bab iii pembahasan · 28 bab iii pembahasan 3.1. tinjauan umum organisasi 3.1.1. sejarah berdiri pt...

28

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Umum Organisasi

3.1.1. Sejarah Berdiri PT Circle K Indonesia Utama

Circle K adalah waralaba toko kelontong atau minimarket Internasional yang

berasal dari Amerika Serikat. Perusahaan ini berdiri pada tahun 1951 di El Paso,

Texas. Jaringan minimarket Circle K kini dimiliki dan dioperasikan oleh jaringan

waralaba toko retail terbesar di Kanada, yaitu perusahaan Alimentation Couche-Tard.

Pada tahun 1951, Fred Harvey membeli 3 toko bahan makanan Kay's

Foodstore di El Paso, Texas, setelah pembelian tersebut, Fred Harvey mengubah

nama kay's Foodstore menjadi Circle K. Sejak saat itu dengan perlahan Circle K

mulai membesar melalui berbagai akuisisi minimarket lain dan akhirnya pada tahun

1979, Circle K terjun ke pasar internasional dengan mengadakan lisensi pembukaan

gerai internasional pertamanya di Jepang. Hal inilah yang menjadi batu loncatan bagi

perusahaan ini berkembang menjadi salah satu jaringan waralaba minimarket yang

terbesar di dunia. Itulah cikal bakal merek Circle K yang kita kenal sampai saat ini.

Sampai saat ini Jaringan minimarket Circle K memiliki lebih dari 4000 gerai

internasional yang terletak di luar Amerika dan 2100 gerai yang tersebar di seluruh

Amerika.

Pada tahun 2003 Alimentation Couche-Tard (ACT) sebuah perusahaan retail

convenience store terbesar dari Kanada mengakuisisi brand/merk Circle K. Gerai

29

Circle K saat ini dapat dijumpai hampir di berbagai belahan dunia seperti di

Amerika Serikat, Meksiko, Jepang, Macau, China,Taiwan, Guam, Hong Kong, dan

Indonesia. Circle K pertama kali hadir di Indonesia pada tahun 1986 di kota Jakarta,

tepatnya di Jalan Panglima Polim, Jakarta Selatan. Circle K lalu merambah keluar

Jakarta dengan membuka store luar jakarta pertamanya di Bali pada tahun 1996,

Circle K Yogyakarta menyusul pada tahun 2000, Circle K Bandung juga menyusul

tahun 2001. Saat ini Circle K memiliki gerai di hampir setiap kota besar di seluruh

Indonesia dan mempekerjakan lebih kurang 700 tenaga kerja di Indonesia, Circle K

memiliki jaringan di Jakarta (23 gerai), Bandung (7 gerai), Yogyakarta (38 gerai),

Bali (42 gerai), Surabaya, Batam, dan Makassar (9 gerai).

3.1.2. Visi dan ssMisi

1. Visi

Visi Circle K adalah untuk menjadi Convenience Store pilihan utama untuk

belanja harian.

2. Misi

Sedangkan misi dari Circle K adalah:

a. Terus menerus melakukan inovasi untuk memberikan pengalaman belanja

yang menyenangkan bagi pelanggan.

b. Menyediakan kesempatan untuk berkembang di dalam lingkungan kerja yang

dinamis dan kompetitif dengan tetap menjunjung tinggi etika.

c. Memastikan nilai pertumbuhan yang berkesinambungan bagi pemegang

saham.

30

3.1.3. Etos Kerja Circle K

Circle K memiliki values yang sangat penting sebagai berikut:

1. Hubungan kerja yang berlandaskan sikap saling mempercayai.

2. Menjunjung standar etika dan moral yang tinggi.

3. Menghargai hasil usaha dan pencapaian atas usaha.

4. Organisasi yang berpusat pada pelayanan dengan konsep STFF.

5. Menciptakan lingkungan kerja yang nyaman bagi karyawan dan pelanggan.

3.1.4. Pelayanan di Circle K

Berikut atribut yang ada pada Circle K, yaitu:

1. Speed: Dengan memberikan kecepatan dalam pelayanan sehingga customer tidak

terlalu lama dalam menunggu.

