bab ii tinjauan pustaka 2.1 konsep dasar sistem...

11

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Akuntansi

2.1.1 Sistem

Sistem merupakan kumpulan dari bagian atau komponen baik fisik

maupun non fisik, yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama

secara harmonis utnuk mencapai suatu tujuan (Susanto, 2000:3).

2.1.2 Informasi

Informasi adalah data yang telah diolah sehingga berguna untuk

pengambilan suatu keputusan.

Menurut Indrajit (2000:9) ”Informasi adalah hasil pengolahan data yang

secara prinsip memiliki nilai atau value yang dibandingkan dengan data mentah ”.

Menurut Krismiaji (2002:12), “Informasi adalah data yang telah

diorganisasi, dan telah memiliki kegunaan dan manfaat”.

Jadi informasi adalah data yang telah melalui proses pengolahan yang

memiliki nilai dan manfaat untuk para pengguna informasi tersebut.

2.1.3 Akuntansi

“Akuntansi (accountancy) berasal dari akar kata to account, yang salah satu artinya adalah „menghitung‟. Secara teknis akuntansi diartikan sebagai proses pencatatan (recording), pengklasifikasian (classifiying), peringkasan (summarizing) transaksi keuangan yang di ukur dalam satuan uang, serta pelaporan (reporting) hasil-hasilnya. Dalam pengertian ini termasuk di dalamnya proses perhitungan.”

(Mursyidi, 2010).

11

12

2.1.4 Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi berasal dari kata sistem, informasi, dan

akuntansi. Menurut Bodnar dan Hopwood (2005:1), definisi sistem , informasi,

dan akuntansi secara terpisah adalah sebagai berikut :

“Sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mancapai tujuan tertentu. Informasi adalah data yang berguna yang diolah, sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Akuntansi adalah suatu sistem informasi, mengidentifikasikan, mengumpulkan dan mengkomunikasikan informasi ekonomik mengenani suatu badan usaha kepada beragam orang.”

Jadi, Sistem informasi akuntansi (SIA) menurut Bodnar dan Hopwood

(2005:1) adalah sebagai berikut :

“Kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk

mengubah data menjadi informasi, untuk mengkomunikasikan kepada beragam

pengambil keputusan. Baik secara manual maupun komputerisasi.”

Sedangkan menurut Wilkinson et al. (2000:7), Sistem Informasi

Akuntansi (SIA) adalah sebagai berikut :

“Kesatuan terstruktur dalam sebuah entitas, seperti perusahaan yang mempekerjakan sumber-sumber fisik dan komponen-komponen untuk mengubah data ekonomi ke dalam informasi akuntansi, dengan tujuan untuk memuaskan kebutuhan informasi dari beragam pemakai.”

Menurut Baridwan (2005:3), “Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah

komponen yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengelola dan menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan serta pembuatan keputusan yang relevan kepada pihak ekstern perusahaan dan pihak intern perusahaan.”

Menurut Cushing yang dikutip dan dialih bahasakan oleh La Midjan &

Susanto (2003) mengatakan bahwa :

“Sistem informasi akuntansi merupakan seperangkat sumber manusia dan modal dalam organisasi, yang berkewajiban untuk menyajikan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan memproses data.”

13

Menurut Widjajanto (2001) menyatakan bahwa : “Sistem informasi akuntansi adalah susunan formulir, catatan, peralatan

termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksanaannya dan laporan yang terkoordinasi secara erat yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen.”

Sedangkan menurut Romney & Steinbart (2000) menerangkan bahwa

“Sistem informasi akuntansi adalah serangkaian dari satu atau lebih komponen

yang saling berelasi dan berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan, yang terdiri

dari pelaku, serangkaian prosedur, dan teknologi informasi.”

Berdasarkan definisi di atas, dapat dikatakan bahwa sistem informasi

akuntansi diawali dengan keberadaan suatu data. Data dapat diartikan

sekumpulan karakter, fakta atau jumlah-jumlah yang merupakan masukan (input)

bagi suatu sistem informasi (Baridwan, 2005:4).

Data adalah fakta atau representasi dari suatu objek. Data yang belum

diolah belum bisa digunakan untuk pembuatan keputusan. Dengan demikian,

informasi adalah suatu data yang sudah diolah sehingga berguna untuk pembuatan

keputusan (Winarno, 2006:6).

Susanto (2004:82) dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi

Akuntansi, Konsep Dan Pengembangan Berbasis Komputer menjelaskan bahwa :

“Sistem informasi akuntansi dapat diidentifikasikan sebagai kumpulan (integrasi) dari sub-sub sistem / komponen baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan dan bekerja sama satu sama lain secara harmonis untuk mengolah data transaksi yang berkaitan dengan masalah keuangan menjadi informasi keuangan.”

Dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi merupakan suatu

rangkaian elemen untuk melakukan kegiatan pengumpulan data,

14

pengklasifikasian, pengelolaan, penganalisaan data untuk di ubah menjadi

informasi akuntansi agar dapat digunakan oleh para pemakai informasi, dalam hal

ini para pengambil keputusan.

2.1.5 Tujuan Dan Komponen Sistem Informasi Akuntansi

2.1.5.1 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi

Tujuan sistem informasi akuntansi adalah untuk menyediakan informasi

yang diperlukan dalam pengambilan keputusan yang dilaksanakan oleh aktivitas

yang disebut pemrosesan informasi. Sebagian dari output yang diperlukan oleh

pemakai informasi disediakan oleh sistem pemrosesan transaksi, seperti laporan

keuangan dari sistem pemrosesan transaksi. Namun sebagian besar diperoleh dari

sumber lain, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan. Pengguna utama

pemrosesan transaksi adalah manajer perusahaan. Mereka mempunyai tanggung

jawab pokok untuk mengambil keputusan yang berkenaan dengan perencanaan

dan pengendalian operasi perusahaan. Pengguna output lainnya adalah para

karyawan penting seperti akuntan, insinyur serta pihak luar seperti investor dan

kreditor.

Tujuan utama SIA menurut Wilkinson (2000 : 8) adalah sebagai berikut

“To provide accounting information to a wide variety of users”. Sedangkan tujuan

spesifik SIA menurut Wilkinson (2000 : 8) adalah sebagai berikut : (1) To

support the day-to-day-operator, (2) To support decision making by internal

decision making. (3) To fulfill obligation relating to steward ship. Jadi tujuan SIA

dapat disimpulkan sebagai berikut: (1) memberikan sistem informasi yang cepat.

(2) Untuk memberikan informasi yang efisien. (3) Untuk memberikan Untuk

15

15

informasi akuntansi yang dapat dipercaya keandalannya. (4) Untuk memberikan

informasi akuntansi yang berguna untuk perencanaan, pengendalian dan

pengambilan keputusan manajemen.

Pemakai dari Sistem Informasi Akuntansi dapat berupa pemakai internal,

yaitu manajer, maupun pemakai eksternal, yaitu pelanggan, pemasok, pemilik

saham, kreditor, satuan buruh, pihak bank, pemerintah, dan para stakeholder

lainnya.

Jadi, adanya sistem informasi akuntansi adalah untuk memberikan

informasi kepada manajemen sebagai pemekai internal maupun pemakai eksternal

seperti pelanggan, pemasok, pemegang saham, kreditor, dan para pengambil

keputusan lainnya.

