bab ibdiyogyakarta.kemenperin.go.id/dip/1. informasi berkala/5... · web viewppid merupakan pejabat...

BAB IPENGANTAR

Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 (UUD

1945) Pasal 28 F menyebutkan bahwa setiap orang berhak untuk

berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi

dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh,

memiliki, menyimpan, mengolah, dan menyampaikan informasi dengan

menggunakan segala jenis saluran yang tersedia.

Sesuai dengan Pasal 13 Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008

tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP), menyebutkan bahwa untuk

mewujudkan pelayanan cepat, tepat, dan sederhana setiap Badan Publik

menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID), membuat

dan mengembangkan sistem penyediaan pelayanan informasi secara cepat,

mudah, dan wajar sesuai petunjuk teknis standar layanan Informasi Publik

yang berlaku secara nasional.

1. Maksud

Pedoman pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di lingkungan

Balai Diklat Industri Yogyakarta dimaksudkan sebagai acuan dalam

penyediaan, pengumpulan, pendokumentasian dan pelayanan, serta

penetapan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi.

1 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014

2. Tujuan

a. Masing-masing seksi mampu menyediakan, mengumpulkan,

mendokumentasikan dan menyampaikan informasi tentang kegiatan

dan produk unit kerjanya secara akurat dan tidak menyesatkan;

b. Setiap seksi mampu menyediakan, mengumpulkan,

mendokumentasikan dan menyampaikan bahan dan produk

informasi secara cepat dan tepat waktu;

c. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi mampu memberikan

pelayanan informasi secara cepat dan tepat waktu dengan biaya

ringan dan cara sederhana.

3. Dasar Penyusunan

Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi ini disusun

berdasarkan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang

Keterbukaan Informasi Publik dan peraturan pelaksanaannya.


BAB II

STRUKTUR ORGANISASI PELAYANAN INFORMASI

Dalam rangka pelayanan informasi publik ditetapkan struktur dan tata kerja

organisasi pelayanan informasi :

1. Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi

Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi terdiri dari :

a. Kasubag Tata Usaha Sebagai Ketua

b. Kepala Seksi Penyelenggara Diklat sebagai anggota

c. Kepala Seksi Pengembangan Diklat sebagai anggota

Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi mempunyai tugas :

a. Membahas dan mengusulkan jenis informasi yang dikecualikan untuk

selanjutnya di tetapkan dengan keputusan Menteri.

b. Membahas, menyelesaikan, dan memutuskan sengketa informasi.

c. Menyelesaikan hal-hal yang belum diatur di dalam pedoman ini.

Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi menyelenggarakan fungsi :

a. Pengambilan keputusan terhadap sengketa informasi


b. Penyelesaian masalah dan hal-hal yang belum diatur di dalam

pedoman ini

2. PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID)

2.1 Kriteria PPID

a. PPID merupakan pejabat struktural yang ditunjuk untuk

melaksanakan tugas dan fungsi pengelolaan dan pelayanan informasi

publik di lingkungan Balai Diklat Industri Yogyakarta;

b. PPID harus memiliki kompetensi di bidang pengelolaan dokumen,

pengolahan data, pelayanan informasi, dan kehumasan.

2.2 PPID mempunyai tugas :

Tugas dan Tanggung Jawab PPID berdasarkan Peraturan Pemerintah

Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14

Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, pasal 14 adalah :

a. Penyediaan, penyimpanan, pendokumentasian, dan pengamanan

informasi;

b. Pelayanan Informasi Publik sesuai dengan aturan yang berlaku;

c. Pelayanan Informasi Publik yang cepat, tepat, dan sederhana;

d. Penetapan prosedur operasional penyebarluasan Informasi Publik;

e. Pengujian konsekuensi;

f. Pengklasifikasian informasi dan/atau pengubahannya;


g. Penetapan Informasi yang Dikecualikan yang telah habis jangka

waktu pengecualiannya sebagai Informasi Publik yang dapat di akses;

dan

h. Penetapan pertimbangan tertulis atas setiap kebijakan yang diambil

untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik.

PPID dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya sesuai

ketentuan peraturan perundang-undangan, antara lain peraturan

perundangundangan mengenai kepegawaian.

