evaluasi penerapan standard operating procedures dan

Evaluasi Penerapan Standard Operating Procedures dan Pengendalian

Internal Dalam Rangka Minimalisasi Risiko

(Studi Kasus: PT. Wijaya Karya Beton)

Dhiyas Satyatama

Chaerul D. Djakman

Departemen Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Indonesia, Depok, 16424, Indonesia

E-mail: [email protected]

Abstrak Sistem prosedur operasional dan pengendalian internal dalam meminimalisasi risiko entitas merupakan fokus utama penelitian ini. Mengevaluasi penerapan pengendalian internal dan SOP entitas dalam mengelola risiko merupakan tujuan utama dari penelitian. Penelitian ini menggunakan pendekatan studi kasus pada perusahaan beton pracetak, yaitu PT. Wijaya Karya Beton. Penulis menemukan bahwa perusahaan memiliki sistem pengendalian internal yang terintegrasi pada seluruh unit kerja dan SOP yang secara khusus bertujuan untuk mengelola risiko proses bisnis serta fungsi biro SPI yang tertuang dalam piagam internal audit perusahaan sebagai pengawas penerapan pengendalian internal. Kata kunci: Beton Pracetak, Prosedur, Risiko, Pengendalian Internal, Proses Bisnis Abstract

Operating procedures and systems of internal control in minimizing the risk of an entity is the primary focus of this research. Evaluating internal controls and standard operating procedures that applied by the entities in managing risk is the main aim of this research. This research utilizes the case study approach on precast concrete company, namely PT. Wijaya Karya Beton. The company has an integrated internal control system in all units and SOP’s that specifically aims to manage the risks of business processes as well as the function of internal audit bureau as contained in the company internal audit charter to supervise the implementation of internal controls.

Key Word: Precast Concrete, Procedures, Risk, Internal Control, Business Process

Evaluasi Penerapan ..., Dhiyas Satyatama, FE UI, 2013

Pendahuluan Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi penerapan Standard Operating Procedures

(SOP) dan pengendalian internal dalam rangka minimalisasi risiko. Penulis menemukan suatu

prosedur yang dimiliki perusahaan dimana secara spesifik bertujuan untuk menganalisa risiko

dan menentukan pengendalian yang diperlukan. Prosedur ini dapat dibilang unik karena tidak

semua perusahaan memiliki prosedur seperti ini. Setelah ditetapkannya prosedur ini, masing-

masing unit kerja menggunakannya untuk menetapkan pengendalian yang harus dilakukan.

Prosedur ini juga memberikan manfaat yang signifikan bagi perusahaan karena setiap

pengendalian yang dilakukan dapat diukur efisiensinya. Penulis selanjutnya memfokuskan

permasalahan pada analisis terkait tiga hal, yaitu; (1) Evaluasi penerapan pengendalian internal

berdasarkan komponen kerangka pengendalian internal COSO 2013, (2) Evaluasi proses

penerapan SOP pengelolaan risiko dan penanganan tindakan pencegahan, dan (3) Evaluasi

kegiatan pengendalian pada proses bisnis inti PT. WIKA Beton dalam rangka minimalisasi

risiko.

Tinjauan Teoritis

Pengendalian Internal

Moeller (2009) mendefinisikan pengendalian internal sebagai proses, yang dilakukan oleh

pihak manajemen, dirancang agar dapat menyediakan reasonable assurance untuk; Informasi

keuangan dan operasional yang handal, Kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur rencana,

hukum, aturan, dan peraturan, Pengamanan aset, Efisiensi operasional, Pencapaian misi, tujuan

dan sasaran untuk operasi dan program perusahaan, dan Integritas dan nilai etika. Definisi ini

menjelaskan bahwa pengendalian internal lebih dari sekedar permasalahan akuntansi dan

keuangan, namun juga meliputi seluruh kegiatan perusahaan.

Menurut Weber (1999) pengendalian internal melaksanakan tiga fungsi penting yang

tertuang dalam tiga bentuk pengendalian, yaitu:

• Preventive Control à Mencegah suatu masalah sebelum masalah tersebut muncul

ataupun mencegah terjadinya penyalahgunaan suatu hal

• Detective Control à Mengungkap permasalahan / risiko yang terjadi ketika masalah

tersebut muncul.


• Corrective Control à Memecahkan masalah yang ditemukan oleh pengendalian dalam

rangka pemeriksaan. Pada bagian ini biasanya dilakukan suatu prosedur untuk

memperbaiki masalah tersebut agar kejadian yang sama tidak terulang kembali.

COSO (2013) memberikan penjelasan mengenai konsep multidimensional dari

pengendalian internal bahwa pengendalian internal adalah suatu proses, dipengaruhi oleh dewan

direksi, manajemen, dan personil lainnya pada suatu entitas yang dirancang untuk memberikan

keyakinan memadai atas pencapaian tujuan dalam kategori berikut; efektivitas dan efisiensi

operasi, keandalan pelaporan keuangan, dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang

berlaku.

Dalam kerangka pengendalian internal COSO, terkandung 5 komponen utama, yaitu

lingkungan pengendalian, penilaian risiko, kegiatan pengendalian, informasi dan komunikasi dan

pengawasan. Kelima komponen ini harus diberikan perhatian utama agar pengendalian internal

terimplementasi dengan efektif dan efisien. Dalam kelima komponen tersebut terkandung 17

prinsip yang saling melengkapi untuk lebih menyesuaikan dengan komponen lebih detail lagi.

