Hal 1

DAFTAR ISIDAFTAR ISI ............................................................................................................ 2 BAGIAN I ................................................................................................................ 11 SOFTWARE AKUNTING SOLFINA-AFS .................................................................... 11 Bab 1 ...................................................................................................................... 13 Mengenal SOLFINA-AFS ......................................................................................... 13 MENGENAL SOLFINA-AFS ...................................................................................... 14 SOLFINA-AFS dan PSAK ...................................................................................... 14 Arsitektur SOLFINA-AFS ..................................................................................... 14 Siapa pengguna SOLFINA-AFS ........................................................................... 16 APLIKASI SOLFINA-AFS ........................................................................................... 17 Modul SOLFINA-AFS .......................................................................................... 17 Master Dokumen ............................................................................................... 20 Nomor Referensi................................................................................................ 27 Struktur Akun..................................................................................................... 29 Akun Induk ..................................................................................................... 30 Akun Pencatatan (Posting) ............................................................................ 33 Struktur akun dalam bentuk pohon-cabang ................................................. 34 PENGATURAN AKSES ............................................................................................. 35 Pengaturan akses untuk multi-company ........................................................... 37 Pengaturan akses untuk multi kantor-cabang .................................................. 37 Pengaturan akses membuka dokumen ............................................................. 38 DATA CONTOH ....................................................................................................... 40 Perusahaan Contoh ........................................................................................... 40 Transaksi contoh untuk pembahasan ............................................................... 42 BAGIAN II ............................................................................................................... 49 INSTALASI SOLFINA-AFS......................................................................................... 49 Bab 2 ...................................................................................................................... 51 PROSES INSTALASI ................................................................................................. 53 Prosedure Penginstalan ..................................................................................... 53 Saat Pertama Menggunakan ............................................................................. 55

Hal 2

Daftar Menu ...................................................................................................... 56 4 LANGKAH INSTALASI SISTIM AKUNTING BARU .................................................. 62 Step 1. Menyusun Bagan Akun ......................................................................... 63 Memasukkan Akun Induk .............................................................................. 64 Memasukkan Akun Posting ........................................................................... 69 Adopsi Chart-Of-Account............................................................................. 77 Rekening Pendanaan (Paysource Account) ................................................... 80 Step 2. Data Pelanggan dan Pemasok ............................................................... 82 Master Data Pelanggan ................................................................................. 82 Master Data Pemasok ................................................................................... 85 Step 3. Master Barang Pesediaan ...................................................................... 89 Step 4. Memasukkan Saldo Awal....................................................................... 94 Akun Kliring untuk Buku Pembantu............................................................... 95 Contoh Neraca Saldo ..................................................................................... 96 Entri Saldo Awal Neraca Saldo....................................................................... 99 Entri saldo awal faktur penjualan ................................................................ 101 Faktur penjualan dalam valuta asing........................................................... 104 Entri Saldo Awal Faktur Pembelian ............................................................. 106 Saldo awal persediaan barang..................................................................... 109 BAGIAN III ............................................................................................................ 117 Mengelola Transaksi Keuangan ........................................................................... 117 Bab 3 .................................................................................................................... 119 BUKU BESAR (GENERAL LEDGER) ........................................................................ 119 ORGANISASI KEUANGAN & AKUNTING ............................................................... 120 MODUL GENERAL LEDGER (GL) ........................................................................... 120 Pengaturan GL (GL Settings) ............................................................................ 121 Periode Akunting ....................................................................................... 121 Menutup Periode Akunting ......................................................................... 122 Pengaturan Kurs Valuta Asing ......................................................................... 123 Mendaftarkan valuta asing .......................................................................... 124 Kurs Akunting ............................................................................................ 124 Kurs Pajak ................................................................................................... 126 Area Bisnis ....................................................................................................... 126 Pemeriksaan Validitas...................................................................................... 128 JURNAL UMUM .................................................................................................... 129 Dokumen GJ (General Journal) ........................................................................ 129 Mencatat transaksi lewat modul GL................................................................ 129 Mengedit General Jurnal ................................................................................. 133

Hal 3

General Journal untuk transaksi valas ............................................................. 133 Jurnal Berulang ................................................................................................ 134 Jurnal Berbalik ................................................................................................. 138 Jurnal penggajian ............................................................................................. 141 Mengimpor jurnal dari work-sheet ................................................................. 142 LAPORAN STANDAR GL ........................................................................................ 143 Accounts Balance GL110 ................................................................................. 144 Accounts Movement GL111 ............................................................................ 146 Accounts Balance GL113 (by Date).................................................................. 147 Accounts Net Movement GL114 ..................................................................... 149 Journals Summary GL210 ................................................................................ 150 Account Summary GL310 ................................................................................ 152 Drill-down Detail Transaksi .............................................................................. 154 BAB 4.................................................................................................................... 157 HUTANG DAGANG (VENDOR PAYABLE) .............................................................. 157 JURNAL PEMBELIAN............................................................................................. 158 Faktur Pembelian............................................................................................. 158 Terma Pembayaran ......................................................................................... 159 Mencatat Jurnal Pembelian ............................................................................. 160 Jurnal pembelian dalam valas ......................................................................... 162 PROSES PEMBAYARAN HUTANG ......................................................................... 164 Batch Pembayaran ke Supplier........................................................................ 164 Daftar faktur yang belum terbayar ................................................................. 166 Filter tanggal jatuh tempo ........................................................................... 167 Proposal Pembayaran ...................................................................................... 168 Pembayaran dengan beda mata uang............................................................. 169 Pembayaran sebagian (Partial)........................................................................ 169 Mencetak Slip Proposal Pembayaran .............................................................. 169 Menutup Batch Pembayaran........................................................................... 170 Batch multi supplier......................................................................................... 172 Notifikasi Pembayaran..................................................................................... 173 PEMBAYARAN PAJAK ........................................................................................... 175 Membuat SSP .................................................................................................. 175 Membukukan Setoran SSP .............................................................................. 178 ANALISA HUTANG DAGANG ................................................................................ 180 Daftar Faktur Pembelian ................................................................................. 182 Analisa Umur Hutang....................................................................................... 183 Skedul Pembayaran ......................................................................................... 185

Hal 4

DPO (Days Payable Outstanding) .................................................................... 186 DPO rata-rata ............................................................................................... 186 Rata-rata tertimbang jumlah hari pembayaran .......................................... 186 Dokumen Pembayaran .................................................................................... 188 Log system untuk faktur supplier .................................................................... 189 BAB 5.................................................................................................................... 193 ORDER PENJUALAN (SALES ORDER) .................................................................... 193 ORGANISASI MANAJEMEN ORDER ...................................................................... 194 KUOTA PENJUALAN (SALESMAN QUOTA) ........................................................... 194 ORDER PENJUALAN (Sales Order) ........................................................................ 197 Elemen Diskon, Uang Muka dan PPN.............................................................. 198 Elemen diskon ............................................................................................. 199 Elemen Uang Muka ..................................................................................... 200 Elemen Pajak Pertambahan Nilai ................................................................ 201 Order Penjualan Sederhana (Simple Sales Order)........................................... 203 Memasukkan PPN ke dalam Order Penjualan............................................. 207 Mencetak dokumen SO sederhana ........................................................... 209 Membuat Faktur Penjualan (Order Sederhana) .......................................... 210 Mencetak Faktur Penjualan ...................................................................... 214 Membuat Faktur Pajak (Order Sederhana) ................................................. 215 ORDER PENJUALAN KATALOG ......................................................................... 219 Alur Order Penjualan Katalog ...................................................................... 219 Master Katalog Produk ................................................................................ 220 Pengelompokan Katalog Produk ................................................................. 221 Diskon Penjualan ......................................................................................... 223 Data katalog produk .................................................................................... 224 Pembuatan Order Katalog ............................................................................... 226 Penjualan Tunai (Cash Sales) ....................................................................... 227 Order Penjualan dengan pengiriman barang .............................................. 232 PENGIRIMAN BARANG......................................................................................... 239 Dokumen Pengiriman (Delivery Order) ........................................................... 239 Menghitung pesanan yang belum terkirim ..................................................... 244 Mencetak Dokumen DO .................................................................................. 245 Menutup Dokumen DO ................................................................................... 248 MEMBUAT FAKTUR ATAS DELIVERY ORDER........................................................ 249 Membuat faktur penjualan ............................................................................. 250 Melampirkan DO pada faktur ...................................................................... 251 Memasukkan Elemen Diskon ...................................................................... 252

Hal 5

Memasukkan Elemen Uang Muka ............................................................... 253 Mengenakan PPN ........................................................................................ 254 Pembuatan Faktur Penjualan ...................................................................... 255 Mencetak faktur pajak..................................................................................... 259 Kurs Pajak ........................................................................................................ 264 Mencetak Ulang Faktur Pajak .......................................................................... 265 Mencetak Faktur pada Multi-Users ................................................................. 266 LAPORAN ORDER PENJUALAN ............................................................................. 268 Laporan Pemrosesan Order (Order Processing).............................................. 268 Laporan Target dan Pencapaian Penjualan ..................................................... 269 Bab 6 .................................................................................................................... 273 PIUTANG DAGANG (RECEIVABLE MANAGEMENT).............................................. 273 JURNAL PENJUALAN DAN PIUTANG DAGANG..................................................... 274 Penjualan Kredit (Credit Sales) ........................................................................ 274 Faktur penjualan modul SO....................................................................... 275 Faktur Penjualan Manual ............................................................................ 275 PENAGIHAN PIUTANG ......................................................................................... 277 Collection Calls................................................................................................. 277 Mendaftarkan nama kolektor ..................................................................... 277 Membuat catatan log penagihan ................................................................ 278 Internal Problem .............................................................................................. 281 Daftar IP ....................................................................................................... 282 Pencatatan IP ............................................................................................... 283 Statement Of Accounts (SOA) ......................................................................... 284 APLIKASI PELUNASAN PIUTANG .......................................................................... 286 Setoran dari penjualan tunai ........................................................................... 287 Pelunasan dalam Valuta Asing ........................................................................ 292 Slip Pelunasan Piutang..................................................................................... 294 Mencatat Biaya Komisi Bank ........................................................................... 295 Pelunasan dengan potongan tunai.................................................................. 299 Pelunasan Piutang secara parsial .................................................................... 300 Pelunasan Piutang Beda Mata Uang ............................................................... 302 Membuat elemen Penyesuaian .......................................................................... 305 MODUL ANALISA PIUTANG DAGANG (ARA) ........................................................ 306 Top Ten Billings ................................................................................................ 307 Billings Report Details ................................................................................... 308 Billings Report Compressed .......................................................................... 309 Analisa Umur Piutang ...................................................................................... 310

