1

BAB III

OBJEK DAN DESAIN PENELITIAN

III.1 Objek Penelitian

III.1.1 Sejarah Singkat PT. NNAP Multifinance

PT. NNAP Multifinance merupakan perusahaan pembiayaan yang didirikan Mei

1974 sebagai alternatif lembaga keuangan non-bank yang bergerak di bidang

pembiayaan kapal, dengan tujuan untuk mengembangkan pelayaran nasional. Fokus

Bisnis PT. NNAP adalah Pembiayaan kapal-kapal niaga nasional dengan fokus

pembiayaan kepada perusahaan pelayaran kelas menengah ke bawah.

Pembiayaan dapat berupa Leasing, Purchase on Installment, Sale and Lease

back.

Pada Tahun 1991 – 2004 kegiatan usaha PT. NNAP diperluas menjadi

perusahaan multifinance yang dapat membiayai berbagai jenis barang modal. Nama

perusahaan berubah menjadi PT. NNAP Multifinance.

Pada Tahun 2004 selanjutnya pada awal didirikannya perusahaan untuk

membiayai kapal dengan tujuan mengembangkan armada niaga nasional dan ternyata

selama ini bisnis pembiayaan kapal niaga menguntungkan, maka perusahaan kembali

fokus pada core business yaitu pembiayaan kapal.

2

III.1.2 Visi dan Misi PT. NNAP Multifinance

a. Visi

Menjadi perusahaan publik di bidang pembiayaan kapal dan berperan aktif dalam

pembangunan Industri Maritim Indonesia.

b. Misi

1. Melakukan pembiayaan kapal melalui pembangunan kapal, pembelian kapal

baru dan bekas serta perawatan kapal untuk kepentingan pelanggan dan

perusahaan.

2. Memaksimalkan stakeholder value.

3. Membangun kemitraan dengan pelanggan yang berkesinambungan.

III.1.3 Kegiatan Usaha PT. NNAP Multifinance

PT. NNAP Multifinance didirikan tahun 1974, sebagai alternative ship financing

company khususnya untuk membantu kepada perusahaan pelayaran yang membutuhkan

pembiayaan kapal dengan tujuan untuk mengembangkan armada niaga nasional.

Dengan segmen/fokus pembiayaan pada perusahaan pelayaran skala menengah

kecil, PT. NNAP menjadi jembatan untuk pemerataan kesempatan berusaha di sektor

pelayaran.

3

Namun sejak tahun 1991, kegiatan usaha PT. NNAP tidak saja membiayai

perusahaan tapi juga membiayai berbagai jenis barang modal Mekanisme pembiayaan

yang telah dilaksanakan antara lain:

a. Sewa (Leasing)

Kegiatan pembiayaan yang dilakukan dalam bentuk pengadaan barang modal

bagi penyewa guna usaha, baik dengan opsi beli maupun tanpa opsi beli untuk membeli

barang tersebut.

b. Beli Angsur (Purchase on Installment)

Pembiayaan kapal yang dilakukan dengan adanya pembayaran uang muka

sebesar 30% (self financing) dan sisanya dicicil selama jangka waktu dan bunga yang

disepakati. Pada saat serah terima kapal dilakukan, grow akte kapal sudah terdaftar atas

nama operator.

c. Anjak Piutang (Factoring)

Kegiatan pembiayaan yang dilakukan dalam bentuk pembelian dan/atau

pengalihan serta pengurusan piutang atau tagihan jangka pendek suatu perusahaan dari

transaksi perdagangan dalam dan/ luar negeri.

Untuk pengembangan peluang bisnis PT. NNAP Multifinance melakukan

peningkatan terhadap perlindungan kapal-kapal selama masa leasing dan membentuk

image kepercayaan dikalangan Perbankan/Investor dengan adanya sarana jaminan

keamanan dalam berinvestasi. PT. NNAP Multifinance menggunakan fasilitas Ship

Security Alert Systems (SSAS) yang telah dikembangkan, sehingga bisa mengetahui

4

posisi kapal secara real time dan pelanggan mendapatkan benefit akurasi ETA/ETD

kapal untuk optimalisasi operasi kapal.

