15

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Umum Organisasi

3.1.1. Sejarah Kearsipan Kementrian Pertanian

Kementrian Pertanian memiliki sub bagian kearsipan tersendiri. Sub

bagian kearsipan Kementrian Pertanian sudah ada sejak tahun 1975, pada yahun

1975-1993 Sub Bagian Kearsipan telah ada dan berada di Unit Kerja Bagian Tata

Usaha, di bawah naungan Biro Tata Usaha. Kemuduian seiring berjalannya waktu

pada tahun 1994 sub bagian mengganti nama menjadi Sub Bagian Penggandaan

dan Kearsipan yang berada di Unit Kerja Bagian Tata Usaha Dibawah naungan

Biro Tata Usaha Perlengkapan.

Sub Bagian Kearsipan Kementrian Pertanian selalu melakukan perbaikan

hingga dari tahun ke tahun selalu ada perubahan. Pada tahun 2001-2005 Sub

Bagian Kearsipan mengganti nama dan dibagi menjadi Sub Bagian Pemeliharaan

Arsip, Sub Bagian Penyusutan dan Penghapsan Arsip dan Sub Bagian

Penggandaan yang berada di Unit Kerja Bagian Penggandaan dan Kearsipan

dibawah naungan Biro Organisasi dan Tata Usaha. Tahun 2006-2010 berganti

nama kembali menjadi Sub Bagian Kearsipan. Berdasarkan Peraturan Mentri

Pertanian Nomor 299/Kpts/OT.140/7/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja

Departemen Pertanian tanggal 25 juli 2005, berada di Unit Kerja Bagian Tata

Usaha di bawah naungan Biro Perencanaan. Pada saat itu, ruangan Sub Bagian

Kearsipan berada di lantai 1 Gedung A.

16

Pada tahun 2011 Sub Kearsipan di bawah Bagian Kearsipan dan

Administrasi Biro Keuangan dan Perlengkapan. Kemudian, Sub Bagian Kearsipan

mengalami perubahan nomenklatur kembali pada tahun 2015 di bawah Bagian

Kearsipan danTata Usaha Biro Umum dan Pengadaan, berdasarkan Permentan

No. 43/Permentan/OT.010/8/2015 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementrian

Pertanian, dan juga sesuai dengan :

a. UU No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Bab II Pasal 17 Ayat 2 “

Unit Kearsipan pada Lembaga Negara di linglkungan sekretariat pada

setiap lembaga negara sesuai dengan struktur organisasi”.

b. Peraturan Presiden Nomor 3 Tahun 2015 Tentang Organisasi Kementrian

Lembaga,

c. Peraturan Kepala ANRI Nomor 20 Tahun 2012 Tentang Pedoman

Pengelolaan Unit Kearsipan Pada Lembaga Negara.

Sub bagian kearsipan memiliki ruangan ini yang berada di Gedung A

lantai 7, dan ruangan ini semua kegiatan yang bersangkutan dengan arsip aktif

muali dari penciptaan hingga pemindahan. Sedangkan arsip yang dipindahkan dari

aktif mennuji arsip inaktif di simpan pada gedung arsip dengan ruang

penyimpanan yang berada di lantai 5.

17

3.1.2. Visi Dan Misi Unit Kearsipan Kementrian Pertanian

Unit Kearsipan Kementrian Pertanian Republik Indonesia memiliki visi

dan misi dalam melaksanakan tugasnya agar terwujutnya unit kearsipan yang baik

dan teratur. Visi dan Misi Unit Kearsipan Kementrian Pertanian Republik

Indonesia yaitu:

a. Visi

Terwujudnya arsip sebagai sumber informasi yang memiliki akuntabilitas

(accountability), dan ransparansi sebagai bentuk pertanggung jawaban

kepada publik (masyarakat umum) dan kepada para stakeholders yang

tertata, tertib, rapi, aman, akurat, serta dapat disajikan secara cepat dan

tepat.

b. Misi

1. Menyelenggarakan penciptaan, penataan, perawatan, pemeliharaan,

pelestarian, dan pemanfaatan arsip konvensional dan media baru

(elektronik).

