang

berarti alat. Beberapa pengertian organisasi menurut para ahli:

1. James D. Mooney mengatakan bahwa “organization is the form of every human

association for the attainment of common purpose”.

(organisasi adalah setiap bentuk kerja sama untuk mencapai tujuan bersama).

2. Chester I. Barnard dalam bukunya The Executive Functions mengemukkakan bahwa

“I define organization as a system of cooperatives of two more persons”.

(organisasi adalah setiap bentuk kerja sama untuk mencapai tujuan bersama).

3. Stephen P. Robbins mengemukakan bahwab “organization is a consciously

coordinated social units, composed of two or more people, that function on a

relatively continuous basis to achieve a common goal or set of goals”.

(organisasi adalah suatu sistem yang terdiri atas pola aktivitas kerja sama yang

dilakukan secara teratur dan berulang-ulang oleh sekolompok orang untuk mencapai

suatu tujuan)

4. Dimock, mengatakan organisasi adalah “the systematic bringing together of

interdependent part to form a unified whole thorugh which authority, coordination and

control may be exercised to achive a given purpose”.

(perpaduan secara sistematis daripada bagian-bagian yang saling

bergantung/berkaitan untuk membentuk kesatuan yang bulat melalui kewenangan,

koordinasi, dan pengawasan dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan).

5. Menurut Kenneth C. Laudon, organisasi adalah “a stable, formal social structure that

takes resources from the environment and process them to produce outputs”.

(struktur sosial/masyarakat yang tetap yang mengambil sumber-sumber daya dari

lingkungannya dan kemudian memprosesnya untuk menghasilkan keluaran).

Organisasi merupakan kelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Tiga unsur

dalam organisasi yaitu sekelompok orang, kerjasama dan tujuan tertentu.


Berdasarkan definisi di atas, Sopiah (Umam, 2014) menyimpulkan bahwa

sekumpulan orang dapat dikatakan sebagai organisasi jika memenuhi empat unsur

pokok, yaitu:

a. Organisasi itu merupakan sistem;

b. Pola aktivitas;

c. Sekelompok orang;

d. Tujuan yang telah ditetapkan.

Organ umum organisasi adalah setiap sistem kerjasama yang dijalankan oleh

sanisasi dapat ditinjau dari dua sudut, yaitu sebagai kelompok orang yang bekerja sama

dan wadah dari kerjasama tersebut. Organisasi mengandung 5 unsur, yaitu kelompok

orang, kerja sama, tujuan, keterikatan formal dan susunan hierarki.

Lima bagian dasar dari sebuah organisasi menurut Henry Mintzberg (Priansa dan

Garnida, 2013) adalah:

1. The Operating Core

Yang termasuk di sini adalah para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar

yang berhubungan dengan produksi barang dan jasa.

2. The Strategic Apex

Yang termasuk di dalam bagian ini adalah manajer tingkat puncak (top management)

3. The Middle Line

Yang termasuk di dalam bagian ini adalah para manajer yang menjembatani manajer

tingkat atas dengan bagian operasional.

4. The Technostructure

Yang termasuk dalam bagian ini adalah mereka yang diserahi tugas untuk

menganalisa dan bertanggung jawab terhadap bentuk standarisasi dalam organisasi.

5. The Support Staff

Yang termasuk di sini adalah orang-orang yang memberi jasa pendukung tidak

langsung terhadap organisasi (orang-orang yang mengisi unit staf).

Prajudi Atmosudirjdo (Umam, 2014) menuturkan bahwa organisasi adalah struktur

tata pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang

pemegang posisi yang bekerja sama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai

tujuan tertentu.

Untuk bekerja secara efektif dalam organisasi, perlu mengerti dengan jelas struktur

organisasi, proses organisasi, dan budaya organisasi.


B. Struktur Organisasi

Menurut Littlefield dan Peterson, 1956 (Gie, 2000) pola pembagian kerja dibagi

menjadi 2 macam rencana:

1. Rencana urutan (serial plan)

Dengan pola ini setiap pekerjaan tatausaha dibagi-bagi menjadi unit-unit yang lebih

kecil secara berurutan dan setiap unit ditugaskan kepada seorang juru tata usaha.

2. Rencana Sejajar (Paralel plan)

Dalam hal ini volume pekerjaanlah yang dibagi-bagi kepada para pegawai yang

masing-masing mengerjakannya dari awal sampai selesai.

Gie (2000:43) menyatakan bahwa suatu kerangka yang mewujudkan pola tetap dari

hubungan-hubungan di antara bidang-bidang kerja maupun orang-orang yang

menunjukkan kedudukan, wewenang, dan tanggungjawab masing-masing dalam suatu

sistem kerjasama disebut tata raga organisasi (organization structure). McShane dan

Glinow (2006:233) menyatakan bahwa struktur organisasi merujuk pada pembagian

pegawai dan pola koordinasi, komunikasi, aliran krja, dan kekuasaan formal yang

langsung pada aktivitas organisasi. Semua struktur organisasi meliputi dua keperluan

dasar, yaitu pembagian tugas dan pekerjaan; serta koordinasinya sehingga pekerja dapat

bekerja sama untuk mencapai tujuan organisasi.

Struktur organisasi harus dirancang dan dibangun sesuai dengan perkembangan

organisasi dan sumber-sumber kemampuannya, biasanya oleh pihak pimpinan.

Enam elemen struktur menurut Robbins dan Judge (2007:478) terdiri dari

spesialisasi pekerjaan, rantai, komando, rentang kendali, sentralisasi dan desentralisasi,

formalisasi, serta departementalisasi.

Menurut pola hubungan kerja, serta lalu lintas wewenang dan tujuan, maka bentuk

organisasi dapat dibedakan, sebagai berikut:

1. Struktur organisasi garis (Line Organization)

Tipe organisasi garis atau line yaitu bentuk/struktur organisasi yang paling tua dan

paling sederhana diciptakan oleh Henry Fayol.

Ciri-ciri tipe organisasi garis ini adalah

Organisasi masih kecil

Struktur organisasi stabil

Spesialisasi kerja masih kecil

Hubungan antara atasan dan bawahan secara langsung


Direktur Utama

Direktur Pemasaran

Direktur Keuangan

Direktur Produksi

Kabag

Kabag

Kabag

Kabag

Kabag

Kabag

Kelebihannya adalah :

Koordinasi lebih mudah dilaksanakan.

Ada bagian kekuasaan dan tanggung jawab yang jelas

Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat

Pengawasannya sangat efektif

Kekurangannya adalah :

Seluruh orang terlalu bergantung pada satu orang

Bersifat otokratis dan dapat menjadi diktatoris

Kesempatan karyawan untuk berkembang sangat terbatas

Sulit dilaksanakan dalam suatu organisasi yang besar

Gambar Struktur Organisasi Garis

2. Struktur organisasi garis dan staf (Line and staff organization)

Tipe ini merupakan gabungan dari tipe garis dan fungsional, sehingga menyebar

struktur orgasnisasi tersebut.

Ciri-ciri tipe organisasi ini adalah :

Memiliki spesialisasi

Bersifat kompleks

Memiliki jumlah karyawan yang banyak

Hubungan atasan dan karyawan tidak bersifat langsung

Kelebihan Tipe ini adalah :

Digunakan dalam organisasi besar

Setiap pembagian tugas sangat jelas. Kelompok lini melakukan tugas pokok

organisasinya, sedangkan kelompok staff melakukan tugas dikegiatan penunjang

Koordinasinya dapat dilakukan dengan mudah.


Direktur

Manajer Keuangan

Manajer Pemasaran

Manajer Produksi

Staff

Supervisor Akuntansi

Supervisor Kredit

Supervisor Periklanan

Supervisor Penjualan

Supervisor Produksi

Supervisor Pembelian

Staff Staff Staff

Kekurangan Tipe ini adalah :

Perintahnya suka membingungkan anggota organisasi

Suka mengabaikan gagasan dari staff

Suka mengabaikan nasehat dari para staff

Gambar Struktur Organisasi Garis dan Staff

3. Struktur organisasi fungsional (Functional Organization)

Tipe organisasi Fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor .Tipe ini mempunyai bawahan

yang jelas sebab setiap atasan berwenang memberi komando kepada setiap

bawahan sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut.

Ciri-ciri tipe organisasi ini adalah :

Pengawasannya ketat

Targetnya jelas dan pasti

Bersifat teknis

Kelebihan tipe ini adalah :

Dapat diperoleh manfaat yang sebesar-besarnya dari para ahli

Ada koordinasi yang baik

Memudahkan dalam pengawasan

Kekurangan tipe ini adalah :

Banyak mengeluarkan biaya tambahan

Kekembaran kekuasaan dapat menimbulkan perselisihan/konflik


Pandangan para pekerja yang merasa terlalu banyak atasan.

Gambar Struktur Organisasi Fungsional

4. Struktur organisasi komite (Committee Organization)

Tipe Organisasi Komite diciptakan oleh Chester.I. Bernard

Organisasi Komite dibagi 2 :

Executive Committee (Pimpinan Komite)

Staff Committee (Wewenang Staff)

Ciri-ciri tipe organisasi komite adalah:

Semua anggota punya wewenang dan tanggungjawab yang sama

Semua anggota punya hak yang sama dalam berpendapat

Tugas pimpinan dilakukan kelompok secara kolektif

Asas musyawarah sangat ditonjolkan

Pelaksanaan tugas dilakukan dengan gugus tugas

Organisasi besar dan struktur tidak sederhana.

Kelebihan tipe ini adalah :

Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi musyawarah

dengan pemegang saham ataupun dewan

Kepemimpinan yang bersifat otokrasi sangat kecil

Dengan adanya tour of duty, pengembangan karier terjamin.

Kekurangan tipe ini adalah :

Proses decision making sangat lambat

Biaya operasional rutin sangat tinggi

Jika ada masalah, sering terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab.

KARYAWAN


Gambar Struktur Organisasi Komite

5. Struktur Organisasi Matriks

Tipe Organisasi Matriks diciptakan oleh David Lawrence.

Ada 4 tahap:

1) Piramid Tradisional

2) Harapan Sementara (Temporary)

3) Harapan Tetap (Temporary)

4) Matriks Dewasa

Ciri-cirinya:

Beberapa karyawan mempunyai dua pimpinan dan perintah bisa berasal dari dua

pimpinan tersebut

Bagan organisasinya berbentuk pyramid

Terdapat beberapa karyawan yang merupakan anggota bagian tertentu yang

menjadi anggota bagian yang lain.

Kelebihan tipe ini adalah:

Peran karyawan bersifat fleksibel dalam menangani tugas

Kegiatan tugas-tugas dapat ditangani oleh orang-orang yang sudah memiliki keahlin

sesuai dengan spesialisasi pimpinan

Kekurangan tipe ini adalah:

Membutuhkan banyak keterampilan antar pribadi karyawan

Memerlukan koordinasi yang tinggi dan sangat berhati-hati baik secara vertical

maupun horizontal.


Gambar Struktur Organisasi Matriks

C. Prinsip Organisasi Perkantoran

Prinsip organisasi kantor menurut Neuner dan Keeling (Priansa dan Garnida, 2013):

1. Prinsip Tujuan

Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi perkantoran

mesti dirumuskan dan dimengerti oleh setiap individu. Tujuan yang dimengerti akan

berubah menjadi motivasi untuk mencapainya.

2. Prinsip Kesatuan Fungsi

Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang mesti bekerja sama

untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran itu. Organisasi perkantoran

merupakan suatu sistem yang terdiri atas sejumlah fungsi yang saling

mempengaruhi dalam mencapai tujuan.

3. Prinsip Hubungan Individual

Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang mesti

melaksanakan pekerjaan. Kendatipun organisasi perkantoran itu merupakan sebuah

sistem, namun individu-individulah yang menyelesaikan pekerjaannya masing-

masing.

4. Prinsip Kesederhanaan

Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan atas kesederhanaan dan

interelasi yang jelas. Kesederhanaan memudahkan para pelaksana untuk

memahaminya, sedangkan interelasi yang jelas mengurangi keraguan.


5. Prinsip Wewenang Sepadan dan Tanggung Jawab

Setiap orang dalam organisasi perkantoran mesti diberi wewenang yang sesuai

dengan tugas tanggung jawabnya sehingga dapat bertanggungjawab atas

pelaksanaan tugasnya tersebut.

6. Prinsip Laporan kepada Pimpinan Tunggal

Agar tiap personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa melapor, maka tiap

yang bertugas dalam organisasi perkantoran tersebut harus menerima perintah dari

dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan.

7. Prinsip Kepemimpinan dan Pengawasan

Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif mesti ditegakkan sehingga tujuan

organisasi perkantoran itu dapat tercapai. Pengawasan yang efektif akan mencegah

perubahan arah dalam mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang efektif

pun merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu yang akan datang.

8. Prinsip Jangkauan Pengawasan

Agar kepemimpinan dan pengawasan dalam organisasi perkantoran efektif,

jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seorang manajer

kantor atau seorang pengawas sebaiknya dibatasi, semakin jauh pengawasan

manajer kantor, maka semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan

kemampuan pengawasan.


BAB IX

TATA RUANG KANTOR

A. Perancangan Tata Ruang

Sudah menjadi kebiasaan, bila memperhatikan sesuatu terutama dilihat dari

fisiknya. Kebiasaan ini juga berlaku bila kita memperhatikan suatu kantor maka secara

tidak langsung kantor tersebut dituntut menciptakan suasana yang baik, teratur, sehingga

orang yang melihat mendapat kenyamanan, keefektifan, dan keefesienan dalam bekerja.

Kantor dengan tata ruang yang tidak teratur pasti membuat tamu kantor berpendapat

bahwa kinerja kantor tersebut tidak jauh berbeda dengan tampilan tata ruangnya.

Kantor yang menyenangkan adalah tempat yang tidak membosankan dan dapat

menambah gairah kerja karyawan dalam rangka mendukung peningkatan mutu kegiatan

perkantoran dan tercapainya tujuan perusahaan, maka secara tidak langsung peranan

dan suasana kantor sangat mendukung efektifitas kerja karyawan yang bekerja dikantor

tersebut. Dalam suatu kantor terdapat berbagai sumber daya, dimana sumber daya

manusia merupakan faktor utama dari keberadaan suatu kantor dituntut dapat

menciptakan kondisi fisik kantor yang baik. Seorang karyawan tidak mungkin dapat

bekerja dengan baik jika tidak tersedia tempat kerja yang cukup, tempat untuk

menempatkan perkakas, bahan-bahan dan bebas bergerak tanpa mengganggu teman-

teman sekerjanya. Dengan adanya mesin atau tumpukan-tumpukan kertas, kepadatan

tempat bekerja dapat berakibat buruk bagi kesehatan pegawai dan bagi produktifitasnya.

Pada dasarnya tata ruang kantor berhubungan langsung dengan manajemen

perkantoran. Kantor adalah tempat penyedia informasi dalam rangka memperlancar tugas

maupun aktifitas kerja disegala bidang. Dengan demikian kantor merupakan tempat

diselenggarakannya aktifitas-aktifitas yang berkaitan dengan informasi untuk

memperlancar kegiatan diberbagai unit dan merupakan proses untuk menangani

informasi mulai dari penerimaan, mengumpulkan, mengelola, menyimpan dan

mendistribusikan (mengumpulkan) informasi (Sukoco, 2007).

Tata ruang merupakan pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat

perlengkapan kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan

baik, nyaman dan leluasa serta bebas untuk bergerak sehingga tercapai efisiensi kerja

(Sedarmayanti, 2001:125). Oleh karena itu, pengaturan suatu kantor merupakan metode

untuk memahami dan menyusun alat-alat pembantu dan perlengkapan didalam ruangan

yang bertujuan untuk saran untuk para karyawan yang ada dikantor tersebut. Penataan

letak kantor dan peralatan kantor yang sesuai dengan muatan ruangan, kegiatan


pegawai, dapat meningkatkan efesiensi kerja dan hasil kerja yang maksimal. Dimana,

penataan ruang yang baik dan jelas menambah kenyamanan bekerja dan kecintaan akan

pekerjaan tersebut. Fasilitas kantor seperti ruangan, peralatan dan fasilitas tersebut tidak

akan dirasakan manfaatnya bagi kantor. Oleh sebab itu maka diperlukan adanya suatu

pemikiran untuk dapat menciptakan kantor dengan suasana yang nyaman, teratur, aman

dengan fasilitas yang memang diperlukan oleh kegiatan kantor tersebut.

Ada beberapa ahli yang mengutarakan pengertian Tata Ruang, diantaranya George

R. Terry yang menyatakan sebagai berikut : “ Office layout is the determination of space

requirement and the detailed utilization of this space in order to provide a practical

arrangement of the physical factors considered necessary for the execution of the office

work within reasonable cost “ (tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-

kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terperinci dari ruangan tersebut

untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu

bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak). Dengan kata lain, arti tata

ruang kantor dapat juga dinyatakan sebagai pengaturan dan penyusunan seluruh mesin

kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja

dengan mudah, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak sehingga tercapai efisiensi.

Sedangkan menurut littlefield & Peterson (Gie, 2000), “Office layout may be defined

as the arrangement of furniture and equipment within available floor space”. (Tata ruang

perkantoran dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan

pada luas lantai yang tersedia).

Istilah Tata Ruang Kantor sendiri berasal dari bahasa Inggris, yaitu Office Layout

atau sering disebut juga Layout saja. Tata Ruang Kantor adalah pengaturan perabotan ,

mesin, dan sebagainya di dalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang

mendefenisikan Tata Ruang Kantor diantaranya sebagai berikut:

“Lingkungan fisik atau Tata Ruang Kantor adalah suatu yang berada di sekitar

pekerja yang meliputi cahaya, warna, udara, suara serta musik yang mempengaruhi

dirinya dalam menjalankan tugas-tugas yang dibebankan “ (Moekijat, 1995:135)

Sedangkan menurut The Liang Gie (2000:220) lingkungan fisik merupakan segenap

faktor fisik, yang bersama-sama merupakan suatu suasana fisik yang melingkupi suatu

tempat kerja.

Bahkan ahli ilmu jiwa berpendapat bahwa lokasi fisik atau Tata Ruang tempat orang

bekerja mempunyai pengaruh terhadap produktivitas dan sikap antara karyawan yang

satu dan yang lainnya.


B. Tujuan Pengaturan Tata Ruang

Apabila dirinci maka manfaat tata ruang kantor antara lain adalah:

1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja

dapat dipersingkat.

2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien.

4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui

suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya.

5. Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai.

6. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung.

7. Mengusahakan adanya keleluasaan bagi:

a. Gerakan pegawai yang sedang bekerja.

b. Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain pada waktu

waktu tertentu.

c. Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan di kemudian hari.

Dalam menyusun ruang untuk kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang perlu

dicapai. Tujuan itu merupakan pula syarat-syarat yang hendaknya dipenuhi dalam setiap

tata ruang kantor yang baik. Tujuan yang hendaknya dijadikan pedoman ialah:

1. Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanannya dapat menempuh jarak yang

sependek mungkin.

2. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar.

3. Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan.

4. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara.

5. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan.

6. Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik

tentang organisasi itu.

7. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah

diubah sewaktu-waktu diperlukan.


C. Asas Pokok Tata Ruang

Dalam practical plan Layout, Richard Muther mengutarakan tentang Asas-Asas

Pokok Tata Ruang adalah sebagai berikut:

Asas jarak terpendek, ialah Memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan

menempuh jarak sependek-pendeknya. Dalam hal ini garis lurus antara 2 (dua) titik

adalah jarak yang terpendek.

Asas rangkaian kerja, ialah penempatan para pegawai dan alat-alat kantor menurut

rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan.

Asas penggunaan segenap ruang, ialah apabila mungkin tidak ada ruang yang tidak

terpakai, tidak hanya yang berupa luas lantai, namun posisi vertikal ke atas maupun ke

bawah.

Asas perubahan susunan tempat kerja:

Apabila diperlukan ruangan dapat diubah dan disusun lagi dengan mudah dan biaya

yang sedikit, misalnya tata ruang kantor terpaksa diubah karena:

a. Perubahan proses kerja/prosedur kerja kantor.

b. Penemuan teknologi baru dan lain-lain.

Gambar Tata Ruang Kantor

Sumber: Gie (2000)


Gambar di atas menunjukkan contoh perbandingan antara tata ruang yang

mengabaikan asas jarak terpendek dan asas rangkaian kerja dan tata ruang yang

mengindahkan kedua asas tersebut.

D. Tahap-tahap Menentukan Tata Ruang Agar Terstruktur

Adapun tahap-tahap menentukan tata ruang agar terstruktur, yaitu:

a. Perhatikan rencana jalan masuk, jendela dan kondisi yang tidak dapat dirubah.

b. Buatlah rencana ruang kantor yang menggunakan skala.

c. Tentukan jumlah dan ukuran dari semua perlengkapan dan perabotan dan sediakan

model dari semua perlengkapan.

d. Bicaralah dengan atasan (Kepala Seksi/First Line Manager) mengenai ruangan

yang diperlukan untuk tiap pegawai.

e. Buatlah perencanaan dengan prinsip-prinsip tata ruang.

f. Perhatikan semua pegawai dan pekerjaan, letaknya dan sarana penunjang. Ajukan

pada pimpinan untuk mendapat persetujuan.

Dalam proses perencanaan tata ruang kantor menurut Quible (2001), ada beberapa

faktor yang harus diperhatikan, antara lain:

1. Tugas pegawai

Mengetahui sifat pekerjaan (rahasia atau tidak rahasia) dan dengan segenap

pekerjaan, tentukan urut-urutan pekerjaan, serta ketahui jumlah pegawai yang terlibat:

a. Satuan pekerjaan yang melayani publik ditempatkan pada tempat yang mudah

didatangi orang luar tanpa mengganggu satuan kerja lainnya.

b. Satuan-satuan yang satu sama lain saling berhubungan erat, diupayakan untuk

dikelompokkan pada satu tempat.

c. Satuan yang mengerjakan semua kegiatan administrasi, diupayakan ditempatkan di

tengah-tengah (strategis).

d. Satuan yang tugas pekerjaannya menimbulkan suara gaduh, diletakkan jauh dari

satuan kerja yang membutuhkan ketenangan.

2. Arus Kerja

Analisis arus kerja (work-flow) dengan mengacu pada pergerakan informasi dan

tugas horizontal atau vertikal. Menurut Gie (2000), arus kerja yang efisien akan

menempatkan pegawai dan peralatan dengan pola garis lurus informasi, sehingga akan

mengeliminasi backtracking maupun crisscrossing pekerjaan.


3. Bagan organisasi

Ketika arus kerja berlangsung secara vertikal, bagan organisasi akan

menggambarkan rentang wewenang masing-masing anggota organisasi. Hal ini akan

mengidentifikasi hubungan kerja antarpegawai di level yang sama dan membantu dalam

menjelaskan lokasi yang tepat bagi pegawai maupun unit kerja.

4. Proyeksi Kebutuhan tenaga kerja di masa datang

Menjelaskan beberapa luas area yang dibutuhkan jika perusahaan akan melakukan

perluasan atau pengurangan di masa depan. Perluasan dilakukan karena beberapa hal

berikut:

Pengembangan produk baru yang akan membutuhkan pegawai baru yang mungkin

diikuti dengan perluasan area kantor.

Ekspektasi tingkat pertumbuhan perusahaan pertahun, baik diukur melalui tingkat laba

yang diperoleh maupun tingkat penjualan yang didapati.

Kemungkinan perubahan dalam pengoperasian kantor yang mungkin membutuhkan

penambahan atau pengurangan pegawai baru.

