11

BAB II

PRA PELAKSANAAN

2.1 METODE PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG DAN JASA

2.1.1 Tinjauan Umum

Proyek konstruksi bukan merupakan kegiatan Instant, melainkan kegiatan

yang harus melalui suatu proses yang panjang, didalam proyek konstruksi terdapat

suatu rangkaian kegiatan yang berurutan dan berkaitan. Pengadaan pekerjaan

konstruksi adalah seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan pelaksanaan

konstruksi bangunan atau pembuatan wujud fisik lainnya. Adapun pengadaan jasa

Konsultansi adalah jasa pelayanan profesional yang membutuhkan keahlian

tertentu diberbagai bidang keilmuan yang mengutamakan adanya olah pikir.

Dalam pelaksanaan pembangunan gedung Fakultas MIPA UII ini pengadaan

barang/ jasa dapat dilakukan dengan metoda :

1. Pelelangan; atau

2. Pemilihan langsung; atau

3. Penunjukan langsung; atau

4. Swakelola.

2.1.2 Pelelangan

Pelelangan adalah pengadaan barang dan jasa yang dilakukan secara terbuka

untuk umum dengan pegumuman secara luas melalui media cetak dan papan

pengum uman resmi untuk penerangan umum serta bilamana di mungkinkan

melalui media elektronik, sehingga masyarakat luas/ dunia usaha yang berminat

dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya.

Bila calon penyedia barang/ jasa diketahui terbatas jumlahnya karena

karakteristik, kompleksitas dan kecanggihan teknologi pekerjaannya, dan

kelangkaan tenaga ahli atau terbatasnya perusahaan yang mampu melaksanakan

pekerjaan tersebut, pengadaan barang dan jasa tetap dilakukan dengan cara

pelelangan.

12

2.1.3 Pemilihan Langsung

Pemilihan langsung adalah pengadaan barang/ jasa tanpa melalui pelelangan

dan hanya diikuti oleh penyedia barang/ jasa yang memenuhi syarat, yang

dilakukan dengan cara membandingkan penawaran dan melakukan negosiasi, baik

teknis maupun harga. Sehingga diperoleh harga yang wajar dan secara teknis

dapat dipertanggungjawabkan. Kriteria pemilihan langsung:

1. Penanganan darurat untuk keamanan dan keselamatan masyarakat dan

pengadaan barang/ jasanya masih memungkinkan untuk menggunakan proses

pemilihan langsung; dan atau

2. Pekerjaan yang perlu dirahasiakan, yang menyangkut keamanan dan

keselamatan negara yang ditetapkan oleh presiden; dan atau

3. Pengadaan barang/ jasa yang setelah dilakukan pelelangan ulang, ternyata

jumlah penyedia barang/jasa yang lulus prakualifikasi atau yang memasukkan

penawaran kurang dari 3 (tiga) peserta.

2.1.4 Penunjukan Langsung

Penunjukan langsung adalah suatu proses pelelangan yang dilakukan oleh

pemilik proyek dengan menunjuk langsung kontraktor yang sudah dianggap

mampu untuk melaksanakan pembangunan di lapangan tanpa malalui proses

pelelangan terlebih dahulu. Untuk penunjukan langsung ini harus dipenuhi kriteria

sebagai berikut:

1. Pengadaan barang/ jasa dengan nilai diatas Rp. 15.000.000,- (lima belas juta

rupiah) sampai dengan Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah), yang

pelaksanaannya akan dilakukan dengan Surat Perintah Kerja (SPK) atau surat

perjanjian/ kontrak.

2. Pemilihan langsung diadakan dengan terlebih dahulu dibandingkan sekurang-

kurangnya tiga penawar Golongan Ekonomi Lemah (GEL) yang tercatat

dalam Daftar Rekanan Mampu (DRM) pada Dati II bersangkutan.

3. Pekerjaan yang tidak dapat ditunda-tunda lagi (emergency)

4. Pengadaan barang/ jasa yang bersifat kebutuhan yang hanya dapat dipenuhi

rekanan tertentu

13

5. Pengadaan barang/ jasa yang telah diadakan satu kali pelelangan ulang tetapi

masih mengalami kegagalan

6. Pelaksanaan pekerjaan yang mendesak untuk menghindari kerugian negara

yang lebih besar

7. Ada beberapa hal yang biasanya mendasari penunjukan langsung

dilaksanakan, yaitu biasanya pada proyek yang bertahap dan kontraktor yang

melaksanakan pada tahap sebelumnya merupakan kontraktor yang sama,

kontraktor yang ditunjuk sudah terpercaya memiliki kualitas pekerjaan yang

memuaskan.

2.1.5 Swakelola

Swakelola adalah Pengadaan Barang/Jasa dimana pekerjaannya

direncanakan, dikerjakan dan/atau diawasi sendiri oleh K/L/D/I yang merupakan

singkatan dari Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi

lainnya, adalah instansi/institiusi yang menggunakan Anggaran Pendapatan dan

Belanja Negara (APBN).

1. Pekerjaan tersebut dilihat dari segi besaran, sifat, lokasi atau pembiayaannya

tidak dapat dilakukan dengan cara pelelangan atau pemilihan langsung atau

penunjukan langsung.

2. Pekerjaan yang secara rinci/ detail tidak dapat dihitung/ ditentukan terlebih

dahulu, sehingga apabila dilaksanakan oleh penyedia barang/ jasa akan

menanggung resiko yang besar.

3. Penyelenggaraan diklat, kursus, penataran, seminar, lokakarya, atau

penyuluhan.

4. Pekerjaan untuk proyek percontohan (pilot project) yang bersifat khusus untuk

pengembangan teknologi/metoda kerja yang belum dapat dilaksanakan oleh

penyedia barang/ jasa.

