6

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

Sistem informasi pada saat ini telah banyak dibangun oleh para kelompok

analis dan programmer namun pada akhirnya ditinggalkan oleh para pemakainya. Hal

tersebut terjadi karena sistem yang dibangun lebih berorientasi pada pembuatnya.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa dalam membangun sistem harus memiliki kemudahan

bagi pemakai bukan menjadi penghalang atau bahkan mempersulit dalam berbagai

proses karena sebuah sistem memiliki sistem-sistem bagian (subsistem) yang saling

berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan.

A. Pengertian Sistem

Menurut Sutabri (2012:6) “Sistem adalah sekelompok unsur yang erat

hubungannya satu dengan yang lain yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai

tujuan tertentu”.

Definisi sistem menurut Puspitawati dan Anggadini (2011:2) “Sistem adalah

kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan

tertentu”

1. Karakteristik Sistem

Menurut Sutabri (2012:13) sistem mempunyai beberapa karakteristik atau sifat-

sifat tertentu, yaitu:

7

a. Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang

bekerja sama membentuk kesatuan.

b. Batasan Sistem(Boundary)

Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan

sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya.

c. Lingkungan luar sistem (Environment)

Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang

mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut dengan lingkungan luar sistem.

d. Penghubung sistem (Interface)

Merupakan media yang dapat menghubungkan satu sistem dengan subsistem

yang lain.

e. Masukan sistem (Input)

Energi yang dimaksudkan kedalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat

berupa pemeliharaan (maintenence input) dan sinyal (signal input).

f. Keluaran sistem (Output)

Hasil dari energi yang diolah dan klasifikasikan menjadi keluaran yang

berguna.

g. Pengolah sistem (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan

menjadi keluaran.

h. Sasaran sistem (Objective)

Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat determistik.

8

2. Klasifikasi Sistem

Menurut Sutabri (2012:15) Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut

pandang, diantaranya :

a. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak

tampak secara fisik, misalnya sistem Teologi Sedangkan sistem fisik

merupakan sistem yang ada secara fisik dan tampak dengan mata. Misalnya

sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.

b. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made

System)

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi murni melalui proses alam. Misalnya

sistem perputaran bumi. Sedangkan Sistem buatan manusia adalah sistem yang

melibatkan interaksi manusia dengan mesin. Misalnya mesin ATM.

c. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic

System)

Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah

dapat diprediksi. Misalnya komputer. Sedangkan sistem tak tentu adalah sistem

yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur

kemungkinan (Probabilitas). Misalnya sistem perkiraan ramalan cuaca.

d. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan terpengaruh dengan

lingkungan luarnya serta bekerja secara otomatis tanpa campur tangan dari

pihak luar. Misalnya assembly system, sistem adat suatu suku. Sedangakan

9

sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan

lingkungan luarnya. Misalnya sistem administrasi kepegawaian.

3. Daur Hidup Sistem (Life Cycle Sytem)

Menurut Sutabri (2012:26) memberikan batasan bahwa “Siklus hidup sistem

(System Life Cycle) adalah proses evalusionery yang diikuti dalam menerapkan sistem

atau subsistem informasi berbasis komputer”. Siklus hidup sistem terdiri dari

serangkaian tugas yang mengikuti langkah-langkah pendekatan sistem karena tugas-

tugas tersebut mengikuti pola yang teratur dan dilakukan secara Top Down.

Tahapan-tahapan dari daur hidup sistem adalah:

a. Mengenali Adanya Kebutuhan

Sebelum segala sesuatu terjadi, timbul suatu kebutuhan atau problem yang

harus dikenai sebagaimana adanya. Semua kebutuhan harus dapat didefinisikan

dengan jelas, tanpa adanya kejelasan dari kebutuhan yangg ada pembangunan

sistem akan kehilangan sistem arah dan efektifitasnya.

b. Pembangunan Sistem

Suatu proses atau seperangkat prosedur yang harus diikuti untuk menganalisa

kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk dapat memenuhi

kebutuhan tersebut.

c. Pemasangan Sistem

Setelah tahap pembangunan sistem selesai, sistem kemudian akan dioperasikan.