Hal 6

Skedul Jatuh Tempo Piutang ........................................................................... 314 DSO (Days Sales Outstanding) ......................................................................... 315 Laporan Pelunasan Piutang ............................................................................. 317 PENGHAPUSAN PIUTANG DAGANG .................................................................... 319 Penghapusan Piutang karena macet ............................................................... 320 Pengampunan Hutang ..................................................................................... 322 Bab 7 .................................................................................................................... 323 PEMBELIAN .......................................................................................................... 323 ORGANISASI DEPARTEMEN PEMBELIAN ............................................................. 324 ORDER PEMBELIAN SEDERHANA ......................................................................... 325 Pembuatan Order Pembelian Sederhana........................................................ 325 Pencetakan Order Pembelian Sederhana ....................................................... 329 ORDER PEMBELIAN KATALOG ............................................................................. 332 Master Material ............................................................................................... 332 Modul Master Material ............................................................................... 333 Mencetak Data Master Material ................................................................. 334 Kode Gudang ................................................................................................... 335 Pembelian Barang Untuk Persediaan .............................................................. 336 Permintaan Pembelian Katalog (PR) ........................................................... 339 Membuat Order Pembelian............................................................................... 341 Mencetak Order Pembelian ............................................................................ 346 Kaitan Order Pembelian dengan Hutang Dagang............................................ 349 Pending Purchase ............................................................................................ 349 LAPORAN PEMBELIAN ......................................................................................... 350 Daftar Purchase Requisition ............................................................................ 350 Purchase Order Report - Details ...................................................................... 351 Purchase Order Report - Compressed ............................................................. 351 Purchase Order Report Top Ten ................................................................... 351 RANTAI PASOKAN (SUPPLY CHAIN) ..................................................................... 352 BAB 8.................................................................................................................... 355 PERSEDIAAN BARANG (INVENTORY MANAGEMENT) ......................................... 355 ORGANISASI DEPARTEMEN LOGISTIK.................................................................. 356 MENCATAT PENERIMAAN BARANG .................................................................... 356 Kunci FIFO (FIFO Key)....................................................................................... 358 Kode akun persediaan ..................................................................................... 358 Modul Material Receiving (MR) ...................................................................... 358 Pending penerimaan barang (Pending Receiving) .......................................... 364 Menutup Dokumen MR ................................................................................... 367

Hal 7

Mencetak Material Receving Note (MRN) ...................................................... 369 TRANSFER PERSEDIAAN KE GUDANG LAIN ......................................................... 370 Modul Inventory Transfer (IT) ......................................................................... 370 Mencetak Inventory Transfer Note (ITN) ........................................................ 373 MEMOTONG PERSEDIAAN ATAS PENJUALAN ..................................................... 374 Dokumen CO .................................................................................................... 374 Jurnal COGS ..................................................................................................... 374 INVENTORY WRITE ADJUSTMENT ....................................................................... 376 Prosedur membukukan inventory adjustment ............................................... 377 Inventory Adjustment Note (IAN) ................................................................... 380 LAPORAN PERSEDIAAN BARANG ......................................................................... 380 PENETAPAN NILAI PERSEDIAAN BARANG DAGANG ............................................ 382 Nilai Persediaan Barang Dagang Dengan Metode FIFO .................................. 383 Bab 9 .................................................................................................................... 385 PEMBEBANAN BIAYA (COSTING) ......................................................................... 385 Objek Biaya (Cost Object) ................................................................................ 386 Membuat Objek Biaya baru......................................................................... 387 MELAMPIRKAN OBJEK BIAYA PADA PRODUK...................................................... 391 HARGA POKOK PENJUALAN ............................................................................. 393 Metode FIFO .................................................................................................... 393 Menghitung harga pokok penjualan (COGS) ................................................... 393 Jurnal Biaya Pokok Penjualan .......................................................................... 396 Alokasi pemakaian material (FIFO) .................................................................. 397 Bab 10 .................................................................................................................. 400 PEMBAYARAN KEPADA PEGAWAI ....................................................................... 400 Master Data Pegawai........................................................................................... 401 Elemen Pengeluaran ............................................................................................ 402 Penggantian Biaya (Reimbursement) .................................................................. 404 Pembayaran Uang Muka ..................................................................................... 408 Uang muka Perjalanan Dinas (Travel Cash Advance) ...................................... 408 Surat Perjalanan Dinas................................................................................. 408 Uang muka non Perjalanan Dinas ................................................................... 409 Dokumen CA ................................................................................................ 409 Proses pembuatan batch pembayaran ............................................................... 411 Penyelesaian Uang Muka .................................................................................... 417 Mencatat Pengembalian (Refund) ...................................................................... 422 Laporan Pembayaran ke pegawai (ED Reports) .................................................. 424 Bab 11 .................................................................................................................. 426

Hal 8

HARTA TETAP ....................................................................................................... 426 KRITERIA HARTA TETAP ................................................................................... 427 Akun Kliring Harta Tetap.................................................................................. 429 PROSES KAPITALISASI ...................................................................................... 430 PENYUSUTAN AKTIVA TETAP ............................................................................... 431 Metode penyusutan ........................................................................................ 433 MELEPASKAN HARTA TETAP ................................................................................ 437 Aktiva Tetap yang nilai bukunya sudah habis (fully depreciated assets) ........ 437 AktivaTetap yang masih mempunyai nilai buku.............................................. 438 LAPORAN HARTA TETAP ...................................................................................... 439 BAGIAN III ............................................................................................................ 444 LAPORAN KEUANGAN.......................................................................................... 444 Bab 12 .................................................................................................................. 446 LAPORAN KEUANGAN.......................................................................................... 446 FINANCIAL REPORT EXTENDER ............................................................................ 447 Menyusun template Neraca dan Laba Rugi secara otomatis.......................... 447 Memodifikasi template BS dan PL ................................................................... 451 Menyisipkan baris judul baru ...................................................................... 452 Mengganti label judul .................................................................................. 452 Menyisipkan akun baru ............................................................................... 452 Menambah baris kosong ............................................................................. 452 MODUL FINANCIAL REPORTING AND ANALYSIS (FRA) ........................................ 452 Model Laporan Keuangan ............................................................................... 455 Tampilan Neraca dan Laba Rugi .................................................................. 455 Teknik Penyampaian Data ........................................................................... 455 Analisis Laporan Keuangan .............................................................................. 456 Simulasi Relasi antara Neraca dan Laba Rugi .................................................. 458 CASH-FLOW REPORT............................................................................................ 459 Bab 13 .................................................................................................................. 464 ADMINISTRASI SISTEM ........................................................................................ 464 PENGATURAN APLIKASI ....................................................................................... 465 Menyimpan data perusahaan ......................................................................... 465 Pengaturan Periode Laporan Keuangan .......................................................... 466 Pengaturan entitas usaha dan tahun buku ..................................................... 468 Pengaturan Pajak Pertambahan Nilai (PPN).................................................... 468 Pengaturan lain-lain (Misc. Settings) ............................................................... 470 Pengaturan Termin Pembayaran..................................................................... 472 PREFERENSI PENGGUNA...................................................................................... 474

Hal 9

Pengaturan koneksi database ......................................................................... 474 Pengaturan tampilan bahasa........................................................................... 476 MENU DAN DOKUMEN BARU.............................................................................. 476 Modul dan dokumen SOLFINA ........................................................................ 476 Mengatur menu utama ................................................................................... 478 ADMINISTRASI PENGGUNA ................................................................................. 479 Jenis Pengguna ................................................................................................ 479 Mendaftarkan Pengguna Baru ........................................................................ 479 Mendaftarkan Pengguna ke Modul ................................................................. 482 Mengganti Sandi (password) ........................................................................... 485 Event Viewer dan Audit Trail ........................................................................... 486 TROUBLE-SHOOTING ........................................................................................... 486 GLOSSARY ............................................................................................................ 487

Hal 10

BAGIAN I

SOFTWARE AKUNTING SOLFINA-AFS

Hal 11

Hal 12

Bab 1

Mengenal SOLFINA-AFS

APLIKASI SOLFINA-AFS STRUKTUR AKUN PENGATURAN AKSES DATA CONTOH

Hal 13

MENGENAL SOLFINA-AFSSOLFINA-AFS dan PSAK Dewasa ini ada banyak aplikasi akunting yang bisa digunakan untuk menangani pencatatan dan pelaporan transaksi perusahaan. Dengan semakin mudahnya teknologi IT, pembuatan aplikasi baru menjadi semakin menarik. Tentu saja untuk membangun aplikasi akunting, bukan hanya mengandalkan pemrograman komputer. Aplikasi akunting harus sesuai dengan perkembangan PSAK (Pernyataan Standar Akutansi Keuangan). Hal ini penting sebab aplikasi akunting digunakan untuk membantu pengguna mendapatkan laporan keuangan yang wajar. Aplikasi akunting yang tidak memperhatikan PSAK hanya akan menyulitkan pengguna di kemudian hari. Hal lainnya yang perlu dicermati dalam sebuah aplikasi akunting adalah bagaimana aplikasi tersebut dapat mendukung pelaporan pajak. Kita amati dalam beberapa tahun ini terdapat banyak kemajuan dalam perpajakan di Indonesia, terutama dalam hal pelaporan pajak. Peran yang dapat dimainkan oleh aplikasi akunting adalah pembuatan dokumen-dokumen pajak seperti Faktur Pajak Standar, Bukti Pemotongan dan juga penyusunan laporan pajak. Dengan demikian aplikasi akunting dapat terbukti memberikan nilai tambah yang bermutu bagi penggunanya. Arsitektur SOLFINA-AFS SOLFINA-AFS adalah salah satu program aplikasi akunting yang terintegrasi yang sudah digunakan di berbagai jenis perusahaan. Semua kebutuhan akunting tersedia dalam SOLFINA-AFS mulai dari buku besar GL, manajemen order (Order-to-Cash) dan proses pembelian (Procure-to-Payment). Dari tampilan awalnya tampak kesan bahwa aplikasi ini dibangun dengan arsitektur yang cukup rapi. Anjuran yang ditemukan pengguna bertitik-berat pada simplifikasi. Meskipun terdiri dari banyak modul, namun setiap modul mempunyai peranan tersendiri, tidak ditemukan adanya pengulangan (redundancy). Simplifikasi bermuara pada peningkatan kualitas proses dan efisiensi sumber daya.

