bab ii. bidang sumber daya manusia - blog.undana.ac.idblog.undana.ac.id/jsmallfib_top/sopblu/02 bab...

Standard Operation Procedure BLU Undana 28

BAB II. BIDANG SUMBER DAYA

MANUSIA

1. PROSEDUR REKRUITMEN PEGAWAI

Dalam menghadapai arus globalisasi yang digerakkan oleh gelombang informasi yang

didukung oleh revolusi teknologi informasi telah merelatifkan batas-batas antarnegara

dan antaruniversitas yang mengukuhkan hukum persaingan bebas yang berbasis

keunggulan saing dengan mengintegrasikan pendidikan tinggi dalam kesatuan mutu

universal. Dalam membuat skenario masa depan Universitas Nusa Cendana tidak dapat

melepaskan diri dari perspektif global, sehingga secara sadar mencanangkan visi

menjadi universitas berwawasan global (oriented university) dengan motto kami ada

untuk melayani. Sedangkan misi yang diemban : 1) mewujudkan pendidikan tinggi

bermutu, relevan dan berdaya saing, 2) menjadi universitas riset dalam bidang pertanian

semiringkai, 3) mewujudkan pengabdian pada masyarakat yang berorientasi

kesejahteraan masyarakat, dan 4) mewujudkan organisasi pendidikan tinggi yang sehat

dalam konteks good university governance.

Sumber daya Manusia (SDM) merupakan salah satu faktor penting yang menentukan

dalam pencapaian Visi dan Misi yang telah dicanangkan tersebut baik sebagai tenaga

edukatif, tenaga administrasi maupun tenaga penunjang (laboran dan teknisi). Aspek

yang patut menjadi perhatian dalam mendapatkan tenaga kerja (pegawai) yang

kualifikasi dan kompetensinya sesuai dengan kebutuhan diperlukan prosedur

rekruitmen yang diatur melalui SOP.

A. Tujuan

Rekruitmen pegawai merupakan proses seleksi untuk menjaring atau menguji calon

pegawai yang akan ditempatkan pada posisi-posisi tertentu pada suatu bidang atau unit

kerja. Tujuannya adalah untuk menjaring atau menguji kemampuan, skill dan

pengetahuan baik teknis maupun non teknis.


B. Analisis Kebutuhan

Analisis kebutuhan ini diperlukan agar kegiatan rekruitmen yang dilakukan betul-betul

bermanfaat dan sesuai beban kerja agar organisasi dapat berfungsi secara optimal.

Disamping itu analisis kebutuhan harus didasarkan pada database SDM yang akurat

sehingga memberi justifikasi dilakukannya rekruitmen tersebut. Analisis kebutuhan

didasarkan atas perencanaan kebutuhan pegawai merupakan salah satu fungsi utama

manajemen kepegawaian yang intinya merupakan proses peramalan tentang

permintaan dan penawaran pegawai untuk masa yang akan datang dalam organisasi.

Perencanaan kebutuhan dan formasi pegawai harus berpedoman pada: a)

Memberdayakan secara optimal pegawai yang sudah ada dalam organisasi, b).

Memperhatikan beban kerja tiap bidang/unit kerja, c). Memperhatikan kualifikasi

pendidikan dan skill yang dibutuhkan, dan d) Memperhatikan kebijakan dan peraturan

yang berlaku.

C. Pengumuman

Untuk menjamin objektifitas dan transparansi dari proses rekruitmen harus diumumkan

secara terbuka, melalui media cetak, elektronik maupun internet untuk memberi

kesempatan bagi pelamar yang sesuai dengan kompetensinya, yang memuat:

1. Syarat-syarat yang diperlukan: utama dan pelengkap

2. Bidang dan jenis keahlian yang dibutuhkan

3. Batas waktu pengumuman

D. Seleksi

Setelah pengumuman ditutup dilakukan proses seleksi administrasi yang meliputi

pengecekan semua persyaratan yang diperlukan. Pelamar yang telah memenuhi semua

syarat administratif dapat diikutsertakan pada seleksi berikutnya, yang meliputi:

1. Seleksi tulis: meliputi pengetahuan umum dan pengetahuan yang sesuai dengan

kompetensi unit kerja.

2. Seleksi psikologis: meliputi tes prestasi (achievement test) untuk mengetahui

kecakapan yang dimiliki pelamar, Attitude test (tes bakat) untuk memprediksi bakat


kemampuan di kemudian hari, intelligence test (tes kecerdasan), interest test (tes

minat) dan personality test (tes kepribadian).

3. Wawancara: untuk mendapatkan masukan yang mendalam mengenai motif,

harapan dan keinginan pelamar. Pewawancara harus menyiapkan pertanyaan

yang didasarkan pada kualifikasi pendidikan dan pengalaman pelamar.

4. Pemberian referensi: merupakan kegiatan penelusuran latar belakang pelamar dari

pihak yang dapat dipertanggungjawabkan.

5. Uji kesehatan fisik.

E. Pengumuman Penerimaan Calon Pegawai

Pengumuman pelamar yang diterima sebagai calon pegawai dilakukan secara terbuka

melalui media yang tersedia : cetak, elektronik, internet atau media lainnya.

