manajemen apotek

33
Manajemen apotek

Upload: arfa-shaha

Post on 25-Nov-2015

1.054 views

Category:

Documents


142 download

TRANSCRIPT

Manajemen apotek

Manajemen apotek

Manajemen dapat disamakan dengan pengelolahan yang mencakup kemampuan/keterampilan untuk memperoleh hasil dalam rangka mencapai tujuan dengan melibatkan orang lain. Seorang manajer atau pengelola harus memiliki kemampuan perencanaan(planning),pengorganisasian(organizing),kepemimpinan(actuating), pengawasan(controlling).

1 Perencanaan (planning)

Sebelum menjalankan suatu usaha sebaiknya dibuat suatu perencanaan. Tanpa perencanaan yang baik tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan. Perencanaan ini mencakup pemilihan lokasi, studi kelayakan, perhitungan sumber modal dan waktuReturn On Investment(ROI).

2 Pengorganisasian(organizing)

Pengorganisasian adalah fungsi yang mempersatukan sumber-sumber daya yang ada dengan sistem yang teratur dalam suatu pola yang harmonis sehingga dapat melaksanakan aktivitas-aktivitas untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.Kemampuan mengorganisir meliputi pembagian aktivitas-aktivitas pada setiap karyawan, penentuan tugas tiap-tiap kelompok, pemilihan orang-orang sesuai dengan tingkat pendidikan, pendelegasian wewenang, pemberian tanggung jawab dan pengkoordinasian macam-macam aktivitas.

3 Kepemimpinan(actuating)

Kepemimpinan adalah kemampuan menggerakkan pelaksanaan tindakan-tindakan bawahannya agar mereka bekerja atas kesadaran sendiri tanpa merasa dipaksa. Dalam hal ini diperlukan bakat kepemimpinan dan kewibawaan sehinggadapat mengaktifkan semua karyawan untuk bekerja sesuai dengan bidangnya.

4 Pengawasan(controling)

Semua fungsi diatas tidak akan berjalan secara efektif tanpa adanya pengawasan. Pengawasan adalah proses pengamatan, penelitian, penilaian dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi yang sedang atau telah berjalan untuk dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Fungsi utama dari pengawasan adalah memastikan apakah semua sudah berjalan dengan memuaskan sesuai dengan arah tujuan.

Studi Kelayakan

Studi Kelayakan merupakan suatu kajian sebagai bagian dari perencanaan yang dilakukan menyeluruh mengenai suatu usaha dalam proses pengambilan keputusan investasi yang mengawali resiko yang belum jelas. Melalui studi kelayakan berbagai hal yang diperkirakan dapat menyebabkan kegagalan, dapat diantisipasi lebih awal.Dalam mengelola suatu apotek kegagalan dapat saja terjadi pada berbagai tahap yaitu pada saat pendirian apotek atau pada saat apotek melakukan kegiatan.Beberapa faktoryang dapat menyebabkan kegagalan pada proses pendirian suatu apotek antara lain :Apoteker Pengelola Apotek tidak memahami tentang bidang usaha perapotekanModal yang dibutuhkan ternyata lebih tinggi dari dana yang diperkirakan.Terlalu sedikit konsumen yang datang ke apotek, sehingga kapasitas kerja jauh melebihi pekerjaan yang ada akibatnya kegiataan berlangsung tidak efisien.Kesulitan dalam pengadaan modal kerja akibat sediaan farmasi yang harus disediakan bertambah jumlahnya.

Studi kelayakan dalam pendirian apotek meliputi:

101. Survei dan Pemilihan Lokasi

Sebelum mendirikan suatu apotek, sangat penting untuk terlebih dahulu melakukan survei dan pemilihan lokasi. Lokasi sangat mempengaruhi kemajuan suatu usaha apotek dan merupakan pemikiran awal yang paling penting, oleh karena itu pemilihan lokasi harus benar-benar diperhitungkan sebelum apotek berdiri. Agar usaha apotek dapat hidup secara berkesinambungan, apotek harus berada pada lokasi yang memungkinkan untuk memperoleh pelanggan yang terus bertambah. Dengan kata lain, lokasi apotek harus strategis sehingga menjadi pilihan konsumen.Menurut Hartono (2003), beberapa keadaan yang penting untuk dipertimbangkan dalam memenuhi kriteri lokasi yang baik antara lain terjamin keamanannya, mudah dijangkau, ramai,dekat dengan pemukiman penduduk, tempat pelayanan kesehatan seperti rumah sakit, praktek dokter, klinik dan tempat pelayanan kesehatan lainnya. Dengan lokasi yang demikian diharapkan apotek sebagai tempat usaha akan dapat terus bertahan dan meningkatkan pelayanannya.