Hal 14

SOLFINA-AFS menggunakan sistim dokumentasi dalam pencatatan transaksi. Transaksi terekam dalam dokumen yang tersusun rapi. Uraian transaksi tersimpan dalam header dokumen, sedangkan jurnal akunting atas transaksi tersebut terdapat pada baris jurnal dokumen tersebut. Metode jurnal akunting menggunakan angka positif dan angka negatif dalam satu kolom. Posting dengan angka positif mencerminkan masukan debet sedangkan angka negatif mencerminkan masukan kredit. Semua dokumen dan jurnal akuntingnya tersimpan dalam satu gudang penyimpanan data. Dari gudang data tersebut program memasok data untuk pembuatan laporan buku besar (General Ledger), Neraca (Balance-Sheet) dan Laba-Rugi (Profit & Loss Statement). Struktur database sistim akunting SOLFINA-AFS mengandalkan pengikatan data antara 2 tabel utama yaitu tabel master dokumen dengan tabel jurnal akunting. Konsep ini adalah penanganan data yang paling sederhana dan sangat baik dalam menjamin integritas data. Master dokumen adalah tabel penyimpanan data uraian transaksi (penjualan, pembelian, dsb), sedangkan tabel jurnal akunting menyimpan baris data jurnal debet dan jurnal kredit dari setiap dokumen.

Jurnal Akunting GL Neraca P&L Master Dokumen

Gbr 1.1 Diagram penyimpanan data transaksi

Kedua tabel master dokumen dan jurnal akunting berbagi beban data, agar aplikasi tidak sekaligus terbebani data dalam ukuran yang besar dari hanya satu gudang data. Dengan kombinasi data dari dua tabel ini aplikasi dapat menarik data dengan lebih cepat di dalam mensupplai data akunting untuk laporan GL dan penyusunan laporan keuangan.

Hal 15

Siapa pengguna SOLFINA-AFS

Sistim akunting SOLFINA-AFS digunakan oleh berbagai perusahaan industri besar, menengah dan yang lebih kecil. Dalam internal organisasi perusahaan, pengguna SOLFINA-AFS adalah pegawai bagian penjualan, pembelian, persediaan, analis keuangan dan bagian pajak. Selain untuk administrasi dan keuangan, SOLFINA-AFS juga digunakan oleh bagian personalia dan payroll untuk memproses pembayaran gaji. Proses yang baik saja semata-mata tidaklah cukup. Apalah artinya sebuah proses tanpa didukung oleh alat perangkat yang cocok (smart-ware tools). Proses dan alat perangkat yang baik saja tidak akan menghasilkan hasil (outcome) yang maksimum bila tidak tersedia personel yang cakap. Jadi ketiga variabel tersebut harus terintegrasi satu sama lain, istilah manajemennya People (Human-ware), Process, Tools (Smart-ware). SOLFINA akan bercerita mengenai alat perangkat saja (smart-ware tools). Dengan menguasai sistim akunting SOLFINA-AFS, pengguna akan terinspirasi bahwa tugas rutin yang selama ini dikerjakan dengan cara manual ternyata dapat diotomatisasi. Cara kerja lama yang dilakukan dengan manual sekarang dapat ditanggalkan dan mulailah bekerja dengan cara yang lebih efisien. Penghematan sumberdaya tentu akan meningkatkan daya saing perusahaan. Baik perusahaan dan pegawai akan mendapatkan keuntungan secara financial, serta keseimbangan antara hidup dan pekerjaan (work-life balance). Pembuatan keputusan yang strategis dapat terbantu dengan tersedianya sistim akunting yang baik. SOLFINA-AFS menyediakan modul pelaporan keuangan yang menghasilkan Neraca dan Laba Rugi yang langsung ter-update begitu transaksi masuk. Laporan keuangan diolah dari data yang diperoleh dari buku besar. Selain Neraca dan Laba Rugi, laporan lain bisa dikustomisasi misalnya cash-flow, asset management, revenue shedules dan lainnya sesuai kebutuhan analisa. Pembuatan laporan yang komprehensif sesuai kebutuhan menjadi kunci kecepatan dalam perolehan informasi bagi pembuat keputusan.

Hal 16

APLIKASI SOLFINA-AFSModul SOLFINA-AFS Sistim akunting SOLFINA-AFS mempunyai modul-modul sebagai berikut: General-Ledger Cash-Book Sales-Ledger : Modul buku besar umum yang menyediakan fasilitas penjurnalan langsung ke dalam buku besar. : Modul Cash Balance, Cash Flow report dan Cash Forecast. : Buku pembantu untuk menyimpan data transaksi yang berkaitan dangan order penjualan, faktur penjualan dan pelunasan. : Buku pembantu untuk menyimpan detail transaksi pembelian, faktur supplier dan pembayarannya. : Buku pembantu untuk mengelola pergerakan persediaan barang dagang, barang masuk, barang keluar, transfer, dsb. : Buku pembantu untuk menjalankan kapitalisasi dan penyusutan harta tetap (tangible assets). : Buku pembantu berupa satu modul khusus untuk mengelola data pegawai dan pembayaran gaji serta penghitungan pajak penghasilan. : Buku pembantu yang berfungsi untuk melakukan pembebanan biaya untuk unit produksi (cost object) menghitung biaya pokok produksi per unit. : Buku pembantu dan modul khusus untuk menyimpan informasi pajak, pencetakan bukti potong dan pelaporan pajak masa (bulanan).

Purchase-Ledger Inventory-Ledger

Fixed Assets Payroll

Costing

Pajak

Hal 17

Semua modul buku pembantu terintegrasi dengan buku besar (general ledger). Modul tersebut berhubungan antar-muka dengan GL. Transaksi yang masuk lewat suatu modul langsung tercatat juga dalam General Ledger pada saat yang sama. Hubungan antarmuka ini mendukung pembuatan laporan keuangan langsung jadi (real time) tanpa harus menjalankan proses tambahan yang terpisah untuk mengirim data dari sub-ledger ke GL. Buku pembantu (sub ledger) mengelompokkan transaksi berdasarkan kode dokumen. Transaksi dari buku pembantu dimasukkan ke dalam buku besar dengan menyebutkan kode dan nomor dokumen agar transaksi tersebut dapat diketahui sumbernya. Setiap dokumen mempunyai nomor alokasi berbeda sehingga tidak terjadi konflik atau duplikasi nomor dokumen dalam GL, walaupun lintas tahun pembukuan dan lingkungan multi perusahaan sekalipun. Aplikasi SOLFINA edisi multi perusahaan mempunyai fasilitas yang bisa menangani pencatatan transaksi untuk lebih dari satu perusahaan dengan menggunakan satu aplikasi yang sama. Meskipun menggunakan modul yang sama dan juga menggunakan basisdata yang sama, namun data perusahaan satu dengan lainnya tetap terpisah dan tidak tercampur.

Hal 18

CONSOLIDATION

FRb: Financial Report Extender CBR: Cash Book Reporting

GENERAL LEDGER (GL1)

T2R: Tax Reporting Extender

Vendor Payable (VPM)

Account Receivable (ARM)

JOB COST (CO)

FIXEDASSETS (FA) PAYROLL (HRM)

Bank Book (BB)

INVENTORY & STOCK CTRL (ISC)

Procurement (POM)

Sales Order (SOM)

Manufacturin g (MF)

Gbr 1.3 Modul interface ke General Ledger

Hal 19

Master Dokumen

SOLFINA-AFS menggunakan konsep dokumen dalam mengelola catatan keuangan. Semua dokumen mengenakan 2 digit kode khusus untuk menjelaskan penggunaan dokumen tersebut. Transaksi keuangan dibedakan secara fungsional, misalnya transaksi penjualan, transaksi pembelian, transaksi pelunasan dan pembayaran. Pencatatan atas setiap jenis transaksi tersebut menggunakan kode dokumen yang berbeda. Jurnal transaksi penjualan dicatat menggunakan kode dokumen SI, pembelian VP, pelunasan CS, dan pembayaran VS. Selain keempat dokumen ini masih terdapat dokumendokumen lain untuk pencatatan jenis transaksi lainnya. Semua dokumen yang boleh digunakan harus terdaftar dalam data master dokumen. Penamaan dokumen ini sudah diatur oleh aplikasi SOLFINA-AFS, dan setiap dokumen sudah mempunyai pembagian nomor urut (nomor alokasi). Penomoran dokumen menggunakan 8 digit nomor alokasi dari 10000000 sd 99999999. Pembagian nomor alokasi untuk setiap dokumen ditandai dengan 2 digit prefiks angka terdepan yaitu angka 11 sd 99. Misalnya penomoran dokumen General Journal (GJ) diawali dengan 11 artinya nomor alokasi dokumen GJ adalah dari 11000001 sd 11999999. Nomor prefiks alokasi sudah diatur oleh aplikasi, sehingga tidak dimungkinkan untuk merubahnya. Dalam tabel berikut ini ditunjukkan semua dokumen yang dapat dipakai dalam sistim SOLFINA-AFS berikut dengan nomor prefiks alokasi masingmasing dokumen.Prefiks Alokasi 11 20 21 22 24 26Hal 20

Kode AM GJ CM SR SO SI PB

Nama Dokumen Account Master (Chart Of Account) General Journal Customer Master File Sales Request Sales Order Sales Invoice Point of Sales Batch

CS VM PR PO VL VP TO VS ST CW VW FW FT VI TS MM GR MR MC DO IT IW EM CA CR ER

Payment from Customer Vendor Master File Purchase Request Purchase Order Vendor Invoice Log Vendor Invoice Journal Travel Order Payment of Vendors Invoice Sales Tax Invoice Sales/Customer Witholding Tax Vendor Witholding Tax ForeignVendor Witholding Tax Final Witholding Tax Vat In Tax Payment Slip (SSP) Material Master/Cost Element General Receiving Material Receiving Material Costing/Consumption Delivery Order Inventory Transfer Inventory Write-Off Employee (ER) Master File Cash Advance (ER) CA Refund Employee Reimbursement InvoiceHal 21

28 30 31 33 40 42 46 48 51 53 54 55 56 57 58 60 61 62 64 65 68 69 71 72 73

ES FA FD FW PC CO SQ PS PI

ER Payment Fixed Asset Capitalization Fixed Asset Depreciation Fixed Asset Disposal & Retirement Product Master Catalog Cost Objects Sales Quota Point of Sales Slip Proforma Invoice

75 77 78 79 80 85 88 91 95

GJ General Journal atau Jurnal Umum yaitu dokumen untuk pencatatan jurnal langsung ke dalam Buku Besar tanpa melalui buku pembantu. Dokumen General Journal (GJ) mempunyai nomor alokasi 11|000001 s/d 11|999999. CM Customer Master yaitu master data pelanggan berisi informasi nama, alamat, NPWP dan informasi lainnya mengenai pelanggan. Rentang nomor dokumen Customer Master (CM) adalah dari 20|000001 s/d 20|999999. SR Sales Request dokumen permintaan persetujuan untuk membuka order penjualan dan pengiriman barang. Nomor alokasi dokumen Sales Request (SR) dimulai dari 21|000001 s/d 21|999999. SO Sales Order atau Order Penjualan adalah dokumen SR yang sudah disetujui dan pengiriman barang siap dilakukan. Dokumen Sales-Order (SO) mempunyai nomor alokasi 22|000001 s/d 22|999999. SI Sales Invoice atau Faktur Penjualan adalah dokumen penagihan yang diterbitkan melalui modul Order Penjualan. Dokumen Faktur Penjualan juga dapat dicatat secara manual melalui modul Piutang Dagang. Untuk dokumen Sales Invoice (SI) diberikan nomor alokasi 24|000001 s/d 24|999999.