2.1.5.2 Komponen Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Romney and Steinbart (2005 : 2),” SIA terdiri dari lima

komponen yaitu:

1. People 2. Procedures 3. Data 4. Software 5. Technology Infrastructure

Sedangkan menurut Chusing yang dibahasakan oleh Kosasih (2007 : 24)

komponen sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut :

1. Sumber daya manusia 2. Peralatan 3. Formulir/Dokumen 4. Catatan 5. Prosedur

16

Berikut ini penjelasan mengenai komponen-komponen sistem informasi

akuntansi berdasarkan dua ahli di atas :

1. People, yang mengoperasikan, dan melakukan berbagai fungsi.

2. Procedures, tata cara atau aturan akuntansi baik yang manual dan otomatis

termasuk pengumpulan, pemprosesan, dan penyimpanan data mengenai

aktivitas organisasi.

3. Data, yaitu informasi mengenai bisnis proses organisasi yang digunakan

untuk memproses data organisasi.

4. Information Technology Infrastructure, dalam hal ini termasuk

komputer, peripheral devices, dan network communication devices. “

5. Sumber daya manusia, sistem informasi akuntansi membutuhkan sumber

daya untuk dapat berfungsi. Sumber daya dapat diklasifikasikan sebagai

alat, data, bahan pendukung, sumber daya manusia dan dana. Sistem

informasi akuntansi pada umumnya diberi nama menurut sumber daya

manusia yang digunakan. Misalkan sistem informasi akuntansi-akuntansi

manual. Jika suatu sistem informasi akuntansi melibatkan penggunaan

komputer dan perlengkapan-perlengkapannya dinamai sistem informasi

akuntansi dengan komputer (computer based accounting information

sistem). Manusia merupakan unsur sistem informasi akuntansi yang

berperan dalam pengambilan keputusan dan mengendalikan jalannya

sistem informasi.

17

6. Peralatan, peralatan merupakan unsur sistem informasi akuntansi yang

berperan dalam mempercepat pengolahan data, meningkatkan ketelitian

kalkulasi atau perhitungan dan kerapihan bentuk informasi.

7. Formulir/Dokumen

Formulir merupakan unsur pokok yang digunakan untuk mencatat semua

trasnsaksi yang tejadi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen.

Karena dengan formulir peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam

(didokumentasikan) diatas secarik kertas. Menurut Chusing dalam

Kosasih (2007: 81) formulir terdiri dari 4 bagian pokok, yaitu:

a. Pengenalan (introduction), pengenalan disajikan pada bagian atas

formulir dan harus memuat judul formulir dan nomor formulir.

b. Instruksi (Instruction), instruksi terdiri dari dua jenis, yaitu bagaimana

mengisi formulir dan apa yang harus dikerjakan terhadap formulir

setelah selesai pengisian.

c. Isi utama (main body), informasi yang berhubung secara logis harus

digolongkan bersama-sama pada formulir dengan memakai kolom dan

tanda batas persegi (box)) yang digunakan sebanyak mungkin untuk

menyediakan ruang (spasi) bagi data yang dicatat.

d. Kesimpulan (conclusion), kesimpulan disajikan pada bagian bawah

formulir. Bagian ini harus memberikan ruang (spasi) yang cukup untuk

menyangkut diposisi akhir dan atau persetujuan akhir transaksi yang

dicatat pada formulir termasuk tanda tangan persetujuan dan

tanggalnya.

18

Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir

digolongkan menjadi dua macam : dokumen sumber (source document) dan

dokumen pendukung (supporting document atau corroborating document).

Dokumen sumber adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke

dalam jurnal atau buku pembantu, sedangkan dokumen pendukung adalah

dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahihnya transaksi

yang direkam dalam dokumen sumber. Berikut disajikan nama dokumen

sumber dan dokumen pendukung yang berkaitan.

Tabel 1.1 Transaksi, Dokumen Sumber, dan Dokumen Pendukung yang bersangkutan

Sumber : Mulyadi (2001) dalam Sistem Akuntansi

Transaksi Dokumen Sumber Dokumen Pendukung yang

Bersangkutan

Penjualan Kredit Faktur Penjualan

Surat order pengiriman

Laporan pengiriman barang

Surat Muat

Penjualan Tunai Faktur Penjualan Tunai Pita register kas

Retur Penjualan Memo kredit Laporan penerimaan barang

Pembelian Bukti kas keluar Surat order pembelian

Laporan penerimaan barang

Faktur dari pemasok

Retur pembelian Memo debit Laporan pengiriman barang

Penggajian dan

pengupahan

Bukti Kas Keluar Daftar gaji

Rekap daftar gaji

Pemakaian barang

gudang

Bukti permintaan dan

pengeluaran barang

gudang

-

19

8. Catatan, catatan terdiri dari:

a. Jurnal

Jurnal merupakan catatan akuntansi yang pertama digunakan untuk

mecatat, mengklasifikasi dan meringkas data keuangan dan data yang

lainnya. Berdasarkan frekuensi terjadinya, jurnal dibagi menjadi dua

yaitu jurnal umum dan jurnal khusus.

1) Jurnal umum, jurnal yang mencatat transaksi yang frekuensi

terjadinya jarang atau nonrutin, seperti membayar pinjaman,

penyesuaian di akhir periode, dan jurnal penutup.

2) Jurnal khusus, jurnal yang mencatat transaksi yang frekuensi

terjadinya sering/tinggi. Jurnal khusus menyederhanakan proses

pencatatan transaksi yang terjadi berulang dalam jumlah besar.

Jurnal khusus meliputi, jurnal pembelian dan jurnal penjualan.

b. Buku Besar

Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang

digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat

sebelumnya kedalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini

disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan

dalam laporan keuangan. Rekening buku besar ini di satu pihak dapat

dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan, di

pihak lain dapat dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan

untuk penyajian laporan keuangan.

20

c. Buku Pembantu

Buku pembantu terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci

data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku

besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi

akhir (book of final entry), yag berarti tidak ada catatan akuntansi lain

lagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening

buku besar dan buku pembantu.

d. Laporan Keuangan

Tahap terakhir dari proses akuntansi adalah menyiapkan laporan

keuangan. Laporan keuangan ada empat macam, yaitu :

1) Lapora Laba Rugi (Income Statment)

Laporan ini menyajikan pendapatan dan biaya serta hasil bersih

pemasukan atau kerugian bersih dari perusahaan untuk periode

waktu tertentu.

2) Perubahan Modal (Capital Statment/Statment Of Equity)

Merangkum perubahan modal pemilik pada periode waktu

tertentu.

3) Neraca (Balance Sheet)

Menyajikan kondisi aset, hutang, dan modal pemilik terhadap

bisnisnya pada tanggal tertentu.

4) Arus Kas (Cash Flow)

Merangkum informasi tentang kas masuk (penerimaan kas), kas

keluar (pembayaran) pada periode waktu tertentu.

21

9. Prosedur

Prosedur merupakan urutan atau langkah-langkah untuk menjalankan

suatu pekerjaan, tugas atau kegiatan. Biasanya melibatkan beberapa orang

dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin

penanganan secara seragam atas transaksi perusahaan yang terjadi

berulang.

Komponen-komponen tersebut memungkinkan SIA untuk memenuhi tiga

fungsi penting dalam organisasi yaitu :

1. Mengumpulkan dan menyimpan data mengenai aktivitas yang dilakukan

organisasi, resources yang dipengaruhi oleh events dan agents yang

berpartisipasi dalam berbagai aktivitas sehingga manajemen, karyawan,

dan pihak luar yang berkepentingan dapat melihat apa yang terjadi.

2. Mengubah data ke dalam informasi yang berguna dalam pengambilan

keputusan yang memungkinkan manajemen untuk merencanakan,

melakukan, dan mengendalikan aktivitas.

3. Menyediakan pengendalian yang cukup untuk mengamankan aktiva

organisasi, termasuk datanya, untuk memastikan bahwa data tersebut

tersedia ketika dibutuhkan, dan akurat serta terpercaya.

