1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Profil Perusahaan

1.1.1 Sejarah Singkat

PT. XYZ merupakan importir dan distributor bahan kimia dasar

yang didirikan pada tanggal 13 Juli 1951. Perusahaan ini

mendapatkan dukungan dari para pelanggan yang terus bertambah.

Pada tahun 1969, PT. XYZ mendirikan pabrik asam sulfur swasta

yang merupakan pabrik pertama di Indonesia. Pada tahun 1970, PT.

XYZ menghadapi perubahan permintaan pasar sehingga PT. XYZ

lebih memfokuskan diri pada pendistribusian khusus bahan kimia

dan juga mengoptimalkan kemampuan manufaktur.

Saat ini, PT. XYZ memiliki lebih dari 100 principal internasional yang

lebih dari 1.000 jenis produk kimia dan lebih dari 2.000 pelanggan di

Indonesia. Selain itu, lebih dari 75% dari nilai total produk yang

didistribusikan oleh perusahaan adalah bahan kimia khusus.

PT. XYZ memiliki empat kantor cabang, delapan kantor perwakilan,

dan sebuah anak perusahaan yang dimiliki secara penuh di

Singapura untuk menjalankan kegiatan distribusi regional. Untuk

memfasilitasi kegiatan manufaktur, PT. XYZ telah mendirikan 18

anak perusahaan manufaktur dan perusahaan afiliasi. Perusahaan

juga mendirikan tiga anak perusahaan layanan pendukung:

perusahaan logistik, laboratorium, dan konsultan teknologi informasi,

yang menjadikan PT. XYZ sebagai salah satu perusahaan yang

2

terintegrasi dalam bidang kimia dan Penyedia Solusi Total yang

berkecukupan dan kompeten.

PT. XYZ memiliki salah satu perusahaan yaitu PT. XYZ Logistik yang

berdiri sebagai anak perusahaan jasa pengiriman yang dikenal

dengan ‘just-in-time’ delivery. Pada Januari 2006, PT. XYZ Logistik

menggunakan nama dagang PT. XYZ Group yang memberikan

layanan turnkey solution dalam menghadapi tantangan yang muncul

dalam supply chain. Layanan yang diberikan mencakup sebuah

sistem data yang terintegrasi antar database customer perusahaan, satu

titik sentral untuk supply chain services, dan satu provider dengan

akses nasional maupun internasional. PT. XYZ Group terdiri dari lima

perusahaan yang menawarkan Suply Chain Solution dari hulu ke hilir

yaitu:

1. PT. XYZ Logisik yang memperkuat kemampuan inbound dan

outboud distribusi warehousing dan manajemen logistik dengan

fasilitas terkini. Barang yang disimpan di PT. XYZ Logisik

merupakan bahan baku (contoh: bahan dasar deterjen, bahan –

bahan kimia) dan produk jadi (contoh: makanan ringan). PT.

XYZ Logistik ini berlokasi di Jalan Iman Bonjol km 49 Cibitung

dan bekerja sama dengan perusahaan ekspedisi muatan

internasional untuk memastikan bahwa praktek-praktek yang

dijalankan sesuai dengan standar internasional.

2. PT. XYZ Express menawarkan pengiriman 'Just-In-Time' dan

menjamin pengiriman dalam situasi apapun juga baik truk

kontrak atau truk milik sendiri untuk distribusi darat dan laut

domestik dengan kapasitas 1–50 ton (L300, CDE, CDD, FUSO,

Built Up, Tronton, dan Trailer) yang meliputi Jawa, Sumatera, dan

3

Laut. Semua didukung fasilitas teknologi yang cukup memadai

dalam pelayanan seperti VMS (Vehicles Management Systems)

dengan menggunakan GPS untuk Web Enabled Platform, Messaging,

Notification and Broadcasting, Advanced Satellite Mapping, Real Time

Vehicle Tracking.

3. PT. XYZ Solutions merupakan penyedia jaringan supply chain

solution yang dapat dipercaya, inovatif, dan memberi solusi

terbaik dalam pelayanan sehingga dapat berkompetisi dengan

kompetitor.

Gambar 1.1 Layanan PT. XYZ SolutionsSumber: Data Perusahaan, 2009

4. PT. XYZ Impex merupakan penyediaan freight forwarding dan

trading licensing dalam pengiriman barang ekspor dan impor yang

dapat dipercaya dengan solusi terbaik yang berlokasi di Cakung -

Cilincing. Pelayanan yang diberikan adalah bonded warehouse

(storage, handling, license reference, re-export), cargo impor,

perdagangan umum dan distribusi, dan konsultasi.

