PENERAPAN STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

PADA LAYANAN PEMUSTAKA DI PERPUSTAKAAN FITK

UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

Skripsi

Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh

Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan

Oleh:

SARIFUDDIN

107025001283

JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI

JAKARTA

1435 H./2014 M.

PENERAPAN STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

PADA LAYANAN PEMUSTAKA DI PERPUSTAKAAN FITK

UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

Skripsi

Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh

Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan

Oleh:

Sarifuddin

NIM.107025001283

Pembimbing

Nuryudi, MLIS

NIP.19670912199931002

JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI

JAKARTA

1435 H./2014 M.

LEMBAR PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa:

1. Skripsi ini merupakan hasil karya asli saya yang diajukan untuk memenuhi

salah satu persyaratan memperoleh gelar strata-1 di Universitas Islam

Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. Semua sumber yang saya gunakan dalam penulisan skripsi ini telah saya

cantumkan dengan ketentuan yang berlaku di Universitas Islam Negeri

Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Jika ditemukan hari terbukti bahwa karya ini bukan hasil karya asli saya

atau merupakan jiplakan dari karya orang lain, saya bersedia menerima

sanksi yang berlaku di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah

Jakarta.

i

ABSTRAK

Sarifuddin

Penerapan Standard Operating Procedures (SOP) Pada Layanan Pemustaka

di Perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana tahapan, pemanfaatan,

penerapan dan faktor-faktor apa saja yang menunjang dan menghambat penerapan

Standard Operating Procedures (SOP) pada layanan pemustaka. Lokasi

penelitian di perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Fokus

penelitian ini adalah SMM ISO 9001:2008 FITK yakni SOP perpustakaan yang

mengatur Layanan Pemustaka khususnya layanan sirkulasi yaitu: dokumen SOP

no. FITK-POS-PERPUS-11, FITK-POS-PERPUS-12, FITK-POS-PERPUS-10,

FITK-POS-PERPUS-14, FITK-POS-PERPUS-16. Metode penelitian yang

digunakan adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Hasil

penelitian ini menunjukan bahwa awal mula diterapkan SOP perpustakaan FITK

melakukan tahapan implementasi berupa sosialisasi, distribusi ke unit-unit, dan

pembinaan/pelatihan. sehingga pustakawan FITK memanfatkan dan menggunakan

SOP sebagai pedoman dalam melakukan pekerjaannya. Berbeda dengan keadaan

saat ini, wujud SOP hanya sebatas dokumen yang kurang dimanfaatkan karena

tidak adanya sosialisasi, distribusi, pembinaan/pelatihan, dan pengawasan atau

kontrol terhadap penerapan SOP. Pada penerapannya ada prosedur layanan yang

kurang sesuai dengan SOP yang telah dibuat yakni dokumen SOP no. FITK-POS-

PERPUS-12, FITK-POS-PERPUS-14 dan FITK-POS-PERPUS-16. Adapun

kendala penerapan SOP dikarenakan Jaringan internet yang lambat dan sering

putus menyebabkan tehambatnya proses pelayanan, Ketidak jelasan struktur

organisasi perpustakaan apakah dibawah FITK atau perpustakaan utama, dan

Kurangnya tenaga pustakawan yang akan menerapkan SOP.

Kata kunci: SOP Perpustakaan, Layanan Pemustaka

ii

KATA PENGANTAR

Assalamu alaikum Wr. Wb

Tidak ada hentinya penulis panjatkan puja-puji dan syukur ke hadirat

Allah SWT yang telah memberikan pertolongan, kemudahan dari setiap kesulitan

yang datang dan kekuatan, kesabaran dalam menghadapinya. Atas rahmat dan

karuniaMu penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dan tidak pula lupa shalawat

serta salam kepada Nabi Muhammad SAW sebagai Nabi yang membawa rahmat

bagi seluruh umat. Di mana skripsi ini pemulis susun dengan maksud untuk

memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana (S1) Jurusan Ilmu

Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta. Dengan judul skripsi “Penerapan Standard Operating

Procedures (SOP) Pada Layanan Pemustaka di Perpustakaan FITK UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta”.

Penulis menyadari bahwa proses penyelesaian skripsi ini tidak lepas dari

bantuan dan semangat dari berbagai pihak dan untuk itu, penulis mengucapkan

terima kasih kepada yang terhormat:

1. Prof. Dr. Oman Fathurahman, M.Hum selaku Dekan Fakultas Adab dan

Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. Pungki Purnomo, MLIS, ketua Program Studi Ilmu Perpustakaan dan

Informasi dan Mukmin Suprayogi M.Si sekretaris Program Studi Ilmu

iii

Perpustakaan dan Informasi atas kesabaran dan waktunya dalam menghadapi

semua pertanyaan penulis.

3. Kepada pembimbing skripsi, yang penulis hormati Nuryudi, MLIS. atas

kesabaran dan waktunya dalam memberikan saran, masukan dan pengarahan

yang sangat berarti bagi penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

4. Kepada ibu Ida Farida, MLIS. Sebagai penguji satu dan Mukmin Suprayogi

M.Si sebagai penguji dua. Terimakasih atas bimbingan, masukan dan sarannya

dalam perbaikan skripsi ini juga bagi penulis.

5. Kepada para dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas

Islam Negeri Jakarta yang telah memberikan ilmu, tenaga dan waktu yang luar

biasa kepada penulis selama ini,

6. Kepada Ayahku H. Muchtar dan Ibuku St. Aminah yang memberikan

dukungan secara materi dan do’a yang tidak pernah putus dan juga telah

memberikan kepercayaan yang amat besar bagi penulis.

7. Kepada saudara(i) kadungku Samsia, Maisarah, Lukman Hakim dan Hijriah

yang dengan bawelnya selalu menanyakan kelulusanku. Sehingga memacu

penulis untuk menyelesaikan skirpsi ini.

8. Kepada teman seperjuanganku Samnur Abdullah dan Syahril Ramadhan, yang

senantiasa memberikan support dan do’a dalam pembuatan skripsi ini.

Semoga kita tetap saling mendukung dan mendoakan untuk mencapai semua

tujuan masing-masing.

9. Kepada teman-teman ku tercinta Jurusan Ilmu Perpustakaan 2007: Mahmud,

Syamsul, Umam, Hadi, bassam, Bayu, Ican, Ridwan, Mona, Bryan yang

iv

masih terus berjuang. terima kasih atas bantuannya baik kecil maupun besar

tetapi semuanya sangat berarti bagi penulis. Dan untuk seluruh teman-teman

angkatan 2007 penulis yang tidak bisa disebutkan satu persatu.

10. Kepada teman-teman HIPPMIB bersatu Jakarta yang senantiasa mengingatkan

untuk menyelesaikan Skripsi ini. Tapi tetap saja selalu mengajak dan

merespon untuk terus bermain PES. Selalu saling mengingatkan dan selalu

mendukung Studi .

Demikian ucapan terima kasih dari penulis, penulis berharap semoga Allah

SWT yang membalas segala kebaikan yang telah diberikan kepada penulis.

Penulis juga berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi orang lain dan dapat

menjadi pendidikan bagi pembaca.

Jakarta, 3 September, 2014

SARIFUDDINPenulis

v

DAFTAR ISI

ABSTRAK

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

DAFTAR TABEL

DAFTAR GAMBAR

DAFTAR BAGAN

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang………..........................................................1

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah …………...………...5

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian.………………….………...6

D. Metode Penelitian……………………………..…………...7

E. Penelitian Terdahulu....…..……………………..……….....10

F. Sistematika Penulisan..………………………..…………...13

BAB II TINJAUAN LITERATUR

A. Perpustakaan Perguruan Tinggi……………………………...15

B. Layanan Perpustakaan……………………………………….19

C. Pelayanan Sirkulasi…………………………………………..25

D. Standard Operating Procedures (SOP)……………………..31

BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN FITK UIN SYARIF

HIDAYATULLAH JAKARTA

A. Sejarah Singkat Perpustakaan FITK…………………………43

B. Visi dan Misi Perpustakaan FITK…………………………...44

C. Sturktur Organisasi Perpustakaan FITK……………………..45

D. Layanan Perpustakaan Perpustakaan FITK………………….46

E. Koleksi Perpustakaan Perpustakaan FITK…………………..47

F. Tata Tertib Perpustakaan Perpustakaan FITK……………….51

G. Prosedur Penggunaan Layanan Perpustakaan FITK………...56

H. SOP Layanan Pemustaka Perpustakaan FIT……..………….61

vi

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Tahapan Penelitian…………………………………………...72

B. Hasil Penelitian………………………………………………73

1. Sejarah Penerapan SOP Perpustakaan FITK…………….73

2. Tahapan penerapan SOP pada Layanan Pemustaka

FITK…………………………………….……………….75

3. Pemanfaatan dan Penerapan SOP Pada Layanan Pemustaka

Perpustakaan FITK………………………………………82

4. Kendala dan hambatan dalam pelaksanaan SOP pada

layanan pemustaka perpustakaan FITK………………….95

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan…………………………………………………103

B. Saran………………………………………………………..105

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

BIOGRAFI PENULIS

vii

DAFTAR TABEL

Tabel 1: Jam layanan……………………………………………………………46

Tabel 2: Klasifikasi Islam……………………………………………………….49

Table 3: Jumlah koleksi berdasarkan DDC……………………………………..50

Table 4: Jumlah koleksi berdasarkan bahasa……………………………………51

Tabel 5: Jumlah koleksi berdasarkan koleksi lainnya…………………………...51

Tabel 6: Daftar informan………………………………………………………...72

Tabel 7: Dafatar tim ISO………………………………………………………...74

Tabel 8: Daftar obbservasi penelitian pada layanan pemustaka………………....87

viii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 : Nomor Panggil Buku…………………………………………...50

Gambar 2 : SOP peminjaman buku…………………………………………88

Gambar 3 : SOP pengembalian buku……………………………………….89

Gambar 4 : SOP pendaftaran anggota baru dan lama………………………90

Gambar 5 : SOP peminjaman buku untuk fotokopi………………………...91

Gambar 6 : SOP pelayanan surat bebas pustaka…..………………………...92

ix

DAFTAR BAGAN

Bagan 1 : Sturuktur Organisasi…………………………………………....45

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Dewasa ini perkembangan perpustakaan dapat dikatakan berjalan lebih

cepat, seiring dengan meningkatnya kesadaran dari berbagai pihak akan

pentingnya perpustakaan. Begitu halnya di lingkungan perguruan tinggi sering

terdengar ungkapan perpustakaan adalah jantungnya perguruan tinggi.

Perpustakaan perguruan tinggi merupakan bagian integral dari perguruan

tinggi tempat bernaung, sehingga tujuan perpustakaan perguruan tinggi harus

sejalan dengan tujuan perguruan tinggi tersebut.

Pada prinsipnya perpustakaan perguruan tinggi diselenggarakan dengan

tujuan untuk menunjang pelakasanaan program Tri Dharma Perguruan Tinggi

yaitu: Dharma pertama, pendidikan dan pengajaran dilaksanakan dengan cara

mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan, dan menyebarluaskan

informasi bagi mahasiswa dan dosen sesuai dengan kurikulum yang berlaku.

Dharma kedua, penelitian dilakukan melalui kegiatan mengumpulkan, mengolah,

menyimpan, menyajikan, dan menyebarluaskan informasi bagi para peneliti.

Dharma ketiga, pengabdian kepada masyarakat. Diselenggarakan melalui

2

kegiatan mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan menyebarluaskan informasi

masyarakat.1

Sebagai unit pelayanan informasi ilmiah terutama kepada civitas akademika

maupun masyarakat yang berasal dari luar kampus, perpustakaan dituntut untuk

bekerja secara profesianal dengan mengutamakan kualitas, kecepatan, kemudahan

dalam pelayanan. Agar dapat menjalankan tugasnya secara optimal dibutuhkan

suatu manajemen perpustakaan yang baik.

Manajemen perpustakaan merupakan suatu proses kegiatan yang

dilaksanakan perpustakaan untuk mencapai sasaran seefisien mungkin dengan

menggunakan sumber daya yang ada. Sumber daya tersebut adalah SDM (Sumber

Daya Manusia), sarana, metode, serta dana. Agar manajemen berdayaguna tujuan

yang menjadi sasaran manajemen harus jelas. Koontz dan O’Donnell dalam

bukunya the principle of management an analysis of managerial function yang

dikutip oleh Abdul Rahman Shaleh menyebutkan bahwa fungsi management ada

lima yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penentuan dan

pengaturan staf (staffing), pengarahan (directing) dan pengawasan (controlling).2

Pengawasan (controlling) merupakan upaya untuk menetapkan standar prestasi

pada sasaran perencanaan, merancang sistem umpan balik informasi,

membandingkan prestasi sesungguhnya dengan prestasi standar, menentukan dan

mengukur penyimpangan dan memperbaikinya. Untuk dapat melaksanakan fungsi

pengawasan tersebut maka diperlukan suatu standar. Standar merupakan sebuah

aturan biasanya digunakan untuk bimbingan tetapi dapat pula bersifat wajib

1 Abdul Rahman Shaleh,.et al. Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi. (Jakarta:Universitas Terbuka, 1995) h. 17

2 Abdul Rahman Shaleh,.et al. Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi, h. 3

3

(paling sedikit dalam praktek), yang memberi batasan spesifikasi dan

pemustakaan sebuah objek atau karakteristik sebuah proses dan karakteristik

sebuah metode.3

Di sisi lain tuntutan pemustaka kepada perpustakaan semakin tinggi.

Perpustakaan diharapkan tidak sekedar sebagai mediator dalam pelayanan

informasi akan tetapi juga harus mampu berfungsi sebagai penyedia fasilitas

dalam penyediaan kebutuhan informasi ilmiah. Agar perpustakaan dapat

memenuhi kebutuhan pemustaka maka upaya pemanfaatan dan pelayanan

informasi ilmiah di perpustakaan juga perlu didukung dengan manajemen

pelayanan yang baik, salah satunya melalui pelayanan yang konsisten dan terbuka

untuk diaudit. Perwujudan transparansi dan standarisasi pelayanan dapat

dilakukan antara lain melalui penyusunan standar pelayanan bagi setiap jenis

pelayanan dan kegiatan yang ada di perpustakaan. Selanjutnya untuk

menghasilkan kinerja yang sesuai dengan standar yang telah ditentukan maka

diperlukan adanya rangkaian prosedur yang distandarkan. Prosedur yang standar

atau lebih dikenal dengan Standard Operating Procedures (SOP) secara

sederhana dapat diartikan sebagai pedoman yang menunjukkan apa yang harus

dilakukan, kapan hal tersebut dilakukan, dan siapa yang melakukannya.

Dengan demikian SOP bagi Perpustakaan menjadi penting karena dapat

berfungsi membantu perpustakaan dalam memberikan pelayanan kepada civitas

akademika secara baik, konsisten, efektif dan efisien dalam hal, memberikan

pedoman atau petunjuk bagi sivitas akademika tentang suatu prosedur pelayanan

3 Sulistiyo Basuki, Tekhnik dan Jasa Dokumentasi, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,1992)

4

perpustakaan yang harus dilakukan, menyediakan pedoman bagi semua staf

perpustakaan dan pejabat perpustakaan dalam melaksanakan pelayanan rutin

perpustakaan, menghindari adanya tumpang tindih pelaksanaan tugas pelayanan

perpustakaan kepada sivitas akademika, membantu penelusuran terhadap

kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan perpustakaan, dan

menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi4.

Perpustakaan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan (FITK) UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta sebagai salah satu institusi yang mempunyai tugas melayani

informasi rujukan bidang pendidikan Islam dan keguruan. Guna mencapai

tugasnya, maka perpustakaan FITK menyusun dan menerapkan SMM ISO

9001:2008 Standard Operating Procedures (SOP), Namun kadangkala antara

standard dan penerapannyan di lapangan sering tidak sejalan dan tidak sesuai yang

di harapkan. Selain itu perpustakaan FITK merupakan perpustakaan Fakultas di

lingkunan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta yang menggunakan Standard

Operating Procedures (SOP).

Berangkat dari hal di atas, penulis tertarik melakukan suatu penelitian yang

berjudul “PENERAPAN STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PADA

LAYANAN PEMUSTAKA DI PERPUSTAKAAN FITK UIN SYARIF

HIDAYATULLAH JAKARTA”

4Darmono, “Pengembangan Standard Operating Procedures (SOP) untuk Perpustakaan

Perguruan Tinggi,” artikel diakses pada 25 September 2010 darihttp://library.um.ac.id/index.php/Artikel-Pustakawan/pengembangan-standard-operating-procedures-sop-untuk-perpustakaan-perguruan-tinggi.html.

5

B. PEMBATASAN DAN PERUMUSAN MASALAH

Mengingat luasnya pembahasan yang diatur dalam Standard Operating

Procedures (SOP) mulai dari seleksi, pengadaan, pengolahan bahan pustaka,

hingga layanan pemustaka. Mengingat keterbatasan waktu dan biaya yang

dimiliki, penulis perlu untuk memperjelas sasaran yang akan dicapai melalui

penelitian sesuai dengan masalah yang telah dikemukakan di atas maka penulis

memberikan pembatas yang jelas dan sesuai topik yang ingin diteliti sebagai

berikut:

1. Penelitian ini bertempat di Perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah

Jakarta

2. Penelitian ini berfokus pada SMM ISO 9001:2008 FITK yakni dokumen

Standard Operating Procedures (SOP) yang mengatur Layanan

Pemustaka khususnya layanan sirkulasi yaitu: a. layanan peminjaman

dokumen SOP nomor: FITK-POS-PERPUS-11, pengembalian dan

perpanjangan dokumen SOP nomor: FITK-POS-PERPUS-12, b. layanan

pendaftaran anggota baru dan lama dokumen SOP nomor: FITK-POS-

PERPUS-10, b. layanan peminjaman buku untuk fotokopi dokumen SOP

nomor: FITK-POS-PERPUS-14, c. layanan bebas pustaka dokumen SOP

nomor: FITK-POS-PERPUS-16.

Adapun perumusan masalah dalam skripsi ini yaitu :

1. Bagaimana tahapan penerapan Standard Operating Procedures (SOP)

pada layanan pemustaka di perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah

Jakarta ?

6

2. Sejauh mana pemanfaatan dan penerapan Standard Operating Procedures

(SOP) dapat meningkatkan layanan pemustaka di Perpustakaan FITK UIN

Syarif Hidayatullah Jakarta ?

3. Faktor-faktor apa saja yang menghambat penerapan Standard Operating

Procedures (SOP) dalam rangka peningkatan layanan pemustaka di

perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta ?

C. TUJUAN DAN MANFAAT PENELITIAN

1. Mengetahui bagaimana tahapan penerapan Standard Operating

Procedures (SOP) pada layanan pemustaka di perpustakaan FITK UIN

Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. Mengetahui bagaimana pemanfaatan dan penerapan Standard Operating

Procedures (SOP) meningkatkan layanan pemustaka sesudah diterapkan

pada layanan pemustaka di perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah

Jakarta.

3. Mengetahui faktor-faktor apa saja yang menghambat penerapan Standard

Operating Procedures (SOP) dalam meningkatan layanan pemustaka di

perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

Sedangkan manfaat hasil penelitian ini adalah:

1. Maanfaat Akademis

a. Mengembangkan wawasan peneliti dalam proses belajar.

b. Sebagai referensi bagi peneliti- peneliti selanjutnya tentang Standard

Operating Procedures (SOP) dalam meningkatan layanan pemustaka.

7

2. Manfaat Praktis

Diharapkan dapat berguna bagi perpustakaan FITK sebagai referensi

untuk menerapkan Standard Operating Procedures (SOP) dalam upaya

meningkatkan layanan pemustaka.

D. METODE PENELITIAN

1. Jenis dan Pendekatan Penelitian

Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif, yaitu kegitan yang

dilakukan untuk menggambarkan sifat suatu keadaan yang sementara

berjalan pada saat penelitian dilakukan, dan memeriksa sebab-sebab dari

suatu gejala tertentu.5

Penelitan ini menggunakan pendekatan kualitatif, yaitu suatu metode

yang berfungsi sebagai prosedur penelusuran masalah yang diselidiki

dengan menggambarkan atau melukiskan subjek dan objek penelitian

berdasarkan fakta-fakta yang tampak atau sebagai mana adanya.6

2. Objek dan Subjek Penelitian

Objek penelitian ini adalah dokumen-dokumen Standard Operating

Procedures (SOP), berupa prosedur-prosedur dan format-format yang

disahkan perpustakaan FITK UIN Jakarta baik dalam softcopy maupun

hasil print outnya. Subjek penelitiannya adalah sumber daya manusia yang

5 G. Sevila, at al., Pengantar Metode Penelitian (Jakarta: Penerbit Universitas Indonesia,1993) h. 71

6 Hadawi Nawawi, Metodologi Penelitian Bidang Sosial, (Yogyakarta: Gajah Mada

University Press, 1998), cet. Ke-8, h. 63

8

terlibat dalam proses penerapan Standard Operating Procedures SOP

yang dibatasi kepada pustakawan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Informan

Informan diperlukan dalam penelitian ini untuk menjawab

pertanyaan dalam pedoman wawancara yang telah disusun. Informan

penilitian ini adalah seluruh pustakawan perpustakaan FITK khususnya

staf layanan pemustaka. Dengan asumsi bahwa setiap informan atau

pustakawan FITK mempunyai kewajiban untuk menggunakan SOP dalam

melakukan pekerjaanya khususnya pelayanan. Selain itu setiap informan

memiliki pengalaman bekerja dan informasi yang cukup untuk menjawab

permasalahan dalam penelitian ini.

4. Sumber Data

Sumber data dalam penelitian ini adalah:

1. Data primer, yaitu data-data dan dokumen SMM ISO 9001:2008 SOP

yang diperoleh dari sumber utama. Dalam penelitian ini sumber

utamanya perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

2. Data sekunder, data-data yang diperoleh dari literatur-literatur atau

bacaan yang berkaitan dengan penelitian ini.

Untuk menyempurnakan data dan informasi dalam penelitian ini,

maka penulis menggunakan kedua jenis data tersebut di atas.

5. Teknik Pengumpulan Data

9

Adapun teknik pengumpulan data yang penulis gunakan untuk

mengumpulkan data sesuai dengan tujuan penelitian ini adalah :

a. Kajian pustaka menggunakan buku-buku, artikel, yang online dan

tercetak. Peniliti juga mengkaji dan mempelajari dokumen SOP

perpustakaan FITK yang berkaitan dengan layanan sirkulasi. Ini

dilakukan untuk mencapai pemahaman yang komperenhensif tentang

konsep-konsep yang akan dikaji. Dan sebagai landasan teori untuk

memperkuat analaisa data dalam penelitian. Informasi dari buku

tersebut adalah yang berkaitan denga judul penelitian ini.

b. Wawancara langsung, yaitu dengan mengadakan pertemuan secara

langsung antara penulis dengan pustakawan perpusatakaan FITK UIN

Syarif Hidayatullah Jakarta untuk mendapatkan data-data dalam

penulisan skripsi ini.

c. Observasi lapangan atau mengamati langsung yaitu pengumpulan data

yang dilakukan penulis untuk menilai keadaan lingkungan yang

dijadikan objek penelitian. Observasi dilakukan selama 5 hari yaitu

pada tanggal 2 juni sampai dengan 6 juni 2014 untuk melihat

bagaimana proses pelayanan sirkulasi dan membadingkanya dengan

dokumen SOP perpustakaan FITK.

