BAB IIIORGANISASI PROYEK

3.1 PENGERTIAN UMUMOrganisasi pada suatu proyek sangat penting, sebab organisasi merupakan kumpulan dari beberapa orang yang memiliki visi dan misi yang sama serta memiliki mekanisme kerja tertentu untuk mencapai tujuannya. Dari penjelasan tersebut, organisasi pada proyek pembangunan dapat ditandai dengan adanya tujuan untuk:1. Mencapai penyelesaian pelaksanaan proyek dalam waktu yang sesingkat mungkin dengan biaya yang ekonomis, dengan tetap menjaga mutu pelaksanaan, 2. Terbentuknya kelompok atau kumpulan orang yang memiliki ikatan tertentu dalam bekerja sama,3. Menciptakan hubungan atau ikatan yang harmonis dalam bekerja, dan4. Hubungan kerja sama tersebut dilakukan atas dasar penetapan hak, kewajiban dan tanggung jawab serta fungsi yang ada untuk mencapai tujuan tersebut.Keberadaan seorang pemimpin organisasi mutlak diperlukan untuk mengkoordinasikan fungsi fungsi yang ada, sehingga dapat berjalan sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya untuk mencapai tujuan tertentu.

3.2 UNSUR - UNSUR PELAKSANA PROYEKSuatu proyek dapat berjalan dengan baik apabila didukung dengan adanya unsur unsur pelaksana proyek. Dalam pembangunan Auditorum ini unsur-unsur yang terlibat antara lain adalah pemberi tugas, perencana, pengawas, dan pelaksana, sebagaimana dijelaskan sebagai berikut.

3.2.1 Pemberi TugasPemberi tugas adalah orang atau badan yang memberikan pekerjaan pembangunan dan membayar biaya pembangunan tersebut. Pada proyek ini yang bertindak sebagai pemberi tugas adalah di tunjuk langsung dari owner (Hotel dan Gedung Pertemuan PRIMA SK ) Sugeng Riyadi selaku pemilik PT Esa Manunggal Prima. Pemberi tugas mempunyai wewenang sebagai berikut :1. Menyediakan dana yang diperlukan untuk pelaksanaan proyek,2. Menandatangani surat perjanjian pemborongan dan surat kontrak,3. Memberi persetujuan tentang perusahaan pekerjaan serta pekerjaan tambahan atau kekurangan,4. Menyetujui atau menolak hasil pekerjaan,5. Mengangkat wakil di proyek yang mempunyai wewenang untuk mengawasi dan memeriksa pelaksanaan proyek,6. Menghadiri rapat koordinasi antar pengelola proyek, dan7. Mengeluarkan instruksi kepada pelaksana atau perencana untuk konsultan pengawas.

3.2.2 PerencanaPerencana adalah orang atau badan yang membuat perencanaan lengkap dari suatu pekerjaan pembangunan. Pada proyek pembangunan Hotel dan Gedung Pertemuan ini yang bertindak sebagai perencana adalah Henry Soendoro S.T. Perencana mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut :1. Membuat perencanaan lengkap tentang semua gambar bestek, rencana kerja dan syarat syarat, hitungan struktur dan arsitektur,2. Memberi penjelasan lebih lanjut tentang dokumen perencanaan kepada pihak pemberi tugas, dan3. Melaksanakan perubahan-perubahan rencana bila perlu dengan terlebih dahulu mengadakan pertemuan antara pemberi tugas, pengawas dan pelaksana.

3.2.3 PengawasPengawas adalah orang atau badan yang diangkat oleh pemberi tugas untuk bertindak sepenuhnya mewakili pemberi tugas dalam memimpin, mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan di lapangan dalam batas batas yang ditentukan baik secara teknis ataupun secara administratif. Pada proyek pembangunan Hotel dan Gedung Pertemuan ini pengawas yang ditunjuk adalah Asril Purnawiransyah . Pengawas mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut :1. Mengawasi dan mengendalikan jalannya pekerjaan,2. Melaporkan kemajuan pekerjaan,3. Melakukan koordinasi dan arahan terhadap paket pekerjaan yang dilakukan tim pelaksana,4. Mengendalikan jadwal pelaksanaan berdasarkan waktu yang telah ditentukan,5. Mengendalikan mutu pekerjaan sesuai dengan spesifikasi,6. Memimpin rapat koordinasi lapangan, baik secara rutin maupun khusus, dan7. Mengatasi dan memecahkan persoalan yang terjadi dilapangan.

