1

BAB I

PENDAHULUAN

Pada bagian pendahuluan ini akan dijelaskan mengenai latar belakang dilakukannya

penelitian, pengidentifikasian masalah yang ada, rumusan masalah, batasan masalah,

asumsi, tujuan dan manfaat penelitian.

1.1 Latar Belakang

Seiring dengan akan mulai berlakunya pasar bebas tahun 2015 mendatang yang

diprediksi akan membuat persaingan bisnis dalam negeri semakin ketat, industri di

Indonesia akan dihadapkan pada persaingan global. Persaingan bisnis juga terjadi pada

industri karoseri di Indonesia, sejak tahun 2012 sejumlah industri karoseri di Indonesia

mulai menambah kapasitas produksi sampai dengan 15%. Untuk dapat memenuhi

kapasitas produksi yang meningkat, industri karoseri harus mampu untuk lebih

meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerjanya. Peningkatan kapasitas produksi ini tidak

lepas dari peranan mesin produksi sebagai aset utama suatu perusahaan. Said (1980)

dalam Fachrurrozi (2002) menyatakan bahwa mesin-mesin produksi merupakan faktor

produksi yang berfungsi mengkonversi bahan baku menjadi bahan setengah jadi atau

barang jadi pada perusahaan. Pentingnya peranan mesin produksi mengharuskan suatu

perusahaan menjaga performansi mesin produksi yang dimilikinya agar selalu optimal

dengan cara perawatan mesin.

Perawatan adalah suatu kombinasi dari setiap tindakan yang dilakukan untuk

menjaga suatu barang dalam, atau untuk memperbaiki sampai suatu kondisi yang bisa

diterima (Corder, 1988:4). Perawatan mesin merupakan suatu permasalahan yang masih

tergolong rumit karena di dalamnya terdapat beberapa faktor yang saling berkaitan,

diantaranya seperti tenaga kerja/karyawan, mesin-mesin, penjadwalan, sparepart, serta

jenis perawatan/tugas yang dilakukan. Berkaitan dengan meningkatnya kapasitas

produksi, maka rutinitas produksi setiap mesin juga akan bertambah. Hal ini dapat

menyebabkan menurunnya performansi mesin dan mesin mudah rusak apabila tidak

dilakukan perawatan mesin secara rutin. Di sisi lain ketika performansi mesin mengalami

penurunan, kapasitas produksi yang dijadwalkan tidak dapat dipenuhi tepat waktu

sehingga dapat menyebabkan pengurangan tingkat produktifitas suatu perusahaan yang

mengakibatkan kerugian bagi perusahaan.

2

PT. Adi Putro Wirasejati (PT. APW) merupakan salah satu karoseri yang bergerak

dalam bidang pembentukan body kendaraan bus dan minibus. Minibus kecil berkapasitas

9-17 orang adalah jenis minibus yang paling banyak dibuat oleh pabrik karoseri ini,

sedangkan untuk jenis bus yang paling banyak dikerjakan adalah bus-bus kelas eksekutif

yang berkapasitas 20-40 orang. Beberapa produk otomotif seperti Isuzu, Elf, bus Hino,

Scania dan bus Mercedez-Benz membuatkan body untuk kendaraan mereka di PT. APW.

Sistem produksi yang diterapkan PT. APW adalah make to order, yang artinya

perusahaan melakukan produksi ketika mendapat order saja. PT. APW mempunyai target

produksi dengan rata-rata 5 unit bus dan 3 minibus setiap harinya. Banyaknya permintaan

yang masuk menyebabkan produksi yang terus berjalan setiap harinya di PT. APW

sehingga harus diimbangi dengan perawatan mesin. Oleh karena itu, departemen

maintenance ditugaskan melakukan perawatan mesin secara untuk mengurangi

kerusakan mesin secara tiba-tiba saat produksi sedang berlangsung.

PT. APW menetapkan dua bagian mesin produksi, mesin mekanik dan mesin

elektronika. Mesin mekanik merupakan mesin produksi utama yang berukuran besar

untuk membuat komponen utama rangka dan body kendaraan seperti mesin press, mesin

cutting, vacoom forming dan sebagainya. Sedangkan mesin elektronika merupakan mesin

yang berukuran kecil daripada mesin mekanik yang berfungsi untuk assembly komponen-

komponen yang telah dibuat oleh mesin mekanik seperti mesin las. Departemen

maintenance menangani kerusakan pada dua bagian mesin produksi tersebut, namun

jadwal perawatan preventif mesin hanya dilakukan pada mesin mekanik. Sedangkan

perawatan yang dilakukan pada mesin elektronika adalah perawatan korektif yaitu

perawatan dilakukan ketika mesin mengalami kerusakan. Perbedaan tindakan perawatan

yang diterapkan pada kedua mesin produksi ini disebabkan kerusakan mesin mekanik

lebih fatal daripada kerusakan mesin elektronika. Jika mesin mekanik mengalami

kerusakan maka mesin berhenti beroperasi hingga kerusakan tersebut dapat diatasi,

sedangkan ketika mesin elektronika mengalami kerusakan maka mesin elektronika yang

rusak digantikan dengan mesin elektronika cadangan atau yang baru. Oleh karena itu,

penelitian ini akan membahas pada mesin produksi mekanik dimana jadwal preventif

yang dijadwalkan sering mengalami keterlambatan.