6. Teknik Pengolahan Data

Berdasarkan metode yang digunakan dalam penlitian ini, maka data

akan disajikan dalam bentuk deskriptif-kualitatif. Data-data yang

ditemukan di lapangan akan dikaji dan dijelaskan secara terperinci

10

sehingga dapat ditarik kesimpulan tentang proses penerapan SOP pada

layanan pemustaka di perpustakaan FITK. Pengolahan data dimulai

dengan pengkajian dokumen SOP layanan pemustaka perpustakaan FITK,

kemudian membandingkannya dengan data yang diperoleh dari hasil

wawancara pribadi dan observasi lapangan mengenai proses penerapan

SOP pada layanan pemustaka di perpustakaan FITK UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta.

E. PENELITIAN TERDAHULU

1. Implementasi dan evaluasi SOP (Standard Operational Procedure) di

perpustakaan Penulis : Hari Rachmawati (Skripsi),

Penelitian yang dilakukan oleh Hari Rachmawati bertempat di

perpustakaan Universitas Kristen Petra Surabaya. Tujuan penelitian ini

adalah berupaya untuk memberikan gambaran mengenai implementasi dan

evaluasi Standard Operational Procedure (SOP) di perpustakaan. Metode

penelitian yang digunakan adalah sebagai berikut: Pendekatan penelitian

secara kuantitatif, Tipe penelitian deskriptif, Lokasi penelitian di

perpustakaan Universitas Kristen Petra Surabaya, Instrumen penelitian

dengan menggunakan kuesioner dan angket, Teknik pengumpulan data

melalui data primer, data sekunder, observasi, dan studi pustaka, Analisis

data dengan menggunakan kuantitatif deskriptif. Hasil penelitian secara

umum sistem evaluasi yang dilakukan meliputi dari tahap awal

penyusunan SOP, tahap pelaksanaaan SOP, tahap hasil dari implementasi

11

SOP, dan tahap evaluasi SOP. Penerapan SOP di perpustakaan

menunjukkan perubahan yang bagus dalam segala hal, karena apa yang

diberikan kepada pemustaka sudah memiliki standar layanan.

Perbedaan penelitian yang dilakukan Hari Rachmawati dengan

penelitian yang saya lakukan dapat dilihat dari segi metode penelitian

yaitu: pendekatan secara kualitatif, teknik pengumpulan data melalui

observasi dan wawancara, pembatasan masalah, penelitian saya berfokus

pada implementasi dalam layanan pemustaka khususnya layanan sirkulasi.

Hasil penelitian saya dengan adanya SOP, pustakawan dapat melayani

pemustaka perpustakaan FITK UIN secara efektif dan efisien serta proses

pelayanan yang merata kepada seluruh pemustaka perpustakaan.7

2. Evaluasi SOP perpustakaan perguruan tinggi : studi kasus

Perpustakaan Universitas Indonesia Penulis : Hisyami Adib. A

(Skripsi)

Penelitian yang di lakukan oleh Hisyami Adib. A bertempat di

Perpustakaan Universitas Indonesia. Metode penelitian yang diguanakan

adalah: pendekatan penelitian secara kualitatif dan tipe penelitian

deskriptif. Tehnik pengumpulan data melalui observasi dan wawancara.

Sampel penelitian ini adalah pustakawan perpustakaan UI yang telah

bekerja minimal 5 tahun, variabel penelitian ini adalah keseluruhan SOP

7Hari Rachmawati, Implementasi dan evaluasi SOP (standart operational prosedure) di

perpustakaan (Study Deskriptif Tentang Implementasi dan Evaluasi SOP pada Pustakawan danMahasiswa di Perpustakaan Universitas Kristen Petra Surabaya). [Skripsi], Surabaya: UniversitasAirlangga, 2010.

12

mulai dari penyusunan penerapan sampai pada tahap evaluasi, analisis data

yang digunakan adalah analisis kualitatif. Hasil penelitian ini

menunjukkan bahwa SOP yang disusun oleh berbagai pihak yang

berkompetensi baik secara akademis maupun empiris terhadap situasi yang

terjadi di perpustakaan ini pada awal implementasinya direspon dengan

baik oleh para staf yang bekerja di lapangan karena mereka berpendapat

bahwa adanya SOP memang mempermudah pekerjaan mereka, terutama

jika mereka harus berpindah bagian. Akan tetapi situasi lapangan yang

dinamis dan cepat berubah tidak diikuti dengan revisi berkesinambungan

pada SOP yang telah ada sehingga para staf perpustakaan mengalami

kesulitan untuk mengerjakan pekerjaan mereka sesuai dengan SOP yang

baku karena tidak lagi sesuai dengan apa yang mereka hadapi di lapangan.

Perbedaan antara penelitian yang dilakukan oleh Hisyami Adib. A

dengan penelitian saya dapat di lihat dari segi pembatasan masalah,

penelitian saya berfokus kepada penerapan SOP khususnya yang mengatur

layanan pemustaka. Hasil penelitian yang saya lakukan, dengan adanya

SOP pustakawan dapat melayani pemustaka perpustakaan FITK UIN

secara efektif dan efisien serta proses pelayanan yang merata kepada

seluruh pemustaka perpustakaan. 8

8Hisyami Adib. A, Evaluasi SOP Perpustakaan Perguruan Tinggi : Studi Kasus Perpustakaan

Universitas Indonesia. [skripsi], Jakarta: Universitas Indonesia, 2007.

13

F. SISTEMATIKA PENULISAN

Secara garis besar skripsi ini terdiri dari 5 (lima) bab dengan sub bab. Agar

mendapat arah dan gambaran yang jelas mengenai hal yang tertulis, berikut ini

sistematika penulisannya secara lengkap :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini membahas Latar Belakang Masalah, Batasan dan

Rumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat Penelitian, Metode

Penelitian, dan Sistematika Penulisan.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini menjelaskan tinjauan umum tentang perpustakaan

pergurunan tinggi, Standard Operating Procedures (SOP), dan

layanan pemustaka.

BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN FITK UIN SYARIF

HIDAYATULLAH JAKARTA

Pada bab ini menjelaskan tentang profil dari objek penelitian yaitu

perpustakaan FITK, mulai sejarah, dari visi misi, struktur

orgamisasi hingga layanan pemustaka yang terdapat diperpustakaan

FITK.

BAB IV PEMBAHASAN DAN HASIL PENELITIAN

Membahas inti persoalan yang diperbincangkan dalam penelitian

ini, berupa layanan pemustaka, dan penerapan Standard Operating

Procedures (SOP) dalam meningkatkan layanan pemustaka

14

BAB V PENUTUP

Pada bab ini berisikan Kesimpulan Penelitian yang merupakan

jawaban dari perumusan masalah dalam penelitian. Selain itu juga

berisi saran dari penulis selama melakkukan penelitian.

15

BAB II

TINJAUAN LITERATUR

A. Perpustakaan Perguruan Tinggi

Pada dasarnya perpustakaan merupakan suatu instansi yang memilliki

proses kerja yang sama, yaitu memberikan pelayanan informasi. Namun seiring

perkembangannya, jenis perpustakaan semakin bertambah, setiap perpustakaan

memiliki definisi dan kriteria tertentu yang membedakannya dengan perpustakaan

lain. Perpustakaan perguruan tinggi merupakan salah satu dari sekian banyak

perpustakaan.

“Perpustakaan perguruan tinggi adalah suatu unit kerja yangmerupakan bagian integral dari suatu lembaga induknya, yang bersama-sama dengan unit lainnya tetapi dalam peranan yang berbeda, bertugasmembantu perguruaan tinggi yang bersangkutan dalam melaksanakan TriDharmanya.”1

Profesor Sulistyo Basuki seorang pakar Ilmu Perpustkaan dan Informasi

menyatakan bahwa “Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang

terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang

berafiliasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan

tinggi mencapai tujuannya.”2

Sedangkan menurut Sutarno NS menjelaskan Perpustakaan perguruan tinggi

mencakup universitas, sekolah tinggi, institut, akademi, dan lain sebagainya yang

1 Noerhayati S, Pengelolaan Perpustakaan: Jilid I (Bandung: Alumni, 1987) h. 1.2 Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu perpustakaan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1993),

h.51

16

berada di lingkungan kampus untuk membantu perguruan tinggi tersebut dengan

tujuan melaksanakan tri dharma perguruan tinggi.3

Dalam Standar Nasional Perpustakaan disebutkan perpustakaan perguruan

tinggi bertujuan memenuhi kebutuhan informasi pengajar dan mahasiswa di

perguruan tinggi. Perpustakaan perguruan tinggi dapat juga terbuka untuk publik.4

Dari beberapa pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa perpustakaan

perguran tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, sekolah

tinggi, akademi, institut, atau pendidikan lainnya yang berfungsi menyediakan dan

menyebarluaskan informasi guna membantu perguruan tinggi dalam mencapai

tujuannya yakni pendidikan, penelitian dan mengabdian kepada masyarakat, yang

lebih dikenal sebagai tri dharma perguruan tinggi.

1. Tujuan Perpustakan Perguruan Tinggi

Menurut Noerhayati S, tujuan diselenggarakannya perpustakaan

perguruan tinggi adalah untuk mendukung, memperlancar serta

meningkatkan kualitas pelaksanaan program kegiatan perguruan tinggi

melalui pelayanan informasi yang meliputi aspek-aspek pengumpulan

informasi, pengolahan informasi, pemanfaatan informasi, dan

penyebarluasan informasi.5

3 Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan: Suatu pendekatan Praktik (Jakarta: Sagung Seto,2006), h. 35-36

4 Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (PNRI), Standar Nasional Perpustakaan(SNP) Bidang Perpustakaan Sekolah dan Perpustakaan Perguruan Tinggi (Jakarta: PerpustakaanNasional, 2011), h. 2

5 Noerhayati.S, Pengelolaan Perpustakaan: Jilid 1, h. 2

17

Selaras dengan pernyataan di atas, menurut pendapat Sulistyo

Basuki, tujuan perpustakaan perguruan tinggi antara lain sebagai berikut:

a. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi,

lazimnya staf pengajar dan mahasiswa. Sering pula mencakup tenaga

kerja administrasi perguruan tinggi.

b. Menyediakan bahan pustaka (referensi) pada semua tingkatan

akademis,

c. Menyediakan ruangan belajar bagi pengguna perpustakaan.

d. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis

pengguna.

e. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada

lingkungan.6

Dari pendapat di atas, bisa disimpulkan perpustakaan perguruan

tinggi bertujuan untuk mendukung kinerja perguruan tinggi melalui

pelayanan informasi mulai dari menghimpun, mengolah, sampai

menyebarluaskan informasi kepada masyrakat akademis, baik dalam

lingkungan perguruan tingginya maupun masyrakat akademis secara luas.

2. Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi

Pada dasarnya fungsi utama perpustakaan perguruan tinggi adalah

menunjang tri dharma perguruan tinggi. Hal ini senada dengan yang

dinyatakan Sutarno, tugas dan fungsi perpustakaan perguruan tinggi yang

6 Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, 1993) h. 52

18

utama adalah menunjang proses pendidikan, penelitian dan pengabdian

kepada masyarakat yakni tri dharma perguruan tinggi.7

Sedang Sulistyo Basuki, mengatakan fungsi utama perpustakaan

perguran tinggi antara lain:

a. fungsi edukatif, perpustakaan membantu mengembangkan potensi

mahasiswa dengan sistem pembelajaran yang terdapat dalam

kurikulum pendidikan,

b. fungsi informasi, perpustakaan membantu mahasiswa dalam

memperoleh informasi sebanyak-banyaknya melalui penelusuran

informasi yang ada di perpustakaan,

c. menunjang kegiatan penelitian, dalam hal ini perpustakaan

menyediakan sejumlah informasi yang diperlukan agar proses

penelitian dosen, mahasiswa, dan staf non edukatif dapat dilakukan

berdasar data-data yang diperoleh dari perpustakaan,

d. sebagai tempat rekreasi atau hiburan, mahasiswa dapat

mengandalkan perpustakaan untuk mengurangi ketegangan setelah

lelah belajar dengan bahan bacaan ringan dan menghiburkan yang

ada di perpustakaan.8

Dalam rancangan peraturan pemerintah tentang pelaksanaan UU 43

tahun 2007 sebagaimana yang dikutip oleh Abdul Rahman Saleh,

dinyatakan bahwa perpustakaan perguruan tinggi berfungsi sebagai

7 Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan: Suatu pendekatan Praktik, hal. 368 Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu perpustakaan, h. 107

19

sumber belajar, peneltian, deposit internal, pelestarian dan pusat jejaring

bagi civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi.9

Selain yang disebutkan di atas Noerhayati membagi fungsi tersebut

menjadi dua bagian yaitu sebagai berikut:

a. Ditinjau dari segi proses pelayanannya berfungsi sebagai: pusat

pengumpulan informasi, pusat pelestarian informasi, pusat

pengelolaan informasi, pusat pemanfaatan informasi dan pusat

penyebarluasan informasi.

b. Ditinjau dari segi program kegiatan perguruan tinggi berfungsi

sebagai pusat pelayanan informasi untuk: program pendidikan dan

pengajaran, program penelitian dan program pengabdian

masyarakat.10

Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan

perguruan tinggi berfungsi sebagai pusat informasi guna menunjang

proses tri dharma perguruan tinggi yakni pendidikan, penelitian dan

pengabdian kepada masyarakat.

B. Layanan Perpustakaan

Perpustakaan mempunyai tugas menghimpun, mengolah dan

menyebarluaskan informasi, tentulah akan sangat bermanfaat apabila semua

informasi tersebut dimanfaatkan oleh pengguna. Pelayanan sebagai unsur utama

9 Abdul Rahman Saleh, Percikan Pemikiran di Bidang Kepustakawanan (Jakarta: SagungSeto, 2011), h. 45-46

10 Noerhayati.S, Pengelolaan Perpustakaan: Jilid 1, h. 53

20

dalam kegiatan perpustakaan mempunyai peranan penting guna menjembatani

pemustaka dengan sumber informasi dan pemanfaatan fasilitas perpustakaan

Sutarno NS menyatakan, layanan perpustakaan merupakan salah satu

kegiatan utama disetiap perpustakaan yang lansung berhubungan dengan

masyarakat, dan sekaligus merupakan barometer keberhasilan penyelenggaraan

perpustakaan.11

Menurut Lasa HS, pelayanan pepustakaan mencakup semua kegiatan

pelayanan kepada pengguna yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan

koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan

pengguna perpustakaan. Kegiatan pelayanan kepada pengguna perpustakaan

merupakan pelayanan yang diberikan oleh suatu perpustakaan untuk menyebarkan

informasi dan pemanfaatan koleksi. Pengguna perpustakaan tidak hanya

menginginkan pelayanan yang diberikan pihak perpustakaan saja, tetapi juga

menginginkan pelayanan tersebut dalam jumlah dan kualitas yang memadai.12

1. Layanan Pemustaka Perpustakaan Perguruan Tinggi

Dalam dunia perpustakaan dikenal dua macam layanan

perpustakaan, yaitu layanan teknis dan layanan pengguna. Dalam undang-

undang nomor 43 tahun 2007 sebagaiman yang dikutip oleh Hotman

Nababan dinyatakan bahwa pengguna layanan/perputakaan disebut dengan

istilah pemustaka. Pemustaka adalah pengguna perpustakaan yaitu

11 Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan: Suatu pendekatan Praktik, h. 90.12 Lasa Hs, Jenis-jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan (Yogyakarta: Gadjah Mada

University Press, 1994), h. 122.

21

perseorangan, kelompok orang, masyarakat, atau lembaga yang

memanfaatkan fasilitas layanan perpustakaan.13

Dalam Standar Nasional Perpustakaan dijelaskan bahwa layanan

teknis meliputi kegiatan pengadaan dan pengolahan bahan perpustakaan

yang dilakukan berdasarkan kebutuhan pemustaka, dan kegiatan lain yang

berhubungan dengan pekerjaan mempersiapkan bahan perpustakaan.

Sedang layanan pemustaka, layanan yang lansung berhubungan dengan

pemustaka, meliputi: layanan sirkulasi, layanan referensi dan literasi

informasi.14

Sejalan dengan di atas, Ridwan Siregar seperti yang dikutip Faisal

Hariadi menjelaskan tentang pelayanan perputakaan:

a. pelayanan teknis, yang mencakup kegiatan pengadaan, pengatalogan

dan perawatan koleksi. Prosedur dan mekanisme kerja dari kegiatan

tersebut harus dirumuskan dengan baik agar pekerjaan pembinaan

koleksi dapat berjalan dengan lancar. Standar-standar pengolahan

harus ditetapkan, dan peralatan-peralatan serta bahan-bahan yang

diperlukan untuk itu harus disediakan.

b. pelayanan pemustaka, yang mencakup kegiatan antara lain

peminjaman dan keanggotaan, bantuan atau bimbingan penggunaan

bahan pustaka, layanan penelusuran dan silang layang. Untuk

kelancaran pelayanan pemustaka, harus ditetapkan jam buka

13 Hotman Nababan, “Perpustakaan Sebagai Service Provider dalam Konteks PelayananPrima,” Media Pustakawan Vol. 17 No. 3 dan 4 2010, h. 42

14 Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (PNRI), Standar Nasional Perpustakaan(SNP) Bidang Perpustakaan Sekolah dan Perpustakaan Perguruan Tinggi, h. 1

22

perpustakaan, peraturan penggunaan bahan pustaka dan prosedur serta

mekanisme setiap jenis pelayanan yang ditawarkan. Untuk keperluan

pengembangan, data pelayanan harus dikumpulkan setiap saat.15

Abdul Rahman Shaleh menyebutkan macam layanan pemustaka

antara lain: layanan sirkulasi, layanan referensi, layanan pendidikan

pemakai, layanan penelusuran informasi, layanan penyebarluasan

informasi terbaru, layanan penyebarluasan informasi terseleksi, layanan

penerjemahan, layanan fotokopi, dan lain-lain. Namun dalam

pelaksanaannya layanan-layanan tersebut diintegrasikan ke dalam layanan

informasi dan layanan referensi.16

Sejalan dengan di atas, Standar Nasional Perpustakaan tentang

perpustakaan perguruan tinggi menyebutkan jenis layanan perpustakaan

sekurang-kurangnya peliputi layanan sirkulasi, layanan referensi, literasi

informasi, dan layanan teknologi informasi dan komunikasi.17 Berikut ini

penjelasannya:

a. Layanan sirkulasipelayanan sirkulasi mencangkup semua bentuk kegiatan

pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, pemustakaan koleksi

15 Fasisal Hariadi, “Kualitas Pelayanan Sirkulasi Perpustakaan di Unit Pelaksana TeknisPerpustakaan Universitas Negri Yogyakarta: Tahun 2012 (Skripsi S1 Fakultas Pendidikan,Universitas Negri Yogyakarta, 2012), h.23

16 Abdul Rahman Shaleh, Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi (Jakarta:Universitas Terbuka, 1995) h. 178.

17 Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (PNRI), Standar Nasional Perpustakaan(SNP) Bidang Perpustakaan Sekolah dan Perpustakaan Perguruan Tinggi, h. 5.

23

perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan

pemustaka jasa perpustakaan.18

b. Layanan referensi

“Pelayanan referensi dapat diartikan sebagai proses pemberian

jawaban oleh pustakawan atas pertanyaan pengunjung, yang

jawabannya dapat dicari melalui sumber-sumber informasi yang

dimiliki perpustakaan.”19

c. Literasi informasi

“Kemampuan untuk mengenal kebutuhan informasi untukmemecahkan masalah, mengembangkan gagasan, mengajukanpertanyaan penting, menggunakan berbagai strategi pengumpulaninformasi, menetapkan informasi yang cocok, relevan danotentik.”20

d. Layanan teknologi informasi dan komunikasi

“Penggunaan komputer dan internet dalam sebagian besarprogram-program inti perpustakaan, yaitu dalam bidangadministrasi ketata usahaan, pengolahan informasi, pengadaanbahan, dan dalam bidang pelayanan informasi danpenelusurannya.”21

2. Sistem Pelayanan Perpustakaan

Sistem pelayanan perpustakaan dapat dibedakan melalui dua macam

yaitu sistem pelayanan terbuka (open Access) dan sistem pelayanan

tertutup (close access).

18 Lasa Hs, Jenis-jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan, h. 1.19 Pawit M. Yusup, Ilmu Informasi, Ilmu Komunikasi dan Kepustakaan (Jakarta: Bumi

Aksara, 2009) h. 458.20 Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (PNRI), Standar Nasional Perpustakaan

(SNP) Bidang Perpustakaan Sekolah dan Perpustakaan Perguruan Tinggi, h. 1.21 Pawit M. Yusup, Ilmu Informasi, Ilmu Komunikasi dan Kepustakaan, h. 468.

24

“Pada sistem layanan terbuka pengguna dapat masuk ke ruangpenyimpanan koleksi, sihingga dapat mencari dan menemukansendiri bahan pustaka yang diperlukannya Sedangkan pada sistemlayanan tertutup pengguna harus meminta bantuan pustakawan untukmencari bahan pustaka yang diperlukannya.22

Sedang menurut Abdul Rahman Shaleh, sistem pelayanan terbuka

perpustakaan memberi kebebasan kepada pengunjungnya untuk dapat

masuk dan memilih sendiri koleksi yang diinginkannya dari rak. Petugas

hanya mencatat apabila koleksi tersebut akan dipinjam serta dikembalikan.

Sistem pelayanan tertutup merupakan kebalikan dari sistem terbuka,

pengunjung tidak boleh masuk ke ruangan koleksi, tetapi yang dibutuhkan

harus diambilkan oleh petugas.23

Menurut Sutarno NS, penerapan sistem layanan perpustakaan

dimaksudkan agar proses pemberian jasa layanan dapat berlansung tertib,

teratur dan cepat yang merupakan mata rantai rangkaian kegiatan yang

terdiri atas berbagai subagian yang saling berhubungan satu sama lain.

Unsur-unsur yang terdapat dan terkait dengan sistem pelayanan

perpustakaan meliputi:

a. Kesiapan petugas layanan baik fisik, mental, kemampuan,

keterampilan, pengalaman dan kemauan.

b. Kesiapan peralatan dan perlengakapan sebagai penunjang.

22 Ida Winarti, dkk, Sistem Pelayanan Perpustakaan (Bogor: Departemen Pertanian :PusatPerpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian, 2001) h. 5-6.

23 Abdul Rahman Shaleh, Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi, h. 178-179.

25

c. Keharmonisan komunikasi, kerjasama, persamaan presepsi antara

petugas dengan pengunjung perpustakaan.

d. Peraturan dan tata tertib perpustakaan yang singkat, jelas dapat

dimengerti dan dapat dipatuhi oleh pemakai perpustakaan.

e. Pedoman yang standar dibidang layanan perpustakaan yang berlaku

umum sehingga dapat dipelajari dan dipraktikkan.24

C. Pelayanan Sirkulasi

1. Pengertian Pelayanan Sirkulasi

“Pelayanan sirkulasi adalah pelayanan yang menyangkutperedaran bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan. Padapelayanan sirkulasi ini dilakukan proses peminjaman bahan pustaka,penentuan jangka waktu peminjaman, pengembalian bahan pustakayang dipinjam dan pembuatan statistik peminjaman untuk laporanperpustakaan.”25

Menurut Lasa HS, pengertian sirkulasi memcangkup pengertian

yang lebih luas, yakni semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan

dengan pemanfaatan dan penggunaan koleksi dengan tepat guna dan tepat

waktu untuk pengguna jasa perpustakaan.26

2. Fungsi Pelayanan Sirkulasi

Syihabuddin Qalyubi menyatakan terdapat beberapa fungsi

pelayanan sirkulasi, yaitu sebagai berikut:

24 Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan: Suatu pendekatan Praktik, hal. 119-12025 Abdul Rahman Shaleh, Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi, h. 179.26Lasa Hs, Jenis-jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan, h. 1.

