34

BAB III ANALISIS ENTERPRISE

III.1. Inisiasi Perencanaan

Inisiasi perencanaan merupakan tahap awal dari proses EAP yang meliputi

pendefinisian lingkup organisasi sebagai sebuah enterprise yang menjalankan

bisnis dalam rangka menyediakan produk dan layanan kepada customer,

menentukan tujuan EAP dan menentukan visi dari sistem informasi dalam

mendukung bisnis organisasi. Tahapan ini bertujuan agar pengembangan

arsitektur informasi yang dilakukan sesuai dengan core business yang dijalankan

oleh organisasi.

III.1.1. Lingkup Enterprise dan Tujuan EAP

STIKOM DB merupakan sebuah organisasi yang bergerak di bidang pendidikan

tinggi. Mempunyai tugas utama menjalankan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu

pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat. Agar tugas

tersebut dapat dijalankan dengan efisisien dan efektif memerlukan dukungan SI/TI

yang mampu menyediakan data dan informasi yang berkualitas bagi kebutuhan

organisasi dalam menjalankan semua aktivitas bisnis untuk memberikan

pelayanan yang baik kepada customer dan stakeholder lainnya.

Dalam studi kasus ini lingkup pembuatan EAP difokuskan pada bidang

pendidikan atau akademik yang merupakan core business dari STIKOM DB.

Adapun tujuan dari EAP adalah untuk membangun arsitektur enterprise guna

mendukung pengembangan sistem informasi terintegrasi pada STIKOM DB

dalam rangka menyediakan data dan informasi yang berkualitas bagi kebutuhan

bisnis dan untuk memberikan pedoman bagi pengembangan aplikasi atau sistem

informasi untuk perkembangan organisasi ke depan.

35

III.1.2. Pendefinisian Visi

STIKOM DB mempunyai visi: ”Menjadi Perguruan Tinggi ter-kemuka baik

nasional maupun internasional dalam pengembangan ilmu pengetahuan

terutama Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) serta terapannya”.

Misi STIKOM DB adalah:

1. Menyelenggarakan sistem pembelajaran bertaraf internasional yang didukung

oleh sumber daya yang memadai

2. Menyelenggarakan kerjasama dengan berbagai pihak untuk menunjang

pengembangan TIK bagi kesejahteraan umat manusia

3. Mewujudkan STIKOM DB sebagai pusat penelitian, pelatihan, konsultasi dan

jasa dalam bidang TIK dan terapannya.

4. Memperoleh pengakuan dari masyarakat dan lembaga internasional.

Selajan dengan visi dan misi STIKOM DB tersebut, maka visi dari pengembangan

sistem informasinya sesuai dengan Rencana Induk Pengembangan (RIP)

STIKOM DB adalah membangun sistem informasi terpadu (integrated

information system) dalam mendukung fungsi bisnis untuk memberikan pelayanan

terbaik kepada customer.

III.2. Model Bisnis Fungsional

III.2.1. Struktur Organisasi

Pencapaian visi dan misi organisasi membutuhkan dukungan dari seluruh unit

organisasi fungsional yang ada di lingkungan STIKOM DB seperti unit fungsi

akademik, fungsi sumber daya manusia, fungsi keuangan, fungsi sarana dan

prasarana serta unit pendukung lainnya. Secara lengkap unit fungsional pada

STIKOM DB dapat digambarkan dalam struktur organisasi STIKOM DB seperti

pada gambar III.1.

36

Gambar III.1 Struktur organisasi STIKOM DB

Struktur organisasi STIKOM DB terbagi atas tiga unit bisnis utama yaitu:

1. Bidang Akademik, dikepalai oleh Pembantu Ketua bidang Akademik atau

Pembantu Ketua I (Puket I), bagian ini menjalankan fungsi akademik yaitu

pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

2. Bidang Administrasi Umum, dikepalai oleh Pembantu Ketua bidang

Administrasi Umum atau Pembantu Ketua II (Puket II), bagian ini

menjalankan fungsi sumber daya manusia, dan fungsi sarana dan

prasarana, sedangkan fungsi keuangan dipegang langsung oleh Yayasan

Dinamika Bangsa.

3. Bidang Kemahasiswaan, dikepalai oleh Pembantu Ketua bidang

Kemahasiswaan atau Pembantu Ketua III (Puket III), bagian ini

menjalankan fungsi pembinaan dan pelayanan kepada mahasiswa dan

alumni.

37

Sementara unit pendukung lainnya adalah sebagai berikut:

1. BAAK (Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan) mempunyai

tugas memberikan layanan administrasi akademik dan kemahasiswaan di

lingkungan STIKOM DB.

2. BAU (Biro Administrasi Umum) mempunyai tugas mengurus tata usaha

dan rumah tangga, hukum dan tata laksana, administrasi kepegawaian,

administrasi perlengkapan dan administrasi keuangan.

3. Kepala Perpustakaan mempunyai tugas memberikan layanan perpustakaan

untuk pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat.

4. Kepala Laboratorium mempunyai tugas dalam menyelenggarakan

kebutuhan praktikum bagi mahasiswa, perawatan peralatan teknologi

informasi dan menjaga keamanannya.

5. STIKOM Center mempunyai tugas untuk membantu ketua dalam upaya

mengusahakan sumber dana lain dengan cara penyelenggaraan training,

software house, workshop dan lainnya.

6. STIKOM Carrer mempunyai tugas membantu ketua dalam menjalin kerja

sama dengan berbagai perusahaan dalam menyalurkan alumni STIKOM

DB.

Disamping struktur organisasi tersebut, STIKOM DB juga mempunyai

kepanitiaan untuk mendukung pelaksanaan proses bisnis yang bersifat non-

reguler. Kepanitiaan tersebut adalah :

1. Panitia penerimaan mahasiswa baru, untuk mendukung pelaksanaan

kegiatan penerimaan mahasiswa baru setiap tahunnya.

2. Panitia pelaksanaan ujian akhir semester, untuk mendukung pelaksanaan

ujian akhir semester setiap semesternya

3. Panitia pelaksanaan wisuda, untuk mendukung pelaksanaan kegiatan

wisuda setiap tahunnya.

38

III.2.2. Gambaran Fungsi Bisnis Saat Ini

Sebagai sebuah lembaga pendidikan tinggi yang mempunyai tugas utama

menjalankan Tri Dharma Perguruan tinggi yaitu pendidikan dan pengajaran,

penelitan dan pengabdian masyarakat, maka kegiatan utama pada STIKOM DB

juga dikelompokkan menjadi tiga bidang utama yaitu bidang pendidikan dan

pengajaran, bidang Penelitian dan bidang Pengabdian masyarakat.

