bab ii landasan teori rev
TRANSCRIPT
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
2.1 Sistem Informasi Akuntansi
2.1.1 Definisi Sistem Informasi Akuntansi
Pertama-tama untuk mengerti definisi sistem informasi akuntansi, penulis akan
menjelaskan definisi dari sistem. Beberapa definisi sistem menurut pakar :
Menurut James A. Hall (2007, p.6, alih bahasa Dewi Fitriasari dan Deny
Arnos Kwary) :
“Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem
yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama.”
Menurut Bodnar dan Hopwood (2005, p.1, alih bahasa Amir Abadi Jusuf dan
Rudi M.) :
“Sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai
tujuan tertentu”.
Menurut Samiaji Sarosa (2009,p.11) :
“Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling berinteraksi dan
bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama.”
Menurut Mulyadi (2001, p.2) :
“Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang eratnyang
berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi besama-sama untuk
mencapai tujuan tertentu.”
Dari ketiga definisi dari pakar diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem
adalah kumpulan dari dua atau lebih komponen atau unsure yang saling
berhubungan satu sama lain yang memiliki tujuan yang sama.
Setelah melakukan pembahasan dari definisi sistem, sekarang penulis
akan memberikan beberapa definisi dari sistem informasi akuntansi. Beberapa
definisi sistem informasi akuntansi :
Menurut Samiaji Sarosa (2009, p.13) :
“Sistem informasi akuntansi adalah sistem yang mengumpulkan,
mencatat, menyimpan, dan memproses data sehingga menghasilkan informasi
yang berguna dalam membuat keputusan.”
Menurut Baridwan (2005, p.3) :
“Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah suatu komponen yang
mengumpulkan, mengklarisifkasikan, mengelola, menganalisa, dan
mengkomunikasikan informasi keuangan serta pembuatan keputusan yang
relevan kepada pihak ekstern perusahaan dari pihak intern perusahaan.”
Menurut Bodnar dan Hopwood (2005, p.3, alih bahasa Amir Abadi Jusuf
dan Rudi M.) :
“Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti
manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi.”
Dari ketiga definisi sistem informask akuntansi menurut pakar diatas,
dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sistem
yang berupa sumber daya yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi
yang berguna dalam pengambilan keputusan.
2.1.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Adapun tujuan sistem informasi menurut James A. Hall (2007, p.21, alih bahasa
Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary), terdapat tiga tujuan dasar yang umum
didapati semua sistem :
1. Mendukung fungsi penyediaan (stewardship) pihak manajemen.
Administrasi mengacu pada tanggung jawab pihak manajemen untuk
mengelola dengan baik sumber daya perusahaan. Sistem informasi
menyediakan informasi mengenai penggunaan sumber daya ke para
pengguna eksternal melalui pelaporan keuangan tradisional serta dari
berbagai laporan lain yang diwajibkan. Secara internal, pihak manajemen
menerima informasi pelayanan dari berbagai laporan
pertanggungjawaban.
2. Mendukung pengambilan keputusan pihak manajemen. Sistem informasi
memberikan pihak manajemen informasi yang dibutuhkan untuk
melaksanakan tanggung jawab pengambilan keputusan tersebut.
3. Mendukung operasional harian perusahaan.Sistem informasi
menyediakan informasi bagi para personel operasional untuk membantu
mereka melaksanakan pekerjaan hariannya dalam cara yang efisien dan
efektif.
Adapun tujuan sistem informasi akuntansi menurut Mardi (2011, p.4), yaitu
sebagai berikut :
1. Guna memenuhi setiap kewajiban sesuai dengan otoritas yang diberikan
kepada seseorang (to fulfill obligation relating to stewardship).
Pengelolaan perusahaan selalu mengacu kepada tanggung jawab
manajemen guna menata secara jelas segala sesuatu yang berkaitan
dengan sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan. Keberadaan sistem
informasi membantu ketersediaan informasi yang dibutuhkan oleh pihak
eksternal melalui laporan keuangan tradisional dan laporan keuangan
lainnya, demikian pula ketersediaan laporan internal yang dibutuhkan
oleh semua jajaran dalam bentuk laporan pertanggungjawaban
pengelolaan perusahaan.