5. Jaringan komunikasi

Analisis bentuk interaksi maupun media yang digunakan untuk berkomunikasi seprti

telepon, e-mail, surat, dan tatap muka yang dilakukan oleh pegawai maupun bagian-

bagian sangat membantu dalam perancangan tata ruang kantor.

6. Departemen dalam organisasi

Banyak perusahaan mengelola kantornya berdasarkan fungsi, terutama departemen

yang berpengaruh terhadap keputusan penempatan ruang kerja yang biasanya

ditetapkan berdasarkan arus kerja di antara mereka.

7. Kantor publik dan privat

Pada masa lalu, Penggunaan kantor privat menunjukkan prestise dan status suatu

perusahaan di mata masyarakat. Hal ini perlu diperhatikan apakah perusahaan akan

menggunakan jenis kantor publik yang lebih terbuka, atau kantor privat yang lebih

tertutup.

8. Kebutuhan ruang

Membuat gambar denah ruangan dengan memakai skala, cantumkan panjang dan

lebar ruangan yang bersangkutan, serta beri tanda, tempat pintu, jendela dan lain-lain.

Susunan letak meja kursi pegawai dan perabot lainnya, gunakan kertas warna-warni

dengan ukuran tertentu, serta beri nomor kode masing-masing.


Menyusun denah konsep tata ruang dengan memperhitungkan kemungkinan

perubahan yang disebabkan oleh:

Penambahan atau pengurangan pegawai.

Penambahan/penggantian perabot/alat kerja.

Perubahan penyelasaian prosedur kerja.

Perubahan atau pengurangan struktur organisasi.

Penambahan atau pengurangan atau perubahan pekerjaan.

Tabel Kebutuhan Ruang

RUANG INDIVIDUAL KEBUTUHAN RUANG

Top Eksektutif 125 M2

Middle Manager 95 M2

Supervisor 65 M2

Pegawai 25-30 M2

Modular Workstation 30 M2

Ruang Konferensi 7,5 M2 /orang

Reception Room 8,5 M2 /orang

Koridor Utama 2 - 3 M (lebar)

Koridor Kedua 1,5 - 2 M (lebar)

1 - 1,5 M (lebar)

Sumber: Quible (2001)

9. Pertimbangan keamanan

Pada dasarnya, tata ruang kantor memfasilitasi pergerakan pegawai dari satu area

ke area yang lain. Tata ruang kantor yang baik dapat membuat pegawai bergerak secara

mudah tanpa terhambat, dan sebaiknya lorong tempat pegawai bergerak tidak ditempati

oleh furniture atau peralatan yang dapat menghalangi.

10. Pembiayaan ruang perkantoran

Beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam tata ruang kantor adalah biaya

pemeliharaan, pajak, asuransi, kebutuhan akan peralatan kantor, lisensi dan antisipasi

pengembangan kantor.


Prinsip-prinsip Tata Ruang

Ada beberapa prinsip tata ruang, yaitu :

1. Aliran pekerjaan yang sederhana yang membatasi mobilitas pegawai dan

menghemat kertas seminimum mungkin.

2. Ruang lantai harus bebas dari rintangan.

3. Meja dapat dengan mudah dilihat oleh pimpinan.

4. Perlengkapan kerja berada di dekat penggunanya.

5. Jumlah jalan atau koridor yang memadai dan luasnya juga memadai.

6. Pastikan semua meja mendapatkan penerangan yang cukup.

7. Mesin bersuara gaduh harus dipisahkan dari ruangan.

8. Tata ruang harus menyenangkan.

Faktor-faktor yang Harus Diperhatikan Dalam Penempatan Perabot

Dalam penempatan perabot kantor dalam ruangan kantor, ada lima faktor yang harus

diperhatikan :

1. Harus menghemat ruang lantai.

2. Harus fungsional hubungan dengan pekerjaan.

3. Tinggi meja dan kursi harus sesuai dengan pemakaiannya (ergonomic).

4. Perabot harus mudah untuk dipindah-pindahkan.

5. Biaya yang dikeluarkan harus relatif hemat.

E. Macam-macam Tata Ruang Kantor

Pada dasarnya dikenal ada 3 macam tata ruang kantor, yaitu:

1. Tata ruang kantor bersekat/berkamar (Cubicle Type Offices)

Adalah tata ruangan untuk bekerja yang dipisah dalam sekat-sekat, seperti yang

terlihat dalam gambar dibawah ini.

Gambar Cubicle Type Offices


Keuntungan tata ruang kantor bersekat/berkamar adalah:

Konsentrasi kerja lebih terjamin.

Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi.

Untuk menambah kewibawaan, status pejabat sehingga selalu terpelihara adanya

kewibawaan pejabat atau pimpinan.

Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab atas

ruangan dan merasa ikut memiliki.

Kerugian tata ruang kantor berkamar:

Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan untuk

mengadakan komunikasi menjadi berkurang.

Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan

penerangan dan biaya peralatan lainnya.

Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan perkembangan

organisasi.

Mempersulit pengawasan.

Memerlukan ruangan yang luas.

2. Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Offices)

Adalah ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang

bekerja bersama-sama di ruangan tersebut tanpa dipisahkan oleh penyekat.

Gambar Open Plan Offices


Keuntungan tata ruang kantor terbuka:

Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, pengaturan warna dan

dekorasi.

Luwes atau flexible apabila diperlukan perubahan ruangan dan tidak memerlukan

biaya tinggi.

Kerugian tata ruang kantor terbuka:

Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan penyeragaman kerja

dan pembagian peralatan kerja.

Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan ruangan kerja, penggunaan

kelengkapan ruangan dan peralatan, penggunaan telepon dll.

Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau kebisingan, rendah rasa privasi.

Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan dengan penuh konsentrasi.

Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak nampak jelas.

Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan.

Kemungkinan nampak adanya tumpukan-tumpukan berkas atau kertas dan

peralatan kerja lainnya, sehingga mengakibatkan pemandangan yang kurang baik.

3. Tata Ruang Kantor berhias atau berpanorama/bertaman (lanscaped offices)

Adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya.

Bentuk ruangan kantor berhias ini mengusahakan agar lingkungan bener-benar

merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan

ruangan.

Gambar Lanscaped Offices

http://4.bp.blogspot.com/-AdzqBMWpsKw/UwcKNbDqYzI/AAAAAAAABaY/v_H78yRYwq4/s1600/Plexiglass-Dome-Landscape-Office-Design-4.jpg


Keuntungan tata ruang kantor berhias atau berpanorama:

Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja.

Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan.

Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang atau dihindarkan.

Produktifitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan dengan efisien

sehingga tujuan organisasi dapat mudah dicapai.

Kerugian tata ruang kantor berhias/berpanorama:

Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi lainnya.

Biaya pemeliharaan tinggi.

Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah.

Tata Ruang Kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor

berkamar, tata ruang terbuka dan tata ruang berhias.

F. Kondisi Lingkungan dan Fisik Tata Ruang Perkantoran

Menurut Steward and Stewart (1983: 53), Kondisi kerja adalah Kondisi kerja sebagai

serangkaian kondisi atau lingkungan kerja dari suatu perusahaan yang menjadi tempat

bekerja karyawan di dalam lingkungan tersebut. Yang dimaksud disini adalah kondisi

kerja yang baik, yaitu nyaman dan mendukung pekerjaan untuk dapat menjalankan

aktivitasnya dengan baik. Meliputi segala sesuatu yang ada di lingkungan karyawan yang

dapat mempengaruhi kinerja, serta keselamatan dan keamanan kerja, temperatur,

kelembaban, ventilasi, kebersihan dan lain-lain.

Jenis kondisi kerja

1. Kondisi fisik dari lingkungan kerja

Menurut Handoko (1995:84), lingkungan fisik kerja adalah semua keadaan yang

terdapat disekitar tempat kerja yang meliputi temperatur, kelembapan udara, sirkulasi

udara, pencahayaan, kebisingan, getaran-getaran mekanis,warna dan lain-lain yang

dalam hal ini bepengaruh terhadap hasil kerja manusia tersebut.

Lingkungan kerja karyawan harus sesuai dengan keinginan dan kebutuhan para

karyawan sehingga dapat melaksanakan tugas tanpa gangguan, termasuk dalam hal

lingkungan fisik dalam tata ruang perkantoran.


Yang termasuk lingkungan fisik dalam tata ruang perkantoran antara lain :

a. Tata Warna

Warna adalah salah satu elemen dalam lingkungan perkantoran yang mempunyai

dampak penting bagi karyawan yaitu dampak psikologisnya baik positif atau negatif pada

produktivitas, kelelahan, moral, tingkah laku dan ketenangan.

Faktor pemilihan warna, yaitu :

Kombinasi warna

Efek cahaya pada warna

Nilai pemantulan warna

Dampak dari warna

Prinsip dalam pemilihan warna perlu memperhatikan :

Penutup lantai, contoh karpet

Penutup dinding

Warna furnitur

Dibawah ini terdapat daftar beberapa warna yang dapat merangsang

dan mempengaruhi perasaan manusia :

Warna Sifat Pengaruh Untuk Ruangan

1. Merah

Dinamis,

merangsang dan

panas

Menimbulkan

semangat kerja

Pekerjaan sepintas lalu

(singkat)

2. Kuning Keanggunan,

bebas dan hangat

Menimbulkan

rasaa gembira

Gang-gang, jalan dan

lorong

3. Biru Tenang, tentram

dan sejuk

Mengurangi

tekanan atau

tegangan

Berpikir dan konsentrasi

b. Sistem pencahayaan

Menurut McShane menyatakan bahwa 80 – 85 % informasi yang diterima karyawan

di kantor adalah mengguna indera penglihatan (mata), seperti membaca surat atau

memeriksa nota tagihan.


Empat jenis pencahayaan yang digunakan di kantor, yaitu :

Ambient lighting

Digunakan untuk memberikan pencahayaan keseluruh ruangan

Task lighting

Digunakan untuk menerangi area kerja seorang karyawan

Accent lighting

Digunakan untuk memberikan cahaya pada area yang akan dituju

Natural lighting

Cahaya yang berasal dari jendela, pintu kaca, dinding dan cahaya langit, namun

cahaya ini tidak selalu ada apabila langit dalam keadaan mendung atau gelap.

Ada empat jenis penerangan yang dapat digunakan oleh perusahaan, yaitu :

Direct

Dengan mengarahkan cahaya 90-100% secara langsung ke area kerja.

Semi direct

Dengan pencahayaan 60-90% cahaya diarahkan ke bawah dan sisanya diarahkan ke

atas, lalu dipantulkan kembali kebawah.

Indirect

Dengan pencahayaan 90-100% cahaya pertama diarahkan ke atas, menyebar dan

memantul kebawah ke area kerja.

Semi indirect

Dengan pencahayaan 60-90% ke atas kemudian di pantulkan kebawah dan sisanya ke

area kerja.

General diffuse

Dengan pencahayaan 40-60% ke arah area kerja dan sisanya ke arah bawah.

c. Pengaturan Udara

Faktor lingkungan kantor yang dapat mempengaruhi kondisi fisik dan psikologia

karyawan adalah kondisi udara didalam kantor. Beberapa faktor udara yang perlu

diperhatikan adalah temperatur, kelembaban, ventilasi dan kebersihan udara.

d. Kontrol Suara

Tingkat kebisingan pada kantor merupakan faktor lingkungan yang

harus dipertimbangkan untuk mengelola tingkat kinerja karyawan yang diinginkan.

Beberapa teknik yang dapat digunakan dalam mengontrol kebisingan pada ruang kantor,

yaitu :


Konstruksi yang sesuai

Menggunakan material peredam suara

Alat peredam suara

Masking

e. Musik

Musik menghasilkan beberapa keuntungan, diantaranya membantu meningkatkan

kepuasan kerja dan kinerja karyawan dengan menghilangkan rasa bosan dan monoton

dalam melakukan pekerjaan kantor. Sebaiknya program pemutaran musik hanya

diberikan dalam jangka waktu 10-15 menit setiap jam.

2. Kondisi psikologis dari lingkungan kerja

Menurut Newstroom (1996:494) yaitu kondisi lingkungan kerja dapat mempengaruhi

kinerja yang meliputi perasaan yang bersifat pribadi atau kelompok, status dihubungkan

dengan sejumlah lokasi ruang kerja dan sejumlah pengawasan atau lingkungan kerja.

Tata ruang yang baik mendukung suatu metode untuk membenahi dan menyusun

alat-alat perkantoran dan perlengkapan didalam ruangan yang bertujuan untuk

memberikan sarana bagi karyawan. Tata ruang kantor merupakan suatu segi yang paling

dekat dengan pelaksanaan kerja karyawan sehari-hari. Dengan tata ruang yang baik akan

membantu mekanisme/arus pekerjaan berjalan lancar, ketentraman, kesenangan dan

kegairan kerja menjadi idaman setiap karyawan dan idaman itu bisa diperoleh jika

penyusunan tata ruang kantor itu baik (Didi Wahyu sudirman, 1981 : 59).

Adanya lingkungan kerja yang nyaman, khususnya tata ruang kantor yang baik

akan memberikan dorongan kepada karyawan untuk bekerja sungguh-sungguh sehingga

dapat meningkatkan kinerja karyawan untuk lebih berprestasi terhadap pencapaian

tujuan.


BAB X

KEPEMIMPINAN KANTOR

A. Pengertian Kepemimpinan

Kepemimpinan adalah kemampuan seseorang mempengaruhi dan memotivasi

orang lain untuk melakukan sesuatu sesuai tujuan bersama. Kepemimpinan meliputi

proses mempengaruhi dalam menentukan tujuan kantor, memotivasi perilaku pengikut

untuk mencapai tujuan, mempengaruhi untuk memperbaiki kelompok dan budayanya.

Sedangkan kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi orang lain untuk

mau melakukan apa yang diinginkan pihak lainnya. Berikut ini pengertian kepemimpinan

menurut para ahli:

C.N.Cooley (1902) Pemimpin merupakan titik pusat dari suatu kecenderungan dan

pada kesempatan lain, semua gerakan sosial kalau diamati secara cermat akan

ditemukan kecenderungan yang memiliki titik pusat.

G.U.Cleeton & C.W.Mason (1934) Kepemimpinan menunjukkan kemampuan

mempengaruhi orang-orang dan mencapai hasil melalui emosional bukan

penggunaan kekuasaan.

P.Pigor (1935) Kepemimpinan suatu proses saling mendorong melalui keberhasilan

interaksi dari perbedaan-perbedaan individu,mengontrol daya manusia dengan

mengejar tujuan bersama.

Ordway Tead dalam bukunya berjudul The Art of Leadership, 1935, kepemimpinan

adalah aktivitas mempengaruhi orang-orang agar mau bekerja sama untuk mencapai

beberapa tujuan yang mereka inginkan.

Reuter dalam bukunya A Theory of Leadership Effectiveness, 1941, kepemimpinan

adalah kemampuan untuk menciptakan kegiatan kelompok mencapai tujuan

organisasi dengan efektivitas maksimum dan kerjasama dari tiap-tiap individu.

G.L. Freeman & E.K. Taylor dalam bukunya A Scientific Approach to Executive

Selection, 1950 Kepemimpinan adalah kemampuan untuk menciptakan kegiatan

kelompok mencapai tujuan organisasi dengan efektivitas maksimum dan kerjasama

dari tiap-tiap individu.

Ralp M. Stogdill dalam bukunya Managing Individual and Group Behaviour in

Organizations, 1950, Kepemimpinan adalah suatu usaha untuk mengarahkan

perilaku orang lain guna mencapai tujuan khusus.


Franklyn S. Haiman dalam bukunya Group Leadership and Demokratic Action, 1951,

Kepemimpinan adalah suatu usaha untuk mengarahkan perilaku orang lain guna

mencapai tujuan khusus.

Dubin (1951), menyatakan kepemimpinan adalah menggunakan wewenang dan

membuat keputusan-keputusan.

Hemphill (th 1954), mengartikan kepemimpinan adalah awal dari tindakan yang

mengakibatkan pola yang konsisten dari interaksi kelompok yang diarahkan

mencapai pemecahan masalah bersama.

J.K Hemphill & Coons A. E. (1957), mendefinisikan kepemimpinan adalah perilaku

individu apabila dia mengarahkan kegiatan-kegiatan kelompok untuk mencapai tujuan

bersama.

K.F. Janda (1960), mengartikan kepemimpinan adalah tipe khusus hubungan

kekuasaan yang ditandai oleh pandangan anggota kelompok bahwa anggota

kelompok yang lain memiliki hak untuk menentukan pola perilaku supaya

memperhatikan terlebih dahulu aktivitasnya sebagai anggota kelompok.

James M. Black (1961), mengartikan kepemimpinan adalah kemampuan yang

sanggup meyakinkan orang lain supaya bekerja sama dibawah pimpinannya sebagai

suatu tim untuk mencapai tujuan tertentu.

Muzaffir Sherif dalam bukunya Intergruoup Relations and Leadership, Approach and

Research in Industrial, Ethnic, Cultural, and Political Areas, 1962, dalam pandangan

pertimbangan ini, akan nampak bahwa kepemimpinan dapat didefinisikan terbaik

dalam hubungan dengan awal dan pemeliharaan struktur dalam harapan dan

interaksi.

F.A. Nigro dalam bukunya Modern Public Administration, 1965, inti kepemimpinan

adalah mempengaruhi kegiatan orang-orang lain.

John D. Pfiffner & Robert Presthus dalam bukunya Public Administration, 1967,

kepemimpinan adalah seni mengkoordinasi dan memotivasi individu-individu serta

kelompok-kelompok untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

George R. Terry dalam bukunya, Principles of management, 1972, kepemimpinan

adalah hubungan yang ada dalam diri orang seorang atau pemimpin, mempengaruhi

orang-orang lain untuk bekerja sama secara sadar dalam hubungan tugas untuk

mencapai yang diinginkan pemimpin.

Richard A. Johnson, Fremont E. Kast, dan James E. Rosenzweig dalam bukunya The

Theory and Management of System, McGraw-Hill Book Company, 1973,

kepemimpinan dapat diberikan definisi luas sebagai kemampuan mempengaruhi

perilaku orang lain


Theo Haiman & Eilliam G. Scoot dalam bukunya Management in Modern

Organization, 1974, kepemimpinan adalah proses orang-orang diarahkan, dipimpin

dan dipengaruhi dalam pemilihan dan pencapaian tujuan.

Robert M. Fulmer dalam bukunya The New Management, 1974, kepemimpinan

adalah kemampuan mengajak orang lain mencapai tujuan tertentu dan teknik untuk

mencapainya.

Harold Koontz & Cyrill O‟Donnell dalam bukunya Principles Management, 1976,

kepemimpinan adalah seni membujuk bawahan untuk menyelesaikan pekerjaan-

pekerjaan mereka dengan semangat keyakinan.

Robert J. Thierauf, Robert C. Klekamp, dan Daniel W. Geeding dalam bukunya

Management Principles and Practices A Contingency and Questionnaire Approach,

1977, kepemimpinan, dapat diartikan sebagai cara membangkitkan semangat dan

mendorong bawahan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang diserahkan.

Stephen J Carrol & Henry L. Tosi dalam bukunya Organizational Behavior, 1977,

kepemimpinan adalah proses mempengaruhi orang-orang lain untuk melakukan apa

yang kamu ingkinkan dari mereka untuk mengerjakannya.

Keith Davis dalam bukunya Human Behavior, 1977, kepemimpinan adalah

kemampuan mengajak orang lain untuk mencapai tujuan tertentu dengan penuh

semangat.

Edwin P. Hollander dalam bukunya A. Practical Guide to Effective Relationship, 1978,

kepemimpinan adalah proses pengaruh antara pemimpin dan pengikut.

Katz & Kahn R.L. (1978), mengartikan kepemimpinan adalah penambahan pengaruh

disamping pemenuhan mekanis dengan pengarahan rutin dari organisasi.

Richard N. Osborn, James G. Hunt dan Lawrence R. Jauch dalam bukunya

Organization Theory An Integrated Approach ,1980, kepemimpinan sebagai cara

yang disitu seseorang mempunyai pengaruh.

Berdasarkan berbagai pengertian tentang kepemimpinan maka dalam hal ini dapat

diambil suatu kesimpulan pemimpin adalah pribadi yang memiliki kecakapan khusus,

dengan atau tanpa pengangkatan resmi dapat mempengaruhi individu dan kelompok

yang dipimpinnya untuk melakukan usaha bersama mengarah pada pencapaian sasaran-

sasaran atau tujuan tertentu.


B. Teori Kepemimpinan

Timbulnya Pemimpin menurut teori ada tiga yaitu:

Teori Genetis, menurut teori ini bahwa timbulnya seorang pemimpin karena dilahirkan,

dia memiliki bakat yang memang dibawa sejak lahir atau karena keturunan.

Teori Sosial, menurut pengamat teori ini bahwa timbulnya seorang pemimpin bukan

karena keturunan atau bakat melainkan karena terbentuk oleh lingkungan, hal ini bisa

terjadi karena pendidikan dan latihan serta pengalaman dan kesempatan yang

diberikan oleh lingkungan kepada pemimpin tersebut.

Teori ekologi, berdasarkan pandangan para penganut teori ini bahwa seseorang

menjadi pemimpin selain karena faktor bakat juga karena faktor pengalaman atau

pembentukan. Jadi teori ini mengkombinasikan teori Genetis dengan teori Sosial.

Memahami teori-teori kepemimpinan sangat besar artinya untuk mengkaji sejauh

mana kepemimpinan dalam suatu organisasi telah dapat dilaksanakan secara efektif serta

menunjang kepada produktifitas organisasi secara keseluruhan. Seorang pemimpin harus

mengerti tentang teori kepemimpinan agar nantinya mempunyai referensi dalam

menjalankan sebuah organisasi. Beberapa teori tentang kepemimpinan antara lain :

a) The Great ManTheory

The Great Man Theory dikemukakan oleh Thomas Carlyle (1888), Herbert Spencer

(1896), disebut The Great Man Theory karena pada saat itu pemimpin dianggap

kualitas laki-laki. Kepemimpinan adalah kemampuan yang melekat, pemimpin besar

dilahirkan bukan dibentuk. Pemimpin besar muncul sebagai heroic, mitos dan

ditakdirkan karena diperluan.

b) Teori Kepemimpinan Sifat (Trait Theory)

Analisis ilmiah tentang kepemimpinan berangkat dari pemusatan perhatian

pemimpin itu sendiri. Teori sifat berkembang pertama kali di Yunani Kuno dan Romawi

yang beranggapan bahwa pemimpin itu dilahirkan, bukan diciptakan yang kemudian teori

ini dikenal dengan ”The Great Man Theory”. Dalam perkembanganya, teori ini mendapat

pengaruh dari aliran perilaku pemikir psikologi yang berpandangan bahwa sifat-sifat

kepemimpinan tidak seluruhnya dilahirkan akan tetapi juga dapat dicapai melalui

pendidikan dan pengalaman. Sifat-sifat itu antara lain : sifat fisik, mental, dan kepribadian.

Keith Devis merumuskan 4 sifat umum yang berpengaruh terhadap keberhasilan

kepemimpinan organisasi, antara lain :

1) Kecerdasan.Berdasarkan hasil penelitian, pemimpin yang mempunyai kecerdasan

yang tinggi di atas kecerdasan rata-rata dari pengikutnya akan mempunyai


kesempatan berhasil yang lebih tinggi pula. Karena pemimpin pada umumnya

memiliki tingkat kecerdasan yang lebih tinggi dibandingkan dengan pengikutnya.

2) Kedewasaan dan Keluasan Hubungan Sosial.Umumnya di dalam melakukan interaksi

sosial dengan lingkungan internal maupun eksternal, seorang pemimpin yang

berhasil mempunyai emosi yang matang dan stabil. Hal ini membuat pemimpin tidak

mudah panik dan goyah dalam mempertahankan pendirian yang diyakini

kebenarannya.

