central warehouse concept

PT. INDAH KIAT PULP AND PAPER Tbk. SERANG

MATERIAL SECTION Sistem Manajemen Mutu dan Lingkungan

Document ID No: 052/OP/QE-004 Revision No: 0 Issue date: 14-07-2006 Page: 1 of 7

Central Warehouse Concept

1.0 RUANG LINGKUP Prosedur ini diterapkan untuk menjelaskan tentang tata cara penanganan barang-barang Material dan Raw Material yang masuk dalam Inventory PT. IKPP Tbk Mill – Serang yang ditangani oleh Departemen Raw Material dan Material. 2.0 TUJUAN 2.1. Agar semua Material Inventory tercatat di sistem SAP dan sepenuhnya

ditangani oleh pihak Central Warehouse. 2.2. Agar sistem pergudangan sesuai dengan konsep Central Warehouse. 3.0 DEFINISI DAN SINGKATAN 3.1. SAP: System Application and Product in Data Processing yaitu bagian dari

Modul Material Management SAP yang digunakan untuk pengontrolan persediaan berdasarkan pemakaian.

3.2. SAP PM: yaitu sistem modul SAP yang digunakan oleh Plant Maintenance untuk mengajukan pengadaan/ pengambilan barang ke Central Warehouse.

3.3. SAP PS: yaitu sistem modul SAP yang digunakan untuk mengajukan pengadaan/ pengambilan barang kebutuhan Project/ Job Order/ Repair Order (CAPEX dan OPEX) ke Central Warehouse.

3.4. SRM: Supplier Relationship Management, yaitu program bantu SAP yang digunakan untuk optimalisasi pekerjaan yang tidak bisa ter-cover oleh sistem SAP.

3.5. Reservation: yaitu salah satu module dari SAP yang berhubungan dengan permintaan material dari User ke pihak Warehouse.

3.6. ICS: Inventory Consolidation System adalah proses kerja transaksi jual/ beli inefficiency stock material antar mill APP Indonesia.

3.7. User: yaitu pihak pemohon yang mengajukan permohonan pengadaan/ pengambilan barang ke gudang Central Warehouse.

3.8. Warehouse: yaitu bagian yang bertanggung jawab dalam hal penyediaan/ pengadaan/ pengontrolan barang yang diperlukan/ dipesan oleh User.

3.9. Main Warehouse: yaitu gudang induk dari Central Warehouse yang mengepalai atau membawahi gudang Sub Warehouse.

3.10. Sub Warehouse: yaitu gudang yang dikepalai oleh Main Warehouse dan bertempat di lokasi User.

3.11. Material Rutin (VM): Material yang berpola pemakaian rutin dan pemakaiannya lebih dari atau sama dengan 4 kali dalam setahun.

3.12. Material Critical (VB): Material/ spare part yang penting dan harus tersedia yang berpola pemakaian 3 kali dalam setahun dengan harga material kurang dari atau sama dengan (≤) USD.2,500/ pc dan atau adanya pola pemakaian 4





kali dalam setahun dengan harga material lebih dari atau sama dengan (≥) USD.2,500/ pc.

3.13. Non Stock Material (S1): Material yang penyediaannya tidak memerlukan stock di gudang atau langsung digunakan.

3.14. Storage Location: yaitu lokasi yang berada di dalam Warehouse yang terbagi oleh tembok, pagar atau garis batas pada lantai yang fungsinya adalah untuk memperjelas pemisahan material dalam Warehouse.

3.15. Storage Bin: yaitu lokasi tempat penyimpanan pada storage location, bisa berupa rak, box, laci dan lain-lain yang fungsinya untuk memperjelas pemisahan material yang berada di dalam storage location.

4.0 REFERENSI DAN / ATAU DOKUMEN PENDUKUNG 4.1. Quality and Environmental Manual (QEMS/010/M/020), chapter 4.6

Operational Control and Product Realization 4.2. MMD-001, Revision 1.0 : SOP “Central Warehouse Concept” 4.3. Memorandum : 005/SCA/IX/2004 4.4. Internal Memo : HR-IR tertanggal 10 Nopember 2005 5.0 INFORMASI UMUM 5.1. Konsep, bahwa konsep Central Warehouse, adalah: 5.1.1 Warehouse didefinisikan menjadi dua terminologi, yaitu Main Warehouse dan

Sub Warehouse. 5.1.2 Secara fisik dipisahkan menjadi sembilan kategori dalam group Material (Spare

Part, Clothing, Packaging, Office Supplies dan Scrap) dan Raw Material (Pulp, Recovered Paper, Chemical dan Fuel).

