44

BAB III

PERANAN BAGIAN ADMINISTRASI DI FOOD AND BEVERAGE

PRODUCT DEPARTMENT SYARIAH HOTEL SURAKARTA

A. Sistem Kinerja Bagian Administrasi di Food and Beverage Product

Department Syariah Hotel Surakarta

1. Berikut bagan dari struktur organisasai Food and Beverage Product

Department

Bagan 1

Struktur Organisasi Food and Beverage Product Department

Sumber : Dokumen Syariah Hotel Surakarta

44

45

Keterangan :

a. Executive Chef adalah jawara tertinggi dalam kitchen yang mempunyai

wewenang penuh dalam menjaga stabilitasi berjalannya pekerjaan dan

tugas sesuai dengan standart operasional yang telah di tetapkan oleh hotel

tersebut. Executive Chef selaku pimpinan teratas dari instansi dapur, yang

memiliki berupa standar operasional, pemesanan barang, standar rasa,

standar penyajian, standar menu, dan standar yang lainnya pada dapur

sehingga semua operasional dapur dapat terlaksana dengan baik dan sesuai

dengan apa yang diharapkan. Tugas dari Executive Chef ini lebih banyak

bersifat Administrative yaitu :

Menciptakan menu yang berkreasi supaya menarik konsumen

Membuat anggaran tahunan untuk mempersipakan bahan-bahan

makanan yang akan dijual

Wajib menghadiri rapat antara kepala bagian Department yang telah

ditentukan oleh General Manager (GM)

Membuat rencana kerja tahunan sebagai work target atau revenue

tahunan untuk menjadi tatanan pencapaian target dimasa mendatang.

Mengatur dan mengawasi seluruh tugas-tugas kitchen, salah satunya

dalam proses pengadaan dan pengolahan makanan sesuai dengan

standar yang ditetapkan.

Menjaga kestabilan Food Cost (biaya pokok pengolahan makanan)

sehingga tingkat keuntungan tertentu bias dicapai dan dipertahankan

Bersedia menjalankan tugas atau instruktur dari atasan

46

Megawasi sepenuhnya tempat penyimpanan makanan dan peralatan-

peralatan yang akan digunakan untuk kelancaran operasional kerja

Sebagai advisor dan ketua yang menjadi pegajar, pengawas, dan

pengambil keputusan demi kelancaran operasional kitchen dengan

sebaik-baiknya.

b. Sous Chef

Menggantikan tugas-tugas didapur pada saat Executive Chef sedang

tidak ada di tempat

Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan langsung atau

karyawan

Memeriksa personel hygiene atau kerapian karyawan dalam

menjalankan pekerjaan masing-masing

Mengawasi kedisiplinan personel dengan memberikan absensi yang

akurat tanpa adanya manipulasi dalam daftar hadir karyawan

Mengawasi treatment , penggunaan Food Commodities yang tersedia

di dapur demi memperlancar tugas dari kerja team dapur tersebut.

c. Bagian Administrai Product / sekretaris

Berperan menjadi Assistant pokok dari Executive Chef / Sous Chef

Menjadi salah satu Perantara antar Depertment yang berhubungan

dengan Food and Beverage Product

Berperan sebagai ujung tombak yang mengatur semua section untuk

melaksanakan tugas sesuai dengan Banquet Event Order dan

instruksi dari Executive Chef atau Sous Chef

47

Menjadi tempat perputaran, pergerakan, serta penyimpanan file yang

berhubungan dengan Kitchen

Melakukan pengadaan barang berupa Daily Market List ( DML )

dan Store Requestion ( SR )

d. Chef de Partie

Mengawasi kelancaran jalannya operasional pada salah satu seksi

yang menjadi tanggung jawab nya

Mengorganisasi, membagi tugas dan pekerjaan pada bawahan

Turun tangan secara langsung untuk mengolah makanan

e. Demi Chef

Demi Chef adalah wakil dari Chef de Partie, tugas dan tanggung

jawabnya pun sama

f. Commis atau Senior Cook

Seorang Cook yang mampu untuk mengambil alih tanggung jawab

atasannya dan untuk beberapa hal diberi wewenang untuk

bertindak sabagai Chef de Partie atau demi Chef apa bila yang

bersangkutan berhalangan untuk datang

g. Cook Helper

Yang bekerja atas perintah atasanya, kepangkatan dari Cook

Helper ini dinilai berdasarkan kecakapan atau kemampuan dan

lamanya bekerja.