F. Orientasi dan Pra Jabatan

Kegiatan orientasi adalah untuk mengenalkan calon pegawai dengan tugas, organisasi,

dan pegawai di lingkungannya. Program kegiatan yang dilakukan dalam masa orientasi

dan prajabatan ini harus mencakup minimal: 1) standar organisasi, harapan, norma,

tradisi dan kebijakan, 2), Iklim kerja dan 3).Aspek teknis dari pekerjaan.


G. Diagram Alir

Prosedur Rekruitment pegawai

KemendikbudTim Seleksi

Penerimaan PegawaiBAUK LPMP

PR/WR

terkait

Database

Pegawai

Mulai

Menganalis

is

kebutuhan

pegawai

Beban Kerja Unit

Data Kebutuhan

Pegawai

Membentuk

Tim Seleksi

Penerimaan

Pegawai

Mengumumkan

Seleksi

Penerimaan

Pegawai

Mengecek

Kelengkapan

Administrasi

Dokumen

Persyaratan

Administrasi

Dari

Pelamar

Lengkap

Melakukan Seleksi

Penerimaan

Pegawai

YaSelesai

Tidak

Lulus Seleksi

Selesai

Tidak

Membuat

Pengumuman

hasil Seleksi

Ya

Mengusulkan

CPNS ke

Kemendikbud

Membuat

SPMT CPNS

Mendistribusikan

ke Fakultas,

Lembaga Terkait

Mengumumkan

CPNS yang

Lulus Prajabatan

Membuat SK

Pengangkatan

SK

Pengangkatan

ditandatangani

oleh Rektor

Selesai

Tidak

Ya

Mengirimkan

SK CPNS ke

Universitas

Membuat SK

CPNS

Diterima

Kegiatan

Prajabatan

Selesai

CPNS = Calon Pegawai Negeri Sipil

LPM P = Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan

Catatan :

Jika CPNS melebihi 2 tahun maka

BAUK usul ke Kemendikbud, dan

mendapatkan persetujuan BKN

kemudian Kemendikbud menerbitkan

SK melebihi 2 tahun.

Gambar 14. Diagram Alir Rekruitmen Pegawai.

H. Penjelasan

1. WR yang terkait bertanggung jawab melakukan analisis kebutuhan pegawai dengan

mengecek ke database pegawai. Hasil analisisnya berupa Beban Kerja Unit dan Data

Kebutuhan Kepegawaian.

2. WR yang terkait kemudian membentuk Tim Seleksi Penerimaan Pegawai yang

diketuai oleh Karo Kepegawaian

3. Tim Seleksi Penerimaan Pegawai mengumumkan Seleksi Penerimaan Pegawai serta

syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk mengikuti seleksi tersebut.


4. Ketika menerima dokumen-dokumen persyaratan administratif Tim Seleksi

Penerimaan Pegawai melakukan verifikasi atas kelengkapan dokumen-dokumen

tersebut

5. Pelamar yang dokumen-dokumen persyaratan administrasinya lengkap akan

mengikuti Seleksi Penerimaan Pegawai yang diselenggarakan oleh Tim Seleksi

Penerimaan Pegawai.

6. BAUK mengumumkan hasil seleksi dan mengusulkan CPNS ke Kemdikbud.

7. Kemdikbud mengeluarkan SK CPNS kemudian BAUK membuat SPMT CPNS dan

mendistribusikan ke Fakultas, Lembaga terkait dan yang bersangkutan.

8. Pelamar yang lulus seleksi akan mengikuti kegiatan orientasi dan prajabatan yang

diselenggarakan oleh Lembaga Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (LPMPT) dengan

rekomendasi dari BAUK.

9. BAUK kemudian membuat SK pengangkatan yang ditandatangani oleh Rektor untuk

pegawai yang diterima setelah mengikuti prajabatan.

2. PROSEDUR MERIT PROMOSI DAN KARIR JABATAN

2.1. Prosedur Merit Promosi dan Karir Jabatan Fungsional Dosen

A. Tujuan

Mengembangkan sistem merit dalam promosi dan karier dosen PNS.

Mengembangkan sistem merit dalam promosi dan karier dosen universitas

setelah berstatus BLU.

B. Ringkasan Kegiatan

PENANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG

DOKUMEN PENJELASAN

Dekan cq PD II, Memberitahukan kepada dosen tentang waktu kenaikan jabatan fungsional

- Surat Pemberitahuan kepada Dosen

- Isinya menjelaskan bahwa sudah saatnya untuk mengurus kenaikan pangkat, karena itu diharapkan sesegera mungkin untuk menindaklanjuti



DOKUMEN PENJELASAN

Dosen, Menindaklanjuti pemberitahuan dengan mengumpulkan dokumen yang diperlukan

- Jurnal Ilmiah - Hasil Penelitian - Hasil Pengabdian

Masyarakat - SK Mengajar Mata

Kuliah - Pendukung (sertifikat

seminar, dll)

- Jika sistem belum online, maka dilaksanakan secara manual

- Jika sudah online, data bisa langsung di-upload

Sub Bagian Kepegawaian Fakultas, Melaksanakan verifikasi atas dokumen yang diberikan oleh dosen

- Surat Pengantar untuk diajukan melalui Bagian Kepegawaian Universitas

- Dilakukan verifikasi awal terhadap dokumen yang diajukan

- Jika belum lengkap, maka berkas dikembalikan kepada yang bersangkutan untuk dilengkapi.