2. Analisis Keuangan

Beberapa hal penting yang harus yang diperhatikan dalam membuat analisis keuangan :1. Modal minimal Modal minimal adalah modal yang diperlukan untuk pengadaan sarana dan prasarana sebagai syarat untuk diperolehnya izin apotek. Modal minimal digunakan untuk tujuan pengadaan aktiva tetap, aktiva lancar, biaya awal yang dibutuhkan untuk pendirian dan kas yang berupa uang kontan baik di tangan maupun di bank.

2. Sumber modal

Kesulitan modal merupakan masalah yang sangat sering dijumpai bagi seorang apoteker sewaktu mendirikan apotek sendiri. Untuk itu, seorang apoteker harus mempunyai keberanian dan mau bekerja keras untuk mengusahakan modal dari berbagai sumber.Sumber-sumber modal yang dibutuhkan dapat diperoleh dari:1.Modal sendiri yaitu modal yang tidak mempunyai jangka waktupengembalian, misalnya modal milik apoteker sendiri atau keluarga.2.Modal kredit yaitu modal yang diperoleh dari pembeli kredit (kreditur) kepada penerima kreditur (debitur). Dalam hal ini ada hubungan kepercayaan antara kedua pihak bahwa dimasa mendatang debitur akan sanggup memenuhi segala sesuatu sesuai perjanjian. Sumber-sumber modal kredit ini antara lain adalah bank, teman sejawat, PBF yang umumnya berupa sediaanfarmasi bersifatfast moving.

Berdasarkan pada penggunaannya, modal dapat dibagi atas:

1.Modal tetap (aktiva tetap), yaitu modal yang keadaannya relatif tetapmisalnya gedung, tanah, mesin-mesin, kendaraan.2.Modal lancar (aktiva lancar) yaitu modal yang sewaktu-waktu dapat berubah misalnya uang tunai (kas/bank), piutang, barang dagangan, uang muka.

3.Analisis impas

Analisis impas adalah suatu cara yang digunakan untuk mempelajari hubungan antara pendapatan, biaya dan laba atau keuntungan. Apotek dikatakan mencapai titik impas apabila didalam laporan rugi/laba pada periode tertentu, apotek tersebut tidak memperoleh laba dan juga tidak mengalami kerugian. Dari analisis titik impas, pengelola apotek dapat mengetahui pada jumlah penjualan tertentu apotek tidak mengalami kerugian dan tidak memperoleh keuntungan (laba). Rumus umum yang digunakan untuk menentukan titik impas adalah:Titik impasatauTitik impasKeterangan:BT: Biaya tetap yaitu biaya yang besarnya tidak tergantung pada jumlahbarang yang tidak terjual.BV: Biaya variabel yaitu biaya yang besarnya tergantung pada jumlah barang yang terjual. Untuk apotek BV adalah nilai pembelian dari barang yang terjual.Penjualan: Nilai penjualan dari barang yang terjual. Nilai penjualan adalah nilai pembelian + margin keuntungan.HPP: Harga pokok penjualan yaitu nilai pembelian dari barang yang terjual pada kurun waktu tertentu, merupakan hasil perhitungan harga pokok dari persediaan awal + pembelian barang pada kurun waktu tertentu persediaan barang akhir.Omset: Nilai penjualan dari barang yang terjual pada kurun waktu tertentu.

4 Pengelolaan Obat/Perbekalan Farmasi

Pengelolaan obat/perbekalan farmasi merupakan pekerjaan yang mengarah pada dapatnya dijamin ketersediaan obat dan perbekalan farmasi lainnya dengan kualitas yang benar, termasuk juga sistem pengendalian keuangan beserta sumber daya manusianya.Perencanaan pengadaan obat/perbekalan farmasi lainnya, akan dapat lebih terarah dan efisien bila dilakukan oleh tenaga yang terlatih yang didukung oleh wawasan-wawasan ilmu yang terkait. Perencanaan pengadaan perlu didukung oleh data analisis pasar antara lain jumlah penduduk,kondisi sosial ekonomi dan geografis, masalah kesehatan di lingkungan sekitar, persepsi masyarakat terhadap kesehatan dan pola penggunaan obat.Pengelolaan obat/perbekalan farmasi di apotek akan mempengaruhi kelengkapan, harga, pelayanan dan persediaan obat serta keuangan yang pada akhirnya akan menentukan citra suatu apotek.

