31 

 

BAB III

OBJEK PENELITIAN

III.1 Sejarah Perusahaan

PT.Keystone Indonesia adalah sebuah perusahaan swasta nasional yang

bergerakdi bidang pendistribusian produk valves and control. Perusahaan ini

didirikan oleh Bapak Calvin Suwandi Lukmantara sebagai Direktur Utama

PT.Keystone Indonesia. PT. Keystone Indonesia, yang berkantor pusat di Wisma

77, lantai 15, Jl. Letnan Jendral S. Parman Kav. 77 Jakarta, merupakan

perusahaan distribusi yang menjual barang yang di buat oleh Tyco Flow Control

yang bertempat di Singapura untuk didistribusikan kepada pelanggan yang

memesan di wilayah Indonesia dan kemudian perusahaan (PT Keystone

Indonesia) mengirimkan barang kepada pelanggan.

Sejak 20 tahun yang lalu, katup Keystone telah di distribusikan di seluruh

Indonesia melalui sebuah jaringan distribusi dan agen. Pada saat itu perusahaan

belum berbentuk PT. Sesuai dengan tingginya permintaan dari pelanggan pada

produk Keystone, maka pada tanggal 1 May 1995, PT. Keystone Indonesia resmi

di dirikan.

Pada tahun 2001, Keystone dibeli oleh Tyco Flow Control, dan Keystone

Indonesia merupakan agen satu-satunya yang menjual produk Tyco Flow

Control. Pada bulan Juni 2008, PT Keystone membuktikan komitmen

perusahaan dalam memberikan produk dan jasa yang berkualitas kepada

  32

pelanggan. PT. Keystone Indonesia berhasil mendapatkan dan

mengimplementasikan ISO Standar 9001; 2000 pada proses bisnis PT. Keystone

Indonesia.

III.2 Bidang Usaha

PT Keystone Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak di bidang

distribusi yang mendistribusikan alat-alat katup (valves) untuk keperluan

kontraktor maupun pabrikan. Barang yang dijual oleh Keystone sendiri adalah

barang yang berasal dari Tyco Flow Control.

Tyco Flow Control merupakan pabrik atau tempat yang membuat katup-

katup tersebut yang kemudian di distribusikan ke Indonesia yang di jual kembali

melalui PT Keystone ini kepada pelanggan. Katup atau valves yang di

distribusikan oleh Tyco Flow Control merupakan katup-katup yang dijual secara

eceran (tergantung pesanan). PT Keystone mendistribusikan barangnya kepada

seluruh pelanggan di Indonesia yang membutuhkan katup tersebut. Penjualan

katup-katup ini hanya di distribusikan ke negara Indonesia saja, karena di luar

negeri sudah memiliki distributor tersendiri disetiap Negara.

III.3 Visi dan Misi

Untuk menunjukkan integritas PT Keystone Indonesia sebagai pemimpin

pasar dalam industri ini. PT Keystone Indonesia memiliki visi sebagai berikut:

“Menjadi distributor “Valves and Control" dengan standar Internasional dan

untuk mencapai reputasi yang dapat dipercaya di lini bisnis kami di Indonesia”

  33

Untuk mencapai visi tersebut, PT Keystone Indonesia memiliki misi

sebagai berikut:

a. Untuk menjadi pemimpin pasar dengan menyediakan kualitas produk dan

jasa.

b. Untuk menerapkan ISO 9001; 2000 dalam proses bisnis perusahaan.

c. Untuk menciptakan hubungan jangka panjang dengan prinsip kami dan

pelanggan.

d. Untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan memberikan nilai tambah bagi

produk dan layanan kami dibandingkan dengan pesaing.

e. Untuk menciptakan sumber daya manusia yang kompeten.