Pada studi kasus ini, pembahasan difokuskan pada bidang pendidikan dan

pengajaran (akademik) serta fungsi-fungsi bisnis pendukung agar pelaksanaan

kegiatan akademik dapat berjalan dengan baik seperti manajemen sumber daya

manusia, keuangan dan sarana dan prasarana. Tidak termasuk bidang penelitian

dan pengabdian masyarakat.

Untuk mencapai visi, misi dan tujuan organisasi, maka sistem-sistem yang

dijalankan oleh STIKOM DB saat ini adalah sebagai berikut :

1. Sistem Akademik

Sistem Akademik merupakan fungsi bisnis utama yang dijalankan oleh STIKOM

DB sebagai sebuah lembaga pendidikan yang menyediakan jasa pelayanan

pendidikan kepada masyarakat. Sistem peyelenggaraan pendidikan pada

STIKOM DB diatur dalam peraturan akademik STIKOM DB yang mengacu pada

pedoman penyelenggaraan proses pendidikan tinggi oleh Direktorat Pendidikan

Tinggi Departemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia.

Pelaksanaan fungsi akademik diselenggarakan di bawah bidang akademik yang

diketuai oleh Pembantu ketua Bidang Akademik (Puket I). STIKOM DB

mempuyai 3 (tiga) program studi yaitu Sistem Informasi (SI), Teknik Informatika

(TI) dan Sistem Komputer (SK), masing-masing dikepalai oleh seorang Kepala

Program Studi (Kaprodi) yang bertanggung jawab langsung pada Puket I.

Penyelenggaraan proses belajar mengajar didukung oleh dosen tetap dan dosen

luar biasa.

Administrasi akademik diselenggarakan oleh Biro Administrasi Akademik dan

Kemahasiswaan (BAAK). Biro ini bertugas memberikan layanan administrasi di

39

bidang akademik dan kemahasiswaan seperti penyusunan jadwal kuliah,

pelayanan registrasi, penyusunan rencana studi mahasiswa, pembuatan kartu hasil

studi mahasiswa dan administrasi akademik lainnya. Beberapa proses administrasi

akademik dilayani langsung oleh kaprodi seperti pengajuan KP (Kerja Praktek),

skripsi dan sidang skripsi.

2. Sistem Sumber Daya Manusia

STIKOM DB memiliki 61 orang dosen yang terdiri dari dosen tetap dan dosen

luar serta 19 orang staff administrasi, teknisi dan pendukung lainnya. Manajemen

Sumber Daya diselenggarakan di bawah BAU (Biro Administrasi Umum) yang

dikepalai oleh Pembantu Ketua bidang administrasi umum (Puket II). Biro ini

bertugas melayani administrasi kepegawaaian seperti presensi, cuti dan lainnya.

Proses penggajian dosen dan staff karyawan lainnya langsung ditangani oleh

PUKET II. Komponen gaji terdiri dari gaji pokok, tunjangan, gaji harian dan

honor mengajar yang dibayarkan setiap akhir bulan. Setiap akhir semester

dilakukan evaluasi terhadap dosen dan staff karyawan lainnya untuk menilai

kinerja mereka.

Proses rekrutmen karyawan dilakukan berdasarkan kebutuhan dari setiap unit

bisnis. Pembinaan dan pengembangan karyawan dilakukan untuk meningkatkan

kemampuan dan kualitas karyawan terutama dosen. Pengembangan ini dilakukan

dengan cara mengikuti pendidikan formal, pendidikan profesional dan pelatihan

lainnya. Proses manajemen sumber daya manusia masih bersifat ad-hoc. Belum

ditetapkannya perencanaan proses pengelolaan sumber daya manusia dan standar

prosedur pelaksanaannya.

3. Sistem Keuangan

Keuangan dikelola secara sentral oleh yayasan. Untuk keperluan operasional,

STIKOM DB mengajukan anggaran operasional kepada yayasan. Anggaran

operasional yang disetujui digunakan sepenuhnya untuk kegiatan operasional

STIKOM DB. Anggaran tersebut didistribusikan pada unit-unit organisasi seperti

lemlitbang, perpustakaan, program studi yang selanjutnya dipakai untuk

operasional aktivitas masing-masing unit.

40

Penyusunan anggaran rutin dilakukan pada setiap semester yaitu sebelum

semester tahun akademik berjalan, disamping itu juga disusun anggaran yang

bersifat insidentil untuk setiap kali melakukan kegiatan. Anggaran pendapatan

berasal dari dana masyarakat meliputi SPP (Sumbangan Penyelenggaraan

Pendidikan), dan SP (Semester Pendek) yang dibayar oleh mahasiswa, BOP

(Bantuan Operasional Pendidikan) yang diberikan oleh pemerintah serta dana

masyarakat yang berasal dari berbagai institusi. Anggaran belanja digunakan

untuk seluruh operasional kegiatan akademik seperti membayar gaji pegawai

tetap, pengadaan bahan habis praktikum, membayar honorarium dosen luar biasa,

untuk operasional dan pemeliharaan sarana dan prasarana, pengadaan peralatan

pendidikan dan sebagainya.

Sumber daya keuangan belum dikelola secara mandiri oleh STIKOM DB, masih

menyatu dengan keuangan yayasan. Fungsi Puket II sebagai pengelola sumber

daya keuangan belum terlaksana dengan baik, masih terbatas pada penyusunan

anggaran dan pembayaran gaji karyawan.

Untuk administrasi pembayaran biaya kuliah mahasiswa ditangani oleh sub bag.

Adm (Front Office/FO) dan dilaporkan langsung kepada yayasan.

4. Sistem Sarana dan Prasarana

Untuk penyelenggaraan proses akademik, STIKOM DB memiliki sebuah gedung

utama dengan luas 960 m2 yang terdiri dari ruang kuliah, ruang laboratorium

komputer, ruang laboratorium teknik, ruang dosen, ruang administrasi, ruang

sidang, ruang seminar dan perpustakaan, disamping itu juga memliki fasilitas

olahraga, mushola, ruang cybernet, kantin dan area parkir. Penggunaan sarana dan

prasarana di lingkungan STIKOM DB masih melalui penggunaan fasilitas secara

bersama untuk semua program studi.

Manajemen sarana dan prasarana ditangani oleh Biro Administrasi Umum (BAU).

BAU bertugas dalam penacatatan dan inventarisasi semua sarana dan prasarana

yang ada di lingkungan STIKOM DB, selain itu BAU juga bertugas melakukan

pengecekan dan evaluasi terhadap sarana dan prasarana tersebut. Pengadaan

sarana dan prasarana dilakukan langsung oleh yayasan atas usulan dari pimpinan

41

dan kepala unit-unit organisasi lainnya melalui rapat dengan yayasan. Dalam

pengelolaan sarana dan prasarana belum ditetapkanya proses dan prosedur

manajemen sarana dan prasarana secara formal.

