bab iv rancangan sistem usulan - repository.bsi.ac.id€¦ · bab iv . rancangan sistem usulan ....

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat ini menjadikan

peranan komputer sangat diperlukan dalam berbagai bidang, khususnya yang

berhubungan dengan pengolahan dan penyimpanan untuk memperbaharui data

yang ada, karena penggunaan sistem manual sangat tidak efektif. Seperti dalam

hal pencarian data yang sudah lama tersimpan akan membutuhkan waktu yang

lama untuk mencarinya karena harus membongkar arsip-arsip yang sudah ada,

keadaan seperti ini kurang menguntungkan karena membutuhkan waktu yang

cukup lama.

Dalam hal ini sumber daya manusia yang terampil dan bermutu sangat

diperlukan, perlu diciptakan sumber daya yang terampil dan bermutu agar dapat

memanfaatkan teknologi informasi yang telah terbukti banyak membantu suatu

pekerjaan agar berjalan secara efektif dan efisien.

Oleh karena itu penulis mencoba mengusulkan rancangan sistem pada

proses penerimaan siswa baru dengan memanfaatkan teknologi komputerisasi.

Pengembangan dari sistem manual ke sistem yang terkomputerisasi yang

diharapkan dapat membantu mengatasi permasalahan yang ada untuk mencapai

tujuan.

43

44

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Di dalam sistem usulan ini penulis ingin mengusulkan agar dalam proses

penerimaan siswa baru digunakan sistem komputerisasi sesuai dengan kemajuan

teknologi saat ini untuk mempermudah kerja bagian tata usaha dalam hal

menyimpan dan mengolah data.

Dalam sistem usulan ini ada beberapa prosedur yang akan dilaksanakan dalam

penerimaan siswa baru, antara lain :

1. Prosedur Pendaftaran

Calon Siswa mengisi data pendaftaran untuk mendapatkan id pendaftaran

setelah mendapatkan id pendaftaran calon siswa mengisi formulir

pendaftaran secara online.

2. Prosedur Pembayaran

Dalam prosedur ini calon siswa membayar biaya pendidikan melalui bank,

setelah mendapatkan bukti pembayaran calon siswa melakukan upload

bukti pembayaran tersebut.

3. Prosedur Seleksi Jurusan

Panitia memberikan ujian seleksi jurusan kepada calon siswa, dan calon

siswa mengikuti seleksi ujian tersebut. Dan panitia memberikan hasil ujian

ke calon siswa kemudian dimasukan ke arsip jurusan.

4. Prosedur Laporan

Proses pembuatan laporan merupakan tahap akhir dari prosedur

penerimaan siswa baru yang sedang berjalan. Setelah penerimaan siswa

baru ditutup, panitia akan membuat laporan berdasarkan file pendaftaran,

45

file formulir, file pembayaran. Laporan tersebut dibuat untuk arsip ke

kepala sekolah.

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan

A. Diagram Konteks Sistem Usulan

Gambar IV.1

Diagran Konteks Sistem Usulan

Keterangan :

1. Bk, BP : Bukti

biaya pendidikan

2. Kw.BP :

Kwitansi Biaya Pendidikan

46

B. Diagram Nol Sistem Usulan

Calon Siswa

Proses Pendaftaran

1.0

Proses Pembayaran

2.0

Proses Seleksi

3.0

Laporan

4.0

Kepala Sekolah

D1 File Pendaftaran

D5 File Hasil

Pendaftaran

Bk.BP

Kw.BP

Soal Ujian

Soal Ujian Isi

Hasil Ujian

Data Hasil

Data Hasil

Data PembayaranData Formulir

Laporan Penerimaan siswa baru

Formulir

Data Pendaftaran

Data FormulirD2 File Formulir

Data Bk.BP D3 File Pembayaran

Data Pendaftaran

D4 Soal Ujian

Gambar IV.2

Diagran Nol Sistem Usulan

Keterangan :