Transmitter yang terpasang ini dapat terintegrasi dengan unit GPS dan atau unit

lainnya sebagai backup terhadap sistem GPS (Global Positioning System). Perangkat ini

dapat digunakan untuk memonitor posisi, kecepatan, dan arah haluan kapal, dan sesuai

dengan ketetuan SOLAS XI-2/6.

Manfaat yang didapat :

1. Memberikan layanana kepada operator terhadap posisi kapal secara real time.

2. Segera mengambil langkah-langkah yang cepat apabila kapal dalam keadaan

darurat.

3. Membantu untuk meningkatkan efisiensi pengoperasian kapal.

4. Membantu meningkatkan marketing dari kapal dengan pemasangan SSAS di

kapal.

5. Memenuhi aturan SOLAS Chapter XI-2/6 tentang SSAS.

III.1.4 Struktur Organisasi PT. NNAP Multifinance

Setiap perusahaan pasti memiliki struktur organisasi dengan ciri khas dan bentuk

yang sesuai dengan kebutuhan dan bidang usaha perusahaan tersebut. Hal ini tentunya

berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Oleh karena didasari akan

kebutuhan dan bidang usaha masing-masing perusahaan, tentunya diharapkan struktur

5

organisasi tersebut mampu mendukung jalannya kegiatan operasional perusahaan demi

mencapai tujuan akhir perusahaan serta mampu mengarahkan SDM di dalamnya dalam

hal tugas dan tanggung jawab masing-masing dalam bekerja.

STRUKTUR ORGANISASI PT. NNAP (PERSERO) Multifinane

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan

III.1.5 Uraian Tugas

Struktur organisasi PT. NNAP ini terdiri atas Direktur Utama dan empat

Direktorat yaitu terdiri dari Direktur Operasi, Direktur Kepatuhan dan Manajemen

Risiko, dan Direktur Administrasi dan Keuangan dengan tugas dan tangggungjawab

mengembangkan dan membawahi fungsi dari masing-masing Direktorat kearah yang

profesionalis. Dalam bab III ini akan dibahas struktur organisasi, tiga fungsi terbut

dibawahi oleh pemilik wewenang tertinggi perusahaan yaitu Pemegang Saham dan

Komisaris.

PEMEGANG

SAHAM

DEWAN

KOMISARIS

DIVISI USAHA

DIVISI KEUANGAN

DIVISI KEPATUHAN & MANAJEMEN

DIVISI TREASURY

DIREKTUR

OPERASI DIREKTUR

ADMINISTRASI

KEUANGAN

DIREKTUR

KEPATUHAN &

Risiko

DIREKTUR

UTAMA

STAF KREDIT

ADMINISTRASI

6

1. Direktur Operasi

Direktur Operasi mempunyai tugas untuk mengawasi dan mengontrol pekerjaan

dari bagian Divisi Usaha, serta bertanggung jawab penuh terhadap komisaris.

Adapun Divisi Usaha mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan, dan

mengawasi kegiatan pemasaran serta mengkoordinir Divisi terkait dalam proses serah

terima barang modal, dan mengawasi kehgiatan supervise barang modal yang dihasilkan

serta melakukan penagihan pembayaran kewajiban dari operator serta melaksanakan

penarikan barang modal dari operator yang tidak memenuhi persyaratan, bekerjasama

dengan Divisi terkait. Bertanggung jawab atas pelaksanaan semua kegiatan yang telah

ditetapkan dalam rencana kerja dan anggaran perusahaan maupun yang dilimpahkan

Direksi kepada Kepala Divisi Usaha. Kepala Divisi ini dibantu oleh :

a. Bag. Pemasaran

Merencanakan, melaksanakan, dan mengawasi kegiatan pemasaran barang

modal, pembuatan studi kelayakannya, pengadaan, administrasi kewajiban

operator sampai pelunasan kewajiban, dan mempunyai tanggung jawab atas

pelaksanaan semua kegiatan pemasaran yang telah ditetapkan.