Pemasangan sistem merupakan tahap yang penting dalam daur hidup sistem,

dimana peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap operasional terjadi

pemasangan sistem sebenarnya, yang merupakan langkah akhir dari suatu

10

pembangunan sistem.

d. Pengoperasian Sistem

Program-program komputer dan prosedur-prosedur pengoperasian yang

membentuk suatu sistem informasi semuanya bersifat statis, sedangkan

organisasi ditunjang oleh sistem informasi tadi, selalu mengalami perubahan-

perubahan, itu dapat disebabkan oleh pertumbuhan kegiatan bisnis, perubahan

peraturan dan kebijakan ataupun kemajuan teknologi. Untuk mengatasi

perubahan tersebut, sistem harus diperbaiki atau diperbaharui.

e. Sistem menjadi usang

Kadang-kadang perubahan yang terjadi begitu drastis, sehingga tidak dapat

diatasi hanya dengan melakukan perbaikan-perbaikan pada sistem yang

berjalan. Tiba saatnya dimana secara ekonomi sistem yang ada sudah tidak

layak lagi untuk dioperasikan dan sistem baru perlu dibangun untuk

menggantikannya.

B. Pengertian Informasi

Menurut Puspitawati dan Anggadini (2011:13) “Informasi adalah data yang

diolah, menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang

menerimanya”.

Menurut Zakiyudin (2011:7) informasi harus memiliki kualitas atau

karakteristik sebagai berikut:

1. Relevansi

Suatu informasi tidak akan ada gunanya, apabila tingkat relevansi dengan

11

keadaan yang sedang dianalisis sangat tipis. Relevansi suatu informasi akan

menjadi penting karena hal-hal itu bisa menjadi variabel-variabel yang

menentukan pengambilan keputusan oleh organisasi.

2. Akurasi

Informasi yang diterima organisasi harusnya dapat dipercaya adanya. Informasi

yang akurat juga akan menjadi tolak ukur ketepatan dan keberhasilan

pengambilan keputusan.

3. Ketepatan Waktu

Informasi harus tersedia pada saat pengambilan keputusan sebelum situasi yang

genting atau hilangnya peluang yang ada. Ketepatan sangat penting artinya bagi

datangnya informasi yang dibutuhkan oleh keadaaan tertentu.

4. Kelengkapan

Para pengguna harus memperoleh informasi yang menyajikan suatu gambaran

lengkap atas suatu masalah tertentu atau solusinya. Informasi dikatakan lengkap

apabila memiliki jumlah rincian agregasi yang tepat dan mendukung semua

area di mana keputusan akan diambil.

C. Komponen Sistem Informasi

Menurut Sutabri (2012:38) “Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen

yang disebut blok bangunan (building block)”. Sebagai suatu sistem, blok tersebut

masing-masing berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan

untuk mencapai sasaran.

1. Blok Masukan (Input Block)

12

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini

termasuk metode dan media untuk menangkap data berupa dokumen dasar.

2. Blok Model (Model Block)

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, model matematik yang akan

memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara

yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran (Output Block)

Merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk

semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi (Technology Block)

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan

dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu

pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5. Blok Basis Data (Database Block)

Merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lain,

tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perengkat lunak

untuk memanipulasinya.

6. Blok Kendali (Control Block)

Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan

bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur

terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

13

D. Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam Puspitawati dan

Anggadini (2011:14) “sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi

yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung kegiatan

operasi sehari-hari, bersifat manajerial dan kegiatan suatu organisasi dan

menyediakan pihak-pihak tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.

Menurut Cushing dalam Baridwan (2013:3) mengemukakan bahwa “sistem

informasi akuntansi adalah suatu sel sumber daya manusia dan model dalam suatu

organisasi, yang bertugas untuk menyiapkan informasi keuangan dan juga informasi

yang diperoleh dari kegiatan pengumpulan dan pengolahan data transaksi”.

Tujuan Sistem Informasi Akuntansi menurut Puspitawati dan Anggadini

(2011:67) antara lain:

1. Menyediakan Informasi yang akurat dan tepat waktu untuk pihak eksternal.

2. Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produksi dan jasa yang dihasilkan

serta meningkatkan efisiensi.

3. Meningkatan kemampuan dalam hal pengambilan keputusan.

4. Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan.