26

a. Pengawasan pintu masuk dan keluar perpustakaan,

b. Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan dan pengunduran diri

anggota perpustakaan,

c. Peminjaman, pengembalian dan perpanjangan waktu peminjaman,

d. Pengurusan keterlamabatan pengembalian koleksi yang dipinjam,

seperti denda,

e. Pengeluaran surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan

pada waktunya dan surat bebas pustaka,

f. Penugasan yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku

hilang atau rusak,

g. Pertanggung jawaban atas segala berkas peminjaman,

h. Pembuatan statistik peminjaman berupa statistik anggota yang

memperbaharui keanggotaanya, anggota baru, anggota yang

mengundurkan diri, pengunjung perpustakaan, statistik peminjam,

statistik jumlah buku yang dipinjam, statistik peminjaman berdasarkan

subyek, dan daftar buku yang masuk daftar tendon,

i. Peminjaman antar perpustakaan,

j. Pengawasan urusan penitipan tas, jas atau mantel milik pengunjung

perpustakaan,

k. Penugasan lainnya, terutama yang berkaitan dengan peminjaman.27

27 Syihabuddin Qalyubi dkk, Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi (YogyaKarta:Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab,2003), h.221

27

3. Kegiatan pelayanan Pelayanan Sirkulasi

Semua kegiatan yang dilakukan pelayanan sirkulasi saling berkaitan,

maka hendaklah layanan sirkulasi disusun dan terkoordinasi sesuai dengan

jenis tugasnya.

Menurut Lasa HS, kegiatan dalam layanan sirkulasi meliputi:

keanggotaan, peminjaman koleksi, pengembalian koleksi, perpanjangan,

penagihan, sanksi, dan memberikan surat keterangan bebas pinjaman.28

a. Keanggotaan

kegunaan dari pada pendaftaran anggota adalah sebagai berikut:

1) Mengetahui jati diri peminjam, memperlihatkan tanggung jawab

untuk mengamankan milik perpustakaan dan melindungi hak

pembaca yang lain, yang memungkinkan ingin mempergunakan

dengan baik.

2) Mengukur daya guna perpustakaan bagi mereka yang dilayaninya.

3) Mengukur kedudukan sosialnya dengan jalan mengetahui jumlah

buku yang dipinjam oleh para pembaca.

4) Mengetahui golongan peminjaman untuk mengetahui pula

kebutuhan mereka, selera yang sesuai dapat dipergunakan sebagai

data perbandingan dengan perpustakaan lain, kemudian

meningkatkan.29

28Lasa Hs, Jenis-jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan, h. 18.29 Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan: Suatu pendekatan Praktik, h. 98

28

b. Peminjaman

Kegiatan peminjaman adalah suatu proses pencatatan transaksi

yang dilakukan oleh petugas perpustakaan dengan pengguna pada saat

pengguna meminjam koleksi. Jenis koleksi yang umum dipinjamkan

adalah koleksi yang berupa buku. Dalam proses peminjaman perlu

dilakukan pencatatan agar koleksi yang dipinjam mudah diidentifikasi,

tempat koleksi mudah dikontrol, pengguna koleksi mudah diketahui

dan batas waktu pengembalian mudah diprediksi.30

c. Pengembalian

Langkah kerja yang dilakukan oleh petugas dalam prosedur

pengembalian bahan pustaka, yaitu: pemustaka harus membawa

langsung bahan pustaka yang hendak dikembalikan pada lembar

tanggal kembali, setelah pemustaka menyerahkan bahan pustaka yang

akan dikembalikan, pengambilan kartu buku berdasarkan tanggal

kembali, mengambil kartu pinjam dari kotak kartu pinjam berdasarkan

nomor anggota yang tertera pada kartu buku, memberikan stempel

tanda kembali pada kartu buku, lembar tanggal kembali dan kartu

pinjam, mengembalikan kartu buku pada kantong buku,

mengembalikan kartu pinjam ke dalam kotak kartu pinjam,

30 Syihabuddin Qalyubi dkk, Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi, h.224.

29

mengelompokkan buku menurut kode bukunya untuk dikembalikan ke

rak buku, memilah buku yang rusak dan yang dapat dikembalikan.31

d. Perpanjangan

Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi

sebagaimana yang di kutip Faisal Hariyadi, Perpanjangan waktu

peminjaman tergantung kepada kebijakan perpustakaan, ada

perpustakaan yang memberikan perpanjangan sebanyak dua kali saja

dan juga hanya memberikan satu kali saja.32

e. Penagihan

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi

Depdiknas, sebagaimana yang dikutip Faisal Hariadi, prosedur

penagihan beransung sebagai berikut: Petugas memeriksa

keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan

perpustakaan; pekerjaan ini harus dilakukan setiap hari. Petugas

membuat surat penagihan rangkap dua; lembar pertama dikirimkan

kepada peminjam, sedangkan lembar kedua disimpan. Bila bahan

pustaka dikembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya

berdasarkan proses pengembalian.33

31 Sri Terta Dewi, Androni, “Sikap Pemustaka Terhadap Layanan Sirkulasi di PerpustakaanUniversitas Padang,” Jurnal Ilmu Informasi Perpustkaan dan Kearsipan, vol. 1 No.1 (September2012): h. 164.

32 Fasisal Hariadi, “Kualitas Pelayanan Sirkulasi Perpustakaan di Unit Pelaksana TeknisPerpustakaan Universitas Negri Yogyakarta, h.38.

33 Fasisal Hariadi, “Kualitas Pelayanan Sirkulasi Perpustakaan di Unit Pelaksana TeknisPerpustakaan Universitas Negri Yogyakarta, h.37.

30

f. Pemberian sanksi

Sanksi diberikan kepada pemustaka apabila melakukan

pelanggaran peraturan perpustakaan. Abdul Rahman Shaleh

menyebutkan pelanggaran peraturan perpustakaan sebagai berikut:

terlambat mengembalikan pinjaman bahan pustaka, mengembalikan

bahan pustaka dalam keadaan rusak, membawa bahan pustaka tanpa

melalui prosedur yang benar, menghilangkan bahan pustaka dan

melanggar tata tertib perpustkaaan. sanksi yang diberikan bergantung

kepada bobot pelanggaran, sanksi yang lazim dikenakan kepada

pengguna ada tiga macam: denda, sanksi administrasi, misalnya tidak

boleh meminjam bahan perpustakaan dalam waktu tertentu dan sanksi

akademik, berupa pembatalan hak dalam kegiatan belajar-mengajar.34

g. Surat keterangan bebas Pustaka

“Surat keterangan bebas pustaka diberikan kepadapemustaka sebagai bukti bahwa dia tidak mempunyai pinjamanatau kewajiban lain. Pemberian surat keterangan bebas pustakadimaksudkan agar koleksi terpelihara dan pemustaka mematuhiperaturan perpustakaan . bagi pemustaka keterangan bebas pusakadiperlukan untuk ujian akhir, penerimaan ijazah, dan pindah studike perguruan lain.”35

h. Statistik

Statistik merupakan informasi kuantitatif tentang jumlah

tambahan buku pertahun, jumlah pengunjung dan sebagainya. Menurut

Syihabuddin Qalyubi, pustakawan menggunakan statistik untuk

34 Abdul Rahman Shaleh, Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi, h. 184-185.35 Sri Terta Dewi, Androni, “Sikap Pemustaka Terhadap Layanan Sirkulasi di Perpustakaan

Universitas Padang: h. 164.

31

berbagai keperluan, yaitu untuk menyusun laporan tahunan, mengukur

efisiensi berbagai bagian perpustakaan, menyusun rencana dan jasa

perpustakaan, memperkuat alasan dalam menunjang penambahan

anggaran dan tenaga, serta menyajikan keberhasilan perpustakaan pada

pengguna dan pimpinan.36

D. Standard Operating Procedures (SOP)

1. Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi

Perpustakaan merupakan sebagai suatu satuan organisasi, badan atau

lembaga. Satuan kerja tersebut dapat berdiri sendiri, tetatapi dapat juga

merupakan bagian dari organisasi di atasnya yang lebih besar.

Berdasarkan peraturan pemerintah nomor 30 tahun 1990 pasal 55,

sebagai mana yang dikutip Abdul Rahman Shaleh, perpustakaan perguruan

tinggi berstatus sebagai salah satu unit pelaksana teknis (UPT) di tingkat

pusat yang mempunyai kedudukan setingkat dengan unit pelaksana teknis

di tingkat pusat.37

Agar perpustakaan perguruan tinggi dapat dikelola dengan berdaya

guna dan berhasil guna, sehingga mampu menyeleksi, menghimpun,

mengolah, memelihara sumber informasi dan memberdayakan dengan

memberikan layanan, serta memberikan nilai tambah bagi mereka yang

membutuhkan diperlukan manajemen perpustakaan.

36 Syihabuddin Qalyubi dkk, Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi, h.22437 Abdul Rahman Shaleh, Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi, h. 18.

32

“Manajamen perpustakaan adalah pengolahan perpustakaanberdasarkan yang didasarkan kepada teori dan prinsip-prinsipmanajemen. Teori manajemen adalah suatu konsep pemikiran ataupendapat yang dikemukakan mengenai bagaimana ilmu manajemenuntuk diterapkan di dalam suatu organisasi. Sementara prinsip-prinsip manajemen adalah dasar atau asas kebenaran yang menjadipokok dasar berpikir di dalam manajemen.”38

Dalam suatu manajemen terdapat fungsi-fungsi yang harus

dijalankan. Menurut George R. Terry sebagaimana yang dikutip Sutarno,

fungsi-fungsi manajemen untuk tingkat operatif manajemen dapat dibatasi

dan dirumuskan: perencanaan (planning), Pengorganisasian (organizing),

penggerakan (actuating), dan Pengawasan (controlling).39

a. perencanaan (planning)

Perencanaan adalah perhitungan dan penentuan tenatang apa yang

akan dijalankan dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Di dalamnya

meliputi tempat, oleh siapa pelaku atau pelaksana, dan bagaimana

caranya mencapai itu.

b. Pengorganisasian (organizing)

Pengorganisasian yakni fungsi yang dijalankan oleh semua

manajer di semua tingkatan. Hasil pengorganisasian bukanlah struktur

organisasi, melainkan terorganisasikannya semua aktivitas didalam

suatu wadah organisasi, sehingga semua tugas dan fungsi berjalan

guna mencapai tujuannya

38 Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan: Suatu pendekatan Praktik, hal. 20.39 Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan: Suatu pendekatan Praktik, hal. 135

33

c. penggerakan (actuating)

penggerakan merupakan penggabungan dari merupakan

penggabungan dari beberapa fungsi manajemen yang saling

berhubungan satu sama lainnya, yakni meliputi kepemimpinan

(leadership), pengarahan, komunikasi, pemberian motivasi, dan

penyediaan sarana dan prasarana atau fasilitas

d. Pengawasan (controlling)

Pengawasan adalah kegiatan yang membandingkan atau

mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria,

norma-norma, standar atau rencana-rencana yang sudah ditetapkan

sebelumnya.

Seperti yang disebutkan diatas pengawasan dapat dilakukan

dengan adanya standar atau ukuran yang telah ditetapkan. Menurut

Sulistiyo Basuki , Standar adalah sebuah aturan, yang biasanya

digunakan untuk bimbingan tetapi dapat pula bersifat wajib, yang

memberi batasan spesifikasi dan penggunaan sebuah objek atau

karakteristik sebuah proses dan karatkteristik semuah metode.40

Menurut Abdurrahman Shaleh Ada dua jenis standar yang dikenal

sehari-hari yaitu: yang berhubungan dengan kebendaan (material)

seperti kuantitas, kualitas, biaya, waktu dan lain-lain; dan yang

berhubungan dengan moral manusia seperti loyalitas dan sebagainya.41

40 Sulistiyo Basuki, Teknik dan Jasa Dokumentasi, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,1992), h. 195.

41 Abdul Rahman Shaleh, “Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi, h. 133.

34

Adapun standar yang dikenal di perpustakaan yaitu: Standar

Nasional Indonesia (SNI) untuk perpustakaan, Standar Nasional

Perpustakaan (SNP), dan Standard Operating Procedures (SOP)

perpustakaan. Untuk selanjutnya penulisan Standard Operating

Procedures akan menggunakan SOP.

Menurut Mohamad Aries, SOP merupakan bagian dari sistem

informasi manajemen suatu organisasi. Sistem informasi manajemen

yang terdiri dari komponen-komponen baik manual maupun

terkomputerisasi yang bertujuan menyediakan fungsi-fungsi

operasional pada manajemen.42

2. Pengertian Standard Operating Procedures (SOP)

a. Standard Operating Procedures (SOP)

Standard Operating Procedures dalam bahasa Indonesia dapat

disebut sebagai Prosedur Operasional Standar yang disingkat POS,

namun POS bukanlah suatu istilah yang popular dibanding SOP. SOP

pada dasarnya adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur

operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan

untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta

penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang

42 Mohamad Aries, dan Abdul Rahman Saleh. Penyusunan Standard Operating Prosedur diPerpustakaan,” artikel diakeses pada tanggal 25 Desember 2010 dari http://ar-saleh.blogspot.com/2005/02/penyusunan-standard-operating.html.

35

di dalam organisasi berjalan secara efektif, efisien, konsisten, standar

dan sistematis.43

Hal diatas senada dengan yang dikatakan Mohamad Aries, SOP

adalah dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci,

tahap demi tahap dan sistematis.44

Sedang Menurut B. Mustofa, SOP adalah suatu panduan tertulis

dalam menjalankan kegiatan sehari-hari di suatu lembaga untuk

menjamin standar mutu hasil pekerjaan.45

Dari beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa SOP

adalah suatu dokumen yang berisi pedoman prosedur kerja dalam

suatu organisasi, yang digunakan untuk memastikan tindakan,

penggunaan fasilitas di dalam organisasi berjalan secara efektif,

efisien, konsisten, standard dan sistematis.

b. Standard Operating Procedures (SOP) Perpustakaan

Pada dasarnya, di perpustakaan terdapat pekerjaan rutin yang

dilakukan setiap hari, mulai dari seleksi, pengadaan, pengolahan,

pemeliharaan sampai pada pelayanan. Agar pekerjaan-pekerjaan

tersebut dapat dilakukan dengan baik maka diperlukan pedoman yang

43 Rudi M. Tambunan, Pedoman Penyusunan Standard Operating Pocedures (SOP)(Jakarta: Maiestas Publishing, 2008), h. 79

44 Mohamad Aries, dan Abdul Rahman Saleh. Penyusunan Standard Operating Prosedur diPerpustakaan,”

45 B Mustafa dan Yuyu Yulia, “Memenuhi Harapan Pengguna tentang Layanan PrimaPerpustakaan Melalui Penerapan SOP (Standard Operation Procedure) Digital. Jurnal PustakawanIndonesia, vol. 7 No. 1,” artikel diakses tanggl 25 September 2012 darihttp://journal.ipb.ac.id/index.php/jpi/article/view/1964/872

36

dapat memberikan tuntunan. Pedoman yang dimaksud adalah prosedur

kerja yang standar atau SOP.46

3. Manfaat Standard Operating Procedures (SOP)

Rudi M. Tambunan, menyebutkan Manfaat SOP di dalam suatu

organisasi adalah:

a. Manfaat SOP Sebagai Pedoman, SOP mempunyai peran untuk

memberikan acuan tentang semua kegiatan-kegiatan yang dijalankan

dalam organisasi secara efektif, sehingga membantu organisasi

mencapai tujuan-tujuannya, baik jangka pendek maupun jangka

panjang

b. Manfaat Teknis SOP, yakni manfaat yang diterima atau dirasakan oleh

para pelaksana SOP, juga bagi organisasi, juga pihak-pihak luar yang

menerima dampak dari pelaksanaan SOP.47

Mohamad Aries menyebutkan bahwa implementasi SOP di

perpustakaan dapat memberikan manfaat baik untuk manajemen

perpustakaan maupun pelaksana, antara lain:

a. SOP dapat digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan

pelaksanaan suatu pekerjaan bagi manajemen perpustakaan.

b. SOP dapat digunakan sebagai sarana untuk menyimpan

pengetahuan dan perkembangan yang diperoleh oleh perpustakaan.

46 Mohamad Aries, dan Abdul Rahman Saleh. Penyusunan Standard Operating Prosedur diPerpustakaan.”

47 Rudi M. Tambunan, Pedoman Penyusunan Standard Operating Pocedures (SOP)(Jakarta: Maiestas Publishing, 2008), h. 97 dan 148

37

c. SOP dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan

penilaian terhadap proses pekerjaan di perpustakaan.

d. SOP dapat digunakan sebagai sarana pelatihan bagi staf yang baru

sehingga mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan

pengarahan.

e. SOP dapat digunakan sebagai sarana untuk mengendalikan dan

mengantisipasi apabila terdapat suatu perubahan sistem di

perpustakaan.

f. SOP dapat digunakan sebagai sarana audit sistem informasi

perpustakaan.

g. SOP dapat digunakan sebagai sarana dokumentasi sistem informasi

perpustakaan.48

4. Isi SOP Standard Operating Procedures (SOP)

Rudi M. Tambunan, menyebutkan Bagian-bagian SOP adalah:

a. Heading (kepala judul), merupakan format tampilan yang di tetapkan

oleh organisasi sebagai wadah atau tempat informasi yang penting bagi

suatu SOP

b. Penjelasan terkait isi prosedur, bagian ini memuat berbagai hal yang

terkait dengan isi prosedur secara lansung, termasuk peraturan dan

kebijakan yang berasal dari intern organisasi

48 Mohamad Aries, dan Abdul Rahman Saleh. Penyusunan Standard Operating Prosedur diPerpustakaan.”

38

c. Peraturan dan kebijakan ekstern terkait prosedur, bagian ini

mencangkup peraturan dan kebijakan-kebijakan ekstern yang berkaitan

dengan SOP

d. Isi prosedur, adalah penerapan metode dan teknik penyusunan yang

dapat berupa teknik naratif, teknik bagan arus, atau penggabungan

kedua teknik tersebut

e. Lampiran-lampiran, bagian ini digunakan untuk menampilkan

lampiran-lampiran yang berkaitan dengan SOP.49

SOP disusun sesuai dengan tujuan dan kondisi yang ada pada saat

SOP disusun, Tidak ada format yang baku untuk SOP. Menurut Helmi

Purwanti, sistematika penyusunan isi SOP di perpustakaan sebagai

berikut:

a. Tujuan, Menjelaskan apa tujuan dari kegitan tersebut

b. Deskripsi, gambaran bagaimana proses kegiatan tersebut berlangsung

c. Ruang Lingkup, berada dimana kegiatan tersebut berada

d. Daftar Istilah dan definisi, daftar istilah-istilah yang ada pada kegiatan

tersebut, dijelaskan dengan definisinya.

e. Referensi, untuk membuat SOP suatu kegiatan diperlukan buku

petunjuk atau buku sumber, untuk itu tulislah buku sumber yang

diperlukan dalam kegiatan tersebut

f. Prosedur dan tanggung jawab, deskripsikan prosedur dari kegitan

tersebut, kalau dalam satu kegiatan ada sub-sub kegiatan maka harus

49 Rudi M. Tambunan, Pedoman Penyusunan Standard Operating Pocedures (SOP)(Jakarta: Maiestas Publishing, 2008), h. 299.

39

ditulis dengan jelas dan bagian apa yang bertanggung jawab dan setiap

sub kegiatan tersebut

g. Keadaan khusus, bila ada hal-hal khusus dalam kegiatan tersebut yang

kadang muncul maka harus dituliskan

h. Dokumentasi, dokumen yang dihasilkan dari kegiatan tersebut

i. Prosedur-prosedur terkait, Prosedur atau unit yang tericait dengan

kegiatan tersebut baik external maupun internal.

j. Lampiran, tuliskan dokumen yang diperlukan untuk lampiran kegiatan

tersebut.

k. Setiap kegiatan tersebut dibuatkan pula flowchartnya.50

Menurut Darmono, Ada berbagai format SOP ada yang sangat rinci

tetapi juga ada yang sederhana. Secara sederhana SOP biasanya memuat

informasi yang diperlukan dan terindentifikasi sehingga praktis untuk

digunakan. Berikut ini informasi yang ada di SOP secara sederhana.

a. Judul harus jelas dan menggambarkan aspek kegiatan yang perlu

dipandu dengan prosedur kerja secara tetap.

b. Tujuan hendaknya dirumuskan secara detail dan jelas sehingga

pelaksana SOP mengetahui arah kegiatan secara jelas dan hasil kari

kegiatan yang dikehendaki secara jelas pula.

c. Lingkup SOP merupakan proses kegiatan, diterangkan dengan jelas

dan lengkap mana yang akan diluput dan mana yang tidak.

50 Helmi Purwanti, “Standar Operasional Prosedur,” artikel diakses pada 21 April 2014 darihttp://elib.unikom.ac.iddownload.phpid=133956

40

d. Tanggungjawab dan wewenang (pelaksana dan fungsi organisasi)

kemudian diidentifikasi bagian akhir dari teks yang sesuai.

e. Penyelesaian kegiatan, pada bagian ini tingkat rincian dapat berbeda ,

tergantung pada rutinitas kegiatan dan metode kerja yang digunakan.

f. Keterangan tentang kegiatan, menerangkan proses dengan bagan atau

yang sesuai dengan kegiatan yang akan dilaksanakan berikutnya harus

dapat menjelaskan dan menentukan apa yang akan dilaksanakan, oleh

siapa, bagian atau unit mana, mengapa, kapan dimana dan bagaimana.

Pada keterangan juga harus menginformasikan kendali proses dan

kendali aktifitas yang telah ditentukan. Selain itu juga menentukan

dokumen yang diperlukan yang berhubungan dengan kegiatan terkait

dan menentukan skema.

g. Rekaman yang berkaitan dengan aktifitas harus ditentukan dengan

pasti. Metode untuk menyimpan arsip dan semua pelaporan harus

dinyatakan dengan jelas.51

51 Darmono, “Pengembangan Standard Operating Procedures (SOP) untuk PerpustakaanPerguruan Tinggi,” artikel diakses pada 25 September 2010 darihttp://library.um.ac.id/index.php/Artikel-Pustakawan/pengembangan-standard-operating-procedures-sop-untuk-perpustakaan-perguruan-tinggi.html.

41

5. Penerapan Standard Operating Procedures (SOP)

Darmono menyebutkan Kegiatan penerapan SOP meliputi langkah-

langkah sebagai berikut:

a. Perencanaan penerapan SOP.

