bab iii pembahasan - repository.bsi.ac.id filecontoh kegiatan eksternal adalah mengadakan mini...
TRANSCRIPT
14
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Umum Perusahaan
3.1.1. Sejarah dan Perkembangan PT Indo Cantik Sehat
PT Indo Cantik Sehat didirikan pada Desember 2014 yang beralamat di
Gedung Fastworld Lt. 3, Komplek Duta Merlin Blok D No. 8-10, Jalan Gajah Mada
No. 3-5, Jakarta 10130, didirikan oleh Bapak Suprapto Suwandi. Bidang usaha yang
diambil adalah jasa perawatan kecantikan dan penjualan kosmetik. Dengan membawa
brand oriskin, orislim, nail trix, dan murad, kami siap memberikan yang terbaik
untuk customer. Sampai dengan bulan Mei tahun 2016 perusahaan ini memiliki lebih
dari ratusan tenaga profesional dan juga memiliki 16 klinik yang tersebar hampir di
seluruh Indonesia. Di klinik sendiri kami menangani treatment kecantikan yang
ditangani oleh para dokter-dokter ahli bersertifikat, didukung dengan produk-produk
yang berkualitas. Dalam memperluas bisnisnya PT Indo Cantik Sehat melakukannya
dengan membuka klinik baru. Untuk mencapai tujuan perusahaan PT Indo Cantik
Sehat berusaha memberikan yang terbaik kepada customer dengan cara meningkatkan
kinerja terutama pada pelayanan. Omset PT Indo Cantik Sehat mencapai hampir lima
milyar perbulannya. Untuk meningkatkan omsetnya, perusahaan ini sering
mengadakan event eksternal maupun internal, dan juga bekerja sama dengan tenant.
Contoh kegiatan eksternal adalah mengadakan mini gathering, arisan, dan lain-lain.
Sedangkan untuk kegiatan internalnya biasanya dengan mengadakan beauty class.
15
Sumber: PT Indo Cantik Sehat
Gambar III.1.
Logo PT Indo Cantik Sehat
3.1.2. Struktur dan Tata Kerja Organisasi
1. Struktur Organisasi.
Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap
bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam
menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur organisasi
berfungsi untuk menjalankan spesifikasi dan spesialisasi kerja, menunjukan
fungsi, kegiatan setiap instansi didalamnya serta menggambarkan hubungan
antara instansi-instansi yang berbeda sampai suatu batasan tertentu.
Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan
pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas
dan fungsi dibatasi. Selain itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi
pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan. Struktur orgasinasai juga
dapat menjelaskan mengenai pembagian tugas, memperlihatkan fungsi atasan
dan bawahan serta menjelaskan pengelompokan pekerjaan. Berikut adalah
struktur organisasi divisi sales PT Indo Cantik Sehat:
16
Country Manager
Area Manager
Sales Leader Operational Support
Beautician Beauty Consultant
Sumber: PT Indo Cantik Sehat
Gambar III.2.
Struktur Organisasi Divisi Sales/Operational PT Indo Cantik Sehat
2. Tata Kerja Organisasi.
Tata kerja bertujuan untuk mencapai tingkat efesien dan maksimal
dengan cara melaksanakan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil sesuai
dengan apa yang telah direncanakan. Dalam suatu organisasi, pembagian tugas
dan wewenang sangat penting agar setiap pekerjaan dalam perusahaan dapat
mengetahui hal-hal apa saja yang menjadi tanggung jawabnya. Dengan demikian,
setiap pekerja dapat mengerjakan tugasnya masing-masing dengan penuh
tanggung jawab.
17
Deskripsi jabatan pada PT Indo Cantik Sehat adalah sebagai berikut:
a. Country Manager.
Wewenang dan tanggung jawabnya antara lain:
1) Memastikan pencapaian target sales.
2) Mengevaluasi target sales.
3) Memonitor, memberikan arahan, serta problem solving terhadap
masalah yang berkaitan dengan sales.
b. Area Manager.
Wewenang dan tanggung jawabnya antara lain:
1) Bertanggung jawab kepada seluruh proses dan operasional tim di
cabang-cabang di bawah supervisinya.
2) Merancang strategi untuk mencapai target.
3) Melakukan kerjasama dengan tenant untuk meningkatkan sales.