Prinsip-prinsip tersebut didasarkan pada perkembangan bisnis saat ini sehingga lebih dapat

menggambarkan kondisi organisasi terkini lebih dalam.

Manajemen Risiko

Ketika perusahaan telah menyadari dan mengukur risiko usahanya melalui pendekatan

ERM, maka sudah saatnya perusahaan untuk melakukan manajemen pengelolaan risiko. Teknik

pengelolaan risiko berdasarkan kerangka ERM COSO (2004) yang dapat dilakukan perusahaan

adalah:

• Reduction

Tindakan diambil untuk mengurangi peluang terjadi atau dampak risiko, atau bahkan

keduanya.

• Acceptance

Tidak ada tindakan yang diambil untuk mempengaruhi peluang terjadinya atau dampak

risiko. Menerima risiko dengan memperbolehkan risiko, namun dengan kehati-hatian

• Avoidance


Merancang ulang proses atau menghindari aktivitas yang risikonya dapat diminimalisasi

sampai tingkatan yang dapat diterima. Contohnya, ekspansi ke pasar geografis yang baru,

menjual suatu divisi, keluar dari suatu lini produk.

• Sharing

Mengurangi peluang terjadinya atau dampak risiko dengan memindahkan atau membagi

bagian dari risiko. Contoh teknisnya seperti membeli asuransi, mengikuti transaksi

hedging, atau outsourcing suatu kegiatan.

Bagi sebagian besar usaha, teknik yang paling lazim digunakan dalam mengelola risiko dengan

teknik Reduction, yaitu dengan menerapkan pengendalian internal. Dengan demikian, manajemen

bertugas untuk merancang sistem pengendalian internal mutakhir yang berbasis risiko.

Standard Operating Procedures (SOP)

United States Environmental Protection Agency (EPA, 2007) mendefinisikan SOP

sebagai rangkaian instruksi tertulis yang mendokumentasikan kegiatan rutin yang dilakukan oleh

perusahaan dimana instruksi tersebut akan digunakan sebagai acuan bagi perusahaan dalam

menjalankan aktivitas dalam proses bisnisnya.

Total Quality Management (TQM), Hazard Analysis Critical Control Points (HACCP),

dan Six Sigma adalah contoh program dari manajemen yang dirancang untuk membantu

perusahaan menjaga proses dan pengendalian kualitas agar tetap kompetitif pada lingkungan

bisnis global. Pada inti dari tiap program tersebut, SOP yang mendorong hasilnya (Grusenmeyer,

2003)

Pada panduan yang dikeluarkan oleh EPA (2007) mengenai SOP, terdapat beberapa

proses yang harus dijalani, sebagai berikut:

• Penyiapan SOP

Organisasi harus memiliki prosedur sebelumnya agar dapat menentukan prosedur atau

proses apa yang perlu didokumentasikan. SOP ini harus ditulis oleh individu yang

memiliki pengetahuan terhadap aktivitas dan struktur internal organisasi.

• Pengulasan dan Persetujuan SOP

SOP harus diulas oleh satu orang atau lebih individu yang telah mempunyai pengalaman

terhadap proses. SOP yang telah lulus uji harus mendapatkan persetujuan dari pihak

berwenang dalam perusahaan.


• Frekuensi dari Revisi dan Pengulasan

SOP harus tetap berguna sepanjang waktu. Oleh karena itu, setiap ada prosedur yang

berubah, SOP harus diperbarui dan disetujui kembali. SOP harus secara sistematis diulas

secara terjadwal, untuk memastikan bahwa kebijakan atau prosedur yang ada tetap cocok,

atau untuk menentukan apakah SOP tersebut tetap diperlukan.

• Checklist

Banyak aktivitas menggunakan checklist untuk memastikan bahwa tahapan tetap diikuti

sesuai dengan urutan.

• Pengendalian Dokumen

Tiap organisasi harus mengembangkan sistem penomoran untuk secara sistematis

mengidentifikasi dan memberikan tanda pada SOP.

• Penelusuran dan Pengarsipan SOP

Tiap organisasi harus tetap menjaga daftar keseluruhan semua SOP. Database ini harus

mengindikasikan nomor, versi, tanggal pengeluaran, judul, pembuat, status, divisi,

cabang, dan informasi-informasi yang terkait dengan versi sebelumnya.

Profil Perusahaan

Profil PT. WIKA Beton

PT. WIKA Beton adalah perusahaan yang khusus bergerak dalam industri beton pracetak

(precast concrete) yang merupakan salah satu anak perusahaan dari PT. Wijaya Karya (WIKA)

sebagai holding company. WIKA merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN)

yang didirikan pada tahun 1960. WIKA memulai kegiatannya sebagai perusahaan yang

menyediakan jasa instalasi listrik.

Visi dari perusahaan PT. WIKA Beton tahun 2005 berdasarkan Surat Keputusan No.

SK.01.01/WB-OA.110/2005 tentang visi, misi, moto, nilai-nilai dan paradigm PT. WIKA Beton

adalah, "To Be the Foremost Company in the Precast Concrete Product Industry." Realisasi dari

visi yang telah dijabarkan diatas ingin dicapai PT. WIKA Beton dengan mission statement yang

ditetapkan sebagai berikut:

• Memimpin pasar beton pracetak di Indonesia.

• Memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan dengan kesesuaian mutu,

ketepatan waktu dan harga bersaing.


• Menerapkan sistem manajemen dan teknologi yang dapat memacu peningkatan efisiensi,

konsistensi mutu, keselamatan kerja yang berwawasan lingkungan.

