1. Developing ProductiveCommunication Skills 1

2. Daftar Isi Materi 1. Tiga Pilar Komunikasi : Verbal, Vokal, Visual 2. Prinsip Dasar dalam Berkomunikasi 3. Trilogi Komunikasi yang Efektif 4. Tujuh Prinsip Komunikasi yang Produktif 5. Mengembangkan Active Listening Skills 6. Strategi Mendengarkan Umpan Balik dan Kritik2 3. Rangkaian KeberhasilanNilai,kepercayaan. dan pikiran kitaSelf-fulfillingprophecy Apa yang kita(Pencapaian ucapkan dankeberhasilan lakukansesuaikeinginan kita)Hasil3 4. Kita berkomunikasi untuk Memperoleh informasi Memberikan motivasi Membuat janji Memberi nasihat Menjual Mengucapkan selamat Menipu Dll 4 5. Verbal, vokal dan visualVerbal : Pesan yang kitakirimkanKomunikasiVokal : Suara yang kita sampaikan Visual : Bahasa tubuh kita 5 6. Penelitian menyatakan 70%kesalahan di dunia kerja adalahhasil dari komunikasi yang buruk..6 7. Penyebab Sulitnya Komunikasi: Kurangnya informasi dan pengetahuan Tidak menjelaskan prioritas atau tujuan denganjelas Tidak mendengarkan Tidak memahami secara penuh dan gagal dalambertanya 7 8. Penyebab Sulitnya Komunikasi : Tidak memahami apa yang diperlukan oranglain Tidak berfikir jernih, terlalu cepat mengambilkesimpulan Bad mood Gagal mencari alternatif 8 9. Kegagalan Komunikasi dapatmenyebabkan .. Hilangnya bisnis Kesalahan, pemborosan Penurunan produktivitas Lemahnya koordinasi dan kooperasi Merusak citra perseorangan atau perusahaan Frustasi, permusuhan 9 10. Kegagalan Komunikasi dapatmenyebabkan .. Ketidakpuasan terhadap orang lain Penurunan semangat juang Hilangnya semangat kelompok Tingginya pergantian karyawan Konflik dan perbedaan pendapat Jatuhnya kepercayaan dan harga diri Hilangnya persahabatan10 11. Beberapa Filter Komunikasi Memberikan judgement yang terburu-buru Prejudice Kurangnya perhatian Stereotype Lemahnya kemampuan mendengarkan Mengabaikan informasi yang bertentangan dengan kepercayaankita 11 12. Prinsip Dasar KomunikasiApapun yang kita lakukan adalah komunikasi Cara kita mulai memulai pembicaraan seringkalimenentukan hasil komunikasiCara kita menyampaikan pesan selalu berpengaruh terhadap bagaimana pesan ituditerima dan dipahami12 13. Prinsip Dasar KomunikasiKomunikasi yang sebenarnya adalah pesan yang diterima, bukan pesan yang ingin disampaikan Komunikasi merupakan jalan dua arah kitaharus memberikan sebaik yang kita terima13 14. Trilogi Komunikasi Mutualrespect Menerima Memberikan informasi informasidengan baik dengan baik14 15. Memberikan Informasi dengan Baik Enam C dalam memberikan informasi dengan baikClear Concise Correct Complete Courteous Concrete 15 16. Memberikan Informasi dengan baik Apakah anda telah menggunakan kata-kata yang familiar, kalimat yang singkat?Clear Apakah anda hanya mengeluarkan satu pendapat dalam setiap kalimat? Apakah anda telah menggunakan bahasa yang mudah dipahami oleh pendengar? Apakah anda telah menyentuh inti dari pesan tersebut? Concise Apakah anda telah berkata secukupnya, dan tidak bertele-tele? Apakah anda telah menghindari kata-kata dan frase basa-basi yang tidak ada gunanya?16 17. Memberikan Informasi dengan Baik Apakah anda telah memberikan seluruh fakta? Apakah anda telah mencakup hal-hal yangessensial?Complete Apakah anda telah menjawab seluruhpertanyaannya? Apakah anda telah merencanakan apa yang akananda katakan? Apakah anda telah menggunakan kata-kata positifdan sopan?Courteous Apakah anda telah menggunakan kata-kata Sayamengerti, silakan, dan terima kasih dalampembicaraan anda? Apakah Anda merasa senang mendengarkan apayang anda telah katakan?17 18. Memberikan Informasi dengan Baik Apakah anda telah mengecek kebenaran seluruhfakta?Correct Apakah anda telah mengeja nama pendengardengan benar? Apakah anda telah membuktikan semua bilangandan jumlah? Apakah anda telah memberikan contoh detil yangkonkrit mengenai apa yang dibutuhkan oleh Concrete pendengar? Apakah anda telah memberikan ilustrasi danmetafora yang membuat penjelasan Anda menjadilebih konkrit? 