BUKU PANDUAN

UNGGAH MANDIRI

KARYA TULIS AKHIR MAHASISWA

(Sebagai Syarat Wisuda)

Disusun oleh:

Tim Pengembang Aplikasi

dan Sistem Informasi

UPT PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS GADJAH MADA

2014

2

DAFTAR ISI

BUKU PANDUAN ................................................................................................................................1

DAFTAR ISI...........................................................................................................................................2

PANDUAN UNGGAH MANDIRI UNTUK MAHASISWA................................................................3

1. TAHAP PERSIAPAN ................................................................................................................3

2. ALUR UNGGAH MANDIRI .....................................................................................................5

3. PEDOMAN UNGGAH MANDIRI TUGAS AKHIR DAN SKRIPSI.......................................5

4. PEDOMAN UNGGAH MANDIRI THESIS DAN DISERTASI...............................................17

3

PANDUAN UNGGAH MANDIRI UNTUK MAHASISWA

1. TAHAP PERSIAPAN

Sebelum melakukan unggah Karya Tulis Akhir, pastikan bahwa:

1. Komputer telah terkoneksi internet dengan cukup baik dan terdapat aplikasi web browser

yang bisa digunakan (misalnya: Mozilla Firefox, Safari, Chrome, dan sebagainya).

2. Anda telah memiliki akun email UGM, jika belum silakan melakukan aktifasi ke PSDI UGM.

3. Buka website Unggah Mandiri dengan alamat url http://unggah.etd.ugm.ac.id/

4

Gambar 1. Halaman login Unggah Mandiri

5

2. ALUR UNGGAH MANDIRI

Alur Unggah Mandiri adalah:

Gambar 2.1 Flowchart Unggah Mandiri

3. PEDOMAN UNGGAH MANDIRI TUGAS AKHIR DAN SKRIPSI

Tahapan mahasiswa D3 dan S1 dalam mengajukan permohonan verifikasi Karya Tulis Akhir

secara mandiri adalah sebagai berikut:

1. Mahasiswa harus login terlebih dahulu pada sistem Unggah Mandiri dengan alamat url

http://unggah.etd.ugm.ac.id. Untuk login, setelah mengisikan username dan password

klik tombol Login.

6

Gambar 3.1 Login mahasiswa dengan akun akun email

2. Apabila login berhasil, maka akan tampil halaman ver

pengguna akan tampil apabila mahasiswa belum per

Unggah Mandiri.

Gambar 3.2 Verifikasi pengguna

3. Mahasiswa yang telah terverifikasi datanya baru bisa me

Akhir. Berikut tampilan halaman beranda sistem Unggah

Keterangan:

Ketikkan field username

dengan username akun email

UGM (tanpa @ugm.ac.id)

Password sesuai dengan akun

email UGM

UGM

ifikasi pengguna. Halaman verifikasi

nah login sebelumnya pada sistem

lakukan Unggah Mandiri Karya Tulis

Mandiri:

Klik tombol Login.

Keterangan:

Field Nama Lengkap

harus diisi namun boleh

tidak lengkap

NIM harus diisi secara

lengkap sesuai

GAMACARD

Klik tombol Verifikasi.

7

Gambar 3.3 Halaman beranda mahasiswa pada sistem Unggah Mandiri

Klik

Lanjut!

8

4. Langkah pertama adalah proses Unggah Mandiri adalah melengkapi data mahasiswa, yaitu

mengisikan email lain dan telepon yang aktif beserta bulan wisuda mahasiswa klik tombol

Lanjutkan.

Gambar 3.4 Langkah 1 - melengkapi data mahasiswa

5. Setelah menekan tombol Lanjutkan, proses selanjutnya adalah mengisikan Karya Tulis

Akhir yang terdiri atas:

Judul

Abstrak/ Intisari

Abstract

Pembimbing/ Promotor

Keempat field tersebut harus diisi sedangkan untuk field Jenis Karya Akhir dan Tahun secara

otomatis sudah disesuaikan oleh sistem. Apabila telah selesai tekan tombol Lanjutkan.

Data yang

dimasukkan

harus valid.

