bab iv evaluasi standard operating procedures …thesis.binus.ac.id/doc/bab4/2009-2-00520-ak bab...

64

BAB IV

EVALUASI STANDARD OPERATING PROCEDURES ATAS FUNGSI

PENJUALAN GUNA MENING KATKAN EFISIENSI DAN EFEKTIFITAS

PADA PT. DINAMIKAJAYA BUMI PERSADA

IV.1. Perencanaan dan Pengendalian Evaluasi Standard Operating Procedures

(SO P)

Dalam memulai suatu evaluasi atau pemeriksaan, seorang auditor harus terlebih

dahulu memiliki perencanaan pemeriksaan, yaitu yang merupakan bentuk penyusunan

strategi menyeluruh mengenai tindakan yang akan dilakukan dan ruang lingkup

pemeriksaan. Yang menentukan luas dan sempitnya dari ruang lingkup adalah pada

pengendalian internnya. Semakin sempit ruang lingkup pemeriksaaan dan analisis bila

perusahaan memiliki pengendalian internal yang semakin baik, begitu pula sebaliknya.

Perencanaan pemeriksaan dan evaluasi atas fungsi penjualan berupa :

1. Membuat perencanaan dan waktu pelaksanaannya :

Jadwal pemeriksaan dan evaluasi ini dimulai :

• Pada pertemuan pertama, diterimanya proposal oleh pihak perusahaan PT.

Dinamikajaya Bumipersada sebagai objek penelitian skripsi dengan

persetujuan dari direktur.

• Pada pertemuan kedua, tahap survei pendahuluan dimulai dengan Factory

Manager yaitu Bapak Hendri Hendayat untuk memperoleh dan mendapatkan

informasi umum mengenai perusahaan dan juga meminta data – data

Standard Operating Prochedure (SOP) yang telah diterapkan. Dengan

65

adanya survei pendahuluan maka diharapkan akan diperolehnya data – data

yang bermanfaat untuk melakukan pemeriksaan lebih lanjut.

• Kemudian pada pertemuan ketiga, peneliti kemudian melakukan wawancara

dan meminta PPIC (Production, Planning and Inventory Control) yaitu

Bapak Agus Risdiyanto dan Bagian Penjualan yaitu Ibu Yuanita Susanti

untuk mengisi Internal Control Questionnaire yang telah disusun oleh

peneliti. Kemudian hasil temuan tersebut dibahas antar dua belah pihak.

• Dan pada pertemuan keempat, penulis membahas hasil temuan yang

diperoleh dengan Bapak Hendri Hendayat.

2. Membuat program kerja pemeriksaan dan evaluasi

a. Survei pendahuluan, bertujuan untuk mendapatkan informasi umum mengenai

perusahaan (auditan) tentang tata cara / operasi auditan dan ketaatan pada SOP

(Standard Operating Procedure) yang telah ada, khususnya dalam bidang

penjualan.

b. Pengujian SOP (Standard Operating Procedure), yang bertujuan untuk

mengidentifikasi akan kelemahan SOP yang berjalan dan dampaknya, serta

memanfaatkan TAO (Tentative Audit Objective) menjadi FAO (Finding Audit

Objective).

c. Pengembangan hasil temuan atau audit rinci, bertujuan untuk memantapkan FAO

menjadi temuan (finding) dan menetapkan unsur – unsur temuan seperti kondisi,

kriteria, sebab, akibat dan rekomendasi.

Tujuan dari pemeriksaan secara terinci adalah sebagai berikut :

66

1. Untuk menilai apakah pelaksanaan kegiatan penjualan yang telah berjalan

hingga saat ini telah sesuai dengan SOP (Standard Operating Prochedure)

perusahaan yang berlaku.

2. Menilai efektifitas kegiatan penjualan auditan.

Penjualan disebut efektif apabila barang yang dibutuhkan oleh pelanggan

dapat tersedia dengan tepat waktu, kualitas dan kuantitas yang sesuai dengan

permintaan pelanggan, serta diterima oleh pelanggan pada tempat yang tepat.

3. Menilai efisiensi kegiatan penjualan.

Penjualan disebut efektif apabila harga jual yang ditetapkan sesuai dengan

laba yang ingin dicapai perusahaan, tetapi dengan tetap menjaga akan

kualitas barang yang dijualnya.

4. Memberikan saran – saran atau opini perbaikan yang diperlukan.

Setelah dilakukan pemeriksaan, analisis serta evaluasi terhadap SOP

(Standard Operating Prochedure), maka akan diberikan saran – saran atau

rekomendasi perbaikan atas kelemahan yang mungkin timbul dalam fungsi

penjualan tersebut.

IV.2. Pelaksanaan Pemeriksaan dan Evaluasi

IV.2.1. Survei Pendahuluan (Preliminary Survey)

Pemeriksaan pendahuluan ini dilakukan untuk memperoleh informasi yang

bersifat umum mengenai latar belakang objek yang diperiksa dalam waktu yang relatif

singkat mengenai bisnis perusahaan, kegiatan operasional perusahaan, program atau

sistem yang dipertimbangkan untuk diperiksa, sehingga diperoleh pengetahuan dan

gambaran yang jelas secara umum mengenai kegiatan perusahaan tersebut. Survei

67

pendahuluan yang dilakukan untuk memperoleh informasi mengenai fungsi penjualan

perusahaan.

Pemeriksaan pendahuluan ini dilakukan dengan :

1. Dilakukan pengamatan fisik, mencakup fasilitas, kedisiplinan, ketaatan dan

kompetensi dari personil yang terlibat di dalam kegiatan penjualan.

2. Mengumpulkan bukti – bukti tertulis mengenai prosedur – prosedur yang telah

ditetapkan oleh perusahaan.

Untuk mengetahui, menentukan dan memahami hal – hal yang telah disebutkan

di atas, maka penulis akan melakukan langkah – langkah berikut :

a. Melakukan survey langsung ke PT. Dinamikajaya Bumipersada yang diawali dengan

survei pendahuluan untuk persiapan dan perencanaan pemeriksaaan. Dengan langkah

ini, maka akan diperoleh struktur organisasi perusahaan, uraian tugas (job

description), tanggung jawab dari masing – masing bagian yang terkait khususnya

fungsi penjualan yang berjalan dalam perusahaan, serta Standard Operating

Prochedure (SOP) perusahaan yang telah berjalan.

b. Wawancara / interview dengan pihak yang berwenang dan bertanggungjawab.