5. PT. XYZ Terminal merupakan distribusi penyimpanan dan

penanganan barang berupa cairan di Indonesia dengan cakupan

Transport Management

System

Supply ChainConsulting

Supply ChainDesign

GPSTransportation

Solution

WarehouseManagement

System

SoftwareImplementation

4

nasional dan dunia. PT. XYZ Terminal terletak di Pelindo II,

Banten, Ciwandan.

6. PT. XYZ Rental untuk penyewaan otomotif perusahaan.

Gambar 1.2 Diagram Alir PT. XYZ GroupSumber: Data Perusahaan (2009)

Gambar 1.2 merupakan proses keseluruhan PT. XYZ Group yang

memberikan dengan cakupan dari hulu ke hilir dan didukung oleh

sistem data yang terintegrasi antar database customer perusahaan,

satu titik sentral untuk supply chain services, dan satu provider dengan

akses nasional maupun internasional.

1.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

PT. XYZ Logistik memiliki Visi dan Misi yaitu :

Visi : Menjadi mitra rantai suplai yang paling utama secara

regional.

(To be the preferred Supply Chain partner in the Region).

5

Misi : Memberikan solusi yang handal, inovatif dan terbaik yang

menghasilkan keuntungan kompetitif dan nilai yang

berkesinambungan bagi pemegang saham, pelanggan,

karyawan, dan lingkungan kita.

(To deliver reliable, innovative, best of breed solutions which

provide competitive advantages and sustainable value to our

shareholders, customers, employees, and the environment).

1.1.3 Struktur Organisasi

Gambar 1.3 Struktur Organisai PT. XYZ LogistikSumber: Data Perusahaan

PT. XYZ Logistik dipimpin oleh seorang Executive Director yang

membawahi empat orang Leader, yaitu masing – masing adalah

Business Development Leader, Operation Leader, Corporate Service Leader,

dan Branches. Business Development Leader membawahi Manajer

6

Customer Service dan Manajer Sales & Marketing. Operation Leader

membawahi Warehouse Administration, Manajer Warehouse, Manajer

Bulk Handling, Manajer Transport, dan Manajer EXIM (Export-Import).

Sedangkan Corporate Service Leader membawahi Manajer Purchasing,

Manajer Finance, Manajer Accounting, Manajer IT, Manajer

GA(General Affairs) dan Manajer HRD.

Dalam memenuhi misi PT. XYZ Logistik menjadi perusahaan logistik

terbaik di Indonesia, PT. XYZ Logistik ini telah mencapai

kesuksesannya melalui pengembangan sumber daya manusia

dengan mengembangkan service culture. Sampai Desember 2008, PT.

XYZ Logistik memiliki 160 orang karyawan dengan peningkatan 10

% dari tahun sebelumnya dengan jenjang pendidikan dari SD – S2

yang dapat dilihat pada Gambar 1.4. Hal ini bertujuan untuk

meningkatkan pelayanan, mengembangkan kualitas antar karyawan,

dan mencapai peluang bisnis yang semakin berkembang sehingga

dapat berkompetensi dengan kompetitor

Employee - Education LevelS2, 2

SLTP, 12SD, 5

No Data, 12S1, 28

D3, 12

D1, 4

SLTA, 85

Gambar 1.4 Perbandingan Jumlah Pekerja Berdasarkan Jenjang Pendidikan

Sumber: Data Perusahaan (2009)

7

1.2 Lingkup Bidang Usaha

PT. XYZ Logistik merupakan salah satu perusahaan yang berperan

sebagai mitra jaringan penawaran dalam pengiriman yang dapat

dipercaya oleh pelanggan ke semua lokasi, inovatif, menyediakan

solusi terbaik untuk bersaing dengan kompetitor, dan dapat

memberi nilai pemegang saham baik perusahaan, pelanggan,

karyawan dan juga lingkungan.

PT. XYZ Logistik adalah salah satu solusi warehouse, distribusi, dan

manajemen inventori yang berbasis pelayanan dan web report dengan

berbagai macam customer yang dibagi menjadi empat jenis yaitu:

1. Food

2. Cosmetic / Pharmaceutical

3. Chemical

a. Chemical Dangerous

b. Chemical Non-Dangerous (GenChem)

4. FMCG (Fast Moving Consumer Goods)

PT. XYZ Logistik menyediakan beberapa peralatan dan fasilitas

khusus seperti:

1. WMS (Warehouse Management System)

2. Racking (selective dan double deep) dan rencana berkesinambungan

untuk perluasan.