2. Meningkatkan kajian dari pengembangan sistem, sarana dan

prasaranan, sumber daya manusia dan permasyarakatan serta

pengawasan kearsipan

3.1.3. Struktur Orgsnisasi Subbagian Kearsipan

Pada tahun 2016 Subbagian Kearsipan berada di bawah naungan Biro

Umum dan Pengadaan. Lihat gambar 1 mengenai struktur organisasi Subbagian

18

Kearsipan Kementrian Pertanian Republik Indonesia yang berada di bawah

Sekretariat Jenderal Kementrian Pertanian Republik Indonesia.

Sumber : Kementerian Pertanian RI Jakarta

Gambar III.1.

Struktur Organisasi Kementerian Pertanian RI

Sesuai dengan gambar diatas bahwa Subbagian Kearsipan Kementrian

Pertanian Republik Indonesia saat ini berada dibawah naungan Biro Umum dan

Pengadaan berada di bawah Unit Kerja bagian Kearsipan dan Tata Usaha.

Biro Umum dan Pengadaan mempunyai tugas melaksanakan dan

mengkoordinasikan pelaksanaan ketatausahaan tingkat Kementerian Keuangan

dan pemberian pelayanan pelaksanaan tugas kantor pusat Kementerian Keuangan

serta, melaksanakan dan mengkoordinasikan pembinaan dan pemberian dukungan

19

administrasi kepada seluruh lingkungan Sekretariat Jenderal. Biro Umum dan

Pengadaan terdiri dari 3 (tiga) bagian yaitu:

1. Bagian Kearsipan dan Tata Usaha memiliki tugas melaksanakan kegiatan

ketatausahaan di lingkungan Sekretariat Jenderal. Bagian ini telah dibantu

oleh beberapa subbagian yaitu:

a. Subbagian Kearsipan memiliki tugas melaksanakan koordinasi dan

penyelenggaraan kearsipan dan menyelenggarakan pelaksanaan pengelola

arsip dan dokumentasi, serta bimbingan kearsipan lingkup kementrian

pertanian.

b. Subbagian Persuratan memiliki tugas melaksanakan pengurusan dan

pengendalian surat serta pengelolaan arsip.

c. Subbagian tata usaha Sekretaris Jenderal Staff Ahli dan Biro yang

bertanggungjawab langsung kepada Sekretariat Jenderal.

d. Subbagian tata usaha menteri melaksanakan kegiatan ketatausahaan di

lingkungan menteri.

2. Bagian rumah tangga memiliki tugas melaksanakan penanganan urusan

dalam, pengamanan aset, personil dan lingkungan kantor serta pelaksanaan

pengelolaan arsip. Bagian ini telah di bantu oleh beberapa subbagian yang

terdiri dari 3 (tiga) subbagian yaitu:

a. Subbagian pemeliharan memiliki tugas melaksanakan pengendalian

administrasi pelaksanaan pembangunan, pemeliharaan dan perawatan

gedung, halaman gedung, rumah dinas serta peralatan kantor.

b. Subbagian keamanan dan transportasi memiliki tugas menjaga dan

bertanggung jawab atas keamanan di lingkungan kantor, bagian

20

transportasi mengkoordinir pengelolaan kendaraan dan inventarisasi

keadaan kendaraan.

c. Subbagian rumah tangga pemimpin memiliki tugas melakukan penyiapan

bahan koordinasi, penyusunan rencana, penyediaan kebutuhan rumah

tangga dan keperluan rapat serta pertemuan dinas.

3. Bagian layanan pengadaan barang dan jasa memiliki tugas melakukan

penyusunan serta kebutuhan dan pengadaan, penyimpanan dan penyuluhan

barang. Bagian ini telah di bantu oleh subbagian yang terdiri dari 2 (dua)

subbagian yaitu:

a. Subbagian administrasi pengadaan barang dan jasa memiliki tugas

melakukan pengelolaan administrasi, pengolahan data dalam pengadaan

barang dan jasa.

b. Subbagaian perencanaan dan pemantauan pengadaan barang dan jasa

memiliki tugas melaksanakan penyusunan analisa kebutuhan, pengadaan

barang dan jasa.