Jadi sistem informasi merupakan sebuah susunan dari orang, aktivitas,

data, jaringan danteknologi yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung

dan meningkatkan operasi sehariharisebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan

informasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan oleh manajer.

Untuk membangun sistem informasi, baikpersonal maupun multiuser, haruslah

22

mengkombinasikan secara efektif komponen-komponensistem informasi, yaitu:

prosedur kerja, informasi (data), orang dan teknologi informasi(hardware dan

software).

Kegiatan klerikal (clerical operation) terdiri dari kegiatan berikut ini yang

dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar :

1. Menulis

2. Menggandakan

3. Menghitung

4. Memberi kode

5. Mendaftar

6. Memilih (mensortasi)

7. Memindah

8. Membandingkan.

Kegiatan-kegiatan di atas dapat dilakukan secara manual atau

terkomputerisasi.

2.1.6 Proses Dan Siklus Akuntansi

Akuntansi merupakan proses dari 3 aktivitas yaitu mengidentifikasi,

mencatat, dan mengkomunikasikan kejadian ekonomi dari sebuah organisasi.

Proses yang pertama adalah identifikasi, yaitu memilih kegiatan yang termasuk

kegiatan ekonomi. Proses kedua adalah mencatat, yaitu semua kejadian ekonomi

tersebut dicatat untuk menyediakan sejarah dari kegiatan keuangan bagi organisasi

tersebut. Proses ketiga adalah komunikasi, informasi yang telah didapat dari

identifikasi dan pencatatan tidak akan berguna jika tidak dikomunikasikan.

23

Informasi ini dikomunikasikan melalui persiapan dan distribusi dari laporan

akuntansi, yang paling umum disebut sebagai laporan keuangan.

Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi

dijelaskan bahwa sistem informasi akuntansi tidak lepas dari adanya siklus

akuntansi yang meliputi urutan siklus sebagai berikut :

1. Analisis transaksi bisnis, seperti pengumpulan bukti-bukti transaksi yang

terjadi.

2. Menjurnal transaksi-transaksi tersebut.

3. Mem-posting jurnal tersebut ke buku besar (Ledger).

4. Mempersiapkan neraca saldo.

5. Menjurnal dan mem-posting penyesuaian (jurnal penyesuaian).

6. Menyiapkan laporan keuangan, berupa laporan laba rugi (income

statment), laporan perubahan equitas (capital statment), neraca saldo

(balance sheet).

7. Menjurnal dan mem-posting penutup (jurnal penutup).

8. Menyiapkan neraca penutup.

2.1.7 Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Cushing (1994 : 209) karakteristik SIA harus memiliki kriteria

sebagai berikut:

1. Usefulness, sistem harus menghasilkan informasi yang berguna. Ini berarti

informasi yang dihasilkan harus sesuai dengan kebutuhan (relevan) dan

tepat waktu sehingga berguna bagi manajemen sebagai dasar pengambilan

keputusan.

24

2. Economy, seluruh komponen dari sistem harus dapat memberikan

sumbangan yang lebih besar dan biaya yang dikeluarkan termasuk juga

didalamnya semua laporan, pengendalian, mesin dan lain-lain yang

tergolong dalam suatu sistem.

3. Reliability, produk dari suatu sistem harus dapat diandalkan. Informasi

yang dihasilkan melalui suatu sistem harus dapat diandalkan dalam hal

ketelitian yang tinggi dan sistem ini sendiri harus berperan secara efektif,

bahkan saat alat-alat sudah tidak dapat dioperasikan.

4. Customer service, sistem harus berfungsi dalam memberikan pelayanan

yang baik dan memuaskan bagi para pelanggannya sehingga sistem ini

efisien dan efektif.

5. Capacity, suatu perusahaan harus memiliki kapasitas produksi yang

memadai untuk menghadapi persaingan yang dihadapi perusahaan luar

maupun dalam menghadapi kegitan operasi sehari-hari pada kapasitas

yang penuh (full capacity).

6. Simplicity, sistem yang terlihat sederhana sehingga semua struktur

operasinya dapat diikuti dengan mudah.

7. Plexibility, sistem ini harus berperan secara luwes dan menampung dan

menerima semua perubahan yang bakal terjadi dalam perusahaan baik

yang akan datang dari luar maupun dari dalam perusahaan itu sendiri.

2.2 Metode Pengolahan Data Komputer

Di dalam sistem informasi akuntansi berbasis komputer, transaksi yang

terjadi diproses dengan menggunakan komputer. Pertama-tama, data transaksi

25

harus diubah terlebih dahulu menjadi machine-readable form (dapat dibaca

mesin), kemudian diolah dan disimpan. Data dalam machine-readale form akan

diubah kembali menjadi human-readable form (dapat dibaca manusia) untuk

digunakan oleh pengguna sistem. Komputer pada dasarnya hanya merupakan alat

bantu yang digunakan dalam pengolahan data. Proses pengolahan data terbagi atas

empat tahap utama yang terdapat pada sistem manual maupun sistem berbasis

komputer, yaitu :

1. Data input, pada tahap data input, data transaksi dikumpulkan dan

dikonversikan ke dalam machine-readable form. Data transaksi

dikelompokkan dan diperiksa terlebih dahulu agar pengolahan data

berlangsung lebih efisien dan efektif. Pada sistem yang berbasis komputer,

data transaksi dimasukkan kedalam online terminal atau microcomputer.

Operator memasukkan data dengan mengetik data transaksi pada terminal

yang ada, selain itu dapat juga menggunakan alat yang dikenal sebagai

source data automation. Alat ini merekam data transaksi dalam machine-

readable form pada tempat dan waktu yang sama dengan sumbernya.

2. Data storage, Data bagi perusahaan merupakan salah satu sumber yang

penting yang harus dijaga, tetapi tidak semua data yang relevan dapat

dipergunakan. Sebuah perusahaan harus mempunyai akses yang cepat dan

mudah atas datanya untuk dapat berfungsi dengan baik. Oleh karena itu,

para akuntan harus memahami pengelolaan dan penyimpanan data dalam

sebuah sistem informasi akuntansi dan bagian data dapat diakses.Dalam

suatu perusahaan, data disimpan dalam bentuk files. Tiap jenis data dan

26

tujuan penyimpanan memerlukan jenis file yang berbeda.Ada beberapa jenis

file yaitu : master file, transaction file, table file, backup file, suspense file,

report file.

3. Data processing, pada tahap data processing, data transaksi dimanipulasi

untuk menghasilkan informasi yang berguna. Dalam tahap ini dilakukan

beberapa aktivitas pengolahan data seperti calculating, comparing,

summarizing, filtration, dan retrieval. Selain aktivitas ini terdapat aktivitas

lainnya yaitu data maintenance. Aktivitas ini berfungsi untuk menjaga data

tetap up to date. Data maintenance dibagi dalam empat aktivitas, yaitu

additions, deletions, updates dan changes. Data dalam suatu sistem

informasi akuntansi dapat diproses dalam sequential file processing atau

random access file processing. Pada sequential file processing data diolah

secara berurutan. Proses ini berfungsi secara cepat dan efisien jika data yang

diolah berjumlah besar dan sebagian besar data diolah secara periodik untuk

data yang jarang di-update. Pengolahan data secara direct access lebih baik

digunakan untuk data yang diolah secara konstan dan sering di-update.

Transaksi yang terjadi dapat diproses secara on-line processing atau batch

processing. Dalam batch processing, transaksi-transaksi yang serupa

dikumpulkan dalam suatu kelompok secara periodik sebelum diolah. Pada

online processing transaksidicatat melalui suatu alat atau terminal yang

dihubungkan pada komputer. Pada on-line processing terdapat dua bentuk

pengolahan data :

27

a) On-line batch, yaitu data dimasukkan langsung kedalam suatu sistem

komputer, disimpan secara elektronis dan diproses belakangan.

b) On-line real-time, yaitu data dimasukkan kedalam sistem langsung

diproses seketika dan menghasilkan informasi up to date.

