Copyri

ght @

Blog

gerB

orneo

.Com

Modul Zahir Accounting versi 5.1 Writed by Dwi Wahyudi, SE

Halaman - 92

ada bab ini akan dibahas mengenai proses transaksi pembelian (purchase) sederhana mulai dari terjadinya transaksi, pembayaran hutang kepada pemasok, sampai

dengan pembuatan semua laporan yang berkaitan.

Modul Pembelian ini digunakan untuk mencatat semua transaksi pembelian baik yang bersifat transaksi kredit maupun transaksi tunai.

A. Contoh Kasus Transaksi Pembelian

1. Mencatat Transaksi Pembelian

Pada tanggal 4 Juli 2008 perusahaan melakukan pembelian barang secara kredit kepada pemasok Metro Computer dengan rincian pemesanan sebagai berikut : (nomor faktur 01/TC/VII/2008 dan dikenakan PPN)

Jumlah Nama Barang Harga Satuan Total

2 Unit

2 Unit

PC - IBM Intel Pentium

PC - IBM AMD

3.250.000,-

3.300.000,-

6.500.000,-

6.600.000,-

Untuk mencatat transaksi diatas, langkah-langkahnya sebagai berikut :

a. Pilih modul Pembelian, klik Penerimaan Barang (Invoicing).

P

MMoodduull PPeemmbbeelliiaann Bab 4

Copyri

ght @

Blog

gerB

orneo

.Com

Modul Zahir Accounting versi 5.1 Writed by Dwi Wahyudi, SE

Halaman - 93

b. Tampilan form isian Penerimaan Barang (Invoicing) akan terlihat seperti gambar dibawah ini.

c. Isikan data-data yang diperlukan sesuai dengan contoh soal diatas. Jika semua data telah diisi, form isian Penerimaan Barang akan terlihat seperti dibawah ini.

Keterangan :

(1) Klik untuk menentukan Nama Pemasok.

(2) Isikan nomor Invoice sesuai dengan contoh kasus diatas.

(3) Klik untuk menarik data Purchase Order yang telah dibuat sebelumnya. Karena pada kasus ini tidak melalui proses Purchase Order, maka kolom tersebut akan terlihat kosong.

(4) Klik untuk menentukan tanggal faktur.

Copyri

ght @

Blog

gerB

orneo

.Com

Modul Zahir Accounting versi 5.1 Writed by Dwi Wahyudi, SE

Halaman - 94

(5) Centang pilihan Invoice jika transaksi bersifat kredit, centang pilihan Jasa jika transaksi bersifat jasa, dan centang pilihan Tunai jika transaksi bersifat tunai/kas.

(6) Digunakan untuk menentukan lokasi penyimpanan jika menggunakan sistem multi gudang.

(7) Isi dengan keterangan dari transaksi yang akan dicatat.

(8) Klik dua kali pada kolom tersebut untuk menentukan barang yang akan dibeli berdasarkan kode persediaan.

(9) Isi dengan jumlah barang yang akan dibeli.

(10) Klik dua kali pada kolom tersebut untuk menentukan pajak yang akan dikenakan.

(11) Klik untuk menentukan tanggal pengiriman barang.

(12) Isi dengan jumlah uang muka jika ada. Karena pada kasus ini tidak ada menggunakan uang muka, maka kolom tersebut dibiarkan kosong.

(13) Beri tanda centang jika ingin langsung mencetak faktur.

d. Pastikan semua data yang diisi telah benar, klik [Rekam] untuk menyimpan transaksi.

2. Menampilkan Transaksi Pembelian

Untuk melihat transaksi pembelian yang telah diinput, langkah-langkahnya yaitu :

a. Pada menu Daftar Transaksi yang terdapat disisi kanan tampilan Zahir, klik Daftar Transaksi Pembelian.

b. Tampilan Daftar Transaksi Pembelian akan muncul. Pilih transaksi yang akan dilihat kemudian klik [Perincian].

Copyri

ght @

Blog

gerB

orneo

.Com

Modul Zahir Accounting versi 5.1 Writed by Dwi Wahyudi, SE

Halaman - 95

c. Form isian faktur akan terbuka.

