BAB IPENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul

Pengembangan sumber daya manusia merupakan cara organisasi agar dapat

mempertahankan eksistensi kerja semua komponen organisasi. Sebuah organisasi

harus mampu mengoptimalkan kemampuan sumber daya manusia yang

dimilikinya agar pencapaian sasaran dapat terlaksana, namun hal tersebut tidaklah

sederhana perlu pemahaman yang baik tentang organisasi, perlu ada strategi

pengembangan yang matang agar sumber daya manusia yang dimiliki sebuah

organisasi terpakai sesuai kebutuhan.

Kearsipan merupakan kumpulan dari dokumen dan dapat memberikan

keterangan atau bukti yang berkaitan dengan proses pengumpulan dan

pengelolaan dokumen. Proses ini sangat penting karena kumpulan dokumen yang

disimpan secara teratur berencana mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali

diperlukan dapat cepat ditemukan kembali, oleh karena itu kearsipan surat harus

disimpan secara teratur dan berencana serta di upayakan untuk seminimal

mungkin terjadinya kesalahan.

Fasilitas akan sangat banyak membantu dari segi waktu dan semakin

mempersempit masalah dalam proses kearsipan surat pada organisasi. Pimpinan

Anak Cabang Partai Gerindra (PAC Gerindra) Kecamatan Medan Johor adalah

salah satu organisasi yang bergerak dibidang manajemen yang mempunyai

peranan penting dalam menjalankan sebuah organisasi khususnya perencanaan,

pengorganisasian dan pengarahan. Dalam pelaksanaanya organisasi ini

mempunyai anggota yang cukup banyak guna mencapai tujuan dan fungsi

organisasi yang telah ditetapkan. Oleh karena anggota yang cukup banyak, maka

data anggota tersebut harus teroganisir dengan baik terutama dalam dokumentasi

anggota.

1

2

Berdasarkan penelitian, diketahui bahwa terdapat permasalahan yang

dihadapi oleh PAC Gerindra Medan Johor dalam mengelola arsip dan dokumen

organisasi. Masalah tersebut meliputi :

1) Fasilitas penyimpanan arsip dan dokumen tidak sebanding dengan jumlah arsip

dan dokumen yang banyak dan selalu bertambah.

2) Belum ada sistem khusus yang diberlakukan dalam mengelola arsip dan

dokumen organisasi.

3) Penataan dan penyimpanan arsip dan dokumen organisasi belum dikelola

dengan profesional.

4) Tidak ada petugas memiliki keahlian khusus dalam bidang pengelolaan arsip

dan dokumen, sehingga tidak akan efektif. Untuk meningkatkan kinerja sumber

daya manusia yang efektif dan efisien dibutuhkan suatu mekanisme,

maksudnya adalah suatu kinerja dari sumber daya manusia yang tepat waktu

dan tepat guna (menghemat waktu dan tenaga) untuk mencapai suatu tujuan

tertentu.

Sehubungan dengan berkembangnya teknologi tersebut dan permasalahan

yang ada, maka penulis mencoba menerapkan suatu sistem kearsipan bertujuan

untuk membantu dan memudahkan anggota organisasi dalam menyimpan,

mengelola, dan penataan arsip dan dokumen secara komputerisasi seluruh anggota

di PAC Partai Gerindra Kecamatan Medan Johor. Dari latar belakang pemikiran

di atas, penulis bermaksud mengadakan penelitian tentang kearsipan surat dengan

judul “SISTEM KEARSIPAN SURAT PADA PIMPINAN ANAK CABANG

PARTAI GERINDRA KECAMATAN MEDAN JOHOR”.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan, maka penulis merumuskan

permasalahannya antara lain : Bagaimana sistem kearsipan surat yang baik pada

PAC Gerindra Medan Johor

3

1.3 Tujuan Kerja Praktek

Tujuan dilakukan penelitian adalah untuk lebih memahami mengenai

seberapa besar pengaruh sistem informasi pada suatu organisasi, khususnya PAC

Gerindra Kecamatan Medan Johor dan untuk mengetahui masalah apa saja yang

ada dengan berjalannya sistem yang telah ada.

Adapun tujuan di laksanakan Kerja Praktek (KP) adalah sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui sejauh mana peningkatan sistem kearsipan yang sedang

berjalan di PAC Gerindra Medan Johor.