47

1. Bk, BP : Bukti

biaya pendidikan

2. Kw.BP :


C. Diagram Detail Sistem Usulan

Gambar IV.3

Diagran Detail Pembayaran Sistem Usulan

48

Proses Test Seleksi

3.1

D 4 Arsip Soal UjianSoal Ujian

Soal Ujian Isi Data Hasil

Calon Siswa

Soal Ujian

Proses Penilaian

3.2

D 5 Arsip Hasil

Proses Pengumuman

3.3

Data HasilHasil Ujian

Gambar IV.4

Diagran Detail Seleksi Jurusan Sistem Usulan

Keterangan :

1. Bk, BP : Bukti

biaya pendidikan

2. Kw.BP :


4.4. Kamus Data Sistem Usulan

Kamus data sistem usulan merupakan penjelasan tentang data dan

kebutuhan-kebutuhan informasi dari sistem usulan yang ada berupa aliran

dokumen yang menghasilkannya. Berikut ini akan dijabarkan data dari dokumen

sistem usulan.

4.4.1. Kamus Data Masukan

49

1. Dokumen Masukan

a. Data Pendaftaran

Nama Arus Data : Data Pendaftaran

Alias : -

Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus data : Calon siswa – proses pendaftaran 1.0

Penjelasan : Sebagai masukan data siswa

Volume : Setiap terjadi pendaftaran

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = nama_sekolah+alamat

Isi =id_pendaftaran+nama+alamat+password

Footer = -

b. Nama Arus Data : Data Formulir

Alias : Formulir


Arus data : Calon siswa – proses pendaftaran 1.0





Isi =no_formulir+nama+tempat_tanggal_lahir+

jenis_kelamin + agama + kewarganegaraan +

anak_ke + status_siswa + nisn + sekolah_asal +

50

alamat + golongan_darah + no_telp + nm_ayah +

nm_ibu + alamat + Pekerjaan + Penghasilan +

upload_ijazah + upload_skhun + upload_kk +

upload_foto + upload_surat_sehat

Footer = copy_right

c. Nama Arus Data : Data Pembayaran

Alias : -


Arus data : Calon siswa – proses pembayaran 2.0





Isi =id_pembayaran + no_formulir + nama +

upload_struk1 + upload_struk2 + tanggal

Footer = copy_right

4.4.2. Kamus Data Keluaran

1. Dokumen keluaran

a. Nama Arus Data : Data Hasil test

Alias : -

51


Arus data : Proses 3.0 – Seleksi

Penjelasan : Untuk mengetahui hasil test

Volume : Setiap terjadinya pendaftaran


Header = nama_sekolah + alamat

Isi = id_test + no_formulir + nama + nilai

Footer : copy _right

b. Nama Arus Data : Data Laporan

Alias : -


Arus data : Proses 4.0 – laporan

Penjelasan : Untuk laporan

Volume : Setiap terjadinya pendaftaran


Header = nama_sekolah + alamat

52

Isi = id_pendaftaran + no_formulir + nama + nilai +

asal_sekolah + keterangan + jurusan

Footer : -

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

Spesifikasi sistem berjalan rangkaian dari proses yang terjadi di dalam sistem

berjalan yang memerlukan dokumen masukan untuk mendukung terhadap

jalannya proses untuk menghasilkan dokumen keluaran. Adapun spesifikasi

sistem peneriman siswa baru pada SMK Tamansiswa 1 Jakarta adalah sebagai

berikut :

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan

Yang termasuk dokumen masukan system usulan pada SMK Taman

Siswa 1 Jakarta adalah sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Data Pendaftaran