3. MHE bertenaga mesin elektrik.

4. Weighing bridge, wheel loader, silo, dan mesin bagging otomatis.

5. Fasilitas Air con storage.

6. 67.500 m2 packaged, 20.000m2 bulks, dan 60.000 pallet positions.

7. Manajemen PEST (Political, Economy, Socio cultural, Technology)

8

8. Power backup generator

9. Keamanan 24 jam

10. Warehouse dengan elevated floor level – galvanized steel w/o columns

11. Work Order Request seperti shrink wrapping, repackaging, dan

labeling.

1.2.1 Proses Bisnis Utama

Proses bisnis utama yang dimiliki oleh PT. XYZ Logistik dapat

dilihat pada Gambar 1.5 yang selanjutnya akan dijelaskan satu per

satu mengenai proses bisnis yang dimiliki.

Gambar 1.5 Proses Bisnis Utama PT. XYZ Logistik

Departemen Marketing

Departemen Marketing merupakan departemen yang

memasarkan dan menawarkan jasa PT. XYZ Logistik kepada

9

customer sesuai kebutuhan dan keinginan target pasar dengan

memberikan kepuasan yang lebih kepada pelanggan

dibandingkan perusahaan kompetitor. Pada awal mula,

Departemen Marketing melakukan diskusi terlebih dahulu

tentang beberapa hal yaitu:

1. Produk

Jenis produk yang akan disimpan di warehouse perlu diketahui

lebih jelas terlebih dahulu. Beberapa hal yang harus

diperhatikan adalah tipe produk yang akan ditangani, tipe

packaging, bentuk fisik dan berat, produk menggunakan pallet

atau tidak, produk bersifat FIFO (First In First Out) atau FEFO

(First Expired First Out), atau turnover produk (cepat, medium,

atau lambat).

2. Customer

Customer mempunyai target KPI dari perusahaannya dan PT.

XYZ Logistik juga mempunyai standar KPI Tahun 2008 yang

ditawarkan yaitu:

- Pick accuracy : 95 %

- Inventory accuracy : 96 %

- Order fill rate : 99.5 %

Selain standar KPI yang ditawarkan, beberapa persyaratan

dan aturan dari customer mengenai penanganan produk

mereka perlu diperhatikan.

3. Warehouse dan Inventory Management

Departemen Sales dan Marketing perlu memperhatikan

bagaimana Warehouse dan Inventory Management yang

dibutuhkan oleh customer. Beberapa hal yang harus

diperhatikan adalah size area warehouse yang dibutuhkan,

10

pengontrolan udara untuk barang-barang tertentu (seperti

humidity dan temperatur), barang yang akan dimasukkan ke

dalam warehouse bersifat seasonality atau tidak, penanganan

produk yang memilik expired date atau berbahaya, atau

permintaan tambahan dari customer (seperti labeling, bundling,

packing). Di mana customer dapat melihat terlebihi dahulu

kondisi warehouse PT. XYZ Logistik untuk memberikan

gambaran bagaimana warehouse dan Inventory Management PT.

XYZ Logistik.

Departemen Marketing menindaklanjuti setiap permintaan dan

penawaran dari customer selain dari ketiga hal di atas dengan

mengkoordinasikan pertemuan dengan CSS (Customer Service

and Support), Transportasi, Warehouse, IT (Information

Technology), F&A (Finance Accounting), dan SHE (Safety, Health,

Environment), dan serta pihak lain apabila diperlukan untuk

menghasilkan proposal atau minimal quotation dan workflow

yang kemudian disampaikan ke customer. Departemen

Marketing melaksanakan presentasi di hadapan customer dan

bernegosiasi. Apabila ada perubahan persyaratan pelanggan

akan dilakukan peninjauan kembali yang bila perlu

melibatkan pihak lain yang terkait untuk memastikan

kesanggupan perusahaan. Setelah itu, Departemen Marketing

membuat suatu kontrak kesepakatan yang disetujui oleh

customer.

Departemen Marketing juga memberi pelaksanaan order

customer, di mana permintaan customer berupa pengambilan,

11

pengiriman, penyimpanan barang, atau penambahan ekstra

lainnya kepada CSS. CSS menerima permintaan pelanggan

yang diterima WMS (Warehouse Management System) melalui

interface dan diteruskan ke Department Administrasi dan

Transportasi yang secara rutin mengakses WMS.

