BAB IV ANALISA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SUMBER DAYA MANUSIA P.T. "X"

1. SISTEM AWAL

Analisa sistem informasi manajemen SDM P.T. "X" bertujuan untuk

mengetahui, memahami, serta membantu pemecahan masalah yang

diidentifikasi dalam investigasi sistem. Dalam proses ini dilakukan

pengumpulan data sistem yang ada dan kebutuhan sistem yang baru, dan

untuk mempertimbangkan solusi alternatif (Stair, 1996:454).

Pengumpulan data sistem yang ada dilakukan dengan teknik

wawancara dan pemeriksaan catatan. Wawancara yang dilakukan adalah

wawancara terstruktur dengan menggunakan panduan wawancara (interview

guide) yang terdapat dalam lampiran A. Catatan-catatan yang diperiksa juga

terdapat dalam lampiran A.

Dari hasil wawancara, data-data sistem yang ada yang terkumpul

dirangkum, disusun secara sistematis berdasarkan tiap-tiap proses

manajemen, sebagai berikut:

Pada perusahaan kontraktor P.T."X", manajemen SDM perusahaan

ditangani oleh departemen khusus yaitu departemen PAGA (Personnel and

General Affair). Departemen ini bertanggung jawab dalam melakukan

pengadaan, pengembangan, dan pemutusan SDM.

76

1.1 Klasifikasi Pegawai

Di perusahaan kontraktor konstruksi ini, secara umum SDM

perusahaan dapat dikategorikan menjadi dua, yaitu

- Staff

Yang termasuk kategori ini adalah tenaga pengawasan dan

administratis yang direkrut oleh perusahaan dan digaji bulanan.

Tanggung jawab manajemen sumber daya pekerja ini sepenuhnya

berada ditangan perusahaan.

Ditinjau dari statusnya, staff dapat dibedakan menjadi dua

yaitu pegawai tetap dan pegawai tidak tetap (kontrakan). Pegawai

tetap mencakup tenaga manajemen, teknis, dan tenaga administrasi

kantor pusat. Pegawai tidak tetap merupakan staff yang dikontrak

selama proyek berlangsung.

Ditinjau dari lokasinya, staff dibagi menjadi dua yaitu staff

yang bekerja di kantor pusat perusahaan dan staff yang bekerja di

proyek-proyek perusahaan.

Antara pegawai tetap dan tidak tetap terdapat perbedaan

dalam proses-proses manajemennya, yaitu dalam proses pelatihan,

promosi, dan pemutusan. Karena sifatnya yang sementara, pegawai

tidak tetap tidak mendapat promosi jabatan. Selain itu, pelatihan tidak

diberikan kepada pegawai ini karena biasanya pegawai ini dikontrak

jika perusahaan memerlukan keahlian khusus yang tidak dapat

dipenuhi perusahaan. Dalam hal pemutusan kerja, proses pada

pegawai tidak tetap lebih sederhana, yaitu sesuai dengan kontrak

77

yang disepakati. Perusahaan tidak mempunyai tanggung jawab

apapun terhadap pegawai ini setelah kontrak selesai.

- Tenaga harian

Yang termasuk kategori ini adalah pekerja-pekerja manual seperti

tukang batu, tukang kayu, yang tidak mempunyai hubungan tetap

dengan perusahaan. Kelompok pekerja ini dikepalai oleh seorang

mandor. Mandor dan tenaga harian ini direkrut oleh manajer proyek,

dan dikontrak per proyek. Manajer proyek biasanya mempunyai

mandor-mandor kepercayaan, yaitu mandor-mandor yang sudah lama

menjalin kerjasama dengan perusahaan. Perekrutan mandor ini

didasarkan pada proyek yang akan dilaksanakan yang disesuaikan

dengan kemampuan masing-masing mandor. Karena sifatnya yang

tidak terikat dengan perusahaan, kantor perusahaan tidak menyimpan

dokumen mengenai pekerja kelompok ini.

1.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi perusahaan dapat dibagi menjadi dua bagian

yaitu struktur organisasi kantor perusahaan dan struktur organisasi

proyek peaisahaan. Kedua-duanya memakai struktur organisasi

tradisional yaitu struktur organisasi vertikal. Perbedaan kedua struktur

organisasi adalah bahwa struktur organisasi kantor perusahaan bersifat

permanen, sedangkan struktur organisasi proyek perusahaan bersifat

sementara dan besarnya tergantung pada proyek yang dikerjakan.

