bab ii 2003

Handout Ekonomi Perawatan Semester V

BAB II ANGGARAN PERAWATAN

Tujuan Instruksional Khusus :

Pada akhir kuliah mahasiswa dapat :

1. Menjelaskan aspek teknis dalam anggaran perawatan ?

2. Menjelaskan kelemahan dalam perencanaan anggaran perawatan

2.1. Definisi Anggaran

Umum : Suatu rencana yang disusun secara sistematis dan meliputi seluruh

kegiatan perusahaan, yang dinyatakan dalam unit moneter dan berlaku untuk

suatu jangka waktu yang akan datang ( Biasanya satu tahun ).

Pemeliharaan : Suatu rencana yang berhubungan dengan keuangan, yang

mewakili sebuah sorotan terhadap biaya yang dikeluarkan untuk kegiatan

pemeliharaan dalam jangka waktu yang akan datang (Biasanya satu tahun).

2.2. Pemantauan

Aspek Teknis

- Departemen dibentuk untuk menjaga fasilitas agar dapat beroperasi sesuai

dengan kapasitasnya dan menghasilkan kualitas produksi dengan biaya

optimum

- Suatu hal yang perlu diperhatikan bahwa fasilitas yang murah umumnya

memerlukan pertimbangan dalam pembiayaan pemeliharaan.

- Masa penggunaan total dari suatu fasilias dipengaruhi juga oleh kondisi

teknis dan masa penggunaan ekonomis.

Aspek Ekonomis

- Selama beberapa tahun ke belakang, fungsi pemeliharaan tidak dilihat

sebagai suatu faktor yang mempengaruhi hasil produksi. Hal ini merupakan

suatu kesalahan.

- Pada kondisi pemeliharaan yang baik, biaya pemeliharaan harus

seoptimum mungkin untuk mendapatkan ketersediaan fasilitas secara

maksimal.

- Untuk mengukur efisiensi kegiatan pemeliharaan, maka dilakukan

pengukuran terhadap besarnya biaya pemeliharaan.

- Pada saat pelaksanaannya, biaya pemeliharaan harus dikendalikan oleh

pelaksana yang memiliki pengetahuan di bidang pemeliharaan. Sebuah

hasil akan diperoleh, apabila perusahaan mencoba untuk mengendalikan

biaya pemeliharaan dengan optimum.

- Suatu hal mudah untuk menentukan jumlah biaya pemeliharaan langsung

yang dikeluarkan, tetapi sangat sulit untuk melihat hasil yang telah dicapai.

7


Biaya yang berhubungan dengan kegiatan pemeliharaan secara langsung,

umumnya dapat ditentukan di setiap perusahaan melalui data atau informasi

yang diperoleh dari bagian fiansial. Tetapi pengaruh biaya yang sangat besar

akibat kegiatan pemeliharaan lebih sulit untuk ditentukan. Faktor-faktor nyata

yang dipengaruhi oleh kegiatan pemeliharaan dengan sangat besar adalah :

Kehilangan kualitas produksi.

Pemborosan energi.

Biaya kapital.

Kehilangan waktu produksi.

Pengurangan kapasitas fasilitas.

Lingkungan kerja.

Kehilangan pasar penjualan.

Penanaman investasi.

Anggaran yang baik dan sempurna tidak akan menjamin bahwa pelaksanaan

dan realisasinya akan baik tanpa dikelola oleh tangan-tangan yang baik dan

berbakat.

Perlu diingat juga bahwa perencanaan anggaran memiliki kelemahan, yaitu :

Anggaran disusun berdasarkan tafsiran.

Tafsiran yang dibuat mempertimbangkan berbagai faktor, dan perubahan

yang terjadi akan mengakibatkan tafsiran berubah, sehingga perlu

diberikan toleransi.

Berhasil atau tidaknya suatu anggaran dipengaruhi pelaksana.

2.2.1. Tujuan

Secara umum tujuan dari departemen pemeliharaan adalah melakukan

pemeliharaan terhadap fasilitas perusahaan sebaik yang dibutuhkan, bukan

sebaik mungkin dengan biaya yang optimum.

Selanjutnya tujuan perencanaan dan penganggaran biaya pemeliharaan adalah

untuk :

Merencanakan jumlah biaya pemeliharaan yang diperlukan oleh suatu

perusahaan dalam suatu masa tertentu (biasanya satu tahun).