Dengan adanya wawancara sebelum dilakukannya pemeriksaaan dan analisis, maka

akan menghasilkan data yang akurat dan pasti mengenai kegiatan penjualan

perusahaan, yang nantinya akan diperiksa dan hal – hal yang berkaitan dengan

penerapan SOP (Standard Operating Procedure) yang telah berjalan.

c. Mempelajari prosedur atau langkah – langkah proses penjualan secara tunai dan

kredit.

d. Melakukan pengamatan (observasi) langsung terhadap cara kerja karyawan yang

terkait dalam proses penjualan tersebut.

68

e. Diajukannya daftar pertanyaan kepada pihak – pihak yang terkait dengan kegiatan

penjualan perusahaan yang akan diperiksa dan dievaluasi SOP-nya.

IV.2.2. Evaluasi Pengendalian Intern atas Fungsi Penjualan.

Evaluasi pengendalian intern atas fungsi penjualan ini dilakukan untuk menilai

kuat atau lemahnya suatu sistem pengendalian intern, sehingga kemudian dapat

dijadikan sebagai tolak ukur bagi penulis dalam menentukan luasnya pemeriksaan yang

akan dilakukan.

Selain dengan melakukan wawancara dengan para pejabat yang berwenang,

penulis juga membuat kuesioner untuk memperoleh data – data yang berkaitan dengan

pengendalian intern. Diharapkan dengan adanya kuesioner ini akan membantu

mempermudah dan memperjelas pemahaman atas data – data terkait. Pertanyaan dalam

kuesioner merupakan pertanyaan umum yang bersifat objektif dan disertai dengan

jawaban singkat masing – masing pertanyaan.

Kuesioner dapat dijawab “Ya” atau “Tidak”. Jawaban “Ya” menunjukkan

adanya kekuatan dalam pelaksanaan pengendalian penjualan yang telah dilakukan oleh

perusahaan. Sedangkan jawaban “Tidak” menunjukkan kelemahan dalam pengendalian

atas penjualan perusahaan. Kelemahan yang ditemukan akan dievaluasi dan diberikan

saran – saran perbaikannya. Hasil kuesioner dapat dilihat pada halaman berikut :

69

PT DINAMIKAJAYA BUMIPERSADA

Internal Control Questionnaire (ICQ)

PENJUALAN

No Pertanyaan Ya Ti dak Keterangan

1. Apakah perusahaan memiliki daftar uraian

tugas (job desk) untuk para karyawannya? √

2. Apakah perusahaan memiliki daftar harga

produk (price list) secara tertulis?

Bila “Ya”, apakah daftar harga tersebut

mencantumkan kode barang untuk tiap

jenis produk yang berbeda?

√

3 Apakah perusahaan mempunyai prosedur

penjualan dan kebijakan secara tertulis

mengenai harga jual, syarat penjualan

kredit, dan potongan penjualan?

Bila “Ya”, apakah prosedur dan kebijakan

yang berlaku, saling berbeda untuk tiap

customer?

Bila “Ti dak”, apakah manajer pemasaran

yang menetapkan semua kebijakan secara

informal dalam setiap transaksi penjualan?

√

4. Apakah penyimpangan dari daftar harga

(price list) yang berlaku harus disetujui

70


oleh management?

Bila “Ya”, apakah kebijakan daftar harga

baru tersebut dikomunikasikan dengan

baik ke seluruh bagian penjualan, termasuk

manajer pemasaran?

√

√

5. Apakah perusahaan memberlakukan sistem

reward & punishment bagi para

karyawannya?

Bila “Ya”, apakah management memiliki

wewenang :

a. Memberikan punishment berupa skors

bagi karyawan yang melanggar

peraturan?

b. Memberikan reward berupa bonus

tambahan gaji bagi karyawan yang

berprestasi?

√

√

√

6. Apakah perusahaan memberlakukan sanksi

bagi customer yang telat membayar

piutang?

Bila “Ya”, apakah pembeliannya akan

ditangguhkan sampai customer tersebut

melunasi piutang sebelumnya?

√

71


Bila “Ti dak”, apakah perusahaan akan

tetap menyetujui pembelian customer

tersebut tetapi tetap terus melakukan tindak

lanjut (follow-up) terhadap piutang yang

belum lunas?

√

7. Apakah fungsi penjualan terpisah dengan :

a. Fungsi keuangan?

b. Fungsi akuntansi?

c. Fungsi penagihan?

√

√

√

8. Sebelum pesanan (order) diproses, apakah

dilakukan persetujuan penawaran harga

terlebih dahulu dengan customer?

Bila “Ya”, apakah Kepala Penjualan yang

harus menyetujui penawaran harga

tersebut?

√

√

9. Apakah ada penilaian kredit yang

diberlakukan bagi semua customer secara

berkala dan teratur?

Bila “Ya”, apakah customer yang

pembayaran kreditnya lancar

akan mendapatkan peningkatan credit

limit?

√

√

72


10. Apakah ada penilaian kredit terhadap

customer baru sebelum penjualannya

disetujui?

Bila “Ya”, apakah ada kebijakan

pemberian credit limit terhadap customer

baru tersebut?

√

√

11. Apakah perusahaan melakukan

pengecekan terhadap status piutang

customer sebelum melakukan transaksi

penjualan?

Bila “Ya”, apakah sales admin

memberikan daftar piutang ke salesman

untuk cek status customer (mana saja

customer yang piutangnya belum lunas)?

√

√

12. Apakah setiap transaksi penjualan (sales

order) diminta purchase order dari

customer?

Bila “Ti dak”, apakah untuk SO yang

dibuat tanpa PO, di-confirm ke customer

terlebih dahulu?

√

13. Setelah pengiriman, apakah admin sales

selalu confirm ke customer jika barangnya

√

73


telah dikirim?

14. Apakah Delivery Order sementara :

a. Sudah prenumbered (bernomor urut

tercetak)?

b. Hanya salesman yang berhak membuat

saat memberikan barang ke customer?

c. Tembusannya diberikan ke admin sales

dan gudang setelah diotorisasi oleh

customer terlebih dahulu?

√

√

√

15. Apakah Delivery Order resmi :


tercetak)?

b. Apakah hanya sales admin yang berhak

membuat & kabag. penjualan yang

mengotorisasi?

c. Dikaitkan dengan invoice untuk

menjamin DO telah dibuatkan invoice-

nya sebelum dikirim bersama barang?