3.1.4. Kegiatan Subbagian Kearsipan

Dalam melaksanakan kegiatan sehari-hari, Subbagian Kearsipan Kementrian

Pertanian Republik Indonesia memiliki tugas yaitu melaksanakan koordinasi dan

penyelenggaraan kearsipan dan menyelenggarakan pelaksanaan pengelola arsip

dan dokumentasi, serta bimbingan kearsipan lingkup Kementrian Pertanian.

Berikut mengenai rincian tugas dan kegiatan subbagian kearsipan sekretariat

jenderal kementerian pertanian RI.

21

1. Kegiatan melakukan penyusunan bahan rencana kerja dan anggaran

subbagian kearsipan meliputi :

a. Melakukan pengumpulan data kearsipan

b. Melakukan pengolahan data kearsipan

c. Melakukan penyusunan kerangkan acuan kerja, rencana anggaran biaya

dan rencana operasional kegiatan subbagian kearsipan

d. Menyajiakan konsep usulan rencana kerja dan anggaran subbagian

kearsipan.

Hasil kegiatan melakukan penyusunan bahan rencana kerja dan anggaran

subbagian kearsipan yaitu konsep rencana dan anggaran, kerangka acuan

kerja, rencana anggaran biaya dan rencana operasional kegiatan.

2. Kegiatan melakukan penyiapan bahan penyusunan kebijakan teknis kearsipan

Kementerian Pertanian RI meliputi :

a. Melakukan pengumpulan, pengolahan dan analisis data dan informasi

terkait norma, standar, prosedur dan kriteria bidang kearsipan

b. Melakukan penyiapan nahan penyusunan konsep kebijakan teknis

kearsipan bidang kearsipan untuk mendapatkan persetujuan.

Hasil kegiatan ini yaitu konsep pedoman atau petunjuk pelaksanaan atau

petunjuk teknis, standar operasional prosedur bidang kearsioan Kementerian

Pertanian RI.

3. Kegiatan melakukan penyiapan bahan bimbingan kearsipan Kementerian

Pertanian RI meliputi :

a. Melakukan penyiapan bahan analisis kebutuhan bimbingan kearsipan

22

b. Melakukan penyipan bahan bimbingan kearsipan

c. Melakukan penyiapan bimbingan kearsipan dalam bentuk pelatihan,

bimbingan teknis, sosialisasi, apresiasi

Hasil kegiatan ini yaitu konsep laporan kegiatan bimbingan kearsipan

Kementerian Pertanian RI.

4. Kegiatan melakukan penyiapan bahan pemantauan dan evaluasi penerapan

kearsipan Kementerian Pertanian RI meliputi :

a. Melakukan penyiapan instrumen pemantauan dan evaluasi penerapan tata

kearsipan

b. Melakukan pemantauan dan evaluasi data kearsipan

c. Melakukan pengolahan data hasil pemantauan dan evaluasi penerapan

arsip

d. Menyajikan konsep informasi hasil pemantauan dan evaluasi tata

kearsiapan

Hasil kegiatan ini berupa konsep laporan hasil pemantauan dan evaluasi

penerapan tata kearsipan.

5. Kegiatan melakukan penyiapan pelaksanaan pemindahan arsip inaktif dari

unit kearsipan ke unit kearsipan pusat Kementerian Pertanian RI meliputi :

a. Melakukan penerimaan usul pemindahan arsip inaktif dari unit kearsipan

eselon I

b. Melakukan pemeriksaan kesesuain antara daftar arsip dan arsip yang akan

dipindahkan

23

c. Melakukan penerimaan pemindahan arsip yang dilakukan secara

berjenjang dari unit kearsipan pusat pertanian

d. Menyiapkan arsip yang dipindahkan pada ruang penyiapan pusat arsip

kementerian pertanian RI

Kegiatan ini menghasilkan konsep berita acara pemindahan arsip dan daftar

arsip serta fisik arsip yang dipindahkan.

