business case - arrows

Judul : Disusun Oleh : Kelompok 4Moch. Arizal(125150400111009)Krisdhamara W. P.(125150400111015)Putri Mutiara T.(125150400111029)Anom Sulton I.(125150400111030)Rayyan Ramadhan(125150400111005)Alamat : Jalan Soekarno Hatta No. 21, Kec. Bangorejo, Banyuwangi Jawa Timur2015Date :

EXECUTIVE SUMMARYPenulisan proposal ini dibuat untuk mengajukan beberapa alternativ-alternative penyelesaian dari masalah yang ada pada Ridho Mampir Store. Pada perusahaan tersebut terdapat beberapa masalah dimana salah satu masalah dan yang paling utama adalah mengenai integrasi antar divisi pada perusahaan serta masalah pembukuannya. Tujuan utama dari perusahaan adalah meningkatkan koordinasi dan mempermudah pembukuan serta proses pemesanan barang. Diamana dari tujuan tersebut dapat diambel beberapa startegi seperti penerapan sistem. Dari masalah-masalah yang ada tersebut, kami akan menawarkan beberapa alternatif yaitu aplikasi Group chat and Private chat, Sistem Pembukuan, dan Sitem ERP (E-RMOS). Alternatif-alternatif tersebut kemudian kami analisa berdasarkan kekurangan, kelebihan, kelayakan, dampak jika tidak diterapkan, dan yag paling utama adalah menghitung Payback dan ROI dari masing-masing alternativ. Dari analisa tersebut, maka kita dapat menentukan alternativ mana yang paling baik untuk diterapkan, yaitu alternatif ketiga : penerapan Sistem ERP (E-RMOS). Kami melilih alternativ tersebut karena sistem tersebut sudah mencakupi semua masalah dan tujuan perusahan serta dari segi financial, alternativ tersebut yang paling cepat mendapatkan payback.

IntroductionA. BackgroundERP yang merupakan kependekan dari Enterprise Resource Planning yaitu integrasi dari praktek management bisnis dengan teknologi modern. IT terintegrasi dengan 'core' proses bisnis dari unit bisnis untuk merangkum dan menyelesaikan tujuan bisnis secara spesifik. Pada prinsipnya, ERP adalah sebuah gabungan dari 3 buah komponen penting, yaitu: Praktek Management bisnis, IT dan tujuan dari bisnis yang spesifik. Singkatnya, ERP adalah sebuah arsitektur software yang membantu streaming dan pendistribusian informasi terhadap seluruh bisnis unit. ERP memberikan para eksekutif sebuah overview yang komprehensif yang akan mempengaruhi keputusan bisnis secara produktif.Dokumen ini menjelaskan mengenai pengelolaan yang akan diterapkan oleh Ridho Mampir Store. Software Architecture ini adalah gabungan dari strategi inisiatif, proses bisnis, arus informasi, sistem dan jasa, serta infrastruktur teknologi yang bertujuan untuk memastikan bahwa semua kegiatan yang berlangsung diperusahaan dapat mendukung Visi, Misi dan sasaran yang ingin dicapai oleh toko ini. Dalam peningkatan perencanaan dan strategi bisnis (pemesanan), harus melakukan inovasi baru yang mendukung pertukaran informasi dan operasioanal perusahaan secara maksimal dengan teknologi baru yang mendukung.B. Keadaan Saat IniSaat ini kondisi dalam perusahaan adalah C. Masalah pada Perusahaan1. Susahnya koordinasi antar unit2. Proses pembukuan yang masih manual.3. Data pesanan barang yang masih sering hilang, karena masih manual.4. Kebutuhan system dari toko ridho mampir untuk membuka cabang baru.D. MOV Organizational Goal : Mengintegrasikan tiap-tiap divisi yang ada pada perusahaan sesuai proses bisnisnya. Sehingga mempercepat waktu proses pemesanan barang menjadi 60%. Mengotomasi sistem pembukuan. Sehingga mengurangi biaya operasional pembukuan menjadi 0%. Organizational Strategy : Strategi GoalStrategi Initiative

Goal 1:Meningkatkan koordinasi antar unitMenerapkan sistem yang bisa menghubungkan proses di setiap unit

Goal 2:Memudahkan proses pembukuan dan pemesanan barangMemberikan fasilitas untuk mencetak laporan berdasarkan tanggal tertentu yang sesuai keinginan sehingga pembukuan akan lebih mudah.