√

√

√

16. Apakah Sales Invoice :


tercetak)?

b. Hanya admin sales yang berhak

√

74


membuat & kabag. penjualan yang

mengotorisasi?

√

17. Apakah DO dan invoice yang batal, dicap

“BATAL” oleh manajer penjualan sebelum

akhirnya disimpan?

Bila “Ya”, apakah ada penjelasan tertulis

dalam dokumen mengenai alasan

pembatalan & diotorisasi oleh manajer

penjualan?

√

√

18. Retur penjualan :

a. Apakah ada kebijakan mengenai

tenggat waktu berlakunya retur?

b. Apakah admin sales akan membuat

credit memo berdasarkan Bukti

Penerimaan Barang dari gudang?

Apakah retur barang dibukukan dalam :

a. Buku besar persediaan?

b. Buku besar piutang?

√

√

√

√

19. Apakah perusahaan mempunyai kebijakan

cadangan kerugian piutang?

Bila “Ya”, apakah jumlah cadangan

√

75


kerugian piutang selama ini sudah efektif

dan telah sesuai dengan jumlah piutang tak

tertagih yang terjadi?

√

20. Apakah terdapat kebijakan manajemen

tentang penghapusan piutang?

Bila “Ya”, apakah penghapusan piutang

tak tertagih mendapat persetujuan lebih

dahulu dari management?

√

√

21. Apakah semua kebijakan telah

dikomunikasikan dengan baik antara

manajer penjualan dengan seluruh bagian

penjualan terkait?

Bila “Ya”, apakah informasi Laporan

Penjualan diberikan tiap bulannya ke

bagian finance dan accounting?

√

√

22. Apakah Laporan Penjualan yang dibuat

selalu diberikan tepat waktu ke pihak

management?

Bila “Ya”, apakah Laporan Penjualan

tersebut diberikan :

- Per bulan?

- Per kuartal?

√

√

76


23. Apakah setiap penyimpangan yang ada

dalam Laporan Penjualan dijelaskan

kepada management?

√

24. Apakah management melakukan tindakan

untuk mengatasi penyimpangan atas

laporan yang diterimanya?

√

Tabel 4.1. ICQ Penjualan


GUDANG (FINISH ED GOO DS WAREHOUSE)


1. Apakah perusahaan mempunyai daftar

uraian tugas (job desk) untuk para

karyawannya?

√

2. Apakah perusahaan memiliki prosedur

penyimpanan & pengiriman barang secara

tertulis?

√

3. Apakah dilakukan rekonsiliasi secara

berkala antara stok barang salesman

dengan catatan stok gudang?

Bila “Ya”, apakah tiap salesman

mendapatkan jumlah stok barang yang

√

77


sama dari gudang? √

4. Apakah dalam melakukan stock opname

bagian accounting ikut serta melakukan

pengecekannya dengan bagian gudang?

√

5. Apakah gudang membuat analisa stok

barang secara berkala sebagai dasar

pemesanan barang ke bagian produksi?

√

6. Apakah fungsi gudang / penyimpanan

barang terpisah dengan :

a. Fungsi pengiriman barang?

b. Fungsi penjualan?

c. Fungsi akuntansi?

√

√

√

7. Apakah ada pengecekan terhadap mutu dan

spesifikasi barang sebelum dikirim ke

customer maupun saat terima retur dari

customer?

√

8. Bila barang yang tersedia di gudang tidak

mencukupi jumlah order, apakah bagian

gudang akan melakukan pemesanan ke

bagian produksi?

Bila “Ya”, apakah gudang menggunakan

form Permintaan Barang Urgent untuk

√

78


confirm jumlah tambahan barang yang

diperlukan?

Bila “Ti dak”, apakah order akan di-

pending sampai jumlah barang yang

tersedia di gudang memenuhi?

√

9. Apakah salesman menggunakan form

Bukti Pengambilan Barang untuk

membawa stok barang dari gudang?

Bila “Ya”, apakah :


tercetak)?

b. Hanya bagian gudang yang berhak

membuat & kepala bagian gudang yang

mengotorisasi?

√

√

√

10. Apakah Delivery Order :


tercetak)?

b. Apakah hanya admin sales yang berhak

membuat & kepala bagian penjualan

yang mengotorisasi?

c. Apakah hanya bagian gudang yang

berhak membuat & kepala bagian

√

√

79


penjualan yang mengotorisasi? √

11. Apakah setiap pengiriman barang

didasarkan pada DO yang telah diotorisasi? √

12. Apakah dibuat Laporan Pengeluaran

Barang berdasarkan DO yang telah

diotorisasi oleh customer?

√

13. Retur penjualan :

a. Apakah gudang melakukan pengecekan

fisik terhadap kuantitas barang yang

dikembalikan oleh customer?

b. Apakah bagian gudang menggunakan

Bukti Penerimaan Barang untuk

diberikan ke admin sales & customer

untuk confirm bahwa retur disetujui?

c. Apakah retur barang dibukukan dalam :

• Kartu stok gudang?

• Buku besar persediaan?

√

√

√

√


dikomunikasikan dengan baik antar

seluruh bagian gudang?

Bila “Ya”, apakah informasi Laporan

Pengeluaran Barang diberikan secara

√

80


berkala ke bagian sales admin, accounting,

dan management?

15. Apakah Laporan Pengeluaran Barang

selalu diberikan tepat waktu kepada pihak

management?

Bila “Ya”, apakah laporan tersebut

diberikan :

a. Per bulan?

b. Per kuartal?

√

√


dalam Laporan Pengeluaran Barang selalu

dijelaskan kepada management?

√



laporan yang diserahkan padanya?

√

Tabel 4.2. ICQ Gudang (Finished Good Warehouse)

81


FINANC E



uraian tugas (job desk) secara tertulis untuk

para karyawannya?

√

2. Apakah perusahaan memiliki syarat

pembayaran tertentu untuk tiap customer

(Terms of Payment)?

Bila “Ya”, apakah hal ini ditetapkan oleh

manajer pemasaran berdasarkan kelancaran

pembayaran piutang tiap customer?

√

√

3. Apakah dilakukan rekonsiliasi berkala

antara saldo buku bank dengan rekening

koran atas semua transaksi penerimaan &

pengeluaran kas perusahaan?