Fungsi : Untuk menyimpan data pendaftaran

Sumber : Calon siswa

Tujuan : Panitia

Frekuensi : Setiap adanya pendaftaran

Media : Hardware

Jumlah : satu

Bentuk : Lampiran C-1

53

2. Nama Dokumen : Data Formulir

Fungsi : Untuk menyimpan data formulir


Tujuan : Panitia


Media : Hardware

Jumlah : satu


3. Nama Dokumen : Pembayaran

Fungsi : Untuk menyimpan data pembayaran


Tujuan : Panitia


Media : Hardware

Jumlah : satu


4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran

Yang termasuk sebagai dokumen system usulan pada SMK Taman Siswa

1 sebagai berikut :

54

1. Nama Dokumen : Form Hasil test

Fungsi: : Untuk mengetahui hasil test

Sumber : Panitia

Tujuan : Calon Siswa


Media : Hardware

Jumlah : Satu

Bentuk : Lampiran D-1

2. Nama Dokumen : Form data pembayaran

Fungsi: : Untuk mengetahui pembayaran

Sumber : Panitia

Tujuan : Calon Siswa


Media : Hardware

Jumlah : Satu


3. Nama Dokumen : Laporan Penerimaan Siswa Baru

Fungsi: : Untuk Laporan

Sumber : Panitia

Tujuan : Kepala Sekolah


Media : Kertas

Jumlah : Satu


55

4.5.3. Entity Relationship Diagram

a. Entity Relationship Diagram

56

Gambar IV.5

Entity Relationship Diagram

b. Logical Record Structure

57

Gambar IV.6

Logical Relation Structure

4.5.4. Spesifikasi File

File merupakan kumpulan dari item data yang diatur dalam suatu

record, diman item-item data tersebut dimanipulasi untuk proses tertentu.

Dan untuk dapat menampung data masukan tersebut dibutuhkan adanya

beberapa filedatabase.