5. Pekerjaan khusus yang bersifat pemrosesan data, perumusan kebijaksanaan

pemerintah, pengujian di laboratorium, pengembangan sistem tertentu dan

penelitian oleh perguruan tinggi/ lembaga ilmiah pemerintah.

14

Namun proyek pembangunan gedung Fakultas MIPA UII merupakan proyek

yang dikelola secara swakelola sehingga perencana, pelaksana dan pengawas di

lakukan oleh Tim Yayasan Badan Wakaf sebagai penanggung jawab anggaran,

instansi pemerintah lain dan/atau kelompok masyarakat. Dengan lama proyek 11

bulan (February 2014 December 2014) dan prakiraan total anggaran kurang

lebih Rp. 15.868.306.049,00 (lima belas milyar delapan ratus enam puluh delapan

juta tiga ratus enam ribu empat puluh sembilan rupiah).

1. Perencanaan Swakelola

Tahapan perencanaan swakelola merupakan tahap persiapan yang harus

dilakukan untuk melaksanakan swakelola. Untuk setiap pola penyelenggaraan

swakelola yang dilaksanakan oleh K/L/D/I Penanggung Jawab Anggaran, Instansi

Pemerintah Lain maupun oleh Kelompok Masyarakat aktivitas, urutan tahapannya

agak berbeda. Akan tetapi keluaran yang dihasilkan pada tahap perencanaan

adalah sama. Tahapan perencanaan swakelola dapat dilihat di Gambar 2.1.

Keluaran tahap perencanaannya antara lain :

a. Terbentuknya Tim Swakelola.

b. Tersusunnya KAK (Kerangka Acuan Kerja).

c. Tersusunnya Jadwal Rencana Pelaksanaan Pekerjaan.

d. Tersusunnya Rincian Biaya Pekerjaan.

e. Tersusunnya Rencana Kerja dan Spesifikasi Teknis.

f. Tersusunnya Rencana Pengadaan dan Kebutuhan Tenaga Kerja.

g. Pada Pelaksanaan Swakelola oleh Instansi Pemerintah Lain :

1) Tersusunnya kesepakatan antara K/L/D/I Penanggung Jawab Anggaran

dengan Instansi Pemerintah Lain dalam bentuk Naskah Kerjasama atau Nota

Kesepahaman

2) Kontrak antara PPK dengan Pelaksana Swakelola pada Instansi Pemerintah

Lain

h. Pada Pelaksanaan Swakelola oleh Kelompok Masyarakat :

1) Penetapan Kelompok Masyarakat pelaksana swakelola oleh PA/KPA

(Pengguna Anggaran / Kuasa Pengguna Anggran) termasuk menetapkan

sasaran, tujuan dan besaran anggaran.

15

2) Kontrak antara PPK (Pejabat Pemberi Komitmen) dengan Penanggung

Jawab Kelompok Masyarakat sebagai pelaksana swakelola.

Gambar 2.1 Tahapan Perencanaan Swakelola

16

2. Pelaksanaan Swakelola

Pengadaan Barang/jasa dengan cara swakelola terdiri dari sejumlah tahap

seperti yang digambarkan pada Gambar 2.2. Tahapan tersebut hampir sama untuk

seluruh pelaksana swakelola. Perbedaan hanya terdapat pada cara pembayaran

antara Swakelola yang dilaksanakan oleh K/L/D/I penanggung jawab anggaran

dan instansi pemerintah lain pelaksana swakelola dengan cara pembayaran

swakelola yang dilaksanakan oleh kelompok masyarakat pelaksana swakelola.

Gambar 2.2 Tahapan Pelaksanaan Swakelola

17

Tahapan pelaksanaan tersebut meliputi :

a. Pelaksanaan rencana kerja.

Tim Pelaksana Swakelola melaksanakan pekerjaan yang telah disusun

perencanaannya, yaitu :

1) Melakukan kaji ulang dan pengukuran pada lokasi pekerjaan berdasarkan

gambar rencana kerja.

2) Mengkaji ulang jadwal pelaksanaan kerja (s-curve) serta jadwal kebutuhan

bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli

perseorangan.

3) Mengajukan kebutuhan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang

dan/atau tenaga ahli perseorangan kepada PPK untuk diproses oleh

ULP/Pejabat Pengadaan; Untuk pelaksana oleh Kelompok Masyarakat,

pengajuannya kepada Penanggung jawab kelompok masyarakat.

4) Mendatangkan dan mengatur tenaga kerja/tenaga ahli perseorangan untuk

melaksanakan kegiatan/pekerjaan sesuai dengan jadwal pelaksanaan.

5) Menyusun laporan tentang penerimaan dan penggunaan bahan, Jasa

Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan ; dan

6) Menyusun laporan kemajuan pekerjaan (realisasi fisik dan keuangan).

b. Pengadaan bahan, jasa lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli

perseorangan :

1) Pengadaan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli

perseorangan dilakukan oleh ULP (Unit Layanan Pengadaan)/Pejabat

Pengadaan dengan menggunakan metode pengadaan yang sesuai.

2) Pengiriman bahan dapat dilakukan secara bertahap atau keseluruhan sesuai

dengan kebutuhan, lokasi pekerjaan dan kapasitas penyimpanan.

c. Pembayaran :

1) Pembayaran upah tenaga kerja yang diperlukan dilakukan secara harian

berdasarkan daftar hadir pekerja atau dengan cara upah borong.

2) Pembayaran gaji tenaga ahli perseorangan (apabila diperlukan) dilakukan

berdasarkan kontrak konsultan perseorangan atau tanda bukti pembayaran.

3) Pembayaran bahan dan/atau peralatan/suku cadang dilakukan berdasarkan

kontrak pengadaan barang.

