BAB 7AUDIT PRODUKSI DAN OPERASI

Semakin kuatnya tekanan bisnis sekarang ini menuntut perusahaan untuk lebih cerdas menjalankan operasinya secara lebih efisien,fleksibel,produk tepat waktu di pasar dan standard kualitas sesuai keinginan pelanggan.Industri sebagai sistem mengintegrasikan empat hal penting, yaitu :1. Riset pasar2. Desain produk3. Proses produksi4. Pemasaran produk

• PENGERTIAN

Audit produksi dan operasi melakukan penilaian secara komprehensif terhadap keseluruhan fungsi produksi dan operasi untuk menentukan apakah fungsi ini telah berjalan secara ekonomis,efektif dan efisien.

• MANFAAT AUDIT1. Dapat memberikan gambaran

2. Dapat memberikan informasi

3. Dapat menentukan area permasalahan

4. Dapat menilai kekuatan dan kelemahan

• TUJUAN AUDITTujuan yang ingin dicapai yaitu untuk mengetahui :1. Apakah produk yang dihasilkan mencerminkan kebutuhan pasar.2. Apakah strategi dan rencana produksi dan operasi sudah menghubungkan kebutuhan pelanggan dengan sumber daya dan fasilitas perusahaan.3. Apakah strategi dan rencana telah mempertimbangkan kelemahan internal,ancaman eksternal dan peluang perusahaan.4. Apakah proses transformasi berjalan efektif dan efisien.5. Apakah penempatan fasilitas produksi dan operasi telah mendukung berjalannya proses ekonomis,efektif dan efisien.6. Apakah pemeliharaan dan perbaikan fasilitas produksi dan operasi berjalan sesuai jadwal dan mendukung produk yang dihasilkan sesuai dengan kualitas,kuantitas dan tepat waktu7. Apakah setiap bagian yang terlibat telah melaksanakan aktivitasnya sesuai ketentuan dan aturan perusahaan.

• PRINSIP-PRINSIP UMUMPrinsip ini dapat memberiakn panduan dan dijadikan sebagai pedoman auditor dalam menjalankan tugas profesionalnya. Antara lain :

1.Tujuan utama audit adalah untuk menentukan apakah proses produksi sudah sesuai kriteria

2.Aditor harus objektif dan sistematis dalam mengumpulkan dan menganalisis data yang cukup dan

relevan

3.Auditor harus mengklarifikasi ketidaksesuaian antara aktivitas operasi dan produksi dengan standar

• TAHAP – TAHAP AUDIT1. AUDIT PENDAHULUAN

Audit ini diawali perkenalan antara pihak auditor dengan auditee, tujuannya untuk menginformasi scope audit, mendiskusikan rencana audit,penggalian informasi,objek yang diaudit,mengenal kondisi dan prosedur perusahaan. Selanjutnya akan dilakukan overview perusahaan secara umum sehingga auditor dapat memperkirakan kelemahan fungsi produksi dan operasi perusahaan. Hasil ini dirumuskan dalam bentuk tujuan audit sementara ( tentative audit objective ).

2. REVIEW DAN PENGUJIAN PENGENDALIAN

Tahap ini dilakukan review dan pengujian terhadap beberapa perubahan pada perusahaan sejak audit terakhir. Berdasarkan review dan pengujian,auditor mendapatkan keyakinan tentang dapat diperolehnya data yang cukup dan kompeten serta tidak menghambat akses untuk pengamatan lebih dalam terhadap tujuan audit sementara yang sudah ditetapkan dalam tahap audit sebelumnya. Sehingga auditor dapat menetapkan tujuan audit sesungguhnya ( definitive audit objective ).

3. AUDIT LANJUTAN ( TERINCI) Di tahap ini audit dilakukan lebih dalam dan pengembangan temuan terhadap fasilitas,prosedur,catatan (dokumen) yang berkaitan dengan produksi dan operasi. Untuk mendapatkan informasi yang lengkap,relevan,dan dapat dipercaya,auditor menggunakan daftar pertanyaan (audit checklist) yang ditujukan keberbagai pihak yang berwenang dan berkaitan dengan masalah yang diaudit.

