V-16

BAB VANALISA DAN PERANCANGANPada pembuatan sistem yang terkomputerisasi, analisa merupakan sebuah tahap yang sangat penting. Analisa sistem baru diperlukan untuk menyesuaikan sistem yang akan di buat supaya sesuai dengan keinginan pengguna sistem sebelum sistem benar-benar dibuat. Analisa menggunakan deskripsi umum sistem lama dan sistem baru, context diagram, serta Data Flow Diagram (DFD). Dalam hal perancangan sistem ini metode yang diterapkan pada pembuatan sistem informasi inventaris adalah metode waterfall. Metode waterfall merupakan metode klasik yang bersifat sistimatis dan berurutan.5.1Analisa Sistem LamaSistem peminjaman dan pengembalian buku di Fakultas Pertanian Universitas Islam Riau masih dilakukan secara manual. Manual di sini maksudnya peminjaman dan pengembalian buku masih menggunakan pencatatan lewat buku, dan laporan per minggu akan di buat berdasarkan buku pencatatan tersebut. Orang yang bertanggung jawab dalam pencatatan ini adalah petugas perpustakaan yang orang nya berganti-ganti dan terdiri dari 2 shift yaitu pagi dan sore. Petugas perpustakaan bertanggung jawab kepada Kepala Perpustakaan terhadap hasil pencatatannya.Sistem yang masih bersifat manual ini membutuhkan banyak pembukuan, membuat pencarian terhadap data buku, data peminjam, data peminjaman, dan data denda akan memakan waktu lama. Selain itu, sistem manual ini juga rawan akan kesalahan pencatatan data, sehingga mengakibatkan seringnya terjadi kehilangan buku di perpustakaan fakultas pertanian Universitas Islam Riau. Singkatnya sistem manual yang dipakai sekarang tidak efektif dan kurang efisien.5.2Analisa Sistem BaruSistem yang dibangun adalah sistem aplikasi perpustakaan yang memanfaatkan komputer sebagai perangkat utama pemrosesan. Manusia bertindak sebagai pengatur, pengoperasi, serta pengendali utama perangkat tersebut.Cara kerja sistem baru ini merupakan suatu pengembangan dari cara kerja sistem lama. Dengan adanya sistem baru ini diharapkan User akan mendapatkan beberapa keuntungan seperti :1. Membantu petugas untuk mencetak laporan baik itu laporan per hari, per minggu maupun per bulan.2. Menginput data buku dan data peminjam akan lebih mudah dan langsung tersimpan dalam database.3. Meminimalisir terjadinya kesalahan pencatatan data, yang berakibat hilang nya buku.4. Membuat peminjaman dan pengembalian buku di fakultas pertanian Universitas Islam Riau menjadi lebih cepat dan efisien.5. Sistem pembayaran denda jika terlambat mengembalikan buku akan berlaku secara maksimal.Sistem ini di buat untuk memudahkan pekerjaan petugas perpustakaan dalam mengurus peminjaman dan pengembalian buku. Sistem ini juga memudahkan Kepala Perpustakaan untuk memantau bagaimana transaksi peminjaman dan pengembalian buku. Aplikasi yang akan dibangun adalah suatu aplikasi yang memanfaatkan komputer sebagai perangkat utama pemrosesan. Admin sebagai pengatur dan pengendali utama sistem, sedangkan petugas dan kepala perpustakaan yang mengoperasikan sistem tersebut.

5.3 Deskripsi Umum SistemSistem yang akan di bangun adalah sistem informasi perpustakaan di mana di sistem tersebut terdapat fasilitas penginputan data buku dan data peminjam. Di sistem juga bisa dilakukan transaksi peminjaman dan pengembalian buku serta, denda serta cetak laporan.Diharapkan dengan adanya sistem ini perpustakaan fakultas pertanian Universitas Islam Riau menjadi lebih baik, baik itu dari sisi pelayanan maupun fasilitas dan menjadi contoh bagi perpustakaan fakultas yang lain.

5.4Deskripsi FungsionalDeskripsi fungsional adalah gambaran umum sistem secara umum yang akan dirancang. Aliran informasi yang ditransformasikan pada saat data bergerak dari input menjadi output.

5.4.1Context DiagramContext Diagram digunakan untuk menggambarkan proses kerja sistem secara umum. Context Diagram merupakan Data Flow Diagram yang menggambarkan garis besar operasional sistem, bisa dilihat pada gambar 5.1 di bawah ini :

Gambar 5.1 Context Diagram

Entitas luar yang berinteraksi dengan aplikasi adalah:1. Admin memiliki peran antara lain:a. Admin menentukan hak akses untuk user yang menggunakan sistem. Admin yang menentukan apakah user berperan sebagai Petugas, Kepala Perpus, ataupun Admin lainnya, jika admin sistem lebih dari satu.b. Admin dapat menghapus hak akses user terhadap sistemc. Admin dapat mencetak laporan tentang user-user mana saja yang menggunakan sistem.