Merencanakan alokasi biaya pemneliharaan untuk setiap bagian yang

terdapat di departemen pemeliharaan.

Menentukan penanggung jawab untuk setiap pengeluaran biaya

pemeliharaan.

Mengevaluasi pencapaian tujuan berdasarkan anggaran yang telah

ditentukan sebelumnya.

Mengendalikan fungsi pemeliharaan pada suatu perusahaan.

8


Mengevaluasi penyimpangan yang terjadi (di mana tujuan tidak tercapai

dan mengapa).

Menentukan biaya acuan pemeliharaan berdasarkan suatu pengalaman

dalam suatu masa.

2.2.2. Fungsi

Fungsi anggaran adalah :

Sebagai instrument informasi dan operasi.

Sebagai kontrol ekonomis dari pemeliharaan.

Sebagai sumber informasi untuk perbandingan ekonomis.

Sebaga informasi untuk menentukan biaya acuan pemeliharaan.

Sebagai alat pembanding untuk mengevaluasi realisasi dan kesuksesan

pelaksanaan kegiatan pemeliharaan.

Sebagai alat pengkordinasi kerja agar semua bagian di departemen

pemeliharaan dapat bekerja dengan baik.

Sebagai alat pembanding yang menentukan nilai dan masa penggunaan

ekonomis fasilitas dan peralatan yang dipelihara.

2.2.3. Metoda Perencanaan Dan Penganggaran Biaya

Tersedianya data dan informasi untuk menyusun suatu anggaran pemeliharaan

dengan baik adalah suatu syarat untuk mendapatkan hasil pelaksanaan yang

sesuai dengan yang direncanakan. Anggaran yang banyak menyimpang dari

yang sudah ditetapkan tidak akan berguna sesuai dengan fungsinya, dan harus

direvisi untuk masa yang akan datang.

Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam penyusunan suatu

anggaran adalah :

Faktor di dalam perusahaan :

Faktor yang dapat dikendalikan dan tergantung dari pengalaman

perusahaan itu sendiri. Untuk dapat mengurangi biaya pemeliharaan se-

optimum mungkin, pengendalian yang diperlukan oleh perusahaan harus

memperhatikan faktor ini.

Faktor di luar perusahaan :

Faktor yang tidak dapat dikendalikan dan terdapat di luar perusahaan,

tetapi mempunyai pengaruh terhadap kebijaksanaan perusahaan.

Contohnya : kondisi perekonomian nasional dan internasional, kemajuan

teknologi.

Penyusunan anggaran di dalam suatu perusahaan terletak pada pimpinannya,

dan pelaksanaannya didelegasikan sesuai dengan struktur organisasi

perusahaan.

9


Suatu rencana anggaran pemeliharaan harus berisi :

Rencana pelaksanaan kegiatan pemeliharaan yang akan dilakukan

perusahaan pada masa yang akan datang.

Alokasi biaya pemeliharaan sesuai dengan kode biaya yang berlaku di

perusahaan tersebut.

Analisa yang digunakan untuk membuat taksiran dan mengadakan

penilaian terhadap efektifitas kegiatan pemeliharaan.

Laporan tentang realisasi pelaksanaan kegiatan yang dilengkapi dengan

perbandingan diantara rencana anggaran dengan pelaksanaannya,

sehingga penyimpangan dan penyebabnya dapat diketahui, dan dapat

dilakukan suatu tindak lanjut dengan segera.

Beberapa metoda penyusunan anggaran pemeliharaan fasilitas :

1. Perencanaan biaya pemeliharaan berdasarkan angka pada tahun

sebelumnya.

Metoda ini dilakukan dengan suatu pemikiran bahwa tindakan

pemeliharaan pada tahun sebelumnya berlaku juga untuk tahun anggaran

yang sedang berlangsung (hamper tidak berubah).

Keuntungan metode ini adalah dibutuhkannya sedikit pekerjaan untuk

menghitung biaya pemeliharaan. Sedangkan kerugiannya adalah

anggapan bahwa tindakan pemeliharaan untuk tahun yang sedang

berjalan juga berlaku untuk tahun yang direncanakan, dimana kondisi

tersebut tidak selalu benar. Oleh karenanya diperlukan suatu

pengendalian untuk mengontrol penyimpangan yang terjadi, dan

diadakan biaya pemeliharaan cadangan.