Senat Fakultas, Mempelajari dokumen kenaikan jabatan yang diajukan untuk kemudian memberikan pertimbangan

- Dokumen kenaikan jabatan fungsional Lektor ke atas.

- Dokumen kenaikan jabatan Guru Besar

- PD 1 selaku Ketua Tim Angka Kredit mempelajari dokumen kenaikan jabatan fungsional Lektor ke atas dan Guru Besar.

- Senat Fakultas mempelajari dokumen kenaikan jabatan Guru Besar

Bagian Kepegawaian Universitas, Memeriksa kelengkapan dokumen

- Dokumen kenaikan jabatan fungsional yang diajukan

- Menerima berkas yang diajukan dari Sub Bagian Kepegawaian Fakultas.

- Dilakukan verifikasi ulang terhadap dokumen yang diajukan

Tim Kecil Senat Universitas, Mempelajari dokumen kenaikan jabatan yang diajukan untuk kemudian memberikan pertimbangan

- Dokumen kenaikan jabatan Guru Besar

- Tim kecil Senat Universitas mempelajari dokumen kenaikan jabatan Guru Besar

Bagian Kepegawaian Universitas, Memonitor dan secara aktif menanyakan hasil dari proses kenaikan

- Dokumen kenaikan jabatan fungsional yang diajukan

- Mengantarkan dokumen ke Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan



DOKUMEN PENJELASAN

pangkat/ golongan pegawai

Bagian Kepegawaian Universitas, Mendokumentasikan untuk arsip dan meneruskan ke fakultas

- SK Kenaikan Jabatan Fungsional

- Arsip untuk Universitas - Arsip untuk Fakultas

Sub Bagian Kepegawaian Fakultas, Mendokumentasikan untuk arsip dan meneruskan ke dosen yang bersangkutan

- SK Kenaikan Jabatan Fungsional

- Diterima oleh dosen yang bersangkutan


C. Diagram Alir

Prosedur Merit Promosi dan Karir Jabatan Fungsional Dosen

DosenBagian Kepegawaian

Fakultas

Bagian Kepegawaian

UniversitasDekan cq PD II

Mulai

Membuat Surat

Pemberitahuan

Kenaikan

Jabatan

Surat

Pemberitahuan

Kenaikan Jabatan

Surat

Pemberitahuan

Kenaikan Jabatan

Mengumpulkan

dokumen

persyaratan dan

merekapnya

dokumen

persyaratan

dokumen

persyaratan

Melakukan

verifikasi

Lengkap

dokumen

persyaratan

Ya

dokumen

persyaratan

Memeriksa

kelengkapan

dokumen

dokumen

persyaratanKe

Depdiknas

SK Kenaikan

JabatanDari

Depdiknas

Ke Senat

Fakultas untuk

dipertimbangan

dokumen

persyaratanDari Senat

Fakultas

Ke Tim Kecil

Senat

Universitas

Dari Senat

Fakultas

dokumen

persyaratan

dokumen

persyaratan

Mendokumenta-

sikan arsip SK

Kenaikan

Jabatan

SK Kenaikan

Jabatan

SK Kenaikan

Jabatan

Mendokumenta-

sikan arsip SK

Kenaikan

Jabatan

SK Kenaikan

Jabatan

SK Kenaikan

Jabatan

Selesai

Tidak

Gambar 15. Diagram Alir Merit Promosi dan Karir Jabatan Fungsional Dosen.


D. Penjelasan

1. Dekan melalui PD II memberitahukan pada Dosen yang akan naik jabatan melalui

Surat Pemberitahuan Kenaikan Jabatan

2. Setelah menerima Surat Pemberitahuan Kenaikan Jabatan, Dosen kemudian

melengkapi persyaratan dokumen-dokumen-dokumen-dokumen yang diperlukan

untuk naik jabatan. Dokumen-dokumen tersebut adalah Jurnal Ilmiah, Hasil

Penelitian, Hasil Pengabdian Masyarakat, SK mengajar mata kuliah dan pendukung

lainnya seperti sertifikat seminar dan lain-lain.

3. Kemudian dosen yang terkait menyerahkan dokumen-dokumen persyaratan pada

Bagian Kepegawaian Fakultas. Pada saat menerima dokumen-dokumen tersebut,

bagian kepegawaian akan memverifikasi kelengkapan dokumen-dokumen. Jika tidak

lengkap, maka dosen akan diminta untuk melengkapi persyaratan tersebut, proses

ini berulang terus sampai dengan dokumen-dokumen persyaratan tersebut lengkap.

4. Dokumen-dokumen persyaratan tersebut kemudian diserahkan ke Senat Fakultas

agar Senat Fakultas dapat memberikan pertimbangan.

5. Dokumen-dokumen persyaratan tersebut, oleh Bagian Kepegawaian Fakultas di

serahkan ke Bagian Kepegawaian Universitas.