Hal 22

PB Point of Sales Batch yaitu rekapitulasi semua slip penjualan kas pada modul Point Of Sales (POS). Point-Of-Sales Batch (PB) mempunyai nomor alokasi 26|000001 s/d 26|999999 CS Customer Remittance digunakan untuk mencatat penerimaan uang dari pelanggan atas pelunasan tagihan (piutang dagang). Rentang nomor dokumen untuk Customer-Remittane (CS) adalah dari 28|000001 s/d 28|999999. VM Vendor Master yaitu master data supplier yang berisi detail nama, alamat, NPWP semua supplier yang digunakan untuk memproses order pembelian. Nomor dokumen untuk Vendor Master (VM) adalah 30|000001 s/d 30|999999. PR Purchase Request adalah dokumen permintaan pembelian dari bagian Logistik ditujukan kepada bagian Pembelian (Procurement) Dokumen Purchase Request (PR) mempunyai nomor alokasi 31|000001 s/d 31|999999. PO Purchase Order atau Order Pembelian diterbitkan untuk memesan barang/jasa kepada supplier. Nomor alokasi dokumen Purchase-Order (PO) adalah 33|000001 s/d 33|999999. VL Vendor Invoice Log atau Log Faktur adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat penerimaan faktur dari supplier. Vendor Invoice Log (VL) mempunyai nomor alokasi dari 40|000001 s/d 40|999999. VP Vendor Payable Invoice atau Jurnal Pembelian adalah dokumen untuk mencatat jurnal akunting atas faktur supplier. Nomor dokumen Vendor Payable Invoice (VP) mempunyai rentang dari 42|000001 s/d 42|999999. TO Travel Order adalah dokumen yang dipakai untuk khusus mencatat faktur yang berhubungan dengan pembelian tiket pesawat dan akomodasi untuk tujuan perjalanan dinas. Dokumen Travel Order (TO) diberikan nomor alokasi dari 46|000001 s/d 46|999999. VS Vendor Invoice Settlement untuk mencatat pembayaran atas faktur supplier (VP) dan juga pembayaran atas dokumen Travel Order (TO).

Hal 23

Dokumen Vendor-Invoice-Settlement (VS) diberikan nomor alokasi dari 48|000001 s/d 48|999999. ST Sales Tax adalah faktur pajak standar diterbitkan sebagai dokumen pendukung atas pengenaan PPN pada faktur penjualan SI. Sales-Tax (ST) mempunyai nomor alokasi dari 51|000001 s/d 51|999999. CW Customer Witholding Tax adalah dokumen yang dibuat untuk mencatat potongan pajak yang dipotong oleh pelanggan. Nomor alokasi dokumen Customer Wiholding Tax (CW) dimulai dari 53|000001 s/d 53|999999. VW Vendor Witholding Tax atau PPh23 Supplier adalah dokumen untuk mencatat pemotongan pajak penghasilan pada saat pembayaran. Nomor dokumen Vendor Witholding Tax (VW) adalah 54|000001 s/d 54|999999. FW Foreign Vendor Witholding Tax atau PPh26 Supplier adalah dokumen untuk mencatat pemotongan pajak penghasilan pada faktur supplier luar negeri. Foreign Vendor Witholding Tax (FW) diberikan nomor alokasi dari 55|000001 s/d 55|999999. FT Vendor Final Witholding Tax atau PPh-Ps4 Supplier adalah dokumen yang dipakai untuk mencatat potongan pajak final atas pembayaran terhadap faktur supplier. Vendor Final Witholding Tax (FT) diberikan nomor alokasi dari 56|000001 s/d 56|999999. VI VAT In atau Faktur Pajak Masukan untuk mencatat pengenaaan PPn 10% pada faktur supplier untuk tujuan pelaporan SPT Masa PPN (Form 1108). Vat In (VI) diberikan nomor alokasi dari 57|000001 s/d 57|999999. TS Tax Payment Slip atau Slip Setoran Pajak (SSP) dengan nomor alokasi dari 58|000001 s/d 58|999999. TP Tax Payment Voucher atau Pelunasan atas Slip Setoran Pajak (SSP) dengan nomor alokasi dari 59|000001 s/d 59|999999.

Hal 24

MM Material Master yaitu master data persediaan barang dagang atau elemen bahan baku produksi. Nomor dokumen untuk Material Master adalah dari 60|000001 s/d 60|999999. GR General Receiving dipakai untuk mencatat penerimaan barang umum yang tidak dicatat sebagai persediaan barang (inventory). General Receiving (GR) mempunyai nomor alokasi dokumen dari 61|000001 s/d 61|999999. MR Material Receiving adalah dokumen yang dipakai untuk mencatat penerimaan barang persediaan untuk mencatat penambahan barang dalam inventory. Inventory Receiving (IR) diberikan nomor alokasi dari 62|000001 s/d 62|999999. MC Material Costing/Consumption untuk pencatatan barang yang terjual atau yang terpakai dengan sistim FIFO. Dokumen MC mencatat barang yang terjual dengan penjualan tunai dan juga yang melalui pengiriman (DO). Dokumen MC mempunyai rentang nomor alokasi dari 64|000001 s/d 64|999999. DO Delivery Order adalah dokumen untuk mencatat pengiriman barang kepada pelanggan untuk memenuhi order penjualan (order fulfillment). Dokumen Delivery-Order (DO) diberikan nomor alokasi dari 65|000001 s/d 65|999999. IT Inventory Transfer adalah dokumen untuk mencatat perpindahan barang persediaan dari satu gudang/lokasi ke lokasi lainnya misalnya dari Gudang Transit ke Gudang Utama. Inventory Transfer (IT) diberikan nomor alokasi dari 68|000001 s/d 68|999999. IW Inventory Write-Off adalah dokumen untuk mencatat Penghapusan atas Barang Persediaan yang disebabkan barang hilang atau barang rusak. Inventory Write-Off (IW) diberikan nomor alokasi dari 69|000001 s/d 69|999999. CA Cash Advance adalah dokumen yang dipakai untuk mencatat pembayaran kepada pegawai sebagai uang muka perjalanan dinas. Cash Advance (CA) diberikan nomor alokasi dari 71|000001 s/d 71|999999.

Hal 25

CR Cash Advance Refund adalah dokumen untuk mencatat pengembalian kelebihan uang muka dari pegawai. CA Refund (CR) diberikan nomor alokasi dari 72|000001 s/d 72|999999. ER Employee Reimbursement adalah dokumen untuk mencatat Expense-Report pegawai untuk biaya perjalanan dinas atau biaya lain yang pembayarannya dilakukan lebih dulu oleh pegawai yang bersangkutan. Employee Reimbursement (ER) diberikan nomor alokasi dari 73|000001 s/d 73|999999. ES ER Settlement adalah dokumen pembayaran Expense Report pegawai. ER Settlement (ES) mempunyai nomor alokasi dari 75|000001 s/d 75|999999. FA Fixed Assets digunakan untuk mencatat kapitaliasi dan proses penyusutan harta tetap. Dokumen Fixed-Assets (FA) diberikan nomor alokasi dari 77|000001 s/d 77|999999. FR Fixed Asset Retirement dipakai untuk mencatat penghapusan harta tetap yang nilai bersihnya sudah nol. Dokumen Fixed-Assets Retirement (FR) diberikan nomor alokasi 78|000001 s/d 78|999999. FD Fixed Asset Disposal dipergunakan untuk mencatat penghapusan harta tetap yang masih mempunyi nilai bersih. Dokumen Fixed-Assets Disposal (FD) mempunyai nomor alokasi 79|000001 s/d 79|999999. PC Product Catalog adalah master data dari katalog barang yang dijual, nomor alokasi dari 80|000001 s/d 80|999999. CO Cost Object Master adalah dokumen untuk mencatat pembebanan biaya (cost-accounting) dengan nomor alokasi 85|000001 s/d 85999999. SQ Sales Quota adalah kode dokumen untuk menyimpan data target penjualan masing-masing penjual (salesman). Rentang nomor dokumen SQ adalah dari 88000001 sd 88999999. PS Point Of Sales digunakan untuk mencatat slip penjualan kas pada modul POS. Nomor alokasi PS adalah dari 91|000001 s/d 91|999999.

Hal 26

PI Proforma Invoice adalah dokumen faktur penjualan sementara (pendahuluan) sebelum masuk ke piutang dagang. Nomor alokasi PI adalah dari 95|000001 s/d 95|999999.Nomor Referensi

Nomor referensi adalah nomor urut dokumen yang berlaku dalam satu perusahaan saja. Nomor urut ini adalah untuk melihat dokumen secara berurut untuk keperluan audit. Urutan nomor referensi untuk setiap dokumen dimulai dari nomor 100001, 100002, dst.. Nomor referensi mengenakan prefiks awalan kode perusahaan dan kode dokumen. Misalnya dokumen VP (Vendor Payable) nomor referensinya menjadi C1VP100001, C1VP100002, dst. Sedangkan nomor referensi dokumen GJ (General Journal) menjadi C1GJ100001, C1GJ100002, dst.. Dalam lingkungan multicompany setiap entitas usaha mempunyai nomor urut tersendiri tanpa tercampur dengan nomor dokumen dari entitas yang lain. Apa perbedaan antara nomor alokasi dan nomor referensi? Nomor referensi membedakan urutan nomornya pada setiap entitas sedangkan nomor alokasi tidak membedakan entitas perusahaan. Nomor alokasi adalah nomor urut semua dokumen lintas entitas. Nomor alokasi tidak bisa diedit dan juga tidak mempunyai prefiks. Perbedaan lainnya, urutan nomor referensi berlaku untuk satu tahun buku, untuk tahun buku berikutnya urutan nomor referensi akan dimulai lagi dari awal. Sedangkan urutan nomor alokasi tidak pernah diulang, nomornya jalan terus. Bila nomor alokasi mendekati penuh, angkanya bisa diekspan menjadi 10 digit. Nomor Referensi Penomoran Pada edisi multi-company, nomor referensi mempunyai nomor urut sendiri untuk masing-masing perusahaan/entitas Nomor referensi dapat Nomor Alokasi (nomor dokumen) Nomor alokasi tidak membedakan multicompany, nomornya berurut terus lintas kode entitas. Nomor alokasi tidak