2. Perencanaan biaya pemeliharaan berdasarkan nilai fasilitas.

Metoda ini menganggap bahwa biaya pemeliharaan fasilitas dipengaruhi

oleh nilai fasilitas itu sendiri. Serta menyatakan bahwa jumlah total biaya

pemeliharaan selama pemakaian dianggap sama dengan harga

pembelian dari fasilitas tersebut dan jumlah biaya pemeliharaan setiap

tahunnya sama. Untuk menggunakan metoda ini, lama pemakaian dari

fasilitas yang akan dipelihara harus diketahui sebelumnya.

Kerugian metoda ini adalah bahwa biaya pemeliharaan yang dikeluarkan

semakin meningkat untuk suatu masa penggunaan, disebabkan karena

masa penggunaan fasilitas yang tidak diperhitungkan, dan tidak semua

fasilitas dapat digunakan selama mungkin sesuai dengan keinginan

pemakai.

10


3. Perencanaan biaya pemeliharaan berdasarkan penggunaan fasilitas.

Metoda ini menyatakan bahwa besarnya biaya pemeliharaan ditentukan

oleh lama penggunaan atau pembebanan fasilitas,dan biaya

pemeliharaan untuk setiap jam penggunaan tetap. Keuntungan metoda

ini adalah bahwa hubungan diantara kinerja dan biaya pemeliharaan turut

diperhitungkan dalam penyusunan anggaran. Sedangkan kerugiannya

adalah bahwa semua jenis biaya pemeliharaan fasilitas tersebut, dan

dapat timbul asumsi bahwa fasilitas yang tidak digunakan tidak perlu

dirawat (pengertian ini jelas salah).

4. Perencanaan biaya pemeliharaan berdasarkan satuan produksi.

Metoda ini menjelaskan bahwa perencanaan biaya pemeliharaan

dilakukan berdasarkan satuan produksi, yang berarti bahwa biaya

pemeliharaan hanya direncanakan untuk setiap satuan produksi yang

dipengaruhi oleh beberapa faktor, seperti : luas pasar penjualan, posisi

perusahaan dalam persaingan, jenis produksi, dan lain-lain. Keuntungan

metoda ini adalah bahwa setiap jenis biaya direncanakan pada setiap

satuan produksi. Disini juga akan diperhatikan apakah setiap biaya itu

tergantung secara langsung atau tidak langsung kepada lama

penggunaan fasilitas, dan dengan secara proposional atau konstan.

Hal yang kritis pada metoda ini adalah bahwa faktor yang berpengaruh

hanya lama penggunaan fasilitas dan tidak memperhitungkan kondisi

mesin yang dipengaruhi oleh masa penggunaannya, dan sangat sulit

sekali bagi suatu perusahaan menengah kebawah untuk mendapatkan

kondisi produksi yang stabil.

5. Penggantian “Top down” dan perencanaan “Bottom-up”.

Metoda ini memiliki ketentuan, dimana berbagai faktor ikut berpengaruh

pada penentuan besarnya biaya pemeliharaan. Faktor-faktor tersebut :

Strategi pemeliharaan untuk satu jenis fasilitas.

Perbandingan diantara pemeliharaan yang dilakukan oleh tenaga

sendiri atau kontraktor luar.

Penggunaan tenaga kerja pembur sendiri atau dari luar.

Pembelian sukucadang secara satuan atau unit.

Sistem pemeliharaan yang digunakan.

Keuntungan dari metoda ini adalah penentuan besarnya biaya

pemeliharaan secara implisit didasarkan atas kebutuhan pemeliharaan.

Hal yang menjadi kritis adalah apakah kebutuhan pemeliharaan pada

masa sebelumnya masih diperlukan untuk masa yang akan datang, atau

11


apakah sebagian dari kegiatan pemeliharaan pada masa sebelumnya

dapat dihilangkan atau diturunkan biayanya. Sedangkan kerugiannya

adalah untuk menentukan biaya pemeliharaan merupakan pekerjaan

yang kompleks, karena setiap detail harus dipertimbangkan dan butuh

waktu yang lebih lama.

6. Perencanaan biaya pemeliharaan berdasarkan nilai dan masa

penggunaan fasilitas.