Semakin besar dan kompleks maka struktur organisasi proyek

7S

perusahaan semakin besar pula. Bagan struktur organisasi perusahaan

dan proyek dapat dilihat pada lampiran A.

1.3 Proses-Proses Manajemen Sumber Daya Manusia di P.T. "X"

1.3.1. Perencanaan dan analisa pekerjaan proyek

Perencanaan dan analisa pekerjaan proyek bertujuan untuk

mengumpulkan informasi mengenai pekerjaan dengan menentukan

pekerjaan, kewajiban, dan tanggung jawab Perencanaan dan analisa

pekerjaan proyek dilakukan oleh manajer proyek secara tidak rutin

tergantung adanya proyek baru. Perencanaan dan analisa pekerjaan

proyek membutuhkan informasi tentang proyek yang akan dilaksanakan.

Manajer proyek mulai melakukan perencanaan pekerjaan

dengan mengklasifikasikan pekerjaan-pekerjaan proyek menjadi

kelompok-kelompok tugas beserta jadwalnya. Dalam melakukan

perencanaan pekerjaan, manajer proyek memerlukan informasi tentang

proyek yang akan dilaksanakan, seperti lokasi proyek, jenis proyek, lama

proyek, alat-alat yang dipakai dalam proyek dan informasi proyek

lainnya secara detail tentang proyek akan dilaksanakan. Setelah itu

manajer proyek membuat struktur organisasi proyek dan menentukan

tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang masing-masing posisi

(deskripsi dan spesifikasi pekerjaan). Dengan deskripsi dan spesifikasi

pekerjaan ini, perekrutan dapat segera dilakukan.

79

Perencanaan dan analisa pekerjaan proyek menghasilkan

klasifikasi pekerjaan proyek, struktur organisasi, deskripsi dan spesiflkasi

pekerjaan yang digunakan departemen PAG A untuk perekrutan.

1.3.2. Perencanaan dan analisa pekerjaan kantor pusat

Perencanaan dan analisa pekerjaan kantor pusat dilakukan oleh

kepala departmen masing-masing.

Mula-mula, tugas-tugas utama, aktivitas, perilaku dan kewajiban

yang dilakukan dalam pekerjaan harus ditentukan. Setelah tugas dan

aktivitas diidentifikasi, kemudian pengetahuan, kemampuan, ketrampilan

dan karakteristik yang lain yang diperlukan dalam melakukan tugas-tugas

diidentifikasi. Selanjutnya, karakteristik lain yang termasuk faktor

pribadi, sikap dan kemampuan atau fisik atau halangan dalam melakukan

pekerjaan didefinisikan.

Dari proses di atas dihasilkan suatu deskripsi dan spesiflkasi

pekerjaan, yang digunakan departemen PAGA untuk perekrutan.

1.3.3. Pengadaan sumber daya manusia internal untuk proyek

Pengadaan SDM internal untuk proyek bertujuan untuk

membawa atau merekrut SDM ke dalam perusahaan dan menyeleksi

SDM tersebut yang memenuhi persyaratan.

Pengadaan SDM internal untuk proyek dilakukan oleh

dilakukan departemen PAGA, manajer-manajer proyek atau kepala

departemen dan pimpinan perusahaan yang dalam prosesnya

HO

memerlukan data-data seperti: pemberitahuan perniintaan personil

(telepon atau memo), daftar personnel avaibility, daftar lowongan

pekerjaan, skill inventory personil dan informasi pendukung lain.

Lamanya pengadaan SDM internal kurang lebih seminggu setiap adanya

permintaan personil dari manajer proyek atau kepala departemen.