1. Melaksanakan kegiatan pemasaran barang modal.

2. Membuat study investasi proyek yang akan ditandatangani dan study

kelayakan dalam berbagai alternative guna mengetahui kemungkinan

pelakasanaanya.

7

3. Mengadakan hubungan kerjasama dengan berbagai Instansi (Pemerintah

maupun Swasta) untuk pemasaran barang modal yang telah direncanakan.

4. Melakukan administrasi terhadap semua permohonanfasilitas pembiayaan

malaui perusahaan serta administrasi dokumen-dokumen lainnya yang

diperlukan.

5. Melaksanakan korespondensi dengan berbagai instansi (Pemerintah

maupun Swasta) berkenaan dengan permohonan fasilitas pembiayaan

investasi maupun proyek-proyek.

6. Melakukan seleksi atas permohonan-oermohonan pembiayaan investasi

malalui perusahaan yang mungkin dapat ditindak lanjuti.

7. Menerbitkan surat persetujuan pendahuluan pembiayaan barang modal

untuk ditanda tangani oleh Direksi maupun operator.

8. Melakukan analisa penawaran barang modal.

9. Melakukan proses penawaran barang modal baik secara langsung

maupun melalui broker bersama-sama dengan calon operator.

10. Memilih dan menganalisa barang modal yang akan dibeli bersama calon

operator.

11. Mempersiapkan dokumen-dokumen kontrak dengan divisi terkait dalam

rangka pembelian maupun penyerahan barang modal.

8

12. Membantu Divisi Usaha untuk mengkoordinir Divisi terkait dalam hal

serah terima barang modal kepada operator.

13. Melakukan administrasi terhadap semua dokumen kegiatan pengadaan

barang modal.

14. Melakukan pemeriksaan dokumen-dokumen dari lingkungan terkait

dalam rangka pembayaran untuk pembeli, pembangunan perbaikan

barang modal.

15. Menyiapkan surat penegasan leasing/beli angsur (confirmation letter)

barang modal.

16. Melakukan penagihan pembayaran kewajiban yang lancar kepada

operator sehubungan penjualan/leasing/beli angsur barang modal.

17. Melaksanakan administrasi pelunasan barang modal.

18. Melaksanakan pencatatan dan pelaporan piutang operator.

19. Penjagaan kemungkinan pembiayaan-pembiayaan dalam rangka peluasan

usaha, perbaikan maupun pembiayaan lainnya

2. Direktur Administrasi dan Keuangan

Direktur Administrasi dan Keuangan memiliki tanggungjawab untuk melakukan

supervise pekerjaan Kepala bagian Treasury dan Kepala bagian pembiayaan.

a. Kepala Bagian Treasury

9

Merencanakan, melaksanakan, mengelola, menilai, memverifikasi,

mengevaluasi, dan meneliti kegiatan Treasury. Dan bertanggung jawab atas

pelaksanaan semua kegiatan yang telah ditetapkan dalam rencana kerja dan

anggaran perusahaan maupun yang dilimpahkan Direksi Kepada Divisi Treasury.

1. Merencanakan, melaksanakaan, menyiapkan, dan mengawasi kebutuhan

pembiayaan, menerapkan instrument perpajakan dan memantau arus kas

perusahaan.

2. Mengembangkan dan menerapkan sistem pengelolaan dana secara

optimal, efisiensi sesuai tujuan perusahaan.

3. Melaksanakan tugas-tugas khusus yang diberikan oleh Direksi.

b. Kepala Divisi Keuangan

Menerima pembayaran uang tunai atau cek dari pelanggan untuk selanjutnya

segera disetorkan ke Bank Perusahaan.

3. Direktur Kepatuhan dan Manajemen Resiko

a. Merencanakan, mengkoordinir dan mengendalikan atas pelaksanaan pemenuhan

kepatuhan perusahaan sesuai dengan ketentuan dan perundang-undangan yang

berlaku.

b. Merencanakan, mengkoordinir, dan mengendalikan penerapan sistem

manajemen resiko perusahaan yang terukur berdasarkan tingkat resiko yang

dapat di terima oleh perusahaan.