5. Sistem Informasi

Dalam menjalankan fungsi bisnisnya, STIKOM DB sudah menggunakan

dukungan SI/TI untuk memudahkan dalam proses pengolahan data. Unit-unit

organisasi yang telah menggunakan sistem informasi/ teknologi informasi antara

lain Bagian Administrasi Umum (BAU), Biro Administrasi dan Akademik

Kemahasiswaan (BAAK) dan perpustakaan. Sistem informasi dikelola oleh

masing-masing unit yang menggunakannya.

Sistem informasi yang ada saat ini adalah Sistem Informasi Akademik dan

Kemahasiswaan (SIAK) berbasis web yang terpusat pada BAAK. SIAK

memberikan pelayanan pada proses administrasi akademik mahasiswa antara lain

pendataan mahasiswa, registrasi mahasiswa, KRS (Kartu Rencana Studi), nilai

mahasiswa, Kartu Hasil Studi (KHS) dan lain-lain. Saat ini SIAK masih

mempunyai beberapa kelemahan seperti data yang tidak konsisten dan tidak

lengkapnya modul yang tersedia sehingga masih ada kegiatan yang dilaksanakan

secara manual.

Perpustakaan juga telah memiliki sistem informasi terkomputerisasi berbasis

stand alone untuk melayani mahasiswa dalam meminjam buku. Sistem ini masih

terbatas pada pendataan mahasiswa dan sistem katalog saja. Sedangkan untuk

unit-unit organisasi lainnya masih menggunakan Spreadsheet berbasis Microsoft

excel dan Microsoft office lainnya.

42

III.3. Analisis Model Bisnis

III.3.1. Analisis Rantai Nilai

Berdasarkan fungsi-fungsi bisnis yang dijalankan oleh STIKOM DB maka dapat

digambarkan model bisnis fungsionalnya. Penggambaran model bisnis fungsional

pada penelitian ini menggunakan konsep rantai nilai Porter karena model ini dapat

menggambarkan keterkaitan antara fungsi utama dan fungsi pendukung yang

berjalan pada sebuah organisasi dalam rangka mencapai tujuan yang telah

ditetapkan.

Berdasarkan model rantai nilai Porter, area fungsional untuk bidang pendidikan

pada STIKOM DB dikelompokkan menjadi dua area yaitu aktivitas utama

(primary activities) merupakan kegiatan utama (core business) yang

menghasilkan value untuk customer dan aktivitas pendukung (support activities)

merupakan kegiatan pendukung agar kegiatan utama dapat berjalan dengan baik.

Kegiatan utama terdiri atas Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB), operasional

akademik, penglepasan mahasiswa, sosialisasi perguruan tinggi dan pelayanan

alumni. Kegiatan utama membentuk serangkaian proses yang setiap tahapnya

memberikan pertambahan value kepada customer dalam hal ini mahasiswa.

Sedangkan kegiatan pendukung terdiri atas manajemen sumber daya manusia,

manajemen keuangan dan manajemen sarana dan prasarana. Setiap kegiatan

utama didukung oleh kegiatan pendukung untuk meningkatkan efektititas dan

efisiensi dalam menyediakan pelayanan pendidikan yang baik kepada masyarakat

sehingga dapat meningkatkan kepercayaan masyarat terhadap institusi pendidikan

ini. Model rantai nilai Porter untuk bidang akademik pada STIKOM DB dapat

dilihat pada gambar III.2.

43

AK

TIV

ITA

S PE

ND

UK

UN

G

MANAJEMEN SDM : Perencanaan SDM, Rekrutmen, Administrasi Pegawai, Penggajian, Evaluasi, Pengembangan, dan Pelaporan

MANAJEMEN KEUANGAN: Penyusunan anggaran, Pengalokasian dana, Pembukuan keuangan, Monitoring dan evaluasi dan Pelaporan keuangan

MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA : Perencanaan sarana dan prasarana, Pengadaan sarana dan prasarana, Pencatatan sarana/prasarana, Pengawasan & evaluasi dan Pelaporan

LOGISTIK MASUKAN OPERASI LOGISTIK KELUARAN

PEMASARAN DAN PENJUALAN

LAYANAN

AK

TIV

ITA

S U

TA

MA

PENERIMAAN MAHASISWA BARU (PMB) • Perencanaan PMB • Penerimaan pendaftaran • Proses seleksi masuk • Registrasi mahasiswa

baru

OPERASIONAL AKADEMIK • Perencanaan akademik • Pendaftaran ulang

mahasiswa • Proses cuti akademik • Proses Perkuliahan • Proses evaluasi

akademik • Proses sidang • Pelaporan akademik

PENGLEPASAN MAHASISWA • Proses penetapan

yudisium • Proses pembuatan

Transkrip nilai dan ijazah

• Proses Wisuda • Proses penetapan

DO

SOSIALISASI PERGURUAN TINGGI • Perencanaan

Sosialisasi • Pelaksanaan

sosialisasi • Pelaporan

sosialisasi

PELAYANAN ALUMNI • Pendataan alumni • Penyediaan

program peningkatan skill

• Penyediaan informasi pekerjaan

• Proses penyaluran alumni

Gambar III.2 Model rantai nilai bidang akademik

M

A

R

G

I

N

44

Berdasarkan gambar III.2, Masing-masing kegiatan utama dapat dijelaskan

sebagai berikut :

a. Penerimaan mahasiswa baru merupakan kegiatan yang berhubungan

dengan penerimaan mahasiswa baru seperti proses pendaftaran, ujian

masuk, sampai registrasi mahasiswa baru.

b. Operasional akademik merupakan kegiatan yang berhubungan dengan

proses belajar mengajar selama masa akademik.

c. Penglepasan mahasiswa merupakan kegiatan yang berhubungan dengan

proses penglepasan mahasiswa yang merupakan akhir dari proses

akademik.

d. Sosialisasi perguruan tinggi merupakan kegiatan yang berhubungan

dengan pengenalan perguruan tinggi kepada masyarakat.

e. Pelayanan alumni merupakan kegiatan yang berhubungan dengan

pelayanan kepada alumni seperti informasi pekerjaan, peningkatan skill

dan pengetahuan.

Masing-masing kegiatan pendukung dijelaskan sebagai berikut :

a. Manajemen sumber daya manusia merupakan semua kegiatan yang

berhubungan dengan pengelolaan sumber daya manusia mulai penentuan

kebutuhan, alokasi sumber daya, penggajian dan pengembangan SDM

terutama yang berhubungan dengan operasional akademik.

b. Manajemen keuangan merupakan kegiatan yang berhubungan dengan

pembuatan anggaran, pembiayaan operasional akademik dan investasi

pengembangan perguruan tinggi.

c. Manajemen sarana dan prasarana merupakan kegiatan yang berhubungan

dengan pengelolaan sarana dan prasarana untuk mendukung terlaksananya

proses akademik.