3.2.4 PelaksanaPelaksana adalah orang atau badan yang menerima dan menyelenggarakan pekerjaan pembangunan menurut biaya yang telah disediakan dan melaksanakan sesuai dengan peraturan dan syarat-syarat serta gambar-gambar rencana yang telah ditetapkan. Pelaksana dapat berupa badan atau perusahaan yang bersifat perseorangan yang berbadan hukum atau badan hukum yang bergerak dalam bidang pelaksanaan pekerjaan bangunan. Kontraktor yang di tunjuk untuk melaksanakan pekerjaan adalah perusahaan pemborongan yang telah diberi Surat Perintah Kerja (SPK) oleh Pemberi Tugas setelah melalui proses pelelangan. Subkontraktor yang berfungsi membantu Kontraktor untuk melakukan pekerjaan tersebut adalah Perusahaan yang telah disetujui oleh Pemberi tugas. Pada proyek pembangunan Hotel dan Gedung Pertemuan ini yang bertindak sebagai pelaksana adalah PT. Esa Manunggal Prima. Pelaksana mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut ini :1. Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan gambar rencana dan syarat-syarat,2. Membuat laporan-laporan dan foto-foto lapangan yang menjelaskan kemajuan pekerjaan di lapangan,3. Menyerahkan hasil pekerjaan yang telah selesai kepada pemberi tugas, dan4. Menerima Biaya pelaksanaan dari pemberi tugas sesuai kontrak.

3.3 HUBUNGAN KERJA ANTARA UNSUR-UNSUR PELAKSANAHubungan kerja antar unsur unsur pelaksana proyek meliputi empat unsur yaitu pemilik dengan perencana, pemilik dengan pengawas, pemilik dengan kontraktor pelaksana, serta perencana, pengawas dan kontraktor pelaksana yang akan dijelaskan sebagai berikut.1. Pemilik dengan PerencanaTerikat dengan suatu kontrak kerja, pemilik berkewajiban membayar hasil kerja perencana, dan perencana berkewajiban membuat perencanaan lengkap sehingga proyek dapat dilaksanakan di lapangan.

2. Pemilik dengan PengawasTerikat dengan suatu kontrak kerja, pemilik berkewajiban membayar hasil kerja pengawas, yang hasil kerjanya berupa laporan bulanan (Monthly Progress Report), laporan mingguan (Weekly Progress Report), tentang kualitas dan kuantitas pekerjaan. Dalam melaksanakan tugasnya pengawas berpegang pada standar spesifikasi sehingga kualitas pekerjaan dapat terjamin.

3. Pemilik dengan Kontraktor PelaksanaTerikat dengan suatu kontrak kerja, pemilik berkewajiban membayar kontraktor pelaksana yang berupa pekerjaan fisik di lapangan. Kontraktor berkewajiban menyelesaikan pekerjaan sesuai rencana, baik waktu, kualitas maupun kuantitas.

4. Perencana, Pengawas dan Kontraktor PelaksanaTidak ada ikatan kontrak kerja, masing masing unsur berdiri sesuai dengan bidang kerja dan tanggung jawab. Apabila diperlukan pengawas dapat mengadakan konsultasi dengan perencana.Hubungan kerja sama antara keempat unsur unsur tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.1.

Gambar 3.1 Hubungan kerja antar unsur dalam proyek

3.4 STRUKTUR ORGANISASI PROYEKStruktur organisasi pembangunan Hotel dan Gedung pertemuan PRIMA SK di Sleman, Yogyakarta dapat dilihat pada Gambar 3.2.

OwnerSugeng Riyadi

PerencanaHendy Soendoro

Sekertaris dan BendaharaWisnuPengawasAsril Prunawiransyah

Pelaksana dan LogistikRoni

Kepala Mandor ISubiyanto

Kepala Mandor IINur Ahmadi

Gambar 3.2 Struktur organisasi PT Esa Manunggal Prima

Berikut ini adalah tugas dari masing-masing bagian organisasi proyek yang terdiri dari owner, pengelola proyek, project manager, site manager, quality control, admin manager, site engineer, site engineer struktur, site engineer arsitektur, site engineer MEE, surveyor, drafter dan logistik.1. Pemilik (Owner)a. Menyediakan biaya perencanaan dan pelaksanaan pekerjaan proyek.b. Mengadakan kegiatan administrasi.c. Memberikan tugas kepada kontraktor atau melaksanakan pekerjaan proyek.d. Meminta pertanggung jawaban kepada konsultan pengawas atau manajemen konstruksi ( MK )e. Menerima proyek yang sudah selesai dikerjakan oleh kontraktor.

1. 2. Pengelola Proyeka. Pengelola proyek bertanggung jawab atas kelancaran pekerjaan-pekerjaan lapangan baik yang bersifat survei, pemeliharaan atau pekerjaan pembangunan fisik dilapangan.b. Penanggung jawab pengadaan dan pembelian (purchasing)c. Penanganan ekspor, impor dan pengiriman (logistik)d. Penyiapan infrastruktur dan fasilitas lapangan (on-site facilities)

3. Manajer Proyek (Project Manager)a. Bertanggung jawab terhadap masalah di proyek serta tugas dan wewenang yang ditetapkan perusahaan.b. Memimpin pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) di Proyek.c. Bertanggung jawab terhadap perubahan perubahan pelaksanaan ( terhadap kontrak).d. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan penyelasaian keluhan pelanggan.e. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan pekerjaan berdasarkan Rencana Mutu Proyek.f. Mengevaluasi laporan yang dibuat oleh bagian bagian yang terlibat sesuai ketentuan Perusahaan.