√

4. Apakah fungsi penerimaan kas terpisah

dari :

- Fungsi pencatatan kas?

- Fungsi akuntansi?

- Fungsi penagihan?

√

√

√

5. Retur Penjualan :

a. Apakah bagian finance akan

82


mengurangi piutang customer sesuai

dengan credit memo yang dibuat oleh

admin sales?

b. Apakah retur barang dibukukan dalam :

• Buku besar persediaan?

• Kartu piutang?

√

√

√

6. Apakah perusahaan membuat analisis

umur piutang (aging schedule) untuk tiap

customer?

Bila “Ya”, apakah customer yang

piutangnya sudah mendekati jatuh tempo,

di-follow-up?

√

√

7. Apakah perusahaan memiliki kartu

piutang?

Bila “Ya”:

a. Apakah secara bulanan diadakan

pencocokan dengan buku besar?

b. Apakah yang melakukan pencatatannya

terpisah dari yang mengerjakan buku

besar?

c. Bila terdapat selisih dalam rekonsiliasi

dengan buku besar, apakah hanya

√

√

√

83


manager keuangan yang berhak

mengotorisasi?

√

8. Apakah setiap bulan dikirimkan statement

of account kepada customer?

Bila “Ya”:

a. Apakah secara bulanan diadakan

pencocokan dengan kartu piutang

perusahaan?

b. Apakah pengirimannya dilakukan oleh

orang selain petugas administrasi

piutang?

c. Bila terdapat selisih dalam rekonsiliasi

dengan kartu piutang, apakah hanya

manajer keuangan yang berhak

mengotorisasi?

√

√

√

√


dikomunikasikan dengan baik antara

manajer keuangan dengan seluruh bagian

keuangan terkait?

Bila “Ya”, apakah :

a. Laporan Piutang diberikan secara

berkala ke bagian sales admin,

√

84


accounting, & management?

b. Laporan Penerimaan Kas diberikan

secara berkala ke bagian accounting &

management?

√

√

10. Apakah Laporan Piutang & Laporan

Penerimaan Kas selalu diberikan tepat

waktu ke management?

Bila “Ya”, apakah diberikan :

- Per bulan?

- Per kuartal?

√

√


dalam Laporan Piutang dan Laporan

Penerimaan Kas selalu dijelaskan kepada

management?

√




√

Tabel 4.3. ICQ Finance

85


ACCO UNTING



uraian tugas (job desk) untuk para

karyawannya?

√

2. Apakah hanya bagian accounting yang

dapat mengakses pencatatan akuntansi di

dalam sistem?

Bila “Ya”, apakah selalu di-update per

transaksi tiap harinya?

√

√

3. Apakah dilakukan rekonsiliasi secara

berkala antara Laporan Penjualan dengan

Laporan Pengeluaran Barang?

√

4. Apakah fungsi accounting terpisah dari :

a. Fungsi penjualan?

b. Fungsi keuangan?

c. Fungsi penagihan?

√

√

√

5. Apakah bagian accounting melakukan

pengecekan ulang atas dokumen-dokumen

berikut yang diserahkan padanya :

a. Transaksi penjualan : DO, invoice,

kwitansi, Laporan Penjualan, Laporan

86


Piutang?

b. Transaksi penerimaan kas : Laporan

Penerimaan Kas?

c. Transaksi retur : invoice, Laporan

Pengembalian Barang?

√

√

√

6. Apakah dilakukan pengecekan ulang

secara periodik terhadap buku besar &

neraca saldo atas semua transaksi?

Bila “Ya”, apakah secara rutin disusun :

a. Rekonsiliasi bank?

b. Laporan keuangan bulanan?

c. Laporan keuangan tahunan?

√

√

√

√

7. Apakah semua informasi sehubungan

dengan pencatatan penjualan &

pembukuan telah dikomunikasikan dengan

baik antara manajer keuangan dengan

bagian accounting & management?

√

8. Apakah Laporan Keuangan selalu

diberikan tepat waktu ke direksi?

Bila “Ya”, apakah diberikan :

a. Secara bulanan?

b. Secara kuartalan?

√

√

87


c. Secara tahunan?


dalam Laporan Keuangan dijelaskan

kepada management?

√




√

Tabel 4.4. ICQ Accounting

IV.3. Hasil dan Temuan Pemeriksaan O perasional atas Fungsi Penjualan

Setelah dilakukan pemeriksaan terhadap penjualan, piutang dagang dan

penerimaan kas melalui data – data yang dikumpulkan baik berupa wawancara,

dokumen – dokumen dan pengisian internal control questionnaire (ICQ), ditemukan

beberapa kelemahan dalam pelaksanaan prosedur dan kebijakan manajemen yang telah

berjalan.

Dalam pelaporan temuan selama pemeriksaan, laporan tersebut harus

berdasarkan pada fakta, data serta bukti – bukti yang kuat. Fakta dan rekomendasi yang

disajikan harus disusun secara tepat dan jelas, sehingga kesimpulan yang dibuat dapat

mendukung hasil temuan. Penulis akan mengemukakan hasil pemeriksaan secara rinci

atas temuan yang sesuai dengan kondisi, kriteria yang seharusnya, sebab dan akibat dari

temuan tersebut, serta rekomendasi atas temuan tersebut, yang merupakan hasil akhir

dari pemeriksaan terhadap penjualan, piutang dan penerimaan kas pada perusahaan.

88

Berikut adalah laporan hasil temuan pemeriksaan atas fungsi penjualan, piutang

dan penerimaan kas pada PT. Dinamikajaya Bumipersada :

1. Tidak terdapat daftar uraian tugas (job desk) secara tertulis pada setiap bagian.

Kondisi : Perusahaan tidak memiliki daftar uraian tugas (job desk) secara tertulis,

dimana yang dimiliki hanya uraian tugas secara lisan saja.

Kriteria : Daftar uraian tugas (job desk) harus tertulis dan diberikan kepada setiap

bagian agar pembagian tugas dan tanggung jawab terbagi secara jelas dan

baik.

Sebab : Karena perusahaan mengganggap dengan mengkomunikasikannya

secara lisan saja sudah dapat dimengerti dan dipahami dengan baik, juga

tidak terjadi kekeliruan dalam wewenang dan tanggung jawab. Sehingga

perusahaan merasa tidak diperlukan lagi daftar uraian tugas (job desk)

secara tertulis.