Berdasarkan Peraturan Komisi Informasi No. 1 Tahun 2010

tentang Standar Layanan Informasi Publik, PPID bertanggung jawab

mengkoordinasikan penyimpanan dan pendokumentasian seluruh

informasi Publik yang berada di Badan Publik antara lain:

1. mengkoordinasikan pengumpulan seluruh Informasi Publik secara

fisik dari setiap unit/satuan kerja meliputi :

a. Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;

b. Informasi yang wajib tersedia setiap saat;

c. Informasi terbuka lainnya yang diminta Pemohon Informasi Publik.

2. mengkoordinasikan pendataan Informasi Publik yang dikuasai oleh

setiap unit/satuan kerja di Badan Publik dalam rangka pembuatan

dan pemutahiran Daftar Informasi Publik setelah di mutakhirkan oleh


Pimpinan masing-masing unit/satuan kerja sekurangkurangnya 1

(satu) kali dalam sebulan;

3. mengkoordinasikan penyediaan dan pelayanan Informasi Publik

melalui pengumuman (media yang menjangkau seluruh pemangku

kepentingan) dan/atau permohonan.

4. Merencanakan dan mengorganisasikan, melaksanakan, mengawasi,

dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pengelolaan dan pelayanan

informasi di lingkungan Balai Diklat Industri Yogyakarta. Dalam

melaksanakan tugasnya PPID dibantu oleh pejabat fungsional

2.3 Kedudukan dan Penunjukan PPID

a. PPID berkedudukan di Balai Diklat Industri Yogyakarta;

b. Penunjukan PPID dan struktur organisasinya ditetapkan melalui Surat

Keputusan Kepala Balai Diklat Industri Yogyakarta.

2.4 TATA KERJA PELAYANAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI

2.4.1 Bagan organisasi Pelayanan Informasi dan Dokumentasi :


Atasan PPIDKepala BDI Yogyakarta

Kasubag Tata Usaha

2.4.2 Tata kerja Pelayanan Informasi dan Dokumentasi

Tata kerja Pelayanan Informasi dan Dokumentasi meliputi empat fungsi :

a. Pengelolaan Informasi

Urusan pengelolaan informasi dilaksanakan oleh Pusat Data.

b. Dokumentasi dan Arsip

Urusan dokumentasi dan arsip dilaksanakan oleh pejabat fungsional

arsiparis.

c. Layanan

Urusan layanan informasi publik dilaksanakan oleh staf pelayanan

publik

d. Sengketa

Untuk urusan advokasi pengaduan dan penyelesaian sengketa

informasi publik dilaksanakan oleh Atasan PPID


Pengelolaan Informasi

Pelayanan Informasi

Pendokumentasian

PPID PUSAT

Uji Konsekuensi

BAB III

MEKANISME PENGUMPULAN, PENGKLASIFIKASIAN, PENDOKUMENTASIAN,

DAN PELAYANAN INFORMASI

1. PENGUMPULAN INFORMASI

Kegiatan pengumpulan informasi merupakan tahap yang sangat

penting dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi. Beberapa hal

yang harus diperhatikan oleh setiap seksi di lingkungan Balai Diklat

Industri Yogyakarta adalah :

1. Pengumpulan informasi merupakan aktivitas penghimpunan kegiatan

yang telah, sedang dan yang akan dilaksanakan oleh setiap satuan

kerja.

2. Informasi yang dikumpulkan adalah informasi yang berkualitas dan

relevan dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing satuan kerja; 8 | BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA 2014

3. Informasi yang dikumpulkan dapat bersumber dari pejabat dan arsip,

baik arsip statis maupun dinamis;

4. Pejabat sebagaimana dimaksud dalam butir 3 merupakan pejabat

yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi

di satuan kerjanya; sedangkan arsip statis dan dinamis merupakan

arsip yang terkait dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi satuan

kerja bersangkutan.

5. Penyediaan informasi dilaksanakan dengan memperhatikan tahapan

sebagai berikut:

a. Mengenali tugas pokok dan fungsi satuan kerjanya;

b. Mendata kegiatan yang dilaksanakan oleh satuan kerja;

c. Mendata informasi dan dokumen yang dihasilkan;

d. Membuat daftar jenis-jenis informasi dan dokumen.