45

III.3.2. Pendefinisian Fungsi Bisnis

Analisis rantai nilai Porter telah mendeskripsikan fungsi bisnis utama dan fungsi

pendukung yang dijalankan oleh organisasi. Setiap fungsi bisnis tersebut dapat

didekomposisi ke dalam beberapa fungsi atau ke dalam proses bisnis secara lebih

terperinci. Dekomposisi fungsi ini dapat digambarkan dengan model hirarki

fungsi yang dapat memberikan gambaran keseluruhan fungsi bisnis yang

dijalankan oleh organisasi. Berdasarkan observasi, wawancara dan analisis fungsi

bisinis maka fungsi bisnis pada STIKOM DB dapat didekomposisi dan dilengkapi

seperti model hirarki fungsi bisnis berikut ini :

Aktivitas utama terdiri dari :

1. Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB)

1.1 Proses perencanaan PMB

1.1.1 Proses penetapan standar dan kapasitas PMB

1.1.2 Proses penetapan biaya PMB

1.1.3 Proses penetapan jadwal PMB

1.1.4 Proses pembentukan panitia PMB

1.2 Proses penerimaan pendaftaran PMB

1.3 Proses ujian seleksi

1.3.1 Proses penyusunan materi ujian

1.3.2 Proses pelaksanaan Ujian Saringan Masuk (USM)

1.3.3 Proses pengolahan hasil ujian

1.3.4 Proses pengumuman hasil ujian

1.4 Registrasi mahasiswa baru

2 Operasional akademik

2.1 Proses perencanaan akademik

2.1.1 Proses penetapan kurikulum

2.1.2 Proses penetapan kalender akademik

2.2 Proses pendaftaran ulang mahasiswa

2.2.1 Proses pembayaran biaya kuliah

2.2.2 Proses bimbingan akademik

2.2.3 Proses rencana studi

46

2.2.4 Proses pembuatan kartu tanda mahasisa (KTM)

2.3 Proses administrasi cuti akademik

2.4 Proses perkuliahan

2.4.1 Proses penetapan dosen

2.4.2 Proses penyusunan jadwal perkuliahan

2.4.3 Proses pelaksanaan perkuliahan

2.4.3.1 Proses kuliah tatap muka dan praktikum

2.4.3.2 Proses kerja praktek

2.4.3.3 Proses skripsi

2.5 Proses evaluasi akademik

2.5.1 Proses pelaksanaan ujian

2.5.2 Proses pengolahan nilai

2.6 Proses sidang

2.6.1 Proses pelaksanaan sidang/seminar

2.6.2 Proses penilaian sidang/seminar

2.7 Proses pelaporan akademik

3. Proses penglepasan mahasiswa

3.1 Proses penetapan yudisium

3.2 Proses pembuatan transkrip nilai dan ijazah

3.3 Proses wisuda

3.3.1 Proses pendaftaran wisuda

3.3.2 Proses pelaksanaan wisuda

3.4 Proses penetapan DO

4. Sosialisasi perguruan tinggi

4.1 Proses perencanaan sosialisasi

4.2 Proses pelaksanaan sosialisasi

4.3 Proses pelaporan

5. Pelayanan alumni

5.1 Proses pendataan alumni

5.2 Proses penyediaan program peningkatan skill

5.3 Proses informasi pekerjaan dan penyaluran alumni

47

Aktivitas pendukung terdiri dari :

6. Manajemen SDM

6.1 Proses perencanaan SDM

6.2 Proses rekrutmen

6.3 Proses administrasi pegawai

6.4 Proses penggajian

6.5 Proses evaluasi kinerja

6.6 Proses pengembangan

6.7 Proses pelaporan

7. Manajemen keuangan

7.1 Proses penyusunan anggaran

7.2 Proses pengalokasian dana

7.3 Proses pembukuan keuangan

7.4 Monitoring dan evaluasi keuangan

7.5 Proses pelaporan keuangan

8. Manajemen sarana dan prasarana

8.1 Proses perencanaan sarana dan prasarana

8.2 Proses pengadaan sarana dan prasarana

8.3 Proses pencatatan sarana dan prasarana

8.4 Proses monitoring dan evaluasi

8.5 Proses pelaporan

Dari hasil dekomposisi di atas, terdapat 55 proses bisnis yang dijalankan oleh

organisasi.

Setiap fungsi atau proses bisnis yang telah dideskripsikan dapat dipetakan ke

dalam analisis siklus hidup sumber daya (resource life cycle) yang terdiri dari

tahapan requirement (kebutuhan), acquisition (akuisisi), stewardship

(pengelolaan) dan retirement (disposisi) guna melengkapi dan memastikan

kelengkapan dekomposisi dalam suatu area fungsi. Adapun hasil dari pemetaan

fungsi ke dalam analisis siklus sumber daya pada STIKOM DB Jambi

ditunjukkan pada tabel III.1.

48

Tabel III.1 Pemetaan Fungsi ke dalam Siklus Hidup Sumber Daya

Requirement Acqusition Stewardship Retirement

Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB)

Perencanaan PMB - Penetapan standar dan kapasitas PMB

- Penetapan biaya PMB - Penetapan jadwal PMB - Pembentukan panitia PMB - Penyusunan materi ujian

- Penerimaan pendaftaran - Pelaksanaan ujian saringan

masuk - Pengolahan hasil ujian - Pengumuman hasil ujian

- Proses registrasi mahasiswa baru

Operasional Akademik

Perencanaan akademik - Penetapan kurikulum - Penetapan kalender

akademik - Proses penetapan dosen - Penyusunan jadwal

perkuliahan

- Pembayaran biaya kuliah - Bimbingan akademik - Proses KRS - Pembuatan Kartu Tanda

Mahasisa (KTM) - Pelaksanaan perkuliahan - Pelaksanaan ujian - Proses penilaian

- Proses cuti akademik - Proses pelaksanaan

sidang - Proses penilaian sidang - Proses pelaporan

akademik

Penglepasan mahasiswa

Perencanaan penglepasan akademik

- Penentuan syarat yudisium - Penetapan ketentuan DO

- Pembuatan Transkrip nilai dan ijazah

- Proses wisuda - Proses DO

Sosialisasi Perguruan Tinggi

Perencanaan - Penentuan media sosialiasi - Penetapan jadwal sosialiasi

- Pelaksanaan sosialisasi - Pelaporan

Pelayanan Alumni Perencanaan pelayanan alumni

- Pendataan alumni - Penyediaan program peningkatan skill

- Penyediaan informasi pekerjaan

- Proses penyaluran alumni

Stage Fungsi

49

Tabel III.2 Pemetaan Fungsi ke dalam Siklus Hidup Sumber Daya (lanjutan)

