buku panduan apotek v.3

Indonesian Core Technologies (ICT) Jl. Manyar Dukuh No. 28-B Surabaya - Jawa Timur 60282

031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

1 of 72

Manual Penggunaan

MedStore Aplikasi Sistem Informasi Apotek

Versi 3.0


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

2 of 72

Penjelasan Singkat

Software Aplikasi Apotek versi 3 ini adalah software aplikasi apotek terbaru yang kami

buat. Pada versi 3 ini kami banyak melakukan perubahan fitur dan menu dari versi sebelumnya. Dan pada versi ini kami juga menambahkan modul keuangan dan

laporan keuangan sehingga anda dapat mengetahui dengan cepat bagaimana kondisi

keuangan dan kekayaan apotek saat ini.

Sama dengan versi Software Aplikasi Apotek versi sebelumnya, pada versi 3 ini juga masih dilengkapi dengan berbagai menu master data yang kami tambahkan dengan

master data lokasi dan kategori obat. Sehingga akan lebih memudahkan proses

pengelolaan data obat. Kami juga menambahkan fitur update dan histori harga pada

versi ini. Sehingga anda bisa melakukan perubahan harga kapanpun anda mau dan

semuanya terekam dalam laporan update harga sehingga anda bisa tahu fluktuasi harga obat tersebut. Selain itu masih banyak lagi fitur-fitur dan menu-menu baru yang kami

tambahkan pada versi sekarang ini.

Berikut adalah penjelasan detail tentang Software Aplikasi Apotek versi 3...


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

3 of 72

Fitur Utama Fitur utama dari MedStore V3 adalah:

FORMAT PENGISIAN yang mudah dengan tombol yang disesuiakan untuk mengarahkan pengguna agar terhindar dari kesalahan saat memasukkan data

bertransaksi dan lain-lain.

Menu MASTER SUPPLIER dan MASTER OBAT untuk memasukkan data obat

serta supplier ke dalam aplikasi apotek. Untuk data obat sudah dilengkapi dengan KATEGORI dan LOKASI obat.

CETAK BARCODE Obat, dari setiap data obat dapat anda cetak code barcodenya.

Menu TRANSAKSI PEMBELIAN OBAT, ini untuk merekap data pembelian obat

dari apotek anda kepada supplier. Pada menu ini anda dapat mengetahui Harga Pokok Penjualan dari obat yang anda beli, sehingga anda bisa menentukan harga

jual dengan lebih bijaksana.

Menu TRANSAKSI PENJUALAN OBAT, ini untuk melakukan proses penjualan

obat ke konsumen (pembeli).

RETUR PEMBELIAN dan RETUR PENJUALAN OBAT, dengan manu retur pembelian apotek anda dapat melakukan retur pembelian kepada supplier. Begitu

juga dengan retur penjualan apotek anda dapat melakukan retur penjualan dari

konsumen.

Menu STOK OPNAME, menu ini digunakan untuk sinkronisasi (penyesuaian) antara jumlah stok obat yang tersimpan pada aplikasi dan data riil (sebenarnya)

jumlah stok obat yang ada pada apotek anda.

PEMBAYARAN HUTANG dan PEMBAYARAN PIUTANG, dengan menu

pembayaran hutang apotek anda dapat melakukan pembayaran hutang kepada supplier. Sedangkan menu pembayaran piutang, adalah menu untuk melakukan

pembayaran piutang dari konsumen ke apotek anda.

PEMBAYARAN OBAT KONSINYASI, menu ini di gunakan untuk membayar obat

konsinyasi yang telah di beli oleh apotek anda dari supplier dengan cara

konsinyasi. LAPORAN PEMBELIAN dan PENJUALAN OBAT. Dengan menggunakan laporan

pembelian obat, apotek anda dapat mengetahui semua transaksi pembelian obat

yang sudah dilakukan. Dan dengan laporan penjualan obat, apotek anda dapat

mengetahui semua transaksi penjualan obat dengan tanggal dan nilai transaksi tersebut.

IMPORT EXCEL data supplier, dan data obat. Sehingga input data bisa lebih

cepat dan efektif karena semua data sudah terkumpul dalam file excel, jadi tidak perlu meng-entry data satu per satu.

Menu Update Harga Obat, harga jual obat dan diskonnya dapat anda rubah sewaktu-waktu sesuai keinginan anda.

LAPORAN STOK dan STOK OPNAME OBAT, menu Laporan Stok Obat digunakan

untuk mengetahui data jumlah stok obat yang ada. Dan pada Laporan stok

opname obat dapat diketahui sesuai atau tidaknya jumlah stok yang ada pada

aplikasi dan jumlah riil stok yang ada pada apotek anda. Menu MUTASI OBAT, di menu ini dapat melakukan mutasi keluar dan masuknya

obat dari apotek tanpa melalui transaksi penjualan dan pembelian.

LAPORAN EXPIRED, pada laporan ini dapat diketahui tanggal kadaluarsa dari

semua obat. Dan pada Laporan ini dapat diketahui stok minimal obat di apotek anda.


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

4 of 72

LAPORAN STATISTIK PENJUALAN OBAT, dari menu ini dapat diketahui

statistik penjualan obat dari yang paling laris terjual dan tidak.

LAPORAN RUGI LABA dari pembelian dan penjualan obat. Sehingga bisa diketahui perkembangan usaha (untung / rugi) pada apotek.

EXPORT EXCEL dan EXPORT PDF, dari setiap laporan dapat di export menjadi

file excel atau file PDF.

OTORITAS USER, menu yang digunakan untuk proses pengaturan user yang boleh menggunakan program yang dapat diatur sesuai dengan group atau

kelompok pengguna sehingga lebih aman dari proses manipulasi data oleh user

yang tidak diberi kewenangan.

BACKUP & RESTORE, database yang mudah sehingga user tidak perlu takut kehilangan data jika terjadi kerusakan pada komputer.

NETWORK SUPPORTED, MedStore V3 dapat digunakan dalam jaringan sehingga

bisa digunakan untuk berbagi pakai data apotek dalam satu jaringan komputer.

Menu KEUANGAN, di menu ini terdapat master data akun dan transaksi keuangan yang dapat anda gunakan untuk pengelolaan administrasi akuntansi

keuangan di apotek anda.

LAPORAN AKUN, pada laporan ini anda dapat mengetahui hasil transaksi dari

tiap tipe akun dan detail akun.

LAPORAN NERACA, di menu ini anda dapat mengatahui hasil dari neraca keuangan apotek anda di setiap periode.


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

5 of 72

Daftar ISI

SPESIFIKASI KOMPUTER .................................................................................................... 7

INSTALASI SOFTWARE ....................................................................................................... 7

SETTING RUN AS ADMINISTRATOR .................................................................................. 10

REGISTRASI SOFTWARE .................................................................................................. 11

1. PENGATURAN REGISTRASI ............................................................................ 11 2. CARA REGISTRASI ....................................................................................... 11

LOGIN AWAL ..................................................................................................................... 12

MULAI MENGGUNAKAN MEDSTORE V3 ........................................................................ 13

1. SETTING IDENTITAS APOTEK ......................................................................... 13 2. PROMOSI .................................................................................................. 13 3. DATABASE ................................................................................................. 14

a. Setting Koneksi Database ...................................................................................................... 14 b. Backup Database ...................................................................................................................... 16 c. Restore Database ..................................................................................................................... 17

4. USER ........................................................................................................ 18 a. Group User (Kelompok Pengguna) ..................................................................................... 18 b. Data User (Pengguna) ............................................................................................................ 18

5. SHIFT ....................................................................................................... 19 a. Data Jadwal Shift ...................................................................................................................... 19 b. Ganti Shift ................................................................................................................................... 19

INPUT MASTER DATA APOTEK ATAU MENU MASTER ...................................................... 21

1. DATA SUPPLIER .......................................................................................... 21 2. DATA SATUAN ............................................................................................ 21 3. DATA KATEGORI OBAT ................................................................................. 22 4. DATA LOKASI ............................................................................................. 22 5. DATA OBAT ................................................................................................ 22 6. DATA PELANGGAN ....................................................................................... 23 1. IMPORT EXCEL DATA SUPPLIER ...................................................................... 24 2. IMPORT EXCEL DATA OBAT DAN IMPORT DATA PELANGGAN ................................. 26

TRANSAKSI APOTEK ......................................................................................................... 27

1. PEMBELIAN OBAT ........................................................................................ 27 2. RETUR PEMBELIAN ...................................................................................... 30 3. PENJUALAN OBAT ........................................................................................ 31 4. PENJUALAN RACIKAN ................................................................................... 35 5. RETUR PENJUALAN ...................................................................................... 36

MAINTENANCE ................................................................................................................. 38

1. UPDATE HARGA OBAT .................................................................................. 38 2. STOK OPNAME ............................................................................................ 38 3. MUTASI OBAT ............................................................................................ 39

