BAB III

PEMBAHASAN

3.1.1 Tinjauan Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah dan Perkembangan Perusahaan

Mr. Montir merupakan salah satu unit usaha PT. Techno Motor Indonesia (TMI) yang

adalah bagian dari Cahaya Mas Group yang berdiri sejak tahun 1981 dan bergerak di bidang

Media, Konstruksi, IT, Agrobisnis, dan Otomotif.

Melihat laju pertumbuhan jumlah sepeda motor yang sangat pesat di Indonesia, PT. Techno

Motor Indonesia (TMI) mengembangkan usaha dalam industri kendaraan roda dua, yakni :

sparepart, aksesoris, modifikasi, cuci dan salon motor serta jaringan nasional bengkel umum

sepeda motor dengan nama Mr. Montir. Pada Sabtu 3 Desember 2016 adalah hari yang

menggembirakan untuk keluarga Mr.Montir, karena pada hari tersebut Mr.Montir Sukamaju

Depok resmi dibuka dan dioperasikan. Kegiatan tersebut dilaksanakan di bengkel Mr.Montir

Sukamaju Depok yang beralamat di Jalan H.Dimun Raya No.102 Sukamaju Kota Depok.

Acara dimulai dengan pemberian kata sambutan yang disampaikan oleh perwakilan PT.

Techno Motor Indonesia kemudian dilanjutkan oleh Ketua RW setempat dan tokoh

masyarakat.

Setelah kata sambutan selesai, dilanjutkan dengan doa bersama yang dipimpin oleh

pendeta dan kata sambutan dari bapak Anthony Butarbutar sendiri selaku pemilik outlet

Mr.Montir Sukamaju Depok. Setelah kata sambutan dan doa bersama selesai, dilanjutkan

dengan acara potong pita oleh Bapak Anthony Butarbutar dan dilanjutkan dengan makan

bersama. Kemeriahan acara begitu dirasakan masyarakat disekitar, Semua orang turut

merayakan pembukaan bengkel Mr.Montir Sukamaju Depok tersebut dan memberikan

selamat kepada bapak Anthony Butarbutar.

Mr.Montir Sukamaju Depok merupakan salah satu badan usaha yang bergerak dalam

bidang otomotif dan kegiatan usahanya yaitu service, penjualan sparepart, dan accesoriess.

Didalam pelaksanaannya kegiatan usaha pada Mr. Montir Sukamaju Depok tentu sangat

memerlukan sistem administrasi penjualan yang baik dan akurat, karena kegiatan ini tentunya

mempermudah pelaksanaan kegiatan tersebut dan untuk meningkatkan kualitas pelayanan

kepada pelanggan.

Mr. Montir Sukamaju Depok memiliki visi dan misi sebagai berikut :

Visi

Menjadi jaringan umum bengkel nasional, terbesar dan tersebar di seluruh Indonesia yang

dikelola secara profesional dengan pelayanan yang lebih dari standar bengkel resmi.

Misi

Memberikan solusi terlengkap dengan pelayanan dan harga terbaik bagi pemilik sepeda

motor sehingga menghasilkan kemitraan yang saling menguntungkan bagi para stakeholder.

3.1.2 Struktur Organisasi dan Tata Kerja Organisasi

Setiap perusahaan dan organisasi mempunyai struktur organisasi untuk memperjelas

pembagian tugas, spesialis pekerjaan, dan wewenang masing-masing jabatan. Adapun

struktur organisasi bidang pekerjaan pada Mr. Montir Sukamaju Depok sebagai berikut:

Sumber : Mr.Montir Sukamaju Depok

OWNER

FRONTDESK

KEPALA MONTIR

SENIOR MONTIR

JUNIOR MONTIR

Gambar III.1.