6. Melakukan penyiapan pelaksanan pemusnahan arsip inaktif di lingkungan

Kementerian Pertanian RI meliputi :

a. Melakukan penyiapan konsep keputusan menteri pertanian tentang

pembentukan panitia pemusnahan arsip kementerian pertanian RI

b. Melakukan penilaian dan penyelesaian arsip inaktif pada pusat arsip

kementerian pertenian RI yang telah lewat retensinya berdasarkan jadwal

retensi arsip

c. Melakukan penyiapan daftar arsip usul musnah berdasarkan hasil

penelitian dan penyeleksian atau berdasarkan usulan pemusnahan arsip

dari unit pengolah

d. Melakukan penyiapan dan penyampaian surat permintaan persetujuan

pemusnahan arsip kepada ANRI ( Arsip Nasional Republik Indonesia ).

e. Melakukan penyiapan pelaksanaan pemusnahan arsip setelah mendapat

persetujuan musnah dari kepala ANRI

f. Menyiapkan dan mendokumentasikan hasil pelaksanaan pemusnahan

arsip

24

Hasil dari kegiatan ini yaitu konsep keputusan menteri pertanian tentang

pembentukan panitia pemusnahan arsip, konsep keputusan menteri pertanian

tentang penetapan pelaksanan pemusnahan arsip dan konsep laporan

pelaksanaan arsip inaktif lingkungan kementerian pertanian RI

7. Kegiatan melakukan penyiapan pelaksanaan penyerahan arsip yang bernilai

guna kesejahterahan ke ANRI meliputi :

a. Menyiapkan bahan penilaian dan penyeleksian arsip inaktif pada pusat

arsip kementerian pertanian RI yang telah lewat retensinya dan

berketerangan permanen berdasarkan jadwal retensi arsip

b. Menyiapkan daftar arsip usul serah berdasarkan usulan penyerahan arsip

dari unit pengolah

c. Menyiapkan surat usul serah kepada ANRI

d. Menyampaikan pelaksanaan penyerahan arsip yang telah diverivikasi oleh

tim penilai ANRI

e. Menyiapkan dan mendokumentasikan pelaksanaan penyerahan arsip

Kegiatan ini menghasilkan konsep berita acara penyerahan arsip, daftar arsip

yang diserahkan

8. Kegiatan menyiapkan bahan pelayanan penggunaan arsip dinamis inaktif di

pusat arsip kemeterian pertanian RI meliputi :

a. Melakukan pelayanan permintaan pencarian arsip inaktif

b. Melakukan penelusuran arsip inaktif berdasarkan permintaan pengguna

c. Menyerahkan arsip yang sudah ditemukan kepada pengguna setelah

pengguna menandatangani formulir peminjaman.

25

d. Menerima pengambilan arsip inaktif yang telah selesai digunakan

pengguna

Kegiatan ini menghasilkan konsep laporan pelayanan penggunaan arsip

9. Kegiatan melakukan pemeliharaan arsip dinamis inaktif di pusat kementerian

pertanian RI meliputi :

a. Melakukan pemberkasan arsip inaktif

b. Melakukan penataan arsip inaktif

c. Pelakukan penyimpanan arsip inaktif

d. Melakukan alih media arsip inaktif

Hasil kegiatan ini yaitu konsep laporan daftar arsip inaktif pusat arsip

kemenetrian pertanian dan konsep laporan daftar arsip digital hasil alih media.

10. Kegiatan melakukan penyiapan sarana dan prasarana kearsipan unit kearsipan

pusat dan sekretariat jenderal kementerian pertanian meliputi :

a. Melakukan penyiapan bahan identifikasi dan penyusunan daftar

kebutuhan sarana dan prasarana kearsipan unit kearsipan pusat dan

sekretatiat jenderal kementerian pertanian

b. Melakukan penyiapan sarana dan prasarana kearsipan unit kearsipan pusat

dan sekretariat jenderal kementerian pertanian

Kegiatan ini menghasilkan konsep laporan penyedian sarana dan prasarana

kearsipan unit kearsipan pusat dan sekretariat jenderal kementerian pertanian.