1. Pembelian

Secara umum komoditi di apotek dapat berupa obat, bahan obat dan alat kesehatan yang pengadaannya dilakukan sewaktu pembelian.Pembelian perbekalan farmasi didasarkan atas kebutuhan penjualan melalui resep dan penjualan bebas. Pembelian harus direncanakan dengan baik untuk mencegah terjadinya kekosongan ataupun penumpukan barang sehingga perputaran barang tidak mengalami hambatan.Dalam pengadaan perbekalan farmasi penting dipertimbangkan sifat barang, apakahfast movingatauslow moving,pemilihan distributor meliputi legalitas, harga yang kompetitif, pelayanan yang cepat, potongan harga yang diberikan, tenggang waktu pembayaran yang ditawarkan serta dapat membeli dalam jumlah sedikit.Pemesanan barang dilakukan dengan cara menghubungi pemasok melalui penjualnya atau melalui telepon dengan menggunakan Surat Pesanan (lampiran 1). Khusus narkotika, pemesanan dilakukan kepada PBF Kimia Farma dengan menggunakan Surat Pesanan Narkotika rangkap 5 yang ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek (lampiran 2), untuk psikotropika digunakan Surat Pesanan Psikotropika (lampiran 3).Dalam penerimaan barang dari pemasok, perlu dilakukan pemeriksaan di apotek. Tujuan pemeriksaan adalah untuk memastikan bahwa barang yang masuk sesuai dengan faktur dan pesanan pembelian, tanggal kadaluarsanya dan kondisi barang yang dibeli dalam keadaan baik.

2.Penyimpanan dan penataan

Keputusan Menteri kesehatan Republik Indonesia Nomor1027/MENKES/SK/IX/2004 yang perlu diperhatikan pada penyimpanan, yaitu ;obat/bahan obat harus disimpan dalam wadah asli dari pabrik. Bila isi dipindahkan pada wadah lain, maka harus dicegah terjadinya kontaminasi dan harus ditulis informasi yang jelas pada wadah baru, sekurang-kurangnya memuat nomor batch dan tanggal kadaluarsa.semua obat/bahan obat harus disimpan pada kondisi yang sesuai dan menjamin kestabilan bahan.Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan di gudang, yaitu :Masalah keamanan dan bahaya kebakaran.Pergunakan ruangan yang tersedia seefisien mungkin baik dari segi besar ruangan dan pembagian ruangan.Memelihara gudang dan peralatan dengan sebaik mungkinMenciptakan suatu sistem yang lebih efektif untuk lebih memperlancar arus barang. Barang yang datang lebih dulu harus dikeluarkan lebih dulu (metodeFirst In First Out/FIFO) dan obat dengan kadaluarsa lebih dekat harus dikeluarkan lebih dulu walaupun obat tersebut datangnya belakangan (metodeFirst Expired First Out/FEFO)

3.Penjualan/pelayanan

Penjualan perbekalan farmasi dapat berupa pelayanan resep dan penjualan obat bebas, kosmetik dan alat kesehatan. Dalam memberikan pelayanan kepada konsumen ada beberapa hal yang harus diperhatikan:1.Kelengkapan obat, obat-obat yang dibutuhkan oleh konsumen hendaknya tersedia dengan lengkap sehingga dapat melayani dan memenuhi kebutuhan konsumen baik obat bebas, bebas terbatas maupun obat keras.2.Harga obat merupakan faktor yang mempengaruhi pelayanan kefarmasian di apotek. Pelayanan harga obat yang wajar bagi kemampuan masyarakat sekitar apotek perlu dipertimbangkan sehingga masyarakat dapat memperoleh obat dengan harga yang terjangkau dan kualitas yang terjamin.3.Pelayanan, pelayanan yang baik dari apotekterhadap konsumen sangat diperlukan dan keadaan tempat yang mendukung penjualan dari suatu apotekseperti kemudahan parkir, keamanan, kenyamanan ruang tunggu dan faktor lain yang dapat memberikan nilai tambah bagi apotek sehingga apotek tersebut menjadi pilihan para konsumen yang membutuhkan obat.