Struktur Organisasi Mr. Montir Sukamaju Depok

Tata kerja setiap bagian berjalannya suatu perusahaan didukung oleh struktur

organisasi yang baik. Adapun tanggung jawab dan tugas dari setiap divisi sebagai berikut:

1. Owner

Adapun tugas dan tanggung jawab dari owner adalah sebagai berikut:

a. Sebagai penanam modal sekaligus pimpinan dimana memegang kekuasaan penuh,

wewenang dan tanggung jawab atas bengkel tersebut

b. Menerima dan mengeluarkan uang dari setoran omset outlet untuk kepentingan

perusahaan.

c. Mengeluarkan pembayaran gaji karyawan.

2. Kepala montir

Adapun tugas dan tanggung jawab dari kepala montir adalah sebagai berikut

a. Bertanggung jawab atas outlet.

b. Bertanggung jawab atas semua barang-barang di outlet.

c. Bertanggung jawab kepada pemilik bengkel atas hasil yang diperoleh.

d. Mengawasi jalannya bengkel baik dari segi manajemen maupun dari segi kualitas

mekanik

e. Terjun langsung ke lapangan ketika terjadi ketidakpuasan kepada konsumen.

f. Bertanggung jawab atas omset penjualan outlet.

3. Frontdesk

Adapun tugas dan tanggung jawab dari frontdesk adalah sebagai berikut

a. Menyambut konsumen yang datang ke bengkel dan membuat WO (Work Order)

b. Mencatat keluhan-keluhan yang ada pada sepeda motor konsumen

c. Memberikan informasi kepada konsumen mengenai harga service dan harga sparepart

d. Membuat nota penjualan dan pembelian setiap terjadi transaksi

e. Mencatat data pelanggan

f. Mencatat barang yang masuk dan keluar

g. Membuat laporan pembelian, persediaan barang, dan melaporkanya kepada kepala

mekanik

h. Mengawasi sisa barang yang ada dan segera melakukan penyetokan sehingga tidak

terjadi keterlambatan persediaan ba rang

4. Senior Montir

Adapun tugas dan tanggung jawab dari senior montir adalah sebagai berikut

a. Merawat dan memperbaiki sepeda motor konsumen yang masuk ke bengkel

b. Memberikan kualitas terbaik dalam melakukan service motor

c. Memberikan penjelasan kepada konsumen tentang kerusakan-kerusakan yang terjadi

d. Mencapai target yang dibuat oleh kepala montir

5. Junior Montir

Adapun tugas dan tanggung jawab dari junior montir adalah sebagai berikut

a. Merawat dan memperbaiki sepeda motor konsumen yang masuk ke bengkel

b. Memberikan kualitas terbaik dalam melakukan service motor.

c. Memberikan penjelasan kepada konsumen tentang kerusakan-kerusakan yang terjadi

d. Mencapai target yang dibuat oleh kepala montir

3.1.3 Kegiatan Usaha

Mr. Montir Sukamaju adalah perusahaan yang bergerak dibidang otomotif lebih

tepatnya bengkel perawatan dan perbaikan untuk semua jenis sepeda motor, bengkel Mr.

Montir berisi orang-orang yang kompeten di bidangnya, terutama montir sebagai icon

sekaligus peran utama dalam menangani motor yang ada. Tenaga Mekanik atau Montir

merupakan lulusan TMA (Techno Motor Academy). Harapannya motor yang dihasilkan

sudah benar-benar sehat. Adapun kegiatan usaha yang dilakukan oleh Mr. Montir Sukamaju

sebagai berikut:

1. Service Ringan

Service rutin yang biasa dilakukan setiap bulannya tanpa adanya pembongkaran part-part

yang sulit dibongkar dan melingkupi 23 tahapan pengecekan service lebih ke arah

penyetingan kendaraan.

2. Semi Overhaul

Service yang cukup berat yang dilakukan untuk pembongkaran part-part yang berada di

pengapian mesin, dan contoh untuk service semi overhoul seperti ganti rantai keteng,

ganti ring piston set, korter piston, ganti piston.