Wajib

untuk

Gambar 3.5 Langkah 2 - mengisik

6. Langkah ketiga dalam proses Ung

ini, terdapat beberapa aturan yang b

http://beta.lib.ugm.ac.id/ind/?page_

Apabila file yang akan diunggah su

maka mahasiswa bisa mengunggah

diisi

Sudah diset

9

an Karya Tulis Akhir

gah Mandiri adalah unggah file. Dalam proses unggah file

isa dilihat dalam tautan:

id=287.

dah sesuai dengan aturan yang tertera dalam tautan diatas,

file tersebut dengan langkah – langkah:

secara otomatis

10

a. Tekan tombol Tambahkan File

Gambar 3.6 Langkah 3a – unggah file

b. Anda dapat mengunggah beberapa file sekaligus tekan tombol Open.

Gambar 3.7 Langkah 3b – Memilih file yang akan diunggah

Selanjutnya akan terjadi proses pengunggahan file, apabila file yang diunggah salah kita

bisa membatalkan proses tersebut dengan tekan tombol Abort ulangi langkah dalam

unggah file.

File yang diunggah

harus sesuai dengan

aturan pada:

http://beta.lib.ugm.ac.id

/ind/?page_id=287

11

Gambar 3.8 Proses unggah file

Dalam proses unggah file, apabila penamaan file tidak sesuai dengan peraturan maka akan

muncul pesan error sebagai berikut:

Gambar 3.9 Pesan error untuk file yang tidak sesuai dengan aturan yang berlaku

Selain pesan error diatas, pesan error akan muncul juga ketika sistem gagal dalam

mengunggah file. Hal tersebut biasanya disebabkan oleh jaringan internet yang tidak cukup

baik. Pesan error tersebut adalah:

Gambar 3.10 Pesan error dalam proses unggah file

c. File yang telah berhasil diunggah akan muncul dalam kolom file berhasil diunggah.

Apabila dalam unggah file terdapat salah satu file yang salah, file tersebut bisa dihapus

dengan menekan tombol pada file yang salah muncul dialog box, tekan tombol Ok.

Tekan Abort untuk

membatalkan proses

unggah file

12

Gambar 3.11 Menghapus salah satu file

d. Apabila telah yakin file yang diunggah sudah benar, tekan tombol Lanjutkan. Proses

unggah file telah berhasil.

7. Langkah selanjutnya dalam proses Unggah Mandiri adalah ijin publikasi. Dalam ijin

publikasi, karya tulis akhir mahasiswa akan dipublikasikan 3 bulan setelah penyerahan

tekan tombol Lanjutkan.

Gambar 3.12 Langkah 4 – ijin publikasi Karya Tulis Akhir Mahasiswa

Menghapus

file

13

8. Langkah kelima dalam proses Unggah Mandiri adalah Ajukan Permohonan Verifikasi.

Apabila ada hal yang perlu disampaikan tuliskan pada field yang disediakan tekan tombol

Kirim Permohonan.

Gambar 3.13 Langkah 5 – ajukan permohonan verifikasi

Setelah tekan tombol Kirim Permohonan, akan tampil Pembatalan Permohonan

Verifikasi. Tampilan tersebut digunakan apabila akan membatalkan permohonan verifikasi

yaitu dengan menekan tombol Batalkan Permohonan, apabila tidak abaikan saja. Proses

Unggah Mandiri telah selesai, proses selanjutnya adalah menunggu hasil verifikasi oleh

petugas. Hasil tersebut akan diberitahukan via email.

Apabila dibatalkan setelah menekan tombol Batalkan Permohonan akan muncul dialog box

tekan tombol Ok.

Gambar 3.14 Pembatalan pengajuan permohonan verifikasi

Tuliskan hal yang perlu

disampaikan disini

14

9. Pengajuan permohonan yang sedang diverifikasi oleh petugas tidak bisa diubah oleh

mahasiswa. Informasi apabila pengajuan permohonan sedang diverifikasi yaitu halaman

beranda mahasiswa saat mahasiswa login pada sistem.

Gambar 3.15 Pengajuan permohonan sedang diverifikasi oleh petugas.

Tampilan saat data pengajuan permohonan verifikasi Karya Tulis Akhir tidak bisa diubah

karena pengajuan tesrsebut dalam proses verifikasi oleh petugas.

Gambar 3.16 Pengajuan permohonan dalam proses verifikasi petugas

10.Apabila data telah diverifikasi oleh petugas dan status pengajuan pemohonan verifikasi

DISETUJUI, langkah selanjutnya adalah mencetak Surat Bukti Penyerahan Karya Tulis

Akhir. Langkah mencetak Surat Bukti Penyerahan Karya Tulis Akhir adalah sebagai berikut:

15

a. Mahasiswa login pada sistem Unggah Mandiri maka terdapat Informasi Daftar

Penyerahan Karya Tulis Akhir dengan status DISETUJUI.

