BAB III ANALISIS SISTEM A. Aliran Sistem Yang Sedang Berjalan Untuk memenuhi salah satu tujuan penelitian yaitu memberikan alternatif solusi kepada perusahaan terhadap upaya pengembangan dari sistem yang masih manual menjadi sebuah sistem baru yang terkomputerisasi guna untuk meningkatkan efesiensi dan efektifitas sistem, perlu adanya analisa terhadap sistem yang sedang berjalan sebagai acuan untuk tahap selanjutnya. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan pada PT. Andalas Berlian Motors Bukittinggi sebagian sudah menggunakan suatu aplikasi khusus berbasis database tetapi pada bagian penjualan masih manual sehingga masih banyak terdapat kekurangan sehingga berpengaruh terhadap efisien dan efektifitas sistem kinerja perusahaan sebagaimana yang telah dikemukakan dalam identifikasi masalah. Dari analisa yang telah dilakukan, aliran sistem yang sedang berjalan pada PT. Andalas Berlian Motors Bukittinggi dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Sales Adm menunjukan beberapa brosur jenis kendaraan

Mitsubishi kepada Customer. 2. Customer menetapkan pilihan jenis kendaraan yang akan

dibeli dan melakukan negosiasi harga kepada Sales Adm serta memberikan document yang diperlukan.

3.

Setelah terjadi kesepakatan Sales Adm memberikan form

Surat Pesan Kendaraan (SPK) kepada Customer untuk diisi yang sesuai dengan keterangan yang ada. 4. Setelah Form SPK diisi diserahkan kembali kepada Sales

Adm dan diperikasi kelengkapannya. 5. Setelah form SPK lengkap kemudian Sales Adm mencek

stok kendaraan yang dipesan. Jika kendaraan yang dipesan tidak tersedia maka lakukan order kendaraan yang nantinya akan dikirim pada perwakilan dealer yaitu PT. Kramayudha Tiga Berlian Motors (PT. KTB). Jika stok kendaraan ada lakukan proses transaksi penjualan beserta jenis pembayaran yang telahg ditentukan. 6. Pada transaksi penjualan akan menghasilkan tiga laporan

yaitu laporan penjualan, laporan piutang dan cetak kwitansi pembayaran. Pada laporan penjualan mengeluarka dua rangkap. Rangkap pertama untuk Sales Adm dan rangkap kedua untuk Ass. Bussiness Manager Pada pencetakan kwitansi yang dilakukan secara terpisah antara kwitansi pembayaran tunai dan kwitansi pembayaran dp akan megeluarkan 3 rangkap yang akan ditandatangani oleh Ass. Bussines Manager, Accounting, Sales Adm dan Customer yang kemudian masing akan dibagikan kepada Accounting, Sales Adm dan Customer. Pada laporan piutang menghasilkan tiga rangkap. Rangkap pertama untuk Sales Adm, rangkap kedua untuk Ass. Bussine Manager dan rangkap ketiga untuk lembaga keuagan yang nantinya akan diproses untuk pembayaran angsuran. Jika lembaga keuagan sudah melakukan

46

perlunasan maka Sales Adm melakukan transaksi perlunasan pada customer yang melakukan pembelian kredit. 7. PT. Kramayudha Tiga Berlian Motors melakukan

pengiriman kendaraan beserta dokumet kendaraan yang sesuai dengan order pemesanan kendaraan. 8. Kendaraan diterima Delivery Order (Gudang) kemudian

lansung mengisi form kendaraan baru. Rangkap pertama utuk Delivery Order (Gudang) dan rangkap kedua untuk bagian Sales Adm untuk selanjutnya data diolah mejadi laporan kendaraan baru.

