controlling function

Fungsi Pengendalian

1

2

Pengertian PengawasanPengawasan (controlling) ialah mengamati dan mengalokasikan dengan tepat penyimpangan -penyimpangan yang terjadi.

Kegagalan suatu rencana atau aktivitas suatu rencana atau aktivitas bersumber pada dua hal :1. Akibat pengaruh di luar jangkauan manusia

(force major).2. Pelaku yang mengerjakannya tidak memenuhi

persyaratan yang diminta.

3

Prinsip Pengawasan1. Mencerminkan sifat dari apa yang

diawasi.2. Dapat diketahui dengan segera

penyimpangan yang terjadi.3. Luwes.4. Mencerminkan pola organisasi.5. Ekonomis.6. Dapat mudah dipahami.7. Dapat segera diadakan perbaikan.

4

Jenis Pengawasan1. Pengawasan dari segi waktu.

Dilakukan secara preventif dan represif. Alat yang dipakai untuk pengawasan ialah perencanaan dan budget, sedangkan pengawasan secara represif menggunakan alat budget dan laporan.

2. Pengawasan dari segi objek.Pengawasan terhadap produksi, keuangan, aktivitas karyawan dll, atau pengawasan administratif, yaitu pengawasan anggaran, inspeksi, dan pengawasan order (standing orders) dan pengawasan kebijaksanaan (polices control).

3. Pengawasan dari segi subjek.Pengawasan intern dan pengawasan ekstern.

Manajerial

5

6

Pelaksanaan Pengawasan1. Mengawasi langsung di tempat

(personel inspection).2. Malalui laporan lisan (oral

report).3. Melalui tulisan (written report).4. Melalui penjagaan khusus

(control by exeption).

7

Tolak Ukur Pengawasan1. Standar fisik/normalisasi (physical

standard), meperhatikan tiga hal :a. Kualitas hasil produksi.b. Kuantitas hasil produksi.c. Waktu penyelesaian.

2. Standar non fisik (intangible standard), tolak ukurnya dengan hal-hal yang dapat dirasakan, tidak dapat dilihat dan dipakai intangible standard.

Mawas Diri

8

9

Pengawasan InternPengawasan intern dalam perusahaan biasanya dilakukan oleh bagian pengawasan perusahaan (internal auditor). Laporan tertulis dari bawahankepada atasan, pada umumnya terdiri dari :1. Laporan harian.2. Laporan mingguan.3. Laporan bulanan.4. Laporan khusus.

10

1. Laporan Harian- Laporan mengenai order yang diterima.

Laporan ini diserahkan kepada bagian penjualan.

- Laporan mengenai faktur yang dikeluarkan.Laporan ini diserahkan kepada top manajemen.

- Laporan mengenai mesin-mesin yang menganggur.Laporan ini dikirimkan kepada manajer produksi.

- Laporan mengenai operasi.Laporan ini dikirimkan kepada kepala bagian produksi.

11

1. Laporan Harian- Laporan controllable overhead.

Laporan ini diserahkan kepada kepala bagian.- Laporan jumlah pegawai harian.

Orang yang menerima laporan ini adalah kepala bagian dan kepala regu.

- Laporan efisiensi tenaga.Laporan ini dikirimkan kepada bagian produksi.

- Laporan biaya overhead. Laporan ini dikirimkan kepada manajer produksi.

12

2. Laporan Mingguan- Laporan mengenai order yang belum dipenuhi.

Laporan ini dikirimkan kepada manajer penjualan.- Laporan mengenai bahan-bahan yang terbuang.

Laporan ini dikirim kepada manajer produksi.- Laporan mengenai tenaga langsung.

Laporan ini dikirimkan kepada manajer produksi.- Laporan mengenai biaya overhead di masing-

masing bagian.Laporan ini dikirimkan kepada kepala bagian.

13

3. Laporan Bulanan- Laporan analisis laba kotor (gross profit

analysis).laporan ini dikirimkan kepada direktur perdagangan dan produksi.

- Laporan analisis biaya penjualan.Laporan ini dikirimkan kepada manajer penjualan.

- Laporan analisis mengenai penyimpangan harga (material price variance).Laporan ini dikirimkan kepada direktur operasi dan kepala bagian pembelian.

- Laporan mengenai produksi selesai.Laporan ini dikirimkan kepada direktur operasi, kepala bagian produksi dan kepala regu.

14

3. Laporan Bulanan- Laporan mengenai produksi selesai yang rusak.

Laporan ini dikirimkan kepada direktur operasi dan kepala-kepala regu.

- Laporan prestasi.Laporan ini dikirimkan kepada direktur operasi dan kepala regu.

- Laporan analisis budget setiap bagian.Laporan ini dikirimkan kepada kepala regu.

- Laporan biaya produksi.Laporan ini dikirimkan kepada kepala bagian produksi.

15

3. Laporan Bulanan- Laporan analisis produksi.

Laporan ini dikirimkan kepada kepala bagian produksi.

- Laporan analisis operasi.Laporan ini dikirimkan kepada top manajemen.

- Laporan analisis penjualan.Laporan ini dikirimkan kepada manajer penjualan.

- Laporan rugi laba.Laporan ini dikirimkan kepada top manajemen.

- Laporan neraca.Laporan ini dikirimkan kepada top manajemen.

16

4. Laporan Khusus- Laporan persediaan barang.

Laporan ini dikirim kepada top manajemen.

- Laporan efisiensi bagian-bagian.Laporan ini dikirimkan kepada top manajemen.

Penyesalan

17

18

Pengawasan EksternPengawasan ekstern dilakukan oleh akuntan Publik (certified public accountant). Publikasi laporan neraca dan laba rugi yang menyebabkan jalannya perusahaan wajib diperiksa oleh akuntan publik.Adapun jenis pemeriksaan yang umum dilakukanoleh akuntan publik :1. Pemeriksaan umum.2. Pemeriksaan khusus.3. Pemeriksaan neraca.4. Pemeriksaan sempurna.