Setelah melakukan perencanaan pekerjaan, manajer proyek atau

kepala departemen mengajukan permintaan personil kepada departemen

PAGA, baik secara lisan (telepon) maupun tertulis (memo) yang berisi

jabatan yang akan diisi dan jumlah yang dibutuhkan (tidak disebutkan

deskripsi dan spesifikasi pekerjaannya). Perlu diketahui bahwa di dalam

perusahaan ini sudah ada standar deskripsi dan spesifikasi pekerjaan,

sehingga hanya dengan menyebut jabatan, sudah dapat diketahui

deskripsi dan spesifikasi pekerjaannya. Departemen PAGA mulai

mencari personil-personil yang diminta dengan menghubungi manajer-

manajer proyek lain atau kepala-kepala departemen lain, untuk

mengetahui siapa saja yang sesuai dan dapat ditugaskan dalam proyek

yang baru. Selanjutnya departemen PAGA membuat daftar personil-

personil yang disarankan manajer-manajer proyek atau kepala-kepala

departemen. Dari daftar ini departemen PAGA kemudian menghubungi

personil yang bersangkutan untuk ditanyai kesiapan dan kesediaan

personil tersebut jika ditugaskan pada pekerjaan yang baru. Dari sini

departemen PAGA mencatat nama-nama personil yang benar-benar

mampu dan mau ditempatkan pada pekerjaan yang baru.

SI

Manajer-manajer proyek, departemen PAGA, dan pimpinan perusahaan

kemudian melakukan rapat untuk menentukan personil-personi] internal

perusahaan yang dapat dimasukkan menjadi tim proyek yang akan

dikerjakan. Dalam rapat ini, departemen PAGA mengajukan daftar

personil internal perusahaan yang dapat ditugaskan kembali. Manajer

proyek, departemen PAGA, dan pimpinan perusahaan kemudian

melakukan pemilihan terhadap personil-personil tersebut. Personil-

personil internal perusahaan yang dipilih kemudian dicatat untuk proses

selanjutnya. Departemen PAGA menindak lanjuti hasil rapat dengan

membuat surat mutasi bagi personil-personil yang ditunjuk.

Pengadaan SDM internal untuk proyek menghasilkan data-data,

antara lain: daftar calon, daftar lowongan pekerjaan yang belum terisi,

daftar personil internal yang dipilih, pemberitahuan perubahan status dan

surat mutasi personil yang dipilih, yang digunakan oleh departemen

PAGA, pimpinan perusahaan, departemen keuangan, dan personil yang

dipilih, sesuai dengan kepentingannya masing-masing.

1.3.4. Pengadaan SDM internal untuk kantor pusat

Pengadaan SDM internal untuk kantor pusat bertujuan untuk

menemukan dan menarik pelamar yang sesuai untuk bekerja pada jabatan

atau pekerjaan tertentu dari personil-personil yang sekarang bekerja

dalam perusahaan. Pengadaan SDM internal untuk kantor pusat

dilakukan di kantor pusat oleh pimpinan perusahaan setiap ada daftar

lowong yang dilakukan kurang lebih seminggu.

82

Untuk pekerjaan kantor, tidak dilakukan rapat dalam menyeleksi

calon, tetapi langsung diajukan kepada pimpinan perusahaan dan

diputuskan sendiri oleh pimpinan perusahaan.

1.3.5. Pengadaaan SDM eksternal

Pengadaan SDM eksternal bertujuan untuk menemukan dan

menarik pelamar yang sesuai untuk bekerja pada jabatan atau pekerjaan

tertentu dari luar perusahaan.

Pengadaan SDM eksternal dilakukan oleh departemen PAGA,

manajer proyek atau kepala departemen, pimpinan perusahaan di kantor

pusat bila pengadaan SDM internal tidak memenuhi lowongan. Data-data

yang diperlukan dalam perekrutan eksternal, antara lain: daftar lowongan

pekerjaan, surat lamaran dan CV. Perekrutan eksternal umumnya

dilakukan melalui iklan lowongan kerja pada surat-surat kabar yang

lamanya kurang lebih dua minggu.

Departemen PAGA membuat konsep iklan lowongan, dimana

konsep ini kemudian diberikan kepada biro iklan. Proses selanjutnya

adalah proses seleksi. Proses seleksi ini dilakukan oleh departemen

PAGA bersama manajer proyek yang bersangkutan. Proses seleksi yang

dilakukan tidak berbeda dengan seleksi yang dilakukan di perusahaan-

perusahaan pada umumnya.

Pertama, pelamar yang berminat mengajukan surat lamaran

kerja yang disertai dengan curriculum vitae (CV). Pelamar diwajibkan

S3

mengisi formulir lamaran kerja yang disediakan oleh departemen PAGA

(lampiran A).

Selanjutnya dilakukan penyaringan awal. Surat lamaran dan CV

yang masuk diseleksi, hanya yang memenuhi persyaratan pekerjaan saja

yang dipanggil untuk mengikuti wawancara awal dan tes. CV, surat

lamaran, dan formulir lamaran kerja yang sudah diisi disimpan dan

dipakai untuk proses berikutnya.