Requirement Acqusition Stewardship Retirement

Manajemen Sumber Daya Manusia

Perencanaan kebutuhan SDM

- Penentuan kebijakan manajemen SDM

- Rekrutmen SDM

- Administrasi kepegawai - Proses penggajian - Proses Evaluasi kinerja - Proses Pengembangan

SDM

- Pelaporan SDM

Manajemen Keuangan dan Akuntansi

Perencanaan Anggaran

- Penyusunan anggaran rutin dan insidentil

- Pengesahan anggaran - Sistem akuntansi

keuangan - Monitoring dan evaluasi

- Pelaporan keuangan

Manajemen Sarana dan Prasarana

Perencanaan sarana dan prasarana

- Pengadaan sarana dan prasarana

- Penetapan kebijakan manajemen sarana/prasarana

- Pencatatan sarana/prasarana

- Pengawasan & evaluasi

- Pelaporan inventaris

Stage Fungsi

50

Berdasarkan tabel III.1 dapat dilihat bahwa setiap fungsi bisnis dipetakan ke

dalam siklus hidup sumber daya yang dapat mengelompokkan proses secara logik

ke dalam empat tahapan, seperti pada baris 1 (satu) adalah fungsi penerimaan

mahasiswa baru (PMB) yang dapat dikelompokkan sebagai berikut :

a) Tahap Requirement yaitu proses perencanaan mahasiswa baru

b) Tahap Acqusition yaitu proses pembentukan panitia PMB, penetapan biaya

PMB, penetapan standar dan kapasitas PMB, penetapan jadwal PMB dan

penyusunan materi ujian.

c) Tahap Stewardship yaitu proses penerimaan pendaftaran calon mahasiswa,

pelaksanaan ujian saringan masuk, pengolahan hasil ujian dan pengumuman

hasil ujian saringan masuk.

d) Tahap Retirement yaitu proses registrasi mahasiswa baru.

Dengan demikian setiap fungsi dapat diketahui proses apa yang memulainya dan

proses apa yang mengakhirinya.

Untuk melihat keterlibatan unit-unit organisasi dalam setiap fungsi atau proses

bisnis, maka dibuat pemetaan fungsi atau proses bisnis terhadap unit organisasi

seperti matriks pada gambar III.3. Setiap sel diisi dengan tingkat keterlibatan dan

tanggungjawab dari masing-masing unit organsasi terhadap proses. Penanda

“ ” untuk tingkat keterlibatan tanggung jawab dalam pengambilan keputusan

oleh unit organisasi, penanda “ ” untuk tingkat keterlibatan penuh tapi tidak

dengan tanggung jawab pengambilan keputusan, dan penanda “ ” untuk

tingkat keterlibatan yang terbatas

51

Gambar III.3 Matriks pemetaan proses bisnis terhadap unit organisasi

52

III.3.3. Analisis Proses Bisnis

Analisis proses bisnis bertujuan untuk mempelajari dan memahami serangkaian

kegiatan yang dilakukan oleh organisasi dalam memberikan pelayanan kepada

customer. Dengan melakukan analisis, setiap proses bisnis dapat dievaluasi

apakah sudah berjalan dengan dengan baik dan efisien atau belum. Pada penelitian

ini analisis proses bisnis difokuskan pada proses pelayanan administrasi akademik

pada STIKOM DB seperti pada gambar III.4

Gambar III.4 Proses administrasi akademik

Proses bisnis merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh organisasi

untuk memberikan hasil yang spesifik kepada customer atau stakeholder. Salah

satu tools yang digunakan untuk menggambarkan aliran kegiatan proses bisnis

adalah diagram swimlane. Diagram swimlane menggambarkan aliran kegiatan

yang dilakukan dan pelaku yang bertanggung jawab terhadap kegiatan tersebut.

Berdasarkan gambar III.4, maka setiap proses pada administrasi akademik akan

53

digambarkan dengan menggunakan diagram swimlane. Gambar III.5 merupakan

contoh dari diagram proses pendaftaran ulang mahasiswa. Untuk proses

administrasi akademik dan fungsi bisnis lainnya dapat dilihat pada lampiran A.

Gambar III.5 Diagram proses pendaftaran ulang mahasiswa (as-is)

Berdasarkan diagram pada gambar III.5 dapat dijelaskan proses pendaftaran ulang

mahasiswa sebagai berikut :

a. Pada setiap akhir semester Front Office (FO) akan membagikan surat

tanggal pembayaran uang kuliah dan jumlah uang kuliah semester

berikutnya.

b. Mahasiswa membayar uang kuliah pada bank dan nomor rekening yang

telah ditetapkan kemudian mengcopy tanda bukti setoran ke bank.

c. Tanda bukti setoran diserahkan ke bagian Administrasi (FO). FO

memeriksa tanda bukti setoran dan menginputkan data pembayaran.

d. FO membuat tanda terima bukti setoran dan menyerahkan kepada

mahasiswa. Mahasiswa mengcopy tanda terima bukti setoran.

e. Mahasiswa menemui dosen PA dan menyerahkan tanda terima bukti

setoran (1 rangkap).

54

f. Dosen PA memeriksa tanda terima bukti setoran, menyerahkan KHS dan

memberikan pengarahan dan bimbingan pada mahasiswa.

g. Mahasiswa mengisi formulir KRS

h. Mahasiswa menunjukkan bukti setoran dan formulir KRS kepada petugas

di ruang komputer BAAK, kemudian menginputkan form daftar ulang

melalui alamat http://reg.stikom-db.ac.id.

i. Kemudian dilanjutkan dengan input matakuliah yang dikontrak sesuai

dengan hasil diskusi dengan dosen PA.

j. Setelah input matakuliah dilanjutkan dengan proses pencetakan KRS.

k. Mahasiswa membawa KRS (2 rangkap) ke dosen PA untuk meminta

tandatangan persetujuan.

l. KRS yang telah ditandatangani oleh PA diserahkan ke BAAK (1 lembar)

untuk diarsipkan.

m. Mahasiswa memeriksa jadwal perkuliahan dan siap untuk mengikuti

perkuliahan.

Untuk melihat beban kerja dari tiap unit organisasi yang terlibat dalam proses

bisnis maka aliran kegiatan dalam proses bisnis tersebut digambarkan diantara

unit-unit organisasi fungsional. Berdasarkan gambar III.5, dapat digambarkan

aliran proses pendaftaran ulang mahasiswa pada unit-unit fungsional yang terlibat

seperti pada Gambar III.6.