Prefiks

Hal 27

diberikan prefiks (alphanumerik) Reset Urutan nomor referensi berlaku hanya untuk satu tahun. Pada pergantian tahun, awal nomor urut akan direset kembali menjadi 100001.

menerima prefiks alphabet Tidak pernah direset

Nomor referensi terdiri dari 10 digit karakter alfanumerik. Dua digit pertama adalah kode instalasi perusahaan (C1, C2, dst). Dua karakter berikutnya lagi adalah kode dokumen dari transaksi yang bersangkutan, misalnya SI untuk jurnal penjualan. Enam digit berikutnya adalah angka berupa nomor urut yang urutannya dimulai dari 100000 dan seterusnya. Jadi lengkapnya nomor referensi tersebut menjadi C1SI100001, C1SI100002, dst. Nomor referensi bekerja dengan membedakan kode entitas. Bila satu instalasi SOLFINA-AFS digunakan dua perusahaan, maka masing-masing perusahaan mempunyai urutan nomor referensi sendiri-sendiri. Dalam tabel di bawah ini digambarkan bagaimana nomor referensi bekerja pada lingkungan multicompany, yang menggunakan satu instalasi SOLFINA-AFS untuk multi perusahaan.Kode Dokumen VP VP VP VP VP Entitas C100 (PT ABC) C200 (PT XYZ) C100 (PT ABC) C100 (PT ABC) C200 (PT XYZ) Nomor Alokasi 42000001 42000002 42000003 42000004 42000005 Nomor Referensi C1VP1000001 C2VP1000001 C1VP1000002 C1VP1000003 C2VP1000002

Hal 28

Struktur Akun

Struktur akun terdiri dari lapisan-lapisan akun yang disusun sesuai kelompok dan klasifikasi dari akun. Penyusunan akun dibuat dengan meletakkan akun pada susunan yang tepat sehingga klasifikasi akun tersusun dengan baik. Susunan akun mengelompokkan akun-akun sesuai klasifikasi yang umum dalam prinsip akuntansi.. Klasifikasi dibuat dengan bantuan akun-induk yaitu akun yang khusus untuk pengelompokan. Klasifikasi utama dari struktur akun terdiri dari 5 kelas akun yang paling mendasar di dalam prinsip akuntansi. Masing-masing klasifikasi memakai nomor seri akun yang berbeda untuk kemudahan identifikasi. Aktiva (Harta) Passiva (Kewajiban) Ekuitas (Modal) Penjualan Biaya-biaya : akun nomor seri 1 : kode akun nomor seri 2 : kode akun nomor seri 2 : kode akun nomor seri 3 : kode akun nomor seri 4 sampai seri 7

Kelima klasifikasi yang disebut di atas merupakan klasifikasi lapisan pertama. Berangkat dari klasifikasi dasar ini, pembagian kelas masih dapat diteruskan untuk membuat sub kelas baru untuk masing-masing kelas utama tersebut. Aktiva misalnya masih dapat dibagi ke dalam jenis aktiva lancar dan aktiva tidak lancar. Klasifikasi untuk aktiva lancar masih dapat diteruskan ke jenis harta yaitu Uang Kas, Piutang dan Persediaan. Proses klasifikasi akun adalah untuk tujuan pelaporan sehingga pada saat penyusunan laporan sudah terdapat standar klasifikasi yang akan diikuti yaitu yang sudah tersusun dalam struktur akun. Staff keuangan dapat merujuk kepada lapisan klasifikasi yang terdapat dalam struktur akun untuk menyusun laporan Neraca dan Laba Rugi. Struktur akun tersusun dari semua akun yang terdapat dalam bagan akun. Dalam lapisan struktur akun terdapat akun-akun yang terangkai dari lapisan paling bawah sampai lapisan pertama. Akun yang terdapat pada lapisan paling bawah adalah akun pekerja (slave account) yang digunakan untuk pencatatan jurnal (posting). Jadi dari segi fungsinya, semua kode akun dapat dibedakan ke dalam dua kategori yaitu:

Hal 29

Akun Induk (Header Account) Akun Posting (Posting Account)

Akun IndukDalam struktur akun, akun induk (Header Account) adalah objek yang digunakan sebagai media untuk menjelaskan klasifikasi akun. Susunan akun induk harus selaras dengan desain struktur akun, sehingga lapisan-lapisan akun induk tersusun sesuai dengan klasifikasi yang digambarkan dalam struktur akun. Akun induk dapat disusun hingga terdiri dari 4 lapisan akun induk. Mengapa struktur akun dieksten sehingga dapat menampung 4 lapisan akun induk? Ekstensi akun induk sampai 4 lapisan adalah fasilitas dari SOLFINA-AFS untuk mendapatkan ruang gerak dalam penyusunan bagan akun, sehingga klasifikasi akun dapat ekspan ke level yang lebih rinci. Dalam proses pencatatan transaksi, akun induk tidak digunakan secara langsung dalam pembuatan jurnal akunting. Fungsi utama dari akun induk adalah pengelompokan/klasifikasi untuk menentukan ke dalam gugusan mana suatu akun akan masuk. Jadi dapat disimpulkan akun induk adalah objek akunting untuk keperluan pelaporan saja (reporting accounts). Sebutan induk mengindikasikan bahwa setiap akun induk mempunyai akunakun turunan. Akun turunan tersebut boleh saja masih akun induk juga, hanya berbeda lapisan saja. Semua akun turunan yang ada dalam naungan suatu akun induk menjadi sama-sama menggunakan atribut kelas dari akun induknya tersebut. Saldo akun induk adalah penjumlahan saldo dari semua akun turunannya yang ada dalam gugusan yang sama.

Hal 30

Header Account Layer 1

Header Account Layer 1

Header Account Layer 1

Header Account Layer 1

Cummulative Balance

Contoh akun induk lapis pertama: Nama Akun Harta (assets) Kewajiban (liabilities) Hutang jangka panjang (long-term-debt) Modal (Equity) Penjualan (Sales/Revenue) Biaya Pokok Penjualan (Cost Of Sales, Cost Of Goods Sold) Biaya Administrasi dan Penjualan (Admin & Selling Expenses) Pendapatan dan (Biaya) Lain (Other Income / (Expenses)) Laporan Kode Group Neraca BS Neraca Neraca Neraca Laba Rugi Laba Rugi Laba Rugi Laba Rugi BS BS BS PL PL PL PL Layer 1 1 1 1 1 1 1 1

Hal 31

Akun induk lapisan pertama menentukan semua akun-akun dalam naungannya apakah masuk kelompok Neraca atau Laba Rugi. Bila akun induk lapisan pertama mengenakan kode grup BS, berarti akun induk tersebut dan semua akun turunannya masuk ke dalam kelompok Neraca. Sedangkan bila akun induk lapisan pertama mengenakan kode grup PL maka dia dan semua akun turunannya masuk dalam kelompok laporan Laba Rugi. Berikut ini adalah contoh akun induk lapis ke-2 sampai dengan lapis ke-4: Nama Akun Aktiva Lancar Kas dan Bank Petty Cash Bank Piutang Dagang Persediaan Barang Dagangan (Stock) Modal Disetor Penjualan Diskon Lapis (Layer) Layer 2 Layer 3 Layer 4 Layer 4 Layer 4 Layer 4 Layer 4 Layer 3 Layer 3 Akun Induk Harta (Layer 1) Aktiva Lancar (Layer 2) Kas dan Bank (Layer 3) Kas dan Bank (Layer 3) Aktiva Lancar (Layer 2) Aktiva Lancar (Layer 2) Modal (Layer 1) Penjualan (Layer 1) Penjualan (Layer 1)

Dalam praktik sistim akunting, susunan akun induk biasanya mengikuti konvensi pengkodean yang umum yaitu dengan mengatur prefiks kode akun. Kode akun dengan awalan nomor seri 1 umunya masuk dalam kelompok Aktiva di dalam Neraca. Sedangkan kode akun dengan awalan 2 dipakai untuk kelompok Kewajiban dan Modal. Kode akun yang lainnya yang berawalan mulai dari 3 sampai dengan 9 dipakai untuk kelompok Laba/Rugi yaitu akun untuk jurnal penjualan dan biaya-biaya.

Hal 32

Akun Pencatatan (Posting)Akun pencatatan (posting) adalah akun yang digunakan untuk mencatat transaksi. Dalam keseluruhan bagan, akun posting tidak bisa berdiri sendiri, sebab harus lebih dulu punya akun induk. Pengaturan kode akun posting mengikuti kode akun dinduknya. Apabila induknya adalah akun berawalan 1 maka semua akun postingnya menggunakan kode awalan yang sama. Demikian juga berlaku untuk klasifikasi akun yang lainnya. Pengenalan kode akun merupakan bagian inheren dari aktifitas pembuatan jurnal akunting. Staff akunting biasanya dapat menghafal akun-akun posting sehingga lebih mudah rasanya menyebut objek transaksi dengan kode akun. Misalnya untuk mengatakan rekening bank kadang lebih mudah dengan penyebutan kode akun dari bank tersebut.

Header Account Layer 1

Posting Account

Header Account Layer 2

Posting Account

Header Account Layer 3

Posting Account

Header Account Layer 4

Posting Account

Cummulative Balance

Pada diagram berikut diperlihatkan struktur akun yang tersusun dari 4 lapis akun induk dan satu akun posting. Dari susunan tersebut terlihat proses yang menjembatani akun posting pada posisinya di layer 5 hingga ke Layer 1 kelompok besar Assets. Saldo akun dapat dihitung pada setiap layer. Penghitungan saldo akun untuk setiap layer tidak perlu dikerjakan secara manual sebab sudah dikerjakan oleh aplikasi.Layer 1 Assets Layer 2 Kas dan Layer 3 Layer 4 Layer 5

Hal 33

Setara Kas

Kas dan Bank Kas Petty Cash 1 Bank Bank Ekonomi Bank Danamon Deposito Berjangka Sekuritas Obligasi PT A Deposito No 123 Bank Ekonomi

Struktur akun dalam bentuk pohon-cabangPohon akun adalah susunan semua akun dalam tampilan bentuk pohon dan cabang. Tampilan ini memudahkan pengguna untuk melihat struktur akun secara keseluruhan. Terutama pada saat penyusunan awal, tampilan ini akan membantu untuk mengamati semua akun untuk memastikan susunan akun sudah baik. Dalam tampilan bentuk pohon, semua akun ditampilkan sehingga posisinya terlihat dalam susunan yang berlapis. Akun layer 1 berada paling atas diikuti oleh akun layer 2 pada lapisan berikutnya. Akun induk ditandai dengan aikon panah dan tanda + ada di sebelah kiri. Sedangkan akun turunan dapat dibuka mengklik tanda + di sebelah kiri akun. Cabang paling akhir adalah akun transaksi (posting). Akun posting ditandai dengan aikon warna putih untuk membedakannya dari akun induk.

