BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Pada era globalisasi dewasa ini, dimana dunia semakin

terasa sempit karena kemajuan teknologi, terutama di bidang

informasi, komunikasi dan teknologi, terlihat tuntutan tugas bagi

semua pihak yang semakin meningkat dan semakin berat.

Proses pelaksanaan administrasi dapat dipercepat dan

dipertepat serta praktis dengan memanfaatkan kemajuan ilmu

pengetahuan dan teknologi tersebut, di samping dengan

menggunakan cara kerja yang sesuai dengan prinsip-prinsip

administrasi, organisasi dan manajemen yang moderen.

Administrasi, organisasi dan manajemen yang moderen itu

hanya dapat terwujud apabila manusia sebagai pelaksanannya

berpikiran moderen dan maju atau disebut juga manusia moderen.

Manusia moderen adalah mereka yang sadar dan berusaha

meningkatkan mutu hidupnya. Ilmu Office Management adalah ilmu

yang sangat penting dipelajari dan dipahami. Ilmu Office

Management ini sangat besar menfaatnya terutama bagi pimpinan

dalam suatu kantor atau instansi. Seperti kita ketahui bahwa kantor

1

2

merupakan tempat berkumpulnya para pegawai yang

melakukan kegiatan-kegiatan dalam kantor. Oleh karena itu kantor

akan menjadi penting bagi suatu organisasi, karena administrasi

kantor dapat melancarkan jalannya kegiatan kantor.

Organisasi dalam pencapaian tujuan ada kalanya jauh dari

yang diharapkan, tetapi ada kalanya diakhiri dengan hasil yang

optimal. Hal ini tergantung dari administrasi yang dijalankan oleh

tiap-tiap perusahaan. Agar pelaksanan kegiatan kantor dapat

berjalan dengan baik diperlukannya administrasi perkantoran.

Disini adalah rangkaian aktivitas perkantoran yang

mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,

pengawasan, pengendalian serta penyelenggaraan pekerjaan

kantor. Pekerjaan kantor ini berkenaan dengan pembuatan surat,

penyampaian keterangan, laporan-laporan dan pengarsipan. Bila

administrasi kantor kurang mendapat perhatian akan mengakibatkan

kerugian pada perusahaan tersebut. Salah satu kerugiannya adalah

memperlambat proses pemberian informasi yang diperlukan. Dengan

adanya pelaksanaan administrasi kantor yang benar maka akan

menguntungkan perusahaan itu sendiri. Sebab membantu

tercapainya aktivitas dari rencana yang sudah ditetapkan

sebelumnya. Administrasi perkantoran merupakan kegiatan yang

berkaitan dengan penanganan informasi yang diperlukan oleh

pimpinan dalam proses pengambilan keputusan yang menyangkut

3

kepentingan dan tujuan organisasi. Selain itu juga administrasi

perkantoran merupakan pusat komunikasi yang sangat penting untuk

seluruh unit yang ada didalam organisasi.

Dengan adanya komunikasi yang baik didalam suatu

organisasi maka penyimpangan pelaksanaan pekerjaan yang

dilakukan dapat dikurangi, sedangkan pada pemberian informasi

dapat diberikan dengan cepat dan tepat serta tujuan mempelancar

aktivitas serta meningkatkan mutu pekerjaan dari setiap anggota

yang ada didalam organisasi tersebut, semua ini tergantung dari

kegiatan administrasi perkantoran yang dilakukan secara efisien dan

efektif. Moekijat, (2001). Semua perusahaan mempunyai

administrasi kantor, tetapi setiap perusahaan pasti mempunyai tata

cara administrasi yang berbeda. Tentu saja setiap perusahaan

mempunyai alasan yang berbeda dalam menyikapi perbedaan

prosedur dan tata cara administrasi. Administrasi kantor merupakan

suatu hal yang sangat vital bagi perusahaan karena untuk

mengukur baik atau tidaknya suatu perusahaan salah satunya dapat

dilihat melalui administrasi kantor. Administrasi perkantoran

mempunyai fungsi yang sangat penting dalam suatu perkantoran

organisasi lainnya, karena tugas-tugas yang dilakukan didalamnya

sangat berpengaruh terhadap pencapaian tujuan kantor tersebut.

Administrasi perkantoran yang ada pada suatu organisasi

harus dapat berperan dengan baik dan lancar, sehingga diharapkan

4

dapat menjamin efisiensi kegiatan organisasi, membantu kelancaran

perkembangan organisasi serta dapat menyediakan keterangan-

keterangan yang dibutuhkan oleh kantor. Peranan administrasi

perkantoran sangat penting pada suatu kantor yang berfungsi

sebagai alat mencapai tujuan organisasi. Administrasi kantor

merupakan sarana bagi organisasi untuk dapat berkembang dengan

baik, sebab segala sesuatu yang dilakukan di dalam organisasi atau

perusahaan harus berhubungan dengan administrasi. Kegiatan yang

biasanya dilakukan administrasi perkantoran adalah mengurus dan

melaksanakan administrasi perkantoran, diantaranya menghimpun,

mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan

data dan informasi yang dibutuhkan oleh kantor tersebut. Soenarto,

(2001).