UTILITAS .......................................................................................................................... 41

1. PEMBAYARAN HUTANG ................................................................................. 41 2. PEMBAYARAN OBAT KONSINYASI .................................................................... 41


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

6 of 72

3. PEMBAYARAN PIUTANG ................................................................................ 42

LAPORAN DATA MASTER .................................................................................................. 44

1. LAPORAN STOK OBAT ................................................................................... 44 2. LAPORAN STOK OPNAME ............................................................................... 45 3. LAPORAN HISTORY HARGA OBAT .................................................................... 46 4. LAPORAN OBAT EXPIRED(KADALUARSA) DAN OBAT STOK HABIS .......................... 47 5. LAPORAN OBAT HILANG ............................................................................... 48

LAPORAN DATA TRANSAKSI ............................................................................................. 50

1. LAPORAN PEMBELIAN OBAT ........................................................................... 50 2. LAPORAN PENJUALAN OBAT........................................................................... 51 3. LAPORAN PENERIMAAN RESEP ....................................................................... 51 4. LAPORAN PENJUALAN OBAT KE DOKTER ........................................................... 52 5. LAPORAN RETUR PEMBELIAN ......................................................................... 53 6. LAPORAN RETUR PENJUALAN ......................................................................... 53 7. LAPORAN STATISTIK PENJUALAN OBAT ............................................................ 54 8. LAPORAN LABA RUGI ................................................................................... 55 9. LAPORAN PEMBAYARAN HUTANG .................................................................... 56 10. LAPORAN OBAT KONSINYASI ......................................................................... 57 11. LAPORAN PEMBAYARAN OBAT KONSINYASI ...................................................... 58 12. LAPORAN PEMBAYARAN PIUTANG ................................................................... 58 13. LAPORAN GANTI SHIFT ................................................................................ 59

KEUANGAN ....................................................................................................................... 61

1. DATA AKUN ............................................................................................... 61 2. TRANSAKSI KEUANGAN ................................................................................. 61

LAPORAN KEUANGAN....................................................................................................... 63

1. LAPORAN BERDASARKAN TIPE AKUN ............................................................... 63 2. LAPORAN DETAIL PER AKUN .......................................................................... 64 3. LAPORAN NERACA ....................................................................................... 65

SETTING MEDSTORE V3 DALAM JARINGAN .................................................................... 66

1. CARA SETTING KONEKSI ............................................................................... 66 a. Setting Server ........................................................................................................................... 66 b. Sharing Database ..................................................................................................................... 68 c. Setting Client ............................................................................................................................. 70

2. CARA PENGGUNAAN MEDSTORE V3 DI KOMPUTER CLIENT ................................... 71

KONTAK KAMI .................................................................................................................. 72


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

7 of 72

Spesifikasi Komputer

Agar software dapat berjalan dengan baik maka diperlukan spesifikasi yang sesuai.

Spesikasi minimal adalah:

Prosesor Pentium 4 ke atas

Memory 512Mb

Hardisk Space 10Gb

Operating system windows XP/Vista/Windows 7

Instalasi Software

Pastikan CD atau file yang anda terima dari kami dalam keadaan baik. Untuk

menjalankan Setup MedStore V3 sebelumnya harus melihat windows yang anda

gunakan. Jika anda menggunakan windows XP langsung anda jalankan dengan double klik, tetapi kalau anda menggunakan windows 7 atau vista anda klik kanan dan klik Run

as administrator. Untuk selanjutnya proses instalasi aplikasi ini sangat mudah

dilakukan dan hampir sama dengan aplikasi-aplikasi yang lain yang berjalan pada

windows. Kali ini kami beri contoh instalasi pada windows 7.

1. Jalankan file MedStore V3 setup.exe yang anda terima dari kami dengan klik kanan

dan klik Run as administrator.


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

8 of 72

2. Klik tombol Lanjut> untuk melanjutkan instalasi.

3. Pilih dan klik Saya setuju dengan kesepakatan tersebut lalu klik tombol Lanjut>.

4. Klik tombol Lanjut> untuk melanjutkan installasi.


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

9 of 72

5. Centang di Buat ikon di dekstop untuk membuat icon(shortcut) di dekstop, lalu klik

tombol Lanjut>.

6. Klik tombol Install untuk memulai proses installasi MedStore V3 di komputer anda.

7. Proses installasi selesai, klik tombol Selesai untuk menutup proses installasi dan mulai menjalankan MedStore V3.


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

10 of 72

Setting Run As Administrator

Apabila komputer anda memakai operasi system (OS) windows 7 atau vista (selain

windows xp), setelah selesai proses installasi pastikan aplikasi ini sudah tersetting run as administrator. Hal ini untuk mensetting agar proses registrasi tersimpan di administrasi

windows anda. Dan cara settingnya adalah sebagai berikut :

1. Klik kanan pada icon (shortcut) MedStore V3.exe di dekstop atau di start menu,

lalu klik propertis.

2. Klik pada tab Compatibility, lalu centang pada Run this program as an

administrator dan klik tombol [OK].


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

11 of 72

Registrasi Software

Sebelum software dapat di gunakan anda harus meregistrasikan terlebih dahulu software

yang anda beli agar kami bisa mengirimkan kode aktivasi untuk mengaktifkan program.

1. Pengaturan Registrasi

Harga yang anda bayar berlaku untuk registrasi satu komputer. Jika terjadi

kerusakan pada sistem operasi windows anda maka anda masih bisa

menggunakan serial number yang kami kirim setelah anda install ulang komputer anda.

Registrasi ulang berlaku untuk perubahan hardware komputer. Misalnya terjadi

perubahan pada hardisk atau processor komputer anda.

Harga registrasi untuk komputer yang kedua dan seterusanya adalah harga

pembelian baru.

2. Cara Registrasi

Jalankan software MedStore V3 maka akan tampil gambar beserta kode lisensi MedStore

V3 anda.

1. Masukkan KODE SERIAL yang anda dapat saat pembelian software.

2. Kirimkan Kode Lisensi ke no. telp 0857 3010 8503 atau ke email [email protected] Setelah itu, kami akan mengirimkan Kode Aktivasi

kepada Anda.

3. Isikan nama user dan nama apotek anda.

4. Masukkan kode aktivasi yang kami kirimkan ke kolom Kode Aktivasi pada form

diatas. 5. Klik centang untuk memproses Registrasi.

6. PERHATIAN!!! Kode Lisensi adalah Case Sensitive, terdiri dari angka dan huruf

besar semua serta tidak ada huruf “O” agar tidak ada kesalahan persepsi dengan

angka nol “0”. Jadi pastikan Kode Lisensi yang anda kirimkan BENAR struktur huruf dan angkanya. Kami TIDAK BERTANGGUNG JAWAB atas kesalahan dalam

penulisan Kode Lisensi yang anda kirimkan ke kami.

7. Setelah anda mendapat kode aktivasi dari kami, simpan kode aktivasi tersebut

(contohnya bisa anda simpan dengan mengcopy Kode Aktifasinya ke notepad dan disimpan didirectory-D), hal ini dimaksudkan misalkan apabila nanti anda

menginstall ulang windows komputer anda, anda bisa menggunakan Kode

Aktifasinya lagi untuk registrasi setelah menginstall MedStore V3.


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

12 of 72

Login Awal Klik menu File >>> Login.

Untuk masuk (Login) pertama kali program gunakan

Nama User : admin

Password : admin

Setelah anda masukkan nama user dan password lalu klik tombol Login. Untuk

pemakaian berikutnya anda bisa pengganti password admin dengan password sesuai

keinginan anda. User admin dapat mengatur user pada level dibawahnya dengan

mengatur kewenangan untuk mengakses program.


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

13 of 72

Mulai Menggunakan MedStore V3

Saat pertama kali menggunakan Software Apotek ini anda akan di haruskan untuk

melakukan setting awal.

1. Setting Identitas Apotek

Identitas Apotek adalah keterangan nama, alamat serta kontak dari apotek anda. Isilah menu identitas apotek anda agar nama tersebut dapat tercetak pada semua

laporan pencetakan data aplikasi ini.

Untuk membuat Identitas Apotek anda bisa lakukan dengan cara klik menu

Pengaturan >>> Identitas.

1.

2.

3.

Klik tombol Ubah untuk melakukan perubahan identitas

apotek.

Ubah data sesuai kebutuhan anda.

Anda juga bisa mengubah logo

apotek anda dengan klik

tombol Cari Logo.

Setelah semua perubahan

selesai, silakan klik tombol

Simpan.

2. Promosi

Pada struk penjualan obat bisa diberi keterangan promosi, yang bisa anda isi dengan keterangan terima kasih, slogan, promosi atau kalimat yang sesuai keinginan anda.

