BAB III
PEMBAHASAN
3.1.1 Tinjauan Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah dan Perkembangan Perusahaan
Mr. Montir merupakan salah satu unit usaha PT. Techno Motor Indonesia (TMI) yang
adalah bagian dari Cahaya Mas Group yang berdiri sejak tahun 1981 dan bergerak di bidang
Media, Konstruksi, IT, Agrobisnis, dan Otomotif.
Melihat laju pertumbuhan jumlah sepeda motor yang sangat pesat di Indonesia, PT. Techno
Motor Indonesia (TMI) mengembangkan usaha dalam industri kendaraan roda dua, yakni :
sparepart, aksesoris, modifikasi, cuci dan salon motor serta jaringan nasional bengkel umum
sepeda motor dengan nama Mr. Montir. Pada Sabtu 3 Desember 2016 adalah hari yang
menggembirakan untuk keluarga Mr.Montir, karena pada hari tersebut Mr.Montir Sukamaju
Depok resmi dibuka dan dioperasikan. Kegiatan tersebut dilaksanakan di bengkel Mr.Montir
Sukamaju Depok yang beralamat di Jalan H.Dimun Raya No.102 Sukamaju Kota Depok.
Acara dimulai dengan pemberian kata sambutan yang disampaikan oleh perwakilan PT.
Techno Motor Indonesia kemudian dilanjutkan oleh Ketua RW setempat dan tokoh
masyarakat.
Setelah kata sambutan selesai, dilanjutkan dengan doa bersama yang dipimpin oleh
pendeta dan kata sambutan dari bapak Anthony Butarbutar sendiri selaku pemilik outlet
Mr.Montir Sukamaju Depok. Setelah kata sambutan dan doa bersama selesai, dilanjutkan
dengan acara potong pita oleh Bapak Anthony Butarbutar dan dilanjutkan dengan makan
bersama. Kemeriahan acara begitu dirasakan masyarakat disekitar, Semua orang turut
merayakan pembukaan bengkel Mr.Montir Sukamaju Depok tersebut dan memberikan
selamat kepada bapak Anthony Butarbutar.
Mr.Montir Sukamaju Depok merupakan salah satu badan usaha yang bergerak dalam
bidang otomotif dan kegiatan usahanya yaitu service, penjualan sparepart, dan accesoriess.
Didalam pelaksanaannya kegiatan usaha pada Mr. Montir Sukamaju Depok tentu sangat
memerlukan sistem administrasi penjualan yang baik dan akurat, karena kegiatan ini tentunya
mempermudah pelaksanaan kegiatan tersebut dan untuk meningkatkan kualitas pelayanan
kepada pelanggan.
Mr. Montir Sukamaju Depok memiliki visi dan misi sebagai berikut :
Visi
Menjadi jaringan umum bengkel nasional, terbesar dan tersebar di seluruh Indonesia yang
dikelola secara profesional dengan pelayanan yang lebih dari standar bengkel resmi.
Misi
Memberikan solusi terlengkap dengan pelayanan dan harga terbaik bagi pemilik sepeda
motor sehingga menghasilkan kemitraan yang saling menguntungkan bagi para stakeholder.
3.1.2 Struktur Organisasi dan Tata Kerja Organisasi
Setiap perusahaan dan organisasi mempunyai struktur organisasi untuk memperjelas
pembagian tugas, spesialis pekerjaan, dan wewenang masing-masing jabatan. Adapun
struktur organisasi bidang pekerjaan pada Mr. Montir Sukamaju Depok sebagai berikut:
Sumber : Mr.Montir Sukamaju Depok
OWNER
FRONTDESK
KEPALA MONTIR
SENIOR MONTIR
JUNIOR MONTIR
Gambar III.1.