48

h. Steward

Steward yaitu yang bertugas untuk mengurus alat-alat dapur dan

restoran di suatu hotel tersebut

Yang bertanggung jawab terhadap kebersihan khususnya di area

Food and Beverage Product Department

B. Peranan Bagian Administrasi di Food and Beverage Product Department

dalam menjalankan tugas pokok di Syariah Hotel Surakarta

1. Tiga Tugas Pokok bagian Administrasi Product yaitu :

a. Pengadaan barang berupa Daily Market List ( DML )

b. Pengadaan barang berupa Store Requestion ( SR )

c. Mendistribusikan Banquet Event Order ( BEO ), semuanya akan

dijabarkan lebih detail sepeti dibawah ini :

a. Pengadaan barang berupa Daily Market List ( DML ) adalah sebuah Formulir

yang digunakan kitchen dan restoran untuk prosedur permintaan khusus

makanan, snack, beef, daging ayam, sea food, sayuran, buah, bumbu dapur, dan

minuman (perishable). Formulir Daily Market List berisikan nama outlet yang

membuat, tanggal pemesanan, tanggal penerimaan, nama makanan atau

minumn yang dipesan beserta jumlahnya. Alur pengaadaan Daily Market List

yaitu :

Admin Product bertugas membuat atau mengisi form Daily Market List

(DML) yang telah disediakan, didalamnya harus disertakan apa yang akan

diorder, jumlah barang dalam bentuk satuan, dan dicantumkan nama

49

Department (Food and Beverage Product), hari tanggal pesan, dan hari

kedatangan barang. Jika sudah selesai mengisi Daily Market List maka

bagian Administrasi Product akan meminta tandatangan kepada Head Of

Department ( Executive Chef). Setelah ditandatangani oleh Executive Chef

maka akan dimintakan tandatangan kebagian Cost Control untuk

mengetahui dan meminimalkan, juga mengontrol pengeluaran biaya.

Setelah dari Cost Control, meminta tandatangan kembali kepada Finance

Controller untuk mengetahui barang apa saja dan berapa banyak yang akan

dipesan atau yang akan dibutuhkan.

1. Setelah semua tandatangan sudah lengkap maka Daily Market List bisa

dibawa ke bagian Purchasing untuk dipesankan.

2. Pemesanan barang dilakukan lewat telepon oleh bagian Administrasi

Purchasing kepada Supplier. Syariah Hotel Surakarta sudah memiliki

beberapa Supplier yang tepat, seperti harga yang rendah namun berkualitas

bagus dengan jenis-jenis barang yang biasa diorder oleh kitchen.

3. Bila sudah melakukan pemesanan kepada Supplier maka bagian

Administrasi Purchasing bertugas mensortir formulir Daily Market List

yang berangkap 3. Bagian atas berwarna putih atau asli diberikan kepada

Receiving Section, rangkap ke 2 berwarna kuning atau hijau untuk

Purchasing, dan rangkap terakhir berwarna biru atau pink yaitu untuk arsip

atau file Kitchen. Contoh bagan alur pengadaan barang dan Formulir Daily

Market List :

50

Bagan 2

Alur pengadaan Daily Market List di Food and Beverage Product

Sumber : Dokumentasi Syariah Hotel Surakarta

51

Gambar 1

Formulir pengadaan barang Daily Market List (DML) di Food and Beverage

Product

Sumber : Dokumentasi Syariah Hotel Surakarta

52

b. Pengadaan barang berupa Store Requestion ( SR ) adalah Formulir yang

digunakan untuk pengambilan barang di Store (gudang penyimpanan) yang

masih ada stocknya. Barang tersebut berupa bahan-bahan mentah yang

dibutuhan oleh kitchen untuk memasak. Seperti bumbu dapur, susu kental

manis, beras, tepung, gula pasir, kerupuk, agar-agar, minyak goreng ,kecap

manis, santan dan lain-lain. Pengadaan Store Requestion (SR) ini dilakukan

oleh Department yang akan melakukan Store Requestion (SR), dalam hal ini

contohnya Food and Beverage Product melakukan pengadaan barang, dari

Formulir Store Requestion (SR) tersebut memiliki 2 lembar, yaitu lembar

pertama atau lembaran asli berwarna putih diarsip oleh Cost Control atau

kepala gudang, dan lembaran kedua berwarna pink atau lembaran copy

diarsip oleh bagian Administrasi product (Department yang akan melakukan

SR) pengarsipan dilakukan menurut system tanggal dan ditempatkan

disebuah Filling Document Folder ( odneer ). Setelah semua Formulir Store

Requestion (SR) selesai maka tugas Cost Control untuk mengeluarkan

barang-barang dari Store (gudang) yang telah diorder oleh yang melakukan

Store Requestion. Selanjutnya salah satu karyawan kitchen yang akan

mengambil barang-barang tersebut untuk di simpan di tempat penyimpanan

barang sesuai dengan jenisnya. Store Requestion (SR) adalah tugas wajib

harian, di bagian Administrasi product karena pengadaan barang merupakan

salah satu tanggung jawab untuk memenuhi apa yang diminta oleh kitchen

atau keperluan dapur untuk dijadikan atau diolah menjadi makanan siap saji.

Berikut perbedaan pengadaan barang saat hotel ada event dan saat hotel tidak

ada event yaitu:

1. Saat hotel ada event maka bagian Administrasi Product akan melakukan

Store Requestion (SR) dengan jumlah lebih banyak dari hari biasa tetapi

masih tetap dengan arahan Executive Chef, dengan tujuan menjaga Food

Cost agar tetap stabil atau tidak melambung. Maka pengolahan makanan

sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan.