Untuk membuka menu promosi anda bisa klik menu Pengaturan >>> Promosi.

1.

2.

Klik tombol Ubah untuk mengetik atau mengubah

kalimat promosi. Tombol

Preview untuk melihat hasil

cetak promosi di struk penjualan.

Ketik kalimat promosi sesuai

keinginan anda.

Klik tombol Simpan untuk

menyimpan kalimat promosi

tadi.

1

2

3

1

2


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

14 of 72

Ini adalah contoh hasil pencetakan promosi di struk penjualan.

3. Database Database adalah tempat penyimpanan semua data pada aplikasi ini.

a. Setting Koneksi Database

Menu ini digunakan untuk menggabungkan aplikasi ini dengan database.

Untuk membuka menu ini klik menu Pengaturan >>> Database >>> Koneksi Database. 1. Pada tampilan berikut klik tombol Cari untuk mencari file database yang ada pada

direktori komputer anda.

2. Setelah file database di temukan, klik dua kali nama file tersebut untuk

memasukkan file ke dalam aplikasi ini. (misaikan lokasi file database:

C:\Program Files\MedStore V3\Database\MedStore V3.mdb).

1


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

15 of 72

3. Klik tombol Koneksikan untuk menghubungkan database di komputer Anda dengan aplikasi ini.

4. Aplikasi MedStore V3 anda sudah terhubung dengan database di komputer Anda.

MedStore v3 untuk data pelanggannya juga dapat di koneksikan atau di

integrasikan dengan database pada data pasien di software MedReg (software klinik)

atau MedReg+ (software apotek dan klinik). Jadi untuk data pasien dari MedReg atau MedReg+ yang di import akan menjadi data pelanggan di MedStore v3. Cara

mengkoneksikannya hampir sama dengan mengkoneksikan database MedStore V3,

yaitu sebagai berikut :

1. Cari database pada komputer server dari aplikasi MedReg/MedReg+ dengan tekan tombol Cari.

2

3

1


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

16 of 72

2. Setelah file database di temukan, klik dua kali nama file tersebut untuk

memasukkan file ke dalam aplikasi. (misaikan lokasi file database:

\\freosh\MedRegPlus\Database\NeoMedRegPlus.mdb).

3. Setelah anda cari dan pilih database dari MedReg+ tekan tombol Koneksikan.

b. Backup Database

Menu ini di gunakan untuk mem-backup (menyalin ke tempat lain) database

MedStore V3. Backup database di gunakan untuk menjaga keamaanan data – data transaksi apotek anda. Anda dapat mem-backup database apotek anda ke dalam

direktory komputer anda, Flashdisk, CD, atau media lain yang lebih aman.

Untuk membuka menu ini klik menu Pengaturan >>> Database >>> BackUp

Database.

1. Klik tombol Cari untuk mencari tempat penyimpanan backup database yang ada

pada komputer anda.

2. Setelah tempat penyimpanan tadi anda masukkan klik tombol Backup untuk

membackup database.

2

3


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

17 of 72

Demi keamanan data Apotek anda, kami sarankan agar database anda di backup

secara periodik (sehari sekali LEBIH BAIK). Karena kami tidak bertanggung jawab

atas hilangnya data Apotek anda.

c. Restore Database

Menu ini digunakan untuk mengembalikan database yang sudah anda backup

sebelumnya ke dalam aplikasi ini. Jadi saat anda ingin melihat atau menggunakan

database pada periode sebelumnya, anda bisa menggunakan menu ini. Setelah anda

menggunakan menu ini, maka otomatis semua data yang ada pada aplikasi ini, akan tertumpuk(mengikuti) database yang anda restore.

Untuk membuka menu ini klik menu Pengaturan >>> Database >>> Restore

Database.

1. Klik tombol Cari untuk mencari file penyimpanan database yang anda backup

sebelumnya pada komputer anda dan yang akan di restore.

2. Setelah file tadi anda masukkan klik tombol Restore untuk merestore database.

1

2

1

2


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

18 of 72

4. User

a. Group User (Kelompok Pengguna)

Menu ini digunakan untuk membuat dan mengatur grup pengguna berdasarkan hak akses(penggunakan) ke menu – menu MedStore V3.

Untuk membuka menu ini klik menu Pengaturan >>> User >>> Group User.

1.

2.

3.

Klik tombol Tambah untuk melakukan penambahan Grup

Pengguna. Atau anda bisa

mengubah data grup user yang

sudah anda simpan dengan klik tombol Ubah.

Isi nama grup dan keterangan

tentang grup pengguna.

Pilih (centang) menu apa saja

yang boleh diakses(digunakan)

oleh grup pengguna tersebut.


menyimpan grup pengguna atau

klik tombol Batal untuk

membatalkannya.

b. Data User (Pengguna)

Menu ini digunakan untuk mengatur siapa saja yang boleh menggunakan aplikasi ini.

Untuk dapat menggunakan aplikasi ini pengguna harus di daftarkan terlebih dahulu

melalui menu ini. Untuk membuka menu ini klik menu Pengaturan >>> User >>> Data User.

1.

2.

Klik tombol Tambah untuk

melakukan penambahan data

pengguna. Atau anda bisa mengubah data user yang sudah

anda simpan dengan klik tombol

Ubah.

Isi data pengguna (user) dan pilih

juga grup pengguna (group

user).


menyimpan data user atau klik

tombol Batal untuk

membatalkannya.

1

2 3

1

2


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

19 of 72

5. Shift

Untuk mengatur kerja pegawai apotek anda aplikasi ini di lengkapi dengan menu shift, dimana di menu ini terdapat menu data jadwal shift dan menu ganti shift.

a. Data Jadwal Shift

Menu ini digunakan untuk mengatur jadwal jam kerja dan shift pegawai, di dalam

menu ini pegawai bisa diatur jadwal kerja per-hari dan per-jamnya. Untuk membuka menu ini klik menu Pengaturan >>> Shift >>> Data Jadwal

Shift.

1.

2.

Klik tombol Tambah untuk menambah data shift. Atau anda

bisa mengubah data shift yang

sudah anda simpan dengan klik

tombol Ubah.

Pilih nama user/pegawai dan hari

kerja per-hari atau setiap hari,

lalu setting jam kerja dari jam

masuk sampai jam pulang kerja.


menyimpan penambahan data

atau klik tombol Batal untuk membatalnya.

b. Ganti Shift

Menu ini di gunakan untuk memproses pergantian shif pada kasir. Ada dua jenis

proses ganti shift yaitu, proses penutupan shift dan proses buka shift. Dan di menu ini anda juga bisa melihat dan mencetak laporan pergantian shift.

Untuk membuka menu ini klik menu Pengaturan >>> Shift >>> Ganti Shift.

Buka shift

Sebelum melakukan transaksi penjualan, shift harus di buka terlebih dahulu. User

tidak dapat melakukan transaksi penjualan jika shift belum di buka.

Isikan uang untuk kembalian pada transaksi

penjualan nantinya. Lalu klik tombol Buka Shift

untuk membuka shift, dan klik tombol Kembali untuk keluar.

1

2


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

20 of 72

Tutup shift

Menu ini di gunakan setelah pengguna aplikasi ini membuka shift dan telah

melakukan transaksi. Dan pada menu inilah adanya pergantian shift pegawai.

1.

2.

Isikan uang yang ada di kasir, lalu pilih

pegawai yang di serahi shift selanjutnya jika

user lain berarti data user yang tersimpan pada database aplikasi ini, jika bukan user

maka data user yang tidak tersimpan(di ketik

sendiri). Masukkan catatan keterangan jika

ada jumlah uang yang lebih atau kurang.

Klik tombol Tutup Shift untuk menutup shift

dan sekaligus mencetak laporan tutup shift.

Ini adalah contoh hasil pencetakan laporan tutup shift.

1

2


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

21 of 72

Input Master Data Apotek Atau Menu Master Rangkaian menu master di gunakan untuk memasukkan data supplier, data satuan,

data kategori obat, data obat, data pelanggan serta import excel data supplier, import

excel data obat dan import data pelanggan. Sebelum memulai semua transaksi, pastikan

semua master data ini sudah di isi data.

1. Data Supplier

Menu ini di gunakan untuk memasukkan data supplier obat.

Untuk membuka menu Data Supplier ini anda bisa klik menu Master >>> Data

Supplier.

1.

2.


menambah data supplier. Atau anda bisa mengubah data

supplier yang sudah anda simpan

dengan klik tombol Ubah.

Isi data – data yang anda

butuhkan.


menyimpan data supplier atau klik tombol Batal untuk

membatalkan penambahan data

supplier.

2. Data Satuan

Menu ini digunakan untuk memasukkan data satuan obat pada apotek anda.

Untuk membuka menu Data Satuan ini anda bisa klik menu Master >>> Data

Satuan.

1.