10

c. Melaksanakan tugas khusus yang diberikan oleh Direksi.

d. Mengkoordinir penerapan dan evaluasi penerapan sistem manajemen resiko

dengan unit kerja yang terkait.

e. Melaksanakan tugas-tugas khusus yang diberikan oleh Kepala Kepatuhan dan

Manajemen Risiko.

f. Bertanggung jawab atas pelaksanaan semua kegiataan yang telah ditetapkan

dalam rencana kerja dan anggaran perusahaan maupun yang dilimpahkan Direksi

kepada Kepala Divisi Kepatuhan dan Manajemen Risiko.

III.2 Prosedur Anjak Piutang

III.2.1 Prosedur Anjak Piutang Penerimaan Klien Baru

Pada PT. NNAP (PERSERO) ini terdapat beberapa prosedur anjak piutang yaitu,

seperti Penerimaan Klien Baru, Pembayaran Dimuka, Penerimaan Pembayaran Faktur

Dari Customer untuk memenuhi prosedur anjak piutang di atas harus memenuhi sebagi

berikut :

1. Penerimaan Klien Baru

Adapun syarat-syarat pemberian fasilitas anjak piutang (factoring) :

a. Nasabah pemohon (klien) harus merupakan suatu badan hukum atau bentuk

usaha tetap seperti PT. CV, NV, Firma dan lain-lain, dan bukan

perorangan/individual, demikian pula halnya dengan pelanggan (Customer).

11

b. Calon klien diminta untuk mengisi secara lengkap Formulir Aplikasi secara

lengkap dengan dilampiri nya dokumen sebagai berikut :

• Laporan Keuangan (neraca dan rugi laba) tiga tahun terakhir, kalau ada

sebaiknya yang sudah di audit oleh akuntan publik.

• Rekening Koran dua belas bulan terakhir

• Volume penjualan calon klien maximal Rp. 5.000.000.000,- dengan

jangka waktu setiap transaksi maximal dua bulan/enam puluh hari dengan

penjualan yang dapat di factorkan adalah penjualan oleh klien secara

rutin setiap bulannya, bukan penjualan yang hanya dilakukan dalam

jangka waktu satu tahun atau enam bulan sekali.

• Modal perusahaan calon klien harus memadai dan sesuai dengan total

asset perusahaan.

• Calon klien harus bersedia untuk memeberikan jaminan pribadi

(borgtocht) dari pemegang saham atau manajemen nya atas pemberian

fasilitas factoring yang dilakukan secara recourse, yaitu klien menjamin

pembayaran apabila customer tidak memenuhi kewajiban membayar

piutang yang sudah dialihkan kepada PT. NNAP.

• Calon klien harus bersedia untuk di audit/survey oleh team audit PT.

NNAP khususnya yang meliputi pemeriksaan purchase order, invoice,

delivery order, sales ledger,kredit nota dan semua catatan mengenai bad

debt.

12

Bagian-bagian yang berhubungan dengan prosedur penerimaan klien baru adalah

pemasaran, kepala administrasi & keuangan, staff credit administration, bagian

kepatuhan dan manajemen resiko.

1. Bag. Pemasaran/Marketing Officer

Menerima Formulir Aplikasi klien yang sudah di isi secara lengkap dan

ditandatangani oleh klien. Kemudian Pemasaran mengecek kebenaran dari data-data

yang sudah di isi dalam Formulir Aplikasi Klien dengan melakukan hal-hal sebagai

berikut :

a. Mengirimkan Banker’s Enquiry kepada Bank Indonesia mengenai apakah calon

klien menikmati fasilitas kredit dari Bank lain dan bagaimana kondisi kredit yang

dinikmati.