III.4 Produk-produk Yang Tersedia

1. General Service Valve

Dengan merek terkemuka: Richards, fasani, vanessa, Winn, Kitamura

(KTM), Neotecha, Gachot, Rovalve, L & M, Promet, Raimondi, Sapag,

Raphael, Hancock, Flocheck, Vonk, Winn, Hindle, Belgicast, FCT, Clarkson,

Hindle, Klein, Gulf, Hovap.

a. Resilient Seated Butterfly Valves

b. Teflon Lined Butterfly Valve

c. Hygienic Valves

d. Ball Valves

e. Knifegate Valves

f. Resilient Gate Valves

g. Gate/ Globe/ Check Valves

  34

h. Diaphragm Valves

i. Sight Glass

2. Critical Service Valve

Dengan merek terkemuka: Vanessa, Vavtron, KTM, Richards, Yarway,

Sampell, Sapag, Dewrance.

a. Metal Seated, Rotary Valves – Vanessa

b. Quarter Turn Gate Valves – Vanessa

c. Metal Seated Ball Valves – KTM, MCF

d. Cryogenic Ball Valves – Richards, KTM

3. Actuators and Controls

Dengan merek terkemuka : Biffi, Morin, Keystone, Westlock, Tyco AVID

a. Electric Actuators

b. Pneumatic Actuators

c. Hydraulic Actuators

d. Sub-sea Actuators

e. Stainless Steel Actuators

4. Engineering Products

Dengan merek ternama: Varec, Kunkle, Anderson Greenwood, Crosby,

Yarway, Sapag, Narvik, Penberthy

a. Pressure Relief Valve

b. Level Gauge

c. Steam Traps

d. Expansion Joint

e. Desuperheater

  35

III.5 Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan hal yang penting dalam sebuah organisasi dan

merupakan salah satu elemen organisasi. Dengan struktur organisasi dapat diketahui

dengan jelas fungsi, tugas dan tanggung jawab masing-masing dari setiap bagian.

Sebuah organisasi atau perusahaan yang tidak memiliki struktur organisasi hanya akan

dapat menyulitkan perusahaan tersebut dalam menjalankan prosedur yang sudah

ditetapkan, sehingga tujuan perusahaan pun tidak akan tercapai karena struktur

organisasi merupakan cara aktifitas organisasi dibagi, diorganisasikan dan

dikoordinasikan.

Struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukkan segenap

pekerjaan yang dilaksanakan oleh masing-masing bagian yang akhirnya akan dapat

direalisasikan melalui tugas dan tanggung jawab pada masing-masing karyawan yang

sudah ditetapkan oleh perusahaan. Hal ini menggambarkan bahwa telah ada spesialisasi

didalam beberapa fungsi penting sesuai dengan bidang-bidang yang diperlukan oleh

perusahaan.

Struktur organisasi pada PT Keystone Indonesia disusun berdasarkan ruang

lingkup, tugas dan tanggung jawab serta wewenang dalam menjalankan tugasnya

masing-masing. Dengan adanya spesialisasi yang diberikan oleh perusahaan pada

karyawan maka tujuan dan sasaran perusahaan akan tercapai secara efektif dan efisien

khususnya dalam pengambilan keputusan.

Adapun struktur organisasi pada PT Keystone Indonesia adalah terlampir.

Berikut rincian ruang lingkup, tugas dan tanggung jawab serta wewenang dalam struktur

organisasi PT Keystone Indonesia.

  36

Direktur

1. Ruang Lingkup

Pengawasan terhadap seluruh karyawan maupun manajer perusahaan dan sebagai

sarana pengambilan keputusan secara bersama.

2. Tugas dan Tanggung Jawab

a. Sebagai pemimpin perusahaan dengan kebijakan-kebijakan yang ditetapkan

perusahaan

b. Sebagai sarana pengambilan keputusan akhir

c. Mengawasi para karyawan dan bawahannya

d. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan

e. Menjalankan tanggung jawab dari direktur perusahaan sesuai dengan standar

etika dan hukum

3. Wewenang

a. Berhak memecat karyawan jika karyawan melakukan kesalahan

b. Menandatangani segala hal yang berurusan dengan perusahaan

Assistant to Director

1. Ruang Lingkup

Membantu direktur secara langsung.

