bab iii analisa sistem berjalan · h. office boy 1. membersihkan setiap ruangan di lembaga...

26

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

3.1.1. Sejarah Perusahaan

Klinik Eko Medica Center merupakan klinik umum 24 Jam yang di dirikan

oleh Dedi Eko Mulyadi.Amk pada tahun 2016. Klinik Eko Media Center terletak

sangat strategis yaitu di JL. Raya Cipeundeuy KM 25 Subang 41272. Klinik Eko

Medica Center mempunyai 1 cabang di daerah Cibogo Subang yang bernama Klinik

Eko Medica Center 2. Tujuan berdirinya Klinik Eko Medica Center adalah demi

meningkatkan mutu pelayanan kesehatan bagi masyarakat umum kota Subang dan

sekitarnya.

Klinik Eko Medica Center merupakan Klinik Umum yang di pimpin oleh

Dedi Eko Mulyadi.Amk. Dalam memberikan pelayanan terhadap pasien, Klinik Eko

Medica Center beroperasi setiap hari 24 Jam, dengan tim dokter yang selalu siap

untuk melayani pasien, dan dibantu oleh perawat dan tenaga administrasi. Sedangkan

untuk ketepatan diagnosa, Klinik Eko Medica Center juga menyediakan uji

laboratorium ,sehingga pasien dapat dilayani hingga mendapatkan hasil uji

laboratorium tersebut.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi dapat dikatakan sebagai suatu kerangka yang

mewujudkan suatu pola tetapi dari hubungan antara kedudukan dan peranan dalam

suatu kerjasama. Bentuk struktur organisasi yang dimiliki Klinik Eko Medica Center

adalah sebagai berikut :

27

Sumber : (Klinik Eko Medica Center)

Gambar III.1

Struktur Organisasi Klinik Eko Medica Center

Fungsi-fungsi dari tiap bagian struktur organisasi pada Klinik Eko Medica Center

adalah:

A. Pimpinan

1. Melaksanaan Fungsi Managerial, yaitu berupa kegiatan pokok pnyusunan

rencana, pengarahan organisasi dll.

2. Mendorong (memotivasi) bawahan untuk dapat bekerja dengan giat dan tekun.

3. Membina bawahan agar dapat memikul tanggung jawab tugas masing-masing.

Pimpinan

Dedi Eko Mulyadi,

A.Md.Kep

Penanggung Jawab

dr. Elisya Putri

Pelaksana

dr. Selik Hendrayana

Perawat

Erwin

Reza

Sofian

Administrasi

Widy

Ulfi

Bagian Lab

Dila

Rini

Apoteker

Fatimah

OB

Eka

28

4. Membina bawahan agar dapat bekerja secara efektif dan efisien.

5. Menciptakan iklim kerja yang baik dan harmonis.

6. Menyusun fungsi manajemen secara baik.

7. Menjadi penggerak yang baik dan dapat menjadi sumber kreatifitas.

8. Menjadi wakil dalam membina hubungan dengan pihak luar.

B. Penanggung Jawab

1. Bertanggung jawab secara umum pelaksanaan kegiatan.

2. Mengkoordinasikan dengan ketua pelaksana dalam menentukan aturan-aturan

khusus pada kegiatan.

3. Menentukan kebijakan-kebijakan mengenai pelaksanaan kegiatan.

C. Pelaksana

1. Bertanggung jawab pada pelaksanaan kegiatan.

2. Menyusun program kegiatan secara sistematis.

3. Memantau jalannya kegiatan secara kontinyu.

4. Mengatur dan menyusun pembagian tugas serta wewenang selama kegiatan

berlangsung.

5. Menerapkan dan memantau pelaksanaan kebijakan yg telah dikoordinasikan

dengan penanggung jawab.

D. Perawat

1. Mengembangkan rencana tindakan keperawatan

2. Menggunakan dan menerapkan konsep-konsep dan prinsip-prinsip ilmu

perilaku, sosial budaya, ilmu biomedik dalam melaksanakan asuhan

keperawatan dalam rangka memenuhi KDM.

3. Menentukan kriteria yang dapat diukur dalam menilai rencana keperawatan.

4. Mencatat data dalam proses keperawatan.

29

5. Menggunakan catatan klien untuk memonitor kualitas asuhan keperawatan.

6. Berperan serta dalam pelayanan kesehatan kepada individu, keluarga,

kelompok dan masyarakat.

7. Menciptakan komunikasi yang efektis baik dengan tim keperawatan maupun

tim kesehatan lain.

E. Administrasi

1. Pengurusan dokumen pasien.

2. Menangani kegitan yang berhubungan dengan administrasi.

3. Bertanggung jawab terhadap hal hal yang berhubungan dengan keuangan

klinik.