ALTERNATIVESIdentify Alternatives Group chat dan private chat. Membangun Solusi Baru (sistem). Base Case : Jika tidak diterapkan, masalah komunikasi antar divisi masih mengalami kesulitan. Deskripsi : Merupakan aplikasi yang bisa digunakan oleh masing-masing divisi untuk dapat berkomunikasi. Kelebihan : Mempermudah komunikasi untuk berkoordinasi dan mengurangi biaya operasional yang digunakan untuk berkomunikasi. Kekurangan : Tidak menyelesaikan masalah yang lainnya. Tidak bisa mengotomasi proses bisnis saat proses pemesanan barang. Sistem Pembukuan yang otomatis. Mengubah proses yang sudah ada tanpa investasi di bidang TI. Base Case : Jika tidak diterapkan, masalah pembukuan yang sering hilang sehingga daftar pemasukan dan pengeluaran yang tidak jelas akan tetap terjadi. Deskripsi : Merupakan aplikasi yang bisa digunakan oleh divisi-divisi untuk merekam pengeluaran dan pemasukan dalam perusahaan, beserta rekapnya. Kelebihan : Mempermudah pembukuan, bisa mengurangi resiko kehilangan data, dan mempermudah melihat catatan keuangan. Kekurangan : Tidak menyelesaikan masalah yang lainnya. Tidak bisa mengotomasi proses bisnis saat proses pemesanan barang. Sistem ERP Electronic Ridho Mampir Order System (E-RMOS). Membangun Solusi Baru (sistem) Base Case : Jika tidak menerapkan perubahan IT maka masalah-masalah yang ada tidak akan terselesaikan, seperti masalah pembukuan yang sering hilang sehingga daftar pemasukan dan pengeluaran tidak jelas. Juga masalah koordinasi antar divisi yang sering terjadi miss-komunikasi yang menyebabkan lambatnya pelayanan terhadap konsumen. Deskripsi : Merupakan aplikasi yang terintegrasi yang bisa digunakan oleh divisi-divisi untuk saling berkoordinasi dalam melakukan proses bisnisnya yang juga dilengkapi dengan pencatatan data termasuk pemasukan dan pengeluaran (pembukuan). Kelebihan : Mempermudah pembukuan, bisa mengurangi resiko kehilangan data, mempermudah melihat catatan keuangan, koordinasi antar divisi semakin mudah, dan proses bisnis semakin cepat. Kekurangan : -