Departemen CSS (Customer Service and Support)

Departement customer service and support merupakan salah satu

aspek penyediaan distribusi yang digunakan sebagai alat untuk

melakukan dan menciptakan hubungan langsung antara supplier,

customer, marketing, warehouse, transportasi, dan administrasi

dengan tingkat layanan yang lebih baik dan merupakan

komponen manajemen dalam outbound logistic.

Kualitas CSS pada PT. XYZ Logistik merupakan salah satu syarat

utama yang menunjang keberhasilan situasi bisnis dengan

memberikan pelayanan yang lebih memuaskan daripada yang

dilakukan oleh pesaing. Kualitas ini sangat tergantung dari siapa

dan bagaimana jasa diberikan dan memberikan suatu dorongan

kepada customer sehingga PT. XYZ Logistik dapat memahami

pelayanan terhadap customer sesuai kebutuhan mereka.

Departemen Warehouse

Departemen Warehouse PT.XYZ Logistik merupakan bagian dari

semua sistem logistik yang berperan penting dalam melayani

customer dengan biaya seminimal mungkin. Selain itu warehouse

mempunyai hubungan antara suplier dan customer untuk

12

menyimpan persediaan selama proses logistik dan penentuan

kinerja dari perusahaan tersebut.

PT. XYZ Logistik memiliki delapan gudang dengan masing-

masing kapasitas warehouse sebagai berikut:

Tabel 1.1 Pembagian Warehouse PT. XYZ Logistik

Warehouse Jenis Kapasitas racking(pallet posisi)

A Food Finished 4.480B Chemical Non-dangerous 3.566C Chemical Dangerous 5.315E Cold Goods 120G Food and Chemical 4.056I Chemical (PT. XYZ & eksternal) 4.624J Chemical PT. XYZ 984K Chemical PT. XYZ 450

Jumlah 23.595Sumber: Data Perusahaan (2009)

Departemen Warehouse PT. XYZ Logistik dibagi menjadi tiga

bisnis utama yaitu inbound warehouse untuk proses penerimaan

barang, outbound warehouse untuk proses pengiriman barang, dan

contract logistics memberikan biaya tambahan untuk value added

services yang diberikan untuk barang tertentu. Warehouse ini

didukung dengan ukuran pallet yaitu Two way (120 cm x 120 cm

dan 110 cm x 130 cm) dan Four way (120 x 120 cm) dengan rak

dengan ukuran sebesar 130 cm x 240 cm x 130 cm. Keuntungan

penggunaan pallet ini dapat meminimalkan waktu pembongkaran

dan memudahkan kegiatan penanganan barang dengan dibantu

beberapa macam alat forklift. Beberapa macam alat forklift yang

digunakan di PT. XYZ Logistik yaitu:

13

Tabel 1.2 Jumlah Forklift Di WarehouseJenis Forklift A&G B C&I

Reach Truck

R-16 (1.5 ton)Double Deep

1 1 1

R-20 (2 ton)Single Deep

1 - 1

Counter Balance E-15 - 1 -(8 level) E-25 1 - 1

Pallet Mover

T-20 2 2 2T-24 2 - -Hand Jack - - -PE 4000 - - 2

CrownR 5200 S 1 - 1J - 1 -

Fork Lift Diesel Gerindra - - 1Sumber: Data Perusahaan (2009)

Struktur Organisasi Departemen Warehouse

Gambar 1.6 Struktur Organisasi Departemen WarehousePT. XYZ Logistik

Sumber: Data Perusahaan (2009)

Departemen Warehouse dipimpin oleh seorang warehouse manager

yang membawahi lima orang supervisor yaitu supervisor

warehouse A dan G; supervisor warehouse B, E, J, dan K; supervisor

warehouse TW; supervisor warehouse C dan I; dan supervisor

14

warehouse BCA. Semuanya membawahi asisten supervisor,

operator, checker, dan loader sebagai tenaga harian. Total jumlah

pekerja yang terdapat di Departemen Warehouse sebanyak 51

pekerja tetap dan 34 tenaga harian. Deskripsi pekerjaan supervisor,

assistant supervisor, operator, checker, loader di Lampiran B.

Departemen Transportasi

Departemen Tranportasi dibagi menjadi dua yaitu bidang

tranportasi operasional dan bidang transportasi administrasi.