Dalam wawancara awal ini, manajer proyek dan departemen

PAGA berusaha mendapatkan informasi tambahan yang tidak terdapat

dalam formulir lamaran kerja. Wawancara yang dilakukan adalah

wawancara yang tidak terstruktur, dimana tidak ada panduan khusus.

Selain itu hasil wawancara dicatat seperlunya (dalam sebuah catatan

kecil).

Setelah wawancara dilakukan, manajer proyek beserta staff

pengujinya memberikan tes sesuai dengan bidang pekerjaan yang akan

diisi kepada masing-masing pelamar. Dari hasil penilaian wawancara dan

tes ini, departemen PAGA menyeleksi lagi pelamar yang potensial untuk

wawancara akhir. Selanjutnya departemen PAGA membuat surat

panggilan untuk wawancara akhir bagi pelamar-pelamar yang potensial.

Wawancara akhir dilakukan pimpinan perusahaan, untuk melihat

kemampuan serta kelebihan pelamar potensial yang diusulkan oleh

departemen PAGA dan manajer proyek. Berdasarkan informasi dari

formulir lamaran kerja, hasil wawancara, hasil tes, dan wawancara akhir,

pimpinan perusahaan memilih calon yang diterima.

84

Departemen PAGA kemudian memberikan surat pengangkatan

kepada calon yang dipilih dan melakukan orientasi terhadap pegawai

baru ini. Data pelamar potensial yang tidak dipilih, disimpan departemen

PAGA dalam jangka waktu dua tahun untuk dipergunakan dalam

perekrutan selanjutnya.

Pengadaan SDM eksternal menghasilkan data-data, antara lain:

iklan lowongan pekerjaan, surat panggilan, daftar calon, formulir

lamaran kerja, hasil tes dan wawancara, daftar pelamar yang dipilih,

pemberitahuan pengangkatan dan surat pengangkatan yang digunakan

oleh manajer proyek atau kepala departemen, departemen keuangan dan

pelamar yang dipilih sesuai dengan kepentingannya masing-masing.

1.3.6. Orientasi

Setelah personil diseleksi, maka personil diorientasi supaya

dapat melakukan pekerjaannya dengan memuaskan. Orientasi dilakukan

oleh departemen PAGA dan pengawas atau atasan personil tersebut di

kantor pusat ataupun di proyek selama tiga bulan, dalam masa tersebut

pelamar berhak untuk mengundurkan diri. Data-data yang digunakan

dalam orientasi adalah deskripsi dan spesifikasi pekerjaan, formulir

lamaran kerja dan dokumen-dokumen asli personil, sedangkan data yang

dihasilkannya adalah update skill inventory.

Orientasi ini tergantung pada personil yang diterima. Orientasi

bagi personil yang pengalaman sangat cepat sehingga dapat langsung

85

ditempatkan, sedangkan personil yang belum pengalaman orientasi

berjalan lambat.

Dalam orientasi, pengawas atau atasan staff baru ini

menjelaskan pekerjaan yang akan dikerjakan, memperkenalkan kepada

rekan kerja, memberitahu tempat kerjanya, dan sebagainya. Departemen

PAGA memberikan informasi tentang jam kerja, upah, tunjangan,

insentif, bonus dan etika perusahaan.

Pada tahap ini departemen PAGA melakukan pengecekan

terhadap data personil baru (dari formulir lamaran kerja) dengan

menyuruh personil baru tersebut untuk membawa dokumen-dokumen

asli untuk dicocokkan. Kemudian dilakukan update data personil

perusahaan dengan membuat data personil yang baru berdasarkan

formulir lamaran kerja, juga dilakukan update skill inventory personil.

1.3.7. Pelatihan

Pelatihan dilakukan dengan tujuan memperlengkapi personil

dengan pengetahuan dan ketrampilan seiring dengan cepatnya

perkembangan teknologi dan pengetahuan. Proses pelatihan

menggunakan pengumuman pelatihan, skill inventory personil dan

informasi pendukung lain. Pelatihan dapat dilakukan di tempat kursus,

pelatihan ataupun lokakarya oleh penyelenggara pelatihan yang lamanya

tergantung dari materi yang disampaikan.

