case 4: jetblue and the veterans administration: the ... · menggunakan suatu atau beberapa cara...

Tugas : Pribadi (MID TEST) Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen – PMB 561 Desen : Dr. Ir. Imam Suroso, MSc (CS)

CASE 4: JetBlue and the Veterans Administration: The Critical Importance

of IT Process

DISUSUN OLEH:

YUNIASTUTI WAHYUNINGSIH (P056111003.40E)

MB IPB

PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2011

CASE 4: JetBlue and the Veterans Administration: The Critical Importance of IT Process SIM

YUNIASTUTI W (P056111003.40E) - Hal 2

ABSTRACT:

Good IT processes are as important as hardware and software when it comes to creating business value through

the use of technology.

Keyword: IT processes, hardware, software, business value.

PENDAHULUAN KASUS SOAL NO. 1

Berdasarkan Wikipedia terminilogi Information Technology (IT) Planning adalah salah satu disiplin ilmu

Information Technology dan fokus dalam membuat perencanaan process dari investasi IT sehingga dapat

mempercepat, fleksibel dan tepat dalam pengambilan keputusan sejalan dengan prosesnya. Menurut forrester

research, terdapat beberapa Alat yang dapat digunakanuntuk menyediakan data dalam Perencanaan IT:

1. A Repository of Application Data

Perangkat perencanaan yang menyediakan data aplikasi inventori termasuk didalamnya

adalah cost, life cycle dan owner, sehingga perencana mendapatkan akses informasi yang

akurat untuk mengambilan keputusan.

2. Capability Maps

Dalam hal ini Forrester merekomendasikan menggunakan Capability Maps untuk

menghubungkan kemampuan IT untuk mendukung bisnis kritikal dari perusahaan. Software

ini menyediakan secara jelas grafik kemampuan IT mensupport bisnis terhadap teknologi IT itu

sendiri. Hal ini biasa disebut dengan IT roadmap.

3. Gap Analysis Tools

Sejajar dengan Capability Maps, alat perencanaan ini mencatat informasi tentang kemampuan

dan tantangan bisnis dimasa yang akan datang sesuai dengan bisnis strategi. Pengguna alat

perencanaan ini akan dapat memanfaatkan kemampuan dari alat ini untuk menentukan area

aman dalam kemampuan IT yang perlu dibangun, dikembangakan atau ditata ulang kembali

untuk mendukung stategi IT yang mendukung bisnis.

4. Modeling and Analytic Capability

Alat ini memudahkan tim perencanaan untuk menciptakan bebagai macam rencana, dimana

setelah itu akan dibandingkan satu dengan yang lain dalam hal manfaat, efek samping dan

resiko untuk setiap rencana. Selain itu, baik dan buruk dari arsitektur dan initiative saat ini

dalam sangat jelas terlihat. Hal ini akan membuat rencana menjadi tetap sesuai dengan

kebutuhan, sehingga tim akan dapat melihat secara jelas agar dapat membuat rencana yang

jelas dan terarah.



5. Reporting Tools

Report/Laporan ini menjadi acuan dalam pengambilan keputusan tim perencana. Contohnya

apakah perangkat IT mempunyai kemampuan redundant, sudah diupgrade atau belum atau

sesuai dengan pemasalahan budget. Sehingga keputusan untuk strategi IT akan dengan

mudah dijustifikasi.

Apa itu Data Repository?

Data respitory adalah logika atau terkadang fisikal data partial dalam beberapa database digunakan

untuk aplikasi tertentu atau sejumlah aplikasi tertentu. Sebagai contoh: beberapa database (revenue dan

expenses) digunakan untuk mendukung aplikasi finasial (A/R, A/P) terdapat dalam satu finasial data respository.

Database warehouse adalah sejumlah besar data repository dari semua bisnis sehubungan dengan

infotmasi termasuk didalam semua data histori dari organisasi bisnis yang menggunakan warehouse. Data

warehousing adalah sekumpulan proses dari bangunan data respository dalam format database relasi seingga

perusahaan dapat mendukung penggalian data berupa web atau teks untuk menjabar data dan transformasinya

atau menjumlahkan semuanya kedalam informasi yang dibutuhkan.

Gambar 1. Tipikal tujuh komponen standart meta data repository data model

Dalam kehidupan sehari hari, perusahaan menggunakan data warehousing untuk mengambil

keuntungan dari analisa competitive advantage, dan mendukung pengambilan keputusan melalui proses data

analisis yang comprehensive. Beberapa komponen penting dari data warehousing adalah Decision Support

Systems (DSS) dan Data Mining (DM).