Mendikmen

19

20

1. Pemeriksaan UmumPemeriksaan umum atau general audit adalah pemeriksaan rutin tentang kebenaran data administrasi perusahaan, berikut pelaksanaan pembukuannya.

Dalam hal ini, akuntan publik menilai apakah laporan keuangan perusahaan mencerminkan posisi keuangan hasil yang dicapai sebenarnya.

21

2. Pemeriksaan KhususPemeriksaan khusus atau special investigation adalah suatu pemeriksaan khusus yang ditugaskan kepada akuntan publik.Bila rapat pemegang saham sepakat untuk meneliti kembali laporan keuangan perusahaan, karena ada dugaan terjadi manipulasi atau penyelewengan lain dalam bidang keuangan perusahaan. Dalam hal ini, oleh ketua dewan komisaris biasanya menunjuk akuntan publik lain untuk memeriksanya.

22

3. Pemeriksaan NeracaPemeriksaan neraca dikenal juga dengan balance sheet audit, artinya suatu pemeriksaan khusus terhadap neraca perusahaan. Biasanya pemeriksaan ini dilakukan terhadap neraca perusahaan yang tidak jalan lagi dan perusahaan itu diambil oleh seseorang atau sebuah perusahaan.

Neraca perusahaan yang diambil alih diperiksa apakah pos aktiva atau pos pasivanya menunjukkan kebenaran.

23

4. Pemeriksaan Sempurna

Suatu pemeriksaan sempurna (detail audit) berhubungan erat dengan pemeriksaan khusus. Pemeriksaan secara menyeluruh dan bukan secara parsial karena itu membutuhkan waktu yang lama.

Prambanan Temple

24

25

Langkah-langkah Dasar dalam Proses PengendalianMochler dalam Stoner James, A.F. (1988)menetapkan empat langkah dasar dalam proses pengendalian.1. Menentukan standar dan metode yang

digunakan untuk mengukur prestasi.2. Mengukur prestasi kerja.3. Menganalisis apakah prestasi kerja

memenuhi syarat.4. Mengambil tindakan korektif.

26

Jenis-jenis Metode Pengendalian

Stoner James, A.F. dan Wankel, Charles (1988) mengelompokkan jenis-jenis metode pengendalian ke dalam empat jenis.1. Pengendalian Pra-Tindakan (pre-action

control)Menurut konsep pengendalian, suatu tindakan bisa diambil bila sumber daya manusia, bahan dan keuangan diseleksi dan tersedia dalam jenis, jumlah dan mutu yang tepat.

27


2. Pengendalian Kemudi (Steering Controls) atau Pengawasan Umpan Maju (Feedforward Controls).Metode dibentuk untuk mendeteksi penyimpangan dari beberapa standar atau tujuan tertentu dan memungkinkan pengambilan tindakan koreksi di depan. Bila pemimpin melihat adanya penyimpangan maka dilakukan koreksi, meskipun kegiatan belum selesai dilakukan. Pengendalian ini efektif bila pemimpin pada waktu yang tepat dapat memperoleh informasi yang akurat.

28


3. Pngendalian Secara Skrining atau Pengendalian Ya/Tidak (Screening or Yes/No Controls).Metode ini sangat luas digunakan karena mampu melakukan penelitian ganda, ketika pengamanan terhadap risiko tindakan manajer sangat diperhatikan. Metode ini fungsional bila prosedur dan syarat-syarat tertentu disepakati sebelum melakukan kegiatan.

29


4. Pengendalian Purna-Karya (Post –Action Control).Metode pengendalian digunakan untuk melihat adanya penyimpangan arah dan tujuan perusahaan setelah kegiatan selesai. Pengendalian ini hampir sama dengan evaluasi yang waktu pelaksanaannya ditetapkan.

Car Free Day

30

31

1. Program Evaluation and Review Technique (PERT)

PERT suatu metode di bidang perencanaan dan pengendalian bagi proyek yang sifatnya tidak berulang. Teknik ini dikembangkan oleh biro proyek khusus Angkatan Laut USA pada tahun 1957 dalam rangka pelaksanaan Roket Polaris.

Di Perancis, di bidang pengendalian pelaksanaan proyek pembangunan mengembangkan Metra Potential Metode atau MPM. Tujuan penggunaan PERT adalah mengurangi gangguan atau penundaan suatu proyek.

32


Dasar PERT adalah lanjutan Gant Chart ciptaan Henry Fayol L. Gantt di awal abad ke-20. Suatu pekerjaan atau aktivitas digambarkan dengan tanda panah, sedangkan kejadian (event) digambarkan dengan lingkaran kecil.

Dumi …………………Aktivitas ____________Kejadian

33


Keterangan :Kejadian adalah 1, 2, dan 3 sedangkan aktivitas ditulis1—2, 2—3.Kejadian adalah 1, 2, 3 dan 4 sedangkan aktivitas ditulis1—2, 2—3, 3—4.

1 2 3 12

3

4

34


Contoh : Aktivitas dan kejadian yang digambarkan dengan diagram panah, yaitu pembuatan rumah dengan urutan pekerjaan.

Pekerjaan AktivitasMenentukan tempat pendirian rumah

1—2

Menggali tanah pondasi

2—3

Membuat tembok rumah

3—4

Membuat kap rumah dan instalasi listrik

4—5

Memasang atap dan instalasi air

5—6

Memasang kusen dan pintu

6—7

Memasang lantai 7—8

35


Diagramnya adalah sebagai berikut :

1 2 3 4 5 6 7 8

controlling function

Self Improvement