4. Information output, tahap terakhir dari proses pengolahan data adalah

menghasilkan informasi. Informasi yang dihasilkan biasanya disajikan

dalam bentuk documents, reports, response to query.

2.3 Sub-Sistem Sistem Informasi Akuntasi

Penulis mengembangkan penelitiannya dalam hal perancangan sistem

informas akuntansi dengan mengacu pada buku yang berjudul Sistem Informasi

Akuntansi Buku 2, karya James A. Hall yang menerangkan salah satu sub sistem

dari sistem informasi akuntansi yaitu Sistem Pemrosesan Transaksi (SPT). Sistem

pemrosesan transaksi (transaction processing system) merupakan pusat dari

seluruh fungsi sistem informasi dengan :

Mengkonversikan peristiwa ekonomi ke transaksi keuangan.

Mencatat transaksi informasi keuangan dalam record akuntansi (jurnal dan

buku besar).

Mendistribusikan informasi keuangan yang utama ke personel operasi

untuk mendukung kegiatan operasi harian mereka.

Sistem pemrosesan transaksi dengan volume transaksi tinggi, jenis

transaksi dikelompokkan dalam siklus transaksi, yang terdiri dari tiga siklus yaitu

siklus pendapatan, siklus pengeluaran, dan siklus konversi.

28

1. Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan

informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke

para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan

tersebut. Infromasi mengenai berbagai aktivitas siklus pendapatan juga mengalir

ke siklus akuntansi lainnya (melalui database pusat). Contohnya, siklus

pengeluaran dan produksi menggunakan informasi mengenai transaksi penjualan

untuk memulai pembelian atau produksi persediaan tambahan untuk memenuhi

permintaan. Siklus sumber daya manusia atau penggajian menggunakan informasi

mengenai penjualan untuk menghitung komisi penjualan dan berbagai bonus.

Fungsi buku besar dan pelaporan menggunakan informasi yang dihasilkan oleh

siklus pendapatan untuk mempersiapkan laporan keuangan dan kinerja.

Berikut ini disajikan alur aktivitas siklus pendapatan dan hubungan dengan

siklus lainnya dalam diagram konteks siklus pendapatan di bawah ini,

SIKLUS

PENDAPATANPELANGGAN KURIR

BANK

SISTEM BUKU

BESAR &

PELAPORAN

SIKLUS

MANAJEMEN &

PELAPORAN

SIKLUS PRODUKSISIKLUS

PENGELUARAN

PERMINTAAN

PESANAN

PEMBAYARAN

DOKUMEN

PENGIRIMAN

SLIP

PENGEPAKAN

DOKUMEN

PENGIRIMAN

SLIP

PENGEPAKAN

INFORMASI TENTANG

KETERSEDIAAN BARANG

KOMISI

PENJUALAN

LAPORAN

PENYIMPANAN

KEBUTUHAN PRODUKSI &

PEMBELIAN (PESANAN ULANG) Gambar 2.1 Diagram Konteks Siklus Pendapatan

Sumber : Romney And Steinbart (2005:6) dalam Accounting Information Systems

29

Aktivitas siklus pendapatan dimulai dengan penerimaa pesanan dari

pelanggan. Departemen pesanan penjualan yang bertanggung jawab pada wakil

direktur utama bagian pemasaran (Lihat Gambar 2.2) melakukan proses entri

pesanan penjualan.

Berikut diagram arus data dari siklus pendapatan yang menggambarkan

empat aktivitas utama siklus pendapatan, yaitu Entri Pesanan Penjualan,

Pengiriman, Penagihan Piutang Usaha dan Penagihan Kas.

Siklus manajemen sumber daya

manusia / Penggajian

1.0

Entri

Pesanan

Penjualan

Persediaan

Pelanggan

Siklus

Pengeluaran

Siklus

Produksi

2.0

Pengiriman

3.0

Penagihan

Piutang

Sistem Buku Besar

& Pelaporan

Penjualan

Penjualan

Persediaan

Pesanan Info

rmasi

Kete

rsedia

an B

ara

ng

Pesanan

Jawaban atas permintaan

Permintaan

Pelanggan Kasir

Bank

4.0

Penagihan

Kas

Komisi

Daftar Pesanan Ulang

Slip Pengepakan

Dok PengirimanDok

Pengiriman

Slip

Pengepakan Dok Pengiriman

Pengiriman Uang

Penyimpanan

Laporan

Tanda

Terima Kas

Pelanggan

Gambar 2.2 Diagram Arus Data Tingkat 0 Siklus Pendapatan Sumber : Romney And Steinbart (2005:8) dalam Accounting Information Systems

2. Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional

pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran

barang dan jasa. Kebanyakan pengeluaran didasarkan pada realisasi kredit

diantara mitra dagang. Pengeluaran kas aktual dilakukan pada saat setelah

penerimaan barang dan jasa. Sub sistem yang termasuk dalam siklus pengeluaran

30

antara lain pembelian / utang dagang, sistem pengeluaran kas, sistem gaji, dan

sistem aktiva tetap. Dibawah ini adalah diagram konteks siklus pengeluaran.

VENDOR

SIKLUS

PENGELUARAN

SIKLUS

PENDAPATAN

PENGENDALIAN

PERSEDIAAN

Berbagai

Departement

SIKLUS PRODUKSI

BUKU BESAR & SISTEM

PELAPORAN

Penerimaan B

arang

Kebutuhan

Pembelian

Penerimaan Barang

Kebutuhan PembelianPenerimaan Barang

Faktur Penjualan

Barang & Jasa

Pesanan Pembelian

Pembayaran

Data Pembelia

n

Pembayaran

Kebutuhan Bahan

Baku

Penerim

aan Barang

Gambar 2.3 Diagram Konteks Siklus Pengeluaran Sumber: Romney And Steinbart (2005:75) dalam Accounting Information Systems

Aktivitas bisnis dalam siklus pengeluaran terdiri dari tiga kegiatan utama

seperti terlihat pada Gambar 2.4 yaitu :

1. Memesan barang, perlengkapan dan layanan.

2. Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan, dan layanan.

3. Membayar barang, perlengkapan, dan layanan.

31

1.0

Pesan

Barang

Pengendalian

Persediaan

Siklus Produksi

Siklus

Pendapatan

Tempat

Persediaan

3.0

Membayar

Barang

2.0

Terima Dan

Simpan

Barang

Berbagai

Departemen

Pemasok

Bukti Pesanan

Pembelian

Bukti Pesanan

Pembelian

Persediaan

Buku Besar Utang Usaha

Faktur Penjualan

Pembayaran

Slip Pengepakan &

Barang

Laporan

Penerimaan &

Barang

Laporan

Penerimaan

Salinan Pesanan Pembelian

Tanda Terima

Salinan

Pesanan

Pembelian

Pemesana

Kembali

Permintaan

Salinan Pesanan

Pembelian

PermintaaPermintaa

Salinan Pesanan

Pembelian

Gambar 2.4 Tingkat 0 Diagram Arus Data untuk siklus pengeluaran Sumber: Romney And Steinbart (2005:77) dalam Accounting Information Systems

3. Siklus Konversi

Sistem ini dibentuk oleh dua sub sistem utama yaitu sistem produksi dan

sistem akuntansi biaya. Sistem produksi melibatkan perencanaan, penjadwalan

dan kontrol atas produk. Sedangkan sistem akuntansi biaya berkaitan dengan

kegiatan perusahaan manufaktur dalam mengkonversi bahan baku mentah

menjadi barang jadi atau barang setengah jadi.