5. Menghasilkan informasi untuk penilaian kinerja karyawan atau divisi.

6. Menghasilkan informasi yang diperlukan dalam kegiatan perencanaan dan

pengendalian.

14

F. Sistem Akuntansi Penjualan

Menurut Puspitawati dan Anggadini (2011:165) “Penjualan merupakan

aktivitas memperjual belikan barang dan jasa kepada konsumen”. Aktivitas penjualan

dalam perusahaan dapat dilakukan baik secara tunai ataupun kredit menurut

Puspitawati dan Anggadini (2011:165) sebagai berikut:

1. Penjualan tunai merupakan penjualan yang dilakukan dengan cara menerima

uang tunai/cash pada saat barang diserahkan pada pembeli.

Menurut Samryn (2011:82) “jurnal adalah suatu catatan yang digunakan untuk

mencatat transaksi berdasarkan dokumen perusahaan secara kronologis (menurut

tanggal terjadinya transaksi) tiap transaksi yang telah direkam dalam dokumen akan

disalin kedalam jurnal”.

Untuk jurnal sistem penjualan adalah sebagai berikut:

Jika penjualan tunai, maka jurnalnya adalah:

Kas XXX

Penjualan XXX

15

1.2. Peralatan Pendukung (Tools System)

A. Diagram Alir Data (Data Flow Diagram)

Menurut Kendall & Kendall (2013:305) “Diagram alir data adalah perangkat-

perangkat analisis dan perancangan yang terstruktur sehingga memungkinkan

penganalisis sistem memahami sistem dan subsistem secara visual sebagai suatu

rangkaian aliran data yang saling berkaitan”.

Menurut Kendall & Kendall (2013:263) mengemukakan bahwa “... diagram alir

data menggambarkan pandangan sejauh mungkin mengenai masukan, proses, dan

keluaran sistem, yang berhubungan dengan masukan, proses, dan keluaran dari model

sistem...”.

Menurut Kendall & Kendall (2013:267) komponen atau simbol-simbol yang

digunakan dalam menggambarkan diagram alir data terdiri dari:

1. Entitas Eksternal

Adalah kotak rangkap dan digunakan untuk menggambarkan suatu entitas

eksternal (bagian lain sebuah perusahaan seseorang atau sebuah mesin) yang

dapat mengirim data atau menerima data dari sistem. Entitas eksternal atau

hanya entitas disebut juga sumber atau tujuan data dan dianggap eksternal

terhadap sistem yang sedang digambarkan.

2. Aliran Data

Adalah tanda panah menunjukkan perpindahan data dari satu titik ke titik yang

lain, dengan kepala tanda panah mengarah ketujuan data. Aliran data yang

16

muncul secara simultan bias digambarkan hanya dengan menggunakan tanda

panah paralel.

3. Proses-proses

Adalah bujur sangkar sudut membulat digunakan untuk menunjukkan adanya

proses transformasi. Proses-proses tersebut selalu menunjukkan suatu

perubahan di dalam atau perubahan data, aliran data meninggalkan suatu proses

selalu diberi tabel yang berbeda dari aliran data yang masuk.

4. Penyimpanan Data

Adalah bujur sangkar dengan ujung terbuka, yang menunjukkan penyimpanan

data. Digambarkan dengan dua garis parallel yang tertutup oleh sebuah garis

pendek di sisi kiri dan ujungnya terbuka di sebelah kanan.

Menurut Kendall & Kendall (2013:272-275) aturan main dalam menggambar

diagram alir data adalah:

1. Aliran data tidak boleh terbelah menjadi dua atau lebih aliran data yang

berbeda.

2. Semua aliran data harus memilih salah satu mengawali atau menghentikan

suatu proses.

3. Proses-proses harus memiliki sedikitnya satu aliran data masukan dan satu

aliran keluaran.

4. Entitas eksternal tidak boleh secara langsung terkoneksi ke penyimpanan data.

5. Penyimpanan data tidak boleh terkoneksi secara langsung ke penyimpanan data

lainnya.

17

6. Sebuah proses harus menunjukkan nama sistem atau menggunakan format kata

kerja, kata sifat, kata benda.