4) Mengadakan acara/kegiatan mingguan secara internal atau eksternal
untuk meningkatkan sales.
c. Operational Support.
Wewenang dan tanggung jawabnya antara lain:
1) Merekap semua laporan yang berhubungan dengan sales.
2) Bertanggung jawab terhadap semua kebutuhan operasional sales.
3) Membantu dalam mempersiapkan perjalanan dinas tim sales.
d. Sales Leader.
Wewenang dan tanggug jawabnya antara lain:
1) Membuat jadwal kegiatan pekerjaan.
18
2) Bertanggung jawab dalam melaksanakan koordinasi dalam membina
kerja sama tim yang solid.
3) Bertanggung jawab dalam mencapai suatu target pekerjaan yang telah
ditetapkan sesuai dengan aturan.
4) Mengkoordinir seluruh aktivitas tim dalam mengelola seluruh kegiatan
di lapangan.
5) Membimbing dan mengarahkan anggota tim dalam mempersiapkan
semua laporan yang diperlukan.
6) Melakukan pengecekan hasil pekerjaan yang telah dilaksanakan.
e. Beautician.
Wewenang dan tanggung jawabnya antara lain:
1) Bertanggung jawab atas persiapan treatment secara sepenuhnya (ruang
treatment, peralatan, dan perlengkapan) sesuai dengan prosedur yang
berlaku.
2) Bertangung jawab untuk melakukan kegiatan treatment secara baik dan
benar sesuai dengan prosedur yang berlaku.
3) Bertanggung jawab atas perkembangan treatment customer.
4) Bertanggung jawab atas kepuasan customer.
5) Bertanggung jawab atas pemberian informasi yang benar tentang
treatment kepada customer.
f. Beauty Consultant.
Wewenang dan tanggung jawabnya antara lain:
1) Mencari klien/customer premium level.
19
2) Maintain klien/customer.
3) Memberikan konsultasi kepada klien/customer mengenai kecantikan.
4) Melakukan promosi melalui terselenggaranya kegiatan acara sehingga
tercapai target penjualan.
5) Membantu penjualan di toko/counter untuk mencapai target yang
ditetapkan oleh perusahaan.
6) Mampu melakukan demo produk dan melakukan demo untuk
menciptakan diman brand.
3.1.3. Kegiatan Usaha
PT Indo Cantik Sehat adalah perusahaan yang bergerak dibidang klinik
kecantikan. Kegiatan usaha yang dilakukan adalah menjual jasa kecantikan seperti
skin treatment, body treatment, hair treatment, nail treatment, dan juga produk-
produk kecantikan dengan memegang brand Murad.
Adapun daftar jasa kecantikan yang ditawarkan sebagai berikut:
1. Skin Treatment.
a. Facial Treatment.
Perawatan wajah ekslusif secara menyeluruh untuk menghilangkan sel kulit
mati. Mengurangi flex pada wajah hingga memperbaiki tekstur kulit.
b. RF Treatment.
Perawatan yang bekerja dengan gelombang frekuensi radio untuk
menstimulasi kolagen pada wajah, mengurangi garis halus dan kerutan,
mengencangkan kulit dan membentuk lekuk wajah.
20
c. OXY Facial Treatment.
Perawatan kulit wajah dengan teknologi Oxygen Jet Peel, dilengkapi dengan
Oxygen Serum yang bekerja untuk mengatasi berbagai masalah kulit wajah.
d. Oriskin Laser Treatment.
Perawatan dengan teknologi laser yang menembus kulit dermis untuk
menghidupkan kembali kulit dari dalam tanpa meninggalkan bekas
kemerahan atau rasa sakit pada kulit.
e. Oriskin 4D Treatment.
Terdiri dari beberapa jenis perawatan seperti Dermal Filler, Epidermal
Growth Factor, dan lainnya.
2. Body Treatment.
a. Hormone Balancing Program.
Program khusus untuk mengembalikan keseimbangan hormon agar
mendukung berat badan ideal dan fungsi tubuh yang lebih maksimal.
b. Nutrition & Dietary Program.
Program untuk menjaga kesehatan dan mendapatkan bentuk tubuh ideal
dengan memperhatikan asupan gizi dan pola makan.
c. Body Shaping Program.