Volume data dalam warehousing tumbuh secara eksponensial sehingga harus dipikirkan cara untuk

mengatasinya. Berdasarkan kebutuhan storage maka kebutuhan yang kritikal dalam mempertimbangkan

perkembangan data warehouse adalah high availability, high data volume, high performance and scalability,

simplification and usability dan easy management.

Apa itu capability map?

Capability map adalah model dari perusahaan yang berhubungan dengan kemampuan, proses dan

fungsi perusahaan tersebut yang dibutuhkan untuk mendukung kesuksesan bisnis dengan system IT yang

menjadikannya mungkin.

Sebuah perusahaan dikategorikan dengan melihat kemampuannya untuk menjalankan obyektif dari

bisnisnya. Dalam setiap kemampuan itu sendiri adalah sekumpulan aksi dari bisnis yang dijalankan seperti

merespon pemintaan layanan dari pelanggan atau mendifinisikan strategi sumber daya untuk produk baru.

Gambar 2. End to end service realization

Dalam business capability map, setiap kemampuan bisnis berhubungan dengan:

1. Business goals. Hal yang penting dalam capability map adalah dikarakteristikan berdasarkan hasil

yang dihasilkan oleh kapabilitas itu sendiri, yang ditampilkan dalam bentuk strategi, obyektif dan

matrik. Hal ini akan berhasil baik jika manajemen bisnis menentukan hasil spesifik dari setiap

kapabilitas, seperti contoh menurunkan biaya paket/km untuk kemampuan pengangkutan. Tetapi



hasil ini akan juga berguna bagi kapabilitas lainnya seperti contoh ide untuk percepatan waktu

produksi akan berimbas ke riset waktu ke pasar, pengembangan produk dan kemampuan

pembuatan produk.

2. Processes and functions – and the information they work on. Kemampuan-kemampuan bisnis

yang terdiri dari proses dan fungsi bisnis itu sendiri yang berjalan dalam dan antara bisnis itu sendiri

seperti contoh proses order untuk pengapalan terdiri dari kemampuan waktu untuk penjualan,

pengambilan order, pengaturan iventori dan pengapalan. Dan proses dan fungsi bisnis mempunyai

informasi dalam bidang tertentu itu, sebagai contoh proses pemesanan sampai pengapalan dan

aplikasi yang berhubungan dengan itu dimana pengaturan daftar pemesanan barang oleh customer

dibandingkan dengan inventori barang atu kemampuan pabrik untuk membuatnya.

3. The “bill of IT”. Capability map bisnis menggunakan “bill of IT” adalah sekumpulan hardware,

software dan IT services yang dibutuhkan untuk mensupport kapabilitas bisnis spesifik. Bill of IT

akan sederhana ketika digunakan untuk spesifik sistem tetapi akan menjadi menyulitkan ketika

sebuah sistem digunakan untuk mendukung beberapa kapabilitas seperti dalam virtualized data

center.

4. Full-state capability. Capability map dapat berdasarkan perbandingan kondisi “saat ini” dan kondisi

“saat akan datang”, yang menggambarkan perbedaan atau celah kemampuan, proses dan bil of IT

antara kedua kondisi tersebut. Dan karena model capability map terhadap target bisnis, organisasi,

proses dan informasi, kemampuan kondisi masa akan datang dapat dibentuk berdasarkan

perencanaan IT dan bisnis.

Apa itu gap analysis?

Walaupun istilah „gap analysis‟ Nampak sangat teknikal sekali, pada kenyataannya proses ini sangat

mudah untuk dimengerti. Dalam terminology yang sederhana, gap analysis adalah proses dimana bisnis dan

perusahaan saling berkaitan seperti bagaimana mereka saat ini dalam hal keuntungan, pelayanan, teknologi dan

lain lain dibandingkan dengan apa yang mereka akan menjadi dimasa yang akan datang dalam suatu area

tertentu.

Area antara kedua posisi tersebut dinamakan „gap‟ dan ketika gap ini bisa diidentifikasikan maka bisnis

dapat dengan tepat membuat aturan dan menciptakan stategi dengan tujuan memperkecil gap dan meraih goal

yang sudah ditetapkan. Gap analysis, baik yang formal maupun informal, merupakan sebuah proses baik dalam

bisnis atau individu selalu kita lakukan tiap harinya.



Gambar 3. Gap analysis metodology

Proses gap analysis dapat berbagai macam cara start dari analisa stastistik yang kompleks hingga

pertanyaan yang sederhana seperti “dimana kita saat ini” dan “dimana kita akan berada dimasa yang akan

datang”. Biasanya yang paling banyak menggunakan alat gap analysis ini adalah project manager dan

anggotanya dimana secara tim mereka menguji pertanyaan sederhana tersebut dan membuat strategi untuk

mengisi celah gap tersebut. Beberapa alat dan stategi yang digunakan untuk mencapai proses ini termasuk:

Spreadsheets. Dimana tidak akan perdebatan bahwa proses gap analysis secara signifikan

dibantu dengan adanya program spreadsheets ini, yang sederhana maupun yang kompleks.