1.1 Alur dan Mekanisme Pengumpulan Informasi

Alur informasi dalam rangka proses pengumpulan informasi

yang berada disetiap satuan kerja di lingkungan Balai Diklat Industri

Yogyakarta, divisualkan dalam bagan sebagai berikut:

Alur informasi sebagaimana digambarkan dalam bagan

tersebut diatas, menunjukkan bahwa :


a. Setiap informasi di setiap seksi merupakan tanggung jawab

kepala seksi;

b. Setiap informasi publik di setiap seksi di sampaikan kepada

bagian Pengolah Data PPID.

c. Setiap informasi yang diterima oleh Pengolah Data diolah dan

disediakan untuk kepentingan pelayan informasi yang

dilakukan oleh PPID

2. PENGKLASIFIKASIAN INFORMASI

Dalam proses pengklasifikasian, informasi di bagi menjadi dua

kelompok yaitu informasi yang bersifat publik dan informasi yang

dikecualikan.

1. Mengelompokkan informasi yang bersifat publik

Informasi yang bersifat publik dikelompokkan berdasarkan

subyek informasi sesuai dengan tugas pokok, fungsi dan

kegiatan setiap satuan kerja. Pengelompokan informasi yang

bersifat publik meliputi:

a. Informasi publik yang wajib disediakan dan diumumkan

secara berkala meliputi:


1) Informasi yang berkaitan dengan Balai Diklat Industri

Yogyakarta;

2) Informasi mengenai kegiatan dan kinerja Balai Diklat

Industri Yogyakarta;

3) Informasi mengenai laporan keuangan; dan/atau

4) Informasi lain yang diatur dalam peraturan

perundangundangan;

5) Informasi yang lebih detail atas permintaan

pemohon.

Pengumpulan informasi publik butir 1 s/d 5 di atas

dilakukan oleh masing-masing seksi.

b. Informasi publik yang wajib diumumkan secara serta merta,

yaitu informasi yang dapat mengancam hajat hidup orang

banyak dan ketertiban umum

c. Informasi publik yang wajib tersedia setiap saat di Balai Diklat

Industri Yogyakarta meliputi :

1. Daftar seluruh informasi publik yang berada di bawah

penguasaannya, tidak termasuk informasi yang

dikecualikan;


2. Seluruh kebijakan yang ada berikut dokumen

pendukungnya;

2. Mengelompokkan informasi yang dikecualikan

Dalam mengelompokkan informasi yang dikecualikan perlu

diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a. Informasi yang dikecualikan adalah informasi

sebagaimana diatur dalam Undang-Undang No. 14

Tahun 2008 Pasal 17 dan Pasal 18;

b. Prinsip-prinsip yang harus diperhatikan dalam

mengelompokan informasi yang dikecualikan:

1. Ketat, artinya untuk mengategorikan

informasi yang dikecualikan harus benar-

benar mengacu pada metode yang valid dan

mengedepankan obyektivitas;

2. Terbatas, artinya informasi yang

dikecualikan harus terbatas pada informasi

tertentu untuk menghindari penafsiran yang

subyektif dan kesewenangan;

3. Tidak mutlak, artinya tidak ada informasi

yang secara mutlak dikecualikan ketika

kepentingan publik yang lebih besar

menghendakinya.


c. Pengecualian harus melalui metode uji konsekuensi

bahaya (consequential harm test) yang mendasari

penentuan suatu informasi harus dirahasiakan

apabila informasi tersebut dibuka;

d. Untuk lebih menjamin suatu informasi dapat dibuka

atau ditutup secara obyektif, maka metode di atas

dilengkapi dengan uji kepentingan publik (balancing

public interest test) yang mendasari penentuan

informasi harus ditutup sesuai dengan kepentingan

publik;

e. Pengklasifikasian akses informasi harus disertai

pertimbangan tertulis tentang implikasi informasi

dari sisi politik, ekonomi, social budaya, dan

pertahanan keamanan.

f. Penetapan sebagaimana tersebut diatas dilakukan

melalui rapat pimpinan.