• Tumbuh dan berkembang bersama mitra kerja secara sehat dan berkesinambungan.

• Mengembangkan kompetensi dan kesejahteraan pegawai.

Nilai-nilai yang berusaha ditanamkan oleh perusahaan sebagai penyampai pesan visi dan

misi ialah; Commitment, Innovation, Balance, Excellence, Relationship, Teamwork, dan Integrity.

Kemudian, untuk memperjelas struktur, wewenang, dan garis pelaporan perusahaan dapat melihat

pada struktur berikut.

Gambar 1. Struktur Organisasi PT. Wijaya Karya Beton


Pada dasarnya, pengambilan keputusan dalam struktur organisasi PT. WIKA Beton

menerapkan sistem sentralisasi, dimana segala bentuk keputusan harus dikoordinasikan dengan

atasan masing-masing unit kerja. Pada wilayah penjualan dan pabrik juga terdapat struktur

sederhana yang dipimpin oleh manajer wilayah penjualan dan manajer pabrik. Kemudian, untuk

mengetahui proses dari kegiatan bisnis perusahaan dapat melihat pada gambar berikut.

Gambar 2. Proses Bisnis Perusahaan


Secara keseluruhan operasional dari perusahaan terbagi menjadi tiga proses inti, yaitu

penjualan, enjinering, dan produksi. Proses penjualan disini melibatkan proses permintaan dan

penawaran oleh pelanggan, kemudian biro dan seksi terkait akan menyesuaikan spesifikasi

produk melalui proses enjinering, selanjutnya proses produksi akan dimulai apabila telah tercapai

kesepakatan antara perusahaan dan pelanggan. Berikut ini adalah struktur pengorganisasian

manajemen risiko perusahaan,

Gambar 3. Pengorganisasian Manajemen Risiko Perusahaan

Terlihat disini direktur keuangan menjadi inti dari proses manajemen risiko PT. WIKA

Beton, walaupun sebenarnya jajaran direksi turut berperan dalam manajemen risiko. Hal ini

dikarenakan risiko telah dapat diukur secara finansial yang memungkinkan direktur keuangan

dapat lebih baik merencanakan langkah stratejik perusahaan terkait dengan keuangan.

Pembahasan

1. Evaluasi Pengendalian Internal PT. WIKA Beton Melalui Kerangka Pengendalian

Internal COSO 2013

Lingkungan Pengendalian (Control Environment)


PT. WIKA Beton mendukung komponen ini, dimana perusahaan mengharuskan seluruh unit

kerja untuk membangun lingkungan pengendalian yang kondusif bagi unit nya masing-masing.

Hal ini tertuang pada SOP pengelolaan risiko, dimana lingkungan pengendalian yang kuat

merupakan awalan dari proses manajemen risiko perusahaan.

Penilaian Risiko (Risk Assessment)

Eksistensi dari sistem manajemen risiko dan SOP pengelolaan risiko dan penanganan

tindakan pencegahan telah membuat penilaian risiko perusahaan semakin mutakhir. Hal ini

dikarenakan masing-masing unit kerja sekarang dapat mengukur efektivitas dan efisiensi dari

pengendalian yang dilakukan.

Dampaknya, perusahaan dapat memberikan evaluasi dan tindakan serta persiapan yang

tepat untuk menghadapi risiko selanjutnya. Walaupun baru berjalan 4 tahun, hal ini telah

meningkatkan bukan hanya dari sisi penilaian risiko tapi juga pengendalian internal secara

keseluruhan.

Kegiatan Pengendalian (Control Activities)

PT. WIKA Beton melakukan dua jenis kegiatan pengendalian, yaitu pengendalian

terhadap prosedur enjinering dan produksi dan pengendalian operasi. Pengendalian yang pertama

berfokus untuk memastikan biro produksi dan biro teknik menangani produk beton dengan benar

sesuai standar. Pengendalian operasi memastikan agar tercapainya efisiensi bisnis, kesesuaian

dengan peraturan dan pelaporan keuangan yang terpercaya.

Kegiatan pengendalian teknik dan produksi ditangani oleh biro pengendalian operasi yang

berkoordinasi dengan biro terkait. Sedangkan, pengendalian internal dirancang dan diterapkan

oleh masing-masing unit kerja. Dalam melakukan kegiatan pengendalian salah satu altternatif

yang dapat digunakan oleh perusahaan adalah pemisahan tugas. Perusahaan telah menerapkan

pemisahan tugas sebagai salah satu bentuk pengendalian.

Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)

Dalam menyusun sistem informasi perusahaan, PT. WIKA Beton mengadaptasi sistem

yang diterapkan oleh WIKA Induk. Dalam rangka mendukung percepatan pertumbuhan usaha

dan meningkatkan daya saing, perusahaan mengembangkan sistem informasi yang fokus pada


operasional dengan menyusun masterplan teknologi informasi atau IT yang menunjang strategi

bisnis perusahaan yang dituangkan dalam Rencana Jangka Panjang dan Jangka Pendek

Perusahaan.

Perkuatan IT masterplan ini didukung dengan adanya peningkatan tata kelola IT,

peningkatan infrastruktur IT dan peningkatan aplikasi bisnis perusahaan yang bertujuan untuk

memastikan sustainability perusahaan, dan memberikan nilai tambah di setiap fungsi khususnya

terhadap efisiensi dan efektivitas proses bisnis (biaya, mutu dan waktu).