2. Petugas memiliki peran antara lain :a. Menginputkan data master buku, bacaan, dan anggota.b. Mengelola peminjaman dan pengembalian buku melalui sistem.c. Melihat dan Mencetak laporan transaksi peminjaman dan pengembalian buku.

3.Kepala Perpustakaan memiliki peran antara lain :Memiliki akses untuk melihat dan mencetak laporan data master buku, bacaan, anggota, serta transaksi peminjaman dan pengembalian.

4. Anggota Perpustakaan memilik peran antara lain :a. Mendaftarkan diri nya menjadi anggota perpustakaan lewat Petugas.b. Meminjam dan mengembalikan buku.c. Membayar denda jika terlambat mengembalikan buku.Anggota perpustakaan tidak berinteraksi langsung lewat sistem, melainkan diperantarai oleh petugas.

5.4.2Data Flow DiagramData flow diagram (DFD) digunakan untuk menggambarkan suatu aplikasi baru yang akan dikembangkan dan mengambarkan bagaimana aliran data ditransformasikanA.DFD LEVEL IDFD Level 1 Sistem informasi perpustakaan ini, menampilkan entitas, proses, data store dan aliran data yang menunjukan alur jalannya data di dalam sistem akan dijelaskan pada gambar 5.2 dibawah ini :

Gambar 5.2 Data Flow Diagram (DFD) Level 1Nama proses dan penjelasan dari proses-proses yang ada di dalam DFD Level 1 akan dijelaskan pada tabel 5.1 dibawah ini :

Tabel 5.1 Proses DFD Level 1 NamaDeskripsi

Hak AksesBerisi proses pengolahan data hak akses tentang siapa-siapa saja yang berhak mengakses sistem.

Pengolahan MasterBerisi proses pengolahan data master sistem yaitu data buku, anggota, bacaan, dan petugas.

PeminjamanBerisi proses pengolahan data peminjaman buku.

LaporanBerisi proses pembuatan dan pencetakan laporan

Nama-nama aliran data dan penjelasan dari nama aliran data yang terdapat dalam DFD Level 1 akan dijelaskan pada tabel 5.2 dibawah ini :Tabel 5.2 Aliran Data DFD Level 1 NamaDeskripsi

UserData seluruh user yang bisa mengakses sistem

BukuData seluruh buku

AnggotaData seluruh anggota

BacaanData seluruh Bacaan

PetugasData seluruh petugas

PinjamData seluruh transaksi peminjaman dan pengembalian buku.

B.DFD LEVEL 2 PROSES 1DFD level 2 proses 1 sistem informasi perpustakaan ini, tentang pengolahan data master yang akan dijelaskan pada gambar 5.3 dibawah ini :

Gambar 5.3 Data Flow Diagram (DFD) Level 2 Proses 1Nama proses dan penjelasan dari proses-proses yang ada di dalam DFD Level 2 proses 1 akan dijelaskan pada tabel 5.3 dibawah ini :Tabel 5.3 Proses DFD Level 2 Proses 1NamaDeskripsi

Pengolahan BukuBerisi proses yang dilakukan untuk mengelola data buku

Pengolahan AnggotaBerisi proses yang dilakukan untuk mengelola data anggota

Pengolahan BacaanBerisi proses yang dilakukan untuk mengelola data bacaan.

Pengolahan PetugasBerisi proses yang dilakukan untuk mengelola data bacaan.

Nama-nama aliran data dan penjelasan dari nama aliran data yang terdapat dalam DFD Level 1 akan dijelaskan pada tabel 5.4 dibawah ini :Tabel 5.4 Aliran Data DFD Level 2 Proses 1NamaDeskripsi

BukuData seluruh buku

AnggotaData seluruh anggota

BacaanData seluruh bacaan

PetugasData seluruh petugas

5.4.3Entity Relational Diagram (ERD)Entity Relationship Diagram (ERD) berikut ini akan menggambarkan relasi antara entitas-entitas yang berkaitan dalam sistem informasi perpustakaan pada fakultas pertanian Universitas Islam Riau seperti pada gambar 5.4 dibawah ini :

Gambar 5.4 Entity Relational Diagram (ERD)