Gambar 1.7 merupakan struktur organisasi Departemen

Transportasi di PT. XYZ Logistik

Gambar 1.7 Struktur Organisasi Departemen Transportasi PT. XYZ Logistik

Sumber: Data Perusahaan (2009)

Departemen Transportasi dipimpin oleh seorang manajer

transportasi yang membawahi dua orang supervisor yaitu

supervisor operasional transportasi dan supervisor administrasi

transportasi. Supervisor operasional transportasi membawahi

asisten supervisor operasional transportasi. Asisten supervisor

operasional transportasi membawahi loket dan planner

(pengaturan barang dan ketersedian truk untuk mengirimkan

15

barang ke customer). Supervisor administrasi transportasi

membawahi asisten supervisor administrasi transportasi. Asisten

supervisor administrasi transportasi membawahi billing dan POD

(Proof of Delivery) & claim. Deskripsi pekerjaan supervisor, assistant

supervisor, loket, planner, billing, dan POD & claim di Lampiran C.

Departemen transportasi operasional merupakan sumber daya

yang secara efektif terintegrasi dalam pengiriman barang dengan

bertujuan untuk memastikan barang milik pelanggan dapat

dikirimkan secara baik sesuai persyaratan dengan mencakup

pengiriman barang milik pelanggan ke dan dari warehouse sebagai

berikut:

a. Pengiriman ke warehouse

- Departemen Transportasi menerima informasi Job

Confirmation dari Departemen Sales dan Marketing melalui

Divisi Operasi mengenai lingkup pengiriman serta

melakukan persiapan yang diperlukan.

- Permintaan pelanggan mengenai pengiriman akan

disampaikan melalui CSS (Customer Service and Support)

atau sistem Warehouse Management System (exceed).

- Bagian Transportasi akan menyerahkan SPB (Surat

Pengantar Barang) ke Forwarder yang ditunjuk dan

memonitor pelaksanaannya hingga tiba.

b. Pengiriman dari warehouse

- Permintaan pelanggan mengenai pengiriman akan

disampaikan melalui CSS atau sistem Warehouse

16

Management System (exceed) dan khusus untuk cabang,

menyerahkan DO (Delivery Order).

- Departemen Transportasi membuat rencana pengiriman

barang dan mencetak TSR (Transport Summary Report) serta

CPL (Consolidated Pick List) untuk diserahkan kepada

Forwarder yang ditunjuk.

- Forwarder menunjukkan Time Slip, TSR, CPL yang

diterimanya ke administrasi loket untuk proses timbang

kendaraan dan selanjutnya melakukan proses muat di

gudang.

- Setelah proses muat, administrasi loket akan menimbang

kendaraan dan mencetak DO.

- Forwarder akan menyerahkan POD (Proof of Delivery) yang

telah disetujui customer kepada Departemen Transportasi.

Jenis dan jumlah transportasi yang dimiliki oleh departemen

transportasi adalah sebagai berikut:

Tabel 1.3 Jenis dan Jumlah Tranportasi PT. XYZ LogistikJenis PT. XYZ Express JKM MPM Akbar Unitama CTLL 300 1 - - - - -CDE 7 2 - - - -CDD 10 7 3 - - -Fuso 3 - - - - -Build Up - - - 7 1 3Jumlah 21 9 3 7 1 3

Sumber: Data Perusahaan, 2009

Di samping itu, departemen transportasi memiliki rute dalam

pengiriman DO dan lama pengiriman sebagai berikut:

17

Tabel 1.4 Rute Pengiriman Barang Departemen TransportasiDari Ke Waktu (hari)

PT. XYZ Logistik(Cibitung)

Jakarta City Area 1Jakarta Outer Area 1Merak/Anyer/ Cilegon 1Sukabumi 1Bandung (DayeuhKolot) 1Kerawang 1Surabaya 2Gresik 2Sidoarjo 2Sleman 2Semarang 2Medan 4

Sumber: Data Perusahaan (2009)

Daerah Jakarta City Area dibagi menjadi tiga bagian yaitu:

- Area Tangerang : Mauk, Jatiuwung, Parung, Tangerang Kota.

- Area Selatan : Depok, Cimanggis, Sawangan.

- Area Timur : Cikampek.

Dan daerah Jakarta Outer Area dibagi menjadi tiga bagian yaitu:

- Area Tangerang : Cikande, Serang, Cikupa, Balaraja.

- Area Selatan : Bogor Kota, Sentul, Kedung Haling.

- Area Timur : Subang Kota, Purwakarta.

1.3 Unit Analisis

Departemen Warehouse dan Departemen Transportasi akan dibahas

dalam proyek akhir ini. Kedua departemen ini memiliki suatu KPI

(Key Performance Indicator) yang dievaluasi setiap tahun per semester.