Spreadsheet ini memudahkan pengguna untuk menganalisa sejumlah data dalam spectrum

pelayanan yang luas seperti data finansial dan teknologi.

Survey. Survey adalah salah satu alat gap analysis yang cukup penting juga. Dengan melakukan

survey ke bebrapa department, pekerja dan pelanggan dari sebuah perusahaan, manajer

mendapatkan gambaran yang jelas mengenai beberapa faktor yang menghalangi proses dan

dapat menerima masukan yang berharga untuk menghilangkan halangan tersebut.

Meeting. Ketika project manager melakukan pertemuan baik dengan divisi lain atau dengan

seluruh karyawannya mereka seringnya menemukan sebuah atau beberapa masalah dalam

pekerjaannya dan secara bersama berusaha menemukan penyelesaian melalui jalan terbaik agar

dapat melanjutkan ke tahap berikutnya.

Apa itu modeling and analytic Capability?

Sudah bukan pertanyaan lagi saat ini business analytic adalah mainstream saat ini. Setiap bisnis

menggunakan suatu atau beberapa cara analitik yang terintegrasi untuk mencapai suatu keputusan dan proses

management.



Untuk menjelaskan dan menghitung analytic capability, kita perlu mulai dari capability model terlebih

dahulu. SEI capability maturity model dari universitas Carnegie mellon memberikan pondasi yang bagus karena

mereka menekan pada kapabilitasnya terlebih dahulu. Model lainnya menjabarkan maturity modelnya masing

masing tetapi tanpa menekan pada kapabilitasnya dimana hal tersebut sebenarnya yang dibutuhkan disini.

Perbedaan antara capability level dan maturity level terlihat dalam gambar 4. Catatan, walaupun

secara penamaan ada beberapa level dalam table tersebut adalah sama, akan tetapi sebenarnya mereka

mempunyai arti yang jauh berbeda. Maturity Level didefinisikan dan diukur sebagai agregasi semua proses

dalam perusahaan. Capability level didefinisikan dan diukur untuk proses dari sebagian area dan area yang

ditargetkan. Pengertian proses kapabilitas ini merupakan hal yang penting untuk proses improvement, proses

integrasi dan evolusi menuju sebuah proses kolaborasi yang baru.

Gambar 4. Capability and Maturity Levels

Capability levels didifinisikan sebagai berikut:

Level 0 – Incomplete: Proses incomplete adalah hanya satu yang tidak perfomed atau hanya sebagian

yang performed. Tujuan proses secara specific tidak konsisten tercapai dan tidak ada proses tujuan perusahaan

yang tercapai.

Level 1 – Performed: Proses performed adalah satu yang secara konsisten menuju spesifik target area

proses. Hal ini mendukung dan memungkinkan pekerjaan yang diperlukan untuk menyediakan layanan untuk

area proses. Sekalipun pengembangan dari level 0, proses performed beresiko jika dilaksanakan tanpa

mempunyai hubungan yang kuat dengan tujuan perusahaan.

Level 2 – Managed: Proses managed memenuhi criteria level 1 dan mempunyai landasan infrastruktur

yang dibutuhkan untuk mendukung proses tersebut. Proses ini berisikan target perusahan demikian pula target



proses area. Proses secara berkesinambungan direncakan dan dijalankan, mempekerjakan ahli dibidangnya

serta mendapatkan sumber daya yang cukup dan keterlibatan pemegang saham. Dalam proses managed ini

terdiri dari monitor, control dan peninjauan kembali.

Level 3 – Defined: proses defined memenuhi criteria level 2 dan bila perlu mempunyai derajat

kekakuan yang besar dalam standar, penjelasan proses dan produksi untuk dapat dipelajari, dilakukan berulang-

ulang, mudah diperiksa, konsisten dalam hasil dan kemampuan produksi terhadap suatu hasil tertentu terhadap

suatu keadaan tertentu.

Level 4 – Quantitatively Managed: Proses Quantitantively Managed memenuhi seluruh criteria level 3

dan dikontol menggunakan teknik statistic dan teknik quantitative lainnya. Pengukuran target kualitas dan

kemampuan dibuat dan digunakan untuk mengendalikan proses. Kualitas dan kemampuan diukur dan

dikendalikan pada keseluruhan proses.

Level 5 – Optimizing: Proses optimizing memenuhi seluruh criteria level 4 dan secara

berkesinambungan di kembangkan melalui analisa dan pengertian terhadap permasalahan dalam proses yang

bervariasi. Metoda Statistical Process Control (SPC) digunakan untuk mencapai kedua perkembangan jumlah

dan inovasi.