3) Motivasi Diri dan Dorongan Berprestasi. Seorang pemimpin yang berhasil umumnya

memiliki motivasi diri yang tinggi serta dorongan untuk berprestasi. Dorongan yang

kuatinikemudiantercermin pada kinerja yang optimal, efektif dan efisien.

4) Sikap Hubungan Kemanusiaan.Adanya pengakuan terhadap harga diri dan

kehormatan sehingga para pengikutnya mampu berpihak kepadanya.

c) Teori Kontingensi (Contingency Theory)

Teori kontingensi diperkenalkan oleh Joan Woodward dan Fiedler (1958),

menyatakan bahwa kepemimpinan dipengaruhi oleh variabel-variabel lingkungan yang

menentukan gaya kepmimpinan. Tidak ada gaya kepemimpinan terbaik untuk semua

situasi, dan keberhasilan pemimpin tergantung pada sejumlah variabel, termasuk gaya

kepemimpinan, kualias para pengikut, dan aspek lingkungan.

Ada dua hal yang diperhatikan oleh teori Kontingensi yaitu:

1. Sistem Motivasi

Berdasarkan sistem motivasional tersebut dapat ditentukan dua perilaku

kepemimpinan yaitu:

a. Perilaku pemimpin yang task motivated dan

b. Pemimpin yang relationship motivated.

2. Variabel-Variabel Situasional

Fidler mengidentifikasikan tiga macam elemen dalam situasi kerja yang dapat

membantu menentukan perilaku kepemimpinan yang efektif.

1. Model Fiedler

Menurut penelitian Fiedler di dalam situasi kerja ada tiga macam elemen penting yang

akan menentukan gaya atau perilaku kepemimpinan efektif

a. Hubungan antara pemimpin dengan bawahan (leader-member relations).

Maksudnya bagaimana tingkat kualitas hubungan yang terjadi antara atasan

dengan bawahan. sikap bawahan terhadap kepribadian, watak dan kecakapan


atasan. Semakin baik hubungan dengan bawahan, semakin mudah pemimpin

melaksanakan tugasnya tetapi harus mengendalikan kekuasaan formalnya.

b. Struktur tugas (task structure). Maksudnya di dalam situasi kerja apakah

tugas-tugas telah disusun ke dalam suatu pola-pola yang jelas atau sebaliknya.

c. Kewibawaan kedudukan pemimpin (leader’s position power). Bagaimana

kewibawaan formal pemimpin dilaksanakan terhadap bawahan. Semakin tinggi

kewibawaan posisi pemimpin, semakin besar pula daya pengaruh yang

dimilikinya.

d) Teori Kepemimpinan Perilaku dan Situasi (Situastional Theory)

Teoris ini diperkenalkan oleh Hersey and Blanchard (1977) Berdasarkan penelitian,

perilaku seorang pemimpin yang mendasarkan teori ini memiliki kecendrungan kearah 2

hal, yaitu:

1) Pertama yang disebut dengan Konsiderasi yaitu kecenderungan seorang pemimpin

yang menggambarkan hubungan akrab dengan bawahan. Contoh gejala yang ada

dalam hal ini seperti : membela bawahan, memberi masukan kepada bawahan dan

bersedia berkonsultasi dengan bawahan.

2) Kedua disebut Struktur Inisiasi yaitu Kecendrungan seorang pemimpin yang

memberikan batasan kepada bawahan. Contoh yang dapat dilihat , bawahan

mendapat instruksi dalam pelaksanaan tugas, kapan, bagaimana pekerjaan dilakukan,

dan hasil yang akan dicapai.

Jadi, berdasarkan teori ini, seorang pemimpin yang baik adalah bagaimana seorang

pemimpin yang memiliki perhatian yang tinggi kepada bawahan dan terhadap hasil yang

tinggi pula, pemimpin harus memilih tindakan yang terbaik berdasarkan situasi yang

sedang dihadapi.

e) Teori Behaviorisme (Behavioral Theory)

Skinner (1967) dan Bandura (1982) sesuai prinsip behaviorisme seorang pemimpin

besar dapat dibentuk, tidak selalu karena dilahirkan atau dimitoskan. Kepemimpinan

tergantung pada tindakan, bukan pada kualitas mental atau kondisi internal, setiap orang

dapat memiliki jiwa kepemimpinan melalui cara pembelajaran, observasi dan karena

pengalaman.


f) Teori Partisipasi (Participative Theory)

Robert House (1996) gaya kepemimpinan yang ideal adalah mendorong partisipasi

dan kontribusi anggota kelompok. Anggota kelompok merasa lebih memiliki dan

berkomitmen pada proses pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi.

Untuk memotivasi partisipasi, pemimpin harus terbuka pada masukan anggota

kelompok.

g) Teori Transaksional (Transactional Theory)

Max Weber (1971) teori transaksional atau teori manajemen berfokus pada peran

pengawasan kinerja, organisasi dan kelompok karyawan. Teori ini berdasar pada sistem

reward and punishmen, dimana karyawan dihargai apabila sukes dan ditegur atau

dihukum apabila melanggar aturan yang disepakati.

Kepemimpinan transaksional berusaha untuk menjaga stabilitas dalam sebuah

organisasi melalui pertukaran ekonomi dan sosial yang rutin guna mencapai tujuan

spesifik untuk kedua pemimpin dan pengikut mereka. Menurut Burns (1978) pada

kepemimpinan transaksional, hubungan antara pemimpin dengan bawahan didasarkan

pada serangkaian aktivitas tawar menawar antar keduanya. Karakteristik kepemimpinan

transaksional adalah contingent reward dan management by-exception.

Menurut Bycio dkk (1995) kepemimpinan transaksional adalah gaya di mana

seorang pemimpin memfokuskan perhatiannya pada transaksi interpersonal antara

pemimpin dengan karyawan yang melibatkan hubungan pertukaran. Pertukaran tersebut

didasarkan pada kesepakatan mengenai klasifikasi sasaran, standar kerja, penugasan

kerja, dan penghargaan.

h) Teori Transformasional (Transformational Theory)

James Macgregor Burns (1978, Bernard Bass (1981) adalah tokoh-tokoh yang

mengusung teori kepemimpinan transformasional. Kepemimpinan transformasional

adalah pendekatan kepemimpinan dengan melakukan usaha mengubah kesadaran,

membangkitkan semangat dan mengilhami bawahan atau anggota organisasi untuk

mengeluarkan usaha ekstra dalam mencapai tujuan organisasi, tanpa merasa ditekan

atau tertekan. Teori transformasional atau teori relationship berfokus pada pola hubungan

antara pemimpin dan pengikutnya. Pemimpin memotivasi dan menginspirasi orang agar

melihat kepentingan tugas. Pemimpin mempehatkan potensi orang dan memiliki standar

etika dan moralitas kepemimpinan yang tinggi.


Bass menegaskan bahwa kepemimpinan transformasional akan tampak apabila

seorang pemimpin itu mempunyai kemampuan untuk:

1. Menstimulasi semangat para kolega dan pengikutnya untuk melihat pekerjaan mereka

dari beberapa perspektif baru.

2. Menurunkan visi dan misi kepada tim dan organisasinya.

3. Mengembangkan kolega dan pengikutnya pada tingkat kemampuan dan potensial

yang lebih tinggi.

Memotivasi kolega dan pengikutnya untuk melihat pada kepentingannya masing-

masing, sehingga dapat bermanfaat bagi kepentingan organisasinya.

Perbedaan Antara Kepemimpinan Transformasional dan Transaksional

Kepemimpinan transaksional cenderung sementara, dalam hal ini bahwa begitu

transaksi selesai, hubungan antara para pihak dapat akhir atau didefinisikan ulang.

Kepemimpinan transformasional lebih abadi, terutama ketika proses perubahan dirancang

dengan baik dan diimplementasikan. Pemimpin transaksional mempromosikan stabilitas,

sedangkan pemimpin transformasional menciptakan perubahan yang signifikan di kedua

pengikut dan organisasi. Kepemimpinan transformasional mengilhami pengikutnya untuk

melampaui diri sendiri dan kepentingan mereka-demi kebaikan kelompok. Kepemimpinan

transaksional berusaha untuk memenuhi kebutuhan individu pengikut sebagai hadiah

untuk menyelesaikan transaksi tertentu.

Proses kepemimpinan transaksional melibatkan pertukaran manfaat dinilai

berdasarkan nilai yang hadir dan motivasi dari kedua pemimpin dan pengikut. Karena itu

berkisar pada pertukaran pemimpin-pengikut (LMX), di mana pemimpin imbalan pengikut

untuk perilaku spesifik dan kinerja yang memenuhi dengan harapan pemimpin dan

menghukum atau mengkritik perilaku atau kinerja yang tidak memenuhi harapan.

pertukaran tersebut melayani kepentingan-diri pengikut, sementara kepemimpinan

transformasional menginspirasi pengikut untuk melampaui kepentingan diri sendiri dan

bertindak demi kebaikan organisasi. Kepemimpinan transformasional memotivasi

pengikutnya dengan menarik bagi cita-cita tinggi dan nilai-nilai moral.

Kepemimpinan transformasional berfungsi untuk mengubah status quo dengan

mengartikulasikan untuk pengikut masalah pada sistem saat ini dan visi menarik tentang

apa sebuah organisasi baru bisa. Sementara pemimpin transaksional masuk ke dalam

pengaturan kontrak khusus dengan pengikutnya. Dalam pertukaran untuk memenuhi

tujuan tertentu atau melakukan tugas tertentu, pemimpin memberikan manfaat yang

memuaskan kebutuhan pengikut dan keinginannya.


Mengelola pengetahuan secara efektif dapat memberikan perusahaan dengan

keunggulan kompetitif yang berkelanjutan. Proses mengelola pengetahuan melibatkan

tiga proses menciptakan, berbagi, dan pemanfaatan pengetahuan. Pemimpin memainkan

peran penting dalam setiap proses. Sebuah studi konstruksi ini menyimpulkan bahwa

kepemimpinan transformasional mungkin lebih efektif dalam menciptakan dan berbagi

pengetahuan di tingkat individu dan kelompok, sementara kepemimpinan transaksional

lebih efektif pada pemanfaatan pengetahuan di tingkat organisasi. Penelitian meneliti

sejauh mana nilai-nilai budaya dan norma mempengaruhi penerimaan pengikut dengan

gaya kepemimpinan yang berbeda menemukan bahwa pemimpin transformasional

menginspirasi dengan menekankan pentingnya nilai-nilai kelompok dan berfokus pada

kepentingan kolektif, sementara pemimpin transaksional cenderung lebih berfokus pada

peran mendefinisikan dan persyaratan tugas dan menawarkan penghargaan yang

tergantung pada pemenuhan tugas. Hal ini menjelaskan mengapa kepemimpinan

transaksional juga disebut kepemimpinan penghargaan sebagai kontingen.

C. Fungsi Kepemimpinan

Fungsi kepemimpinan berhubungan dengan situasi sosial dalam kehidupan

kelompok/organisasi dimana fungsi kepemimpinan harus diwujudkan dalam interaksi

antar individu. Menurut Rivai (2005:53) secara operasional fungsi pokok kepemimpinan

dapat dibedakan sebagai berikut :

1. Fungsi Instruktif

Fungsi ini bersifat komunikasi satu arah. Pemimpin sebagai komunikator merupakan

pihak yang menentukan apa, bagaimana, bilamana, dan dimana perintah

itudikerjakan agar keputusan dapat dilaksanakan secara efektif. Kepemimpinan yang

efektif memerlukan kemampuan untuk menggerakkan dan memotivasi orang lain

agar mau melaksanakan perintah.

2. Fungsi Konsultatif

Fungsi ini bersifat komunikasi dua arah. Pada tahap pertama dalam usaha

menetapkan keputusan, pemimpin kerapkali memerlukan bahan pertimbangan yang

mengharuskannya berkonsultasi dengan orang-orang yang dipimpinnya yang dinilai

mempunyai berbagai bahan informasi yang diperlukan dalam menetapkan

keputusan. Tahap berikutnya konsultasi dari pimpinan pada orang-orang yang

dipimpin dapat dilakukan setelah keputusan ditetapkan dan sedang dalam

pelaksanaan.


Konsultasi itu dimaksudkan untuk memperoleh masukan berupa umpan balik

(feedback) untuk memperbaiki dan menyempurnakan keputusan-keputusan

yangtelah ditetapkan dan dilaksanakan. Dengan menjalankan fungsi konsultatif dapat

diharapkan keputusan-keputusan pimpinan, akan mendapat dukungan dan lebih

mudah menginstruksikannya sehingga kepemimpinan berlangsung efektif.

3. Fungsi Partisipasi

Dalam menjalankan fungsi ini pemimpin berusaha mengaktifkan orang-orang yang

dipimpinnya, baik dalam keikutsertaan mengambil keputusan maupun dalam

melaksanakannya. Partisipasi tidak berarti bebas berbuat semaunya, tetapi dilakukan

secara terkendali dan terarah berupa kerjasama dengan tidak mencampuri atau

mengambil tugas pokok orang lain. Keikutsertaan pemimpin harus tetap dalam fungsi

sebagai pemimpin dan bukan pelaksana.

4. Fungsi Delegasi

Fungsi ini dilaksanakan dengan memberikan pelimpahan wewenang membuat atau

menetapkan keputusan, baik melalui persetujuan maupun tanpa persetujuan dari

pimpinan. Fungsi delegasi pada dasarnya berarti kepercayaan. Orang-orang

penerima delegasi itu harus diyakini merupakan pembantu pemimpin yang memiliki

kesamaan prinsip, persepsi dan aspirasi.

5. Fungsi Pengendalian

Fungsi pengendalian bermaksud bahwa kepemimpinan yang sukses/efektif mampu

mengatur aktivitas anggotanya secara terarah dan dalam koordinasi yang efektif,

sehingga memungkinkan tercapainya tujuan bersama secara maksimal. Fungsi

pengendalian ini dapat diwujudkan melalui kegiatan bimbingan, pengarahan,

koordinasi, dan pengawasan.

D. Gaya Kepemimpinan

Gaya kepemimpinan merupakan perilaku yang digunakan seseorang pada saat

orang tersebut mencoba mempengaruhi orang lain seperti yang ia lihat. Kebanyakan

orang menganggap gaya kepemimpinan merupakan tipe kepemimpinan. Hal ini antara

lain dinyatakan oleh Siagian (2003:14) bahwa gaya kepemimpinan seseorang adalah

identik dengan tipe kepemimpinan orang yang bersangkutan.

Gaya kepemimpinan seorang pemimpin itu mempunyai sifat, kebiasaan,

tempramen, watak, dan kepribadian tersendiri yang unik dan khas, hingga tingkah laku

dan gaya yang membedakan dirinya dengan orang lain. Menurut Rivai (2002:122) ada

tiga macam gaya kepemimpinan yang mempengaruhi bawahan agar sasaran organisasi

tercapai, yaitu :


1. Tipe Otokratik

Untuk melihat dan membahas tipe ini maka pembahasan kita lihat dari indikator-indikator

tipe kepemimpinan.

a. Persepsi

Tujuan organisasi dianggap identik dengan tujuan pribadi.

Egoisme sangat besar yang mendorong memutar balikan fakta sehingga sesuai

dengan apa yang secara subjektif diinterprestasikan sebagai kenyataan.

Bawahan bukan dianggap sebagai mitra kerja tetapi hanya sebagai alat dalam proses

produksi.

b. Nilai

Menganut nilai organisasional/political value dengan pembenaran segala cara untuk

memenuhi tujuan.

c. Sikap

Sikap yang menonjolkan keakuannya seperti mengutamakan orientasi terhadap

pelaksanaan dan penyelesaian tugas tanpa mengkaitkan pelaksanaan tugas dengan

kepentingan dan kebutuhan bawahan.

d. Perilaku

Perilaku yang paling menonjol adalah orientasi kepada tugas karena baginya tujuan

organisasi sama dengan tujuan pribadi.

Tidak mau menerima saran dan kritik dari bawahannya. Lebih menonjolkan

kekuasaan formal.

e. Gaya

Perilaku yang ditonjolkan oleh pemimpin tipe ini adalah:

Bawahan harus benar-benar taat secara total.

Disiplin kaku.

Nada keras dalam memberi perintah.

Pendekatan punitif jika ada kesalahan bawahan.

2. Tipe Paternalistik.

Dilihat dari indikator-indikator kepemimpinan maka:

a. Persepsi

Organisasi merupakan keluarga besar

Pemimpin adalah seorang bapak

Bawahan dianggap belum dewasa.


b. Nilai

Political Value dengan kebersamaan artinya tidak membedakan bawahan,

perlakuan pemimpin pada bawahan adalah sama.

c. Sikap

Responsif

Hubungan atasan dan bawahan bersifat internal

d. Perilaku

Pemusatan dalam mengambil keputusan

Terlalu melindungi bawahannya.

e. Gaya

Sebagai pelindung

Sebagai guru

Sebagai bapak

Tipe paternalistik ini berkembang pada masyarakat tradisional. Disebabkan oleh

faktor-faktor:

Kuatnya ikatan primordial.

Masih dimungkinkan dengan hubungan pribadi yang erat antara anggota masyarakat.

Kehidupan yang komunalistik

3. Tipe Laissez Faire

Untuk melihat bagaimana tipe kepemimpinan ini maka dapat kita lihat berdasarkan

indikator-indikator sebagai berikut.

a. Persepsi

Organisasi adalah kumpulan orang yang siap kerja.

Pemimpin bertindak sebagai polisi lalu lintas

Bawahan sebagai orang yang dewasa.

b. Nilai

Political value dengan kepercayaan karena falsafah yang dianut bahwa manusia

pada dasarnya adalah memiliki rasa solidaritas dalam kehidupan bersama, mempunyai

kesetiaan kepada sesama dan organisasi patuh pada aturan yang ada.

c. Sikap

Sikap yang dimiliki adalah permisif yang berarti bahwa setiap anggota organisasi

boleh saja bertindak sesuai dengan keyakinannya asalkan kepentingan bersama tetap

terjaga dan tujuan organisasi dapat dicapai.


d. Perilaku

Cenderung mengarah kepada tindak tanduk yang memperlakukan bawahan

sebagai rekan kerja.

e. Gaya

Pendelegasian wewenang secara eksternal.

Pengembangan berpikir dan bertindak motivatif serta kreatif diserahkan kepada

anggota organisasi.

Intervensi pimpinan sangat minim.

Pengambilan keputusan diserahkan pimpinan lebih rendah bahkan kepada petugas

operasional.

4. Tipe Demokratik

Tipe ini dianggap sebagai tipe kepemimpinan yang ideal. Pandangan ini dapat dilihat dari

indikator-indikator tipe kepemimpinan di bawah ini.

a. Persepsi

Bahwa organisasi sebagai totalitas

Pemimpin berperan sebagai Koordinator dan Integrator.

Bawahan sebagai makhluk yang unik.

b. Nilai

Political value yang manusiawi yang menjunjung harkat dan martabat manusia.

c. Sikap

Adalah pendekatan yang bersifat korektif dan edukatif bagi bawahan yang

melanggar/melakukan kesalahan.

d. Perilaku

Selalu melibatkan bawahan dalam pengambilan keputusan.

Terbuka dalam menerima kritik dari bawahan.

Selalu tanggap untuk memberi pengalaman kepada bawahan.

e. Gaya

Pendelegasian wewenang yang praktis dan realistik tanpa kehilangan kendali

organisasional.

Kesungguhan dalam memperlakukan bawahan sebagai manusia.


E. Jenis-jenis pemimpin

Secara umum jenis-jenis pemimpin dikelompokkan menjadi dua kelompok yaitu

pemimpin formal dan pemimpin non formal.

Pemimpin Formal, adalah pemimpin yang diangkat dengan keputusan sesuai

dengan peraturan yang berlaku dalam suatu jabatan organisasi formal dengan suatu

sistem hirarki yang ketat. Ada tugas, wewenang dan tanggung jawab yang jelas.

Pemimpin Non Formal, adalah pemimpin yang diakui keberadaannya tidak

berdasarkan pada pengangkatan formal, tetapi mempunyai pengaruh terhadap perilaku

perorangan maupun kelompok orang yang dipimpinnya

F. Kekuatan/Power

1. Pendahuluan

Kepemimpinan merupakan suatu proses mempengaruhi orang lain, sedangkan

kekuatan merupakan alat yang digunakan sang pemimpin untuk mendapatkan

kepatuhan dari para bawahan/pengikutnya. Seorang pemimpin tidak dengan

sendirinya dapat mempengaruhi orang lain, ia harus menggunakan kekuatan agar

berhasil dalam upaya mempengaruhi orang lain.

2. Dasar-Dasar Kekuatan (Bases of Power)

Menurut Hersey dan Goldsmith (1979) ada 7 (tujuh) dasar kekuatan yang dapat

mempengaruhi orang lain, yaitu:

Coercive Power

Merupakan kekuatan yang diperoleh dengan menciptakan rasa takut dalam diri

bawahan.

Connection Power

Merupakan kekuatan yang diperoleh karena pemimpin memiliki koneksi atau hubungan

dengan orang-orang penting dan berpengaruh di dalam maupun di luar organisasi.

Reward Power

Merupakan kekuatan yang diperoleh karena kemampuan pemimpin memberikan

imbalan (reward) bagi orang lain.

Legitimate Power

Merupakan kekutan yang diperoleh karena posisi atau jabatan.

Referent Power

Merupakan kekuatan yang diperoleh karena pemimpin memiliki beberapa ciri

kepribadian.


Information Power

Merupakan kekuatan yang diperoleh karena atasan memiliki cara untuk mendapatkan

informasi yang berguna bagi orang lain.

Expert Power

Merupakan kekuatan yang diperoleh karena pemimpin memiliki keahlian, baik berupa

keterampilan maupun pengetahuan.

Kekuatan mana yang paling efektif dalam memimpin?, hal ini sangat ditentukan oleh

variabel situasional. Dengan kata lain, para pemimpin dapat menggunakan berbagai

kekuatan bergantung pada situasi yang dihadapi.