Dari diagram hubungan entitas (ERD) diatas dapat dirancang tabel sekaligus hubungan antar tabel. Keterangan entitas ERD pada gambar diatas dapat dijelaskan pada tabel 5.5 dibawah ini :Tabel 5.5 Keterangan Entitas pada ERDNoNamaDeskripsiAtributPrimary KeyForeign Key

1AnggotaMenyimpan data-data anggota perpustakaan- npm- nama- jenis_kelamin- no_teleponNPM

NoNamaDeskripsiAtributPrimary KeyForeign Key

2BukuMenyimpan Data-data Buku- no_stanbuk- judul- pengarang- penerbit- tahun edisi- stockno_stanbuk

3BacaanMenyimpan data-data bacaan- no_bacaan- Judul- deskripsi- jenis(Jurnal, Majalah, TA)no_bacaan

4PetugasMenyimpan data-data petugas yang berinteraksi dengan sistem- no_petugas- nama_petugas- jenis_kelamin- alamat- no_teleponno_petugas

5UserMenyimpan data-data hak akses sistem- username- password- status(Admin, Petugas, Kepala Perpus)

- username

6PinjamMenyimpan data-data transaksi peminjaman dan pengembalian buku serta denda-no_stanbuk- npm- tgl_pinjam- tgl_kembali- tgl_terima- denda- no_petugas-no_stanbuk - npm- no_petugas

5.4.4Bagan Alir Aplikasi (Flow Chart Aplikasi)Bagan Alir Aplikasi (flowchart aplikasi) pada sistem informasi perpustakaan pada fakultas pertanian Universitas Islam Riau ini bisa dilihat pada gambar 5.5 dibawah ini:

Gambar 5.5 Desain Flow Chart Aplikasi5.5Perancangan SistemPerancangan sistem merupakan tahap dimana kita mulai untuk merancang sistem yang akan kita buat dimana pada tahap ini terdiri dari desain struktur menu, rancangan antar muka dan rancangan database5.5.1 Desain Struktur MenuRancangan struktur menu Sistem informasi perpustakaan pada fakultas pertanian Univeristas Islam Riau terbagi atas tiga rancangan struktur menu yaitu:A. Desain Struktur Menu AdminRancangan struktur menu admin Sistem informasi perpustakaan pada fakultas pertanian Univeristas Islam Riau dapat dilihat pada gambar 5.6 dibawah ini:MASUK(LOGIN)

MENUADMIN

PENCARIANKELUAR (LOGOUT)MASTERHOME

PETUGASPETUGAS

USERUSER

Gambar 5.6 Desain Struktur Menu Admin

B.Desain Struktur Menu PetugasRancangan struktur menu petugas Sistem informasi perpustakaan pada fakultas pertanian Univeristas Islam Riau dapat dilihat pada gambar 5.7 dibawah ini:DENDAPEMINJAMAN BUKUPENGEMBALIAN BUKUANGGOTABUKUPENGEMBALIAN BUKUPEMINJAMAN BUKUTRANSAKSILAPORANKELUAR (LOGOUT)PENCARIANANGGOTABUKUJURNALMAJALAHTUGAS AKHIRTUGAS AKHIRMAJALAHJURNALBUKUANGGOTAMASTERHOMEMENUPETUGASMASUK(LOGIN)

Gambar 5.7 Desain Struktur Menu Petugas

C. Desain Struktur Menu Kepala PerpustakaanRancangan struktur menu kepala perpustakaan Sistem informasi perpustakaan pada fakultas pertanian Univeristas Islam Riau dapat dilihat pada gambar 5.8 dibawah ini:

ANGGOTABUKUPEMINJAMAN BUKUPENGEMBALIAN BUKUDENDAANGGOTATUGAS AKHIRMAJALAHJURNALBUKUPENCARIANLAPORANMENUKEPALA PERPUSTAKAANKELUAR (LOGOUT)HOMEMASUK(LOGIN)

Gambar 5.8 Desain Struktur Menu Kepala Perpustakaan

5.5.2 Rancangan Antar MukaHalaman terbagi menjadi tiga bagian yaitu halaman untuk admin, halaman untuk petugas, dan halaman untuk kepala perpustakaan.

A.Halaman Utama AdminHalaman utama (First Landing Page) untuk admin pada aplikasi ini akan dibuat seperti gambar 5.9 dibawah ini :

Gambar 5.9 Rancangan Halaman Utama Admin

B.Halaman Utama PetugasHalaman utama (First Landing Page) untuk petugas pada aplikasi ini akan dibuat seperti gambar 5.10 di bawah ini:

Gambar 5.10 Rancangan Halaman Utama PetugasC.Halaman Utama Kepala PerpustakaanHalaman utama (First Landing Page) untuk kepala perpustakaan pada aplikasi ini akan dibuat seperti gambar 5.11 di bawah ini:

Gambar 5.11 Rancangan Halaman Utama Kepala Perpustakaan

Untuk bagian yang lebih detail tentang perancangan layout sistem informasi pada bagian lainnya dapat dilihat pada lampiran A.