Proses pelatihan dimulai dari evaluasi pengawas terhadap

bawahannya. Jika seorang personil dinilai oleh manajer proyek

86

memerlukan pelatihan, maka manajer proyek tersebut mengajukan usulan

pelatihan kepada departemen PAGA. Dalam mengajukan usulan, tidak

dilakukan analisa yang lebih detail untuk menentukan kebutuhan

pelatihan. Departemen PAGA kemudian mengajukan usulan pelatihan

tersebut kepada pimpinan perusahaan serta mengusulkan siapa yang

memberi pelatihan. Jika pimpinan perusahaan menyetujui maka personil

yang bersangkutan diberitahu.

Jika pelatihan dilakukan oleh pihak luar, perusahaan biasanya

mengirimkan beberapa personil saja untuk mengikuti pelatihan tersebut.

Penentuan siapa-siapa yang akan dikirim didasarkan pada kemampuan

yang dimiliki dan tersedia atau tidaknya personil ini, dalam arti tidak

sedang mengerjakan pekerjaan yang tidak dapat ditinggal.

Departemen PAGA kemudian membuat surat penugasan kepada

personil yang ditunjuk. Setelah pelatihan selesai personil tersebut

membuat laporan tentang pelatihan yang diikutinya beserta sertifikat-

sertikat yang diperolehnya. Hal ini ditindak lanjuti oleh departemen

PAGA dengan mengupdate data personil.

Dalam proses pelatihan dihasilkan data-data seperti: usulan

pelatihan, daftar personil yang dipilih untuk pelatihan, pemberitahuan

keputusan pelatihan, laporan hasil pelatihan, surat penugasan pelatihan,

dan update skill inventory, yang digunakan departemen PAGA untuk

mengupdate data personil.

87

1.3.8. Penilaian kinerja

Penilaian kinerja bertujuan untuk mengevaluasi kinerja personil

berdasarkan pekerjaan-pekerjaan yang telah dilakukannya. Penilaian

kinerja menggunakan deskripsi dan spesifikasi pekerjaan yang digunakan

oleh pengawas atau atasan personil tersebut di kantor pusat dan proyek.

Proses penilaian kinerja diawali dengan menentukan tujuan

yang ingin dicapai. Kemudian personil diinformasikan apa yang

diharapkan dari pekerjaan mereka. Akhirnya atasan menilai kinerja

mereka, mengevaluasinya melalui pengamatan yang berdasarkan

penilaian pribadi tanpa ada kriteria-kriteria yang standar, dan

memberikan hasil penilaian kinerja kepada personil yang bersangkutan.

Penilaian kinerja menghasilkan data-data, antara lain: laporan

penilaian kinerja. Hasil penilaian kinerja digunakan oleh departemen

keuangan dan departemen PAGA sebagai bahan pertimbangan dalam

melakukan pelatihan, promosi, ataupun mutasi serta untuk memberikan

reward berupa bonus.

1.3.9. Promosi

Promosi dilakukan perusahaan ini berdasarkan masa kerja,

prestasi, dan kemampuan kerja personil dalam melaksanakan segala

tugas dan kewajibannya, yang diberikan sebagai penghargaan atas

pekerjaannya.

Promosi dilakukan oleh manajer proyek atau atasan personil

yang bersangkutan dan departemen PAGA atas pertimbangan skill

inventory personil setiap ada lowongan pekerjaan. Bila seorang personil

KS

dinilai potensial oleh manajer proyek atau atasan personil yang

bersangkutan maka personil ini diusulkan untuk promosi kepada

pimpinan perusahaan. Biasanya personil ini diberi diuji kemampuannya

dengan diberi tanggung jawab yang sesuai dengan jabatan promosi.

Kemampuan dan kinerja personil dalara melaksanakan tugas ini dinilai

oleh manajer proyek atau atasan yang bersangkutan sebagai bahan

pertimbangan untuk promosi. Jika personil tersebut dinilai tidak dapat

melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya,

personil tidak jadi dipromosikan. Jika ternyata personil tersebut dinilai

baik dalam melakukan tugasnya maka ia akan dipromosikan oleh

pimpinan perusahaan. Keputusan promosi ini ditindaklanjuti dengan

membuat surat pengangkatan dan pemberitahuan dari departemen PAGA

perihal pengangkatan ini kepada pihak-pihak lain seperti departemen

keuangan.