Gambar 5. Capability and Analytic Roles

Untuk membentuk model analytic capability, dibutuhkan penambahan dimensi spesifik area untuk

analytic: aturan analytic dan penggunaan analytic. Gambar 5 menunjukan penambahan aturan untuk model

capability menggunakan dua aturan utama dalam praktis analytic: using analytic dan Creating analytic. Ini



penting utnuk menyadakan bahwa individu yang sama dimungkian dapat melakukan kedua aturan tersebut

misalnya sebagai konsumen analutic dan pengembang analytic.

Perpotongan antara setiap aturan pada setiap level sekarang menjadi lebih praktis untuk dilihat untuk

menentukan karakteristik spesifik yang diidentifikasikan pada setiap perpotongan. Seperti contoh, penggunaan

analytic di level 0 (incomplete) bisa melibatkan gambaran kesimpulan dan pengambilan keputusan berdasarkan

spreadsheet yang belum selesai dimana mungkin spreadsheet tersebut tidak akan pernah komplit. Persamaan

kondisi itu dimana creating analytic pada level 0 tersebut juga dapat menggunakan spreadsheet yang belum

selesai tersebut dimana pada saat tersebut adalah yang terbaik yang dipunyai. Kebalikannya,penggunaan

analytic level 5 dapat diaplikasikan performace scorecard untuk program intelligence bisnis sehingga secara

berkesinambungan dan sejalan antara intelligence bisnis dengan bisnis itu sendiri. Lebih lanjut analytic creation

pada level 5 dapat menggunakan metric untuk memonitoring dan mengembangkan kualitas data dan informasi

dalam intelligence bisnis program.

Gambar 6. Capability, Roles and Analytic Usage

Penambahan dimensi analytic usage menghasilkan capability model seperti dalam gambar 6. Dimensi

usage nampat pada tujuan dari analytic (macam analisa yang terbentuk). Ini termasuk performance

management, behavioral analysis, prediction and forecasting, cause-and-effect analysis, exploratory analysis



and discovery, dan text and spatial analytics. Itu semua adalah proses analytic dimana tergantung pada

capability assessment.

Apakah itu reporting tools?

Reporting software adalah secara sederhana adalah software yang menghasilan berbagai macam tipe

report. Akan tetapi masalah dengan difinisi yang sederhana itu, itu hanya sedikit komplit dan hanya

menyediakan ide kenyataan yang tidak jelas. Difinisi yang lebih tepat dan lebih baik untuk reporting software

adalah software yang secara efesien menghasilkan report yang mudah dibaca dengan mengambil format data

dari sumber data yang sudah ditentukan.

Dengan sumber data yang sudah ditentukan biasanya menghubungkan data yang tersimpan logical

dan semantikal secara benar dan baik, seperti database, report format lainnya, logs dan lain-lain. Fungsi dari

software reporting ini adalah mengambil data dari sumbernya dan menampilkan keseluruhan data secara ringkas

sehingga pemakai dapat mengambil kesimpulan yang sama.

Kualitas software reporting dapat disimpulkan sebagi berikut: “dengan meng-klik tombol report maka

seluruh report dan sub-reportnya akan ditampilkan oleh software reporting. Sebagai tambahan kemudahan dari

software reporting adalah dapat disesuikan dengan kemauan dari pemakai untuk template dari reporting

tersebut. Semua ini terjadi tanpa campur tangan manusia lagi”. Kenyataannya dalam kehidupan sehari hari

campur tangan manusia dan control adalah diperlukan dan mempunyai keuntungan sendiri.

Reporting yang ideal harus memiliki hal sebagai berikut:

1. Dibutuhkan sedikit campur tangan manusia. Keseimbangan antara perawatan manual dan otomatis

harus dibuat seimbang.

2. Dapat menangani “data extraction” sebagai bagian dari proses secara otomatis. Pengguna

mempunyai sumber data yang spesifik. Oleh karena itu maka software reporting ini harus mendukung

juga berbagai macam format data didalamnya.

3. Mendukung format report sebagai berikut:

Portable: report dapat dilihat dari berbagai macam computer dan dapat dikirim dari

berbagai macam media elektronik

Appealing: report harus mudah ditampilkan dengan tetap menampilkan informasi yang

penting

Simple: memahami apa yang ditampilkan oleh report ini harus mudah bagi

penggunanya

Compatible: file report seharusnya dapat dilihat menggunakan sebagian besar operating

systems. Hal ini tentunya diputuskan oleh pengguna utama report ini.