2. Tugas dan Tanggung Jawab

a. Sebagai back-up dari direktur

b. Membantu direktur dalam mengerjakan pekerjaannya

c. Dapat menggantikan posisi direktur jika diperlukan

d. Memberikan masukan kepada direktur

  37

3. Wewenang

a. Ikut mengawasi para karyawan

b. Membuat schedule direktur

Senior Sales Manager

1. Ruang lingkup

Pengawasan dan perencanaan terhadap seluruh kegiatan penjualan mulai dari

proses pengolahan inquiry, penawaran, negosiasi, order processing dan lainnya.

2. Tugas dan tanggung jawab

a. Mengatur dan mengawasi kegiatan kunjungan sales

b. Mengatur dan mengawasi pembuatan penawaran / quotation

c. Mengatur dan mengawasi proses negosiasi dan order processing

d. Merencanakan dan menyusun target penjualan tahunan dan jangka

pendek

e. Merencanakan dan menyusun stok barang

f. Mengawasi komunikasi dan negosiasi terhadap principal

g. Merencanakan dan menyusun program reward

3. Wewenang

a. Menyusun tim penjualan dan budget masing-masing tim

b. Menentukan margin penjualan minimum

c. Mengatur account / customer untuk masing-masing tim

d. Menentukan volume/quantity dan jenis barang stok

  38

Operational Manager

1. Ruang lingkup

Pengawasan dan pengaturan terhadap seluruh kegiatan operasional perusahaan

dimulai dari bagian accounting, finance, export import, general affair dan

warehouse.

2. Tugas dan tanggung jawab

a. Mengawasi dan mengatur kegiatan operasional perusahaan terutama

dibidang administasi yang mencakup finance, accounting, export import

dan general affair serta warehouse.

b. Mengawasi penggunaan dan pemeliharaan inventaris kantor.

c. Membuat laporan kegiatan operasional secara lisan kepada atasan.

3. Wewenang

a. Berwenang untuk menandatangani purchase order, invoice dan

faktur pajak.

b. Berwenang untuk menyetujui biaya pengeluaran operasional perusahaan.

c. Berwenang untuk melakukan performance appraisal terhadap bawahan.

Area Sales Manager

1. Ruang lingkup

a. Mencari order/ informasi project dari customer, info media dan Sales

Engineer

b. Memantau kinerja kerja Sales Engineer

c. Mengevaluasi kinerja kerja Sales Engineer

  39

d. Melakukan dan menindaklanjuti informasi yang diberikan oleh Sales

Engineer

e. Mengadakan jadwal presentasi produk oleh principal ke customer di

Jakarta maupun di luar kota

f. Mengadakan training produk kepada bawahan

g. Melakukan negosiasi harga sesuai limit yang diberikan oleh Sales

Manager

h. Mengadakan kunjungan ke customer yang ada diluar kota

2. Tugas dan tanggung jawab

a. Bertanggung jawab untuk mencari order dan informasi project

b. Bertanggung jawab untuk membuat penawaran dan follow up sampai PO

c. Bertanggung jawab untuk melakukan dan menindaklanjuti informasi

yang diberikan bawahan

d. Bertanggung jawab untuk membantu bawahan untuk klarifikasi

spesifikasinya sesuai yang diminta.

e. Memantau dan membantu kinerja kerja bawahan

f. Mengadakan training produk ke bawahan

g. Mengevaluasi kinerja kerja bawahan

h. Bertanggung jawab untuk menangani complain produk dari pelanggan

i. Bertanggung jawab menjaga harmonisasi dan kepuasan pelanggan

j. Bertanggung jawab dalam memenuhi target penjualan tahunan

k. Bertanggungjawab dalam hubungan kerja yang sehat dengan atasan

maupun bawahan

  40

3. Wewenang

a. Membuat penawaran ke customer

b. Negosiasi harga sesuai limit yang diberikan atasan

c. Entertain customer dengan batasan limit tertentu

d. Menegur bawahan jika kurang aktif dalam pekerjaan

e. Meminta laporan kerja dan informasi project dari bawahan

f. Meningkatkan kinerja kerja bawahan

Sales Chief

1. Ruang lingkup

a. Pencarian informasi Project List di daerah ruang lingkup kantor cabang

dan afiliasi.