Perusahaan menyusun model arsitektur IT di mana setiap nilai yang dihasilkan dari setiap

proses memberikan kontribusi terhadap proses pengambilan keputusan. Model ini ditetapkan

perusahaan sebagai acuan pengembangan IT untuk mendukung setiap perubahan bisnis

perusahaan kearah yang lebih baik.

Pengawasan (Monitoring)

Lingkungan operasi PT. WIKA Beton yang terbagi atas manajemen pusat, manajemen

wilayah penjualan, dan manajemen pabrik produk beton, meningkatkan intensitas dari kegiatan

biro SPI. Berdasarkan internal audit charter PT. WIKA Beton, biro SPI akan melakukan audit

yang ditetapkan pada kebijakan tahun berjalan terhadap wilayah penjualan dan pabrik, dan akan

melaporkan hasil temuan audit kepada manajemen puncak, dan sesuai struktur organisasi kepada

direktur utama.

Dalam setiap struktur organisasi terdapat tugas mengawasi dari atasan kepada subordinat,

misalnya manajer mensupervisi kepala bagian atas pengisian formulir SOP pengelolaan risiko.

Secara keseluruhan terdapat komite audit dan komite risiko dibawah naungan dewan komisaris

PT. WIKA Beton. Komite audit bertugas untuk mengawasi proses audit perusahaan dan komite

risiko bertugas untuk mengawasi penerapan manajemen risiko. Dapat dipastikan fungsi

pengawasan berjalan pada tingkatan struktur organisasi.

2. Evaluasi Standard Operating Procedures (SOP) Pengelolaan Risiko dan Penanganan

Tindakan Pencegahan PT. WIKA Beton

Dalam penerapan SOP ini terdapat 4 proses inti yang terdiri dari pengisian 4 formulir,

yaitu data pekerjaan atau proyek, daftar risiko yang umum terjadi, analisa risiko dan tindakan

pencegahan, dan laporan pelaksanaan manajemen risiko. Evaluasi secara umum adalah proses


penerapan yang masih menggunakan manual atau media kertas, sebaiknya perusahaan

mempertimbangkan untuk menetapkan sistem penerapan yang terkomputerisasi.

Selain itu, belum ada alur yang tergambar secara komprehensif untuk menjelaskan alur

dari penerapan SOP ini. Hal ini menjadi salah satu masukan yang penulis berikan melalui

flowchart berikut.

Pengisian Data Pekerjaan

Manajer BiroKepala Bagian

Peng

isian

For

mul

ir W

B-D

AL-

PS-2

3-F0

1

Formulir Pelaksanaan Pekerjaan

Mengisi Formulir

Pelaksanaan Pekerjaan

Mengulas Pengisian Formulir

Informasi Mencukupi?

Melakukan Koreksi/

Penyesuaian

A

Tidak

Ya

Kebijakan Operasi Tahun Berjalan

Formulir Pelaksanaan Pekerjaan yang telah

diulas/koreksi

Gambar 4. Flowchart – Pengisian Data Pekerjaan (Biro)

Terdapat beberapa hal yang dapat dievaluasi atas pengisian formulir ini. Pertama, formulir

ini masih mengintegrasikan data pekerjaan dan proyek, padahal sudah jelas bahwa nature kedua


hal tersebut berbeda. Sebaiknya, tersedia dua formulir yang berbeda untuk pekerjaan dan proyek

sehingga detail-detail kecil dapat lebih tertangkap.

Kedua, dalam mengisi formulir ini bisa terjadi human error seperti salah isi, data kurang

mencukupi, terdapat risiko yang tidak terdeteksi

Ketiga, terkait dengan komitmen dalam pengisian formulir ini. berdasarkan informasi

analis pengembangan bisnis, tidak ada sanksi yang diterapkan jika ada biro / PPU yang terlambat

memberikan laporan, membuat laporan seadanya (tidak sesuai prosedur) atau kesalahan lainnya.

Keempat, jika informasi yang tidak mencukupi terjadi berulang-ulang akan

memperlambat pengisian formulir ini yang dapat mempengaruhi keseluruhan proses.

Kelima, proses pengisian formulir sudah baik karena melibatkan staf, kepala seksi/bagian,

dan manajer. Sehingga seluruh tingkatan jabatan terlibat dalam SOP pengelolaan risiko ini. Hal

ini mendukung alur informasi pengelolaan risiko dan juga mengembangkan budaya sadar risiko.


Pengisian Daftar Risiko yang Umum Terjadi

Manajer BiroKepala BagianPe

ngisi

an F

orm

ulir

WB

-DA

L-PS

-23-

F02

Formulir Daftar Risiko yang Umum

terjadi

Mengisi Formulir Daftar

Risiko yang Umum Terjadi



Melakukan Koreksi/

Penyesuaian

B

Tidak

Ya

A

Formulir Daftar Risiko yang Umum terjadi (telah di koreksi)

Gambar 5. Flowchart – Pengisian Daftar Risiko yang Umum Terjadi (Biro)


Analisa Risiko dan Tindakan Pencegahan

Manajer Biro / PPUKepala BagianPe

ngisi

an F

orm

ulir

WB

-DA

L-PS

-23-

F03

Formulir Analisa Risiko dan Tindakan

Pencegahan

Mengidentifikasi Risiko



Melakukan Koreksi/

Penyesuaian

C

Tidak

Ya

Melakukan Rapat

Analisis Risiko

B

Menentukan Dampak dan menghitung nilai risiko

Menentukan Tingkat Risiko

Kriteria Rating Probabilitas dan

Akibat

Matriks Tingkat Risiko

Menentukan Pengambil Keputusan

Penanganan Risiko

Hirarki Pengambil Keputusan untuk

Penanganan Risiko

Membuat Keputusan

Tindak Lanjut

Menghitung Biaya

Pengendalian Risiko

Laporan Rapat Analisis Risiko

Formulir Analisa Risiko dan Tindakan Pencegahan (telah

dikoreksi)