Perencanaan penerapan SOP perlu dilakukan secara sungguh-

sungguh agar SOP yang akan dipakai dapat segera dipahami oleh staf

pelaksana. Ada beberapa persiapan yang perlu dicermati antara lain:

berapa banyak SOP yang akan diterapkan, siapa yang menajdi target

penerapan, informasi apa yang akan disampaikan kepada target,

bagaimana cara penyebaran informasi SOP yang efektif dan

bagaimana cara pemantauan pelaksanaan

b. Distribusi kepada unit-unit

Pada tahap ini SOP mulai didistribusikan ke masing-masing unit

yang akan menerapkan SOP. Pendistribusian SOP harus serentak

sehingga semua unit akan melaksanakan secara serentak pula.

c. Pelatihan pemahaman SOP

d. Supervisi. Kegiatan ini perlu dilakukan dengan cara mengamati dan

melakukan pengawasan apakah SOP sudah dilakasanakan dan

seberapa jauh SOP tersebut bisa dilaksanakan dengan baik.

e. Monitoring dan Evaluasi

Kegiatan monitoring dilakukan untuk melihat sejauh mana

penerapan SOP dan bagaimana SOP bisa memberikan kontribusi

terhadap peningkatan kinerja Perpustakaan. Proses ini diarahkan untuk

42

membandingkan dan memastikan kinerja pelaksana seuai dengan

masksut dan tujuan yang terdapat dalam SOP, melakukan identifikasi,

permasalahan yang timbul, menentukan cara untuk meningkatkan hasil

implementasi, dan atau menyediakan dukungan tambahan jika

diperlukan.

Sementara itu kegiatan evaluasi difokuskan pada penilaian SOP

itu sendiri apakah perlu ada perubahan dan penambahan. secara

substansial SOP akan membantu kinerja perpustakaan menjadi lebih

produktif. SOP perlu secara terus menerus untuk dievaluasi agar

prosedur dalam perpustakaan selalu merujuk pada akuntabilitas dan

kinerja yang optimal. Evaluasi sebagai langkah tindak lanjut dari

monitoring dapat meliputi substansi SOP itu sendiri atau dan proses

penerapannya.52

52 Darmono, “Pengembangan Standard Operating Procedures (SOP) untuk PerpustakaanPerguruan Tinggi,”

43

BAB III

GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU TARBIYAH

DAN KEGURUAN UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA1

A. Sejarah Singkat Perpustakaan FITK

Perpustakaan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan (FITK) merupakan salah

satu perpustakaan kerja working library yang ada di lingkungan UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta. Salah satu dasar pengembangan perpustakaan FITK ini adalah

kebijakan strategis Rektor IAIN Syahid Jakarta tahun 1998 tentang konsep IAIN

dengan mandat yang lebih luas (IAIN with Winder Mandate), yakni meningkatkan

standarisasi fasilitas sarana dan prasarana pendidikan di lingkungan IAIN Syarif

Hidayatullah Jakarta. Program kebijakan Rektor tersebut di antaranya adalah

mendirikan serta mengembangkan perpustakaan di masing-masing fakultas. Pendirian

perpustakaan fakultas ini kemudian disyahkan dengan SK Rektor IAIN Syarif

Hidayatullah Jakarta No. 040 Tahun 1999 tentang Rencana Induk Pengembangan

(RIP) IAIN Syarif Hidayatullah Jakarta tahun 1999/2000 - 2003/2004, yang salah

satunya dinyatakan bahwa pengembangan perpustakaan di lingkungan IAIN Jakarta

dibagi menjadi 3 jenis, yaitu: Perpustakaan Utama sebagai perpustakaan riset,

1 Maryani, Pedoman perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta (Jakarta:Perpustakaan FITK UIN Syarif hidayatyullah Jakarta , 2011)

44

Perpustakaan Fakultas sebagai perpustakaan kerja, dan Perpustakaan Pasca Sarjana

sebagai perpustakaan khusus.

Dalam sejarah awal berdirinya, perpustakaan FITK ini dipimpin oleh sdri.

Nilzami Lubis, B.A. Pada tahun yang sama kepemimpinan perpustakaan FITK ini

dialihkan kepada Dra. Muslihah dengan sebutan jabatan Kepala Urusan Perpustakaan.

Kemudian pada tahun 2004 sampai 2014, kepemimpinan perpustakaan FITK beralih

kepada sdri. Maryani, S.E. Selama perjalanan dalam rentang waktu 1999 sampai

tahun 2013. Ditahun 2014 ini perpustakaan FITK dipimpin oleh Lolytasari. S Ag.

Sip. M. Hum. perpustakaan FITK telah mengalami beberapa perubahan, yaitu selain

mendapatkan fasilitas gedung baru, perpustakaan FITK juga mulai menerapkan

komputerisasi untuk sistem informasi manajemennya

B. Visi dan Misi Perpustakaan FITK

1. Visi

Menjadikan Perpustakaan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan (FITK)

sebagai sumber pembelajaran terintegrasi bidang ilmu pendidikan islam dan

keguruan bertaraf Internasional

2. Misi

a. Mengembangkan sumber informasi terintegrasi bidang ilmu pendidikan

dan keguruan

b. Mengembangkan layanan informasi berbasis web bagi civitas akademika

45

c. Mengembangkan sumber daya pustakawan dan pengguna perpustakaan

d. Menjalin hubungan kerja sama Nasional, dan Internasional kedepannya

3. Tujuan

Secara umum tujuan perpustakaan FITK UIN Jakarta adalah

mendukung keberhasilan semua aktivitas tri dharma perguruan tinggi yang

berlansung di FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta baik dalam bidang

pengajaran dan pendidikan, penelitian maupun pengabdian kepada masyarakat

C. Sturktur Organisasi Perpustakaan FITK

Struktur organisasi perpustakaan FITK UIN Syari Hidayatullah Jakarta sebagai

Berikut:

Bagan 1: sturuktur organisasi

Kepala Urusan (KAUR) perpustakaan

Lolytasari. S Ag. Sip. M. Hum

Kelompok Pustakawan

Layanan pemustaka

Rahmat SSDewi Sartika

Layanan teknis

Ria Maria Hidayat. S Pd

46

Maksud dari bagan struktur organisasi diatas pucuk pimpinan berada pada

kepala perpustakaan yang membawahi kepala bidang layanan teknis, kepala bidang

layanan publik dan kelompok pustakawan. Bidang layanan teknis memimpin bidang

pengadaan bahan pustaka, bidang pengolahan bahan pustaka, dan bidang

pemeliharaan bahan pustaka. bidang pelayanan publik memimpin bidang layanan

sirkulasi dan bidang layanan referensi.

D. Layanan Perpustakaan Perpustakaan FITK

1. Sistem Layanan

Perpustakaan FITK UIN Jakarta menerapkan sistem layanan terbuka

(open access), dimana setiap pengunjung dapat mengakses secara lansung

koleksi yang ada di perpustakaan. Dengan sistem ini diharapkan setiap

pengunjung melakukan pencarian informasi (browsing) sepuas-puasnya.

2. Jam Layanan

Jadwal layanan perpustakaan FITK UIN Jakarta terdiri dari dua

kategori, yaitu layanan pagi dan sore, degan jadwal sebagai berikut

Tabel 1: jam layanan

Hari Jam LayananSenin – kamis 08.00 – 12.00Jum’at 08.00 – 11.00Istrahat 12.00 – 13.00Selving book 13.00 – 14.00Sore 14.00 – 18.00

SabtuDual mode, one mode, S28.00 – 14.00

47

3. Jenis Layanan

1) Layanan sirkulasi, layanan ini meliputi kegiatan:

a. Pendaftaran anggota baru dan daftar ulang anggota lama

b. Peminjaman dan pengembalian bahan pustaka

c. Layanan bebas pustaka

2) Layanan referensi meliputi:

a. Melayani layanan sumber referensi, seperti kamus, ensiklopedi, atlas,

direktori dan lain-lain

b. Layanan skripsi, majalah, Koran dan lain-lain

Koleksi referensi tidak dipinjamkan, tapi hanya baca di tempat dan

dapat difoto copy (satu jam). Khusus skripsi petugas yang memfoto

copy dan diambil esok harinya

c. Layanan internet

d. Layanan audio visial

E. Koleksi Perpustakaan FITK

1. Jenis koleksi

Koleksi Perpustakaan Perpustakaan FITK UIN Jakarta terdiri dari

beberapa jenis, meliputi koleksi umum, referensi, skripsi, jurnal, majalah,

Koran, audio visiual, dan kedepannya akan dikoleksi karya dosen dan civitas

akademika FITK.

48

a. Koleksi umum, koleksi ini terdiri dari bahan pustaka yang dapat dipinjam

untuk dibawa pulang

b. Koleksi referensi, koleksi referensi (bahan rujukan) adalah berbagai bahan

pustaka yang hanya bisa digunakan atau dibaca di perpustakaan, tidak

untuk dibawa pulang.

c. Koleksi skripsi, koleksi skripsi sebagian besar merupakan deposit karya

para alumni FITK UIN Jakarta sendiri

d. Koleksi serial, koleksi serial berupa majalah, jurnal, dan Koran yang

terdapat dan dilanggan oleh perpustakaan. Saat ini koleksi tersebut terdiri

dari tiga judul Koran Nasional (Republika, Kompas, dan Jakarta Pos), dan

1 majalah popular yaitu majalah Tempo. Sedangkan untuk Jurnal ilmiah

terdiri dari beberapa judul, baik itu hasil produksi yang ada di lingkungan

FITK sendiri maupun hadiah dari lembaga lainnya yang jumlahnya ada 60

judul

e. Koleksi Non Cetak, yaitu koleksi berupa CD atau kaset yang dimiliki oleh

perpustakaan FITK

f. Koleksi tandon (jurusan), koleksi tandon merupakan koleksi buku-buku

yang yang dapat dimanfaatkan bila koleksi di perpustakaan FITK telah

habis atau masih dipinjam semua. Koleksi ini hanya boleh dibaca di

tempat atau izin foto copy sesuai ketentuan yang berlaku, penempatan

koleksi tersebut sementara ini disimpan di tiap jurusan sesuai dengan

bidang keilmuannya

49

g. Laporan Penelitian, laporan penelitian merupakan koleksi hasil penelitian

dosen FITK UIN Jakarta yang disimpan di perpustakaan.

2. Organisasi Koleksi

Koleksi (buku) perpustakaan FITK UIN Jakarta disusun sesuai

klasifikasi Dewey Decimal Classification (DDC). Berdasarkan disiplin ilmu

masing-masing. Susunan di rak mulai dari arah kiri ke arah kanan

Untuk buku-buku yang berhubungan dengan kelas 200 (agama) khusus

yang berhubungan dengan agama Islam pembagian kelasnya lebih dirinci

dengan menggunakan klasifikasi Islam terbitan Depag RI dengan susunan

kelas level satu sebagai berikut:

Tabel 2: Klasifikasi IslamKelas Bidang Kajian2X0 Islam Umum

2X1 Al-Quran dan Ilmu yang Berkaitan

2X2 Hadist dan Ilmu yang Berkaitan

2X3 Aqaid dan Ilmu Kalam

2X4 Fiqih

2X5 Akhlak dan Tasawuf

2X6 Sosial dan Budaya

2X7 Filasafat dan Perkembangan

2X8 Aliran DAN Sekte

2X9 Sejarah Islam dan Biografi

Penomoran kelas tersebut digunakan pada nomor panggil buku yang di

letakan pada punggung buku sebagai berikut:

50

Gambar 1: Nomor panggil buku

3. Jumlah koleksi Pustaka

Jumlah koleksi buku keseluruhan Perpustakaan Perpustakaan FITK

sebanyak 5637 judul (16854 eksemplar), dengan rincian sebagai berikut:

a. Jumlah buku berdasarkan DDC

Tabel 3: jumlah koleksi berdasarkan DDC

Kelas Bidang kajianJumlah

Judul Eksemplar

000 Karya Umum 236 813

100 Filsafat 210 627

200 Agama 1541 4214

300 Ilmu Sosial 1338 4943

400 Bahasa 854 2177

500 Sains 651 2187

600 Teknologi 387 961

700 Kesenian dan Olahraga 31 81

800 Kesusastraan 240 503

900 Geografi 101 291

Jumlah 5637 16854

2X4HAR

k

2X4 adalah nomor kelas untuk bidang Fiqih

HAR adalah 3 huruf nama pengarang buku

k adalah 1 huruf pertama judul buku

51

b. Jumlah koleksi buku berdasarkan bahasa

Tabel 4: jumlah koleksi berdasarkan bahasa

BahasaJumlah

Judul Eksemplar

Bahasa Indonesia 3777 12158

Bahasa Inggris 1347 3239

Bahasa Arab 435 1198

Lain-lain 4 8

c. Jenis koleksi lainnya

Tabel 5: jumlah koleksi berdasarkan koleksi lainnya

Jenis Koleksi Jumlah

Jumlah koleksi terbitan berkala 6 judul

Jumlah koleksi audio visual 5 eksemplar

Jumlah koleksi skripsi 6813 judul

Jumlah koleksi tesis 9 judul

Jumlah koleksi disertasi 1 judul

Jumlah koleksi laporan penelitian 0

F. Tata Tertib Perpustakaan Perpustakaan FITK

Agar pelayanan di perpustakaan dapat berjalan dengan efektif dan efesien,

setiap pemustaka (anggota perpustakaan) wajib mentaati tata tertib dan peraturan

yang ditentukan oleh perpustakaan FITK UIN Jakarta . adapun tata tertib dan

peraturan Perpustakaan FITK, sebagai berikut:

52

1. Tata tertib keanggotaan

Semua civitas akademika FITK UIN Jakarta baik mahasiswa, dosen,

maupun karyawan berhak menjadi anggota dan menggunakan fasilitas

perpustakaan FITK UIN Jakarta apabila telah memenuhi syarat yang telah

ditentukan

a. Persyaratan anggota

Bagi mahasiswa FITK UIN Jakarta

1) Mengisi formulir yang tersedia

2) Menunjukan kuintansi pembayaran SPP yang baru

3) Melampirkan dua lembar pas foto berwarna ukuran 2x3 cm

4) Membayar biaya administrasi dan pembuatan kartu 10.000

Bagi dosen dan karyawan

1) Mengisi formulir yang telah disediakan

2) Mencantumkan no. NIP pegawai

3) Melampirkan dua lembar pas foto berwarna ukuran 2x3 cm

4) Membayar biaya administrasi dan pembuatan kartu 10.000.-, yang

tidak ingin membuat kartu tidak dikenai biaya, tapi hanya mendapat

no. ID saja

b. Hak anggota perpustakaan

Setiap anggota perpustakaan FITK UIN Jakarta memiliki hak sebagai

berikut:

53

1) Menggunakan bahan pustaka (koleksi) perpustakaan FITK UIN Jakarta

2) Memperoleh satu kartu anggota

3) Mendapat pelayanan peminjaman buku, informasi, foto copy dan

bimbingan perpustakaan

4) Menggunakan ruang baca dan fasilitas lainnya

5) Menggunakan skripsi, majalah, jurnal dan lain-lain

6) Menggunakan internet

7) Menggunakan audio visual

c. Kewajiban anggota

Adapun kewajiban anggota perpustakaan FITK UIN Jakarta adalah

sebagai berikut:

1) Mentaati semua peraturan dan tata tertib yang berlaku di perpustakaan

FITK UIN Jakarta

2) Mendaftar ulang setiap tahun ajaran baru

d. Bebas pinjam bahan pustaka

Setiapa mahasiswa FITK UIN Jakarta yang telah berhasil

menyelesaikan studinya diwajibkan mengurus surat keterangan bebas

pinjam bahan pustaka dari perpustakaan FITK UIN Jakarta sebagai salah

satu persyaratan pengambilan ijazah. Adapun syarat-syaratnya adalah

sebagai berikut:

54

1) Menyerahkan kartu anggota perpustakaan, kemudian dinonaktifkan

oleh petugas, digunting ujungnya dan diserahkan kembali ke anggota

yang bersangkutan

2) Tidak memiliki pinjaman bahan pustaka

3) Menyerahkan CD skripsi yang sudah diPDFkan, di mana isi dan

ambstrak dipisah

4) Meyerahkan uang administrasi, anggota Rp.3.000,- bukan anggota

Rp.5.000,-

2. Tata Tertib Pemustaka

a. Peraturan umum

1) Angota/pengunjung perpustakaan harus berpakaian rapi dan sopan

(pakaian kuliah)

2) Anggota/pengunjung harus menitipkan tas, map, jaket/jas dan buku

pribadi di loker yang tersedia. Barang-barang berharga harus dibawa

3) Anggota/pengunjung harus mengisi daftar kunjungan yang disediakan

4) Anggota/pengunjung harus menjaga ketenangan dan ketentraman

selama berada di ruang perpustakaan

b. Peraturan peminjaman bahan pustaka

1) Setiap anggota berhak meminjam koleksi umum

2) Jumlah pinjaman maksimal dua buah buku

3) Masa peminjaman buku selama satu minggu, dan tidak diperpanjang

55

c. Larangan

Anggota/pengunjung perpustakaan FITK UIN Jakarta dilarang

melakukan hal-hal sebagai berikut:

1) Merusak, merobek, mencoret, mengotori buku-buku atau peralatan

dan perabot yang ada diperpustakaan

2) Membawa buku keluar tanpa melalui proses peminjaman

3) Membawa barang-barang milik pribadi ke dalam ruang koleksi

perpustakaan (kecuali barang berharga)

4) Menitipkan barang berharga di locker penitipan

5) Menggunakan kartu anggota milik orang lain

6) Makan, minum, merokok, dan membuang sampah sembarangan di

perpustakaan

7) Memakai kaos oblong, sandal jepit dan kain sarung

8) Berbicara keras-keras (berisik), atau diskusi di ruang baca dan

membuat kegaduhan sehingga mengganggu pengunjung lain

d. Pelanggaran dan sanksi/denda

Anggota/pengunjung perpustakaan yang terbukti melanggar

peraturan dan tata tertib yang berlaku dan dikenakan sanksi, berupa denda,

teguran lisan, teguran tertulis, hingga diberhentikan dari anggota

perpustakaan FITK UIN Jakarta (disesuaikan dengan jenis pelanggaran

yang dilakukannya) beikut ini adalah jenis pelanggaran dan sanksinya:

56

1) Anggota/pengunjung yang merusak, menghilangkan, atau mencoret-

coret bahan pustaka harus menggati dengan buku baru yang sama

sebanyak dua eksemplar

2) Apabila menghilangkan buku, maka pengunjung/anggota berkewajiban

menggantinya dengan judul yang sama atau judul lain yang isinya

relevan dengan buku yang hilang tersebut, sebanyak dua eksemplar

3) Anggota yang terlambat mengembalikan buku-buku yang dipinjamnya

dikenakan denda Rp.500,-/hari/buku

4) Anggota/pengunjung yang terlambat mengembalikan buku-buku yang

dipinjam untuk foto copy dikenakan denda Rp.500,-/jam/buku

5) Kartu anggota yang hilang dapat dibuat kembali dengan membayar

biaya administrasi Rp.10.000,- /anggota

6) Anggota/pengunjung perpustakaan yang menghilangkan kunci locker

dikenakan denda sesuai dengan harga kunci

G. Prosedur Penggunaan Layanan Perpustakaan FITK

Agar pelayanan perpustakaan dapat berjalan dengan efektif dan efesien, setiap

pemustaka/anggota perpustakaan diharuskan mematuhi prosedur pelayanan yang

telah ditentukan oleh perpustakaan FITK UIN Jakarta, sebagai berikut:

57

1. Layanan Pendaftaran Keanggotaan

Semua civitas akademika FITK UIN Jakarta baik mahasiswa, dosen,

maupun karyawan yang ingin menggunakan layanan perpustakaan diharapkan

menjadi anggota dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini:

a. Meminta formulir pendaftaran keanggotaan perpustakaan FITK UIN

Jakarta

b. Mengisi formulir sesuai dengan data jati diri, dan mengembalikan formulir

tersebut dengan melengkapi persyaratan yang telah ditentukan

c. Menggunakan bukti formulir pendaftaran untuk meminjam buku di

perpustakan sesuai dengan ketentuan setelah data masuk dalam basis data

komputer

d. Menukarkan bukti formulir pendaftaran dengan kartu anggota dalam

bentuk ATM sesuai dengan waktu yang telah ditentukan

e. Anggota mengisi bukti penerimaan kartu keanggotaan dalam daftar yang

telah disediakan

2. Layanan Sirkulasi

Semua civitas akademika FITK UIN Jakarta baik mahasiswa, dosen,

maupun karyawan yang akan menggunakan layanan peminjaman dan

pengembalian buku diharapkan dapat mengikuti langkah-langkah berikut ini:

a. Peminjaman buku

1) Mengisi daftar kunjungan perpustakaan

58

2) Menyerahkan kartu anggota

3) Menyerahkan buku yang sudah dipilih untuk didata dalam sistem

komputer perpustakaan

4) Mengecek cap tanggal pengembalian buku di halaman terakhir buku

b. Pengembalian/perpanjang masa pinjam buku

1) Pengisi daftar kunjungan perpustakaan

2) Menyerahkan kartu anggota

3) Menyerahkan buku yang akan dikembalikan

4) Mengembalikan buku tepat waktu

5) Jika terlambat kena denda Rp.500/buku/hari

3. Layanan Referensi

Semua civitas akademika FITK UIN Jakarta baik mahasiswa, dosen,

maupun karyawan yang akan menggunakan layanan referansi diharapkan

dapat mengikuti langkah-langkah berikut ini:

a. Mengisi daftar kunjungan perpustakaan

b. Menggunakan bahan koleksi referensi dengan baik

c. Mengisi formulir foto copy koleksi buku referensi, waktunya satu jam,

kalau terlambat dikenakan denda Rp.500/buku/jam

d. Untuk layanan skripsi, pemustaka harus mengisi formulir foto copy

skripsi. Nanti skripsi yang dipesan akan difoto kopi oleh petugas, dan

59

diambil ke esokan harinya. Pembayaran di muka, minimal tujuh

lembar/skripsi, dengan ketentuan sebagai berikut:

1) Anggota perpustakaan, Rp.200,-/lembar

2) Civitas akademika FITK tapi bukan anggota Rp.300,-/lembar

3) Selain civitas akademika FITK Rp.500,-/lembar

4. Layanan Internet

Semua civitas akademika FITK UIN Jakarta baik mahasiswa, dosen,

maupun karyawan yang akan menggunakan layanan internet diharapkan dapat

mengikuti langkah-langkah berikut ini:

a. Mengisi daftar kunjungan perpustakaan dan layanan internet

b. Menitipkan kartu anggota (KTM atau kartu perpustakaan sebagai jaminan

kepada petugas)

c. Menggunakan internet untuk kepentingan perkuliahan

d. Menyimpan data hasil penelusuran pada flash disk milik pribadi (tidak

menyimpan data pada komputer perpustakaan)

e. Meninggalkan komputer dalam keadaan menyala

f. Membayar untuk kelebihan jam penggunaan atau pemakai bukan anggota

sesuai dengan ketentuan sebagai berikut:

1) Anggota perpustakaan FITK gratis ½ jam pertama, selanjutnya kena

biaya Rp. 100,-/menit

60

2) Civitas akademika FITK yang tidak menjadi anggota Rp.2000 ½ jam

pertama, selanjutnya kena biaya Rp.100,-/menit

3) Bukan civitas akademika FITK yang tidak menjadi anggota Rp.4000 ½

jam pertama, selanjutnya kena biaya Rp.200,-/menit

g. Melapor kepada petugas setelah selesai penggunaan layanan internet

untuk mengambil kembali kartu jaminan

5. Layanan Bahan Audio Visual

Semua civitas akademika FITK UIN Jakarta baik mahasiswa, dosen,

maupun karyawan yang akan menggunakan layanan audio visiual diharapkan

dapat mengikuti langkah-langkah berikut ini:

a. Mengisi formulir layanan audio visual

b. Melaporkan kepada petugas agar semua peralatan disiapkan

c. Civitas akademika memilih sendiri CD pembelajaran yang akan

digunakan di lemari, kuncinya sama petugas

d. Layanan ini diperuntukan khusus untuk civitas akademika saja

e. Setelah selesai peralatan dibereskan seperti semula

61

H. SOP Layanan Pemustaka Perpustakaan FITK

1. Pendaftaran Anggota Baru dan Lama2

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup pelaksanaan pendaftaran

anggota baru dan pendaftaran ulang bagi anggota lama di perpustakaan FITK

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Berikut ini langkah-langkah prosedur yang

harus dilakukan:

a. Bagian layanan pemakai perpustakaan mengumumkan waktu dan syarat

pendaftaran anggota baru dan lama. pengumuman disampaikan sejak awal

agustus melalui berbagai media, masa pendaftaran anggota berlansung dua

bulan (September-oktober)

b. Bagian layanan pemakai perpustakaan menyambut kedatangan mahasiswa

FITK yang telah/akan menjadi anggota perpustakaan. Petugas harus

melayani dengan senyum, salam, dan sapaan (3S) yang sesuai.

c. Bagian layanan pemakai perpustakaan mengecek status keanggotaan,

untuk pendaftaran anggota baru lanjut ke langkah d. untuk pendaftaran

ulang anggota lama, langsung ke langkah j.

d. Bagian layanan pemakai perpustakaan menyerahkan form pendaftaran

kepada mahasiswa untuk diisi. Form dapat langsung diisi dan diserahkan

pada hari yang sama.