11. Kegiatan melakukan penyiapan bahan implementasi kearsipan meliputi :

a. Melakukan penyiapan bahan pengembangan aplikasi elektronisasi arsip

26

b. Melakukan penyiapan bahan sosialisasi dan bimbingan teknis

implementasi elektronisasi arsip

c. Melakukan penyiapan bahan pemantauan dan evaluasi implementasi

elektronisasi arsip

Kegiatan ini menghasilkan konsep laporan pelaksanaan sosialisasi dan

bimbingan teknis elektronisasi arsip dan konsep laporan implementasi

elektronisasi arsip.

12. Kegiatan melakukan tugas kedinasan lain berdasarkan penugasan pemimpin

menghasilkan konsep laporan pelaksanaan tugas kedinasan lain

13. Kegiatan melakukan penyusunan dan penyajian laporan kegiatan serta

penyusunan pertanggung jawaban keuangan subbagian kearsipan. kegiatan ini

menghasilkan konsep laporan pelaksanaan kegiatan dan pertanggung jawaban

keuangan subbagian kearsipan.

14. Kegiatan melakukan penyimpanan dan pemeliharaan dokumen kegiatan

subbagian kearsipan, menghasilkan dokumen kegiatan sub bagian kearsipan.

27

3.2. Hasil Penelitian

3.2.1. Data-data arsip inaktif yang di entry

Berdasarkan wawancara dengan Ibu Rosqi selaku sekretaris subbagian

kearsipan, menyatakan bahwa arsip inaktif yang akan di entry memiliki banyak

jenis suratnya sebagai berikut:

1. Arsip kepegawaian yaitu arsip yang berhubungan dengan pegawai.

Contoh: surat-surat pengangkatan jabatan pegawai, surat pelantikan

pegawai, surat lepas masa jabatan (pensiun).

2. Arsip yang bernilai administrasi. Contoh: surat ketentuan-ketentuan

organisasi, surat keputusan, surat prosedur kerja.

3. Arsip yang bernilai hukum. Contoh: surat perjanjian, surat kuasa dan

keputusan pengadilan.

Dari beberapa jenis surat yang akan di entry itu belum dilakukan

pemilihan surat berdasarkan jenismya. Jika surat-surat sudah tersusun rapih sesuai

dengan pengelompokan jenis suratnya, surat bisa di entry.

3.2.1. Pelaksanaan pengentrian data arsip inaktif

Dalam penginputan data arsip inaktif di Kementerian Pertanian Republik

Indonesia masih dengan sistem manual. Banyak berbagai jenis surat yang di akan

diarsipkan. Dari surat masuk dan surat keluar sekjen, surat masuk dan keluar

mentan.

28

Berikut Flowchart Pengentrian Data Arsip Inaktif

Biro Umum Bagian Kearsipan Subbagian Kearsipan

Sumber: Kementerian Pertanian RI Jakarta

Gambar III.2

Flowchart Pelaksanaan Pengentrian Data Arsip Inaktif

Keterangan:

1. Bagian Umum

Biro Umum dan Pengadaan mempunyai tugas melaksanakan dan

mengkoordinasikan pelaksanaan ketatausahaan tingkat Kementerian Keuangan

dan pemberian pelayanan pelaksanaan tugas kantor pusat Kementerian Keuangan

serta, melaksanakan dan mengkoordinasikan pembinaan dan pemberian dukungan

Mulai

Pengecekan Surat

Untuk diberikan

kepada Bagian yang

dituju

Pengecekan Surat Dan

Isi Surat

Pengelompokan surat

Pemberian kode

Menyortir surat

Mengentri surat

Menempatkan Surat

Arsip

Selesai

Jika terjadi

kesalahan

dalam surat

Masuk

29

administrasi kepada seluruh lingkungan Sekretariat Jenderal. Mengkoordinasikan

surat-surat yang diterima dan diberikan sesuai dengan bagian yang dituju dalam

surat tersebut.