4. Memberikan laporan keuangan setiap bulannya

5. Pembukuan data pasien dan lainnya.

F. Bagian Laboratorium

1. Memimpin dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan laboratorium.

2. Melakukan perencanaan dan pengembangan laboratorium.

3. Mengelola tenaga laboratorium.

4. Memantau pemanfaatan sarana dan prasarana yang ada di laboratorium.

5. Memberikan evaluasi terhadap hasil kinerja para anggota laboratorium.

G. Apoteker

1. Menyediakan, menyimpan dan menyerahkan sediaan farmasi yang mutu dan

keabsahannya terjamin.

2. Melayani dan mengawasi peracikan dan penyerahan obat.

3. Memberikan informasi yang berkaitan dengan penggunaan obat, baik dengan

resep dokter maupun penjualan bebas.

4. Melaksanakan semua peraturan kefarmasian tentang apotek.

30

5. Tidak terlibat konspirasi penjualan obat keras ke dokter praktek, toko obat, dan

sarana lainnya yang tidak berhak.

6. Melakukan kerjasama yang baik dengan apotek sekitarnya dalam rangka

meningkatkan pelayanan pada pasien.

H. Office Boy

1. Membersihkan setiap ruangan di lembaga tersebut.

2. Menyiapkan segala kebutuhan untuk pegawai dilembaga tersebut.

3. Melaporkan segala kerusakan, kehilangan, kejadian yang tidak semestinya

kepada atasannya.

4. Menerima atau melaksanakan perintah atasan lainnya.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

A. Prosedur Pendaftaran Pasien

Pasien melakukan registrasi ke bagian administrasi kemudian bagian administrasi

melakukan pengecekan kartu berobat pasien. Apabila pasien sudah terdaftar maka

admin akan langsung memberikan kartu rekam medis/status pasien sebelumnya.

Dan apabila pasien belum mempunyai kartu berobat atau belum pernah berobat,

maka pasien harus melakukan pendaftaran kemudian bagian adminitrasi

menginput data pasien baru dan memberikan kartu berobat serta kartu rekam

medis pasien/status pasien.

B. Prosedur Pemeriksaan pasien

Sebelum melakukan pemeriksaan, pasien menunggu antrian terlebih dahulu pada

saat bersamaan bagian admin memberikan kartu rekam medis kepada dokter.

Setelah dokter menerima kartu rekam medis tersebut, lalu dokter memanggil

nama pasien yang akan diperiksa. Didalam ruang periksa, pasien memberitahu

keluhan yang dirasakan pasien kepada dokter. Setelah itu, dokter langsung

31

mencatat keluhan pasien tersebut, mencatat hasil rekam medis dan menulis resep

obat. Lalu dokter memberikan resep obat dan hasil rekam medis tersebut kepada

pasien.

C. Prosedur Rekam Medis

Setelah proses pengecekan dasar pasien selesai, bagian administrasi memberikan

kartu rekam medis kepada dokter diruang pemeriksaan. Lalu, pada saat dokter

memeriksa pasien, dokter menulis riwayat penyakit pasien pada kartu rekam

medis. Setelah itu, kartu rekam medis dan juga resep obat yang diperlukan beserta

penggunaannya diberikan kepada pasien. Kemudian, pasien memberikan kartu

rekam medis dan resep obat tersebut kepada bagian administrasi.

D. Prosedur Pengambilan Obat

Setelah pasien menerima resep obat dan hasil rekam medis dari dokter, pasien

langsung menuju ke bagian administrasi. Setelah bagian administrasi menerima

resep obat dan hasil rekam medis, bagian administrasi langsung menuju ke bagian

apoteker untuk memberikan resep obat dan hasil rekam medis tersebut. Setelah

bagian apoteker menerima resep obat, bagian apoteker langsung mengambil obat

dan menulis cara penggunaan obat. Setelah itu, diberikan kepada bagian

administrasi dan bagian adminstrasi memberikan obat dan informasi penggunaan

kepada pasien.

E. Prosedur Pembayaran

Setelah pasien menerima obat, bagian administrasi mengkalkulasikan total

berobat dan harga obat. Selanjutnya, bagian administrasi membuat kwitansi

pembayaran dan memberikannya kepada pasien, kemudian pasien melakukan

pembayaran sesuai dengan total yang diberikan oleh bagian administrasi.

