Ringkasan Kasus

Xerox Corporation (A)

Xerox, perusahaan dokumen, adalah perusahaan multinasional yang

melayani pemrosesan dokumen secara global dan pasar jasa keuangan.

Mereka mengembangkan, memproduksi, dan memasarkan mesin fotokopi

dan penduplikat, produk-produk faksimili, pemindai (scanner), workstations,

perangkat lunak komputer, pasokan, dan perangkat pendukung lainnya di

lebih dari 130 negara. Operasi-operasi jasa keuangan mereka mencakup

asuransi, pendanaan peralatan, investasi, dan bank investasi. Kasus ini akan

memfokuskan pada aktivitas pemrosesan dokumen di perusahaan.

Xerox merupakan salah satu kisah bisnis yang terkenal di dunia. Dari

tahun 1946 hingga tahun 1973, pertumbuhan penjualan per tahun melebihi

25 persen, sedangkan pertumbuhan pendapatannya melebihi 35 persen.

Catatan yang mengagumkan ini dikarenakan peranan Xerox yang dominan di

dataran bisnis fotokopi kertas. Pada tahun 1959 perusahaan

memperkenalkan mesin fotokopi revolusioner 914. Generasi peralatan ini

memotivasikan ledakan bisnis usaha fotokopi dari 20 juta kopi hingga pada

tahun 1957 sampai dengan 9,5 miliar kopi pada tahun 1965. Pada tahun

1990 bisnis fotokopi dunia melebihi 900 miliar kopi.

Selama periode pertumbuhan yang cepat ini, Xerox membangun

jaringan bisnis dunianya. Joe Wilson yang merupakan pemimpin legendaris

dan pencipta nama Xerox, memutuskan untuk meningkatkan pertumbuhan

secepat mungkin. Perusahaan tersebut mencari mitra luar negeri yang

menawarkan pintu masuk yang cepat ke pasar luar negeri. Pertumbuhan

yang melesat, teknologi yang menunjang, dan metode penjualan (kontrak

sewa guna usaha (leasing) menggantikan penjualan peralatan)

mensyaratkan masyarakat lokal untuk mengenal budaya dan pasar. Pada

tahun 1956 Xerox melakukan perjanjian joint venture 50/50 dengan Rank

Organization PLC, membentuk Rank Xerox Limited.

Hal ini memberikan Xerox akses ke pasar Eropa, Afrika, dan Timur

Tengah. Pada tahun 1962, Xerox menjalin kemitraan dengan Fuji Photo Film

Company di Jepang untuk membentuk Fuji Xerox dan memberikan Xerox

akses ke Jepang dan Asia. Pada saat yang bersamaan, perjanjian terpisah

juga dibuat dengan negara-negara Amerika Tengah dan Amerika Selatan.

Struktur kepemilikan mereka bervariasi antara negara dan mitra lokal

tersebut.

David Kearns menjadi ketua pada tahun 1982, dan dia benar-benar

menyadari kehilangan yang signifikan dari pangsa pasar mereka. Kompetisi

tersebut benar-benar sangat hebat, karena mereka sendiri kuat secara

finansial, menguasai teknologi, dan menikmati hubungan yang baik dengan

konsumennya. Xerox mengembangkan rencana revitalisasi perusahaan yang

disebut" Kepemimpinan melalui Kualitas" (Leadeship Through Quality).

Rencana ini dibangun sebagai dasar awal yang menandai usaha kompetitif

dan keterlibatan karyawan. Manajer-manajer senior mulai memperbaiki

proses manajemen yang tidak praktis. Proses pelaporan dan perencanaan di

perusahaan itu sangatlah panjang dan birokratis, dengan begitu banyak

rincian yang belum tentu dapat dijalankan oleh sebagian besar manajer.

Bahkan lebih buruk lagi, format pelaporan tidak konsisten antardivisi. Xerox

memperbaiki sistem informasi manajemennya dan menstandarisasikan

format pelaporannya untuk mengatasi masalah-masalah ini.

Masalah Utama

Bagaimana rencana revitalisasi “Leadership through Quality” yang

akan dilakukan oleh Xerox dan dampaknya terhadap budaya organisasi dan

bagaimana transfer pricing yang tepat bagi masing-masing unit bisnis dan

dampaknya bagi unit bisnis tersebut dan perusahaan secara keseluruhan?

Analisis

1. Buatlah ringkasan dari system pengendalian manajemen di Xerox.

Apakah unsur-unsur kunci yang membuat sistem tersebut bekerja?

