25

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Tinjauan perusahaan dilakukan untuk mendapatkan gambaran tentang proses

bisnis berdasarkan sejarah perusahaan, struktur organisasi dan fungsi yang ada

diperusahaan. Berikut penulis jabarkan tentang perusahaan pelayanan jasa service

karburator pada Bengkel Makmur Jaya.

3.1.1. Sejarah Perusahaan

Bengkel Makmur Jaya berdiri pada bulan 5 mei 1995 yang beralamat di

Jl.Pemuda Kranji Kec. Bekasi Barat Kota Bekasi yang didirikan oleh bpk. Ratmo.

Bengkel Makmur Jaya adalah nama usaha Jasa Service Mobil dengan nomer SKU

517:/247/SKU-Kel.Kr yang sudah berjalan sekitar 24 tahun lebih sampai saat ini.

Usaha Service ini merupakan usaha sendiri yang dikelola Bapak Ratmo. Bengkel

Karburator menyediakan jasa Service dan penggantian spare part mobil.

Saat ini Bengkel Makmur Jaya memiliki kunci 1 set T,kompresor,oli

mobil,mesin penghalus besi,dongkrak,jack stand, dan sebagainya. Dan juga memiliki

2 karyawan untuk membantu dalam pelayanan jasa Service Mobil.

Kebanyakan pelanggan Bengkel Makmur Jaya ini dari kalangan perumahan

sekitar dan teman temannya.

26

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Untuk menunjang kelancaran proses pada pelayanan jasa service ini maka

dibentuklah suatu organisasi yang disusun menjadi struktur organisasi. Struktur

organisasi pada Makmur Jaya dapat ditunjukan pada gambar dibawah ini:

Sumber : Bengkel Makmur jaya(2010)

Gambar III.1. Struktur Organisasi Bengkel Makmur jaya

Pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian berdasarkan

struktur organisasi diatas adalah:

1. Pemilik Bengkel

a. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan yang berjalan di dalam Bengkel.

b. Merekap dokumen-dokumen Bengkel.

c. Mengecek data laporan transaksi Bengkel.

d. Memperbaiki Mobil customer.

Pemilik Bengkel

Penjaga Bengkel

Admin Bengkel

27

2. Admin Bengkel.

a. Mencatat barang persediaan

b. Mencatat pemasukan dana dan pengeluaran dana

3. Penjaga Bengkel

a. Membersihkan di area bengkel dan membuang sampah pada tempatnya.

b. Memperbaiki Mobil customer.

c. Mengecek keluhan mobil

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Prosedur sistem berjalan dalam pelayanan jasa service pada Bengkel Makmur

Jaya masih belum terorganisir dan belum menggunakan aplikasi khusus, dalam

memasukkan data-data hanya menggunakan proses manual dengan menulis di buku

nota. Adapun detail prosedur sistem berjalan pada pelayanan jasa service Bengkel

Makmur Jaya adalah sebagai berikut :

1. Prosedur Penerimaan Barang

Proses awal penjaga bengkel melakukan penerimaan barang yang dibawa oleh

supplier, dilanjutkan dengan memastikan barang yang datang dicek keseluruhan.

setelah itu penjaga memberikan informasi kepada admin bahwa barang sudah datang

dan di cek kembali untuk melihat barang dan stoknya.

2. Prosedur Pengecekan Barang

Prosedur pengecekan dilakukan saat admin datang untuk merincikan barang

yang datang dengan mencatat detail barang apakah sesuai dengan yang dipesan jika

28

tidak sesuai maka barang tersebut akan dikembalikan ke supplier dengan jangka

waktu hari itu juga.

3. Prosedur Pembuatan Laporan

Admin bengkel mendata dan merekap setiap transaksi penerimaan dan

pengeluaran barang.

29

3.3. Activity Diagram

Penggunaan Activity diagram digunakan untuk mengetahui alur proses masuk

dan keluarnya barang yang terjadi pada Makmur Jaya

Sumber: Hasil Penelitian, 2019

Gambar III.2. Activity Pelayanan Bengkel Makmur Jaya

30

3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan

Spesifikasi dokumen sistem berjalan untuk menganalisis atau mempelajari

dokumen-dokumen yang ada pada sebuah sistem, khususnya sistem informasi

Makmur Jaya untuk digunakan sebagai acuan pada tahap perancangan sistem. Berikut

adalah dokumen-dokumen yang ada pada Makmur Jaya.

Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi Makmur Jaya adalah sebagai

berikut:

1. Nama Dokumen : Formulir Bengkel

Fungsi : Sebagai mendata transaksi

Sumber : Bagian admin

Tujuan : Customer

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap ada Customer

Bentuk : Lihat Lampiran A.1

2. Nama Dokumen : Faktur Perbaikan

Fungsi : Sebagai bukti transaksi perbaikan mobil

Sumber : Bagian admin

Tujuan : Customer

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

31

Frekuensi : Setiap terima barang

Bentuk : Lihat Lampiran A.2

3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran

Bentuk dokumen masukan yang digunakan pada sistem pembuatan data

transaksi barang

3. Nama Dokumen : Laporan Data Transaksi Barang

Fungsi : Sebagai bukti transaksi barang

Sumber : Supplier

Tujuan : Admin

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap laporan transaksi

Bentuk : Lihat Lampiran A.3

3.6. Permasalahan Pokok

Dalam usaha Bengkel yang memiliki banyak transaksi setiap harinya, sehingga

admin sulit untuk mengelola data dan waktu yang dibutuhkan cukup lama. Setiap

transaksi nota atau kwitansi sebagai bukti yang diperlukan oleh admin dan customer.

Penyimpanan data yang kurang baik pada bukti tersebut terkadang mengalami

kehilangan, kerusakan atau tulisan yang mulai pudar. Sehingga admin harus

melakukan pendataan ulang yang akan beresiko kesalahan pendataan dalam transaksi

kepada supplier. Pengolahan data yang masih manual dan penyimpanan data dalam

32

bentuk nota atau kwitansi asli menjadi rentan akan kehilangan serta proses transaksi

dan laporan kedepannya.

3.7. Pemecahan Masalah

Pada permasalahan pokok yang ada pada Bengkel Karburator sudah selayaknya

melakukan perubahan untuk meminimalisir kesalahan yang ada. Untuk memudahkan

operasi bisnis dan kemudahan transaksi pada bengkel maka perlu dibuat sistem

penyimpanan peralatan barang masuk dan keluar berbasis desktop yang dapat

menghemat waktu dalam pendataan. Perancangan sistem informasi berbasis desktop

disesuaikan dengan kebutuhan bengkel dan pelanggan terutama pada penyimpanan

data peralatan bengkel tersebut. Perancangan desktop pada Makmur Jaya sebagai

sarana untuk mempermudah dan meningkatkan produktivitas bengkel sehingga

mudah bersaing dalam kemajuan teknologi saat ini.