6. Bagian Kepegawaian Universitas akan memverifikasi kelengkapan dokumen-

dokumen pada saat dokumen-dokumen persyaratan tersebut diterima.

7. Dokumen-dokumen persyaratan tersebut diserahkan ke Tim Senat Kecil Universitas

agar Tim Senat Kecil Universitas dapat memberikan pertimbangan.

8. Setelah Tim Senat Kecil Universitas memberikan pertimbangan terhadap dokumen

persyaratan, Bagian Kepegawaian Universitas mengirimkan dokumen persyaratan ke

Departemen Pendidikan Nasional.

9. Bagian Kepegawaian Universitas kemudian menerima SK kenaikan jabatan dari

Depdiknas. SK Kenaikan Jabatan tersebut didokumentasikan di Bagian Kepegawaian

Universitas, kemudian diserahkan ke Bagian Kepegawaian Fakultas.

10. Setelah menerima SK tersebut, Bagian Kepegawaian Fakultas mendokumentasikan

arsip SK Kenaikan Jabatan tersebut, kemudian menyerahkan SK Kenaikan Jabatan

tersebut pada Dosen yang terkait.


2.2. Prosedur Merit Promosi dan Karir Jabatan Struktural Dosen

A. Tujuan

Mengembangkan sistem merit dalam promosi dan karier jabatan struktural

sebagai tugas tambahan dosen setelah berstatus BLU.


Penanggung Jawab dan Wewenang

Dokumen Penjelasan

MWA, Rektorat dan Dekanat

- Hasil Keputusan Rapat tentang formasi jabatan pejabat struktural

- Berkaitan dengan jenis jabatan yang dibutuhkan

- Berkaitan dengan target kinerja yang diinginkan

- Berkaitan dengan syarat-syarat yang terkait dengan jabatan

MWA Untuk Rektorat dan Rektor untuk Dekanat Dekan untuk Ketua Jurusan dan Kaprodi

- Surat Pengumuman lowongan formasi jabatan struktural

- Surat Pemberitahuan kepada calon-calon pengisi jabatan

- Isinya menjelaskan tentang formasi jabatan yang lowong, tupoksi, target kinerja, dan syarat-syarat formasi jabatan tersebut

- Isinya mengundang calon-calon, baik dari sumber SDM internal maupun eksternal, yang dianggap telah memenuhi syarat pada waktu tersebut.

Calon Pejabat Struktural yang berminat yang berminat, Menyiapkan segala persyaratan yang dibutuhkan

- Surat Lamaran - Curriculum Vitae - Program Kerja Diri untuk

jabatan yang ditawarkan - Dokumen lain yang

disyaratkan (Ijazah, Hasil Tes Kesehatan, dll)

- Harus terkumpul sesuai dengan batas waktu yang telah ditentukan

- Bakal Calon pejabat struktural harus pernah minimal menduduki jabatan struktural di bawahnya

MWA Untuk Rektorat Rektor untuk Dekanat Dekan untuk Ketua Jurusan dan Kaprodi

- Pengumuman calon yang lolos kualifikasi

Calon yang lolos kualifikasi

mempersiapkan untuk

tahap penjaringan.


Penanggung Jawab dan Wewenang

Dokumen Penjelasan

MWA melakukan penjaringan level Universitas untuk rektor Rektor melakukan penjaringan level fakultas untuk jabatan Dekan Dekan melakukan penjaringan level Fakultas, Jurusan dan Prodi

- Daftar Urut Calon dua teratas

Dua calon teratas

merupakan hasil voting

suara dari seluruh warga

universitas yang mempunyai

hak pilih.

Tim yang ditunjuk oleh MWA/Rektor/Dekan melakukan seleksi interview terhadap dua kandidat teratas

- Program Kerja Diri untuk jabatan struktural tersebut

- Hasil rekomendasi tim disampaikan kepada MWA, Rektor, dan Deka

-

MWA Untuk Rektor Rektor untuk Dekan Dekan untuk Ketua Jurusan dan Kaprodi

- Surat Keputusan tentang Pejabat Struktural yang Dipilih

- Kontrak kinerja

Berisi kontrak kinerja

selama periode tertentu

untuk memenuhi target

kinerja yang telah disepakati

pada saat seleksi jabatan

strktural dilakukan

Rektor - SK Pengangkatan/ Penempatan

Setelah dilantik, maka pejabat terpilih harus melaksanakan tugas / jabatan yang dipangkunya.