2 Kementrian agama UIN Jakarta FITK, Prosedur Operasional Standar (POS), (Jakarta:Kementrian Agama UIN Jakarta FITK,2010), no dok. FITK-POS-PERPUS-01

62

e. Bagian layanan pemakai perpustakaan menerima dan memverifikasi form

pendaftaran yang telah diisi, beserta kelengkapannya. Berkas yang harus

dilampirkan adalah bukti pembayaran SPP, fotokopi KTP, pas foto 2X3

(dua lembar), dan uang pendaftaran sejumlah yang telah ditentukan.

f. Bagian layanan pemakai perpustakaan mengecek kelengkapan berkas, jika

sesuai lanjut kelangkah g. jika tidak sesua kembali kelangkah d

g. Bagian layanan pemakai perpustakaan mengentri data ke database anggota

perpustakaan. Dilakukan setelah jam pelayanan usai pada hari yang sama.

h. Bagian layanan pemakai perpustakaan menyerahkan data kerekanan untuk

dijadikan bahan percetakan kartu anggota. Data dalam bentuk softcopy

diserahkan satu kali seminggu pada setiap hari senin.

i. Bagian layanan pemakai perpustakaan menerima kartu anggota dari

rekanan. Percetakan kartu anggota selesai maksimal tujuh hari setelah

softcopy diserahkan.

j. Bagian layanan pemakai perpustakaan menerima kartu anggota yang lama

dan melakukan updating. Mahasiswa menyerahkan uang pendaftaran

ulang sejumlah yang telah ditentukan. Updating dilakukan maksimal

selama sepuluh menit.

k. Bagian layanan pemakai perpustakaan menyerahkan kartu anggota kepada

mahasiswa. Bagi anggota baru, kartu anggota diserahkan empat belas hari

setelah penyerahan formulir. Sedangkan bagi anggota lama langsung

diserahkan segera setalah dilakukan updating

63

2. Peminjaman Buku3

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan peminjaman buku-

buku yang bisa dipinjamkan keluar perpustakaan. Berikut ini langkah-langkah

prosedur yang harus dilakukan:

a. Bagian layanan pemakai perpustakaan menerima buku dan kartu anggota

dari pengguna. Peminjam diperkenankan mencari sendiri bahan pustaka

yang akan dipinjam.

b. Bagian layanan pemakai perpustakaan menscan kartu anggota, untuk

memeriksa indentitas anggota, masa berlaku kartu, dan mencek status

peminjaman sebelumnya.

c. Bagian layanan pemakai perpustakaan mengecek masa berlaku kartu

anggota. Jika masih berlaku lanjutkan kelangkah e. jika tidak lanjut

kelangkah d.

d. Bagian layanan pemakai perpustakaan memperpanjang kartu anggota

disesuaikan dengan ketentuan perpanjangan anggota yang berlaku

diperpustakaan FITK.

e. Bagian layanan pemakai perpustakaan menscan barcode buku. Untuk

mengubah status buku dalam sistem otomasi perpustakaan FITK.

f. Bagian layanan pemakai perpustakaan memberi cap tanggal kembali.

Untuk peminjaman, berikan cap bertinta warna biru (selain merah)

3 Kementrian agama UIN Jakarta FITK, Prosedur Operasional Standar (POS), no dok. FITK-POS-PERPUS-11.

64

g. Bagian layanan pemakai perpustakaan menyerahkan buku dan kartu

anggota kepada peminjam. Diiringi dengan senyuman dan ucapan terima

kasih.

3. Pengembalian Buku4

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan pengembalian buku-

buku yang bisa dipinjam keluar perpustakaan. Berikut ini langkah-langkah

prosedur yang harus dilakukan:

a. Bagian layanan pemakai perpustakaan menerima buku kembali. Diringi

dengan senyuman, salam dan sapaan.

b. Bagian layanan pemakai perpustakaan mengecek fisik buku. Objek

pemeriksaan: keutuhan jumlah halaman, kebersihan, dan kelengkapan

indentitas buku

c. Jika buku rusak Bagian layanan pemakai perpustakaan memberikan

sanksi. Rincian jenis sanksi diberikan sesuai kententuan yang berlaku

d. Bagian layanan pemakai perpustakaan mengecek keterlambatan jika tidak

lanjut kelangkah berikutnya. Jika terlambat, kenakan denda sesuai dengan

ketentuan yang berlaku.

4 Kementrian agama UIN Jakarta FITK, Prosedur Operasional Standar (POS), no dok. FITK-POS-PERPUS-12

65

e. Bagian layanan pemakai perpustakaan memeriksa pemesanan buku

tersebut. Jika dipesan, lakukan prosedur pemesanan sesuai FITK-POS-

PERPUS-13.

f. Apabila anggota perpustakan ingin memperpanjang peminjaman buku jika

ya lanjut kelangkah g. jika tidak lanjutkan kelangkah j. perpanjangan

hanya diberikan satu kali.

g. Bagian layanan pemakai perpustakaan meperbaharui data pinjam.

Pembaharuan data peminjaman disesuaikan dengan FITK-POS-PERPUS-

11.

h. Bagian layanan pemakai perpustakaan meberi cap tanggal kembali. Untuk

perpanjangan, berikan cap bertinta warna merah.

i. Bagian layanan pemakai perpustakaan menyerahkan buku ke pengguna.

Diiringi dengan senyuman dan ucapan terimakasih

j. Bagian layanan pemakai perpustakaan menscan buku. Untuk mengubah

status buku dalam sistem otomasi perputakaan FITK.

k. Bagian layanan pemakai perpustakaan menghapus data pinjam. Status

buku diubah dari “dipinjam” menjadi “ada”

l. Bagian layanan pemakai perpustakaan menyimpan buku di rak. Paling

lama dilakukan satu jam setelah langkah k.

66

4. Pemesanan Buku5

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan pemesanan buku-buk

yang sedang dipinjamkan/keluar perpustakaan. Berikut ini langkah-langkah

prosedur yang harus dilaksanakan:

a. Bagian layanan pemakai perpustakaan menerima permohonan pemesanan

buku, dan menuliskannya pada form pemesanan. Pemesanan bisa lewat

teleponatau dating lansung. Bila lewat telepon, form diisikan oleh petugas.

b. Bagian layanan pemakai perpustakaan menyimpan form pada file

pemesanan. Dikelompokkan berdasarkan subjek.

c. Bagian layanan pemakai perpustakaan mengecek ketersediaan buku.

Dilakukan melalui sitem otomasi perpustakaan FITK, paling lambat satu

hari setelah pemesanan.

d. Bila buku sudah tersedia lanjut kelangkah e. jika tidak , kembali

kelangkah b.

e. Bagian layanan pemakai perpustakaan menginformasikan kepada pemesan

tentang telah tersedianya buku pesanan. Informasi diberikan via telepon.

f. Bagian layanan pemakai perpustakaan memberikan pelayanan

peminjaman buku. Peminjaman dilakukan sesuai FITK-POS-PERPUS-11

5 Kementrian agama UIN Jakarta FITK, Prosedur Operasional Standar (POS), no dok. FITK-POS-PERPUS-13

67

5. Peminjaman Buku Untuk Fotokopi6

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan peminjaman berbagai

bahan pusakauntuk difotokopi. Berikut ini langkah-langkah prosedur yang

harus dilaksanakan:

a. Bagian layanan pemakai perpustakaan menerima buku, kartu anggota, dan

formulir peminjaman untuk fotokopi dari pengguna. Pelaksanaan

disesuaikan dengan FITK-POS-PERPUS-11 tentang POS peminjaman.

b. Bagian layanan pemakai perpustakaan menyerahkan buku dan menyimpan

formulir dan kartu anggota pada file “peminjaman untuk fotokopi”.

Diiringi dengan senyum dan mengingatkan batas waktu peminjaman.

c. Bagian layanan pemakai perpustakaan Menerima buku kembali. Masa

peminjaman buku untuk fotokopi maksimal satu jam.

d. Bagian layanan pemakai perpustakaan mengecek keterlambatan. Jika

terlambat, kenakan denda sesuai ketentuan yang berlaku.

e. Bagian layanan pemakai perpustakaan mengecek kondisi fisik buku, Jika

rusak kenakan sanksi. Rincian jenis sanksi diberikan sesuai ketentuan

yang berlaku.

f. Bagian layanan pemakai perpustakaan menyerahkan kembali kartu

anggota. Diiringi dengan senyuman dan ucapan terima kasih.

6 Kementrian agama UIN Jakarta FITK, Prosedur Operasional Standar (POS), no dok. FITK-POS-PERPUS-14

68

6. Penagihan Buku7

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan penagihan semua

jenis bahan pustaka di perupustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

Berikut ini langkah-langkah prosedur yang harus dilaksanakan:

a. Bagian layanan pemakai perpustakaan memeriksa daftar laporan

keterlambatan. Keterlambatan yang dimaksud adalah yang lebih dari dua

bulan.

b. Mengumumkan daftar buku yang terlambat (penagihan pertama).

Pengumuman ditempel di papan, dan juga disampaikan melalui website.

c. Jika buku datang/kembali, lanjutkan kelangkah d. jika tidak lanjut

kelangkah e.

d. Bagian layanan pemakai perpustakaan memproses pengembalian dan

denda. Disesuaikan dengan FITK-POS-PERPUS-12 tentang pengembalian

buku.

e. Mengumumkan daftar buku yang terlambat (penagihan kedua). Penagihan

kedua disampaikan setelah satu bulan tidak ada tanggapan.

f. Jika buku datang/kembali, lanjutkan kelangkah d. jika tidak, lanjutkan

kelangkah g.

7 Kementrian agama UIN Jakarta FITK, Prosedur Operasional Standar (POS), no dok. FITK-POS-PERPUS-15

69

g. Mengumumkan daftar buku yang terlambat (penagihan yang ketiga).

Penagihan ketiga disampaikan setelah satu bulan penagihan kedua tidak

ada tanggapan.

h. Jika buku datang/kembali, lanjutkan kelangkah d. jika tidak, lanjutkan

kelangkah i.

i. Bagian layanan pemakai perpustakaan memberi catatan pada data anggota

(membekukan sementara keanggotaan). Pembekuan anggota berdampak

pada hak-hak yang bersangkutan sebagai anggota.

j. Bagian layanan pemakai perpustakaan Mengirim surat ke pembantu

dekan satu. Surat pemberitahuan dilampiri dengan daftar pengguna

tertagih.

7. Pelayanan Surat bebas Pustaka8

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan pelayanan surat

keterangan bebas pustaka kepada mahasiswa di FITK UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta. Berikut ini langkah-langkah prosedur yang harus

dilaksanakan:

a. Bagian layanan pemakai perpustakaan menerima permohonan pembuatan

Surat Keterangan Bebas Pustaka (SKBP). Permohonan cukup

disampaikan secara lisan oleh mahasiswa kepada petugas.

8 Kementrian agama UIN Jakarta FITK, Prosedur Operasional Standar (POS), no dok. FITK-POS-PERPUS-16

70

b. Bagian layanan pemakai perpustakaan menyerahkan form Surat

Keterangan Bebas Pustaka (SKBP) dan form Judul dan Abstraksi Skripsi

(JAS) kepada pemohon untuk diisi. Kedua jenis form dapat langsung diisi

dan diserahkan pada hari yang sama.

c. Jika pemohon adalah anggota lanjut kelangkah d. jika bukan anggota

lanjut kelangkah f.

d. Bagian layanan pemakai perpustakaan mengecek semua pengembalian

pinjaman. Jika ada yang belum dikembalikan, lanjut kelangkah e. Jika

semua pinjaman sudah dikembalikan, langsung ke langkah f.

e. Bagian layanan pemakai perpustakaan menerima pengembalian atau

penggantian bahan pustaka. Bahan pustaka yang hilang/rusak diganti

dengan bahan pustaka sejenis atau sejumlah uang penggantian yang

sepadan plus denda.

f. Bagian layanan pemakai perpustakaan menerima dan memverifikasi form

Surat Keterangan Bebas Pustaka (SKBP) dan Judul dan Abstraksi Skripsi

(JAS) yang telah diisi, beserta kelengkapan berkas persyartan. Persyaratan

yang harus dilengkapi adalah: menyerahkan kartu anggota (jika pemohon

tercatat sebagai anggota), menyerahkan skripsi satu eksepmlar, dan

menyerahkan sejumlah uang administrasi.

g. Bagian layanan pemakai perpustakaan membuat dan menerbitkan Surat

Keterangan Bebas Pustaka (SKBP). Ditandantangani oleh kepala urusan

perpustakaan FITK.

71

h. Bagian layanan pemakai perpustakaan menyerahkan Surat Keterangan

Bebas Pustaka (SKBP) kepada anggota. Maksimal satu hari setelahform

diterima kembali dan diverifikasi.

72

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Tahapan Penelitian

Pada penelitian ini dilakukan selama dua bulan yakni dari bulan mei

2014 sampai dengan juni 2014 meliputi studi dokumen SOP, observasi

lapangan selama 5 hari yaitu pada tanggal 2 juni sampai dengan 6 juni 2014,

dan mewawancarai Staf perpustakaan dan pihak terkait, berikut daftar

informan yang diwawancarai:

Tabel 6: daftar informan

No Nama Pendidikan Jabatan Lama Kerja

1Lolytasari M.Hum(LTS)

S2 perpustakaan Kaur perpustakaan 3 bulan

2Ade Abdul Haq,M.Hum (AAH)

S2 perpustakaanMantan pustakawanFITK

-

3Ria Maria Hidayat.S.Pd (RMH)

S1 pendidikan Staf Layanan teknis 7 tahun

4 Rahmat SS (RHM) S1 sosialStaf Layananpemustaka

3 tahun

5 Dewi, S.Pd (DW) S1 pendidikanStaf Layananpemustaka

1 tahun

Dari tabel informan diatas, dapat diketahui bahwa dua orang informan

yang diwawancarai memiliki latar belakang pendidikan ilmu perpustakaan dan

informasi, sehingga dapat diambil kesimpulan bahwa mereka telah memiliki

pengetahuan dalam bidang ilmu perpustakan. Sedang tiga orang lainnya latar

belakang pendidikannya bukan berasal dari ilmu perpustakaan dan informasi,

meski begitu tiap-tiap informan memiliki pengalaman bekerja dan

pengetahuan yang cukup pada bidang perpustakaan dan informasi.

73

B. Hasil dan Pembahasan Penelitian

1. Sejarah Penerapan SOP Perpustakaan FITK

a. Sejarah

Awal mula penyusunan dan penerapan SOP perpustakaan FITK

pada tahun 2008, yang di latar belakangi oleh upaya mewujudkan visi

dan misi FITK UIN Jakarta sebagai lembaga pendidikan tenaga

kependidikan (LPTK) yang unggul, kompetitif, dan prosfesional.

Sehingga pada 3 september 2008, FITK meluncurkan program

peningkatan manajemen mutu, yaitu penerapan sistem manajemen

mutu (SMM) ISO 9001:2008.1

Sebagai salah satu unit/sub. Bagian di lingkungan FITK maka

perpustakaan FITK harus mempunyai prosedur kerja dalam hal ini

POS atau lebih dikenal dengan SOP. berikut kutipan wawancaranya:

“…Jadi mulanya pas ISO, setiap sub.bagin di FITK harus

ada Prosedur kerjanya…. Baik akademik, umum, jurusan, begitu

juga perpustakaan FITK…”2

b. Penyusunan Dokumen SOP

Penyusunan SOP disusun oleh tim ISO dari FITK, dan tidak

seorangpun dari pihak Pustakawan yang masuk dalam tim penyusunan

SOP Perpustakaan. Saat itu, Pustakawan Perpustakaan FITK hanya

dimintai pendapat dan merevisi dokumen SOP ketika selesai dibuat.

1 FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 (Jakarta :FITK UIN Jakarta, 2008), h. 1.1/2

2 Wawancara pribadi dengan Ria Maria Hidayat, Jakarta, 4 juni 2014

74

berikut kutipan wawancara tentang keterlibatan Pustakawan pada awal

penyusunan SOP Perpustakaan FITK:

“Enggak tidak, Siapa saja yang terlibat penyusunan SOP?,

pa AAH dan tim penyusun ISO..” 3

Namun, AAH mengutarakan pernyataan yang sedikit berbeda:

“…Yang terlibat dalam penyusunan yaitu tim ISO darifakultas FITK …. Pada waktu itu, saya tidak tergabung dalamtim yang menyusun berkas SOP perpustakaan, hanya merekameminta pendapat kami (pustakawan). Namun, karena kamitidak tergabung dalam tim, yah kadang-kadang

Berikut nama-nama yang masuk dalam tim penyusunan SOP

perpustakaan FITK:

Tabel 7: dafatar tim ISO

No Nama Jabatan1 Rusdy Zakaria, M.Ed., M.Phill. Ketua ISO FITK2 Abdul Muin, S.Si., M.Pd. Anggota ISO FITK3 Siti Khadijah, MA. Anggota ISO FITK4 Nengsih Juanegsih. M.Pd. Anggota ISO FITK5 Syaripulloh, M.Si. Anggota ISO FITK6 Yanti Herlanti, M.Pd. Anggota ISO FITK

Hal di atas menjelaskan bahwa penyusunan SOP perpustakaan

FITK. Melibatkan tim ISO FITK, yang memiliki kemampuan yang

baik dalam sistematika penyusunan dokumen SOP dan pustakawan

Perpustakaan FITK, yang memiliki pengetahuan dan keterampilan

yang cukup dalam bidang perkerjaan di perpustakaan.

Budihardjo mengatakan, pada umumnya penyusunan SOP

dilakukan oleh suatu tim. Kriteria orang yang ditunjuk merupakan

seorang atau beberapa orang pilihan yang memiliki kemampuan untuk

3 Wawancara pribadi dengan Ria Maria Hidayat,

75

hal tersebut. Terdiri atas perwakilan dari beberapa sistem yang ada

dalam perusahaan atau organisasi tersebut.4

Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa seharusnya ada

pustakawan FITK yang menjadi bagian dari tim ISO dan terlibat

lansung dalam penyusunan SOP perpustakaan. Sehingga SOP yang

dihasilkan akan mudah dimengerti dan mudah diaplikasikan oleh

orang-orang yang bekerja dilapangan dan dapat menetukan langkah-

langkah kerja yang efisien dan efektif.

2. Tahapan Penerapan SOP pada Layanan Pemustaka FITK

a. Pengetahuan dan Manfaat SOP

1) Pengetahuan SOP

Untuk mengetahui sejauh mana pengetahuan para informan,

penulis menanyakan apa itu SOP/POS. Berdasarkan wawancara

yang penulis lakukan bahwa tingkat pengetahuan pustakwan FITK

beragam yakni:

a) Tidak mengetahui pengertian SOP

“…Apa ya, standar pegawai… gak tau saya, masih

kurang jelas masalah SOP”5

“…satuan operasional prosedur, kurang tau sih

pastinya mas. Soalnya kita jurusunnya apa kerjanya

apa…”6

4 M. Budihardjo, Panduan Praktis Menyusun SOP (Jakarta: Raih Asa Sukses, 2014, h. 135 Wawancara pribadi dengan Rahmat, Jakarta, 2 juni 2014

76

Dari paparan diatas meniunjukan bahwa ada pustakawan

FITK masih belum mengetahui pengertian SOP.

b) Standar operasional prosedur

“…standar operasional prosedur …”7

“…Yang saya ketahui, SOP itu standar operasional

prosedur…”8

c) Dokumen yang mengatur alur kegiatan

“…yang berkaitan dengan dokumen, yang mengatur

jalannya suatu kegiatan. Kalau sudah ada SOPnya sudah

jelas, misalnya pelayanan SOP bagaimana , Pokoknya

ada alurnya lah seperti itu…”9

Dari Beberapa jawaban ditas dapat disimpulkan bahwa

definisi SOP menurut pustakwan FITK secara umum adalah suatu

dokumen prosedur yang telah di standarkan yang mengatur alur

kerja suatu kegiatan.

Hal diatas sesuai dengan yang dijelaskan oleh Menurut B.

Mustofa, SOP adalah suatu panduan tertulis dalam menjalankan

kegiatan sehari-hari di suatu lembaga untuk menjamin standar

mutu hasil pekerjaan.10

6 Wawancara pribadi dengan Dewi, Jakarta, 2 juni 20147 Wawancara pribadi dengan Ria Maria Hidayat.8 Wawancara pribadi dengan Lolytasari, Jakarta, 2 juni 20149 Ibid10 B Mustafa dan Yuyu Yulia, “Memenuhi Harapan Pengguna tentang Layanan Prima

Perpustakaan Melalui Penerapan SOP (Standard Operation Procedure) Digital. Jurnal PustakawanIndonesia, vol. 7 No. 1,” artikel diakses tanggl 25 September 2012 darihttp://journal.ipb.ac.id/index.php/jpi/article/view/1964/872

77

Sedang menurut Mohamad Aries, SOP adalah dokumen

tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap

dan sistematis.11

Namun dari paparan informan, juga menunjukan bahwa ada

pustakawan FITK yang belum sepenuhnya mengetahui pengertian

SOP, bahkan ada pustakawan yang tidak memahami dan tidak

mengetahui bahwa perpustakaan FITK memiliki dan menerapkan

SOP.

2) Manfaat SOP Bagi Pustakawan FITK

Dari paparan informan, secara umum dengan adanya

penerapan SOP di perpustakaan FITK telah memberikan manfaat

sebagai berikut:

a) Sebagai standar pedoman dalam melakukan pekerjaan

“yah manfatnya … Perlu sebagai standar”12

“…fungsinya, Wah apa yak, saya belum terlalu

memahami tentang SOP jadi masih kurang nyambung,..

manfaat yah kadang ada kadang tidak, manfaatnya yah

alur kerjanya lebih terkontrol…”13

“…sebagai pedoman, Agar terstruktur dengan

rapi, mulai dari awal pelayanan, yang meliputi

11 Mohamad Aries, dan Abdul Rahman Saleh. “Penyusunan Standard Operating Prosedurdi Perpustakaan,”

12 Wawancara pribadi dengan Rahmat.13 Wawancara pribadi dengan Dewi.

78

peminjaman, sampai dengan pengembalian buku

tersebut ke perpustakaan…”14

b) Sebagai sarana dokumentasi.