3. Overhaul

Service besar yang penanganan pada kendaraan yang mengalami masalah kritis atau

memang sudah terlampau termakan umur. Biasanya service besar urut mulai dari

membongkar mesin, perbaikan di sektor kepala silinder (revitalisasi dinding silinder dan

piston, pembersihan klep dengan dudukannya), revitalisasi plat kopling, pengecekan

keausan di sektor transmisi, perbaikan di sektor kelistrikan berat (generator, CDI, Coil),

dan masih banyak lagi.

1. Penjualan Sparepart

Mr. Montir Sukamaju juga menjual sparepart kepada konsumen yang ini membeli

sparepart yang dibutuhkan.

3.2 Hasil Penelitian

3.2.1 Ketentuan Administrasi Penjualan Sparepart Pada Mr. Montir Sukamaju

Depok

Mr. Montir Sukamaju Depok merupakan salah satu bidang usaha otomotif yang

berdiri pada 3 Desember 2016 yang terus berkembang, dengan berbagai pengalaman yang

ada perusahaan ini telah ikut bersaing dengan bengkel-bengkel yang ada saat ini, oleh karena

itu perusahaan ini harus mengembangkan usahanya dari berbagai aspek yang membantu

berkembangnya perusahaan sesuai kebutuhan jasa dan permintaan pasar sparepart.

Mr. Montir Sukamaju Depok juga mempunyai beberapa daftar table sparepart yang

dijual di Mr. Montir Sukamaju Depok.

Sumber: Mr. Montir Sukamaju Depok

Gambar III.2

Daftar Sparepart Mr Montir Sukamaju Depok

Daftar table adalah daftar barang atau sparepart yang dijual pada Mr.Montir Sukamaju Depok

dan berikut keterangannya:

1. Kategori

Suatu sistem yang berfungsi untuk membantu menjelajahi atau mengklasifikasi jenis

barang yang dijual di Mr. Montir Sukamaju Depok.

2. Kode Part

Kode barang yang tertera di kemasan sparepart dan dibuat kembali oleh head office (HO)

untuk masing-masing sparepart berdasarkan kelompok.

3. Nama Part

Nama barang atau sparepart yang ada didalam kategori.

4. Jumlah Stok

Untuk mengetahui jumlah barang atau stok yang tersedia di gudang sparepart dan dapat

mengendalikan pengandaan barang.

5. Nilai Persediaan

Aktiva perusahaan yang ada di gudang sparepart.

6. Sub Kategori

Sekelompok sparepart dari berbagai semua jenis kategori motor.

7. Pabrikan

Jenis pembuatan sparepart.

Untuk menunjang kegiatan pada Mr. Montir Sukamaju Depok yang sebagian besar

penjualan produk maka diperlukan administrasi penjualan yang baik. Administrasi penjualan

sparepart Mr. Montir Sukamaju Depok yaitu: pencatatan kartu stok, pencatatan disistem

komputer transaksi penjualan, laporan penjualan harian, mutasi stok harian (mutasi

persediaan barang), dan laporan penjualan bulanan. Oleh karena itu untuk memperlancar dan

lebih teratur dalam kegiatan administasi penjualan Mr Montir Sukamaju Depok mempunyai

ketentuan-ketentuan dalam pelaksanaannya. Berikut adalah ketentuan administrasi penjualan

di Mr Montir Sukamaju Depok:

1. Pencatatan Kartu Stok

a. Setiap transaksi penjualan frondesk atau Kepala Montir wajib mencatat di kartu stok

sparepart.

b. Kartu stok sparepart hanya boleh ditulis oleh frontdesk dan Kepala Montir.

2. Pencatatan disistem komputer transaksi penjualan.

a. Pencatatan pada komputer dilakukan oleh frondesk

b. Frontdesk mencatat semua jenis barang yang keluar gudang sparepart dari mulai

tanggal penjualan, jenis barang, harga penjualan sparepart, dan sampai pembayaran.

3. Laporan penjualan harian.

a. Laporan penjualan harian di lakukan oleh frontdesk outlet.

b. Frondesk membuat laporan harian seperti: history penjualan, kas dan bank, mutasi

masuk , mutasi keluar ,hutang outlet, piutang outlet.