2. Bagian Kearsipan

Bagian Kearsipan dan Tata Usaha memiliki tugas melaksanakan kegiatan

ketatausahaan di lingkungan Sekretariat Jenderal serta melakukan pengecekan

surat. Jika terjadi kesalahan surat di kembalikan kepada Bagian Umum.

3. Subbagian kearsipan

Subbagian Kearsipan memiliki tugas melaksanakan koordinasi dan

penyelenggaraan kearsipan dan menyelenggarakan pelaksanaan pengelola arsip

dan dokumentasi, serta bimbingan kearsipan lingkup kementrian pertanian.

Dari pengamatan yang saya dapat, prosedur penginputan data dalam kantor

kementerian pertanian Republik Indonesia sebagai berikut :

a. Pengelompokan Surat.

Surat yang akan diarsipkan dari arsip aktif kemudian dipindahkan menjadi

arsip inaktif. Dibagian ini kita harus memilah surat terlebih dahulu, antara surat

masuk atau surat keluar, dan harus dipisah juga antara surat setjen atau surat

mentan.

b. Pemberian Kode

Surat yang sudah selesai dipilah, harus diberi kode. Dalam pemberian kode

surat kita harus mengetahui tentang apa isi surat tersebut. Kita bisa lihat terlebih

dahulu perihal surat. Setelah mengetahui isi surat baru diberikan kode masing-

masing sesuai isi surat.

30

c. Menyortir surat

Surat yang akan diarsipkan perlu kita sortir, agar surat yang akan diarsipkan

tertata secara urut dari kode yang telah diberikan pada surat. Dalam menyortir

surat guna untuk mempermudah dan mempercepat dalam penginputan data arsip

yang baik dan efisien.

d. Mengentri surat

Setelah surat yang akan diarsipkan sudah tersusun secara urut dan rapi.

Surat-surat tersebut diinput menggunakan microsoft excel. Berikut gambar hasil

inputan surat dengan microsoft excel:

Gamar.III.3

Laporan entri surat keluar Kementerian Pertanian kode KU (Keuangan)

31

Gambar III.4

Laporan entri surat Sekretaris Jenderal tanpa kode

Gambar.III.5

Laporan entri surat keputusan Kementerian Pertanian kode PL (

Pelaksanaan)

32

e. Menemparkan surat

Surat yang sudah di input, dimasukkan kebox surat sesuai kode surat yang

ditempel diluar box. Surat disusun dengan rapih didalam box, kemudian box

tersebut disimpan dalam lemari arsip atau filling cabinet yang sudah disediakan di

ruang arsip.

3.2.2. Kendala dan cara mengatasi arsip inaktif pada Kementerian Pertanian

1. Kendala yang terjadi sering terjadi dalam pengarsipan

Masalah yang sering dihadapi dalam kearsipan Kementrian Pertanian yaitu :

1. Banyaknya arsip yang berhamburan, sehingga surat-surautnya susah untuk

ditemukan dalam pengelompokan surat.

2. Banyaknya surat-surat yang tidak terawat, sehingga surat banyak yang

rusak dan tidak bisa di baca lagi, sehingga sulit untuk diinput.

3. Bertambahnya surat-surat kebagian arsip tanpa ada penyusutan sehingga

tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi.

4. Tidak dapat ditemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu surat-

surat yang di perlukan oleh pimpinan atau organisasi lain.

5. Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh pimpinan atau organisasi lain

jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.

2. Cara Mengatasi Kendala

Untuk mengatasi kendala-kendala kearsipan, kita harus tahu bagaimana cara

untuk mengatasi masalah-masalah tersebut agar tidak merugikan perusahaan,

yaitu:

33

a. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan.

b. Menggunakan sistem penyimpanan secara tepat

Sistem penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur

memuat sesuatu pedoman tertentu untuk menyusun/ menyimpan arsip,

sehimgga bilamana diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dan

cepat.

c. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat.

d. Penyelenggaraan penyusutan arsip

Penyusutan arsip diadakan secara berkala sehingga tidak terjadi penimbunan

warkat dan tercampurnya warkat lama yang akan dimusnahkan.

e. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan/ kontrol dan

pengendalian yang ketat.