18

Ketiga poin di atas berlaku untuk kegiatan swakelola untuk seluruh pola

penyelenggaraan swakelola. Hal-hal yang berbeda terkait dengan pembayaran ini

disajikan pada Gmbar 2.3 berikut ini.

(Sumber : LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah)

Gambar 2.3 Tabel Mekanisme Pembayaran Pelaksanaan Swakelola

d. Pelaporan kemajuan pekerjaan dan dokumentasi :

1) Laporan kemajuan pelaksanaan pekerjaan dan penggunaan keuangan

dilaporkan oleh Tim Pelaksana kepada PPK secara berkala.

2) Laporan kemajuan realisasi fisik dan keuangan dilaporkan oleh PPK kepada

PA/KPA setiap bulan.

3) Pencapaian target fisik dicatat setiap hari, dievaluasi setiap minggu serta

dibuat laporan mingguan agar dapat diketahui apakah dana yang

dikeluarkan sesuai dengan target fisik yang dicapai.

4) Pencapaian target non-fisik dicatat dan dievaluasi setiap bulan.

5) Penggunaan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga

ahli perseorangan dicatat setiap hari dalam laporan harian.

6) Laporan bulanan dibuat berdasarkan laporan mingguan.

7) Dokumentasi pekerjaan meliputi administrasi dan foto pelaksanaan

pekerjaan. Foto dari arah yang sama diambil pada saat sebelum, sedang, dan

sesudah diselesaikannya pekerjaan.

19

e. Pelaporan realisasi pekerjaan

Pelaporan realisasi pekerjaan dibuat oleh Tim Pelaksana dan dilaporkan kepada

PPK setelah pekerjaan

mencapai 100%. Laporan ini berisi antara lain :

1) Struktur organisasi pekerjaan Swakelola termasuk tugas pokok dan

tanggung jawab masing- masing unit organisasi.

2) Persiapan pekerjaan Swakelola yang meliputi kesesuaian gambar

pelaksanaan dengan gambar rencana kerja serta kebutuhan bahan, Jasa

Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan.

3) Pelaksanaan pekerjaan Swakelola yang meliputi kesesuaian jadwal

pelaksanaan pekerjaan terhadap jadwal rencana pelaksanaan pekerjaan,

penyerapan keuangan, penyerahan pekerjaan sampai dengan selesai 100%

(sasaran akhir pekerjaan telah tercapai) dan foto-foto dokumentasi ;

4) Penggunaan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga

ahli perseorangan.

f. Penyerahan hasil pekerjaan :

1) Setelah pelaksanaan pekerjaan Swakelola selesai 100% (sasaran akhir

pekerjaan telah tercapai), Ketua Tim Pelaksana menyerahkan pekerjaan

kepada PPK.

2) PPK menyerahkan pekerjaan dan laporan pekerjaan selesai kepada PA/KPA

melalui Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan.

3) Setelah dilakukan penyerahan pekerjaan, dilanjutkan dengan proses

penyerahan aset sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

3. Pengawasan dan Evaluasi Swakelola

Pelaksanaan swakelola akan mendapatkan pengawasan dan evaluasi.

Aktivitas pengawasan dan evaluasi swakelola sama untuk setiap Penyelenggara

swakelola.

a. Pengawasan

Pengawasan pekerjaan Swakelola dilakukan oleh Tim Pengawas

untuk mengawasi pekerjaan mulai dari persiapan sampai akhir

pelaksanaan pekerjaan Swakelola meliputi :

20

1) Pengawasan administrasi yang dilakukan terhadap dokumentasi pelaksanaan

kegiatan dan pelaporan.

2) Pengawasan teknis terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan untuk mengetahui

realisasi fisik pekerjaan lapangan meliputi :

a) Pengawasan terhadap bahan meliputi pengadaan, pemakaian dan sisa

bahan.

b) Pengawasan terhadap penggunaan peralatan/suku cadang untuk

menghindari tumpang tindih pemakaian di lapangan ; dan

c) Pengawasan terhadap penggunaan tenaga kerja/ahli agar pelaksanaan

pekerjaan sesuai dengan yang direncanakan.

3) Pengawasan Keuangan yang mencakup cara pembayaran serta efisiensi dan

efektifitas penggunaan keuangan ; dan

4) Apabila dari hasil pengawasan ditemukan penyimpangan, PPK harus segera

mengambil tindakan.

b. Evaluasi

Aktivitas evaluasi pelaksanaan swakelola terdiri dari :

1) Tim Pengawas melakukan evaluasi setiap minggu terhadap pelaksanaan

pekerjaan yang meliputi :

a) Pengadaan dan penggunaan material/bahan;

b) Pengadaan dan penggunaan tenaga kerja/ahli;

c) Pengadaan dan penggunaan peralatan/suku cadang;

d) Realisasi keuangan dan biaya yang diperlukan;

e) Pelaksanaan fisik; dan

f) Hasil kerja setiap jenis pekerjaan.

2) Dari hasil evaluasi tersebut, Penanggungjawab memberikan masukan dan

rekomendasi untuk memperbaiki dan meningkatkan pelaksanaan pekerjaan

Swakelola selanjutnya.

21

2.2 ORGANISASI PROYEK

2.2.1 Tinjauan Umum

Dalam penyelenggaraan suatu proyek, kegiatan yang akan dihadapi sangat

kompleks. Hal ini tentu memerlukan suatu manajemen yang baik sehingga pada

akhirnya proyek dapat berjalan sesuai dengan rencana. Pelaksanan proyek harus

diselenggarakan secara menyeluruh mulai dari perencanaan, pembangunan fisik,

sampai dengan pemeliharaan yang melibatkan bermacam - macam unsur dan

komponen pendukung.