5.1.3 Storage area di bawah satu atap atau satu area persegi (untuk open storage), berupa indoor storage, open storage dan storage tank.

5.1.4 Secara pergerakan (moving) dibagi menjadi tiga terminologi utama, yaitu; fast moving (normal stock), slow moving (critical part) dan no moving (idle stock).

5.1.5 Secara pemakaian (usage) dibagi menjadi ‘Consumable/ Normal/ Maintenance’, ‘Project/ Expansion’, ‘Overhaul’ dan ‘Critical”.

5.2. Organisasi, secara organisasi Central Warehouse harus memiliki: 5.2.1 Bagan/ struktur organisasi yang menunjukkan keseluruhan ‘Material and Supply

Warehouse Management Organization’ yang diperbarui dan disetujui sampai dengan Mill Management (Divisi).

5.2.2 Satu Main Warehouse yang bertindak sebagai pusat/ central dari semua Sub Warehouse.

5.2.3 Semua Sub Warehouse berada di bawah kontrol dan manajemen Main Warehouse.





5.2.4 Main Warehouse dikepalai oleh Kepala Seksi yang melapor langsung kepada Kepala Departemen Raw Material dan Material.

5.3. Infrastruktur, Infrastruktur Central Warehouse harus sesuai dengan standar/ memiliki:

5.3.1 Laporan rekapitulasi dari total Main Warehouse, Sub Warehouse dan Storage Location yang disetujui sampai dengan Mill Management (Divisi).

5.3.2 Peta lokasi dari semua Main Warehouse dan Sub Warehouse yang disetujui sampai dengan Mill Management (Divisi).

5.3.3 Setiap adanya penambahan Main Warehouse dan atau Sub Warehouse harus diketahui dan disetujui oleh Mill Management (Divisi) dan HQ ICAD.

5.4. Material, tekhnis penanganan material pada Central Warehouse adalah: 5.4.1 Semua material yang datang/ masuk ke PT. IKPP Tbk Mill – Serang termasuk

material sample dan atau material project harus melalui gudang Central Warehouse (Main Warehouse) baik fisik ataupun sistem dan dilakukan posting Good Receipt ke sistem SAP oleh petugas Main Warehouse, sebelum dilakukan posting Good Issue atau ditransfer ke lokasi Sub Warehouse sesuai dengan ketentuan pada point 5.1.2.

5.4.2 Semua material yang keluar dari PT. IKPP Tbk Mill – Serang termasuk material yang dikembalikan ke suplier, material scrap dan atau material yang direparasi harus melalui petugas gudang Main Warehouse sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku.

5.4.3 Dalam penanganan material tidak diperkenankan dengan ’Kode Kepemilikan’, semua material adalah milik dari Warehouse.

5.4.4 Semua permintaan material oleh User ke gudang Central Warehouse, jika stock/ persediaan tidak ada/ kurang dari kebutuhan akan diterbitkan menjadi PR secara otomatis oleh SAP System dan pengajuan permintaan tersebut harus ditangani dengan menggunakan system SAP Reservation.

5.4.5 Semua kelebihan material dari project (sisa project) tertentu harus segera dikembalikan kepada Central Warehouse setelah project tersebut selesai. Semua material sisa project, material sample dan material sisa/ kelebihan

pemakaian/ Good Issue (MNA) harus tercatat di sistem SAP, tidak diperkenankan adanya MNA yang tidak tercatat ke dalam sistem SAP.

5.4.6 Semua pengambilan material (khususnya spare part) diwajibkan untuk mengembalikan material bekas, kecuali untuk material yang dikategorikan Used Up. Status Good Issue atau sistem e-Scrap dianggap selesai (close), apabila pihak User sudah mengembalikan material bekasnya.

