BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Administrasi

2.1.1 Pengertian Administrasi

Selama ini administrasi hanya dipandang sebagai kegiatan tulis menulis

belaka. Pandangan orang demikian ini tentu bukan tidak beralasan. Secara fisik

kegiatan administrasi memang banyak didominasi dalam kegiatan tulis menulis,

baik menggunakan tangan, alat tulis, mesin ketik atau komputer. Padahal banyak

teori yang mengatakan kegiatan administrasi lebih dari pada itu. Kegiatan

administrasi atau tulis-menulis atau lebih dikenal dengan ketatausahaan di sebuah

lembaga mempunyai output yang sangat penting, sehingga tidak bisa dipandang

kurang penting fungsinya.

Menurut The Liang Gie dalam Akadun (2009:36) menyatakan bahwa

administrasi adalah “Segenap rangkaian perbuatan penyelanggaraan dalam setiap

usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu”.

Menurut Soetarto dalam Akadun (2009:36) menyatakan bahwa

administrasi adalah “Suatu proses penyelenggaraan dan pengurusan segenap

tindakan kegiatan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok manusia untuk

mencapai tujuan”.

Menurut Sondang P. Siagian dalam Akadun (2009:37) mengemukakan

bahwa administrasi adalah “Keseluruhan proses kerja sama antara dua orang

manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai

tujuan yang lebih ditentukan sebelumnya.”

Sedangkan menurut Ordway Tead dalam Akadun (2009:37) mengatakan

“Admnistrasi adalah meliputi kegiatan-kegiatan individu-individu (eksekutif)

dalam suatu organisasi yang bertugas mengatur, memajukan dan menyediakan

fasilitas usaha kerja sama sekelompok individu-individu untuk merealisasikan

tujuan yang ditujukan”.

Di samping pengertian administrasi diatas, kalau ditinjau dari content-nya,

Prajudi Atmusudirjo dalam Akadun (2009:39-40) memberikan pemahaman

administrasi sebagai berikut :

1. Administrasi sebagai proses maka administrasi diartikan sebagai keseluruhan

proses yang terdiri atas kegiatan-kegiatan, pemikiran-pemikiran, pengatura-

pengaturan mulai dari penentuan tujuan, pengelenggaraan gingga tercapainya

tujuan.

2. Administrasi sebagai fungsi maka administrasi diartikan sebagai kegiatan dan

tindakan yang secara sadar dilakukan untuk mencapai tujuan dan termasuk

penentuan tujuan itu sendiri.

3. Administrasi sebagai institusi maka adminsitrasi diartikan sebagai keseluruhan

orang dalam satu kesatuan menjalankan kegiatan-kegiatan kea rah tercapainya

tujuan.

Berdasarkan dari definisi di atas dapat diambil satu kesimpulan bahwa

administrasi adalah suatu usaha pemberian jasa kepada manajemen yang bersifat

melayani dan aktivitas-aktivitas kelompok yang bekerja sama untuk mencapai

tujuannya, segenap rangkaian pembuatan penyelenggaraan dalam setiap usaha

kerja sama kelompok individu-individu.

2.1.2 Kriteria Administrasi

Selain pengertian di atas, adapun kriteria-kriteria administrasi. Berikut

adalah kriteria Administrasi menurut Sutopo dalam Mulyono (2009:47), adalah :

1. Efisien

Efisien adalah perbandingan terbaik antara input (sumber-sumber yang

dipergunakan) dengan output (hasil), dalam arti output lebih besar daripada

input.

2. Efektivitas

Pengertian efektivitas disini adalah mencapai hasil sepenuhnya seperti yang

benar-benar diinginkan, atau setidak-tidaknya berusaha mencapai hasil

semaksimal mungkin. Biasanya efektivitas dikaitkan dengan faktor waktu.

3. Rasionalitas

Rasionalitas ini terkait dengan rasio/pikiran/akal sehat. Dengan demikian,

kegiatan dalam administrasi harus berdasarkan rasio/pikiran/akal sehat.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan. Keefektifan adalah melakukan pekerjaan

yang benar (doing the right thing) dan Efesiensi adalah melakukan pekerjaan

dengan benar (doing thing right). Jadi yang terpenting bagi para manajer adalah

bagaimana menemukan pekerjaan yang benar untuk dilakukan dan memusatkan

sumber daya dan usaha pada pekerjaan tersebut bukan melakukan pekerjaan

dengan benar. Apabila seorang manajer (pimpinan) mempunyai pengetahuan

dasar manajemen dan mengetahui cara menerapkannya pada situasi yang ada

nmaka akan memiliki kemampuan untuk melakukan fungsi-fungsi manajerial

dengan efisien dan efektif.