b. Penanganan semua permintaan penawaran dari perusahaan afiliasi dan

kantor cabang

c. Pengenalan produk kepada kantor cabang dan afiliasi serta bawahan

2. Tugas dan tanggung jawab

a. Bertanggung jawab untuk mencari informasi project

b. Bertanggung jawab untuk membuat penawaran dan follow up sampai PO

c. Bertanggung jawab untuk membantu bawahan untuk klarifikasi

spesifikasi sesuai yang diminta.

d. Memantau dan membantu kinerja kerja bawahan

e. Mengadakan training produk ke kantor cabang dan afiliasi serta bawahan

f. Mengevaluasi kinerja kerja bawahan

  41

g. Bertanggung jawab untuk menangani complain produk dari customer

h. Bertanggung jawab dalam memenuhi target penjualan tahunan

i. Bertanggungjawab dalam hubungan kerja yang sehat dengan atasan

maupun bawahan

3. Wewenang

a. Membuat penawaran ke kantor cabang dan afiliasi

b. Negosiasi harga sesuai limit yang diberikan atasan

c. Menegur bawahan jika kurang aktif dalam pekerjaan

d. Meminta laporan progress dari penawaran yang telah diberikan.

e. Meningkatkan kinerja kerja bawahan

Chief of Warehouse

1. Ruang lingkup

Mendata keluar masuk material, mengatur pengiriman ke pelanggan, mengatur

biaya operasional gudang dan memberikan laporan stok .

2. Tugas dan tanggung jawab

a. Mengatur pengiriman

b. Mengoreksi Surat Jalan

c. Membuat laporan stok minimal per bulan

d. Mengatur keuangan untuk biaya operasional

e. Memberikan informasi expedisi yang akan digunakan

f. Bertanggung jawab terhadap semua kegiatan yang ada digudang

g. Memberikan perintah tugas kepada bawahan

  42

3. Wewenang

Memberikan keputusan yang sifatnya umum (Jika material tidak siap dikirim

semuanya, kendaraan yang rusak, pengeluaran biaya)

Chief of Export – Import (Exim)

1. Ruang lingkup

Seluruh kegiatan yang berhubungan dengan proses pengiriman barang dari

pabrik hingga ke warehouse

2. Tugas dan tanggung jawab

a. Mengatur proses import produk dari pabrik hingga ke Indonesia

b. Memilih dan berkoordinasi dengan forwarder untuk mengirimkan produk

ke Indonesia

c. Mengeluarkan produk dari bea cukai hingga masuk ke warehouse.

d. Memasukkan data Matrans, Stomars dan Bukti pengiriman (Delivery

Slip) ke dalam Program computer accounting

e. Mengirimkan Delivery Order (DO) melalui fax ke bagian Warehouse

sebagai instruksi pengiriman barang ke customer.

f. Membuat Commercial Invoice dan Packing List

3. Wewenang

a. Berwenang untuk mengevaluasi dan menentukan forwarder.

  43

b. Berwenang untuk menandatangani Delivery Order dan menentukan

apakah barang dapat dikirimkan ke customer atau tidak.

Chief Purchasing

1. Ruang lingkup

Seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan pembuatan Purchase Order (PO)

ke Principal.