5.4.7 Untuk Good Issue material yang lain (Used Up, Pulp, Recovered Paper, Chemical, Packaging, dqn sebagainya) hanya bisa dianggap selesai (close), jika material tersebut sudah di-maintain Used Up di sistem e-Scrap. Kriteria material Used Up harus disetujui oleh minimal Kepala Departemen Raw Material dan Material.

5.5. Sistem, sistem dalam penanganan Central Warehouse adalah :





5.5.1. Sistem komputerisasi transaksi Central Warehouse menggunakan SAP modul Material Management (MM).

5.5.2. Semua Raw Material dan Material harus dilakukan pengecekan/ Stocktaking dengan menggunakan sistem SAP Physical Inventory, dengan metode:

5.5.2.1 Daily Stocktaking, yaitu pengecekan material yang mempunyai nilai tinggi atau material kelas “A”.

5.5.2.2 Monthly and Quarterly Stocktaking, yaitu pengecekan material dengan sistem sampling baik yang berada di Main Warehouse maupun di Sub Warehouse dengan mengacu kepada 10% dari total material yang tersimpan (untuk Monthly) dan 30% dari total material yang tersimpan (untuk Quarterly).

5.5.2.3 Semester and Yearly Stocktaking, yaitu pengecekan semua item material (100%) di Main Warehouse dan Sub Warehouse.

5.5.2.4 Apabila sistem SAP Physical Inventory belum diimplementasikan di suatu Central Warehouse, maka sistem pengecekan material/ Stocktaking tetap dijalankan dengan menggunakan sistem yang berlaku (misal dengan metode daily/ mothly & quarterly/ semester & annnualy) untuk semua material dengan melibatkan dari pihak Warehouse Controller dan atau pihak Accounting.

5.5.3 Semua transaksi material GR (Good Receipt), GI (Good Issue) dan TP (Transfer Posting) harus dilakukan posting/ input ke sistem SAP dalam basis harian/ hari yang sama, maksimal H+1, kecuali ada kasus khusus seperti material tersebut butuh trial atau menunggu dokumen dan atau menunggu hasil pengecekan dari pihak terkait.

5.5.4 Inventory barang-barang material dan raw material harus benar-benar dikontrol dengan menggunakan system SAP MRP – CBP (Material Requirement Planning of Consumption Based Planning).

5.6. Reporting, sistem Central Warehouse mengharuskan/ mewajibkan kepada seksi Material dan atau seksi Raw Material untuk membuatkan laporan bulanan dan memberikannya ke Warehouse Controller dan atau SySCA HQ, yang meliputi:

5.6.1. Summary Stocktaking (stock opname) 5.6.2. Summary Material Inventory 5.6.3. Summary Material Surplus, Idle dan Dead Stock 5.6.4. Damage and Loss Material Rate 5.6.5. MNA Settlement Progress Report

5.7. Central Warehouse di Departemen Raw Material dan Material terdiri dari: 5.7.1 Seksi Material memiliki 1 gudang Main Warehouse dengan kode lokasi (Sloc) di

SAP = 9000, serta membawahi 5 gudang Sub Warehouse, yaitu: 5.7.1.1 Sub Warehouse PMA (Sub Warehouse Paper Machine “A”), yaitu unit Sub

Warehouse yang menangani semua material kebutuhan di Departemen PMA termasuk material/ spare part Maintenance dan Intelect. Lokasi Sub





Warehouse pun berada di area Departemen tersebut dan kode lokasi (Sloc) di SAP = 9151.

5.7.1.2 Sub Warehouse PMB (Sub Warehouse Paper Machine “B”), yaitu unit Sub Warehouse yang menangani semua material kebutuhan di Departemen PMB termasuk material/ spare part Maintenance dan Intelect. Lokasi Sub Warehouse pun berada di area Departemen tersebut dan kode lokasi (Sloc) di SAP = 9152.

5.7.1.3 Sub Warehouse Finishing 3/6, yaitu unit Sub Warehouse yang menangani semua material kebutuhan di Departemen Finishing 3/6 termasuk material/ spare part Maintenance dan Intelect. Lokasi Sub Warehouse pun berada di area Departemen tersebut dan kode lokasi (Sloc) di SAP = 9154.

