BAB III

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1. Obyek Penelitian

3.1.1. Sejarah Singkat UD Sarwo Motor

Seiring meningkatnya perkembangan teknologi dan

makin banyaknya inovasi-inovasi perusahaan terhadap sepeda

motor serta diikuti dengan meningkatnya permintaan konsumen

terhadap sepeda motor baik baru maupun bekas membuat banyak

perusahaan memasarkan dan menyalurkan penjualan salah satunya

adalah UD Sarwo.

UD Sarwo motor berdiri tanggal 1 Juli 2005, perusahaan

ini didirikan oleh Bapak Sarwo yang beralamat di jalan Purwodadi

Kuwu km-7. Dalam aktivitasnya perkembangan UD Sarwo bekerja

sama dengan beberapa perusahaan leasing dalam melakukan

transaksi penjualan secara kredit.

3.1.2. Struktur Organisasi

Setiap perusahaan dalam upaya mencapai tujuan tidak

mungkin dilakukan hanya sendiri saja tetapi dilakukan secara

bersama-sama orang yang ada dalam perusahaan. Untuk itu

diperlukan suatu organisasi, dimana organisasi adalah bentuk setiap

perserikatan manusia dalam pencapaian tujuan bersama.

Gambar 3.1 Struktur Organisasi UD Sarwo Motor

Sumber : UD Sarwo

3.2. Analisa Sistem

3.2.1. Analisa Sistem Lama

Pada saat ini, sistem pengolahan data penjualan dan pembelian

di UD Sarwo Motor sebagian masih diproses secara manual

dimana transaksi penjualan kredit masih dicatat ke dalam buku

secara manual.

Untuk menanggapi ketidakefektifan dalam pengolahan data,

suatu sistem penjualan dan pembelian yang baru akan dirancang

untuk memberikan suatu alternatif bagi perusahaan. Dengan adanya

aplikasi ini diharapkan perusahaan dapat memperoleh kemudahan

dalam mengolah transaksi penjualan dan pembelian yang terjadi.

Pemilik

Pemimpin

Administrasi Keuangan

3.2.1.1. Sistem Penjualan Motor UD Sarwo Motor

Sistem penjualan motor pada UD Sarwo Motor

meliputi prosedur pencatatan transaksi penjualan, prosedur

penjualan motor secara tunai, prosedur penjualan motor

secara kredit, prosedur pembuatan faktur penjualan,

prosedur pembuatan laporan berupa laporan penerimaan

kas, laporan piutang dan laporan penjualan.

3.2.1.2. Prosedur Penjualan Motor

Prosedur penjualan ini dibagi menjadi 2 bagian, yaitu

prosedur penjualan tunai dan prosedur penjualan kredit.

1. Prosedur Penjualan Motor Secara Tunai

Proses penjualan tunai berhubungan dengan

pelanggan, Administrasi, bagian gudang dan pemilik

perusahaan. Prosedur dari penjualan tunai sebagai

berikut :

a. Pelanggan melakukan pemesanan barang

kepada Administrasi.

b. Pelanggan menyerahkan fotokopi KTP

sekaligus melakukan pembayaran

c. Administrasi akan membuat faktur penjualan

tunai sebanyak 3 rangkap.

d. Faktur penjualan tunai kemudian akan

ditandatangani oleh pelanggan dan

Administrasi.

e. Barang (Motor), STNK (Surat Tanda Nomor

Kendaraan) dan BPKB (Buku Pemilik

Kendaraan Bermotor) diserahkan ke pelanggan

bersama rangkap pertama dan kedua dari

faktur penjualan tunai.

f. Administrasi akan mencatat transaksi

penjualan tunai yang terjadi ke dalam buku

penjualan.

Gambar Sistem Lama Penjualan

Pelanggan Administrasi Keuangan Pemimpin

Form Pemesanan

1

1

2

3

4

Faktur Penjualan

5

6

6

2. Prosedur Penjualan Kredit

Proses penjualan kredit berhubungan dengan

pelanggan, Administrasi, bagian gudang dan pemilik

perusahaan. Prosedur dari penjualan kredit sebagai

berikut :

a. Pelanggan melakukan pemesanan barang kepada

Administrasi.

b. Setelah pesanan diterima, Administrasi akan

mencatat penjualan kredit ke dalam form

pengajuan kredit dan diserahkan ke bagian

Keuangan untuk dianalisa

c. Bila Keuangan menyetujui maka kredit sepeda

motor dapat dilakukan seperti penjualan tunai

Gambar : Sistem Lama Angsuran Motor

3.2.1.3. Sistem Pembelian Motor UD Sarwo Motor

Sistem pembelian motor pada UD Sarwo Motor

meliputi prosedur pencatatan transaksi pembelian tunai.