Hal 34

Gbr 2.3 Pohon-cabang akun

PENGATURAN AKSES

Hal 35

Sistim akunting SOLFINA-AFS mempunyai pengaturan akses yang sangat baik untuk menjamin integritas data dan mencegah akses dari yang tidak berkepentingan. Pengaturan akses meliputi ijin yang diberikan kepada pengguna agar dapat mengkases data akunting berdasarkan kode entitas (entity view), dokumen (Document view) dan akun (account view). Akses entitas : mengatur pengguna supaya bisa mengakses data pada kode entitas (unit perusahaan atau kantor cabang). Akses ini tersedia pada lingkungan usaha yang mempunyai lebih dari satu entitas baik perusahaan ataupun kantor cabang. Sebagai contoh seorang pengguna bisa diatur untuk bisa mengakses data pada unit usaha C100, tetapi tidak bisa untuk C200. : mengatur pengguna agar bisa mengakses data pada dokumen tertentu. Misalnya seorang staff pembayaran supplier dapat diatur bisa membuka dokumen VP (Vendor Payable), namun tidak bisa akses dokumen RM (Receivable Management). : mengatur kode akun apa saja yang boleh dibuka atau digunakan. Akun-akun tertentu dapat diatur pengamanannya supaya hanya bisa dilihat atau digunakan oleh pengguna setingkat power-user. Misalnya pengguna tersebut dapat diberikan ijin agar bisa melihat akun penjualan tetapi tidak boleh untuk melihat akun bank. Alasan pengaturan akses akun ini dapat berkaitan dengan kerahasiaan data, misalnya data pembayaran gaji pengawai.

Akses Dokumen

Akses Kode Akun

Untuk kontrol internal dan keamanan data, akses pengguna harus di-review secara periodik untuk memperbarui akses dari semua pengguna apakah masih valid atau sudah tidak diperlukan lagi. Kegiatan ini disebut dengan PUAR (Periodic User Access Review) yang sebaiknya dilakukan secara berkala misalnya setiap 6 bulan sekali. Tugas ini penting untuk dijalankan agar manajemen mempunyai alat kontrol bahwa akses terhadap sistim di-review secara berkala. Membiarkan sistim akunting tanpa pemeriksaan berkala terhadap akses hanya akan membuka resiko pada integritas data. Kita ingat bawah bisnis ituHal 36

dinamis sehingga profil dari pengguna bisa saja berubah setelah beberapa waktu. Dalam manajemen modern yang sudah menjalankan standard internasional proses seperti ini diatur misalnya dalam SOX (Sarbane-Oxley) Compliance.Pengaturan akses untuk multi-company

SOLFINA-AFS menyediakan edisi multi-company yang dapat mengelola transaksi dari banyak perusahaan dengan menggunakan satu aplikasi yang sama. Pengaturan akses multi-company disediakan dalam lingkungan korporasi terdiri dari dua atau lebih perusahaan. Untuk edisi multi-company dapat ditambahkan perusahaan baru sehingga dalam satu aplikasi terdapat lebih dari satu kode usaha. Transaksi masing-masing perusahaan dicatat secara terpisah. Kode perusahaan awal (default) yang disediakan pada saat instalasi adalah C1. Untuk perusahaan yang baru dapat dbuatkan kode C2, C3, dst. Akses pengguna dapat diatur berdasarkan pilihan. Sebagai ilustrasi akses pengguna dapat diatur supaya pengguna bisa mengakses data perusahaan C1 dan C2 namun tidak bisa untuk C3. Sedangkan pengguna lain dapat diberikan akses ke perusahaan C3 namun tidak untuk perusahaan C1 dan C2. Kode Perusahaan C1 C2 C3 Nama PT ABC PT PQR PT XYZ Konsolidasi C1 C1 C1

Pengaturan akses untuk multi kantor-cabang

Kantor cabang adalah suatu entitas tersendiri yang masih berada dalam lingkup satu perusahaan. Misalnya perusahaan PT ABC (kode C1) yang berkantor pusat di Jakarta mempunyai kantor cabang di Medan dan Surabaya. Masing-masing kantor cabang menyelenggarakan pembukuan secara terpisah. Demikian juga dengan kantor pusat di Jakarta menyelenggarakan pembukuan tersendiri. Pengaturan kode entitas untuk ketiga unit usaha tersebut dapat dibuat dengan kode C100 untuk Jakarta, C110 untuk Medan dan C120 untuk Surabaya.

Hal 37

Jumlah kantor cabang yang dapat dibuat di dalam aplikasi tidak dibatasi. Dalam perkembangan usaha, apabila perusahaan mendirikan kantor cabang yang baru, di mana untuk kantor cabang tersebut perlu dibuatkan pencatatan transaksi yang terpisah dari kantor pusat, maka dalam sistim akunting dapat dibuatkan kode entitas yang baru. Transaksi keuangan dari kantor cabang tersebut seterusnya dicatat dengan mengenakan kode entitas yang baru dibuat. Dalam sistem SOLFINA-AFS, data login dari semua pengguna dikelola dalam satu modul tersendiri. Masing-masing login pengguna dapat diatur berdasarkan kode kantor cabang. Misalnya umpamakan satu organisasi akunting yang bertanggung jawab atas pembukuan beberapa cabang perusahaan. Dalam organsisasi tersebut terdapat beberapa staff akunting yang ditugaskan untuk menangani transaksi berdasarkan kantor cabang. Pengaturan dapat dibuat agar pengguna 1 bisa mengakses kantor cabang C100, pengguna 2 mengakses C110, dan pengguna 3 mengakses C120. Data keuangan untuk ketiga kantor cabang tersebut dapat digabungkan dalam satu laporan keuangan konsolidasi. Sistim konsolidasi laporan keuangan menyatukan semua data akunting dari tiap-tiap cabang ke dalam satu entitas konsolidasi C1. Kode Entitas C100 C110 C120 Nama Kantor Pusat Jakarta Kantor Cabang Medan Kantor Cabang Surabaya Konsolidasi C1 C1 C1

Pengaturan akses membuka dokumen

Akses untuk membuka atau merubah dokumen dapat diatur berdasarkan login pengguna. Yang dimaksud dengan dokumen adalah data transaksi yang diberi kode, misalnya dokumen VP sebutan untuk transaksi Hutang Dagang, dokumen GJ untuk transaksi jurnal umum. Akses pengguna terhadap dokumen transaksi terdiri dari 5 tingkat. Masing-masing tingkat akses menentukan kemampuan pengguna untuk membuka atau merubah isi suatu dokumen.

Hal 38

Dengan pengaturan akses dokumen, pengguna bisa diatur agar tingkat akses pengguna tersebut sesuai dengan pembagian tugas (job segregation). Misalnya, staff Piutang Dagang hanya boleh membuka dokumen RM (Receivable Management), sedangkan staff Hutang Dagang hanya boleh mengakses dokumen VP. Akses dokumen terdiri dari 5 tingkat yaitu level 0 sampai dengan level 4 seperti dijelaskan berikut ini. Tingkat Akses 0 1 2 3 4 Keterangan Tidak diijinkan membuka dokumen Boleh melihat dokumen Boleh memasukkan data baru Boleh memasukkan data baru dan merubah data yang sudah ada Boleh memasukkan data baru, merubah dan menghapus data yang sudah ada

Akses dokumen berlaku lintas entitas. Misalnya sebagai contoh, dalam satu instalasi SOLFINA-AFS terdapat dua perusahaan yaitu PT ABC dengan kode entitas C100 dan PT XYZ dengan kode entitas C200. Transaksi keuangan kedua perusahaan tersebut ditangani oleh satu organsisasi akunting. Dalam pembagian tugas, staff user1 bertugas membuat jurnal akunting hanya untuk C100 (PT ABC), sedangkan untuk C200 (PT XYZ) tidak dibolehkan karena ditangani oleh staff user2. Persyaratan seperti ini dapat diatur dengan menetapkan tingkat akses user1 ke dokumen GJ pada entitas C100 sama dengan 4. Sedangkan untuk dokumen yang sama di unit usaha C200 akses pengguna tersebut ditutup dengan menetapkan akses 0. User Name User 1 User 1 User 1 User 1 Company Code C100 C200 C100 C200 Document GJ GJ VP VP Access Level 4 0 1 0

Hal 39

Dalam contoh ini user1 bisa memasukkan, merubah dan menghapus data dokumen transaksi General Journal pada entitas C100 (PT ABC). Walaupun menggunakan modul yang sama, user1 tidak bisa membuka dokumen GJ untuk entitas C200 (PT XYZ). Mengapa pengaturan akses diperlukan? Dalam lingkungan korporasi di mana terdapat banyak entitas dan banyak pengguna perlu ada kontrol. Pengguna perlu diatur untuk menghindari tugas tumpang tindih dan juga kemampuan mereka dalam mengakses dokumen bisa terawasi. Pembagian tugas (job segregation) merupakan pokok kontrol dan sistim pengawasan yang paling efektif. Pembagian tugas diimplementasikan dalam sistim akunting dengan mengatur tingkat akses setiap pengguna.