7. Masing-masing aliran data harus bisa digambarkan dengan sebuah kata benda.

8. Maksimal proses dalam penggambaran diagram alir data adalah sembilan

proses.

Menurut Kendall & Kendall (2013:266-269) tahapan proses untuk menggambar

Diagram Alir Data dibagi menjadi tiga tahap, yaitu:

1. Diagram Konteks

Diagram konteks adalah tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan

hanya memuat satu proses, menujukkan sistem secara keseluruhan. Proses

tersebut diberi nomor nol. Diagram tersebut tidak memuat penyimpanan data

dan tampak sederhana untuk diciptakan.

2. Diagram Nol

Diagram nol adalah pengembangan diagram konteks dan bisa mencakup sampai

sembilan proses. Setiap proses diberi nomor bilangan bulat, umumnya dimulai

dari sudut sebelah kiri atas diagram dan mengarah ke sudut sebelah kanan

bawah.

3. Diagram Anak (Tingkat yang Lebih Mendetail)

Setiap proses dalam diagram nol bisa dikembangkan untuk menciptakan

diagram anak yang lebih mendetail. Proses pada diagram nol yang

dikembangkan itu disebut parent process (proses induk) dan diagram yang

dihasilkan disebut child diagram (diagram anak). Diagaram anak diberi nomor

yang sama seperti proses induknya didalam diagram nol. Proses-proses pada

18

diagram anak diberi nomor dengan menggunakan nomor proses induk, poin

desimal.

B. Kamus Data (Data Dictionary)

Menurut Kendall & Kendall (2013:233) “Kamus Data adalah suatu aplikasi

khusus dari jenis kamus-kamus yang digunakan sebagai referensi kehidupan setiap

hari”. Pada tahap perancangan sistem kamus data digunakan untuk merancang input,

output laporan dan database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada

Data Flow Diagram (DFD) dan sifatnya adalah global dan hanya ditunjukkan nama

arus datanya saja. Kamus data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas

tentang data yang dicatatnya. Untuk maksud keperluan ini, maka kamus data harus

memuat hal-hal sebagai berikut :

1. Arus Data

Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju

keterangan data ini perlu dicatat di kamus dan supaya memudahkan mencari

arus data di dalam Data Flow Diagram (DFD). Sehingga mereka yang

membaca DAD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data

tertentu di DAD dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.

2. Nama Arus Data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flow

diagram, maka nama arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga

mereka yang membaca DFD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang

suatu arus data tertentu di data flow diagram dapat langsung mencarinya

dengan mudah di kamus data.

19

3. Tipe Data

Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari hasil suatu proses ke

proses lainnya. Data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan serta

dokumen hasil cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dari data yang

mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakkan

komputer, laporan tercetak, tampilan layar di monitor, variabel, parameter, dan

field–field. Bentuk data seperti ini perlu dicatat di kamus data.

4. Struktur Data

Struktur data menunjukan data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari

item–item atau elemen–elemen.

5. Alias

Alias atau nama lain dari dat yang harus ditukliskan. Alias perlu ditulis karena

data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen

yang satu dengan yang lainnya.

6. Volume

Volume perlu dicatat di dalam kamus data adalah tentang rata–rata dan volume

puncak dari arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu. Sedangkan

volume puncak menunjukkan volume terbanyak.

7. Periode

Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di

kamus data karena dapat digunakan untuk mengidentfikasi kapan input dan data

harus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan

kapan laporan–laporan harus dihasilkan.

20

8. Penjelasan

Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang di catat di

kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan–keterangan

tentang arus data tersebut.

Struktur data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan item data,

sehingga struktur data ini dapat digambarkan dengan menyebut nama dari item

datanya. Nama dari item data yang dicatat di kamus data saja tidaklah cukup, masih

diperlukan informasi lainnya dari struktur data tersebut. Untuk menunjukkan

informasi tambahan ini, di kamus data dipergunakan notasi-notasi yaitu:

1. Notasi Tipe Data

Menurut Kendall dan Kendall (2013:344) “Notasi Tipe Data adalah suatu

bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan”.