2. Tugas dan tanggung jawab

a. Membuat Purchase Order (PO) ke Principal

b. Membuat costing / perhitungan yang menunjukkan perbandingan nilai

beli dan jual serta biaya impor terhadap sebuah PO

c. Membuat laporan booking / penjualan setiap bulan

d. Bertanggung jawab terhadap semua PO ke principal yang telah dibuat

3. Wewenang

a. Berwenang untuk menanda tangani semua PO ke Principal

b. Berwenang untuk memutuskan apakah Sales Order (SO) dari sales dapat

diproses atau tidak.

c. Berwenang untuk negosiasi harga barang yang dibeli dengan principal.

Chief of Finance

1. Ruang lingkup

  44

Seluruh kegiatan kerja yang berhubungan dengan proses keuangan, Penagihan ke

customer serta laporan – laporan keuangan.

2. Tugas dan tanggung jawab

a. Membuat laporan Account Receivable dan Account Payable,

membooking nomor invoice dan membuat laporan overdue Account

Receivable.

b. Melakukan pembayaran kepada principal.

c. Menginput atau memasukkan data transaksi bank ke General Ledger.

d. Mengecek kelengkapan surat jalan dan mencocokkan dengan Sales

Order (SO) dan Purchase Order (PO) dari customer / pelanggan.

e. Mengontrol pemasukan dan pengeluaran kas kecil dalam mata uang

asing.

3. Wewenang

a. Berwenang untuk membuka giro dan cek untuk keperluan operasional

kantor.

b. Berwenang untuk mengakses ke bank untuk melakukan pengecekan saldo

bank.

c. Berwenang menyimpan kas kecil dalm bentuk mata uang asing.

Sales Engineer

1. Ruang lingkup

a. Pengenalan produk dan penjualan produk

b. Pemeliharaan hubungan baik dengan customer

  45

c. Filing dokumen

2. Tugas dan tanggung jawab

a. Membuat penawaran untuk permintaan harga dan delivery dari customer.

b. Menindaklanjuti penawaran yang telah diberikan ke customer

c. Mengunjungi customer secara rutin dan menjalin hubungan baik .

d. Mengelola semua dokumen penawaran, order, dan lain-lain secara

sistematis

e. Mengevaluasi kepuasan customer

3. Wewenang

a. Dapat menentukan nilai margin atas penawaran sesuai ketentuan yang

berlaku.

b. Dapat menentukan nilai discount atas penawaran sesuai kondisi customer.

Technical Advisor Warehouse

1. Ruang lingkup

Membantu Chief of Warehouse dalam hal teknis untuk produk masuk dan keluar

warehouse.

2. Tugas dan tanggung jawab

a. Mengidentifikasi kesesuaian produk yang masuk ke dalam warehouse

b. Bersama dengan Technical Support memberikan saran kepada sales

mengenai hal-hal teknis

c. Bersama dengan Technical Support membantu menyelesaikan masalah/

keluhan customer

  46

d. Memantau dan memeriksa kesesuaian produk sebelum dikirimkan kepada

customer sesuai dengan order customer

e. Memberikan saran kepada Technical Support mengenai stok barang-

barang penunjang.

3. Wewenang

Menerima atau menolak produk yang masuk ke warehouse berdasarkan

pertimbangan teknis dan kesesuaian dengan Purchase Order ke principal.

Export – Import Supervisor

1. Ruang lingkup

Seluruh kegiatan yang berhubungan dengan proses pengiriman barang dari

pabrik hingga ke warehouse

2. Tugas dan tanggung jawab

a. Mengeluarkan produk dari bea cukai hingga masuk ke warehouse.

b. Memasukkan data Matrans, Stomars dan Bukti pengiriman (Delivery

Slip) ke dalam program computer accounting – Peachtree

c. Mengirimkan Delivery Order (DO) melalui fax ke bagian warehouse

sebagai instruksi pengiriman barang ke customer.

3. Wewenang

a. Menggantikan pekerjaan Chief of Exim apabila berhalangan.

  47

b. Memerintahkan warehouse untuk segera mengirimkan produk kepada

customer.