Salah satu bagian dari manajemen proyek yang memegang peranan cukup

penting adalah organisasi proyek. Sebuah proyek akan berhasil jika di dalamnya

terdapat pengorganisasian yang baik. Pengorganisasian tersebut merupakan

pengelolaan proyek dengan tujuan mengatur tahaptahap pelaksanaan pekerjaan

dalam mencapai sasaran. Sedangkan organisasi proyek merupakan suatu sistem

yang melibatkan banyak pihak yang bekerja sama dalam melaksanakan

serangkaian kegiatan.

Keberadaan seorang pemimpin organisasi mutlak diperlukan untuk

mengkoordinasikan fungsi-fungsi yang ada, sehingga dapat berjalan sesuai

dengan tugas dan tanggung jawabnya untuk mencapai tujuan tertentu.

Oleh karena itu unsur-unsur yang terlibat dalam pengelolaan harus saling

bekerja sama dan mempunyai rasa tanggung jawab terhadap tugas, kewajiban

serta wewenang yang telah diberikan sesuai bidang dan keahlian masing-masing.

Keuntungan dari adanya Organisasi dalam suatu proyek adalah :

1. Pekerjaan dapat dilaksanakan secara matang.

2. Pekerjaan yang tumpang tindih dapat dihindari dengan dilaksanakannya

pembagian tugas serta tanggung jawab sesuai keahlian.

3. Meningkatkan pendayagunaan dana, fasilitas, serta kemampuan yang tersedia

secara maksimal.

2.2.2 Unsur Unsur Pengelola Proyek

Secara garis besar unsur-unsur yang terlibat dalam pelaksana pembangunan

proyek Gedung Fakultas MIPA UII meliputi pemberi tugas (Owner), perencana

dan pelaksana. Dalam pembangunan gedung Fakultas MIPA UII ini tidak

22

memiliki pengawas khusus karena merupakan swakelola sehingga quality

controlnya dari Badan Wakaf sendiri. Ketiga unsur pengelola proyek tersebut

mempunyai wewenang dan tanggung jawab sesuai kedudukan dan fungsinya.

1. Pemilik Proyek ( Owner )

Pemilik proyek yang sering juga disebut sebagai pemberi tugas, owner atau

bouwheer adalah suatu badan usaha atau perseorangan, baik pemerintah

maupun swasta yang memiliki, memberikan pekerjaan serta membiayai seluruh

proyek dalam proses pembangunan suatu bangunan. Pada kegiatan

Pembangunan gedung Fakultas MIPA UII semua anggaran dibiayai oleh

Yayasan Badan Wakaf UII.

Adapun wewenang, kewajiban serta hak dari pemilik proyek adalah, sebagai

berikut :

a. Menyediakan dana untuk perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan

pembangunan proyek

b. Mengangkat wakil di proyek yang mempunyai wewenang penuh untuk

memeriksa pelaksanaan pembangunan.

c. Memberikan keputusan mengenai gambar kerja yang dibuat oleh pelaksana.

d. Menerima dan memeriksa berita acara pemeriksaan proyek.

e. Menerima laporan kemajuan proyek .

f. Mengesahkan semua biaya pembayaran dari pelaksana.

g. Menerima dan menyetujui pekerjaan yang telah selesai dilaksanakan oleh

pelaksana.

2. Pengawas (Quality Control)

Proyek pembangunan Gedung Fakultas MIPA UII merupakan proyek yang

dikelola secara swakelola, sehingga kontrol kualitas dilakukan sendiri oleh

team Yayasan Badan Wakaf.

Adapun hak dan kewajiban dari Quality Control, adalah sebagai berikut :

a. Mengawasi pelaksana dalam menjalankan kewajibannya dengan mengacu

pada spesifikasi teknis, jadwal, dan perencanaan proyek yang telah ada.

b. Mengontrol dan memberikan penilaian untuk kemudian ditindaklanjuti atas

hasil pekerjaan pelaksana.

23

c. Memeriksa dan memberikan rekomendasi tentang material yang boleh

dipakai ataupun tidak.

d. Mencari dan memberikan solusi atas permasalahan-permasalahan yang

mungkin timbul

e. Mempelajari dan menerapkan cara -cara, teknik-teknik, urutan-urutan atau

prosedur pelaksanaan.

f. Mengoreksi dan menindaklanjuti laporan berkala tentang hasil prestasi

proyek yang dibuat olek pelaksan.

g. Berhak melakukan tindakan-tindakan atas nama pemilik, misalnya menolak

pekerjaan yang dinilai tidak sesuai dengan dokumen kontrak.

h. Memberikan instruksi / koreksi kepada pelaksana apabila terjadi

penyimpangan terhadap kontrak kerja.

3. Perencana

Perencana adalah pihak yang ditunjuk oleh pemilik proyek melalui wakilnya

untuk bertindak sebagai perencana sesuai dengan keahliannya. Dalam hal ini

perencanaan dilakukan oleh team perencana dari Yayasan Badan Wakaf UII.

Adapun pihak-pihak yang merupakan perencana adalah sebagai berikut :

a. Perencana Struktur

Perencana Struktur merupakan badan/organisasi yang ahli dalam bidang

perencanaan struktur bangunan secara keseluruhan.

Tugas Perencana Struktur adalah :

1) Membuat perhitungan seluruh proyek berdasarkan teknis yang telah

ditetapkan sebelumnya serta membuat perhitungan terhadap data-data

yang bersifat penunjang perhitungan struktur, misalnya perhitungan

settlement atau penurunan tanah;

2) Membuat perhitungan ulang apabila terjadi perubahan perencanaan awal

setelah pengaplikasiannya di lapangan;

3) Mengadakan pengawasan berkala sejak mulai hingga berakhirnya

proyek;

4) Menerima sejumlah biaya perencanaan dari pemberi tugas sesuai

dokumen kontrak.