b. Konfirmasi kepada pelanggan/trade checking

c. Pengecekan pemegang saham dan pengurus dengan anggaran dasar yang

dilampirkan

Apabila hasil pengecekan cukup memuaskan, bagian Pemasaran melakan survey

atau audit ke perusahaan pemohon agar dengan membawa suatu check list yang

berisikan data-data mana saja yang harus dilakukan pengecekan. Berdasarkan hasil

audit, bag. Pemasaran menentukan pemberian Plafond untuk setiap Customer

(Customer’s Maximum Advance Limit), nilainya sekitar dua kali penjualan

perbulannya. Berdasarkan hasil survey pemasaran membuat Laporan Comparizon

dan analisa laporan keuangan empat tahun terakhir. Laporan Comparizon dan

13

analisa laporan keuangan disimpan Pemasaran (Marketing Officer) karena

merupakan pegangan bag. Pemasaran untuk mendukung Proposal Memorandum.

Data yang sudah dikumpulkan dalam aplikasi permohonan, hasil audit dan

pengecekan, kemudian dikumpulkan untuk mendukung Proposal Memorandum

yang dibuat oleh bag. Pemasaran (Marketing Officer). Proposal Memorandum

yang diajukan harus mencantumkan informasi yang mencakup hal-hal sebagai

berikut :

a. Client Advance Limit (CAL)

b. Maximum Advance Limit (MAL) untuk masing-masing pelanggan, dilengkapi

dengan data pelanggan antara lain nama, alamat, nomor, telepon dan contact

person.

Menyerahkan Proposal Memorandum (info Memo) kepada Kepala Administrasi &

Keuangan dengan dilampirkan Formulir Aplikasi Klien (seperti laporan keuangan,

copy akte pendirian, copy NPWP, copy TDP, copy SIUP, surat persetujuan istri,

specimen tanda tangan).

Apabila permohonan ditolak oleh Kepala Administrasi & Keuangan maka bagian

Pemasaran mencatatnya dalam agenda aplikasi yang ditolak (batal dan blaclist)

dan membuat Surat Penolakan rangkap satu dan diserahkan ke calon klien.

Formulir Aplikasi Klien yang ditolak diarsip sesuai abjad nama.

Tetapi apabila disetujui maka Marketng Officer membuat Surat Penawaran

rangkap dua, yang harus ditandatangani oleh klien apabila syarat dan kondisi

dalam Surat Penawaran tersebut disetujui. klien diharapkan mengemballikan Surat

Penawaran kepada Marketing Officer dalam waktu dua minggu. salinan Surat

14

Penawaran diberikan kepada klien dan yang asli diberikan kepada Administrasi

Keuangan. Selanjutnya info Memo, Formulir Aplikasi Klien, Check List dan

dokumen pendukungnya diberikan kepada Administrasi Keuangan untuk

didokumentasikan.

Surat Penawaran yang sudah ditandatangani oleh klien kemudian menjadi Surat

Penerimaan/Persetujuan (Letter Of Acceptance) rangkap dua, lembar satu

diserahkan kebagian Kepatuhan & Manajemen Resiko dan lembar dua diserahkan

ke Administrasi Keuangan sebagai arsip.

Setelah pengikatan dilaksanakan, bagian Pemasaran membuat MKBAK

(Memorandum Kepada Bagian Administrasi Keuangan), yang kemudian

menyerahkannya kepada Administrasi Keuangan. MKBAK berisi data-data klien,

data fasilitas dan data pelanggan.

2. Kepada Administrasi dan Keuangan

Kepala Administrasi dan Keuangan menerima info Memo, Formulir Aplikasi Klien,

Check List dari Pemasaran (Marketing Officer), kemudian meneliti kelayakan analisa

Marketing Officer dan kelengkapan data-data yang mendukung.

Info Memo itu sendiri harus mencantumkan informasi yang mencakup hal-hal

sebagai berikut :

a. Latar Belakang Usaha yang meliputi nama perusahaan dan orang-orangnya,

Pengalaman Kerja, Modus Operandi.

b. Analisa Keuangan yang meliputi Analisa Rekening Koran, Analisa Laporan

Keuangan, Analisa Laporan Piutang.