53

2. Saat hotel tidak ada event bagian Administrasi Product tetap melakukan

Store Requestion (SR) namun dengan jumlah lebih sedikit, karena kitchen

hanya mengolah makanan untuk yang ada di restoran, atau hanya

menyediakan untuk tamu yang hanya singgah di retoran saja maupun

untuk tamu yang menginap di Syariah Hotel Surakarta. Contoh Formulir

dan bagan alur pengadaan barang Store Requestion :

Bagan 3

Alur pengadaan Store Requestion di Food and Beverage Product

Sumber : Dokumen Syariah Hotel Surakarta

54

Gambar 2

Formulir pengadaan barang Store Requestion (SR) di Food and Beverage

Product

Sumber : Dokumentasi Syariah Hotel Surakarta

c. Alur pendistribusian Banquet Event Order ( BEO ) dari bagian Administrasi

Sales kepada bagian Administrasi Product adalah Banquet Event Order

merupakan Confirmation Letter yang telah disetujui pelanggan, BEO ini

merupakan perintah kerja di beberapa Department salah satunya Food and

Beverage Product dalam rangka mensukseskan suatu acara yang diminta oleh

pelanggan. Format yang berisi mengenai detail acara suatu perusahaan yang

akan dilaksanakan. Ditujukan untuk seluruh Department berupa informasi

ruang untuk memulai pekerjaannya. Setiap Department menerima BEO yang

berisikan acara yang sudah dipesan oleh tamu, biasanya dalam BEO tersebut

berisikan informasi nama pelanggan, jenis acara, tanggal, waktu, ruang,

55

jumlah pack, dan juga hal yang diinginkan atau di request oleh tamu untuk

dipersiapkan.

Fungsi seorang Sales dalam menjalankan tugasnya adalah untuk menjual

produk hotel, maka seseorang Sales harus memiliki kemampuan untuk bisa

berkomunikasi dengan baik kepada setiap orang yang berhubungan langsung

dengan produk hotel tersebut. Seorang Sales wajib menjaga hubungan baik

dengan travel agents, commercial accounts, dan pihak-pihak lain yang

berhubungan dan bekerjasama dengan hotel. Salah satu tugas pokok seorang

Sales yaitu mencari pelanggan agar menggunakan produk hotel, jika seorang

Sales telah berhasil mendapatkan client maka Sales telah berhasil menjual

produk tersebut, biasanya yang sering digunakan dari masyarakat umum yaitu

menyeleggarakan acara atau menyelenggarakan sebuah event. Baik

perusahaan dari kota Surakarta ataupun dari perusahaan luar Jawa. Jika suatu

perusahaan tersebut akan melangsungkan eventnya di Syariah Hotel Surakarta

maka client dan Sales akan bernegoisasi terlebih dahulu mengenai biaya atau

harga. Setelah client dan Sales selesai bernegoisasi maka kedua pihak ini

melakukan kesepakatan, setelah itu seorang Sales akan menghubungi bagian

Administras Sales untuk meminta dibuatkan Banquet Event Order (BEO).

Setelah bagian Administrasi Sales selesai membuat BEO maka di distribusikan

BEO tresebut kepada bagian Administrasi Product, sebelum di distribusikan

untuk Food and Beverage Product Department tanggung jawab bagian

Administrasi Product adalah mengecek kembali isi dari BEO tersebut.

Didalam BEO tersebut terdapat dua pilihan menu, yaitu BEO (Asper Chef) dan

BEO ( Request / Tamu yang memilih menu). Yang pertama, dimaksud Asper

56

Chef yaitu di dalam BEO sudah tersedia menu makanan, dan coffee break

semuanya telah dibuat oleh Executive Chef maka tamu tidak memilih untuk

menunya.

1. Berikut contoh Banquet Event Order ( Asper Chef ) di Syariah Hotel

Surakarta :

Gambar 3

BEO (Asper Chef) di Syariah Hotel Surakarta

Sumber : Dokumentasi Syariah Hotel Surakarta

57

Yang kedua yaitu BEO dengan menu pilihan tamu, maka tamu yang

membuat menu atau memesan makanan dan Coffe Break. Dalam arti tamu

bisa bebas memilih menu yang diinginkan namun sesuai dengan harga yang

telah disepakati atau disesuaikan. Jika Executive Chef tidak setuju dengan isi

BEO maka Executive Chef wajib menolak BEO tersebut, misalnya menu yang

di request oleh tamu tidak sesuai dengan harga perpacknya. Maka BEO akan

dirubah oleh bagian Administrasi Sales, namun sebelum dirubah, seorang

Sales akan menegoisasikan kembali kepada tamu untuk membicarakan lebih

lanjut. Setelah BEO yang sudah dirubah itu jadi, maka bagian Administrasi

Sales akan memberikan BEO tersebut kepada Executive Chef untuk

memastikan dan menyetujuin isi BEO yang baru.

2. Berikut contoh Banquet Event Order ( Request tamu ) di Syariah Hotel

Surakarta :

58

Gambar 4

BEO ( Request / Pilihan Tamu ) di Syariah Hotel Surakarta

Sumber : Dokumentasi Syariah Hotel Surakarta

2. Peranan bagian Administrasi Product dalam kinerja di Food and

Beverage Product Department

Di dalam struktur organisasi Food and Beverage Product Department

terdapat bagian Administrasi Product, yang dimakdsud yaitu seseorang yang

tugas pokoknya menjadi assistant dari Executive Chef ataupun Sous Chef.