C. Diagram Alir

Prosedur Merit Promosi dan Karir Struktural Dosen

RektorMWA/Rektor/Dekan DosenTim yang ditunjuk/

MWA/Rektor/Dekan

Mulai

Koordinasi analisis

kebutuhan pejabat

struktural

Keputusan Rapat

Formasi Jabatan

Pejabat Struktural

Mengumumkan

formasi jabatan dan

memberitahukan

calon pengisi

jabatan

Surat

Pemberitahuan

Surat

Pengumuman

Formasi Jabatan

Surat

Pemberitahuan

Surat

Pengumuman

Formasi Jabatan

Menyiapkan

dokumen yang

diperlukan

Dokumen yang

diperlukan

Dokumen yang

diperlukan

Memutuskan dan

mengumukan

calon pejabat

struktural yang

memenuhi

kualifikasi

Daftar urut calon

dua teratas

Melakukan proses

penjaringan calon

pejabat struktutal

Daftar urut calon

dua teratas

Melakukan seleksi

jabatan struktural

dengan interview

Hasil

Rekomendasi Tim

Hasil

Rekomendasi Tim

Memutuskan

calon yang dipilih

Kontrak Kinerja

SK Pejabat

Struktural

Melantik dan

Memempatkan

Pejabat yang

terpilih

SK Pengangkatan/

Penempatan

Selesai

Gambar 16. Diagram Alir Merit Promosi dan Karir Jabatan Struktural Dosen.


D. Penjelasan

1. Rektor/Dekan melakukan Koordinasi analisis kebutuhan pejabat struktural untuk

masing-masing lembaga yang berada di bawah pimpinannya (Rektorat, Dekanat,

Ketua Lembaga, Ketua Jurusan, Kaprodi). Koordinasi tersebut menghasilkan

Keputusan Rapat Formasi Jabatan Pejabat truktural.

2. Rektor/Dekan kemudian mengumumkan formasi jabatan dan memberitahukannya

pada dosen calon pengisi jabatan dengan melalui Surat Pemberitahuan dan Surat

Pengumuman Formasi Jabatan.

3. Dosen calon pengisi jabatan tersebut kemudian melengkapi dokumen-dokumen

persyaratan. Dokumen-dokumen tersebut adalah Surat Lamaran, Curriculum Vitae

Program Kerja Diri untuk jabatan yang ditawarkan, dan Dokumen lain yang


4. Dokumen tersebut diserahkan kepada Rektor/Dekan, kemudian berdasarkan

dokumen tersebut Rektor/Dekan memutuskan dan mengumumkan calon pejabat

struktural yang memenuhi kualifikasi.

5. Rektor/Dekan kemudian melakukan proses penjaringan pejabat struktural dan

menghasilkan Daftar Urut Calon Dua Teratas.

6. Daftar Urut Calon Dua Teratas diserahkan ke Tim yang ditunjuk Rektor/Dekan untuk

melakukan seleksi jabatan struktural dengan interview yang mengahasilkan

Rekomendasi Tim. Hasil Rekomendasi Tim tersebut diserahkan ke Rektor/Dekan

7. Rektor/Dekan berdasarkan Hasil Rekomendasi Tim memutuskan calon yang dipilih.

8. Kemudian Rektor/Dekan meminta Kontrak Kinerja dari pejabat yang terpilih dan

menerbitkan SK Pejabat Struktural.

9. Rektor kemudian melantik pejabat yang terpilih dan menerbitkan SK Pengangkatan/

Penempatan


2.3. Prosedur Merit Promosi dan Karir Jabatan Fungsional Pegawai

A. Tujuan

Mengembangkan sistem merit dalam promosi dan karier pegawai

PNS/Universitas setelah berstatus BLU


PENANGGUNG JAWAB DOKUMEN PENJELASAN

Dekan cq PD II, Memberitahukan/ sosialisasi kepada pegawai tentang waktu kenaikan pangkat/golongan

- Surat Pemberitahuan kepada Pegawai

- Mengadakan pertemuan individu/ kelompok

- Isinya menjelaskan bahwa sudah saatnya untuk mengurus kenaikan pangkat/ golongan, karena itu diharapkan sesegera mungkin untuk menindaklanjuti

Pegawai Menindaklanjuti pemberitahuan dengan mengumpulkan dokumen yang diperlukan Sub Bagian Kepegawaian Fakultas, Menanyakan dan mencari arsip pegawai tentang dokumen yang harus dikumpulkan

- DP3 - Dokumen/Sertifikat

lain yang diperlukan (misalnya sertifikat pelatihan)

- Dokumen evaluasi kinerja (dari atasan, rekan kerja dan bawahan)

- Jika sistem belum teraplikasikan secara komputersisasi online, maka pelaksanaan dilaksanakan secara manual

- Jika sudah online, data bisa langsung di-upload

Sub Bagian Kepegawaian Fakultas, Melaksanakan verifikasi atas dokumen yang diberikan oleh pegawai Mengantarkan dokumen ke Universitas

- Surat Pengantar untuk diajukan melalui Bagian Kepegawaian Universitas

- Dilakukan verifikasi awal terhadap dokumen yang diajukan

- Jika belum lengkap, maka berkas dikembalikan kepada yang bersangkutan untuk dilengkapi.

Bagian Kepegawaian Universitas, Melaksanakan verifikasi atas dokumen yang diberikan oleh Sub Bagian Kepegawaian Fakultas.




- Jika telah lengkap segera diajukan ke Bagian Kepegawaian Universitas.


PENANGGUNG JAWAB DOKUMEN PENJELASAN

Pembantu / Wakil Rektor yang bertanggung jawab, Memutuskan status kenaikan pangkat/jabatan pegawai universitas

- Surat Keputusan Rektor tentang Status Kenaikan Pangkat Pegawai Universitas

- Terkait dengan status, masih terbuka kemungkinan bagi pegawai universitas yang hasil evaluasi kinerjanya kurang, maka yang bersangkutan tidak naik pangkat.