2. Setiap informasi yang dihasilkan merupakan bahan yang berharga bagi
pengambilan keputusan manajemen (to support decision making by
internal decision makers). Sistem informasi menyediakan informasi guna
mendukung setiap keputusan yang diambil oleh pimpinan sesuai dengan
pertanggungjawaban yang ditetapkan.
3. Sistem informasi dibutuhkan untuk mendukung kelancaran operasional
perusahaan sehari-hari (to support day-to-day operations). Sistem
informasi menyediakan informasi bagi setiap satuan tugas dalam
berbagai level manajemen, sehingga mereka dapat lebih produktif.
Berdasarkan kedua tujuan sistem informasi akuntansi menurut pakar diatas,
penulis menyimpulkan bahwa tujuan sistem informasi akuntansi bertujuan untuk
mendukung pengelolaan manajemen, pengambilan keputusan bagi pihak
manajemen, dan kelancara operasional perusahaan.
2.1.3 Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Narko (2007), sistem informasi akuntansi terdiri dari 5 komponen, yaitu:
1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan
berbagai fungsi.
2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang
dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data
tentang aktifitas-aktifitas organisasi.
3. Data tentang proses-proses bisnis organisasi.
4. Software yang dipakai untuk meproses data dan organisasi.
5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan
pendukung (peripheral device), dan peralatan untuk komunikasi jaringan.
Menurut Mulyadi (2001, p.3-5), unsur-unsur sistem informasi akuntansi adalah:
1. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya
transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena
dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam
(didokumentasikan) di atas secarik kertas. Dengan formulir ini, data yang
bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar
pencatatan dalam catatan.
2. Catatan
Catatan merupakan buku yang digunakan untuk melakukan pencatatan
transaksi berdasarkan formulir yang didokumentasikan. Catatan terdiri
dari :
Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan
untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data
keuangan dan data lainnya. Dalam jurnal ini data keuangan untuk
pertama kalinya diklasifikasi menurut penggolongan yang sesuai
dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.
Buku Besar
Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening – rekening yang
digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat
sebelumnya dalam jurnal. Rekening – rekening dalam buku besar
ini disediakan sesuai dengan undur – unsur informasi yang akan
disajikan dalam laporan keuangan.
Buku Pembantu
Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar
diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu
(subsidiary ledger). Buku pembantu ini terdiri dari rekening –
rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum
dalam rekening tertentu dalam buku besar.
3. Laporan
Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat
berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan,
laporan harga pokok produksim laporan biaya pemasaran, laporan harga
pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar,
daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya. Laporan yang berisi
informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Laporan dapat
berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor
komputer.
2.2 Sistem Pengendalian Intern
2.2.1 Definisi Sistem Pengendalian Intern
Adapun beberapa definisi sistem pengendalian intern menurut pakar :
Menurut Zaki Baridwan (2000, p.47) :
“Pengendalian intern meliputi struktur organisasi dan semua cara – cara
serta alat – alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan
dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa
ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi di dalam usaha,
dan membantu mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah
ditetapkan lebih dahulu.”
Menurut Mulyadi (2001,p.163) adalah :
“ Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan
ukuran – ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi,
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan
mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.”
Dari kedua definisi sistem pengendalian intern diatas, dapat disimpulkan
bahwa sistem pengendalian intern adalah Sistem pengendalian internal meliputi
stuktur organisasi, metode dan ukuran ukuran yang dikoordinasikan untuk
menjaga kekayaan perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data
akuntansi, mendorong efisiensi di dalam operasi dan mendorong dipatuhinya
kebijakan manajemen yang telah ditetapkan sebelumnya.
2.2.2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern
Berikut akan diuraikan beberapa tujuan sistem pengendalian intern menurut
beberapa pakar :
Menurut James A.Hall (2007, p.181, alih bahasa Dewi Fitriasari dan Deny
Arnos Kwary), empat tujuan umum dari penerapan sistem pengendalian intern
adalah:
1. Untuk menjaga aktiva perusahaan.
2. Untuk memastikan akurasi dan dapat diandalkan catatan dan informasi
akuntansinya.