Tabel 1.5 merupakan target KPI dalam Departemen Wareshouse dan

Departemen Transportasi.

18

Tabel 1.5 KPI Departemen Warehouse dan Departemen TransportasiDepartemen KPI Target

Warehouse1. Produktivitas2. Inventory Accuracy3. Defect

0.7 ton/man.hour≤ 10 %≤ 5 %

Transportasi

1. DIFOT (Delivery In Full On Time)2. On Time Delivery3. On Time POD (Proof of Delivery)4. Defect 5. Damage

98 %

95 %95%

≤ 5 %≤ 1 %

Sumber: Data Perusahaan (2009)

KPI tersebut dijelaskan sebagai berikut:

Departemen Warehouse

a. KPI Produktivitas

Produktivitas merupakan pengukuran kemampuan pekerja setiap

jam dalam jumlah berat (ton) per man hour. Rumus untuk

mendapatkan produktivitas adalah:

absen/ijinKerjaJam x PekerjaJumlah (

Jumlah tasProduktivi

timeover

inboundoutbound

Man hour adalah jumlah total waktu kerja yaitu 7 jam (Senin –

Jumat) dan 5 jam (Sabtu) dalam 2 shift juga termasuk over time

sesuai kebutuhan. Rata – rata KPI produktivitas Departemen

Warehouse PT. XYZ Logistik tahun 2008 telah mencapai 0.76

dengan target KPI yang distandarisasi oleh perusahaan

berdasarkan ISO 14001 yaitu 0.70. Pencapaian target KPI

produktivitas tahun 2008 sebesar 75%, di mana pada bulan

Januari, April, dan Juni masih belum mencapai target KPI sebesar

0.70. Hal ini dapat dilihat pada Gambar 1.8.

19

0.64

0.98

0.70.72

0.91

0.84

0.9

0.8

0.7

0.6

0.7

0.63

0.50

0.60

0.70

0.80

0.90

1.00

Jan

08

Feb

08

Mar

08

Apr

08

Mei

08

Jun

08

Jul 0

8

Ags

t 08

Sept

08

Okt

08

Nov

08

Des

08

Bulan

ton/

man

.hou

r

Target Aktual

Gambar 1.8 KPI Produktivitas Departemen WarehouseSumber: Data Perusahaan (2009)

b. KPI Inventory Accuracy

Inventory accuracy merupakan perhitungan inventory sesuai fisik

yang di-cross check dengan sistem setiap minggu pada hari Sabtu

dan jika terjadi selisih maka dilakukan perhitungan kembali

dengan meneliti penyebab selisih jumlah yang terjadi.

Rumus untuk mendapatkan inventory accuracy adalah:

%100

SistemSecaraBarang

LokasiSeusaiBarang%100 xAccuracyInventory

Rata – rata KPI Inventory Accuracy PT. XYZ Logistik selama tahun

2008 mencapai 1.01% dengan target KPI yang distandarisasi oleh

perusahaan berdasarkan ISO 14001 yaitu kurang dari 10%. Di

mana, tingkat akurasi pemindahan barang sangat penting dalam

menjaga kepuasan pelanggan. Hal ini dapat dilihat pada Gambar

1.9.

20

0.77%1.12%1.50%1.72%0.99%1.20%1.62%

0.88%0.37% 0.65% 0.42% 0.84%

0%

2%

4%

6%

8%

10%

Jan

08

Feb

08

Mar

08

Ap

r 08

Mei

08

Jun

08

Jul 0

8

Ags

t 08

Sep

t 08

Okt

08

Nov

08

Des

08

Bulan

Cyc

le C

ount

Target Aktual

Gambar 1.9 KPI Inventory Accuracy Departemen WarehouseSumber: Data Perusahaan (2009)

c. KPI Defect

Defect merupakan penyebab kerusakan barang yang disebabkan

oleh barang yang dikirimkan kepada customer dan barang yang

diterima di warehouse. Rumus untuk mendapatkan defect adalah:

%100

DO&PO

DO&PO%100 x

Total

DefectDefect

Defect Warehouse merupakan penyebab kerusakan barang yang

disebabkan oleh barang yang masuk ke gudang dari supplier

berupa PO (Purchase Order) dan barang yang keluar dari gudang

berupa DO (Delivery Order) yang disebabkan oleh miss handling

operasional yang kemudian barang tersebut akan diletakkan di

lokasi damage atau insurance. KPI tingkat kerusakan barang PT.

XYZ Logistik mencapai 1.06% dengan target KPI yang

distandarisasi oleh perusahaan berdasarkan ISO 14001 yaitu

kurang dari 5%. Hal ini dapat dilihat pada Gambar 1.10.