Gambar III.6 Proses pendaftaran ulang mahasiswa pada unit-unit organisasi (as-is)

55

Dari gambar III.6 dapat dilihat bahwa unit bisnis yang terlibat dalam proses

pendaftaran ulang mahasiswa adalah Front office (FO), Dosen PA, dan BAAK,

sedangkan urutan proses yang dilakukan oleh tiap unit bisnis tersebut adalah

sebagai berikut :

1. Mahasiswa menyerahkan tanda bukti setoran pembayaran biaya kuliah ke FO

setelah membayar uang kuliah melalui Bank dan mengcopy tanda bukti

setoran. FO memeriksa tanda bukti setoran, menginputkan data kemudian

membuat tanda terima bukti setoran dan menyerahkan kepada mahasiswa.

2. Mahasiswa mengcopy tanda terima bukti setoran kemudian menemui dosen

Pembimbing Akademik dan menyerahkan tanda terima bukti setoran. Dosen

Pembimbing akademik memeriksa tanda terima bukti setoran, menyerahkan

KHS dan memberikan pengarahan dan membimbing mahasiswa dalam

mengontrak matakuliah.

3. Mahasiswa menuju ruang komputer BAAK dengan membawa bukti setoran

dan bukti bimbingan, menunjukkannya kepada petugas, kemudian

menginputkan data pada form daftar ulang dan menginputkan data matakuliah

yang dikontrak, kemudian proses pencetakan KRS.

4. KRS (rangkap 2) diberikan ke PA untuk ditandatangani.

5. KRS yang sudah ditandatangani (1 rangkap) diserahkan BAAK.

6. Proses pendaftaran ulang selesai.

Diagram swimlane telah menggambarkan rangkaian kegiatan yang dilakukan

dalam proses bisnis dan unit-unit yang bertanggungjawab untuk kegiatan tersebut.

Untuk melengkapi diagram swimlane guna menganalisis proses bisnis yang

dijalankan dengan lebih terperinci dan untuk menilai apakah sebuah proses itu

telah berjalan dengan efisien dan efektif, maka setiap proses bisnis dapat

digambarkan dengan menggunakan diagram ASME.

Pada Diagram ASME dapat dilihat runtutan kegiatan dan jenis kegiatan yang

dilakukan dalam proses. Jenis kegiatan terdiri atas operation (value-adding dan

non value-adding), inspection, transport, delay dan storage. Diagram ini dapat

menggambarkan kegiatan yang memberikan value kepada customer dan kegiatan

yang tidak memberikan value sehingga dapat dilakukan perbaikan proses dengan

56

menghilangkan kegiatan-kegiatan yang tidak memberikan value. Berdasarkan

gambar III.5 dapat dibuat diagram ASME untuk proses pendaftaran ulang

mahasiswa pada STIKOM DB seperti pada gambar III.7.

Perbaikan proses bisnis untuk meningkatkan value kepada stekeholder dapat

dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah yang diadopsi dari model ESIA

(Eliminate, Simplify, Integrate, Automate) sebagai berikut :

1. Eliminate, menghilangkan kegiatan-kegiatan yang tidak mempunyai value-

added, kegiatan pemeriksaan, perpindahan dokumen dan waktu tunggu.

2. Simplify, menyederhanakan kegiatan-kegiatan seperti prosedur dan

pengisian formulir.

3. Integrate, mengintegrasikan kegiatan-kegiatan yang saling berhubungan.

4. Automate, mengotomatisasi kegiatan-kegiatan dengan dukungan teknologi

informasi untuk mempercepat proses dan menghasilkan layanan yang

berkualitas kepada customer.

57

Gambar III.7 Diagram ASME proses pendaftaran ulang mahasiswa

58

Dari gambar III.7 dapat dilihat runtutan kegiatan yang dilakukan pada proses

pendaftaran ulang mahasiswa pada STIKOM DB. Kegiatan-kegiatan yang

mempunyai value-added adalah pembayaran uang kuliah, input data pembayaran,

bimbingan akademik dan input matakuliah yang dikontrak, sedangkan kegiatan

lainnya merupakan kegiatan non-value-added, kegiatan pemeriksaan, perpindahan

dokumen dan waktu tunggu. Agar kegiatan ini dapat berjalan secara efisien maka

perlu dilakukan perbaikan dengan mengeliminasi dan mengotomatisasi kegiatan-

kegiatan seperti pada Tabel III.3.

Tabel III.3 Eliminasi dan Otomatisasi Kegiatan pada Proses Pendaftaran ulang Mahasiswa

Eliminate Automate

- Menyebarkan surat pemberitahuan uang kuliah

- Membuat tanda terima bukti setoran - Mengcopy tanda terima bukti setoran - Menyerahkan tanda terima bukti setoran

kepada PA - Pemeriksaan tanda terima bukti setoran

oleh PA - Mahasiswa menuju ruang komputer

BAAK, menunjukkan bukti setoran dan bukti bimbingan kepada petugas di ruang komputer

- Menginputkan form daftar ulang - Menunggu proses cetak KRS - Menyerahkan KRS ke BAAK satu

rangkap

- Penyebaran informasi pembayaran uang kuliah dapat dilakukan dengan email atau pengumuman di website.

- Status pembayaran biaya kuliah dapat di-update langsung melalui sistem.

- Kontrak matakuliah dan bimbingan akademik dapat dilakukan online dimana saja.

Dengan melakukan eliminasi dan otomatisasi pada proses bisnis maka dapat

mengurangi waktu siklus bisnis. Berdasarkan gambar III.7 dan tabel III.3 maka

eliminasi dan otomatisasi pada proses pendaftaran ulang mahasiswa akan

menghasilkan efisiensi waktu sebesar 60 menit atau sekitar 50% dari total waktu

yang diperlukan untuk proses tersebut.

Diagram ASME dan analisis perbaikan proses bisnis untuk proses administrasi

akademik yang lainnya dapat dilihat pada lampiran B.

59

III.4. Analisis Sistem dan Teknologi Saat Ini

Analisis sistem dan teknologi saat ini memberikan gambaran mengenai kondisi

sistem informasi dan teknologi yang digunakan oleh organisasi serta kebutuhan

organisasi terhadap sistem informasi saat ini dalam mendukung fungsi bisnisnya.

III.4.1. Katalog Sumber Daya Informasi

Katalog sumber daya informasi (Information Resource Catalog atau IRC)

merupakan dokumen yang mendeskripsikan sistem informasi yang sedang

digunakan (legacy system) pada sebuah organisasi. EAP tidak menentukan format

baku untuk IRC, hanya untuk mengidentifikasi komponen-komponen penting dan

atribut-atribut substansial dari sistem yang telah ada.

a. Legacy System

Berdasarkan hasil observasi, wawancara, studi dokumentasi dan interaksi pada

STIKOM DB, sistem informasi yang sedang digunakan saat ini (sistem legacy)

adalah Sistem Informasi Akademik dan Kemahasiswaan (SIAK) dan Sistem

informasi perpustakaan. SIAK merupakan sistem informasi berbasis web yang

mendukung proses akademik. Dengan sistem ini, mahasiswa dapat

melaksanakan registrasi dan pengisian KRS secara on-line dalam jaringan

intranet STIKOM DB dan internet.