1. Tabel pendaftaran

Nama File : File pendaftaran

Akronim File : pendaftaran

Fungsi : Untuk calon siswa melakukan pendaftaran

Type File : Master

Panjang Record : 100

58

Akses File : Random

Organisasi File : Index Sequential

Media : Hardisk

Kunci Field : id_pendaftaran

Tabel IV.1

Spesifikasi Tabel Pendaftaran

No Elemen Akronim Tipe Panjang Keterangan

1. id_pendaftaran id_pendaftaran Varchar 5 Primary Key

2. Nama_lengkap Nm_lengkap Varchar 30

3. Alamat Alamat Varchar 35

2. Password Password Varchar 30

2. Tabel formulir

Nama File : File formulir

Akronim File : formulir

Fungsi : Untuk calon siswa mengisi formulir

Type File : Master


Akses File : Random


Media : Hardisk

Kunci Field : no_formulir

Tabel IV.2

59

Spesifikasi Tabel formulir


1. no_ formulir no_ formulir Varchar 11 Primary Key

2. Nama Nama Varchar 30

3. Tempat_tgl_lahir tempat_tgl_lahir Varchar 20

4. Jk Jk Varchar 10

5. Agama Agama Varchar 10

6. Kewarganegaraan Kewarganegaraan Varchar 15

7. Anak_ke anak_ke Varchar 2

8. Status_siswa status_siswa Varchar 15

9. Alamat Alamat Varchar 30

10. Email Email Varchar 25

11. Golongan_darah golongan_darah Varchar 15

12. Notelp Notelp Varchar 13

13. Nm_ayah nm_ayah Varchar 25

14. Nm_ibu nm_ibu Varchar 25

15. Alamat_ortu alamat_ortu Varchar 30

16. Pekerjaan Pekerjaan Varchar 30

17. Penghasilan Penghasilan Varchar 15

18. Sekolah_asal sekolah_asal Varchar 20

19. Up.ijazah up.ijazah Varchar 100 Max 250 Kb

20. Up.skhun up.skhun Varchar 100 Max 250 Kb

21. Up.foto up.foto Varchar 100 Max 250 Kb

60

22. Up.kk up.kk Varchar 100 Max 250 Kb

23. id_pendaftaran No_pendaftaran varchar 4 Foreign Key

3. Tabel Pembayaran

Nama File : File pembayaran

Akronim File : pembayaran

Fungsi : Untuk mengisi data pembayaran

Type File : Transaksi


Akses File : Random


Media : Hardisk

Kunci Field : id_pembayaran

Tabel IV.3

Spesifikasi Tabel pembayaran


1. Id_pembayaran Id_pembayaran Int 8 Primary key

2. Nama Nama Text 30

3. Up_struk1 up_sruk1 Varchar 100 Max 250 Kb

4. Up_struk2 up_struk2 Varchar 100 Max 250 Kb

5. No_formulir no_formulir Varchar 4 Foreign key

6. Tanggal Tanggal Date

61

4. Tabel Hasil Test

Nama File : File Hasil Test

Akronim File : hasil

Type File : Hasil Test

Panjang Record : 85

Akses File : Random


Media : Hardisk

Kunci Field : id_hasil

Tabel IV.4

Spesifikasi Tabel Hasil Test


1. Id_test seleksi Id_test Int 9 Primary key

2. No_formulir No_formulir Varchar 11

3. Nama Nama Varchar 30

4. Nilai Nilai Varchar 10 Foreign key

5. Jurusan Jurusan Varchar 25

62

4.5.5. Struktur Kode

1. Struktur Nomor pendaftaran

Nama Kode : id_pendaftaran

Panjang : 5 digit

Bentuk :

9

9

9

9

9

no.urut pendaftaran

Contoh Id pendaftaran

0 0 1 0 0

Keterangan :

00100 : No urut daftar

2. Struktur Nomor formulir

Nama Kode : no_formulir

Fungsi : untuk mengetahui no formulir

63

Panjang : 11 digit

Bentuk :

9

9

9

9

X

X

X

9

9

9

9

Nomor urut formulir singkatan nama sekolah tahun pelajaran

Contoh Nomor formulir

0 2 2 0 T S J 2 0 1 7

Keteragan :

0220 : No urut formulir

TSJ : Taman Siswa Jakarta

2017 :Tahun Pelajaran

3. Struktur id_pembayaran

Nama kode : id_pembayaran

Fungsi : untuk mengetahui id_pembayaran

Panjang : 8 digit

Bentuk :

64

9

9

9

9

9

9

9

9

Id penfatrana nomor formulir

Contok id pembayaran

0 1 0 0 0 2 2 0

Keterangan:

0100 : urut id pendaftaran

0220 : urut no formulir

4. Struktur id test

Nama kode : id_test

Fungsi : untuk mengetahui id test

Panjang : 9 digit

Bentuk :

T

9

9

9

9

9

9

9

9

Id pendaftaran no formulir

65

Contoh id test

T 0 1 0 0 0 2 2 0

Keterangan :

T : Test

0100 : id pendaftaran

0220 : no formulir

4.5.6. Spesifikasi Program

Program adalah suatu rangkaian yang mempunyai urutan yang

sistematis dan terarah yang dilakukan oleh komputer. Dalam pembuatan program

juga harus terbatas dan aman dari suatu kesalahan yang mungkin dapat merugikan

pemakai (user).

66

Gambar IV.7

Struktur Navigasi Calon Siswa

1. Spesifikasi Program Beranda

Nama Program : Beranda

Fungsi Program : untuk menampilkan pilihan beranda

Bahasa Program : Boostrap

Bentuk lampilan : lampiran E-1

Proses Program : pada saat menu utama dijalankan maka akan

tampil lima sub menu.