3. Untuk mempromosikan efisiensi operasi perusahaan.
4. Untuk mengukur kesesuaian dengan kebijakan dan prosedur yang telah
ditetapkan oleh manajemen.
5. Untuk mengukur kesesuaian dengan kebijakan dan prosedur yang telah
ditetapkan oleh manajemen.
Adapun tujuan sistem pengendalian intern menurut Mulyadi (2001, p.178) :
1. Menjaga Kekayaan Perusahaan :
Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi
yang telah ditetapkan.
Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan
dengan kekayaan yang sesungguhnya ada.
2. Mengecek Ketelitian dan Keandalan Data Akuntansi :
Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan.
Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi.
3. Mendorong Efisiensi.
4. Mendorong Dipatuhinya Kebijakan Manajemen yang Telah Ditetapkan
Sebelumnya.
Dari ketiga definisi diatas dapat disimpulkan bahwa tujuan sistem pengendalian
intern adalah untuk menjaga aktiva perusahaan, memastikan ketelitian dan
keandalan data akuntansinya, mendorong efisiensi, dan mengukur kesesuaian
dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya oleh
manajemen.
2.2.3 Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern
Unsur-unsur tersebut menurut Warren, Reeve, & Fees (1999, p184) adalah
sebagai berikut :
1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian suatu perusahaan mencakup seluruh sikap
manajemen dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian. Salah
satu faktor yang mempengaruhi lingkungan pengendalian adalah falsafah
manajemen dan siklus operasi. Manajemen harus menekankan
pentingnya pengendalian dan mendorong dipatuhinya kebijakan
pengendalian akan menciptakan lingkungan pengendalian yang efektif.
2. Penilaian Resiko
Semua organisasi menghadapi resiko. Contoh-contoh resiko meliputi
perubahan-perubahan tuntutan pelanggan, ancaman persaingan,
perubahan peraturan, perubahan faktor-faktor ekonomi seperti suku
bunga, dan pelanggaran karyawan atas kebijakan dan prosedur
perusahaan. Manajemen harus memperhitungakn resiko ini dan
mengambl langkah penting untuk mengendalikannya sehingga tujuan
dari pengendalian internal dapat dicapai. Setelah resiko diidentifikasi,
maka dapat dilakukan analisis untuk memperkirakan besarnya pengaruh
dari resiko tersebut serta tingkat kemungkinan terjadinya, dan untuk
menentukan tindakan-tindakan yang akan meminimumkannya.
3. Prosedur pengendalian
Prosedur pengendalian ditetapkan untuk memberikan jaminan yang wajar
bahwa sasaran bisnis akan dicapai, termasuk pencegahan penggelapan,
kita akan membahas secara singkat prosedur pengendalian yang dapat
dipadukan dengan sistem akuntansi. Prosedur-prosedur tersebut adalah :
Pegawai yang kompeten, perputaran tugas dan cuti wajib
Sistem akuntansi yang baik memerlukan prosedur untuk memastikan
bahwa para karyawan mampu melaksanakan tugas yang diembannya.
Karena itu, para karyawan bagian akuntansi harus mendapat pelatihan
yang memadai dan diawasi dalam melaksanakan tugasnya. Ada baiknya
juga bila dilakukan perputaran atau rotasi tugas di antara karyawan
klerikal dan mengharuskan para karyawan nonklerikal untuk mengambil
cuti. Kebijakan ini mendorong para karyawan untuk menaati prosedur
yang digariskan. Disamping itu, kesalahan atau penggelapan dapat
dideteksi.
Pemisahan tanggungjawab untuk operasi yang berkaitan
Untuk mengurangi kemungkinan terjadinya ketidakefisienan, kesalahan
dan penggelapan, maka tanggungjawab untuk operasi yang berkaitan
harus dibagi kepada dua orang atau lebih. Misalnya, tanggungjawab
untuk pembelian, penerimaan dan pembayaran atas perlengakpan
komputer harus dibagi kepada tiga orang atau departemen. Jika orang
yang sama melakukan pemesanan, memeriksa penerimaan atas barang
yang dipesan dan melakukan pembayaran kepada pemasok, maka
penyelewengan bisa terjadi.