Tugas harian Administrasi Product sangat berperan untuk kelangsungan

Department Kitchen, salah satu kegiatan dari Administrasi Product meliputi

catat mencatat, pembukuan, ketik mengetik, menyimpan semua file yang

berhubungan dengan kitchen, membuat schedule untuk seluruh karyawan

59

kitchen, menghitung Food Cost, tempat pergerakan perputaran serta

menyimpan file yang berhubungan dengan Kitchen, dan membuat agenda yang

telah di tentukan oleh Executive Chef. Berikut contoh peranan bagian

Adminidtrasi Product dalam kinerja di Food and Beverage Product :

a. Mengecek barang ataupun bahan yang dibutuhkan Kitchen, yang

dimaksud adalah setiap hari bagian Administrasi Product wajib mengecek apa

saja yang perlu di order untuk kelangsungan pengolahan Kitchen lalu

melaporkan kepada Executive Chef untuk melakukan pengadaan barang berupa

Daily Market List ( DML ) dan Store Requestion ( SR ). Banquet Event Order

(BEO) yang telah disetujui oleh Executive Chef maka akan di distribusikan di

bagian Administrasi Product untuk ditangani lebih lanjut. Maka dapat di

katakan bahwa salah satu peran Administrasi Product yaitu menjadi perantara

antar Department. Dalam bagian ini Administrasi Product berperan mulai dari

persiapan event akan di mulai, berlangungnya event, sampai event itu selesai.

Sebelum BEO di distrbusikan kepada seluruh karyawan kitchen maka tugas

dari Administrasi product yaitu untuk mengecek kembali isi dari BEO tersebut.

Mulai dari harga perpack, jumlah pack, waktu, hari, tanggal, nama event, dan

pilihan menu. Jika semua sudah sesuai maka tugas selanjutnya yaitu mengecek

lebih detail dari menu tersebut untuk melakukan pengadaan barang yaitu DML

(Daily Market List), yang dimaksud Daily Market List adalah sebuah formulir

yang digunakan kitchen dan restoran untuk prosedur permintaan khusus

makanan, snack, daging, ayam, sea food, sayuran, buah, bumbu dapur, dan

minuman (perishable). Formulir Daily Market List berisikan nama outlet yang

membuat, tanggal pemesanan, tanggal penerimaan, nama makanan atau

60

minumn yang dipesan beserta jumlahnya. Admin Product bertugas membuat

atau mengisi form Daily Market List (DML) yang telah disediakan, didalamnya

harus disertakan apa yang akan diorder, jumlah barang dalam bentuk satuan,

dan dicantumkan nama Department (Food and Beverage Product), hari tanggal

pesan, dan hari kedatangan barang. Jika sudah selesai mengisi Daily Market

List maka bagian Administrasi Product akan meminta tandatangan kepada

Head Of Departement (Executive Chef). Setelah ditandatangani oleh Executive

Chef maka akan dimintakan tandatangan kebagian Cost Control untuk

mengetahui dan meminimalkan, juga mengontrol pengeluaran biaya. Setelah

dari Cost Control, meminta tandatangan kembali kepada Finance Controller

untuk mengetahui barang apa saja dan berapa banyak yang akan dipesan atau

yang akan dibutuhkan.

Setelah semua tandatangan sudah lengkap maka Daily Market List bisa

dibawa ke bagian Purchasing untuk dipesankan. Pemesanan barang dilakukan

lewat telepon oleh Admin Purchasing kepada Supplier. Syariah Hotel Surakarta

sudah memiliki beberapa Supplier yang tepat, seperti harga yang rendah namun

berkualitas bagus dengan jenis-jenis barang yang biasa diorder oleh kitchen.

Bila sudah melakukan pemesanan kepada Supplier maka Admin Purchasing

bertugas mensortir formulir Daily Market List yang berangkap 3. Bagian atas

berwarna putih/asli diberikan kepada Receiving section, rangkap ke 2 berwarna

kuning atau hijau untuk Purchasing, dan rangkap terakhir berwarna biru atau

pink yaitu untuk arsip atau file Kitchen. Dan berikut adalah alur pengadaan

barang berupa Store Requestion (SR) di Food and Beverage Product. Pada

bagian Administrasi Product bertugas untuk menulis bahan atau bumbu siap

61

pakai yang dibutuhkan oleh kitchen untuk melakukan persiapan mengolah

makanan yang sesuai dari isi BEO tersebut. Maka Administrasi Product wajib

melakukan Store Requestion (SR). Store Requestion (SR) adalah formulir yang

digunakan untuk pengambilan barang di Store (gudang penyimpanan) yang

masih ada stocknya. Barang tersebut berupa bahan-bahan mentah yang

dibutuhan oleh kitchen untuk memasak. Seperti bumbu dapur, susu kental

manis, beras, tepung, gula pasir, kerupuk, agar-agar, minyak goreng, santan,

kecap manis dan lain-lain.