32

3.3. Activity Diagram

A. Activity Prosedur Pendaftaran Pasien

PASIEN ADMIN

RegistrasiMenerima data

registrasi

Proses pengecekan kartu

berobat

Menerima Kartu rekam medis sebelumnya

Menginput data pasien baru

Menerima Kartu berobat dan rekam

medis baru

TIDAK

YA

Proses Register dan Pendaftaran Pasien

Gambar III.2

Activity Diagram Prosedur Pendaftaran Pasien

33

B. Activity Prosedur Pemeriksaan Pasien

Dokter Pasien

Menerima Kartu rekam medis

Menriman panggilan

Memberitahukan keluhan yang dirasakn

Menerima keluhan

Proses Register dan Pemeriksaan Pasien

Memanggil pasien

Mencatat rekam medis

Menulis resep obat

Memberikan hasil rekam medis

Memberikan hasil rekam medis

Gambar III.3

Activity Diagram Prosedur Pemeriksaan Pasien

34

C. Activity Prosedur Rekam Medis dan Pengambilan Obat

Admin Apotek

Menerima resep obat dan rekam medis

Menerima resep obatMemberikan resep obat

Menerima hasil cara penggunaan dan obat

Proses Pengambilan obat Pasien

Mengambil obatMenulis cara

penggunaan obat

Memberikan hasil

Gambar III.4

Activity Diagram Prosedur Rekam Medis dan Pengambilan Obat

35

D. Activity Prosedur Pembayaran

PASIEN ADMIN

Menerimaa obat dan kwitansi

Mengkalkulasi total berobat dan harga obat

Proses Pembayaran

Kwitansi Pembayaran

Memberikan hasil

Melakukan pembayaran

Gambar III.5

Activity Diagram Prosedur Pembayaran

36

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

3.4.1 Spesifikasi Dokumen Masukan

A. Nama Dokumen : Kartu Berobat

Fungsi : Sebagai kartu berobat

Sumber : Administrasi

Tujuan : Pasien

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap pasien melakukan pendaftaran

Bentuk : Lampiran A-1

B. Nama Dokumen : Kartu Rekam Medis / Status Pasien

Fungsi : Untuk mengetahui riwayat pasien sebelumnya


Tujuan : Dokter

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap pasien melakukan pemeriksaan

Bentuk : Lampiran A-2

3.4.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran

A. Nama Dokumen : Kwitansi Pembayaran

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran


Tujuan : Pasien

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

37

Frekuensi : Setiap pasien melakukan pembayaran

Bentuk : Lampiran B-1

B. Nama Dokumen : Resep Obat

Fungsi : Sebagai resep obat

Sumber : Dokter

Tujuan : Pasien

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap pasien berobat


C. Nama Dokumen : Laporan Rawat Jalan

Fungsi : Sebagai laporan data rawat jalan


Tujuan : Pemilik

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap hari


3.5. Permasalahan Pokok

Setelah mengamati dan mempelajari sistem berjalan pada klinik Eko Medica

Center, dalam hal ini kami mencoba menguraikan permasalahan yang ada pada

Klinik Eko Medica Center tentang sistem yang berjalan, yaitu:

1. Sistem informasi pendataan pada klinik Eko Medika Center saat ini, dari pasien

masuk, input data, pemberian obat hingga pasien keluar, masih menggunakan

metode konvensional dengan mencatat pada sebuah buku besar dan tersimpan

38

dalam sebuah map sehingga terjadi penumpukan dokumen dan membutuhkan

tempat yang lebih luas untuk menyimpan tumpukan dokumen tersebut. Hal ini

mengakibatkan proses kegiatan pendaftaran pasien hingga tahap akhir pembuatan

laporan pendataan menjadi tidak efektif.

2. Sistem Pelayanan pada proses pembayaran lebih membutuhkan waktu yang cukup

lama, sehingga pasien harus menghampiri bagian administrasi dahulu untuk

menebus obat, kemudian bagian administrasi ke bagian apoteker, setelah itu

bagian apoteker kembali lagi ke bagian administrasi. Hal tersebut memakan

banyak waktu dan kurang memudahkan pegawai dan pasien dalam melakukan

pembayaran.

3.6. Pemecahan Masalah

Kami mencoba memberikan alternatif pemecahan masalah dari sistem

berjalan Klinik Eko Medica Center yaitu dengan :

1. Mempermudah bagian administrasi dalam proses pengolahan data pasien agar

menghasilkan informasi yang lebih akurat dan meningkatkan efesiensi waktu

dengan cara menyimpan sebuah data tersebut dalam sebuah database.

2. Mempermudah dokter memperoleh data riwayat pasien di status pasien, jika status

pasien hilang, karena data telah tersimpan dalam database.

3. Mempermudah pasien dalam melakukan pembayaran dengan cara melakukan

transaksi langsung kepada bagian apoteker.

4. Mempermudah bagian administrasi dalam pembuatan laporan perbulan, karena

proses pelaporan berbasis komputer hanya memakan waktu yang cukup singkat

sehingga dapat lebih berkonsentrasi untuk menganalisa laporan tersebut.

5. Membuat sistem informasi pada Klinik Eko Medica Center berbasis web intranet

dengan menggunakan bahasa script PHP, editor menggunakan sublime text dan

39

dihubungkan dengan database mySql sebagai media penyimpanan data agar

mencegah terjadinya data yang rusak atau hilang dan memudahkan para karyawan

dalam pekerjaannya.

bab iii analisa sistem berjalan · h. office boy 1. membersihkan setiap ruangan di lembaga...

Documents