4. Feleksibel. Dengan berjalannya waktu dimungkinkan format report dapat berubah. Perubahan ini

dapat diminta pada waktu yang tidak pasti tegantung dari permintaan pelanggan dan/atau manajemen.

Software reporting idealnya harus dapat menyimpan dan tidak menghapus informasi perubahan

tersebut sehingga jika dibutuhkan dapat ditampilkan kembali. Perubahan perubahan seperti ini

harusnya dapat dengan mudah dilakukan dalam software ini.

Gambar 7. Contoh reporting software

5. Mengikuti aturan standart. Software reporting ini idealnya terdapat mekanisme yang mengikuti aturan

standard. Software ini harus dapat menampilkan peringatan bila terjadi pelanggaran terhadap aturan

standard ini. Akan tetapi software juga harus dapat mendukung untuk format format yang tidak

standard juga.

PENJELASAN KASUS SOAL NO. 1

Question: Eric Brinker dari JetBlue mencatat bahwa database yang dikembangkan selama krisis tersebut belum

diperlukan karena perusahaan belum pernah mengalami kehancuran. Apa risiko dan manfaat yang terkait

dengan pendekatan ini untuk perencanaan IT? Berikan beberapa contoh dari masing-masing.

Answers: Pada kasus yang pertama, nampak jelas disini bahwa sebagai perusahaan penerbangan

yang besar seharusnya cuaca buruk adalah bukan sesuatu yang baru begitu pula dengan bagaimana mereka

mengembalikan jadwal penerbangan kembali normal dalam waktu yang reasonable. Sehingga menjadi



pertanyaan yang besar jika sebuah airlines gagal menghadapi situasi seperti ini. Disini JetBlue mempunyai

kekurangan yang sangat dibidang operation management dan crisis management.

Dalam pengambilan keputusan untuk membuat database crew yang baru pada JetBlue dimana diakui

oleh Juru Bicara Jetblue, Eric Brinker bahwa hal ini belum pernah direcanakan sebelumnya karena mereka

belum pernah melakukan perencanaan untuk kondisi yang sangat buruk. Pada saat itu JetBlue sedang

menghadapi krisis yang disebabkan oleh cuaca yang sangat buruk sehingga mengakibatkan ribuan jadwal

penerbangan tertunda. Hal ini dikarenakan regulasi yang tidak memungkinkan pesawat untuk take off dalam

kondisi landasan pacu yang sangat licin. Karena penundaan ini maka puluhan ribu calon penumpang yang

sudah akan berangkat tidak dapat diberangkatkan. Karena ketidaksiapan Jetblue dalam kondisi krisis sperti ini

sedangkan pada saat itu pihak JetBlue juga belum menerapkan sistem reservasi untuk mendukung re-booking

pesawat serta tidak didukung dengan system dispatcher untuk penjadawalan ulang rute dalam waktu yang

cepat.

Sehingga pembuatan database crew dilakukan dengan manual dengan cara pihak off air operator

JetBlue menguhubungi crew nya ataupun crew yang menghubungi off air operator untuk meng-update lokasi

mereka dan disesuaikan dengan sistem dispatcher mereka dimana beberapa data sudah tidak akurat lagi.

Dengan melakukan hal ini maka dengan cepat dan tepat petugas dapat dengan pasti mengetahui lokasi dari

seluruh crewnya dan dapat cepat pula menghungi mereka untuk bertugas kembali disaat cuaca sudah membaik.

Hal ini sangatlah beresiko dimana input dilakukan dalam kondisi krisis dan dilakukan secara manual serta untuk

proses peng-updatean data dilakukan melalui sambungan telepon. Dalam hal ini, pelaksanakan pembuatan

database ini juga mempunyai resiko juga karena tentunya tidak melalui proses Modeling and Analytic Capability

yang sesuai dan tanpa reporting yang lengkap karena sebelumnya tidak ada dalam perencanaan mereka untuk

sistem tersebut.

Pengambilan langkah ini sangat tepat sesuai dengan tahapan pertama dalam langkah perencanaan IT

adalah menggunakan sumber data yang tepat dan benar untuk memudahkan IT mendukung bisnis. Sumber

data ini diambil langsung dari crew dimana petugas pengumpul data menghubungi crew atau sebaliknya.

Dengan sumber yang sudah benar ini langsung dibandingkan dengan data yang terdapat disistem. Tanpa

melakukan ini, dengan sistem atau alat secanggih apapun tidak akan dapat menghasilkan sesuatu yang berguna

bagi bisnis jika data yang disajikan tidaklah up to date dan tepat. Ketika data terkumpul dengan baik maka

sistem apapun yang akan menggunakan data ini sebagai sumbernya tidak akan menghasilkan sesuatu yang

tidak berguna, sehingga keputusan untuk melakukan penerbangan mana dan route kemana dengan crew yang

mana akan diambil dengan cepat, tepat dan efektif. Contohnya jika cuaca disuatu tempat sudah membaik dan

tujuan dari penerbangan itu sudah membaik pula, maka pesawat dapat diterbangkan, dengan begitu crew yang

ada disekitar daerah tersebut dapat dipanggil untuk bekerja.



