PROJECT CHARTER

RANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG PADA

ALBERINDO GRAHA CEMERLANG

Disusun Oleh :

1211501075 – Christian Yonathan S.

1211501877 – Eddo Careera Iriyanto P.

1211503568 – Muhammad Kailani R.

UNIVERSITAS BUDI LUHUR

2015

PROJECT CHARTER

Judul Proyek : Rancangan Sistem Informasi Persediaan Barang

Pada Alberindo Graha Cemerlang

Tanggal Mulai Proyek : 31 Maret 2015

Tanggal Akhir Proyek : 21 Juli 2015

Nomor Kontrak : …

Informasi Anggaran : Perusahaan Alberindo Graha Cemerlang menganggarkan Rp.

155.000.000,- untuk proyek ini. biaya teralokasi untuk

pekerjaan manajer proyek sekitar 10 jam per minggu selama

tiga bulan, staf internal lainnya 1@10 jam per minggu selama

tiga bulan, dan untuk instalasi software pada perusahaan yang

memberikan proyek.

Manajer Proyek : Christian Yonathan S.

Tujuan Proyek : memberikan pemecahan terhadap masalah yang terdapat pada

sistem persediaan barang yang belum terkomputerisasi di

bagian Gudang Alberindo Graha Cemerlang.

Pendekatan :

a. Melakukan pertemuan langsung dengan klien untuk mendapatkan kebutuhan-

kebutuhan yang dibutuhkan dalam sistem informasi yang akan dibuat.

b. Melakukan review terhadap tempalter internal maupun eksternal serta contoh-contoh

dokumen manajemen proyek.

c. Melakukan riset perangkat lunak untuk menyediakan jaminan keamanan dan

kemudahan user dalam mengelola input.

d. Mengembangkan sistem informasi dengan pendekatan iterative, mengumpulkan

umpan balik dari user.

PERAN DAN TANGGUNG JAWAB

Name Role Position Contact Information

gmail/No.Telp

Christian

Yonathan S.

Project

Manager

Manager Christianys14@gmail.co

m

081212813269

Eddo Careera

Iriyanto P.

Sponsor CEO eddocareera.i.p@gmail.c

om

085695655963

M. Kailani

Ridwan

Programmer Team

Project

cowocoolz182@gmail.co

m

083876654234

Abdullah ‘Alim Programmer Team

Project

alimm.abdullah@gmail.c

om

085284801388

Edi Sucipto Designer Team

Project

edi.sucipto007@gmail.co

m

089676447552

1. Introduction/Background

Alberindo Graha Cemerlang merupakan usaha keluarga yang bermula dari

usaha kecil-kecilan, yaitu sebagai distributor barang-barang kebutuhan rumah

tangga yang menyalurkan banrang dagangannya secara keliling ke toko-toko

kecil yang ada di daerah sekitaran pulau Bangka, Provinsi Kepulauan Bangka

Belitung.

Alberindo Graha Cemerlang didirikan dengan maksud memenuhi kebutuhan

masyarakat akan barang material bangunan dan sanitary. Maksud tersebut

didukung dengan terpusatnya pembangunan dan perekonomian nasional di kota

Jakarta, serta keadaan taraf ekonomi masyarakat yang tinggi, sehingga ruang

lingkup pemasaran menjadi lebih luas.

2. Business Objective

a. Jika stok barang sudah mencapai jumlah stok minimum, maka bagian

administrasi gudang akan melakukan pemesanan ke pemasok.

b. Data pemesanan dicatat ke dalam buku pemesanan.

c. Pemasok datang membawa barang yang dipesan bersama surat jalan dan

faktur.

d. Bagian gudang melakukan verifikasi terhadap barang yang datang

berdasarkan buku pemesanan, surat jalan, dan faktur.

e. Jika verifikasi sukses, maka bagian gudang akan menerima barang dan

membubuhi tanda terima ke surat jalan.

f. Surat jalan tersebut kemudian dianggap sebagai bukti tanda terima barang.

g. Bagian administrasi gudang melakukan entry bukti tanda terima barang

beserta data yang terdapat di faktur ke dalam computer.

h. Faktur yang telah entry ke computer diteruskan ke bagian akuntansi dan

keuangan untuk diurus masalah pembayarannya, sedangkan bukti tanda

terima barang diarsip.

3. Current Situation and Problem/Opportunity Statement

a. Sering terjadi kesalahan dalam pengolahan data transaksi.

b. Pengerjaan laporan sangat lambat dilakukan dan membutuhkan ketelitian

yang tinggi.

c. Tidak ada sarana untuk melakukan back-up data.