Struktur Organisasi Mr. Montir Sukamaju Depok
Tata kerja setiap bagian berjalannya suatu perusahaan didukung oleh struktur
organisasi yang baik. Adapun tanggung jawab dan tugas dari setiap divisi sebagai berikut:
1. Owner
Adapun tugas dan tanggung jawab dari owner adalah sebagai berikut:
a. Sebagai penanam modal sekaligus pimpinan dimana memegang kekuasaan penuh,
wewenang dan tanggung jawab atas bengkel tersebut
b. Menerima dan mengeluarkan uang dari setoran omset outlet untuk kepentingan
perusahaan.
c. Mengeluarkan pembayaran gaji karyawan.
2. Kepala montir
Adapun tugas dan tanggung jawab dari kepala montir adalah sebagai berikut
a. Bertanggung jawab atas outlet.
b. Bertanggung jawab atas semua barang-barang di outlet.
c. Bertanggung jawab kepada pemilik bengkel atas hasil yang diperoleh.
d. Mengawasi jalannya bengkel baik dari segi manajemen maupun dari segi kualitas
mekanik
e. Terjun langsung ke lapangan ketika terjadi ketidakpuasan kepada konsumen.
f. Bertanggung jawab atas omset penjualan outlet.
3. Frontdesk
Adapun tugas dan tanggung jawab dari frontdesk adalah sebagai berikut
a. Menyambut konsumen yang datang ke bengkel dan membuat WO (Work Order)
b. Mencatat keluhan-keluhan yang ada pada sepeda motor konsumen
c. Memberikan informasi kepada konsumen mengenai harga service dan harga sparepart
d. Membuat nota penjualan dan pembelian setiap terjadi transaksi
e. Mencatat data pelanggan
f. Mencatat barang yang masuk dan keluar
g. Membuat laporan pembelian, persediaan barang, dan melaporkanya kepada kepala
mekanik
h. Mengawasi sisa barang yang ada dan segera melakukan penyetokan sehingga tidak
terjadi keterlambatan persediaan ba rang
4. Senior Montir
Adapun tugas dan tanggung jawab dari senior montir adalah sebagai berikut
a. Merawat dan memperbaiki sepeda motor konsumen yang masuk ke bengkel
b. Memberikan kualitas terbaik dalam melakukan service motor
c. Memberikan penjelasan kepada konsumen tentang kerusakan-kerusakan yang terjadi
d. Mencapai target yang dibuat oleh kepala montir
5. Junior Montir
Adapun tugas dan tanggung jawab dari junior montir adalah sebagai berikut
a. Merawat dan memperbaiki sepeda motor konsumen yang masuk ke bengkel
b. Memberikan kualitas terbaik dalam melakukan service motor.
c. Memberikan penjelasan kepada konsumen tentang kerusakan-kerusakan yang terjadi
d. Mencapai target yang dibuat oleh kepala montir
3.1.3 Kegiatan Usaha
Mr. Montir Sukamaju adalah perusahaan yang bergerak dibidang otomotif lebih
tepatnya bengkel perawatan dan perbaikan untuk semua jenis sepeda motor, bengkel Mr.
Montir berisi orang-orang yang kompeten di bidangnya, terutama montir sebagai icon
sekaligus peran utama dalam menangani motor yang ada. Tenaga Mekanik atau Montir
merupakan lulusan TMA (Techno Motor Academy). Harapannya motor yang dihasilkan
sudah benar-benar sehat. Adapun kegiatan usaha yang dilakukan oleh Mr. Montir Sukamaju
sebagai berikut:
1. Service Ringan
Service rutin yang biasa dilakukan setiap bulannya tanpa adanya pembongkaran part-part
yang sulit dibongkar dan melingkupi 23 tahapan pengecekan service lebih ke arah
penyetingan kendaraan.
2. Semi Overhaul
Service yang cukup berat yang dilakukan untuk pembongkaran part-part yang berada di
pengapian mesin, dan contoh untuk service semi overhoul seperti ganti rantai keteng,
ganti ring piston set, korter piston, ganti piston.