Program pembentukan tubuh agar tetap langsing, kencang, dan memiliki
lekuk tubuh yang indah.
d. Slimming Program.
Program yang dirancang untuk mengurangi berat badan dan melancarkan
sirkulasi darah untuk metabolisme tubuh yang lebih baik.
21
3. Hair Treatment.
a. Hair Serum Treatment.
Memberikan nutrisi yang dibutuhkan pada kulit kepala untuk
mengembalikan rambut sehat.
b. Oxygen Hair Treatment.
Perawatan rambut dengan memberikan kadar oksigen pada kulit kepala,
merangsang pertumbuhan rambut dan mengatasi berbagai masalah rambut.
4. Nail Treatment.
a. Nail Polishing.
Lengkapi penampilan cantik dengan pilihan cat kuku yang menarik dan
aplikasi khusus dari para nail technician.
b. Basic Nail Treatment.
Perawatan dasar yang tidak hanya mempercantik tampilan kuku, tetapi juga
memberikan kuku yang sehat dan bersih. Berikan cinta dan perhatian dengan
membersihkan dan membentuk kuku tangan juga kaki.
Berikut juga beberapa daftar seri produk Murad yang ditawarkan yaitu:
1. Age Reform.
a. AHA/BHA Exfoliating Cleanser.
Membersihkan dan mengembalikan kondisi kulit dengan menghilangkan
kekusaman serta dehidrasi kulit. Meningkatkan tekstur dan kompleksitas
kulit.
22
b. Intensive Wrinkle Reducer.
Sebuah formula mutakhir yang secara dramatis dapat mengurangi garis halus
dan kerutan di wajah, meningkatkan kekencangan kulit hingga 40% dan
meningkatkan kecerahan kulit sehingga terlihat lebih muda.
c. Skin Perfecting Lotion.
Pelembab yang bebas minyak, selain meningkatkan kelembaban juga
membantu memperbaiki tekstur kulit dan proses pembaruan kulit serta
membuat kulit wajah tampak lebih segar.
2. Acne Complex.
a. Clarifying Toner.
Menyeimbangkan kondisi kulit mengangkat minyak dan membersihkan kulit
serta mengontrol kilap wajah dan mempertahankan pori-pori agar tetap
bersih.
b. Acne Spot Treatment.
Mengobati jerawat dengan cepat. Dengan kombinasi sulfur, zinc, dan
licorice extract yang membantu mengurangi pembengkakan dan
mempercepat penyembuhan.
c. Oil Control Mattifier.
Pelembab bebas minyak dengan kandungan bahan alami, mengurangi kilap
diwajah, mempertahankan kesegaran kulit serta mengurangi kelebihan
minyak hingga 78% dalam 8 Minggu.
23
3. Environmental Shield.
a. Essential-C Cleanser.
Membersihkan kulit dengan sempurna. Vitamin C sebagai antioksidan dan
butiran vitamin E untuk memberi kelembaban.
b. Active Radiance Serum.
Mengembalikan kulit asli yang bercahaya, meningkatkan daya tahan dari
pengaruh buruk lingkungan dengan Resilient-C Complex yang mengandung
antioksidan dengan kemampuan cytoprotective untuk menangkal penuaan
dini yang disebabkan oleh faktor lingkungan.
c. Essential-C Night Moisture.
Pelembab yang ringan kaya akan vitamin C, membantu regenerasi sel kulit
lebih sehat hingga kulit tampil muda.
24
3.2. Hasil Penelitian
3.2.1. Prosedur Perjalanan Dinas
Country Mgr Area Mgr Opr. Support HRD Finance
Sumber: PT Indo Cantik Sehat
Gambar III.3.
Prosedur Perjalanan Dinas PT Indo Cantik Sehat
Memberi
Tugas
Menerima
Tugas
Persiapan
Perj.
Dinas
Membuat
Prediksi
Biaya
Approv
Approv Approv
Mengeluar
kan Uang
Revisi
Pengajuan
Biaya
Melakukan
Perjalanan
Dinas
Membuat
Laporan
Membuat
Realisasi
Biaya
Menerima
Laporan
Menerima
Laporan
Realisasi
Ya Tidak
Pulang Dari
Perjalanan
Dinas
25
Penjelasan untuk gambar prosedur perjalanan dinas di atas sebagai berikut:
1. Country Manager memberikan tugas kepada Area Manager untuk melakukan
perjalanan dinas.