DATA CONTOHDalam buku ini disertakan contoh bahasan agar lebih memudahkan pemahaman para pembaca. Pembahasan meliputi proses akunting mulai dari awal instalasi, pencatatan saldo awal, transaksi berjalan hingga penyusunan laporan keuangan. Dalam berbagai pembahasan dapat kita lihat proses pencatatan transaksi ke dalam buku besar, pembuatan order penjualan, pembuatan order pembelian, pelunasan utang-piutang, kontrol persediaan dan kontrol arus kas. Perusahaan Contoh Contoh kasus sebagai topik bahasan dalam buku ini menggunakan perusahaan fiktif PT Andaliman Bentara Citra (PT ABC) yang menjual berbagai mimuman impor dan juga minuman produksi dalam negeri. Kode entitas PT ABC dalam pencatatan transaksi adalah C100. PT ABC membeli barang dagang dari pemasok di luar negeri dalam mata uang dollar Amerika. Selain mengimpor barang, PT ABC juga membeli barang dari produsen dalam negeri dalam mata uang rupiah. Pelanggan utama PT ABC adalah PT Hotel Bonan Dolok bidang usaha hotel, bar dan restauran (disingkat PT HBD) dan PT Womart Sungaidareh usaha super market. (disingkat PT WS). Penjualan barang kepada PT HBD menggunakan valuta dollar Amerika, sedangkan penjualan kepada PT WS diminta agar dibuat dalam mata uang rupiah saja. Order kepada kedua

Hal 40

pelanggan tersebut mencakup barang impor dan juga produksi lokal. Penjualan kepada PT ABC dan PT WS menyetujui termin jatuh tempo kredit 30 hari terhitung tanggal penagihan. Selain penjualan kepada kedua pelanggan tersebut, PT ABC juga mempunyai konter penjualan eceran dengan pembayaran tunai dan kartu kredit. Point of Sales : 1. SF01 : Konter Penjualan Tunai 2. SF02 : Delivery kepada Pelanggan Kredit

Andaliman Liquor & Wine Store

Topik bahasan akan mengulas tata kelola penjualan, hutang dagang dan persediaan barang baik dalam transaksi mata uang Rupiah dan valuta asing. Contoh yang dibuatkan sudah merepresentasikan dengan baik berbagai kasus yang sering terdapat pada usaha dagang, apalagi yang berkaitan dengan transaksi valuta asing. Dengan demikian pengguna dapat merujuk kepada topik bahasan ini untuk menyelesaian kasus yang sebenarnya. Nama Pemasok: untuk pembelian barang dan juga untuk keperluan opersional lainnya adalah sbb: 1. 2. 3. 4. 5. Darliento International (Supplier wine & liquor di luar negeri) PT Multi Bintang Harapan (produsen bir dalam negeri) PT DieNet Nenget (provider sambungan internet) PT Pratama Cargo (forwarder barang yang diimport) PT Sugari Tarida (pemasok perlengkapan kantor, komputer, dll)

Hal 41

6. PT Toyoma Rental PT ABC mempunyai rekening bank dalam valuta Rupiah dan dollar Amerika (USD). Rekening bank diatur dengan membedakan rekening penerimaan (incoming) dan rekening pembayaran (outgoing). Untuk penerimaan PT ABC mempunyai rekening Rupiah di Bank Mandiri dan rekening USD di Citibank. Hal yang serupa untuk rekening pembayaran, yaitu rekening Rupiah di bank Mandiri dan rekening USD di Citibank. Jadi total rekening bank ada 4, dua untuk penerimaan dan 2 untuk pembayaran.Transaksi contoh untuk pembahasan

Berikut ini dijabarkan beberapa kutipan transaksi untuk digunakan sebagai contoh bahasan. Setiap contoh mewakili transaksi yang berbeda dalam proses pencatatannya. Dengan demikian pengguna dapat mengambil contoh bahasan ini sebagai referensi cara pemrosesan transaksi dalam SOLFINAAFS.1-Jan-10

Pengerjaan pembuatan sistim akunting baru, termasuk merekam data saldo awal neraca ke dalam buku besar. Pembelian alat tulis kantor menggunakan uang dari kas kecil. Transaksi dicatat menggunakan modul jurnal umum (GJ) Setoran penjualan tunai dari toko sebesar Rp9.526.000 diterima dan dicatat dalam modul Sales Order (SO) katalog tipe INV. Rincian produk yang terjual terlampir dan rekapitulasi pembayarannya adalah sbb:

5-Jan-10

6-Jan-10

- Tunai Rp5.534.100 - Kartu Debet Rp1.086.800 - Kartu Kredit Rp 2.905.100

6-Jan-10

PT ABC menerima faktur dari PT Toyoma Rental untuk penyewaan kendaraan dari bulan Jan s/d Jun. Faktur diproses dalam modul VP (Vendor Payable). Biaya sewa Rp 30.000.000 untuk masa 6 bulan dicatat dalam akun pembayaran di muka dan diamortisasi setiap bulan sebesar Rp5.000.000 selama masa sewa. Proses amortisasi biaya dijalankan dengan modul RJ (Recurring Jurnal)Hal 42

7-Jan-10

Uang penjualan tunai tgl 6-Jan-2010 sebesar Rp5.534.100 disetor ke bank. Demikian juga setoran kartu debet dan kartu kredit penjualan tanggal 6-Jan-2010 sudah masuk ke bank Mandiri. Setoran penjualan ini dicatat dalam modul CS (Customer Invoice Settlement). Untuk setoran dari kartu kredit terdapat potongan bank-fee sebesar Rp58.102. Barang yang terjual tgl 6-Jan-2010, dipotong dari persediaan dan dibiayakan sebagai harga pokok penjualan (COGS) dengan metode FIFO. Jurnal COGS untuk penjualan tunai menggunakan modul CO (Cost Object).

7-Jan-10

PT ABC menerima order penjualan dari Hotel Bonan Dolok dalam valuta dollar Amerika. Rincian barang yang 8-Jan-2010 diorder terlampir. Order dicatat dalam dokumen Sales Order (SO) tipe DO. Termin pembayaran 30 hari setelah penerbitan faktur.9-Jan-10

PT ABC mengirim barang pesanan Hotel Bonan Dolok. Pengeluaran barang dari gudang dicatat dengan modul DO (Delivery Order). Sejalan dengan pembuatan dokumen DO, juga diterbitkan faktur penjualan dan faktur pajak untuk penagihan. Barang yang terjual order Hotel Bonan Dolok dipotong dari persediaan menggunakan modul CO massal (sistim otomatisasi penghitungan FIFO) PT ABC membayar setoran pajak PPH 21 dan PPN masa Desember 2009, menggunakan modul setoran pajak (SSP) Bagian Logistik menerbitkan dokumen Permintaan Pembelian barang (wine & liquor) untuk persediaan bulan February.

9-Jan-10 10-Jan-10

10-Jan-10

Hal 43

11-Jan-10

PT ABC menerbitkan Purchase Order untuk pembelian wine & liquor kepada Darliento Intl (harga dalam dollar Amerika) PT ABC menerbitkan faktur penjualan kepada PT Womart Sungaidareh sebesar Rp350.000 ditambah PPN 10%. untuk jasa penyimpanan barang 1 minggu. Faktur penjualan dan faktur pajak diterbitkan menggunakan modul SO sederhana (non-katalog) Pembayaran sebesar US$12,010.00 diterima dari Hotel Bonandolok untuk pelunasan piutang, ditransfer ke Citibank rekening USD. PT ABC menerima order penjualan bir dan wine dari Womart dalam Rupiah. Rincian barang yang diorder terlampir. Order dicatat dalam dokumen Sales Order (SO) tipe DO. Termin pembayaran 30 hari setelah penerbitan faktur. PT ABC mengirim barang pesanan Womart. Entri pengeluaran barang dari gudang dicatat dalam modul DO (Delivery Order). Sejalan dengan pembuatan dokumen DO, juga diterbitkan faktur penjualan dan faktur pajak untuk penagihan. Barang yang diorder oleh PT ABC kepada supplier Darliento sudah sampai di gudang. Penerimaan barang dicatat dalam modul persediaan dengan dokumen GR (Goods Receiving). Catatan: Barang masih kurang 50 unit Bordeaux Superior dan 50 unit Martini Rosso. Klaim penggantian biaya dari pegawai untuk pembelian bahan bakar kendaraan sebesar Rp250.000.- Klaim ER (Expense diproses menggunakan modul Reimbursement). Ms Aubrey Melinda, Finance Manager, memasukkan permohonan uang muka untuk perjalanan dinas ke Sidney sebesar AUD3000.Hal 44

11-Jan-10

12-Jan-10

13-Jan-10

14-Jan-10

14-Jan-10

18-Jan-10

18-Jan-10

19-Jan-10

Bagian keuangan memproses pembayaran Expense Report atas nama Andre H, dan uang muka perjalanan dinas Ms Aubrey Faktur tagihan diterima dari PT DieNet Nenget untuk jasa penyediaan sambungan internet Rp1.320.000 (termasuk PPn 10%). Faktur dicatat dalam modul VP (Vendor Payable). Atas jasa tersebut dipotongkan PPh 23 sebesar 2% untuk disetorkan ke Kas Negara. PT ABC membayar tagihan listrik pembayaran menggunakan kas kecil. dan telepon,

19-Jan-10

19-Jan-10

19-Jan-10

PT ABC melakukan pembayaran hutang USD 32,222.00 atas pembelian barang kepada Darliento jatuh tempo tgl 19 Jan 2010 Barang persediaan ditransfer dari Gudang utama dipindahkan ke Toko untuk ditaruh di rak. Transfer barang dari satu lokasi ke lokasi lain dicatat dengan modul IT (Inventory Transfer) Kekurangan pengiriman barang 50 unit Bordeaux Superior dan 50 unit Martini Rosso ex order ke Darliento sudah diterima di gudang. Diterima faktur penagihan dari PT Pratama Cargo untuk jasa pengurusan pabean atas barang masuk, termasuk pembayaran setoran pajak impor. Jumlah tagihan Rp72.380.000, diproses dalam modul VP (Vendor Payable). Bagian logistik menerbitkan Purchase Request untuk persediaan bir bulan Pebruari. Pemesanan bir dilakukan kepada pemasok dalam negeri.

19-Jan-10

20-Jan-10

20-Jan-10

21-Jan-10

Hal 45

22-Jan-10

PT ABC menerbitkan Purchase Order untuk pembelian bir kepada PT Multi Bintang Harapan (harga dalam Rupiah) Pembayaran diterima dari PT Womart Sungaidareh untuk pelunasan sebagian piutang sebesar Rp2.000.000 dari tagihan sebenarnya Rp2.500.000. Barang dan tagihan atas order pembelian bir kepada PT Multi Bintang Harapan diterima. Barang dimasukkan ke gudang dan tagihan disampaikan kepada bagian keuangan. Pembayaran gaji pegawai untuk bulan Januari sebesar Rp60juta dipotong PPh 21 sebesar Rp3.200.120 PT ABC menjual barang konsinyasi cerutu impor ke PT Hotel Bonan Dolok senilai Rp1.650.000 (termasuk PPN 10%). Penagihan dibuat dengan menerbitkan faktur manual nomor C000123. PT ABC menjual 1 unit jam tangan konsinyasi merek Tissot seharga US$1000. Pembayaran diterima tunai dalam Rupiah senilai Rp9.200.000.- yaitu harga jual dikonversi dengan kurs Rp9200 setiap 1 dollar. PT ABC menghapus hutang PT Womart Sungaidareh Rp500.000 disebabkan adanya kerusakan barang waktu pengiriman. Aubrey Melinda menyelesaikan uang muka perjalanan dinasnya dengan mengembalikan uang kelebihan sebesar Rp3.200.000.Anrdre H, staff logistik meminta uang muka untuk keperluan pengurusan dokumen pabean sebesar Rp25.000.000 Setoran penjualan dari toko diterima dan dicatat dalam modul Sales Order (SO) katalog tipe INV.

