BAB III

URAIAN KHUSUS

3.1 Sejarah Apotek dr. Hj KARMINI EH

Apotek dr. Hj. Karmini, EH adalah salah satu apotek swasta yang terletak

di Jl. Rumah Sakit No. 56 Tasikmalaya yang berada di bawah naungan Yayasan

Mangkubumi. Yayasan Mangkubumi berdiri pada tanggal 25 Oktober 1980

bergerak di bidang usaha jasa, pariwisata, perhotelan dan lain-lain. Untuk

meningkatkan pelayanan paripurna baik bagi pasien yang terdapat di lingkungan

Rumah Sakit Bersalin dr. Hj. Karmini, EH maupun pasien luar maka didirikanlah

Apotek dr. Hj. Karmini, EH pada tanggal 2 September 2010.

Pelayanan yang terdapat di Apotek dr. Hj. Karmini, EH telah mengacu

terhadap prinsip pelayanan yang berorientasi terhadap pasien diantaranya adalah

dengan adanya penerbitan bulletin kesehatan setiap dua bulan sekali. Bulletin

tersebut membahas mengenai tips-tips kesehatan dan pengobatan sehingga dapat

meningkatkan pengetahuan masyarakat mengenai kesehatan. Selain itu terdapat

swalayan farmasi dengan penyimpanan obat berdasarkan khasiat sehingga

memudahkan pasien dan staf apotek untuk melakukan swamedikasi beserta

informasi obat yang jelas.

1. Visi Dan Misi Apotek dr. Hj. KARMINI EH

Apotek dr. Hj. Karmini, EH mempunyai visi akan menjadi apotek

yang paling utama di Tasikmalaya pada tahun 2012. Untuk mewujudkan

visi tersebut salah satunya yaitu dengan menjalankan misi memberikan

pelayanan kefarmasian kepada masyarakat dengan harga yang terjangkau

sehingga dapat meningkatkan kualitas hidup pasien.

2. Program Apotek dr. Hj. KARMINI EH

a. Pemenuhan persediaan obat-obatan dan alat kesehatan secara

lengkap

b. Pemberian informasi penggunaan obat secara menyeluruh kepada

pasien.

c. Menjalankan komunikasi, informasi dan edukasi.

d. Melakukan penyimpanan obat-obat sesuai peraturan perundang-

undangan.

e. Melakukan swamedikasi.

f. Melakukan monitoring kepada pasien atas penggunaan obat yang

telah diberikan.

g. Saat ini apotek dr. Hj KARMINI membuka pelyanan 14 jam, yaitu

jadwal dibagi dua shift yaitu pukul o7.00-14.00 WIB, dan shift

siang jam 14.00-20.00 WIB.

3.2 Struktur Organisasi Apotek dr. Hj. KARMINI EH

Stuktur organisasi dalam sebuah apotek tidak jauh berbeda dengan organisasi laiinya.

Tujuan dibuatnya struktur organisasi adalah untuk memperjelas alur kerja karyawan

sehingga tidak ada pekerjaan yang terbengkalai.

Apotek dr. Hj. KARMINI EH dipimpin oleh seorang apoteker yang sudah

mempunyai SP dan dibantu oleh dua orang asisten apoteker.

Gambar 3.1Struktur Organisasi Apotek dr. Hj. Karmini EH

Keterangan Jumlah Karyawan :

1 orang apoteker, dan

2 orang assisten apoteker.

JOB DESCRIPTION

1. Apoteker Pengelola Apotek

a. Tugas dan kewajiban APA Mida Hamidah,S. Farm.,Apt adalah :

1. Memimpin seluruh kegiatan apotek

2. Pelayanan Kefarmasian (Informasi obat dan pengelolaan patient

medication records)

3. Memantau dan mengevaluasi administrasi dan keuangan apotek

4. Melakukan langkah‐langkah untuk mengembangkan hasil dan kualitas

apotek

5. Pengadaan barang dan pemesanan barang ke distributor

6. Pembuatan laporan narkotika dan psikotropika ke dinkes kota

7. Pengarsipan laporan narkotika dan psikotropika

8. Membuat pembukuan tuslah

9. Membagikan tuslah setiap bulan

10. Mengelola uang kas apotek

11. Administrasi resep

Pemilik Sarana Apotek

Dr. Laksmi Dwiati, drg., MM., MHA

Apoteker Pengelola Apotek

Mida Hamidah, S.Farm., Apt.