Sistem informasi perpustakaan masih bersifat stand alone dan belum digunakan

secara optimal karena masih banyak kekurangan pada sistem tersebut. Sedangkan

fungsi bisnis lainnya seperti manajemen keuangan, manajemen sumber daya

manusia dan manajemen sarana dan prasarana masih menggunakan aplikasi

berbasis Microsoft Excel, Microsoft Access dan Microsoft office lainnya untuk

proses pelaporan.

Tabel III.3 merupakan contoh katalog sistem informasi akademik dan

kemahasiswaan yang ada pada STIKOM DB Jambi. Untuk katalog sistem

informasi yang lainnya dapat dilihat pada lampiran C

60

Tabel III.4 Katalog Sistem Informasi Akademik dan Kemahasiswaan

SIAK (Sistem Informasi Akademik dan Kemahasiswaan)

DESKRIPSI Merupakan sistem informasi untuk melayani proses administrasi akademik seperti registrasi mahasiswa, pengisian KRS, presensi mahasiswa, pengecekan nilai dan cetak KHS/transkrip.

Sistem aplikasi ini terdiri dari modul-modul seperti, registrasi dan pendaftaran ulang mahasiswa, administrasi rencana studi, administrasi absensi kuliah, pengolahan nilai dan transkrip nilai

SEJARAH Pada awalnya sistem informasi akademik di STIKOM DB dikembangkan dengan sistem stand alone. Sistem informasi akademik dan kemahasiswaan (SIAK) berbasis web baru dikembangkan pada tahun 2006 dan sejak tahun 2008 SIAK sudah dapat diakses melalui internet.

UNIT ORGANISASI Bagian Adminsitrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK)

PENGGUNA Bagian BAAK, Puket1, Kaprodi, dosen dan mahasiswa (masing-masing mendapatkan sejumlah user ID dan akses dengan password)

PENGELOLA BAAK dengan dukungan Koordinator laboratorium.

STATUS Operasional

LOKASI Semua workstation (PC) di lingkungan STIKOM DB (assigned PC)

JENIS PENGGUNAAN BATCH ONLINE

WAKTU PENGGUNAAN

Jam kerja (Pk. 08.00 – 21.00 WIB), sistem tidak di shutdown pada masa-masa registrasi.

PERANGKAT KERAS Standard PC Pentium-IV

JARINGAN LAN

PRECEDING SYSTEM -

SUCCEEDING SYSTEM

-

ISU JANGKA PANJANG Aplikasi SIAK merupakan aplikasi yang sangat penting untuk mendukung proses akademik yang merupakan fungsi bisnis utama organisasi, karena itu pengelolaan dan pengembangan SIAK merupakan bagian yang sangat kritikal untuk kelangsungan bisnis sekarang dan masa depan.

CATATAN Kapasitas akses masih terbatas dan lambat, sistem sering down bila diakses melebihi kapasitas. Fungsional sistem juga belum lengkap seperti belum adanya aplikasi untuk pelaporan akademik.

61

b. Dukungan Aplikasi terhadap Unit Bisnis

Untuk melihat dukungan aplikasi yang ada terhadap masing-masing unit bisnis

STIKOM DB saat ini dapat dilihat pada tabel III.4

Tabel III.5 Unit organisasi dan Aplikasi saat ini

Unit Organisasi No Aplikasi Legacy System Akademik dan BAAK 1 SIAK

2 Laporan Akademik Perpustakaan 3 SI Perpustakaan Keuangan (Puket II) 4 Laporan Anggaran

5 Laporan Keuangan 6 Laporan Gaji 7 Laporan Dosen/Karyawan

BAU 8 Laporan Inventaris Kemahasiswaan 9 Website Alumni

III.4.2. Platform Teknologi

Setiap aplikasi sistem informasi berjalan pada platform teknologi tertentu.

Identifikasi, pendefinisian dan pendokumentasian platform teknologi yang

digunakan, aktualitasnya serta hubungannya dengan tiap-tiap aplikasi legacy,

merupakan bagian penting IRC.

EAP tidak menentukan format tertentu yang baku yang wajib digunakan untuk

dokumentasi platform teknologi dalam IRC. Dalam studi kasus ini, komponen-

komponen penting yaitu Data, Application, Software, Hardware (DASH)

diadaptasi dari format yang dicontohkan oleh referensi EAP. Melalui format ini,

hasil-hasil dokumentasi IRC untuk platform teknologi pada STIKOM DB adalah

seperti pada Tabel III.5.

Sedangkan daftar platform teknologi yang dimiliki oleh STIKOM DB dapat

dilihat pada lampiran D.

62

Tabel III.6 Platform Teknologi STIKOM DB

63

Platform teknologi juga mencakup jaringan enterprise yang merupakan

infrastruktur bagi sistem informasi. Melalui observasi, interaksi, wawancara, dan

studi dokumentasi maka deskripsi jaringan enterprise STIKOM DB aktual seperti

pada gambar III.8

iMac iMac iMac iMac iMac

iMac

iMaciMaciMac

iMac iMac iMac

iMac

iMaciMac iMac

iMac iMac iMac iMaciMaciMac

iMac iMac iMac iMac

iMac

iMac

iMac

iMac

Gambar III.8 Jaringan komputer STIKOM DB Jambi

64

III.4.3. Kondisi SI/TI Saat Ini

Berdasarkan observasi, interaksi, wawancara, studi dokumentasi dan analisis

yang dilakukan sebelumnya maka ditemukan beberapa hal yang berkaitan dengan

sistem informasi dan teknologi informasi pada STIKOM DB sebagai berikut :

a. Penggunaan SI/TI belum dimanfaatkan secara optimal. Hal ini terlihat dari

banyaknya fungsi bisnis yang belum mendapatkan dukungan sistem

informasi berbasis teknologi.

b. Sistem informasi yang ada saat ini yaitu SIAK dan sistem informasi

perpustakaan juga masih mempunyai kendala seperti keterbatasan akses

dan belum lengkapnya fungsional sistem sehingga belum bisa digunakan

secara optimal.

c. Belum adanya sistem informasi terintegrasi yang dapat mendukung

keseluruhan fungs bisnis.

d. Telah adanya komitmen dari STIKOM DB untuk pengembangan sistem

informasi. Ini terlihat dari adanya program pengembangan sistem

informasi pada Rencana Induk Pengembangan (RIP) STIKOM DB.

e. Belum adanya dokumentasi perencanaan pengembangan sistem informasi

yang dapat memberikan arah dan kontrol untuk pengembangan sistem

informasi ke depan.