4. Mutasi Stok Harian (mutasi persediaan barang)

a. Pembuatan mutasi harian yang dibuat oleh frontdesk

b. Frontdesk mengurutkan mutasi masuk dan keluar setiap closing penjualan.

5. Laporan penjualan bulanan

Laporan penjuualan bulanan adalah laporan yang dibuat frontdesk setelah laporan

tersusun dengan baik dan rapi maka barulah¸ frontdesk membuat laporan penjualan satu

bulan terakhir kepada owner

3.2.2. Prosedur Administrasi Penjualan Sparepart

Mr. Montir Sukamaju Depok merupakan salah satu bidang usaha otomotif yang terus

berkembang, dengan berbagai pengalaman yang ada perusahaan ini telah ikut bersaing

dengan bengkel-bengkel yang ada saat ini, oleh karena itu perusahaan ini harus

mengembangkan usahanya dari berbagai aspek yang membantu berkembangnya perusahaan

sesuai kebutuhan jasa dan permintaan pasar sparepart, adapun proses administrasi

pengiriman barang dan dokumen

sebagai berikut :

Gambar III.3.

Prosedur Administrasi Penjualan Sparepart

Berikut ini adalah penjelasan tentang prosedur administrasi penjualan di Mr. Montir

Sukamaju Depok.

1. Pemesanan atau pembelian

Pelanggan datang ke bengkel untuk membeli sparepart, dan memesan sparepart kepada

frontdesk yang ingin dibeli.

2. Pemesanan dicek sistem POS

Frondesk mengecek stok sparepart di dalam sistem komputer POS.

3. Mengecek Barang Pada Sistem

Pada proses ini frontdek mengecek barang yang sebutkan oleh pelanggan di sistem

komputer POS Mr Montir Sukamaju Depok. Berikut contoh tampilan pengecekan stok di

komputer :

Sumber: Mr. Montir Sukamaju Depok, 2017

Gambar III.4

Pengecekan Sparepart Komputer

4. Mengecekan Barang di Gudang

Dalam hal ini kepala montir juga mengecek ketersediaaan sparepart yang tersedia di

gudang sparepart dan penggadaan sparepart yang terjadi di Mr. Montir Sukamaju

Depok.

5. Kartu Stok

Pada Mr. Montir Sukamaju Depok mempunyai kartu stok yang dicatat setiap sparepart

tersedia dan ada transaksi penjualan sparepart yang keluar agar lebih mudah mengetahui

masuk dan keluar nya sparepart.

Sumber : Mr. Montir Sukamaju Depok

Gambar III.5

Kartu Stok

6. Input Pesanan di POS

Pada proses ini sparetpart yang telah diambil dari gudang dan dicatat pada kartu stok,

frontdesk menginput pesanan sparepart mulai dari nomor polisi, nama pelanggan, model

motor, nomer telepon, nama item barang, dan harga item barang yang dijual.

Sumber : Mr. Montir Sukamaju Depok

Gambar III.6

Input Pesanan

7. Transaksi Penjualan

Setelah penginputan sparepart selesai diPOS pelanggan melakukan tranasaksi

pembayaran sparepart kepada frontdesk.dengan harga yang sesuai disistem POS.

8. Cetak Kwitansi

Pelanggan yang telah membayar sparepart dengan sesuai harga yang ditentukan

frontdesk kemudian mencetakan kwitansinya untuk pelanggan lembar 1 (satu) untuk

konsumen, lembar 2 (dua) dan 3 (tiga) untuk dokumen Mr. Montir Sukamaju Depok.

Sumber : Mr. Montir Sukamaju Depok

Gambar III.7

Kwitansi

9. Menerima Sparepart

Pelanggan yang telah membayar sparepart pada frontdesk dan menerima kwitansi

pelanggan berhak menerima sparepart yang telah dibelinya.