Adapun prosedur pembelian sebagai berikut :

D

D

D

D

a. Administrasi membuat pemesanan kepada Supplier

dalam bentuk nota PO rangkap 2, lembar 1 diserahkan

ke Supplier dan lembar ke 2 diserahkan ke bagian

keuangan.

b. Bagian keuangan setelah menerima lembar ke 2 dari

administrasi kemudian mencatat sebagai transaksi

pembelian dan membuat laporan pembelian tunai untuk

diserahkan kepada pimpinan

c. Bagian administrasi menerima pengiriman motor sesuai

pemesanan dan nota pembelian dari Supplier

diserahkan ke bagian keuangan

Gambar Sistem Lama Pembelian Tunai

Supplier Administrasi Keuangan Pimpinan

Sesuai dengan hasil analisa, pada perusahaan dimana

pengolahan transaksi dilakukan oleh Administrasi, menurut pemilik

Membuat PO

POPO

PO PO

Membuat Lap

Pembelian

PO

D

Lap. PembelianLap.

Pembelian

Catat Nota

NotaNota Beli

D

Nota BeliNota Beli

Cocokan Order

Nota BeliNota Beli

Nota Beli

D

Nota Beli

D

Lap. PembelianLap.

Pembelian

Pengesahan

Lap. PembelianLap.

Pembelian

DLap.

Pembelian

D

perusahaan sistem yang digunakan masih belum cukup efektif. Oleh

karena itu, diperlukan sebuah sistem untuk membantu dalam

pengolahan data. Dan salah satu solusi untuk mengembangkan

sistem pengolahan data penjualan dan pembelian adalah dengan

membangun aplikasi penjualan dan pembelian.

Beberapa kelemahan pada sistem berjalan adalah :

1. Transaksi penjualan dan pembelian masih dicatat secara semi-

manual sehingga berkemungkinan terjadi kesalahan dalam

proses pencatatan.

2. Seiring dengan bertambahnya jumlah transaksi, akan semakin

sulit untuk mencari data yang diinginkan.

3. Pengamanan data masih kurang optimal.

3.1.1. Analisa Sistem Baru

Berdasarkan analisa sistem yang sedang berjalan diatas maka

penulis mengusulkan adanya sistem baru yang dapat menyelesaikan

beberapa kelemahan yang terjadi pada dealer motor tersebut.

Dengan menganalisa dan mengevaluasi sistem yang sedang

berjalan, maka sebagai tindak lanjut bagi penyelesaian masalah

tersebut dapat dibuat suatu perancangan sistem informasi penjualan

dengan menggunakan sistem yang lebih baik secara terkomputerisasi

sehingga dapat membantu untuk mendapatkan informasi yang lebih

cepat.

Gambar Sistem Baru Penjualan

Pelanggan Administrasi Keuangan Pemimpin

Form Pemesanan

1

2

3

5

6

6

Gambar : Sistem Baru Angsuran Penjualan Motor

Gambar Sistem Baru Pembelian Tunai

D

D

D

D

Supplier Administrasi Keuangan Pimpinan

3.2. Perancangan Sistem

POPO

PO PO

Membuat Lap

Pembelian

PO

D

Lap. PembelianLap.

Pembelian

Catat Nota

NotaNota Beli

D

Nota BeliNota Beli

Cocokan Order

Nota BeliNota Beli

Nota Beli

D

Nota Beli

D

Lap. PembelianLap.

Pembelian

Pengesahan

Lap. PembelianLap.

Pembelian

DLap.

Pembelian

D

database

Entri Data

Pada pembahasan kali ini akan dibahas mengenai perancangan sistem

informasi pada aplikasi yang akan digunakan untuk mengatasi masalah

sistem yang ada, sehingga tujuan dari perancangan ini dapat berjalan sesuai

dengan yang diharapkan.

1. Diagram Konteks (Context Diagram)

Diagram kontek adalah sebuah diagram sederhana yang

mengambarkan hubungan antara entity luar, masukan dan keluaran dari

sistem.