Metoda ini menyatakan bahwa besarnya biaya pemeliharaan tergantung

dari nilai dan masa penggunaan fasilitas. Keuntungan metoda ini adalah

dibutuhkan sedikit pekerjaan untuk menyusun anggaran biaya untuk

tahun yang direncanakan, karena biaya pemeliharaan dibuat berdasarkan

prosentase dari nilai nominal fasilitas. Hal ini akan menjadi kritis karena

hanya masa penggunaan fasilitas yang ditinjau. Sedangkan pada

kenyataannya bukan hanya masa penggunaan yang berpengaruh,

melainkan juga pembebanan fasilitas itu sendiri. Sehingga penentuan

masa penggunaan dari fasilitas yang digunakan harus seteliti mungkin

diketahui berdasarkan pembebanan pada fasilitas itu sendiri.

2.2.4. Alokasi Biaya Pemeliharaan

Pada saat penyusunan anggaran dilakukan, selain biaya total pemeliharaan yang

telah ditetapkan, diperlukan juga pengalokasian dari biaya tersebut untuk

kebutuhan kegiatan pemeliharaan. Untuk kebutuhan tersebut, jenis biaya

pemeliharaan perlu diklasifikasikan. Hal ini dilakukan agar pengendalian kegiatan

pemeliharaan dapat dilakukan sebaik mungkin.

Pengklasifikasian biaya pemeliharaan tersebut adalah :

Biaya tenaga kerja yang dimiliki perusahaan.

Biaya kontraktor luar.

Biaya sukucadang.

Biaya bahan habis pakai.

Biaya pengembangan.

Biaya administrasi.

Biaya simpan gudang.

Biaya overhead.

1. Biaya tenaga kerja yang dimiliki perusahaan.

Biaya tenaga kerja langsung adalah biaya yang dikeluarkan untuk

pelaksana kegiatan pemeliharaan secara langsung yang meliputi :

Biaya tenaga kerja untuk pemeliharaan darurat.

Biaya tenaga kerja untuk pemeliharaan koreksi.

12


Biaya tenaga kerja untuk pemeriksaan atau inspeksi.

Biaya tenaga kerja untuk pemeliharaan darurat.

Biaya tenaga kerja untuk pelumasan fasilitas.

Biaya tenaga kerja langsung dihitung berdasarkan upah bulanan yang

dibayarkan oleh perusahaan ataupun upah lembur karena suatu kegiatan

harus segera dilakukan.

2. Biaya kontraktor luar.

Biaya kontraktor luar adalah biaya yang dikeluarkan untuk pelaksanaan

pemeliharaan atau perbaikan yang dilakukan oleh kontraktor luar yang

meliputi :

Biaya tenaga kerja untuk pemeliharaan atau perbaikan.

Biaya tenaga kerja untuk konsultasi teknis.

Biaya bahan habis pakai atau sukucadang untuk perbaikan.

Dan lain-lain.

3. Biaya sukucadang.

Biaya sukucadang adalah biaya yang dikeluarkan untuk pengadaan

sukucadang yang berhubungan dengan fasilitas yang dimiliki oleh

perusahaan. Pengadaan sukucadang dapat diperoleh melalui :

Pembelian.

Pembuatan oleh pabrik di dalam perusahaan.

Pembuatan oleh pabrik di luar perusahaan.

Untuk mejamin ketersediaan sukucadang pada saat dibutuhkan, maka

beberapa jenis sukucadang harus disimpan di gudang sesuai dengan

jumlah yang optimal.

Untuk menentukan perlu atau tidaknya suatu sukucadang disimpan di

gudang, maka perlu dipertimbangkan beberapa faktor di bawah seperti :

Sukucadang yang harganya mahal.

Sukucadang yang hanya digunakan untuk satu fasilitas.

Sukucadang yang sulit didapatkan di pasaran.

Sukucadang yang sering digunakan untuk kegiatan pemeliharaan.

Sukucadang yang mempengaruhi keselamatan kerja atau

keselamatan fasilitas.

Sukucadang yang mudah rusak.

Umumnya biaya yang dikeluarkan untuk sukucadang merupakan biaya

nominal sukucadang dikalikan dengan prosentase biaya simpan gudang.

13


4. Biaya bahan habis pakai.

Biaya bahan habis pakai merupakan biaya yang dikeluarkan untuk bahan

penunjang kegiatan pemeliharaan yang digunakan secara langsung dan

sekali penggunaan saja.

Beberapa contoh bahan habis pakai adalah :

Minyak pelumas.

Minyak pencuci.

Aplas.

Kabel listrik

Dan lain-lain.

Umumnya bahan habis pakai tersedia di gudang dan biaya yang

dikeluarkan dihitung berdasarkan harga nominal persatuan unit dikalikan

dengan prosentase biaya simpan di gudang.