4. Administrasi

Administrasi merupakan proses pencatatan seluruh kegiatan teknis yang dilakukan oleh suatu perusahaan, seperti juga sistem usaha lain kegiatan pengendalian operasional di apotek harus dilakukan secara cermat demi tercapainya tertib administrasi dan manajemen yang baik. Administrasi sangat diperlukan dalam pengelolaan suatu apotek untuk memperoleh sumber informasi yang dapat dipercaya dalam rangka pengambilan keputusan oleh apoteker pengelola apotek. Oleh sebab itu, diperlukan strategi khusus yang terencana dengan mantap sehingga proses pengelolaan bisa berjalan dengan baik.Administrasi yang dilakukan di apotekmeliputi:Administrasi umum, meliputi : pencatatan, pengarsipan, pelaporan narkotika, psikotropika dan dokumentasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.Administrasi pelayanan, meliputi : pengarsipan resep, pengarsipan catatan pengobatan pasien, pengarsipan hasil monitoring penggunaanobat.

5. Pengelolaan Pelayanan di Apotek

Pengelolaan apotek merupakan segala upaya dan kegiatan yang dilakukan oleh seorang apoteker dalam rangka memenuhi tugas dan fungsi apotek. Pengelolaan apotek sepenuhnya berada ditangan apoteker, olehkarena itu apoteker harus mengelola secara efektif sehingga obat yang disalurkan kepada masyarakat akan lebih dapat dipertanggungjawabkan, karena kualitas dan keamanannya selalu terjaga.

Pengelolaan apotek dibedakan atas:

a.Pengelolaan teknis farmasiBerdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan No.1332/Menkes/SK/2002, Bab VI pasal 10, dibidang kefarmasian pengelolaan apotek meliputi:1)Pembuatan, pengelolaan, peracikan, perubahan bentuk, pencampuran, penyimpanan dan penyerahan obat atau bahan obat2)Pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan penyerahan perbekalan farmasi lainnya3)Pelayanan informasi mengenai perbekalan farmasi yang meliputi:Pelayanan informasi tentang obat dan perbekalan farmasi lainnya yang diberikan baik kepada dokter atau tenaga kesehatan lainnya maupun kepada masyarakatPengamatan dan pelaporan informasi mengenai khasiat, keamanan, bahaya, mutu obat dan perbekalan lainnya.Hal lainnya yang harus diperhatikan dalam pengelolaan apotek adalah:1)Apoteker berkewajiban menyediakan, menyimpan dan menyerahkan perbekalan farmasi yang bermutu baik dan keabsahannya terjamin2)Obat dan perbekalan farmasi lainnya yang karena suatu hal tidak dapat digunakan atau dilarang digunakan, harus dimusnahkan dengan cara dibakar atau ditanam atau dengan cara lain yang telah ditetapkan oleh BPOM.

B.Pengelolaan non teknis farmasiPengelolaan ini meliputi semua kegiatan administrasi, keuangan, personalia, kegiatan material (arus barang) dan bidang lainnya yang berhubungan dengan apotek.Pelayanan dapatdiartikan sebagai kegiatan atau keuntungan yang dapat ditawarkan oleh satu pihak kepada pihak lain yang pada dasarnya bersifat tidak kasat mata dan tidak berujung pada kepemilikan. Dengan semakin meningkatnya persaingan pasar banyak perusahaan mengembangkan strategi jitu dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan, salah satunyaadalah dengan memberikan pelayanan prima yaitu jika perlakuan yang diterima oleh pelanggan lebih baik daripada yang diharapkan, maka hal tersebut dianggap merupakan pelayanan yangbermutu tinggi. Supaya pelayanan prima dapat selalu diwujudkan suatu perusahaan dalam hal ini adalah apotek, maka perlu ditetapkan standar pelayanan farmasi di apotek.Tujuan dari standar pelayanan ini adalah:

Melindungi masyarakat dari pelayanan yang tidak profesionalMelindungi profesi dari tuntutan masyarakat yang tidak wajarPedoman dalam pengawasan praktek apotekerPembinaan serta meningkatkan mutu pelayanan farmasi di apotek

BerdasarkanKeputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.1027/Menkes/ SK/2004 pelayanan kesehatan meliputi :