24-Jan-10

25-Jan-10

27-Jan-10

28-Jan-10

29-Jan-10

31-Jan-10

31-Jan-10

31-Jan-10

31-Jan-10

Hal 46

31-Jan-10

Proses tutup buku bulan (month-end close). Biaya lembur pegawai dari tanggal 28 Jan s/d 31 Jan yang belum dibayarkan dicatat dengan akrual biaya.

Hal 47

Hal 48

BAGIAN II INSTALASI SOLFINA-AFS

Hal 49

Hal 50

Bab 2 INSTALASI DAN PEMBUATAN SISTIM BARU PROSES INSTALASI 4 LANGKAH INSTALASI SISTIM AKUNTING BARU

Hal 51

Hal 52

PROSES INSTALASIProsedure Penginstalan Instalasi aplikasi akunting SOLFINA-AFS dapat berjalan dengan baik pada komputer dengan sistim operasi Windows XP, Vista dan Windows 7. Berkas instalasi SOLFINA-AFS tersedia dalam keping CD instalasi yang terlampir pada buku ini. Berkas instalasi SOLFINA-AFS juga dapat diunduh (download) melalui situs www.sigmasolsistem.co.id. Untuk memudahkan proses instalasi semua berkas SOLFINA-AFS dikemas dalam satu berkas yaitu setup.zip. Unduhlah lebih dulu berkas tersebut kemudian simpan dalam folder C:\temp. Berikut ini dijelaskan langkah-langkah untuk menjalankan penginstalan. 1. Buka berkas instalasi yang tersimpan dalam CD. Untuk berkas yang diunduh dari intenet, jalankan aplikasi unzip untuk membuka isi setup.zip dan simpanlah semua berkas instalasi yang ada di dalamnya ke dalam folder C:\temp.

2. Klik ganda Setup.exe, kemudian pada dialog welcome yang tampil klik tombol Next

Hal 53

3. Dialog Select Instalation folder akan terbuka. Teruskan proses instalasi dengan mengklik Next.

Hal 54

4. Teruskan proses instalasi hingga sampai ke konfirmasi Installation Complete. Kalau sudah sampai pada tahap ini berarti proses instalasi sudah berhasil dilakukan dan aplikasi SOLFINA-AFS bisa langsung dapat digunakan.

Sekarang aplikasi SOLFIN-AFS sudah siap dijalankan dari Windows > Start > Program Files > SOLFINA-AFS.Saat Pertama Menggunakan

Setelah proses penginstalan berhasil dengan sempurna, semua berkas dan komponen aplikasi tersimpan dalam komputer termasuk basisdata jenis MS Access. Menu jalan pintas (shortcut) ke aplikasi juga tersedia pada layar desktop, yang ditaruh pada saat instalasi berjalan. Aplikasi akunting SOLFINA-AFS dapat dijalankan dari menu Windows Start > All Programs > SOLFINA-AFS. Nama pengguna (user-name) dan kata sandi (password) adalah dua credential yang diperiksa sebelum masuk ke dalam aplikasi. Bagi yang baru menggunakan SOLFINA-AFS user-name pada

Hal 55

awal penggunaan adalah administrator, sedangkan kata-sandinya adalah tempadmin. Setelah pengguna berhasil login, menu utama akan ditampilkan pada layar. Semua modul yang tersedia akan terbuka dan ditunjukkan pada daftar menu utama. Modul apa saja yang tersedia dalam SOLFINA-AFS? Ada baiknya kita menyegarkan ingatan mengenai modul yang tersedia yang sudah dijelaskan terdahulu. Di antaranya General Ledger, Sales-Ledger, Purchase-Ledger, Inventory-Ledger, Fixed Assets, Payroll, dan Pajak. Modul tersebut merupakan menu utama dan di bawahnya masih terdapat sub-menu yang merupakan rangkaian menu secara keseluruhan.Daftar Menu

Daftar menu yang terbuka setelah pengguna berhasil login adalah menu yang tersedia untuk pengguna tersebut. Tampilan menu bisa berbeda di antara pengguna karena susunan menu memang bisa diatur. Administrator adalah pengguna super (super-user) sehingga untuk administrator semua modul yang terinstal langsung dibukakan, termasuk modul untuk mengatur penambahan menu baru.

Hal 56

Gbr 1.5 Menu Utama

Susunan menu terdiri dari modul yang disusun bertingkat. Susunan menu maksimum terdiri dari 4 tingkatan. Setiap menu apabila diklik akan mengaktifkan modulnya masing-masing. Susunan menu dapat dilihat pada bagan yang ditunjukkan berikut ini.

Hal 57

Modul Level A FRE [Financial Report Extender]

Modul Level B

Modul Level C

Modul Level D

Show (Y/N)

Type

FI [Financial Report] FRB [Financial Report Builder]

Y Y Y Y Y N N Y Y Y Y Y Y Y Y DOC DOC DOC MOD MOD MOD MOD MOD MOD MOD MOD MOD AFR [Accounting Forex Rate] TFR [Tax Forex Rate] Y N N MOD MOD MOD MOD MOD

GL1 [General Ledger]

GJ [General Journal] RJ [Recurring Journal] AJ (Autoreversing Journal] IJE (Import Journal Entries] TSK [GL Tasks]

BCB [Bank / Cash Book] BRM [ Bank Reconciliation] GL Settings

BSR [Balance Sheet Revaluation] TNY [Transfer Balance To Next Year]

APF [Accounting Period Flag] BMT [Bank Master Table] FXC [Forex Convertion]

POM [Purchase Order Management]

Y

Hal 58

VM [Vendor Master] PO [Purchase Order] PR [Purchase Request] TO [Travel Order] POR [Purchases Report] SOM [Sales Order Management]

Y Y Y Y Y

DOC DOC DOC DOC MOD

CM [Customer Master] MC [Product Catalog] SO [Sales Order] SR [Sales Request] ST [Sales Tax Invoice] SOR [Order Reports]

Y Y Y Y Y Y DOC DOC DOC DOC MOD

ARM [Account Receivable Management]

SI [Sales Invoice Journal] CS [Payment from Customer] ARA [Acct Receivable Anaysis]

Y Y Y Y DOC DOC DOC

VPM [Vendor Payable Management]

TS [Payment of Travel Invoice] VL [Vendor Invoice Log] VP [Vendor Invoice Journal] VS [Vendor Invoice Settlement] AVA [Vendor's

Y Y Y Y Y Y DOC DOC DOC DOC DOC

Hal 59

Payable Anaysis] ISC [Inventory & Stock Control]

MM [Material Master] GR [Goods Receiving] IT [Stock Transfer] IW [Inventory Write-Off] SAR [Stock Analysis & Reports]

Y Y Y Y Y Y DOC DOC DOC DOC MOD

COM (Cost Object Mgment CO [Cost Objects] CP [Cost Object Assignment to Product] EDS [Employee Disbursement System]

Y Y Y

MOD MOD DOC

EM [Employee Master Data] CA [Cash Advance Payment] ER [Expense Reimbursement] ES [Employee Payments]

Y Y Y Y Y

MOD DOC DOC DOC DOC

FAM [Fixed Assets Management]

FA [Fixed Asset Capitalization] FD [Fixed Asset Disposal] FR [Fixed Asset Retirement]

Y Y Y Y

MOD DOC DOC DOC

Hal 60

SYS [System Manager]

ADM [Administrative Tasks] SET [Application Setting]

Y Y Y Y Y Y Y Y Y

MOD MOD MOD MOD MOD MOD MOD MOD MOD

USR [User Administration] CYT [Currency Table] CDA [Company Detail & Attribute] DRS [Document Reference Setting]

LOC [Local Setting] ESA [Easy Setup Assistance]

Hal 61

4 LANGKAH INSTALASI SISTIM AKUNTING BARUInstalasi sistim akunting yang baru berhubungan dengan pembangunan sebuah sistim akunting sampai siap untuk digunakan untuk mencatat transaksi. Tugas ini memang bukanlah pekerjaan yang sederhana. Diperlukan kerja sama dari berbagai pihak dalam organisansi perusahaan, seperti bagian keuangan, penjualan, logistik dan pembelian. Sumber data yang diperlukan untuk proses instalasi diperoleh dari berbagai departemen, misalnya data pelangggan didapat dari bagian penjualan, data pemasok (supplier) dari bagian pembelian dan data material diperoleh dari bagian logistik. Berbagai data yang dibutuhkan tersebut mungkin sudah tersedia di tangan manajer akunting. Terutama untuk instalasi karena bermigrasi dari sistim yang lama ke SOLFINA-AFS. Proses migrasi akan lebih cepat karena dimungkinkan melakukan ekspor-impor data master pelanggan, pemasok dan material. Proses instalasi bagi perusahaan yang proses akuntingnya masih manual dan belum pernah menggunakan aplikasi akunting juga tidak akan mengalami kesulitan. Proses instalasinya tidak akan jauh berbeda dengan proses instalasi migrasi. Entri data master pelanggan, pemasok dan material bisa dilakukan dengan metode prioritas. Untuk mempercepat proses instalasi bisa dipilih 10 atau 20 master data yang paling sering digunakan. Data selengkapnya masih bisa disusul setelah proses instalasi sistim akunting baru ini selesai. Bagi yang masih baru terhadap sistim akunting, tak perlu ragu karena panduan sudah disiapkan oleh SOLFINA-AFS yaitu tahap-tahap pembuatan sistim akunting baru secara mudah dan lengkap. Modul panduan itu adalah ESU (Easy Start-Up) yang otomatis muncul (prompted) di layar komputer. EASY START-UP adalah modul pemandu untuk membangun sistem akunting yang baru. Modul ini akan menuntun pengguna bagaimana memulai pembangunan sistim akunting dari awal hingga siap digunakan untuk mencatat transaksi berjalan. Ada empat tahap implementasi yang harus dilalui untuk membangun sebuah sistem akunting yang baru. Step 1: Menyusun Bagan Akun (Chart Of Accounts) Step 2: Memasukkan master data pelanggan dan supplier Step 3: Memasukkan katalog barang persediaan

Hal 62

Step 4: Memasukkan saldo awal

Gbr 2.1 Implementasi Baru

Step 1. Menyusun Bagan A