5.7.1.4 Sub Warehouse Engineering, yaitu unit Sub Warehouse yang menangani semua material kebutuhan di Divisi Engineering termasuk material/ spare part Maintenance dan Intelect. Lokasi Sub Warehouse pun berada di area Divisi tersebut dan kode lokasi (Sloc) di SAP = 9156.

5.7.1.5 Sub Warehouse Converting, yaitu unit Sub Warehouse yang menangani semua material kebutuhan di Divisi Converting termasuk material/ spare part Maintenance dan Intelect. Lokasi Sub Warehouse pun berada di area Divisi tersebut dan kode lokasi (Sloc) di SAP = 9191.

5.7.2 Seksi Raw Material tidak memiliki gudang Sub Warehouse.

6.0. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB 6.1. SUB WAREHOUSE 6.1.1 Mempertanggungjawabkan semua kegiatan, laporan, dan lain-lain di Sub

Warehouse kepada Main Warehouse. 6.1.2 Melaksanakan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan aturan WI dan SOP

yang berlaku di Central Warehouse Seksi Material. 6.1.3 Mengecek dan mengontrol pengadaan stock untuk kebutuhan di Sub

Warehouse khususnya material rutin dan atau material kritikal sesuai dengan areanya masing-masing.

6.1.4 Mengajukan permintaan pengadaan barang (transfer barang) ke Main Warehouse melalui Nota Transaksi Barang atau transfer antar Sub Warehouse dan melakukan posting TP (Transfer Posting) khusus untuk TP antar Sub Warehouse saja.

6.1.5 Melayani pengambilan barang oleh User dan melakukan posting Good Issue sesuai dengan area/ lokasi masing-masing serta memastikan bahwa barang baru yang diambil benar-benar untuk digunakan diproses produksi dengan memonitor/ mengontrol pengembalian material bekas.

6.1.6 Mengecek, memonitor atau mengontrol serta memastikan semua MNA sudah diinput di SAP.





6.1.7 Melakukan proses PR diinbox Sub Warehouse dan sidak/ pengecekan langsung ke lokasi/ unit mesin.

6.1.8 Melakukan proses stocktaking (stock opname) untuk semua material dan mengirimkan summary report-nya ke Main Warehouse.

6.2. MAIN WAREHOUSE 6.2.1 Menerima pertanggungjawaban dari Sub Warehouse. 6.2.2 Melaksanakan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan aturan WI dan SOP

yang berlaku di Central Warehouse Seksi Material. 6.2.3 Melakukan dan melaksanakan perencanaan, pengadaan, penyimpanan dan

pengeluaran barang sesuai dengan aturan WI/ SOP dan sistem SAP MRP CBP. 6.2.4 Melakukan proses PR dan memonitor (follow up PR/ PO) sampai barang

diterima di gudang. 6.2.5 Melakukan pengecekan fisik ataupun sistem atas barang yang datang. 6.2.6 Melakukan posting Good Receipt atas barang yang datang dan diterima di

gudang Main Warehouse serta melokasikannya ke lokasi yang telah disediakan.

6.2.7 Melayani pengambilan/ permintaan/ transfer barang dan melakukan Posting Good Issue dan atau Transfer Posting atas barang yang dikeluarkan dari gudang Main Warehouse, baik ke User maupun ke lokasi Sub Warehouse.

6.2.8 Melakukan pengecekan/ monitor/ kontrol atas pengembalian material bekas pakai (scrap) dan atau MNA.

6.2.9 Melakukan dan melaksanakan stocktaking (stock opname) seluruh material di area Main Warehouse serta membuatkan summary report-nya.

6.2.10 Membuat laporan bulanan dan mengirimkannya ke pihak-pihak yang terkait. 6.2.11 Menjamin kepuasan bagi User dalam hal pengadaan material, akurasi

material (data inventory = fisik lapangan, material teridentifikasi dengan jelas dan tersusun dengan rapi).

7.0 LAMPIRAN

N/A





8.0 RANGKUMAN DARI REVISI DOKUMEN

Revision No. Issue date Description of Revision Change Note No

0 14-07-2006 Penerbitan pertama 052/OP/QE-004/00

Disetujui oleh: Dibuat oleh: Arif Rahmat Meifera Departemen Raw Material & Material Seksi Material Tanggal: Tanggal:

central warehouse concept

Documents