Gambar 3.17 Halaman depan mahasiswa dengan status pengajuan verifikasi DISETUJUI

b. Untuk mencetak Surat Bukti Penyerahan Karya Tulis Akhir dengan tekan icon

pada Daftar Penyerahan Karya Tulis. Layout Surat Bukti Penyerahan Karya Tulis

Akhir:

Gambar 3.18 Layout Surat Bukti Penyerahan Karya Tulis Akhir

16

Setelah menekan icon , akan muncul tampilan Layout Surat Bukti Penyerahan

Karya Tulis Akhir dan pilih printer yang akan digunakan untuk mencetak tekan

tombol Print.

Gambar 3.19 Dialog box mencetak bukti penyerahan

11.Namun apabila status pengajuan permohonan verifikasi DITOLAK, maka langkah

selanjutnya adalah melakukan perbaikan dan mengirimkan ulang pengajuan permohonan

verifikasi Karya Tulis Akhir. Langkah-langkah dalam melakukan perbaikan adalah:

a. Mahasiswa login pada sistem Unggah Mandiri maka terdapat Informasi Daftar

Penyerahan Karya Tulis Akhir dengan status DITOLAK.

Gambar 3.20 Pengajuan permohonan verifikasi Karya Tulis Akhir DITOLAK

17

b. Untuk melakukan perbaikan dengan tekan tombol akan muncul halaman Hasil

Verifikasi Data yang memberikan informasi berupa Catatan Perbaikan, untuk

melakukan perbaikan dengan menekan tombol Update Data.

Gambar 3.21 Hasil verifikasi data dengan catatan perbaikan

Setelah menekan tombol Update Data, akan muncul tampilan proses Unggah Mandiri.

Untuk langkah-langkah perbaikan data sama dengan langkah dalam Unggah Mandiri,

namun hal yang perlu diperhatikan adalah Catatan Perbaikan dan status Lolos

Verifikasi. Apabila status lolos verifikasi bertanda berarti harus dilakukan perbaikan.

Pada item yang tidak lolos verifikasi bisa dilakukan perubahan data dan item lainnya yang

lolos verifikasi tidak bisa dilakukan perubahan.

4. PEDOMAN UNGGAH MANDIRI THESIS DAN DISERTASI

Tahapan mahasiswa S2 dan S3 dalam mengajukan permohonan verifikasi Karya Tulis Akhir

secara mandiri adalah sebagai berikut:

12.Mahasiswa harus login terlebih dahulu pada sistem Unggah Mandiri dengan alamat url

http://unggah.etd.ugm.ac.id. Untuk login, setelah mengisikan username dan password

klik tombol Login.

Lolos Verifikasi bertanda

yang perlu diperbaiki.

Untuk memperbaiki tekan

tombol Update Data

Catatan Perbaikan yang

perlu diperhatikan

18

Gambar 4.1 Login mahasiswa dengan akun akun email UGM

13.Apabila login berhasil, maka akan tampil halaman verifikasi pengguna. Halaman verifikasi

pengguna akan tampil apabila mahasiswa belum pernah login sebelumnya pada sistem

Unggah Mandiri.

Gambar 4.2 Verifikasi pengguna

14.Mahasiswa yang telah terverifikasi datanya baru bisa melakukan Unggah Mandiri Karya Tulis

Akhir. Berikut tampilan halaman beranda sistem Unggah Mandiri:

Keterangan:

Ketikkan field username dengan

username akun email UGM (tanpa

@ugm.ac.id)

Password sesuai dengan akun akun

email UGM

Klik tombol Login.

Keterangan:

Field Nama Lengkap

harus diisi namun boleh

tidak lengkap

NIM harus diisi secara

lengkap sesuai

GAMACARD

Klik tombol Verifikasi.

19

Gambar 4.3 Halaman beranda mahasiswa pada sistem Unggah Mandiri

Klik

Lanjut!

20

15.Langkah pertama adalah proses Unggah Mandiri adalah melengkapi data mahasiswa, yaitu

mengisikan email lain dan telepon yang aktif beserta bulan wisuda mahasiswa klik tombol

Lanjutkan.