2. Tidiness: Memberikan kebersihan dan kerapihan di took danproduk yang tertata

dengan baik sehingga costumer mudah dan senang dalam berbelanja.

3. friendliness: Memberikan pelayanan yang ramah dan sopankepada setiap

costumer sehingga costumer merasa diterima saat berbelanja.

4. Fun Costumer akan merasa senang dan puas dalam berbelanjadengan memberikan

shopping experience yang menyenangkan.

3.1.5. Cara Kerja di Circle K

Circle K memiliki brand promise yang sangat penting sebagai berikut:

1. Untuk costumer

Memberikan pengalaman berbelanja yang mengesankan sehingga costumer akan

31

senang dan mau untuk kembali lagi.

2. Untuk karyawan

Menjadikan Circle K sebagai tempat untuk berinteraksi dan menjalin kebersamaan

sehingga dapat tumbuh dan berkembang bersama-sama.

3. Untuk shareholder

Memberikan keuntungan dan nilai yang tinggi atas perkembangan perusahaan

sehingga bisa menjadi convenience store pilihan

4. Untuk business partner

Memberikan pertumbuhan penjualan secara berkesinambungan dengan

berlandaskan rasa kepercayaan dan saling menguntungkan.

3.1.6. Strategi Circle k

Untuk mencapai pertumbuhan seperti yang direncanakan, Circle K memilih

strategi franchise. Di satu sisi strategi ini berpeluang mempercepat pertumbuhan

jumlah store, namun disisi lain mengandung resiko kegagalan, jika tidak digarap

dengan baik, sehingga membahayakan brand equity yang sudah terbentuk. Untuk itu,

Circle K menyiapkan dukungan sistem untuk menunjang pelaksanaannya.Selain itu,

Circle K juga secara terus menerus menambah jaringan store melalui metode yang

terstruktur dan menggali semua potensi yang mungkin untuk menjamin pertumbuhan

yang sehat.

32

3.1.7. Struktur dan Tata Kerja Organisasi

3.1.7.1. Sruktur Organisasi Circle K JakartaSelatan

Struktur Organisasi

Circle K Cabang Melawai

Jakarta Selatan

Sumber: Circle K Cabang Melawai Jakarta Selatan

Gambar III.1. Struktur Organisasi

GM

(GENERAL MANAGER)

AK

(AREA KORDINATOR)

SL

(STORE LEADER)

OM

(OPERASIONAL MANAGER)

CSR 2

( Customer Service

Representative 2)

AK TAC

(AREA KORDINATOR TAKE

AWAY CAFE)

CSR 1

( Customer Service

Representative )

33

3.1.7.2.Tata Kerja Organisasi

1. GM (General Manager)

Memimpin regional yang bertanggung jawab terhadap kemajuan dan

perkembangan toko Circle k General Manager tidak berada di toko melainkan di RO

(Regional Office)

Tugas-tugas GM:

a. Mamastikan bahwah pelaksanaan kerja telah berjalan.

b. Bertanggung jawab pada Distribusi Center (DC).

c. Fokus pada midset konsumen bagaimana cara membuat konsumen royal

apapun yang terjadi.

d. Membentuk image brand sesuai dengan strategi manajemen.

e. Menjalankan proses agar misi dan visi tercapai.

f. Fokus pada sistem.

2. OM (Operasional Manager)

Dalam satu regional di Circle K mempunyai 3 OM atau Oprasional Manejer yang

bertugas untuk membantu memonitoring keadaan toko serta membantu ketersediaan

prasarana dan kelengkapan toko

Tugas-tugas OM:

a. Mengawasi personali toko.

b. Mengawasi peralatan/feature toko.

c. Mengawasi ketertiban lingkungan area toko.

d. Mengawasi stock barang di toko.