47

C us t om er

Sales A dm

A s s . B us s ines A c c o unt ing M anage r

Lem baga K euangan

G udang ( DO )

P erw ak ilan D ealer (K T B)

B ros ur M obil

B ros ur M obil

M enet ap k an pil & negos ias i

D at a m obil y g ak an diam bil F orm SPK D ok um ent C us t o m er F o rm SPK

SPK

I s i F orm SP K

C ek s t ok

S urat pes an K endaraan (SP K )

T erjual Y SPK

T

P e s an tid ak ada

O rder k end araan B uat order k endaraan

D at a pem ba y aran

D ata pem b ay aran

O rd er k endaraan D ok um en+ k e ndaraan D ok u m en+ k endaraa n

T rans ak s i penjua lan

K w itan s i Dp

Laporan P enjualan L aporan Penjualan A

I s i f orm k en dara a n B aru

A Kw it ans i T unai 2 LLap. P iut ang ap. Lap. PPiut a ng (S urat iutiut ang) P ang (S urat P iut ng) (S urat P iut aan g) 1

K endaraan Baru

4 3

48

C ustom er

Sales Adm

Ass.Bus sines M anager 2

Ac counting

Lem baga Keuangan

Gudang ( DO )

Perw ak ilan D ealer (KT B)

1

Kw itans i T unai

Kw itans i Dp

Kw itans i T unai T td Kw itansi D p T td

T td Sales Adm k w itansi Kw itansi D p T td Kw itansi T unai T td Kw itansi D p T td

Kw itans i T unai T td

T td C us tom er k w itansi

T td Acc ounting k w itansi

Kw itansi T unai T td

Kw itansi D p T td

Kw itans i T unai Ttd

Kw itans i D p T td

Kw itansi T unai T td Kw itans i D p T td

T td Ass .Bus sines M anager kw itansi

Kw itansi T unai Ttd

Kw itansi T unai T td A

Kw itansi Tunai T td

Kw itansi D p T td

A Kw itansi D p T td

Kw itansi D p T td A Kw itansi T unai T td

A

A Kw itansi D p T td

A

49

C us tom er

S a le s A d m

A s s . B u s s in e s M anager

A c c o u n t in g

Lem baga K euangan

G udang ( DO )

P e rw a k ila n D e a le r (K T B )

3

L a p . P iu ta n g (S u ra t P iu ta n g ) L a p . P iu t a n g (S u ra t P iu ta n g ) A

L a p. . Piu t t a n g iu LLaapp.raPPiu taanngg (S iu n (S ura t Piu t t a g g ) (S uura t t PPiu t aann g) )

A P ro s e s p e lu n a s a n

D ok um ent p e lu n a s a n

D okum ent p e lu n a s a n

P ro s e s T ra n s a k s i p e lu n a s a n

Lunas

4

K endara an B aru

K endaraa n B aru

A P ro s e s p e m b u a t a n la p . k e n d a ra a n

apo ra LLapo ra nn kk endara an enda ra an

L apo ran k enda raan

A

A

Gambar 3.2 Alran Sistem Informasi Penjualan Mobil yang berjalan pada PT.Andalas Barlian Motors Bukittinggi

B. Aliran Sistem Yang diusulkan

50

Aliran sistem informasi pengolahan data penjualan dari sistem yang diusulkan (sistem baru) pad PT. Andalas Berlian Motors Bukittinggi tidak jauh beda dengan aliran sistem informasi yang sedang berjalan pada PT. Andalas Berlian Motors Bukittinggi. Perbedaannya hanya pada proses pengolahan data customer, data transaksi penjualan dan data kendaraan baru untuk menghasilkan laporan customer, laporan penjualan dan kendaraan baru. Dimana pada aliran sistem informasi yang sedang berjalan proses tersebut bersifat manual, sedangkan pada aliran sistem informasi yang diusulkan proses dilakukan secara terkomputerisasi dengan database sebagai media penyimpanan. Keungulan dari sistem informasi yang diusulkan, antara lain: 1. Adanya media penyimpanan dalam bentuk database

sehingga untuk proses pembuatan laporan rekapitulasi penjualan mobil dapat menghasilkan informasi yang tepat cepat, akurat dan relevan. 2. Sistem yang baru ini tampilananya mudah untuk di

operasikan karena masing-masing dari file-file sudah dikelompokan berdasarkan bagian-bagiannya. 3. Adanya sistem informasi yang melakukan proses

otomatis karena sistem tidak perlu melakukan proses entry berulang kali. Gambaran secara lengkap mengenai aliran sistem informasi pengolahan data penjualan mobil yang diusulkan pada PT. Andalas Berlian Motors dapat dilihat seperti berikut :