Selama ini sistem manajemen perawatan preventif mesin mekanik pada departemen

maintenance PT. APW sering tidak sesuai dengan rencana yang dijadwalkan. Berikut

data sample perbedaan tanggal perencanaan dan tanggal aktual tindakan perawatan mesin

yang dilakukan periode Januari-Juli 2013 pada Tabel 1.1.

3

Tabel 1.1 Tanggal Perencaan dan Tanggal Aktual Tindakan Perawatan Mesin

Tanggal

Perencanaan Nama Tindakan Nama Mesin Tanggal Aktual

20 Januari 2013 Pasang Current Transformer (CT) panel 690 kVA

Crane Nippon 24 Februari 2013

17 Februari 2013 Setting mesin Crane Nippon 14 April 2013

10 Maret 2013 Balik pisau Cutting Edward 31 Maret 2013

17 Maret 2013 Ganti filter Oven Blowtherm 31 Maret 2013

21 April 2013 Kuras tagrak Tagrak Hildebrand 05 Mei 2013

25 Mei 2013 Kuras tagrak Tagrak Hildebrand 09 Juni 2013

16 Juni 2013 Perbaikan radial bor Drilling DPRK 30 Juni 2013

07 Juli 2013 Bersihkan primair booth bus Oven Adi Putro 15 September 2013

28 Juli 2013 Ganti filter Oven Guang Lie 15 September 2013

Sumber: PT. Adiputro Wirasejati

Berdasarkan Tabel 1.1 dapat dilihat bahwa selama ini tindakan perawatan mesin yang

direncanakan oleh departemen maintenance PT. APW sering mengalami keterlambatan.

Keterlamatan jadwal perawatan mesin disebabkan karena departemen maintenance PT.

APW tidak mempunyai sistem penyajian informasi yang baik dan sistem masih dilakukan

secara manual. Data mesin, history kerusakan mesin dan jadwal perawatan mesin yang

saling terkait tidak terkomputerisasi dengan baik menyebabkan informasi menjadi tidak

akurat. Selain itu, belum ada tindakan pengingat untuk tindakan perawatan yang belum

dilakukan. Keterlambatan perawatan mesin ini dapat mengakibatkan beberapa mesin

shutdown secara tiba-tiba ketika produksi berlangsung, sedangkan untuk memperbaiki

mesin dapat memakan waktu yang lama. Mesin yang secara tiba-tiba mengalami

shutdown saat produksi berlangsung dapat merugikan PT.APW karena target produksi

perusahaan tidak dapat terpenuhi dengan tepat.

Selain permasalahan diatas, adapun permasalahan lainnya yang sering terjadi pada

departemen maintenance PT. APW adalah ketersediaan sparepart mesin yang sering

tidak ada saat dibutuhkan dan pencarian sparepart yang dibutuhkan memerlukan waktu

lama. Dalam hal ini, sistem informasi manajemen inventory sparepart yang ada di PT.

APW masih belum terotomasi dengan komputer. Sistem pencatatan yang dilakukan

secara manual di atas kertas pada data sparepart yang masuk ataupun keluar

menyababkan informasi stok sparepart tidak akurat sehingga sparepart sering tidak ada

ketersediaannya. Permasalahan lainnya adalah belum adanya kodefikasi pada mesin,

komponen dan sparepart yang terintegrasi menyebabkan perlunya waktu yang lama

dalam pencarian sparepart yang akan digunakan.

Secara ringkas dan jelas, untuk mengetahui kelemahan-kelamahan sistem yang ada

di PT. APW digunakan analisa PIECES (Performance-Information-Economy-Control-

4

Efficiency-Service) yang dikemukakan oleh Wetherbe (1994). Berikut analisa PIECES

pada sistem di departemen maintenance PT. APW yang dapat dilihat pada Tabel 1.2.

Tabel 1.2 Analisa PIECES Terhadap Sistem Lama di Departemen Maintenance

Jenis analisis Kelemahan Sistem Lama

Performance

Belum adanya pengolahan kompleksitas data serta pengkodean mesin,

komponen dan sparepart yang menyebabakan pengumpulan informasi

data untuk tidakan perawatan mesin memerlukan waktu lama.