15

c. Analisa Resiko yang meliputi Resiko Kredit, Resiko Debitur/Customer,Resiko

Competitor Client.

Apabila Kepala Administrasi dan Keuangan mengatakan layak maka info memo

di setujui, bila tidak layak akan diberitahukan alasannya.

3. Bagian Kepatuhan & Manajemen Resiko

Berdasarkan Surat Penerimaan/Persetujuan (Letter Of Acceptance) lembar satu

yang diterima dari Bagian Pemasaran, Bagian Kepatuhan dan Manajemen Resiko

(merangkap bagian Legal) menyiapkan sebagai berikut untuk pengikatan :

1. Perjanjian Anjak Piutang

2. Jaminan Pribadi (Borgtoch)

3. Nota Pengikatan Kredit

4. Surat Kuasa Khusus

Pengikatan tersebut dilakukan dibawah tangan dengan keharusan untuk

dilegalisir oleh notaris yang ditunjukan oleh PT. NNAP finance. Pada waktu

penandatanganan perjanjian factoring, juga harus ditandatangani Surat Pemberitahuan

kepada pelanggan (Notification Letter) rangkap tiga yang telah disiapkan oleh PT.

NNAP finance diatas kop surat klien, agar pada waktu pembayaran dilakukan langsung

kapada PT. NNAP finance.

Surat Pemberitahuan yang telah ditandatangani oleh klien segara dikirim

kepelanggan untuk diminta tandatangannya sebagai tanda bahwa pelanggan penyetujui

pengalihan piutang ini. Notification Letter lembar satu, Perjanjian Anjak Piutang,

16

Borgtoch, Surat Kuasa Khusus diserahkan kepada Administrasi Keuangan, sedangkan

Notification Letter lembar dua untuk pelanggan dan lembar tiga untuk klien.

4. Staf Kredit Administrasi

Menerima surat penawaran lembar satu, Letter Of Acceptance lembar dua, info

memo, MKBAK, Formulirn Aplikasi Klien, Check List dan dokumen pendukung lainnya

dari Marketing Officer, kemudian disimpan sebagai referensi data tentang klien. Dari

bag. Kepatuhan dan Manajemen Risiko, staf kredit administrasi menerima perjanjian

anjak piutang, Bortoch, surat kuasa khusus dan Notification Letter lembar satu dan

menyimpannya dalam lemari besi.

III.3 Prosedur Pembayaran Dimuka

Bagian-bagian yang berhubungan dengan prosedur pembayaran dimuka adalah

bagian pemasaran, bagian akuntansi dan keuangan dan staf kredit administrasi.

1. Pemasaran

Bag. Pemasaran menerima faktur penjualan dan DO yang diterbitkan dengan

stempel pengalihan piutang yang diterbitkan klien kepada pelanggan. Kemudian semua

faktur tersebut dicap dengan stempel pengalihan piutang atau keterangan “bahwa

pembayaran atas faktur ini harus di transfer ke PT. NNAP” yang ditulis atau diketik

pada fakturnya.

Meminta klien untuk mengisi jadwal penawaran yang isinya mengenai daftar

faktur, Delivery order (DO), Purchasing Order (PO)/copy PO. Jadwal penawaran

17

tersebut harus ditandatangani oleh klien. Bagian pemasaran mengecek kebenarannya

kemudian mencapnya dengan stempel mesin. Jadwal penawaran lembar satu bersama

dengan faktur-fakturnya dikirim ke staf kredit administrasi, sedangkan lembar dua untuk

klien.

2. Staf Kredit Administrasi

Berdasarkan jadwal penawaran yang asli dan faktur-faktur yang diterima dari

bagian pemasaran, staf kredit administrasi mengadakan verifikasi dan pemeriksaan

terhadap faktur-faktur dan dokumen-dokumen pendukung, apakah dokumen telah

lengkap. Kemudian dilanjutkan dengan menghitung service charge dengan nilai faktur,

sebesar 0,5% x faktur SLC atau menghitung profisi dengan mengalikan persntase

profisi dengan nilai plafond yaitu sebesar 1% x plafond. Service charge dihitung setiap

kali ada faktur masuk tetapi kalau ada profisi nilai yang dibebankan tetap dan tidak

dipengaruhi oleh banyak atau tidaknya faktur yang diterima. Maka apabila fakturnya

sedikit lebih baik memilih pembebanan dengan service charge.