G. Perbedaan Pemimpin dengan Manajer

Manager Leadership

Building and maintaining an organizational

structure (membangun dan

mengembangkan struktur organisasi)

Building and maintaining an organizational

culture (membangun dan mengembangkan

kultur organisasi)

Path- following (merujuk pada alur

kepengikutan)

Path- finding (merujuk pada alur penemuan)

Doing thing right (mengerjakan sesuatu

yang benar)

Doing the right thing (mengerjakan sesuatu

dengan benar)

The manager maintains, relies and control

(mengedepankan pemeliharaan dan

pengendalian)

The leader develops, inspires trust

(mengembangkan dan menginspirasi

kepercayaan)

A preoccupation with the here-and-now of

goal attainment (beranjak dengan “disini dan

sekarang” dari pencapaian tujuan)

Focused on the creation of a vision about a

desired future state (berfokus pada upaya

mengkreasi tentang masa depan yang

diinginkan)

Managers maintain a low level of emotional

involvement (memelihara level rendah

keterlibatan emosional)

Leaders have empathy with other people and

give attention to what event and action means

(mempunyai empati terhadap orang lain dan

memberi perhatian pada setiap peristiwa dan

makna tindakan)

Designing and carry out plant, getting things

done, working effectively with people

(mendesain dan membawa rencana,

mendorong tindakan, dan bekerja efektif

dengan orang)

Establishing a mission, giving a sense of

direction (memantapkan misi dan

membangkitkan rasa untuk mencapai arah

tertentu)

Being taught by the organization

(mengembangkan pikiran dari organisasi)

Learning from the organization (belajar dari

organisasi)

Sumber: Stoner, Freeman, Gilbert dalam Danim (2008: 4-5)


Tabel Perbedaan Tugas Manajer dan Pimpinan

Fungsi Manajemen Manager Pimpinan

Perencanaan Merencanakan

Membuat anggaran biaya

Menetapkan target

Menetapkan langkah-

langkah teknis

Mengalokasikan sumber

daya

Mengembangkan

strategi

Mengembangkan arahan

Menciptakan Visi dan

misi

Pengorganisasian Membuat struktur

Membuat deskripsi

pekerjaan

Melakukan staffing

Mendelegasikan tugas

Memberikan training

Mengajak orang-orang

untuk melaksanakan

strategi

Menjalin komunikasi

Menjalin jaringan

kerjasama

Pengarahan Mengatasi masalah

Melakukan negoisasi

Melakukan konsensus

Memberdayakan SDM

Memberikan motivasi

Pengawasan Menerapkan sistem

pengendalian dari

perusahaan

Menilai kerja

Memberikan Motivasi

Memberikan inspirasi


BAB XI

EFISIENSI SISTEM KERJA

A. Asas – Asas Efisiensi Dalam Pekerjaan Perkantoran

Penataan terhadap sistem kerja harus selalu berkiblat pada efisiensi. Efisiensi

sangat perlu untuk dijadikan satu – satunya dasar pemikiran, ukuran baku, dan tujuan

pokok bagi semua pelaksanaan kerja ketatausahaan. Efisiensi adalah suatu asas dasar

tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya. Perbandingan ini

dapat dilihat dari 2 segi yaitu :

a) Segi Usaha

Suatu kegiatan dapat dikatakan efisien kalau sesuatu hasil tertentu tercapai dengan

usaha yang sekecil – kecilnya. Pengertian “usaha” dapat dikembalikan pada 5 unsur yang

dapat juga disebut sumber– sumber kerja yakni : pikiran, tenaga, ruang dan benda

(termasuk uang).

Usaha huruf C adalah yang efisien karena memberikan perbandingan yang terbaik, dilihat

dari sudut usaha, yaitu paling sedikit mengeluarkan 5 sumber kerja untuk mencapai hasil

tertentu yang diharapkan.

b) Segi Hasil

Suatu kegiatan dapat disebut efisien kalau dengan suatu usaha tertentu memberikan hasil

yang sebanyak banyaknya, baik yang mengenai mutunya ataupun jumlah satuan hasil

itu.

A

B

C

Usaha Biasa

Usaha Lebih Kecil

Usaha Terkecil

Hasil Tertentu

Usaha Tertentu

A

B

C

Hasil Biasa

Hasil Lebih Besar

Hasil Terbesar


Hasil huruf C adalah yang efisien karena menunjukkan perbandingan yang terbaik

ditinjau dari sudut hasil, yaitu memberikan hasil yang paling besar mengenai jumlah atau

mutunya.

Jika dilihat dari segi usaha yang meliputi 5 unsur tersebut, maka suatu cara bekerja yang

efisien ialah cara yang tanpa sedikitpun mengurangi hasil yang hendak dicapai

merupakan :

Cara yang paling mudah (tidak sulit akibat memakai banyak pikiran)

Cara yang paling ringan (artinya tidak berat karena memerlukan banyak tenaga

jasmani manusia)

Cara yang paling cepat (tidak lama dikarena memakan banyak waktu)

Cara yang paling dekat (tidak jauh jaraknya dan menghamburkan ruang kerja)

Cara yang paling murah (tidak mahal akibat terlampau boros penggunaan bendanya)

Dalam setiap bidang kerja dan pelaksanaan rangkaian cara – caranya biasanya dapat

disimpulkan sesuatu asas yang menjadi petunjuk dalam melakukan tindakan- tindakan.

Demikian pula dalam sistem perkantoran, ada 5 asas – asas efisiensi bagi tata usaha

yaitu : perencanaan, penyederhanaan, penghematan, penghapusan dan penggabungan.

Asas Perencanaan

Merencanakan berarti menggambarkan di muka mengenai tindakan-tindakan yang

akan dilaksanakan dalam rangka mencapai sesuatu tujuan. Perwujudan asas ini dalam

bidang tatausaha dapat berupa pedoman-pedoman berikut:

a. Pedoman tentang maksud warkat

Setiap warkat yang diciptakan dan dipelihara harus mempunyai maksud yang jelas dan

kegunaan yang nyata. Kegunaan yang mungkin ada ialah nilai-nilai warkat dalam

bidang penerangan, hukum, administrasi, keilmuan atau dokumentasi. Bila tidak bisa

dijawab untuk apa suatu warkat dibuat, maka warkat itu sesungguhnya tidak perlu

diciptakan.

b. Pedoman tentang penetapan prosedur

Lalu lintas keterangan-keterangan yang merupakan berbagai prosedur berbagai

ketatausahaan tidak boleh dibiarkan tumbuh sendiri, melainkan harus selalu

direncakan dan diatur dengan mempertimbangkan corak pekerjaaan yang berjalinan

dengan prosedur itu. Selanjutnya semua prosedur dalam suatu organisasi hendaknya

dihimpun secara tertulis dalam buku pedoman (manual).


c. Pedoman tentang pengadaan mesin tatausaha

Setiap mesin kantor hendaknya hanya dibeli dan dipergunakan berdasarkan prosedur

ketatausahaan yang telah ditetapkan. Jadi bukan mengadakan mesinnya terlebih

dahulu, barulah kemudian menyusun prosedur pekerjaan disekitar atau mengikuti

mesin itu.

d. Pedoman tentang perencanaan formulir

Macam-macam formulir untuk menghimpun, mencatat, menyampaikan, atau

menyimpan berbagai keterangan hendaknya dirancang secara tepat mengenai

bentuknya, macam, dan bahannya. Selanjutnya penciptaan formulir itu harus

dikendalikan secara terpusat agar terhindar penyakit “formitis” (lahirnya formulir baru

terus-menerus sambil dipertahankannya formulir-formulir lama sehingga macamnya

sangat banyak). Formulir baru pada dasarnya juga mengubah prosedur ketatausahaan

yang telah berjalan.

Asas Penyederhanaan

Menyederhanakan berarti membuat suautu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang

sukar menjadi lebih mudah atau ringan. Pelaksanaan asas ini adalah sebagai berikut:

a) Pedoman tentang tatacara

Tatacara dari suatu kerja perkantoran hendaknya dipilih yang benar-benar menghemat

sumber-sumber kerja, yaitu cara-cara yang termudah (menghemat pikiran), yang

teringan (menghemat gerak dan tenaga), yang tercepat (menghemat waktu), yang

terdekat (menghemat jarak atau ruang kerja), dan yang termurah (menghemat benda).

b) Pedoman tentang perlengkapan tatausaha

Segenap perlengkapan tatausaha dari material sampai mesin dan perabot kantor

sejauh mungkin hendaknya diusahakan standarisasi untuk memudahkan pengadaan,

pengurusan, dan perawatannya.

c) Pedoman tentang pengorganisasian tatausaha

Berbagai kerja perkantoran yang bersifat umum sebaiknya dipersatukan dan

dipusatkan pada suatu bagian tatusaha yang melayani semua satuan operatif, dan

rancangan formulir. Selanjutnya kerja-kerja perkantoran lainnya yang agak khusus

dapat dilakukan dalam masing-masing satuan operatif yang berhubungan dengan

suatu pekerjaan induk atau menyusun laporan dari suatu tugas.


Asas Penghematan

Menghemat berarti mencegah pemakaian benda-benda secara berlebihan sehingga

biaya pekerjaan yang bersangkutan menjadi mahal. Asas ini dapat dilaksanakan dalam

pedoman-pedoman yang berikut:

a) Pedoman tentang Perhitungan Biaya dan Kemanfaatan

Dalam menetapkan suatu prosedur ketatausahaan atau merancang sebuah formulir,

hendaknya selalu diperhitungkan besarnya biaya yang akan dikeluarkan dan

kemanfaatan yang mungkin diterima. Biaya tata usaha harus sepadan dengan

kegunaannya. Misalnya apabila dengan sehelai kertas biasa dapat dicatat keterangan

yang sama mudahnya atau manfaatnya seperti memakai suatu formulir, maka fomulir

tercetak yang jelas biayanya lebih mahal itu tidak perlu dibuat.

b) Pedoman tentang Perhitungan Kebutuhan Warkat

Dalam memperbanyak warkat (berbagai manual dan naskah-naskah lainnya yang

tebal) hendaknya senantiasa dihitung secara cermat jumlah kebutuhannya agar tidak

berlebihan sehingga menghamburkan material atau warkat itu bertahun-tahun di kantor

karena tidak habis.

c) Pedoman tentang Mekanisasi Tatausaha

Pemakaian mesin-mesin tata usaha hendaknya dilakukan setelah mempertimbangkan

prosedur ketatausahaan yang ditetapkan dan faktor biaya. Harga sesuatu mesin baru

perlu diperbandingkan dengan kemungkinan jasa yang dapat diberikannya dan harga

mesin lain yang sejenis. Yang harus diutamakan ialah kemanfaatan riil suatu mesin

dan kewaspadaan terhadap penghematan semu (mesin yang tampaknya lebih murah

tapi mutunya rendah sekali).

Asas Penghapusan

Menghapuskan berarti meniadakan langkah-langkah atau kegiatan-kegiatan dalam

pelaksanaan sesuatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan

dengan hasil kerja yang ingin dicapai. Pelaksanaan asas ini dapat diwujudkan dalam

pedoman-pedoman yang berikut:

a) Pedoman tentang Peniadaan Gerak-gerak dalam Pekerjaan

Dalam pelaksanan kerja perkantoran dilakukan gerak-gerak tangan atau bagian

tubuh lainnya oleh para pegawai. Gerak-gerak yang berlebihan atau langkah-langkah

pekerjaan yang mengeluarkan tenaga jasmani tetapi sesungguhnya kurang perlu

hendaknya ditiadakan.


Misalnya saja tanda kurung pada nama penandatanganan surat atau garis bawah

pada nama kota dari alamat surat disampul sesungguhnya dapat dihapuskan tanpa

mengurangi maksud surat itu. Prof. Ralph Barnes (Motion and Time Study, 1958)

menaksir bahwa 25%-50% pekerjaan jasmani di toko, kantor, pabrik, dan rumah

adalah tidak perlu; pekerjaan termaksud dapat dilakukan dengan cara yang

mengeluarkan tenaga yang lebih kecil tetapi memberian hasil yang sama.

b) Pedoman tentang Penghapusan Tembusan-tembusan atau Warkat-warkat

Lainnya

Dalam pelaksanaanna tatausaha tembusan-tembusan surat kepada instansi-instansi

yang kurang perlu atau tidak langsung bersangkutan hendaknya ditiadakan.

Demikian pula, penyalinan atau penyetensilan sesuatu warkat sebaiknya tidak

dilakukan apabila dokumen itu dapat dipakai secara bergilir.

Asas Penggabungan

Menggabungkan berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai

persamaan atau benda-benda yang mungkin dikerjakan sekaligus dalam 1 langkah

sehingga dapat menghemat waktu kerja. Pedoman-pedoman pelaksanaan asas ini

adalah sebagai berikut:

a) Pedoman tentang Kerja Sekali Jalan

Kekembaran kerja dalam tatausaha hendaknya dihindarkan dengan jalan sebanyak

mungkin menggabungkan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan yang sejenis. Misalnya

dalam pembuatan macam-macam formulir, penstensilan sekaligus 2 model atau lebih

pada helai sit akan menghemat tenaga dan waktu.

b) Pedoman tentang Pemakaian Alat-alat Serbaguna

Dalam pengadaan perbekalan tatausaha hendaknya dibeli alat-alat kerja yang

serbaguna atau setidak-tidaknya yang merupakan penggabungan antara 2 satuan

yang lebih sederhana. Ini misalnya ialah potlot merah-biru, karet pengapus

kombinasi, atau mesin hitung yang dapat dipakai untuk macam-macam cara

berhitung.


B. Penerapan Efisiensi Perkantoran

Tujuan Efisiensi

Seberapa besar beban kerja relatif dari seorang pegawai atau karyawan, unit kerja

dan organisasi atau perusahaan dapat menjadi dasar rekomendasi untuk:

1) Menentukan Jumlah Kebutuhan Pegawai atau Karyawan (SDM): sebagai dasar

untuk menambah atau mengurangi jumlah pegawai atau karyawan pada suatu

jabatan atau unit kerja.

2) Menyempurnakan (Redesign) Tugas Jabatan: menambah atau mengurangi tugas

atau aktivitas-aktivitas dari suatu jabatan sehingga mencapai rentang beban kerja

standar (optimum).

3) Menyempurnakan (Redesign) Struktur Organisasi: menggabung 2 jabatan atau

lebih menjadi 1 jabatan; memisahkan (spliting) 1 jabatan menjadi 2 atau lebih

jabatan; atau menciptakan suatu jabatan baru.

4) Menyempurnakan (Redesign) Standard Operating Procedure (SOP):

menyempurnakan SOP karena adanya redesign tugas/aktivitas jabatan dan/atau

penyempurnaan struktur organisasi.

5) Menentukan Standar Waktu (Standard Time) Tugas dan Aktivitas: diperoleh

standar waktu dari setiap tugas dan aktivitas sesuai standar normal di

organisasi/perusahaan kita sendiri.

6) Menentukan Kebutuhan Pelatihan (Training Needs) Pegawai atau Karyawan:

yang diidentifikasi dari Waktu Normal (Normal Time) individu pegawai atau karyawan

yang lebih besar (lama) dibandingkan Waktu Standar (Standard Time) pada suatu

tugas atau aktivitas tertentu.

Dengan mengimplementasikan kegunaan hasil analisis beban kerja maka

diharapkan organisasi atau perusahaan akan dapat memperoleh tingkat efisiensi yang

lebih baik atau tinggi dari para pegawai atau karyawan, yang pada gilirannya diharapkan

akan mampu meningkatkan tingkat produktivitas organisasi atau perusahaan.

Berdasarkan asas dan pedoman-pedoman efisiensi tatausaha di atas, dapat

diperinci lebih lanjut cara-cara bekerja yang efisien di bidang tatausaha yang perlu

dilaksanakan dalam setiap kantor modern. Sejalan dengan adanya 5 unsur usaha atau

sumber kerja, maka pelaksanaan efisiensi pada macam-macam kerja ketatausahaan ini

digolong-golongkan menurut penggunaan masing-masing sumber kerja itu:

a. Pikiran – untuk mencapai cara yang termudah

b. Tenaga – untuk mencapai cara yang teringan

c. Waktu - untuk mencapai cara yang tercepat


d. Ruang - untuk mencapai cara yang terdekat

e. Benda - untuk mencapai cara yang termurah

Pemakaian Pikiran

1) Pekerjaan mental yang memakai banyak pikiran sedapat-dapatnya diubah menjadi

pekerjaan semi mental atau pekerjaan yang semata-mata dapat diselesaikan dengan

tenaga jasmani saja.

Contoh:

Untuk pekerjaan-pekerjaan menghitung yang berulang kembali seperti misalnya upah

buruh harian atau harga pembelian bahan bangunan hendaknya disiapkan tabel-tabel

jumlah atau perkalian sehingga tinggal membacanya dan tidak usah setiap kali

menghitung. Ini akan menghemat pikiran dan mengurangi kemungkinan membuat

kesalahan di sampingnya pekerjaan dapat diselesaikan dengan lebih cepat.

2) Pekerjaan yang terdiri dari banyak kegiatan visual hendaknya memakai sarana yang

memudahan pembacaan atau penangkapan mata itu.

Contoh:

Dalam menulis bilangan-bilangan hendaknya dinyatakan dengan angka-angka dan

bukan huruf sehingga lebih mudah ditangkap oleh mata. Dalam menyalin naskah

dengan mesin tik, hendaknya dletakkan mistar dibawah garis-garis kalimat sehingga

memudahkan pembacaan dan tidak kehilangan jejak pada naskah itu.

3) Pada pekerjaan yang tersusun atas beberapa langkah dan cukup ruwet sedapat-

dapatnya langkah-langkah permulaanya disiapkan atau diselesaikan terlebih dahulu

untuk memudahkan penyelesaian seluruh pekerjaan tersebut.

Contoh:

Dalam mendaftar suatu rangkaian keterangan yang diberi nomor urut itu ditulis dulu

semuanya sampai selesai sehingga tidak ada nomor yang ketinggalan. Dalam

membuat suatu formuir pada sit stensil, kolom-kolom mendatar dan tegak dari formulir

itu dapat digaris lebih dulu dengan mistar di atas meja sebelum sit dipasang pada

mesin tik untuk dibubuhi kata-katanya. Demikian pula label-label menegnai berbagai

keterangan dapat disiapkan lebih dulu sehingga kelak tinggal menempelkan secara

secara gampang.

4) Pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai sifat-sifat yang berlainan atau yang memerlukan

pengerjaan yang berbeda-beda hendaknya digolong-golongkan secara jelas. Bila

pekerjaan-pekerjan ini akan diajukan kepada atasan hendaknya diajukan secara

terpisah-pisah sehingga mempermudah penyelesainnya.


Contoh:

Surat-surat yang akan diajukan kepada pimpinan instansi perlu dipisahkan dalam

beberapa berkas yang ditandai misalnya. “Untuk dibaca” (berisi umpamanya surat-

surat tembusan yang hanya perlu diketahui oleh pimpinan), “Untuk dijawab”,

“Memerlukan tindakan-tindakan” atau “Surat-surat untuk ditandatangani”. Selanjutya

bila perlu sesuai dengan pentingnya, surat-surat dapat diajukan dalam 2 macam

berkas, misalnya berkas warna biru untuk surat-surat biasa dan berkas warna merah

untuk surat-surat yang harus segera mendapat perhatian dari pimpinan

5) Tingkat urgensi dalam penyelesaian suatu pekerjaan hendaknya tidak terlampau

banyak sehingga hilang artinya atau sukar membedakannya satu sama lain maupun

melaksanakannya.

Contoh:

Surat-surat hendaknya tidak dibedakan dalam 3 urgensi (misalnya penting, segera,

dan amat segera) melainkan sebanyak-banyaknya 2 tingkat saja yaitu cepat dan kilat.

Dalam administrasi Negara yang baik dan tertib, sesungguhya semua surat harus

diselesaikan secepatnya sehingga untuk tingkat yang lebih cepat cukup 1 saja, yaitu

segera yang berarti surat itu harus diselesaikan seketika.

6) Segenap langkah-langkah pekerjaan yang merupakan suatu prosedur hendaknya

diatur sehingga merupakan suatu rangkaian yang lancar dan mengikuti aliran

pekerjaan menurut urut-urutan yang tepat.

7) Untuk setiap benda hendaknya disediakan tempat penyimpanan tertentu dan benda itu

harus senantiasa berada di tempatnya apabila tidak sedang dipakai.

Contoh:

Untuk menyimpan bermacam-macam berkas atau material tatausaha hendaknya

disediakan lemari-lemari tertentu yang pada pintu sebelah luarnya diberi tulisan-tulisan

seperlunya mengenai isinya. Berkas-berkas dan benda-benda itu hendaknya disusun

secara teratur dan ditaruh dengan tertib. Ini akan mengurangi kemungkinan mencari-

cari atau memili-milih yang membuat banyak tenaga dan waktu sedang kadang-

kadang menimbulkan kejengkelan. Kalau tempat penyimpanannya sudah tetap dan

pegawai sudah biasa, setiap berkas atau material yang diperlukan dapat diambil

dengan mudah dan cepat.

8) Setiap tempat penyimpanan hendaknya diberi tanda pengenal seperlunya atau

catatan-catatan keterangan mengenai isinya.


Pemakaian Tenaga

1) Gerak-gerak tangan atau tubuh lainya yang berlebih-lebihan dalam melaksanakan

suatu pekerjaan jasmani hendaknya dihindarkan.

2) Pekerjaan jasmani sedapat-dapatnya diubah menjadi pekerjaan otomatis atau

dilaksanakan dengan bantuan sarana mekanis.

Contoh:

Dalam membubuhkan keterangan tertentu pada warkat-warkat, hendaknya diubah dari

tulisan tangan menjadi pembubuhan dengan stempel. Dalam menggandakan warkat

hendaknya diusahakan dengan mesin listrik yang dapat memutar sendiri secara

otomatis.

3) Bagi setiap pekerjaan sedapat-dapatnya diusahakan agar dilakukan dengan kedua

tangan berbarengan dengan arah yang berlawanan dan setangkup.

Contoh:

Dalam menghimpun lembaran-lembaran stensil hendaknya lembaran itu tidak

dijejerkan secara memanjang diatas meja, melainkan disusun dalam bentuk setengah

lingkaran di muka pegawai dan kemudian setiap kali diambil berbarengan dengan

tangan kanan maupun kiri dari sebelah luar terus kearah tengah sehingga kedua

tangan bertemu.

4) Pada pekerjaan yang memakai jari-jari tangan, beban kerja hendaknya dibagi secara

tepat diantara masing-masing jari itu sesuai dengan kekuatannya.

Contoh:

Mengetik dengan 10 jari membagi beban kerja secara lebih merata diantara jari-jari

tangan.

5) Benda dan alat kerja yang setiap saat telah dipakai hendaknya ditaruh dalam

lingkungan bidang kerja yang dicapai oleh tangan dengan tidak usah menggerakkan

badan.

Contoh:

Potlot, jepitan keras, dan benda-benda lainnya yang sering dipakai hendaknya ditaruh

dalam kotak kecil diatas meja untuk memudahkan pemakaiannya.

Demikian pula karet penghapus dapat diikar dengan seutas tali yang ujung satu nya

ditambatkan pada mesin tik sehingga setiap kali diperlukan tidak usah mencari-cari

kemana-mana. Pesawat telepon hendaknya ditaruh diatas meja dalam batas jarak

yang dapat diraih oleh tangan pejabat yang bersangkutan dengan tidak usah berdiri

atau memutarkan tubuhnya.


6) Sesuatu langkah pekerjaan yang sama hendaknya tidak dilakukan berulang-ulang

dalam suatu kebutuhan kerja, 1 kali saja sudah cukup.

Contoh:

Dalam menandatangani surat yang mempunyai beberapa tembusan hendaknya

dilakukan dengan karbonnya masih melekat pada surat itu sehingga cukup dengan 1

kali tanda tangan saja memakai pena bolpen dapat tembus beberapa rangkap.

7) Pekerjaan-pekerjaan yang sejenis sedapat-dapatnya diusahakan pelaksanaannya

sekali jalan atau digabungkan penyelesaiannnya dalam 1 proses.

Contoh:

Formulir-formulir stensilan yang jumlah pemakaiannya kira-kira sama hendaknya

diketik pada satu sot sehingga sekali putar dapat diperoleh 2 macam formulir atau

lebih.

8) Setiap kegiatan jasmani hendaknya selalu produktif, yaitu memberikan hasil tertentu

dan tidak ada tenaga yang terbuang sia-sia.

Contoh:

Bila seseorang pejabat ingin menemui pejabat lain sebaiknya menelepon lebih dulu

tentang ada atau tidaknya sehingga tidak membuang tenaga dan waktu secara sia-sia

karena pejabat yang akan ditemui itu sedang pergi.

9) Tangan kiri hendaknya tidak dijadikan semacam alat pemegang dalam proses

pekerjaan atau berdiam diri menunggu saja.

Pemakaian Waktu

1) Hari, bulan dan tahun hendaknya direncanakan pemakaiannya dengan sebaik-baiknya

sehingga tidak ada pekerjaan yang tertunda, terlambat, atau terbengkalai.

2) Waktu kerja hendaknya selalu produktif, yaitu tidak ada waktu yang hampir tanpa

memberikan suatu hasil kerja betapa pun kecilnya.