Pengadaan Store Requestion (SR) ini dilakukan oleh Department yang

membutuhkan Store Requestion (SR), dalam hal ini contohnya Food and

Beverage Product melakukan pengadaan barang, dari formulir Store

Requestion (SR) tersebut memiliki 2 lembar, yaitu yang pertama atau lembaran

asli berwarna putih diarsip oleh Cost Control atau kepala gudang, dan yang

lembaran copy atau lembar kedua berwarna pink diarsip oleh bagian

Administrasi Product (Department yang membutuhkan) pengarsipan dilakukan

menurut system tanggal dan ditempatkan disebuah filling document folder

(odneer). Setelah semua Formulir Store Requestion (SR) selesai maka tugas

Cost Control untuk mengeluarkan barang-barang dari store (gudang) yang

telah diorder oleh bagian Administrasi Product. Selanjutnya kitchen yang akan

mengambil barang-barang tersebut untuk di simpan di tempat penyimpanan

barang sesuai dengan jenisnya. Store Requestion (SR) adalah tugas harian

bagian Administrasi Product karena pengadaan barang merupakan tugas wajib

untuk memenuhi apa yang diminta oleh kitchen atau keperluan dapur untuk

dijadikan makanan siap saji.

62

b. Membuat menu, bagian Administrasi Product akan mengetik dan

membuat menu untuk event sesuai dengan BEO, namun jika mendapat perintah

dari Executive Chef, jika tidak maka tugas Administrasi Product hanya

mengetik saja karena menu tersebut telah dibuat oleh Executive Chef sendiri.

Berikut contoh menu untuk event :

Gambar 5

Membuat menu BEO (Asper Chef) di Syariah Hotel Surakarta

Sumber : Dokumentasi Syariah Hotel Surakarta

c. Ketik mengetik, yang di maksud yaitu mengetik agenda yang telah

ditetapkan oleh Executive Chef, misalnya saat Executive Chef mempunyai

recana untuk seluruh karyawan kitchen. Maka tugas bagian Administrasi

Product adalah mengetik lalu mendistribusikan untuk seluruh karyawan

kitchen. Contoh berikut adalah pengisian Formulir pembuatan seragam baru

yang diadakan Executive Chef yang telah dibuat :

63

Gambar 6

Formulir pengadaan seragam baru untuk seluruh karyawan Kitchen

Sumber : Dokumentasi Syariah Hotel Surakarta

d. Membuat Schedule untuk seluruh Food and Beverage Department, yang

di maksud adalah Executive Chef atau Sous Chef telah membuat Schedule

kedatagan atau jam kerja untuk seluruh karyawan kitchen, selanjutnya bagian

Administrasi Product yang akan mengetik Schedule tersebut dengan komputer

setelah itu mendistribusikan untuk seluruh karyawan kitchen. Berikut contoh

schedule :

64

Gambar 7

Membuat Schedule untuk seluruh karyawan di Food and Beverage Department

Sumber : Dokumentasi Syariah Hotel Surakarta

a. Menghitung Kalkulasi Standar harga pokok makanan, minuman dan

Food Cost

Dalam Food and Beverage Product Department harus ada bagian yang

mengawasi dan mengendalikan biaya dari hasil penjualan yang di sebut dengan

Cost Control ( pengendalian harga ) yang secara teknis bertanggung jawab kepada

Accounting Department dan secara operasional bertanggung jawab kepada Food

and Beverage Product Department. Suatu kebijakan yang diambil untuk menekan

65

suatu biaya produksi dan memperkecil biaya pengeluaran pada Food and

Bevergae Product Department.

Tujuan utama dari standart biaya makanan dan minuman adalah untuk

menolong sebagian besar persamaan atau perbandingan dalam mengevaluasi

biaya makanan dan minuman. Standar suatu biaya makanan dan minuman

ditetapkan dengan menganalisa percampuran penjualan untuk jangka waktu yang

telah ditetapkan atau periode tertentu dalam pengkalkulasian biaya-biaya

sebenarnya. Dari lembaran atau laporan hasil penjualan dan hasil rekapitulasi pada

table analisa penjualan dimulai sejak masa percobaan biaya, penjualan, dan biaya-

biaya porsi rasio makanan ataupun minuman yang telah dikalkulasikan. Dari

kertas kerja pengkalkulasian standar biaya makanan sebagai berikut:

1. Jenis menu / Menu Item

2. Nomor penjualan / The Number of Sales

3. Daftar biaya / Recipes Cost

4. Harga penjualan / Sales Cost

5. Julmah biaya / Total Cost

6. Jumlah penjualan / Total Sales

Keseluruhan presentase standar untuk seluruh menu diperoleh melalui hasil

akhir dan jumlah biaya dengan jumlah penjualan. Salah satunya yaitu kalkulasi

bulanan (Mounthly Calculation) dalam hal ini penting untuk mengetahui biaya

tersebut sehingga perbandingan antar bahan makanan dan minuman yang

digunakan dengan harga pokok bahan makanan dan minuman yang digunakan

untuk dijual dapat dibuat.