Bagian Kepegawaian Universitas, Mengantarkan dokumen ke Departemen Pendidikan Nasional




- Dilakukan verifikasi ulang terhadap dokumen yang diajukan

Bagian Kepegawaian Universitas, Memonitor dan secara aktif menanyakan hasil dari proses kenaikan pangkat/ golongan pegawai

- SK Kenaikan Pangkat/ Golongan

- Mengantarkan dokumen ke Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

Bagian Kepegawaian Universitas, Mendokumentasikan untuk arsip dan meneruskan ke fakultas


- Arsip untuk Universitas - Arsip untuk Fakultas

Sub Bagian Kepegawaian Fakultas, Mendokumentasikan untuk arsip dan meneruskan ke dosen yang bersangkutan


- Diterima oleh pegawai yang bersangkutan

C. Diagram Alir


Gambar 17. Diagram Alir Merit Promosi dan Karir Jabatan Fungsional Pegawai.

Prosedur Merit Promosi dan Karir Jabatan Fungsional Pegawai

PegawaiBagian Kepegawaian

Fakultas / UnitBagian Kepegawaian UniversitasDekan cq PD II

Surat

Pemberitahuan

Kenaikan Jabatan

Mengumpulkan

Dokumen

persyaratan dan

merekapnya

Dokumen

persyaratan

Dokumen

persyaratan

Melakukan

verifikasi

dokumen

Lengkap

Dokumen

persyaratan

Panitia

Penilai

SK Kenaikan

Jabatan

SK Rektor tentang

kenaikan pangkat

pegawai

universitas

Mendokumenta-

sikan arsip SK

Kenaikan

Jabatan

SK Kenaikan

Jabatan

SK Kenaikan

Jabatan

Mendokumenta-

sikan arsip SK

Kenaikan

Jabatan

SK Kenaikan

Jabatan

SK Kenaikan

Jabatan

Selesai

Menanyakan

dan mencari

dokumen yang

harus dilengkapi

diarsip pegawai

Sosialisasi

pegawai tentang

waktu kenaikan

pangkat

Mulai

Surat

Pemberitahuan

Kenaikan Jabatan

Dokumen

persyaratan

Pegawai

Universitas

Dokumen

persyaratan

PNS

Ke DepdiknasMemonitor dan

menanyakan

hasil proses

kenaikan

pangkat ke

depdiknas

Dari Depdiknas


D. Penjelasan

1. Dekan melalui PD II melakukan sosialisasi tentang waktu kenaikan pangkat pada

pegawai yang akan naik jabatan melalui Surat Pemberitahuan Kenaikan Jabatan

2. Setelah menerima Surat Pemberitahuan Kenaikan Jabatan, pegawai kemudian

melengkapi persyaratan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk naik jabatan.

Dokumen-dokumen tersebut adalah DP 3, Dokumen Evaluasi Kinerja, dan dokumen

lain yang diperlukan

3. Kemudian pegawai yang terkait menyerahkan dokumen-dokumen persyaratan pada

Bagian Kepegawaian Fakultas. Pada saat menerima dokumen-dokumen tersebut,

bagian kepegawaian akan menanyakan dan mencari arsip pegawai tentang

dokumen yang harus dikumpulkan kemudian Bagian Kepegawaian Fakultas akan

memverifikasi kelengkapan dokumen-dokumen tersebut. Jika tidak lengkap, maka

pegawai akan diminta untuk melengkapi persyaratan tersebut, proses ini berulang

terus sampai dengan dokumen-dokumen persyaratan tersebut lengkap.

4. Dokumen-dokumen persyaratan tersebut, oleh Bagian Kepegawaian Fakultas di

serahkan ke Bagian Kepegawaian Universitas.

5. Bagian Kepegawaian Universitas akan memverifikasi kelengkapan dokumen-

dokumen pada saat dokumen-dokumen persyaratan tersebut diterima.

6. Untuk kenaikan pangkat pegawai universitas, Rektor akan menerbitkan SK Rektor

tentang kenaikan pangkat pegawai universitas

7. Untuk kenaikan pangkat PNS Bagian Kepegawaian Universitas mengirimkan

dokumen persyaratan ke Kemdikbud.

8. Bagian Kepegawaian Universitas kemudian menerima SK kenaikan jabatan dari

Kemdikbud. SK Kenaikan Jabatan tersebut didokumentasikan di Bagian Kepegawaian

Universitas, kemudian diserahkan ke Bagian Kepegawaian Fakultas.

9. Setelah menerima SK tersebut, Bagian Kepegawaian Fakultas mendokumentasikan

arsip SK Kenaikan Jabatan tersebut, kemudian menyerahkan SK Kenaikan Jabatan

tersebut pada pegawai yang terkait.