a.Pelayanan resep1)Skrining resep- Persyaratan administratif, seperti : nama, SIK, dan alamat dokter; tanggal penulisan resep, nama, alamat, umut, jenis kelamin, dan berat badan pasien; nama obat, potensi, dosis, jumlah yang diminta, cara pemakaian serta informasi lainnya.Kesesuaian farmasetik : bentuk sediaan, dosis, potensi, stabilitas, inkompatibilitas, cara dan lama pemberian.Pertimbangan klinis : adanya alergi, efek samping, interaksi, kesesuaian (dosis, durasi, jumlah obat dan lain-lain).2)Penyiapan obatPeracikan yang merupakan kegiatan menyiapkan, menimbang, mencampur, mengemas dan memberikan etiket pada wadah.Etiket harus jelas dan dapat dibacaKemasan obat yang diserahkan harus rapi dan cocok sehingga terjaga kualitasnya.Penyerahan obat pada pasien harus dilakukan pemeriksaan akhir terhadap kesesuaian antara obat dengan resep dan penyerahan obat dilakukan oleh apoteker disertai pemberian informasi obat dan konseling kepada pasien.Apoteker harus memenuhi informasiyang benar, jelas dan mudah dimengerti, akurat, tidak bias, etis, bijaksana dan terkini. Informasi obat pada pasien sekurang-kurangnya meliputi : cara pemakaian obat, cara penyimpanan obat, jangka waktu pengobatan, aktivitas serta makanan dan minuman yang harus dihindari selama terapi.Apoteker harus memberikan konseling kepada pasien sehingga dapat memperbaiki kualitas hidup pasien. Konseling terutama ditujukan untuk pasien penyakit kronis (hipertensi, diabetes melitus, TBC, asma dan lain-lain)Setelah penyerahan obat kepada pasien, apoteker harus melaksanakan pemantauan penggunaan obat.

b.Promosi dan edukasiApoteker harus memberikan edukasi kepada pasien yang ingin melakukan upaya pengobatan diri sendiri (swamedikasi) untuk penyakit yang ringan dengan memilihkan obat yang sesuai dan apoteker harus berpartisipasi secara aktif dalam kegiatan ini.c.Pelayanan residensial (home care)Apoteker sebagaicare giverdiharapkan juga dapat melakukan pelayanan kefarmasian yang bersifat kunjungan rumah, khususnya untukkelompok lansia dan pasien dengan penyakit kronis. Untuk kegiatan ini, apoteker harus membuat catatan pengobatan pasien (medication record).

5. Perpajakan

Apotek sebagai tempat usaha, sudah pasti harus membayar pajak. Pajak adalah suatu kewajiban setiap warga negara untuk menyerahkan sebagian dari kekayaannya atau penghasilannya (hasil pendapatan) kepada negara menurut peraturan perundang-undangan yang ditetapkan oleh pemerintah dan dipergunakan untuk kepentingan masyarakat.Jenis-jenis pajak di apotek antara lain :Pajak yang dipungut oleh daerah yaitu :Pajak Reklame/Iklan (papan nama apotek)SKITU (Surat Keterangan Izin Tempat Usaha)Pajak yang dipungut oleh negara (pemerintah pusat) yaitu :Pajak Bumi dan Bangunan (PBB)Pajak Penghasilan (PPh)Pajak Pertambahan Nilai (PPN)

1.Pajak Penghasilan (PPh pasal 21)

PPh pasal 21 adalah pajak atas gaji/upah/honorarium, imbalan jasa dan lainnya yang dibayarkan kepada orang pribadi, terhutang oleh pemberi kerja (majikan, bendaharawan pemerintah, perusahaan dan lain-lain) sehubungan dengan pekerjaan, jabatan dan hubungan kerja lainnya yang dilakukan di Indonesia.Penghasilan kena pajak didasarkan pada tarif pajak penghasilan menurut Peraturan Direktur Jenderal Pajak No. Kep-139/PJ/2005 mengenai Surat Pemberitahuan Tahunan Pajak Penghasilan Wajib Pajak pasal 17 UU PPh dapat dilihat pada tabel 1 berikut :

Tabel 1. Penghasilan kena pajak didasarkan kepada tarif pajak penghasilan

2. PajakPenghasilanBadan (PPh pasal 25)

Pajak penghasilan badan pasal 25 adalah pajak yang dipungut dari perusahaan atas laba yang diperoleh perusahaan tersebut. Penentuan besar pajak ini didasarkan pada penghasilan bersih.

3. Pajak Pertambahan Nilai (PPn)

Menurut UU RI No. 18 tahun 2000 tentang Perubahan Kedua UU No 8 tahun 1983 tentang PPn Barang/jasa bahwa besarnya tarif PPn adalah 10 %., tarif PPN yang disetorkan ke kas negara oleh pengusaha kena pajak merupakan selisih dari pajak pertambahan nilai dari pajak masukan dan pajak keluaran.Jika pajak masukan lebih besar daripada pajak keluaran maksa selisih nya merupakan kelebihan pajak yang terhutang dalam masa berikutnya atau dapat diminta kembali. Tetapi apabila pajak keluaran lebih besar daripada pajak masukan maka selisihnya merupakan pajak yang harus disetor ke kasa negara selambat-lambatnya tanggal 10 setiap bulannya dan dilaporkan ke kantor pelayanan pajak.