2. Area Manager menerima tugas untuk melakukan tugas perjalanan dinas dari
Country Manager.
3. Area Manager mempersiapkan keperluan untuk perjalanan dinas.
4. Area Manager kemudian menghubungi operational support agar dibuatkan form
pengajuan biaya perjalanan dinas.
5. Operational support selanjutnya membuatkan pengajuan biaya perjalanan dinas.
6. Operational support meminta approval kepada pemberi tugas, human resource
development dan finance.
7. Apabila approval tidak disetujui, dokumen dikembalikan ke operational support
untuk direvisi.
8. Apabila approval disetujui, finance mengeluarkan uang untuk perjalanan dinas.
9. Area Manager kemudian melakukan perjalanan dinas.
10. Setelah selesai melakukan perjalanan dinas, Area Manager membuat laporan
perjalanan dinas.
11. Country Manger menerima laporan hasil perjalanan dinas.
12. Kemudian Operational support membuat realisasi biaya perjalanan dinas.
13. Finance menerima laporan realisasi biaya perjalanan dinas.
Berdasarkan prosedur perjalanan dinas di PT Indo Cantik Sehat, dapat
diketahui bahwa tahap awal perjalanan dinas adalah adanya perintah tugas dari
26
atasan kepada bawahanmya untuk melakukan perjalanan dinas. Tujuan
perjalanan dinas beragam seperti visit kantor cabang, melakukan rekruitment,
training, meeting, event, promosi, dan lain-lain. Kemudian penerima tugas harus
mempersiapkan segala sesuatu yang akan dibawa dalam perjalanan dinas,
contohnya apabila penerima tugas akan melakukan training, maka penerima
tugas harus mempersiapkan materi untuk disampaikan pada saat training.
Selanjutnya dalam hal pengajuan biaya perjalanan dinas, penerima tugas
meminta bantuan operational support untuk dibuatkan form pengajuan biaya
perjalanan dinas. Biaya yang diajukan adalah transportasi pulang-pergi, biaya
transportasi selama di kota tujuan, biaya penginapan selama di kota tujuan, dan
juga uang saku selama perjalanan dinas. Jika penerima tugas pergi menggunakan
kendaraan pribadi maka biaya yang diajukan adalah bensin dan tol. Untuk
perjalanan menggunakan travel atau kereta, penerima tugas melakukan
pemesanan sendiri untuk tiketnya. Sedangkan untuk perjalanan menggunakan
pesawat, pemesanannya dilakukan oleh pihak finance.
Kemudian operational support meminta approval kepada pemberi tugas,
human resource development, dan finance untuk form pengajuan biaya yang
dibuat. Selanjutnya form pengajuan biaya tersebut diserahkan ke finance, pihak
finance melakukan pengecekan apakah biaya yang dibuat sesuai dengan budget
yang ditentukan atau tidak. Sesudah dilakukan pengecekan pihak finance
mentransfer biaya perjalanan dinas sesuai dengan yang diajukan ke penerima
tugas.
27
Penerima tugas selanjutnya melakukan perjalanan dinas ke tempat tujuan
sesuai tanggal dan waktu yang ditentukan. Setelah selesai melakukan perjalanan
dinas, penerima tugas bertanggung jawab membuat laporan hasil perjalanan
dinas ke atasan langsung atau pemberi tugas. Selanjutnya operational support
meminta struk atau bon-bon hasil perjalanan dinas untuk segera dibuatkan form
realisasi perjalanan dinas. Terakhir operational support memberikan realisasi
biaya perjalanan dinas kepada pihak finance.
a. Data Perjalanan Dinas
Tabel III.1.