2. Spesifikasi menu pendaftaran

Nama Program : Menu Pendaftaran

Akronim Program : daftar.php

Fungsi Program : untuk menampilkan pilihan menu proses data

pendaftaran



a. Sub-sub menu Login untuk memasuki data calon siswa

67

3. Spesifikasi menu formulir

Nama Program : Menu formulir

Akronim Program : formulir.php

Fungsi Program : untuk menampilkan pilihan menu proses data

formulir



a. Sub-sub menu simpan untuk menyimpan data formulir

b. Sub-sub menu cetak untuk mencetak data formulir

c. Sub-sub menu batal untuk kembali ke menu formulir

4. Spesifikasi menu pembayaran

Nama Program : Menu pembayaran

Akronim Program : bayar.php

Fungsi Program : untuk melakukan pembayaran pendidikan.



a. Sub-sub menu simpan untuk menyimpan pembayaran

5. Spesifikasi menu Data Pembayaran

68

Nama Program : Menu Data pembayaran

Akronim Program : dtpembayaran.php

Fungsi Program : Mengetahui Pembayaran



6. Spesifikasi menu Hasil test

Nama Program : Menu hasil test

Akronim Program : hasil.php

Fungsi Program : Mengetahui Nilai



a. Sub-sub menu cetak untuk mencetak data hasil test

Gambar IV.8

Struktur Navigasi Admin

69

1. Spesifikasi menu data siswa

Nama Program : Menu data siswa

Akronim Program : siswa.php

Fungsi Program : Mengetahui data siswa yang masuk.



a. Sub-sub menu cetak untuk mencetak data siswa.

2. Spesifikasi menu pembayaran

Nama Program : Menu data pembayaran

Akronim Program : pembayaran.php

Fungsi Program : Mengetahui pembayaran yang masuk.



a. Sub-sub menu lihat untuk melihat struk upload yang masuk.

b. Sub-sub menu detail untuk mengkonfirmasi pembayaran.

3. Spesifikasi menu hasil test

Nama Program : Menu hasil test

Akronim Program : hasil.php

Fungsi Program : menginput hasil nilai dan jurusan ujian.



a. Sub-sub menu konfirmasi untuk konfirmasi ke siswa.

4. Spesifikasi menu Laporan

70

Nama Program : Menu laporan

Akronim Program : laporan.php

Fungsi Program : untuk laporan penerimaan siswa baru



a. Sub-sub menu cetak untuk mencetak laporan.

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

Dalam sistem usulan ini juga menggambarkan tentang spesifikasi sistem

komputer yang meliputi perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software),

dan konfigurasi sistem komputer.

4.6.1. Umum

Untuk mewujudkan hasil dari sebuah perancangan sistem dibutuhkan

beberapa perangkat, seperti perangkat keras dan perangkat lunak. Suatu hardware

tidak akan berguna tanpa adanya software. Karenahardware membutuhkan

71

software untuk beroperasi atau program-program untuk menbuat komponen-

komponen bekerja sama dengan orang baik.

Seiring kemajuan teknologi yang semakin cangih saat ini, para ahli

komputer sudah banyak menciptakan perangkat keras dan perangkat lunak untuk

mendukung sebuah komputerisasi sistem agar berjalan dengan baik.

4.6.2. Perangkat Keras

Perangkat keras yang merupakan salah satu komponen utama dalam komputer

terdiri dari bagian-bagian penting, yaitu Central Processing Unit

( CPU ), Random Access Memory ( RAM ), Read Only Memory ( ROM ). Selain

komponen utama tersebut diatas ada beberapa macam komponen pendukung yang tidak

kalah pentingnya seperti Harddisk, Monitor, DiskDrive, Printer dan lain-lain.

Spesifikasi perangkat keras yang digunakan penulis guna mendukung berfungsinya

website tersebut adalah sebagai berikut :

1) Memory ( RAM ) : 2 Gb

2) Harddisk : 320 GB

3) CD - ROM : DVD-RW

4) Keyboard : 108 Key

5) Mouse : Standard

6) Internet : kecepatan 2Mbps

7) Monitor : LED 14”

8) Printer : Inkjet

4.6.3. Perangkat Lunak (Software)

72

Spesifikasi perangkat lunak yang digunakan penulis guna

mendukung berfungsinyaprogram tersebut adalah sebagai berikut :

1. Server

a. Sistem Operasi menggunakan MS. Windows 7

b. Aplikasi budle web server xampp

c. Aplikasi MySQL Server v3.2.1

d. Mouse

e. Keyboard

f. Monitor dengan resolusi layar minimum 1024 x 600

g. Koneksi internet dengan kecepatan 2 Mbps.