2.4. Prosedur Merit Promosi dan Karir Jabatan Struktural Pegawai

A. Tujuan

Mengembangkan sistem merit dalam promosi dan karier jabatan struktural

pegawai PNS/Universitas setelah berstatus BLU


PENANGGUNG JAWAB dan

WEWENANG DOKUMEN PENJELASAN

Rektorat dan Dekanat/Ketua Lembaga Melaksanakan Rapat Koordinasi

- Hasil Keputusan Rapat tentang formasi jabatan pejabat struktural

- Berkaitan dengan jenis jabatan yang dibutuhkan

- Berkaitan dengan target kinerja yang diinginkan

- Berkaitan dengan syarat-syarat yang terkait dengan jabatan

Pembantu / Wakil Rektor yang membidangi SDM, Mengumumkan formasi jabatan struktural

- Surat Pengumuman lowongan formasi jabatan struktural

- Surat Pemberitahuan kepada calon-calon pengisi jabatan

- Isinya menjelaskan tentang formasi jabatan yang lowong, tupoksi, target kinerja, dan syarat-syarat formasi jabatan tersebut

- Isinya mengundang calon-calon, baik dari sumber SDM internal maupun eksternal, yang dianggap telah memenuhi syarat pada waktu tersebut.

Calon Pejabat Struktural yang berminat, Menyiapkan segala persyaratan yang dibutuhkan

- Surat Lamaran - Curriculum Vitae - Program Kerja Diri untuk

jabatan yang ditawarkan - Dokumen lain yang


- Harus terkumpul sesuai dengan batas waktu yang telah ditentukan

Tim yang ditunjuk oleh Pembantu/Wakil Rektor bidang SDM Melaksanakan Tes

- Tes Interview - Tes Kesehatan - Tes Psikologi - Tes lain yang dibutuhkan

- Anggota tim harus melibatkan unsur fakultas yang membutuhkan pejabat struktural baru tersebut

- Seleksi - Fit & Proper Test - Pemilihan (ranking)


PENANGGUNG JAWAB dan

WEWENANG DOKUMEN PENJELASAN

Baperjakat atau bidang sejenis di level universitas bekerja sama dengan Dekanat/Ketua Lembaga dimana penempatan pejabat struktural itu akan bertugas

- Surat Keputusan tentang Pejabat Struktural yang Dipilih

- Kontrak kinerja

Berisi kontrak kinerja

selama periode tertentu

untuk memenuhi target

kinerja yang telah disepakati

pada saat seleksi jabatan

struktural dilakukan

Rektor - SK Pengangkatan/ Penempatan

Setelah dilantik, maka pejabat terpilih harus melaksanakan tugas / jabatan yang dipangkunya.


C. Diagram Alir

Prosedur Merit Promosi Dan Karir Struktural Pegawai (1)

PR/WR Bidang SDMRektorat/Dekanat/

Ketua LembagaCalon Pejabat

Mulai

Koordinasi analisis

kebutuhan pejabat

struktural

Keputusan Rapat

Formasi Jabatan

Pejabat Struktural

Surat

Pemberitahuan

Surat

Pengumuman

Formasi Jabatan

Menyiapkan

dokumen yang

diperlukan

Dokumen yang

diperlukan

Surat

Pemberitahuan

Surat

Pengumuman

Formasi Jabatan

Keputusan Rapat

Formasi Jabatan

Pejabat Struktural

Mengumumkan

formasi jabatan dan

memberitahukan

calon pengisi

jabatan

Menerbitkan SK

Pejabat Struktural

Menyerahkan

Dokumen

Pengumuman

Hasil Tes

Dokumen yang

diperlukan

Membuat Kontrak

Kerja

Seleksi dan

Tes

Ya

Pelantikan Pejabat

Struktural dan

Menerbitkan SK

Pengangkatan/

Penempatan

Selesai

Selesai

Tidak

Baperjakat

Prosedur Merit Promosi dan Karir Struktural Pegawai (1)

Gambar 18. Diagram Alir Merit Promosi dan Karir Jabatan Struktural Pegawai.


D. Penjelasan

1. Rektorat/Dekanat/Ketua Lembaga melakukan Koordinasi analisis kebutuhan pejabat

struktural untuk masing-masing lembaga yang berada di bawah pimpinannya.

Koordinasi tersebut menghasilkan Keputusan Rapat Formasi Jabatan Pejabat

truktural.

2. WR kemudian mengumumkan formasi jabatan dan memberitahukannya pada calon

pegawai pengisi jabatan melalui Surat Pemberitahuan dan Surat Pengumuman

Formasi Jabatan.

3. Pegawai calon pengisi jabatan tersebut kemudian melengkapi dokumen-dokumen

persyaratan. Dokumen-dokumen tersebut adalah Surat Lamaran, Curriculum Vitae,

Program Kerja Diri untuk jabatan yang ditawarkan, dan Dokumen lain yang


4. Dokumen tersebut diserahkan kepada tim yang ditunjuk oleh PR/WR yang

membidangi SDM, kemudian tim tersebut melakukan seleksi terhadap pegawai yang

bersangkutan. Seleksinya berupa interview, tes kesehatan, tes psikologi dan tes lain

yang dibutuhkan. Hasil seleksi tersebut diserahkan kepada Baperjakat atau bidang

sejenis di level universitas bekerja sama dengan Dekanat/Ketua Lembaga dimana

penempatan pejabat struktural itu akan bertugas.