Surat pengangkatan dan pemberitahuan perubahan status

dihasilkan dalam proses promosi ini, umumnya digunakan oleh

departemen keuangan dan personil yang bersangkutan.

1.3.10. Demobilisasi

Demobilisasi dilakukan oleh manajer proyek, atasan personil

tersebut, departemen PAGA dan pimpinan perusahaan, dengan

menggunakan data-data seperti: pemberitahuan penyelesaian proyek,

pemberitahuan kelebihan personil, rencana demobilisasi personil dan

skill inventory personil dan informasi pendukung lain. Demobilisasi

89

terjadi jika proyek telah mencapai penyelesaian dan pindah ke proyek

yang baru.

Pada saat-saat akhir proyek departemen PAG A membuat

rencana demobilisasi personil proyek yang akan selesai tersebut. Data-

data yang dihasilkan dalam proses demobilisasi adalah permintaan

personil, rencana demobilisasi personil yang disetujui, pemberitahuan

perubahan status, data turnover dan surat keputusan perubahan status,

digunakan oleh manajer proyek, departemen PAGA, depatemen

keuangan dan personil yang bersangkutan.

Analisa ini menentukan tindakan-tindakan yang diambil

selanjutnya terhadap personil-personil tersebut. Tindakan-tindakan yang

dapat dilakukan dapat berupa, dipekerjakan kembali di proyek

perusahaan yang baru, dirumahkan dengan pemotongan gaji {lay off)

dimana personil yang bersangkutan dapat dipanggil kembali bekerja bila

perusahaan membutuhkannya, atau pemutusan hubungan kerja, jika dua

alternatif di atas tidak dapat dilakukan atau personil mengundurkan diri.

Departemen PAGA menghubungi semua manajer proyek

perusahaan untuk mengetahui apakah mereka membutuhkan tenaga

tambahan sehubungan dengan demobilisasi proyek. Posisi-posisi yang

lowong atau memerlukan tambahan tenaga dicatat oleh departemen

PAGA dan ditindaklanjuti dengan mengirim personil-personil proyek

yang hampir selesai. Departeman PAGA kemudian mencatat siapa-siapa

yang tidak dapat dipekerjakan oleh perusahaan untuk pemutusan kerja.

90

Jika pada saat akhir sebuah proyek, perusahaan memperoleh

proyek baru maka prosedurnya sama dengan perekrutan internal.

1.3.11. Kompensasi

Kompensasi bertujuan untuk menghargai personil karena

pekerjaan mereka. Data-data yang digunakan departemen keuangan

dalam proses kompensasi adalah laporan absensi personil dan laporan

penilaian kinerja.

Kompensasi tidak ditangani oleh departemen PAGA,

departemen keuangan di kantor pusat atau proyek. Departemen PAGA

hanya menyediakan informasi untuk departemen keuangan melalui

laporan absensi dan penilaian kinerja pegawai. Kompensasi di

perusahaan ini sama setiap perusahaan lain umumnya, yaitu bulanan.

1.3.12. Personnel Benefit

Personnel benefit bertujuan untuk meningkatkan efektifitas

perusahaan, dengan meningkatkan motivasi kerja personil. Personnel

benefit di perusahaan ini berupa fasilitas-fasilitas yang disediakan

perusahaan dan asuransi kesehatan dan keselamatan kerja.

Fasilitas-fasilitas yang diberikan meliputi rekreasi bersama dan

cuti. Pegawai yang ingin mendapat fasilitas cuti diharuskan mengajukan

surat permohonan cuti dengan mengisi formulir cuti (lampiran A) kepada

pimpinan perusahaan.

Kesehatan dan keselamatan kerja diperoleh dari asuransi yang

didaftarkan oleh perusahaan. Jika seorang pegawai mengalami

91

kecelakaan kerja, maka general affair atau safety officer di lapangan

membuat laporan kecelakaan kerja dengan mengisi formulir dari

jamsostek dan mengajukan klaim langsung pada jamsostek.

1.3.13. Pemutusan SDM

Dilihat dari penyebabnya pemutusan dapat dibagi menjadi pengunduran

diri, pemecatan dan pensiun.

- Pengunduran diri

Pengunduran diri terjadi bila pegawai mempunyai alasan-

alasan tertentu yang tidak dapat dicegah lagi, yang menyebabkan

pegawai tersebut meninggalkan perusahaan.