Upaya-upaya pengecekan yang akan timbul akibat dibaginya
tanggungjawab kepada berbagai departemen tidak perlu menyebabkan
tumpang tindih tugas. Dokumen perusahaan yang disiapkan oleh suatu
departemen dirancang agar terkoordinasi dan saling mendukung dengan
dokumen yang disiapkan oleh departemen lain.
Pemisahan operasi, pengamanan aktiva dan akuntansi
Kebijakan pengendalian harus menetapkan pihak-pihak yang
bertanggungjawab atas berbagai aktifitas usaha. Untuk mengurangi
kemungkinan timbulnya kesalahan dan penggelapan, maka
tanggungjawab atas operasi, pengamanan aktiva dan akuntansi harus
dipisahkan. Selanjutnya, catatan akuntansi akan digunakan sebagai alat
pengecekan independen terhadap mereka yang bertugas mengamankan
aktiva dan mereka yang berkecimpung dalam operasi usaha
Prosedur pembuktian dan pengamanan
Prosedur pembuktian dan pengamanan harus digunakan utnuk
melindungi aktiva dan memastikan bahwa data akuntansi dapat
dipercaya. Hal ini dapat diterapkan pada banyak hal seperti prosedur
otorisasi, persetujuan dan rekonsiliasi.
4. Pemantauan atau Monitoring
Pemantauan terhadap sistem pengendalian internal akan
mengidentifikasi di mana letak kelemahannya dan memperaiki efektifitas
pengendalian tersebut. Sistem pengendalian internal dapat dipantau
secara rutin atau melalui evaluasi khusus. Pemantauan rutin bisa
dilakukan dengan mengamati perilaku karyawan dan tanda-tanda
peringatan dari sistem akuntansi tersebut.
5. Informasi dan Komunikasi
Informasi dan komunikasi merupakan unsur dasar dari pengendalian
internal. Informasi mengenai lingkungan pengendalian, penilaian resiko,
prosedur pengendalian dan pemantauan diperlukan oleh manajemen
untuk mengarahkan operasi dan memastikan terpenuhinya tuntutan-
tuntutan pelaporan serta peraturan yang berlaku.
Manajemen juga dapat menggunakan informasi eksternal utuk
menilai peristiwa dan keadaan yang berpengaruh terhadap pengambilan
keputusan dan pelaporan eksternal. Misalnya manajemen menggunakan
informasi dari Financial Accounting Standarts Board (FASB) atau dari
Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) serta Bapepam untuk menilai dampak dari
perubahan standar pelaporan yang mungkin akan terjadi.
2.3 Sistem Penggajian
2.3.2. Fungsi yang terkait
Menurut Mulyadi (2001, p. 382-384); fungsi-fungsi tersebut antara lain :
1. Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini mempunyai tugas untuk merekrut pegawai, menyeleksi,
mengadakan program latihan, membuat surat keputusan tarif gaji,
kenaikan pangkat dan golongan, mutasi dan pemberhentian pegawai.
2. Fungsi Pencatat Waktu
Fungsi ini menyelenggarakan catatan waktu hadir semua pegawai.
Fungsi ini harus dijalankan terpisah dari fungsi operasi dan fungsi
pembuat daftar gaji untuk menghindari kecurangan yang dilakukan
pegawai. Dalam struktur organisasi, fungsi pencatat waktu biasanya
berada di tangan bagian pencatat waktu, di bawah departemen
personalia dan umum.
3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji
Berfungsi untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang
menjadi hak pegawai dan berbagai potongan yang menjadi beban
pegawai. Daftar gaji yang telah dibuat oleh bagian ini akan diteruskan ke
bagian akuntansi untuk pembuatan bukti kas keluar sebagai dasar
pembayaran gaji pada pegawai.