“… Fungsinya utnuk penyeragaman pekerjaan,.manfaat sama ya jadi teratur saja dokumennya, adapenyeragaman dalam kata persuratan, misalnyabagaimana menulis surat pengadaan, tentangpermohonan pengadaan barang atau pengadaan bahanpustaka. Sebenarnya untuk penyeragaman kerja dandokumentasi, dan juga peletakan dokumen, jangankandokumennya box dokumen saja seragam, antara disini(perpustakaan) sama yang dibawa (seluruh Sub. bagaianFITK) sama…”15

Hal diatas sesuai dengan yang dikatakan Rudi M. Tambunan,

salah satu Manfaat SOP Sebagai Pedoman, SOP mempunyai peran

untuk memberikan acuan tentang semua kegiatan-kegiatan yang

dijalankan dalam organisasi secara efektif.16

Sejalan dengan diatas Mohamad Aries berpendapat implementasi

SOP di perpustakaan dapat memberikan manfaat sebagai sarana untuk

mengkomunikasikan pelaksanaan suatu pekerjaan bagi manajemen

perpustakaan, dan sebagai sarana dokumentasi sistem informasi

perpustakaan.17

Hal ditas juga menunjukan bawa setelah perpustakaan FITK

menerapkan SOP beberapa pustakawan masih belum merasakan

manfaat yang signifikan. Hal ini dikarenakan kurangnya pengetahuan

14 Wawancara pribadi dengan Ria Maria Hidayat.15 Wawancara pribadi dengan Lolytasari,16 Rudi M. Tambunan, Pedoman Penyusunan Standard Operating Pocedures (SOP)

(Jakarta: Maiestas Publishing, 2008), h. 97 dan 14817 Mohamad Aries, dan Abdul Rahman Saleh. Penyusunan Standard Operating Prosedur di

Perpustakaan.”

79

mengenai SOP sehingga mereka tidak menggunakan SOP yang telah

dibuat.

b. Tahapan Penerapan SOP

Untuk mengetahui langkah apa saja yang dilakukan dalam

menerapkan SOP, penulis menayakan tahapan implementasi apa saja

yang dilakukan perpustakaan FITK dalam menerapkan SOP. Jawaban

para informaan menunjukan bahwa langkah-langkah yang dilakukan

Perpustakaan FITK yaitu sosialisasi, distribusi ke unit-unit, dan

pembinaan pemahaman SOP. untuk lebih jelasnya sebagai berikut :

1) Sosialisasi

“…Yah tentu ada, samalah yaitu Sosialisasi dulu,

terus dibahas ini SOPnya gimana sudah pas belum…” 18

Sosialisasi SOP dilakukan agar pustakawan perpustakaan

FITK mampu mengimplementasikan SOP yang telah disusun.

Setelah disusun kemudian ditanyakan kembali kepada unit

pelaksana apakah SOP telah sesuai dengan pekerjaan dilapangan.

2) Distibusi ke unit-unit

“…Paling kita diberi kopian, SOPnya begini, di tempel dan

dan dikerjakan sperti itu saja…”19

Pada tahap ini SOP mulai didistribusikan ke masing-masing

unit yang akan menerapkan SOP. Pendistribusian ini berupa

18 Wawancara pribadi dengan Ade Abdul Haq.19 Wawancara pribadi dengan Ria Maria Hidayat.

80

fotokopi SOP yang kemudian di tempel dan dialaksanakan oleh

setiap pustakwan.

3) Pelatihan dan pembinaan pengetahuan SOP

Walaupun tidak ada pelatihan dan pembinaan formal

mengenai pemahaman SOP, pada awal penerapannya ada

pembinaan pemahaman SOP melalui rapat setiap minggu sekali

selama sebulan yang memberi penjelasan tentang SOP, manfaat

SOP, seperti peningkatan layanan, dan dokumen SOP.

Berikut jawaban para informan ketika ditanya mengenai

pelatihan dan pembinaan pengetahuan SOP:

“…Tidak ada pembinaan dari kepala perpustakaan,dari pihak fakultas tidak ada pembinaan, Cuma ada rapatyang memberi penjelasan tentang SOP, Yang dibahas yahtentang manfaat SOP seperti peningkatan layanan, dokumen,faromulir-formulir, dan hanya untuk persiapan Audit,selama sebulan dan setiap minggunya ada rapat persiapansekali…”20

Berbeda dengan pustakawan yang baru bekerja sejak 2010,

2012 dan 2014 mengaku belum diberi pembinaan maupun

pelatihan mengenai pengetahuan SOP. mereka berharap adanya

pembinaan dan pelatihan sehingga memiliki pemahaman dan

mengapa diperlukan penerapan SOP.

“Yah tergantung SOPnya, perlu gak kita, jika perlu yah

berarti perlu ya boleh ada dilakukan Pembinaan SOP, karena

SOP belum terlalu dalam saya”21

20 Wawancara pribadi dengan Ria Maria Hidayat.21 Wawancara pribadi dengan Rahmat.

81

“Belum pernah selama setahun di sini, maupun

pelatihan yah perlu biar kita lebih memahami tentang SOP”22

“Disinikan Fakultas FTIK sudah ISO, jadi biasanya ada

pembinaan. Cuma sejak saya disini belum ada pembinaan,

jadi bagaimana saya mau bina anak buah, sementara saya

juga belum dibina”23

Melihat kondisi pada saat ini dimana adanya pustakawan baru,

kepala pustakawan maupun pihak ISO FITK perlu melakukan kembali

sosialisasi, distribusi SOP ke unit-unit dan pembinaan maupun

pelatihan pemahaman SOP baik secara formal maupun non formal.

Tahapan penerapan SOP perpustakaan FITK diatas sejalan

dengan yang pernyataan Darmono, bahwa langkah-langkah yang

diperlukan untuk perencanaan implementasi SOP adalah sosialisasi

SOP kepada para pengguna, pendistribusian SOP kepada pengguna,

analisis kebutuhan pelatihan (jika diperlukan).24

22 Wawancara pribadi dengan Dewi.23 Wawancara pribadi dengan Lolytasari24 Darmono, “Pengembangan Standard Operating Procedures (SOP) untuk Perpustakaan

Perguruan Tinggi,” artikel diakses pada 25 September 2010 darihttp://library.um.ac.id/index.php/Artikel-Pustakawan/pengembangan-standard-operating-procedures-sop-untuk-perpustakaan-perguruan-tinggi.html

82

3. Pemanfaatan dan Penerapan SOP Pada Layanan Pemustaka

Perpustakaan FITK

a. Pemanfaatan/penggunaan SOP perpustakaan FITK

Pada awal mula diterapkan SOP, pustakawan FITK

memanfatkan dan menggunakan SOP sebagai pedoman dalam

melakukan pekerjaannya. Berbeda dengan keadaan saat ini, wujud

SOP hanya sebatas dokumen yang kurang dimanfaatkan/digunakan

maupun dibaca. Berikut kutipan wawancaranya:

“…pada awalnya yah digunakan namun yah gitu de, saatini hanya sebatas dokumen Standar, untuk pekerjaan mengacukepada SOP tapi kalau disitu kan ada senyum, sapa, salam,namun hal itu jarang dilakukan… mungkin karena kurangsosialisasi, dan tidak adanya pelatihan…”25

Hal serupa dijawab oleh informan lainnya, bahwa dalam

pekerjaannya telah menggunakan SOP

“…pake lah, namun saya hanya melayani pengembalian dan

peminjaman saja…”

“…Yah seharusnya digunakan namun karena keterbatasan

pustakawan sehingga kurang di gunakan…”26

Selanjutnya, informan yang lain menjawab bahwa tidak pernah

menggunakan SOP, berikut kutipan wawancaranya:

“…Belum, karna saya tidak tau tentang dokumen SOPmemang SOP itu apa sih dek jelaskan? “Sop itu dokumen yangdisusun sebagai pedoman pustakawan dalam melaksanakanpekerjaan yang standard sesuai prosedur” oooh kalau begitu sop

25 Wawancara pribadi dengan Ria Maria Hidayat.26 Wawancara pribadi dengan Ade Abdul Haq.

83

itu ada namun pasti ada namun saya tidak tau dan belum pernahsaya baca…”27

Kepala urusan perpustakaan FITK yang sedang menjabat saat

ini, mengakui bahwa dia belum membaca dokumen SOP perpustakaan

FITK yang diterapkan saat ini. Selanjutnya, menurutnya ketika

ditanyakan tentang apakah pustakawan perpustakaan FITK melakukan

pekerjaaanya sesuai dengan SOP? beliau mengakui bahwa belum

semua dari bekerja berdasarkan SOP. berikut kutipan jawabannya:

“…Saya terus terang saja, saya kan baru tiga bulan disinijadi kalau mengenai baca atau tidaknya saya belum baca.Karena pernah jadi pustakawan jadi sudah ke bayanglah, walautidak membaca SOP…“ “…Kalau melihat kinerja berdasarkanSOPnya, begini de, sebelum saya kesini KAURnya udahmeninggal dan juga belum ada penambahan pegawai, ternyatasetelah saya disini ada penambahan pegawai, jadi berarti adasalah satu pegawai yang belum bekerja berdasarkan SOP,karena mungkin sebelumnya mereka 3 orang, yang satupengolahan, dan dua lainnya yang sudah bekerja berdasarkanSOP, dan sekarang ada satu orang, berarti belum semuanyabekerja berdasarkan SOP…”28

Berdasarkan hasil wawancara diatas diketahui kurangnya

pemanfaatan/penggunaan SOP sebagai pedoman dalam melakukan

pekerjaanya, disebabkan oleh:

1). Kurangnya tenaga pustakawan

2). Tidak ada sosialisasi dan pelatihan mengenai SOP

3). Tidak mengetahui bahwa perpustakaan FITK menerapkan SOP

4). Ada penambahan pustakawan

27 Wawancara pribadi dengan Rahmat.28 Wawancara pribadi dengan Lolytasari.

84

Ketika ditanya bagaimana mengetahui prosedur layanan

pemustaka Pustakawan perpustakaan FITK melakukan pelayanan

hanya berdasarkan hal berikut ini:

1). Melakukan prosedur pelayanan melalui bimbingan kepala

perpustakaan dan pustakawan lainnya

“…Yah dari ibunya (pimpinan), ada bimbingan dari

pustakawan sebelunya…”29

2). Melakukan pelayanan dengan berpatokan pada sistem otomasi

pada komputer khususnya dalam hal pengembalian dan

perpanjangan.

“saya tinggal mengikuti alur kerja yang ada dalam computer.

sudah ada disni semua, seperti pengembalian dan

perpanjangan…”30

3). Berdasarkan pengalaman bekerja di perpustakaan, sehingga sudah

mempunyai gambaran bagaimana prosedur kerja di perpustakaan,

walaupun tanpa membaca SOP.

“Karena pernah jadi pustakawan jadi sudah ke

bayanglah, walau tidak membaca SOP…”

29 Wawancara pribadi dengan Dewi.30 Wawancara pribadi dengan Rahmat.

85

Hal ini sangat disayangkan mengingat SOP disusun sebagai

panduan tertulis dalam menjalankan kegiatan sehari-hari di suatu

lembaga untuk menjamin standar mutu hasil pekerjaan.31

Selanjutnya menurut AAH, seharusnya setelah dibuat SOP

tersebut menjadi suatu tuntutan bagi pustakawan untuk menggunakan

dan memanfaatkan SOP dalam melakukan pekerjaanya.

“…sebenarnya SOP hanya sebagai prosedur kerja saja jadi

tergantung siapa yang akan melakukannya, tapi ketika sudah di

SOPkan menjadi suatu tuntutan bahwa itu harus di lakukan terhadap

kerjaan itu…”32

Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa walaupun proses

pelayanan Pemustaka khususnya layanan sirkulasi di perpustakaan

FITK telah mengacu pada SOP yang ada, namun SOP haruslah

dimanfaatkan sebagai pedoman dan diterapkan dalam menjalankan

kegiatan pekerjaan guna menjamin kulitas mutu pelayanan.

31 B Mustafa dan Yuyu Yulia, “Memenuhi Harapan Pengguna tentang Layanan PrimaPerpustakaan Melalui Penerapan SOP (Standard Operation Procedure).

32 Wawancara pribadi dengan Ade Abdul Haq.

86

Berdasarkan hasil wawancara kesuluruhan penelitian ini ,

Pemanfaatan SOP perpustakaan dapat digambarkan sebagai berikut

Gambar 2: Diagram pemanfaatan SOP Perpustakaan FITK

Pemanfaatan SOP perpustakaanFITK

Tidak digunakan oleh pustakawan

yang bekerja selama tiga tahun

kebawah

Digunakan oleh pustakwan yang

telah bekerja selama tujuh

tahunan

Dimanfaatkan karena:

1. Ada sosialisasi2. Ada pembinaan/pelatihan3. SOP didistribusikan kesetiap

sub. Bagian.4. adanya pengawasan/kontrol

dan evaluasi SOP (auditmutu)

Alasan tidak dimanfaatkan:

1. Tidak mengetahui bahwaperpustakaan FITKmenerapan SOP

2. Kurangnya pengetahuantentang SOP

3. Melakukan prosedurpelayanan melalui bimbingankepala perpustakaan.

4. Melakukan pelayananberpatokan pada sistemotomasi

5. mempunyai pengalaman kerjasehingga tidak membaca SOP

6. Tidak adapengawasan/kontrol danevaluasi penerapan SOP

87

b. Penerapan SOP pada Layanan Sirkulasi

Selanjutnya untuk memastikan bahwa pustakawan FITK telah

melakukan pekerjaannya sesuai dengan SOP, penulis kemudian

melakukan observasi lapangan selama satu minggu yaitu dari tanggal 2

juni 2014 sampai dengan 6 juni 2014, kemudian membandingkan

dengan dokumen SOP yang telah disusun. berikut data pelayanan

yang kami kami teliti:

Tabel 8: daftar obbservasi penelitian pada layanan pemustaka

No Jenis layanan Jumlahpelayanan

1 Layanan peminjaman 452 Layanan pengembalian 523 Perpanjangan peminjaman 74 Layanan foto kopi buku (mahasiswa FITK) 85 Layanan foto kopi buku (bukan mahasiswa FITK) 56 Layanan bebas pustaka 147 Layanan pendaftaran anggota lama 3

Diketahui bahwa menurut pustakwan FITK, meskipun dokumen

SOP perpustakaan FITK kurang dimanfaatkan, prosedur layanan

sirkulasi yang ada di perpustakaan FITK sudah sesuai dengan

dokumen SOP yang telah disusun. Namun dari hasil pengamatan

penulis ada beberapa langkah prosedur yang tidak sesuai dengan

prosedur SOP yang ada. Berikut SOP pelayanan sirkulasi dan

penjelasan penerapannya:

88

1) Layanan peminjaman

Gambar 2: SOP peminjaman buku

Berdasarkan observasi yang penulis lakukan, menunjukan bahwa

proses peminjaman buku di perpustakaan FITK telah sesuai dengan

prosedur dokumen SOP nomor: FITK-POS-PERPUS-11.

.

89

2) Layanan pengembalian

Gambar 3: SOP pengembalian buku

Alur prosedur kedua peminjaman dan perpanjangan buku

yakni pengecekan kondisi fisik buku tidak dilakukan oleh

pustakawan. selebihnya alur prosedur peminjaman dan

perpanjangan buku telah sesuai dokumen SOP nomor: FITK-POS-

PERPUS-12.

90

3) Layanan pendaftaran anggotan baru dan lama

Gambar 4: SOP pendaftaran anggota baru dan lama

Berdasarkan observasi yang penulis lakukan, prosedur

layanan pendaftaran anggota lama telah seusai dengan dokumen

SOP nomor: FITK-POS-PERPUS-10.

91

4) Peminjaman buku untuk foto kopi,

Gambar 5: SOP peminjaman buku untuk fotokopi

Bagi yang bukan mahasiswa FITK diperbolehkan mengopi

sendiri buku, dengan syarat menyerahkan jaminan berupa

handphone dan kartu tanda pengenal, sebelumnya telah memberi

biaya administrasi Rp.2000. hal ini tidak terdapat dalam diagram

alir SOP layanan peminjaman buku untuk fotokopi. Sehingga pada

alur kedua, perlu dibuatkan alur tambahan untuk bukan mahasiswa

FITK.

92

Selebihnya alur prosedur layanan peminjaman buku untuk

fotokopi telah sesuai dengan dokumen SOP nomor: FITK-POS-

PERPUS-14

5) Pelayanan Surat bebas pustaka,

Gambar 6: SOP Pelayanan surat bebas pustaka

Pada alur keenam salah satu persyaratan untuk mendapatkan

surat keterangan bebas pustaka harus menyerahkan skripsi. Namun

dikarenakan terbatasnya ruangan perpustakaan, yang dimintai

untuk menyerahkan hardcopy skirpsi hanya dibatasi untuk lulusan

93

cumlaude dan amat baik. sedangkan lulusan dengan nilai baik,

cukup menyerahkan softcopy skripsi dalam bentuk CD.

Selebihnya alur prosedur pelayanan surat bebas pustaka telah

sesuai dengan dokumen SOP nomor: FITK-POS-PERPUS-16.

c. Perbedaan Kualitas Pelayanan Pasca Penerapan SOP

Berikut tanggapan para informan ketika ditanyakan mengenai

perbedaan kualitas layanan ketika SOP belum dibuat dengan sekarang:

“…Menurut saya, baik dan bagus, karena waktu yang diberi

cukup untuk peminjaman dan pengembalian…”33

“yah kadang-kadang bagus, kadang-kadang tidak, kata

mahasiswanya yah harusnya sopanlah, harus ramah, harus

senyum, dan kita di bilangkan jutek. Padahal kita sudah berusaha

semaksimal mungkin dalam melayani”34

“…Eh biasa-biasa saja. seharusnya ada perubahanpeningkatan layanan Setelah SOP cuma mungkin karena, karenankurang sosialisasi, dan tidak adanya pelatihan yang benar-benarmisalnya tentang layanan prima yang bagus itu kaya gimana dantata kerja sesuai dengan SOP bagaimana, yang ada Cuma harusada layanan prima namun kita tidak ada pelatihan tentanglayanan prima dan tatacara pelayanan yang baik,.harusnyakualitas pelayanan harus lebih bagus dan kepuasan pelangganharusnya meningkat kan, tapi disini mahasiswa puas denganperpustakaan ini karena jam bukanya, senang dengan jambukanya di perpanjang tanpa istrahat jam 8:00-18:00…”35

33 Wawancara pribadi dengan Rahmat.34 Wawancara pribadi dengan Dewi.35 Wawancara pribadi dengan Ria Maria Hidayat.

94

Paparan diatas menjelaskan bahwa menurut pustakawan FITK

dengan adanya penerapan SOP diharapkan mampu meningkatkan

kualitas pelayanan di perpustakaan FITK. Namun kenyataanya

penerapan SOP belum mampu meningkatkan kualitas layanan. Walau

pustakawan sudah berusaha semaksimal mungkin dalam melayani.

seringkali dianggap jutek atau tidak ramah karena tuntutan pemustaka

yang mengharuskan pustakwan untuk selalu sopan, ramah dan senyum

disegala kondisi.

Hal ini dikarenakan pustakwan hanya sekedar disajikan dengan

SOP tanpa adanya pelatihan maupun pembinaan mengenai bagaimana

tata kerja sesuai SOP, bagaimana pelayanan yang baik sesuai dengan

pelayanan prima, tidak ada sosialisasi, dan kurangnya pengetahuan

pustakawan mengenai SOP. sehingga penerapan SOP tidak masksimal.

Menurut B. Mustafa Dengan adanya SOP, standarisasi

pelaksanaan pekerjaan di perpustakaan dapat dikontrol. Dengan

demikian mutu hasil pekerjaan pun pada gilirannya dapat diawasi

secara bertahap, dari waktu ke waktu melalui proses monitoring dan

evaluasi serta perbaikan secara berkesinambungan, dapat menuju ke

layanan perpustakaan yang prima.36

Dari pernyataan diatas, dapat disimpulkan bahwa SOP yang telah

dibuat dengan sangat baik, harusnya dimanfaatkan dengan baik pula.

Hal itu bisa terwujud bila SOP yang ada selalu disosialisasikan dan

36 B Mustafa dan Yuyu Yulia, “Memenuhi Harapan Pengguna tentang Layanan PrimaPerpustakaan Melalui Penerapan SOP (Standard Operation Procedure).

95

pustakwan memiliki pengetahuan dan keterampilan yang cukup untuk

menerapkan dan mengaplikasikan SOP secara maksimal. Dengan

demikian penerapan SOP akan akan berjalan secara konsisten dan

berkesinambungan dapat di monitoring dan dievaluasi guna

meningkatkan kualitas layanan perpustakaan yang prima.

4. Kendala dan Hambatan dalam Pelaksanaan SOP pada Layanan

Pemustaka di Perpustakaan FITK

a. Kendala dan Hambatan Dalam Pelaksanaan SOP

Berikut ini, jawaban para informan ketika ditanyakan apa saja yang

menjadi kendala dan menghambat dalam penerapan SOP pada layanan

pemustaka.

“…Yah paling masalah internet yang putus, gak nyambung

dan lemot, dan masalah peminjaman oleh mahasiswa dari luar

FITK, dan dari pengujung kadang-kadang kurang ramah…”37

“…Paling masalah internet/jaringan, karena keika internet

bermasalah pelayanan jadi terganggu…”38

“…Kendalanya, kalau pelayanan gak ada kendala dalam

pelayanan, fine-fine saja, kalau saya melihat dari kasat…”39

“…tidak ada kesulitan karna alur kerja yang disusun sudah

jelas dan mudah ,.Tidak ada kendala baik-baik saja…”40

37 Wawancara pribadi dengan Dewi.38 Wawancara pribadi dengan Rahmat.39 Wawancara pribadi dengan Lolytasari.40 Wawancara pribadi dengan Ria Maria Hidayat.

96

Jawaban AAH berbeda dengan informan lain yaitu:

“Kendala yang paling utama itu ada distruktur organisasi,jadi perpustasakaan FITK sendiri ketika di ISO-kan kurang jelasapakah dibawah dekanat atau perpustakaan utama, sehinggalayanan yang di SOPkan sebenarnaya mau mengacu kemanaapakah mau berpedoman ke fakultas atau ke Perpustakaanutama.” Selanjutnya AAH menambahkan “SOP-nya sendiriwaktu itu contohnya kita ambil di perpustakaan UI, karna itubekas perkuliahan bapak, sehingga ketika diterapkan Di fakultasjadi agak sedikit banyak, karna ada beberapa SOP kan, artinyaketika diterapkan di fakultas, dengan adanya SOP sebanyak ituagak kedodoran juga karena tidak ada tenaga yang akanmelakukannya.”

Dari jawaban informan diatas menunjukan kendala penerapan

SOP yaitu:

a) Jaringan internet

Kendala yang sering terjadi hanyalah masalah jaringan

internet yang lambat dan sering putus menyebabkan

tehambatnya proses pelayanan.

b) Ketidak jelasan struktur organisasi perpustakaan

Tidak ada kejelasan apakah Perpustakaan FITK dibawah

FITK atau perpustakaan utama. sehingga terjadi kebimbangan

untuk pedoman yang digunakan. apakah harus mengacu

kepada pelayanan perpustakaan utama atau SOP FITK dan

c) Kurangnya tenaga pustakawan

Diketahui bahwa tingkat pengetahuan mengenai SOP

dari beberapa tenaga pustakwan masih kurang. hal ini

menyebabkan kurangnya kemampuan dalam mengaplikasikan

97

SOP yang diadopsi dari perpustakaan UI yang cakupannya

cukup luas.