2.4 Pengendalian Internal

2.4.1 Pengertian dan Tujuan Pengendalian Internal

Pengertian sistem pengendalian internal menurut Mulyadi (2008:163)

dalam bukunya Sistem Akuntansi mengatakan bahwa :

“Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efesiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.”

Adapun Krismiaji (2010:218) dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi

32

menjelaskan bahwa :

“Pengendalian internal (internal control) adalah rencana organisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen.”

Selain itu juga Krismiaji (2010:222) mengutip definisi pengendalian

internal yang dikeluarkan oleh Committee of Sponsoring Organization (COSO)

yaitu :

“Pengendalian intern adalah proses yang diterapkan oleh dewan direktur, manajemen, dan untuk memberikan jaminan yang cukup bahwa tujuan pengendalian berikut dapat dicapai, yaitu:

1. Efektivitas dan efisiensi operasi 2. Daya andal pelaporan keuangan 3. Kesesuaian dengan hukum dan peraturan yang berlaku.”

Model COSO (The Commite of Sponsoring Organisation) yang diuraikan

oleh Gondodiyoto (2007:266) dalam bukunya yang berjudul Audit Sistem

Informasi menjelaskan bahwa sistem pengendalian internal dapat didefinisikan

sebagai berikut :

Internal Control : a process, effected by an entity’s board of directors, management, and other personel, designed to provide reasonanble assurance regarding the achievement of objectives in following categories :

1. Effectiveness and efficiency of operations 2. Reability of financial reporting 3. Compliance with applicable laws and regulations

Tujuan sistem pengendalian intern menurut definisi di atas adalah : (1)

menjaga kekayaan organisasi, (2) mengecek ketelitian dan keandalan data

akuntansi, (3) mendorong efisiensi, dan (4) mendorong dipatuhinya kebijaka

manajemen.

33

COSO menjelaskan bahwa pengendalian internal memiliki tiga tujuan

utama yaitu efektifitas dan efisiensi operasi, mendorong kehandalan laporan

keuangan, dan dipatuhinya hukum dan peraturan yang ada.

2.4.2 Unsur Sistem Pengendalian Intern

Menurut Krismiaji (2010:223) menyatakan bahwa menurut standarisasi

internasional yang diterapkan oleh COSO, unsur pengendalian intern terdiri dari:

1. Lingkungan pengendalian

Terdapat tujuh faktor penting dalam lingkungan pengendalian, yaitu:

a. Komitmen kepada integritas dan nilai etika

Perusahaan dapat menetapkan integritas sebagai sebuah prinsip dasar

perusahaan, secara pribadi dan aktif melakukan sosialisasi sekaligus

mempraktikannya.

b. Filosofi dan gaya operasi manajemen

Komponen utama lingkaran pengawasan yaitu filosofi dan gaya operasi

manajemen. Jika manajemen tidak terlalu memberikan perhatian terhadap

pengendalian intern dan perilaku etik, maka karyawan perusahaan tidak

dapat diharapkan dapat mencapai tujuan pengawasan secara efektif.

c. Struktur organisasi

Struktur organisasi suatu perusahaan menetapkan garis wewenang dan

tanggung jawab, dan memberikan kerangka menyeluruh untuk perencanaan,

pengarahan, dan pengendalian operasi.

34

d. Komite audit

Komite ini bertanggung jawab untuk mengatasi struktur pengawasan intern

perusahaan, proses pelaporan keuangan, dan ketaatan terhadap hukum,

peraturan, dan standar yang berlaku. Tugasnya berkaitan dengan auditor

eksternal dan internal.

e. Metode penetapan wewenang dan tanggung jawab

Wewenang dan tanggung jawab biasanya diatur dan ditetapkan dalam

deskripsi jabatan (Job Description), pelatihan karyawan, rencana kegiatan,

jadwal, dan anggaran. Biasanya buku pedoman digunakan sebagai pedoman

prosedur dan kebijakan tertulis dalam berbagai organisasi.

f. Praktik dan kebijakan tentang sumber daya manusia

Kebijakan dan praktik yang berkaitan dengan pengangkatan, pelatihan,

pemberian gaji, dan promosi memiliki pengaruh yang penting terhadap

kemampuan organisasi meminimalkan resiko pengawasan intern.

g. Pengaruh eksternal

Pengaruh eksternal mencakup peraturan dan ketentuan yang dikeluarkan

oleh pasar modal, badan penyusun standar akuntansi, dan BAPEPAM.

2. Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan aturan yang memberikan

jaminan yang cukup bahwa tujuan pengendalian manajemen telah dicapai.

Yang umumnya dapat dibagi atas lima bagian, yaitu:

a. Otorisasi yang tepat terhadap aktifitas dan transaksi

Otorisasi didokumentasikan dengan menandatangani, member paraf, atau

35

mencantumkan kode otorisasi pada dokumen atau catatan yang mewakili

transaksi.

b. Pemisahan tugas

Pengendalian yang baik menghendaki tidak adanya seorang karyawan yang

terlalu banyak diberi tanggung jawab atau tugas. Seorang karyawan mugkin

saja berada dalam posisi untuk melaksanakan kecurangan,

menyembunyikan kecurangan dan kesalahan.

c. Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai

Perancangan dan penggunaan dokumen serta catatan yang tepat akan

menjamin akurasi dan kelengkapan seluruh data yang relevan tentang

transaksi. Dokumen yang mengawali sebuah transaksi harus berisi ruang

untuk mencantumkan otorisasi.

d. Perlindungan yang memadai terhadap akses dan penggunaan aktiva dan

catatan

Untuk melindungi aktiva dari pencurian atau penggunaan yang tidak sah

bisa dilakukan cara seperti pemisahan fungsi yang efektif, pembatasan akses

ke fasilitas dan ke ruang penyimpanan, melindungi catatan dan dokumen

dengan menggunakan kotak penyimpanan tahan api, serta adanya filing

cabinet dan ruangan harus selalu terkunci.

e. Pengecekan independen terhadap kinerja

Pengecekan internal harus independen, karena ini biasanya lebih efektif

dilaksanakan oleh seseorang yang tidak terkait dengan kegiatan perusahaan.

36

3. Perhitungan Resiko

Organisasi harus menyadari dan waspada terhadap berbagai resiko yang

dihadapinya. Akuntan dapat mengevaluasi struktur pengendalian intern dengan

menggunakan strategi perhitungan resiko, diantaranya: identifikasi ancaman,

estimasi kerugian, identifikasi pengendalian, estimasi manfaat dan pengorbanan,

serta menentukan efektivitas manfaat pengorbanan.

4. Informasi dan Komunikasi

Sistem informasi yang relevan terhadap tujuan pelaporan keuangan terdiri

dari metode dan catatan yang ditetapkan untuk mencatat, mengolah,

mengikhtisarkan, dan melaporkan transaksi suatu entitas. Komunikasi mencakup

pemberian pemahaman peran individual dan tanggung jawab yang berkaitan

dengan pengendalian intern atas pelaporan keuangan.

5. Pemantauan Kinerja

Pemantauan kinerja merupakan hal yang penting dalam pengawasan.

Metode pokok dalam melakukan pemantauan kerja, yaitu: supervise yang

mencakup pelatihan dan asistensi karyawan, pemantauan kinerja karyawan,

koreksi kesalahan, dan penjagaan aktiva dengan cara memantau karyawan yang

memiliki akses ke aktiva tersebut, pelaporan pertanggungjawaban dan internal

auditing yang memberikan suatu penilaian terhadap efektivitas pengawasan

intern.