Collector & Messenger

1. Ruang lingkup

a. Penagihan

b. Pengantaran dokumen

2. Tugas dan tanggung jawab

a. Membantu proses penagihan kepada customer didaerah Jakarta dan

sekitarnya.

b. Mengantarkan dokumen antar perusahaan afiliasi.

c. Membantu proses perbankan yang meliputi setoran, kliring dan

penarikan.

3. Wewenang

a. Berwenang untuk melakukan penagihan kepada customer.

b. Berwenang untuk melakukan penarikan dana tunai di bank berdasarkan

surat kuasa.

Driver Warehouse

1. Ruang lingkup

  48

Mencocokkan material yang akan dikirim dengan surat jalan, mengetahui tujuan

kiriman, bertanggung jawab dengan material yang akan dikirim sampai ke

tujuan, bertanggung jawab dan dapat memelihara kendaraan yang dikemudikan.

2. Tugas dan tanggung jawab

a. Mencocokkan material yang akan dikirim dengan surat jalan

b. Mengetahui tujuan pelanggan

c. Menjaga dan memelihara kendaraan yang dikemudikan

d. Memberikan laporan masa periode habisnya untuk STNK mobil

e. Bertanggung jawab terhadap material yang akan dikirim sampai ke tujuan

f. Meminimalkan biaya pengeluaran dilapangan

g. Menggunakan sarana yang diberikan oleh perusahaan (Pakaian seragam,

sepatu safety)

3. Wewenang

a. Mengatur penempatan produk di kendaraan untuk keperluan pengiriman

b. Mengatur jadwal pengiriman sesuai dengan daerah tujuan pengiriman.

Assistant Driver Warehouse

1. Ruang lingkup

Mencocokkan material yang akan dikirim dengan surat jalan, mengetahui tujuan

kiriman, bertanggung jawab dengan material yang akan dikirim sampai ke

tujuan , dapat berkomunikasi dengan baik kepada pelanggan, dapat menjaga dan

memelihara keadaan kendaraan

  49

2. Tugas dan tanggung jawab

a. Mendampingi dan membantu driver menuju ke pelanggan.

b. Mengawasi keadaan barang di kendaraan selama dalam perjalanan

menuju pelanggan.

c. Membantu koreksi material yang akan dikirim disesuaikan dengan surat

jalan.

3. Wewenang

Menggantikan tugas driver warehouse apabila berhalangan.

Material Handling Supervisor

1. Ruang lingkup

Mengecek material yg akan dikirim & diterima, membantu packing barang,

menyiapkan material yg akan dikirim, Repair Material, distribusikan ke

kendaraan.

2. Tugas dan tanggung jawab

a. Mengecek material yg akan dikirim setelah disiapkan oleh Material

Handling staff

b. Mencocokkan surat jalan dg material yang sdh disiapkan untuk dikirim

c. Memberikan laporan jika terdapat material rusak/kurang baik

d. Membantu stockman dalam kesulitan menyiapkan material

e. Bertanggung jawab keberadaan material di gudang (penempatan,packing)

  50

f. Mengecek material yg datang ke gudang dan langsung melaporkan ke

kepala gudang

3. Wewenang

Berwenang untuk memberikan perintah kepada Material Handling Staff dan

menegurnya apabila terjadi kesalahan yang disebabkan oleh kelalaiannya.

Administrasi Gudang

1. Ruang lingkup

Melaksanakan semua Administrasi Gudang yang meliputi, pembuatan surat

jalan, laporan penerimaan dan pengembalian material, serta mencocokan stok

dengan keadaan fisik.

2. Tugas dan tanggung jawab

a. Membuat surat jalan disesuaikan dengan DO dan kondisi kendaraan

b. Membuat laporan penerimaan dan pengembalian Barang

c. Mengatur jadwal pengiriman kepada driver

3. Wewenang

Membantu Chief Warehouse dalam menangani administrasi gudang.