24

b. Perencana Arsitektur

Perencana Arsitektur adalah pihak yang ditunjuk dan ditetapkan oleh

pemilik proyek melalui wakilnya untuk bertindak sebagai perencana bentuk,

dimensi, dan tata letak bangunan utama dan bangunan pelengkapnya.

Tugas konsultan perencana arsitektur adalah :

1) Membuat gambar desain / perencanaan meliputi dimensi bangunan

secara keseluruhan dengan dilengkapi spesifikasi teknis, fasilitas-fasilitas

pendukung dan konfigurasi penempatannya, beserta gambar-gambar

ulang atau gambar-gambar revisi apabila diperlukan;

2) Menentukan spesifikasi bahan bangunan secara keseluruhan dari awal

pelaksanaan proyek sampai finishing, yang didasarkan pada perencanan

struktural maupun estetika;

3) Bertanggung jawab sepenuhnya atas hasil perencanaan yang dibuatnya

apabila sewaktu-waktu terjadi hal-hal yang tidak diinginkan dan juga

berhak menegur pengawas apabila terjadi pelaksanaan yang tidak sesuai

dengan dokumen perencanaan.

c. Perencana Mekanikal, Elektrikal dan Plumbing (MEP)

Perencana MEP merupakan badan atau organisasi yang ahli dalam bidang

mekanikal dan elektrikal.

Tugas mekanikal dan elektrikal ini adalah :

1). Merencanakan instalasi yang menggunakan tenaga mesin dan listrik

serta berbagai perlengkapan seperti misalnya AC, perlengkapan

penerangan, plumbing, generator, pemadam kebakaran, telepon, dan

sound system;

2). Ikut serta dalam rapat untuk memberikan penjelasan mengenai

perencanaan Mekanikal, Elektrikal dan Plumbing.

4. Pelaksana

Pelaksana dalam sebuah proyek, umumnya adalah berupa perorangan atau

badan hukum, yang telah ditetapkan olek pihak pemilik proyek dan telah pula

menandatangani Surat Perjanjian Kerja (SPK). Pelaksanaan ini bekerja dengan

mengacu pada gambar kerja (bestek), Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS)

yang telah disusun. Pelaksana adalah pemenang lelang atau tender, namun pada

25

proyek pembangunan gedung Fakultas MIPA UII dilakukan secara swakelola

sehingga pelaksanaan dilakukan oleh team dari Yayasan Badan Wakaf atau

ditunjuk langsung.

Adapun kewajiban dan hak pelaksana adalah :

a. Melaksanakan semua kesepakatan yang ada dalam kontrak kerja, baik

mengenai scheduling pelaksanaan maupun masa pemeliharaannya;

2. Mematuhi dan melaksanakan segala petunjuk yang diberikan direksi;

3. Sebelum pekerjaan dimulai, pelaksana harus membuat dan menyerahkan

gambar-gambar kerja (shop drawing) serta metode kerja yang nantinya akan

dilaksanakan;

4. Mengadakan perubahan-perubahan (revisi) yang diperlukan bilamana

dikehendaki oleh pemberi tugas sesuai dengan kesepakatan bersama;

5. Menyediakan tenaga kerja;

6. Membuat laporan harian, mingguan, dan bulanan yang diserahkan kepada

rapat Yayasan Badan Wakaf;

7. Bertanggung jawab atas kualitas atau mutu pekerjaan;

8. Membayar semua ganti rugi akibat kecelakaan yang terjadi pada waktu

pelaksanaan pekerjaan, kecuali hal itu akibat kecelakaan pemberi tugas dan

wakilnya;

9. Berhak mengajukan permohonan untuk mendapatkan perpanjangan waktu

pelaksanaan apabila terjadi keterlambatan yang disebabkan oleh hal-hal

yang bersifat diluar dugaan (force majeur) dan kemudian mempertanggung

jawabkannya kepada pemilik proyek, antara lain adalah

terjadinya:pemogokan, larangan kerja, bencana alam, kerusuhan-kerusuhan

sosial, Peraturan Pemerintah dalam bidang moneter yang langsung

mempengaruhi pekerjaan;

10. Berhak menerima sejumlah biaya pelaksanaan pekerjaan dari pemberi

tugas setelah pekerjaan selesai sesuai dengan kesepakatan yang tercantum

dalam kontrak kerja.

11. Pelaksana menyusun sebuah struktur organisasi yang di dalamnya

tercantum alur-alur pemberian perintah dan alur koordinasi yang

memungkinkan masing-masing komponen untuk bekerja dengan maksimal

26

dan tidak terjadi overlaping tanggungjawab. Untuk kelancaran pelaksanaan

pekerjaan, pelaksana dibantu oleh sub-sub pelaksana yang ditunjuk oleh

pelaksana.

2.2.3 Hubungan Kerja Antar Unsur Unsur Pelaksana

Keterangan :

: Instruksi

: Koordinasi

Gambar 2.4 Diagram Hubungan Kerja Unsur Proyek Konstruksi

Hubungan kerja antar unsur unsur pelaksana proyek meliputi tiga unsur

yaitu pemilik dengan perencana, pemilik dengan pelaksana, serta perencana

dengan pelaksana yang akan dijelaskan di bawah ini :

1. Pemilik dengan Perencana

Terikat dengan suatu perjanjian kerja, pemilik berkewajiban membayar hasil

kerja perencana, sedangkan perencana berkewajiban membuat perencanaan

lengkap sehingga proyek dapat dilaksanakan di lapangan.

Pemberi Tugas

(Owner)

Perencana Pengawas

Pelaksana

27

2. Pemilik dengan Pengawas

Dala proyek pembangunan gedung Fakultas MIPA UII pemilik dan pengawas

merupakan satu kesatuan, dalam artian pemilik proyek (YBW) mengawasai

langsung proses kerja pembangunan gedung Fakultas MIPA UII. Jika ada hal

hal yang perlu di komonikasikan maka hal tersebut dibahas dalam rapat

kordinasi proyek.