Adapun betuk notasi sebagai berikut:

Tabel II.1. Notasi Tipe Data

NOTASI KETERANGAN

X Setiap Karakter

9 Angka Numerik

A Karakter Alphabet

Z Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong

. Titik, sebagai pemisah ribuan

, Koma, sebagai pemisah pecahan

- Hypen ,sebagai tanda penghubung

/ Slash,sebagai tanda pembagi

Sumber: Kendall dan Kendall (2013:344)

21

2. Notasi Struktur Data

Notasi struktur data digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana

notasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut.

Tabel II.2. Notasi Struktur Data

NOTASI KETERANGAN

= Terdiri Dari

+ Dan

( ) Boleh ada boleh tidak

* Keterangan setelah tanda ini adalah komentar

{ } Iterasi atau perulangan

[ ] Pilih salah satu

I Pemisahan pilihan di dalam tanda

@ Petunjuk (key field)

Sumber : Kendall dan Kendall (2013:344)

C. Normalisasi

Pada normalisasi ini perlu dikenal dahulu definisi dari tahap normalisasi

menurut Sutabri (2012:143), yaitu sebagai berikut:

1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)

Kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan untuk mengikuti suatu

format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi.

22

2. Bentuk Normal Kesatu (1NF atau First Normal Form)

Bentuk normal kesatu yaitu mempunyai ciri yaitu bahwa setiap data dibentuk

flat file (file datar/rata), data dibentuk dalam satu record demi record dan nilai

dari field berupa atomic value.

3. Bentuk Normal Kedua (2NF atau second Normal Form)

Bentuk normal kedua mempunyai syarat, yaitu bentuk data telah memenuhi

kriteria bentuk normal kesatu.

4. Bentuk Normal Ketiga (3NF atau Third Normal Form)

Untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal

kedua dan semua atribut bukan primer tidak punya hubungan yang transitif.

5. BCNF (Boy Code Normal Form)

Mempunyai paksaan yang lebih kuat dari bentuk normal ketiga.

Menurut Sutabri (2012:138) “proses normalisasi merupakan proses

pengelompokan elemen data menjadi tabel-tabel yang menunjukan entitas dan

relasinya”. Ada beberapa macam kunci (key function) yang digunakan untuk proses

pencarian, penyaringan, penghapusan, dan lainnya menurut Sutabri (2012:139), yaitu

sebagai berikut:

1. Candidate Key (Kunci Kandidat)

Yaitu satu atribut atau satu set minimal atribut yang mengidentifikasikan secara

unik suatu kejadian yang spesifik dari suatu entitas.

23

2. Primary Key (Kunci Primer)

Yaitu satu atribut atau satu set minimal atribut yang tiak hanya

mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik, akan tetapi juga

dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entitas. Setiap kunci kandidat

mempunyai peluang menjadi primary key.

3. Alternative Key (Kunci Alternatif)

Yaitu kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key. Kunci alternatif

sering dipakai sebagai kunci pengurutan dalam pembuatan laporan.

4. Foreign Key (Kunci Tamu)

Yaitu satu atribut atau satu set atribut yang melengkapi satu hubungan

(relationship) yang menunjukan keinduknya.

D. Pengkodean

Menurut Mustakini (2012:384) mengemukan bahwa “pengkodean adalah

bentuk struktur yang berfungsi untuk mempermudah dalam mengklasifikasikan data-

data”. Kode sangat berguna dalam mengklasifikasikan data, dan berguna dalam

mengambil suatu informasi. Dalam merancang suatu kode ada beberapa yang harus

diperhatikan, yaitu:

1. Harus mudah di ingat

Supaya kode mudah di ingat, maka dapat di lakukan dengan cara

menghubungkan kode dengan objek yang diwakili dengan kodenya.

2. Harus Unik

Kode harus unik untuk masing-masing item yang diwakiliki, unik berati tidak

ada yang kembar.

24

3. Harus Fleksibel

Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau

pengembilan item baru dapat diwakili oleh kode.

4. Harus Efisien

Kode harus sependek mungkin, selain mudah di ingat akan efisien jika direkam

dan disimpan di komputer.

5. Harus Konsisten

Bilangan mungkin, kode harus konsisten dengan kode yang telah di

pergunakan.