Proses pengunduran diri menggunakan data-data, seperti:

skill inventory personil, permohonan pengunduran diri dan informasi

pendukung lain, tergantung atas persetujuan pimpinan perusahaan.

Prosedur pengunduran diri tidak berbeda dengan pensiun,

yaitu pegawai tersebut mengajukan surat permohonan berhenti yang

disertai alasan pengunduran dirinya. Pengajuan surat ini dilakukan

satu bulan sebelum tanggal berhenti. Selain surat ini, posisi yang

sedang diduduki personil tersebut harus ditinjau untuk bahan

pertimbangan. Jika posisi yang diduduki sekarang sangat vital dan

masih memerlukan waktu untuk mengisi dengan personil yang baru

maka personil yang mengajukan pengunduran diri mungkin ditolak

atau ditunda dahulu. Kadang kala departemen PAGA melakukan

92

wawancara singkat untuk mengetahui alasan pengunduran diri yang

person il tersebut.

Data-data yang dihasilkan dalam pengunduran diri adalah

daftar lowongan pekerjaan, data turnover, pemberitahuan perubahan

status, pengunduran diri disetujui, keterangan bekerja dan update

skill inventory yang digunakan departemen PAGA, pimpinan

perusahaan, departemen keuangan, manajer proyek atau kepala

departemen dan personil yang mengundurkan diri, sesuai dengan

kepentingannya masing-masing.

- Pemecatan

Pemecatan menggunakan data-data seperti: skill inventory

personil, usulan pemecatan personil dan informasi pendukung lain

oleh departemen PAGA dan pimpinan perusahaan.

Pemecatan dilakukan apabila seorang pegawai melakukan

suatu kesalahan. Personil yang bersangkutan diberi peringatan awal

yang diberikan secara lisan, bila personil tersebut tidak mengadakan

perubahan atas kesalahannya, maka diberikan peringatan tertulis

pertama. Peringatan tertulis diberikan sebanyak tiga kali, untuk

selanjutnya diberikan peringatan akhir. Peringatan akhir ini dapat

diberikan dalam bentuk pemindahtugasan pada personil tersebut. Jika

personil yang bersangkutan tidak memperhatikan peringatan akhir,

maka perusahaan melakukan pemecatan. Perusahaan mempunyai

93

kebijaksanaan untuk memberikan atau tidak, uang pesangon kepada

person il bersangkutan.

Pemecatan menghasilkan data-data, seperti: keputusan

pemecatan, data turnover, daftar lowongan pekerjaan, update skill

inventory, pemberitahuan perubahan status dan surat pemutusan kerja

yang digunakan oleh departemen PAGA, pimpinan perusahaan dan

personil yang bersangkutan sesuai dengan kepentingannya masing-

masing.

- Pensiun

Pensiun dilakukan oleh personil yang mengundurkan diri,

departemen PAGA, pimpinan perusahaan di kantor pusat dengan

menggunakan data-data seperti: skill inventory, surat permohonan

diri dan informasi pendukung yang lain, tergantung atas persetujuan

pimpinan perusahaan.

Tidak ada batasan umur pensiun dalam perusahaan ini,

selama seorang pegawai dianggap mampu dan masih mau bekerja

terus, maka pegawai tersebut diperbolehkan tetap bekerja. Pegawai

tersebut dapat mengajukan pensiun dengan membuat surat

pengunduran diri yang ditujukan pada departemen PAGA satu bulan

sebelum tanggal pengunduran diri, untuk diteruskan kepada pimpinan

perusahaan untuk persetujuan. Perusahaan memberikan uang jasa

yang besamya disesuaikan dengan kebijaksanaan perusahaan.

Departemen PAGA kemudian mengupdate data karyawan.

94

Dalam pensiun dihasilkan data seperti, data turnover, daftar

lowongan pekerjaan, pemberitahuan perubahan status, surat

keputusan, surat keterangan bekerja dan update skill inventory. Hasil

data-data pensiun tersebut digunakan oleh departemen keuangan,

manajer proyek atau kepala departemen dan personil yang

mengundurkan diri sesuai dengan kepentingannya masing-masing.