Staf kredit administrasi menginput semua data faktur dalam komputer kemudian

memfilekan jadwal penawaran ke dalam File Operation Client dan semua faktur diurut

berdasarkan klien dan jatuh tempo, kemudian disimpan ke dalam suatu map.

Staf kredit administrasi menerima Formulir Permohonan pembayaran Dimuka yang

telah di isi klien. Kemudian mencetak CAS (Credit Avaibility Sheet). CAS ini berisikan

data penjualan klien dan beberapa dana yang masih bias/dapat ditarik oleh klien. CAS

ini dapat dilihat didalam komputer bagi karyawan perusahaan yang ingin

mengetahuinya.

18

Staf kredit administrasi melihat apakah permohonan tersebut masih dalam batas yang

dapat diberikan pembayaran atau tidak. Bila permohonan tersebut masih dalam batas

pembayaran dimuka dengan specimen, seandainya tidak cocok bag. Staf kredit

administrasi menghubungi bag. Pemasaran untuk mengkonfirmasikan kepada klien.

Seandainya cocok maka di tandatangani dan kdivalidasi kemudian salinannya

diserahkan kembali kepada klien. Apabila dalam pembayaran dimuka ini mengakibatkan

OMAL (Over Maximum Advance Limit) harus mendapatkan persetujuan dari Kepala

Administrasi dan Keuangan.

Selanjutnya staf kredit administrasi membuat voucher debet untuk pembuatan jurnal.

Kemudian menyerahkan voucher debet tersebut kebagian Akuntansi dan Keuangan.

Sedangkan Permohonan Pembayaran Dimuka disimpan berdasarkan nomor kontrak.

3. Bagian Akuntansi dan Keuangan

Bag. Akuntansi dan Keuangan menerima voucher debet dari staf kredit

administrasi. Bagian Akuntansi dan Keuangan menghubungi bagian Treasury untuk

konfirmasi ketersediannya dana senilai yang tertera di formulir Permohonan

Pembayaran Dimuka. Lalu membuat voucher kredit untuk melengkapi voucher debet

yang telah dibuat staf kredit administrasi. Kemudian meminta pejabat yang berwenang

untuk menandatangani permohonan transfer voucher sebagai pengesahan transaksi.

Bagian Akuntansi dan Keuangan menginput transaksi Advance tersebut ke dalam

komputer. Dan menyimpan voucher debet dan kredit tersebut. Pembayaran dilakukan

dengan mengkreditkan Rekening Koran klien yang ada di Bank.

19

III.4 Prosedur penerimaan Pembayaran Faktur Dari Customer

Bagian-bagian yang terhubung dengan prosedur ini adalah bagian Akuntansi

dan Keuangan dan Staf Administrasi Keuangan. Pembayaran yang dilakukan oleh

palanggan dapat melakukan pembayaran penuh atau bertahap.

Pembayaran secara penuh (full payment) adalah pembayaran pada saat piutang

tersebut jatuh tempo dan dibayar seluruhnya oleh pelanggan. Sedangkan pembayaran

bertahap (partial payment), PT. NNAP dengan pelanggan mengadakan persetujuan

untuk pelunasan piutang tersebut, pembayaan dilaksanakan secara cicilan (partial) tetapi

sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.

1. Bagian Akuntansi dan Keuangan

Bag. Akuntansi dan Keuangan setiap pagi bagian Akuntansi dan Keuangan

memeriksa daftar faktur-faktur mana yang sudah jatuh tempo. Semua data faktur yang

sudah jatuh tempo di dapatkan dari Laporan Computer Print Out. Selain itu, setiap pagi

harus menghubungi pihak Bank untuk menanyakan apakah ada uang yang masuk.