3. Pemilik dengan Pelaksana

Terikat dengan suatu perjanjian kerja, pemilik berkewajiban membayar

pelaksana yang berupa pekerjaan fisik di lapangan. Pelaksana berkewajiban

menyelesaikan pekerjaan sesuai rencana, baik waktu, kualitas maupun

kuantitas.

4. Perencana dan Pelaksana

Tidak ada ikatan kontrak kerja, masing masing unsur berdiri sesuai dengan

bidang kerja dan tanggung jawab. Apabila diperlukan pengawas dapat

mengadakan konsultasi dengan perencana.

2.2.4 Struktur Organisasi Pelaksana Pembangunan Proyek

Dalam pembangunan suatu proyek pasti diperlukan suatu koordinasi agar

pelaksanaan proyek dapat berjalan sesuai rencana, maka dari itu disusun struktur

organisasi proyek untuk mengatur dan mengendalikan tiap pekerjaan yang ada di

proyek tersebut. Struktur organisasi pelaksana pembangunan gedung Fakultas

MIPA universitas Islam Indonesia dapat di lihat pada Gambar 2.4.

28

STRUKTUR ORGANISASI PELAKSANA

PEMBANGUNAN PROYEK FMIPA UII

Gambar 2.5 Struktur Organisasi Pelaksana Pembangunan Gedung FMIPA UII

29

Berikut ini adalah garis besar tugas dari masing-masing bagian organisasi

proyek.

a. Project Manager

Manager proyek mempunyai tugas untuk:

a. Bertanggung jawab terhadap masalah di proyek serta tugas dan wewenang

yang ditetapkan perusahaan,

b. Memimpin pelaksanaan rapat tinjauan manajemen (rtm) di proyek,

c. Bertanggung jawab terhadap perubahan pelaksanaan (terhadap kontrak),

d. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan penyelasaian keluhan pelanggan,

e. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan pekerjaan berdasarkan rencana

mutu proyek, dan

f. Mengevaluasi laporan yang dibuat oleh bagian bagian yang terlibat sesuai

ketentuan perusahaan.

b. Site Manager

Tugas site engineer manager adalah membantu tugas-tugas dari project

manager, karena di dalam proyek ini site engineer manager menjadi wakil dari

project manager.Wewenang dan tanggung jawabnya adalah:

a. Terselangaranya pelaksanaan pelaksanaan proyek.

b. Terselenggaranya adminitrasi proyek.

c. Terselenggaranya penendalian mutu, waktu, biaya dan kwantitas pekerjaan

proyek.

d. Memberi rekomendasi kepada kepala proyek tentang perubahan metode,

alat, bahan, tenaga kerja dan kebutuhan dana.

e. Mengadakan kesepakatan dengan konsultan proyek/pemilik proyek dalam

kaitannya dengan Berita Acara kemajuan pekerjaan.

f. Menolak pengajuan pembayaran biaya proyek sebatas wewenang yang di

berikan.

c. Administrasi Keuangan

Tugas yang dilakukan dalam proyek ini adalah terselenggaranya kebutuhan

pembiayaan proyek secara periodik. Wewenang dan tanggung jawabnya

adalah:

30

a. Terselenggaranya permintaan dana serta realisasi pendistribusian dana

proyek.

b. Terselenggaranya pembukuan biaya proyek secara rinci dan benar.

c. Terselenggaranya surat-menyurat yang bersifat umum dan kegiatan dalam

lingkup rumah tangga proyek.

d. Mendistribusikan dana proyek kepada yang berhak dengan persetujuan

Project Manager.

d. Administrasi Teknik

Tugas administrasi teknik diantaranya adalah :

a. Mengkoordinir dan mengarahkan kegiatan admistrasi surat menyurat

dengan pihak pemberi tugas maupun Konsultan.

b. Mengkoordinir dan mengarahkan surat surat permintaan pelaksanaan

pekerjaan pada Konsultan / Pemberi Tugas.

c. Mendata tiap tiap kemajuan pekerjaan untuk dijadikan laporan kemajuan

proyek.

d. Mempersiapkan Berita Acara kemajuan pekerjaan untuk dapat dijadikan

tagihan.

e. Mengurus amandemen kontrak beserta negosiasinya.

e. Pelaksana Arsitektur

Tugas yang dilakukan dalam proyek ini adalah bertanggung jawab atas

terselenggaranya pelaksanaan pekerjaan struktur dan pekerjaan arsitektural.

Wewenang dan tanggung jawabnya adalah :

a. Memberikan instruksi dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan struktur dan

arsitektural di lapangan.

b. Menilai hasil kerja dan berkaitan dengan pembayaran.

c. Membuat rencana dan opname pekerjaan.

d. Bertanggungjawab atas hasil pelaksanaan pekerjaan kepada site manager.

f. Pelaksana Sipil

Pelaksana sipil bertugas tugas untuk:

a. memberikan instruksi dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan struktur di

lapangan,

b. menilai hasil kerja dan berkaitan dengan pembayaran,

31

c. membuat rencana dan opname pekerjaan, dan

d. bertanggungjawab atas hasil pelaksanaan pekerjaan kepada site manager.

10. Pelaksana ME (Mechanical Electrical)

Pelaksana lapangan MEE mempunyai tugas untuk:

a. memberikan instruksi dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan MEE di

lapangan,

b. menilai hasil kerja dan berkaitan dengan pembayaran.,

c. membuat rencana dan opname pekerjaan, dan

d. bertanggung jawab atas hasil pelaksanaan pekerjaan kepada site manager.