Akibat : Bila perusahaan tidak mempunyai daftar uraian tugas (job desk) secara

tertulis maka besar kemungkinan terjadinya penyelewengan wewenang

dan tanggung jawab, yang nanti akan menyebabkan kurangnya efisiensi

dan efektifitas perusahaan.

Rekomendasi : Sebaiknya perusahaan memiliki daftar uraian tugas (job desk) secara

tertulis yang diberikan kepada setiap bagian. Sehingga dapat mengurangi

timbulnya kesalahpahaman atau penyelewengan wewenang dan tanggung

jawab, dan meskipun jika terjadi penyelewengan dapat diusut secara baik,

karena didukung dengan bukti yang kuat dan tertulis.

89

2. Perusahaan tidak memiliki kebijakan maksimum kredit terhadap para pelanggannya

(customer).

Kondisi : Belum ada kebijakan maksimum kredit yang ditetapkan oleh perusahaan

bagi para pelanggannya (customer).

Kriteria : Perusahaan perlu memiliki sanksi atau kebijakan yang diatur secara

tertulis bagi pelanggan mengenai keterlambatan pelunasan piutang.

Sebab : Karena selama ini pembayaran yang dilakukan pelanggan (customer)

lancar dan bila ada pelanggan (customer) yang melakukan pelunasannya

terlambat tetap melunasinya dengan itikad baik. Sehingga perusahaan

menganggap bahwa kebijakan mengenai pelunasan piutang masih belum

diperlukan bagi perusahaan.

Akibat : Perusahaan dapat mengalami kerugian di kemudian hari apabila

pelanggan tidak dapat melunasi piutangnya. Dan jumlah piutang tak

tertagih tersebut dapat menjadi sangat besar karena tidak adanya

kebijakan maksimum kredit.

Rekomendasi : Perusahaan sebaiknya membuat kebijakan maksimum kredit untuk

mencegah kerugian dikemudian hari apabila terdapat pelanggan yang

tidak dapat melunasi piutangnya.

3. Surat jalan (delivery order) sementara dan form bukti pengambilan barang tidak

bernomor urut cetak (prenumbered).

Kondisi : Formulir perusahaan yang berupa surat jalan sederhana dan juga form

bukti pengambilan barang tidak bernomor urut tercetak (prenumbered).

90

Kriteria : Surat jalan sederhana dan form bukti pengambilan barang harusnya

memiliki nomor urut tercetak (prenumbered) guna memudahkan proses

dokumentasi dan mempermudah penelurusan kebelakang (traceback).

Sebab : Perusahaan tidak memberikan nomor urut tercetak (prenumbered)

kepada surat jalan sederhana karena surat tersebut jarang digunakan,

sehingga tidak begitu diperlukan adanya nomor urut tercetak. Sedangkan

untuk form bukti pengambilan barang dikarenakan pihak yang ingin

mengambil barang digudang harus melalui izin dari kepala gudang

terlebih dahulu.

Akibat : Bila surat jalan sederhana dan formulir bukti pengambilan barang tidak

bernomor urut tercetak maka akan menyulitkan perusahaan dalam

menelusuri dokumen – dokumen tersebut.

Rekomendasi : Seharusnya walaupun sifatnya hanya surat jalan sederhana, tetapi

tetap harus diberikan nomor urut tercetak (prenumbered), begitu juga

dengan form bukti pengambilan barang. Karena dengan adanya

pemberian nomor urut tercetak (prenumbered) akan meningkatkan

pengendalian internal perusahaan dan mempermudah pemeriksa bila

terjadi kecurangan pada perusahaan, misalnya seperti kehilangan barang

tanpa adanya kejelasan.

4. Tidak terdapat batas waktu atau tenggat waktu dalam retur barang.

Kondisi : Perusahaan tidak memiliki kebijakan tertulis mengenai batas waktu atau

tenggat waktu dalam retur barang dari pihak pelanggan (customer).

Kriteria : Perusahaan harus mempunyai kebijakan dengan jelas dan tertulis yang

mengatur mengenai batas waktu atau tenggat waktu dalam retur barang

91

dari pihak pelanggan (customer). Sehingga proses retur penjualan tidak

terjadi secara sembarangan tanpa ada aturan yang jelas dan hanya

berdasarkan pada kebijakan manajemen seseorang saja.

Sebab : Perusahaan merasa bertanggung jawab terhadap produk yang dijual dan

bersedia menerima retur penjualan kapanpun.

Akibat : Dengan tidak adanya kebijakan mengenai retur barang, maka transaksi

retur yang diajukan oleh pelanggan tidak mengenal batas waktu, dengan

kata lain kapanpun pelanggan menyadari kualitas barang tidak sesuai

dengan permintaan, pelanggan dapat melakukan retur penjualan dan

disetujui oleh perusahaan, padahal bisa saja barang tersebut cacat karena

kesalahan dalam penyimpanan oleh pelanggan itu sendiri.

Rekomendasi : Perusahaan harus memiliki kebijakan tertulis mengenai tenggat

waktu atau batas waktu retur barang, sehingga kebijakan ini dapat

diberikan kepada pihak pelanggan (customer) dan akan mengurangi

kemungkinan timbulnya perlakuan semena – mena atau manipulasi retur

oleh pihak pelanggan.

5. Perusahaan tidak memiliki penyisihan piutang tak tertagih.

Kondisi : Perusahaan tidak memiliki ketentuan atau kebijakan tertulis yang

mengatur mengenai penyisihan piutang tak tertagih.

Kriteria : Seharusnya perusahaan mempunyai kebijakan dan ketentuan tertulis

dalam bentuk laporan keuangan yang mengatur mengenai penyisihan

piutang tak tertagih sehingga terdapat tindakan atau langkah – langkah

pencegahan bila terjadi piutang tak tertagih yang material yang nantinya

dapat mengganggu keuangan perusahaan.

92

Sebab : Karena selama ini perusahaan tidak mengalami hambatan yang berarti

dalam pelunasan piutang pelanggannya (customer), dan meskipun pernah

terdapat beberapa pelanggan yang mengalami hambatan dalam

pelunasannya, tetapi mereka masih memiliki itikad baik dalam melunasi

kewajibannya. Oleh karena itu perusahaan memutuskan untuk tidak

menetapkan penyisihan atas piutang tak tertagih.