4. Critical Assumption and Constraints

a. Adanya database yang lengkap dan up to date mengenai data Pemasok,

Pemesanan, Tanda Terima Barang, Retur Pembelian, Retur Beli, Terima, Beli,

Mitra Usaha, Faktur Penjualan, Barang, Jual, Kirim, Retur Jual, Retur

Penjualan, Tanda Kirim Barang, Surat Jalan, Ekspedisi.

b. Peningkatan kualitas pelayanan yang ada.

c. Terciptanya komunikasi dua arah (interaksi) antara pihak Alberindo dengan

pihak yang lain.

5. Analysis of Options and Recommendation

a. Tidak ada layanan sistem informasi untuk bagian gudang.

b. Penggunaan non perangkat lunak haruslah dikurangi untuk mengurangi

kesalahn.

c. Melakukan perancangan dan implementasi dari layanan ini dengan

menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak yang telah ada.

6. Preliminary Project Requirements

a. Adanya fasilitas untuk menyimpan, mengubah, menghapus, dan mencari data

sesuai kebutuhan.

b. Disediakan layanan untuk mencetak data transaksi dan laporan.

c. Disediakan fasilitas untuk mem-back up dan pencarian data.

7. Budget Estimate and Financial Analysis

No. Nama Hardware Harga

(dalam

Rp.)

Jumlah Total Harga

(dalam Rp.)

1. Processor Pentium III 850

MHz

1.300.000 3 buah 3.900.000

2. Memory SDRAM 512 MB 730.000 3 buah 2.190.000

3. Monitor 17” 900.000 3 buah 2.700.000

4. Printer EPSON L-350 2.350.000 1 buah 2.350.000

5. Harddisk 50 GB SCSI 2.500.000 3 buah 7.500.000

6. Peralatan Jaringan/LAN 2.500.000 - 2.500.000

7. Perlengkapan standar

(keyboard, mouse, VGA

3.000.000 - 3.000.000

Card, Motherboard, dll)

Jumlah 24.140.000

No. Nama Software Harga

(dalam

Rp.)

Jumlah Total Harga

(dalam Rp.)

1. Database MySql 2.000.000 1 buah 2.000.000

2. Netbeans Min V.7.4 4.000.000 1 buah 4.000.000

3. Sistem Operasi

Windows XP

7.500.000 1 buah 7.500.000

4. Sistem Operasi

Windows 2003

Server

9.600.000 1 buah 9.600.000

Jumlah 23.100.000

No. Nama Perlengkapan Harga

(dalam

Rp.)

Jumlah Total

Harga

(dalam

Rp.)

1. Kertas A4 40.000 1 rim 40.000

2. Flashdisk 4 GB 150.000 1 buah 150.000

3. Penggaris 10.000 1 buah 10.000

4. Kalkulator 250.000 1 buah 250.000

Jumlah 450.000

No. Tenaga Ahli Honor

(dalam

Rp.)

Total Honor (dalam

Rp.)

1. Project Manager +

Documentator : 1

45.000.000 45.000.000

Orang

2. System Analyst 30.000.000 30.000.000

3. Programmer : 1 Orang 17.000.000 17.000.000

Jumlah 92.000.000

No. Nama User Training Honor

(dalam

Rp.)

Lama

(Hari)

Total

Honor

(dalam

Rp.)

1. User training dan

transport untuk 2 orang

2.500.000 2 5.000.000

Jumlah 5.000.000

No. Item Harga

Satuan

Paket Total Biaya

1. Hardware 3.500.000 1 bulan 3.500.000

2. Software 3.500.000 1 bulan 3.500.000

Jumlah 7.000.000

No. Jenis Anggaran Biaya

Anggaran

1. Anggaran Biaya Hardware 24.100.000

2. Anggaran Biaya Software 23.100.000

3. Anggaran Biaya Perlengkapan 450.000

4. Anggaran Biaya Tenaga Ahli 92.000.000

5. Anggaran Biaya Pelatihan

User

5.000.000

6. Anggaran Biaya Maintenance 7.000.000

Jumlah 151.650.000

8. Schedule Estimate

User menginginkan proyek diselesaikan dalam waktu tiga bulan, tapi

terdapat beberapa fleksibilitas dalam jadwal.

9. Potential Risks

Terdapat beberapa resiko pada proyek ini. resiko terbesar adalah kesalahn

dalam memasukan data input oleh pengguna untuk mengumpulkan informasi ke

dalam sistem ini dan pengguna terkadang lupa untuk memasukan input tentang

informasi terbaru, misalkan :

a. Salah dalam menginputkan barang.

b. Salah memberikan laporan barang.

c. Salah dalam penghitungan jumlah barang yang tersedia.

10. Exhibits

No Kegiatan Mar Apr Mei Jun Jul

1 Mulai Proyek

2 Perencanaan

3 Pelaksanaan

3.1 Analisa Sistem

3.2 Design Database

3.3 Design UI

3.4 Testing Aplikasi

3.5 Instalasi Software

3.6 Pelatihan

4 Pengawasan

5 Penutupan Proyek