2.


menambah data satuan obat. Atau anda bisa mengubah data

satuan yang sudah anda simpan

dengan klik tombol Ubah.

Masukkan nama satuan.


menyimpan data satuan atau klik tombol Batal untuk

membatalkan penambahan data

satuan obat.

2

2

1

1

1


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

22 of 72

3. Data Kategori Obat

Anda dapat membedakan kategori obat sesuai keinginan anda, pada menu ini anda

dapat menambahkan data kategori obat. Misalkan menurut kategori peralatan kamar mandi, peralatan dapur, sembako, minuman dan lain sebagainya.

Untuk membuka menu data kategori obat anda bisa klik menu Master >>> Data

Kategori.

Cara pengisian dan penggunaan data kategori obat sama dengan cara pengisian dan penggunaan data satuan.

4. Data Lokasi

Gunakan menu ini untuk memasukkan data lokasi penempatan obat yang pada apotek anda.

Untuk membuka menu ini anda bisa klik menu Master >>> Data Lokasi.

Cara pengisian dan penggunaan data lokasi sama dengan cara pengisian dan

penggunaan data satuan.

5. Data Obat

Gunakan menu ini untuk memasukkan data obat pada apotek anda.

Untuk membuka menu ini anda bisa klik menu Master >>> Data Obat.

1.

2.


menambah data obat. Atau anda

bisa mengubah data obat yang sudah anda simpan dengan klik

tombol Ubah.

Isikan kode obat, kode batch, kode barcode, nama obat, pilih

satuan, kategori, lokasi, pilih

jenis obat konsinyasi atau non

konsinyasi, stok minimal dan kegunaan obat.


menyimpan data obat atau klik

tombol Batal untuk membatalkan penambahan.

Anda juga dapat mencetak

barcode dengan satu barcode

atau semua barcode dengan klik tombol Cetak Barcode.

1

2


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

23 of 72

Ini adalah contoh hasil pencetakan barcode.

6. Data Pelanggan

Menu ini di gunakan untuk memasukkan data pelanggan pada apotek anda.

Untuk membuka menu ini anda bisa klik menu Master >>> Data Pelanggan.

1.

2.


menambahkan data pelanggan.

Atau anda bisa mengubah data

pelanggan yang sudah anda

simpan dengan klik tombol Ubah.

Isi data – data yang anda

butuhkan.


menyimpan data pelanggan atau

klik tombol Batal untuk membatalkan penambahan data

pelanggan.

1

2


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

24 of 72

Import Excel Data 1. Import Excel Data Supplier

Menu ini di gunakan untuk meng-import data supplier dari file Ms. Excel yang sudah ada sebelumnya. Dan setelah data berhasil di import silakan lihat hasil import data –

data tersebut pada menu Master Supplier untuk mengecek apakah data – data

yang di butuhkan sudah lengkap/sudah terimport.

Untuk membuka menu ini klik menu Master >>> Import Data Supplier.

2. Setelah file excel ditemukan, klik

dua kali nama file tersebut untuk

memasukkan data file ke dalam aplikasi.

1.

Klik tombol Cari Excel untuk mencari file Ms. Excel yang berisi

data supplier yang akan di import.

2

1


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

25 of 72

3. Klik pada kolom Sheet lalu pilih

sheet ”DataSupplier$”. Setelah

itu klik tombol Pilih Data untuk memilih sheet tersebut.

4. Setelah data tampil, anda klik

tombol Cek Data untuk mengecek

data apakah ada data yang error atau tidak.

3

4


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

26 of 72

5.

6.

Dan akan tampil data yang bisa di

import dan tidak. Jika di temukan

kesalahan akan ada informasi kesalahannya. Dalam setiap

kesalahan ada dua kategori:

a. Tidak bisa di import: ini

berarti data yang bermasalah tersebut tidak bisa di import

dan akan di abaikan jika proses

di lanjutkan.

b. Bisa di import: ini berarti data tersebut bermasalah tapi masih

bisa di import.

Klik tombol Import Data untuk

memulai proses import excel data supplier. Dan setelah data berhasil

di import silakan lihat hasil import

data – data tersebut pada menu

Master >>> Data Supplier.

2. Import Excel Data Obat Dan Import Data Pelanggan

Fungsi dan cara penggunaan menu ini sama dengan fungsi menu Import Excel pada

data supplier. Hanya saja menu ini di gunakan untuk meng-import data obat(untuk

import excel data obat) atau meng-import data pelanggan(untuk import excel data pelanggan) dari file Ms. Excel yang sudah ada sebelumnya. Dan setelah data berhasil

di import silakan lihat hasil import data – data tersebut pada menu Master >>>

Data Obat(untuk data obat) atau Master >>> Data Pelanggan(untuk data

pelanggan) untuk mengecek apakah data – data yang di butuhkan sudah lengkap/sudah terimport.

5

6


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

27 of 72

Transaksi Apotek

Rangkaian menu berikut adalah menu – menu yang di gunakan untuk proses tranksaksi

pada apotek anda. Di antaranya pembelian obat, penjualan obat, retur pembelian dan retur penjualan.

1. Pembelian Obat

Menu ini untuk memasukkan data pembelian obat dari supplier. Pada menu ini kami sudah menyediakan perhitungan Harga Pokok Penjualan (HPP) obat yang di peroleh

menggunakan rumus di bawah ini. Jadi anda akan lebih mengetahui berapa

keuntungan yang anda dapat setelah anda menentukan harga jual obat.

Rumus HPP = (( A x B) + ( C x D ) ) ÷ ( B + D)

Keterangan :

A = Harga Stok Lama C = Harga Beli Stok Baru

B = Jumlah Stok Lama D = Jumlah Pembelian Stok Baru

Selain rumus di atas, ada beberapa istilah yang juga harus anda mengerti dalam menu pembelian ini :

Harga Beli : Diisi dengan harga per satuan penjualan obat yang di beli.

Misal beli sabun harga beli per-satuannya Rp1000, maka masukkan angka 1000. Jumlah : Di isi dengan jumlah pembelian obat per-satuan penjualan obat. Misal

sabun satuan penjualannya botol, lalu pembeliannya sejumlah 50 botol, maka

masukkan angka 50 pada kolom tersebut.

Diskon : Diskon ini adalah diskon dari pembelian obat yang di berikan dari supplier ke apotek anda.

Grand Total : Grand total adalah hasil penjumlahan dari total tiap-tiap hasil kali

antara jumlah dan harga per-nama (merk) obat, dan otomatis akan terisi

sendiri.

Harga Pokok Penjualan adalah informasi HPP yang di peroleh sesuai dengan rumus di atas. HPP ini untuk membantu menentukan harga jual obat.

Harga Penjualan adalah harga jual obat yang anda tetapkan sendiri. Silakan

masukkan harga jual obat di kolom ini sesuai dengan masing-masing harga jual

di apotek anda (harga jual umum, dokter, resep).

Untuk membuka menu Pembelian obat klik menu Transaksi >>> Pembelian Obat.


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

28 of 72

1.

Masukkan tanggal

pembelian, masukkan nomor

faktur pembelian. Pilih jenis pembelian apakah tunai,

hutang (jika hutang maka

settting tanggal untuk jatuh

tempo pembayaran hutang) atau konsinyasi (jika

konsinyasi maka obat yang

tampil dan yang akan di beli

adalah obat konsinyasi yang sudah di masukkan di master

data obat). Masukkan supplier

atau cari supplier dengan klik

tombol Cari.

2.

3.

Dari tombol cari tadi dapat

menampilkan data supplier yang telah anda simpan

sebelumnya. Pilih atau klik

nama supplier yang anda

kehendaki, misalkan supplier dengan nama PT. HERBAL

FHARMA.

Lalu klik tombol Pilih Data untuk memasukkan nama

supplier ke dalam transaksi

pembelian obat.

4. Masukkan kode obat (atau

bisa di isi dengan kode barcode

bila ada) atau klik tombol Cari.

1

2

3

4


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

29 of 72

5.

6.

Dari tombol cari tadi dapat

menampilkan data obat yang

sudah anda simpan sebelumnya. Pilih atau klik

nama obat yang anda

kehendaki, misalkan Betadine.

Lalu klik tombol Pilih Data

untuk memasukkan obat

tersebut ke dalam transaksi

pembelian obat, dari proses pemasukkan obat tadi secara

otomatis nama obat juga akan

tampil ke dalam proses

pembelian obat.

7.

8.

Masukkan tanggal expired

(kadaluarsa) obat, jumlah

pembelian harga beli obat beserta diskonnya dan pajak

(ppn) kalau ada dan HPP

otomatis akan terisi sesuai

rumus yang di jelaskan di atas dan juga dapat anda rubah

sendiri. Lalu masukkan harga

jual umum, harga jual

dokter dan harga jual resep.


memasukkan semua data

pembelian tadi. Ulangi langkah nomor 4 sampai 8 untuk

menambah pembelian obat ke

supplier yang sama.