4. PELAPORANHasil keseluruhan tahapan audit sebelumnya diringkas dalam kertas kerja audit (KKA). Laporan audit disajikan dengan format :

I.Informasi Latar Belakang

II.Kesimpulan Audit dan Ringkasan Temuan Audit

III.Rumusan Rekomendasi

IV.Ruang Lingkup Audit

5. TINDAK LANJUTTindak lanjut (perbaikan) yang dilakukan merupakan bentuk komitmen manajemen untuk menjadikan

organisasiny menjadi lebih baik dari sebelumnya.

•RUANG LINGKUP AUDIT

Ruang lingkup audit produksi dan operasi meliputi:

1.RENCANA PRODUKSI DAN OPERASI

Suatu rencana induk memuat tentang : Jadwal induk produksi

Jadwal produksi utama membuat spesifikasi tentang apa yang dibuat dan kapan akan dibuat sesuai dengan rencana produksi. Jadwal produksi yang akurat dapat meminimumkan biaya persediaan dan set up mesin.

Penilaian atas penggunaan kapasitas produksi

Rencana induk produksi harus meminimalkan terjadinya kapasitas menggangur, untuk menjadikan operasi berjalan secara efektif dan efisien.

Tingkat Persediaan

Untuk apa dan berapa besaran persediaan dibentuk, harus secara tegas terdeskripsikan dalam kebijakan persediaan perusahaan. Sehingga proses produksi berjalan sangat efektif dan efisien.

Perencanaan Keseimbangan Lintas Produksi

Bertujuan untuk memperoleh suatu arus produksi yang lancar guna memperoleh optimalisasi penggunaan fasilitas, tenaga kerja,dan peralatan tinggi dengan penyeimbang work station.

2. PRODUKTIVITAS DAN PENINGKATAN NILAI TAMBAH

Kebijakan dan praktik produksi secara maksimal mengoptimalkan penggunaan sumber daya perusahaan untuk meningkatkan keunggulan bersaingnya,kebijakan dan praktik meliputi :Penghapusan persediaan (zero inventory)

Metode ini menggunakan just in time dalam menurunkan persediaan dan pemborosan yang disebabkan oleh persediaan tersebut. Sehingga efisiensi proses operasinya meningkat.

Tingkat cacat no (zero defect)

Persiapan proses produksi dilakukan dengan lebih matang untuk mencegah kegagalan dalam menghasilkan produksi sesuai standar kualitas yang ditetapkan.

Meminimalkan kebutuhan tempat (Areal)

Upaya meminimalkan jarak tempuh dapat menghemat kebutuhan tempat tanpa menggangu jalannya proses produksi.

Kemitraan dengan pemasok

Membina hubungan baik dengan pemasok dapat memenuhi kebutuhan bahan baku baik dari segi kualitas,kuantitas dan waktu pasokan yang dibutuhkan perusahaan.

Meminimalkan aktivitas yang tidak menambah nilai

Perusahaan yang menerapkan metode ini,meminimalkan aktivitas yang tidak berguna baik bagi perusahaan maupun bagi pelanggan.

Pengembangan angkatan kerja

Metode ini dapat mengembangkan angkatan kerja dengan secara terus menerus melakukan perbaikan kerja.

Menciptakan tantangan dalam bekerja

Pemberdayaan dan pelibatan karyawan dalam perusahaan menimbulkan tantangan tersendiri dan mendorong karyawan untuk lebih bertanggung jawab dan berprestasi.

3. PENGENDALIAN PRODUKSI DAN OPERASITujuan utama dari pengendalian produksi dan operasi meliputi :

1. Maksimumkan Tingkat Pelayanan

Pengendalian harus menjamin bahwa pelayanan telah diberikan secara tepat baik pelanggan eksternal

maupun internal.

2. Meminimumkan Investasi pada Persediaan

Pengendalian yang baik akan mencapai arus produksi yang mulus (smooth production flow) dengan persediaan yang minimum dan waktu tunggu yang pendek.

3.Efisiensi Produksi dan Operasi

Efisiensi produksi dan operasi adalah hal mutlak dan harus menjadi budaya kerja pada setiap bagian yang terlibat dalam proses produksi dan operasi. Pengendalian harus semaksimal mungkin mampu menekan pemborosan yang terjadi. Pengendalian secara rinci meliputi hal-hal berikut :

Pengendalian Bahan Baku Pengendalian Peralatan dan Fasilitas Produksi Pengendalian Transformasi Pengendalian Kualitas Pengendalian Barang Jadi