Gambar 4.4 Langkah 1 - melengkapi data mahasiswa

16.Setelah menekan tombol Lanjutkan, proses selanjutnya adalah mengisikan Karya Tulis

Akhir yang terdiri atas:

Judul

Abstrak/ Intisari

Abstract

Pembimbing/ Promotor

Keempat field tersebut harus diisi sedangkan untuk field Jenis Karya Akhir dan Tahun secara

otomatis sudah disesuaikan oleh sistem. Apabila telah selesai tekan tombol Lanjutkan.

Data yang

dimasukkan

harus valid.

Wajib

untuk

Gambar 4.5 Langkah 2 - mengis

17.Langkah ketiga dalam proses Un

ini, terdapat beberapa aturan yang

http://beta.lib.ugm.ac.id/ind/?pag

Apabila file yang akan diunggah

maka mahasiswa bisa mengungga

diisi

Sudah diset

21

ikan Karya Tulis Akhir

ggah Mandiri adalah unggah file. Dalam proses unggah file

bisa dilihat dalam tautan:

e_id=287.

sudah sesuai dengan aturan yang tertera dalam tautan diatas,

h file tersebut dengan langkah – langkah:

secara otomatis

22

e. Tekan tombol Tambahkan File

Gambar 4.6 Langkah 3a – unggah file

f. Anda dapat mengunggah beberapa file sekaligus tekan tombol Open.

Gambar 4.7 Langkah 3b – Memilih file yang akan diunggah

Selanjutnya akan terjadi proses pengunggahan file, apabila file yang diunggah salah kita

bisa membatalkan proses tersebut dengan tekan tombol Abort ulangi langkah dalam

unggah file.

File yang diunggah harus sesuai dengan

aturan pada:

http://beta.lib.ugm.ac.id/ind/?page_id=287

23

Gambar 4.8 Proses unggah file

Dalam proses unggah file, apabila penamaan file tidak sesuai dengan peraturan maka akan

muncul pesan error sebagai berikut:

Gambar 4.9 Pesan error untuk file yang tidak sesuai dengan aturan yang berlaku

Selain pesan error diatas, pesan error akan muncul juga ketika sistem gagal dalam

mengunggah file. Hal tersebut biasanya disebabkan oleh jaringan internet yang tidak cukup

baik. Pesan error tersebut adalah:

Gambar 4.10 Pesan error dalam proses unggah file

g. File yang telah berhasil diunggah akan muncul dalam kolom file berhasil diunggah.

Apabila dalam unggah file terdapat salah satu file yang salah, file tersebut bisa dihapus

dengan menekan tombol pada file yang salah muncul dialog box, tekan tombol Ok.

Tekan Abort untuk

membatalkan proses

unggah file

24

Gambar 4.11 Menghapus salah satu file

h. Apabila telah yakin file yang diunggah sudah benar, tekan tombol Lanjutkan. Proses

unggah file telah berhasil.

18.Langkah selanjutnya dalam proses Unggah Mandiri adalah mengisikan ijin publikasi. Dalam

ijin publikasi ini terdapat 2 pilihan yaitu dipublikasikan atau tidak dipublikasikan. Apabila

kita mengizinkan untuk dipublikasikan, maka pilih Dipublikasikan setelah 6 Bulan tekan

tombol Lanjutkan.

Gambar 4.12 Langkah 4 – ijin publikasi Karya Tulis Tulis Akhir Dipublikasikan

Namun apabila dipilih Tidak dipublikasikan, maka harus ada bukti bahwa penelitian telah

terdaftar pada jurnal nasional/ internasional/ paten. Bukti tersebut berupa file bertipe .pdf.

Menghapus

file

25

Untuk melampirkan Bukti Pendukung yang berupa file bertipe .pdf dengan tekan tombol

Browse pilih file tekan tombol Open. Setelah melampirkan file tekan tombol

Lanjutkan untuk melanjutkan proses Unggah Mandiri selanjutnya.

Gambar 4.13 Langkah 4 - ijin publikasi Karya Tulis Tulis Akhir Tidak Dipublikasikan

19.Langkah kelima dalam proses Unggah Mandiri adalah Ajukan Permohonan Verifikasi.

Apabila ada hal yang perlu disampaikan tuliskan pada field yang disediakan tekan tombol

Kirim Permohonan.