Sulitnya menelusuri informasi yang dibutuhkan oleh SPV tentang data semua mesin, jadwal perawatan mesin dan kerusakan mesin.

Information

Sistem informasi yang ada tidak mudah diakses oleh SPV dan karyawan

maintenance karena pencarian data mesin, karyawan, sparepart

maupun jadwal perawatan mesin masih manual dan tidak terorganisir dengan baik.

Sistem yang ada belum menyediakan informasi tindakan harian

perawatan mesin yang harus dilakukan oleh karyawan.

Penyimpanan data yang masih manual menyebabkan beberapa data

dapat hilang dan tidak lengkap ketika dibutuhkan.

Data belum terintegrasi antara data yang satu dengan yang lainnya

menyebabkan terjadinya redudansi data.

Proses pencatatan data masih manual sehingga memakan waktu lama

dan rentan terjadinya kesalahan akibat human error.

Economy

Biaya operasional dan waktu yang dibutuhkan besar karena terdapat

biaya administrasi untuk pembuatan dokumen dengan kertas dan

penyimpanan secara manual.

Control

Sistem yang lama belum bisa mengontrol tindakan perawatan mesin,

apakah sudah dilakukan oleh karyawan atau belum.

Sistem yang lama belum dapat mengontrol jumlah sparepart agar jumlah sparepart tidak kurang dari batas jumlah minimal.

Belum adanya sistem yang mengatur data sehingga kemungkinan besar

dapat terjadinya kesalahan informasi tentang pengambilan keputusan

tindakan perawatan mesin.

Karyawan dapat mengakses semua data pada departemen maintenance

karena data tidak dilengkapi sistem keamanan.

Efficiency

Belum memanfaatkan teknologi yang ada, data masih dicatat secara

manual dan penyimpanan data secara manual membutuhkan tempat penyimpanan.

Sering terjadi redudansi data pada saat pencatatan dan pemrosesan data

sehingga menimbulkan waste pada waktu dan material.

Belum ada klasifikasi pengelompokkan sparepart menyebabkan waktu pencarian sparepart lama yang berakibat memperlambat kinerja

proses.

Services Pelayanan akan kebutuhan informasi dari beberapa data berlangsung lama karena data belum terintegrasi menjadi satu sehingga sistem tidak

fleksibel.

Berdasarkan Tabel 1.2, analisa PIECES yang telah dilakukan terhadap sistem lama

menunjukan bahwa sistem lama pada departemen maintenance PT. APW yaitu sistem

manual belum dapat mengolah kompleksitas data secara baik. Data yang ada belum

terintegrasi satu sama lain sehingga dapat menyebabkan redudansi data pada saat

5

pencatatan dan pemrosesan data. Accessibility data pada sistem lama masih sulit

dilakukan begitu pula dengan permintaan laporan untuk pihak manajerial secara cepat,

tepat dan akurat karena data belum terorganisasi dengan baik. Sistem manual yang ada

juga belum bisa melakukan kontrol terhadap tindakan perawatan mesin yang terlambat.

Selain itu, belum ada klasifikasi pengelompokkan sparepart pada departemen

maintenance menyebabkan waktu pencarian sparepart lama.

Kondisi yang terjadi pada departemen maintenance PT. APW ini kemudian

mendasari perlunya perancangan sistem informasi manajemen perawatan mesin untuk

departemen maintenance. Sistem informasi manajemen perawatan mesin ini akan

dibangun dengan didukung sistem database yang baik. Database merupakan suatu

koleksi data yang terorganisasi untuk melayani beragam aplikasi secara efisien dengan

mensentralisasi data dan meminimalisasi data berlebih (Laudon, 2011:313). Dengan

adanya sistem informasi manajemen perawatan mesin, maka aliran data manajemen

perawatan mesin dapat diakses kapanpun, lebih cepat, murah, serta mampu menurunkan

biaya atas kebutuhan penyimpanan informasi.

Salah satu prinsip pengelompokkan yang bisa dikembangkan dalam mendukung

perancangan database sistem manajemen informasi ini adalah Group Technology (GT),

yang merupakan suatu filosofi dalam manufaktur dimana komponen yang memiliki

kesamaan dapat dikelompokkan menjadi satu yang bertujuan untuk efisiensi. Dengan GT,

mesin dan sparepart yang ada akan diklasifikasikan dan dikodekan menurut kriteria dan

parameter yang ditentukan. Dari klasifikasi kode yang telah dibuat inilah, GT akan

berperan sebagai pendukung pembuatan database sistem informasi manajemen

perawatan mesin sehingga nantinya informasi mengenai data sparepart dapat langsung

ditelusuri berdasarkan kode yang telah dirancang. Klasifikasi pengkodean yang dirancang

pada penelitian ini nantinya bersifat universal agar dapat digunakan di perusahaan

karoseri lain yang mempunyai spesifikasi sistem yang serupa dengan PT.APW.