0Sistem InformasiJual beli Motor

Supplier Pelanggan

Administrasi

Keuangan

Pimpinan

Order Pembelian

nota pembelian

faktur penjualan,Nota Angsuran

Lap. Penjualan Tunai,Lap. Penjualan Kredit,Lap. Angsuran

Lap. Pembelian,Lap. Penjualan Tunai,Lap. Penjualan Kredit,Lap. Angsuran

data pelanggan, data motor,data penjualan, data angsuran

2. Data Flow Diagram (DFD Level)

Diagram aliran data merupakn teknik yang menjelaskan keadaan

sebenarnya yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal dan

kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan,

proses apa yang menghasilakan data tersebut dan interaksi dari data yang

tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut

Gambar : DFD Level 0 Sistem Informasi Jual Beli Motor

Gambar : DFD Level 1 Proses Pendataan

1.0Pendataan

2.0Transaksi

3.0Laporan

Administrasi data pelanggan,data motor

pelanggan

Motor

data pelanggan

data motor

data penjualan, data pembelian,data angsuranfaktur penjualan, nota angsuran

data motor

data pelanggan

data beli data jual data angsuran

data angsuran

data jualdata beli

angsuranjualbeli

PimpinanLap. Penjualan Tunai,Lap. Penjualan Kredit,Lap. Pembelian,Lap. Angsuran

1.1Pendataan Motor

1.2PendataanPelanggan

motor

pelanggan

Administrasi

data motor

data pelanggan

Gambar : DFD Level 1 Proses Transaksi

Gambar : DFD Level 1 Proses Laporan

2.1Pembelian

2.2Penjualan Tunai

2.3Penjualan Kredit

2.4Angsuran

data angsuran

data penjualan

data penjualan

data pembelian

Administrasi

beli

motor

data pembelian

data motor

jual

data penjualan tunai

data penjualan kredit

pelanggan

data pelanggan

data pelanggan

angsuran

data penjualan kredit

data angsuran

3. Normalisasi

3.1LaporanPembelian

3.2LaporanPenjualanTunai

3.3 LaporanPenjualan Kredit

3.4LaporanAngsuran

jual

Angsuran

beli

Pelanggan

data penjualan

data penjualan

data pelanggan

data pelanggan

data angsuran

Pimpinan

Lap. Penjualan Tunai

Lap. Penjualan Kredit

Lap. Angsuran

Lap. Pembeliandata pembelian

Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data

menjadi table-tabel yang menunjukan entity dari relasisnya, untuk

membantu mengurangi atau mencegah timbulnya masalah yang

berhubungan dengan pengolahan data dalam database.

a. Bentuk tidak normal

nota tgljual jenis kdmotor jenismotor00001 12/03/15 tunai BT001 Honda00002 14/05/15 kredit BK003 Yamaha

unit hjual pelanggan almpel nomesin12 12300000 indra semarang 63679273718 14100000 5553749029

norangka nopolisi Jmlangsur38H737A8 H 8394 ZA 07D635H09 H 5538 AG 123400

b. Bentuk Normal ke 1

nota tgljual jenis kdmotor jenismotor00001 12/03/15 tunai BT001 Honda00002 14/05/15 kredit BK003 Yamaha

unit hjual pelanggan almpel nomesin12 12300000 indra semarang 63679273718 14100000 indra semarang 5553749029

norangka nopolisi Jmlangsuran

38H737A8 H 8394 ZA 07D635H09 H 5538 AG 123400

c. Bentuk Normal ke 2

Tabel Motor Tabel Pelanggan

Tabel Jual Tabel Beli

Tabel Angsuran

NoAngsur *TglAngsurNojualAngsurkeJmlangsurSisaangsur

Nobeli *NamabeliTglbelikdmotor

Nojual *TgljualJenisbayarUangmukaNopelJmljualHjual

Nopel *NamapelAlmpelNotelepon

Kdmotor *JenismotorNopolisiNorangkaNomesinTahunWarna

4. Relasi Tabel

5. Diagram ER

NoAngsur *TglAngsurNojualAngsurkeJmlangsurSisaangsur

Entitas relasi diagram (ERD) adalah bentuk bagan yang

menggunakan relasi dan entitas suatu informasi. Entitas relasi diagram

dibuat dengan menggunakan persepsi yang terdiri dari sekumpulan objek

yang ada dan dibedakann dari objek yang ada serta dibedakan dari objek

lain

6. Kamus Data

Dalam perancangan sistem informasi penjualan barang, arus data

yang mengalir di DFD sifatnya global. Kamus data digunakan dalam

perancangan basis data yang dipakai dalam pembuatan program aplikasi.

1. Nama Tabel : Motor

Fungsi : Mencatat data sepeda motor

Motor = kdmotor + jenismotor + norangka + nomesin + tahun+

warna+ nopolisi

Kdmotor : 5 {text}5

Jenismotor : 1 {text} 15

Norangka : 1 {text} 15

Nomesin : 1 {text} 15

Tahun : 1 {text} 4

Warna : 1 {text} 8

Nopolisi : 1 {text} 8

Keterangan

Text = A-Z, a-z

2. Nama Tabel : Pelanggan

Fungsi : mencatat data pelanggan

Pelanggan = nopel+namapel+alamat

nopel : 5 {text}5

namapel : 1 {text} 15

alamat : 1 {text} 25

3. Nama Tabel : Beli

Fungsi : mencatat transaksi pembelian sepeda motor secara

tunai

nobeli : 5 {text}5

tglbeli : 8 {date/time} 8

Kdmotor : 5 {text}5

Namabeli : 1 {text} 15

Text = A-Z, a-z

Date/time = dd-mm-yyyy

Integer = 0-9

4. Nama Tabel : Jual

Fungsi : mencatat transaksi penjualan sepeda motor secara

tunai dan kredit

nojual : 5 {text}5

tgljual : 8 {date/time} 8

Kdmotor : 5 {text}5

Jmljual : 1 {integer} 2

Hjual : 1 {integer} 8

nopel : 5 {text}5

Jenisbayar : 1 {text} 8

Uangmuka : 1 {integer} 8

Totjual : 1 {integer} 10

keterangan :