3. Overhaul
Service besar yang penanganan pada kendaraan yang mengalami masalah kritis atau
memang sudah terlampau termakan umur. Biasanya service besar urut mulai dari
membongkar mesin, perbaikan di sektor kepala silinder (revitalisasi dinding silinder dan
piston, pembersihan klep dengan dudukannya), revitalisasi plat kopling, pengecekan
keausan di sektor transmisi, perbaikan di sektor kelistrikan berat (generator, CDI, Coil),
dan masih banyak lagi.
1. Penjualan Sparepart
Mr. Montir Sukamaju juga menjual sparepart kepada konsumen yang ini membeli
sparepart yang dibutuhkan.
3.2 Hasil Penelitian
3.2.1 Ketentuan Administrasi Penjualan Sparepart Pada Mr. Montir Sukamaju
Depok
Mr. Montir Sukamaju Depok merupakan salah satu bidang usaha otomotif yang
berdiri pada 3 Desember 2016 yang terus berkembang, dengan berbagai pengalaman yang
ada perusahaan ini telah ikut bersaing dengan bengkel-bengkel yang ada saat ini, oleh karena
itu perusahaan ini harus mengembangkan usahanya dari berbagai aspek yang membantu
berkembangnya perusahaan sesuai kebutuhan jasa dan permintaan pasar sparepart.
Mr. Montir Sukamaju Depok juga mempunyai beberapa daftar table sparepart yang
dijual di Mr. Montir Sukamaju Depok.
Sumber: Mr. Montir Sukamaju Depok
Gambar III.2
Daftar Sparepart Mr Montir Sukamaju Depok
Daftar table adalah daftar barang atau sparepart yang dijual pada Mr.Montir Sukamaju Depok
dan berikut keterangannya:
1. Kategori
Suatu sistem yang berfungsi untuk membantu menjelajahi atau mengklasifikasi jenis
barang yang dijual di Mr. Montir Sukamaju Depok.
2. Kode Part
Kode barang yang tertera di kemasan sparepart dan dibuat kembali oleh head office (HO)
untuk masing-masing sparepart berdasarkan kelompok.
3. Nama Part
Nama barang atau sparepart yang ada didalam kategori.
4. Jumlah Stok
Untuk mengetahui jumlah barang atau stok yang tersedia di gudang sparepart dan dapat
mengendalikan pengandaan barang.
5. Nilai Persediaan
Aktiva perusahaan yang ada di gudang sparepart.
6. Sub Kategori
Sekelompok sparepart dari berbagai semua jenis kategori motor.
7. Pabrikan
Jenis pembuatan sparepart.
Untuk menunjang kegiatan pada Mr. Montir Sukamaju Depok yang sebagian besar
penjualan produk maka diperlukan administrasi penjualan yang baik. Administrasi penjualan
sparepart Mr. Montir Sukamaju Depok yaitu: pencatatan kartu stok, pencatatan disistem
komputer transaksi penjualan, laporan penjualan harian, mutasi stok harian (mutasi
persediaan barang), dan laporan penjualan bulanan. Oleh karena itu untuk memperlancar dan
lebih teratur dalam kegiatan administasi penjualan Mr Montir Sukamaju Depok mempunyai
ketentuan-ketentuan dalam pelaksanaannya. Berikut adalah ketentuan administrasi penjualan
di Mr Montir Sukamaju Depok:
1. Pencatatan Kartu Stok
a. Setiap transaksi penjualan frondesk atau Kepala Montir wajib mencatat di kartu stok
sparepart.
b. Kartu stok sparepart hanya boleh ditulis oleh frontdesk dan Kepala Montir.
2. Pencatatan disistem komputer transaksi penjualan.
a. Pencatatan pada komputer dilakukan oleh frondesk
b. Frontdesk mencatat semua jenis barang yang keluar gudang sparepart dari mulai
tanggal penjualan, jenis barang, harga penjualan sparepart, dan sampai pembayaran.