ANALYSIS OF ALTERNATIVESA. Define Feasibilitya. Alternatif 1 Kelayakan : Kelayakan Ekonomi : Alternatif ini layak untuk dijalankan dari segi ekonomi. Karena dalam pengembangannya tidak membutuhkan biaya yang cukup besar. Kelayakan Teknis : Dari segi teknis, aplikasi atau sistem ini layak diterapkan karena infrastuktur yang ada di perusahaan sudah mencukupi. Kelayakan Organisasi : Organisasi ini layak menerapkan aplikasi ini, karena ; penggunaannya mudah digunakan dan di organisasi tersebut sudah memiliki orang yang bisa mengoperasikan komputer. Lainnya : Aplikasi ini kurang layak untuk diterapkan karena tidak menyelesaikan masalah yang lainnya. Tidak bisa mengotomasi proses bisnis saat proses pemesanan barang. Resiko : Jika aplikasi ini digunakan berlebihan, maka pegawai akan cenderung menggunakannya untuk mengobrol sehingga mengurangi kinerja pegawai. Dampaknya pegawai lebih lama menyelesaikan tugasnya atau melayani pemesanan barang. Respon dari organisasi, memantau kinerja dari perusahaan.b. Alternatif 2 Kelayakan : Kelayakan Ekonomi : Alternatif ini layak untuk dijalankan dari segi ekonomi. Karena dalam pengembangannya tidak membutuhkan biaya yang cukup besar. Kelayakan Teknis : Dari segi teknis, aplikasi atau sistem ini layak diterapkan karena infrastuktur yang ada di perusahaan sudah mencukupi. Kelayakan Organisasi : Organisasi ini layak menerapkan aplikasi ini, karena dalam penggunaannya mudah digunakan dan di organisasi tersebut sudah memiliki orang yang bisa mengoperasikan komputer. Lainnya : Aplikasi ini kurang layak untuk diterapkan karena tidak menyelesaikan masalah yang lainnya. Tidak bisa mengotomasi proses bisnis saat proses pemesanan barang. Resiko : Resiko yang dapat terjadi adalah kemungkinan terjadinya pencurian data karen data disimpan secara terpusat. Dampaknya data internal perusahaan bisa tersebar atau diketahui pihak eksternal perusahaan. Respon yang bisa dilakukan adalah memberikan hak akses pada aplikasi sehingga hanya beberapa pihak yang dapat mengaksesnya.c. Alternatif 3 Kelayakan : Kelayakan Ekonomi : Alternatif ini layak untuk dijalankan dari segi ekonomi. Karena dalam pengembangannya tidak membutuhkan biaya yang cukup besar. Kelayakan Teknis : Dari segi teknis, aplikasi atau sistem ini akan layak diterapkan jika perusahaan menyediakan satu komputer untuk dijadikan server. Kelayakan Organisasi : Organisasi ini layak menerapkan aplikasi ini, karena dalam penggunaannya mudah digunakan dan di organisasi tersebut sudah memiliki orang yang bisa mengoperasikan komputer. Juga aplikasi ini dapat mempermudah proses bisnis perusahaan. Resiko : Jika salah satu divisi terlambat melakukan konfirmasi, maka proses bisnis akan tertunda. Dampaknya penanganan pemesanan akan terlambat. Respon yang dapat dilakukan adalah menjamin adanya pegawai yang selalu standby.B. TCOa. Alternatif 1 Biaya Langsung : Perangkat Lunak : Rp 0 Perangkat KerasNoNamaSpesifikasiJumlahHargaTotal

1Komputer IntelDual Core G2030T, 2.6Ghz RAM 2GB DDR3, 500GB HDD DVDRW-DL LCD 15,6 WideScreen DOS

3RP 4.699.000Rp 14.097.000

Biaya Pengembangan dan Biaya TrainingNoKebutuhanBiaya

1HostingRp 400.000, 00

2DomainRp100.000, 00

3InternetRp 50.000, 00

4Pembuatan Web Apps : Project ManagerRp 7.000.000,00ProgrammerRp 3.000.000,00AnalystRp 5.000.000,00DesignersRp 3.000.000, 00Rp 18.000.000, 00 / bulan18.000.000 / 22 hari = Rp 818.000, 00 / hari Rincian jumlah hari :Planning 3 hariMockup3 hariDeveloping10 hariTesting / Launch3 hariInstalasi program1 hariTotal Hari20 hari

TOTAL BIAYA PEMBUATAN WEB APS :Rp 818.000, 00 x 20 hari

Rp16.360.000, 00

4User TrainingRp 1.000.000, 00

TOTAL BIAYARp 17.910.000, 00

Biaya Konsultasi : Rp 0

Biaya Berjalan : Gaji : Rp 0 Maintenance per tahun : NoKebutuhanBiaya



3Internet (Rp 50.000/bulan)Rp 600.000,00

TOTAL BIAYARp1.100.000,00

Biaya Tidak Langsung : Kegagalan Sistem : Rp 0 Quality Assurance : Rp 1.000.000, 00 Post Implementation Review : Rp 0

b. Alternatif 2 Biaya Langsung : Perangkat Lunak : Rp 0 Perangkat KerasNo.NamaSpesifikasiJumlahHargaTotal