Administrasi Pembelian

Denti Maressa

Administrasi Penjualan

Susi Susanti

Keuangan

Tim Administrasi dan Keuangan

RSB dr. Hj. Karmini, EH

12. Mengevaluasi laporan pembelian, penjualan, stok dan laporan narkotika

dan psikotropika.

b. Tanggung jawab APA adalah :

1) Bidang keuangan ; penggunaan secara efisien, pengamanan dan

kelancaran

2) Bidang persediaan ; pengadaan yang sehat, ketertiban

penyimpanan dan kelancaran.

3) Bidang inventaris ; penggunaan yang efisien serta pemeliharaan

dan pengamanan.

4) Bidang personalia ; ketentraman kerja, efisien dan strategi.

5) Bidang umum ; kelancaran, penyimpanan, dan pengamanan

dokumen-dokumen.

c. Wewenang APA adalah :

Apoteker pengelola apotek berwenang untuk memimpin semua kegiatan,

diantaranya mengelola kegiatan pelayanan kefarmasian dan karyawan sesuai

dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Administrasi Pembelian (Asisten Apoteker / Denti Maressa)

Tugas dan kewajiban:

1. Menerima faktur dari distributor

2. Mengarsipkan faktur kepada tim administrasi dan keuangan RSB dr. Hj.

Karmini, EH

3. Mencatat barang yang datang ke dalam komputer dan setiap kartu stok

4. Menghitung harga jual berdasarkan persetujuan APA

5. Mengelola daftar harga supaya tetap up date

6. Bertanggung jawab terhadap kebenaran dan keberadaan laporan

pembelian

7. Merekap laporan pembelian setiap bulan

8. Melengkapi resep narkotika dan psikotropika

Administrasi Penjualan (Asisten Apoteker / Susi Susanti)

Tugas dan kewajiban :

1. Bertanggung jawab terhadap kebenaran dan keberadaan laporan penjualan

2. Merekap laporan penjualan bulanan untuk disetorkan ke bagian keuangan,

sebagai arsip dan bahan evaluasi

3. Menyetorkan uang berdasarkan laporan penjualan ke bagian keuangan

4. Menghitung harga jual berdasarkan persetujuan APA

5. Mengelola daftar harga supaya tetap up date

6. Membuat laporan stok apotek

Keuangan (Tim Administrasi dan Keuangan RSB dr. Hj. Karmini, EH)

Tugas dan kewajiban :

1. Menerima rekapan laporan penjualan, laporan pembelian, dan laporan stok

apotek

2. Menerima uang hasil penjualan apotek

3. Merekap laporan penjualan apotek untuk disetorkan ke PSA

4. Menyetorkan uang ke PSA

5. Melakukan pembayaran faktur ke distributor

JADWAL KERJA

SHIFT 1 (PUKUL 07.00-14.00)

SHIFT 2 (PUKUL 14.00-20.00 / SAMPAI PASIEN HABIS)

SENIN SELASA RABU KAMIS JUM’AT SABTUSUSI SUSI SUSI DENTI DENTI DENTI

Keterangan:

Jadwal kerja pada shift 1 diisi oleh seorang asisten apoteker dan jika

keadaan membutuhkan bantuan, maka dibantu oleh tim administrasi RSB

dr. Hj. Karmini, EH.

Jadwal kerja pada shift 2 diisi oleh seorang asisten apoteker dan seorang

apoteker, karena pada malam hari, pasien lebih banyak daripada pagi hari

dan asisten apoteker tidak ada yang membantu jadi apoteker dijadwalkan

sore hari.

SENIN SELASA RABU KAMIS JUM’AT SABTUDENTI DENTI DENTI SUSI SUSI SUSIMIDA MIDA MIDA MIDA MIDA MIDA

10

Gambar 3.2Denah Apotek dr. Hj. Karmini EH

1

2

4

5 6

7

8

9

1112

13 14

1516

KETERANGAN1. Ruang tunggu2. etalase depan A3. kasir4. meja transaksi5. etalase depan B6. Laci pengarsipan7. lemari narkotik psikotropik8. meja apoteker9. eltalase obat luar10. gudang11. etalase obat paten12. kulkas tempat obat yang tidak stabil13. tempat wudlu14. tempat peracikan15. etalase obat generic16. lemari penyimpanan botol, sendok, pot salep, kwitansi, copy resep.