Gambar 6. Flowchart – Pengisian Formulir Analisa Risiko dan Tindakan Pencegahan


Gambar 7. Flowchart – Laporan Pelaksanaan Manajemen Risiko

Tujuan dari penyusunan SOP telah sesuai dengan pedoman SOP yang dikeluarkan (EPA,

2007) yaitu ditujukan untuk aktivitas organisasi yang dijelaskan secara spesifik (pekerjaan dan

proyek) dan membantu organisasi untuk menjaga kualitas pengendalian (efisiensi pengendalian

dapat diukur) dan memastikan kepatuhan dengan regulasi (seluruh unit kerja mematuhi SOP

tanpa terkecuali)

Dari segi manfaat, SOP ini membuat proses manajemen risiko menjadi sistematis,

sehingga masing-masing unit kerja tidak lagi perlu bingung dalam menghadapi risiko. Kemudian,

Laporan Pelaksanaan Manajemen Risiko

Biro Pengendalian OperasiUnit KerjaPe

ngisi

an F

orm

ulir

WB-

DA

L-PS

-23-

F04

dan

Peny

usun

an L

apor

an M

anaj

emen

Risi

ko

Formulir Perkembangan Pengelolaan Risiko

Manajer Biro / PPU


Melakukan Rapat

Analisis Risiko

c

Menyusun Perkembangan Pengelolaan

Risiko

Timbul Risiko Baru?

Update Formulir Analisa

Risiko dan Tindakan

Pencegahan


Melakukan Koreksi /

Penyesuaian

Ya

Tidak

Ya

Tidak

Menyusun Laporan Pelaksanaan

Manajemen Risiko

Laporan Pelaksanaan Manajemen Risiko

Mengevaluasi Pelaksanaan Manajemen

Risiko

2

Menyusun Laporan Keseluruhan Pelaksanaan

Manajemen Risiko

Laporan Pelaksanaan Keseluruhan Manajemen

Risiko

Direktur keuangan Komite Risiko

Formulir Perkembangan Pengelolaan Risiko(Telah Dikoreksi)


SOP ini memungkinkan untuk melakukan pengukuran efisiensi terhadap pengendalian yang

diterapkan. Unit kerja juga dapat membandingkan efisiensi periode sebelumnya untuk

meningkatkan kinerja pengendalian internal.

Pada ketentuan pada SOP ini hanya memberikan keterangan terhadap dampak risiko,

sebaiknya pada SOP ini terdapat rekomendasi kegiatan mitigasi risiko, setidaknya untuk risiko-

risiko yang ada pada pedoman berfikir risiko. Salah satu hal yang patut dipertimbangkan lagi

adalah penanganan risiko fraud yang sedikit mendapat porsi dalam SOP ini. Padahal risiko

kecurangan dapat sangat merugikan perusahaan terutama dari segi finansial.

Penulis merekomendasikan perusahaan untuk melakukan pelatihan risiko untuk

menambah wawasan unit kerja mengenai risiko dan mengembangkan budaya sadar risiko. Selain

itu, pelatihan ini juga baik untuk menyegarkan pikiran agar penerapan SOP pengelolaan risiko

bisa lebih baik dari sebelumnya.

3. Kegiatan Pengendalian Dalam Rangka Minimalisasi Risiko Pada Proses Bisnis Inti PT. WIKA Beton

Proses bisnis inti digambarkan secara umum oleh perusahaan untuk menunjukan proses

pelaksanaan usaha yang dilakukan perusahaan. Terdapat SOP teknis secara detail hampir di

setiap tahapan sebagai standar yang harus diterapkan unit kerja yang terkait. Pada gambar 8

terlihat bagian pertama dari proses bisnis inti perusahaan. Terdapat beberapa risiko yang dapat

diidentifikasi bila didasarkan pada gambar berikut ini.

Risiko R1

Kesalahan dalam menindaklanjuti kontrak merupakan risiko legal yang sangat besar dampaknya

bagi PT. WIKA Beton. Kelemahan kontrak dan pembinaan pelanggan dapat berakibat pada

keterlambatan dalam penyelesaian persyaratan tagihan.

• Menyiapkan SDM yang handal untuk menjabat sebagai manajer dan kepala bagian

wilayah penjualan untuk melihat seberapa besar probabilitas dan dampak yang akan

dihadapi jika risiko legal terjadi.

• Memastikan adanya klausul yang memuat perlindungan kepada perusahaan.

• Memperketat pengisian peninjauan kontrak, manajer wilayah harus terus berkoordinasi

dengan kantor pusat sebelum melanjutkan proses selanjutnya.


Gambar 8. Prosedur Operasi PT. WIKA Beton (1)

Risiko R2

Risiko ini berhubungan dengan teknis enjinering yang diinginkan oleh pelanggan. Risiko yang

dihadapi PT. WIKA Beton adalah kompleksitas teknis produk yang diinginkan oleh klien. Bentuk

pengendalian yang dapat diterpakan adalah sebagai berikut:

• Meningkatkan human capital avaibility

• Melakukan kerjasama operasi dengan mitra kerja yang memiliki keahlian khusus.

• Peningkatan kompetensi pegawai melalui pengembangan teknologi.