Contoh:

Setiap pejabat hendaknya menyusun acara dan jadwal kerja untuk setiap hari, setiap

minggu atau setiap bulan ataupun jangka waktu yang lebih panjang. Umpamanya

merencanakan setiap pagi pada satu jam yang pertama setelah tiba dikantor

mempelajari persoalan-persoalan/urusan-urusan yang sulit, 1 jam terakhgir

menandatangi surat-surat, minggu pertama dari setiap bulan menyusun laporan, akhir

bulan mengadakan pemeriksaan atau melakukan perhitungan. Dengan demikian,

waktu kerja dipakai dengan sebaik-baiknya.


Pemakaian Ruang

1) Lalulintas warkat dalam kantor hendaknya diusahakan menempuh jarak yang

terpendek dengan menghapuskan perjalanan yang tak perlu atau mengubah letak

perabotan kantor sesuai dengan urut-urutan penyelesaian warkat itu.

2) Alat-alat perlengkapan kantor hendaknya ditaruh dekat pegawai-pegawai yang paling

sering mempergunakannya untuk mengurangi jarak mondar-mandir yang banyak.

Contoh:

Lemari, mesin tik dan peralatan lainnya hendaknya diletakkan terdekat dengan

pegawai-pegawai yang paling banyak memakianya untuk memelihara jarak yang

paling pendek.

3) Benda-benda yang tidak diperlukan lagi hendaknya tidak disimpan terus melainkan

langsung dibuang ke dalam keranjang sampah sehingga tidak memakan tempat.

Contoh:

Kertas-kertas stensil yang sudah tak terpakai lagi, undangan-undangan pertemuan

yang sudah lewat, memo-memo yang telah diselesaikan serta benda-benda lainnya

seperti umapamnya botol tinta kosong, bekas pita mesin tik dan sisa potongan potlot

yang tidak terpakai lagi hendaknya tidak disimpan terus dalam laci-laci meja kerja,

melainkan terus disingkarkan.

Pemakaian Benda (termasuk ruang)

1) Material dan peralatan tatausaha yang dibeli sedapat-dapatnya yang bercorak

serbaguna sehingga dapat dipakai untuk berbagai keperluan. Titik berat hendaknya

ditekankan pada faktor fungsionil (yaitu kemanfaatan rill yang dapat diberikan oleh

perbekalan itu) dan bukan faktor prestise.

Contoh:

Material tatausaha yang sedikit banyak dapat dipakai untuk berbagai keperluan

misalnya ialah potlot merah-biru, potlot yang ujung belakangnya diberi karet

penghapus, pita mesin tik 2 warna, sedang alat serbaguna misalnya ialah mesin

hitung yang lengkap untuk segala macam perhitungan atau lemari serbaguna.

Material dan peralatan ini sesuai dengan kebutuhan hendaknya dimiliki untuk

melancarkan pekerjaan-pekerjaan.

2) Pembelian barang perbekalan tatausaha yang habis pakai hendaknya dilakukan

sekaligus dalam jumlah dan ukuran yang besar. Misalnya membeli kertas berukuran

plano (65x100cm) atau bahkan rol-rolan dan membeli tinta dalam takaran literan atau

kalengan. Jadi, tidak membeli menurut rim-riman folio atau losinan botol-botol kecil

yang apabila dihitung harganjya menjadi mahal.


3) Bagi beberapa material tatausaha tertentu bila mungkin dibeli saja bahan mentahnya

untuk kemudian diolah sendiri. Misalnya bahan perekat kristal yang dapat dimasak

sendiri sehingga tidak perlu membeli lem yang sudah jadi dalam botolan kecil-kecil.

Ini juga akan menghemat biaya atau dengan pengeluaran biaya yang sama seperti

semula memperoleh barang yang lebih banyak.

4) Untuk setiap barang perbekalan tatausaha yang banyak pemakaiannya hendaknya

dibuatkan spesifikasinya sehingga tidak akan terjadi salah beli, terutama membeli

dalam mutu yang lebih rendah. Mislanya, dalam membeli kertas karbon gendaknya

ditetapkan warnanya, ukurannya, tebalnya, dan merek pabriknya yang terkenal

bermutu tinggi (tahan lama dipakai) dengan harga yang layak.

5) Dalam pembelian barang-barang tatausaha hendaknya waspada agar tidak

terperangkap dalam penghematan semu. Misalnya membeli alat tulis yang harganya

memang murah, tapi kegunaan atau daya tahan alat itu sangat rendah sehingga tak

seimbang dengan berturunnya harganya dibandingkan dengan alat tulis merek

lainnya yang harganya lebih tinggi. Dalam hal ini akan terjadi bahwa alat tulis tersebut

sebentar-sebentar harus diganti sehingga akhirnya jumlah pembiayaan dengan alat

itu menjadi mahal juga. Lebih tepat membeli alat yang harganya lebih tinggi

secukupnya tapi mutunya tinggi dan kegunaannya terjami lama.

6) Setiap pemakaian material tatausaha hendaknya dapat diperhitungkan banyaknya

dan dipertanggungjawabkan pentingnya. Misalnya dalam menstensil peraturan

hendaknya dapat dihitung dimuka mengenai banyaknya rim kertas yang betul-betul

diperlukan. Jadi, tidak boleh kira-kira perlu sekian banyak. Perhitungan yang cermat

dan pertanggungjawaban yang ketat akan mendorong pegawai untuk memakainya

secara hati-hati dan tidak boros.

7) Pembuatan warkat-warkat hendaknya dilakukan dalam jumlah yang sungguh-

sungguh diperlukan sehingga tidak menghamburkan material. Misalnya dengan jalan:

Tidak membuat warkat misaalnya tembusan surat dalam rangkap yang lebih dari

pada jumlah yang diperlukan berdasarkan perkiraan bahwa kelak mungkin

dibutuhkan.

Tidak mengirim tembusan kepada instansi yang kurang perlu atau tidak langsung

bersangkutan dengan persoalan yang dikerjakan.

Tidak menggandakan sesuatu warkat apabila itu bisa dipakai secara berantai.

Umpamanya tidak setiap peraturan perlu distensil dan dibagi-bagikan kepada

semua pegawai. Bagi petugas atau bagian yang kelak mungkin memerlukan suatu

peraturan, dapatlah kiranya meminjam dari bagian arsip atau dokumentasi.


8) Dalam pelaksanaan sesuatu kerja perkantoran hendaknya tidak dipergunakan

material yang berlebih-lebihan atau yang bersfiat mewah, melainkan secukupnya saja

dalam kuantitas maupun kualitas sepanjang pekerjaan tersebut telah dapat

diselesaikan secara baik. Misalnya dalam membuat formulir dengan sit stensil, tak

perlu seluruh sit dipakai melainkan bila mungkin berukuran ½ atau ⅟4 ukuran

lembaran itu. Dalam mencetak kartu undangan instansi pemerintah rasanya belum

waktunya memakai tinta emas dan lembaran mengkilat yang harganya jauh lebih

mahal dalam keadaan keuangan negara belum berlimpah-limpah dan bahkan banyak

hutangnya diluar negeri.

9) Dalam pembuatan formulir yang dipakai pada berbagai bagian dan seksi hendaknya

dipusatkan dan dikendalikan oleh kantor pusat. Dengan demiklan, masing-masing

bagian/seksi tidak perlu membuat sendiri-sendiri yang biasanya mengakibatjan

kekembaran kerja dan pemborosan material.

10) Bila perlu dan tidak menimbulkan beban kerja banyak, benda-benda sisa hendaknya

dimanfaatkan kembali atau dipakai untuk keperluan-keperluan lainnya. Misalnya

potongan-potongan kertas dapat dijadikan notes, sisa-sisa kertas stensilan dibuat

menjadi amplop.

11) Bagi mesin kantor dan perlatan tatausaha lainnya hendaknya disusun jadwal

perawatan yang teratur agar alat-alat itu dapat dipakai secara lancar dan mencapai

umur teknis yang terlama. Misalnya mesin tik, mesin stensil dengan pencatatan yang

cermat hendaknya diserviskan setiap jangka waktu tertentu . demikian pula misalnya

setiap tutup kantor, alat penutup mesin-mesin itu hendaknya dipasangkan oleh

pegawai yang memakainya. Pembelian mesin-mesin kantor yang terlampau sering

karena cepat rusak mesin-mesin yang telah dimiliki berarti penghamburan biaya

inventaris yang sesungguhnya dapat dicegah.

12) Pemakaian telepon interlokal atau pengiriman telegram harus dikontrol dengan ketat.

Misalnya saja telegram yang disusun dengan cermat sehingga memakai kata-kata

yang sedikit mungkin tanpa mengurangi kejelasannya dapat menghemat biaya yang

banyak juga bila volume pengiriman itu cukup besar. Kebiasaan atau kegemaran

untuk sedikit-sedikit main interlokal padahal urusannya cukup diselesaikan dengan

surat harus pula dikikis agar tercapai penghematan dalam biaya tatahubungan.

13) Pengeluaran biaya tata hubungan juga tidak sia-sia apabila pesawat-pesawat telepon

selalu dalam keadaan baik. Pesawat yang rusak hendaknya seketika diusahakan

perbaikannya sehingga meniadakan kejengkelan pada pihak sendiri maupun pihak

lain yang melakukan hubungan telepon disampingnya tidak sia-sia membayar biaya

langganan untuk pesawat telepon yang tidak pernah dipergunakan karena rusak.


Untuk menentukann apakah suatu kegiatan termasuk efisien atau tidak maka

prinsip-prinsip atau persyaratan efisiensi harus terpenuhi, yaitu sebagai berikut:

1. Efisiensi harus dapat diukur

Standar untuk menetapkan batasan antara efisiensi dan tidak efisisensi adalah ukuran

normal. Ukuran normal ini merupakan patokan (standar) awal, untuk selanjutnya

menentukan apakah suatu kegiatan itu efisiensi atau tidak. Batas ukuran normal untuk

pengorbanan adlah pengorbanan maksimum, sedangka batas ukuran normal untuk hasil

adalah hasil minimum. Kalau tidak dapat diukur maka tidak akan dapat diketaui apakah

suatu cara kerja atau suatu kegiatan itu efisien atau tidak.

2. Efisiensi mengacu pada pertimbangan rasional

Rasional artinya segala pertimbangan harus berdasarkan akal sehat, masuk akal, logis,

bukan emosional. Dengan pertimbangan rasional, objektivitas pengukuran dan penilaian

akan lebih terjamin. Subjektivitas pengukuran dan penilaian dapat dihindarkan sejauh

mungkin.

3. Efisiensi tidak boleh mengorbankan kualitas (mutu)

Dengan demikian, kuantitas boleh saja ditingkatkan tetapi jangan sampai mengorbankan

kualitasnya. Jangan mengejar kuantitas tetapi dengan mengorbankan kualitas. Jangan

sampai hasil ditingkatkan tetapi kualitas rendah. Mutu harus teteap dijaga baik.

4. Efisiensi merupakan teknis pelaksanaan

Sehingga jangan sampai bertentangan dengan kebijakan atasan. Tentu saja kebijakan

atasan itu sudah dipertimbangkan dari berbagai segi yang luas cakupannya, pelaksanaan

operasionalnya dapat diusahakan seefisien mungkin, sehingga tidak terjadi pemborosan.

5. Pelaksanaan efisiensi harus disesuaikan dengan kemampuan organisasi yang

bersangkutan

Ini berarti bahwa penerapannya sesuai dengan kemampuan sumber daya manusia

(SDM), dana, fasilitas, dan lain-lain, yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan

sambal diusahakan peningkatannya. Setiap organisasi, apakah instansi pemerintah,

badan swasta, ataupun perusahaan, mempunyai kemampuan yang tidak selau sama.

Pengukuran efisiensi hendaknya didasarkan pada tingkat kemapuan yang dimilikinya,

baik mengenai sumber daya manusianya, dananya, maupun fasilitasnya.

6. Efisiensi itu ada tingkatannya

Secara sederhana dapat ditentukan penggolongan tingkatan efisiensi misalnya saja:

a. Tidak efisien,

b. Kurang efisien,

c. Efisien,


d. Lebih efisien, dan

e. Paling efisien (optimal).

Tingkatan efisien dapat juga menggunakan angka persentase (%).

Tentu saja masing-masing golongantingkatan itu harus ditentukan dengan cermat dan

jelas batasannya.

Keenam syarat itu harus dipenuhi untuk menentukan tingkatan efisiensinya.

Kalau persyaratan-persyaratan tersebut tidak terpenuhi maka tidak dapat digunakan

untuk mengetahui apakah suatu kegiatana atau cara kerja itu efisien atau tidak, dan tidak

dapat menentukan seberapa tingi tingkatan efisiensinya. Efisiensi dapat dilihat dari segi

hasil (output) dan juga dapat dilihat dari segi pengorbanan (input). Semuanya itu dimulai

dengan batasan ukuran normalnya dulu, selanjutnya barulah diketahui efisiensi atau

tidaknya, atau tingkatan efisiensinya.


BAB XII

SISTEM DAN PROSEDUR

A. Pengertian Sistem dan Prosedur

Pengertian Sistem

Secara umum, Sistem dapat diartikan sebagai sekumpulan unsur/elemen yang

saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk

mencapai suatu tujuan.

Contoh :

Sistem Komputer terdiri dari Software, Hardware, dan Brainware

Sistem Akuntansi

Sedangkan menurut beberapa ahli, pengertian sistem adalah :

1. Menurut Ludwig Von Bartalanfy

Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi

diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.

2. Menurut Anatol Raporot

Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan

satu sama lain.

3. Menurut L. Ackof

Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-

bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.

4. Menurut GR. Terry

Jaringan dari beberapa prosedur yang di gabung dan dibuat untuk melakukan aktifitas

utama

Unsur-unsur Sistem

Terselenggaranya suatu proses kerja dalam suatu organisasi perusahaan (kantor)

memerlukan berbagai unsur. Secara umum unsur-unsur sistem itu adalah:

Input

Dalam proses kerja, input adalah sumber daya, baik sumber daya manusia maupun

sumber daya non manusia seperti peralatan, perbekalan, dan perlengkapan yang

digunakan untuk berjalannya kegiatan organisasi/perusahaan.


Processing

Kegiatan untuk mencapai tujuan dalam perusahaan meemrlukan perubahan input

menjadi output.

Output

Hasil kerja yang mungkin berupa informasi atau dokumen.

Feedback

Tanggapan sebagai bentuk evaluasi dari berbagai pihak atau pihak yang ikut terlibat

langsung terhadap kegiatan perkantoran.

Controlling

Tindakan konstruktif yang sangat berpengaruh terhadap perbaikan sebagai tindak

lanjut tanggapan yang disampaikan kepada pimpinan atau manajer kantor.

Karakteristik Sistem

Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya

saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen system atau

elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen

atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat sifat dari sistem untuk

menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada subsistem yang tidak

berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya system tersebut tidak akan berjalan

mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan sendirinya tujuan sistem

tersebut tidak tercapai.

Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu system

dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini

memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu system

menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

Lingkungan Luar Sistem (Environments)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang

mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan

dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan

merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara.

Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak

maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.


Penghubung (Interface)Sistem

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan

subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir

dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi

masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan

penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya

membentuk satu kesatuan.

Masukan (Input) Sistem

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat

berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).

Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat

beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai

contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan

untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi

informasi.

Keluaran (Output) Sistem

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi

keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan

untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk system komputer,

panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa

pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

Pengolah (Process) Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah

masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa

bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem

akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan

laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak

mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari system

sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan

dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah, goal biasanya

dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup

yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya sistem bisnis

perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntansi atau sistem-


sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah

objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup mana memandang sistem

tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak

dibedakan

Fungsi dan Peranan Sistem dalam Perkantoran

a. Penyerahan informasi terbaik untuk orang yang tepat pada waktu yang tepat, pada

biaya minimal (sedikit), dan keputusan dalam jumlah yang tepat sehingga dapat

memperbaiki proses pengambilan keputusan.

b. Menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu atau duplikasi perkerjaan.

c. Memastikan keamanan, kurangi pekerjaan yang melelahkan.

d. Pengotomatisasi yang berulang-ulang, di saat melakukan tugas rutin menggunkan

peralatan otomatis akan melakukan pekerjaan lebih cepat, lebih akurat, lebih

ekonomis, dan lebih handal.

e. Membangun cara yang efisien

f. Memperbaiki tanggung jawab untuk kinerja yang memuaskan.

g. Memberikan pelatihan yang memadai bagi karyawan dan pengawasan untuk

menjamin kinerja yang lebih baik.

h. Memperoleh penerimaan dan dukungan dari semua pengguna sistem.

Teknik Pembuatan Sistem

a. Identifikasi masalah dan kebutuhan. Seperti banyak program komputer lainnya,

pada dasarnya sistem pakar pun sama yaitu suatu solusi yang menjawab masalah.

Agar pembuatan sistem pakar dapat dibenarkan, maka harus ada satu masalah yang

harus dipecahkan atau harus dicocokan. Untuk ini maka langkah pertama yang harus

dilakukan mengkaji situasi dan memutuskan dengan pasti tentang masalah yang akan

dikomputerisasi dan apakah dengan sistem pakar bisa lebih membantu atau tidak.

Dalam usaha untuk memperoleh suatu hasil yang memuaskan, sering dihadapkan

kepada problema, yaitu problema waktu, produktivitas dan problema orang. Problem

yang diidentifikasi harus benar-benar cocok untuk solusi sistem pakar. Didalam

identifikasi dibahas tentang prosedur-prosedur seperti memahami keadaan gangguan,

pengandaian blok-blok yang rusak serta membagi sebuah blok yang rusak dan

menemukan bagian-bagian yang rusak serta pencarian gangguan

kerusakan/kesalahan utama dan pakar yang terlibat.

b. Menentukan kesesuaian masalah. Jika masalahnya sudah diidentifikasi dengan

jelas, kemudian dilakukan pengkajian lebih mendalam untuk mengetahui apakah tepat


menggunakan sistem pakar atau tidak. Hal penting yang harus diingat adalah hanya

masalah tertentu yang bisa dipecahkan secara baik dengan menggunakan sistem

pakar. Misalnya diagnosis kerusakan TV, diagnosis penyakit batuk, diagnosis penyakit

mata dan lain-lain.

c. Mempertimbangkan alternatif. Apabila sudah bisa mendapatkan masalah yang

dianggap cocok untuk diterapkan dalam sistem pakar, perlu adanya pengkajian terlebih

dahulu tentang alternatif-alternatif lain yang lebih mudah, cepat dan sesuai dengan

masalah yang ingin diselesaikan.

d. Menghitung pengembalian investasi. Langkah berikutnya adalah menentukan

apakah sistem pakar lebih menguntungkan atau tidak. Perhitungan kembali tidaknya

investasi dengan jalan menganalisis biaya dan kemungkinan keuntungan. Hal ini akan

membantu dalam investasi pembuatan sistem pakar dan menentukan apakah biaya

yang dikeluarkan itu akan sesuai dengan hasil yang akan dicapai.

e. Menyeleksi alat pembuatan. Alat pengembangan sistem pakar adalah paket software

dan hardware yang memungkinkan dan cocok untuk memasukkan pengetahuan pakar

ke dalam komputer. Yakni melalui suatu proses analisis dan desain yang kemudian

dilanjutkan dengan pembuatan suatu prototipe. Hampir semua alat pengembang

sistem pakar menggunakan pangkalan kaidah, beberapa diantaranya menggunakan

jaringan semantik atau matrik, tetapi bisa juga lebih mahal dan hanya bisa

dioperasikan dalam komputer besar.

Dalam pembuatan sistem pakar sangat disarankan untuk menggunakan software

khusus untuk sistem pakar (Prolog atau Visual Prolog, Lisp, Corvid). Hal ini karena

software-software tersebut mempunyai kekuatan untuk mengambil kesimpulan

(jawaban) dari data-data yang ada. Seperti contoh dalam bahasa prolog tidak

memerlukan prosedur (algoritma), maka sangat ideal untuk memecahkan masalah

yang tidak terstruktur dan yang prosedurnya tidak diketahui. Khususnya untuk

memecahkan masalah non numerik.

Selain itu pula tidak memerlukan spesifikasi dan kapasitas data yang sangat

tinggi. Sebagai contoh: Sistem Pakar yang pernah dibuat oleh penulis yaitu Sistem

pakar untuk diagnosis kerusakan TV, dengan jumlah 52 rule ternyata hanya

membutuhkan kapasitas sebesar 14 KB untuk file data dan 3 KB untuk file mesin

inferensi serta 77 KB untuk file aplikasinya. Sehingga dari kenyataan ini menunjukkan

betapa sangat kecilnya kapasitas yang dibutuhkannya dan cukup dimuat dalam disket

ukuran kecil. Jadi lebih praktis dan ekonomis serta dapat dengan mudah untuk

diedarkan dan bermanfaat.


f. Melaksanakan rekayasa pengetahuan. Pengembangan sistem pakar dimulai dengan

merekayasa pengetahuan, yaitu bagaimana caranya memperoleh pengetahuan.

Seperti kita ketahui, pengetahuan dapat diperoleh dengan berbagai cara, yaitu melalui

buku-buku, artikel-artikel ilmiah atau acuan lainnya yang bisa diperoleh dengan mudah

dan cepat.

Pengetahuan aktual dapat diperoleh dari individu atau seseorang yang memang

ahli di bidangnya. Walaupun bisa memperoleh pengetahuan dari buku-buku, tapi toh

masih tetap membutuhkan satu atau dua orang ahli yang khusus menekuni pekerjaan

tersebut. Adapun cara atau teknik-teknik untuk memperoleh pengetahuan dari pakar

misalnya observasi, diskusi masalah, diskripsi masalah, analsisi masalah dan tata cara

perbaikan.

Format atau bentuk pengetahuan akan menuntun dan mengarahkan dalam

memilih skema penampilan pengetahuan yang diperlukan. Jika itu merupakan

pengetahuan yang luar biasa, maka dapat digunakan untuk merepresentasikan

pengetahuan dalam bentuk kaidah produksi. Untuk itu selama tahap rekayasa

pengetahuan, hendaknya harus berusaha menyempurnakan banyak kaidah yang

paling sesuai. Dengan demikian akan mempunyai banyak pilihan alat pengembangan

yang paling tepat.

g. Merancang sistem. Dengan menggunakan pengetahuan yang sudah didapatkan

beserta alatnya yaitu software dan hardware, maka sekarang dapat dilakukan tahap

merancang sistem pakar. Pertama yaitu memilih alat representasi pengetahauan

(misalnya matriks), kemudian mengembangkan matriks tersebut dengan membuat

diagram pohon klasifikasi yang nantinya akan membantu dalam mengorganisasi dan

memahami pengetahuan itu.

h. Dengan menggunakan bantuan ini mulailah mengkonversi pengetahuan dalam

bentuk kaidah produksi. Sebaiknya mengikuti prosedur tertentu dengan yang

disarankan oleh software yang dipilih. Bila sudah selesai barulah mulai

menerjemahkan kaidah ke dalam basis data dan menguji bagian yang sudah dibuat.

Hal ini dimaksudkan untuk menguji konsep sebelum melanjutkan pembuatan seluruh

program. Sebagai langkah terakhir adalah membuat antarmuka pemakai (user

interface).


