Bab IV Usulan Perencanaan Investasi Teknologi Informasi Pada

Universitas Sangga Buana YPKP

IV.1. Usulan Pelaksanaan Proses-Proses Val IT

Berdasarkan hasil pengidentifikasian proses-proses Val IT pada bagian III.5, terdapat

beberapa hal yang harus dilakukan oleh pihak Universitas Sangga Buana YPKP agar

pelaksanaan perencanaan investasi TI dengan menggunakan Val IT dapat

dilaksanakan dengan baik. Gambaran usulan proses Val IT Universitas Sangga

Buana YPKP dimodelkan dengan penggunaan simbol seperti tampak pada Gambar

IV.1. Simbol ini digunakan pada bagian IV.1.1, IV.1.2 dan IV.1.3.

Proses Val IT

Usulan setiap

proses

Penghubung

Gambar IV.1 Simbol untuk Gambaran Usulan Proses Val IT

Simbol kotak mewakili proses Val IT yang akan dilakukan. Simbol proses tersebut

dihubungkan oleh anak panah satu arah terhadap usulan apa saja yang harus

dilakukan untuk setiap proses Val IT (disimbolkan dengan kotak yang berada di

bawah kotak proses).

IV.1.1. Usulan tentang Proses Value Governance (VG)

Dari hasil pengamatan yang dilakukan terhadap proses Value Governance (VG) pada

bagian III.5.1, ada beberapa usulan yang dikemukakan berdasarkan proses VG yaitu

sebagai berikut.

51

A. Proses VG1: Kepastian akan Penginformasian dan Pelaksanaan

Kepemimpinan Proses ini sudah ada, tetapi performanya kurang baik. Berdasarkan hasil

analisis dari III.5.1, ada hal-hal yang harus dilakukan pada proses ini, yaitu

seperti yang diperlihatkan pada Gambar IV.2 berikut ini:

Gambar IV.2 Gambaran Usulan Proses Value Governance 1 Kepastian akan Penginformasian dan Pelaksanaan Kepemimpinan

Berdasarkan Gambar IV.2 di atas, hal-hal yang harus dilakukan tersebut

adalah sebagai berikut.

1) Pelaporan dari bagian PUDI (Pusat Data dan Informasi) kepada setiap

bagian dilakukan secara periodik minimal satu bulan sekali.

2) Pelaporan dari PUDI harus sejalan dengan kepentingan TI di

Universitas Sangga Buana YPKP.

3) Semua pimpinan perlu mempunyai pemahaman isu TI yang strategis,

seperti ketergantungan pada TI, pengertian yang mendalam akan TI

dan kemampuan teknologinya, menyetujui pemahaman antara institusi

dan fungsi TI, serta mengenai dampak yang potensial dari TI terhadap

strategi institusi.

4) Strategi institusi dan TI harus sudah terintegrasi secara jelas serta

mampu menghubungkan sasaran institusi dan sasaran TI sehingga

memperluas keleluasaan berkomunikasi.

52

B. Proses VG2: Pendefinisian dan Pengimplementasian Proses-Proses

Berdasarkan hasil analisis pada III.5.1, proses ini sudah ada dengan performa

yang cukup sehingga diusulkan seperti yang terlihat pada Gambar IV.3

berikut ini:

Gambar IV.3 Gambaran Usulan Proses Value Governance 2 Pendefinisian dan Pengimplementasian Proses-Proses

Dari Gambar IV.3 di atas, hal-hal yang harus dilakukan adalah sebagai

berikut:

1) Anggaran investasi teknologi informasi harus dipertimbangkan dan

ditempatkan pada prioritas utama.

2) Pendefinisian dan pengimplementasian proses serta secara konsisten

mengikuti proses-proses yang tersedia untuk memperjelas dan

mengaktifkan hubungan antara strategi institusi, portofolio program-

program investasi TI yang memungkinkan dilaksanakannya strategi,

program-program investasi individual, bisnis dan proyek-proyek TI

yang membangun program-program. Dalam proses-proses itu perlu

dimasukkan perencanaan dan penganggaran, tingkat prioritas yang

telah direncanakan dan pekerjaan yang ada di keseluruhan anggaran,

alokasi sumber daya yang konsisten dengan prioritas-prioritas, tahapan

program-program investasi, pemantauan dan pengkomunikasian

kinerja, pengambilan aksi pemulihan yang sesuai dan bermanfaat bagi

manajemen, serta adanya pengembalian yang optimal pada portofolio

dan semua aset dan pelayanan TI.

53

C. Proses VG3: Pendefinisian Peran dan Tanggung Jawab

Proses ini sudah ada dengan performa yang baik sehingga berdasarkan hasil

analisis pada III.5.1, ada hal-hal yang harus ditempuh pada proses ini, yaitu

seperti yang diperlihatkan pada Gambar IV.4 berikut ini:

Gambar IV.4 Gambaran Usulan Proses Value Governance 3 Pendefinisian Peran dan Tanggung Jawab

Pada Gambar IV.4 di atas, terdapat hal-hal yang harus ditempuh yaitu sebagai

berikut.

1) Penanganan komplain dan pemeliharaan TI harus dilakukan dengan

respon yang cepat dan terjadwal oleh PUDI.