Perusahaan melakukan revitalisasi yang disebut “Leadership through

Quality”. Pada revitalisasi ini divisi keuangan dan operasional bekerja

bersama untuk membuat perencanaan proses. Sebelumnya divisi keuangan

dan operasi berjalan sendiri-sendiri sehingga sudah tidak lagi cocok pada

kondisi saat ini yang persaingannya sangat ketat.

Manajemen LTQ lebih menonjolkan pada proses operasional di

samping faktor keuangan dengan tujuan kepuasan konsumen dan

pengukuran lain yang berkaitan dengan kualitas. Dengan penerapan LTQ,

para manajer dituntut untuk terus meningkatkan kinerjanya sehingga tingkat

pertumbuhan dan profitnya lebih baik yang akhirnya dapat mendorong

terwujudnya tujuan dari perusahaan.

Revitalisasi yang dilakukan bertujuan untuk melakukan standarisasi

dalam sistem palaporan karena proses pelaporan dan perencanaan di

perusahaan ini sangatlah panjang dan birokratis, dengan begitu banyak

rincian yang belum tentu dapat dijalankan oleh sebagian besar manajer.

Bahkan lebih buruk lagi, format pelaporan tidak konsisten antardivisi.

Tujuan utama yang ditetapkan dalam LTQ adalah kepuasan

pelanggan. Dalam usaha pencapaian tujuan ini, semua karyawan dilibatkan

untuk bertanggung jawab dalam membangun budaya perusahaan yang baru

melalui empowerment yang diberikan oleh para level manajer.

2. Apakah kecenderungan terakhir di Xerox yang anda lihat berpengaruh

terhadap proses pengendalian manajemen?

Terdapat kecenderungan terakhir Xerox yang terlihat berpengaruh

terhadap proses pengendalian manajemen, yaitu manajer unit bisnis mulai

diberi kewenangan lebih dalam mengelola unit bisnisnya. Manajer unit bisnis

lebih diberi kekuasaan untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan

unit bisnisnya masing-masing dan bertanggung jawab atas apa yang terjadi

pada unit bisnisnya tersebut. Pertemuan rutin dilakukan untuk

mengumpulkan pendapat dan ide dari semua karyawan yang dapat

membangun perusahaan.

Sistem seperti ini saat ini banyak diterapkan oleh perusahaan kelas

dunia, yaitu mengembangkan manajemen perusahaan melalui

empowerment. Sistem seperti ini biasa disebut sisitem desentralisasi. Inilah

perubahan yang terjadi pada Xerox, yaitu sistem yang dipakai mulai berubah

ke arah desentralisasi.

3. Menurut pendapat anda, seberapa pentingkah budaya organisasi dan

kepribadian individual dalam proses pengendalian Xerox?

Perubahan manajemen yang dilakukan oleh Xerox membuat mereka

harus mengubah budaya perusahaan juga. Seperti kita ketahui, budaya

perusahaan Xerox dahulu belum terbangun dengan baik sehingga melihat

kondisi persaingan saat ini yang sangat ketat, maka perusahaan dituntut

untuk memperbaiki budaya organisasi.

Salah satu bentuk perbaikan budaya perusahaan adalah dengan

membangun kepercayaan antar karyawan pada semua divisi, tiap divisi

diberi kepercayaan lebih untuk mengelola divisinya dan bertanggung jawab

atas divisinya masing-masing. Bentuk lain adalah dengan memberi

kepercayaan lebih pada karyawan dalam pengambilan keputusan sehingga

mereka merasa lebih dianggap dan termotivasi untuk memberikan yang

terbaik bagi perusahaan. Oleh karena itu, Budaya organisasi dan

kepribadian individual perusahaan merupakan faktor penting dalam proses

pengendalian Xerox.

4. Anda adalah kontroler penjualan wilayah Barat, dan manajer penjualan

meminta bantuan pendapat anda. Sebuah bank besar di California dengan

lebih dari 200 cabang telah memilih membatalkan kontrak mesin fotokopi

Xerox karena masalah harga (keuntungan tahunan sewa lebih dari $ 1juta

tiap tahun). Persaingan dengan pabrik perakitan West Coast yang

memberikan penawaran 27% lebih rendah dari milik anda. Anda dapat

meluangkan sekitar 5-7% selisih tersebut tanpa secara material

mempengaruhi anggaran anda: jika anda ingin mempertahankan pelanggan,

anda memerlukan bantuan harga dari pabrik. Anda menghubungi kontroler

operasi pelanggan AS karena kerugian pendapatan penjualan akan

mempengaruhi secara signifikan anggaran anda. Apakah pilihan-pilihan yang

dimiliki Xerox dan bagaimana Sach akan memecahkan masalah ini?