3. PENDOKUMENTASIAN INFORMASI

Pendokumentasian informasi adalah kegiatan penyimpanan data dan

informasi, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau

diterima oleh satuan kerja di lingkungan Balai Diklat Industri

Yogyakarta guna membantu PPID dalam melayani permintaan

informasi. Tahapan dalam pendokumentasian informasi meliputi :


a. Deskripsi informasi setiap satuan kerja membuat ringkasan

untuk masing-masing jenis informasi.

b. Memverifikasi informasi setiap informasi diverifikasi sesuai

dengan jenis kegiatannya.

c. Otentikasi informasi dilakukan untuk menjamin keaslian

informasi melalui validasi informasi oleh setiap satuan kerja.

d. Pemberian kode informasi dilakukan untuk mempermudah

pencarian informasi yang dibutuhkan.

e. Penataan dan penyimpanan informasi dilakukan agar

dokumentasi dan informasi lebih sistematis

4. PELAYANAN INFORMASI

1. Pemohon Informasi datang ke Desk layanan informasi,

mengisi formulir permintaan informasi dengan melampirkan

fotocopy KTP pemohon dan pengguna informasi;


2. Petugas memberikan tanda bukti permintaan Informasi

Publik berupa nomor pendaftaran pada saat permintaan

diterima, dan telah ditandatangani oleh petugas;

3. Petugas memproses permintaan pemohon Informasi Publik

sesuai dengan formulir permintaan Informasi Publik yang

telah ditandatangani oleh pemohon informasi publik;

4. Petugas menyerahkan informasi sesuai dengan yang diminta

oleh pemohon/ pengguna informasi. Petugas memberikan

Tanda Bukti Penyerahan Informasi Publik kepada pengguna

informasi publik dan pengguna menandatanganinya;

5. Jika informasi yang diminta masuk ke dalam kategori

dikecualikan, PPID menyampaikan alasan sesuai dengan

ketentuan peraturan perundangundangan yang berlaku

Gambar Mekanisme Pemohon Informasi :


4.1 Cara Memperoleh Informasi


Pemohon Informasi

Pencatatan: Nama, alamat, informasi yang

diminta, dll

Tanda Bukti Penerimaan Permintaan Informasi

Proses Jawaban

DiterimaDitolak

Selesai

a. Melalui website atau email; Dapat men-download informasi

publik yang tersedia pada website (www.

bdiyogyakarta.kemenperin.go.id), yang sebelumnya mengisi

formulir yang telah tersedia; atau melalui email dengan

alamat: [email protected]

b. Melalui telepon/fax; Dapat menghubungi telepon Desk

Layanan Informasi di nomor (0274) 373912 Fax (0274)376048

c. Melalui Jasa Pos; Mengirimkan surat melalui jasa pos yang

ditujukan kepada Pejabat Pengelola Informasi dan

Dokumentasi, dengan alamat Jalan Gedongkuning 140

Kotagede Yogyakarta

d. Langsung; Datang langsung ke Desk Layanan Informasi,

dengan alamat Kantor Balai Diklat Industri Yogyakarta dengan

alamat Jalan Gedongkuning 140 Kotagede Yogyakarta

4.2 Operasional Pelayanan Informasi Publik

Untuk memenuhi dan melayani permintaan dan kebutuhan pemohon/

pengguna informasi publik, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi

melalui Desk Layanan informasi Publik melakukan layanan langsung dan

layanan melalui media yang meliputi telepon/fax; email; website dan

melalui jasa pos.


4.3 Pelaksanaan Pelayanan Informasi

Untuk pelaksanaan operasional pelayanan informasi publik,Pejabat

Pengelola Informasi dan Dokumentasi menyediakan Desk Layanan

Informasi Publik dan Desk Layanan Penyediaan Akses Internet. Setiap

harinya PPID menugaskan 1 (satu) orang petugas pelayanan, dengan

tugas sebagai berikut :

a. Menerima permintaan langsung dan melalui media dari masyarakat

b. Melakukan registrasi bagi pengguna/pengakses yang akan

menggunakan internet

c. Mempersiapkan peralatan yang akan dipergunakan, menyiapkan

materi yang akan digandakan/direkam serta sebagai penghubung

satuan kerja terkait dengan informasi yang diminta oleh

pemohon/pengguna informasi publik.

4.4 Biaya/tarif

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi menyediakan informasi

publik secara gratis (tidak dipungut biaya), sedangkan untuk

penggandaan atau perekaman, pemohon/pengguna informasi publik

dapat melakukan penggandaan/fotocopy sendiri disekitar gedung Badan

Publik (PPID) setempat atau menyediakan CD/DVD kosong atau flashdisk

untuk perekaman data dan informasinya.