Tahapan dalam Pengembangan Sistem

Berikut ini adalah tahapan pengembangan sistem yang Diajukan oleh Quible (2001):

1. Batasi secara jelas proses yang perlu dipelajari

Langkah ini akan memberikan gambaran yang jelas dan hasil yang diharapkan serta

analisis yang diperlukan guna mempertajam analisis yang dilakukan;

2. Beri rencana tentang isi dan proses yang berjalan

Sebelum sistem dimodifikasi, proses yang ada harus digambarkan atau dibuat

perencanaan. Proses tersebut dapat digambarkan secara naratif dengan

menggunakan form/chart. Rencanakan setiap proses yang berjalan dari masing-

masing langkah. Lengkapi dengan langkah-langkah yang dapat meyakinkan, yaitu

dengan memberikan pertanyaan-pertanyaan berikut: siapa, apa, kapan, di mana,

mengapa, dan bagaimana;

3. Analisis proses yang sedang berjalan

Langkah berikutnya adalah analisis proses. Adanya pertanyaan dapat membantu

mengidentifikasi proses dengan sederhana, aktivitas kantor apa yang perlu

dieliminasi atau dapat dikombinasi dengan yang lain. Ketika proses pekerjaan

dilakukan, penyederhanaan menjadi fokus utama, dan terkadang ketika satu langkah

dieliminasi, langkah yang lain juga ikut tereliminasi;

4. Rencanakan proses yang dikembangkan

Pada saat proses yang berjalan telah dianalisis, maka proses yang dikembangkan

telah direncanakan dengan jelas. Pada beberapa kasus dapat dicoba dengan

menggunakan uji coba dan segera melakukan pembenahan sebelum sistem

seluruhnya diimplementasikan;

5. Buat proses baru

Setelah keputusan dibuat untuk diimplementasikan pada proses yang baru, maka

permbuatan proses baru dapat dimulai. Beberapa karyawan perlu diyakinkan bahwa

proses yang baru sebenarnya merupakan pengembangan dari proses yang lama.

Alat-alat Sistem

Beberapa alat disediakan guna memodifikasi sistem atau mengembangkan suatu sistem

baru. Pemilihan alat yang tepat untuk tujuan yang ingin dicapai sangat diperlukan. Secara

umum ada 4 alat sistem yang digunakan, yaitu:

1. Bagan Beban Kerja (Workload Chart)

Tujuan penggunaan alat ini adalah untuk menyederhanakan proses kerja. Bagan ini

dapat dianalisis dengan menjawab pertanyaan sebagai berikut:


a. Apakah tugas yang diberikan kepada pegawai menggambarkan kondisi pekerjaan

yang sesungguhnya?

b. Apakah kemampuan dan keahlian pegawai telah digunakan seluruhnya?

c. Apakah tugas utama sebuah unit kerja digunakan secara tepat sesuai dengan

waktu kerja yang dialokasikan?

d. Apakah pekerjaan telah didistribusikan secara tepat kepada para pegawai?

e. Apakah proses kerja sudah tepat dan efisien?

Pertanyaan tersebut akan membantu pengidentifikasian area yang dapat dikoreksi

untuk memperbaiki sistem. Hal ini sesuai dengan konsep dasar pendekatan sistem

dengan mengeliminir prosedur atau aktivitas yang kurang tepat atau menggunakan

metode baru dengan memodifikasi sistem kerja yang lama.

Contoh Bagan Beban Kerja (Workload Chart)


Contoh Bagan Beban Kerja (Workload Chart) Berdasarkan Pegawai/Karyawan

2. Bagan Aliran Kerja (Work-flow Chart)

Bagan aliran kerja (work-flow chart) sering digunakan untuk menganalisis dan

menyederhanakan pekerjaan, yaitu alat yang membantu terutama untuk

mengidentifikasi tiap langkah dalam proses kerja yang spesifik.

Contoh Bagan Aliran Kerja (Work-flow Chart)


Contoh Bagan Aliran Kerja (Work-flow Chart)

3. Bagan Layout Kerja (Work-layout Chart)

Bagan layout kerja (Work-layout Chart) sering digunakan bersamaan dengan workload

chart yang digunakan untuk menggambarkan aliran kerja yang dilakukan di kantor.

Bagan ini secara mudah mengidentifikasi dengan jelas pekerjaan yang cenderung

berulang-ulang (backtracking), yaitu pekerjaan yang seharusnya dapat diselesaikan

pada satu bagian namun harus melewati bagian atau departemen lain yang

seharusnya tidak diperlukan (criss-crossing), sehingga inefisiensi yang ditimbulkan

oleh aliran kerja dapat diminimalisir.

Contoh Bagan Layout Kerja (Work-layout Chart) yang Kurang Optimal


Contoh Bagan Layout Kerja (Work-layout Chart) yang Optimal

4. Bagan Proses Kerja (Work-process Chart)

Bagan ini menggambarkan sebuah proses kerja yang harus dilakukan berkaitan

dengan penyelesaian sebuah pekerjaan. Berikut ini contoh bagan proses kerja (work-

process chart), berkaitan dengan dokumen-dokumen pembelian, yang melibatkan

beberapa aktivitas kerja kantor dari satu departemen ke departemen yang lain.


Bagan-bagan tersebut membutuhkan simbol yang terstandarisasi dalam

perancangan sebuah sistem, sehingga manajer maupun konsultan perkantorn harus

menggunakan simbol-simbol yang apabila pendekatan sistem digunakan.

Gambar Simbol Flowchart pada Sistem


5. Diagram Balok EDP (Electronic Data Processing)

Sebagian besar sistem yang dirancang oleh organisasi saat ini, baik itu sistem

informasi manajemen, sistem informasi akuntansi maupun sistem perkantoran

dikembangkan dapat diintegrasikan dengan komputer. Pengembangan sistem yang

baik akan mendukung keteraturan pemrosesan data dan informasi yang dillakukan

sebuah organisasi. Penggambaran sebuah sistem yang akan diintegrasikan dengan

komputer umumnya menggunakan sebuah diagram balok EDP, yang disiapkan

secara berkala untuk memudahkan programmer dalam memecahkan masalah yang

terdapat dalam sistem organisasi secara efisien dan teratur.

Contoh Diagram Aktivitas Belajar-Mengajar di Kelas


Pengertian Prosedur

Pengertian Prosedur menurut beberapa ahli, yaitu :

Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr.

Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang

menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan, Siapa (Who) yang mengerjakannya,

Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How) mengerjakannya

George R. Terry

Di dalam bukunya yang berjudul Office management and Control (1975;28) “ likewise a

procedure can be considered as a series of selected clerical steps, ussualy performed

by more than one person. Which constitute an estabilished and accepted way of

carrying on an major of office activity.” Yang kurang lebih apabila diterjemahkan

menjadi “prosedur dapat diartikan sebagai serangkaian tahapan pekerjaan kertas

terpilih, biasanya dikerjakan oleh lebih dari satu orang yang merupakan cara-cara yang

ditentukan dan dalam mengadakan keseluruhan fase utama dari aktifitas kantor.”

Fungsi dan Peranan Prosedur dalam Perkantoran

1. Planning atau controling

Mempermudah dalam mencapai tujuan.

Merencanakan secara seksama mengenai besarnya beban kerja yang optimal bagi

masing-masing pegawai

Menghindari pemborosan atau memudahkan penghematan biaya.

Mempermudah pengawasan yang berkaitan denga hal-hal yang seharusnya

dilakukan dan yang sudah dilakukan, menilai apakah pelaksanaan pekerjaan sudah

sesuai dengan prosedur atau tidak.

2. Organizing

Mendapatkan intruksi kerja yang dapat dimengerti oleh bawahan.

Dihubungkan denga alat-alat yang mendukung pekerjaan kantor serta dokumen

kantor yang diperlukan

Mengakibatkan arus pekerjaan kantor menjadi lebih baik dan lebih lancar serta

menciptkan konsisten kerja.

3. Staffing atau leading

Membantu atasan dalam memberikan training atau dasar-dasar inruksi kerja bagi

pegawai baru dan pegawai lama.

Atasan perlu mengadakan conselling bagi bawahan yang bekerja tidak sesuai

dengan prosedur.

Mempermudah pemberian penilaian terhadap bawahan.


4. Coordination

Menciptakan koordinasi yang harmonis bagi tiap departeman dan antar

departemen.

Menetapkan dan membedakan antara prosedur-prosedur rutin dan prosedur-

prosedur independen.

Teknik Pembuatan Prosedur

Sebelum membuat prosedur-prosedur kerja yang baru, kantor perlu merefisi atau

memperbaharui prosedur kerja yang ada sebelumnya. Dalam hal ini kantor perlu

mengetahui informasi-informasi penting, yaitu:

1. tujuan

2. dokumen

3. alat

4. orang

5. tata ruang kantor yang diperlukan

6. metode penulisan prosedur yang akan digunakan

7. langkah-langkah alternatif yang diperlukan

Metode penulisan prosedur

Penulisan prosedur perlu diketahui guna mencari cara efektif dan efisien bagi

setiap kantor dalam membuat pedoman kerja. Banyak cara atau metode yang dapat

digunakan untuk menulis prosedur. Cara prosedur yang dimaksud adalah:

1. Deskriptif

2. Chart

Tahapan penulisan prosedur

Prosedur kerja kantor harus mendukung pencapaian tujuan yang hendak diraih oleh

setiap bagian, departemen, divisi, dan organisi secara keseluruhan. Prosedur kerja

mampu menciptakan arus kerja yang efisien sehingga mempermudah dan dalam

mengambil keputusan oleh pihak yang berwenang dan mempermudah pelaksanaan

kegiatan operasional kantor. Berdasarkan hal ini, ada beberapa tahapan yang harus

dilalui, yaitu :

1. Identifikasi terhadap pekerjaan/operasi yang akan dikerjakan dan dianalisis dengan

sistem yang ada

2. menyelaraskan logika prosedur yang akan dibuat dengan seluruh prosedur yang ada

diperusahan

3. membuat urutan langkah yang paling cocok dan logis.


Memperbaiki Prosedur Perkantoran

Sebelum sebuah prosedur diperbaiki, sebaiknya diperiksa kembali berkaitan dengan

kegiatan yang sedang dilakukan dalam prosedur tersebut. Langkah selanjutnya adalah

memberikan/menentukan tanda pada prosedur-prosedur yang salah, sebelum

memutuskan apa yang dapat dilakukan untuk memperbaiki prosedur tersebut (Moekijat

1995:110). Sebab prosedur perlu diperbaiki apabila terjadi hal-hal dibawah ini :

a. Personal, kelompok, dan bagian/departemen/devisi dalam suatu organisasi mengalami

kebingungan dalam menjalankan langakah-langakah kerja.

b. Prosedur yang berlaku saat ini ternya tidak menggambarkan prosedur yang asli

c. Prosedur yang ada tidak efisien rta menyeskarrena terlalu berbelit-belit, terjadi back

tracking, serta menyusahkan pegawai, konsumen, dan stakeholders lainnya.

d. Organisasi semakin tumbuh dan berkembangan sehingga prosedur yang ada tidak

menunjang efektivitas organisasi.

B. Keuntungan Sistem dan Prosedur

a. Sistem dan prosedur menarik sudut pandang keseluruhan yang realistis.

System dan prosedur yang modern menpertimbangkan suatu perusahaan sebagai

suatu keseluruhan dan menjauhkan dari batasan-batasan, departemen dan memodeli

lebih dari model gagassan yang ketinggalan jaman. Masing-masing departemen ,

divisi, unit, sub unit, mengambil bagian dalam pencapaian tujuan.

b. Membantu mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang dan mengurangi

keputusan yang dianggap tidak perlu dilakukan.

Dengan menyederhanakan pencapaian dan pengambilan keputusan maka seorang

karyawan akan dipandu untuk menunda pekerjaan yang tidak begitu diperlukan dan

diganti pekerjaan yang dianggap lebih penting. Kegiatan ini dilakuklan dengan

memperhatikan “ prinsip pengecualian” tentang doktrin menejerial.

c. Keseragaman aktivitas kerja tercapai

Tugas yang serupa di kerjakan pada cara yang sama pada tiap tiap waktu.Hal ni harus

di sertai dengan adanya standarisasi pada penggunaan kertas formulir. Petunjuk-

petunjuk, operasi-operasi mesin, kebiasaan kerja dan pengawasan. Sebuah system

cenderung untuk menyusun metode jadi setiap komponen yang harus diperlukan di

kerjakan sesuai urutan dan tempat.

d. Tingkat kesalahan menjadi berkurang.

Panduan akan menjelaskan apa yang harus di lakukan, kesalahpahaman di perkecil,

dan tugas lain yang bersamaan waktunyaharus di kerjakan.kesalahan yang dilakukan

pada umumnya akan diketahui dengan cepat karenma pekerjaan melalui pengaduan.


C. Standar Operasional Prosedur

Selanjutnya suatu sistem yang baik perlu ditindaklanjuti dalam bentuk Standar

Operasional dan Prosedur (SOP) kerja, hal ini tiada lain untuk memudahkan dan

meningkatkan pelayanan terhadap para pelanggan, selain itu juga untuk meningkatkan

kinerja karyawan, karena mereka akan dapat melakukan pekerjaan secara fokus dan

terarah.

Tahap Penyusunan SOP

Menurut Atmoko (2009) tahap penting dalam penyusunan Standar Operasional

Prosedur (SOP) adalah melakukan analisis sistem dan prosedur kerja, analisis tugas, dan

melakukan analisis prosedur kerja.

1. Analisis sistem dan prosedur kerja

Analisis sistem dan prosedur kerja adalah kegiatan mengidentifikasikan fungsi-

fungsi utama dalam suatu pekerjaan, dan langkah-langkah yang diperlukan dalam

melaksanakan fungsi sistem dan prosedur kerja.

2. Analisis tugas

Analisis tugas merupakan proses manajemen yang merupakan penelaahan yang

mendalam dan teratur terhadap suatu pekerjaan, karena itu analisis tugas diperlukan

dalam setiap perencanaan dan perbaikan organisasi.analisis tugas diharapkan dapat

memberikan keterangan mengenai pekerjaan, sifat pekerjaan, syarat pejabat, dan

tanggung jawab pejabatnya. Di bidang manajemen dikenal sedikitnya ada 5 (lima) aspek

yang berkaitan langsung dengan analisis tugas, yaitu:

Analisa tugas

Deskripsi tugas

Spesifikasi tugas

Penilaian tugas

Pengukuran kerja dan pengukuran standar tugas.

3. Analisis prosedur kerja

Analisis prosedur kerja adalah kegiatan untuk mengidentifikasi urutan langkah-

langkah pekerjaan yang berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana hal

tersebut dilakukan, bilamana hal tersebut dilakukan, di mana hal tersebut dilakukan, dan

siapa yang melakukannya. Prosedur diperoleh dengan merencanakan terlebih dahulu

bermacam-macam langkah yang dianggap perlu untuk melaksanakan pekerjaan. Dengan

demikian prosedur kerja dapat dirumuskan sebagai serangkaian langkah pekerjaan yang


berhubungan, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu orang, yang membentuk suatu

cara tertentu dan dianggap baik untuk melakukan suatu keseluruhan tahap yang penting.

Analisis terhadap prosedur kerja akan menghasilkan suatu diagram alur (flow chart)

dari aktivitas organisasi dan menentukan hal-hal kritis yang akan mempengaruhi

keberhasilan organisasi. Aktivitas-aktivitas kritis ini perlu didokumentasikan dalam bentuk

prosedur-prosedur dan selanjutnya mematikan bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas itu

dikendalikan oleh prosedur-prosedur kerja yang telah distandarisasikan.

Prosedur kerja merupakan salah satu komponen penting dalam rangka mencapai

tujuan organisasi, sebab prosedur memberikan beberapa keuntungan antara lain

memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan bagaiman

hal tersebut dilakukan; mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya

tambahan; dan membuat koordinasi yang lebih baik di antara bagian-bagian yang

berlainan. Dalam menyusun suatu prosedur kerja, terdapat beberapa prinsip yang harus

diperhatikan, yaitu:

1. Prosedur kerja harus sederhana sehingga mengurangi beban pengawasan;

2. Spesialisasi harus dipergunakan sebaik-baiknya;

3. Pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu;

4. Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya;

5. Mencegah duplikasi pekerjaan;

6. Harus ada pengecualian yang seminim mungkin terhadap peraturan;

7. Mencegah adanya pemeriksaan yang tidak perlu;

8. Prosedur harus fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah;

9. Pembagian tugas tepat;

10. Memberikan pengawasan yang terus-menerus atas pekerjaan yang dilakukan;

11. Penggunaan urutan pelaksanaan pekerjaan yang sebaik-baiknya;

12. Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memperhatikan tujuan;

13. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang minimum;

14. Menggunakan prinsip pengecualian dengan sebaik-baiknya.

Hasil penyusunan prosedur kerja ini dapat ditulis dalam “buku pedoman organisasi”

atau “daftar tugas” yang memuat lima hal penting, yaitu:

1. Garis-garis besar organisasi (tugas-tugas tiap jabatan);

2. Sistem-sistem atau metode-metode yang berhubungan dengan pekerjaan;

3. Formulir-formulir yang dipergunakan dan bagaimana menggunakannya;


4. Tanggal dikeluarkannya dan di bawah wewenang dan kekuasaan siapa buku pedoman

tersebut diterbitkan;

5. Informasi tentang bagaimana menggunakan buku pedoman tersebut.

Setelah prosedur kerja dan buku pedoman kerja selesai, selanjutnya pihak

manajemen wajib mengesahkan SOP dan juga menentukan pemakaian SOP tersebut,

yang harus berlandaskan pada buku pedoman yang telah ditetapkan. SOP dan buku

pedoman ini merupakan dasar untuk mengevaluasi kinerja karyawan.

SOP sangat diperlukan, karena bukan hanya sebagai panduan dalam bekerja,

namun sebagai ukuran atau alat evaluasi untuk melihat kinerja para karyawan atau

semua orang yang menunaikan tugasnya, baik dalam kaitan langsung dengan langganan,

maupun kegiatan internal rutin organisasi. Karena SOP merupakan panduan bekerja

semua orang dalam organisasi dan sebagai alat penting untuk melihat rekam jejak dalam

bekerja, maka sepatutnya pihak manajemen organisasi menyiapkan SOP dan

mengevaluasi pemakaiannya dari waktu ke waktu untuk mendapatkan efektifitas dan

efisiensi kerja pada tingkat yang maksimal.


BAB XIII

TEKNOLOGI INFORMASI PERKANTORAN

A. Pengertian Teknologi Informasi Perkantoran

Teknologi informasi yang semakin berkembang, menyebabkan seluruh kegiatan

perkantoran tidak terlepas dari peran teknologi. Hal tersebut juga sangat berpengaruh

terhadap pengelolaan informasi perkantoran. Pengolahan data dan informasi manual

yang dinilai lambat, berdampak terhadap perkembangan kebijakan perusahaan, yang

harus cepat dan terintegrasi. Oleh karena itu, era digital yang ditandai dengan

perkembangan teknologi informasi dan otomatisasi perkantoran, menjadi salah satu ilmu

pengetahuan yang harus dipelajari dan dikembangkan oleh organisasi baik itu

perusahaan maupun lembaga-lembaga lainnya.

Teknologi Informasi berasal dari dua kata, yaitu Teknologi dan Informasi, yang

masing-masing memiliki definisi. Kata teknologi berasal dari bahasa Perancis, La teknique

yang dapat diartikan semua proses yang dilaksanakan dalam upaya untuk mewujudkan

sesuatu secara rasional. Dalam hal ini, yang dimaksud dengan sesuatu dapat berupa

benda atau konsep, sedangkan yang dimaksud dengan secara rasional adalah dapat

dipahami.Teknologi adalah pengembangan dan aplikasi dari alat, mesin, material dan

proses yang menolong manusia menyelesaikan masalahnya. Teknologi adalah

keseluruhan sarana untuk menyediakan barang–barang yang diperlukan bagi

kelangsungan dan kenyamanan hidup manusia. Menurut Iskandar Alisyahbana (1980:1)

“Teknologi adalah cara melakukan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan manusia dengan

bantuan alat dan akal sehingga seakan–akan memperpanjang, memperkuat atau

membuat lebih ampuh anggota tubuh, panca indera, dan otak manusia”. Miarso

(2007:62), menyatakan bahwa teknologi adalah pengembagnan dan aplikasi dari alat,

mesin, material dan proses yang menolong manusia menyelesaikan masalahnya.

Teknologi juga penerapan keilmuwan yang mempelajari dan mengembangkan

kemampuan dari suatu rekayasa dengan langkah dan teknik tertentu dalam suatu bidang.

Sedangkan Informasi menurut kamus Wikipedia adalah data yang telah diberi makna

melalui konteks. Sebagai contoh, dokumen berbentuk spreadsheet (semisal dari Microsoft

Excel) seringkali digunakan untuk membuat informasi dari data yang ada di dalamnya.

Laporan laba rugi dan neraca merupakan bentuk informasi, sementara angka-angka di

dalamnya merupakan data yang telah diberi konteks sehingga menjadi punya makna dan

manfaat. Berikut ini pengertian informasi dari beberapa ahli:

http://id.wikipedia.org/wiki/Data


Raymond Mc.leod

Ia mengungkapkan bahwa informasi adalah "data yang sudah diolah menjadi bentuk

yang memiliki arti bagi penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat

ini atau mendatang".

Tata Sutabri

Menyatakan bahwa informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau

diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

Anton M. Meliono

Menurut Anton “Informasi adalah data yang sudah diproses untuk tujuan tertentu.

Tujuan tersebut adalah untuk menghasilkan sebuah keputusan”

Gordon B. Davis

Gordon menyatakkan “Informasi adalah data yang telah diproses menjadi suatu

bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan

saat ini atau mendatang”

Lani Sidharta

Ia menyatakan “Informasi adalah data yang disajikan dalam bentuk yang bisa

berguna untuk membuat keputusan”

Jogiyanto HM.

Menurutnya Informasi adalah sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk

yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu

kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

George H. Bodnar

Menurut George Informasi adalah data yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar

untuk mengambil keputusan yang tepat.

Jadi dapat disimpulkan bahwa informasi adalah sekumpulan data yang diolah,

dimanipulasi dan ditata untuk menjadi sesuatu yang berguna bagi penerimanya, untuk

pengambilan keputusan.

Pengertian Teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah: “perolehan,

pemrosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf,

gambar, maupun suara dengan suatu alat electrinics berdasarkan kombinasi antara

perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications)”.

Perlu diketahui apabila pada masa lalu penanganan informasi mengandalkan pada

kertas, artinya semakin banyak informasi semakin banyak kertas dibutuhkan atau

disimpan, sedangkan sekarang, hal itu beralih kepada “impulses” elektrik yang berukuran


mini dengan kemampuan simpan lebih besar dibandingkan kertas; misalnya sekarang

flashdisk dapat memuat atau diisi sejumlah informasi dari satu buku berukuran sedang.

Tidak dipungkiri bahwa peranan kertas akan tetap penting sebagai media penyajian

informasi atau tukar menukar informasi antar manusia atau organisasi (sering diistilahkan

sebagai “hardcopy”).