Data Perjalanan Dinas Bulan Mei 2016
No Nama Jabatan Tanggal
Perjalanan
Tujuan
Perjalanan Keperluan
1 Meria Roza AM 1-31 Mei 2016 Makassar Visit
2 Netty Herawati CM 10-12 Mei 2016 Solo & Semarang Visit
3 Rantih BC 12-15 Mei 2016 Bandung Promosi
4 Parlin DM 16-31 Mei 2016 Surabaya Visit
5 Levis DM 16-31 Mei 2016 Medan Visit
6 Alfiandika SPV 16-31 Mei 2016 Bandung Visit
7 Mira AM 20-22 Mei 2016 Surabaya Training
8 Multiwidia AM 27-29 Mei 2016 Bandung Training
Sumber: Divisi Sales PT Indo Cantik Sehat
Di PT Indo Cantik Sehat sendiri khususnya di divisi sales dalam satu
bulan ada sekitar delapan sampai sepuluh orang yang melakukan perjalanan
dinas, baik perjalanan dinas ke dalam kota maupun ke luar kota. Perjalanan
28
dilakukan dengan berbagai macam tujuan diantaranya visit, training,
rekruitmen, meeting, event, promosi, dan lain-lain. Perjalanan dinas bisa
berlangsung dalam hitungan hari, minggu atau bulan. Untuk mencapai tujuan
perusahaan, perjalanan dinas memang perlu dilakukan terutama pada divisi
sales. Pada divisi sales sendiri memang yang terbanyak dalam melakukan
perjalanan dinas, sebagai contoh seorang area manager memegang dua
sampai tiga toko/klinik, untuk itu setiap bulannya seorang area manager
berpindah-pindah tempat dari toko satu ke toko lainnya. Ini dilakukan rutin
agar terkontrolnya kegiatan disetiap toko.
b. Biaya Perjalanan Dinas
Perjalanan dinas merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan oleh
pegawai dalam sebuah perusahaan, bahkan hal ini juga terjadi pada instansi
pemerintah. Seorang pegawai yang ditugaskan untuk ke luar kantor, ke luar
kota bahkan ke luar negeri pastilah membutuhkan biaya. Untuk itu tiap
perusahaan mempunyai aturan dan standar biaya dalam menetapkan besaran
biaya perjalanan dinas. Di PT Indo Cantik Sehat sendiri biaya perjalanan
dinas dibagi atas tiga komponen yaitu biaya transportasi (tiket keberangkatan
dan kepulangan), biaya akomodasi (penginapan, penyewaan kendaraan, dan
lain-lain), serta uang saku (uang makan harian, transport lokal, dan biaya
komunikasi). Untuk pembayarannya sendiri dilakukan dengan tiga cara yaitu
lumpsum, reimbursement, dan pemberian uang muka.
Lumpsum adalah pembayaran sekaligus diawal uang perjalanan dinas
berdasarkan yang telah dihitung terlebih dahulu (pre-calculated amount)
29
atau disebut prediksi biaya. Sedangkan reimbursement adalah penggantian
biaya yang telah dikeluarkan oleh karyawan tersebut berdasarkan bukti-bukti
(struk atau bon). Berikut adalah pengajuan biaya perjalanan dinas country
manager tanggal 10 s.d. 12 Mei 2016 dari Jakarta ke Solo dan Semarang:
Tabel III.2.
Pengajuan Biaya Perjalanan Dinas Country Manager PT Indo Cantik Sehat
No Keterangan Biaya
1. Tiket Pesawat PP Dipesan Oleh Finance
2. Penginapan/Hotel Dipesan Oleh Finance
3. Transport Dalam Kota Asal (Pergi) Rp. 150.000
4. Transport Dalam Kota Tujuan (Pergi) Rp. 150.000
3 Transport Dalam Kota Tujuan (Pulang) Rp. 150.000
4 Transport Dalam Kota Asal (Pulang) Rp. 150.000
5 Travel (Solo-Semarang) Rp. 100.000
6. Tunjangan Harian Rp. 600.000
Total Rp. 1.300.000
Sumber: Divisi Sales PT Indo Cantik Sehat
Pastilah setiap perusahaan sudah menghitung standar biaya bagi
komponen biaya di atas. Standar biaya tersebut dihitung dengan menerapkan
prinsip kewajaran, sehingga siapapun yang melakukan perjalanan dinas tidak
sampai harus rugi namun juga tidak juga membuatnya menjadi berkelebihan
uang. Bukti-bukti pengeluaran sangat penting untuk setiap komponen biaya
di atas. Biaya transportasi dan biaya akomodasi pasti mempunyai bukti
30
pengeluaran yang mudah diperoleh. Tetapi untuk komponen uang saku bukti
biayanya sulit diperoleh.