2.1.3 Fungsi Administrasi

Menurut Quible dalam Haryadi (2009:3-4) ada lima jenis fungsi

pendukung administrasi, yaitu :

1. Fungsi rutin, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal

mencakup pengarsipan dan penggandaan. Biasanya, fungsi ini dilaksanakan

oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi

sehari-hari.

2. Fungsi teknis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat,

keputusan dan keterampilan yang memadai, seperti bisa menggunakan

beberapa program aplikasi komputer. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf

administrasi yang tergabung dalam departemen teknologi informasi.

3. Fungsi analisis, yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan

kreatif di sertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan

menganalisis laporan dan membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasnaya

dilakukan oleh seorang manajer yang bertanggung jawab men-support

keputusan yang akan dibuat oleh atasannya.

4. Fungsi internasional, yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan sebagai

dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan

orang lain, seperti mengkoordinasikan tim. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh

staf administrasi sebagai jenjang karier sebelum naik menjadi manajer pada

suatu organisasi.

5. Fungsi manajerial, yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan

pengorganisasian pengukuran, dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran

dan pengevaluasian karyawan. Biasanya fungsi ini dilakukan oleh staf

setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan

prosedur administrasi.

2.2 Pengiriman Barang

2.2.1 Pengertian Pelayanan Jasa Pengiriman Barang

Pengertian pelayanan jasa pengiriman barang menurut Moenir

dalam Yudha (2012:24) pelayanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh seseorang

atau sekelompok orang dengan landasan faktor materiel melalui sistem, prosedur

dan metode tertentu dalam rangka usaha memenuhi kepentingan orang lain sesuai

dengan haknya.

Menurut Tjiptono dalam Yudha (2012:24) jasa merupakan aktivitas,

manfaat atau kepuasan yang di tawarkan untuk dijual. Secara umum pelayanan

jasa pengiriman barang adalahsegala upaya yang diselenggarakan atau

dilaksanakan secara sendiri atau secara bersama-sama dalam suatu organisasi

untuk memberikan pelayanan secara efektif dan efisien.

Secara umum pelayanan jasa pengiriman barang adalah segala upaya yang

diselenggarakan atau dilaksanakan secara sendiri atau secara bersama-sama dalam

suatu organisasi untuk memberikan pelayanan secara efektif dan efisien.

2.2.2 Strategi Pengiriman Barang

Menurut Martono (2015:290-294) ada beberapa macam strategi

pengiriman barang :

1. Direct Shipping

Pelayanan point-to-point, yaitu pengirman langsung dari produsen ke

konsumen sehingga tidak membutuhkan titik perantara seperti gudang dan

pusat distribusi. Jenis barang yang cocok untuk dikirim dengan strategi ini

adalah barang-barang yang mudah rusak, jumlah banyak, produk special.

2. Pergudangan (Warehousing) atau pusat distribusi (Distributin Center)

Produk disimpan terlebih dahulu di gudang atau pusat distribusi sebelum

dikirim ke konsumen. Pusat distribusi bisa berupa tempat penyimpanan barang

untuk melayani konsumen di area yang luas, speerti tingkat provinsi. Sistem

pergudangan biasa dipakai oleh perusahaan yang menjual barang tahan lama

(masa kadaluwarsa lama atau tidak ada sama sekali), jumlah besar, dan risiko

ketidakpastian antara pasokan dan permintaan tinggi.

3. Cross Docking

Yaitu proses pengiriman barang dari beberapa sumber penerimaan barang,

kemudian langsung dipilah dan dikelompokkan lagi menuju lokasi pengiriman,

tanpa memerlukan fasilitas penyimpanan sementara. Strategi ini banyak

dipakai oleh produsen bahan pokok, truk LTL (less-than-truckload), dan

carrier pada jasa kargo penerbangan. Alat bantunya berupa teknologi conveyor,

bar code.

2.2.3 Pelayanan/Solusi Jasa Logistik

Menurut Martono (2015:316-322) ada beberapa macam pelayanan/solusi

jasa logistik, yaitu :

1. Pengiriman domestik

Yaitu pengiriman dalam negri dengan pelayanan :

a. Pengiriman untuk ketibaan di hari yang sama dengan pengiriman.

b. Pengiriman pada malam hari untuk ketibaan keesokan hari.

c. Pengiriman pada hari libur dan/atau hari raya.

d. Pengiriman dengan biaya ekonomis, namun waktu pengiriman lebih lama.

Biasanya untuk pengiriman yang tidak mendesak.

2. Pengiriman internasional : paket, dokumen, atau barang diantar ke seluruh

Negara.