Gambar 8. Struktur Data Collection Application

Karena dalam kondisi krisis maka pembuatan database ini tanpa melakukan gap analysis. Hal ini akan

berakibat buruk jika ternyata perangkat IT yang ada tidak memadai untuk dipenuhi oleh data data seluruh crew

dan data pesawat. Jika ternyata harddisk atau memory tidak mencukupi maka pengisian dan pengambilan data

akan terjadi kesalahan, karena bagaimanapun sistem IT tergantung terhadap memory untuk melakukan

prosesnya. Lebih dari itu karena hal ini belum pernah direncanakan juga sebelumnya maka capability map pun

tidak dilakukan disini. Hal ini dapat berakibat terhadap pengisian data oleh orang yang tidak kompeten

dibidangnya sehingga akhirnya data yang dimaksudkan akan menjadi data yang sangat akurat yang kemudian

terjadi ternyata akan menjadi data yang tidak ada artinya.

Kesimpulan dari kasus ini dimana IT sebelumnya disalahkan karena kelebihan beban sehingga tidak

dapat mengakomodasi kondisi krisis tersebut. Justru sebetulnya dengan penerapan database tersebut IT

menjadi penolong JetBlue melewati masa krisis tersebut. Nampak jelas ketidaksiapan secara manajemen dalam

mengelola perusahan untuk menghadapi masa krisis adalah awal dari pokok permasalahan kondisi krisis yang

terjadi pada JetBlue dikemudian hari.

PENDAHULUAN KASUS SOAL NO. 2

Tujuan dari IT change management adalah untuk menyakinkan bahwasanya semua perubahan

terencana, dibicarakan, dicatat dan dilaksanakan dengan baik. Dua bagian terpenting dari change management

adalah:

Perencanaan – termasuk disini adalah checklist dari pengembangan yang komprehensif dari

semua step dibutuhkan untuk melakukan perubahan. Komponen terpenting dari perencanaan

ini adalah penjadawalan dan koordinasi dengan semua pihak yang terlibat. Permintaan

perubahan ini harus ditinjau dan disetujui oleh pimpinan dalam tim yang memasukan

permintaan tersebut.



Komunikasi – dibutuhkan notifikasi awal ke IT manager, staff teknikal, dan pelanggan yang

akan terkena pengaruhnya tentang kapan dan bagaimana perubahan itu akan terjadi, dan

siapa saja yang akan terkena imbasnya. Dokumentasi mengenai perubahan ini, baik yang

berhasil ataupun tidak, harus tetap diselesaikan.

Langkah langkah berikut harus dilakukan untuk semua perubahan yang dapat mengakibatkan gangguan pada

sistem yang sudah berjalan.

a) Tentukan dan difinisikan batasannya

Saat kebutuhan perubahan telah diidentifikasi, pelaku perubahan harus mendefinisikan secara jelas

batasannya. Sedikit saja penyimpangan dari batasan tersebut, mengharuskan proses permintaan

perubahan diulangi dari awal. Semakin besar proyek harus dapat dipecah menjadi komponen

komponen kecil dimana setiap komponen tersebut melakukan proses permintaan perubahan yang

terpisah.

b) Kembangkan perencanaan

Pelaku perubahan harus membuat langkah langkah pelaksanaan perubahan secara detail dalam

perencanaannya, biasanya dalam bentuk format checklist. Prencanaan fallback harus ada dalam

rencana tesebut. Jika perubahan tidak berjalan seperti yang diharapkan, titik fallback harus ditentukan

secara spesifik baik kapan waktunya fallback harus dilakukan agar service tetap berjalan diakhir waktu

downtime.

c) Ditinjau oleh rekan kerja

Pelaku perubahan harus memberikan dokumen perubahannya untuk ditinjau oleh rekan kerjanya dan di

setujui. Format elektronik dapat digunakan untuk melakukan autorisasi dan document perubahan.

Rekan kerja mungkin saja akan meminta pelaku perubahan untuk datang ke pertemuan untuk

menjawab beberapa pertanyaan yang berhubungan dengan permintaan ini. Jika diperlukan, rencana

dari perubahan tersebut harus diubah sebelum rekan kerjanya menyetujui. Ketika rencana sudah

disetujui, rekan kerja akan menyetujui rencana tersebut dan meneruskan ke manajeman untuk

persetujuan akhir.

d) Menerima persetujuan

Pelaku perubahan harus mempunyai dokumen perubahan yang sudah disetujui oleh pimpinan dari tim

yang meminta perubahan. Formulir elektronik dapat digunakan untuk autorisasi banyak perubahan.