Berdasarkan penjelasan di atas dapat diketahui bahwa

administrasi perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dan

utama dalam suatu organisasi di mana keberhasilan dalam

pencapaian tujuan organisasi sangat ditentukan oleh administrasi

yang baik. Administrasi kantor yang baik memegang peranan penting

dalam menentukan arah maupun ukuran untuk menilai sampai

seberapa jauh usaha yang sudah dilaksanakan maupun yang sudah

berhasil. Jadi, tanpa dukungan administrasi yang baik, aktivitas suatu

organisasi akan terganggu.

5

Sehubungan dengan hal tersebut diatas, penulis terdorong

untuk melihat dan mengetahui tentang kinerja serta peranan

administrasi kantor dalam mendukung keberhasilan pencapaian

tujuan pada Pembuatan Laporan Praktek Sistem Ganda, sehingga

penulis tertarik memilih judul penelitian ini yaitu “PERANAN

SEKRETARIS DALAM MENANGANI ADMINISTRASI DI KANTOR

UPTD DINAS PENDIDIKAN KECAMATAN PELABUHANRATU”

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, maka Penyusun

mengidentifikasi masalah laporan kegiatan Prakerin ini diantaranya

yaitu,

1.2.1 Bagaimana Peran Sekretaris di Kantor UPTD kec.

Palabuhanratu ?

1.2.2 Bagaimana cara pengadministrasian di Kantor UPTD kec.

Palabuhanratu ?

1.2.3 Bagaimana peran sekretaris dalam cara pengadministrasian

kantor di Kantor UPTD kec. Palabuhanratu ?

1.3 Batasan Masalah

Berdasarkan identifikasi Masalah diatas, Penyusun akan

membatasi masalah laporan ini yaitu “Peranan Sekretaris dalam

Pengadministrasian Kantor di UPTD Kec. Palabuhanratu?

6

1.4 Maksud dan Tujuan Penelitan

1.4.1 Maksud

1.4.1.1 Ingin mengetahui bagaimana prosedur pengelolaan

surat yang ada di UPTD Pendidikan Palabuhanratu.

1.4.1.2 Ingin mengetahui bagaimana dan seperti apa surat

masuk dan surat tugas mengenai pendidikan.

1.4.2 Tujuan

1.4.2.1 Untuk mengetahui bagaimana Prosedur

Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Di

Kantor UPTD Pendidikan Palabuhanratu Kec.

Palabuhanratu.

1.4.2.2 Untuk mengetahui apa saja yang ada dalam tugas

di Kantor UPTD Pendidikan Palabuhanratu.

1.5 Kegunaan Penelitian

Kegunaan penelitian ini adalah :

1.5.1 Untuk mengetahui bagaimana peran Sekretaris dalam cara

Pengadministrasian kantor di Kantor UPTD kec.

Palabuhanratu ?

1.5.2 Untuk mengetahui bagaimana pengadministrasian dengan

benar di Kantor UPTD kec. Palabuhanratu ?

7

1.5.3 Untuk mengetahui bagaimana cara pengadministrasian

kantor di Kantor UPTD kec. Palabuhanratu ?

1.6 Teknik Pengumpulan Data

Metode yang digunakan dalam pengumpulan data untuk

membuat laporan tugas akhir ini antara lain :

1.6.1 Riset lapangan

yaitu riset yang dilakukan dengan cara mendatangi

tempat kerja praktek dan pengumpulan datanya dilakukan

langsung melalui responden

1.6.2 Observasi

yaitu dengan cara melakukan pengamatan langsung

dan memperhatikan serta meneliti proses pekerjaannya

1.6.3 Wawancara

yaitu melakukan Tanya jawab langsung kepada pihak

yang berkepentingan.

1.6.4 Perpustakaan

yaitu dilakukan dengan cara membaca buku-buku

yang ada di perpustakaan dan sumber lain yang

berhubungan dengan objek permasalahan yang dibahas.

8

1.7 Tempat Dan Waktu Penelitian

1.7.1 Tempat Penelitian

Tempat Penelitian kegiatan Pendidikan Sistem Ganda

(PSG)/Prakerin dilaksanakan di Kantor UPTD Kec.

Palabuhanratu

1.7.2 Waktu Penelitian

Waktu Penelitian kegiatan Pendidikan Sistem Ganda

(PSG)/Prakerin dilaksanakan pada Tanggal 20 Januari s.d 14

Maret 2015.