Pengiriman disesuaikan dengan jadwal penerbangan pesawat komersial secara

internasional sehingga pengiriman terjamin dan fleksibel. Jasa logistik memilik

jaringan distribusi global tersendiri sehingga menjamin prosedur dan

mendukung penggabungan barang yang efektif.

3. Jasa Konsultasi, PortofolioBea, dan perdagangan.

a. Analisis kebijakan, tariff, dan asuransi kerusakan/kehilangan barang

b. Pengambilan dan pengiriman barang di pelabuhan atau Bandar udara

konsumen.

c. Memberi layanan klaim asuransi yang baik dan cepat, menghindari

keterlambatan dan denda akibat barang tidak diambil dari pabean dalam

waktu lama.

4. Layanan pengemasan barang kiriman

a. Standardisasi prosedur pengamanan barang yang tinggi bagi barang cair,

barang pecah belah, dan kerusakan-kerusakan lain karena sifat barang

tersebut.

b. Memberikan berbagai layanan untuk desain pengemasan, menyiapkan dan

mengatur ulang tata letak produk untuk meningkatkan utilitas kubikal.

c. Standard keamanan penyimpanan barang, termasuk barang yang butuh

penanganan dan kemasan khusus, barang-barang berbahaya (contoh: pecah

belah), pengiriman dengan dry ice, gabus dan lainnya.

5. Visibilitas pengiriman

Dengan fasilitas teknologi informasi, pelanggan dapat mengecek sendiri status

dan lokasi terkini barang yang dikirimnya.

6. Pedoman dan syarat umum pengiriman barang

a. Menggunakan bukti tanda terima pengiriman barang sebagai perjanjian

yang sah dan mengikat antara pengirim dan penyedia jasa logistik.

b. Pengirim wajib memberikan informasi yang lengkap dan benar kepada

penyedia jasa logistik mengenai identitas diri, penerima, jenis dan jumlah

barang yang dikirim. Apabila dikemudian hari ditemukan bahwa barang

yang dikirm tidak sesuai dengan informasi yang diberikan sehingga

mengakibatkan pelanggaran hukum, maka pengirimlah yang harus

bertanggungjawab.

c. Pengirim dilarang mengirim barang-barang berbahaya dan terlarang sesuai

peraturan di setiap negara. Penyedia jasa logistik wajib memiliki informasi

barang-barnag yang dilarang di setiap negara tersebut.

d. Penyedia jasa logistik berhak melakukan pembulatan keatas terhadap

volume dan berat barang kiriman, serta menentukan nilai tukar mara uang

(jika pengiriman dilakukan ke luar negri) yang dapat berubah setiap hari

atau minggu.

e. Penyedia jasa logistik berhak menentukan sendiri moda transportasi yang

digunakan. Dalam prakteknya, moda transportasi yang digunakan bisa

merupakan milik sendiri atau kerjasama dengan penyedia angkutan

transportasi lain, misalnya menggunakan pesawat komersial untuk

pengiriman jarak jauh.

Semua risiko kerusakan barang, kerusakan kemasan, dan kehilangan

dinyatakan nilainya dalam asuransi. Penggantian oleh penyedia jasa logistik

sesuai nilai asuransi yang dibayarkan pengirim.

2.2.4 Faktor Faktor Keterlambatan Pengiriman

Dibawah ini adalah faktor faktor yang dapat mempengaruhi keterlambatan

pengiriman menurut Michael Dourlakis, Ilias Vlachos dan Vasileios Zeimpekis

(2011) adalah :

1. Traffic delays

Keterlambatan pengiriman dikarenakan oleh kemacetan yang terjadi di

beberapa ruas utama jalan raya merupakan salah satu faktor yang sangat

mempengaruhi Delivery time Service.

2. Road works

Kerusakan jalanan biasanya juga dapat menghambat layanan jasa antar

dikarenakan akan membahayakan server dalam melakukan pengiriman

sehingga kualitas produk yang dikirim tidak terjamin mutunya akan tiba dalam

keadaan baik kepada pelanggan.

3. Vehicle breakdown

Kerusakan kendaraan dalam pengiriman sudah biasa terjadi. Hal ini tentu akan

menghambat pengiriman dikarenakan membutuhkan waktu untuk memperbaiki

kendaraan tersebut sehingga pengiriman produk akan terhambat.

4. Weather conditions

Keadaan cuaca merupakan faktor yang amat sangat fatal dalam suatu

keterlambatan pengiriman. Banjir, hujan, badai salju dsb nya dapat

menghambat pengiriman sehingga produk yang dikirim tidak bisa tiba sesuai

dengan estimasi yang dijanjikan