6. Harus di standarisasikan

Kode harus distandarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam

organisasi. Kode yang tidak standar akan mengakibatkan kebingungan, salah

pengertian dan dapat cenderung terjadi kesalahan pemakaian bagi yang

menggunakan kode tersebut..

7. Spasi dihindari

Spasi di dalam kode sebaiknya dihindari karena dapat menyebabkan kesalahan

di dala menggunakannya.

8. Hindari karakter yang mirip

Karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya,

sebaiknya tidak digunakan dalam kode.

Menurut Baridwan (2013:60) “Dalam penyusunan sistem informasi akuntansi,

kode mempunyai peranan yang penting. Hampir dalam setiap formulir dan catatan

25

digunakan kode, karena dengan kode ini, penyimpanan maupun proses data akan

dapat dilakukan dengan lebih mudah”.

Ada beberapa macam kode yang digunakan menurut Baridwan (2013:61) yaitu

a. Kode Dengan Huruf (Alphabetic)

Kode dapat dibuat dengan menggunakan huruf. Ada berbagai macam cara dapat

digunakan untuk memberikan kode dengan huruf yaitu:

1. Dengan Singkatan (Mnemonic)

Kode huruf yang merupakan singkaatn dapat dilihat sedemikian rupa sehingga

memberikan arti yang jelas bagi yang membaca kode itu. Contoh : Kode Al

untuk Aktiva Lancar sehingga untuk Kas yaitu AL Kas, Kode YOg untuk

Yogyakarta, JKT untuk Jakarta.

2. Dengan Kombinasi beberapa Abjad

Prinsipnya adalah sama dengan cara yang dipakai dalam pemberian kode

dengan angka yang menggunakan cara kode kelompok, dimana letak dari setiap

abjad mempunyai arti. Contoh : pada plat nomor AB untuk wilayah DI

Yogyakarta, AD untuk wilayah Surakarta.

b. Kode Dengan Angka (Numeric)

Pada umumnya kode yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi dalam

suatu perusahaan adalah dengan menggunakan angka. Kode yang diberikan

dapat dibuat dengan berbagai macam cara seperti :

1. Urut nomor

Pemberian kode dengan angka yang urut dari nomor yang kecil ke nomor yang

besar merupakan cara pemberian kode paling sederhana.

26

2. Kode Blok

Dalam cara ini kode diberikan dengan membuat blok angka untuk setiap

klasifikasi. Contoh :

Blok Kelompok

1000 – 1999 Aktiva

2000 – 2999 Pasiva

3. Kode Kelompok

Kode grup merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap-tiap field kode

mempunyai arti.

Contoh : XX – XXX – XX

Pusat Pertanggungjawaban

Kelompok Biaya

Rincian Biaya Kelompok

4. Kode Kelompok Desimal

Digunakan untuk beberapa digit kode, dimana setiap digit dipakai untuk kode

dari kelompok, golongan, subgolongan dan jenis rekening dimulai dari angka 0

(nol) sampai dengan 9 (sembilan) atau dari 00 sampai dengan 99 tergantung

dari banyaknya kelompok. Contoh :

00. Aktiva Lancar

00.100 Kas

00.200 Piutang Dagang

01. Aktiva Tetap

27

01.100 Tanah

01.200 Gedung

E. HIPO (Hirarchy plus Input-Process Output)

Menurut Puspitawati dan Anggadini (2011:114) “diagram HIPO merupakan

serangkaian diagram yang terdiri dari serangkaian level yang mengalir dari atas ke

bawah yang menggambarkan sistem yang lebih detail.”

HIPO dapat digunakan sebagai alat pengembangan sistem dan teknik

dokumentasi program. Penggunaan HIPO ini mempunyai sasaran utama sebagai

berikut:

1. Untuk menyediakan suatu struktur guna memahami fungsi-fungsi dari program

2. Untuk lebih menekankan fungsi-fungsi yang harus diselesaikan oleh program,

bukannya menunjukkan statement program yang digunakan untuk

melaksanakan fungsi tersebut.

3. Untuk menyediakan penjelasan yang jelas dari input yang harus digunakan dan

output yang harus dihasilkan oleh masing-masing fungus pada tiap-tiap

tingkatan dari diagram-diagram pada HIPO.

Untuk menyediakan output yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan si

pemakai (user).