3. Mengedit Transaksi Pembelian

a. Langkah pertama dan kedua sama dengan point 1 diatas.

b. Begitu form isian faktur terbuka, lakukan perubahan terhadap data transaksi yang ada.

c. Klik [Rekam] untuk menyimpan data perubahan terbaru.

4. Menghapus Transaksi Pembelian

a. Langkah pertama dan kedua sama dengan point 1 diatas.

b. Begitu form isian faktur terbuka, pilih transaksi yang akan dihapus kemudian klik [Hapus] yang terdapat di pojok kiri bawah.

Copyri

ght @

Blog

gerB

orneo

.Com

Modul Zahir Accounting versi 5.1 Writed by Dwi Wahyudi, SE

Halaman - 96

Catatan : Transaksi masih bisa diubah, diedit atau dihapus jika belum adanya transaksi pembayaran/pelunasan (Open Transaction).

B. Mencatat Pembelian Berulang

1. Menyimpan Transaksi Pembelian Berulang

Diasumsikan kita akan menggunakan transaksi yang telah diinput diatas sebagai transaksi yang bersifat rutin. Langkah-langkah yang dilakukan selanjutnya antara lain :

a. Pada tampilan form isian Pembelian Barang, klik [Rekam Ulang] yang terdapat di pojok kiri bawah tampilan.

Copyri

ght @

Blog

gerB

orneo

.Com

Modul Zahir Accounting versi 5.1 Writed by Dwi Wahyudi, SE

Halaman - 97

b. Tampilan konfirmasi akan muncul, isikan nama transaksinya dan frekuensi transaksi tersebut terjadi (mingguan, 2 mingguan, atau bulanan) kemudian klik [Rekam].

2. Menggunakan Transaksi Pembelian Berulang

Untuk menggunakan transaksi pembelian berulang, ikuti langkah-langkah sebagai berikut :

a. Buat form isian Pembelian Barang baru.

b. Pada tampilan form isian faktur, klik [Buka Ulang].

c. Jendela konfirmasi akan terbuka, pilih data transaksi yang disimpan kemudian klik [Selesai].

d. Form isian faktur akan terisi secara otomatis, klik [Rekam] untuk menyimpan.

Copyri

ght @

Blog

gerB

orneo

.Com

Modul Zahir Accounting versi 5.1 Writed by Dwi Wahyudi, SE

Halaman - 98

C. Mencatat Retur Pembelian

Sebagai ilustrasi, pada tanggal 6 Juli 2008 perusahaan mengembalikan masing-masing 1 unit PC Intel Pentium dan PC AMD ke Metro Computer dikarenakan mengalami cacat dalam perjalanan (nomor retur 01/BR/VII/2008).

Ada 2 cara yang bisa digunakan untuk mencatat retur pembelian ini tergantung pada versi Zahir yang digunakan.

1. Cara Pertama - Menggunakan Modul Retur Pembelian

Modul Retur Pembelian ini hanya tersedia pada Zahir Accounting versi Enterprise. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk mencatat retur pembelian yang terjadi:

a. Pada tampilan modul Pembelian, pilih menu Retur Pembelian.

b. Tampilan form Retur Pembelian akan muncul.

Copyri

ght @

Blog

gerB

orneo

.Com

Modul Zahir Accounting versi 5.1 Writed by Dwi Wahyudi, SE

Halaman - 99

c. Isikan data-data yang diperlukan sesuai dengan contoh kasus diatas.

Keterangan :

(1) Klik untuk menentukan Nama Pemasok.

(2) Isi nomor Invoice sesuai dengan contoh kasus diatas.

(3) Klik untuk menentukan tanggal faktur.

(4) Centang pilihan Invoice jika transaksi bersifat kredit, centang pilihan Jasa jika transaksi bersifat jasa, dan centang pilihan Tunai jika transaksi bersifat tunai/kas.

(5) Digunakan untuk menentukan lokasi penyimpanan jika menggunakan sistem multi gudang.