4.7. Jadwal Implementasi

Jadwal implementasi merupakan suatu tahap penerapan sistem atau relasi

sistem usulan. Dalam jadwal implentasi dijelaskan mengenai langkah-langkah

sistem yang di usulkan, serta lamanya waktu yang digunakan dalam penerapan

sistem usulan.

Berikut adalah langkah-langkah implementasi usulan :

1. Analisa Persiapan Data Awal

73

Persiapan data adalah tahap untuk mengetahui dokumen-dokumen apa saja

Yang dibutuhkan oleh sistem usulan, untuk kegiatan ini diperlukan waktu

satu minggu yaitu pengumpulan data seperti formulir, bukti biaya

pembayaran bank, kwitansi, dan lainnya. Waktu yang dibutuhkan yaitu

minggu pertama dan minggu kedua pada bulan pertama.

2. Pembuatan File dan Program

Pembuatan program bertujuan untuk menjalankan sistem, sehingga dapat

dioperasikan. Dalam pembuatan program ini membutuhkan waktu yang

paling lama dari tahap-tahap lainnya. Pada tahap ini akan dibuat file

database db_SMKTAMANSISWA dengan MySQL. Terdapat beberapa table

untuk menampung data-data yang ada yaitu tabel pendaftaran, table

formulir, dan table pendaftaran dan lainnya. Waktu yang dibutuhkan yaitu

minggu ketiga pada bulan pertama sampai minggu pertama pada bulan

kedua.

3. Pelatihan dan Tranning

Telah diketehui bahwa manusia merupakan factor yang perlu

dipertimbangkan dalam system informasi. Jika system informasi ingin

sukses maka personil-personil yang terlibat harus diberikan pengertian dan

pengetahuan yang cukup tentang informasi dan posisi dan tugas mereka.

Tranning personil ini ditekankan bagaimana cara mengoprasikan minggu

kedua sampai ketiga pada bulan kedua..

4. Test Sistem

74

Pada tahap ini dimaksudkan untuk melakukan pengecekan terhadap

kekelompokan system. Hal ini untuk melihat apakah suatu program dapat

menerima input data dengan baik, dapat memproses dengan baik dan dapat

memberikan output kepada program lain, waktu yang diperlukan adalah dua

minggu, pada minggu keempat sampai kesatu pada bulan ketiga.

5. Peralihan Sistem

Pada tahap ini dilakukan pengalihan sistem lama ke sistem baru dengan

menginputkan semua data . Waktu yang dibutuhkan yaitu minggu dua dan

minggu ketiga pada bulan ketiga.

6. Operasi dan Evaluasi

Kegiatan ini dilakukan dengan mengoperasikan sistem baru yang telah

diusulkan secara keseluruhan dan menggunakan data sesungguhnya. Pada

tahap ini masih diperlukan pengawasan untuk memastikan bahwa program

dapat berjalan dengan baik. Waktu yang dibutuhkan yaitu minggu keempat

pada bulan ketiga.

Tabel IV.5

Jadwal Implementasi

Waktu

BULAN I BULAN II BULAN III

No

.

Kegiatan

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1. Analisa sistem

dan penyiapan

75

data awal

2. Pembuatan file

dan program

3. Pelatihan dan

training

4. Tes Sistem

5. Peralihan sistem

6. Operasi dan

evaluasi

bab iv rancangan sistem usulan - repository.bsi.ac.id€¦ · bab iv . rancangan sistem usulan ....

Documents