Akibat : Perusahaan yang tidak memiliki penyisihan piutang tak tertagih

cenderung besar kemungkinannya untuk mengalami kerugian material

yang cukup besar dan akan mempengaruhi keuangan perusahaan.

Rekomendasi : Sebaiknya perusahaan membuat penyisihan atas piutang tak tertagih

yang bertujuan untuk berjaga – jaga bila terdapat piutang yang material

dan tidak dapat dilunasi sehingga dapat mengganggu keuangan

perusahaan. Dengan adanya penyisihan piutang tak tertagih perusahaan

juga akan menjadi lebih tertib dan mudah dalam mengawasi

keuangannya, sehingga penilaian piutang juga akan menjadi lebih baik.

6. Tidak terdapat pemisahan antara bagian penerimaan kas dan pencatatan kas.

Kondisi : Perusahaan tidak melakukan pemisahan tugas pada bagian penerimaan

kas dengan bagian pencatatan kas, sehingga hal ini dapat menimbulkan

kurangnya pengendalian internal dan bisa menyebabkan terjadinya

kecurangan.

Kriteria : Setiap perusahaan harus melakukan pemisahan tugas secara jelas antara

bagian penerimaan kas dengan bagian pencatatan kas guna memiliki

pengendalian internal yang kuat dalam mengawasi kegiatan penerimaan

dan pencatatan kas.

93

Sebab : Karena selama ini tidak terjadi penyelewangan dan kehilangan kas pada

perusahaan dan perusahaan menyatakan bahwa bagian pencatatan dan

penerimaan kas telah disupervisi oleh pihak lain, sehingga perusahaan

merasa bahwa tidak diperlukan pemisahan tugas lagi pada bagian ini.

Akibat : Bila perusahaan tidak melakukan pemisahan tugas dengan jelas pada

bagian penerimaan dan pencatatan kas, maka hal ini dapat menimbulkan

kecurangan pada kas, mengingat kas itu tidak memiliki entitas yang pasti,

karena itu kitting dan lapping dapat terjadi. Hal ini jika terus berlanjut

maka akan menimbulkan kerugian pada perusahaan dan menyebabkan

pengendalian internal yang buruk yang akan mempengaruhi efisiensi dan

efktivitas kegiatan operasional perusahaan.

Rekomendasi : Perusahan sebaiknya memiliki pemisahan tugas yang jelas pada

bagian penerimaan dan pencatatan kas. Hal ini dikarenakan kas itu

bersifat sensitif, sehingga dapat berpindah tangan dengan mudah. Oleh

karena itu diperlukan dua orang yang berbeda yang memiliki independasi

yang baik sehingga dapat saling mengawasi satu sama lain. Bila hal ini

sudah dijalakankan, maka perusahaan akan memiliki pengendalin internal

yang baik dan efisiensi dan efektifitas kegiatan operasional juga akan

semakin baik.

7. Tidak terdapat Surat Perintah Muat Barang (SPMB) pada waktu bagian gudan g

memasukkan barang ke dalam truk.

Kondisi : Perusahaan tidak memiliki bukti tertulis seperti Surat Perintah Muat

Barang (SMPB) pada waktu bagian gudang diperintahkan untuk

memindahkan barang dari gudang ke dalam truk untuk dikirim.

94

Kriteria : Perusahaan harus memiliki bukti tertulis bila memerintahkan bagian

gudang untuk memindahkan barang ke dalam truk sebelum dikirim

kepada pelanggan (customer) yang dapat berupa Surat Perintah Muat

Barang (SPMB). Hal ini bertujuan untuk meningkatkan pengendalian

internal pada perusahaan, sehingga meminimalkan kemungkinan

terjadinya kesalahan dalam bentuk jenis atau jumlah barang sebelum truk

kembali ke bagian penjualan untuk dibuatkan surat jalan dan juga

memberikan bukti tertulis yang kuat bahwa bagian penjualan

mengotorisasi bagian gudang untuk memuat barang ke truk.

Sebab : Perusahaan tidak memiliki SPMB karena bagian penjualan sudah

mempercayai ketelitian dari kinerja bagian gudang. Sehingga kecil sekali

kemungkinan bahwa akan terjadi kesalahan dalam memuat (loading)

barang ke dalam truk, dan juga perusahaan merasa tidak dibutuhkan

dokumen tertulis lagi dari bagian gudang karena otoritas dapat dilakukan

lewat telepon saja.

Akibat : Hal ini dapat menimbulkan kegiatan operasional yang tidak efisien dan

efektif, dimana bila akan menimbulkan kerja dua kali jika terjadi

kesalahan. Perusahaan harus mengirim barang kembali ke pelanggan

(customer) bila terjadi kekurangan pesanan atau kesalahan jenis barang,

dan perusahaan harus kembali memasukkan ke gudang bila terjadi

kelebihan pesanan. Dan juga bagian gudang tidak memiliki bukti tertulis

yang kuat bila terjadi kesalahpahaman dengan bagian penjualan, dimana

hal ini nanti sulit dibuktikan karena tidak memiliki bukti tertulis (SPMB).

95

Rekomendasi : Perusahaan menerbitkan atau membuat ketetapan mengenai

penggunaan bukti tertulis yaitu Surat Perintah Muat Barang (SPMB)

setiap kali bagian penjualan mengotorisasi bagian gudang untuk memuat

(loading) barang dari gudang ke dalam truk, sehingga nanti pada saat truk

sampai pada bagian penjualan untuk dibuatkan surat jalan, maka bagian

penjualan tinggal memeriksa kembali jumlah dan jenis barang sesuai

SPMB dan kemudian dibuatkan surat jalan untuk ditukar dengan SPMB

tersebut. Hal ini akan mencegah timbulnya kesalahan dalam pengiriman

barang kepada pelanggan (customer), memberikan bukti tertulis yang

kuat bagi bagian gudang serta meningkatkan pengendalian internal dan

kinerja operasi perusahaan menjadi efektif dan efisien.

8. Tidak terdapat pemisahan antara fungsi pengiriman barang dan penyimpanan

barang di gudang.

Kondisi : Perusahaan masih menggabungkan antara fungsi pengiriman barang dan

penyimpanan barang di gudang.