4. Manajer Pelaksanaa. Bertanggung jawab terhadap masalah yang dihadapi di lapangan/proyek.b. Bertanggung jawab terhadap semua perubahan yang diambil dalam pelaksanaan.c. Memastikan kesesuaian metode maupun pelaksanaan yang dilaksanakan di proyek.d. Mengambil keputusan yang berhubungan dengan pelaksanaan proyek di lapangan.e. Mengkoordinir anggotanya dan melakukan koordinasi dengan Project Manager dalam pengambilan keputusan.

5. Kontrol Kualitas (Quality Control)a. Membuat rencana berkala pelaksanaan pemeriksaan dan pengetesan barang / bahan.b. Melaksanakan pemeriksaan dan atau pengetesan barang.c. Memberikan tanda status pada pekerjaan/ barang yang telh diperiksa/ test.d. Melakukan final insfection atau memastikan bahwa seluruh kegiatan pemeriksaan dan pengetesan telah dilaksanakan semuanya.e. Melakukan insfeksi atau tes terhadap material yang masuk khususnya untuk material yang dominan untuk mutu.

6. Admin Managera. Pembuatan Laporan Keuangan / Laporan kas bank Proyek.b. Melaksanakan verifikasi pemeriksaan bukti bukti yang akan dibayar.c. Melaksanakan pembayaran gaji dan tunjangan karyawan.d. Melaksanakan pembuatan laporan Akuntansi Proyek setiap akhir bulan dibantu petugas khusus.e. Menyiapkan dan menyelesaikan perpajakan / retribusi.

7. Pelaksana Lapangana. Membuat shop drawing dan as built building.b. Menjelaskan proses tahapan kerja proyek dari persiapan sampai finishing.c. Menjalankan fungsi estimasi dan kontrol proyek.d. Bertanggung jawab atas desain kepada site manager.

8. Pelaksana Lapangan Struktura. Memberikan instruksi dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan struktur di lapangan.b. Menilai hasil kerja dan berkaitan dengan pembayaran.c. Membuat rencana dan opname pekerjaan.d. Bertanggungjawab atas hasil pelaksanaan pekerjaan kepada site manager.

9. Pelaksana Lapangan Arsitektura. Memberikan instruksi dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan Arsitektur di lapangan.b. Menilai hasil kerja dan berkaitan dengan pembayaran.c. Membuat rencana dan opname pekerjaan.d. Bertanggungjawab atas hasil pelaksanaan pekerjaan kepada site manager.

10. Pelaksana Lapangan MEEa. Memberikan instruksi dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan MEE di lapangan.b. Menilai hasil kerja dan berkaitan dengan pembayaran.c. Membuat rencana dan opname pekerjaan.d. Bertanggung jawab atas hasil pelaksanaan pekerjaan kepada site manager.

11. Surveyora. Membuat patokan kerja dari gambar ke pelaksanaan pekerjaan.b. Memberikan hasil pelaksanaan pekerjaan kepada site manager.c. Bertanggung jawab atas posisi dan ukuran bangunan kepada site manager.

12. Juru Gambar (Drafter)a. Menyelesaikan gambar desain yang di printahkan site managerb. Memberikan hasil pelaksanaan pekerjaan kepada site mangerc. Bertanggung jawab atas hasil pelaksanaan pekerjaan kepada site manager

13. Logistik a. Menginventaris kebutuhan material proyek.b. Melakukan negosiasi dengan vendor.c. Mendokumentasikan logistik proyek.d. Bertanggung jawab atas sirkulasi material kepada site manager.

3.5 RAPAT KOORDINASIUntuk menjaga keharmonisan antara pemberi tugas, perencana, koordinator pengawas dan tim pelaksana, maka diperlukan kesepakatan bersama dalam menangani proyek ini. Dalam menangani pekerjaan poyek, kadangkala terjadi masalah, sehingga diperlukan rapat koordinasi untuk mencapai suatu kesepakatan.Rapat koordinasi yang dilakukan pemberi tugas diadakan seminggu sekali dimaksudkan untuk mengkoordinir, memantau serta mengevaluasi program pelaksanaan pekerjaan. Rapat koordinasi ini dihadiri pemberi tugas, koordinator pengawas, tim pelaksana dan para staff pelaksana lapangan. tujuan lain dari rapat ini adalah untuk memberikan laporan mingguan antara pihak pelaksana dan pihak konsultan pengawas. Bila terjadi perselisihan yang mungkin terjadi antara kedua belah pihak, akan diselesaikan dengan cara musyawarah. Selama perselisihan dapat diselesaikan tidak ada alasan untuk menunda pelaksanaan pekerjaan sesuai jadwal yang ditetapkan.

19