34

e. Mengkordinir semua masalah yang di alami di toko.

f. Pengendalian, pengawasan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan operasional.

3. AK (Area Kordinator)

Area Kordinator di bagi menjadi dua bagian yaitu Area Kordinator untuk toko

dan Area Kordinator untuk TAC(take away cafe) satu Area Kordinator membawahi

13 toko untuk memonitori dan membantu pelaksana kerja di toko

Tugas-tugas AK :

a. Memantau kinerja oprasional toko setiap wilayah yang di pegang.

b. Mebantu dan meninjau keadaan toko.

c. Memastikan bahwa tidak ada masalah di toko wilayah yang di pegang.

d. Memberikan arahan dan solusi jika orang dibawahnya mengalami masalah

atau kesulitan.

e. membantu toko agar mencapai target penjualan.

f. Menjaga prasarana alat di toko.

4. SL (Store Leader)

SL atau Store Leader adalah kepala toko yang bertanggung jawab terhadap

kelancaran operasional dan menjadi perantara karyawan dan AK serta membantu

toko untuk mencapai terget penjualan

Tugas-tugas SL :

a. Mengkordinir dan menjalankan semua kegiatan operasional toko dengan

melakukan pengendalian.

35

b. Mengkordinir semua aktifitas toko di dalam memberikan pelayanan kepada

semua pelanggan yang di arahkan untuk kepuasan pelanggan dan

meningkatkan penjualan toko.

c. Mengkordinir dan mengelolah bahawan CSR (Customer Service

Representative)

d. Berkordinasi/berhubungan dengan Area Kordinator dan departmen lain

sehubungan dengan adanya masalah/program-program tertentu yang berkaitan

dengan toko.

e. Menerima barang dari supplier.

f. Menggulung sales toko dan merapihkan store bag.

g. Bertanggung jawab atas hasil kerja staff.

h. Membuat jadwal kerja untuk bawahan (staff).

i. Melakukan evaluasi berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas operasional

sehari-hari.

5. CSR (Customer Service Representative )

Customer Service Respresentative mempersiapkan dan melaksanaan operasional

toko.

Tugas-tugas CSR 2:

a. Memberikan pelayana kepada pelanggan.

b. Menggantikan SL jika tidak ada di toko.

c. Melayani transaksi pembayaran dengan baik.

d. Pemajangan barang (display).

e. Menawarkan produk-produk yang sedang promosi.

36

f. Memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan baik.

Tugas CSR 1:

a. Memberikan pelayanan kepada pelanggan.

b. Melakukan kerbersihan toko.

c. Melakun pengawasan dan pencegahan barang hilang.

d. Pemajangan barang (display) dan pemenuhan dari gudang ke area sales

(gondola).

e. Mempersiapkan retur barang.

f. Menurunkan dan pengecekan datang barang dari DC.

3.1.8. Kegiatan Usaha

Pada Circle K Indonesia Utama kegiatan yang di lakukan tidak jauh berbeda dengan

perusahaan-perusahaan ritel lainnya yaitu melakukan penjualan, pelayanan dan

promosi dan banyak hal lain yang bertujuan untuk meningkatkan penjualan untuk

mendapatkan keuntungan.

1. Produk barang yang di jual di Circle K

Pada Cirle K Indonesai Utama tidak jauh berbeda dengan perusahaan ritel lain

sebagai satu perusahaan convenience storeyang bertujuan untuk menjadi perusahaan

conveniece store nomer satu. Circle K menjual berbagai produk siap pakai serta

mempunya produk take away cafe seperti fresh coffe,gogocha, froster dan food yang

siap saji.

Produk barang yang di distribusikan dari berbagai macam perusahaan food dan non

food atara lain :

37

a. Distributor: Nestle, Aqua, Mayora, P&G, Unilever, ABC, Indofood, Frisian flag

b. Private label

Private label adalah barang-barang yang di hasilkan oleh perusahaan lain

namun pihak Circle K berkerja sama dengan perusahaan tersebut dan membuat

nama produk dari barang yang di hasilkan perusahaan tersebut antara lain:

Lite&Bite, Quick Choice.