Struktur organisasi PT Keystone Indonesia dapat dilihat pada Gambar 3.1 berikut :

  51

  52

III.6 Prosedur-Prosedur Yang Terdapat Pada PT Keystone Indonesia

III.6.1 Prosedur Penjualan

Terdapat prosedur penjualan yang terdapat pada PT Keystone Indonesia.

Prosedur ini menerangkan mekanisme proses penerimaan inquery dari

pelanggan, penawaran harga, pembuatan sales order, proses pembelian hingga

proses input delivery order oleh bagian pembelian. Kegiatan dalam prosedur

penjualan ini dimulai dengan melakukan pengecekan apakah produk yang

diminta oleh pelanggan dapat dipenuhi (merupakan salah satu produk principal).

Kemudian bagian penjualan tersebut mengklarifikasi teknis dengan cara

melakukan pengecekan terhadap kelengkapan inquery, menghubungi pelanggan

agar melengkapi form data sheet apabila diperlukan, menentukan produk yang

sesuai dan bila diperlukan dapat berkonsultasi dengan bagian technical support

serta memberikan bantuan dan masukan kepada bagian penjualan dalam hal

penentuan produk.

Tahap berikutnya adalah pengecekan barang ke principal, yaitu dengan

memeriksa ketersediaan barang yang diminta oleh pelanggan kepada principal

dan melakukan permintaan penawaran ke principal. Kemudian melakukan

quotation yaitu memberikan penawaran yang dilengkapi dengan data-data

spesifikasi produk dan ketentuan yang berlaku pada pelanggan. Langkah

selanjutnya adalah follow up yaitu menindaklanjuti dan memastikan penawaran

yang telah diberikan sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Setelah proses selesai,

bagian penjualan baru menerima purchase order dari pelanggan dan melakukan

  53

pengecekan terhadap kesesuaian terhadap penawaran dan syarat-syarat yang

telah diajukan serta memberikan konfirmasi kepada pelanggan bahwa purchase

order telah diterima dan diproses.

Kemudian manajer penjualan membuat dan mengajukan sales order

kepada manajer operasional. Manajer operasional dalam hal ini bertugas

memeriksa apakah bagian penjualan sudah melakukan perhitungan harga pokok

penjualan yang sesuai untuk proses pembelian barang ke principal serta

melakukan pengecekan stock, apabila ada maka dilanjutkan langsung ke proses

input delivery order yang memberikan instruksi ke gudang untuk mengirim

barang ke pelanggan, namun jika stock tidak ada maka dilanjutkan ke proses

selanjutnya.

Bagan alir dari prosedur penjualan PT Keystone Indonesia dapat dilihat

pada Gambar 3.2 berikut :

  54

Gambar 3.2

Bagan Alir Prosedur Penjualan

  55

III.6.2 Prosedur Warehouse

Prosedur warehouse yang terdapat pada PT Kaeystone Indonesia

bertujuan untuk menerangkan mekanisme proses penerimaan barang dari

principal di warehouse, penyimpanan hingga pengiriman barang ke pelanggan.

Kegiatan dalam prosedur ini dimulai dengan penerimaan barang dari principal.

Bagian administrasi gudang dan technical advisor yang melakukan kegiatan ini.

Kegiatan tersebut meliputi menerima packing list dan purchase order untuk

barang yang akan diterima, memeriksa kesesuaian antara packing list dengan

barang yang diterima, memeriksa kualitas dan kelengkapan barang diterima,

serta membuat laporan pemeriksaan penerimaan barang.

Kemudian proses dilanjutkan dengan penyimpanan barang digudang.