9.

10.

Untuk membatalkan pembelian obat, anda bisa klik/pilih data

yang sudah anda tambahkan

pembeliannya lalu klik tombol

Batal.

Dan untuk melanjutkan

transaksi pembelian ke

supplier yang lain klik tombol Baru.

7

5

6

10 9

8


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

30 of 72

2. Retur Pembelian

Menu ini di gunakan untuk proses pengembalian pembelian obat dari apotek anda

kepada supplier. Setelah proses retur pembelian dilakukan, maka data transaksi pembelian obat yang telah di kembalikan akan di hapus dari database. Dan stok obat

akan berkurang sesuai dengan jumlah obat yg di kembalikan.

Untuk membuka menu Retur Pembelian klik menu Transaksi >>> Retur

Pembelian.

1.

2.

3.

4.

Isilah nomor faktur pembelian

yang akan di proses retur

pembeliannya dan klik Enter atau cari data pembelian dengan klik

tombol Cari . Isi juga tanggal

retur pembelian.

Setelah tampil data pembelian

obat, anda pilih/klik data

pembelian obat yang akan anda

retur.

Isi jumlah obat yang di retur.

Lalu klik tombol Retur.

5.

6.

Untuk membatalkan retur

pembelian obat, anda bisa

klik/pilih data yang sudah di retur lalu klik tombol Batal.

Klik tombol Cetak untuk

mencetak struk retur pembelian

obat.

Dan untuk melanjutkan retur

pembelian yang baru klik tombol

Baru.

1

2

3

4

6 5


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

31 of 72

Ini adalah contoh hasil cetakan struk retur pembelian.

3. Penjualan Obat

Menu ini untuk melakukan proses penjualan obat dari apotek anda ke konsumen.

Setelah proses ini dilakukan, data penjualan akan masuk ke laporan penjualan. Pada

proses penjualan obat ini, terdapat 3 jenis penjualan ke konsumen, yaitu:

a. Penjualan Umum : Yaitu penjualan kepada konsumen umum. b. Penjualan Dokter : Yaitu penjualan kepada dokter.

c. Penjualan Resep : Yaitu penjualan kepada konsumen yang membawa

resep.

Untuk membuka menu Penjualan Obat klik menu Transaksi >>> Penjualan Obat.

1. Setting tanggal penjualan. Pilih

jenis penjualan apakah

penjualan umum, penjualan dokter atau penjualan

resep. Jika anda pilih

penjualan umum anda juga

harus memilih pembelinya

termasuk pelanggan atau bukan. jika pelanggan maka

anda beri tanda atau centang

pada isi data pelanggan, lalu

masukkan ID pelanggan atau anda dapat mencarinya dari

data yang sudah tersimpan

dengan klik tombol Cari

(dengan memasukkan ID pelanggan secara otomatis

nama dan alamat

pelanggan.

1


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

32 of 72

2.

3.

Dari tombol cari tadi maka

akan tampil data pelanggan.

Pilih/klik data pelanggan yang membeli obat. Lalu klik tombol

Pilih Data.

Untuk mengimport/ mengintegrasikan data

pelanggan dari aplikasi

MedReg/Medreg+ anda klik

tombol Import Pelanggan (import data pelanggan dapat

dilakukan setelah mengisikan

id pelanggan di kolom

pencarian).

Tetapi jika pembeli bukan

pelanggan anda tidak perlu

memberi tanda pada isi data

pembeli dan langsung melakukan langkah nomor 4 di

bawah.

Untuk penjualan dokter, anda pilih dulu penjualan dokter

lalu masukkan nama dokter,

keterangan spesialis dokter

dan alamat dokter.

2

3


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

33 of 72

Untuk penjualan resep, anda

pilih dulu penjualan resep

lalu masukkan nomor resep,nama resep, dan

nama dokter.

4.

Masukkan kode obat dengan

klik tombol Cari (dengan

memasukkan kode obat secara otomatis nama dan stok obat

akan terisi pada transaksi

penjualan obat).

5.

Dari tombol cari tadi maka

akan tampil data obat. Pilih/klik data obat yang akan

di jual. Lalu klik tombol Pilih

Data.

4

5


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

34 of 72

6.

7.

Masukkan jumlah penjualan

obat. Pilih harga jual obat

sesuai ketentuan anda apakah harga jual umum, dokter

atau resep. Lalu masukkan

diskon dan pajak(ppn)

penjualan kalau ada.


memasukkan semua data

penjualan obat tadi. Ulangi langkah nomor 4 sampai 7

untuk penjualan pada pembeli

yang sama.

8.

Untuk membatalkan penjualan

obat, anda bisa klik/pilih data yang anda tambahkan tadi lalu

klik tombol Batal.

Klik tombol Bayar untuk

melakukan transaksi pembayaran dari pembeli.

9. Tampilan ini adalah tampilan

pembayaran. Masukkan

diskon dan pajak (ppn) dari

grand total bila ada, pilih jenis pembayaran jika tunai

masukkan jumlah bayar dari

pembeli lalu klik tombol

Bayar, atau jika hutang maka

pilih dan setting tempo pembayaran berdasarkan

tanggal atau hari lalu klik

tombol Proses, dan di sini

juga bisa langsung mencetak bukti (struk) pembayaran.

9

6

7

8


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

35 of 72

10.

Klik tombol Baru untuk

melakukan transaksi penjualan

obat yang baru.

ini adalah contoh hasil pencetakan struk penjualan.

4. Penjualan Racikan

Apotek tidak bisa terlepas dari penjualan racikan. Software apotek ini juga sudah

mendukung penjulan racikan. Untuk melakukan proses ini anda hanya perlu

membuka menu penjualan biasa seperti pada pembahasan sebelumnya. Untuk melakukan penjualan racikan ada beberapa langkah yang harus dilakukan,

diantaranya:

Menentukan biaya racik

Menentukan biaya resep (kalau ada) Menentukan biaya embalase

Menentukan biaya tuslah

10


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

36 of 72

Untuk biaya – biaya di atas sudah kami sediakan dalam database. Hanya mungkin

anda perlu mengubah harganya kalau ada perbedaan harga dengan yang kami

masukkan. Untuk mengubah harga anda bisa masuk ke menu: Maintenance >> Update Harga Obat.

Lalu untuk melakukan proses penjualan racikan sendiri adalah:

1.

2.

Sebenarnya cara hampir sama

dengan penjualan obat biasa.

Hanya saja saat anda ingin

menambahkan obat racikan ke dalam proses penjualan maka

silakan KLIK centang

„Tambah Racikan‟. Setelah

itu masukkan nama racikannya. Misal : Obat Panas

Setelah itu silakan masukkan

kode obat yang akan dijadikan

racikan, termasuk embalase, tuslah, biaya racik dan biaya

resep. Kalau anda tidak hafal

kodenya silakan gunakan

tombol Kaca Pembesar untuk mencari item racikannya.

3.

4.

Setelah semua item racikan

dimasukkan silakan klik tombol SIMPAN RACIKAN.

Dan selanjutnya anda bisa

melanjutkan transaksi obat

BIASA (non racikan) dengan melakukan pencarian nama

obatnya seperti biasa.

Setelah semua obat dimasukkan (baik itu racikan

maupun obat biasa), silakan

lakukan proses bayar seperti

yang sudah dipelajari pada bab penjualan obat

sebelumnya.

5. Retur Penjualan Menu ini di gunakan untuk proses pengembalian penjualan obat dari konsumen ke

apotek anda. Setelah proses ini dilakukan, maka data transaksi penjualan obat yang

telah dikembalikan akan dihapus dari database. Dan stok obat akan bertambah

sesuai dengan jumlah obat yg dikembalikan.

Untuk membuka menu Retur Penjualan klik menu Transaksi >>> Retur Penjualan.

1

3

2


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

37 of 72

1.

2.

3.

4.

Isilah nomor faktur penjualan

yang akan di proses retur

penjualannya dan klik Enter atau cari data penjualan dengan klik

tombol Cari, lalu setting tanggal

retur penjualan.

Setelah tampil data penjualan

obat, anda pilih/klik data yang

akan di retur.

Isi jumlah obat yang di retur.

Lalu klik tombol Retur.

5.

6.

Untuk membatalkan retur

penjualan obat, anda bisa klik/pilih data yang sudah di retur lalu klik

tombol Batal.

Dan klik tombol Cetak untuk

mencetak struk retur penjualan obat.

Dan untuk melanjutkan retur

penjualan yang baru klik tombol Baru.

Ini adalah contoh hasil pencetakan struk retur penjualan.

1

2 3

4

6 5


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

38 of 72

Maintenance Di menu ini terdapat menu update harga obat dan menu stok opname.