Pimpinan diminta persetujuan bisa saka meminta pelaku perubahan untuk menghadiri pertemuan agar

dapat bertanya jawab langsung tentang tujuan dari perubahan tersebut. Jika dibutuhkan, rencana

tersebut dapat sedikit dirunah sesuai dengan permintaan pimpinan.



e) Tentukan pendukung pekerjaan dan buat jadwal

Pelaku perubahan harus melaku koordinasi mengenai perubahan tersebut dan jadwalnya. Perubahan

harus dijadwalkan pada saat pengguna layanan tersebut terkena imbas paling sedikit. Biasanya waktu

perubahan dilakukan jam 10:00pm – 06:00am. Pelaku perubahan diharuskan mengumumkan waktu

perubahan dua hari sebelum pelaksanaan kepada semua pihak yang terkait perubahan tersebut

termasuk didalam pelanggan yang terkena efeknya sehingga mereka mengetahui dan waspada

terhadap proses yang terjadi selama perubahan tersebut.

f) Dikomunikasikan dan didokumentasikan

Informasi mengenai permintaan perunahan tesebut harus diumumkan mengenai layanan dan waktu

perubahan tersbut. Justifikasi mengenai mengapa perubahan ini dibutuhkan harus juga dimasukan

beberapa informasi penting didalamnya antara lain:

Tanggal dan waktu perubahan dilakukan

Penjelasan singkat mengenai perubahan tersebut

Penjelasan singkat mengenai rencana back-out

Siapa saja yang akan terkena pengaruh besar

Perangkat atau layanan apa saja yang akan terkena pengaruh

Jika downtime dibutuhkan, maka lama layanan tersebut akan terganggu harus disebutkan

g) Akhir dari perubahan

Jika perubahan tesebut sudah dilakukan baik yang berhasil ataupun tidak, pekerjaan ini tetap harus

didokumentasikan dan disubmit pada akhir pekerjaan perubahan ini.

Jika dalam keadaan darurat dimana terjadi perubahan tanpa ada persetujuan sebelumnya oleh karena hardware

atau software yang bermasalah makan perunahan ini harus dilaporkan dan dimintakan persetujuan paling tidak

dalam waktu 24 jam, sesuai dengan jalur permohonan seperti dijelaskan diatas.


Question: Dengan melihat ke belakang, kita sekarang tahu bahwa keputusan yang dibuat oleh Eric Raffin dari

VA untuk pemindahan ke situs Denver adalah yang benar. Namun, kegagalan terjadi untuk mengikuti prosedur

backup yang ditetapkan. Dengan informasi yang ia miliki saat itu, alternatif lain apa dia bisa dipertimbangkan?

Mengembangkan setidaknya dua dari alternative tersebut.

Answers: Perubahan adalah sesuatu yang sangat berat, apalagi jika melibatkan dalam skala yang

sangat besar. Dalam kasus VISTA system di VA mengalami gangguan di site Sacramento, Eric Raffin tidak



melakukan fail over ke Denver dimana Denver dan 11 region lainnya tidak mengalami gangguan. Dengan

asumsi jika permasalahan ada di software maka dengan sistem yang tersinkronisasi dengan baik maka file yang

rusak dari primary computer akan terduplikasi ke secondary computer, demikian seterusnya. Oleh karena itu

Eric Raffin tidak melakukan backup data ke Denver site hal tersebut dilakukan dengan maksud agar tidak

mengganggu site-site dibawah Denver.

Pada saat pertama kali tim di Sacramento mengetahui adanya permasalahan dalam sistem mereka,

dan melakukan troubleshooting maka dapat dilihat beberapa tanda dan gejala-gejala dari permasalahan

tersebut. Hanya saja pada saat itu Eric Raffin tidak mendapatkan data perubahan apa yang sedang dilakukan

terakhir kali sebelum problem ini terjadi. Dengan ketidak jelasan ini maka Eric Raffin tidak melakukan backup ke

Denver. Hal lain yang dapat dilakukan oleh tim di Sacramento adalah dengan melakukan backup untuk file-file

read only deserver atau melakukan taping backup dari data local PC dimana terdapat brief data mengenai

pasien local.

Pelajaran yang dapat diambil dari kasus VA untuk perusahaan yang menghadapi iniative manajemen

perubahan:

1. Pimpinan tertinggi harus benar-benar mempunyai komitmen yang sama untuk semua

pekerjaan itu.