Terdapat dua pilihan yang dimiliki oleh Xerox, yaitu kehilangan

pelanggan tanpa melakukan apa-apa atau tetap berusaha mempertahankan

pelanggan dengan keuntungan berkurang tetapi masih punya peluang untuk

bersaing di pasar lokal.

Sebagai kontroler penjualan wilayah barat, saya akan memberikan

saran pada manajer untuk tetap berusaha mempertahankan pelanggan. Ada

beberapa cara yang bisa dilakukan, dengan menurunkan harga jual.

Masalahnya di sini adalah Xerox hanya bisa menurunkan harga jual sebesar

5-7%. Cara ini tidak dapat membantu karena pelanggan tetap akan lebih

memilih produk pesaing karena masih lebih murah.

Cara yang berikutnya adalah kerjasama antar bagian perusahaan.

Cabang wilayah barat dapat bekerjasama dengan kontroler operasi

pelanggan AS untuk saling membagi kerugian sehingga secara keseluruhan

perusahaan tetap mendapat keuntungan. Mereka dapat melakukan transfer

pricing dengan sistem based cost. Cabang wilayah barat cukup membayar

sebesar biaya yang dikeluarkan untuk memproduksi dan mungkin ditambah

sedikit margin keuntungan. Dengan cara ini divisi operasi pelanggan AS

tidak mendapatkan keuntungan yang besar tetapi cabang wilayah barat

memperoleh keuntungann dan juga dapat tetap bersaing dipasar lokal.

Menurut saya, cara yang terakhir tersebut yang harus dilakukan demi

mempertahankan palanggan karena jika pelanggan tersebut hilang, maka

akan menjadi kerugian yang sangat besar bagi perusahaan pada jangka

pendek dan terutama pada jangka panjang. Pada jangka pendek, tentu saja

perusahaan akan mengalami kerugian dalam hal materi karena tidak

memperoleh pendapatan. Pada jangka panjang, perusahaan akan kalah

bersaing dengan perusahaan lain terutama West Coast karena kalah dalam

memenuhi keinginan pelanggan.

5. Pabrik Venray mentransfer mesin fotokopi pada operasi pelanggan AS

dengan ketetapan harga FOB EC. Jika harga pelanggan AS adalah 100%

dan tingkat transfer Venray adalah 60%, jawablah pertanyaan-pertanyaan

berikut:

a. Mata uang apakah yang harus digunakan dalam perdagangan tersebut?

b. Siapa yang bertanggungjawab untuk melakukan lindung nilai?

c. Sebagai kontroler Venray, apakah exposure mata uang anda?

d. Bagaimana pengaruhnya terhadap pengukuran kinerja anda?

e. Apakah sistem ini anda rasa adil?apakah, jika dapat, yang akan anda

ubah?

Jawab:

a) Transaksi dilakukan menggunakan mata uang pembeli atau dollar karena

melalui harga transfer dan harga jual dapat dilihat bahwa Venray sebagai

unit manufaktur telah menambah nilai produk lebih dari 1/3 (40%).

b) Penanggung jawab untuk melakukan lindung nilai adalah unit manufaktur

atau Venray.

c) Masalah exposure yang dihadapi oleh Venray adalah transaction

exposure. Exposure ini muncul karena transaksi pembelian menggunakan

mata uang dollar yang menyebabkan pendapatan tidak selalu sama dan

profit yang diperoleh mengikuti perubahan mata uang dollar karena biaya

produksi menggunakan mata uang lokal (mata uang Eropa). Semua

akhirnya akan berdampak pada pengukuran kinerja yang menjadi ikut

berfluktuatif karena menyesuaikan dengan profit yang diperoleh.

d) Menurut saya, sistem ini adil. Venray perlu melakukan lindung nilai

karena unit bisnis ini yang mengalami masalah sehingga solusi dilakukan

sendiri oleh Venray. Tiap unit bisnis bertanggung jawab atas apa yang

terjadi pada lingkungannya sendiri. Lindung nilai dilakukan karena

pengukuran kinerja unit bisnis menjadi berubah-ubah disebabkan

perubahan mata uang dollar. Startegi lindung nilai yang tepat dapat

ditetapkan sendiri oleh unit bisnis yang bersangkutan.

MANAGEMENT CONTROL SYSTEM

Final Examination

Xerox Corporation

Lecturer: Drs. Sugiarto, MBA, M.Acc

Prepared by:

Helmi Tri Anjar Songko( 20777/PS/MM/06)

BILINGUAL CLASS BATCH 45

MAGISTER OF MANAGEMENTGADJAH MADA UNIVERSITY

YOGYAKARTA2007