• Terus meng-update SOP-SOP teknis yang dimiliki oleh masing-masing unit kerja.

PermintaanPenawaran

Peninjauan Kontrak

Aspek Peninjauan Kontrak Terpenuhi?

Ya, Produk non-standarTidak

Ya,Produk Standar

Kajian Teknis Produk Ditolak

Penawaran

Negoisasi, Perolehan dan Kontrak

Proyek Diperoleh? Evaluasi Proyek Gagal

A

Ya

Tidak

ENJ 04, 11PRD 02

PNJ 01DAL 23

PNJ 01

PNJ 01DAL 23

PNJ 02DAL 23

PNJ 02

Risiko R1

Risiko R2

Risiko R3


Risiko R3

Risiko yang ditimbulkan pada proses ini adalah pada terms and conditions pembayaran dan

spesifikasi teknis yang diajukan perusahaan tidak dapat memenuhi ekspektasi pelanggan.

Pengendalian yang dapat diterapkan adalah:

• Menilai kredibilitas dan kemampuan pendanaan dari pemberi kerja.

• Mengharuskan pemberian uang muka proyek dan pelaksanaan pekerjaan dilakukan sesuai

dengan perjanjian yang disepakati.

• Melindungi kepentingan perusahaan dengan menyusun kontrak yang kuat.

• Melakukan strategi negosiasi yang baik jika terjadi perselisihan dengan pemberi kerja.

Risiko R4

Risiko yang dihadapi disini adalah lemahnya perencanaan dan persiapan yang dilakukan oleh

seksi PEP yang menyebabkan banyaknya permasalahan yang terjadi ketika pelaksanaan produksi

dimulai. Pengendalian yang dapat dilakukan, antara lain:

• Meramalkan permintaan produk, mengawasi permintaaan aktual, dan membandingkannya

dengan ramalan permintaan sebelumnya.

• Menetapkan ukuran pemesanan barang yang ekonomis atas bahan baku yang akan dibeli.

• Menetapkan kebutuhan produksi dan tingkat persediaan pada saat tertentu.

• Mengawasi tingkat persediaan, membandingkannya dengan rencana persediaan, dan

melakukan revisi rencana produksi pada saat yang ditentukan.

• Melaksanakan rapat evaluasi perencanaan produksi minimal satu kali dalam seminggu.

• Terus berkoordinasi dengan seksi produksi dan peralatan terkait dengan proses

pelaksanaan produksi.

Risiko R5

• Praktik Suap dan Uang Terima Kasih (kickbacks) kepada/dari Pemasok & konflik

Kepentingan.

Kegiatan pengendalian preventif yang dapat dilakukan perusahaan adalah dengan

menerapkan job rotation bagi pihak yang berhubungan dengan menyeleksi pemasok. PT.

WIKA Beton juga telah mengimplementasikan sistem ini sebagai bentuk cross-training antar

unit kerja.


• Bid-Rigging, Cartels, dan Cover Pricing

Bentuk pengendalian juga dilakukan saat mengevaluasi pemasok, bagian pengadaan

perusahaan akan mengadakan rapat yang terdiri oleh kepala bagian pengadaan, manajer

produksi, dua orang staf pengadaan, dan disupervisi direksi jika dibutuhkan. Tujuannya

adalah untuk mengurangi subyektivitas pada pemasok, sehingga keputusan pemilihan

merupakan pemasok yang terbaik.

• Pemalsuan Cek (Cheque Forgery)

Salah satu alat pengendalian yang dapat digunakan adalah pemisahan tugas (segregation of

duties). Selain pemisahan tugas, perusahaan juga harus mempertimbangkan prosedur

penulisan cek, yang memiliki otoritas tidak boleh menandatangani cek tersebut sebelumnya,

jika memungkinkan untuk otorisasi diperlukan lebih dari satu tanda tangan Selanjutnya

dengan melakukan rekonsiliasi saldo cek secara rutin yang dilakukan dengan tingkatan

manajemen yang sesuai.

• Fictitious Invoicing

Dapat dilakukan pengendalian dengan cara; faktur disetujui untuk pembayaran apabila

terdapat bundel voucher yang lengkap. Kedua hanya salinan asli faktur yang dibayar. Ketiga,

sebagai tindakan preventif, setiap faktur yang telah dibayar harus dibatalkan (ditandai “telah

dibayar”).

Risiko R6

Terdapat risiko bahwa rencana pengadaan material tidak disusun secara baik dan tepat waktu,

rencana pengadaan material tidak dapat direalisasikan, rencana pengadaan material tidak

memperhitungkan kenaikan harga yang signifikan, dan lain sebagainya. Pengendalian yang dapat

dilakukan adalah:

• Penyusunan rencana pengadaan material yang didasarkan pada kebutuhan dan menghindari

over budget.

• Penyusunan rencana pengadaan material harus mempertimbangkan waktu proses pengadaan

dan pemenuhan atas proyek terkait.

• Penyusunan rencana pengadaan material harus memperhitungkan fluktuasi kenaikan harga

dan ketersediaan material yang dibutuhkan.


Selain itu terdapat risiko yang berhubungan dengan penerimaan material yang tidak sesuai

dengan pesanan (unordered goods). Bentuk pengendalian yang diterapkan PT. WIKA Beton

adalah menginstruksikan bagi bagian pengadaan untuk menerima pengiriman dimana terdapat

salinan dari purchase order yang sah.