5. Baperjakat kemudian membuat Kontrak Kinerja dari pejabat yang terpilih dan

menerbitkan SK Pejabat Struktural.

6. Berdasarkan Kontrak Kinerja dan SK Pejabat Struktural, Rektor kemudian melantik

pejabat yang terpilih dan menerbitkan SK Pengangkatan/ Penempatan.

3. PROSEDUR PENSIUN PNS

A. Tujuan

1. Untuk memudahkan pemahaman terhadap proses pengajuan pensiun pegawai.

2. Mengetahui langkah-langkah yang harus ditempuh dalam mengajukan usulan

pensiun.

3. Mengetahui pejabat yang mempunyai tanggung jawab dan kewenangan dalam

pemrosesan usulan pensiun.

4. Menyiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk pengusulan pensiun.



Penanggung Jawab Dokumen Penjelasan

Bagian Kepegawaian Undana

- Surat pemberitahuan kepada PNS (Dosen /Tenaga Administrasi)

- menjelaskan bahwa PNS yang bersangkutan akan mencapai batas usia pensiun

PNS (Dosen / Tenaga Administrasi)

- Isian formulir pengajuan pensiun

- Kelengkapan dokumen sebagai PNS

- PNS ybs mengisi formulir yang sudah disiapkan

- Menghimpun berbagai macam surat keputusan/dokumen yang diperlukan

Sub Bag Kepegawaian Fakultas



- Memeriksa kebenaran pengisian formulir

- Memeriksa kelengkapan dokumen yang diperlukan

- Mengirimkan usulan pensiun ke Universitas

Bagian Kepegawaian Undana



- Konsep surat usulan pensiun PNS

- Memeriksa kebernaran pengisian formulir

- Memeriksa kelengkapan dokumen yang diperlukan

- Membuat konsep surat usulan pensiun ke Sekjen Kemdikbud yang akan ditandatangani oleh wakil rektor

Sekjen Kemdikbud




- Memeriksa dokumen usulan pensiun PNS

- Meneruskan usulan pensiun PNS ke BKN

Badan Kepegawaian Negara (BKN)




- Keputusan pensiun untuk PNS gol I/a-IV/b

- Memeriksa kelengkapan usulan pensiun PNS

- Membuat surat keputusan pensiun untuk PNS gol I/a-IV/b

- Meneruskan usulan pensiun PNS ke Sekretaris Negara


C. Diagram Alir

Prosedur Pensiun (PNS)

PNSBagian Kepegawaian

FakultasBagian Kepegawaian Universitas

Mulai

Memberitahukan

batas usia pensiun

Surat

Pemberitahuan

Melengkapi

dokumen

persyaratan

pensiun

Mengajukan

permohonan

pensiun pada

unit kerja

Formulir Pengajuan

Pensiun

Surat

Pemberitahuan

Formulir Pengajuan

Pensiun

Dokumen

Persyaratan

pensiun

Formulir Pengajuan

Pensiun

Dokumen

Persyaratan

pensiun

Melakukan

verifikasi

kelengkapan

dokumen

LengkapTidak

Memproses usulan

pensiun ke

kepegawaian

universitas

Ya

Formulir Pengajuan

Pensiun

Dokumen

Persyaratan

pensiun

Formulir Persyaratan

Pensiun

Dokumen

Persyaratan

pensiun

Melakukan

verifikasi

dokumen

Membuat

konsep surat

usulan pensiun

ke Kemdikbud

Konsep surat

usulan pensiun

Mengirimkan ke

Sekjen

Kemdikbud

Menerima

Uang Pensiun

dari PT

Taspen

RP

Selesai

1

1

Ditandatangani PR

II

Gambar 19. Diagram Alir Pensiun (PNS).


D. Penjelasan

1. Bagian Kepegawaian Universitas memberitahukan kepada PNS tentang batas

usia pensiun melalui surat pemberitahuan yang disampaikan kepada PNS yang

terkait

2. PNS yang terkait kemudian mengisi formulir pengajuan pensiun dan melengkapi

dokumen persyaratan pensiun.

3. Formulir Pengajuan Pensiun dan dokumen persyaratan pensiun diserahkan

kepada bagian kepegawaian fakultas kemudian bagian kepegawaian fakultas

memverifikasi kelengkapan dokumen.

4. Jika tidak lengkap bagian kepegawaian fakultas akan meminta PNS yang

bersangkutan untuk melengkapi dokumen yang belum lengkap. Jika tidak

lengkap bagian kepegawaian fakultas akan memproses usulan pensiun PNS ke

bagaian kepegawaian Universitas.

5. Bagian Kepegawaian Universitas akan memverifikasi kelengkapan dokumen

pensiun yang diterima dari Bagian Kepegawaian Fakultas.

6. Bagian Kepegawaian Universitas kemudian membuat konsep surat usulan

pensiun dengan tandatangan PR/WR II untuk dikirimkan ke Kemdikbud.

7. PNS akan menerima uang pensiun dari PT Taspen.

bab ii. bidang sumber daya manusia - blog.undana.ac.idblog.undana.ac.id/jsmallfib_top/sopblu/02 bab...

Documents