3.3 Pengelolaan Obat & Standar Pelayanan Apotek dr. Hj. KARMINI EH

1. Pengadaan Barang

Hampir 90% obat-obat di Apotek dr. Hj. KARMINI EH dikegorikan

dalam fast moving (obat yang penjualannya cepat) hal ini dikarenakan

pengadaan obat didasarkan pada pola peresepan dokter sehingga

tinggal 10% yang mengalami slow moving (pemjualan lambat). Obat-

obat yang mengalami pengeluaran secara lambat biasanya akan

diinformasikan kepada dokter supaya diresepkan kembaki sehingga

tidak melampaui batas expired date (kadaluarsa).

Pengadaan obat di apotek dr. Hj. KARMINI EH berdasarkan pada :

a. Pola peresepan Dr. Gumiwang Sp.A M,Kes.

b. Obat yang dibutuhkan dan banyak dipakai dipasaran.

c. Pola penyakit yang sering terjadi di masyarakat, yakni : Sakit

gigi, demam, nyeri otot, diare, maag, sakit kepala, penyakit kulit,

dan lain-lain

d. Konsinyasi, merupakan titipan barang dari distributor kepada

apotek, yaitu apotek bertindak sebagai agen komisioner yang

menerima komisi jika barang terjual, apabila tidak terjual maka

barang dapat dikembalikan. Konsinyasi dilakukan untuk obat-

obat yang belum terjual di apotek yang masih dalam masa

promosi.

2. Pembelian

3. Penyimpanan Barang

Penyimpanan obat di apotek dr. Hj. KARMINI EH berdasarkan pada :

a. Berdasarkan alphabet

Hampir semua obat-obatan yang disimpan di apotek dr. Hj

KARMINI EH disusun secara alpabet hal-hal ini untuk

memudahkan dalam hal pencarian obat.

b. Berdasarkan Bentuk sediaan

Obat-obatan yang harusdisimpan di bawah suhu 25 0C

maka disimpan di dalam lemari es seperti suppository dan

sediaan injeksi sedangkan obat yang disimpan di kisaran suhu

kamar disimpan dilemari dan tempat yang terlindung dari sinar

matahari langsung.

c. Berdasarkan efek farmakologinya

Penyimpanan berdasarkan farmakologi adalah

penyimpanan berdasarkan indikasi/tujuan terapi obat tersebut.

Di apotek dr. Hj. KARMINI EH batuk, filek, flu dikelompokan

menjadi satu.

4. Pengeluaran Barang

Di samping itu dalam pelayanan juga digunakan pola FIFO (first in

out) FEFO (first expired first out), yaitu obat yang dating sudah lama

masuk dan sudah lama disimpan akan dkeluarkan lebih dahulu hal ini

bertujuan untuk menghindari kadaluarsa.

5. Pengelolaan Obat Narkotik dan Psikotropik

a. Pengadaan Barang

Proses Pembelian obat-obat golongan narkotik dilakukan

dengan menggunakan SP kepada PBF Kimia Farma yang ditanda

tangani oleh APA. Sedangkan untuk obat-obat golongan

psikotropika, pembeliannya dapat dilakukan melalui PBF lain

selain Kimi Farma. Satu jenis narkotika menggunakan satu lembar

SP, atu macam obat. SP untuk narkotik dibuat rangkap 4, yang

masing-masing untuk PBF Kimia Farma, B.POM, Dinas

Kesehatan Kabupaten/Kota serta satu lembar lainnya untuk arsip

apotek. SP ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan nama

jelas, nomor SIK/nomor SIA, Serta alamat jelas. SP psikotropika

disalin dalam buku register psikotropika.

b. Penyimpanan Obat Narkotik dan Psikotropik

Tempat penyimpanan obat-obat narkotika dan psikotropika

dibuat menjadi satu lemari yang melekat kuat pada tembok dengan

satu pintu.

c. Pelayanan barang

Obat-obatan golongan narkotik/psikotropika hanya dapat

dilayani dengan resep dokter. Resep-resep tersebut disimpan secara

terpisah. Setiap pengeluaran obat dilakukan pencatatan lengkap

dengan no resepnya, kemudian dicatat di buku narkotik dan

psikotropika. Pengecekan resep tersebut kemudian dibuat laporan

bulanan. Hal ini dilakukan untuk menghindari penyalahgunaan

obat.

d. Laporan penggunaan obat

Laporan penggunaan narkotik dan psikotropika dikirim

setiap bulan kepada dinas kesehatan. Laporan tersebut dikirim

selambat-lambatnya tanggal 10 pada bulan berikutnya. Laporan

harus ditandatangani oleh APA dan disertai dengan nama jelas,

nomor SIK dan cap apotek.