BAB IV

PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI

Pemohon Informasi Publik dapat mengajukan keberatan secara tertulis

kepada atasan PPID BDI Yogyakarta (Kepala BDI Yogyakarta) berdasarkan

alasan dengan tahapan sebagai berikut:

Tahap 1

Langkah 1. Keberatan diajukan kepada atasan PPID (Kepala BDI Yogyakarta)

dalam jangka waktu paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja dengan

mengemukakan alasan

Langkah 2. Atasan PPID (Kepala BDI Yogyakarta) harus memberikan

tanggapan atas pengajuan keberatan tersebut paling lambat 30 (tiga puluh)

hari kerja sejak diterimanya keberatan secara tertulis.

Apabila atasan PPID menguatkan putusan yang ditetapkan bawahannya maka

alasan tertulis disertakan bersama tanggapan tersebut

- Jika pengaju keberatan puas atas putusan Atasan PPID, maka sengketa

keberatan selesai.

- Jika pengaju keberatan Informasi Publik tidak puas atas tanggapan Atasan


PPID, maka penyelesaian sengketa Informasi Publik dapat diajukan kepada

Komisi Informasi Pusat.

Tahap 2

Penyelesaian Sengketa Informasi Publik kepada Komisi Informasi Pusat

dengan langkah-langkah sebagai berikut:

Langkah 1

Pengajuan Sengketa Informasi Publik ke Komisi Informasi diajukan dalam

waktu 14 (empat belas) hari kerja setelah diterimanya tanggapan tertulis dari

Atasan PPID yang tidak memuaskan Pemohon Informasi Publik

Jika pada tahap mediasi dihasilkan kesepakatan, maka hasil kesepakatan

mediasi tersebut ditetapkan oleh Putusan Komisi Informasi –

Langkah 2

Apabila upaya mediasi dinyatakan tidak berhasil secara tertulis oleh salah

satu pihak atau para pihak yang bersengketa menarik diri dari perundingan,

maka Komisi Informasi melanjutkan proses penyelesaian sengketa melalui

ajudikasi

Apabila salah satu atau para pihak yang bersengketa secara tertulis

menyatakan tidak menerima putusan ajudikasi dari Komisi Informasi paling

lambat 14 (empat belas) hari kerja setelah diterimanya putusan tersebut,


maka dapat mengajukan gugatan melalui pengadilan

Jika Pemohon Informasi puas atas keputusan Ajudikasi Komisi Informasi,

sengketa selesai.

Tahap 3

Penyelesaian sengketa Informasi Publik melalui pengadilan dengan langkah-

langkah sebagai berikut:

Pengajuan gugatan dilakukan melalui Pengadilan Tata Usaha Negara apabila

yang digugat adalah Badan Publik Negara

Pengajuan gugatan dilakukan melalui Pengadilan Negeri apabila yang digugat

adalah Badan Publik selain Badan Publik Negara

Penggugat menerima putusan pengadilan

Pengajuan gugatan oleh salah satu atau para pihak yang bersengketa secara

tertulis menyatakan tidak menerima putusan Ajudikasi dari Komisi Informasi

Pusat paling lambat 14 (empat belas) hari kerja setelah diterimanya putusan

tersebut

Jika tidak menerima putusan pengadilan, penggugat mengajukan Kasasi

kepada Mahkamah Agung.


Pengajuan Kasasi dilakukan selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari sejak

diterimanya putusan Pengadilan Tata Usaha Negara

Jika pengaju sengketa puas atas putusan pengadilan, sengketa selesai

BAB V

PELAPORAN

Setiap tahun PPID wajib melaksanakan ketentuan Pasal 12 UU KIP yaitu

melaporkan:

a. jumlah permintaan informasi yang diterima;

b. waktu yang diperlukan Balai Diklat Industri Yogyakartadalam

memenuhi setiap permintaan informasi;

b. jumlah pemberian dan penolakan permintaan informasi; dan/atau

alasan penolakan permintaan informasi.


BAB VI

PENUTUP

Pedoman ini terbuka untuk disempurnakan dan dikembangkan sesuai dengan

kebutuhan.


bab ibdiyogyakarta.kemenperin.go.id/dip/1. informasi berkala/5... · web viewppid merupakan pejabat...

Documents