5. Biaya pengembangan.

Biaya pengembangan merupakan biaya yang dikeluarkan untuk

menaikan kemampuan kerja departemen pemeliharaan dalam

memelihara fasilitas yang terdapat di perusahaan. Biaya pengembangan

dikelompokan menjadi :

Biaya yang dikeluarkan untuk mengadakan alat perkakas.

Biaya yang digunakan untuk mengembangkan fasilitas

departemen pemeliharaan.

Biaya yang dikeluarkan untuk pelatihan pelaksana kegiatan

pemeliharaan.

6. Biaya administrasi.

Biaya administrasi adalah biaya yang dikeluarkan untuk kebutuhan

administrasi departemen pemeliharaan, seperti :

Biaya pengadaan kertas untuk laporan dan prosedur kegiatan

pemeliharaan.

Biaya pengadaan alat tulis kantor.

Biaya foto copy.

Dan lain-lain,

7. Biaya overhead.

Biaya overhead merupakan biaya yang dikeluarkan bagi departemen

pemeliharaan untuk kebutuhan :

Asuransi pelaksana kegiatan pemeliharaan.

Perawatan kesehatan pelaksana kegiatan pemeliharaan.

Pemberian bonus untuk pelaksana kegiatan pemeliharaan.

14


Transpotasi untuk pembelian material habis pakai atau

sukucadang yang harus segera dibeli.

8. Biaya simpan di gudang.

Biaya simpan di gugang adalah biaya yang dikeluarkan untuk kegiatan

pengelolaan gudang yang berhubungan dengan sukucadang atau bahan

habis pakai milik semua departemen di perusahaan. Biaya ini digunakan

apabila pada suatu perusahaan menggunakan system gudang secara

terpusat (sentralisasi).

Secara ringkas alokasi biaya pemeliharaan dapat di lihat melalui prosentase

terhadap biaya total kegiatan pemeliharaan yang telah dianggarkan.

NO JENIS BIAYA PEMELIHARAAN PROSENTASE

1 BIAYA TENAGA KERJA 30 %

2 BIAYA KOTRAKTOR LUAR 1 %

3 BIAYA SUKUCADANG 60 %

4 BIAYA BAHAN HABIS PAKAI 3 %

5 BIAYA PENGEMBANGAN 1 %

6 BIAYA ADMINISTRASI 1 %

7 BIAYA OVERHEAD 1 %

8 BIAYA SIMPAN GUDANG 3 %

2.3. Kode Biaya

Di dalam suatu perusahaan, anggaran pemeliharaan dibebankan ke dalam suatu

kode biaya yang berlaku sesuai dengan kondisi perusahaan.Setiap perusahaan

memiliki siatem kode biaya yang mungkin berbeda dengan perusahaan lainnya.

Perbedaan tersebut tidak menjadi masalah selama tujuan dari penggunaan kode

biaya sesuai dengan yang diharapkan. Kode biaya harus sesederhana mungkin.

2.3.1. Fungsi

Kode biaya berfungsi sebagai alat ukur untuk menentukan efektifitas dan

efisiensi dari kegiatan departemen pemeliharaan dan kegiatan departemen

lainnya yang berhubungan dengan departemen pemeliharaan.

2.3.2. Tujuan

Tujuan ditetapkan kode biaya adalah :

Mempermudah penganalisaan dan pengendalian departemen

pemeliharaan yang berhubungan dengan :

- Tenaga kerja.

- Sukucadang.

- Bahan habis pakai.

15


Mempermudah penganalisaan dan pengendalian departemen lainnya

yang berhubungan dengan departemen pemeliharaan, seperti :

- Departemen [ain yang paling banya menggunakan jasa pemeliharaan.

- Dan lain-lain.

Mempermudah penganalisaan dan pengendalian terhadap fasilitas yang

dimiliki perusahaan ditinjau dari segi teknis dan ekonomis.

Untuk mempermudah pengkodean biaya, maka kode biaya diklasifikasikan ke

dalam tiga kelompok, yaitu :

Kode primer.

Kode sekunder.

Kode tambahan.

Kode biaya tambahan

Kode biaya sekunder

Kode biaya primer

Soal latihan :

1. Jelaskan aspek teknis dalam anggaran perawatan ?

2. Uraikan 6 fungsi anggaran perawatan ?

3. Jelaskan kelemahan dalam perencanaan anggaran perawatan ?

16

bab ii 2003

Documents