Text = A-Z, a-z

Date/time = dd-mm-yyyy

Integer = 0-9

5. Nama Tabel : Angsuran

Fungsi : mencatat transaksi angsuran sepeda untuk penjualan

kredit

noangsur : 5 {text}5

tglangsur : 8 {date/time} 8

nojual : 5 {text}5

Angsurke : 1 {integer} 2

jmlangsur : 1 {integer} 8

sisaangsur : 1 {integer} 8

7. Desain Database

Dalam pembuatan program dibutuhkan suatu spesifikasi file yang

dimaksudkan untuk dapat melakukan kegiatan-kegiatan dalam

pengaturan pencarian data dan pembuatan laporan yang dapat

memudahkan sistem computer. Untuk itu system pengolahan data ini

membutuhkan spesifikasi file untuk mempermudah dalam melakukan

kegiatan pemrograman komputer.

a. Tabel motor

Nama Field Type Size KeteranganKdmotor Text 5 Kode barangJenismotor Text 15 Nama barangNorangka Text 15 No. RangkaNopolisi Text 10 No. PolisiNomesin Text 15 No. MesinTahun Text 4 TahunWarna Text 8 Warna

b. Tabel Pelanggan

Nama Field Type Size Keterangannopel Text 5 No. pelangganNamapel Text 15 Nama barangAlmpel Text 25 AlamatNotelepon Text 20 No. Telepon

c. Tabel Jual

Nama Field Type Size KeteranganNojual Text 5 No. Faktur JualTgljual Date/time 8 TanggalJenisbayar Text 10 Jenis PenjualanUangmuka Integer 8 Uang mukaKdmotor Text 15 Kode BarangNopel Text 15 No. PelangganJmljual Integer 4 Jumlah JualHjual Integer 8 Harga JualTotjual Integer 8 Total Jual

d. Tabel Beli

Nama Field Type Size KeteranganNobeli Text 5 No. Nota BeliTglbeli Date/time 8 TanggalKdmotor Text 15 Kode BarangNamabeli Integer 4 Jumlah Jual

e. Tabel Angsur

Nama Field Type Size KeteranganNoangsur Text 5 No. angsuranTglangsur Date/time 8 TanggalNojual Text 5 No. Faktur Jualangsurke Integer 3 Angsuran kejmlangsur integer 8 Jumlah angsuransisaangsur integer 8 Sisa angsuran

8. Desain Input/Output

a. Desain Menu

Angsuran

Menu

File Transaksi Laporan

Data Motor Pelanggan Pembelian Penjualan Lap. Beli Lap. Jual

b. Desain Input

i. Form Motor

ii. Form Pelanggan

ENTRI DATA SEPEDA MOTOR

Kode Barang

Nama Barang

N o. Rangka

No. Polisi

No. Mesin

Tahun

Warna

Baru Simpan Koreksi Hapus Keluar

ENTRI DATA PELANGGAN

No. Pelanggan

Nama Pelanggan

Alamat

No. Telepon

SimpanBaru Koreksi Hapus Keluar

iii. Form Pembelian

iv. Form Penjualan

TRANSAKSI PEMBELIAN

No. Nota

Tanggal

Kode Motor

Jenis Motor

Nama Pembeli

Harga Beli

TRANSAKSI PENJUALAN

No. Faktur

Tanggal

No. Pelanggan

Kode Motor

Jenis Motor

Jumlah

Harga Jual

Total Jual

Baru Simpan Koreksi Hapus Keluar

Baru KoreksiSimpan Hapus Keluar

v. Form Angsuran

c. Desain Output

Laporan Pembelian

TRANSAKSI ANGSURAN MOTOR

No. Angsuran

Tanggal

No.Penjualan

Jenis Motor

No. Pelanggan

Nama

Angsuran Ke

Jumlah Angsuran

Sisa Angsuran

Baru KoreksiSimpan Hapus Keluar

Laporan Pembelian

Periode

Tahun

No Nota Tanggal Kode Nama Qty Harga Satuan

Laporan Penjualan

Laporan Penjualan

Periode

Tahun

No Nota Tanggal Kode Nama Qty Harga Satuan