III.4.4. Kebutuhan Sistem Informasi Saat Ini

Setiap fungsi bisnis organisasi memerlukan dukungan SI/TI agar dapat berjalan

dengan efisien dan efektif dalam rangka mencapai tujuan dan memberikan

pelayanan yang baik kepada customer. Sistem informasi tidak hanya memberikan

dukungan, tetapi juga sebagai rencana strategis organisasi dalam mencapai tujuan

yang telah ditentukan.

Berdasarkan observasi, interaksi, wawancara, studi dokumentasi dan analisis

yang dilakukan maka kebutuhan sistem informasi untuk mendukung fungsi bisnis

pada STIKOM DB adalah sebagai berikut:

65

1. Sistem informasi Sumber daya manusia

Merupakan sistem informasi yang menangani pengelolaan sumber daya

manusia dalam hal ini dosen dan pegawai adminsitrasi lainnya meliputi

administrasi kepegawaian, sistem rekrutmen, presensi pegawai,

pengelolaan cuti, penggajian dan kompensasi lainnya serta pengembangan

dan pelatihan pegawai.

2. Sistem informasi keuangan

Merupakan sistem informasi yang menangani pengelolaan keuangan

organisasi meliputi pembuatan anggaran, alokasi dana, pemrosesan aliran

kas masuk dan kas keluar, dan pelaporan keuangan organisasi.

3. Sistem informasi sarana dan prasarana

Merupakan sistem informasi yang melakukan pengelolaan terhadap sarana

dan prasarana (aset organisasi) dalam rangka menyediakan fasilitas agar

proses akademik berjalan dengan efktif. sistem ini mencakup perencanaan

aset, pengadaan, alokasi, inventarisasi dan pelaporan.

Setiap sistem informasi fungsional ini perlu diintegrasikan termasuk database-

nya sehingga terbentuk sebuah sistem informasi organisasi secara utuh atau

disebut juga Sistem Informasi Enterprise (SIE) . Ini bertujuan untuk mengurangi

biaya, meningkatkan produktivitas, menfasilitasi sharing informasi dan kolaborasi

diantara unit-unit organisasi dan yang paling penting adalah untuk meningkatkan

pelayanan yang lebih baik kepada customer.

Untuk ke depannya sistem informasi enterprise juga dapat diintegrasikan dengan

sistem informasi eksternal seperti customer, partner bisnis, pemerintahan dan

stakeholder lainnya.

Untuk pemenuhan kebutuhan tersebut, STIKOM DB Jambi perlu melakukan

pembangunan dan pengembangan sistem informasi. Sebagai langkah awal perlu

dibuat sebuah perencanaan strategis sistem informasi yang baik, agar sistem

informasi yang dikembangkan benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan strategi

66

bisnis organisasi sehingga investasi SI/TI yang dilakukan akan memberikan

manfaat yang besar bagi organisasi.

III.5. Identifikasi Permasalahan

Berdasarkan pengamatan, wawancara dan analisis yang dilakukan pada STIKOM

DB Jambi dapat dikemukakan beberapa permasalahan yang berhubungan dengan

proses bisnis dan dukungan SI/TI pada STIKOM DB sebagai berikut :

1. Proses bisnis pada STIKOM DB baik pada proses utama maupun proses

pendukung belum terdokumentasi dengan baik.

2. Masih banyak proses akademik yang belum berjalan secara efisien seperti

proses registrasi mahasiswa, pelaksanaan UAS yang dilakukan dengan

pembentukan kepanitiaan setiap semesternya, dan lain-lain.

3. Proses bisnis pada fungsi-fungsi pendukung (Manajemen SDM,

Manajemen Keuangan dan akuntansi, dan Manajemen Sarana dan

Prasarana) masih bersifat ad-hoc dan belum adanya perencanaan proses

dan prosedur standar pelaksanaannya.

4. Pembagian kerja masing-masing unit organisasi belum terdefinisi dengan

jelas dan belum adanya dokumentasi.

5. Proses administrasi akademik belum terpusat pada BAAK, beberapa

proses dikerjakan langsung oleh kaprodi seperti administrasi pengajuan

KP, skripsi, dan sidang.

6. Pemanfaatan teknologi informasi dalam mendukung fungsi bisnis belum

dilakukan secara maksimal

7. Sistem informasi yang ada saat ini masih mempunyai kelemahan-

kelemahan sehingga belum mendukung fungsi bisnis secara maksimal.

8. Pengembangan SI/TI masih bersifat lokal sesuai dengan kebutuhan

masing-masing unit bisnis, belum bersifat enterprisewide sehingga

terjadinya pulau-pulau data/informasi dalam organisasi.

9. Belum adanya sistem informasi terintegrasi untuk mendukung fungsi

bisnis secara keseluruhan.

67

10. Belum adanya unit khusus yang mengelola sumber daya informasi.

Pengelolaan sumber daya informasi dilakukan dibawah kepala

laboratorium komputer.

11. Belum adanya rencana strategis pengembangan SI/TI jangka panjang

III.6. Rekomendasi Penyelesaian Masalah

Untuk penyelesaian masalah-masalah yang didefinisikan di atas, berikut ini

diusulkan langkah-langkah penyelesaian masalah yaitu:

1. Untuk melaksanakan proses bisnis yang efisien dan efektif dalam rangka

memenuhi kebutuhan stakeholder, STIKOM DB perlu memperbaiki dan

merancang ulang proses bisnisnya serta membuat prosedur-prosedur

standar pelaksanaanya.

2. Agar proses bisnis dapat berjalan dengan baik dalam rangka mencapai

tujuan organisasi, STIKOM Dinamika perlu melakukan Business Process

Management dengan baik sehingga dapat meningkatkan value kepada

customer-nya.

3. Mendefinisikan dengan jelas tugas masing-masing unit bisnis dan

mendokumentasikannya.

4. Mengintegrasikan semua kegiatan administrasi akademik pada bagian

BAAK sehingga memudahkan mahasiswa dalam melakukan proses

administrasi.

5. Membentuk sebuah unit organisasi sumber daya informasi yang bertugas

untuk mengelola sumber daya informasi yang ada seperti pengembangan

sistem informasi, penyelesaian trobleshoting dan lain-lain.

6. Membuat perencanaan sistem informasi untuk jangka panjang yang dapat

digunakan sebagai pedoman dalam pengembangan sistem informasi.

7. Merencanakan sistem informasi terintegrasi untuk mendukung

keseluruhan fungsi bisnis dalam memberikan pelayanan yang baik kepada

stakeholder.

8. Melakukan pembangunan sistem informasi secara bertahap berdasarkan

prioritas dan selaras dengan kebutuhan bisnis.