Tabel III.3.
Realisasi Perjalanan Dinas Area Manager PT Indo Cantik Sehat
No Keterangan Biaya
1. Tiket Pesawat PP Dipesan Oleh Finance
2. Penginapan/Hotel Dipesan Oleh Finance
3. Transport Dalam Kota Asal (Pergi) Rp. 145.730
4. Transport Dalam Kota Tujuan (Pergi) Rp. 131.510
5. Transport Dalam Kota Tujuan (Pulang) Rp. 91.690
6. Transport Dalam Kota Asal (Pulang) Rp. 162.800
7. Travel (Solo-Semarang) Rp. 85.000
8 Tunjangan Harian Rp. 600.000
Total Rp. 1.216.730
Sumber: Divisi Sales PT Indo Cantik Sehat
Dari tabel di atas biaya yang diajukan Rp. 1.300.000, dan biaya yang
keluar saat perjalanan dinas (Realisasi) Rp. 1.216.730, artinya uang yang
harus dikembalikan adalah Rp. 83.270.
Jika pembayaran Biaya Perjalanan Dinas dengan cara lumpsum,
setiap karyawan yang pulang dari perjalanan dinas dapat membuatkan
perincian biaya yang telah dikeluarkan secara wajar dan mengembalikan
uang sisanya. Sedangkan Jika pemberian uang perjalanan dinas dengan cara
reimbursement atau dengan cara pemberian uang muka, maka setiap
pegawai yang pulang dari perjalanan dinas dapat membuatkan perincian
31
biaya yang telah dikeluarkannya secara wajar dan perusahaan memberikan
penggantian biaya.
3.3. Analisis
3.3.1. Analisis Prosedur Perjalanan Dinas
Prosedur perjalanan dinas pada PT Indo Cantik Sehat telah dirancang secara
sistematis, sehingga masalah yang dihadapi dapat diminimalisir dengan baik. Dalam
pelaksanaan perjalanan dinas pada PT Indo Cantik Sehat sudah dilakukan sesuai
prosedur yang ada. Sehingga setiap orang yang mendapat perintah tugas perjalanan
dinas tahu apa yang harus dilakukannya. Dalam perjalanan dinas ada beberapa
perencanaan yang dilakukan diantaranya perencanaan kegiatan, perencanaan
akomodasi dan perencanaan trasportasi. Kendala-kendala yang terjadi dalam prosedur
perjalanan dinas diantaranya atasan langsung terkadang tidak berada di tempat
sehingga pengajuan biaya perjalanan dinas terhambat, biaya perjalanan dinas yang
diajukan tidak disetujui oleh finance karena melebihi dari anggaran yang ditentukan,
biaya perjalanan dinas yang diajukan tidak diberikan tepat waktu, dan terlambatnya
pembuatan realisasi biaya perjalanan dinas oleh seseorang yang telah melakukan
perjalanan dinas, sehingga pada saat ingin mengajukan biaya perjalanan dinas yang
baru menjadi terhambat.
32
3.3.2. Kendala
Setiap permasalahan didalam suatu perusahaan merupakan sesuatu yang
menghambat kelancaran organisasi yang ada karena jika masalah yang dialami tidak
diatasi dengan baik, maka akan menghambat kelancaran kegiatan usaha perusahaan
tersebut. Dalam hal ini dapat diuraikan permasalahan pokok perjalanan dinas pada PT
Indo Cantik Sehat, yaitu sebagai berikut:
1. Atasan langsung yang bersangkutan terkadang tidak ada di tempat sehingga
pengajuan biaya perjalanan dinas terhambat. Hal ini disebabkan karena seorang
atasan yang bersangkutan memang lebih banyak berada di luar kantor atau
berada di lapangan terutama pada divisi sales. Padahal untuk mengajukan biaya
perjalanan dinas dibutuhkan approval dari seorang atasan.