Selain itu, manfaat dan keuntungan dari konsep GT yang diterapkan untuk

membangun sistem database dengan membuat klasifikasi dan pengkodean dapat dilihat

dari keberhasilan beberapa peneliti sebelumnya yang menggunakan konsep ini. Yudistiro

(2012) mengembangkan sistem kodefikasi untuk memudahkan dalam mengidentifikasi

lokasi simpan part dan family part. Billo, dkk. (1987) juga mengembangkan integrasi

klasifikasi GT dan sistem database dengan teknik koding untuk mengodekan dan

mengklasifikasi produk berdasarkan kategori dari part, material dan konfigurasi serta

informasi yang dihubungkan dengan relasi database. Berdasarkan kedua penelitian

6

tersebut, kodefikasi menggunakan GT dapat membantu menyelesaikan permasalahan

kalsifikasi part berdasarkan kategori dari part dan GT dapat diintegrasikan dengan

database sehingga pengkodean dapat dilakukan lebih mudah.

Dengan mempertimbangkan semua faktor diatas, maka dirasa perlu dilakukan

penelitian pengembangan sistem informasi manajemen perawatan mesin pada

departemen maintenance PT. APW untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam

manajemen perawatan mesin.

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah disampaikan, permasalahan yang terdapat di

departemen maintenance PT. APW antara lain:

1. Penerapan sistem informasi manajemen perawatan mesin seperti data history mesin,

komponen mesin, data karyawan dan sparepart yang masih secara manual

menyebabkan accesibility data dan penyajian data menjadi tidak efisien.

2. Belum memanfaatkan aplikasi perangkat lunak database untuk mengolah data

kegiatan yang ada di departemen maintenance seperti manajemen penjadwalan

perawatan mesin dan penjagaan inventory sparepart.

3. Sering terjadi keterlambatan jadwal perawatan mesin dan tidak akuratnya informasi

ketersediaan jumlah sparepart yang kurang dari batas minimal.

4. Belum ada sistem pengelompokkan sparepart yang dapat mempermudah pencarian

informasi data sparepart dari suatu komponen mesin.

1.3 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang dan identifikasi masalah yang telah dipaparkan, maka

masalah yang terjadi dapat dirumuskan sebagai berikut:

1. Bagaimana mendesain database dan pengelompokan sparepart berbasis group

technology yang dapat dimanfaatkan sebagai sarana pendukung manajemen

perawatan mesin pada departemen maintenance?

2. Bagaimana merancang prototype sistem informasi perawatan mesin menggunakan

software database yang di dalamnya mencakup data mengenai beberapa faktor

penunjang kegiatan manajemen perwatan mesin?

3. Bagaimana melakukan uji coba terhadap prototype sistem manajemen perawatan

mesin yang dirancang dengan uji verifikasi, validasi dan uji prototype?

7

1.4 Batasan Masalah

Agar pembahasan pada penelitian supaya lebih terarah, maka batasan-batasan yang

terdapat pada penelitian sebagai berikut:

1. Penelitian dilakukan pada mesin-mesin produksi mekanik yang masih beroperasi.

2. Perancangan sistem informasi manajemen perawatan mesin dibatasi dalam level

prototype dengan menggunakan software database.

3. Hanya membahas sistem informasi mengenai kegiatan di departemen maintenance.

4. Data sparepart yang digunakan terbatas pada sparepart yang pernah dipesan oleh

PT. Adi Putro Wirasejati.

5. Tidak membahas penentuan jadwal perawatan mesin dan biaya perawatan mesin.

6. Tidak membahas sistem keamanan.

1.5 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari perancangan sistem informasi manajemen perawatan mesin yang

dibuat antara lain:

1. Mendesain database dan pengelompokan sparepart berbasis group technology yang

dapat dimanfaatkan sebagai sarana pendukung manajemen perawatan mesin pada

departemen maintenance.

2. Merancang prototype sistem informasi perawatan mesin menggunakan software

database yang di dalamnya mencakup data mengenai beberapa faktor penunjang

kegiatan manajemen perwatan mesin.

3. Melakukan uji coba terhadap prototype sistem manajemen perawatan mesin yang

dirancang dengan uji verifikasi, validasi dan uji prototype.

1.6 Manfaat Penelitian

Manfaat yang diharapkan dari penelitian yang dilakukan adalah sistem informasi

manajemen perawatan mesin yang dikembangkan dapat menjadi alternatif yang lebih

baik bagi perusahaan dari sistem manual yang dipakai sekarang ini sehingga dapat

mempermudah perusahaan dalam melakukan manajemen perawatan mesin dan dapat

meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam manajemen perawatan mesin.