2. Meningkatkan keterampilan dan pengetahuan serta wawasan penulis yang

membentuk bakat serta persiapan diri apabila saatnya nanti terjun ke dunia

kerja.

3. Mengajarkan mahasiswa bagaimana berbicara, sopan, jujur, disiplin dalam

melakukan pekerjaan.

4. Menumbuh kembangkan sikap profesional penulis.

5. Membantu tugas dan pekerjaan tugas sehari-hari.

6. Membuat program aplikasi yang bertujuan untuk mempermudah proses

kearsipan surat serta mempercepat proses pencarian data.

7. Memberikan kedewasaan penulis untuk dapat bertanggung jawab atas

pekerjaan yang telah di laksanakan.

1.4 Manfaat Kerja Praktek

Adapun manfaat di laksanakan Kerja Praktek (KP) adalah sebagai berikut:

1. Penulis mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi

khususnya teknologi komputer.

2. Mampu menciptakan motivasi yang positif untuk penulis dalam mengkaji dan

menggali setiap perkembangan ilmu pengetahuan.

4

3. Mahasiswa mempunyai kemampuan untuk menerapkan pengetahuan serta

keterampilan teknologi khususnya teknologi dibidang teknik informatika

komputer yang memiliki mahasiswa di dalam kegiatan dunia kerja.

4. Dapat menambah keterampilan dan wawasan dalam dunia usaha yang

profesional dan handal.

1.5 Ruang Lingkup Pembahasan

Untuk menghindari penyimpangan didalam penulisan ini penulis membuat

ruang lingkup yang akan dibahas sesuai dengan judul yang penulis buat. Ada pun

ruang lingkup yang penulis maksud adalah hanya terbatas pada bagian sistem

kearsipan surat masuk dan surat keluar di PAC Gerindra Kecamatan Medan Johor.

1.6 Metode Pengumpulan Data

Dalam rangka penulisan laporan ini, penulis mengadakan penelitian pada

PAC Gerindra Kecamatan Medan Johor dengan metode penelitian lapangan (field

research) yaitu melakukan penelitian langsung kelapangan dan mengamati secara

langsung sistem yang ada serta surat-surat yang dibutuhkan dalam merancang

sistem informasi tersebut, dengan teknik pengumpulan data sebagai berikut :

1) Pengamatan (Observation)

Penulis melakukan pengamatan langsung ditempat/lokasi, kemudian

dianalisis berdasarkan kebutuhan-kebutuhan yang berhubungan dengan masalah

kearsipan surat.

2) Wawancara (interview)

Yang di maksud dengan interview adalah Penulis mengadakan tanya-jawab

langsung dengan Ketua dan anggota PAC Gerindra Kecamatan Medan Johor guna

memperoleh data yang lebih lengkap yang berhubungan dengan juduk Kerja

Praktek.

5

3) Penelitian Perpustakaan (Research library)

Research library merupakan jenis penelitian yang dilakukan dengan

mengumpulkan data-data yang berhubungan dengan judul Kerja Praktek ini yang

bersifat teoritis, yaitu dengan cara membaca buku, majalah, internet, bahkan

kuliah dan buku-buku pendukung lainnya yang memiliki hubungan erat dengan

studi yang dilakukan oleh penulis.

1.7 Sistematika Penulisan

Untuk mendapatkan gambaran Kerja Praktek ini, penulis akan membagi

sistematika penulisannya sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini menguraikan tentang latar belakang pemilihan

judul, perumusan masalah, tujuan dan manfaat kerja praktek,

ruang lingkup pembahasan, metode pengumpulan data dan

sistematika penulisan.

BAB II : TINJAUAN UMUM ORGANISASI

Dalam bab ini dijelaskan tentang sejarah organisasi Partai

Gerindra.

BAB III : LANDASAN TEORI

Dalam bab ini menguraikan tentang pengertian-pengertian dari

istilah dan kata-kata yang digunakan dalam kerja praktek.

BAB IV : ANALISA DAN PEMBAHASAN

Berisi tentang rencana pendahuluan, alur surat masuk dan surat

keluar yang sedang berjalan, prosedur pengolahan arsip,

sistem yang diusulkan dan hasil pengembangan sistem.

BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini menjelaskan mengenai kesimpulan dan saran.