6. Pelayanan Resep

Dalam penerimaan resep maka pertama kali dilakukan skrining resep

meliputi ; nama dokter, nama pasien, umur pasien, alamat pasien,

nama obat, jumlah obat, aturan pakai. Apabila dalam melakukan

skrining resep, ada hal-hal yang kurang jelas maka dilakukan cross

check, baik kepada pasien atau dokter penulis resep. Setelah dilakukan

skrining resep maka dilanjutkan penyerahan resep kepada pasien.

Persetujuan biaya atas resep tersebut juga melibatkan kesepakatan

pasien terkait jumlah pembayaran.

7. Pelayanan Obat Bebas

Pelayanan obat bebas berperinsip pada kaedah swamedikasi yaitu

diajukan keluhan yang diderita, obat yang sudah digunakan setelah itu

ditawarkan obat-obatan yang dapat digunakan sebagai terapi. Jika

sudah tercapai kesepakatan tentang jenis obat-obatan maka akan

dilakukan pembayaran. Pasien swamedikasi akan dibuat medical

record yang meliputi keluhan, alamat pasien, umur, pasien dan obat

yang diberikan. Medical record digunakan untuk melihat catatan

medik apabila pasien kembali dating ke apotek setelah masa

pengobatan dan tentunya untuk melakukan monitoring penggunaan

obat.

8. Administrasi Apotek

Pengolahan administrasi Apotek dr. Hj. KARMINI EH dilakukan

secara manual artinya tanpa komputerisasi mulai dari rekap obat,

pengisian kartu stok obat dan pemberian harga obat. Pengisian buku

administrasi dilakukan tiap kali pergantian shift jaga, pengisian buku

administasi meliputi buku resep, buku rekap obat keluar, pengisian buku

obat masuk, pengisian buku rekap penjualan, pengisian kartu stok.

B. Kegiatan yang dilakukan di Apotek dr. Hj KARMINI EH

Kegiatan selama mengikuti praktek kerja industri di apotek dr. Hj. KARMINI EH

adalah : hari pertama pengenalan apotek dan para staf apotek, kemudian mengetahui

jadwal 3 bulan kedepan selama prakerin

Dalam memulai praktek, kami diberi tugas untuk mengenal obat-obatan dan letak-

letaknya serta belajar untuk membaca resep dari Dr. Gumiwang Sp.A, M.Kes setelah

mengetahui resep dan letak-letaknya, kami belajar untuk melayani resep serta menulis

etiket.

Selain itu resep direkap (ditulis kembali) ke dalam buku penjualan. Bila terdapat

resep yang mengandung narkotika atau psikotropika dipisahkan kembali dan direkap

ulang pada buku register narkotik dan psikotropik.

Jika merekap dan menulis pada buku register tertentu selesai, maka hal

selanjutnya yang harus dilakukan adalah menulis pada kartu stok. Kartu stok berfungs

untuk mengetahui persediaan obat yang ada di apotek. Sehingga mempermudah

dalam melakukan perencanaan pemesanan.

Selain kegiatan diatas, terdapat pula kunjungan sales dan penerimaan pesanan

obat dan alkes. Biasanya apoteker akan melakukan pemesanan untuk stok yang sudah

menipis ketika kunjungan sales tersebut. Dalam menerima pesanan kita harus

mengecek antara Surat Pesanan yang diajukan, faktur pesanan dengan barang yang

dikirimkan, kemudian jika sesuai, faktur ditandatangani oleh apoteker atau asisten

apoteker. Setelah itu barang yang diterima kemudian disimpan pada lemari

persediaan. Sedangkan fakturnya direkap pada buku faktur sesuai dengan nama

PBFnya. Faktur dengan pembayaran bertempo dituliskan pada buku kredit, untuk di

cek kembali dan dilakukan pembayaran ketika jatuh tempo.