2.4.3 Pengendalian Intern Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer

Elemen pengendalian intern yang ada pada sistem informasi berbasis

komputer hampir sama dengan sistem manual. Beberapa hal berikut menjadikan

37

adanya penekanan yang berbeda pada pengendalian intern untuk kedua jenis

sistem itu;

1. Sistem informasi terkomputerisasi lebih luas lingkup pengendaliannya

karena sebagianbesar proses tidak terlihat secara nyata oleh indra manusia.

2. Sedikitnya bukti berupa dokumen. Diperlukan desain sistem yang mampu

meninggalkan jejak untuk keperluan pengauditan (audit trial).

3. Pengendalian harus diintegrasikan kedalam rancangan sistem sebagai salah

satu elemen yang mendukung kekuatan desain sistem tersebut.

4. Diperlukan prosedur dokumentasi yang baik sehingga mampu merekam

seluruh proses sekaligus pengmbangan sistem itu sendiri. Prosedur back-

up termasuk dalam hal ini.

5. Perlu dilakukan sentralisasi informasi utnuk memudahkan pengendalian.

6. Memungkinkan pengendalian intern melalui program-program komputer.

7. Pengendalian pada salah satu fungsi mungkin dapat melemahkan

pengendalian padafungsi yang lain.

Elemen-elemen pokok pengendalian intern sistem informasi berbasis

komuter dikelompokkan sebagai berikut:

1. Pengendalian Manajemen (Management Control)

Pengendalian manajemen yang diperlukan oleh sebuah sistem informasi

meliputi:

a. Pengendalian terhadap rencana induk sistem informasi, apakah desain

sistem informasi telah memenuhi garis besar dan spesifikasi yang dimaksud

dalam rencana induk.

38

b. Pemisahan fungsi, berbeda sedikit dengan sistem manual. Fungsi yang perlu

dipisahkan adalah:

● Perancangan dan penyusunan program sistem

● Operasi pengolahan data

● Dokumentasi program dan kepustakaan

● Seleksi dan pelatihan karyawan

● Perlu adanya buku petunjuk operasional sistem dan prosedur yang ada

dalam sistem tersebut.

● Pengendalian anggaran.

2. Pengendalian Terhadap Pengembangan Sistem

Penerapan sistem informasi akuntansi berbasis komputer merupakan investasi

yang besar, demikian pula untuk pengembangan selanjutnya. Perusahaan perlu

melakukan pengendalian intern dalam mengembangkan sistem informasinya,

jenis pengendalian yang diterapkan untuk hal ini adalah:

a. Pengendalian terhadap dokumentasi sistem. Pengendalian ini diperlukan

karena dokumentasi sistem merupakan alat komunikasi antara perancang

sistem dengan users. Sistem dan pengembangan sistem yang tidak

didokumentasikan dengan baik akan menambah biaya pengembangan

karena harus mencari informasi mengenai detail sistem ke pihak

perancang terdahulu.

b. Pengendalian terhadap pengubahan program. Perlu otorisasi seperti

halnya pada pengendalian siklus pengembangan sistem.

39

3. Pengendalian Akses (Access Control)

Pengendalian akses merupakan kunci dari sistem informasi berbasis komputer.

Penerapan berbagai teknik password bertingkat untuk mengendalikan akses

setiap personil merupakan teknik yang paling banyak digunakan. Pengendalian

akses mencakup lingkup berikut:

a. Pengendalian akses terhadap perangkat keras. Tidak setiap karyawan

memiliki wewenang untuk keruangan di mana komputer induk dan media

penyimpanan diletakkan. Selain itu perlu pulaprosedur pengamanan

perangkat keras dari berbagai bencana dan kecelakaan yang disebabkan

oleh hal lain.

b. Pengendalian akses terhadap perangkat lunak.

c. Pengendalian terhadap dokumentasi program.

Akses terhadap program ini hendaknya dilindungi melalui otorisasi dari

pihak tertentu. Dengan memiliki dokumentasi program maka sangat

memungkinkan seseorang memodifikasi program untuk kepentingan

pribadi.

d. Pengendalian terhadap program dan file-file data. Pengendalian

inimutlak diperlukan karena sangat banyak data yang dihasilkan dari

sebuah sistem informasi yang bersifat rahasia yang perlu dilindungi dari

pihak-pihak tertentu.

40

2.5 Sistem Manajemen Database

2.5.1 Pengertian Dan Kegunaan

Menurut Connoly (2002:16), Database Management System adalah sistem

software yang dapat mendefinisikan, membuat, memelihara dan mengontrol akses

ke basis data.

Sistem manajemen basis data (database management system / DBMS)

adalah suatu sistem atau perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola suatu

basis data dan menjalankan operasi terhadap data yang diminta oleh pengguna.

Basis data adalah suatu gabungan file yang saling berhubungan dan

dikordinasi secara terpusat. Pendekatan data base memberlakukan data sebagai

sumber daya organisasi yang dipergunakan serta dikelola oleh seluruh bagian dari

organisasi. Basis data (bahasa Inggris : data base), atau sering pula dieja basis

data, adalah kumpulan informasi yang disimpan didalam komputer secara

sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk

memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan

untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem

manajemen basis data (data base management system, DBMS).

Istilah "basis data" berawal dari ilmu komputer. Meskipun kemudian

artinya semakin luas, memasukkan hal-hal di luar bidang elektronika, artikel ini

mengenai basis data komputer. Catatan yang mirip dengan basis data sebenarnya

sudah ada sebelum revolusi industri yaitu dalam bentuk buku besar, kuitansi dan

kumpulan data yang berhubungan dengan bisnis. Konsep dasar dari basis data

adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah

http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem




http://id.wikipedia.org/wiki/Perangkat_lunak











http://id.wikipedia.org/wiki/Basis_data




http://id.wikipedia.org/wiki/Data






41

basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di

dalamnya : penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang

diwakili suatu basis data, dan hubungan diantara obyek tersebut. Ada banyak cara

untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur basis data : ini dikenal

sebagai model basis data atau model data.

Fasilitas yang disediakan oleh DBMS adalah:

Dapat mendefinisikan basis data dengan menggunakan Data Definition

Language (DDL). DDL dapat memberi fasilitas kepada pengguna untuk

menspesifikasikan tipe data, struktur dan batasan aturan mengenai data

yang bisa disimpan ke dalam basis data.

Pengguna dapat menambah, mengedit, menghapus dan mendapatkan

kembali data dengan menggunakan data manipulation language.

Dapat mengontrol akses ke basis data, yaitu mencegah pengguna tanpa

otoritas, sistem integrasi untuk memelihara konsistensi penyimpanan data,

sistem control untuk memperbolehkan pengguna untuk akses, sistem

kontrol untuk pengembalian data yang bisa mengembalikan data ke

keadaan semula apabila ada kegagalan software atau hardware, catalog

yang dapat diakses pengguna yang mendeskripsikan data dalam basis data.

Keuntungan sistem manajemen database :

Konsistensi data

Pengontrolan duplikasi data

Semakin banyak informasi yang didapat dari data yang sama.

42

Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang

menurut istilah layman mewakili semua informasi dalam bentuk tabel-tabel yang

saling berhubungan dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom (definisi yang

sebenarnya menggunakan terminologi matematika). Dalam model ini, hubungan

antar tabel diwakili dengan menggunakan nilai yang sama antar tabel. Model yang

lain seperti model hierarkis dan model jaringan menggunakan cara yang lebih

eksplisit untuk mewakili hubungan antar tabel.

2.5.2 Perancangan Basis Data

Perancangan basis data merupakan proses menciptakan perancangan untuk

basis data yang akan mendukung operasi dan tujuan perusahaan (Connolly,

2002:279). Dalam merancang suatu basis data, digunakan metodologi-metodologi

yang membantu dalam tahap perancangan basis data. Metodologi perancangan

adalah pendekatan struktur dengan menggunakan prosedur, teknik, alat, serta

bantuan dokumen untuk membantu dan memudahkan dalam proses perancangan.