PRD 12DAL 10

PNJ 03

PRD 01, 16ENJ 06, 08

PRD 12DAL 10

PRD 16, 05, 06, 07, 08, 22, 23, 24, 25, 26, 27,28, 31

A

Pemesanan Produk Beton

Perencanaan Produksi

Pengadaan bahan Pengendalian Bahan yang Dipasok Pelanggan

Bahan yang Dipasok Pelanggan Diperlukan?

Pengujian Penerimaan dan Inspeksi BahanPengolahan Bahan

Kesesuaian Spesifikasi Bahan

Mutu Bahan Dapat Ditingkatkan? Penanganan Bahan yang Ditunda

Penanganan Bahan yang Ditolak Pelaksanaan Produksi Kesepakatan Pelanggan

Penanganan Bahan yang DitolakB

YaTidakPRD 12PRD 09, 11, 12

PRD 28ENJ 05PRD 12, 10

PRD 12DAL 10

DAL 10, 11ENJ 04, 06, 09

Risiko R5

Risiko R4

Risiko R7

Risiko R8

Risiko R6



Risiko R7

Salah satu risiko yang dihadapi perusahaan adalah risiko keselamatan dan kesehatan kerja (K3).

Sebagai bentuk pengendalian terhadap risiko ini, PT. WIKA Beton telah memiliki sistem

manajemen K3 sejak tahun 1999. Perusahaan memiliki pedoman mutu K3 bagi pihak terkait

tentang K3 yang diterapkan oleh perusahaan bernomor dokumen WB-PER-PO-01 dengan judul

“Pedoman K3 Industri Beton Pracetak”. Pedoman ini digunakan dalam rangka memastikan agar

komitmen terhadap penerapan K3 bisa terlaksana secara konsisten dan berkelanjutan.

Risiko R8

Risiko yang berhubungan dengan tenaga kerja juga menjadi aspek yang harus

diperhatikan oleh perusahaan. Agar proyek tetap dapat berjalan dengan lanca dicapai sesuai target

maka dibutuhkan pengendalian terhadap pembagian tugas, pengendalian jadwal waktu,

pengendalian terhadap kinerja dan hubungan karyawan, dan lain sebagainya.

Risiko R9

Keterbatasan informasi mengenai prasarana transportasi dan kondisi lapangan berakibat

pada keterlambatan distribusi dan pemasangan. Keterlambatan ini dapat berdampak pada citra

buruk perusahaan atau dikenakan denda oleh pelanggan karena pada dasarnya perusahaan telah

berkomitmen di awal sesuai dengan kontrak.

Terkait dengan fasilitas dan sarana, truk merupakan sarana utama dalam proses

pengangkutan, truk harus pada kondisi yang sehat dan aman ketika proses pengiriman

berlangsung. Pengendalian preventif yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan reparasi

rutin, dan mengganti truk dengan yang baru ketika truk yang lama sudah tidak memungkinkan

untuk dioperasikan kembali karena telah rusak atau bobrok.

Risiko R10

Kelemahan kontrak dan pembinaan pelanggan dapat berdampak pada keterlambatan dalam

penyelesaian persyaratan tagihan. Dalam penanganan tugas ini harus dilakukan pemisahan:


• Menangani kas dan memasukkan data kiriman ke rekening pelanggan, untuk menghindari

lapping (gali lubang tutup lubang).

• Menangani kas atau cek dan mengotorisasi nota kredit untuk menghindari pembuatan nota

kredit yang sama dengan jumlah yang dicuri.

• Membuat nota kredit dan memelihara rekening pelanggan.

• Merekonsiliasi laporan bank dan aktivitas yang melibatkan penanganan atau pencatatan

penerimaan kas.

• Dari sisi pengawasan, biro SPI harus meninjau langsung ke wilayah penjualan dan

melaksanakan prosedur audit yang dibutuhkan.



Risiko R11

Pada proses penagihan ada potensi terjadinya piutang bermasalah atau macet akibat dari

kesalahan penanganan. Pengendalian preventif yang diterapkan PT. WIKA Beton adalah

PMS 06

PNJ 04 , 05 PRD 16

PRD 16

DAL 10

PRD 17 DAL 10 , 11

PRD 17 DAL 10 , 11

B

Kualifikasi Produk Jadi

Perbaikan Produk Cacat Penanganan Produk Gagal

Penanganan Produk Jadi

Pengiriman , Penyerahan dan Pelayanan Purna Jual

Evaluasi Kepuasan Pelanggan

Pembinaan Pelanggan

Data Base Pemasaran

Lolos Kualifikasi ? Cacat Gagal

Ya

Penanganan Tagihan

PMS 06

Risiko R 9

Risiko R 11

Risiko R 10


melakukan pembinaan pelanggan secara rutin sejak kontrak disetujui kedua belah pihak.

Bertujuan untuk memastikan kemampuan finansial pelanggan dan juga komitmen pelanggan

terhadap perusahaan. Tindak preventif lainnya adalah dengan melakukan background check

terhadap pelanggan, untuk mengamati track record pelanggan.

Perusahaan juga mengaplikasikan pengendalian dengan mengajukan laporan pembayaran

bulanan yang dikirim ke para pelanggan agar pelanggan tetap memperhatikan tanggung jawab

mereka sesuai dengan cara pembayaran pada kontrak.

Keseimpulan & Saran

Kesimpulan

• Kerangka pengendalian internal PT. WIKA Beton, telah memenuhi; lingkungan pengendalian

yang didukung oleh kebijakan direksi; penilaian risiko telah mendukung manajemen risiko

dengan adanya SOP pengelolaan risiko; sistem informasi yang terintegrasi, seperti HRMS,

WIKA Beton Balance Scorecard, SAP, dan lain sebagainya; tersedia prosedur untuk

menjalankan kegiatan pengendalian internal; serta setiap jajaran manajemen unit kerja

berkoordinasi dengan biro SPI dalam rangka melakukan pengawasan untuk memastikan

eksekusi pengendalian sesuai dengan prosedur yang berlaku.