Gambar 4.14 Langkah 5 – ajukan permohonan verifikasi

Setelah tekan tombol Kirim Permohonan, akan tampil Pembatalan Permohonan

Verifikasi. Tampilan tersebut digunakan apabila akan membatalkan permohonan verifikasi

yaitu dengan menekan tombol Batalkan Permohonan, apabila tidak abaikan saja. Proses

Unggah Mandiri telah selesai, proses selanjutnya adalah menunggu hasil verifikasi oleh

File Bukti Pendukung berhasil dilampirkan

Tuliskan hal yang perlu

disampaikan disini

26

petugas. Hasil tersebut akan diberitahukan via email. Apabila dibatalkan setelah menekan

tombol Batalkan Permohonan akan muncul dialog box tekan tombol Ok.

Gambar 4.15 konfirmasi pembatalan permohonan verifikasi

20.Pengajuan permohonan yang sedang diverifikasi oleh petugas tidak bisa diubah oleh

mahasiswa. Informasi apabila pengajuan permohonan sedang diverifikasi yaitu halaman

beranda mahasiswa saat mahasiswa login pada sistem.

Gambar 4.16 Pengajuan permohonan sedang diverifikasi oleh petugas.

Tampilan saat data pengajuan permohonan verifikasi Karya Tulis Akhir tidak bisa diubah

karena pengajuan tesrsebut dalam proses verifikasi oleh petugas.

27

Gambar 4.17 Pengajuan permohonan dalam proses verifikasi petugas

21.Apabila data telah diverifikasi oleh petugas dan status pengajuan pemohonan verifikasi

DISETUJUI, langkah selanjutnya adalah mencetak Surat Bukti Penyerahan Karya Tulis

Akhir. Langkah mencetak Surat Bukti Penyerahan Karya Tulis Akhir adalah sebagai berikut:

a. Mahasiswa login pada sistem Unggah Mandiri maka terdapat Informasi Daftar

Penyerahan Karya Tulis Akhir dengan status DISETUJUI.

Gambar 4.18 Halaman depan mahasiswa dengan status pengajuan verifikasi DISETUJUI

b. Untuk mencetak Surat Bukti Penyerahan Karya Tulis Akhir dengan tekan icon

pada Daftar Penyerahan Karya Tulis. Layout Surat Bukti Penyerahan Karya Tulis

Akhir:

28

Gambar 4.19 Layout Surat Bukti Penyerahan Karya Tulis Akhir

Setelah menekan icon , akan muncul tampilan Layout Surat Bukti Penyerahan

Karya Tulis Akhir dan pilih printer yang akan digunakan untuk mencetak tekan

tombol Print.

Gambar 4.20 Dialog box mencetak bukti penyerahan

22.Namun apabila status pengajuan permohonan verifikasi DITOLAK, maka langkah

selanjutnya adalah melakukan perbaikan dan mengirimkan ulang pengajuan permohonan

verifikasi Karya Tulis Akhir. Langkah-langkah dalam melakukan perbaikan adalah:

c. Mahasiswa login pada sistem Unggah Mandiri maka terdapat Informasi Daftar

Penyerahan Karya Tulis Akhir dengan status DITOLAK.

Gambar 4.21 Pengajuan permohonan verifikasi Karya Tulis Akhir DITOLAK

d. Untuk melakukan perbaikan dengan tekan tombol akan muncul halaman Hasil

Verifikasi Data yang memberikan informasi berupa Catatan Perbaikan, untuk

melakukan perbaikan dengan menekan tombol Update Data.

Gam

Sete

Unt

nam

Ver

Pad

lolo

Catatan Perbaikan yang

perlu diperhatikan

Lolos Verifikasi bertanda

29

bar 4.22 Hasil verifikasi data dengan catatan perbaikan

lah menekan tombol Update Data, akan muncul tampilan proses Unggah Mandiri.

uk langkah-langkah perbaikan data sama dengan langkah dalam Unggah Mandiri,

un hal yang perlu diperhatikan adalah Catatan Perbaikan dan status Lolos

ifikasi. Apabila status lolos verifikasi bertanda berarti harus dilakukan perbaikan.

a item yang tidak lolos verifikasi bisa dilakukan perubahan data dan item lainnya yang

s verifikasi tidak bisa dilakukan perubahan.

Semoga bermanfaat !Tim Pengembang Aplikasi dan Sistem Informasi

yang perlu diperbaiki.

Untuk memperbaiki tekan

tombol Update Data