Dengan menggunakan teknik metode disain ini dapat membantu dalam

merencanakan, mengatur, mengontrol, dan mengevaluasi database development

project (Connolly, 2002:418).

Proses dalam metodologi perancangan dibagi menjadi tiga tahap :

1. Conseptual Database Design

2. Logical Database Design

3. Physical Database Design.

43

2.6 Metodologi Pengembangan Sistem

Sistem akuntansi yang digunakan dalam suatu perusahaan mempunyai

"umur" yang terbatas. Maksudnya adalah bahwa kebutuhan informasi dalam suatu

perusahaan akan berkembang sesuai dengan perkembangan kebutuhan informasi

pihak-pihak yang berkepentingan (baik ekstern maupun intern). Disamping itu,

kemajuan teknologi terutama alat-alat untuk memperoses data dapat juga

mengakibatkan sistem akuntansi yang sekarang berlaku sudah tidak efisien lagi.

Dalam keadaan seperti ini perlu diadakan penyusunan kembali sistem akuntansi

yang ada dalam perusahaan.

2.6.1 Tujuan Pengembangan Sistem

Tujuan pengembangan sistem informasi akuntansi, sebagai berikut : 1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah

ada, baik mengenai mutu, ketetapan penyajian maupun struktur informasinya.

3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindunga kekayaan perusahaan.

4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.

(Mulyadi : 2001)

2.6.2 Tahapan Pengembangan Sistem

Langkah-langkah dalam penyusunan sistem ini (disebut juga dengan

system life cycle) terdiri dari:

1. Analisa sistem yang ada. Langkah ini dimaksudkan untuk mengetahui

kebaikan dan kelemahan sistem yang berlaku. Dalam praktiknya, analisa

sistem ini dilakukan dengan mengadakan penelitian (survey). Apabila

44

pekerjaan penyusunan sistem ini dilakukan oleh pihak luar (konsultan),

penelitian pendahuluan ini diperlukan untuk:

a. Mengetahui ruang lingkup (luasnya) pekerjaan. Dengan mengetahui

kelemahan dan kebaikan system yang ada, dapat diketahui pekerjaan

apa saja yang diperlukan untuk menyusun sitem yang baru.

b. Merencanakan jangka waktu penyusunan sistem yang baru. Jangka

waktu penyusunan sistem sangat tergantung pada luasnya pekerjaan

penyusunan sistem.

c. Menentukan jumlah fee yang akan diminta sehubungan dengan

pekerjaan penyusunan sistem.

2. Merencanakan sistem akuntansi (system design). Langkah ini merupakan

pekerjaan menyusun sistem yang baru, atau mengubah sistem lama agar

kelemahan-kelemahan yang ada dapat dikurangi atau ditiadakan.

3. Penerapan sistem akuntansi. Langkah ini adalah sistem akuntansi yang

disusun untuk menggantikan system lama. Sebaiknya sistem baru ini

dimulai penggunaannya pada awal periode akuntansi.

4. Pengawasan sistem baru (follow-up). Langkah ini adalah untuk mengawasi

penerapan sistem baru, yaitu mengecek apakah sistem baru itu dapat

berfungsi. Apabila ada kesalahan-kesalahan, maka selama masa

pengawasan itu perlu dilakukan perbaikan-perbaikan. Yang perlu

diperhatikan adalah bahwa sistem baru itu tidak mengulangi kelemahan-

kelemahan yang ada dalam sistem lama.

45

Dalam bukunya Sistem Akuntansi (2001 : 39), Mulyadi menjelaskan

bahwa metodologi pengembangan sistem adalah langkah-langkah yang dilalui

oleh penulis sistem dalam mengembangkan sistem informasi. Pengembangan

sistem akuntansi dilaksanakan melauli tiga tahap utama berikut ini :

1. Analisis sistem (system analysis)

Dalam tahap ini, analisis sistem membantu pemakai informasi dalam

mengidentifikasi informasi yang diperlukan oleh pemakai untuk

melaksanakan pekerjaannya. Analisis sistem harus memperoleh informasi

yang sebenarnya diperlukan oleh pemakai informasi dalam tahap analisis

sistem ini, karena jenis informasi yang diperlukan oleh pemakai informasi

inilah yang menjadi dasar untuk melangkah ke tahap desain dan

implementasi sistem. Tahap-tahap desain dan implementasi dalam

pengembangan sistem akuntansi sangat ditentukan oleh keberhasilan

analisis dalam mengidentifikasi kebutuhan informasi pemakai informasi.

Analisis sistem dapat dibagi menjadi empat tahap :

a. Analisis pendahuluan

b. Penyusunan usulan pelaksanaan analisis sistem

c. Pelaksanaan analisis sistem

d. Penyusunan laporan hasil analisis sistem

2. Desain sistem (system design)

Desain adalah proses penterjemahan kebutuhan pemakai informasi ke

dalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada

46

pemakai informasi untuk dipertimbangkan (Mulyadi, 2001). Tahap

desain sistem ini dibagi menjadi lima tahap :

a. Desain sistem secara garis besar

b. Penyusunan usulan desain sistem secara garis besar

c. Evaluasi sistem

d. Penyusunan laporan final desain secara garis besar

e. Desain sistem secara rinci

f. Penyusunan laporan final desain sistem secara rinci.

3. Implementasi sistem (system implementation)

Implementasi adalah pendidikan dan pelatihan pemakai informasi, pelatihan dan koordinasi teknisi yang akan menjalankan sistem, pengujian sistem yang baru, dan pengubahan yang dilakukan untuk membuat sistem informasi yang telah dirancang menjadi dapat dilaksanakan secara operasional. Puncak segala kegiatan pengembangan dan perancangan sistem informasi adalah terletak pada tahap implementasi.

(Mulyadi, 2001).

2.6.3 Diagram Arus Data

Diagram alur data merupakan alat yang cukup populer sekarang, karena

dapat menggambarkan arus data di dalam suatu sistem dengan terstruktur dan

jelas, itulah sebabnya DAD merupakan alat bantu yang paling penting bagi

seorang analis sistem. Penggunaan DAD sebagai alat peraga sistem

dipopulerkan oleh De Marco (1978) dan Gane & Sarson (1979) dengan

menggunakan pendekatan metoda analisis sitem terstruktur (structured system

analysis method). DAD dapat merepresentasikan suatu sistem yang otomatis

maupun manual dengan menggunakan gambar yang berbentuk jaringan grafik.

Ada beberapa simbol yang digunakan dalam penggambaran DAD, yaitu :

47

Entitas Luar (External Entity) dan Terminal

Entitas Luar adalah entitas yang berada di luar sistem yang memberikan

data kepada sistem (source) atau yang menerima informasi dari sistem (sink).

Entitas Luar ini bukanlah bagian dari sistem, bila suatu sistem informasi

dirancang untuk satu bagian/departemen maka bagian lain yang masih terkait

menjadi entitas luar. Sedangkan terminal adalah entitas yang merupakan bagian

dari sistem.

Pedoman pemberian nama terminal dan entitas luar

Nama terminal berupa kata benda

Terminal tidak boleh memiliki nama yang sama kecuali memang

objeknya sama (digambarkan dua kali, dimaksudkan untuk membuat

diagram lebih jelas). Bila demikian, maka terminal ini perlu diberi garis

miring pada pojok kiri atas.

Nama aliran data yang masuk ke dalam suatu proses tidak boleh sama

dengan nama aliran data yang keluar dari proses tersebut.