2. Menyatukan semua tim untuk menjalan pekerjaan dengan pihak luar atau dalam sendiri adalah

suatu yang penting

3. Ketika sesuatu menghalangi kita dan mendorong kita untuk kembali sebelum perubahan,

kecepatan adalah menjadi faktor yang penting dibandingkan dengan menyelesaikan

consensus.

4. Antisipasi dengan semua lawan dan mencoba selalu selangkah didepan dengan melakukan

aksi dalam segala hal secara transparan.

5. Ciptakan rasa terhadap sesuatu yang penting, mengenali potensi permasalahan dan krisis

yang digunakan untuk memicu energy perubahan.


Question: Sebuah perubahan kecil didokumentasikan mengakibatkan runtuhnya sistem VA, terutama karena

keterkaitan yang tinggi antar aplikasi. Apa sisi positif dari tingkat interkoneksi yang tinggi, dan bagaimana hal ini

bisa bermanfaat bagi pasien? Memberikan contoh-contoh dari kasus ini untuk membenarkan jawaban Anda.

Answers: High degree interconnection dapat diartikan sebagai hubungan secara langsung (interkoneksi)

antara dua atau lebih system IT dengan tujuan berbagi data atau sumber sumber informasi lainnya. Pada

dasarnya interkoneksi dapat dipaparkan dalam 4 bagian life-cycle, yaitu:



1. Planning the Interconnection

Pada cycle awal ini semua pihak harus menjabarkan dan mengevalusi semua aspek teknikal,

sekuriti dan administrasi yang relevan; dan membuat perjanjian yang mengatur manajemen,

operasi dan kegunaan interkoneksi ini.

2. Establishing the Interconnection

Kelompok interkoneksi ini akan melakukan mengembangan dan pelaksanaan interkoneksi

pada tahap ini. Termasuk dalam tahap ini adalah menjalankan atau melakukan konfigurasi

yang berhubungan dengan security.

3. Maintaining the Interconnection

Kelompok interkoneksi ini akan melakukan perawatan dalam hal ini untuk menjamin

kelancaran hubungan yang terlah dihubungkan. Hal ini untuk menjamin agar system yang

dibuat berjalan dengan baik dan aman.

4. Disconnected the Interconnection

Satu atau lebih dari anggota interkoneksi ini dapat melakukan pemutusan hubungan.

Pemutusan hubungan interkoneksi ini harus dilakukan dengan perencanaan yang matang agar

tidak mengganggu system dari pihak lainnya. Dalam kondisi emergency semua anggota

interkoneksi dapat melakukan pemutusan system interkoneksi secepatnya, tanpa

perencanaan.

Beberapa tujuan dan keuntungan melakukan interkoneksi ini, antara lain sebagai berikut:

1. Pertukaran data dan informasi antara user user dalam organisasi tersebut.

2. Melakukan perubahan sesuai dengan kebutuhan pada data yang menjadi property pihak lain.

3. Kolaborasi dalam project kerjasama.

4. Menyediakan komunikasi secara fulltime, 24 jam sehari, 7 hari seminggu.

5. Menyediakan online training.

6. Menyediakan data yang terproteksi untuk data data yang penting dan file backup.

Dalam konsep IT centralization ini VA menciptakan banyak lapisan lapisan dalam bidang teknik, organisasi

dan aturan prinsip dan praktikal untuk mencapai tujuan. Lima prinsip yang dapat menjaga untuk mencapai

tujuan ini adalah:

Aligning – Menyelaraskan strategi IT VA dengan misi kesehatan.

Integrating – Dengan penyatuan system IT ini maka VA menyediakan layanan kesehatan terbaik yang

dimungkinkan untuk para veteran dan keluarganya.

Managing Risk – Harus diyakinkan seluruh data yang sensitive yang berhubungan dengan pasien dan

pekerja di VA harus aman.



Managing Resourse – Diusahakan VA system personal dan procrument harus mendukung secara

menyeluruh tujuan dari IT yang aman di VA.

Measuring performance – menciptakan metric yang memungkinakan petugas VA dapat mengakses

lebih terhadap budget dan management didukung keseluruhan misi dari VA.

REFERENSI:

1. O‟Brien, James. 2000 Management Information System: Managing Information Technology in the

Internetworked Enterprise, Fourth Edition. McGraw-Hill.

2. Wikipedia, the free encyclopedia diakses di http://en.wikipedia.org/wiki/Information_technology

3. Official website JetBlue Airways diakses di https://trueblue.jetblue.com/

4. Official website Veteran Aminstration diakses di http://www.va.gov/

http://en.wikipedia.org/

https://trueblue.jetblue.com/

case 4: jetblue and the veterans administration: the ... · menggunakan suatu atau beberapa cara...

Documents