1. Update Harga Obat

Gunakan menu ini untuk merubah harga jual obat dengan jenis harga jual umum, harga jual dokter dan harga jual resep. Anda juga dapat merubah diskonnya. Di

menu ini juga di tampilkan harga beli, HPP, harga jual tiap-tiap jenis sebelum obat di

rubah.

Untuk membuka menu Update Harga Obat klik menu Maintenance >>> Update Harga Obat.

1.

2.

3.

Pilih dan klik nama obat yang

akan di ubah.

Klik tombol Ubah Harga.

Ubah harga jual obat di setiap

jenisnya sesuai keingginan anda dan sekligus diskonnya kalau

ada.

Klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan harga jual

yang anda masukkan tadi atau


membatalkan perubahan.

2. Stok Opname

Menu ini untuk melakukan proses penyesuaian antara jumlah stok obat yang

tersimpan dalam aplikasi ini dengan jumlah riil (sebenarnya) stok obat yang ada

pada apotek anda. Sebelum memulai proses ini silakan anda cetak laporan stok obat pada aplikasi ini terlebih dahulu. Sehingga akan lebih mudah untuk menyesuaikan

dengan stok obat pada apotek anda.

Untuk membuka menu Stok Opname obat klik menu Maintenance >>> Stok

Opname.

3

2

1


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

39 of 72

1.

2.

3.

Isikan kode atau nama obat lalu klik enter atau klik

tombol Cari untuk pencarian data obat yang akan

di proses ke stok opname di kolom pencarian.

Isikan jumlah stok nyata obat yang ada di apotek.

Dan otomatis aplikasi ini akan menghitung

selisihnya. Isikan juga keterangan sebab selisihnya.

Klik tombol Proses Stok Opname untuk

menyimpan proses stok opname ke aplikasi.

Pada saat proses stok opname, jumlah stok obat

pada aplikasi otomatis menyesuaikan dengan stok

nyata. Jika selisihnya minus(-) maka obat di

nyatakan hilang dan akan tampil pada laporan obat hilang.

3. Mutasi Obat

Menu ini di gunakan untuk memasukkan atau mengeluarkan stok obat tanpa melaluli

proses transaksi pembelian ataupun penjualan. Untuk membuka menu ini klik menu Maintenance >>> Mutasi Obat.

1.


menambah data stok obat, atau anda bisa mengubah data yang

sudah anda simpan dengan klik

tombol Ubah.

1

2

3

1


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

40 of 72

2.

3.

Setting tanggal mutasi, isikan

nomor bukti, plilih jenis mutasi

masuk atau keluar, isikan kode obat yang akan di mutasi atau

klik tombol Cari untuk mencari

data obat, isikan jumlah mutasi

dan keterangan mutasi


menyimpan data mutasi atau klik

tombol Batal untuk membatalkan.

4.

Anda juga dapat mencetak kartu

stok obat dengan klik tombol

Cetak Kartu Stok.

Ini adalah contoh hasil pencetakan kartu stok obat.

3

2

4


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

41 of 72

Utilitas Di menu ini berisi pembayaran hutang, pembayaran obat konsinyasi dan pembayaran

piutang.

1. Pembayaran Hutang

Menu ini di gunakan untuk melakukan pembayaran hutang kepada supplier.

Untuk membuka menu ini klik menu Utilitas >>> Pembayaran Hutang.

1.

2.

Pilih dan klik nama supplier yang

akan di bayar hutangnya.

Klik tombol Bayar untuk melakukan pembayaran dan klik

tombol Lihat Detail untuk

melihat detail hutang pembelian

obat.

3.

4.

Masukkan jumlah pembayaran

dan otomatis aplikasi juga akan

menghitung kekurangan

pembayaran jika belum lunas.


memproses pembayaran atau klik

tombol Batal untuk membatalkan proses pembayaran.

2. Pembayaran Obat Konsinyasi

Menu ini di gunakan untuk melakukan pembayaran obat konsinyasi kepada supplier.

Di pembayaran obat konsinyasi ini dapat di proses apabila obat konsinyasi yang akan

di bayar sudah terjual ke konsumen.

Untuk membuka menu ini klik menu Utilitas >>> Pembayaran Obat Konsinyasi.

2

1

4

3


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

42 of 72

1.

2.


akan di bayar.


melakukan pembayaran dan klik


melihat detail pembayaran obat konsinyasi. Di sini juga dapat

meretur obat yang belum laku

terjual dengan klik tombol Retur

Obat.

3.

4.

Masukkan jumlah bayar dan

otomatis aplikasi juga akan

menghitung kekurangan

pembayaran jika belum lunas. Di sini juga dapat meretur atau

mengembalikan sisa semua obat

yang belum terjual dengan

mencentang tanda di bawah kekurangan pembayaran.


memproses pembayaran atau klik tombol Batal untuk membatalkan

proses pembayaran.

3. Pembayaran Piutang Menu ini di gunakan untuk melakukan pembayaran piutang dari pembeli yang

mempunyai hutang ke apotek anda.

Untuk membuka menu ini klik menu Utilitas >>> Pembayaran Piutang.

1.

2.


akan di bayar.

Klik tombol Bayar untuk melakukan pembayaran dan klik


melihat detail piutang.

2

1

4

3

2

1


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

43 of 72

3.

4.

Masukkan jumlah bayar dan

otomatis aplikasi juga akan

menghitung kekurangan pembayaran jika belum lunas dan

menghitung kembalian bila ada.

Di sini juga bisa mengubah

deadline waktu pembayaran dengan mencentang tanda ubah

deadline lalu setting tanggal atau

hari deadline.


memproses pembayaran atau klik

tombol Batal untuk membatalkan

proses pembayaran. Setelah membayar aplikasi ini

juga dapat mencetak faktur

pembayaran piutang.

Ini adalah contoh hasil pencetakan faktur pembayaran piutang.

4

3


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

44 of 72

Laporan Data Master Menu ini berisi laporan data stok obat, stok opname obat, history harga obat, obat

hilang, obat expired dan obat stok habis.

1. Laporan Stok Obat

Pada menu ini anda dapat melihat dan mencetak data stok obat yang ada pada

apotek anda. Untuk membuka menu Laporan Stok Obat klik menu Laporan Data Master >>>

Laporan Stok Obat.

1.

2.

Isi kode atau nama obat untuk

pencarian data obat yang akan di lihat stoknya dan dicetak di

kolom pencarian dan klik Enter.

Pilih pencetakan data, apakah data yang di tampilkan atau

semua data lalu klik tombol

Cetak untuk melihat dan

mencetak laporan.

Ini adalah contoh hasil pencetakan laporan stok obat.

2

1


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

45 of 72

2. Laporan Stok Opname

Pada menu ini anda dapat melihat dan mencetak data stok opname obat yang ada pada apotek anda.

Untuk membuka menu Laporan Stok Obat klik menu Laporan Data Master >>>

Laporan Stok Obat.

1.

2.

Pilih data yang di tampilkan,

semua data, berdasarkan tanggal,

bulan, tahun atau bisa anda cari

dengan memasukkan kode atau nama obat di kolom pencarian.

Pilih pencetakan data, apakah

data yang di tampilkan saja atau semua data lalu klik tombol


mencetak laporan.

Ini adalah contoh hasil pencetakan laporan opname stok obat.

1

2


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

46 of 72

3. Laporan History Harga Obat

Pada menu ini anda dapat melihat dan mencetak laporan data history harga obat

yang ada pada apotek anda. Untuk membuka menu Laporan Harga Obat klik menu Laporan Data Master >>>

Laporan History Harga Obat.

1.

2.

Pilih data yang di tampilkan, semua data, berdasarkan

tanggal, bulan, tahun atau bisa

anda cari dengan memasukkan

kode atau nama obat di kolom pencarian.


data yang di tampilkan saja atau semua data lalu klik

tombol Cetak untuk melihat

dan mencetak laporan dan klik

tombol Cetak List Harga

Terbaru untuk mencetak harga terbaru(menampilkan harga

terbaru saja dari tiap obat).

Ini adalah contoh hasil pencetakan laporan history harga obat.

1

2


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

47 of 72

Ini adalah contoh hasil pencetakan laporan list harga obat terbaru.

4. Laporan Obat Expired(Kadaluarsa) dan Obat Stok Habis

Pada menu ini anda dapat melihat dan mencetak data obat yang sudah kadaluarsa

dan juga melihat dan mencetak obat yang sudah habis stok minimalnya pada apotek

anda.

Untuk membuka menu Laporan Obat Expired dan Obat Stok Habis klik menu Laporan Data Master >>> Laporan Obat Expired dan Obat Stok Habis.

1.

2.


semua data, tampilan obat expired, tampilan obat

minimal/kosong, tampilan obat

expired dan minimal/kosong

atau bisa anda cari dengan memasukkan kode atau nama

obat di kolom pencarian.


data yang di tampilkan saja atau semua data lalu klik


dan mencetak laporan.