21

1.29%

0.71%0.64%0.88%

1.31%

1.08%0.94%0.96%

1.96%

0.93%

1.42%

0.62%0%

1%

2%

3%

4%

5%

Jan

08

Feb

08

Mar

08

Apr

08

Mei

08

Jun

08

Jul 0

8

Ags

t 08

Sept

08

Okt

08

Nov

08

Des

08

Bulan

Def

ect

Target Aktual

Gambar 1.10 KPI Defect Departemen WarehouseSumber: Data Perusahaan (2009)

Departemen Transportasi

a. KPI DIFOT (Delivery in Full On Time)

DIFOT merupakan pengukuran pengiriman barang dari PT. XYZ

Logistik sampai customer dengan tepat waktu dan sesuai dengan

DO (Delivery Order) seperti sesuai spesifikasi, jumlah, dan WOR

(Work Order Request). Rumus untuk mendapatkan DIFOT adalah:

%100DOTotal

AktualDIFOTTotalDIFOT x

Rata – rata KPI DIFOT pada Departemen Transportasi tahun 2008

yaitu 93.84%, sedangkan KPI yang distandarisasi oleh perusahaan

berdasarkan ISO 14001 yaitu 98%. Pencapaian target KPI DIFOT

tahun 2008 sebesar 33.33%, di mana dalam 9 bulan masih belum

mencapai target KPI 98%. Hal ini dapat dilihat pada Gambar 1.11.

22

93.55%91.67%92.64%93.67%

80.91%

98.69%

85.23%

97.90%98.31%98.47%98.04%

97.01%

80%

85%

90%

95%

100%

Jan

08

Feb

08

Mar

08

Apr

08

Mei

08

Jun

08

Jul 0

8

Ags

t 08

Sept

08

Okt

08

Nov

08

Des

08

Bulan

DIF

OT

Target Aktual

Gambar 1.11 KPI DIFOT Departemen TransportasiSumber: Data Perusahaan (2009)

b. KPI On Time Delivery

On time delivery merupakan pengukuran ketepatan waktu barang

yang dikirimkan dari PT. XYZ Logistik. Rumus untuk

mendapatkan on time delivery adalah:

%100DOTotal

Totalx

DeliveryTimeOnDeliveryTimeOn

Rata – rata KPI On time delivery pada Departemen Transportasi

tahun 2008 yaitu 93.40%, sedangkan KPI yang distandarisasi

oleh perusahaan berdasarkan ISO 14001 yaitu 95%. Pencapaian

target KPI on time delivery tahun 2008 sebesar 50%, di mana

dalam 6 bulan masih belum mencapai target KPI 95%. Hal ini

dapat dilihat pada Gambar 1.12.

85.70%

81.41%

94.46%92.78%93.67%93.72%

98.92%98.64%99.05%98.69%

98.41%97.40%

80%

85%

90%

95%

100%

Jan

08

Feb

08

Mar

08

Apr

08

Mei

08

Jun

08

Jul 0

8

Ags

t 08

Sept

08

Okt

08

Nov

08

Des

08

Bulan

On

Tim

e D

eliv

ery

Target Aktual

Gambar 1.12 KPI On Time Delivery Departemen TransportasiSumber: Data Perusahaan (2009)

23

c. KPI On Time POD (Proof of Delivery)

On time POD merupakan pengukuran ketepatan waktu

pengembalian DO dari pihak transporter setelah mengirimkan

barang dan membawa kembali DO yang sudah ditandatangi dan

dicap oleh customer PT. XYZ untuk penagihan kepada customer

dan transporter. Rumus untuk mendapatkan POD adalah:

%100DOTotal

WaktuTepatKembaliYangDOTotalPOD x

Rata – rata KPI On time POD pada Departmen Transportasi tahun

2008 telah mencapai 95.14% dengan target KPI yang

distandarisasi oleh perusahaan berdasarkan ISO 14001 yaitu 95%.

Hal ini dapat dilihat pada Gambar 1.13.