• Sejak dibuatnya SOP pengelolaan risiko pada tahun 2009, masing-masing unit kerja dapat

melakukan pengukuran keuangan terhadap risiko yang dihadapinya. Hal ini dapat mendukung

proses bisnis yang dilakukan perusahan dengan meminimalisasi risiko dan kerugian yang

ditimbulkan.

• Risiko yang dapat mengancam kelangsungan perusahaan terdapat pada peninjauan kontrak,

perencanaan produksi, pengadaan, dan penagihan pembayaran. Proses bisnis inti perusahaan

dilaksanakan based on project, sehingga banyak risiko inherent yang dihadapi. Untuk itu,

prosedur yang ada berperan penting dalam meminimalisasi risiko.

Saran

• Perusahaan sedang merencanakan dan mempersiapkan Initial Public Offering (IPO). Apabila

memungkinkan, penelitian selanjutnya dapat membandingkan sistem pengendalian internal

sebelum dan sesudah IPO.


• Terkait dengan cakupan penelitian, disarankan untuk memfokuskan penelitian pada wilayah

penjualan dan pabrik produk beton karena sebagai pelaksana pengelolaan usaha bisnis inti,

banyak hal yang dapat diteliti lebih lanjut secara spesifik.

• Pastikan untuk mendapatkan akses lebih ke data-data perusahaan (bahkan full-access).

• Menarik untuk meneliti berfokus pada proses bisnis inti perusahaan secara komprehensif.

Daftar Resensi

Ashuri. Personal Interview. 6 May 2013

Bertens, Kees. Pengantar Etika Bisnis. Yogyakarta: Penerbit Kanisius, 2000.

Botez, Daniel. “Internal Audit and Management Entity.” Procedia Economics and Finance

(2012): 1156 - 1160.

Cornell University. Developing Effective Standard Operating Procedure. By David

Grusenmeyer. 1 February 2003. 1 April 2013. http://www.ansci.cornell.edu/pdfs/sopsdir.pdf

Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission’s. Internal Control -

Integrated Framework. 14 May 2013.

Dhillon, Gurpreet. “Violation of Safeguards by Trusted Personnel and Understanding Related

Information Security Concerns.” Computer & Security (2001): 165 - 172.

Doyle, Jeffrey, et al., ed. “Accruals Quality and Internal Control over Financial Reporting.” The

Accounting Review (2007): 1141 - 1170.

Gaspersz, Vincent. Production Planning and Inventory Control. Jakarta: Gramedia Pustaka

Utama, 2004.

Ge, Weilie and Sarah McVay. “The Disclosure of Material Weaknesses In Internal Control After

the Sarbanes-Oxley Act.” Accounting Horizons (2005): 137 - 158.

Guile, Paul. “Procurement Fraud.” Doig, Alan. The Counter Fraud Practitioner's Handbook.

Durham: Gower Publishing, 2012. 189 - 204.

Interuniversity Research Centre on Enterprise Networks, Logistics and Transportation. Risk

Management: History, Definition and Critique. By Georges Dionne. March 2013. 21 May

2013. www.cirrelt.ca/DocumentsTravail/CIRRELT-2013-17.pdf

Kaplan, Stanley dan John B. Garrick. “On the Quantitative Definition of Risk.” Risk Analysis,

Vol 1, No 1 (1981): 11 - 27.

Keraf, Sonny A. Etika Bisnis. Jakarta: Penerbit Kanisius, 1994.

Manaf, Syafii. Personal Interview. 12 February 2013. 22 April 2013


Moeller, Robert R. Brink's Modern Internal Auditing. Hoboken, New Jersey: John WIley & Sons,

Inc, 2009.

Mukhson, Entus A. Personal Interview. 30 January 2013

Mulyadi. Sistem Akuntansi. Jakarta: Penerbit Salemba Empat, 2001.

Sawyer, Laurence B. and Glen E. Summers. Sawyer's Internal Auditing: The Practice of Modern

Internal Auditing. Altamonte Springs, Florida: Institute of Internal Auditors, 2003.

Security’s Office for Interoperability and Compatibility. Writing Guide for Standard Operating

Procedures. 6 April 2004. 4 March 2013.

www.safecomprogram.gov/SiteCollectionDocuments/SOP.pdf The Institute of Internal Auditors. IIA Position Paper: The Role of Internal Audit in Enterprise-

wide Risk Management. January 2009. 9 March 2013.

www.theiia.org/download.cfm?file=62465 The Institute of Internal Auditors. International Standards for the Professional Practice of

Internal Auditing. 19 October 2010. 2 March 2013.

www.theiia.org/download.cfm?file=67983 United States Environmental Protection Agency. Guidance for Preparing Standard Operating

Procedures. 6 April 2007. 4 March 2013. www.epa.gov/QUALITY/qs-docs/g6-final.pdf

Velasquez, Manuel G. Etika Bisnis: Konsep dan Kasus. Yogyakarta: Penerbit Andi, 2005.

Wanto, Dwi. Personal Interview. 6 May 2013

Weber, Ron. Information Systems Control and Audit. New Jersey: Prentice-Hall, 1999.

Yushadi. Personal Interview. 5 April 2013. 24 April 2013.