1.3.14. Audit manajemen SDM

Audit manajemen SDM bertujuan untuk untuk memperbaiki

kinerja manajemen SDM agar lebih efektif. Data-data yang digunakan

dalam audit manajemen SDM adalah data absensi personil, data

kecelakaan kerja, data turnover dan penilaian kinerja. Audit manajemen

SDM dilakukan oleh departemen PAGA di kantor pusat selama terjadi

kecelakaan, keluar masuknya pegawai dan absensi pegawai setiap bulan.

Untuk audit manajemen SDM, yang dilakukan oleh departemen

PAGA adalah melakukan:

- pencatatan absensi bulanan, absensi personil baik personil proyek

maupun personil kantor perusahaan dikirim ke departemen PAGA

oleh bagian administrasi proyek maupun kantor perusahaan untuk

dicatat.

- pencatatan turnover, dilakukan oleh departemen PAGA dengan

mencatat setiap keluar masuknya pegawai.

- pencatatan terjadinya kecelakaan kerja, dilakukan departemen PAGA

berdasarkan informasi yang diperoleh dari general affair atau safety

personnel.

95

Data yang dihasilkan dalam audit manajemen SDM adalah

laporan audit manajemen SDM. Hasil audit manajemen SDM digunakan

oleh kepala departemen PAGA dan departemen keuangan untuk

memperbaiki proses-proses manajemen SDM yang kurang efektif.

2. "SNALISA SISTEM

Sistem informasi awal yang digunakan di P.T. "X" tetap dapat

digunakan, tetapi untuk mengoptimalkan sistem yang ada diperlukan

perbaikan-perbaikan dalam input dan proses sistemnya. Dari deskripsi sistem

informasi awal yang ada di P.T. "X" dapat dilihat bahwa:

Dari segi kriteria informasi yang dihasilkan, ternyata informasi yang

dihasilkan dari sistem informasi yang ada ini belum memenuhi tiga kriteria

penting, yaitu akurat, lengkap dan tepat waktu.

- Keakuratan dan kelengkapan

Hal ini dapat dilihat dari belum digunakannya formulir dalam

proses permintaan personil dan proses pengajuan personil untuk

mengikuti pelatihan, yang masih menggunakan memo atau secara lisan.

Departemen SDM dapat keliru memilih orang yang diperlukan manajer

proyek atau kepala departemen karena ketidakjelasan informasi kriteria

personil yang dibutuhkan dalam mencari personil yang tepat. Selain itu,

pada proses pelatihan, pengawas atau atasan personil dapat keliru dalam

memilih personil yang diajukan untuk mengikuti pelatihan karena

pemilihan bersifat subyektif, tidak didukung informasi.

%

- Ketepatan waktu

Dalam proses demobilisasi proyek, P.T. "X" belum dilakukannya

perencanaan demobilisasi proyek yang dapat mempermudah dan

mempercepat pengkoordinasian proses-proses memperkerjakan personil

disemua lokasi proyek, khususnya pada proyek yang baru. Kekeliruan

dalam mencari personil yang tepat dalam proses permintaan personil, juga

menyebabkan waktu yang diperlukan menjadi lebih lama.

Dari segi pengambilan keputusan, manajer belum menggunakan

infonnasi sebagai sumber informasi dalam pengambilan keputusan secara

obyektif, tetapi kenyataannya pengambilan keputusan dilakukan secara

subyektif misalnya dalam pemberian pelatihan ataupun pemberian promosi.

Dari segi sistem informasi yang digunakan, ternyata sistem

informasi yang ada masih bersifat sederhana atau tradisional. Hal ini terbukti

dengan:

- belum adanya prosedur yang jelas dalam mengumpulkan data dan

penyimpanan data.

- belum digunakannya formulir di setiap proses manajemen SDM di

perusahaan ini.

- belum terintegrasinya semua penyimpanan data yaitu masih

digunakannya metode manual dalam penyimpanan data.

Dari deskripsi sistem awal di atas, dapat disimpulkan bahwa terdapat

masalah pada sistem yang ada sekarang. Masalah tersebut berhubungan

dengan kelengkapan dan keakuratan informasi yang dihasilkan oleh sistem

yang ada. Informasi yang dihasilkan oleh sistem masih belum dapat

07

digunakan untuk mendukung pengambilan kuputusan terbukti dengan adanya

pengambilan keputusan-keputusan yang masih bersifat obyektif. Oleh karena

itu, perlu dirancang suatu sistem informasi yang dapat menghasilkan

informasi yang lebih lengkap dan akurat.