2) Pendefinisian dan pengkomunikasian peran dan tanggung jawab untuk

semua persona dalam institusi yang berhubungan dengan portofolio

program-program investasi bisnis TI yang memungkinkan, program-

program investasi individu, dan aset-aset serta pelayanan TI yang lain

untuk mengizinkan otoritas dalam melatih peran dan tanggung jawab yang

ditugaskan. Peran ini perlu dimasukkan di dalamnya, tetapi tidak harus

dibatasi oleh satu kesatuan keputusan investasi, sponsor program

(yayasan), manajemen program, manajemen proyek, atau hal-hal lain yang

berhubungan dengan proyek tersebut.

3) Penyediaan sistem dengan prosedur-prosedur, teknik-teknik dan kakas

yang memungkinkan untuk menunjuk suatu tanggung-jawab.

4) Penetapan dan pemeliharaan satu koordinasi yang optimal, komunikasi,

54

dan struktur hubungan antara fungsi TI dan stakeholder di dalam dan di

luar institusi.

D. Proses VG4: Kepastian Akuntabilitas yang Sesuai dan yang dapat

Diterima

Berdasarkan hasil analisis pada III.5.1, proses ini sudah ada dengan performa

cukup sehingga ada hal-hal yang harus dilakukan seperti yang diperlihatkan pada

Gambar IV.5 berikut ini:

Gambar IV.5 Gambaran Usulan Proses Value Governance 4 Kepastian Akuntabilitas yang Sesuai dan yang dapat Diterima

Seperti yang diperlihatkan pada Gambar IV.5 di atas, ada hal-hal yang harus

dilakukan yaitu:

1) Pengendalian biaya yang sudah dilakukan dengan adanya pemasukan

anggaran dari setiap bagian dan diolah lagi oleh Biro Perencanaan harus

terus dijalankan

2) Penetapan satu pendukung yang dianggap sesuai dan mampu mendukung

pengontrolan framework yang konsisten dengan keseluruhan lingkungan

pengontrolan institusi dan prinsip-prinsip pengontrolan yang berlaku

umum. Framework itu perlu disediakan agar akuntabilitas tidak ambigu

dan praktis untuk menghindari suatu gangguan di dalam pengawasan dan

kekhilafan intern. Akuntabilitas untuk meraih keuntungan bisnis,

Pengendalian

biaya terus

dilakukan

Penetapan satu pendukung

yang sesuai dan mendukung

pengontrolan framework

VG4. Kepastian Akuntabilitas yang

Sesuai dan yang dapat Diterima

55

mengirimkan kemampuan yang diperlukan, dan mengendalikan biaya-

biaya yang seharusnya dengan jelas dilakukan dan dipantau.

E. Proses VG5: Pendefinisian Kebutuhan akan Informasi

Pada Universitas Sangga Buana YPKP, proses ini belum ada sehingga

berdasarkan dari hasil analisis pada III.5.1 ada hal-hal yang harus dilakukan

seperti yang diperlihatkan pada Gambar IV.6 berikut ini:

Gambar IV.6 Gambaran Usulan Proses Value Governance 5 Pendefinisian Kebutuhan akan Informasi

Dari Gambar IV.6 di atas, terdapat beberapa hal yang harus dilakukan yaitu

sebagai berikut.

1) Pendefinisian set yang seimbang dari sasaran kinerja, ukuran-ukuran,

benchmark, dan sudah disetujui oleh stakeholder yang relevan. Proses-

proses harus dibentuk melalui pengumpulan data yang akurat dan tepat

waktu untuk melaporkan kemajuan sesuai dengan target.

2) Proses pemantauan memerlukan suatu metode (contoh balanced score

card) yang menyediakan sesuatu secara singkat, tetapi jelas, pandangan

keseluruhan portofolio, program dan kinerja TI (teknologi dan fungsional)

dan dukungan pengambilan keputusan, perealisasian keputusan-

keputusan, dan pemantauan untuk menelusuri hasil yang diharapkan dari

apa yang sedang dicapai. Metode itu tentu saja harus cocok di dalam

sistem pemantauan perusahaan.

56

F. Proses VG6: Penetapan Kebutuhan akan Pelaporan

Dari hasil analisis pada III.5.1, proses ini belum ada sehingga ada hal-hal yang

harus dilakukan pada proses ini, yaitu seperti yang diperlihatkan pada Gambar

IV.7 berikut ini:

Gambar IV.7 Gambaran Usulan Proses Value Governance 6 Penetapan Kebutuhan akan Pelaporan

Beberapa hal yang harus dilakukan dari Gambar IV.7 di atas adalah sebagai

berikut.

1) Dilakukannya pelaporan tepat waktu dan akurat tentang relevansinya

portofolio, program, dan kinerja TI (teknologi maupun fungsional) kepada

pimpinan dan manajemen eksekutif.

2) Laporan Manajemen disediakan untuk ditinjau ulang oleh manajemen

senior berdasarkan kemajuan institusi yang harus sesuai dengan sasaran

yang sudah diidentifikasi. Status laporan perlu dimasukkan ke dalam

tingkat sasaran yang direncanakan yang telah dicapai, pemerolehan

pengiriman, target-target kinerja, da