3.1.9. Promosi yang DilakukanCircle K

Circle K sebagai salah satu perusahaan ritel di indonesia tentunya memiliki

strategi promosi sendiri yang harus terus berjalan, ini semua tentunya untuk

memberikan kepuasan berbelanja bagi para pelanggan Circle K. Namun dalam setiap

promosi yang berlangsung tentunya tidak semua produk yang mengalami promo,

melainkan produk-produk tertentu yang telah berkerja sama dengan pihak marketing

Circle K. Promosi-Promosi yang berjalan di Circle K adalah :

1. Promo bulanan

Promo bulanan berlangsung selama 1 bulan sekali pergantian promo biasanya

terjadi di awal dan akhir bulan.

2. Promo A card (Circle K Card)

Promo card merupakan promo khusus pemegang kartu Circle K, promo yang

terjadi sangat bervariasi seperti mendapatkan potongan harga ataun mendapatkan

item tambahan.

38

3. Promo seasonal

Promo seasonal merupakan promo yang berlangsung pada saat waktu dan

keadaaan tertentu biasanya promo ini berlansung menjelang hari-hari besar

keagamaan seperti di bulan Ramadan/Puasa , Hari Natal dan Awal Tahun.

4. Combo paket

Promo yang menggambungan beberapa item dan membeli secara bersamaan dan

mendapatkan potongan harga seperti minuman dan makanan promo combo ini

berganti-ganti setiap bulan.

5. Promo Triwulan

Promo Triwulan merupakan sebuah promo yang bertujuan memberikan reward

kepada para pelanggan sejati Circle k hal ini biasanya bermekanisme seperti

belanja dengan nominal tertentu yang di dalamnya banyak produk sponsor makan

pelanggan akan mendapatkan poin, stiker, kupon ataucard member Circle K yang

mana dengan mengumpulkan ini dapat di undi pada saat promo berakhir hadianya

dapat u berupa uang, voucher belanja , tabungan, barang-barang elektronik dan

lain-lain.

3.2. Hasil Penelitian

Berdasarkan pengamatan dan wawancaara penulis di lapangan mengenai prosedur

pelaksanaan persediaan barang pada bagian gudang di Circle K Cabang Melawai

Jakarta Selatan.

39

3.2.1. Proses Persediaan Barang


Gambar III.2. Alur Persediaan Barang

Bagian

Administrasi

Kepala Gudang Bagian

Merchendise

Bagian

Logistik

Toko

Pengolahan

data

mulai

Surat jalan

Laporan

barang keluar

pengecekan

Memuat

barang

Penyerahan

barang ke

DM

Pengecekan

barang keluar

selesai

Proses

gudang

Arsip

Pengecekan dan

penerimaan

barang

invoice

40

Ada pun penjelasan dari gambar alur prosedur sebagia berikut:

1. Pengelolah data

Bagian Adminisrasi mengelolah data berdasarkan sistem dengan melihat stock

barang yang mendekati minumun stock di toko lalu memerikasa stock persedian

barang digudang melalui komputer.

2. Mencetak invoice barang

Sehabis mencocokan barang yang tersedia dengan barang permintaan di toko

bagian administrasi lalu mencetak invoice dalam tiga rangkap berwarna putih,

merah , dan kuning lalu memberikannya kepada kepala gudang untuk bukti

penyimpanan barang keluar.

3. Membuat laporan barang keluar

Setelah bagian Administrasi mencetakan invoice barang dan di berikan kepada

kepala gudang selanjutnya kepala gudang membuat laporan barang-barang apa

saja yang akan keluar dan membuat pengarsipan setelah semua selesai kepala

gudang memberikannya kepada bagian Merchendise.