2. Terjadinya penolakan biaya perjalanan dinas yang melebihi anggaran dari
ketentuan perusahaan. Hal ini desebabkan karena pada saat pembuatan prediksi
biaya perjalanan, biaya yang diajukan terlalu besar atau diluar dari standar yang
ditentukan. Sebagai contoh biaya tiket kereta api dari Jakarta ke Cirebon,
umumnya harga dari tiket tersebut berkisar antara seratus lima puluh ribu sampai
dua ratus ribu rupiah, tetapi biaya yang diajukan untuk tiket tersebut adalah dua
ratus lima puluh ribu rupiah. Hal ini juga bisa disebabkan karena kurangnya
informasi mengenai harga tiket yang ada
3. Terjadi keterlambatan dalam pengeluaran uang perjalanan dinas oleh bagian
finance. Hal ini disebabkan karena general manager finance sebagai seorang
yang mengeluarkan biaya sering tidak berada di tempat. Padahal approval
33
pengeluaran biaya harus dilakukan oleh general manager finance itu sendiri.
Inilah yang menghambat pengeluaran biaya perjalanan dinas. Biaya perjalanan
dinas umumnya diberikan kepada seorang yang melakukan perjalanan dinas satu
hari sebelum keberangkatan. Tetapi terkadang biaya yang diajukan belum
diberikan sampai hari keberangkatan, sehingga hal ini dapat menghambat
seorang yang melakukan perjalanan dinas. Sejauh ini dari yang penulis amati
apabila biaya yang diajukan belum diberikan sampai hari keberangkatan, maka
seorang yang melakukan perjalanan dinas menggunakan uangnya sendiri terlebih
dahulu, dan akan dilakukan reimbursement setelah pulang dari perjalanan dinas.
Tetapi ada juga yang menolak untuk melakukan perjalanan dinas apabila biaya
yang diberikan belum diberikan sampai hari keberangkatan.
4. Keterlambatan dalam pembuatan laporan realisasi perjalanan dinas oleh
seseorang yang telah melakukan perjalanan dinas, sehingga pada saat ingin
mengajukan biaya perjalanan dinas yang baru menjadi terhambat. Hal ini
disebabkan oleh lambatnya seorang yang telah melakukan perjalanan dinas
dalam memberikan bukti struk-struk atau bon-bon hasil perjalanan dinas kepada
operational support, terutama apabila yang bersangkutan berada di luar kota.
3.3.3. Solusi
Solusi yang dapat diberikan penulis untuk kendala di atas sebagai berikut:
1. Sebaiknya setiap karyawan yang ingin mengajukan biaya perjalanan dinas harus
mengetahui kapan atasannya berada berada di kantor dan kapan berada di luar
kantor atau di lapangan. Jadi seorang karyawan tahu kapan harus mengajukan
biaya untuk perjalanan dinas. Alternatif lain untuk meminta approval seorang
34
atasan adalah dengan cara mengirimkan e-mail atau pesan melalui telepon seluler
untuk meminta approval dengan melampirkan perincian pengajuan biayanya,
apabila sudah disetujui maka bukti approval tersebut bisa dicetak yang kemudian
dilampirkan pada form pengajuan biaya perjalanan dinas yang telah dibuat. Cara
ini sebaiknya dilakukan hanya dalam keadaan urgent atau membutuhkan
persetujuan cepat dari seorang atasan.
2. Sebaiknya seorang yang melakukan perjalanan dinas harus tahu betul berapa
biaya yang nantinya akan dikeluarkan pada saat perjalanan dinas, juga harus
banyak mencari informasi tentang tiket yang akan dibeli melalui media internet
agar tidak terjadi penolakan biaya dari finance karena harga yang diajukan tidak
sesuai dengan harga yang ada.
3. Sebaiknya seorang general manager finance berkoordinasi dengan asistennya
dalam hal pengeluaran biaya perjalanan dinas. Selain itu seharusnya general
manager finance memberikan wewenang kepada asistennya untuk mengeluarkan
biaya perjalanan dinas agar pada saat general manager finance tidak ada di
tempat, pengeluaran biaya perjalanan dinas tidak akan terhambat.
4. Sebaiknya operational support mem follow up seorang yang telah melakukan
perjalanan dinas dengan meminta dikirimkan bukti struk-struk atau bon-bon asli
hasil perjalanan dinas agar segera dibuatkan realisasi biaya perjalanan dinas.
Apabila yang bersangkutan ingin mengajukan biaya perjalanan dinas baru, tetapi
belum menyelesaikan realisasi biaya perjalanan dinas yang lama sedangkan ia
bearada di luar kota, maka yang harus dilakukan adalah mengirimkan foto bukti