Selebihnya tidak ada kendala yang signifikan dalam menerapkan

SOP pada layanan pemustaka ini dikarenakan prosedur kerjanya

disusun secara rinci dan sistematis sehingga mudah diaplikasikan.

Hal diatas sesuai dengan yang ditulis M. Budihardjo, beberapa

hambatan dalam pengaplikasian SOP yaitu:

1). Hambatan individu, merupakan hambatan paling dominan

dikarenakan tingkat pendidikan yang kurang memadai yang

menyebabkan seseorang kurang memiliki kemampuan dalam

mengaplikasikan SOP.

2). Hambatan organisasi, hambatan yang timbul dikarenakan struktur

organisasi yang terlalu kompleks.

3). Hambatan manajerial, disebabkan oleh adanya perbedaan

pandangan dari beberapa orang dalam penerapan SOP.41

b. Pengawasan pelaksanaan dan revisi SOP

1) Pengawasan pelaksanaan (monitoring)

Pengawasan perlu dilakukan dengan cara mengamati dan

melakukan pengawasan apakah SOP sudah dilaksanakan dan

seberapa jauh SOP tersebut bisa dilaksanakan dengan baik. Oleh

41 M. Budihardjo, Panduan Praktis Menyusun SOP. h. 12

98

karenah itu, penulis menanyakan apakah ada supervisi yang

menangani SOP Perpustakaan FITK. Berikut jawaban informan:

“…Menurut saya sih ada” Apa pernah di control?

“…Belum pernah paling hanya pudek dua atau kabag yang

datang bertanya mengenai perpustakaan…”42

“…Ada sih, tapi tidak pernah ditinjau, paling ada dari

pudek yang menanyakan tentang jaringan dan masalh

ruangan…”43

“… Ada tim iso yang bertangggung jawab, namun

beberapa tahun ini tidak pernah ada control dan

verivikasi…”44

“…Ada Supervisi, dari pihak Fakultas, tiap tahunnyadia mengawasi/control? Seharusnya iya, namun beberapatahun terakhir tidak direvisi, tidak di control, dan tidakdiverivikasi namun seharusnya ada control, mulai tahun2011…”45

Selanjutnya, AAH menjelaskan bahwa “…Yah biasanya

itu ada ketika Audit, yang dijadwalkannya 3 kali setahun

untuk internal, dan eksternalnya sekali dalam 4 tahun untuk

mendapatknan sertifikat ISO…”46

Sebenarnya ada supervisi yang harusnya mengawasi,

mengkontrol dan mengevaluasi pelaksanaan penerapan SOP.

Dilakukan ketika audit internal yang dijadwalkan tiga kali setahun

42 Wawancara pribadi dengan Rahmat.43 Wawancara pribadi dengan Dewi.44 Wawancara pribadi dengan Ria Maria Hidayat.45 Wawancara pribadi dengan Lolytasari.46 Wawancara pribadi dengan Ade Abdul Haq.

99

dan empat kali setahun untuk eksternal guna mendapatkan

sertifikat ISO. Namun, sejak tahun 2011 tidak ada pengawasan

maupun evaluasi dari tim ISO dan pihak FITK terkait penerapan

SOP.

Darmono menjelaskan bahwa, monitoring dilakukan untuk

melihat sejauh mana penerapan SOP dan bagaimana SOP bisa

memberikan kontribusi terhadap peningkatan kinerja

Perpustakaan.47

Dari penjelasan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa,

pengawasan dan kontrol dalam penerapan SOP harus selalu

dilakukan. Pengawasan perlu dilakukan untuk memastikan agar

SOP yang sudah dibuat selalu dijadikan pedoman dalam

melakukan pekerjaan diperpustakaan khusunya pelayanan.

Sehingga kegiatan pekerjaan yang dilakukan secara konsisten dapat

menjamin peningkatan kualitas layanan perpustakaan.

Hal diatas sejalan dengan pedoman mutu FITK yang

dijelaskan, bahwa audit mutu merupakan proses pengujian

sistematik dan mandiri untuk menetapkan apakah kegiatan mutu

dan hasil yang berkaitan sesuai dengan pengaturan yang

direncanakan dan apakah pengaturan-pengaturan yang disebut ini

diterapkan secara efektif dan mencapai tujuan.48

47 Darmono, “Pengembangan Standard Operating Procedures (SOP) untuk PerpustakaanPerguruan Tinggi”.

48 FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 (Jakarta: FITK UIN Jakarta, 2008), h. 2.2/2

100

2) Evaluasi dan Revisi SOP

Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, bahwa beberapa

tahun terakhir kegiatan penerapan SOP diperpustakaan FITK sudah

tidak lagi dikontrol apalagi dievaluasi. Hal tersebut mempengaruhi

penilaian terhadap penerapan SOP dan apakah dokumen SOP perlu

direvisi atau tidak. Menurut RMH, SOP sekarang ini tidak perlu

direvisi karena sudah bagus. RMH sependat dengan LTS, bahwa

yang mengetahui mengenai revisi tergantung pengawas namun

menurutnya SOP yang ada sudah baik dan tidak perlu dirvisi.

Sedangkan menurut AAH, SOP perlu direvisi dan disederhanakan

kembali karena cakupan SOP sekarang terlalu luas. Berikut kutipan

wawancaranya

“…tidak perlu, karena SOP yang ada sudah bagus…”49

“…Yang tahu pihak pengawas, namun kami dari pihak

palaksana baik-baik saja…”

“…Yah paling perlu disederhanakan kembali, karena

cakupannya terlalu luas dan langkah-langkahnya terlalu

panjang…”50

Darmono menjelaskan kegiatan evaluasi difokuskan pada

penilaian SOP itu sendiri apakah perlu ada perubahan dan

penambahan. SOP perlu secara terus menerus untuk dievaluasi agar

49 Wawancara pribadi dengan Ria Maria Hidayat.50 Wawancara pribadi dengan Ade Abdul Haq.

101

prosedur dalam perpustakaan selalu merujuk pada akuntabilitas dan

kinerja yang optimal.51

Selanjutnya menurut Mohammad Aries Secara periodik SOP

perlu ditinjau kembali agar tetap mutakhir karena apabila ada

perubahan kebijakan harus terlihat pada SOP. Apakah kebijakan

dan prosedur masih berlaku, masih relevan atau bahkan SOP sudah

tidak diperlukan.52

Berangkat dari pendapat diatas, SOP perpustakaan FITK perlu

dievaluasi dan direvisi kembali mengingat adanya beberapa

kebijakan baru pada layanan bebas pustaka dan layanan

peminjaman buku untuk fotokopi.

c. Kritik dan harapan terhadap SOP

Untuk mengetahui harapan pustakawan terhadap SOP, penulis

menanyakan Saran dan kritik bapak/ibu tentang SOP, para informan

memiliki tanggapan masing-masing

“…Yah kalau bisa ada pmebinaan masalah SOP agar kita

bisa memahami apa itu SOP…”53

“…biar di perjelas dengan prosedurnya,. yah perlu

pembinaan biar kita lebih memahami tentang SOP…”54

51 Darmono, “Pengembangan Standard Operating Procedures (SOP) untuk PerpustakaanPerguruan Tinggi”.

52 Mohamad Aries dan Abdul Rahman Saleh. “Penyusunan Standard Operating Prosedur diPerpustakaan”.

53 Wawancara pribadi dengan Rahmat.54 Wawancara pribadi dengan Dewi.

102

“…sarannya yah itu diadakan pelatihan kali ya.. kritiknyaSOP itu jangan Cuma jadi Standar tapi diterapkan juga dalampelayanan, selama ini pelayanannya sudah sesuai dengan SOPCuma untuk pengetahuan lebih jauh tentang SOP masih kurang,mungkin sebagian pustakawan atau apa itu SOP. namun untukpenetahun lebih jauh untuk SOP kurang, misalnya fungsi danmanfaatnya…”55

Pustakawan perpustakaan FITK berharap adanya pelatihan

maupun pembinaan mengenai SOP, sehingga dengan adanya

pengetahuan dan pemahaman yang lebih mendalam, SOP yang telah

dibuat tidak lagi hanya sebatas dokumen tetapi dapat digunakan secara

maksimal. Hal ini haruslah mendapatkan perhatian dari pimpinan

organisasi, baik kepala urusan perpustakan FITK maupun pihak

Dekanat FITK demi keberhasilan penerapan SOP dan peningkatan

kulitas pelayanan di perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah

Jakarta.

55 Wawancara pribadi dengan Ria Maria Hidayat.

103

BAB V

PENUTUP

B. Kesimpulan

Berdasarkan analisis yang dilakukan, maka dari penelitian ini didapatlah

kesimpulan antara lain:

1. Awal mula penyusunan dan penerapan SOP perpustakaan FITK pada

tahun 2008, yang di latar belakangi oleh penerapan sistem manajemen

mutu (SMM) ISO 9001:2000. Sebagai salah satu unit/sub. Bagian di

lingkungan FITK maka perpustakaan FITK harus mempunyai prosedur

kerja dalam hal ini POS atau lebih dikenal dengan SOP.

2. Sebagai upaya pemanfaatan dan penerapan SOP, pada awal penerapannya

Perpustakaan FITK melakukan beberapa tahapan implementasi yaitu:

sosialisasi, distribusi ke unit-unit, dan pembinaan pemahaman SOP.

Namun pada saat sekarang sosialisasi, distribusi ke unit-unit, dan

pembinaan pemahaman SOP tidak lagi dilakukan.

3. Pada awal mula diterapkan SOP, pustakawan FITK memanfatkan dan

menggunakan SOP sebagai pedoman dalam melakukan pekerjaannya.

Berbeda dengan keadaan saat ini, wujud SOP hanya sebatas dokumen

yang kurang dimanfaatkan. Hal ini disebabkan karena kurangnya

sosialisasi, distribusi ke unit-unit, pembinaan maupun pelatihan tentang

SOP dan tidak adanya pengawasan atau kontrol terhadap penerapan SOP.

104

4. Penerapan SOP diharapkan dapat meningkatkan kualitas pelayanan di

perpustakaan FITK. Namun kenyataanya penerapan SOP belum mampu

meningkatkan kualitas layanan. Hal ini dikarenakan pustakawan hanya

sekedar disajikan dengan SOP. Tanpa adanya sosialisasi, pelatihan

maupun pembinaan mengenai bagaimana tata kerja sesuai SOP dan

bagaimana pelayanan yang baik sesuai dengan pelayanan prima.

5. Adapun beberapa kendala yang menghambat proses penerapan SOP pada

layanan pemustaka diperpustakaan FITK yaitu:

a. Jaringan internet yang lambat dan sering putus menyebabkan

tehambatnya proses pelayanan.

b. Ketidak jelasan struktur organisasi perpustakaan apakah di bawah

FITK atau perpustakaan utama. sehingga terjadi kebimbangan untuk

pedoman digunakan. apakah harus mengacu kepada pelayanan

perpustakaan utama atau SOP FITK.

c. Kurangnya tenaga pustakawan yang akan menerapkan SOP, mengingat

tingkat pengetahuan tentang SOP dari beberapa tenaga pustakwan

menyebabkan kurangnya kemampuan dalam mengaplikasikan SOP.

105

C. Saran

Ada beberapa hal yang penulis dapat sarankan melihat kondisi di lapangan

mengenai penerapa SOP pada layanan pemustaka di perpustakaan FITK UIN

Syarif Hidayatullah Jakarta yaitu:

1. Kepala Perpustakaan FITK, maupun Pihak ISO FITK Perlu melakukan

kembali tahapan implementasi penerapan SOP bagi seluruh pustakawan.

Tahapan implementasi yang harus dilakukan yaitu sosialisasi, distribusi

SOP ke unit/sub.layanan perpustakaan dan pembinaan maupun pelatihan

SOP.

2. Perlunya dilakukan pengawasan dan evaluasi yang lebih aktif. Hal ini

harus dilakukan dengan tujuan agar SOP yang telah dibuat dapat dijadikan

pedoman dan semua tahap kegiatan kerja yang telah disusun dalam SOP

dapat dikontrol penerapannya. Sehingga harapan peningkatan kualitas

layanan dapat dicapai.

3. SOP perpustakaan FITK perlu direvisi dikarenakan hal berikut:

a. Perlu dilakukan revisi SOP melihat kondisi sekarang ini dimana

banyaknya perubahan yang terjadi dilapangan dan adanya beberapa

kebijakan baru. Seperti pada layanan peminjaman buku untuk foto

kopi dokumen SOP nomor: FITK-POS-PERPUS-14. dan layanan

bebas pustaka dokumen SOP nomor: FITK-POS-PERPUS-16.

b. Berdasarkan hasil wawancara dengan AAH, cakupan SOP yang ada

sekarang terlalu luas untuk di terapkan di perpustakaan FITK.

Sehingga SOP yang ada perlu disederhanakan kembali.

DAFTAR PUSTAKA

Abdul Rahman Saleh. Percikan Pemikiran di Bidang Kepustakawanan, Jakarta:Sagung Seto, 2011

Abdul Rahman Shaleh, et al. Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi.Jakarta: Universitas Terbuka, 1995

Azra, Azumardi, dkk. Pedoman Penulisan skripsi, Tesis dan Disertasi UIN SyarifHidaytullah. Jakarta: UIN press 2002

B Mustafa dan Yuyu Yulia. Memenuhi Harapan Pengguna tentang LayananPrima Perpustakaan Melalui Penerapan SOP (Standard OperationProcedure) Digital. Jurnal Pustakawan Indonesia, vol. 7 No. 1http://journal.ipb.ac.id/index.php/jpi/article/view/1964/872 diakses tanggl25 September 2012

Darmono, Pengembangan Standard Operating Procedures (SOP) untukPerpustakaan Perguruan Tinggi. Universitas Negeri Malang, 2007,http://library.um.ac.id/index.php/Artikel-Pustakawan/pengembangan-standard-operating-procedures-sop-untuk-perpustakaan-perguruan-tinggi.html. Diaksestanggal 25 september 2010

Direktorat Pendidikan Tinggi Depdiknas. Perpustakaan Perguruan Tinggi : BukuPedoman. Jakarta: Direktorat Pendidikan Tinggi Depdiknas, 2004

Fasisal Hariadi, “Kualitas Pelayanan Sirkulasi Perpustakaan di Unit PelaksanaTeknis Perpustakaan Universitas Negri Yogyakarta: Tahun 2012 Skripsi S1,Yogyakarta: Fakultas Pendidikan, Universitas Negri Yogyakarta, 2012

Helmi Purwanti. “Standar Operasional Prosedur,” artikel diakses pada 21 April2014 dari http://elib.unikom.ac.iddownload.phpid=133956

Hotman Nababan, “Perpustakaan Sebagai Service Provider dalam KonteksPelayanan Prima,” Media Pustakawan Vol. 17 No. 3 dan 4 2010

Hotman Nababan. “perpustakaan sebagai service provider dalam kontekspelayanan prima”, Media Pustakawan , Vol 17 no.3 dan 4 2010

Ida Winarti. Sistem Pelayanan Perpusakaan : seri pengembangan perpustakaanpertanian no: 22. Bogor: pusat perpustakaan dan penyebaran teknologipertanian Departemen Pertanian, 2001

Lasa Hs. Jenis-jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan, Yogyakarta: GadjahMada University Press, 1994

M. Budihardjo. Panduan Praktis Menyusun SOP Standard operating Procedure,Jakarta: Raih Asa Sukses, 2014

Mohamad Aries, dan Abdul Rahman Saleh. Penyusunan Standard OperatingProsedur diPerpustakaan. http://ar-saleh.blogspot.com/2005/02/penyusunan-standard-operating.html. Diakses tanggal 25 september 2010.

Noerhayati S. Pengelolaan Perpustakaan: Jilid I,Bandung: Alumni, 1987

Pawit M. Yusup, Ilmu Informasi, Ilmu Komunikasi dan Kepustakaan, Jakarta:Bumi Aksara, 2009

Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (PNRI). Standar NasionalPerpustakaan (SNP) Bidang Perpustakaan Sekolah dan PerpustakaanPerguruan Tinggi, Jakarta: Perpustakaan Nasional, 2011

Prosedur Operasional Baku (SOP) UPT Perpustakaan Institut Pertanian Bogor.UPT Perpustakaan institute Pertanian Bogor, 1998

Rudi M. Tambunan. Pedoman Penyusunan Standard Operating Pocedures (SOP,)Jakarta: Maiestas Publishing, 2008

Sri Terta Dewi, Androni. “Sikap Pemustaka Terhadap Layanan Sirkulasi diPerpustakaan Universitas Padang,” Jurnal Ilmu Informasi Perpustkaan danKearsipan, vol. 1 No.1 September 2012

Sulistiyo Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia PustakaUtama, 1993

Sulistiyo Basuki. Teknik dan Jasa Dokumentasi. Jakarta : Gramedi PustakaUtama, 1992

Sutarno NS. Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta:Sagung Seto, 2006

Syihabuddin Qalyubi, dkk. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi,YogyaKarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab,2003

Whittaker, Kenneth. Prinsip-prinsip Pelayanan Pengguna BerdasarkanPerpustakaan, Jakarta: Proyek Pengembangan Sistem NasionalPerpustakaan, 1996

Yuyu Yulia dan Abdul Rahman Saleh,. “Peranan Standard Operating Proceduredalam rangka penataan manajemen dan produktifitas kerja perpustakaan”,Jurnal Pustakawan Indonesia, Vol. 5 No. 2, 2005

HASIL WAWANCARA PUSTAKAWAN FITK MENGENAI SOP PELAYANAN

PEMUSTAKA

Informan: Ade Abdul Haq, M. Hum (AAH)

Waktu wawancara: 17 Juni, 2014

1. Sejarah Bagaimana sejarah dan yang melatarbelakangi penerapan SOP di perpustakaan FITK

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?

Tanya :Sejak kapan awal mula perpustakaan FITK menerapkan SOP ?

Jawab :Sejak tahun 2008

Tanya :Siapa saja yang terlibat dalam pembuatan SOP Perustakaan FITK?

Jawab :Yang terlibat dalam penyusunan yaitu tim ISO dari fakultas FITK

Tanya :Posisi bapak pada saat itu bagaiman?

Jawab :Saya waktu itu hanya tidak termaksud dalam tim yang menyusun berkas SOP

perpustakaan, hanya mereka meminta pendapat ke kita (pustakawan), namun karena kita

tidak termaksuda tim yah kadang-kadang kita ogah juga, hanya disuruh koreksi tanpa

ada apa-apa.

Tanya :Apakah ada acuan atau pedoman penyusunan SOP?

Jawab :Pedoman diambil dai SOP UI yakni SOP perpustakaan UI Pusat

Tanya :Apa yang melatar belakangi penyusunan dan penerapan SOP di perustakaan FITK?

Jawab :Karena FITK menggunakan ISO, yah paling tidak SOP Perpustakaan FITK menjadi

bagian dari ISO sendiri, sehingga kala dipandang sebagai nilai menjadi mempunya nilai,

sehingga keberadaan perpustakaan menjadi ada, karena biasanya perpustakaan jarang

dilibatkan dalam kegiatan Fakultas

2. Bagaimana penerapan Standard Operating Procedures (SOP) pada layanan pemustaka di

perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta ?

Tanya :Apa saja tahapan implementasi penerapan SOP Perpustakaan FITK?

Jawab :Yah tentu ada samalah yaitu Sosialisasi dulu, trus dibahas ini SOP nya gimana sudah pas

belum.

3. Sejauh mana pemanfaatan dan penerapan Standard Operating Procedures (SOP) dapat

meningkatkan layanan pemustaka di Perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?

Tanya :Bagaiman penerapan SOP ketika pertama kali di adakan?

Jawab :Yah seharusnya di gunakan namun karena keterbatasan pustakawan sehingga kurang di

gunakan.

4. Faktor-faktor apa saja yang menghambat penerapan Standard Operating Procedures (SOP)

dalam rangka peningkatan layanan pemustaka di perpustakaan FITK UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta ?

Tanya :Apakah ada kesulitan dalam penerapannya ketika Pustakawan layanan pemustaka

pertama kali diperkenalkan dengan SOP?

Jawab :Kendala yang paling utama itu ada distruktur organisasi, jadi perpustasakaan FITK

sendiri ketika di ISO-kan kurang jelas apakah dibawah dekanat atau perpustakaan utama,

sehingga layanan yang di SOPkan sebenarnaya mau mengacu kemana apakah mau

berpedoman ke fakultas atau ke Perpustakaan utama,

Sopnya sendiri waktu itu contohnya kita ambil di perpustakaan UI, karna itu bekas

perkuliahan bapak, sehingga ketika diterapkan Di fakultas jadi agak sedikit banyak, kana

da beberapa SOP kan artinya ketika diterapkan di fakultas, dengan adanya SOP sebanyak

itu agak kedodoran juga karena tidak ada tenaga yang akan melakukannya.

Tapi sebenarnya SOP hanya sebagai prosedur kerja saja jadi tergantung siapa yang akan

melakukannya, tapi ketika sudah di SOPkan menjadi suatu tuntutan bahwa itu harus di

lakukan terhadap kerjaan itu.

Tanya :Apakah ada supervisi yang menangani SOP Perpustakaan FITK?

Jawab :Yah biasanya itu ada ketika Audit, yang dijadwalkannya 3 kali setahun untuk internal,

dan eksternalnya sekali dalam 4 tahun untuk mendapatknan sertifikat ISO

Tanya :Kritik atau saran tentang SOP perpustakaan FITK

Jawab :Yah paling perlu disederahakan kembali, karena cakupannya terlalu luas dan langkah-

langkahnya terlalu panjang.

HASIL WAWANCARA PUSTAKAWAN FITK MENGENAI SOP PELAYANAN

PEMUSTAKA

Informan :Pustakawan Bagian Layanan Pemustaka FITK

Nama : Rahmat SS (RHM)

Waktu wawancara : 02 Juni, 2014

1. Bagaimana sejarah dan yang melatarbelakangi penerapan SOP di perpustakaan FITK UIN

Syarif Hidayatullah Jakarta? dan pengetahuan SOP

Tanya :Apa itu SOP?

Jawab :Apa ya, standar pegawai

Tanya :Sejak kapan perpustakaan FITK menerapkan SOP?

Jawab :Gak taw saya, kurang jelas masalah SOP

Tanya :Sudah berapa tahun bapak kerja Perpustakaan ini

Jawab :Sudah tiga tahun, Memang SOP tersebut itu apa

2. Bagaimana penerapan Standard Operating Procedures (SOP) pada layanan pemustaka di

perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta ?

Tanya :Pak kan belum mengetahui tentang SOP, Apakah perlu ada pembinaan SDM dalam

rangka penerapan SOP?

Jawab :Yah tergantung SOPnya, perlu gak kita, jika perlu yah berarti perlu ya boleh ada

dilakukan Pembinaan SOP, karena SOP belum terlalu a dalam saya

Tanya :Apakah oleh bpk/ibu SOP tersebut dugunakan?

Jawab :Tidak tau , karna tidak tau tentang SOP

Tanya :Berarti bapak belum pernah baca/membuka dokumen SOP?