10. Membuat Daftar Pesanan Kepada Supplier.

Mr. Montir Sukamju Depok juga harus bisa mengendalikan pengandaan sparepart agar

sparepart tidak terlalu banyak atau habis digudang dan salah satu tugas kepala motir

juga mengecek sparepart yang sudah hampir habis, dan membuat daftar pesanan

sparepart, catatan pemesanan sparepart diberikan kepada supplier

Sumber : Mr. Montir Sukamaju Depok

Gambar III.8

Pemesanan Sparepart Reguler

11. Pembayaran Kepada Supplier

Dalam proses ini owner pun mempuyai peranan penting untuk membayarkan tagihan

sparepart yang diberikan dari supplier kepada Mr. Montir Sukamaju Depok, dan owner

wajib melunasi pembayaran sebelum sparepart di kirim.

12. Penerimaan Barang Pesanan

Barang yang datang dari supplier di terima oleh frontdesk, dan frontdesk menginput

barang datang serta mengkonfirmasikan kepada kepala montir untuk mengecek sparepart

pengiriman dari supplier.

Namun jika sparepart belum sampai di terima Mr Montir Sukamaju Depok maka

memiliki alternatif lain untuk membeli terlebih dahulu di supplier dan menyetoknya.

13. Pengecekan Barang dari Supplier

Setelah sparepart diterima melalui frontdesk kepala montir juga berperan untuk

menggecek barang datang dari supplier, jika ada yang kurang dan tidak sesuai sparepart

nya kepala montir boleh membuat berita acara untuk keluhannya dan di kirimkan kepada

suppliernya tersebut.

Setelah melalui beberapa tahap-tahap di atas, maka sparepart tersebut bisa diterima oleh

pelanggan.

Berikut adalah beberapa data penjualan sparepart Mr. Montir Sukamaju Depok periode

April 2017.

Sumber : Mr. Montir Sukamaju Depok, 2017

Gambar III.9

Laporan Bulanan Penjualan Sparepart

3.2.3. Kendala yang Dihadapi pada Prosedur Administrasi Penjualan Sparepart pada

Mr Montir Sukamaju Depok

Dalam melaksanakan prosedur administrasi penjualan sparepart pada Mr Montir

Sukamaju Depok ada beberapa kendala yang ditemui antara lain :

1. Kode part tidak tersedia

Dalam hal ini biasanya pembelian sparepart yang dilakukan diluar bengkel tidak tersedia

di dalam sistem POS.

2. Komputer Error

Mr. Montir Sukamaju Depok juga mempunyai kendala di komputer terkadang komputer

mengalami error yang mengakibatkan komputer tidak dapat di gunakan.

3. Printer Error

Selain komputer yang terkadang mengalami error, biasa nya printer juga terkadang

mengalami error, akibat nya tidak bisa mencetak kwitansi.

1.2.2 Cara Mengatasi Kendala yang Dihadapi pada Prosedur Administrasi

Penjualan Sparepart pada Mr Montir Sukamaju Depok

Dalam penjabaran sebelum nya Mr Montir Sukamaju Depok mempunyai kendala

pada kode part , komputer, dan printer dan dimana apabila perusahaan memiliki kendala

semestinya memiliki jalan keluar agar mencapai tujuan yang diinginkan.

1. Kode part tidak tersedia

Disebutkan diatas jika kode part tidak tersedia di sistem POS maka biasanya frondesk

mengirimkan kode part barang ke helpdesk@technomotor.co.id agar kode tersebut

tertera di sistem POS

2. Komputer Error

Jika komputer di Mr Montir Sukamaju Depok terjadi error biasa nya, frondesk

melakukan sistem restart ulang agar komputer kembali seperti biasa, tetapi biasa nya

hal ini akan membutuhkan waktu lebih lama.

3. Printer Error

Mr Montir Sukamaju Depok memiliki printer yang sering digunakan dalam hal ini

printer yang error untuk mencetak kwitansi, frontdesk biasanya membuatkan kwitansi

manual untuk konsumen sebagai tanda bukti pembelian barang dan memberikan cap

resmi bengkel.