66

Actual cost dihitung dari hari ke hari dan dijumlahkan pada akhir bulan,

mengetahui actual cost setiap hari merupakan gambaran dari operasional Food

and Beverage Product Departement. Jika biaya menyimpang dari yang telah

digariskan maka dapat dilakukan perbaikan. Laporan pertanggung jawaban

setiap akhir bulan merupakan kunci utama untuk lost and profit statement.

Food Cost adalah seluruh biaya (cost) yang dikeluarkan untuk dapat

menghasilkan suatu menu baik makanan atau minuman dengan standart resep

tertentu, mulai dari bahan, pengoalahan, hingga menjadi menu makanan dan

minuman yang siap untuk di jual. Pengendalian Food Cost dalam suatu

operasional sangat penting karena pengeluaran biaya khususnya untuk makanan

dan minuman sangat besar, hal tersebut dikarenakan adanya fasilitas penjualan

makanan dan minuman serta adanya beban makanan dan minuman yang

dikeluarkan yang tidak menghasilkan pendapatan. Seperti makanan untuk

karyawan, pemberian komplimen untuk menjamu rekan bisnis/rekan kerja dan

pihak-pihak yang akan memberikan manfaat kelangsungan terhadap kesuksesan

hotel. Pengendalian makanan dan minuman dilakukan dengan menghitung cost,

hal tersbebut bisa dilakukan setiap hari atau pada tiap akhir periode , yaitu

dengan membuat rekonsiliasi cost untuk makanan dan minuman.

Rekonsiliasi Cost adalah laporan resmi dari Food and Beverage Product

sebagai hasil dari pelaksanaan kegiatan penjualan makanan dan minuman yang

berlangsung selama satu bulan. Yang sangat dipengaruhi oleh :

1. Pendapatan dari penjualan makanan dan minuman

2. Harga jual dan Potensial Cost

3. Pembelian barang secara langsung ( Direct purchase )

67

4. Permintaan barang kepada gudang ( Store Requisition )

5. Penggunaan bahan dasar pada proses produksi

6. Pencatatan konsumsi di luar yang dijual kepada tamu

7. Pencatatan transfer barang kepada bagian lain

8. Pencatatan laporan barang-barang yang rusak/ hilang

9. Hasil inventory sisa barang pada akhir bulan

Rekonsiliasi Cost untuk makanan dan minuman dibuat untuk mendapatkan

besarnya cost yang dikeluarkan untuk makanan dan minuman pada waktu yang

nantinya dibandingkan dengan besarnya penjualan periode tersebut. Tentunya

setelah disesuaikan dengan pengeluaran-pengeluaran lain untuk makanan dan

minuman yang tidak menghasilkan pendapatan. Rekonsiliasi Cost disamping

untuk mengetahui harga pokok makanan dan minuman juga membantu dalam

pencatatan, khususnya jika ada transfer barang antar outlet yang terkait dengan

makanan dan minuman. Misalnya transfer makanan ke restoran, transfer

makanan untuk event dan lain-lain. Perbedaan Daily Flash Cost dengan

Rekonsiliasi Cost adalah sebagai alat control harian, sedangkan Rekonsiliasi

Cost adalah laporan resmi dari Food and Beverage Product sebagai hasil dari

pelaksaan kegiatan penjualan makanan dan minuman yang berlangsung selama 1

bulan. Jadi Daily Flash Cost merupakan tolak ukur dari Rekonsiliasi Cost yang

akan dikeluarkan pada saat tutup buku pada setiap bulannya. Tujuan

penghitungan Food Cost adalah :

a. Untuk mengetahui tingkat penjualan ( Food Sales ) pada setiap outlet,

contoh Food Cost untuk setiap outlet .

68

Food Cost and Sales Ratio

Departement Total Sales Total Cost Ratio

Food

01 Restaurant 256.050.638 77.238.389 30.17 %

02 Room Servis 20.500.500 6.145.431 29.98 %

03 Lobby Lounge 71.058 21.317 30,00 %

04 Banquet 569.069.631 167.716.349 28.28 %

TOTAL 869.691.827 251.121.486 28.87 %

Gambar 8

Tabel Food Cost and Sales Ratio

Sumber : Syariah Hotel Surakarta

Keterangan :

1. Department => Nama setiap outlet di Syariah Hotel Surakarta

yang berhubungan dengan makanan

2. Total Sales => Total Penjualan

3. Total Cost => Total Biaya

4. Ratio => Selisih / Perbandingan

Perbandingan tersebut di ambil dari ketentuan perbandingan di Syariah

Hotel Surakarta

69

b. Untuk menghitung atau menganalisa Food Cost Actual dengan Food

Cost yang potensial terjual

( Formula penghitungan Food Cost ) Food Cost % ( Beginning +

Purchase – Ending = Consume ) / Food Cost

70

Beginning Stock

55.746.642 +

251.786.666 =

307.530.308 -

37.270.356 =

270.259.952 -

19.138.465 =

251.121.487

Purchasing

Available Stock

Ending Stock

Consumption

Compliment / Credit to Cost

Net Consumption

Gambar 9

Journal Food Reconciliation

Sumber : Syariah Hotel Surakarta

71

Rumus Cost of Food = Net Consumption = Total Food Cost

Food Sales

= 251.121.487 = 28.87 %

869.691.827

Perhitungan tersebut menggunakan rumus ketentuan Syariah Hotel

Surakarta

Catatan :