3. Laporan penjualan harian.
a. Laporan penjualan harian di lakukan oleh frontdesk outlet.
b. Frondesk membuat laporan harian seperti: history penjualan, kas dan bank, mutasi
masuk , mutasi keluar ,hutang outlet, piutang outlet.
4. Mutasi Stok Harian (mutasi persediaan barang)
a. Pembuatan mutasi harian yang dibuat oleh frontdesk
b. Frontdesk mengurutkan mutasi masuk dan keluar setiap closing penjualan.
5. Laporan penjualan bulanan
Laporan penjuualan bulanan adalah laporan yang dibuat frontdesk setelah laporan
tersusun dengan baik dan rapi maka barulah¸ frontdesk membuat laporan penjualan satu
bulan terakhir kepada owner
3.2.2. Prosedur Administrasi Penjualan Sparepart
Mr. Montir Sukamaju Depok merupakan salah satu bidang usaha otomotif yang terus
berkembang, dengan berbagai pengalaman yang ada perusahaan ini telah ikut bersaing
dengan bengkel-bengkel yang ada saat ini, oleh karena itu perusahaan ini harus
mengembangkan usahanya dari berbagai aspek yang membantu berkembangnya perusahaan
sesuai kebutuhan jasa dan permintaan pasar sparepart, adapun proses administrasi
pengiriman barang dan dokumen
sebagai berikut :
Gambar III.3.
Prosedur Administrasi Penjualan Sparepart
Berikut ini adalah penjelasan tentang prosedur administrasi penjualan di Mr. Montir
Sukamaju Depok.
1. Pemesanan atau pembelian
Pelanggan datang ke bengkel untuk membeli sparepart, dan memesan sparepart kepada
frontdesk yang ingin dibeli.
2. Pemesanan dicek sistem POS
Frondesk mengecek stok sparepart di dalam sistem komputer POS.
3. Mengecek Barang Pada Sistem
Pada proses ini frontdek mengecek barang yang sebutkan oleh pelanggan di sistem
komputer POS Mr Montir Sukamaju Depok. Berikut contoh tampilan pengecekan stok di
komputer :
Sumber: Mr. Montir Sukamaju Depok, 2017
Gambar III.4
Pengecekan Sparepart Komputer
4. Mengecekan Barang di Gudang
Dalam hal ini kepala montir juga mengecek ketersediaaan sparepart yang tersedia di
gudang sparepart dan penggadaan sparepart yang terjadi di Mr. Montir Sukamaju
Depok.
5. Kartu Stok
Pada Mr. Montir Sukamaju Depok mempunyai kartu stok yang dicatat setiap sparepart
tersedia dan ada transaksi penjualan sparepart yang keluar agar lebih mudah mengetahui
masuk dan keluar nya sparepart.
Sumber : Mr. Montir Sukamaju Depok
Gambar III.5
Kartu Stok
6. Input Pesanan di POS
Pada proses ini sparetpart yang telah diambil dari gudang dan dicatat pada kartu stok,
frontdesk menginput pesanan sparepart mulai dari nomor polisi, nama pelanggan, model
motor, nomer telepon, nama item barang, dan harga item barang yang dijual.
Sumber : Mr. Montir Sukamaju Depok
Gambar III.6
Input Pesanan
7. Transaksi Penjualan
Setelah penginputan sparepart selesai diPOS pelanggan melakukan tranasaksi
pembayaran sparepart kepada frontdesk.dengan harga yang sesuai disistem POS.
8. Cetak Kwitansi
Pelanggan yang telah membayar sparepart dengan sesuai harga yang ditentukan
frontdesk kemudian mencetakan kwitansinya untuk pelanggan lembar 1 (satu) untuk
konsumen, lembar 2 (dua) dan 3 (tiga) untuk dokumen Mr. Montir Sukamaju Depok.