11. Drafter

Juru gambar mempunyai tugas untuk:

a. menyelesaikan gambar desain yang di printahkan site manager,

b. memberikan hasil pelaksanaan pekerjaan kepada site manger, dan

c. bertanggung jawab atas hasil pelaksanaan pekerjaan kepada site manager.

12. Surveyor

Surveyor mempunyai tugas untuk:

a. membuat patokan kerja dari gambar ke pelaksanaan pekerjaan,

b. memberikan hasil pelaksanaan pekerjaan kepada site manager, dan

c. bertanggung jawab atas posisi dan ukuran bangunan kepada site manager.

2.2.5 Rapat Koordinasi

Untuk menjaga keharmonisan antara Pemberi Tugas, Perencana,

Koordinator Pengawas dan Tim Pelaksana maka diperlukan kesepakatan bersama

dalam menangani proyek ini. Untuk menangani pekerjaan poyek ini sering terjadi

masalah yang harus dihadapi, maka diperlukan rapat koordinasi untuk

mengungkapkan berbagai masalah sehingga nantinya akan tercapai suatu

kesepakatan.

Rapat koordinasi yang dilakukan Pemberi Tugas diadakan seminggu sekali

dimaksudkan untuk mengkoordinir, memantau serta mengevaluasi program

pelaksanaan pekerjaan. Rapat koordinasi ini dihadiri Pemberi Tugas, Koordinator

Pengawas, Tim Pelaksana dan Para Staf Pelaksana Lapangan. Tujuan lain dari

rapat ini adalah untuk memberikan laporan mingguan antara pihak pelaksana dan

32

pihak konsultan pengawas. Bila terjadi perselisihan yang mungkin terjadi antara

kedua belah pihak, akan diselesaikan dengan cara musyawarah. Selama

perselisihan dapat diselesaikan tidak ada alasan untuk menunda pelaksanaan

pekerjaan sesuai jadwal yang ditetapkan. Pada proyek ini rapat koordinasi

dilaksanakan minimal sekali dalam seminggu.

2.3 ADMINISTRASI PROYEK

2.3.1 Tinjauan Umum

Administrasi merupakan kegiatan penunjang proyek yang keberadaannya

sangat diperlukan pada suatu proyek. Kegiatan administrasi proyek adalah sebagai

berikut :

1. Mengurus serta menyelesaikan kegiatan proyek yang bersifat administratif,

keuangan dan umum.

2. Menyiapkan berita acara lapangan, arsip dan menyusun dokumentasi.

3. Mengurus tenaga kerja

2.3.2 Fungsi dan Tujuan Administrasi Proyek

Administrasi proyek konstruksi berfungsi menggerakan proyek dalam arti

tata usaha atau menyelesaikan perselisihan dan pembayaran, mengurus perubahan

pekerjaan dan klaim-klaim, serta menyelesaikan perselisihan yang mungkin

muncul selama pelaksanaan kontrak. (Gilbreath, 1992).

Tujuan dari administrasi proyek adalah agar proyek tersebut secara

komersial berhasil, artinya pengguna jasa akan mendapatkan proyek yang mutu,

biaya dan waktunya sesuai dengan kontrak. Sebaliknya, penyedia jasa

mendapatkan hak-haknya berupa pembayaran atas hasil pekerjaannya beserta

perubahan dan klaim-klaim sesuai ketentuan dalam kontrak.

2.3.3 Kontrak

Kontrak kerja merupakan suatu persetujuan yang dibuat oleh suatu pihak

untuk mengerjakan sesuatu bagi kepentingan pihak yang lain menurut persyaratan

yang telah ditentukan dan disepakati bersama.

33

Kontrak kerja konstruksi dapat dikatakan kontrak bisnis yang merupakan

suatu perjanjian dalam bentuk tertulis dimana substansi yang disetujui oleh para

pihak yang terikat di dalamnya. Sedangkan pengertian bisnis itu sendiri adalah

tindakan yang mempunyai aspek komersial. Dengan demikian, kontrak kerja

konstruksi adalah perjanjian tertulis antara dua pihak atau lebih yang mempunyai

nilai komersial (Hikmahanto Juwana, 2001).

Dokumen kontrak yang perlu diperhatikan adalah dokumen syarat-syarat

perjanjian (Condition of Contract), karena dalam dokumen ini dijelaskan semua

ketentuan tentang peraturan-peraturan yang telah disepakati pihak-pihak yang

bersangkutan.

2.3.4 Jenis Kontrak Proyek Pembangunan Gedung FMIPA UII

Tahap perencanaan, pengawasan, dan pelaksanaan pada proyek

pembangunan gedung Fakultas MIPA UII dilakukan oleh team dari Yayasan

Badan Wakaf. Proyek tersebut dikelola oleh Yayasan Badan Wakaf secara

swakelola dimana semua yang berkaitan dengan proyek pembangunan gedung

tersebut diurus mandiri oleh Yayasan Badan Wakaf tanpa campur tangan dari

pihak luar baik dalam perencanaan pengawasan serta pelaksanaan.

2.3.5 Laporan Kerja

Laporan adalah suatu penyampaian informasi tertulis kepada pimpinan yang

mencakup perkembangan pekerjaan serta memuat uraian penyimpangan

pelaksanaan di lapangan dan perkembangan baru yang timbul di lapangan.

Fungsi laporan adalah sebagai berikut ini :

1. Laporan disampaikan kepada pimpinan merupakan tanggungjawab yang harus

disampaikan oleh bagian administrasi.

2. Laporan merupakan salah satu sumber informasi yang diperlukan oleh seorang

pemimpin.

Bentuk laporan ini terbagi dua macam yaitu kedalam intern dan keluar

ekstern. Untuk laporan kedalam, bagian administrasi melaporkan pada manajer

proyek, sedangkan untuk laporan keluar, misalnya laporan kepada rapat

koordinasi, bagian administrasi membuat laporan progress atau presentasi kerja

34

yang kemudaian dilaporkan langsung pada saat rapat koordinasi diketahui oleh

manajer proyek.