Apabila ada menerima uang / cek, ditanyakan dari siapa dan dari kota apa. Apabila hasil

pembayaran dari pelanggan dari dalam kota berupa uang tunai atau cek, maka bagian

Akuntasni dan Keuangan membuat slip kliring dua rangkap, lembar satu disimpan

sedangkan lembar dua diserahkan ke Staf Administrasi dan Keuangan. Apabila dari luar

kota, maka bagian Akuntansi dan Keuangan membuat slip inkaso dua rangkap, yang asli

disimpan dan salinannya diserahkan ke staf Administrasi dan Keuangan. Uang tunai atau

cek yang diterima segera disetor ke Bank. Dan salinan Bukti Setor Bank disimpan.

Sedangkan bila ada transfer uang, maka dibuat Credit Note satu lembar, dan diserahkan

20

ke Staf Administrasi dan Kuangan. Tetapi untuk Credit Note, bagain staf Administrasi

dan Keuangan harus mengembalikannya kembali bersama dengan voucher kredit kepada

bagian Akuntansi dan Keuangan.

Setelah bagian Akuntansi dan Keuangan menerima Voucher kredit dari Staf

Administrasi dan Keuangan maka dibutlah voucher debet sebagai jurmal masuknya

uang. Kemudian minta tanda tangan supervisor untuk pengesahan pada voucher debet

dan kredit. Kemudian menginput data pembayaran dari customer ke dalam komputer

Apabila pembayran dari customer merupakan cek/bilyet dari bank-bank lain, maka bilyet

giro/cek tersebut harus dikliringkan dahulu dan smentara hasil kliring belum diketahui,

pembayaran tersebut dikreditkan ke perkiraan Kewajiban lainnya. Apabila dananya

sudah efektif keesokan harinya, barulah mendebet kembali perkiraan Kewajiban lainnya

kemudian mengkredit ke perkiraan Tagihan Factoring. Untuk penerimaan cek mundur

dicatat dalam Daftar Giro Mundur, dan belum dianggap sebagai pengurang Tagihan

Factoring.

2. Staf Adninistrasi dan Keuangan

Bag. Staf Administrasi dan Keuangan menerima slip kliring atau slip inkaso atau

credit note dari bagian Akuntansi dan Keuangan, kemudian mengkreditkan faktur klien

sebesar piutang klien yang dibayar. Lalu bagian staf Administrasi dan Keuangan

membuat voucher kredit, dan menyerahkan voucher tersebut ke bagian Akuntansi dan

Keuangan. Apabila bagian Staf Administrasi menerima Credit Note maka selain

menyerahkan Voucher kredit juga Credit Note kepada bagian Akuntansi dan Keuangan.

21

Apabila customer menolak untuk membayar atau hanya bersedia melakukan

pembayaran sebagian dari nilai faktur dengan balasan yang berkaitan dengan barang

kiriman (retur barang) maka laporkan segera ke supervisor kemudian bagian staf

Administrasi dan Keuangan membuat Dispute Notice.

Staf Administrasi dan Keuangan juga melapokan kepada supervisor apabila Setelah

lima belas hari sejak jatuh tempo faktur belum dilunasi, sehingga supervisor bisa

mengambil tindakan untuk mengirim Surat Peringan pelanggan. Setelah lima belas hari

dari Surat Peringatan satu ternyata faktur masih belum dilunasi juga maka diberi Surat

Peringatan ke dua. Seterusnya setiap lima belas hari berikutnya apabila faktur belum

dibayar, pelanggan harus dikirimi Surat Peringgatan berikutnya sampai dengan yang ke

empat. Untuk Surat Peringatan yang ke empat, klien harus dihubungi dahulu untuk

dimintai persetujuannya, karena Surat Peringatan yang ke empat bernada keras. Apabila

klien keberatan atas pengiriman Surat Peringatan ke empat maka klien harus mengambil

alih kembali piutang tersebut dengan menerbitkan Nota kredit kepada klien.