Beginning Stock adalah nilai akhir pada periode sebelumnya

Purchasing atau Incoming Stock adalah total pembelian pada waktu

yang ditetapkan saat itu

Ending Stock adalah jumlah nilai hasil stock taking pada saat itu

Compliment Cost adalah niali biaya compliment yang digunakan pada

saat itu (Credit to Cost)

Net Consumption adalah total Consumption atau biaya yang digunakan

pada saat itu

Net Food Sales adalah total nilai penjualan Food pada saat itu (Food

Revenue)

Cost of Food adalah nilai Actual Food Cost yang diperoleh dari Net

Consumption dibagi dengan Net Sales dalam bentuk Persentase

c. Cara menghitung harga jual ( Price Cost ), Cost Value per pack &

Prosentase Cost

72

Contoh 1 : Cost Actual Soup Iga per porsi adalah Rp. 35.000

berapakah harga jualnya dengan asumsi Cost saat ini 30% ?

Jawab : Harga Jual = 35.000 x 100

30 %

= 3.500.000 = Rp. 116.666 / 116.700 / Porsi

30 %

Contoh 2 : Bila Budget Food untuk event, dan jumlah pesertanya

sejumlah 50 pack adalah sebesar Rp. 20.000.000 dengan Cost 30 % ,

maka berapa Cost Value perpack ?

Jawab : Rp. 20.000.000 x 30 % = 6.000.000 = Rp. 120.000 / Porsi

50 50

Contoh 3 : Harga dari Sunday Buffet adalah Rp.87.500 / pack dengan

cost / pack adalah 25.000 , berapa prosentase Cost / Pack ?

Jawab : Rp. 25.000 x 100 = 28.57 % / Pack

87.500

b. Sarana pendukung yang terdapat di Executive Chef Office

Sebuah kantor tak bisa berfungsi dengan baik tanpa adanya peralatan

kantor yang memadai sesuai dengan kebutuhan. Memfasilitasi kantor

dengan mesin-mesin modern bertujuan untuk mencapai produktifitas

pekerjaan kantor yang seefisien mungkin secara tenaga, biaya maupun

waktu. Oleh karenanya penggunaan peralatan dan mesin-mesin kantor yang

tepat sangatlah penting dalam sebuah hotel. Di dalam Executive Chef Office

terdapat peralatan (Facilities) seperti pesawat telepon, papan tulis,

komputer, mesin print, mesin foto copy, alat penghitung (kalkulator), meja

kursi, kalender, jam dinding, pigen hold (untuk BEO), Rak untuk berkas-

berkas, kertas, dan juga alat-alat tulis. Mesin kantor merupakan salah satu

alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efesien.

73

Mesin-mesin kantor adalah sebuah alat yang dipergunakan untuk

menghimpun, mencatat dan mengolah bahan-bahan, data ataupun

keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat

mekanik, elektrik dan magnetik. beberapa fasilitas yang terdapat di

Executive Chef Office adalah :

Pesawat telepon yaitu mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat

untuk mengadakan komunikasi, baik dilingkungan hotel (intern)

maupun dengan lingkungan luar hotel (ekstern). Dengan adanya mesin

komunikasi dalam kantor, dapat diperoleh keuntungan, diantaranya:

Penyampaian komunikasi dapat dilakukan secara cepat dan efesien,

menghemat harga dalam pelaksanaan tata hubungan dilingkungan hotel,

mengingkatkan produktivitas kerja, mempercepat proses pekerjaan

Komputer, fungsi dasar dari sistem komputer ini adalah untuk

pengolahan data, penyimpan data, pemindahan data, operasi kontrol.

Mensin print / mesin cetak yaitu alat yang menambilkan data dalam

bentuk cetakan baik berupa lembaran teks maupun gambar. Alat ini

beroperasi apabila dihubungkan dengan komputer.

Mesin Foto Copy adalah alat untuk penggandaan dokumen-dokumen

dengan ukuran sesuai pilihan ( memperbesar/ memperkecil) dari ukuran

aslinya.

Mesin Hitung ( Kalkulator ), mesin hitung ini menggunakan tenaga

baterai. Berfungsi untuk mempermudah dan mempercepat proses

penghitungan atau penjumlahan.

74

Barang bergerak adalah sarana kantor yang dapat dipindahkan dari satu

tempat ke tempat lainnya. Misalnya barang habis pakai, barang ini

hanya dapat digunakan dalam satu kali pemakaian saja dan setelah itu

fungsi dari barang tersebut akan habis. Seperti kertas, tinta, dan lain-

lain.

Barang lembaran misalnya amplop, formulir, kertas, map dan lain-lain.

Barang non lembaran seperti bolpoint, pensil, spidol, stepler, guntig,

penjepit kertas, lem, penggaris, pewarnas tulis, pengapus, pita perekat,

sandaran buku,rautan, stempel.