4. Membuat Administrasi surat jalan

Setelah membuat administrasi barang keluar lalu membuat Administrasi surat

jalan yang nantinya akan di berikan kepada DM(Driver Men) untuk di lengkapi

dan alat bukti.

5. Memuat barang

Setelah invoice diterima pihak merchendise memuat barang sesuai yang tertera

pada invoice barang.

41

Tabel III.1. Contoh Tabel Invoice Barang

Code Ordr Qty Trns Qty Unit Product name

03010100111 10 10 Pack Nivea Body

white 100

ML

03010100113 5 5 Pack Kitkat Greentea

03010100114 8 8 bottle CocaCola 425Ml

03010100115 7 7 bottle Fanta 425Ml


Setelah itu akan di lakukan pengecekan barang apakah tidak ada barang lebih atau

kurang dan harus sesuai dengan quanity yang tertera pada invoice barang setelah

semua sudah sesuai dengan lalu bagian Merchendise menyerahlan muatan kepada

bagian logistik beserta administrasi invoice barang.

6. Bagian Logostik

Setelah barang selesai di muat barang yang akan di antar tersebut di berikan

kepada bagian Logistik lalu mengecek atau memeriksan barang dengan pihak

DM(Driver Men) yang akan mengatarnya dan setelah itu bagian logistik

menyerahkan Administrasi dan surat jalan kepada DM (Driver Men)

7. Toko

Sesampainya di toko pihak DM(Driver Men)menyerahkan administrasi seperti

datangnya mobil, invoice dan pertukaran modal setelah CSR 2(Customer Service

Representative 2) melakukan pengisian Administrasi asisten DM (Driver Men)

dan CSR (Customer Service Representative) melakukan pemindahan barang ke

42

area toko setelah itu melakukan pengecekan barang antara CSR (Customer Service

Representative2) dan DM(Driver Men)dengan melihat Invoiceyang di bawa

apakah sesuai dengan Invoice dan fisik barang dan melakukan pertukaran modal

dan penyerahan uang sales.

Setelah pengecekan barang selesai pendisplayan barang di lakukan oleh CSR

(Customer Service Representative) dengan melihat barang –barang yang kosong

pada rak-rak area sales setelah barang di rak sales setelah itu CSR 2 (Customer

Service Representative 2) melakukan pengarsipan ke file Invoice.

8. Penyimpanan barang di gudang sebagai persedia barang.

Penyimpanan barang di gudang di lakukan apa bila barang-barang yang telah di

display di rak area sales telah cukup maka disimpan di gudang sebagai bahan

persediaan dan juga memudahkan untuk mencari apa bila barang diarea sales

tersebut telah kosong.

9. Setelah proses penyimpanan barang telah dilakukan CSR melakukan proses

barang pada komputer SL

a) Klik icon mobil pada aplikasi yang sudah di tentukan perusahaan (POS)

Sumber : Circle K cabang Melawai

43

b) Setelah muncul kotak dialog, klik pada Distribution Centre.

Sumber: Circle K cabang Melawai

c)Setelah itu muncul kotak keycode, lalu masukan keycode yang tertera pada

invoice barang


44

d) klik pada kolom ceklis lalu save maka persedia barang pada sistem otomatis

akan tercomfirmasi


Berdasarkan proses Persedian Barang di atas maka dapat di analisa bahwa

proses pelasanaan persedian barang telah tersusun dengan baik dan terstruktur secara

rapi hal ini dapat dilihat bahwa persedian tersebut sudah sesuai dengan prosedur yang

telah di tetapkan dalam perusahaan di mulai dari melihat persedian barang pada DC

mencetak Invoice dan melakukan pengecekan barang keluar hingga barang sampai di

toko

3.2.2. Kendala dalam Proses Penerimaan Barang

Dalam melakukan proses penerimaan barang ada kendala yang menghambat

dalam melakukannya, berikut kendala yang menghambat proses penerimaan barang

di Circle K cabang melawai:

45

1. Ketika barang datang terkadang ada barang yang rusak seperti snack yang

kempes dan minuman kaleng yang sudah penyok.