Sumber : Mr. Montir Sukamaju Depok
Gambar III.7
Kwitansi
9. Menerima Sparepart
Pelanggan yang telah membayar sparepart pada frontdesk dan menerima kwitansi
pelanggan berhak menerima sparepart yang telah dibelinya.
10. Membuat Daftar Pesanan Kepada Supplier.
Mr. Montir Sukamju Depok juga harus bisa mengendalikan pengandaan sparepart agar
sparepart tidak terlalu banyak atau habis digudang dan salah satu tugas kepala motir
juga mengecek sparepart yang sudah hampir habis, dan membuat daftar pesanan
sparepart, catatan pemesanan sparepart diberikan kepada supplier
Sumber : Mr. Montir Sukamaju Depok
Gambar III.8
Pemesanan Sparepart Reguler
11. Pembayaran Kepada Supplier
Dalam proses ini owner pun mempuyai peranan penting untuk membayarkan tagihan
sparepart yang diberikan dari supplier kepada Mr. Montir Sukamaju Depok, dan owner
wajib melunasi pembayaran sebelum sparepart di kirim.
12. Penerimaan Barang Pesanan
Barang yang datang dari supplier di terima oleh frontdesk, dan frontdesk menginput
barang datang serta mengkonfirmasikan kepada kepala montir untuk mengecek sparepart
pengiriman dari supplier.
Namun jika sparepart belum sampai di terima Mr Montir Sukamaju Depok maka
memiliki alternatif lain untuk membeli terlebih dahulu di supplier dan menyetoknya.
13. Pengecekan Barang dari Supplier
Setelah sparepart diterima melalui frontdesk kepala montir juga berperan untuk
menggecek barang datang dari supplier, jika ada yang kurang dan tidak sesuai sparepart
nya kepala montir boleh membuat berita acara untuk keluhannya dan di kirimkan kepada
suppliernya tersebut.
Setelah melalui beberapa tahap-tahap di atas, maka sparepart tersebut bisa diterima oleh
pelanggan.
Berikut adalah beberapa data penjualan sparepart Mr. Montir Sukamaju Depok periode
April 2017.
Sumber : Mr. Montir Sukamaju Depok, 2017
Gambar III.9
Laporan Bulanan Penjualan Sparepart
3.2.3. Kendala yang Dihadapi pada Prosedur Administrasi Penjualan Sparepart pada
Mr Montir Sukamaju Depok
Dalam melaksanakan prosedur administrasi penjualan sparepart pada Mr Montir
Sukamaju Depok ada beberapa kendala yang ditemui antara lain :
1. Kode part tidak tersedia
Dalam hal ini biasanya pembelian sparepart yang dilakukan diluar bengkel tidak tersedia
di dalam sistem POS.
2. Komputer Error
Mr. Montir Sukamaju Depok juga mempunyai kendala di komputer terkadang komputer
mengalami error yang mengakibatkan komputer tidak dapat di gunakan.
3. Printer Error
Selain komputer yang terkadang mengalami error, biasa nya printer juga terkadang
mengalami error, akibat nya tidak bisa mencetak kwitansi.
1.2.2 Cara Mengatasi Kendala yang Dihadapi pada Prosedur Administrasi
Penjualan Sparepart pada Mr Montir Sukamaju Depok
Dalam penjabaran sebelum nya Mr Montir Sukamaju Depok mempunyai kendala
pada kode part , komputer, dan printer dan dimana apabila perusahaan memiliki kendala
semestinya memiliki jalan keluar agar mencapai tujuan yang diinginkan.
1. Kode part tidak tersedia
Disebutkan diatas jika kode part tidak tersedia di sistem POS maka biasanya frondesk
mengirimkan kode part barang ke [email protected] agar kode tersebut
tertera di sistem POS
2. Komputer Error
Jika komputer di Mr Montir Sukamaju Depok terjadi error biasa nya, frondesk
melakukan sistem restart ulang agar komputer kembali seperti biasa, tetapi biasa nya
hal ini akan membutuhkan waktu lebih lama.