Dalam proses ini bagian administrasi gudang membuat dokumen penerimaan

barang, menginstruksikan material handling staf untuk melakukan penyimpanan

barang dan melakukan pencatatan terhadap barang yang akan disimpan pada

stock card. Setelah proses tersebut selesai, barulah bagian administrasi gudang

yang dibantu oleh technical advisor dan bagian eksport import mempersiapkan

pengiriman barang ke pelanggan, pengiriman tersebut meliputi beberapa hal,

yaitu menerima delivery order dan melakukan persiapan barang yang akan

dikirim, melakukan pemeriksaan fisik, kualitas dan kelengkapan barang (apabila

barang sesuai maka barang akan di packing) dan melakukan pengurangan stock

barang yang akan dikirim pada stock card. Kemudian pengiriman barang pun

terjadi, sebelumnya bagian administrasi gudang membuat delivery slip dan

  56

barangnya ke pelanggan. Bagan alir dari prosedur warehouse PT Keystone

Indonesia dapat dilihat pada Gambar 3.3 berikut:

Gambar 3.3

Bagan Alir Prosedur Warehouse

 

 

  57

III.6.3 Prosedur Penagihan

Prosedur penagihan diadakan dengan tujuan untuk menerangkan proses dari

penerimaan delivery slip menjadi invoice sampai dengan penerimaan pembayaran dari

pelanggan. Kegiatan pertama yaitu dilakukan oleh bagian keuangan. Bagian keuangan

menerima purchase order customer kemudian melakukan pengecekan cara pembayaran,

apakah secara kredit atau tunai. Jika kredit, barang dapat langsung dikirim ke pelanggan,

namun jika tunai barang dapat dikirim jika pembayaran telah dilunaskan oleh pelanggan.

Kegiatan selanjutnya dilakukan oleh bagian akuntansi, bagian ini membuat

invoice, faktur pajak dan tanda terima/ kwitansi setelah memastikan kesesuaian antara

delivery slip dan purchase order pelanggan, kemudian mencantumkan nomor rekening

perusahaan dalam kwitansi. Setelah itu direktur mengotorisasi invoice yang telah

disetujui. Setelah invoice disetujui, bagian akuntansi melakukan pengiriman invoice

yang telah di tandatangani dan di stempel perusahaan beserta tanda terima yang harus

ditandatangani oleh penerima sebagai bukti bahwa invoice telah diterima dalam keadaan

lengkap, kemudian pengiriman invoice dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu diantar

langsung oleh kolektor atau dikirim melalui pos/ kurir.

Setelah bagian akuntansi selesai, dilanjutkan dengan kegiatan penagihan yang

dilakukan oleh bagian keuangan dengan cara, melakukan pengecekan pelanggan yang

masa pembayarannya telah jatuh tempo, melakukan penagihan melalui telepon atau

surat. Tahap terakhir yaitu bagian keuangan akan mencatat pembayaran yang telah

diterima dengan memperbaharui laporan umur piutang.

  58

Bagan alir dari prosedur penagihan PT Keystone Indonesia dapat dilihat pada

Gambar 3.4 berikut :

Gambar 3.4

Bagan Alir Prosedur Penagihan

  59

III.6.4 Prosedur Pembayaran Principal

Pada prosedur pembayaran principal pada PT Keystone Indonesia bertujuan

untuk menerangkan mekanisme proses pelunasan tagihan principal. Dalam

prosedur ini sebagian besar dilakukan oleh bagian keuangan. Pada kegiatan awal

bagian keuangan menerima invoice dari principal, kemudian memeriksa kesesuaian

invoice principal dengan purchase order, serta menghubungi principal untuk

koreksi apabila terdapat ketidaksesuain.

Kemudian juga membuat laporan umur hutang untuk memonitor invoice,

menyiapkan tagihan yang telah jatuh tempo (untuk barang indent melampirkan

tagihan yang akan dilunasi beserta purchase order), setelah itu direktur

menyetujui rencana pembayaran. Kegiatan terakhir dalam prosedur ini adalah

pembayaran tagihan, yaitu dengan cara membuka cek dan giro serta

menginformasikan kepada pihak principal bahwa telah dilakukan pembayaran.

Bagan alir dari prosedur pembayaran principle PT Keystone Indonesia

dapat dilihat pada Gambar 3.5 berikut :

  60

Gambar 3.5

Bagan Alir Prosedur Pembayaran Principal