2. Barang yang tidak ada tetapi tertera pada invoice.

3. Terdapat penyelisihan antara jumlah barang yang di bawa dan yang tertera

pada invoice.

Dari keterangan di atas dapat di analisa bahwa kendala dalam proses penerimaan

barang terjadi karena barang yang rusak penyimpan dalam peti barang yang

berantakan dan pengepakan barang yang cenderung berantakan. Sering terjadi

kesalahan antara barang yang tertera pada invoice tetapi barang fisik tidak ada

biasanya terjadi pada barang-barang yang yang memiliki ukuran yang kecil dan

terdapat penyelisihan quantity antara Invoice dan bentuk fisik

3.2.3. Cara Mengatasi Kendala dalam Proses Penerimaan Barang

Berikut ini cara mengatasi kendala dalam proses penerimaan barang:

1. Dalam proses pemuatan barang seharunya lebih berhati-hati dalam pengepakan

serta menaruh barang di peti barang dengan tidak mencampuri barang yang tidak

sesuai dengan kemasannya.

2. Seharusnya bagian Merchendase lebih teliti dalam memperhatikan invoice barang

dan barang fisik agar tidak ada lagi kendala barang yang tidak ada tetapi tertera

pada invoice.

3. CSR (Customer Service Representative) harus membuat Store Complain.

Dari keterangan di atas dapat di analisa cara mengatasi kendala yang

menghambat proses penerimaan barang di Circle K cabang Melawai yaitu bagian

46

dalam pemuatan barang harus lebih berhati-hati dalam memasukan barang ke peti

barang dan mencampur barang yang tidak sesuai dengan kemasannya dan agar lebih

terliti lagi agar tidak ada lagi permasalahan selisi barang atau barang tidak ada

padahal tertera pada invoice itu akan sangat mempengaruhi persedian barang yang

ada di toko

Tabel III.2. Contoh Form Store Complain

Tangg

al

barang

di

terima

Store

Nama

Store

Kode

Item

Nama

Item

Jumlah

barang

yang di

order

Jumlah

aktual

yang di

terima

Selisi

h

Pecah/Ru

sak (psc)

Keterangan

13

April

Ck

Melawa

i

0047 CocaCoc

a can 330

Ml

5 4 1 -1 Barang

bocor dalam

tenong


CSR (Customer Service Representative) membuat Store Complain terhadap barang

yang rusak dan barang yang tidak ada dengan cara:

1. Meminta Invoice Store Complain kepada Driver Man yang Bertugas.

2. Mengisi lembar Store Complain.

3. Lalu menanda tangani CSR (Customer Service Representative)dan Driver

Man(DM) sebagai saksi.

4. Pada saat sedang ingin memproses gudang pada sistem CSR (Customer Service

Representative) mengurangi stock datangnya barang sesuai jumlah yang ada pada

lembar Store Complain

47

a) Klik icon mobil pada aplikasi yang sudah di tentukan perusahaan (POS)


b) Setelah muncul kotak dialog, klik pada Distribution Centre.


48

c) Setelah itu muncul kotak keycode, lalu masukan keycode yang tertera pada

invoice barang.


d) Lalu ketik nama barang yang tertera pada lembarStore Complain pada

kolom search product


49

e) Setelah melakukan langkah seperti diatas, maka klik save dan kemudian

persediaan barang pada sistem akan secara otomatis berkurang.


Berdasar gambar di atas dapat di analisis bahwakendala dalam proses penerimaan

barang di Circle K cabang Melawai dapat di atasi dengan cara meminta form Store

Complaindari Driver Men (DM) yang telah di tandatangani dan melakukan

pengurangan persedian barang dalam proses penerimaan barang pada komputer

bab iii pembahasan · 28 bab iii pembahasan 3.1. tinjauan umum organisasi 3.1.1. sejarah berdiri pt...

Documents