Berikut pengertian teknologi informasi menurut beberapa ahli teknologi informasi:

Teknologi Informasi adalah studi atau peralatan elektronika, terutama komputer,

untuk menyimpan, menganalisa, dan mendistribusikan informasi apa saja, termasuk

kata-kata, bilangan, dan gambar (kamus Oxford, 1995)

Teknologi Informasi adalah seperangkat alat yang membantu anda bekerja dengan

informasi dan melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosesan

informasi (Haag & Keen, 1996)

Teknologi Informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (software &

hardware) yang digunakan untuk memproses atau menyimpan informasi, melainkan

juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi (Martin, 1999)

Teknologi Informasi adalah segala bentuk teknologi yang diterapkan untuk

memproses dan mengirimkan informasi dalam bentuk elektronis (Lucas, 2000)

Teknologi Informasi adalah teknologi yang menggabungkan komputasi (komputer)

dengan jalur komunikasi berkecepatan tinggi yang membawa data, suara, dan

video (William & Sawyer, 2003)

Haag (Kadir, 2003) membagi teknologi informasi menjadi enam kelompok penting, yaitu:

a. Teknologi Masukan (Input Technology)

Merupakan segala perangkat yang digunakan untuk menangkap data atau informasi

dari sumber asalnya. Contohnya antara lain barcode scanner dan keyboard.

b. Teknologi Keluaran (Output Technology)

Teknologi yang berhubungan dengan segala piranti yang berfungsi untuk menyajikan

informasi hasil pengolahan sistem. Monitor dan printer merupakan contoh teknologi

keluaran.

c. Teknologi Perangkat Lunak (Software Technology)

Sekumpulan instruksi yang digunakan untuk mengendalikan perangkat keras

komputer. Pengolah data (word processor) merupakan contoh program yang banyak

digunakan oleh pemakai komputer untuk membuat dokumen.

d. Teknologi Penyimpanan (Storage Technology)

Segala peralatan yang digunakan untuk menyimpan data. Tape, hard disk, flash disk,

zip disk merupakan contoh media untuk menyimpan data.


e. Teknologi Telekomunikasi (Telecomunication Technology)

Teknologi yang memungkinkan hubungan jarak jauh. Internet dan LAN merupakan

contoh teknologi yang memanfaatkan teknologi komunikasi.

f. Mesin Pemroses (Processing Technology)

Dikenal dengan istilah CPU adalah bagian penting dalam teknologi informasi yang

berfungsi untuk mengingat data/program (berupa komponen memori) dan

mengeksekusi program (berupa komponen CPU).

Secara implisit dan eksplisit teknologi informasi tidak sekedar berupa teknologi komputer,

tetapi juga mencakup teknologi komunikasi. Dengan kata lain, yang disebut Teknologi

Informasi adalah gabungan antara Teknologi Komputer dan Teknologi Telekomunikasi.

Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data,

termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam

berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang

relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan

pemerintahan dalam pengambilan keputusan.

B. Fungsi Teknologi Informasi Perkantoran

Peran teknologi informasi dalam kehidupan sehari-hari sangat penting. Karena

perkembangan teknologi sudah semakin pesat sehingga kebuutuhan masnusia akan

teknologi juga semakin banyak. Salah satu saat ini yang memanfaatkan teknologi

informasi adalah perusahaan. Penggunaan teknologi informasi dalam sebuah organisasi

sangatlah penting, untuk menerapkan teknologi informasi haruslah dilihat karakteristik

organisasi tersebut. Apakah dengan teknologi informasi mampu meningkatkan efisiensi

sebuah perusahaan, sehingga dalam penerapan teknologi informasi dibutuhkan orang

yang handal yang dapat berjalan dengan baik. Peran teknologi informasi bagi sebuah

perusahaan dapat kita lihat dengan menggunakan kategori yang diperkenalkan oleh G.R.

Terry, ada 5 peranan mendasar teknologi informasi di sebuah perusahaan, yaitu:

1. Fungsi Operasional akan membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping telah

diambil alih fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat penggunaannya yang

menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan manajemen teknologi informasi

akan menjalankan fungsinya sebagai supporting agency dimana teknologi informasi

dianggap sebagai sebuah firm infrastructure.

2. Fungsi Monitoring and Control mengandung arti bahwa keberadaan teknologi

informasi akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level manajerial

di dalam setiap fungsi manajer, sehingga struktur organisasi unit terkait dengannya harus


dapat memiliki span of control atau peer relationship yang memungkinkan terjadinya

interaksi efektif dengan para manajer di perusahaan terkait.

3. Fungsi Planning and Decision mengangkat teknologi informasi ke tataran peran yang

lebih strategis lagi karena keberadaannya sebagai enabler dari rencana bisnis

perusahaan dan merupakan sebuah knowledge generator bagi para pimpinan

perusahaan yang dihadapkan pada realitas untuk mengambil sejumlah keputusan penting

sehari-harinya. Tidak jarang perusahaan yang pada akhirnya memilih menempatkan unit

teknologi informasi sebagai bagian dari fungsi perencanaan dan/atau pengembangan

korporat karena fungsi strategis tersebut di atas.

4. Fungsi Communication secara prinsip termasuk ke dalam firm infrastructure dalam

era organisasi modern dimana teknologi informasi ditempatkan posisinya sebagai sarana

atau media individu perusahaan dalam berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi, dan

berinteraksi.

5. Fungsi Interorganisational merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena

dipicu oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan untuk melakukan kolaborasi

atau menjalin kemitraan dengan sejumlah perusahaan lain. Konsep kemitraan strategis

atau partnerships berbasis teknologi informasi seperti pada implementasi Supply Chain

Management atau Enterprise Resource Planning membuat perusahaan melakukan

sejumlah terobosan penting dalam mendesain struktur organisasi unit teknologi

informasinya. Bahkan tidak jarang ditemui perusahaan yang cenderung melakukan

kegiatan pengalihdayaan atau outsourcing sejumlah proses bisnis terkait dengan

manajemen teknologi informasinya ke pihak lain demi kelancaran bisnisnya. Tipe dan

fungsi peranan teknologi informasi ini secara langsung akan berpengaruh terhadap

rancangan atau desain struktur organisasi perusahaan; dan struktur organisasi

departemen, divisi, atau unit terkait dengan sistem informasi, teknologi informasi, dan

manajemen informasi. Dari pembahasan di atas dapat kita simpulkan bahwa peranan

teknologi informasi dalam suatu perusahaan besar, sedang maupun kecil, baik itu swasta,

BUMN maupun pemerintahan, semuanya membutuhkan sistem teknologi informasi yang

dapat mengintegrasikan informasi sehingga dapat mendukung infrastruktur

perusahaannya. Bank Ekonomi, Group Kalbe, dan FFI adalah beberapa perusahaan

besar yang telah menerapkan aplikasi teknologi informasi secara luas, hal ini dilakukan

karena aplikasi yang terdahulu tidak dapat lagi menunjang system yang sedang berjalan.

Meskipun ada hambatan-hambatan yang dihadapi saat implementasi ataupun dana yang

terbilang sangat besar untuk implementasi TI hal tersebut tidak menghalangi perusahaan

untuk tetap berjalan karena apa yang telah dikeluarkan seimbang dengan apa yang

didapatkan, dalam hal ini proses impelementasi sesuai dengan apa yang diharapkan.


C. Pemanfaatan Teknologi Informasi Dalam Manajemen Kantor

Kantor adalah tempat dan proses penanganan informasi. Dari pengertian ini dapat

dipahami bahwa pekerjaan kantor adalah semua kegiatan yang bertalian dengan

penanganan informasi yang berkaitan dengan bidang tugas dari kantor/instansi yang

bersangkutan. Pengertian teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah: “perolehan,

pemprosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf,

gambar, maupun suara dengan suatu alat electronics berdasarkan kombinasi antara

perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications)”.

Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan

telekomunikasi.

1. Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan

kapasitas yang besar dan sangat cepat.

2. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi dari peralatan

elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponen-komponen yang rumit.

3. Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio.

Adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai pengaruh

yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan

mudah dan cepat. Di bawah ini dapat dilihat bagaimana teknologi informasi dapat

membantu masing-masing pekerjaan kantor.

1. Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan

Dengan diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi sebagai word

processor, maka dengan menggunakan komputer semacam ini penyelesaian surat-surat

dan laporan sangat dipermudah, cepat, dan cermat.

Ada tiga jenis dasar word processor :

Word-processor yang berperan sendiri dalam hal ini sifat penggunaan word processor

independen, dan hanya digunakan untuk pengolahan teks, terdiri

atas keyboard, processor, memory,layar,dan printer.

Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem, terdiri

atas beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungkan dengan komputer sentral

yang berfungsi sebagai pusat pengolahan, penyimpanan dan pencetakan.

Beberapa micro computer dengan tujuan umum di mana digunakan program

pengolahan kata (a word-processing program).


Berikut beberapa keuntungan dari penggunaan word-processor :

1. Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan atau surat, dan

sebagainya.

2. Menambah kepuasan kerja.

3. Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output).

4. Menghemat tenaga.

5. Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat.

6. Mempermudah memperoleh kembali data yang tersimpan.

7. Kemampuan untuk mengintegrasikan wordprocessor dengan komputer-komputer

lainnya.

Berikut beberapa kerugian dalam penggunaan word-processor.

1. Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja yang ada.

2. Memerlukan pelatihan yang memadai.

3. Menimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka layar.

4. Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan.

2. Komunikasi Perkantoran

Komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan dari seseorang

kepada orang lain melalui saluran. Komunikasi merupakan sarana yang menghubungkan

orang-orang dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Dengan pesatnya

kemajuan teknologi modern, alat-alat komunikasi beraneka-ragam, sarana komunikasi

semakin canggih yang kita kenal dengan telekomunikasi (telecommunication) berasal dari

kata tele artinya pemindahan jarak jauh dan communication yang berarti hubungan.

Dalam pengertian yang sederhana, telekomunikasi adalah cara penyampaian informasi

jarak jauh melalui kabel/kawat listrik atau melalui gelombang radio. Telepon dan telegram

merupakan telekomunikasi yang cukup tua.

Dengan kemajuan teknologi informasi, maka telekomunikasi makin dipermudah dan

dipercepat.Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi

seperti halnya dapat dilakukan melalui telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam

bentuk tulisan, angka, maupun gambar. Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut,

sekarang jenis komunikasi yang termasuk ke dalam telekomunikasi makin bertambah

jumlahnya.


3. Pengiriman Surat

Setelah berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan pada telekomunikasi,

pengiriman surat, terutama pengiriman surat jarak jauh, dilakukan dengan pesawat

elektronik, karena itu dikenal nama Pos Elektronik (Electronic Mail). Karakteristik utama

dari electronic mail adalah transmisi informasi dari satu tempat ke tempat lain atau dari

seseorang kepada orang lain dengan menggunakan metode elektronik penangkapan,

pentransmisian, dan penyampaian informasi. Karena informasi disampaikan secara

visual, maka teks aslinya tidak perlu dikirimkan.Yang termasuk ke dalam pos elektronik

adalah teleks, faksimile, dan komunikasi antar komputer.

4. Tata laksana Arsip/Filing

Komputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan

mengarsip/filing warkat-warkat.Arsip yang semula berupa tumpukan kertas dan disimpan

di gedung arsip, sekarang arsip dapat disimpan di dalam disket-disket, CD, flashdisk.

Dengan demikian penyimpanan arsip sekarang beralih kepada penyimpanan dan

pemeliharaan yang memerlukan tempat jauh lebih sedikit dari pada gudang arsip dalam

bentuk kertas.

Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Perkantoran

Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran ada beberapa

perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan:

1. Implikasi umum

Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalan-persoalan

seperti kebosanan, keterampilan berulang-ulang yang digunakan, serta kehilangan

kepuasan kerja.

Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan.

Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin.

Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat.

Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif.

Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai

variasi peralatan yang tersedia.

Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun.


2. Implikasi terhadap karyawan kantor

a. Keuntungan:

Mendorong untuk belajar keterampilan baru.

Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin-mesin.

Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.

Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.

Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan

elektronik, programmer dan rekayasa software .

Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.

Lebih sedikit pekerjaan

b. Kerugian:

Cenderung karyawan menjadi “ machine-minders ”.

Masalahkesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar,printer , dan

sebagainya.

Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin.

3. Implikasi terhadap pemberi kerja.

Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik.

Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan.

Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan.

Jadi secara keseluruhan keuntungan yang dapat dperoleh perusahaan atau kantor

dengan adanya teknologi perkantoran adalah :

Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan.

Harga teknologi baru ini relatif murah.

Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data di-disk tidak

memerlukan ruang seluas filing cabinet .

Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses, disimpan, dan dicari

secara cepat.

Produktivitas meningkat secara cepat.

Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai

keperluan.

Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari kantornya.


D. Kantor Maya (Virtual Office)

Kantor Maya atau kantor virtual (Virtual Office) pertama kali muncul pada tahun

1970-an, memungkinan seseorang untuk bekerja di rumah. Pada saat itu istilah

“teleprocessing” digunakan untuk menjelaskan komunikasi data, dan isitlah

“telecommuting” diperkenalkan untuk menggambarkan bagaimana pegawai bolak-balik

(commute) ke tempat kerja secara elektronik.

Keuntungan yang dapat diambil bila menggunakan kantor maya adalah :

Mengurangi biaya fasilitas. Dalam hal ini adalah fasilitas kantor seperti ruang,

furniture, dan AC. Ruang kantor nantinya dapat hanya sebuah ruang tamu kecil, untuk

sekali-sekali orang bertatap muka.

Mengurangi biaya peralatan. Peralatan kantor dapat dikurangi jumlahnya seiring

dengan sedikitnya kebutuhan tenaga kerja administratif.

Mempunyai jaringan komunikasi formal. Dengan terhubung dalam saluran

komunikasi formal maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun konsumen, dapat

berhubungan dengan perusahaan setiap saat tanpa terputus. Meningkatnya perhatian

pada kebutuhan telecommuter berpotensi menghasilkan komunikasi yang lebih baik

dari pada, jika semua pegawai/karyawan di lokasi tetap.

Mengurangi pekerjaan-pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak mengenal jam

kerja maupun lembur, seluruh waktu yang ada adalah jam kerja, sehingga sebuah

pekerjaan tidak harus dihentikan karena jam kerja telah selesai. Bila terjadi cuaca

ekstrim seperti hujan atau badan, membuat pegawai tidak memungkinka untuk pergi

ke tempat kerja, kegiatan organisasi akan terhenti, namun dengan adanya kantor

maya, sebagian besar pekerjaan dapat dilanjutkan.

Mendukung kegiatan sosial. Kantor maya memungkinkan organisasi mempekerjakan

pegawai yang tidak memiliki peluang bekerja untuk bekerja dengan baik dan orang-

orang yang tidak dapat meninggalkan rumah menjadi bisa bekerja dengan tidak harus

pergi ke kantor.

Kerugian-kerugian kantor maya, yaitu :

Kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan, hal ini dapat muncul

karena kegiatan sosial seperti tatap muka dan sambung rasa antara pimpinan dan

bawahan jarang dilakukan.

Takut kehilangan pekerjaan, banyak pekerjaan yang dilakukan oleh komputer

maupun perusahaan penyedia layanan kantor maya, sehingga tenaga kerja yang

dibutuhkan menjadi berkurang.


Semangat kerja yang rendah, ini terkait dengan adanya kecenderungan sementara

orang untuk berbuat tidak baik apabila tidak langsung bertatap muka (lempar batu

sembunyi tangan). Pencegahan dapat dilakukan dengan memberikan kontrol yang

ketat pada pengamanan sistem komputer.

Ketegangan Keluarga, hal ini muncul bila pekerjaan kantor dilakukan di rumah.

Kegiatan-kegiatan dalam keluarga kadang menyita lebih banyak perhatian daripada

beban kerja kantor.

Strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah :

a. Menyediakan sumber daya komputer

b. Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi atau akses internet

c. Menyediakan perlengkapan non komputer

d. Menyiapkan sarana telpon yang dapat di dialihkan

e. Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi

f. Membuat jadwal pertemuan reguler

g. Melaksanakan urut-urutan pekerjaan secara teratur

Selain hal-hal di atas, ada tiga hal penting yang menjadi wacana ekonomis dalam

kantor maya yaitu :

Informasi. Dalam kantor maya informasi tersimpan dan terdistribusi dengan baik

dalam database perusahaan.

Ide, dapat disebar luaskan segera ke seluruh kelompok pengambil keputusan dalam

perusahaan untuk segera didiskusikan tanpa harus menunggu berkumpul terlebih

dahulu. Ide juga dapat muncul dari ruang-ruang diskusi (board service).

Intelijen, kegiatan mengumpulkan informasi dari stake holder dapat dilakukan lebih

mudah karena banyak informasi yang bersifat terbuka.


BAB XIV

SISTEM INFORMASI KANTOR

A. Konsep Dasar Sistem Informasi kantor

Sistem Informasi Kantor

Suatu sistem yang di dalamnya terdapat suatu proses yang saling berkaitan dalam

mengolah kumpulan data menjadi suatu informasi sehingga dapat dimanfaatkan oleh

pengguna (user) sebagai sumber informasi dalam membantu yang bersangkutan untuk

pengambilan keputusan atau menyelesaikan suatu persoalan/pekerjaan.

Karakteristik Sistem Perkantoran

Menurut Haryadi (2009), suatu sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu,

yaitu sebagai berikut:

a. Komponen

Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa elemen-elemen yang lebih kecil

yang disebut subsistem, misalnya: sistem computer terdiri dari subsistem perangkat

keras, perangkat lunak dan manusia; dan elemen-elemen yang lebih besar yang

disebut suprasistem. Misalnya: jika perangkat keras adalah sistem yang mempunyai

subsistem CPU, perangka I/O, dan memori, sedangkan suprasistem perangkat keras

adalah sistem komputer.

b. Batas sistem

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dan sistem lain atau dengan

lingkungan luar. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai

suatu kesatuan.

c. Lingkungan luar sistem

Segala sesuatu yang berbeda di luar batas dari sistem yang memengaruhi operasi

sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga

merugikan. Oleh karena itu lingkungan luar sistem yang bersifat merugikan harus

diantisipasi dan dikendalikan agar tidak mengganggu kelangsungan hidup sistem.

d. Penghubung

Merupakan media perantara antarsubsistem. Penghubung ini memungkinkan sumber

daya-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya.

e. Masukan

Energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa maintenance input

dan sinyal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan agar sistem


tersebut dapat beroperasi, sedangkan sinyal input adalah energi yang diperoses

untuk mendapatkan keluaran.

f. Keluaran

Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa

pembuangan.

g. Pengolahan

Suatu sistem bisa memiliki suatu bagian pengolahan atau sistem itu sendiri sebagai

pengolahnya. Pengolah inilah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.

h. Sasaran dan tujuan

Sistem dikatakan berhasil jika mengenai sasaran dan tujuan. Sasaran sistem

menentukan masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan

sistem.

Manfaat sistem informasi kantor

Beberapa manfaat yang didapat dalam sistem informasi terutama di bidang

perkantoran adalah membantu memudahkan pengguna informasi dalam memperoleh

informasi yang berguna sebagai acuan atau sebagai dasar melakukan aktifitas mencapai

tujuan organisasi atau dalam hal ini adalah organisasi perkantoran.

B. Otomatisasi Perkantoran

Sistem Informasi Perkantoran (Office Information System) atau disingkat OIS

biasanya disebut dengan otomatisasi perkantoran. Otomatisasi perkantoran merupakan

sebuah konsep penggabungan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan

pekerjaan demi meningkakan produktivitas kerja. Konsep ini mulai dikenal pada tahun

1964, ketika IBM menciptakan istilah Word Processing untuk menjelaskan kegiatan divisi

mesin tik listriknya. Produk IBM yang disebut MT/ST singkatan dari Magnetic

Tape/Selectric Typewriter mampu menyimpan hasil pengetikan pada pita magnetik, untuk

membuat surat juru ketik tinggal mengetikkan nama dan alamat penerima surat, hasilnya

berupa ketikkan surat yang sama dalam jumlah yang banyak untuk berbagai penerima

surat secara otomatis.

Otomatisasi memiliki makna yaitu:

1. Peralatan Otomatis

Penggunaan peralatan otomatis untuk menghemat pikiran dan tenaga (the use of

automatic equipment to save mental and manual labour).


2. Kendali Otomatis

Kendali otomoatis dalam pembuatan suatu produk dengan tahapan yang sistematis

(the automatic control of the manufacture of a product through its successive stages).

Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang

banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan

menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. Era otomatisasi perkantoran

dimulai bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi dan penggunaan

perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.

Otomatisasi kantor (office automation) dalam perkembangannya didefinisikan

sebagai penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal

terutama berkaitan dengan komunikasi informal dengan orang-orang di dalam dan di luar

organisasi untuk meningkatkan produktivitas. Tujuan otomatisasi kantor antara lain:

1. Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material, waktu dan

mesin atau alat-alat kerja ;

2. Penggabungan dan penerapan teknologi;

3. Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor;

4. Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja.;

5. Meningkatkan produktivitas dan efektifitas pekerjaan.

Pemanfaatan Teknologi Informasi terhadap Otomatisasi Kantor

Para pengguna Otomatisasi Kantor :

Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan,

terutama SDM.

Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan

sekertaris dan pegawai administrasi.

Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti

menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.

Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti

mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, dan menyimpan dokumen.


Aplikasi Otomatisasi Kantor

Aplikasi otomatisasi kantor, pada umumnya terdiri dari:

Pengolahan Kata (Word Processing)

Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas

yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak.

Contoh: Microsoft Word, Word Perfect, dan Open Office.

Surat Elektronik (Electronik Mail)

Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim,

meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan

alat penyimpanan. Contoh: yahoo mail dan google mail.

Pesan Suara (Voice Mail)

Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk

digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.

Kalender Elektronik (Electronik Calendaring)

Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan

manajer.Manajer atau sekretaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan,

membuat perubahan, meneelaah kalender itu dengan menggunakan terminal

keyboard. Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang

memiliki jadwal pertemuan yang sangat padat.

Konferensi Audio (Audio Conferencing)

Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio

diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan

konfrensi. Conference call merupakan bentuk pertama konfrensi audio yang masih

digunakan.

Konferensi Video (Video Conferencing)

Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang

tersebar secara geografis.Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video.

Konferensi Komputer (Computer Conferencing)

Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah

masalah bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan. Konferensi

computer adalah bentuk e-mail yang lebih berdisiplin.

Transmisi Faximile (facsimile transmission)

Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung

saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. FAX berkontribusi

pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota

timpemecah masalah secara mudah dan cepat.


Teks Video (Video Text)

Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang

tersimpan.

Pencitraan (Image Storage and Retrieval)

Penggunaan pengenal karakter secara optik untuk mengubah catatan-catatan kertas

atau microform menjadi format digital untuk disimpan di dalam alat penyimpanan

sekunder.

Publikasi (Desktop Publishing)

Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat

baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh

printer laser.

Faktor-faktor yang mempengaruhi pilihan aplikasi Otomatisasi Kantor:

1. Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer di perusahaan dengan satu lokasi tidak akan

mempertimbangkan konferensi audio dan video.

2. Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi

video dan memanfaatkan kalender elektronik.

3. Sumber daya Otomatisasi Kantor yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh

sumber oleh sumber daya Otomatisasi Kantor yang tersedia dalam perusahaan.

Gambar Model Otomatisasi Kantor (Office Automation)

Sumber: CBIS Mc Leod (2001)


Dalam gambar model Otomatisasi Kantor di atas tidak terjadi aliran data tetapi hanya ada

aliran komunikasi dan informasi.

Manfaat Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani

informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi

secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan

membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat.

Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga

perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.

C. Sistem Informasi Manajemen

Dalam hal otomatisasi perkantoran, para praktisi baik itu profesional, pimpinan,

manajer, sekretaris, maupun pebisnis sangat bergantung dengan data dan informasi.

Oleh karena itu para praktisi perlu membangun jaringan sistem informasi. Pengelolaan

jaringan sistem informasi ini harus berkesinambungan dan terintegrasi, maka perlu adaya

pengaturan sistem di dalam pengelolaan informasi tersebut, yang biasa disebut sebagai

Sistem Informasi Manajemen Perkantoran. Sistem tersebut berjalan dan berkembang di

dalam perkantoran dan merupakan Sumber daya konseptual sangat penting untuk

mendukung berlangsungnya aktivitas perkantoran.