(6) Isi dengan keterangan dari transaksi yang akan dicatat.

(7) Klik ganda pada kolom tersebut untuk menentukan barang yang akan diretur berdasarkan kode persediaan.

Copyri

ght @

Blog

gerB

orneo

.Com

Modul Zahir Accounting versi 5.1 Writed by Dwi Wahyudi, SE

Halaman - 100

(8) Isi dengan jumlah barang yang akan diretur.

(9) Klik dua kali pada kolom tersebut untuk menentukan pajak yang akan dikenakan.

(10) Klik untuk menentukan tanggal pengiriman barang.

(11) Tentukan transaksi pembelian yang akan diretur.

(12) Beri tanda centang jika ingin langsung mencetak faktur.

d. Pastikan semua data yang diisi telah benar, klik [Rekam] untuk menyimpan transaksi.

2. Cara Kedua - Menggunakan Modul Pembelian

a. Buat form isian Penerimaan Barang baru.

b. Isikan data sesuai dengan transaksi sebelumnya yang ingin diretur, untuk jumlah unit yang akan dikembalikan diketik dengan menambahkan tanda minus (-) didepannya.

Copyri

ght @

Blog

gerB

orneo

.Com

Modul Zahir Accounting versi 5.1 Writed by Dwi Wahyudi, SE

Halaman - 101

c. Pada kolom Credit/ Debit Memo, pilih transaksi yang akan diretur dan klik [OK].

d. Pastikan semua data-data yang di-masukkan benar. Klik [Rekam] maka secara otomatis jumlah saldo transaksi pembelian yang diretur akan berkurang.

D. Mencatat Pelunasan Hutang

Sebagai ilustrasi, pada tanggal 8 Juli 2008 perusahaan membayar hutang atas pembelian kredit di bulan Juni 2008 (tanggal 17 Juni 2008 dengan nomor faktur 12/TC-VI/2008).

Langkah-langkah yang dilakukan antara lain:

a. Pada modul Pembelian, pilih menu Pembayaran Hutang Usaha.

Copyri

ght @

Blog

gerB

orneo

.Com

Modul Zahir Accounting versi 5.1 Writed by Dwi Wahyudi, SE

Halaman - 102

b. Tampilan form isian Pembayaran Hutang akan muncul. Isikan data-datanya sesuai dengan faktur yang akan diretur. Tentukan nama pemasok dan klik ganda pada kolom No.Invoice untuk melihat transaksi yang akan dilunasi.

c. Jika data-data telah sesuai, klik pada kolom Sebesar yang masih kosong. Secara otomatis kolom tersebut akan terisi dengan nilai hutang yang akan dibayar, kemudian klik [Rekam].

Copyri

ght @

Blog

gerB

orneo

.Com

Modul Zahir Accounting versi 5.1 Writed by Dwi Wahyudi, SE

Halaman - 103

d. Jika ingin melihat daftar pembayaran hutang yang telah dibuat, pada modul Pembelian pilih menu Pembayaran Hutang Usaha.

e. Akan muncul Daftar Transaksi Pembayaran Hutang Usaha.

f. Tentukan transaksi yang akan ditampilkan kemudian klik [Perincian].

g. Klik [Selesai] untuk mengakhiri.

Copyri

ght @

Blog

gerB

orneo

.Com

Modul Zahir Accounting versi 5.1 Writed by Dwi Wahyudi, SE

Halaman - 104

E. Laporan Pembelian

Untuk melihat Laporan Pembelian, ikuti langkah-langkah sebagai berikut:

a. Pada modul Laporan, pilih sub menu Pembelian - Rincian pada kategori Laporan Pembelian dan Hutang.

b. Tampilan filter akan muncul, abaikan saja untuk melihat semua laporan pembelian pada bulan yang berjalan. Klik [OK] untuk melanjutkan.

c. Rincian untuk Laporan Pembelian akan terlihat seperti gambar dibawah ini.

Copyri

ght @

Blog

gerB

orneo

.Com

Modul Zahir Accounting versi 5.1 Writed by Dwi Wahyudi, SE

Halaman - 105