Jawab :Belum, karna saya tidak taw tentang dokumen SOP, memang SOP itu apa sih dek

jelaskan? Penulis “Sop itu dokumen yang disusun untuk melaksanakan pekerjaan yang

standard dan sesuai prosedur” informan oooh kalau begitu sop itu ada namun pasti ada

namun saya tidak tau dan belum pernah saya baca, karena saya tinggal mengikuti alur

kerja yang ada dalam komputer

Tanya :Kalau begitu dalam pelayanan bapak menggunakan pedoman apa ketika melayani?

Jawab :Mengikuti ini saja. Sudah ada aturannya disini (menunjuk computer)

Tanya :Berarti dalam melayani tinggal mengikuti Sistem otomsi perpustakaannya?

Jawab :Iya gak tau ini sistem apa (sistem sadah SOP atau apa) pokoknya tinggal mengikuti saja

langkah yang ini (maksudnya Software otomasi perpustakaannya) sudah ada disni

semua, seperti pengembalian dan perpanjangan

Tanya :Sejauh pengamatan ibu, apakah pustakawan perpustakaan FITK dalam melakukan

layanan Pemustaka sesuai dengan SOP?

Jawab :Karena saya belum mendalami yah jadi saya gak tau

3. Sejauh mana pemanfaatan dan penerapan Standard Operating Procedures (SOP) dapat

meningkatkan layanan pemustaka di Perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?

Tanya :Apa manfaat dan keguanaan SOP dalam pekerjaan Sehari-hari Pustakawan FITK pada

layanan Pengguna?

Jawab :Yah manfaatnya … Perlu sebagai standar

Tanya :Menurut bapak bagaimana kualitas pelayanan disni?

Jawab :Meneurut saya baik dan bagus, karena waktu yang diberi cukup untuk peminjaman dan

pengembalian

4. Faktor-faktor apa saja yang menghambat penerapan Standard Operating Procedures (SOP)

dalam rangka peningkatan layanan pemustaka di perpustakaan FITK UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta ?

Tanya :Faktor-faktor apa saja yang menjadi kendala dalam penerapan SOP pada layanan

pemustaka?

Jawab :Paling masalah internet/jaringan, karena keika internet bermasalah pelayanan jadi

terganggu

Tanya :Apakah ada supervisi yang menangani SOP Perpustakaan FITK?

Jawab :Menurut saya sih ada

Tanya :Apa pernah di control?

Jawab :Belum pernah paling hanya pudek dua atau kabag yang dating bertanya mengenai

perpustakaan

Tanya :Saran dan kritik bpk/ibu Tentang SOP sekarang ?

Jawab :Yah kalau bisa ada pmebinaan masalah SOP agar kita bisa memahami apa itu SOP,

HASIL WAWANCARA PUSTAKAWAN FITK MENGENAI SOP PELAYANAN

PEMUSTAKA

Informan :Pustakawan Bagian Layanan Pemustaka FITK

Nama : Dewi, S.Pd (DS)

Waktu wawancara : 02 Juni, 2014

1. Bagaimana sejarah dan yang melatarbelakangi penerapan SOP di perpustakaan FITK UIN

Syarif Hidayatullah Jakarta? dan pengetahuan SOP

Tanya :Apa itu SOP?

Jawab :satuan operasional prosedur, kurang tau sih pastinya mas. Soalnya kita jurusunnya apa

kerjanya apa

2. Bagaimana penerapan Standard Operating Procedures (SOP) pada layanan pemustaka di

perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta ?

Tanya :Apakah kepala perpustakaan melakukan pembinaan SDM dalam rangka penerapan

SOP?

Jawab :Belum pernah selama setahun disini, maupun pelatihan

Tanya :Perlu tidak adanya pembinaan tentang SOP?

Jawab :yah perlu biar kita lebih memahami tentang SOP

Tanya :Apakah oleh bpk/ibu SOP tersebut dugunakan?

Jawab :pake lah, namun saya hanya melayani pengembalian dan peminjaman saja

Tanya :bagaiman cara ibu mendapatkan pengetahuan tentang prosedur layanan lainnya?

Jawab :Yah dari ibunya (pimpinan), ada bimbingan dari pustakawan sebelunya

Tanya :Sejauh pengamatan ibu, apakah pustakawan perpustakaan FITK dalam melakukan

layanan Pemustaka sesuai dengan SOP?

Jawab :kurang

3. Sejauh mana pemanfaatan dan penerapan Standard Operating Procedures (SOP) dapat

meningkatkan layanan pemustaka di Perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?

Tanya :Apa manfaat dan keguanaan SOP dalam pekerjaan Sehari-hari Pustakawan FITK pada

layanan Pengguna?

Jawab :Wah apa yak, saya belum terlalu memahami tentang SOP jadi masih kurang nyambung,

yah kadang ada kadang tidak, manfaatnya yah alur kerjanya lebih terkontrol,

Tanya :Apakah ada perbedaan kualitas pelayanan ketika SOP belum diterapkan dengan

sekarang?

Jawab :yah kadang-kadang bagus kadangkadang tidak, kata mahasiswanya yah harusnya

sopanlah, harus ramah harus senyum dan kita di bilangkan jutek. Padahal kita sudah

berusaha maksimal dalam melayani

4. Faktor-faktor apa saja yang menghambat penerapan Standard Operating Procedures (SOP)

dalam rangka peningkatan layanan pemustaka di perpustakaan FITK UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta ?

Tanya :Faktor-faktor apa saja yang menjadi kendala dalam penerapan SOP pada layanan

pemustaka?

Jawab :Yah paling masalah internet yang putus, gak nyambung dan lemeot, dan masalah

peminjaman oleh mahasiswa dari luar FITK, dan dari pengujung kadang-kadang kurang

ramah

Tanya :Layanan apa saja yang telah dibuatkan SOP dan apa saja yang belum ada SOPnya?

Jawab :Yah semuanya sudah ada SOPnya hanya kurang dimanfaatkan

Tanya :Saran dan kritik bpk/ibu Tentang SOP sekarang ?

Jawab :biar di perjelas dengan prosedurnya

Tanya :Apakah ada supervisi yang menangani SOP Perpustakaan FITK?

Jawab :Ada sih, tapi tidak pernah ditinjau, paling ada dari pudek yang menanyakan tentang

jaringan dan masalh ruangan

HASIL WAWANCARA PUSTAKAWAN FITK MENGENAI SOP PELAYANAN

PEMUSTAKA

Informan: : Pustakawan FITK

Nama : Ria Maria Hidayat. S Pd (RMH)

Waktu wawancara : 04 Juni, 2014

1. Bagaimana sejarah dan yang melatarbelakangi penerapan SOP di perpustakaan FITK UIN

Syarif Hidayatullah Jakarta dan pemahaman SOP

Tanya :apa itu SOP?

Jawab : standar operasional prosedur ,

Tanya :Sejak kapan perpustakaan FITK menerapkan SOP?

Jawab : Dari 2008,

Tanya :Apa yang melatar belakangi penyusunan dan penerapan SOP di perustakaan FITK?

Jawab :Jadi mulanya pas ISO, jadi setiap sub.bagin di FITK harus ada Prosedur kerjanya

akademik, umum, jurusan, begitu juga perpustakaan FITK

Tanya :Apakah ada harapan tentang peningkatan layanan?

Jawab :Yah iya salah satunya untuk meningkatkan layanan prima, agar tata suratnya lebih rapi,

dan kersipannya juga lebih rapi

Tanya :Apa ada acuan kerja sebelum SOP?

Jawab :Paling job desc saja, misalanya saya tetang layanan tugasnya ini-ini, tapi kalau rincian

kerja secara mendetail tentang tiap-tiap layanan tidak ada, pas ada SOP saja tidak ada

Tanya :Apakah Bpk/ibu terlibat dalam pembuatan SOP?

Jawab :Enggak tidak,

Tanya :Siapa saja yang terlibat pembuatan?,

Jawab :pa Ade dan tim penyusun ISO,

2. Bagaimana penerapan Standard Operating Procedures (SOP) pada layanan pemustaka di

perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?

Tanya :Apa saja tahapan implementasi penerapan SOP Perpustakaan FITK?

Jawab :Paling kita diberi kopian , sopnya begini di tempel dan dan dikerjakan sperti itu saja

Tanya :Apakah kepala perpustakaan melakukan pembinaan SDM dalam rangka penerapan

SOP? bagaimana?

Jawab :Tidak ada pembinaan Dari pihak fakultas tidak ada pembinaan, Cuma ada rapat yang

memberi penjelasan tentang SOP

Tanya :Apa yang dibahas dalam rapat persiapan? SOP seberapa sering?

Jawab :Yang dibahas yah tentang manfaat SOP seperti peningkatan layanan, dokumen

faromulir-formulir, dan hanya untuk persiapan Audit

Tanya :Berapa lama rapat persiapan penerapan SOP?

Jawab : sebulan dan setiap minggunya ada rapat persiapan sekali

Tanya :Sejauh pengamatan ibu, apakah pustakawan layanan Pemustaka perpustakaan FITK

melakukan pekerjaanya sesuai dengan SOP?

Jawab :pada awalnya yah digunakan namun yah gitu de, saat ini hanya sebatas dokumen

Standar, untuk pekerjaan mengacu kepada SOP tapi “ kalau disitu kan ada senyum, sapa,

salam, namun hal itu jarang dilakukan

3. Sejauh mana pemanfaatan dan penerapan Standard Operating Procedures (SOP) dapat

meningkatkan layanan pemustaka di Perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?

Tanya :Apakah ada perbedaan kualitas layanan ketika SOP belum dibuat dengan sekarang?

mengapa

Jawab :Eh biasa-biasa saja, seharusnya ada perubahan peningkatan layanan Setelah SOP cuma

mungkin karena, karenan kurang sosialisasi, dan tidak adanya pelatihan yang benar-

benar misalnya tentang layanan prima yang bagus itu kaya gimana dan tata kerja sesuai

dengan SOP bagaimana, yang ada Cuma harus ada layanan prima namun kita tidak ada

pelatihan tentang layanan prima dan tatacara pelayanan yang baik, harusnya kualitas

pelayanan harus lebih bagus dan kepuasan pelanggan harusnya meningkat kan, tapi

disini mahasiswa puas dengan perpustakaan ini karena jam bukanya, senang dengan jam

bukanya di perpanjang tanpa istraha jam 8:00-18:00

Tanya :Apa manfaat dan kegunaan SOP dalam pekerjaan Sehari-hari Pustakawan FITK,

khususnya pada layanan Pengguna?

Jawab :Agar tersusun tertata terstruktur rapi mulai dari awal pelayanan, mulai dari peminjaman

sampai buku itu sampai kembali kerperpustakaan, Manfaat nya paling dokumen yang

ada jadi tertata dan seragam

4. Faktor-faktor apa saja yang menghambat penerapan Standard Operating Procedures (SOP)

dalam rangka peningkatan layanan pemustaka di perpustakaan FITK UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta?

Tanya :Apakah ada kesulitan dalam penerapannya ketika bpk/ibu pertama kali diperkenalkan

dengan SOP?

Jawab : tidak ada kesulitan karna alur kerja yang disusun sudah jelas dan mudah

Tanya :Faktor-faktor apa saja yang menjadi kendala dalam penerapan SOP pada layanan

pemustaka?

Jawab : Tidak ada kendala baik-baik saja

Tanya :Saran dan kritik bpk/ibu Tentang SOP sekarang ?

Jawab : sarannya yah itu di adakan pelatihan kali ya.. kritiknya SOP itu jangan Cuma jadi

Standar tapi diterapkan juga dalam pelayanan, selama ini pelayanannya sudah sesuai

dengan SOP Cuma untuk pengetahuan lebih jauh tentang SOP masih kurang, mungkin

sebagain pustakawan tau apa itu SOP namun untuk penetahun ebih jauh untuk SOP

kurang misalnya Fungsi dan manfaatnya

Tanya :Apakah ada supervisi yang menangani SOP Perpustakaan FITK?

Jawab :Ada tim iso yang bertangggung jawab, namun beberapa tahun ini tidak pernah ada

control dan verivikasi

Tanya :Pernakah SOP Perpustakaan FITK mengalami revisi?

Jawab :Belum pernah

Tanya :Melihat dengan kondisi saat ini, dengan SOP yang telah ada, apakah SOP tersebut perlu

direvisi, mengapa ?

Jawab : tidak perlu, karena SOP yang ada sudah bagus

HASIL WAWANCARA PUSTAKAWAN FITK MENGENAI SOP PELAYANAN

PEMUSTAKA

Informan : Kepala Perpustakaan FITK

Nama : Lolytasari. S Ag. Sip. M. Hum (LTS)

Waktu wawancara : 02 Juni, 2014

1. Pengetahuan tentang sop

Tanya :Apa itu SOP?

Jawab : Yang saya ketahui SOP itu standar operasional prosedur, yang berkauitan dengan

dokumen, atau alur jalannya suatu kegiatan. Kalau sudah ada SOPnya udah jelas,

misalnya pelayanan SOP bagaimana , Pokoknya ada alurnya lah seperti itu.

Tanya :Menurut ibu seberapa penting SOP ?

Jawab : Penting bangat untuk diperpustakaan, misalnya mengenai buku yang dihilangkan,

dengan adanya SOP mahasiswa tidak bisa mengelak, karena alurnya sudah seperti ini,

kalau dia menghilangkan buku , SOPnya dia harus membayar dendan dan harus

mengganti buku yang dihilangkan. Karena sudah ada alurnya

Tanya :Pernakah ibu membaca SOP Perpustakaan FITK?

Jawab : Saya terus terang saja, saya kan baru tiga bulan disini jadi kalau mengenai baca atau

tidaknya saya belum baca. Karena pernah jadi pustakawan jadi sudah ke bayanglah,

walau tidak membaca SOP

2. Bagaimana penerapan Standard Operating Procedures (SOP) pada layanan pemustaka di

perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?

Tanya :Sejauh pengamatan ibu, apakah pustakawan perpustakaan FITK melakukan

pekerjaaanya sesuai dengan SOP?

Jawab :Kalau melihat kinerja berdasarkan SOP ya, begini de sebelum saya kesini KAURnya

udah meninggal dan juga belum ada penambahan pegawai, ternyata setelah saya disini

ada penambahan pegawai, jadi berarti ada salah satu pegawai yang belum bekerja

berdasarkan SOP, karena mungkin sebelumnya mereka 3 orang, yang satu pengolahan,

dan dua lainnya yang sudah bekerja berdasarkan SOP, dan sekarang ada satu orang,

berarti belum semuanya bekerja berdasarkan SOP, kalau Siswa PKL melaksanakan

pekerjaannya berdasarkan bimbingan pustakawan

Tanya :Sebagai kepala perpustakaan apakah perlu melakukan pembinaan SDM dalam rangka

penerapan SOP, bagaimana?

Jawab :Disinikan Fakultas FTIK sudah ISO, jadi biasanya ada pembinaan. Cuma sejak saya

disini belum ada pembinaan, jadi bagaimana saya mau bina anak buah, sementara saya

juga belum di bina

3. Sejauh mana pemanfaatan dan penerapan Standard Operating Procedures (SOP) dapat

meningkatkan layanan pemustaka di Perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?

Tanya :Apa manfaat bagi Perpustakaan FITK dengan adanya SOP?

Jawab :Ya teratur saja dokumennya , ada penyeragaman dalam kata persuratan, misalnya

bagaimana menulis surat pengadaan, tentang permohonan barang atau apa, itu saja.

Sebenarnya untuk penyeragaman, dan juga peletakan document, jangankan dokumennya

box dokumen saja seragam, antara disini (perpustakaan) sama yang dibawa (seluruh Sub.

bagaian FITK) sama .

Tanya :Apa Fungsi dan keguanaan SOP dalam pekerjaan Sehari-hari Pustakawan FITK,

khususnya pada layanan Pengguna?

Jawab :Sama utnuk penyeragaman pekerjaan,

4. Faktor-faktor apa saja yang menghambat penerapan Standard Operating Procedures (SOP)

dalam rangka peningkatan layanan pemustaka di perpustakaan FITK UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta?

Tanya :Menurut ibu apa saja kendala yang dihadapi dalam penerapan SOP pada layanan

pemustaka?

Jawab :Kendalanya, kalau pelayanan gak ada kendala dalam pelayanan, fine-fine saja, kalau

saya melihat dari kasat

Tanya :Apakah Perlu supervisi yang menangani SOP Perpustakaan FITK?

Jawab :Ada Supervisi, ada dari pihak Fakultas, tiap tahunnya dia mengawasi/control,

Seharusnya iya, namun beberapa tahun terakhir tidak direvisi, tidak di kontrol dan tidak

diverivikasi namun seharusnya ada control, mulai tahun 2011

Tanya :Perlukah SOP Perpustakaan FITK direvisi?

Jawab :Yang tahu pihak pengawas, namun kami dari pihak palaksana baik-baik saja

REDUKSI DATA WAWANCARA BERDASARKAN BEMBAHASAN PERMASALAHAN

A. Sejarah dan yang melatarbelakangi penerapan SOP di perpustakaan FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?

NoPERTANYAAN JAWABAN

AAH RMH

1Sejarah dan yang melatarbelakangi penerapan SOP?

- Sejak 2008- Karena FITK menggunakan ISO

- Sejak 2008- karena FITK menerapkan ISO sehinggaperpustakaan FITK harus mempunyai SOP

2Siapa yang terlibat dalampenyusunan SOP?

Tim ISO FITK Tim ISO FITK dan Pak ade

3Bagaiman posisi anda saatitu?

Kami hanya dimintai pendapat danmengoreksi setelah SOP dibuat dan kamitidak tergabung kedalam tim ISO

Tidak tergabung dalam tim

B. Tahapan penerapan SOP pada layanan pemustaka di perpustakaan FITK

NoPERTANYAAN JAWABAN

AAH LTS RMH RHM DW

1Pengetahuantentang SOP

Standar operasionalprosedur, berkaitandengan dokumen yangmengatur alur jalannyasuatu pekerjaan

Standar operasionalprosedur

Masih kurangpaham

Kurang tau pastinya

2 Manfaat SOP

- penyeragaman kerja- Penyeragamandokumentasi- penyeragaman suratmenyurat

-Dokumentasi lebihseragam dan rapi- pelayanan lebihterstruktur dan rapi

- Sebagai standar- Pekerjaan lebihterkontrol

3Tahapanpenerapan SOP

SosialisasidanpembahasanSOP

- Diberi kopian danditempel untukdikerjakan (distribusi)- ada rapat yangmembahas danmemberi penjelasanmengenai SOP(pembinaan/pelatihan)

belum pernah adapembinaan/pelatihandan Sosialisasi

belum pernah adapembinaan/pelatihan dan Sosialisasi

belum pernah adapembinaan/pelatihandan Sosialisasi

C. Pemanfaatan dan penerapan SOP pada layanan pemustaka di Perpustakaan FITK

NoPERTANYAAN JAWABAN

AAH LTS RMH RHM DW

1Pemanfaatan/penggunaan SOP perpusakaan

-kurang digunakankarenaketerbatasamtenaga pustakawan- SOP harusdimanfaatkan danmelakukanpekerjaannyasesuai SOP

- Tidak digunakankarena belumdibaca- Tidak digunakankarena sudahmemilikipengalaman kerjasebagaipustakwan- karena adapenambahanpegai sehingabelum semuabekerjaberdasarkan SOP

-pada awalnyadigunakan. namunsaat ini SOP hanyasebatas dukomenstandar- Pelayanan sudahmengacu pada SOP- senyum, sapa dansalam jarangdilakukan

-SOP belumdibaca karenatidakmengetahuitentangdokumen SOP(kurangsosialisasi)- melakukanprosedurlayananberdasarkan alurkerja padakomputer

- Digunakannamun hanyasebatas layananpeminjaman danpengembalian- kurangdigunakankarenamendapatbimbingan daripustakawansebelumnya

2Perbedaan kualitaspelayanan pascapenerapan SOP

Dengan adanyaSOP belum mampumeningkatkankulitas pelayanan,dikarenakanpustakawan hanyadisajikan SOPtanpa adanyapembinaan dan

Kualitas layanankurang pasti,karena walausudah berusahasemaksimalmungkin dalammelayani,seringkalidianggap jutek

D. Kendala dan hambatan dalam penerapan SOP pada layanan pemustaka di Perpustakaan FITK

pelatihan mengenaiSOP, bagaimanapelayanan yangprima dankurangnyasosialisasi SOP

karena tuntutanpemustaka yangmengharuskanpustakwanuntuk selalusopan, ramahdan senyumdisegala kondisi.

NoPERTANYAAN JAWABAN

AAH LTS RMH RHM DW

1Kendala dan hambatandalam pelaksanaan SOP

- StrukturOrganisasi YangKurang Jelas,Apakah DibawahFITK AtauPerpustakaanUtama, sehinggaada kebimbanganuntuk penggunaanpedomanpelayanan- kurangnya tenagapustakwan untukmenerapkan SOP

Tidak adakendala baik-baik saja

Tidak ada kendalakarena alur kerjaSOPnya sudahjelas dan mudahdigunakan

Masalahjaringan internetsehinggapelayanan ikutterganggu

- Internet yanglambat dansering putus- Pengunjungyang kurangramah

mengingat luasnyadan cakupan SOPyang ada

2Pengawasan (monitoring)penerapan SOP

Biasanya adakontroldijadwalkan tigakali setahun untukaudit internal dan 4tahun sekali untukaudit eksternal

Ada dari pihakfakultas,namunbeberapa tahunterakhir tidakpernahdikontrol

Ada dari tim ISO,namun berapatahun ini tidakpernah dikontroldan diverifikasi

Ada pengawas,Cuma belumpernah dikontrol

Ada pengawas,tapi tidak pernahditinjau/dikontrol

3 Revisi SOP

Perludisederhanakankembali karenacakupannya terlaluluas

Tidak perlukarena sudahbagus dan jelas

4Kritik dan harapanterhadap SOP

- Perlu diadakanpelatihan karenanpengetahuanpustakwanmengenai SOPmasih kurang- SOP harusdimanfaatkan danditerapkan dalapelayanan bukanhanya sebatasdokumen

Perlu pembinaanmengenai SOP

Perlu pembinaanSOP agar lebihmemahami SOP

BIOGRAFI PENULIS

Sarifuddin atau lebih dikenal dengan

sebutan lowz dan biasa dipanggil Sarif, lala,

paloma atau loice. Lahir di Gu pada tanggal 28

desember 1988 merupakan anak dari pasangan

H. Mukhtar dan Hj. Aminah. Jl. Muh. Yamin

No. 11 RT/RW 001/002 kel. Bataraguru kec.

Wolio kota Baubau merupakan tempat tinggal

sekaligus tempat saya dibesarkan.

Sebelum kuliah di Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta. Saya menimba ilmu di. SDN 4 Baubau lulusan tahun 2000.

MTS Al-Syaikh Abd Wahid lulus tahun 2003. MAS Al-Syaikh Abd Wahid lulus

tahun 2006. Selama kuliah sempat mengikuti Organisasi internal maupun

eksternal kampus seperti: Himpunan Mahasiswa Islam (HMI) komisariat FAH,

kelompok pencinta alam ARKADIA, Organisasi Kemahasiswaan daerah

Himpunan Pemuda Pelajar Mahasiswa Indonesia Buton (HIPPMIB) .

Pengalaman kerja, pernah magang di perpustakaan FAH UIN Jakarta tahun

2007-2008, PKL di perpustakaan FKIK UIN Jakarta tahun 2010, entri data

perpustakaan Nasional 2011 dan 2013