Barang berbentuk buku seperti buku catatatn, buku pedoman Food and

Beverage Product sersertifikat Halal, buku organisasi Food and

Beverage Product, buku telepon, buku tahunan, buku tamu, buku

agenda, surat masuk dan keluar.

Hiasan kantor bertujuan untuk menciptakan suasana yang kondusif pada

ruangan , dengan hiasan yang menarik dan ditata sedemikian rupa.

Misalnya : lukisan dinding, vas bunga, jam dinding, kalender, lampu-

lampu hias

75

C. Kendala dan Solusi yang di hadapi Kinerja bagian Administrasi

Product

1. Kendala :

Salah satu fungsi dari Banquet Event Order (BEO) untuk mengetahui

akan ada event di hotel khususnya di Syariah Hotel Surakarta. Maka di

distribusikanlah Banquet Event Order dari bagian Administrasi Sales kepada

bagian Administrasi Product, setelah itu bagian Administrasi Product akan

menditribusikan BEO tersebut kepada seluruh karyawan kitchen agar

mempersiapkan segala tugasnya masing-masing dengan baik. Namun di Syariah

Hotel Surakarta terdapat juga istilah BEO dadakan, yang di maksud dari BEO

dadakan yaitu BEO yang di didtribusikan dari bagian Administrasi Sales kepada

bagian Administrasi Product dalam jangka singkat dengan berlangsungnya event

tersebut. Misalnya BEO yang di kirim kepada Administrasi Sales terhadap bagian

Administrasi Product pada hari Senin tanggal 5 sedangkan event tersebut akan

berlangsung pada hari Selasa tanggal 6 maka event tersebut dapat dikatakan

dengan BEO dadakan. Maka BEO dadakan itu menjadi salah satu faktor kendala

saat menangani event, khususnya dalam Food and Beverage Product Department,

karena saat pengolahan bahan mentah menjadi siap saji memerlukan proses yang

tidak singkat. Dan pengadaan barang seperti Daily Market List dan Store

Requestion juga tidak bisa langsung. Semua harus melalui proses atau prosedur

yang telah ditetapkan oleh Syariah Hotel Surakarta. Saat menangani event dengan

BEO dadakan seperti ini salah satu tanggung jawab bagian Administrasi Product

yaitu segera menghubungi Supplier untuk mendatangan barang saat hari itu juga,

agar bisa segara dipersiapkan oleh kitchen. Dalam tugas ini bagian Administrasi

76

Product bertanggung jawab untuk mengecek bahan ataupun barang-barang yang

harus segera diorder dan segera di datangkan oleh Supplier. Mendatangkan

barang lebih awal bertujuan agar kitchen dapat mempersiapkan tugasnya dengan

baik yaitu untuk proses pengolahan makanan seperti memotong, mengupas,

membersihkan dan lain-lain.

Setelah barang didatangkan oleh Supplier maka bagian Administrasi

Product segera mengisi Formulir Daily Market List (DML) dan Store Requestion

(SR) yang telah dibuat yang berisi tentang menambahan bahan-bahan kitchen.

Setelah selesai mengisi Formulir Daily Market List dan Store Requestion maka

Administrasi Product meminta tandatangan kepada Executive Chef dan Account

Payable agar mengetahui dan menyetujui bahwa ada BEO dadakan dan harus

melakukan penambahan bahan. Alurnya pengadaan barang masih sama seperti

Daily Market List (DML) biasa, hanya perbedaanya bagian Administrasi Product

yang langsung menghubungi dengan menelpon kepada Supplier untuk meminta

bahan tambahan tersebut dan untuk segara didatangkan.

Masih sangat terbatas sarana kelengkapan untuk kelancaran proses kinerja

dalam Executive Chef Office. Contohnya di dalam Executive Chef Office hanya

mempunyai 1 komputer, belum memiliki mesin print (masih gabung dengan

Accounting Department).

2. Solusi :

Seharusnya bagian Sales lebih tegas lagi dalam menangani tamu saat akan

memakai jasa Syariah Hotel Surakarta khususnya saat menerima event, agar

77

bagian Food and Beverage Product khususnya Administrasi Product bisa

persiapan lebih baik lagi dalam melaksanakan tugas-tugaskan karena mulai dari

pengadaan barang sampai pengolahan makan menjadi siap saji memerlukan

proses yang lama dan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan dari Syariah

Hotel Surakarta.

Seharusnya dari pihak Syariah Hotel Surakarta dan Supplier mengadakan

perjanjian terlebih dahulu untuk menangani BEO dadakan. Jika dari pihak Syariah

Hotel Surakarta sudah melakukan perjanjian antar Supplier, maka salah satu dari

Supplier yang digunakan Syariah Hotel Surakarta bersedia mendatangkan barang

saat mendapat orderan mendadak dari Syariah Hotel Surakarta. Jika kedua pihak

sudah melakukan perjanjian tentang menangani BEO dadakan maka semua akan

berjalan dengan lancar.

Seharusnya pihak dari Syariah Hotel Surakarta itu sendiri harus lebih

memperhatikan sarana setiap Department yang berkerja di bagian Back Office,

demi kelancaran kinerja di Hotel tersebut.