Data flow yang masuk ke atau keluar dari data store tidak perlu diberi

nama bila:

Aliran datanya sederhana dan mudah dipahami.

Aliran data menggambarkan seluruh data item (satu record utuh).

Tidak boleh ada aliran data dari terminal ke data store atau sebaliknya

karena terminal bukan bagian dari sistem. Hubungan terminal dengan data

store harus melalui proses.

48

Proses

Proses menggambarkan apa yang dilakukan oleh sistem. Berfungsi

mentransformasikan satu atau beberapa data masukan menjadi satu atau

beberapa data keluaran sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. Setiap

proses memiliki satu atau beberapa data masukan serta menghasilkan satu atau

beberapa data keluaran. Proses sering pula disebut bubble.

Pedoman pemberian nama proses :

Nama proses terdiri dari kata kerja dan kata benda yang

mencerminkan fungsi proses tersebut, misalnya : Hitung gaji, pendataan

order, cetak laporan penjualan, dll.

Jangan menggunakan kata „proses‟ sebagai bagian dari nama suatu

proses.

Tidak boleh ada beberapa proses yang memiliki nama yang sama.

Proses harus diberi nomor. Urutan nomor sedapat mungkin mengikuti

aliran/urutan proses, namun demikian, urutan nomor tidak berarti

secara mutlak merupakan urutan proses secara kronologis.

Penomoran proses pada tingkat pertama (diagram nol) adalah 1.0, 2.0,

3.0, dst.

Penomoran proses pada tingkat kedua dari proses 1.0 (rincian dari

proses 1.0) adalah 1.1, 1.2, 1.3, dst.

Diagram konteks (context diagram) tidak perlu diberi nomor.

Proses 2.x adalah proses terendah, tidak dirinci lagi.

49

Alir Data (Data Flow)

Alir Data menggambarkan aliran data dari suatu entitas ke entitas

lainnya. Arah panah menggambarkan aliran data. Ada beberapa aliran data, yaitu :

• Antara dua proses yang berurutan

• Dari penyimpanan data (data store) ke proses dan sebaliknya

• Dari source ke proses

• Dari proses ke sink

Pedoman pemberian nama aliran data :

Nama aliran data yang terdiri dari beberapa kata dihubungkan dengan

garis sambung.

Tidak boleh ada aliran data yang namanya sama dan pemberian nama

harus mencerminkan isinya.

Aliran data yang terdiri dari beberapa elemen dapat dinyatakan dengan

grup elemen.

Hindari penggunaan kata „data‟ dan „informasi‟ untuk memberi nama

pada aliran data.

Sedapat mungkin nama aliran data ditulis lengkap.

Penyimpan Data (Data Store)

Data store adalah tempat menyimpan data. Proses dapat mengambil

data dari atau memberikan data ke data store.

Pedoman pemberian nama data store :

Nama harus mencerminkan isi data store tersebut.

Bila namanya lebih dari satu kata, maka harus diberi tanda sambung

50

Tingkatan Diagram pada Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)

Diagram Konteks (Context Diagram)

Merupakan level tertinggi dari DAD yang menggambarkan seluruh

input ke atau dari sistem.

Memberikan gambaran tentang keseluruhan sistem.

Terminal yang memberikan masukan kepada sistem disebut

source, terminal yang menerima keluaran dari sistem disebut sink.

Hanya ada satu proses.

Tidak boleh ada data store.

Diagram nol (0)

Sudah menunjukkan data store yang digunakan.

Untuk proses yang tidak dirince lagi pada level selanjutnya

(functional primitive), tambahkan * pada akhir nomor proses.

Keseimbangan input dan output (balancing) antara diagram 1.0

dengan diagram hubungan harus terpelihara.

Diagram Rinci

Merupakan rincian dari diagram nol atau diagram level diatasnya.

Walaupun DAD mempunyai kelebihan-kelebihan, yaitu dapat

menggambarkan sistem secara terstruktur dengan memecah-mecah

menjadi level lebih rendah (decomposition), dapat menunjukkan

arus data di sistem, dapat menggambarkan proses paralel di sistem,

dapat menunjukkan simpanan data, dapat menunjukkan entitas luar,

51

tetapi DAD juga mempunyai keterbatasan. Keterbatasan dari DAD

adalah sebagai berikut :

DAD tidak menunjukkan proses perulangan (loop).

DAD tidak menunjukkan proses keputusan (decision).

DAD tidak menunjukkan proses perhitungan.

A Ziya Aktas dalam bukunya Structured Analysis and Design of

Information Systems, memberikan pemecahan untuk keterbatasan DAD ini, yaitu

dengan menambahkan penggunaan operational operator (operator hubungan),

sehingga kemampuan DAD dapat lebih ditingkatkan. Operator hubungan ini

adalah :

* menunjukkan hubungan suatu logika AND

0 menunjukkan hubungan suatu logika OR

® menunjukkan hubungan suatu logika XOR.

2.6.4 Flowchart

Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan

urut-urutan prosedur dari suatu program. Flowchart menolong analis dan

programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih

kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam

pengoperasian. Flowchart biasanya mempermudah penyelesaian suatu masalah

khususnya masalah yang perlu dipelajari dan dievaluasi lebih lanjut. Flowchart

sistem merupakan bagan yang menunjukkan alur kerja atau apa yang sedang

dikerjakan didalam sistem secara keseluruhan dan menjelaskan urutan dari

prosedur-prosedur yang ada didalam sistem. Dengan kata lain, flowchart ini

52

merupakan deskripsi secara grafik dari urutan prosedur-prosedur yang

terkombinasi yang membentuk suatu sistem. Flowchart Sistem terdiri dari data

yang mengalir melalui sistem dan proses yang mentransformasikan data itu. Data

dan proses dalam flowchart sistem dapat digambarkan secara online (dihubungkan

langsung dengan komputer) atau offline (tidak dihubungkan langsung dengan

komputer, misalnya mesin tik, cash register atau kalkulator).

Tabel 1.2 Tabel Daftar Simbol Flowchart

SIMBOL

KETERANGAN

ARAH ALIR DOKUMEN Menunjukan arah alir dokumen antar bagian yang terkait pada suatu sistem. Dapat dari sistem ke sistem, dari sistem keluar, dari luar ke dalam sistem atau antar bagian luar sistem.

DOKUMEN Menunjukan dokumen yang berupa dokumen input, output pada proses manual dan proses komputer.

PROSES MANUAL Menunjukan proses yang dilakukan secara manual dan sistem yang berbasis komputer.

PENGINPUTAN DATA Menunjukan proses penginputan data/informasi dari dokumen pada proses manual.

PENGHUBUNG Menunjukan penghubung aliran dokumen pada halaman yang sama.

PENGHUBUNG Menunjukan penghubung aliran dokumen pada halaman yang berbeda.

53

SIMBOL

KETERANGAN

PENGARSIPAN Menunjukan media penyimpanan dari data/informasi file. Dokumen dapat disimpan pada lemari arsip, map file, dll.

JURNAL/BUKU BESAR Menggambarkan jurnal dan buku besar dalam bagan alir dokumen.

DOKUMEN RANGKAP Digambarkan dengan menumpuk simbol dokumen dan pencetakan nomor dokumen pada bagian kiri atas.

KEPUTUSAN Sebuah tahap pembuatan keputusan, digunakan dalam bagan alir program komputer untuk menunjukan cabang bagi alternatif cara.

TAMPILAN Informasi ditampilkan oleh alat out put on-line seperti terminal CRT atau monitor computer PC.

TERMINAL Dilakukan untuk memulai, mengakhiri atau titik henti dalam sebuah proses atau program. Juga digunakan untuk menunjukan pihak eksternal.

bab ii tinjauan pustaka 2.1 konsep dasar sistem...

Documents