5.5.3 Rancangan DatabaseBerikut ini adalah perancangan database sistem informasi perpustakaan pada fakultas pertanian Universitas Islam Riau, dalam perancangan database ini terdapat enam database yang dirancang berdasarkan ERD yang telah dibuat. Tabel-tabel dibawah ini menjelaskan deskripsi tabel yang dirancang pada database berdasarkan ERD yang telah dibuat diatas.Tabel data anggota mempunyai enam atribut yaitu npm, nama, jenis kelamin, jurusan, alamat dan no_telepon. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada Tabel 5.6 dibawah ini :

Tabel 5.6 Tabel Data AnggotaNama FieldTypeWidthKeterangan

npmVarchar15NPM Mahasiswa (*)

namaVarchar40Nama Mahasiswa

jenkelEnumJenis Kelamin Mahasiswa

jurusanEnumJurusan Mahasiswa

alamatVarchar100Alamat Mahasiswa

no_teleponVarchar`13No. Telepon yang Bisa Dihubungi

Ket : (*) Primary KeyTabel data bacaan mempunyai tujuh atribut yaitu no_bacaan, judul, tanggal, deskripsi, jml_eksemplar, jenis, dan pdf. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada Tabel 5.7 dibawah ini :Tabel 5.7 Tabel Data BacaanNama FieldTypeWidthKeterangan

no_bacaanVarchar15ID Bacaan (*)

judulVarchar50Judul Bacaan

tanggalDateTanggal Bacaan

deskripsiVarchar100Deskripsi Bacaan

jml_eksemplarInteger3Stock Yang Tersedia

jenisEnumBisa Jurnal, Majalah, Atau Tugas Akhir

pdfVarchar50File PDF Bacaan (Jika ada)

Ket : (*) Primary KeyTabel data buku mempunyai tujuh atribut yaitu no_stanbuk, judul, pengarang, penerbit, tahun_edisi, stock, dan pdf. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada Tabel 5.8 dibawah ini :Tabel 5.8 Tabel Data BukuNama FieldTypeWidthKeterangan

no_stanbukVarchar15ID Buku (*)

judulVarchar50Judul Buku

pengarangVarchar40Pengarang Buku

penerbitVarchar40Penerbit Buku

tahun_edisiVarchar4Tahun Dikeluarkannya Buku

stockInteger2Stock yang Tersedia

pdfVarchar50File PDF Buku (Jika ada)

Ket : (*) Primary KeyTabel data petugas mempunyai lima atribut yaitu no_petugas, nama, jenis kelamin, jalamat dan no_telepon. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada Tabel 5.9 dibawah ini :Tabel 5.9 Tabel Data PetugasNama FieldTypeWidthKeterangan

no_petugasVarchar15Nomor Induk Pegawai (*)

namaVarchar30Nama Petugas

jenkelEnumJenis Kelamin Petugas

alamatVarchar50Alamat Petugas

no_teleponVarchar15No. Telepon yang Bisa Dihubungi

Ket : (*) Primary KeyTabel data buku mempunyai tujuh atribut yaitu no_stanbuk, npm, tgl_pinjam, tgl_kembali, tgl_terima, denda, dan no_petugas. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada Tabel 5.10 dibawah ini :Tabel 5.10 Tabel Data PinjamNama FieldTypeWidthKeterangan

no_stanbukVarchar15ID Buku yang Dipinjam (*)

npmVarchar15NPM Mahasiswa yang Meminjam (**)

tgl_pinjamDateTanggal Peminjaman Buku

tgl_kembaliDateTanggal Buku Harusnya Dikembalikan (3 Hari Sesudah Tanggal Peminjaman)

tgl_terimaDateTanggal Buku Diterima

dendaInteger6Denda jika Tanggal Terima lewat Dari Tanggal Kembali

no_petugasVarchar15NIP milik petugas ketika peminjaman buku(**)

Ket : (*) Primary Key (**) Foreign Key

Tabel data user mempunyai 3 atribut yaitu username, password, dan status. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada Tabel 5.11 dibawah ini :

Tabel 5.7 Tabel Data UserNama FieldTypeWidthKeterangan

UsernameVarchar15Nomor Pegawai Perpustakaan (*)

PasswordVarchar30Password Ketika Login

StatusEnumStatus Pegawai (Admin, Petugas, Kepala Perpustakaan)

V-1