18 19. Memberikan Informasi dengan BaikKetika memberikan informasi Gunakan kata-kata yang tepat, mengesankan dannyata Dukung kata-kata anda dengan bantuan secara visual Berikan ilustrasi yang mudah dipahami Gunakan bahasa yang digunakan orang lain19 20. 7 Prinsip Positif untuk Komunikasi yangProduktif1. Perhalus kata-kata kamu atau ubah menjadi Saya untuk menghindari suara yang seolah menekan Sebagai ganti dari : Kamu harus., katakan Dapatkah anda. atau Dapatkah anda untuk .2. Fokus pada solusi, bukan pada masalahsolusi Sebagai ganti dari Kita kehabisan susu., katakan Saya akan berbelaja untuk membeli susu. 20 21. 7 Prinsip Positif untuk Komunikasi yangProduktif3. Ganti kata-kata Tidak Bisa menjadi Bisa Sebagai ganti dari Kita tidak dapat melakukan hal itu sampai minggu depan, katakan Kita dapat melakukan hal itu minggu depan.4. Mengambil tanggung jawab jangan menyalahkan Sebagai ganti dari Ini bukan kesalahan saya, katakan Ini yang dapat kita lakukan untuk menyelesaikan hal itu.21 22. 7 Prinsip Positif untuk Komunikasi yangProduktif5. Katakan apa yang anda inginkan, bukan apa yang tidak inginkan anda inginkan Sebagai ganti dari Jangan menyetir terlalu cepat, katakan Menyetirlah dengan hati-hati5. Fokus ke depan, bukan ke masa laludepan Sebagai ganti dari Saya telah memberitahu kamu sebelumnya untuk tidak katakan Mulai sekarang dan seterusnya. 22 23. 7 Prinsip Positif untuk Komunikasi yangProduktif7. Bagi informasi daripada berdebat atau menuduh Sebagai ganti dari Bukan, anda salah, katakan Saya melihatnya seperti ini. 23 24. Komunikasi yang Asertive Membuat pernyataan yang jujur, jelas, Secara singkat, dan langsungverbal, orang- Menggunakan pernyataanSaya : Sayaorang yangsenang, Saya hargai, Saya pikirasertif : Membedakan antara fakta danpendapat Menanyakan, jangan bercerita Menawarkan usulan yang baik, bukanmenasehati dan memerintah24 25. Komunikasi yang Asertive Memberikan kritik yang membangun, tidak Secara mencela, tidak berasumsi, dan tidakverbal, orang-mengharuskanorang yang Mengajukan pertanyaan untuk mengetahuiasertif : nasehat dan perasaan orang lain Menghargai hak-hak orang lain sepertimenghargai hak-haknya sendiri Saling membangun respek jika adaperbedaan pendapat25 26. Komunikasi yang Asertive Membuat kontak mata yang sesuaiSecara NonVerbal, orang- Duduk atau berdiri dengan mantap danorang yang tegak lurus dengan nyamanasertif: Mengisyaratkan secara terbuka untuk mendukung komentar mereka Berbicara dengan jelas, mantap, dan nada suara yang tegas 26 27. Komunikasi yang AsertiveSecara Non Mempertahankan keterbukaan, tegas,Verbal, orang- ekspresi wajah yang relaks, tersenyumorang yang apabila senang, mengerutkan dahi jikaasertif :marah Berkata dengan tegas, dengan ritme yang teratur, serta menekankan kata kunci yang ingin mendapat perhatian 27 28. Atur bahasa tubuh anda Gunakan bahasa tubuh dan sikap yang terbuka Pusatkan perhatian anda secara penuh terhadap oranglain Sedikit condong ke depan untuk memperlihatkanketertarikan; sedikit maju ke depan untuk menerapkanpenekanan,dan sedikit ke belakang untuk menurunkanpenekanan. 28 29. Atur bahasa tubuh anda Jagalah kontak mata dengan tepat selama mendengarkanuntuk membesarkan hati pembicara; tingkatkan kontak matauntuk memperlihatkan penekanan; dan turunkan untukmelembutkan penekanan Respon secara tepat dengan mendasarkan respon andapada apa yang baru saja dikatakan orang lain Santailah dan tetap mencoba untuk santai dan membukakomunikasi dengan lebih mudah. 29 30. Kumpulkan Informasi yang baikdengan EARs andaE explore dengan mengajukan pertanyaanA affirm/nyatakan kalau andamendengarkanR refleksikan kalo anda memahaminyaS silence/diam, lebih banyak mendengarkan 30 31. Pertanyaan EksploratifPertanyaan terbuka memberikan banyak Pertanyaanterbuka informasi karena memberikan kesempatankepada individu untuk menjelaskan halterpentingProbing Probing questions digunakan untuk Questionsmengelaborasi secara lebih detil isu yangtengah didiskusikan31 32. Pertanyaan Tertutup vs TerbukaApa yang terjadi?Apa penyebab hal itu ?Apakah perjalan anda lancar? Apa yang anda siapkan untuk menyelesaikan perjalanan anda?Apakah anda menyukai Dalam hal apa menurut anda bahwakandidatnya? kandidat ini sesuai dengan yang kita inginkan?Apakah meeting anda berjalan Apa yang terjadi dalam meeting?dengan baik? 32 33. Beberapa Probing Questions Apakah Anda dapat lebih spesifik? Apakah Anda dapat memberikan contohnyakepada saya? Apa yang terjadi kemudian? Menurut Anda, apakah yang menjadipenyebabnya? Apakah Anda dapat memberitahukan kepada sayasecara detail? 