Sistem informasi manajemen adalah jaringan prosedur pengolahan data yang

dikembangkan dalam suatu organisasi dan disatukan apabila dipandang perlu, dengan

maksud memberikan data kepada manajemen setiap waktu diperlukan, baik data yang

bersifat intern maupun yang bersifat ekstern, untuk dasar pengambilan keputusan dalam

rangka mencapai tujuan organisasi. Arti lain dari Sistem informasi Manajemen adalah

serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional

terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat

serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat

manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. Dengan kata lain Sistem Informasi

Manajemen adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi

bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Para pemakai biasanya

membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya.

Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang

terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa

yang akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan


khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer

maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk

memecahkan masalah.

Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan

mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan sistem informasi manajemen agar

sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan

diperoleh, maka sistem informasi manajemen yang dihasilkan akan memberikan

keuntungan.

Karakteristik sistem informasi manajemen:

Beroprasi pada tugas-tugas yang terstruktur, yakni pada lingkungan yang telah

mendefinisikan hal-hal berikut secara tegas dan jelas.

Meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya.

Menydiakan laporan dan kemudahan akses yang berguna untuk pengambilan

keputusan tetapi tidak secara langsung.

Prinsip utama perancangan sistem informasi manajemen adalah harus dijalin

secara teliti agar mampu melayani tugas utama. Macam-macam laporan yang di hasilkan

oleh sistem informasi manajemen berupa laporan periodis, laporan ikhtisar, laporan

perkecualian, dan laporan perbandingan.

Laporan periodis adalah laporan yang dihasilkan dalam selang waktu tertentu seperti

harian, mingguan , bulanan, dsb.

Laporan Ikhtisar adalah laporan yang memberikan ringkasan terhadap jumlah data

atau Informasi

Laporan perkecualian adalah laporan yang hanya muncul jika terjadi keadaan yang

tidak normal.

Laporan perbandingan adalah laporan yang menunjukan dua atau lebih himpunan

informasi yang serupa dengan maksud untuk diperbandingkan.

Selain itu sebagai pemecah masalah dalam suatu organisasi, sistem informasi

manajemen dan subsistem-subsistem organisasi di dalamnya memiliki andil dalam

pemecahan masalah dalam dua hal sebagai berikut :

1. Sumber daya informasi organisasi. sistem informasi manajemen merupakan usaha

organisasi untuk menyediakan informasi pemecahan masalah. sistem informasi

manajemen menentukan tingkat pencapaian di tingkat lain seperti Decission Support

System (sistem pengambilan keputusan), kantor virtual, dan sistem berbasis

pengetahuan.


2. Identifikasi dan pemahaman masalah. Ide utama dibalik sistem informasi manajemen

adalah menjaga agar pasokan informasi terus mengalir ke manajer untuk menandai

ada tidaknya masalah, jika ada selanjutnya memahaminya dengan menentukan

lokasi dan penyebabnya.

Komponen Sistem Informasi Manajemen Perkantoran

Komponen sistem informasi manajemen adalah seluruh elemen yang membentuk

suatu sistem informasi. Komponen sistem informasi terbagi menjadi dua yaitu komponen

Sistem informasi manajemen secara fungsional dan sistem informasi manajemen secara

fisik:

1. Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fungsional, adalah seluruh

komponen yang berhubungan dengan teknik pengumpulan data,

pengolahan, pengiriman, penyimpanan, dan penyajian informasi yang dibutuhkan untuk

manajemen, meliputi:

Sistem Administrasi dan Operasional,

sistem ini melaksanakan kegiatankegiatan rutin seperti bagian personalia,

administrasi dan sebagainya dimana telah ditentukan prosedur-prosedurnya dan

sistem ini harus diteliti terus menerus agar perubahan-perubahan dapat segera

diketahui.

Sistem Pelaporan Manajemen,

sistem ini berfungsi untuk membuat dan menyampaikan laporan-laporan yang

bersifat periodik kepada pengambil keputusan atau manajer.

Sistem Database,

berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dan informasi oleh beberapa unit

organisasi, dimana database mempunyai kecenderungan berkembang sejalan

dengan perkembangan organisasi, sehingga interaksi antar unit akan bertambah

besar yang menyebabkan informasi yang dibutuhkan juga akan semakin

bertambah.

Sistem Pencarian,

berfungsi memberikan data atau informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan

keputusan sesuai dengan permintaan dan dalam bentuk yang tidak terstruktur.

Manajemen Data,

berfungsi sebagai media penghubung antara komponen-komponen sistem informasi

dengan database dan antara masing-masing komponen sistem informasi.


2. Komponen Sistem Informasi Manajemen secara fisik, adalah keseluruhan perangkat

dan peralatan fisik yang digunakan untuk menjalankan sistem informasi manajemen.

Komponen-komponen tersebut meliputi:

Perangkat keras, meliputi computer, pesawat telepon dan peralatan penyimpan data

(decorder)

Perangkat lunak, meliputi perangkat lunak yang umum untuk pengoperasian dan

manajemen data dan berupa program aplikasi

Data base, berupa file-file tempat penyimpanan data dan informasi dan berupa

media penyimpanan

Prosedur pengoperasian:

Instruksi untuk pemakai, cara yang diperlukan bagi pemakai untuk mendapatkan

informasi yang akan digunakan;

Instruksi penyiapan data sebagai input;

Instruksi operasional.

Personalia pengoperasian, meliputi :

1) Operator

2) Programmer

3) Analisa sistem

4) Personalia penyiapan data

5) Koordinator operasional sistem informasi manajemen dan pengembangannya.

Perancangan Sistem Informasi Manajemen

Analisis sistem

a. Analisis Kelemahan Sistem

Dalam sebuah instansi jarang sekali ditemukan sistem yang sempurna. Pasti terdapat

kelemahan ataupun kekurangan pada sistem yang diterapkan. Sebuah sistem dapat

dikatakan baik jika selalu dapat mengikuti perkembangan teknologi. Suatu sistem jika

bersifat konstan tanpa dilakukan adanya perubahan maka sudah bisa dipastikan

semakin lama akan semakin mengalami ketinggalan.

b. Analisis Kebutuhan Sistem

Analisis kebutuhan sistem sangat dibutuhkan dalam mendukung kinerja sistem.

Apakah sistem yang dibuat sudah sesuai dengan yang dibutuhkan atau belum, karena

kebutuhan sistem akan mendukung tercapainya tujuan suatu instansi atau

perusahaan.

Dengan adanya sistem baru yang telah dibuat diharapkan dapat lebih membantu

dalam proses pengolahan data.


c. Analisis kelayakan Sistem

Tujuan dari analisis yaitu mengujin apaakan sistem baru yang akan diterapkan sebagai

pengembangan dari sistem yang lama layak dipakai atau tidak.

Rancangan sistem

Perancangan aplikasi sistem informasi ini dimulai dari perancangan diagram

konteks. Diagram konteks akan menggambarkan sebuah proses yang berinteraksi

dengan lingkungannya, selanjutnya dibuat perancangan DFD (Data Flow Diagram) yang

menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama

lain dengan aliran dan penyimpanan data. Tahap perancangan selanjutnya adalah dibuat

diagram entitas (Diagram E- R) dari sistem tersebut yang merupakan gambaran relasi

antar entitas yang ada dalam sistem, kemudian dibuat perancangan basis datanya

termasuk didalamnya adalah proses normalisasi data agar terbentuk basis data yang

efektif.

Contoh Perancangan DFD

)

Sumber : Perancangan dan Pembuatan Sistem Informasi Manajemen Fakultas Teknologi Industri Universitas Kristen Petra (UKP)


Contoh Perancangan Diagram E- R dalam bentuk Conceptual Data Model

Sumber : Perancangan dan Pembuatan Sistem Informasi Manajemen Fakultas Teknologi Industri Universitas Kristen Petra (UKP)

Pelaksanaan Sistem

Dalam Sistem informasi manajemen perkantoran, yang menggunakan sistem

tersebut bisa kita sebut sebagai pengguna sistem,diantaranya adalah pengelola Sistem,

sumberinformasi atau pemberi informasi dan pemakai atau pemerima informasi. Dalam

Perkantoran pengelola Sistem biasa di dilakukan oleh personil Teknologi informasi (TI),

sedangkan sumber atau pemberi informasi dilakukan oleh siapa saja yang beraktifitas


didalam perkantoran tersebut,begitu juga untuk penerima informasi.Batasan-batasan atau

garis wewenang pengguna Sistem informasi manajemen perkantoran,tidak bisa diuraikan

secara mendetil kerena pengaturanya disesuaikan dengan tugas dan tanggungjawab

pengguna sistem tersebut,dalam hal ini ditentukan oleh manajemen dari organisasi

perkantoran tersebut.

Informasi dan Tindak Lanjut Sistem

Informasi dan tindak lanjut sistem sangat menentukan kemajuan dan kemundurun

sistem informasi tersebut. Dengan demikian perlu menempatkan orang yang memiliki

kemampuan baik dari segi teknis maupun manajerial, agar pelaksanaan tugas berbasis

informasi ini dapat diselesaikan sebagaimana mestinya.

Laporan perkembangan sistem informasi merupakan langkah awal tindak lanjut

pengembangan sistem informasi tersebut. Apakah sistem akan dilanjutkan, dihentikan

atau diganti. Laporan manajerial mengenai tindak lanjut sistem ini dibuat secara

sistematis dengan tampilan ringkasan di awal laporan, isi laporan yang menggambarkan

analisis alasan penerapan Sistem Informasi Manajemen tersebut dengan dilengkapi

lampiran data pendukung.

Tujuan Sistem Informasi Manajemen Perkatoran Tujuan utama adanya Sistem Informasi Manajemen Perkantoran adalah untuk

membantu memudahkan pengguna informasi dalam memperoleh informasi yang berguna

sebagai acuan atau sebagai dasar melakukan aktifitas mencapai tujuan organisai atau

dalam hal ini adalah organisasi perkantoran. Selain dari pada itu informasi merupakan

nilai wawasan yang tidak terbatas,semakin luas dan akurat sebuah informasi,maka akan

mendasari perkembangan sumber daya manusia dalam meningkatakan nilai-nilai

pengelolaan informasi perkantoran. Sistem Informasi Manajemen Perkantoran tidak

hanya berfokus pada sistem informasi internal perkantoran itu sendiri, namun bisa juga

berhubungan dengan sistem informasi yang ada diluar (external) perkantoran dalam

mengikuti perkembangan teknologi

Informasi.

Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Perkantoran Dalam era saat ini perkembangan teknologi informasi external (diluar lingkungan

perkantoran) harus selau diikuti oleh perkembangan teknologi yang ada atau yang

sedang dikembangkan didalam internal perkantoran. Perkembangan dalam teknologi

informasi sangat berperan penting dalam mendukung pengembangan Sistem informasi


manajemen perkantoran, dalam pengembanganya melibatkan beberapa faktor yaitu,

pelaku Sistem dan media/sarana pendukung yang memadai untuk mampu memenuhi

kebutuhan infrastruktur d idalam sistem yang akan dikembangkan. Misalnya

menggunakan Hardware dan Software yang tepat guna untuk mencapai tujuan dari pada

Sistem tersebut dikembangkan.

Media Sistem Informasi Manajemen Perkantoran Suatu Sistem informasi manajemen perkantoran didalamnya terdapat beberapa

elemen diantaranya adalah obyek informasi, media informasi. Informasi ada bemacam-

macam jenisnya, diantaranya adalah Audio, Visual, dan Audio Visual. Dari jenis Informasi

yang bermacam-macam, maka media yang digunakan pun juga bermacam-macam

sesuai dengan jenisnya. Dalam perkantoran misalnya: komputer, telepon, fax, e-mail,

Blog, Website. Media-media tersebut bersifat general, di dalam Sistem informasi

manajemen perkantoran mempunyai sistem khusus yang disesuaikan dengan kebutuhan

aktifitas perkantoran. Sistem yang digunakan misalnya mengunakan media jaringan

komputer yang mempunyai database ynag digunakan untuk pemrograman informasi yang

akan di akses didalam sistem tersebut.

Pencapaian Tujuan Sistem Informasi Manajemen Perkantoran Tingkat keberhasilan suatu Sistem informasi manajemen perkantoran, adalah

sistem tersebut mampu memenuhi kebutuhan pengelolaan informasi suatu organisasi

perkantoran didalam aktifivasnya untuk mencapai tujuan sesuai dengan yang

direncanakan.

Tipe – Tipe Sistem Informasi

1. Transaction Processing System (TPS)

Transaction Processing System adalah aplikasi sistem informasi yang mengambil

atau mengumpulkan dan mengolah data tentang transaksi suatu proses bisnis. TPS

adalah data maintenance yang dapat meng-update data yang diperlukan. TPS dapat

terus berkembang karena perkembangan dunia bisnis akan terus berkembang.

Perkembangan bisnis akan memerlukan sistem yang terus berkembang pula.

Perkembangan bisnis ini disebut Bisnis process redesign yaitu sebuah study, analisis,

dan redesign proses bisnis yang mendasar untuk mengurnagi ongkos atau meningkatkan

nilai tambah yang dihasilkan.


Contoh TPS adalah:

Airline reservation

Bank deposit

Customer returns

Inventory procurement

Order processing

Payroll

2. Management Information System (MIS)

Management Information System (MIS) adalah suatu aplikasi Sistem Informasi yang

menyediakan laporan informasi terpadu bagi pihak manajemen. Management Information

System (MIS) dihasilkan dari beberapa database yang menyimpan data dari benyak

sumber, termasuk didalamanya Transaction Processing System. Management

Information System (MIS) menyajikan informasi yang detail, rangkuman informasi dan

informas iterpilih. MIS merupakan salah satu elemen manajemen yang dirasa penting

oleh banyak perusahaan. Oleh karena itu pengembangan Management Information

System (MIS) akan terus dapat berlanjut.

Contoh Management Information System adalah:

Budget forecasting and analysis

Financial reporting

Inventory reporting

Material requirement planning

Salary analysis

3. Decision Support System (DSS)

Decision Support System adalah salah satu aplikasi Sistem Informasi yang

menyediakan informasi yang mendukung pengambilan keputusan kepada penggunanya.

Jika pengguna DSS adalah seorang manajemen, maka program ini disebut Executive

Information System (EIS). DSS fokus pada penyediaan informasi yang berguna untuk

mendukung pengambilan keputusan. DSS menyediakan alat bagi pengguna untuk meng-

akses data dan menganalisisnya untuk pengambilan keputusannya. Beberapa

pertimbangan yang diberikan oleh DSS adalah sebagai berikut:

Identifikasi masalah dengan mengidentifikasi beberapa alternatif solusi;

Akses informasi yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah atau pengambilan

keputusan;


Analisis beberapa keputusan atau variabel yang akan mempengaruhi keputusan, yang

biasa disebut ”what if-analysis”;

Simulasi dari keputusan dan hasil yang akan diberikan.

4. Expert Systems

Expert system merupakan perluasan dari decision support system. Expert system

adalah suatu sistem informasi pengambilan keputusan yang mengambil dan meniru

pengetahuan serta keahlian dari seorang expert problem solving atau decision maker dan

kemudian berpikir dan bereaksi sesuai dengan seorang expert tadi.

Expert system ditujukan untuk menduplikasi keahlian dari seorang problem solver,

manajer, profesional dan para teknisi. Para tenaga ahli ini sering menguasai pengetahuan

dan keahlian yang tidak bisa dengan mudah diikuti dan digantikan oleh sembarang orang

dalam sebuah organisasi. Expert system meniru logika dan pemikiran dari seorang ahli

dalam bidang mereka masing-masing. Hal itu dibutuhkan agar orang lain yang bukan

seorang ahli dapat mengetahui pengetahuan dan keahlian yang dimiliki oleh seorang ahli.

Kegunaan Dan Fungsi Sistem Informasi Manajemen

Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagaiberikut:

Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para

pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem

informasi secara kritis.

Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem

informasi dan teknologi baru.

Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaansistem.

Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi,

mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau

pelayanan mereka.

Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat

berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.

Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada

tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.


Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis Tujuan perencanaan strategis adalah

untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akan mampu mencapai

tujuannya.

Aktifitas perencanaan strategis tidak harus terjadi dalam suatu siklus periode seperti

kegiatan pengendalian manajemen. Kegiatan ini memang agak tidak teratur, meskipun

beberapa perencanaan strategis bisa dijadwalkan ke dalam perencanaan tahunan dan

siklus penganggaran. Dukungan sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak

bisa selengkap seperti bagi pengendalian manajemen danpengendalian operasional.

Namun demikian sistem informasi manajemen dapat memberi bantuan yang cukup

pada proses perencanaan strategis,misalnya:

Evaluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internal yang kebutuhan

pengolahan operasional.

Proyeksi kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data masa

lampau dan diproyeksikan ke masa mendatang.

Data pasar dan persaingan yang mungkin bisa direkam dalam database

komputer.

Sistem Informasi Manajemen Berdasarkan Fungsi Organisasi. Sistem informasi

manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasisubsistem yang didasarkan

atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatuorganisasi. Masing-masing subsistem

membutuhkan aplikasi-aplikasi untukmembentuk semua proses informasi yang

berhubungan dengan fungsinya,walaupun akan menyangkut database, model base

dan beberapa programkomputer yang biasa untuk setiap subsistem

fungsional.

Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk

proses transaksi,pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan

perencanaanstrategis.

Kelebihan Sistem Informasi Manajemen

Didalam sebuah Sistem Informasi Manajemen terdapat kelebihan-kelebihan yaitu

terdiri dari:

Meningkatkan efisiensi operasional Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat

menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat

perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya (low-cost leadership).

Dengan menanamkan investasi pada teknologi system informasi, perusahaan juga

dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry)

dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang


diperlukan untuk memasuki persaingan pasar. Selain itu, cara lain yang dapat

ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok dengan cara membangun

hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka.

Memperkenalkan inovasi dalam bisnis. Penggunaan ATM (automated teller machine)

dalam perbankan merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi.

Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis

melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun. Penekanan utama dalam

sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran (switching costs) ke

dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. Sebuah

contoh yang bagus dari hal ini adalah system reservasi penerbangan terkomputerisasi

yang ditawarkan kepada agen perjalanan oleh perusahaan penerbangan besar. Bila

sebuah agen perjalanan telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi tersebut,

maka mereka akan segan utnuk menggunakan sistem reservasi dari penerbangan lain.

Membangun sumber-sumber informasi strategis. Teknologi sistem informasi

memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga

mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh

perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi,

menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users.

Kelemahan Sistem Informasi Manajemen

Dapat memberikan dampak bagi lingkungan sosial seperti pengurangan tenaga

kerja, sehingga dapat menambah angka pengangguran. Fungsi manusia sebagai tenaga

kerja banyak tergantikan oleh teknologi-teknologi yang ada. Karena dengan teknologi

tersebut perusahaan merasa lebih diuntungkan. Selain itu dengan adanya Sistem

Informasi Manajemen tersebut membuat segala sesuatu bergantung pada sistem

tersebut, sehingga mengesampingkan rasionalitas manusia itu sendiri.


DAFTAR PUSTAKA

Abdul Jalaludin Sayuti. 2013, Manajemen Kantor Praktis, Alfabeta, Bandung.

Badri Munir Sukoco. 2007, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Erlangga,

Jakarta.

Dann N Sughandha. 1982, Manajemen Administrasi, CV. Sinar Baru, Bandung.

Donni Juni Priansa, Agus Garnida. 2013, Manajemen Perkantoran: Efektif, Efisien, dan

Profesional, Alfabeta, Bandung.

Durotul Yatimah. 2009, Kesekretarisan Modern & Administrasi Perkantoran, Pustaka

Setia, Bandung.

Dydiet Hardjito. 2001, Teori Organisasi dan Teknik Pengorganisasian, PT. RajaGrafindo

Persada, Jakarta.

Henry Eryanto. 2010, Kepemimpinan, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Jakarta.

Ibnu Syamsi, S.U. 2004, Efisiensi, Sistem, dan Prosedur Kerja, Bumi Aksara, Jakarta.

Khaerul Umam. 2014, Manajemen Perkantoran, Pustaka Setia, Bandung.

Lamuddin Finoza. 2010, Aneka Surat Sekretaris & Bisnis Indonesia, Diksi Insan Mulia,

Jakarta.

Leffingwell, William H., and Edwin M. Robinson. 2004. Textbook of Office Management.

New York:McGraw-Hill Book Company Inc.

Stephen P. Robbins, Mary Coulter. 2013, Management, Pearson Horizon Edition.

The Liang Gie. 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta.

Wursanto, Ignatius, 2006, Kompetensi Sekretaris Profesional, Andi, Yogyakarta.

Website

http://alamtekno.blogspot.com

http://fportfolio.petra.ac.id/user_files/03-023/Paper%20Seminar%20SENTIA%2009.pdf

http://www.edrawsoft.com/example-service-workflow.php

http://www.edrawsoft.com/images/graphic%20and%20chart/cycle-process-flow.png

http://www.personal.psu.edu/tgr5018/Project 1/Preparation

http://www.teamquest.com/products/cmis/workloads/

http://alamtekno.blogspot.com/

http://fportfolio.petra.ac.id/user_files/03-023/Paper%20Seminar%20SENTIA%2009.pdf

http://www.edrawsoft.com/example-service-workflow.php

http://www.edrawsoft.com/images/graphic%20and%20chart/cycle-process-flow.png

http://www.teamquest.com/products/cmis/workloads/


TENTANG PENULIS

Marsofiyati, lahir di Jakarta, 12 April 1980, menyelesaikan S1

pada Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran,

Jurusan Pendidikan Ekonomi, Fakultas Ilmu Sosial, Universitas

Negeri Jakarta, tahun 2002; dan S2 Magister Pendidikan di

Universitas Negeri Jakarta, tahun 2008. Dosen PNS DPK

Kopertis Wilayah III pada Akademi Sekretari dan Manajemen

Pitaloka sejak tahun 2005, kemudian pada tahun 2014 Pindah ke

Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Jakarta .

Saat ini menjabat sebagai Direktur di Akademi Sekretari dan Manajemen Pitaloka. Dosen

Luar Biasa di beberapa perguruan tinggi swasta di DKI Jakarta. Selain itu, aktif sebagai

Instruktur/Fasilitator pada berbagai pelatihan (training) di lingkungan perusahaan dan

instansi pemerintah, seperti: PT. Kimia Farma, Tbk., TV One, Pusat Pengembangan

Produktivitas Daerah Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi DKI Jakarta (P3D),

Badan Kepegawaian Negara (BKN), Unit Pengelolaan Dana Bergulir (UPDB), PT. PLN,

dll. Pernah menyusun GBPP dan Bahan Ajar Etika Layanan Perpustakaan di Pusdiklat

Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.

Henry Eryanto adalah dosen tetap pada Fakultas Ekonomi

Universitas Negeri Jakarta. Lahir di Palembang, 10 Januari 1958,

adapun pendidikan yang telah dilaluinya, yaitu:

1. S1 IKIP Jakarta, Jurusan Pendidikan Bisnis Tahun 1982

2. AKTA V di Universitas Terbuka, Bidang Teknologi

Pendidikan Tahun 1985

3. S2 Magister Manajemen STIE IPWIJA Jakarta, Konsentrasi

Manajemen Pemasaran Tahun 2001.

Saat ini sedang mengikuti Program Doktor (S3) dalam bidang Manajemen Pendidikan

pada Pasca Sarjana UNJ. Selain sebagai dosen pada Fakultas Ekonomi UNJ juga aktif

sebagai instruktur pada berbagai pelatihan di lingkungan perusahaan seperti: PT. Telkom,

Pt. Astra, Pelindo II, Tiffico Tangerang, dan pada instansi pemerintah seperti Departemen

Agama dan Lembaga DIKLAT POLRI, dll. Selain itu, juga menjadi dosen luar biasa di

beberapa PTS di Wilayah DKI Jakarta dan Banten.

daftar isi - sipeg.unj.ac.id

Documents