Kriteria : Harus ada pemisahan antara fungsi penyimpanan dan fungsi pengiriman

barang di bagian gudang. Sehingga dapat mengurangi kesalahan data dan

juga mengurangi kemungkinan terjadinya kecurangan, sehingga dapat

meningkatkan pengendalian internal perusahaan.

Sebab : Perusahaan menganggap bahwa secara berkala telah dilakukan stock

opname atas fungsi gudang sehingga bila nanti terjadi kekurangan barang

atau kesalahan dapat dideteksi. Oleh karena itu perusahaan menganggap

bahwa tidak diperlukan pemisahan tugas pada fungsi penyimpanan dan

pengiriman barang.

96

Akibat : Bila tidak terdapat pemisahan fungsi penyimpanan dan pengiriman

barang maka timbulnya kesalahan dan kecurangan ada bagian gudang

menjadi semakin besar. Hal ini dikarenakan bagian gudang tidak ada

yang mengawasi, mengingat fungsi mereka tidak terpisah. Walaupun

pada akhirnya nanti akan dilakukan stock opname, tetap hal ini tetap akan

merugikan perusahaan lebih dahulu, karena selama proses stock opname

belum berlanjut, kecurangan masih dapat terjadi.

Rekomendasi : Perusahaan melakukan pemisahan tugas antara fungsi penyimpanan

dan pengiriman barang pada bagian gudang. Sehingga orang yang

menyimpan barang pada gudang tidak sama dengan orang yang

melakukan pengiriman barang. Dengan dilakukan pemisahan maka

pengendalian internal akan menjadi lebih baik dan mengurangi timbulnya

kecurangan dan kesalahan data.

9. Tidak terdapat Standard Operating Procedures (SOP) dalam pembuatan surat jalan

sederhana.

Kondisi : Perusahaan belum memiliki pedoman tertulis yang berupa Standard

Operating Procedures (SOP) untuk pembuatan surat jalan sederhana,

dimana sekarang ini masih memakai surat jalan biasa yang diberikan

memo seperlunya saja.

Kriteria : Perusahaan harus memiliki Standard Operating Procedures (SOP)

untuk memberikan pedoman tertulis bagi para staff-nya yang terlibat

dalam proses pembuatan surat jalan sederhana.

Sebab : Karena perusahaan menganggap dalam membuat surat jalan sederhana

tidak terlalu rumit sehingga dapat dijelaskan langsung kepada staff yang

97

berkepentingan melalui lisan saja, sehingga hal ini masih belum

dipertimbangkan oleh perusahaan untuk dibuatkan pedoman pembuatan

surat jalan sederhana secara tertulis.

Akibat : Dengan tidak dimilikinya pedoman tertulis yang mengatur dalam

pembuatan surat jalan sederhana maka akan mengakibatkan perusahaan

tidaka ada bukti tertulis yang mengatur secara jelas mengenai surat jalan

sederhana yang nantinya bisa dapat menimbulkan kesalahan pemahaman

atau kesalahan pembuatan dalam membuat surat jalan sederhana.

Misalnya saja surat jalan sederhana tidak diotorisasi oleh pihak – pihak

yang tepat atau surat jalan sederhana tersebut tidak didistribusikan

dengan tepat kepada orang yang berkepentingan.

Rekomendasi : Sebaiknya perusahaan memiliki pedoman tertulis surat jalan

sederhana berupa Standard Operating Procedures (SOP) sehingga

terdapat kebijakan dan aturan – aturan yang jelas dan tertulis yang

mengatur prosedur, batasan – batasan serta keperluan dalam membuat

surat jalan sederhana. Hal ini tentu juga akan mencegah timbulnya

kesalahan dalam pendistribusian surat jalan dan kesalahan otorisasi oleh

pihak – pihak diluar berkepentingan. Berikut adalah SOP yang

disarankan :

No Uraian Pelaksana Time Frame

III.1

III.1. Surat jalan sederhana dibuat untuk :

a. Sample product / komponen.

b. Adrindo tidak bisa digunakan.

Staff/Adm. Sales

H

98

No Uraian Pelaksana Time Frame

c. Barang pengganti

III.2

Surat jalan sederhana harus mencantumkan : Item barang / komponen yang dikirm, jumlah, No. PO / No. Memo berserta harga dan satuannya.

Staff/Adm. Sales

H

III.3

Surat jalan sederhana ke inter group, tanda tangan hanya pada kolom penanggung jawab barang dan kepala sales administrasi tidak perlu tanda tangan kepala pabrik.

Staff/Adm. Sales

H

III.4

Surat jalan sederhana keluar (selain inter group) tanda tangan harus semua kolom, yaitu penanggung jawab barang, kepala sales administrasi dan kepala pabrik.

Adm. Kepala Sales, Kepala

Pabrik H

III.5 Kepala pabrik memberi otorisasi kepada Sales untuk membuat rekap surat jalan sederhana setiap akhir bulan.

Ka. Subsie Sales

H + 5

Tabel 4.5. SOP Surat Jalan Sederhana

IV.4. Program Pemeriksaan atas Fungsi Penjualan

IV.4.1 Prosedur Pemeriksaan atas Penerimaan Pesanan

Tujuan pemeriksaan

Untuk menilai apakah penerimaan pesanan telah dipenuhi sesuai dengan pesanan

pelanggannya, untuk memeriksa apakah pesanan tersebut telah tercatat oleh bagian

penjualan, serta untuk mengetahui dan memeriksa apakah perusahaan telah memiliki

prosedur penerimaan pesanan.

Prosedur Pemeriksaan

99

1. Mendapatkan informasi, memeriksa serta mempelajari proses penerimaan

pesanan dari bagian penjualan.

2. Mengevaluasi apakah kebijakan penerimaan pesanan yang berjalan sudah efisien

dan efektif.

3. Memeriksa serta mengevaluasi apakah terdapat dokumen pendukung yang

relevan , misalnya bila ada perubahan permintaan pelanggan dibuatkan surat

perintah kerja yang baru.

4. Mengevaluasi dan memeriksa kelengkapan isi dari dokumen pesanan pelanggan

serta data – data pelanggan, apakah telah tertulis jelas mengenai :

a. Nama, alamat serta tujuan pengiriman barang.

b. Jenis, jumlah dan unit satuan barang.

c. Tanggal penerimaan pesanan dan tanggal pengiriman barang.

d. Adanya potongan harga (discount) yang diberikan.