2.3.6 Rencana Kerja

Rencana kerja adalah pembagian waktu terinci yang disediakan

untukmasing-masing bagian pekerjaan dari suatu proyek pembangunan dalam

jumlah waktu yang sudah direncanakan. Manfaat dibuatnya rencana kerja yaitu :

1. Untuk menentukan urutan pekerjaan.

2. Mengetahui volume pekerjaan yang harus diselesaikan waktu tertentu.

3. Mengendalikan waktu pelaksanaan masing-masing bagian pekerjaan.

4. Mengetahui bahan bangunan dan peralatan yang diperlukan di proyek.

5. Mengetahui jumlah dan jenis tenaga kerja yang diperlukan.

6. Sebagai alat koordinasi bagi pimpinan.

7. Sebagai pedoman kerja dan penilaian kemajuan pelaksanaan pekerjaan.

2.3.7 Tenaga Kerja

Dalam hal ini tenaga kerja yaitu semua orang yang terlibat dalam

pelaksanaan suatu proyek, baik dari yang ahli/ profesional sampai tenaga kerja

pemborong/ buruh. Penempatan tenaga kerja harus disesuaikan antara keahlian

tertentu sehingga pekerjaan yang dihasilkan manjadi efisien dan efektif. Dalam

pelaksanaan pekerjaan, tenaga kerja dibagi beberapa bagian sebagai berikut.

1. Tenaga kerja ahli, adalah pegawai yang ditempatkan dalam pekerjaan proyek

yang sedang berlangsung. Jenis tenaga kerja ini memegang peranan yang

penting terhadap sistem koordinasi dan sistem manajemen dengan tenaga kerja

lainnya untuk menghasilkan prestasi yang baik dalam melaksanakan pekerjaan.

Meliputi tenaga pelaksana yang tingkat pendidikannya sarjana, sarjana muda

dan memiliki pengalaman dibidang masing-masing.

2. Mandor, dituntut untuk memiliki pengetahuan teknis dalam taraf tertentu,

misalnya: dapat membaca gambar konstruksi, dapat membuat perhitungan

ringan, dapat membedakan kualitas bahan bangunan yang akan digunakan,

menangani pekerjaan acuan, pembesian, pengecoran, dan mengawasi pekerjaan

tenaga kerja bawahannya.

35

3. Tenaga tukang, harus ahli dalam bidangnya berdasarkan pengalaman dan cara

kerja yang sederhana. Tukang dalam proyek tempat penulis kerja praktek

dibagi menjadi lima bagian yaitu tukang besi (rebarman), tukang batu (mason),

tukang kayu (carpenter), tukang las, dan tukang listrik (ME). Tukang besi

mengurusi segala macam kegiatan yang berhubungan degan

pembesian/pemasangan tulangan, tukang batu bertugas dalam pengecoran dan

pembuatan lantai kerja, tukang kayu bertugas untuk mengurusi segala macam

pekerjaan yang berhubungan dengan kayu baik bekesting hingga servis

lainnya.

4. Tenaga kasar, memerlukan kondisi yang kuat dan sehat untuk pengangkutan

bahan, alat, dan lain lain.

5. Tenaga keamanan (security), bertugas menjaga keamanan lokasi proyek,

prosedur penerimaan tamu serta membuka dan menutup pintu jika ada

concrete mixer truck, concrete pump truck maupun truk bahan bangunan yang

akan masuk ke lokasi proyek.

2.3.8 Waktu dan Upah Kerja

Pekerjaan yang dilakukan dinilai berhasil apabila telah sesuai dengan tujuan

yang diharapkan (sesuai rencana). Setiap pekerjaan memerlukan disiplin kerja dari

semua unsur proyek sehingga efisiensi kerja dan waktu dapat tercapai. Besarnya

gaji yang diterima tenaga kerja harus sesuai dengan yang telah ditetapkan dan

dibayarkan tepat waktu.

1. Waktu Kerja

a. Waktu Kerja Biasa

Jumlah hari kerja pada proyek pembangunan gedung Fakultas MIPA UII

dalam 1 minggu adalah 6 hari, pada hari senin sampai sabtu. Sedangkan

jumlah jam kerja dalam 1 hari adalah 8 jam, kelebihan jam kerja tersebut

dianggap sebagai jam lembur dengan batasan waktu tertentu. Perincian jam

kerja biasa adalah sebagai berikut :

1) Jam 08.00 12.00 WIB Jam bekerja

2) Jam 12.00 13.00 WIB Jam istirahat

3) Jam 13.00 16.00 WIB Jam bekerja

36

b. Waktu Kerja Lembur

Jam kerja lembur dilakukan apabila ada pekerjaan yang menuntut harus

segera diselesaikan agar target bagian pekerjaan tersebut tercapai. Dalam

proyek pembangunan gedung fakultas MIPA UII ini waktu kerja lemburnya

terhitung apabila waktu kerja melebihi waktu kerja biasa (normal) yaitu dari

setelah pukul 16.00 WIB sampai dengan selesai.

2. Upah Kerja

Pembayaran upah tenaga kerja pada proyek pembanguanan gedung Fakultas

MIPA UII ini adalahsebagai berikut :

Pembayaran upah tenaga kerja adalah sebagai berikut :

1. Tenaga kerja tetap, pembayaran upah dilaksanakan setiap akhir bulan.

2. Tenaga kerja honorer, pembayaran upah dilaksanakan setiap minggu.

3. Tenaga kerja harian, pembayaran upah dilaksanakan setiap satu minggu

sekali.

Sedangkan jam kerja lembur, pembayarannya diperhitungkan dari jumlah jam

lembur.