2

1


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

48 of 72

Ini adalah contoh hasil pencetakan laporan obat expired dan obat stok habis.

5. Laporan Obat Hilang

Pada menu ini anda dapat melihat dan mencetak data obat yang hilang atau

berkurang pada saat melakukan stok opname obat pada apotek anda.

Untuk membuka menu Laporan Obat Hilang klik menu Laporan Data Master >>>

Laporan Obat Hilang.

1.

2.


semua data, berdasarkan

tanggal, bulan, tahun atau bisa anda cari dengan memasukkan

kode atau nama obat di kolom

pencarian.


data yang di tampilkan saja

atau semua data lalu klik


dan mencetak laporan.

1

2


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

49 of 72

Ini adalah contoh hasil pencetakan laporan obat hilang.


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

50 of 72

Laporan Data Transaksi

Menu ini berisi laporan data pembelian obat, penjualan obat, retur pembelian, retur penjualan, laba/rugi, pembayaran hutang, obat konsinyasi, pembayaran obat konsinyasi,

pembayaran piutang dan ganti shift. Anda dapat melihat dan mencetak laporan data

transaksi yang ada berdasarkan periode tanggal, bulan atau tahun yang anda tentukan

sendiri. 1. Laporan Pembelian Obat

Pada menu ini anda dapat melihat dan mencetak data transaksi pembelian obat yang

sudah dilakukan oleh apotek anda kepada supplier.

Untuk membuka menu Laporan Pembelian Obat klik menu Laporan Data Transaksi

>>> Laporan Pembelian Obat.

1.

2.



bulan, tahun atau bisa anda cari dengan memasukkan nomor

faktur pembelian atau nama

supplier di kolom pencarian.



atau semua data lalu klik tombol

Cetak untuk melihat dan mencetak laporan.

Ini adalah contoh hasil pencetakan laporan pembelian obat.

1

2


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

51 of 72

2. Laporan Penjualan Obat

Pada menu ini anda dapat melihat dan mencetak data transaksi penjualan obat ke

konsumen (pembeli). Untuk membuka menu Laporan Penjualan Obat klik menu Laporan Data Transaksi

>>> Laporan Penjualan Obat.

Cara penggunaan menu ini sama dengan cara penggunaan menu laporan pembelian

obat hanya saja untuk pencarian bisa anda cari dengan memasukkan nomor faktur penjualan di kolom pencarian.

Ini adalah contoh hasil pencetakan laporan penjualan obat.

3. Laporan Penerimaan Resep

Pada menu ini anda dapat melihat dan mencetak data transaksi penjualan obat yang

hanya terjual pada konsumen yang membeli dengan resep dokter.

Untuk membuka menu Laporan Penerimaan Resep klik menu Laporan Data Transaksi >>> Laporan Penerimaan Resep.


obat hanya saja untuk pencarian bisa anda cari dengan memasukkan nomor faktur

penjualan, nomor resep atau nama pasien di kolom pencarian.


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

52 of 72

Ini adalah contoh hasil pencetakan laporan penerimaan resep.

4. Laporan Penjualan Obat ke Dokter

Pada menu ini anda dapat melihat dan mencetak data transaksi penjualan obat yang

hanya terjual pada dokter.

Untuk membuka menu Laporan Penjualan Obat ke Dokter klik menu Laporan Data

Transaksi >>> Laporan Penjualan Obat ke Dokter. Cara penggunaan menu ini sama dengan cara penggunaan menu laporan pembelian

obat hanya saja untuk pencarian bisa anda cari dengan memasukkan nomor faktur

penjualan atau nama dokter di kolom pencarian.

Ini adalah contoh hasil pencetakan laporan penjualan obat ke dokter.


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

53 of 72

5. Laporan Retur Pembelian

Pada menu ini anda dapat melihat dan mencetak data retur pembelian obat dari apotek anda ke supplier.

Untuk membuka menu Laporan Retur Pembelian klik menu Laporan Data

Transaksi >>> Laporan Retur Pembelian.

Cara penggunaan menu ini sama dengan cara penggunaan menu laporan pembelian obat hanya saja untuk pencarian bisa anda cari dengan memasukkan nomor faktur,

supplier, kode atau nama obat di kolom pencarian.

.

Ini adalah contoh hasil pencetakan laporan retur pembelian.

6. Laporan Retur Penjualan

Pada menu ini anda dapat melihat dan mencetak data retur penjualan obat dari

konsumen ke apotek anda. Untuk membuka menu Laporan Retur Penjualan klik menu Laporan Data Transaksi

>>> Laporan Retur Penjualan.


obat hanya saja untuk pencarian bisa anda cari dengan memasukkan nomor faktur,

pembeli, kode atau nama obat di kolom pencarian.


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

54 of 72

Ini adalah contoh hasil pencetakan laporan retur penjualan.

7. Laporan Statistik Penjualan Obat

Pada menu ini anda dapat melihat dan mencetak statistik data penjualan obat yang

paling laris terjual pada apotek anda.

Untuk membuka menu Laporan Statistik Penjualan Obat klik menu Laporan Data

Transaksi >>> Laporan Statistik Penjualan Obat.

1.

2.

3.



bulan, tahun atau bisa anda cari dengan memasukkan kode obat

atau nama obat di kolom

pencarian.





mencetak laporan.

Di menu ini juga menampilkan 10

penjualan obat terlaris.

1

2

3


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

55 of 72

Ini adalah contoh hasil pencetakan laporan statistik penjualan obat.

8. Laporan Laba Rugi

Pada menu ini anda dapat melihat dan mencetak data laporan laba rugi apotek anda

yang di ambil dari data pembelian obat dan data penjualan obat. Sehingga dengan

adanya menu ini dapat dilihat perkembangan laba rugi apotek setiap periodenya.

Untuk membuka menu Laporan Laba Rugi klik menu Laporan Data Transaksi >>> Laporan Laba(Rugi).

1.

2.

Pilih/klik pencetakan laporan

berdasarkan tahun(setting tahun), bulan(setting bulan), atau

tanggal(setting tanggal).

Setelah itu klik tombol Cetak untuk melihat dan mencetak laporan.

1

2


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

56 of 72

Ini adalah contoh hasil pencetakan laporan laba rugi.

9. Laporan Pembayaran Hutang

Pada menu ini anda dapat melihat dan mencetak data laporan pembayaran hutang

apotek anda kepada supplier.

Untuk membuka menu Laporan ini klik menu Laporan Data Transaksi >>>

Laporan Pembayaran Hutang. Cara penggunaan menu ini sama dengan cara penggunaan menu laporan pembelian

obat.

Ini adalah contoh hasil pencetakan laporan pembayaran hutang.


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

57 of 72

10. Laporan Obat Konsinyasi

Pada menu ini anda dapat melihat dan mencetak data laporan keterangan obat

konsinyasi di apotek anda. Untuk membuka menu Laporan Obat Konsinyasi klik menu Laporan Data

Transaksi >>> Laporan Obat Konsinyasi.

1.

2.

Isi kode atau nama obat untuk pencarian data obat konsinyasi

yang akan di lihat dan dicetak di

kolom pencarian dan klik Enter.


data yang di tampilkan atau

semua data lalu klik tombol Cetak

untuk melihat dan mencetak laporan.

Ini adalah contoh hasil pencetakan laporan obat konsinyasi.

1

2


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

58 of 72

11. Laporan Pembayaran Obat Konsinyasi

Pada menu ini anda dapat melihat dan mencetak data laporan pembayaran obat

konsinyasi dari apotek anda kepada supplier. Untuk membuka menu Laporan Pembayaran Obat Konsinyasi klik menu Laporan

Data Transaksi >>> Laporan Pembayaran Konsinyasi.


obat hanya saja untuk pencarian bisa anda cari dengan memasukkan supplier, kode atau nama obat di kolom pencarian.

Ini adalah contoh hasil pencetakan laporan pembayaran konsinyasi.

12. Laporan Pembayaran Piutang

Pada menu ini anda dapat melihat dan mencetak data laporan pembayaran piutang

dari konsumen ke apotek anda.

Untuk membuka menu Laporan Pembayaran Piutang klik menu Laporan Data Transaksi >>> Laporan Pembayaran Piutang.


obat hanya saja untuk pencarian bisa anda cari dengan memasukkan, nomor faktur

penjualan atau nama konsumen(pembeli) di kolom pencarian.


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

59 of 72

Ini adalah contoh hasil pencetakan laporan pembayaran piutang.

13. Laporan Ganti Shift

Pada menu ini anda dapat melihat dan mencetak data laporan ganti shift kasir.

Untuk membuka menu Laporan Ganti Shift klik menu Laporan Data Transaksi

>>> Laporan Ganti Shift.

1.

2.