3RP 4.699.000Rp 14.097.000

Biaya PengembanganNoKebutuhanBiaya






Rp16.360.000, 00



Biaya Konsultasi : Rp 0 Biaya Berjalan : Gaji : Rp 0 Maintenance per tahun : NoKebutuhanBiaya






c. Alternatif 3 Biaya Langsung : Perangkat Lunak : Rp 0 Perangkat KerasNo.NamaSpesifikasiJumlahHargaTotal


3RP 4.699.000Rp 14.097.000

Biaya PengembanganNoKebutuhanBiaya






Rp25.358.000, 00



Biaya Konsultasi : Rp 0 Biaya Berjalan : Gaji : Rp 0 Maintenance per tahun : NoKebutuhanBiaya






C. TBOa. Alternatif 1 Menghemat biaya pulsa handphoneNo.Mengurangi / menekan biaya dariPerhitunganTotal

1. Biaya pulsa handphone (dibutuhkan ketika ingin menghubungi supplier atau pelanggan yang ingin membeli)

a = 12 bulanb = rata-rata biaya pulsa tiap bulanc = jumlah divisiRp 5.400.000, 00

b. Alternatif 2 Menghemat biaya kertasNo.Mengurangi / menekan biaya dariPerhitunganTotal

1. Biaya alat tulis menulis (dibutuhkan untuk mencatat pembukuan dan data pesanan barang)

a = 5 buku besar (@ Rp 20.000,00), 1 buku kecil (@ Rp 10.000), 1 pack ballpoint (@ 15.000, 00)b = 2 kali dalam satu tahunc = jumlah divisi

Rp 4.500.000,00

c. Alternatif 3 Menghemat kertas, biaya operasional, telfon, kecepatan melayani pelangganNo.Mengurangi / menekan biaya dariPerhitunganTotal

1Biaya pulsa handphone (dibutuhkan ketika ingin menghubungi supplier atau pelanggan yang ingin membeli)

a = 12 bulanb = rata-rata biaya pulsa tiap bulanc = jumlah divisiRp 5.400.000, 00

2Biaya alat tulis menulis (dibutuhkan untuk mencatat pembukuan dan data pesanan barang)

a = 5 buku besar (@ Rp 20.000,00), 1 buku kecil (@ Rp 10.000), 1 pack ballpoint (@ 15.000, 00)b = 2 kali dalam satu tahunc = jumlah divisi

Rp 4.500.000,00

TOTAL BIAYARp 9.900.000,00

D. Analyze Alternativea. Alternatif 1 Payback= modal awal / Net cash flow= (Rp 14.097.000 + Rp 17.910.000, 00) / ( Rp 5.400.000, 00 Rp 1.100.000,00)= Rp 32.007.000, 00 / Rp 4.300.000, 00= 8 tahun Return of Investment (ROI)= (total expected benefits total expected cost) / total expected cost= ((5.400.000*10) 32.007.000) / 32.007.000= 0.68713094 (68 %)b. Alternatif 2 Payback= modal awal / Net cash flow= (Rp 14.097.000 + Rp 17.910.000, 00) / ( Rp 4.500.000, 00 Rp 1.100.000,00)= Rp 32.007.000, 00 / Rp 3.400.000, 00= 10 tahun Return of Investment (ROI)= (total expected benefits total expected cost) / total expected cost= ((4.500.000*10) 32.007.000) / 32.007.000= 0.40594245 (40 %)c. Alternatif 3 Payback= modal awal / Net cash flow= (Rp 14.097.000 + Rp 26.908.000, 00) / ( Rp 9.900.000, 00 - Rp 1.100.000,00)= Rp , 41.005.000 / Rp 8.800.000, 00= 5 tahun Return of Investment (ROI)= (total expected benefits total expected cost) / total expected cost= ((8.800.000*10) 41.005.000) / 41.005.000= 1.414339715 (141 %)

E. Propose RecommendationF. Required Funding and Funding

business case - arrows

Documents