4. Fungsi Akuntansi
Berfungsi untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungan
dengan pembayaran gaji pegawai. Fungsi akuntansi ini berada di tangan
bagian utang dan bagian jurnal, yaitu :
Bagian Utang
Bertanggungjawab untuk memproses pembayaran gaji seperti
tercantum dalam daftar gaji. Bagian ini menerbitkan bukti kas
keluar yang memberi otorisasi pada fungsi pembayaran gaji untuk
membayar gaji pegawai, seperti tercantum dalam daftar gaji.
Bagian Kartu Biaya
Bertanggungjawab mencatat distribusi biaya dalam kartu harga
pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekapitulasi daftar gaji.
Bagian Jurnal
Memegang fungsi pencatatan jurnal, yang bertanggung jawab
untuk mencatat biaya gaji dalam jurnal umum.
5. Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek untuk pembayaran gaji
dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai akan dimasukkan ke
dalam amplop gaji masing-masing pegawai dan dibagikan kepada
pegawai yang berhak. Dalam struktur organisasi, fungsi keuangan ini
berada di tangan kassa.Seperti yang telah dijelaskan pada awal
penulisan, suatu sistem akuntansi merupakan suatu sistem yang terdiri
dari prosedur-prosedur yang saling berkaitan satu sama lain. Demikian
pula dengan sistem akuntansi penggajian, yang terdiri dari berbagai
prosedur yang membentuknya.
2.3.3 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian
Menurut Mulyadi (2001, p.385-386), sistem penggajian terdiri dari jaringan
prosedur sebagai berikut :
1. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir.
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan
waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan
menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi.
Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang
karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari
perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clock card)
yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu
(time recorder machine). Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan
untuk menentukan gaji karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan,
daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat
memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong akibat ketidakhadiran
mereka. Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan apakah
karyawan bekerja di perusahaan dalam jam biasa atau jam lembur
(overtime), sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah
karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur
(yang umumnya bertarif di atas tarif gaji biasa).
2. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji.
Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji
karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah
surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan
pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan
sebelumnya, dan daftar gaji. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan
tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh pasal 21 dihitung
oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah atas dasar data yang tercantum
dalam kartu penghasilan karyawan. Potongan PPh pasal 21 ini
dicantumkan dalam daftar gaji.
3. Prosedur Distribusi Biaya Gaji.
Dalam prosedur distribusi biaya gaji, biaya tenaga kerja didistribusikan
kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja.
Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya
dan perhitungan harga pokok produk.
4. Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar.
Prosedur pembuatan bukti kas keluar melibatkan fungsi pembuat daftar
gaji dan fungsi akuntansi. Fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji
yang telah disesuaikan dengan dokumen pendukung perubahan gaji.
Lalu daftar gaji diserahkan ke fungsi akuntansi dan akan dilakukan
pengecekan ulang. Setelah sesuai, maka fungsi akuntansi akan
membuat bukti kas keluar.
5. Prosedur Pembayaran Gaji.
Prosedur pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi
keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada
fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji. Fungsi
keuangan kemudian menguangakan cek tersebut ke bank dan
memasukkan uang ke amplop gaji. Jika jumlah karyawan perusahaan
banyak, pembagian amplop gaji biasanya dilakukan oleh juru bayar (pay
master). Pembayaran gaji dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji
kepada karyawan.
2.3.4 Dokumen dan Catatan yang Digunakan dalam Sistem Penggajian
Menurut Mulyadi (2001, p. 374-379) dalam sistem penggajian, dokumen dan
catatan yang digunakan oleh suatu perusahaan adalah:
1. Kartu Jam Hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatatan waktu untuk mencatat
jam hadir dari setiap karyawan di perusahaan yang bersangkutan.
Catatan jam hadir ini dapat berupa daftar hadir biasa (daftar yang diisi
oleh karyawan yang bersangkutan pada saat masuk dan pulang dengan
cara menandatangani) ataupun clock card (kartu hadir yang diisi dengan
mesin pencatat waktu).
2. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah
Dokumen ini dapat berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan
dengan karyawan, misalnya: surat keputusan pengangkatan karyawan
baru, adanya kenaikan maupun penurunan pangkat, perubahan tarif
upah, pemindahan pegawai dari satu bagian ke bagian lain ataupun dari
satu cabang ke cabang lainnya, pemberhentian sementara dari pekerjaan
(skorsing). Dokumen ini dibuat sebagai tembusan a tau arsip dalam
pembuatan daftar gaji.
3. Kartu Jam Kerja
Dokumen ini untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja
langsung pabrik guna mengerjakan suatu pesanan tertentu. Pada
umumnya dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi
pembuat daftar gaji untuk kemudian akan dibandingkan dengan kartu jam
hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung pada
setiap jenis produk atau pesanan. Catatan waktu kerja ini hanya
diperlukan oleh perusahaan yang produksinya hanya berdasarkan
pesanan tertentu saja. Sedangkan untuk perusahaan yang berproduksi
massa, dimana karyawan pabrik mengerjakan suatu pekerjaan yang
sama dari hari ke hari, maka tidak lagi diperlukan data dalam melakukan
distribusi biaya tenaga kerja langsung pabrik.
4. Daftar Gaji
Daftar gaji berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi
potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan dan iuran
organisasi karyawan lainnya.
5. Rekap Daftar Gaji
Dokumen ini berisi ringkasan gaji dari setiap departemen yang ada, yang
dibuat berdasarkan atas daftar gaji. Untuk perusahaan yang produksinya
berdasarkan atas pesanan, maka rekap daftar gaji dan upahnya dibuat
untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk
kepada pesanan yang bersangkutan.
6. Surat Pernyataan Gaji
Dokumen ini berisi catatan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima
karyawan, beserta berbagai potongan yang menjadi beban bagi setiap
karyawan yang ada di perusahaan.
7. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini merupakan perintah mengeluarkan uang yang dilakukan
oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan atas
informasi yang ada dalam daftar gaji.
Menurut Mulyadi (2001, p. 382), catatan akuntansi yang digunakan dalam
sistem dan prosedur penggajian adalah sebagai berikut:
1. Jurnal Umum
Dalam pencatatan gaji biasanya jurnal umum ini digunakan untuk
mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen
dalam perusahaan.
2. Kartu Harga Pokok Produk
Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang
dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
3. Kartu Biaya
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung
dan juga biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam
perusahaan. Sumber informasi dalam kartu biaya ini adalah bukti
memorial.
4. Kartu Penghasilan Karyawan
Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai
potongan yang diterima oleh setiap karyawan. Catatan ini akan
digunakan sebagai dasar perhitungan PPh pasal 21 yang akan menjadi
beban bagi setiap karyawan. Selain itu, kartu penghasilan karyawan akan
digunakan sebagai tanda terima gaji dengan ditandatanganinya kartu
tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Dengan adanya tandatangan
pada kartu penghasilan ini, maka setiap karyawan hanya mengetahui
gajinya sendiri, sehingga rahasia penghasilan karyawan yang satu tidak
diketahui oleh karyawan yang lainnya.
2.3.5 Sistem Pengendalian Intern terhadap Sistem Penggajian
Menurut Mulyadi (2001,p.386), sistem pengendalian intern dalam terhadap
sistem akuntansi penggajian terdiri dari berberapa unsur, yaitu :
1. Organisasi
Fungsi pembuatan daftar gaji harus terpisah dari fungsi keuangan.
Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
2. Sistem Otorisasi dan prosedur pencatatan
Setiap orang yang tercantum dalam daftar gaji harus memiliki
surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan yang
ditandatangani oleh Direktur Utama.
Setiap perubahan gaji karena perubahan pangkat, perubahan tarif,
tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan
Direktur Keuangan.
Setiap potongan atas gaji selain dari pajak penghasilan karyawan
harus didasarkan atas surat potongan gaji yang diotorisasi oleh
fungsi kepegawaian.
Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.
Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen
karyawan yang bersangkutan.
Daftar gaji harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh
fungsi akuntansi.
Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi
dengan daftar gaji.
Jumlah gaji yang dicantumkan dalam daftar gaji harus diverifikasi
ketelitian oleh fungsi akuntansi.
3. Praktik yang Sehat
Pemasukan kartu jam hadir ke mesin pencatat waktu harus
diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian
perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan
pembayaran.
Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan
catatan penghasilan karyawan.
Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat
daftar gaji.
Menurut James A. Hall (2007, p.397-401, alih bahasa Dewi Fitriasari dan Deny
Arnos Kwary), unsur-unsur pengendalian intern terhadap sistem penggajian,
antara lain :
1. Otorisasi Transaksi
Formulir kegiatan personalia memberikan pengendalian otorisasi yang
penting dalam sistem penggajian. Dokumen ini penting untuk mencegah
penipuan penggajian dengan mengidentifikasi karyawan yang diotorisasi.
Formulir kegiatan personalia memungkinkan departemen penggajian
menyimpan daftar karyawan saat ini, yang dibandingkan dengan kartu
waktu.
2. Pemisahan Tugas
Fungsi penjagaan waktu harus dipisahkan dari fungsi personalia.
Departemen personalia memberikan informasi tarif pembayaran ke
bagian penggajian untuk karyawan yang dibayar per jam. Kisaran tarif
pembayaran dapat didasarkan pada pengalaman, klasifikasi pekerjaan,
senioritas, dan kelebihan lainnya. Jika informasi ini disediakan langsung
oleh departemen produksi, karyawan dapat mengubah informasi dan
melakukan penipuan. Untuk mengendalikan hal ini, informasi tarif
pembayaran harus datang dari sumber independen – departemen
personalia.
3. Supervisi
Wilayah lain yang berisiko adalah penjagaan waktu. Kadang-kadang
karyawan memasukkan kartu untuk karyawan lain yang terlambat atau
absen. Supervisor harus mengamati proses ini dan merekonsiliasikan
kartu waktu dengan kehadiran aktual.
4. Catatan Akuntansi
Jejak audit untuk penggajian meliputi dokumen-dokumen berikut :
Kartu waktu, kartu pekerjaan, dan bukti kas keluar.
Informasi jurnal, yang berasal dari rangkuman distribusi tenaga kerja
dan daftar gaji.
Akun buku besar pembantu, yang berisi catatan karyawan dan
berbagai akun pengeluaran.
Akun buku besar umum : pengendali penggajian, kas, dan akun dana
gaji.
5. Pengendalian Akses
Aktiva yang berkaitan dengan sistem penggajian adalah tenaga kerja dan
kas. Keduanya dapat disalahgunakan melalui akses yang tidak benar ke
catatan akuntansi. Individu yang tidak jujur dapat memalsukan jumlah
tenaga kerja melalui kartu waktu sehingga dapat menggelapkan uang
kas. Pengendalian atas akses ke dokumen sumber dan catatan dalam
sistem pembayaran merupakan hal penting, seperti halnya dalam semua
siklus pengeluaran.
6. Verifikasi Independen
Berikut ini adalah contoh-contoh pengendalian verifikasi independen
dalam sistem penggajian :
Verifikasi jam kerja
Sebelum mengirimkan kartu waktu ke bagian penggajian, supervisor
harus memverifikasi keakuratannya dan menandatanganinya.
Pengurus Pembayaran (pay master)
Penggunaan pengurus pembayaran yang independen untuk
mendistribusikan cek (daripada supervisor) membantu memverifikasi
eksistensi para karyawan. Supervisor dapat terlibat dalam penipuan
penggajian dengan berpura-pura mendistribusikan cek pembayaran
ke karyawan yang sebenarnya tidak ada.
Utang Usaha
Staf administrasi utang usaha memverifikasi keakuratan daftar gaji
sebelum membuat bukti kas keluar yang mentransfer dana ke akun
dana gaji.
Buku Besar Umum
Departemen buku besar umum memverifikasi seluruh proses dengan
merekonsiliasi rangkuman distribusi tenaga kerja dan bukti
penggajian.