Pilih tampilan pencetakan data dengan

mencentang/mengeklik berdasarkan

tanggal tahun(setting tahun) saja, atau

dengan berdasarkan tanggal(setting tanggal), atau dengan berdasarkan

nama user(pilih user). Pemilihan

pencetakan data ini dapat dipilih/di

centang semua sesua kebutuhan pencetakan anda.

Setelah itu klik tombol Cetak untuk

melihat dan mencetak laporan.

1

2


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

60 of 72

Ini adalah contoh hasil pencetakan laporan ganti shift.


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

61 of 72

Keuangan Di menu ini terdapat menu master data akun dan transaksi keuangan. Dengan kedua

menu tadi anda dapat mengelola administrasi akuntansi keuangan apotek anda.

1. Data Akun

Menu ini di gunakan untuk memasukkan master data akun. Di menu ini kami

menyediakan empat(4) tipe data akun yaitu : Aktiva adalah aset yang di miliki oleh apotek anda dapat berupa uang ataupun

obat, misalnya : uang kas, piutang, investasi dll.

Pasiva adalah data kewajiban atau hutang apotek anda kepada pihak lain seperti

hutang ke supplier atapun yang lainnya

Pemasukkan adalah data pemasukkan ke apotek anda. Pengeluaran adalah data pengeluaran dari apotek anda.

Untuk membuka menu Data Akun klik menu Keuangan >>> Data Akun.

1.

2.

Klik tombol Tambah untuk menambah data. Atau anda bisa

mengubah data yang sudah anda

simpan dengan klik tombol

Ubah.

Pilih tipe akun dan isikan nama

akun.


menyimpan data atau klik tombol

Batal untuk membatalkan

penambahan.

2. Transaksi Keuangan

Menu ini gunanya untuk melakukan transaksi keuangan pada apotek anda. Untuk membuka menu Transaksi Keuangan klik menu Keuangan >>> Transaksi

Keuangan.

2

1


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

62 of 72

1.


menambah data transaksi. Atau

anda bisa mengubah data transaksi yang sudah anda

simpan dengan klik tombol

Ubah.

2.

3.

Setting tanggal transaksi, pilih

tipe akun, pilih nama akun, masukkan nominal transaksi,

dan isikan keterangan transaksi.

Klik tombol Simpan untuk menyimpan data transaksi atau


membatalkannya.

2

3

1


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

63 of 72

Laporan Keuangan Menu ini berisi laporan berdasarkan tipe akun, detail per akun, dan neraca. Anda dapat

melihat dan mencetak laporan data-data tersebut berdasarkan periode tanggal, bulan atau tahun yang anda tentukan sendiri.

1. Laporan Berdasarkan Tipe Akun

Pada menu ini anda dapat melihat dan mencetak data berdasarkan tipe akun pasiva, aktiva, pemasukkan dan pengeluaran.

Untuk membuka menu Laporan Pembelian Obat klik menu Laporan Keuangan

>>> Laporan Berdasarkan Tipe Akun.

1.

2.

Pilih data yang di tampilkan, semua data, berdasarkan tanggal,

bulan, tahun, atau berdasarkan

tipe aktiva, pasiva, pemasukkan

pengeluaran, dan ataupun bisa anda cari dengan memasukkan

nama akun di kolom pencarian.

Pilih pencetakan data, apakah data yang di tampilkan saja



mencetak laporan.

Ini adalah contoh hasil pencetakan laporan berdasarkan tipe akun.

1

2


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

64 of 72

2. Laporan Detail Per Akun

Pada menu ini anda dapat melihat dan mencetak data detail per akun.

Untuk membuka menu ini klik menu Laporan Keuangan >>> Laporan Detail Per Akun.

1.

2.


semua data, berdasarkan tanggal, bulan, tahun, atau berdasarkan

tipe aktiva, pasiva, pemasukkan

pengeluaran, dan ataupun bisa

berdasarkan detail per akun.



atau semua data lalu klik tombol Cetak untuk melihat dan

mencetak laporan.

Ini adalah contoh hasil pencetakan laporan detail per akun.

1

2


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

65 of 72

3. Laporan Neraca

Pada menu ini anda dapat melihat dan mencetak data laporan neraca apotek anda.

Untuk membuka menu Laporan Laba Rugi klik menu Laporan Data Transaksi >>> Laporan Laba(Rugi).

1.

2.

Pilih/klik pencetakan laporan

berdasarkan tahun (setting tahun), bulan (setting bulan), atau tanggal

(setting tanggal).

Setelah itu klik tombol Cetak untuk melihat dan mencetak laporan.

Ini adalah contoh hasil pencetakan laporan neraca.

1

2


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

66 of 72

Setting MedStore V3 Dalam Jaringan

MedStore V3 bisa digunakan dalam jaringan dimana koneksi antara komputer sudah

terpasang dengan benar. Ada 2 macam cara agar komputer dapat terhubung dengan data center (Data terpusat dimana satu database digunakan oleh banyak komputer).

cara tersebut adalah:

1. Service base: cara dimana antara database dengan aplikasi dihubungkan

menggunakan aplikasi pembuat database. Contoh penggunaan ini adalah oracle, firebird, mySQL dan lain-lain. Penggunaan cara ini hanya sesuai untuk perusahaan

besar dengan jumlah data yang mencapai diatas 500.000 data atau 4GB ke atas.

Diperlukan tenaga ahli komputer yang terlatih untuk dapat menggunakan cara

service base.

2. Sharing file base: cara ini dibuat dengan cara sharing file database sehingga bisa diakses oleh pengguna jaringan. Cara ini mudah dilakukan oleh siapa saja dengan

kemampuan komputer minimal sekalipun. Kelemahan model ini hanya pada jumlah

data dibawah 200.000 atau 2GB data.

1. Cara Setting Koneksi

a. Setting Server

Server adalah pusat data dimana file database diletakkan dan akan di akses oleh

anggota jaringan atau client. Pilihlah komputer dengan kualitas lebih baik untuk anda

jadikan server, mulai setting.

1. Setting nama workgroup sesuai dengan nama MedStore V3 anda. Caranya:

pada windows explorer klik kanan [Computer] dan klik [Properties].


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

67 of 72

2. Setelah tampil form dibawah ini lalu klik [Change settings].

3. Untuk mengganti nama workgroup klik tombol [Change].


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

68 of 72

4. Setelah selesai kemudian klik [OK] komputer akan meminta [Restart]

kemudian restart komputer server anda.

b. Sharing Database

Langkah – lankah sharing MedStore V3 di komputer Server:

1. Cari D:\MedStore V3 lalu klik kanan pada folder Database lalu klik Share with dan klik [Specific people...].


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

69 of 72

2. Setelah tampil from dibawah, klik di bawah dan pilih Everyone.

3. Lalu klik Add.


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

70 of 72

4. Klik pada Everyone dan pilih Read/Write.

c. Setting Client

Client adalah komputer yang digunakan untuk mengakses database yang

ada pada server. Pada komputer client, anda dapat melihat dan/atau menambah

data yang ada pada server.

1. Setting nama workgroup sesuai dengan nama apotek anda. Caranya: klik kanan [Computer] pilih dan klik [Properties].

2. Setelah tampil form dibawah ini lalu klik [Change settngs].


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

71 of 72

3. Untuk mengganti nama workgroup klik [change] dan pastikan nama

workgroup komputer client anda sama dengan nama workgroup di komputer

server.

4. Setelah selesai kemudian klik [OK] komputer akan meminta [Restart]

kemudian restart komputer server anda.

2. Cara Penggunaan MedStore V3 di Komputer Client

1. Install MedStore V3 pada komputer client.

2. Arahkan koneksi database MedStore V3 dari komputer client ke komputer server

yang sudah terinstall MedStore V3 dan folder databasenya sudah di Shared.

3. Klik menu Pengaturan >>> Database >>> Koneksi Database.

4. Lalu pada Form berikut klik tombol [Cari] untuk mencari file database yang ada pada komputer server :

5. Klik tombol [Koneksikan] untuk terhubung dengan database di komputer

server. MedStore V3 anda sudah terhubung dengan database di komputer server


031-3497 3000 / 0857 3010 8503 www.pusatict.com

72 of 72

Kontak Kami

Indonesian Core Technologies (ICT)

Jl. Manyar Dukuh No.28b Surabaya Jawa Timur 60282

YM / Email : [email protected]

Website : www.pusatict.com

Phone : Indosat : 0857 3010 8503 Telkomsel : 0852 5781 7887 XL : 0819 3864 3633 FLEXI : (031)3497 3000

Rekening Bank:

Bank Mandiri No. Rekening : 142 000 705 4108

Atas Nama : AHMAD SIDDIQ

Bank BCA

No. Rekening : 788 038 8490

Atas Nama : AHMAD SIDDIQ

buku panduan apotek v.3

Documents