33 34. Active Listening Memberikan perhatian penuh terhadapActive pembicara sebagai usaha yang sesungguhnya Listening untuk memahami pokok-pokok penting dari pembicara. Termasuk memberikan perhatian penuh kepada mereka dan gunakan kata-kata pendorong seperti Ya, Aha, dan Mmm. Hal ini juga termasuk pernyataan secara non- verbal seperti mengangguk, tersenyum, dan bahasa tubuh lainnya. 34 35. 5 Active Listening Skills Paraphrasing meanings: Terjemahkan apa yangpembicara katakan dengan kata-kata anda sendiri Reflecting feelings: ketika seseorang mengekspresikanemosi atau perasaan atau terlihat emosional (tersinggung,marah, bersemangat), sampaikan empati anda danbesarkan hati pembicara untuk melanjutkannya. Reflecting facts: simpulkan secara singkat isi yang telah factsdisampaikan pembicara35 36. 5 Active Listening Skills Synthesizing: padukan beberapa pemikiran daripembicara menjadi satu tema atau pemikiran. Imagining out loud: bayangkan seolah-olah anda beradapada posisi pembicara36 37. Untuk mendengarkan lebih efektif..Perhatikan penampilan fisik bahasa tubuh yang tepat akanmembantu kita untuk fokus kepada pembicara dan mendorongpembicara untuk memberikan lebih banyak informasi kepadakitaPerhatikan sisi mental ikuti arah pikiran pembicara,dengarkan untuk bisa memahami, jangan menilai; dengarkandulu, baru melakukan penilaianTeliti pengucapan secara verbal makna, kejelasan, telitilebih lanjut, rangkum pemahaman anda 37 38. Kebiasan buruk dari pendengar yang tidak baik Menyela Terlalu cepat mengambil kesimpulan Menyelesaikan kalimat orang lain Selalu (dan sering dengan tiba-tiba) mengubah pokokpembicaraan Kurang memperhatikan bahasa tubuh Tidak merespon apa yang orang lain telah katakan Tidak mengajukan pertanyaan dan memberikan feedback38 39. Kebiasaan baik dari pendengar yang efektif Melihat ke arah pembicara untuk mengamati bahasa tubuh danmengambil nuansa pembicaraan Mengajukan pertanyaan Memberikan waktu kepada pembicara untuk mengeluarkanpemikirannya Membiarkan orang-orang menyelesaikan apa yang merekakatakan sebelum memberikan opini Tetap santai, tenang dan mengendalikan emosi 39 40. Apabila menerima/mendengarkan feedback(umpan balik atau kritik) Dengarkan, jangan melawan Menerima Tetap tenang dan atur nafas feedback Biarkan bahasa tubuh anda memperlihatkan penerimaan anda Ajukan pertanyaan untuk memastikan bahwa anda telah memahaminya Jangan terlalu sensitif, melindungi diri sendiri atau angkuh40 41. Apabila menerima/mendengarkan feedback(umpan balik atau kritik) Apakah orang yang memberikan feedback mengetahui tentang apa yang mereka Menerimakatakan? feedback Informasi lain apa yang anda miliki yang dapat mendukung feedback tersebut? Jika anda merasa perlu mengabaikannya, apakah anda memiliki bukti-bukti yang bertentangan dengan feedback tersebut?41 42. Ketika menerima/mendengarkan kritikan Pastikan bahwa citra diri anda tetap positif. positif Selami maksud pengritik anda sehingga anda akan mengetahuibagaimana sebaiknya menghadapi informasi tersebut Filter kritik yang ada. Kesampingkah emosi dan temukan faktanya.Kemudian anda dapat merespon dengan informasi yang berguna. Ajukan pertanyaan sampai anda mengerti apa yang pembicara cobakatakan kepada anda Jangan menyela. Dengarkan agar anda mengerti. menyela Fokus ke depan: apa yang dapat anda lakukan untuk memperbaikinya? 42 43. Selesai43 44. Recommended Further Readings:1. Kris Cole, Crystal Clear Communication : Skills for Understanding and Being Understood, Synergy Books International2. David A. Whetten and Kim S. Cameron, Developing Management Skills, Harpers Collins Publisher 44