5. Memberikan saran – saran perbaikan atas permasalahan yang ada.

IV.4.2. Prosedur Pemeriksaan atas Pembuatan Surat Jalan dan Faktur

Tujuan Pemeriksaan

Untuk mengetahui apakah terjadi penyelewengan dalam pembuatan surat jalan

dan faktur, untuk mengetahui pihak – pihak mana saja yang berwenang dalam membuat

dan mengotorisasi surat jalan dan faktur, serta untuk mengetahui apakah perusahaan

telah memiliki prosedur tertulis dalam pembuatan surat jalan dan faktur.


1. Mendapatkan data – data atau informasi serta mempelajari proses pembuatan

surat jalan dan faktur.

100

2. Memeriksa apakah surat jalan dan faktur yang telah dibuat sudah sesuai dengan

pesanan pelanggan, berikut hal – hal yang harus diperhatikan :

a. Identitas Pelanggan.

b. Nomor dan tanggal pembuatan surat jalan dan faktur.

c. Syarat pembayaran (dalam faktur).

d. Harga barang, kode barang, jenis barang dan jumlah barang.

e. Potongan harga (discount) yang telah disetujui.

3. Memeriksa apakah faktur dan surat jalan yang akan dikirimkan kepada

pelanggan sudah diotorisasi oleh pihak yang berwenang.

4. Memeriksa apakah terdapat kesalahan data dalam pembuatan surat jalan dan

faktur yang akan menyebabkan kesalahan pengiriman barang kepada pelanggan.

5. Memberikan saran – saran perbaikan kepada perusahaan atas masalah yang

dihadapi.

IV.4.3. Prosedur Pemeriksaan atas Pengiriman Pesanan kepada Pelanggan

Tujuan Pemeriksaan

Untuk mengetahui apakah pesanan pelanggan telah dikirimkan dengan tepat

waktu dan sesuai permintaan pelanggan, serta untuk mengetahui apakah pesanan

pelanggan tersebut telah didukung oleh dokumen yang lengkap.


1. Mempelajari dengan seksama mengenai prosedur dan ketentuan dalam

pengiriman barang kepada pelanggan.

2. Memeriksa sebelum pengiriman barang apakah barang yang akan dikirim telah

sesuai dengan surat jalan dan faktur yang dibuat.

101

3. Memeriksa apakah surat jalan serta faktur penjualan sudah diotorisasi oleh pihak

yang berwenang pada saat pengiriman barang.

4. Memeriksa apakah dokumen pengiriman barang sudah dicap “sudah dikirim /

diterima” oleh pihak pelanggan atau penerima barang.

5. Memeriksa apakah ada pesanan telah dikirim tepat waktu kepada pelanggan.

6. Memeriksa apakah terdapat kemungkinan kesalahan pada saat pengiriman

barang kepada pelanggan.

7. Memberikan kesimpulan dan saran – saran yang dibutuhkan.

IV.4.4. Prosedur Pemeriksaan atas Pencatatan Piutang

Tujuan Pemeriksaan

Untuk mengetahui apakah penyisihan piutang tak tertagih telah ditetapkan secara

memadai, untuk mengetahui apakah akan terjadi penyelewengan pada piutang, serta

untuk mengetahui apakah piutang tersebut telah dilaporkan secara berkala kepada pihak

yang berkepentingan.


1. Mendapatkan dan mempelajari dengan baik akan proses pencatatan piutang

perusahaan.

2. Memeriksa apakaha ada bagian khusus yang bertanggungjawab atau bertugas

untuk melakukan penagihan piutang kepada pelanggan.

3. Memeriksa dokumen – dokumen yang mendukung terjadinya transaksi piutang

(faktur penjualan, memo kredit dan dokumen – dokumen lainnya).

4. Memeriksa apakah terdapat sanksi bagi pelanggan yang telat membayar

piutangnya.

102

5. Memberikan saran – saran perbaikan atas temuan yang ada.

IV.4.5. Prosedur Pemeriksaan atas Penagihan Piutang

Tujuan Pemeriksaan

Untuk mengetahui apakah piutang telah dibayar dengan tepat waktu dan

semestinya, untuk mengetahui apakah sudah terdapat prosedur atau kebijakan tertulis

mengenai penagihan piutang, serta untuk mengetahui apakah kebijakan tersebut sudah

cukup baik dalam meningkatkan kolektibilitas piutang sehingga perusahaan tidak

mengalami hambatan yang akan menyebabkan kerugian akibat tingginya piutang tak

tertagih.

Prosedur pemeriksaan

1. Mendapatkan serta mempelajari prosedur penagihan piutang yang ada pada

perusahaan.

2. Memeriksa apakah bagian piutang telah membuat daftar piutang dagang dan

mengirimkan tagihan kepada pelanggan secara rutin.

3. Memeriksa apakah semuan penerimaan pembayaran (uang tunai, giro, cek atau

bukti pelunasan lainnya) telah diterima sebagaimana mestinya oleh bagian

piutang.

4. Memeriksa kembali apakah informasi yang tercantum dalam faktur yang akan

dikirim kepada pelanggan telah benar.

5. Memberikan saran – saran perbaikan serta kesimpulan kepada perusahaan.

IV.6. Prosedur Pemeriksaan atas Pencatatan Penerimaan Kas

Tujuan Pemeriksaan

103

Untuk memeriksa apakah prosedur penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan

sudah ditaati dan dijalankan dengan semestinya, serta untuk mengevaluasi apakah setiap

penerimaan kas sudah didukung dengan bukti – bukti yang cukup.


1. Memeriksa apakah kebijakan pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas yang

telah berjalan sudah efisien dan efektif.

2. Mengevaluasi dan memeriksa apakah sudah dilakukan pemisahan atas bagian

penagihan, bagian piutang dan bagian penerimaan kas.

3. Memeriksa apakah bukti penerimaan kas telah sesuai dengan faktur yang dibuat

sebelumnya.

4. Mengevaluasi serta memeriksa apakah kas atau cek yang diterima telah langsung

disetorkan kepada Bank pada hari yang sama atau paling tidak selambat –

lambatnya keesokan harinya, serta apakah jumlah yang disetor sama dengan

jumlah uang yang ditagih.

5. Memberikan saran – saran serta kesimpulan atas temuan yang ada.

bab iv evaluasi standard operating procedures …thesis.binus.ac.id/doc/bab4/2009-2-00520-ak bab...

Documents