96.70%96.46%97.18%

94.36%

90.98%

99.37%

91.14%93.45%

95.19%97.47%

92.03%

97.57%

85%

90%

95%

100%

Jan

08

Feb

08

Mar

08

Apr

08

Mei

08

Jun

08

Jul 0

8

Ags

t 08

Sept

08

Okt

08

Nov

08

Des

08

Bulan

Ket

epat

an P

OD

Target Aktual

Gambar 1.13 KPI On Time POD Departemen TransportasiSumber: Data Perusahaan (2009)

d. KPI Defect

Defect merupakan penyebab kerusakan barang yang disebabkan

oleh barang yang dikirimkan kepada customer. Rumus untuk

mendapatkan defect delivery adalah:

24

%100

DOTotal

DO%100 x

DefectDeliveryDefect

Rata – rata KPI defect delivery pada Departmen Transportasi tahun

2008 mencapai 0.65%. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa

target KPI defect delivery telah memenuhi target KPI yang

distandarisasi oleh perusahaan berdasarkan ISO 14001 yaitu

kurang dari 5%. Hal ini dapat dilihat pada Gambar 1.14.

1.24%1.46%1.34%

0.05%0.40% 0.37%0.01%

0.84% 0.74%0.56%

0.23% 0.61%

0%

1%

2%

3%

4%

5%

Jan

08

Feb

08

Mar

08

Apr

08

Mei

08

Jun

08

Jul 0

8

Ags

t 08

Sept

08

Okt

08

Nov

08

Des

08

Bulan

Def

ect

Del

iver

y

Target Aktual

Gambar 1.14 KPI Defect Delivery Departemen TransportasiSumber: Data Perusahaan (2009)

e. KPI Damage

Damage merupakan pengukuran kecelakan saat mengirimkan

barang kepada customer. Rumus untuk mendapatkan damage

adalah:

%100

DOTotal

DO%100 x

DamageDamage

Rata – rata KPI damage pada Departmen Transportasi tahun 2008

mencapai 0.09%. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa target

KPI damage telah memenuhi target KPI yang distandarisasi oleh

perusahaan berdasarkan ISO 14001 yaitu kurang dari 1%. Hal ini

dapat dilihat pada Gambar 1.15.

25

0.00%

0.35%

0.06%0.05%0.19%

0.00%0.14%

0.00%0.11%0.00%0.06%

0.17%

0.00%

0.20%

0.40%

0.60%

0.80%

1.00%

Jan

08

Feb

08

Mar

08

Apr

08

Mei

08

Jun

08

Jul 0

8

Ags

t 08

Sept

08

Okt

08

Nov

08

Des

08

Bulan

Dam

age

Target Aktual

Gambar 1.15 KPI Damage Departemen TransportasiSumber: Data Perusahaan (2009)

1.4 Isu Bisnis

PT. XYZ Logistik mengalami persaingan bisnis yang semakin

meningkat dan berkembang dengan kompetitor dalam bentuk

pelayanan kepada pelanggan. PT. XYZ Logistik berusaha

meningkatkan dan memperbaiki kinerja operasional yang lebih

efisien dan efektif dengan melakukan evaluasi indikator kinerja (Key

Performance Indicator) pada bidang warehouse dan transportasi. Dalam

proyek akhir ini, evaluasi indikator kinerja yang dilakukan adalah

perhitungan waktu berapa lama dalam setiap proses yang ada dalam

proses bongkar muat barang dari awal sampai akhir proses termasuk

proses di dalam gudang yang bertujuan untuk mengetahui seberapa

besar kemampuan kinerja perusahaan walaupun hal ini masih

dirasakan masih kurang didukung dengan sistem teknologi yang

memadai. Hal ini untuk meningkatkan produktivitas warehouse yang

sudah mencapai target 0.70 tetapi masih dirasakan kurang produktif

oleh manajer warehouse dan pihak perusahaan. Selain itu dilakukan

evaluasi indikator kinerja Delivery in Full On Time dan On Time

Delivery yang masih belum mencapai target. Tabel 1.6 merupakan

26

target KPI yang belum dicapai pada Departemen Transportasi dan

usulan peningkatan target KPI pada Departemen Wareshouse.

Tabel 1.6 KPI Target dan Aktual Departemen Warehouse dan Transportasi

Departemen KPI Target Actual GAP

Warehouse

1. Produktivitas

2. Inventory Accuracy

3. Defect

0.7 ton/man.hour

≤ 10 %

≤ 5 %

0.76 ton/man.hour

1.01 %

3.42 %

Usulan peningkatan target

-

-

Transportasi

1. DIFOT (Delivery In Full On Time)

2. On Time Delivery

3. On Time POD (Proof of Delivery)

4. Defect 5. Damage

98 %

95 %

95%

≤ 5 %≤ 1 %

93.84%

93.40 %

95.16 %

0.65 %0.09 %

4.16%

1.60%

-

--

Sumber: Data Perusahaan, 2009