51

C us t om er

Sales A dm

A s s . B us s ines A c c o unt ing M anage r

Lem baga K euangan

G udang ( DO )

P erw ak ilan D ealer (K T B)

B ros ur M obil

B ros ur M obil

M enet ap k an pil & negos ias i

D at a m obil y g ak an diam bil F orm SPK D ok um ent C us t o m er F o rm SPK

SPK

I s i F orm SP K

C ek s t ok

S urat pes an K endaraan (SP K )

T erjual Y SPK

T

P e s an tid ak ada

O rder k end araan B uat order k endaraan

D at a pem ba y aran

D ata pem b ay aran

O rd er k endaraan D ok um en+ k e ndaraan D ok u m en+ k endaraa n

E nt ry da t a c us t o m er & T rans ak s i penjua lan

dbm s

E n try D at a K enda raan B a ru

K w itan s i Dp

Laporan P enjualandb m s

A Kw it ans i T unai 2 Lap. Lap. P iut ang La p.raPP iut ang (S u iutan g (S urat t Piut a ng) (S urat PPiut ang) iut ang)

L aporan Penjualan A K endaraan Baru

1

4 3

52

C ustom er

Sales Adm

Ass.Bus sines M anager 2

Ac counting

Lem baga Keuangan

Gudang ( DO )

Perw ak ilan D ealer (KT B)

1

Kw itans i T unai

Kw itans i Dp

Kw itans i T unai T td Kw itansi D p T td

T td Sales Adm k w itansi Kw itansi D p T td Kw itansi T unai T td Kw itansi D p T td

Kw itans i T unai T td

T td C us tom er k w itansi

T td Acc ounting k w itansi

Kw itansi T unai T td

Kw itansi D p T td

Kw itans i T unai Ttd

Kw itans i D p T td

Kw itansi T unai T td Kw itans i D p T td

T td Ass .Bus sines M anager kw itansi

Kw itansi T unai Ttd

Kw itansi T unai T td A

Kw itansi Tunai T td

Kw itansi D p T td

A Kw itansi D p T td

Kw itansi D p T td A Kw itansi T unai T td

A

A Kw itansi D p T td

A

53

C us tom er

S a le s A d m

A s s . B u s s in e s M anager

A c c o u n t in g

Lem baga K euangan

G udang ( DO )

P e r w a k ila n D e a le r ( K T B )

3

L a p . P iu t a n g ( S u r a t P iu t a n g ) L a p . P iu t a n g ( S u r a t P iu t a n g ) A

L a p . Piu t t a n g iu LLaapp. . PPiu tiuanngg a n (( S uara t Piu t a g g ) (SSuur rat t PPiu t taann g) )

A P ro s e s p e r lu n a s a n

D ok um ent p e lu n a s a n

D ok um ent p e lu n a s a n

P ro s e s T ra n s a k s i p e lu n a s a n

Lunas

dbm s

4

K en d a ra a n B a ru

K e nd a ra a n B a ru

P ro s e s p e m b u a t a n la p . k e n d a r a a n

A

dbm s

a o ra LLappora nn ra kkeenddaara aann n

L a po ra n k e n da ra a n

A

A

Gambar 3.2 Alran Sistem Informasi Penjualan Mobil yang diusulkan pada PT.Andalas Barlian Motors Bukittinggi

54

55